OPRLZ 4.1 CZ.04.1.03/4.1.11.4/3271 Víme co chceme odborné vzdělávání obecních ch zastupitelstev na Vyškovsku Projektové řízení 1 Ing.Jiří Pospíš íšil - Letonice Mikroregion Rakovec
Co je třeba si uvědomit než začnu jakýkoliv projekt, který chci řídit Co = cíle projektů (co má být cílem a výstupem) Jak = jak toho dosáhneme S kým = kdo bude realizovat Kdy = harmonogram projektů (jak dlouho to bude trvat) Za kolik = rozpočet projektů (kolik to bude stát
Čtyři charakteristické rysy projektu - Tojrozměrný cíl (trojimperativ M.D.Rosenau : čas, kvalita, finance) - Jedinečnost (v provedení, čase,..) - Zapojení zdrojů (lidé, finance) - Součinnost s projektovou organizací
Trojimperativ VYVÁŽENOST (základ obsahu smlouvy) ČAS (harmonogram) CENA (Rozpočet) KVALITA (provedení)
Jak zahájit úspěšný projekt 1. Přesvědčit se o existenci strategie (rozvoje, výstavby,..) a seznámit se s ní (projekt nežije ve vzduchoprázdnu) 2. V případě že náš projekt z ní vychází a má v ní oporu (analýza, syntéza,.) zaměřit se na specifikaci projektu 3. Nepouštět do dalšího kola posuzování projekty, které neodpovídají dlouhodobým cílům a nebo nesplňují trojimperativ 4. Přefiltrovat návrh přes dosavadní známé projekty s pohledu možného využití (pozor na kopírování a krádež) 5. Zjistit kapacitu zdrojů potřebných pro projekt
Proces řízení projektu projektový cyklus - obecně Definování stanovení projektových cílů (programování, identifikace) Plánování - jak splníte trojimperativ (formulace, financování) Vedení - uplatnění manažerského stylu řízení lidských zdrojů (implementace) Sledování - monitoring, kontrola stavu a postupu projektu (vyhodnocení) Ukončení - ověření, zda splněný úkol odpovídá zadání
obr. 4-1 Projektový cyklus
Programování, identifikace Programování Tato fáze je výsledkem ujednání o financování potřeb (vyjádřených návrhem programu, opatření, aktivit), např. rozvoj.strategií SO, nebo mezi Evropskou komisí a vládou ČR (viz operační programy). Identifikace Na základě přijaté strategie jsou přijímány projekty, které odpovídají cílům programu a současně splňují stanovená kritéria. K identifikaci vhodných projektů napomáhají předběžné studie proveditelnosti (prefeasibility studies).
Formulace Projekty jsou příjemci podrobně specifikovány za účasti dalších zainteresovaných stran, je hodnocena jejich závažnost z hlediska stanovených cílů a priorit programu (relevance), reálnost a proveditelnost (feasibility) a další klíčové aspekty. (investiční záměry, studie proveditelnosti) Předkládány jsou podrobné plány postupu projektu včetně tzv. logického rámce s indikátory očekávaných výstupů a dopadů, i přehled o zabezpečení zdrojů. Výsledkem této fáze je rozhodnutí o financování projektu.
Financování Rozhodnutí o financování se uskuteční na základě finančního návrhu v rámci institucionální struktury a podle stanovených procedur dohodnutých mezi EU a členskou zemí. Finanční návrh obsahuje přesnou strukturu zabezpečení finančních zdrojů, jejich krytí z veřejných, případně soukromých prostředků, z národních a mezinárodních finančních nástrojů (EU, mezinárodních finančních institucí aj.).
Implementace - realizace Realizace (Implementation) Projekt se uskutečňuje na základě kontraktů uzavíraných v zásadě na základě výběrových řízení a v souladu s pravidly pro smlouvy na poskytnutí služeb (Service Contract), smlouvy o dodávkách zařízení (Supply Contract) a smlouvy o provedení prací (Works Contract). Realizace projektu je průběžně monitorována. V odůvodněných případech může dojít k úpravám projektu a v případě potřeby následně i k úpravám v kontraktu.
