ODBOR PERSONÁLNÍHO ŘÍZENÍ A ODDĚLENÍ INFORMATIKY Personální a mzdové reporty (manuál) - výplatní páska, - přehled zaměstnanců - kvalifikace, - přehled čerpání dovolené, - přehled absence, - přehled čerpání pohotovostí a přesčasů, - uchazeči o zaměstnání (POUZE PRO VEDOUCÍ PRACOVNÍKY) Spuštění reportů přes starý intranet: Spuštění reportů přes nový intranet: 1
Poté se zobrazí menu reporty a nové reporty se spustí přes volbu REPORTY mzdy personalistika: Prvním krokem je autorizace - Přihlášení do reportů... (uživatelské jméno a heslo stejné jako do PC) 2
Po přihlášení do reportů......vybereme v menu příslušný report. 3
1. Výplatní páska Pozn.: náhled vedoucího zaměstnance se od náhledu řadového zaměstnance liší hierarchickou strukturou přímo a nepřímo podřízených zaměstnanců (vedoucí zaměstnanec má navíc zobrazeny své podřízené zaměstnance). Pro vedoucí zaměstnance: - pří zobrazení reportu se automaticky označí osobní číslo přihlášeného uživatele (zelená fajfka u os.čísla). To znamená, že v případě, kdy se chcete podívat na svou výplatní pásku, stačí již pouze vybrat období, za které se má výplatní páska zobrazit. Pokud se chcete podívat na výplatní pásku jiného zaměstnance, vyhledáte jej v hierarchické struktuře a kliknete na jeho osobní číslo, čímž ho označíte. Následně stačí vybrat období, za které se výplatní páska zobrazí, UPOZORNĚNÍ: ve výběru období máte možnost vidět pouze ta období, ve kterých byl daný zaměstnanec ve Vaší přímé či nepřímé podřízenost, - v případě většího počtu zaměstnanců lze využít volbu "Hledat", která je nad seznamem zaměstnanců. Vyhledávaní je navázáno na jméno (ne os. číslo) a stačí zadat pouze část jména a potvrdit přes tlačítko "Hledat". Pro řadové zaměstnance: 4
- řadoví zaměstnanci pouze vyberou období, za které se má výplatní páska zobrazit, následně se vygeneruje náhled výplatní pásky. Možnosti reportu a obecné info: - každý zaměstnanec si může svou vlastní výplatní pásku odeslat v PDF formátu na email. Stačí vyplnit email, na který chcete výplatní pásku odeslat, nastavit heslo (DOPORUČUJEME), kterým se soubor uzamkne, zaškrtnout políčko "Použít heslo pro zabezpečení obsahu" a odeslat, - výplatní pásku je dále možné vytisknout nebo uložit na PC (na výběr je možný formát PDF nebo MS Excel). - k návratu o krok zpět využijete ikonku "zelené šipky" v pravém horním rohu; v případě, že se chcete vrátit do seznamu všech reportů, použijete nabídku "hlavní nabídka" která je umístěna taky v pravém horním roku. 5
2. Přehled zaměstnanců - kvalifikace Pozn.: V tomto reportu se zobrazují údaje o veškeré kvalifikaci, která je evidovaná v personálním systému MS Navision. Jsou zde evidovány údaje např. o absolvované škole, dosažené specializované způsobilosti, získaných certifikátech, licencích a jiné. Pro vedoucí zaměstnance: - základní funkcionalita (hierarchie podřízených) je stejná jako u reportu Výplatní páska, Pro řadové zaměstnance: - základní funkcionalita je stejná jako u reportu Výplatní páska, Možnosti reportu a obecné info: - základní funkcionalita (tisk, uložení...) je stejná jako u reportu Výplatní páska, 6
3. Přehled čerpání dovolené Pozn.: V tomto reportu se zobrazují celkové údaje o převodu dovolené, nároku dovolené, čerpání dovolené apod. Pro vedoucí zaměstnance: - zde je na rozdíl od reportu Výplatní páska nutné ještě nastavit, zda chcete zobrazit pouze jednoho zaměstnance (sebe nebo vybraného podřízeného zaměstnance) nebo rovnou zobrazit všechny přímo podřízené zaměstnance v jednom náhledu, - dále zde můžete nastavit období "od data - do data", defaultně se však zobrazuje aktuální stav dovolené za uzavřené mzdové období (to znamená, není zde započítáno čerpání dovolené za aktuální měsíc). Pro řadové zaměstnance: - můžete nastavit období "od data - do data", defaultně se však zobrazuje aktuální stav dovolené za uzavřené mzdové období (to znamená, není zde započítáno čerpání dovolené za aktuální měsíc). Možnosti reportu a obecné info: - základní funkcionalita (tisk, uložení...) je stejná jako u reportu Výplatní páska, 7
