INVESTICE DO ROZVOJE VZDĚ LÁVÁNÍ Univerzita Karlova v Praze Ústav informační studií a knihovnictví Modul č. 4 Základy managementu pro informační pracovníky Klára Havlíčková Určeno pro projekt: Název: Studium informační vědy a znalostního managementu v evropském kontextu Reg. číslo: CZ.1.07/2.2.00/07.0284 Operační program Vzdělávání pro konkurenceschopnost Oblast podpory. 2.2 Vysokoškolské vzdělávání Realizace: Vysoká škola báňská - TU Ostrava, Ekonomická fakulta, pracoviště Obchodní akademie a VOŠ Valašské Meziříčí 1
1 INFORMAČNÍ A ZNALOSTNÍ MANAGEMENT Informace a znalosti jsou základem pro činnost a fungování jakékoliv organizace, stejně tak pro jednání jednotlivců. V tomto textu se zaměříme na význam informací a znalostí z pohledu informační vědy (především v souvislosti s analýzou informací a znalostí, jejich interpretací a z hlediska jejich pořádání). Veškeré naše jednání je založeno na znalostech, tedy na porozumění určitým zákonitostem a na schopnosti se na základě těchto znalostí rozhodovat, tedy danou informaci nebo znalost používat. Základem pro rozhodování jsou informace, které si dáváme do souvislostí s našimi znalostmi a zkušenostmi. Přestože je kladen velký důraz na možnosti informačních a komunikačních technologií v procesu přenosu a sdílení informací, je zde vždy člověk, který se rozhoduje a jedná. Technologie jsou pouze nástrojem nebo prostředkem, umožňují např. uchování informací, jejich organizaci, přenos, sdílení, vyhledávání apod. Následující kapitoly jsou zaměřeny na definování pojmů data, informace, znalosti. Popsány budou typy znalostí, modely znalostního managementu a dílčí procesy znalostního managementu. V závěru každé kapitoly je uveden seznam použitých a dalších doporučených zdrojů. 1.1 Data, informace, znalosti Základem pro naše jednání a rozhodování jsou data, informace a znalosti. Mezi daty, informacemi a znalostmi jsou vztahy, které mohou být vyjádřeny následovně: Obr. 1: Data informace znalosti moudrost [BELLINGER, 1999] Data: znaky se syntaxí. Data nemají význam sama o sobě. Mohou však být transformována do informací. Data jsou např. čísla nebo písmena, symboly. Informace: data, která mají význam. Tento význam získávají tím, že jsou zahrnuta do kontextu a jsou interpretována. Informace je možné sdělovat, mohou nám odpovědět na otázky: kdo?, co?, kde? a kdy?. Podle DAVENPORTA [1997] jsou informace data 2
s významem, který vyplývá z kontextu, ze souvislostí, data, která mohou být tříděna nebo podrobena procesu přidání významu a interpretace. Životní cyklus informace: tvorba, získání, organizace, uchování, vyhledávání, zpřístupnění, rozšiřování, používání, sdílení, aplikace. Znalost (knowledge): vyplývá z porozumění zákonitostem. Znalost je informace s přidanou hodnotou. Je uspořádána v lidské mysli tak, že může být záměrně používána. Znalosti umožňují lidem sdílet a používat informace. Na základě znalostí je možné se rozhodovat, zahrnovat znalosti do svých jednání. Znalosti jsou založené na zkušenostech, na interpretaci, pochopení, porozumění, jsou dány do souvislostí s kontextem. Kontext je důležitý pro rozlišení různého významu znalosti teprve zasazením informace do kontextu vznikne znalost. Znalosti vznikají na základě starších znalostí. Již existující znalost má schopnost vytvořit novou znalost. P. GOTTSCHALK [2008, s. 131] definuje znalost jako informaci, která je spojena se zkušeností, souvislostmi, interpretací, poznáním a kreativitou. Dále uvádí, že znalost je znovu použitelný zdroj, který má vysokou hodnotu pro organizaci, pokud je aplikován při výrobě produktů a nabídce služeb. Říká také, že znalosti nemohou být uchovávané v počítači, mohou být uchovávány pouze v lidské mysli. Znalost je to, co člověk zná, ví a umí. Znalost nemůže existovat bez toho, kdo tuto znalost má. DAVENPORT a PRUSAC [1998, s. 5] nahlížejí na znalost jako na směs zkušeností, hodnot, informací vyplývajících ze souvislostí a odborného pohledu, který poskytuje rámec pro hodnocení a zařazování nových zkušeností a informací. Znalost je podle DAVENPORTA [1997] informace, která je dána do souvislosti s procesem řešení problémů, rozhodování, procesu zpětné vazby atd. Znalosti nám umožňují spolupracovat, díky znalostem můžeme diskutovat, argumentovat. Dokážeme odpovědět na otázku jak?. Znalosti je možné vyhledávat, organizovat, aplikovat, rozšiřovat. Hodnotu znalostí zvyšuje lidská zkušenost, souvislosti a interpretace. Životní cyklus znalosti (nebo také tok znalostí) podle RIBIERE a ROMAN [2006, s. 336]: 3