Vyhodnocení - evaluace Hodnocení (Evaluation) Účelem hodnocení je systematicky a co nejobjektivněji posoudit připravované, probíhající nebo ukončené projekty, programy a koncepce, zhodnotit návrhy, realizaci či výsledky projektů, programů a koncepcí; posoudit význam projektu, plnění cílů programu, efektivnost a účelnost vynakládaných prostředků, sociální a ekonomické dopady a udržitelnost projektů (sustainability). Řídící orgány programu odpovídají za hodnocení programu a projektů v různých fázích
Klíčové dokumenty a rozhodnutí
Příklad Akce -Výstavba volnočasového areálu CO=Cíl zahájit činnost s mládeží JAK=Prostředek k dosažení cíle výstavba areálu S KÝM, KDY, ZA KOLIK= PROJEKTOVÝ CYKLUS Programování strategie rozvoje obce,so,.. Identifikace návrh a posouzení variantních řešení Formulace investiční záměr, specifikace PD, vyjádření DOSS,.. Financování žádost(i) na zdroje financování (MMR,JMK,OPLZ,ROP) Implementace vlastní realizace dle zdrojů (etapizace) Vyhodnocení posuzování plnění stanoveného cíle
Terminus technicus výkladový slovník Strategický dokument Projekt Projektová dokumentace Investiční záměr Projektová fiše Studie proveditelnosti Logický rámec Smlouvy (o dílo, o financování,..) Zpráva o postupu projektu Monitorovací zpráva Závěrečná hodnotící zpráva
Strategický dokument Slouží pro ucelený přehled o stavu dané problematiky. V případě územní strategie rozvoje o rozhodujících oblastech, majících vliv na život v daném území. Viz. Příklad rozvojové strategie SO Větrník
Projekt Projekty jsou svého druhu jedinečné úkoly, které vznikají, když je třeba něco udělat. Pro úspěch projektu je vhodné a potřebné : Stanovit a jasně specifikovat cíl, sestavit kvalitní projektový (realizační) tým, zvolit vhodný systém řízení, začít a vydržet pracovat až do dosažení stanoveného (či upraveného) cíle a obdržení odměny za provedenou práci.
Desatero úspěšného projektu Definujte cíl co nejpřesněji Naučte se dívat očima zájmových skupin Pracujte na přípravě a realizaci projektu v týmu Formulujte jasně, přesně, výstižně (vyhýbejte se vágním formulacím) Pamatujte na vzájemnou vyváženost všech složek financí, času, činností a výsledků Používejte při psaní projektu jednoduchý jazyk, vyhýbejte se odborné hantýrce Uvážlivě budujte partnerství. Pamatujte na inovativnost (nové nápady) a akceptovatelnost (odpovídá všeobecným zájmům a cílům) Mějte na mysli konkrétní výsledek (vizualizujte si jej) Věřte svému projektu
Projektová dokumentace V profesu výstavby specifikuje předmět výstavby prostřednictvím textových zpráv, výkresové dokumentace a rozpočtu. V procesu přípravy projektové žádosti o financování obsahuje navíc projektovou fiši, žádost, finanční a časový harmonogram, studie proveditelnosti, výsledky analýz, příélohy (prohlášení, LV, snímky z katastru, doklad o založení účtu,..)
Investiční záměr obsah 1 Pro potřeby státního financování je obsah dán Vyhl.č.560/2006 (účinnost od 1.1.2007) nahrazuje vyl.č.40/2001sb. 1/ Název stavby 2/ Místo stavby 3/ Charakter stavby 4/ Stavebník 5/ Uživatel 6/ Vlastník objektu, pozemku 7/ Zdůvodnění nezbytnosti stavby 8/ Popis stavby 9/ Vyhodnocení efektivnosti investice a vyhodnocení ostatních účinků investice 10/ Náklady stavby
Investiční záměr obsah 2 11/ Zdroje financování 12/ Územně technické podmínky pro přípravu území 13/ Majetkoprávní vztahy 14/ Požadavky na zabezpečení budoucího provozu (užívání) stavby 15/ Zhodnocení přínosu výstavby k řešení problému nezaměstnanosti 16/ Údaje o předpokládaném způsobu zadávání veřejných zakázek 17/ Seznam příloh 1/ Formuláře ISPROFIN RA 80,81 2/ Výpis z katastru nemovitostí 3/ Snímek z katastrální mapy 4/ Studie 5/ Propočet předpokládaných nákladů akce
Projektová fiše obsah 1 1. Název projektu 2. Lokalizace projektu 3.Předkladatel projektu (žadatel) a další partneři podílející se na projektu 4.Cíle projektu 5. Popis projektu 6.Časový harmonogram projektu 7.Rozpočet projektu
Projektová fiše obsah 2 8. Rovné příležitosti 9. Posouzení vlivu projektu na životní prostředí 10. Ekonomické a finanční vyhodnocení projektu 11. Předpoklady a možná rizika realizace projektu 12. Připravenost projektu k realizaci Příloha: formulář RA 80 Identifikační údaje projektu (akce) formulář RA 81 Bilance investičních potřeb a zdrojů financování akce prohlášení nositele projektu kopie smlouvy o vytvoření dobrovolného svazku obcí
Studie proveditelnosti účel a cíl (Feasibility Study) V přípravné (předinvestiční) fázi projektu slouží ke zhodnocení investičního záměru ze všech realizačně významných hledisek. Cílem je posoudit realizovatelnost projektu a tak umožnit investorovi kvalifikovaný podklad pro rozhodnutí, stejně jakož i potencionálnímu věřiteli v případě potřeby úvěru. V investiční (provozní) fázi projektu pak slouží jako nástroj projektového řízení.
