Tematický blok č. 4 Téma 2 - Účetní doklady, účetní knihy Obsah tématu 2 2.1. Účetní doklady 2.2. Účetní zápisy a účetní knihy Studijní cíle Cílem je seznámit se s problematikou účetních dokladů jako jednoho z prvků účetní metody, zahrnující jednak porozumění přísné dokladovosti účetních záznamů, jednak poznání náležitostí účetních dokladů včetně konkrétní druhů dokladů pro jednotlivé operace a etap jejich zpracovávání. Dalším cílem je seznámit se s jednotlivými druhy záznamů, který v souhrnu tvoří účetní systém, jejich účel a vzájemné vazby. Doba potřebná ke studiu K prostudování této problematiky nebude třeba více než 1-1,5 hod. studijního času. Pojmy k zapamatování K základním pojmům v tomto oddíle patří: Hospodářská operace, účetní operace, účetní doklad, zpracování účetních dokladů, náležitosti účetních dokladů, hlavní kniha, deník, účetní knihy, hlavní kniha, kniha analytických účtů, kniha podrozvahové evidence Úvod Účetní doklady představují důležitý prvek účetní metody. Účetní záznamy nemohou být provedeny jinak než na základě účetního dokladu, který zaznamenává a zároveň prokazuje a ověřuje uskutečnění operace. Proto musí splňovat určité požadavky. Účetní záznamy jsou vnitřně propojený systém různě uspořádaných sestav, které slouží nejen k evidenci, ale také ke kontrole a běžnému řízení. Jejich poznání je proto pro pochopení účetnictví nezbytné. Výkladová část 2.1 Účetní doklady Jak již bylo vysvětleno v úvodní kapitole, předmětem zobrazení v účetnictví jsou procesy probíhající v podniku jako základní organizační jednotce, v níž probíhá proces zhodnocování kapitálu. Obsahem tohoto procesu je přeměna hmotných prostředků za pomoci pracovní síly na výkony, zahrnující etapu pořízení, transformace a prodeje. Účetnictví pohlíží na tento proces specificky, rozlišuje a sleduje na něm dvě stránky, naturálně věcnou a hodnotovou. Konkrétní podobu tohoto procesu představují zcela konkrétní
činnosti, řídící a výkonné, jako je např. sjednávání smluv o nákupu materiálu, objednávání materiálu, rozhodování o nákupu stroje, zajišťování prodeje, výroba výrobku (či tvorba jiných výkonů), rozhodování o objemu výroby, uzavírání smluv o pracovní činnosti a tisíce dalších. Předmětem účetnictví je jak již bylo také vysvětleno dříve stav a změny majetku a kapitálu a hospodářský výsledek, který zachycuje průběžně v peněžním vyjádření a předkládá údaje o nich na konci období v účetních výkazech. Ze všech činností, které v podniku probíhají, tedy se bude zajímat o ty, které vedou nebo souvisí se změnou majetku a kapitálu a hospodářského výsledku. Pro tyto operace se používá označení hospodářské operace (i když tento pojem je někdy používán v širším významu pro větší okruh operací). Provádění činností (hospodářských operace) a jejich konkrétní obsah závisí na celé řadě skutečností, které jsou vždy jedinečné v konkrétním podniku. Mají-li být zachyceny v účetnictví jako příčina změny v objemu majetku a kapitálu, musí být údaje, které popisují čeho a v jakém rozsahu se změna uskutečnila, předány k účetnímu zpracování a musí být ve formě, která umožňuje zpětnou kontrolu a ověření účetních dat. To vše souvisí s problematikou účetních dokladů, které se stávají spojovacím můstkem mezi reálným průběhem procesů v podniku a jejich zachycením v účetnictví. Procesy v podniku Hospodářské operace: Účetní doklady Účetnictví Účetní operace Z této úlohy účetních dokladů lze pak lépe pochopit i odvodit požadavky, které jsou na účetní doklady kladeny. Účetní doklady plní několik funkcí: a) evidují (zaznamenávají) jednotlivé hospodářské operace b) prokazují jejich uskutečnění zajišťují tak průkaznost účetních informací (vlastnost, kterou informace poskytované jinými zdroji informací nemají). c) uchovávají údaje o uskutečněných hospodářských operacích. Účetnictví zaznamenává změny všechny změny pouze na základě účetních dokladů. Žádný jiný způsob, kterým by do účetnictví bylo možno zanést údaje o změnách, které v průběhu podnikové činnosti
