informace Doprovodná příručka ke školení Základy ovládání IS verze z 30.3.2005
se skládá z modulů které se dále člení. Modulem chápeme skupinu číselníků, aplikací a sestav, které slouží ke správě určité části firemní agendy (moduly jsou například účetnictví, mzdy, zásoby apod.) Pro spouštění jednotlivých součástí modulu se využívá Centrální manažer. Číselníky - slouží k nastavování parametrů podle kterých pracuje - existuje několik základních druhů číselníků o kterých si povíme níže - číselníky se spouští z Centrálního manažeru nebo z některých pořízení Aplikace - slouží k vlastnímu pořizování, úpravám a prohlížení dat (bez možnosti tisku) - vlastnosti aplikací jsou řízeny šablonami, které jsou plně uživatelsky definovatelné - každé okno aplikace/pořízení ve u má vlastní skupinu šablon - existují dvě úrovně šablon: - aplikační šablony - provádí hrubé nastavení pořízení a povolují/zakazují šablony pořízení - šablony pořízení - detailně nastavují chování pořízení Sestavy - slouží k prohlížení a tisku dat - některé sestavy jsou řízeny šablonou (jde o šablonu pořízení) - sestavy existují: - pevné - obsah je pevně dán, uživatel může pouze vybrat zobrazená data - dynamické - řízené šablonou, uživatel může říct skupinu dat, které údaje chce vidět, jak je setřídit Tip: Základní stavební prvky u jsou seznam a formulář (grid a freeform) Naučíte-li se ovládat tyto prvky, umíte ovládat 90% celého u.
Centrální manažer Slouží především ke spouštění jednotlivých aplikací, číselníků a sestav u. Dalšími možnostmi Centrálního manažeru (CCM) jsou například výběr databáze se kterou pracujete, archivace databáze a provádění aktualizací (distribucí). Centrální manažer je možné také částečně přizpůsobit potřebám uživatele. Složka - seskupuje ostatní ikony Aplikace, číselník Sestava Běžné spouštění aplikací V panel složek (stromeček) vybíráte oblast / agendu ke které chcete zobrazit aplikace v panelu aplikací. Ikona + u složky znamená, že strom se v této složce dále větví. Podřízené větve rozbalíte klepnutím na ikonu nebo poklepáním na název větve. Podle toho, jakou větev jste vybrali se změní obsah panelu aplikací. V panelu aplikací si poklepáním myší na ikonu vyberete co chcete spustit. Rychlé spouštění aplikací V pravé horní části okna zadejte do pole kód aplikace a klepněte na tlačítko spusť. Kód aplikace může být ve formě (příklad spouštění aplikace závazky): - hvězdička a číslo aplikace (*1001) - písmenný kód (UK1) - hvězdička, známý řetězec, hvězdička (*záva*) Další podrobnosti o Centrálním manažeru zjistíte po stisknutí klávesy F1 v Centrálním manažeru.
