Nový InfoFIT Manuál k systému Alfresco DMS Obsah Obsah Úvod Pihlášení do systému pes webové rozhraní Procházení struktury Možnosti práce se soubory Možnosti práce se složkami Verzování Zaputí/vypnutí verzování Práce s verzemi Zamykání soubor Zamení souboru Odemknutí souboru pomocí nahrání nové verze Zrušení zámku bez nahrání nové verze Správa pístupových práv Úprava pístupových práv Pokroilé vyhledávání Postup, jak pipojit úložišt jako síový disk Windows Vista/7/8 Windows XP Další možnosti pístupu k dokumentm Tipy pro používání Hlášení závad a pipomínek Úvod Alfresco DMS je systém, který slouží jako centralizované úložišt fakultních dokument. Do budoucna s jeho využitím poítají všechny komponenty informaního systému. Díky tomu pispje ke sjednocení roztíštného prostedí. Prvním systémem, který byl dokonce nahrazen je InfoFIT. Pechod na systém Alfresco pinesl zásadní zvýšení úrovn práce s tmito dokumenty. Je napíklad možné vyhledávat pímo v obsahu soubor, pohodln nahrávat soubory nové, zajistit jejich verzování a podobn. Systém ale mže sloužit i jako pracovní nástroj pro sdílení pracovních dokument s ostatními. Je proto v systému pipravena adresáová struktura, která z dvodu pehlednosti odpovídá organizaní struktue fakulty. Díky tomu má každé oddlení svj prostor, který typicky spravuje vedoucí tohoto oddlení. Pro lepší pehled, jak je úložišt nastavené se podívejte na: adresáovou strukturu a zodpovdné osoby, strukturu uživatelských skupin. K úložišti lze pistupovat typicky dvma zpsoby: pes webové rozhraní, nebo lze úložišt pipojit jako síový disk. Varianta síového disku má výhodu v jednoduchosti použití - srovnatelné s použitím flash disku. Na druhou stranu ale neposkytuje plnou funknost jako napíklad pokroilé vyhledávání, správa verzí, metadat a podobn. Pihlášení do systému pes webové rozhraní Systém je dostupný na adrese https://alfresco.fit.cvut.cz/share/page/repository
pro pihlášení použijte vaše celoškolské heslo. Výhoda pístupu pes prohlíže je zejména v možnosti vyhledávání ve všech dokumentech (vetn formát jako ppt,doc,docx,pdf,...). Procházení struktury Po pihlášení do Alfresca kliknte v záhlaví na položku "Repository". Nyní již mžete procházet adresáovou strukturu. Webové rozhraní nabízí: 1. Pohled na obsah složky. a. b. 3. 4. V záhlaví je možné vkládat obsah, vytváet složky, vybírat zobrazení a kritéria azení. Po najetí myši na jednotlivé položky (složky/soubory) se zobrazí nabídka akcí, které lze s položkou provádt. Po klinutí na tlaítko "More..." ze zobrazí i mén používané akce. Na levé stran se nachází indikátor zobrazující aktuální polohu ve struktue. Lze ji použít pro rychlejší navigaci. V pravé horní ásti se nachází vyhledávání. Po kliknutí na šipku u lupy lze zobrazit pokroilé vyhledávání (více dále). Obsah lze také filtrovat pomocí kategorií a tag.
Možnosti práce se soubory U souboru lze provádt tyto akce: Stáhnout; Prohlédnout pímo v prohlížei (jen u nkterých typ soubor); Upravit nastavené vlastnosti; Nahrát novou verzi; Editovat offline; Slouží pro zamení souboru, aby jej nemohl jiný uživatel upravit, nebo nahrát novou verzi. Kopírovat na jiné umístní; Editovat pomocí Google Docs (jen u nkterých typ soubor); Kopírovat na jiné umístní; Smazat; Nastartovat workflow; Alfresco poskytuje možnost automatizace workflow. Mže jít napíklad o schvalování nových verzí dokument, zveejování a podobn. Publikovat;
Možnosti práce se složkami U složky lze provádt tyto akce: Stáhnout obsah; Zobrazit detail; Upravit nastavené vlastnosti; Kopírovat na jiné místo; Pesunout na jiné místo; Spravovat pravidla (pro pokroilé); Smazat; Spravovat pístupová práva; Spravovat aspekty (nemá pro složky význam); Verzování Verzování je vhodné používat zejména u dležitých dokument. Zaputí/vypnutí verzování Pro zapnutí verzování postupujte následovn: 1. Otevete detail souboru a pomocí tlaítka "Manage Aspects" pidejte na správu aspekt. Ze seznamu aspekt pomocí tlaítka plus vyberte "Versionable" a potvrte tlaítkem "Apply changes". Pro vypnutí verzování postupujte obdobn a aspekt "Versionable" odeberte.
