Uživatelská příručka MWA Modul Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC Český metrologický institut sídlem Okružní 31, 638 00 Brno IČ: 00177016 Verze dokumentu: 1.0 Jazyk dokumentu: český Status: testovací Vytvořeno: Marcela Špičanová Datum: 10. 8. 2015
OBSAH 1. Úvod... 2 2. Základní předpoklady používání modulu... 2 3. Základní funkce modulu... 2 4. Práce v modulu... 3 4.1. Požadavek na kalibraci od zákazníka... 3 4.2. Přijetí/Odmítnutí poptávky a založení objednávky na straně ČMI... 4 4.3. Zpracování objednávky na straně ČMI... 5 4.4. Odeslání zásilky z ČMI zákazníkovi... 6 4.5. Přijetí zásilky z ČMI zákazníkem... 7 4.6. Zahájení měření zákazníkem... 8 4.7. Ukončení měření zákazníkem... 9 4.8. Ověření naměřených dat na straně ČMI... 9 4.9. Odeslání zásilky zákazníkem zpět do ČMI... 10 4.10. Vydání certifikátu na straně ČMI... 10 4.11. Fakturace na straně ČMI... 11 4.12. Platba (potvrzení zákazníkem)... 12 4.13. Dokončení objednávky na straně ČMI... 12 5. Přehled stavů objednávky a mailových notifikací... 12 6. Závěr... 13 1
1. Úvod Český metrologický institut (ČMI) zajišťuje kalibraci etalonů a pracovních měřidel v nejvyšší kvalitě pro zákazníky z celé ČR i ze zahraničí a to jak v laboratořích ČMI, tak na místě u zákazníka. Modul MWA - Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC je určen pro zákazníky ČMI, pomocí kterého si zákazníci provádí kalibraci přístroje pod dohledem metrologa ČMI s využitím přiřazených technických prostředků a příslušného návodového dokumentu ILAC Guidalance for Remote Calibration. Zákazník, který chce využít služby ČMI na vzdálenou kalibraci se nejdříve musí zaregistrovat v MWA ČMI. Registrovaný uživatel pak může zadat požadavek na kalibraci. Administrátor modul ILAC na straně ČMI po zadání této poptávky do SW Zakázek přepíše číslo zakázky do modulu ILAC a přiřadí metrologa vybrané kalibraci. Následně kalibrace prochází definovanými stavy, které se registraci v modulu ILAC. Zákazník bude provádět kalibraci sám, přičemž celý proces kalibrace bude moci být zaznamenáván, např. i webovou kamerou. Na straně serveru ČMI se pro každý takový výkon otevře FTP připojení, na který bude moci záznamové zařízení posílat data a server ČMI je bude k danému výkonu ukládat. FTP server slouží i pro výměnu dokumentace nezbytné pro zajištění této služby. Po skončení kalibrace, tj. po vyplnění dat kalibračního listu, se ukončí kalibrace, zákazník nahraje požadované dokumenty do příslušné databáze ČMI. 2. Základní předpoklady používání modulu Jedná se o webovou aplikaci, takže pro její použití je vyžadován běžný webový prohlížeč a funkční internetové připojení. Modul je přístupný pro uživatele, kteří se zaregistrovali na webu ČMI. K výměně dokumentace související s výkonem vč. měřených dat je automaticky pro každou vzdálenou kalibraci zřizován přístup na FTP server, kam může zákazník i metrolog ČMI vkládat datové soubory. 3. Základní funkce modulu Základní funkce tohoto modulu odpovídají postupu realizované vzdálené kalibrace. Celý modul sleduje stav resp. stádia životního cyklu vzdálené kalibrace od požadavku zákazníka na provedení, přes zaslání měřicího přístroje, měření, zpracování naměřených dat, vytvoření kalibračního listu, vrácení měřicího přístroje až po fakturaci a platbu provedené kalibrace, kterou cyklus končí: Poptávka Objednávka Zásilka ČMI zákazníkovi Data z měření Potvrzení měření Zásilka zákazníka ČMI Vydání certifikátu (Kalibrační list) Fakturace 2
