Manuál pokladna A3POS 1
Obsah 1. Ovládání programu... 3 1.1. Spuštění programu... 3 1.2. Ukončení programu... 3 2. Prodej... 3 2.1. Vyhledání artiklu... 3 2.2. Výběr artiklu... 5 2.3. Sleva... 6 2.4. Nová cena... 6 2.5. Placení... 7 2.5.1. Hotovost - Kč 7 2.5.2. Hotovost cizí měna 7 2.6. Platba kartou... 8 2.6.1. Částečná platba 8 2.7. Zaparkování a odparkování dokladu... 9 3. Návrat = storno jednotlivé položky... 9 3.1. Reklamace... 10 3.2. Chyba storno... 10 3.3. Výměna zboží... 10 3.4. Zrušení operace storna... 10 4. Stav pokladny... 11 5. Finanční pohyb... 11 6. Uzávěrka - den... 11 7. Uzávěrka měsíc... 11 8. Uzamknout pokladnu... 12 9. Přehled dokladů... 12 10. Storno = Storno celého dokladu... 13 11. Duplikace dokladu... 14 2
1. Ovládání programu Ovládání programu předpokládá znalost práce v prostředí MS WINDOWS. Nemáte-li ani základní zkušenosti s prací v tomto prostředí (MS WORD, MS EXCEL atd.), doporučujeme prostudovat si nejdříve základní příručku k WINDOWS nebo absolvovat kurz pro práci v MS-WINDOWS. Seznámení s prací v prostředí MS WINDOWS není předmětem tohoto manuálu. 1.1. Spuštění programu Program se spouští dvojklikem levého tlačítka myši na ikoně s názvem programu na ploše obrazovky. Po spuštění systému budete vyzvání k zadání jména a hesla. 1.2. Ukončení programu Program ukončíme kliknutím na UKONČENÍ vpravo dole na úvodní obrazovce. 2. Prodej Klikneme na tlačítko PRODEJ vpravo nahoře 2.1. Vyhledání artiklu Prodávat můžeme různými způsoby: 1) Sejmeme čtečkou čárový kód v seznamu vlevo se nám objeví příslušné zboží 2) Zadáme EAN KÓD nebo číslo artiklu přímo do řádku (musíme dodržovat malá a velká písmena) 3) Vyhledání artiklu ze seznamu klikneme na HLEDAT pod číselníkem: 3
Pokud známe název nebo část názvu artiklu, klikneme vpravo na NÁZEV a do textu napíšeme název (např. kalendář.). Pozor, pokud používáme v názvech artiklů háčky a čárky, musíme to při vyhledávání dodržovat: Program vytřídí všechny artikly, které mají v názvu kalendar. Chceme-li zrušit tento výběr a hledat znovu ze všech artiklů, dáme ZRUŠIT FILTR vpravo dole: Hledat můžeme podle dalších kritérií například Textu, Textu 1 (Textu 2, Textu 3) jedná se o text na skladové kartě artiklu (dle příslušných tlačítek). Můžeme si také vyfiltrovat pouze zboží, které máme na prodejně skladem: Pro zrušení této volby musíme opět ZRUŠIT FILTR. 4
Před i po vybrání artiklu si můžeme zobrazit jeho DETAIL: (zobrazení artiklu při vyhledávání) 2.2. Výběr artiklu (zobrazení detailu artiklu v hlavním menu prodeje) Artikl k prodeji vybereme dvojklikem a tím ho dostaneme do seznamu k prodeji. Nyní zadáme množství (musíme kliknou na příslušný řádek zboží, jehož množství chceme upravit), a to buď klikáním na + či nebo klikneme na tlačítko KS a vepíšeme přímo do řádku počet kusů: 5
2.3. Sleva Slevu z položky můžeme udělat buď PROCENTEM nebo KORUNOVĚ. Pokud klikneme na tlačítko % (=sleva), zadáváme procentní slevu. Pro přepnutí na zadání korunové slevy musíme zmáčknout ENTER (ve chvíli, kdy je v řádku 0) a do řádku napíšeme částku: Pokud jsme si nejprve zadali např. 5 ks váz a potom uplatníme slevu (ať procentem nebo korunově), sleva se uplatní ZE VŠECH kusů, které máme v seznamu. Chceme-li tedy slevnit jen jeden kus a druhý kus stejného zboží nechat bez slevy, musíme ho přidat zvlášť 2.4. Nová cena Pokud potřebujeme zadat jinou cenu zboží, než nám vyjíždí z programu (např. máme v programu špatně zadanou cenu, zboží stojí dle cenovky 100 Kč a nám se zobrazuje 80 Kč), můžeme cenu zboží upravit tlačítkem NOVÁ CENA cenu napíšeme ručně do řádku: 6