Studie proveditelnosti obsah 1 Titulní stránka 1. Obsah 2. Úvodní informace 3. Stručné vyhodnocení projektu 4. Stručný popis podstaty projektu a jeho etap 5. Analýzy trhu, odhad poptávky, marketingová strategie a marketingový mix 6. Management projektu a řízení lidských zdrojů 7. Technické a technologické řešení projektu
Studie proveditelnosti obsah 2 8. Dopad projektu na životní prostředí 9. Zajištění investičního majetku 10. Řízení pracovního kapitálu (oběžný majetek) 11. Finanční plán a analýza projektu 12. Hodnocení efektivity a udržitelnosti projektu 13. Harmonogram projektu 14. Závěrečné shrnující hodnocení projektu Přílohy
Logický rámec projektu Logframe pomáhá při plánování, realizaci i vyhodnocení projektu. stručně a přehledně shrnuje celý projekt popisuje cestu, řešení projektu umožňuje týmový přístup pomáhá komunikovat informace o projektu
Logika postupu/ Hierarchie cílu Objektivne overitelné ukazatele OOU Zdroje a prostredky overení ZOO/PO Predpoklady/ rizika Celkové cíle OBECNEJŠÍ PROC? Úcel projektu PROC? PAK JESTLIŽE Ocekávané výsledky CO? Aktivity JAK? ABY JE TREBA Sít ekologických poraden www.ekoporadna.cz
Smlouvy (o dílo, o financování,..) V rámci projektového řízení se nejčastěji setkáme s těmito typy smluv : Smlouva mandátní manažer, TDI Smlouva o dílo poradce, asistent projektu,expert (projektant, analytik, facilitátor) dodavatel prací,.. Dohoda o provedení práce (150hod/rok, z činnosti se odvádí soc. a zdrav.poj.) Dohoda o pracovní činnosti (1/2 prac.doby tzn. 20hod./týdně) Smlouva o financování projektu
Zpráva o postupu projektu Monitorovací zpráva Závěrečná hodnotící zpráva Každý projekt podléhá hodnocení po jeho ukončení, tj. monitorování jeho účelu porovnáním skutečných dosažených hodnot s plánovanými hodnotami pomocí indikátorů - vstupů, provedených aktivit, výsledků, účelu projektu, a dosažení celkových cílů. Hodnotícími kritérii jsou: Relevance cílů projektu vzhledem řešeným problémům Příprava projektu Efektivita vložených nákladů vzhledem k dosaženým cílům[1] Výkon jak přispěly výsledky aktivit projektu k dosažení účelu projektu Dopad projektu na cílové skupiny Udržitelnost projektu
Rekapitulace - dotazy Co, jak, s kým, kdy za kolik Trojimperativ Projektový cyklus (programování, identifikace, formulace, financování,implementace, monitoring) Dokumentace projektů
Konzultace námětů na projekty 1. Seznámení se se strategií rozvoje svého území 2. Identifikace a ztotožnění se z některým z opatření či projektů 3. Zahájení přípravy podkladů pro tvorbu projektové fiše / investičního záměru 4. Seznámení se s obdobnými, již realizovanými projekty pro zvážení možnosti jejich využití filtrace
S použitím odborné literatury : Vladimír Němec - Projektový management (GRADA) Milton D.Rosenau -Řízení projektů (Computer Press) Zdenko Staníček - Moderní management L.Bossidy&R.Charan Řízení realizačních procesů (Management Press) Project Cycle Management Manual, EC EuropeAid, March 2001). Vypracoval, za pozornost děkuje a NA SPOLUPRÁCI PŘI ŘÍZENÍ Vašich projektů se těší : Ing.Jiří Pospíšil Pospíšil&Švejnoha spol. s r.o manažer venkova pospisil@ps-pm.cz, 603219663