Projektové řízení (BI-PRR) Metoda EVM Katedra softwarového inženýrství Fakulta informačních technologií České vysoké učení technické v Praze Ing. Martin Půlpitel, 2011 Projektové řízení ZS 2011/12, cvičení 9 Evropský sociální fond, Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti 1
Metody pro sledování stavu projektu Procentuální metoda Milníková metoda Metoda SSD (Structure Status Deviation) Metoda EVM (Earned Value Management) Řada firem, zejména stavebních a investičních, používá další specifické metody k hodnocení stavu projektu. 2
Metoda řízení dosažené hodnoty projektu (EVM) EVM je metoda vhodná u větších projektů, na kterých se sledují především náklady v souvislosti s časovým plněním. Posuzuje časový postup projektu ve vazbě na vynaložené náklady a zároveň manažerovi umožňuje odhad zbývajících nákladů. V případě, že je správně používána, tak včas varuje před problémy ve fázi realizace projektu! 3
Příklad Představte si projekt Propagační kampaň, jehož plánovanou délku trvání jste stanovili na 5 měsíců a jeho celkový plánovaný rozpočet činí 1.000.000,- Kč. Plánované náklady 1200000 1000000 800000 Kč 600000 Plánované náklady 400000 200000 0 1 2 3 4 5 t [m] 4
Příklad Nyní jste již na konci třetího měsíce realizace projektu. Z plánu můžete vyčíst, že jste k danému datu plánovali utratit 500.000,- Kč. Vaši podřízení Vám nadšeně hlásí aktuální stav: Celé tři měsíce usilovně pracujeme na projektu a zatím jsme utratili jenom 420.000,- Kč. 1200000 1000000 800000 Kč 600000 400000 Plánované náklady Skutečné náklady 200000 0 1 2 3 4 5 t [m] 5
Příklad Jak jsme na tom? 6
Příklad Jak jsme na tom? 1. Je to výborné začali jsme pracovat včas a ještě šetříme náklady. 2. Těžko říct sice šetříme peníze, ale nevíme jistě, jestli projekt zvládneme. 3. Těžko říct nedá se snadno určit, zda dodržujeme časový a finanční plán. 7
Příklad Vyhodnocení K určení, jak na tom projekt je, Vám chybí ještě jeden údaj, a to: kolik je k aktuálnímu datu skutečně dokončeno práce a kolik jí bylo naplánováno. Podíváte se do MS Projectu a vidíte, že jste původně plánovali, že touto dobou budete mít za sebou již půlku projektu hotovou. Ze skutečného sledovacího plánu však vyplývá, že jsou práce dokončeny jenom ze 40 %. Z toho nezbývá, než vyvodit, že jste ve zpoždění a ještě k tomu překračujete rozpočet. Jak to? A jak moc je to zlé? Na to odpoví právě metoda EVM. 8
Nezbytné kroky pro efektivní využívání EVM Abyste mohli efektivně využívat možnosti metody EVM, musíte: Ve fázi plánování: 1) Vytvořit kompletní Hierarchickou strukturu prací. 2) Vytvořit k ní podrobný Seznam činností. 3) Jednotlivé činnosti ohodnotit z hlediska délky trvání a nákladů. Máme tak vytvořen detailní plán, který obsahuje všechny činnosti, které musejí být udělány, jejich délky trvání, náklady a jejich relativní podíl na celkovém výstupu. 9
Nezbytné kroky pro efektivní využívání EVM Ve fázi implementace: 4) Stanovit pravidla pro reportování pro označování dokončených prací (Máme označovat u činností procentuálně? Označujeme pouze dokončené činnosti hodnotou 100% nebo můžeme označovat i rozpracované činnosti, např. 50%?), pro zadávání aktuálních údajů o stavu nákladů, pro zadávání informací o skutečných časech zahájení a dokončení. 5) Stanovit vhodný interval, v němž se bude stav projektu vyhodnocovat. 10
Nezbytné kroky pro efektivní využívání EVM 6) Stanovit hodnoty CPI a SPI pro ohodnocení vývoje projektu: např. můžete určit, že pokud jsou hodnoty CPI a SPI větší než 0,95, projekt je v pořádku, pokud jsou hodnoty v intervalu 0,9 0,95 je potřeba projektu věnovat zvýšenou pozornost. Pokud jsou hodnoty CPI a SPI menší jak 0,9, projektu hrozí krize a je nutno jednat. 7) Pravidelně zanášet aktuální hodnoty projektu a pomocí EVM z nich vyhodnocovat stav projektu. 8) Na základě zjištěných informací provádět korektivní opatření, aby nakonec projekt dopadl dle plánu. 11
Vyhodnocení metody EVM Metoda EVM je nástroj, který manažerovi pomáhá pochopit, v jakém stavu se jím řízený projekt nachází. Umožňuje mu tak v případě potřeby včas realizovat nutná nápravná opatření a dovést projekt do zdárného konce. Tato metoda má však i svá úskalí: Především je to její náročnost. Aby byla čísla vypovídající, musíme mít podrobný a pravidelně aktualizovaný projektový plán. Může také docházet k různým nepřesnostem. Např. rozdíl mezi skutečnými a plánovanými náklady může být způsoben spíše pozdější platbou v porovnání s plánem než odchylkou v provádění prací. Odlišné náklady mohou být také důsledkem inflace nebo změn v rozsahu projektu. S těmito nepřesnostmi se musí manažer umět vypořádat. Stav projektu se určuje ze všech činností. V základní variantě proto neodlišuje např. činnosti na kritické cestě. Lze pouze problematicky využít u projektů, u nichž je obtížné kvantitativně (procentuálně) vyhodnotit odvedenou práci (např. výzkum léku). 12
Samostatný příklad 13