nastaly, není přípustný. Účetnictví nemůže zaznamenat změnu ve stavu materiálu na základě např. ústního sdělení skladníka o převzetí dodávky materiálu na sklad. Toto není považováno za účetní zdroj údajů o nastalé změně stavu zásob materiálu. To je základem vyjádření, že účetnictví je přísně dokladová evidence. Teprve hospodářská operace doložená účetním dokladem se pro účetnictví stává účetním případem, který je na základě dokladu zaznamenáván účetní operace (např. převzetí dodávky materiálu na sklad=hospodářská operace, doložené příjemkou se stává účetním případem převzetí materiálu na sklad a je zaznamenáno na účty=účetní operace) Aby doklad mohl plnit funkci účetního dokladu, musí splňovat určité požadavky (náležitosti, které jsou v současné úpravě účetnictví stanoveny v zákoně o účetnictví). Musí obsahovat: a) označení účetního dokladu, nevyplývá-li z jeho obsahu alespoň nepřímo b) popis obsahu operace, kterou eviduje c) označení účastníků operace, neplyne-li z něj nepřímo (např. označením firmy v hlavičce faktury) d) částku (v členění i pro daňové účely - DPH, event. spotřební daň) e) datum vyhotovení účetního dokladu f) datum provedení operace, není-li totožné s datem vyhotovení g) podpisy osoby, která operaci provedla, popř. odpovědné za její provedení h) osoby odpovědné za zúčtování. Účetní doklad musí mít i určitou formu (písemnou, popř. jinou, ale v tom případě musí existovat možnost jeho převodu do písemné podoby) a musí být vyhotoven určitým způsobem (trvalým zápisem, čitelně). Druhy účetních dokladů Pro jednotlivé typy hospodářských operací jsou stanoveny typy dokladů, které mohou jedině a výlučně zachycovat a dokládat tyto operace (ustanoveny předpisy upravujícími účetnictví): a) pohyby na bankovních účtech výpis z účtu; b) příjem a výdej peněžní hotovosti příjmový a výdajový pokladní doklad; c) příjem a výdej zásob příjemka a výdejka; d) vznik závazku vůči dodavatelům přijatá faktura, vydaná směnka; e) vznik pohledávky za odběrateli faktura vydaná, přijatá směnka; f) vznik závazku vůči zaměstnancům z důvodu vyúčtování mezd zúčtovací a výplatní listina apod.
Některé hospodářské operace potvrzují doklady, jejichž forma i určení je ponecháno na rozhodnutí účetní jednotky. Musí však obsahovat zákonem požadované náležitosti a musí o nich být rozhodnuto před zahájením účetního období ve vnitřním předpisu účetní jednotky. Tyto účetní doklady se označují jako vnitřní účetní doklady. Slouží pro evidenci a stvrzení operací jako je např. zúčtování přijaté zálohy, zúčtování odpisů, předpis manka k úhradě zaměstnanci apod. O formě, užití a oběhu těchto vnitřních účetních dokladů musí být rozhodnuto ve vnitřní účetní směrnici, která je povinnou formou úpravy účetnictví v každé účetní jednotce. Účetní doklady mohou zachycovat a potvrzovat - jednu účetní operaci (např. přijetí peněžní částky od jednoho zákazníka) pak jsou označovány jako jednotlivé účetní doklady - více účetních operací (např. výpis z běžného účtu potvrzující pohyby na běžném účtu, k nimž došlo v daném dni) - pak jsou označovány jako sběrné účetní doklady. Etapy zpracování účetních dokladů Účetní doklady procházejí různými útvary a poskytují údaje, které jsou využívány i k jiným účelům (např. příjemka ke kontrole smluv, ke kontrole objednávek), musí být ověřena např. oprávněnost operace, správnost údajů apod. Tyto různé činnosti lze rozčlenit do tzv. etap zpracování účetních dokladů: a) doklady jsou nejprve číslovány (číselný kód je pro jednotlivé doklady stanoven před zahájením vedení účetnictví ve vnitřní účetní směrnici), b) dále jsou tříděny, příp. sdružovány do dávek c) je na nich vyznačen způsob zaúčtování (účtový předpis) d) jsou zaúčtovány v účetních knihách. e) po zaúčtování jsou archivovány (doba archivace jednotlivých druhů účetních dokladů je také stanovena v zákoně o účetnictví) a f) po uplynutí doby archivace jsou skartovány. Kontrolní otázky a úkoly Kontrolní otázky: 1. V čem spočívá význam a místo účetních dokladů v systému účetnictví? 2. Proč je nutné účetní doklady archivovat? 3. Najděte konkrétních účetní doklad, který máte z běžného života, a na něm ukažte náležitosti účetních dokladů. 4. Jaké druhy účetních dokladů se rozlišují? 5. Jakými etapami účetní doklady procházejí při svém zpracování?