Platba Žádný z těchto stavů nelze vynechat, poptávka resp. objednávka projde postupně všemi stavy. Některé stavy se mohou v rámci jedné objednávky opakovat, např. požadavek na opětovné měření. 4. Práce v modulu Po přihlášení do MWA zákazník zadává požadavek na vzdálenou kalibraci v sekci Vzdálené kalibrace Požadavek na kalibraci 4.1. Požadavek na kalibraci od zákazníka Poptávku resp. požadavek na kalibraci zadává zákazník, požadavek schvaluje/zamítá k provedení pověřený pracovník ČMI (role administrátor inboxu). Zákazník vyplní požadované informace o požadavku na kalibraci. Hvězdičkou označená pole jsou povinná. Položky Regionální inspektorát, Druh měřidla a Obor měřidla vybírá uživatel z rozbalovacího menu. Kategorie měřidla se mu nabídne dle textu, který začne v poli psát: 3
Zadaný požadavek zákazník potvrdí tlačítkem Vytvořit. Na obrazovce se objeví informace o přijetí poptávky. Nyní čeká zákazník na potvrzení ze strany ČMI a v modulu může sledovat stav své poptávky. 4.2. Přijetí/Odmítnutí poptávky a založení objednávky na straně ČMI Pověřený pracovník ČMI vidí v MWA v modulu Vzdálené kalibrace přehled poptávek kalibrací. U každé z nich musí posoudit, zda je možné provést vzdálenou kalibraci. V seznamu poptávek lze vyhledávat podle následujících parametrů: Číslo zakázky EAN Výrobní číslo Evidenční číslo Datum Od-Do U vybrané zakázky je možné provádět úpravy přes volbu Akce, kliknutím na obrázek. Následně se objeví detail poptávky se všemi dostupnými informacemi: 4
Pracovník ČMI vyplní Stav. Jsou možné 2 stavy: Objednávka (Poptávka byla přijata, měření je možné) Zrušeno (Odmítnutí poptávky) Pro stav Objednávka zadá pracovník Číslo zakázky, které se přiděluje v externím systému SW zakázek, a Řešitele ČMI ze seznamu možných metrologů. Řešitel ČMI obdrží o přidělení objednávky mailovou zprávu. Zaslání dokumentace a pokynů zákazníkovi, přístup na FTP Následně pracovník ČMI přiřadí k této objednávce přes tlačítko Procházet veškeré nezbytné dokumenty a podklady pro zákazníka. Modul ILAC vygeneruje přístupové údaje na webové rozhraní MWA ILAC vč. přístupu na FTP server MWA, které budou předány zákazníkovi. Vše se potvrdí tlačítkem Uložit. Soubory přesahující max. velikost pro import do MWA (tento parametr se nastavuje ve webovém serveru) se nahrají přímo na FTP. Výpis adresáře FTP je automaticky periodicky synchronizován. Pokud poptávce pracovník ČMI z nějakého důvodu (lze uvést v poli Poznámka) přiřadí stav Zrušeno, obdrží zákazník mailem zprávu, že jeho poptávka byla odmítnuta. Pro případný kontakt jsou k dispozici Kontaktní informace na zákazníka, detailní informace o měřicím přístroji a také Historie změn. 4.3. Zpracování objednávky na straně ČMI Pověřený pracovník, Řešitel ČMI, vidí v MWA v modulu Vzdálené kalibrace přehled probíhajících kalibrací. V seznamu kalibrací lze vyhledávat podle následujících parametrů: Číslo zakázky Stav EAN Výrobní číslo Evidenční číslo 5
Datum Od-Do U vybrané objednávky je možné provádět úpravy přes volbu Akce, kliknutím na obrázek. Následně se objeví detail objednávky: Řešitel ČMI odsouhlasí se zákazníkem cenu provedeného výkonu, eventuálně domluví další detaily a zašle zákazníkovi měřidlo k provedení metrologického výkonu. 4.4. Odeslání zásilky z ČMI zákazníkovi Pro provedení vzdálené kalibrace zapůjčí ČMI zákazníkovi měřicí přístroj, který mu zašle na předem domluvenou adresu. Řešitel ČMI změní Stav objednávky na Zásilka ČMI klient. 6
Dále se doplní údaje do sekce Odchozí zásilka: Dopravce vybere se z rozbalovacího seznamu dopravce. V případě, že není v seznamu, lze ho přidat přes volbu Jiný, Sledování zásilky zde se doplní URL pro sledování zásilky, které obdrží ČMI od dopravce, Číslo zásilky od dopravce. Pomocí těchto dat může zákazník sledovat, kdy mu bude doručena zásilka s měřicím přístrojem. Pokud poptávce pracovník ČMI z nějakého důvodu (lze uvést v poli Poznámka) přiřadí stav Zrušeno, obdrží zákazník mailem zprávu, že jeho objednávka byla zrušena. 4.5. Přijetí zásilky z ČMI zákazníkem Přijetí zásilky s měřicím přístrojem zákazník potvrdí v aplikaci změnou stavu u své objednávky. Změní stav na Přijetí zásilky. 7
