Řízení znalostí, týmová spolupráce a vyhledávání ve velkých a středních firmách

Řízení znalostí, týmová spolupráce a vyhledávání ve velkých a středních firmách Aleš Chudý, ředitel divize IW Seminář pro manažery Bratislava 29.4.2008

Agenda:

Měnící se svět kolem nás Trendy Jediný svět byznysu Požadavek neustálé pohotovosti Průhlednost podnikání Tlak na náklady Odpověď Zjednodušit spolupráci lidí Zlepšit informace o firmě a sdílení znalostí Chránit a spravovat informace Snižovat náklady při zachování bezpečnosti 3

Lidé jsou hlavní konkurenční výhodou Ale mají nástroje, které potřebují...? na uzavření velkého obchodu? najít ty nejlepší zákazníky? udělat ten závěrečný krok? najít rychle vše, co potřebují? dostihnout důležitého experta? 4

Vztah zákazníka k firmě Každý kontakt se zákazníkem hraje roli......bohužel loajalita je ovlivněná nejhorší zkušeností Nadšení + Reklama Příjemný obchodní zástupce Objednávka Dodávka zdarma Použití výrobku Spojení s manažerem Návštěva www stránek Problém s funkčností Zloba _ Zastaralé stránky...nemá informace o zákazníkovi Čekání na helplince 3x vysvětlování problému Technik přijde, ale nemá potřebné informace o problému 5

Proč potřebujeme systém na správu informací? Roztříštěnost datových zdrojů Problematické znovupoužití již vytvořených informací Omezené zabezpečení citlivých informací Neefektivní spolupráce při vytváření informací Globální regulační opatření Riziko nevyhovění předpisům či směrnicím Riziko nesprávné správy obsahu Ztráta kontinuity obchodních případů Problematická publikace informací Neautomatizované procesy publikace obsahu Duplikace obsahu pro publikaci Nesprávné používání firemních standardů Efektivnost procesů Nedostatečná automatizace procesů Problematická správa velkého množství informací Integrace obsahu a procesů

Týmová spolupráce a informace Jaké informace se ve firmě sdílí? Strukturované Formuláře Workflows Scorecards Asynchronní Klasické dokumenty Wiki Email Týmové pracovní prostory Blogy Intranet RSS Online Meetingy Instant Messaging V reálném čase Ad-Hoc 8

Statistika Složení informací v organizaci 80% Nestrukturované informace 20% Strukturované informace Objem nespravovaných informací roste 36% ročně 7.5% dokumentů se zcela ztratí manažeři v USA ztrati v průměru 4 týdny pracovního času hledáním nebo čekáním na netříděné, neoznačené, nesledované ztracené dokumenty ve velkých organizacích se v průměru každých 12 vteřin ztratí dokument Zdroj Cuadra Associates Přes 90% nových informací je v elektronické podobě. Nestrukturované informace 90% informací zůstává nezpracováno

Správa informací Správa dokumentů (Document Management) Podpora integrace papírových dokumentů Správa dokumentů Verzování, řízená editace a publikace dokumentů, koš, šablony, typologie obsahu Zabezpečení Bezpečnost na úrovni jednotlivých položek, podpora informační bezpečnosti Podpora schvalovacích procesů (workflow) Od základních procesů Po vlastní definované procesy Vyhledávání Strukturované / nestrukturované zdroje dat Správa záznamů (Records Management) Správa dokumentů a informací z pohledu organizace Definice politik a pravidel pro správu dokumentů v organizaci Možnost integrace s dalšími systémy

Správa informací - pokračování Správa webového obsahu Dynamická správa webového obsahu řízená uživateli Integrace schvalovacích procesů Vytváření webového obsahu založeného na šablonách Podpora multijazyčnosti Oddělení prezentační vrstvy od vrstvy obsahové Formulářové služby Automatizace podnikových procesů pomocí formulářových služeb Kontrola správnosti a úplnosti vkládaných dat Napojení na externí datové zdroje Provázání se schvalovacími procesy Centralizace návrhu a správy formulářů Podpora formulářových služeb v prostředí webového prohlížeče

Desatero správy informací 1) Správný mix mezi pravidly a technologiemi 2) Technologie kolem lidí, ne kolem pravidel 3) Infrastruktura pro sdílení znalostí 4) Podpora neformálního sdílení informací a týmové spolupráce 5) Využití social networkingu 6) Systém odměňování 7) Pokročilé vyhledávání 8) Diskusní nástroje 9) Měření využití znalostí 10) Využití naimplementovaných nástrojů

Neschopnost najít informace stojí hodně... Náklady neefektivního vyhledávání # vyhledávání za den Znalostní pracovníci 20 Ostatní pracovníci 18 Počet hodin týdně strávených hledáním 9.5 Roční náklady spojené s neúspěšným hledáním $5.3 Million * Zdroje: Verus IDC - Content Technologies Study, 2004 2005; Forrester - The Forrester Wave *na 1000 znalostních pracovníků 13

Podnikové vyhledávání Práce uživatelů Vyhledávání a přistup pouze k obsahu s právy přístupu Automatická oprava syntaxe dotazů, optimalizace duplicit, podpora klíčových slov, thesauru apod. Integrace s nástroji komunikace v reálném čase Informační zdroje Nativní podpora prohledávání nestrukturovaných zdrojů napříč organizací Prohledávání strukturovaných datových zdrojů LOB aplikací a jejich zobrazování v kontextu dalších informací Pokročilé vyhledávání lidí Prostředí IS/IT Jednotná správa, rozšiřitelnost a škálovatelnost řešení Podpora optimalizace vyhledávacího stroje, reportování používání vyhledávacích služeb, jednoduchá úprava uživatelského rozhranní Pokročilý bezpečnostní model

Vyhledávání podle Microsoftu Desktop Uživatelé potřebují přístup Informace o lidech Informace v LOB aplikacích Dokumenty v rámci podnikové sítě i vlastního desktopu Divize Společnost Extranet Internet Jednotlivci Tým Intranet Business Aplikace (SAP, datové sklady,ecm )

Vyhledávání na desktopu Outlook 2007 Zvýraznění vyhledávaných výrazů Pokročilé funkce pro vyhledávání a definici kritérií Základní vyhledávání

Znalosti jsou ve většině případů u lidí Vyhledávání lidí a expertů na určité téma RSS feeds to stay up to date on this result View results by social distance Refine by common properties 17

Chcete mít ve firmě náklady nebo výnosy? Role IT ve firmě se výrazně mění... Nákladové středisko Efektivní nákladové středisko Partner pro byznys Konkurenční výhoda 18