Příklad práce v pořízení Pořizování dokladů v aplikacích je založeno na šablonách. Práci v pořízení si vyzkoušíme na aplikaci *1001 Závazky Okno aplikace - výběr aplikační šablony V tomto okně si vybíráte aplikační šablonu, která určí přístupné funkčnosti. Postup: 1) Výběr šablony 2) Výběr činnosti - přidání dokladu (tlačítko Přidej) - úpravy existujícího dokladu (tlačítko Uprav) Pozor: Nabízená tlačítka jsou ovlivněna šablonou, vyberete-li například šablonu která má zakázané úpravy, bude tlačítko Uprav neaktivní (šedé písmo) Okno pořízení - výběr šablony pořízení Nyní se nacházíte v okně pořízení. Pokud není nastaven přímý výběr šablony, zobrazí se vám v levé části okna seznam dostupných šablon (seznam sestav které se nabídnou je definován aplikační šablonou). Šablona pořízení kterou vyberete bude ovlivňovat vlastní pořízení dokladu (nastaví automatické doplňování hodnot do polí, povolí/zakáže zápis do vybraných polí, spustí vybrané kontroly apod.) Postup: 3) Výběr šablony pořízení Tip: Podrobně rozepsané možnosti šablon včetně postupu jejich nastavování najdete v nápovědě pod klíčovým slovem 'šablona' Okno pořízení - vlastní pořízení dokladu Ve vlastním okně pořízení provedete zápis dokladu. Některá pole pořízení mohou být hned po spuštění vyplněná nebo do nich může být zakázán zápis (šedá pole) - toto je nastaveno šablonou a je možné takové parametry měnit. Postup: 4) Vyplňte všechny potřebné údaje na dokladu 5) doklad uložte Tip: žlutá pole jsou povinná, takže dokud je všechny nevyplníte, doklad nepůjde uložit
Pohled do nadřazeného číselníku - KUK KUKy slouží k předání dat z číselníku do pořízení. KUK lze vyvolat pouze k některým polím v pořízení (např. výběr klienta). To že je na pole navázán KUK poznáte podle ikony vedle pole. Je-li údaj předáván KUKem z číselníku, není možné do pole zapsat jinou hodnotu než jakou nabízí číselník. KUK vyvoláte přímo z pole v pořízení klávesou F7 nebo klepnutím myší na ikonu Práce v KUKu se řídí stejnými pravidly jako práce v seznamu/tabulce (viz. příklady číselníků). Třídění sloupců - automaticky se setřídí podle pole/sloupce ze kterého byl KUK otevřen v pořízení - ručně klepnutím myši do názvu sloupce Vyhledávání ve sloupci - vyhledávat lze pouze v setříděném sloupci - stiskněte klávesu F3 a napište hledaný řetězec - neznámé znaky můžete nahradit v řetězci znakem * Omezování výběru - KUK nenabídne kompletní obsah číselníku, ale pouze jeho část - neznámé znaky můžete nahradit v poli znakem * - do pole v pořízení zapíši část textu/čísla a stisknu F7 - KUK mi nyní zobrazí pouze doklady obsahující vybrané znaky Přímý výběr bez nutnosti vyvolání KUKu - zapíšete-li do pole celý text (případně část řetězce, která je v číselníku unikátní), doplní se vám údaj z číselníku, aniž by se otevřelo okno KUKu - není-li řetězec unikátní, otevře se vám KUK, který nabídne pouze věty obsahující vámi zadaný řetězec Upravení číselníku přímo z KUKu - věty v číselníku je možné opravovat bez nutnosti opustit pořízení dokladu Přidání nové věty - klepněte na tlačítko Nová Upravení vybrané věty - klepněte na tlačítko Uprav Otevření aplikace číselníku - klepněte na tlačítko Akce
Příklady sestav - pevná sestava Sestavy slouží k prohlížení a tisku pořízených dat. Jednotlivé sestavy vybíráte ze stromečku Centrálního manažeru v složce Sestavy. Sestavu poznáte podle ikony Pevné sestavy - mají předem danou strukturu a uživatel má minimální možnost ji ovlivnit - určíte pouze skupinu dat, kterou chce zobrazit - výběr skupiny dat se provádí v okně Parametrů sestavy - ovládací prvky jsou stejné jako u oken pořízení - specialitou je tlačítko které slouží k výběru dokladů, které chcete zobrazit - v hromadném výběru je možné ze seznamu vybrat jeden nebo více dokladů - chcete-li vybrat všechny doklady, které program nabízí, stiskněte CTRL + A - některé sestavy mají více možností vzhledu, které lze vybrat v části Zvolte formulář pro sestavu - nevyberete-li žádný formulář, zobrazí se sestava v základním nastavení - formuláře se využívají například pro tisk faktury v cizí měně, nebo zobrazování údajů, které běžně na dokladu nejsou potřeba