4.6. Zahájení měření zákazníkem Po přijetí zásilky s měřicím přístrojem zákazník v MWA modulu změní stav své objednávky na Start měření a podle pokynů a zaslané dokumentace může provést měření. Dále také může nastavit distribuci měřených dat popř. dalších podpůrných záznamů jako např. videa v závislosti na podmínkách konkrétního měření. 8
4.7. Ukončení měření zákazníkem Po ukončení měření zákazník v MWA modulu změní stav své objednávky na Konec měření a podle pokynů a zaslané dokumentace odešle naměřené hodnoty do ČMI. 4.8. Ověření naměřených dat na straně ČMI Řešitel ČMI obdrží informační mailovou zprávu o ukončení měření. Následně ověří doručená data a rozhodne o ukončení provedení zkoušky (Stav: Ověření dat) popř. nařídí opakování měření (Stav: Start měření). Zákazník obdrží o úspěšném provedení zkoušky informační mailovou zprávu. Tuto zprávu obdrží i v případě, že ČMI nařídí opakování měření. 9
4.9. Odeslání zásilky zákazníkem zpět do ČMI Po úspěšném provedení měření vzdálené kalibrace zákazník vrací zpět do ČMI zapůjčený měřicí přístroj. Zákazník změní Stav objednávky na Zásilka klient ČMI. Dále zákazník doplní údaje do sekce Odchozí zásilka: Dopravce vybere se z rozbalovacího seznamu dopravce. V případě, že není v seznamu, lze ho přidat přes volbu Jiný, Sledování zásilky zde se doplní URL pro sledování zásilky, které obdrží zákazník od dopravce, Číslo zásilky od dopravce. Pomocí těchto dat může ČMI sledovat, kdy mu bude doručena zpět zásilka s měřicím přístrojem. 4.10. Vydání certifikátu na straně ČMI V MWA modulu pracovník ČMI změní Stav objednávky na Certifikát. ČMI vystaví certifikát (kalibrační list) o provedené kalibraci a zákazník si ho bude moci stáhnout v pdf formátu buď z FTP serveru nebo přímo z MWA modulu. 10
O vydání certifikátu zákazník obdrží informační mailovou zprávu. Uložený certifikát nebo i další dokumenty nalezne zákazník v sekci Nahrané soubory pod tlačítkem Uložit. K dispozici je zde i celá historie dané objednávky. 4.11. Fakturace na straně ČMI Fakturace probíhá mimo MWA modul v ekonomickém systému EKOPRAKTIK. Pracovník ČMI změní Stav objednávky na Fakturace. Vystavenou fakturu ručně nahraje do úložiště dokumentů a zákazník si ji bude moci stáhnout v pdf formátu buď z FTP serveru nebo přímo z MWA modulu. 11
4.12. Platba (potvrzení zákazníkem) Po obdržení faktury a zadání platby zákazník změní Stav své objednávky na Platba. 4.13. Dokončení objednávky na straně ČMI Pokud je od zákazníka změněn Stav objednávky na Platba, může ČMI objednávku následně ukončit a to tak, že změní Stav objednávky na Dokončeno. Tím je sledování objednávky ukončeno. 5. Přehled stavů objednávky a emailových notifikací Následuje kompletní přehled stavů, kterými každá zakázka projde. Zároveň je zde uvedeno, kdo je majitelem tohoto stavu, kdo ho může změnit. U některých stavů zasílá systém informační emailové zprávy o změně stavu. Zde je také přehled, kdy a komu je emailová notifikace zasílána. Stav Mění - kdo Notifikační emailová zpráva zákazníkovi Notifikační emailová zpráva pro ČMI Poptávka Zákazník Objednávka ČMI Ano Zásilka ČMI klient ČMI Ano Přijetí zásilky Zákazník Start měření Zákazník Ano Konec měření Zákazník Ano Ověření dat ČMI Ano Zásilka klient ČMI Zákazník Ano 12
Certifikát ČMI Ano Fakturace ČMI Ano Platba Zákazník Dokončeno ČMI 6. Závěr Přejeme Vám příjemnou práci s modulem Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC a v případě problémů kontaktujte support MATERNA Communications a.s. 13