4. Přehled absence Pozn.: V tomto reportu se zobrazují dny (data "od kdy - do kdy" absence trvá), a to např. dovolená, nemoc, OČR apod. Pro vedoucí zaměstnance: - můžete si zde zvolit, jakou absenci vygenerovat, defaultně jsou nastavené všechny absence - zde se nastavuje období "od data - do data" stejně jako u reportu "Přehled dovolené", avšak defaultně je zde nastaveno aktuální období (zobrazuje se i čerpání např. dovolené za aktuální měsíc, v případě, že to je zadané v personálním systému MS Navision) Pro řadové zaměstnance: - můžete si zde zvolit, jakou absenci vygenerovat, defaultně jsou nastaveny všechny absence - zde se nastavuje období "od data - do data" stejně jako u reportu "Přehled dovolené", avšak defaultně je zde nastaveno aktuální období (zobrazuje se i čerpání např. dovolené za aktuální měsíc, v případě, že to je zadané v personálním systému MS Navision) Možnosti reportu a obecné info: - základní funkcionalita (tisk, uložení...) je stejná jako u reportu Výplatní páska, 8
5. Přehled čerpání pohotovostí a přesčasů Pozn.: V tomto reportu se zobrazují údaje o čerpaných hodinách přesčasů, pohotovostí apod. Pro vedoucí zaměstnance: - na rozdíl od reportu Výplatní páska je nutné ještě nastavit, zda chcete zobrazit pouze jednoho zaměstnance (sebe nebo vybraného podřízeného zaměstnance) nebo rovnou zobrazit všechny přímo podřízené zaměstnance v jednom náhledu. - dále je zde možnost nastavit si filtr na pracovní kategorii a typ přesčasu (defaultně je nastaven "Přesčas") - u filtrování na období je defaultně nastaven aktuální uzavřený mzdový měsíc. Pro řadové zaměstnance: - je možnost filtrovat na typ přesčasu (defaultně je nastaven "Přesčas") - u filtrování na období je defaultně nastaven aktuální uzavřený mzdový měsíc. Možnosti reportu a obecné info: - základní funkcionalita (tisk, uložení...) je stejná jako u reportu Výplatní páska, 9
6. Uchazeči o zaměstnání Pozn.: Report "Uchazeči o zaměstnání" je zpřístupněný pouze vedoucím zaměstnancům. - Po spuštění reportu z hlavního menu budete přesměrování k nastavení parametrů filtrování. V případě, že nebudete ve filtrování nic nastavovat a kliknete rovnou na ikonku "zobrazit", zobrazí se všichni uchazeči, kteří mají zájem pracovat na Vašem oddělení (zaměstnanci, kteří při vyplnění žádosti - "Žádost o zaměstnání ÚVN" - umístěna v sekci kariéra na stránkách ÚVN - zadali do pole "Preferované oddělení"právě Vaše oddělení). - Report obsahuje filtr na pracovní funkci (v náhledu označený č. 2), tedy pokud hledáte např. pouze uchazeče - Sanitáře, vyberete ve filtru "Sanitář" a dáte "Zobrazit". V případě, kdy chcete vidět všechny uchazeče o práci v ÚVN bez rozdílu na jejich preferenci oddělení, označíte zaškrtávátko (v náhledu označené č. 1). Oba filtry lze kombinovat. DATABÁZE UCHAZEČŮ je tvořena uchazeči, kteří vyplnili již zmiňovanou žádost "Žádost o zaměstnání ÚVN" - umístěnou v sekci kariéra na stánkách ÚVN. Potvrzením přes ikonku "Zobrazit" budete přesměrováni na seznam vyfiltrovaných uchazečů. U jednotlivých uchazečů se zobrazují základní data: - kdy byl zařazen do databáze uchazečů, - o jakou funkci se uchází, - jeho jméno, - nejvyšší dosažené vzdělání, - počet let praxe, - informace, zda-li má pomaturitní vzdělávání a může pracovat bez odborného dohledu (pro vedoucí pracovníky NLZP), 10
- Pro více informací o vybraném uchazeči je zde možnost zobrazit "detail" uchazeče. Zde jsou dostupné všechny informace, které uchazeč vyplnil prostřednictvím žádosti na webových stránkách ÚVN. Jak seznam vyfiltrovaných uchazečů tak detail vybraného uchazeče je možné vytisknout, vyexportovat do PDF a MS Excel nebo odeslat na Vámi zadaný email a dále s daty pracovat. 11
- Aby se předešlo opakovanému kontaktování uchazeče, který je již domluvený na nástupu v ÚVN s jiným vedoucím zaměstnancem, je potřebné, aby vedoucí zaměstnanec, který se domluvil s uchazečem na nástupu, vybraného uchazeče označil prostřednictvím zeleného tlačítka "S uchazečem byl dohodnut nástup na pracoviště...". Ostatním vedoucím pracovníkům se následně bude na tom samém místě zobrazovat informace, že daný uchazeč se již domluvil na nástupu s jiným vedoucím zaměstnancem. V případě, že uchazeče omylem označíte, lze jednoduše opětovným kliknutím označení zrušit. - Uchazeče evidujeme v databázi po dobu tří měsíců. 12
7. Kurzy Pozn.: V tomto reportu se zobrazují údaje o absolvovaných a přidělených kurzech zaměstnanců (jedná se hlavně o kurzy přidělené v systému Edoceo). Pro vedoucí zaměstnance: 13
Je možno zobrazit kurzy pro sebe i pro všechny podřízené případně filtrovat dle kategorie (např. lékař, všeobecná sestra atd.) Ve výsledku je barevně rozlišen stav kurzu zelená barva = platný kurz, červená barva = platnost kurzu vypršela, žlutá = kurz nebyl zahájen či se blíží datum konce jeho platnosti. Pokud bylo zvoleno více zaměstnanců filtrem, zobrazí se jednotlivé tabulky zaměstnanců pod sebou. Pro řadové zaměstnance: Se zobrazí přímo obrazovka s výsledkem. Pozn.: V případě že datum je 31.12.2100, je platnost kurzu neomezená. 14