Příklady sestav - dynamická sestava (IQ sestava) Dynamické sestavy (IQ sestavy) - plně uživatelsky definovatelné - uživatel určí které údaje chce vidět, v jaké skupině dat a jak mají být setříděny - sestava má pouze oblast zaměření (např. saldo), ale finální vzhled a určení si zvolí uživatel sám - z jedné sestavy je tedy možné vytvořit libovolný počet různých sestav - tyto sestavy jsou řízeny šablonami a jednotlivá nastavení je možné ukládat jako nové šablony Nastavení podmínek Toto je okno pořízení, které je řízeno šablonou. Do šablony lze uložit nastavení okna, aby jste jej nemuseli při každém spuštění znovu nastavovat. Zde určíte které sloupce z jaké skupiny dat chcete zobrazit. Typy polí jsou rozlišeny barevně: Zelená - skupina dat kterou chcete zobrazit Modrá - sloupce které chcete zobrazit Tlačítka: Report - otevře přímo sestavu bez možnosti třídění SQL - otevře pohled na data, který umožní sestavu před tiskem upravovat Pohled na data Práce je obdobná jako práce se seznamem/tabulkou. Zobrazená data je možné filtrovat, třídit a skupinovat. Z tohoto okna je také možné data exportovat do jiných programů (word, excel, html). Klepnutím na ikonu mezisoučty. otevřete dialog Určování skupin pro Určování skupin pro mezisoučty V tomto okně si vyberete podle kterých sloupců se bude skupinovat a třídit. Výběr probíhá přetažením sloupce ze Seznamu všech sloupců (vlevo) do okna Sloupce pro skupinování Pokračujte klepnutím na tlačítko součtuj Finální sestava Náhled na sestavu tak jak bude vytištěna. Klepnutím na ikonu Klepnutím na ikonu sestavu vytisknete. otevře okno nastavení tisku. Podrobnosti se dočtete v nápovědě pod klíčovými slovy 'IQ sestavy' a 'Inteligentní pohled na data'
Vytvoření a Import nové šablony Vytvoření nové šablony - uživatel má možnost vytvářet si vlastní šablony - v okně, pro které chcete vytvořit šablonu klepněte pravým tlačítkem myšin na ikonu - obr. 1 - z menu, které se nabídne vyberte hodnotu Nová - obr. 2 - v okně pořízení šablony vyplňte Rychlý výběr a Název šablony - obr. 3 (kód je libovolný, ale musí být pro šablony daného okna unikátní - délka kódu je max. 4 znaky) - proveďte nastavení dalších parametrů šablony (nastavení jsou rozdělena do jednotlivých záložek - obr. 3) - pozor! pokud nevyplníte rychlý výběr a název, šablona nepůjde uložit! Obr. 1 Obr. 2 Obr. 3 Záložky Import šablony z externího soboru - znalost postupu importu šablon není důležitá pro úspěšnou práci ve u - šablony nemusíte vždy vytvářet ručně, ale je možné je i importovat ze soboru (výhoda např. u IQ sestav) - aby bylo možné šablonu importovat, musíte nejdříve soubor se šablonou nahrát na váš počítač - získat šablonu je možné - přinést si na disketě od jiného uživatele u - obdržet e-mailem nebo stáhnout z Internetu http://www.winfas.cz (na www stránkách najdete pouze šablony pro některé z agend u) - princip importu je bezpečný = šablony lze naimportovat pouze tam kam patří, jinam ne (např. nejde importovat šablonu závazků do agendy pohledávek apod.) - chcete-li tedy importovat šablonu závazků, musíte provádět import ve Správě šablon závazků - následující příklad počítá s tím, že máte v počítači stažený soubor s nastavenými šablonami - import si předvedeme na příkladu nahrání šablony do okna Pořízení závazků (viz. obr. 1 a 2 výše ) - v okně pořízení závazků klepněte pravým tlačítkem myši na ikonu a z menu vyberte Správa - otevře se Vám okno Správa šablon (pro závazky obr. 1 ), kde klepněte na tlačítko - v okně Importovat z (obr. 2 ) vyberte soubor, ze kterého budete importovat šablonu a klepněte na - v okně Import šablon (obr. 3 ) zaškrtněte kterou šablonu chcete importovat a klepněte na - nyní bude chvíli probíhat import a až doběhne, v seznamu šablon se objeví nová šablona - okno Správa šablon opustíte klepnutím na tlačítko Obr. 1 Obr. 2 Obr. 3