2.5. Placení Pokud je nákup hotov, přejdeme k placení 2.5.1. Hotovost - Kč Klikneme na tlačítko HOTOVOST. Program spočítá celkovou cenu nákupu (v korunách). Pokud do řádku v tuto chvíli, kdy je částka označena (je v modrém poli), vepíšeme, kolik nám zákazník dává peněz (např. platí bankovkou 2.000 Kč) a dáme ENTER, program spočítá, kolik je potřeba zákazníkovi vrátit. Automaticky se nám zobrazí účtenka, kterou můžeme vytisknout, a program se po chvíli sám přepne na nový prodej. 2.5.2. Hotovost cizí měna Pro platbu v eurech či dolarech klineme na příslušná tlačítka, pro další měny klikneme na HOTOVOST OSTATNÍ a vybereme příslušnou měnu. Program sám přepočítá částku, kterou je potřeba v cizí měně zaplatit. Pokud je potřeba zákazníkovi vrátit, zadáme bankovku, jakou platil (částka musí opět svítit modře ) a program spočítá, kolik českých korun mu vracíme: zákazník platí 100 eurovkou A program spočítá, kolik Kč je třeba vrátit 7
2.6. Platba kartou Klikneme na tlačítko PLATEBNÍ KARTY a potvrdíme částku klávesou ENTER. V případě, že platební terminál není propojen s počítačem (kasou), doporučujeme nejdříve provést platbu na terminálu a teprve potom provést platbu v kase (odentrujeme částku a vyjede nám účtenka). V případě, že bychom nejprve udělali platbu z pokladny a pak by se platba kartou z nějakého důvodu neuskutečnila (zákazník nemá na kartě peníze, karta nefunguje, atd), museli bychom dělat storno toho prodeje. 2.6.1. Částečná platba Můžeme provést také částečnou platbu kartou, například zákazník zaplatí 350 Kč z 400 kartou a 50 hotově (nebo jinou kartou). Klikneme na PLATEBNÍ KARTY a přepíšeme částku 400, která se nám zobrazí v řádku, na 350: Program se nás zeptá, zda opravdu chceme provést částečnou platbu, potvrdíme ANO. Nyní musíme uhradit zbývajících 50 Kč vybereme tedy způsob platby HOTOVOST. Pokud do pole s částkou vepíšeme bankovku, kterou nám zákazník platí (např. 100 Kč), program nám jako vždy spočítá, kolik je potřeba vrátit. 8
2.7. Zaparkování a odparkování dokladu Pokud máme rozpracovaný nějaký nákup a chceme v tu chvíli prodat něco někomu jinému (např. se první zákazník ještě rozhoduje), můžeme si nákup zaparkovat a vrátit se k němu později. Doklad zaparkujeme kliknutím na tlačítko ZAPARKOVAT v úvodní tabulce prodeje: Program skočí na úvodní stránku a my si můžeme vybrat PRODEJ pro nový prodej. Pokud se potom chceme k zaparkovanému dokladu vrátit a ukončit jeho prodej, klikneme na PRODEJ - ODPARKOVAT. Parkovaných dokladů může být více, v tom případě si kliknutím vybereme v seznamu ten, ve kterém chceme pokračovat. Další způsob, jak se dostat k seznamu zaparkovaných dokladů, je přes tlačítko PŘEHLED DOKLADŮ na úvodní obrazovce programu (více o funkci Přehled dokladů viz níže). Zaparkované doklady zůstanou uloženy i pokud zavřeme celý program. 3. Návrat = storno jednotlivé položky Pro storno položky použijeme tlačítko NÁVRAT na úvodní obrazovce programu: 9
Na to, že jsme v návratovém menu a ne v Prodeji nás upozorňuje červený pruh nahoře. Nejprve si vybereme, o jaký druh Návratu se jedná (Výměna zboží, Chyba storno, Reklamace) 3.1. Reklamace Do řádku zadáme artikl (např. číslo artiklu z účtenky), který zákazník přišel reklamovat/vrátit. Program nám nabídne možnost upravit cenu pro případ, že by se cena změnila (zákazník koupil zboží za 600 Kč a my jsme ho mezitím slevnili na 500, musíme mu ale vrátit 600 Kč). Cenu musíme potvrdit stiskem ENTER. Peníze zákazníkovi budeme vracet s největší pravděpodobností hotově, takže pro ukončení operace dáme HOTOVOST, opět potvrdíme ENTER, program nám vytiskne účtenku a my vrátíme zákazníkovi peníze. 3.2. Chyba storno Postup je stejný jako v případě Reklamace. 3.3. Výměna zboží Postup pro storno dokladu je stejný jako v případě Reklamace, jen nesmíme zapomenout dát PRODEJ pro prodej nového zboží, které si zákazník odnesl. 3.4. Zrušení operace storna Pokud chceme zrušit operaci a máme už vybrán artikl pro storno, dáme ZPĚT. Program se nás zeptá Stornovat doklad? a musíme dát ANO (chceme stornovat tento doklad, kterým bychom vytvořili nějaký návrat=storno). 10