Podle T. D. WISLONA [2002b, s. 3] zahrnuje znalost mentální proces chápání, porozumění a učení, což se děje v mysli a zároveň je v interakci se světem, který je mimo mysl, nicméně vyžaduje interakci se světem vně mysli. Wilson také uvádí, že data a informace mohou být řízeny, ale znalosti (tedy to, co známe, víme), nemůže být nikdy řízeno. Doplňuje to tím, že často nevíme, co víme, a to, že něco víme, se může objevit nebo vynořit ve chvíli, kdy potřebujeme znalost použít proto, abychom mohli něco vykonat nebo učinit. Základní typy znalostí: - explicitní znalost (explicit knowledge) o kodifikovaná znalost o znalost, která je schopna přenosu, je možné ji sdílet o znalost, kterou je možné uchovávat, archivovat (např. za pomoci technologií) o jedná se např. o formální znalosti, jako jsou fakta, teorie apod. - tacitní znalost (tacit knowledge) o znalost těžko kodifikovatelná o znalost těžko přenositelná o znalost, která je skrytá v mysli člověka o je založena na osobních zkušenostech o je těžké ji formalizovat a předávat ostatním o např. hodnoty, zkušenosti, způsob jednání Moudrost (wisdom): znalost kombinovaná s učením. Nemůže být sdílená jako znalost, kontext je příliš osobní. Díky procesu porozumění si můžeme odpovědět na otázku proč?. 1.2 Informační management Informační management využívá manažerských principů k získávání, organizaci, řízení, distribuci a používání informací pro účelem efektivního fungování organizací všeho typu [WILSON, 2002a, s. 263]. Pojem je možné také vykládat jako řízení informačních toků, se zaměřením na využití informací v řídících procesech, v procesech rozhodování. Informační zdroje jsou integrovány do procesů v organizaci a mohou tak zvýšit jejich efektivnost. Informační management využívá informace k zajištění vlastní činnosti organizace. Je založen na kvalitě informací, jejich obsahu, dostupnosti a použitelnosti. 1.3 Znalostní management Strategie znalostního managementu je založena na vztahu mezi lidmi, na procesech znalostního managementu a na použitých technologiích. Znalosti jednotlivců a jejich efektivní využívání a sdílení (sharing) jsou hlavním zdrojem v organizaci. Jsou založeny na individuálních znalostech jednotlivých pracovníků nebo členů dané organizace. Tyto znalosti mohou být využívány v rozhodovacích a řídících procesech. Znalostní management je strategický proces pro udržení konkurenceschopnosti, důležitý pro rozhodování za účelem zlepšení činností v organizaci. Je založen na předešlých zkušenostech a na potřebě inovací. Znalostní management (knowledge management) je založen na schopnosti sdílení a využívání informací, především za pomoci informačních a komunikačních technologií. Dílčími procesy 4
znalostního managementu je tvorba, uchování a sdílení informací mezi lidmi a skupinami, které mají podobné zájmy nebo potřeby. Zásadní je znalosti nejen mít, ale být schopný je i využívat. Přenosu znalostí mezi lidmi nebo organizacemi v prostoru a čase se říká tok znalostí (knowledge flow). Důležité je dobré zacházení se zdroji znalostí. Dílčí procesy znalostního managementu jsou: - tvorba znalostí nebo objevení znalostí - výběr a vyhledávání - získávání znalostí nebo - jejich odvozování, vytváření nových znalostí - organizace (třídění) a reprezentace znalostí - ověřování znalostí - uchovávání - sdílení - používání a distribuce (rozšiřování) Obr. 2: Vrstvy znalostního managementu [SCHWARTZ, 2008, s. 26] 5
1.4 Použité zdroje BELLINGER, Gene; CASTRO, Durval; MILLS, Anthony. Data, information, knowledge and wisdom [online]. Copyright 2004 [cit. 2010-08-30]. Dostupný z www: <http://www.systemsthinking.org/dikw/dikw.htm>. BUREŠ, Vladimír. Znalostní management a proces jeho zavádění : průvodce pro praxi. 1. vyd. Praha : Grada, 2007. 212 s. Mangement v informační společnosti. ISBN 978-80-247-1978-8. DAVENPORT, Thomas H.; PRUSAK, Laurence. Working knowledge : how organizations manage what they know. Boston : Harvard Business School, 1998. xxiv, 201 s. 0-87584655-6. GOTTSCHALK, Petter. Knowledge management. In Jennex, Murray E. (ed.). Knowledge management : concepts, methodologies, tools, and applications [online]. Hershey : Information Science Reference, 2008, s. 130-143. Dostupné v databázi Gale Virtual Reference Library: RIBIERE, Vincent M.; ROMÁN, Juan A. Knowledge flow. In Schwarz, David G. (ed.). Encyclopedia of knowledge management [online]. Hershey : Idea Group Reference, 2006, s. 336-343. Dostupné v databázi Gale Virtual Reference Library: SCHWARTZ, David G. A birds-eye view of knowledge management : creating a disciplined whole from many interdisciplinary parts. In Jennex, Murray E. Knowledge management in modern organization [online]. Hershey : Idea Group Publishing, 2007, s 18-29. Dostupné v databázi Gale Virtual Reference Library: SCHWARTZ, David G. Aristotelian view of knowledge management. In Schwarz, David G. (ed.). Encyclopedia of knowledge management [online]. Hershey : Idea Group Reference, 2006, s. 10-16. Dostupné v databázi Gale Virtual Reference Library: WILSON, T. D. (2002a). Information management. In Feather, J.; Sturges, P. (eds.). International encyclopedia of information and library science. London : Rotledge, s. 263-278. WILSON, T.D. (2002b). The nonsense of knowledge management. Information Research [online]. 2002, vol. 18, no. 1 [cit. 2010-08-30]. Dostupný z www: <http://informationr.net/ir/8-1/paper144.html>. 1.4.1 Doporučené zdroje VYMĚTAL, Jan; DIAČIKOVÁ, Anna; VÁCHOVÁ, Miriam. Informační a znalostní management v praxi. Praha : LexisNexis CZ, 2005. 399 s. ISBN 80-86920-01-1. 6