Implementace aktualizovaného Modelu CAF Informování všech zaměstnanců úřadu o procesu implementace Modelu CAF Městský úřad Slaný 7.6.2011 Ing. Pavel Herink Projekt je spolufinancován Evropským sociálním fondem a státním rozpočtem České republiky. 1
MODEL CAF nástroj sebehodnocení Společný hodnotící rámec MODEL CAF: Jednoduchý nástroj sebehodnocení vhodný pro organizace veřejného sektoru, vč. samosprávy Napomáhá využívat metod řízení kvality ke zlepšování výkonnosti a efektivnosti činnosti úřadů. Může být využit pro úřad, případně jeho část (obec vs. obecní úřad, odbor ), další zřízené organizace, zainteresované strany 2
MODEL CAF nástroj sebehodnocení Nejedná se o byrokratický model, ale o způsob (strukturovaného) pohledu na řízení organizace, který odhaluje slabé a silné stránky řízení, na něž navazují plány / projekty pro zlepšování oblastí, které si úřad zvolí. Nejedná se ani o personální audit Model CAF vychází z MODELu EFQM 3
MODEL CAF proč se hodnotit? Najít slabá místa (ale i silné stránky) Zlepšit výkonnost úřadu Zlepšit image úřadu Zvýšit důvěryhodnost Zlepšovat služby ve vztahu k zákazníkům Najít vazby mezi předpoklady a výsledky činností úřadu / procesy Hledání dobré praxe Stanovit programy zlepšování Měříme pokrok v činnostech a kvalitě v čase 4
MODEL CAF nástroj sebehodnocení (The Common Assessment Framework) (výsledek spolupráce ministrů EU odpovědných za veřejnou správu) JAK JE MODEL SESTAVEN? Na provedení sebehodnocení devíti kritérií o Pět z nich se týká předpokladů pro dosahování výsledků o Čtyři kritéria se týkají samotných výsledků 5
MODEL CAF nástroj sebehodnocení Jednotlivá kritéria se dělí na subkritéria a ty dále na jednotlivé otázky; celkem je 28 subkritérií a desítky (stovky) otázek, resp. příkladů. Kritérium Subkritérium 1.1 Nasměrování organizace: vypracování a sdělování vize, poslání a hodnot 1. VEDENÍ 1.2 Vypracování a uplatňování systému řízení organizace 1.3 Motivování a podporování zaměstnanců v organizaci a vedení příkladem 1.4 Řízení vztahů s politikya jinými zainteresovanými stranami Otázky: 1.1.1 formulování a rozvíjení poslání a vize úřadu 1.1.2 zapojování příslušných zainteresovaných stran, vč. Zaměstnanců do formulování a rozvíjení poslání a vize úřadu 1.1.3 přenesení poslání a vize do strategických cílů a činností úřadu 6
MODEL CAF nástroj sebehodnocení Úkolem PŘÍKLADŮ (otázek) je v jednotlivých subkritériích: objasňovat náplň subkritérií naznačovat, kterým oblastem je vhodné věnovat pozornost, aby bylo možno zjistit, jak úřad reaguje na celkovou otázku vyjádřenou v subkritériu. Význam příkladů je spíše návodný a důležitý pro pochopení daného subkritéria, vyhodnocení každého příkladu zvlášť je na rozhodnutí organizace. 7
Problémy při přípravě sebehodnocení CAF V průběhu přípravy na hodnocení mohou nastat situace, které je třeba vzít v úvahu a snažit se jim předejít. Jedná se např. o: Nepochopení smyslu otázek, nepochopení některých pojmů modelu CAF Neexistence důkazů - Činnosti nějak probíhají, ale neexistuje důkaz. Téměř nic se neměří, pokud se měří, není jasné, zda jde o klíčové výsledky Neměří se spokojenost, přístup k udržitelnosti nebo ke kvalitě života Jakékoli srovnávání je vydáváno za benchmarking Tvrdí se, že popisovat procesy není třeba, vždyť vše je v zákonech 8
PŘÍPRAVNÝ TÝM Konzultace připravovaných oblastí (kritérií) s týmem, překládání jednotlivých otázek, aby lépe vystihovaly smysl hodnocení v prostředí úřadu Příprava relevantních podkladů pro hodnocení, zapisování komentářů do checklistů umístit tak, aby bylo k dispozici všem k oponentuře, diskusi a doplnění Obcházení úřadu / odborů / oddělení s cílem zajistit důkazy pro sebehodnocení = spolupráce se zaměstnanci úřadu / odborů 9
Metodika sběru podkladů Je třeba vymezit oblasti získávání podkladů Formy zjišťování Dotazování Dotazníkové šetření Ankety Analýzy IT analýzy Evidence (připomínky, náměty, stížnosti) Benchmarking Zápisy, záznamy, důkazy, 10
Metodika sběru podkladů Stanovení reprezentativních vzorků V případě, že nelze v celém rozsahu zajistit podklady (nebo by to bylo příliš nákladné), je třeba stanovit reprezentativní vzorek, na kterém se podklady budou zjišťovat (např. hlavní produkty úřadu a vymezení reprezentativního vzorku odborů, oddělení) 11
HODNOTÍCÍ TÝM Hodnotí na základě důkazů Navržení bodů jednotlivými hodnotiteli Provedení hodnocení: - kritéria VÝSLEDKY - kritéria PŘEDPOKLADY přidělování bodů jednotlivými členy hodnotícího týmu k otázkám (v případě rozporu hledání konsensu) 12
ČINNOST HODNOTÍCÍHO TÝMU Zpracování Sebehodnotící zprávy Diskuse v rámci hodnocení k námětům na zlepšení Workshop zvolení vhodné metody ke zpracování námětů na zlepšení Předání výsledků hodnocení vedení určení zpracovatele Akčního plánu Zpracování akčního plánu zpracování karet úkolů a přidělení vlastníků realizátorů (vedení úřadu) Vyhodnocení (plnění) Akčního plánu (vedení úřadu) 13
Metodika sebehodnocení dle modelu CAF Akční plán Pracovní skupina v rámci workshopu rozdělí všechny náměty pro zlepšení do oblastí (lze např. využít metodu Afinitního diagramu). Náměty pro zlepšení se v této metodě zaznamenávají např. na lístky papíru, dále se stanoví významné oblasti a do nich přiřadí jednotlivé lístky s náměty. Při dalším kontrolním kolečku se diskutuje správné přiřazení námětů do stanovených oblastí zlepšování. Vedení úřadu v další fázi určí priority navržených výstupů ve stanovaných oblastech a prioritní náměty zlepšování zpracuje do Akčního plánu. 14
MODEL CAF nástroj CERT Kladno, s. r. o. Huťská 275/3 272 01 Kladno Kontakt: sebehodnocení tel.:312 645 007, 312 645 058 fax: 312 662 045, e-mail: cert@cert.cz, www.cert.cz Děkuji za pozornost 15