4. Stav pokladny Tlačítko STAV POKLADNY na úvodní obrazovce slouží k zobrazení stavu pokladny 5. Finanční pohyb Toto tlačítko z úvodní obrazovky slouží k výběrům a vkladům do pokladny bez prodeje zboží. K dispozici máme tato tlačítka: Vklad do pokladny Výběr odvod tržby Výběr spotřeba Výběr brigáda Výběr cizí měna Pro zadání pohybu klikneme na příslušné tlačítko a zadáme částku. Kromě Výběru odvod tržby musíme u všech pohybů zadat ještě nějaký doplňující text: Nahoře v zeleném poli vidíme celkovou bilanci pohybů. Pro dokončení finančních pohybů klikneme na HOTOVOST (zobrazí se účtenka). 6. Uzávěrka - den V programu je automaticky nastaveno, že musíme provést uzávěrku na konci každého dne. Pokud denní uzávěrku po konci práce s kasou neprovedeme, bude to to první, co musíme ráno udělat (program nás jinak nepustí dál). Postupujeme stejně jako v případě předchozí operace. 7. Uzávěrka měsíc V programu je automaticky nastaveno, že musíme provést měsíční uzávěrku poslední den měsíce. Pokud ji neprovedeme, program nás k tomu první den v měsíci sám vyzve. Postupujeme stejně jako v případě předchozí operace. 11
8. Uzamknout pokladnu Slouží k uzamčení pokladny. Pro přihlášení zadáme heslo, kterým se přihlašujeme při spuštění. 9. Přehled dokladů V Přehledu dokladů si můžeme vyfiltrovat doklady o prodejích podle těchto kritérií (tlačítka v levém sloupci): PARKOVANÉ DOKLADY PRODEJNÍ DOKLADY NÁVRAT/STORNO DOKLADU FINANČNÍ DOKLADY doklady od finančních pohybů UZÁVĚRKA (tlačítko v pravém sloupci) Vpravo nahoře vidíme, zda jsou doklady filtrovány nebo ne (pro zrušení výběru dáme ZRUŠIT FILTR nebo tlačítko VŠE): Klávesa F5 NÁHLED slouží s zobrazení tiskového náhledu účtenky. Klávesa OTEVŘÍT slouží k otevření dokladu (platí pro doklady od prodeje, návratu a finančních pohybů) V Přehledu dokladů jsou dále dvě důležitá tlačítka STORNO a DUPLIKÁT. 12
10. Storno = Storno celého dokladu V přehledu dokladů klikneme na doklad, který chceme stornovat,a dáme STORNO: Vybereme, o jaký druh storna se jedná: Červený pruh nahoře nás upozorňuje na to, že nejsme v prodeji, ale v menu STORNO: Poté vybere způsob vyplacení peněz (hotově x kartou pokud nemáme připojen terminál, tak nejprve ručně na něm), dáme ENTER a vyjede nám účtenka. Pokud jsme provedli storno omylem (např. jsme si nevšimli, že nejsme v Prodeji), musíme provést prodej. Pokud provedeme storno dokladu, kterým jsme prováděli návrat (máme vyfiltrovány doklady Návrat/Storno), tak uděláme prodej. Logicky: storno návratu = prodej. 13
11. Duplikace dokladu Postup je v podstatě stejný jako v případě storna. V seznamu vybere doklad, který chceme duplikovat a klikneme na DUPLIKÁT. Doklad se otevře s tím, že pokud ho chceme takto vytvořit, můžeme vybereme způsob platby a prodáme stejné zboží jako na původním dokladu. Pokud chceme upravit množství zboží nebo nějaké zboží z dokladu zcela odebrat, musíme nejprve kliknout na ZPĚT protože jak je vidět z následujícího obrázku, tlačítka pro přidávání či ubírání zboží jsou zašeděna (nejdou vybrat): Klikem na ZPĚT všechna tlačítka odšednou a my můžeme upravovat položky dokladu (přidat/ubrat množství, smazat celý řádek): Tento postup je vhodný například tehdy, když jsme vystornovali celý doklad s více položkami, ale některé položky chceme zase hned prodat. 14