6. Jste pokladníkem podniku Elop, s.r.o. provádějící opravy elektrických přístrojů a máte vyhotovit doklad o přijetí částky 1800,- Kč dne 23. 5. 2003 za opravu televizoru od pana Novotného, bytem Praha 2, Šumavská 98, a) Jaký doklad vyhotovíte, b) Jaké údaje bude třeba na dokladu vyznačit? c) Které údaje bude třeba ještě zjistit a doplnit, aby vyhotovený účetní doklad byl správný? 7. U následujících položek uveďte, jaký doklad bude zachycovat jejich přírůstek či úbytek: Položka Zvýšení Snížení - běžný účet - hotové výrobky na skladě - pohledávky za odběrateli - nevyplacené mzdy zaměstnancům - materiál na skladě - bankovní úvěr - hotové peníze v pokladně - dluhy u dodavatelů - nedokončené výrobky Výkladová část 2.2 Účetní knihy, účetní zápisy Na základě účetních dokladů se hospodářské operace zapisují jako účetní případy do účetních knih. Účetní knihy představuje: a) Deník - zápisy všech účetních případů jsou zde prováděny chronologicky, v pořadí podle času, kdy k nim došlo b) Hlavní kniha - zápisy účetních případů jsou zde uspořádány podle svého věcného obsahu a zapsány na jednotlivé syntetické účty, tyto účty jsou zdrojem údajů pro účetní výkazy c) Knihy analytické evidence kde jsou vedeny analytické účty k vybraným syntetickým účtům hlavní knihy a poskytují tak podrobnější údaje potřebné především pro operativní řízení d) Knihy podrozvahové evidence kde jsou sledovány údaje o majetku a závazcích, které nejsou ve vlastnictví podniku, ale které jsou nebo budou využívány (např. na leasing pořízený automobil, který nebyl dosud splacen, ale účetní jednotka jej využívá ke své činnosti, příslib úvěru, materiál převzatý ke zpracování apod.)
Uvedené účetní záznamy (účetní knihy) mohou mít i jinou formu než záznam na papírových mediích (např. v paměti počítače, na elektronických médiích), musí však splňovat požadavky stejné jako tyto původní nosiče, tj. musí být uchovávány stejně dlouho, a zároveň musí být snadno dostupné a musí existovat možnost jejich převedení do listinné podoby (vytištění). Účetní zápisy v účetních knihách je nutné provádět: - v českém jazyce, podklady k zachycení účetního případu mohou být v cizím jazyce, ale vždy musí být v souladu s naší platnou legislativou prováděn účetní zápis v jazyce českém s tím, že je vhodné, aby i podklady mohly být kdykoli převedeny do českého jazyka, - srozumitelně, tj. že ze zápisu musí být jednoznačně zřejmé, jaká skutečnost je účetním zápisem zaznamenávána, - přehledně, aby se v zápisech mohl kterýkoli uživatel bez problémů orientovat, - způsobem, který zajistí jejich trvanlivost, a to jak v podmínkách ručního vedení zápisů, tak i na sestavách z počítače a na jiných nosičích. Systém vedení účetních knih musí umožňovat - jednoduchou a účelnou úpravu - vhodné třídění a seskupování účetních údajů - účinnou, rychlou a náležitou kontrolu - provádět účetní zápisy co nejrychleji a nejhospodárněji. V podvojném účetnictví se zápisy účetní operací uspořádávají vždy ze dvou hledisek: a/ z hlediska časového (chronologického), tak, jak nastaly v čase za sebou, b/ z hlediska věcného (systematického), podle svého věcného obsahu (materiál, závazky u dodavatelů apod.), ad a) Časové (chronologické) zápisy se provádějí v deníku. Jeden zápis v deníku zachycuje jeden účetní případ, tj. jednu hospodářskou operaci doloženou účetním dokladem. Může být veden - buď jeden, všeobecný deník, kde se zachycují všechny účetní případy bez ohledu na jejich věcný obsah, - nebo je vedeno více deníků, v nichž se zachycují účetní případy určitého druhu či spojené s organizační složkou - deník-sborník. Např. deník faktur vydaných, deník faktur přijatých, deník střediska 10-Údržba apod. Formální úprava deníku jako účetní knihy může být různá, záznam každého jednotlivého účetního případu by však měl obsahovat minimálně tyto údaje :