Práce s verzemi V detailu souboru lze s verzemi pracovat: 1. Nahrání nové verze;
Návrat ke starší verzi; 3. Stáhnout starší verzi; 4. Informace o starší verzi; Zamykání soubor Funkce zamykání soubor je vhodná v situaci, kdy hrozí, že bude jeden soubor souasn upravován více uživateli. Zamením souboru dává uživatel ostatním najevo, že na souboru pracuje a zárove jim znemožní provádt jakékoliv úpravy. Zamení souboru Samotné zamení souboru se provede kliknutím na tlaítko "Edit Offline". Systém soubor uzame a nabídne jej ke stažení.
Odemknutí souboru pomocí nahrání nové verze 1. Po dokonení úprav souboru jej mže uživatel nahrát zpt a tím jej zase odemknout. Provede to stisknutím tlaítka "Upload New Version". Poté staí jen vybrat požadovaný soubor pomocí "Select files to upload" a stisknout "Upload". Zrušení zámku bez nahrání nové verze Funkce zrušení zámku je k dispozici pro pípad, kdy uživatel pro odemknutí souboru nechce nahrávat novou verzi. Provede se tak stisknutím tlaítka "Cancel Editing". Správa pístupových práv Pístupová práva jsou ve výchozím stavu nastavena písn. To znamená, že obsah jednotlivých složek mže vtšinou upravovat jen osoba zodpovdná za tuto složku. Je proto velmi pravdpodobné, že bude tato osoba chtít nastavená práva rozšíit (více dále).
Uživatelm i skupinám lze jednotlivým piadit jednu z pti rolí: Consumer; Má právo ke tení obsahu; Contributor; Má právo ke tení a vytváení obsahu; Editor; Má právo ke tení a editaci obsahu Collaborator; Má právo ke tení, vytváení a editaci obsahu; Coordinator; Má právo ke tení, vytváení, editaci a mazání obsahu; Úprava pístupových práv Pro úpravu pístupových práv u složky kliknte na tlaítko "Manage Permissions". U souboru musíte pejít až na jeho detail, dále je ale vše stejné. Správa pístupových práv oproti zbytku návodu náronjší. Adresá/soubor totiž mže mít práva zddná z nadazeného adresáe (Inherited Permissions) a práva definovaná lokáln (Locally Set Permissions). 1. 3. 4. 5. Zda bude adresá/soubor ddit oprávnní od nadazeného adresáe se nastavuje tlaítkem "Inherit Permissions" (. 1). Tlaítko "Add User/Group" umožuje do definice pístupových práv pidat uživatele i celou skupinu. V ásti íslo ti se nachází seznam všech zddných oprávnní. V ásti íslo ve spodní ásti je seznam lokáln definovaných oprávnní, které je možné upravovat a mazat. Provedené zmny lze uložit tlaítkem "Save", nebo zrušit tlaítkem "Cancel". Pro pidání uživatele/skupiny stisknte tlaítko "Add User/Group". Poté staí vyhledat požadovaného uživatele/skupinu a pidat pomocí tlaítka "Add" a dokonit nastavení na pedchozí obrazovce.
Pokroilé vyhledávání Po zvolení pokroilého vyhledávání (šipka u lupy - více v ásti "Procházení struktury") se zobrazí následující formulá. Lze zde zvolit typ vyhledávaného obsahu. V závislosti na tom systém nabídne relevantní množinu vlastností, podle kterých bude vyhledávat. Postup, jak pipojit úložišt jako síový disk Windows Vista/7/8 1. Kliknte na: Start - Poíta - v horní lišt: Pipojit síovou jednotku. Zobrazí se formulá, který vyplníte následovn:
3. Do pole "Složka" vložte: \\alfresco.fit.cvut.cz\alfresco\sites\intranet\documentlibrary Po kliknutí na tlaítko "Dokonit" se systém zeptá na pihlašovací údaje. Vyplte celoškolské jméno a tzv. pvodní systémové heslo, které lze zjistit na adrese: https://it.fit.cvut.cz/umap/syspwd.php Windows XP 1. Kliknte na: Start - Místa v síti - Pidat místo v síti Zobrazí se formulá, který vyplníte stejn, jako v pípad Windows Vista/7/8.
3. Do pole "Internetová, nebo síová adresa" vložte: \\alfresco.fit.cvut.cz\alfresco\sites\intranet\documentlibrary Po kliknutí na tlaítko "Dokonit" se systém zeptá na pihlašovací údaje. Vyplte celoškolské jméno a tzv. pvodní systémové heslo, které lze zjistit na adrese: https://it.fit.cvut.cz/umap/syspwd.php Další možnosti pístupu k dokumentm K dokumentm lze pistoupit i s použitím dalších protokol jako sftp, apod. Více informací zde. Tipy pro používání 1. Pi pojmenování složek se vyhnte diakritice a mezerám, jinak se k vašemu obsahu nedostanou uživatelé nkterých starších verzí webdav plugin. Doporuujeme si Intranet pipojit jako síový disk, funguje dostaten svižn. Hlášení závad a pipomínek helpdesk-portal@fit.cvut.cz