Číslo zápisu Datum Číslo dokladu T e x t Částka Účtový předpis MD D Ad b) Systematické (věcné) účetní zápisy se provádějí v hlavní knize, která je ucelenou soustavou všech syntetických účtů, které se používají v dané účetní jednotce. Obsah zápisů účetních případů na účtech hlavní knihy je podobný jako obsah zápisu operace v deníku viz dále tabulková forma účtu z předcházející kapitoly. Navíc je uváděn souvztažný účet, na kterém je proveden zápis téhož případu. Ve srovnání s deníkovým zápisem je rozlišení sloupců MD/D určeno pro zápis částky na příslušnou stranu účtu nikoli pro účtový předpis. Vazba zápisu na položku v deníku je zajišťována pořadovým číslem operace v deníku. Číslo a název účtu Datum Číslo operace Číslo dokladu T e x t Souvztažný účet MD D Hlavní kniha může mít různou formu vázané knihy nebo volných listů, při využití počítačů má hlavní kniha zaznamenaná v paměti počítače také v podstatě formu volných listů, konkrétní forma i forma výstupních sestav je závislá na konkrétním programovém vybavení. Knihy analytické evidence obsahují všechny analytické, tj. podrobnější účty, na které jsou rozčleňovány účty hlavní knihy (syntetické), jejichž cílem je evidovat jednotlivé složky majetku a kapitálu podrobněji (např. Pohledávky jsou rozčleněny na jednotlivé analytické účty podle jednotlivých odběratelů což umožňuje nejen kontrolu plnění např. smluv či objednávek, ale i sledování splatnosti faktur a jejich včasnou úhradu) podrobněji viz dále. Analytická evidence je vnitřní záležitostí každé účetní jednotky a její konkrétní podoba musí být popsána ve vnitřní účetní směrnici. Knihy podrozvahové evidence slouží k evidenci těch skutečností, které mají charakter majetku či závazků, ale které dosud nejsou ve vlastnictví účetní jednotky (např. příslib úvěru, materiál přijatý ke specifické úpravě pro zákazníka, nikoli spotřebě ve vlastní činnosti apod.). Obsah této evidence je opět záležitostí každé účetní jednotky.
Schematicky lze celý systém účetních zápisů znázornit takto: Schéma č. 14 Účetní zápisy Doklad Deník Účty hlavní knihy kontrolní sestavy účetní výkazy Knihy analytické evidence Systém účetnictví Kontrolní otázky a úkoly Rozšiřující text Kontrolní otázky: 1. Jaké zápisy jsou vedeny v rámci účetnictví? Co je pro ně charakteristické? 2. Kde jsou vedeny časové zápisy? 3. Kde jsou vedeny věcné zápisy a jak se nazývá souhrn věcných zápisů? 4. Jak je třeba provádět účetní zápisy? 5. Uvažte, jak se promítá do účetních zápisů využití počítačů? 6. Jaké údaje popisují jednu účetní operaci v deníku? K čemu slouží? 7. Jaké údaje popisují operaci při záznamu na účet hlavní knihy? K čemu slouží? 8. K čemu slouží knihy analytické evidence? 9. K čemu slouží knihy podrozvahové evidence? Pokuste se najít ještě jiný příklad záznamu v podrozvahové evidenci. 10. Jak je zajištěna provázanost časových a věcných záznamů? Podrobnější seznámení s touto problematikou je možné jednak v samotných předpisech upravujících účetnictví (zákon č. 593/1992 Sb. o účetnictví a v dalších navazujících předpisech. Shrnutí Seznam použitých zkratek Účetní doklady jsou důležitou složkou účetní metody, zajišťují kvalitativní charakteristiky účetních dat, jako je pravdivost a průkaznost. Mají výhradní postavení zdroje dat pro účetní záznam hospodářských operací, a proto musí splňovat určité náležitosti. Záznamy jsou v účetnictví prováděny v účetních knihách, jejichž hlavní složkou je deník a hlavní kniha. MD, D strany Má dáti a strana Dal účtu
Studijní literatura KUBÍČKOVÁ D., Základy účetnictví, Praha : VSFS 2006 KOVANICOVÁ D., Poklady skryté v účetnictví I. díl Jak porozumět účetním výkazům, Praha: Polygon 2006 SEDLÁČEK J. a kol., Praktikum finančního účetnictví, Plzeň : A. Čeněk 2007 Odkazy Klíč k úkolům