Práce se Seznamem zboží Určení Seznamu zboží Seznam zboží slouží zejména k aktivním EDI operacím, zejména ke změně identifikátorů zboží, názvů zboží a přepočtu objednacích množství. Řeší se jím docela častý případ, kdy máte Váš skladový systém třeba nastaven na příjem objednávek identifikovaných Vaším skladovým kódem kartonu, a Váš zákazník si tvrdošíjně objednává jednotlivé kusy čárovým kódem kusu. Nebo si přeje na EDI faktuře německé názvy zboží, zatímco Váš skladový systém je má ve Vašem národním jazyce. Popis obrazovek služby Přihlásíte se na https://www.ediport.cz/ svými hesly. Vlevo ve sloupci nabídky pod Katalog, stisknete SEZNAM ZBOŽÍ. Objeví se Vám stránka pro celkové zobrazení seznamů Vašeho zboží. Jak vidíte v záhlaví tabulky, výchozím seznamem je Váš vlastní., který obsahuje všechno Vaše zboží, prodávané všem Vašim zákazníkům. Až vlastní seznam vyplníte, budete si moci stiskem tlačítka Odběratelé nechat zobrazit všechny obchodní partnery s rolí Kupující, registrované v Logicentru a těm z Vašeho seznamu položky vybrat do speciálního seznamu sortimentu, prodávaného jen tomuto partnerovi. A tam mohou být nastavena jiná pravidla zpracování dat, např. použití jiných identifikátorů nebo jednotek množství v EDI transakcích. Novou položku do vlastního seznamu přidáte kliknutím myší na odkaz Nová položka na konci seznamu: Jak vidíme, jsou tu též možnosti importovat a exponovat soubor dat hromadně, pokud ho máte v požadovaném formátu. Ale ruční vstup dat jde také rychle. Obrazovka pro ruční vstup dat základních identifikačních údajů KUSU vypadá takto:
Kód je Váš kód kusu (nejmenšího tzv. spotřebního balení) ve Vašem informačním systému GTIN je čárový kód na spotřebním balení, který je snímán pokladnou při prodeji konečnému zákazníkovi Typ položky rozlišuje zboží a vratné obaly Měrná jednotka udává, v čem se obchoduje Země původu vysvětlení nepotřebuje Kódy klasifikací SKP a UNSPSC jsou nepovinné, ale užitečné pro vyhledávání na Internetu a překlady mezi klasifikacemi. Fyzické rozměry a hmotnost napomáhají identifikaci. V první fázi využijte po zadání základních dat tlačítko ULOŽIT a NOVÝ, zrychlí Vám to práci. Nové položky se do existujícího seznamu řadí podle abecedy v Názvu. Když kliknete myší na UPRAVIT, objeví se Vám k úpravě jen ta prvotní základní data z obrazovky výše. Až máte základní data Vašeho vlastního úplného seznamu pořízena, začnete zase jednu položku po druhé otevírat ťuknutím myší na její modré identifikační číslo a doplňovat k ní podrobnější data.
Podrobnější data jsou potřeba tehdy, pokud s některým z obchodních partnerů budete muset přistoupit na jiné objednací balení, než máte zavedeno ve Vašem informačním systému. Praktický život přináší různá nestandardní situace, z nichž Vám zde uvedeme některé typické: Vaše stejné skladové balení (např. karton) objednávají zákazníci jinými identifikátory. Např. jeden ze zákazníků objednává karton pomocí EAN kusu, jiný správně pomocí EAN kartonu a třetí třeba pomocí svého vlastního skladového čísla. Potřebujeme tedy přeložit všechny objednací kódy kartonu došlé v objednávkách, na EAN kartonu nebo naše interní skladové číslo. Vaše stejné skladové balení (např. karton) si objednávají Vaši zákazníci i jinými úrovněmi z hiearchie balení, např. v kusech nebo v paletách a používají k tomu zase každý jiný identifikátor. Pak je někde nutné objednávku přepočítávat mezi úrovněmi objednacích balení, např. počet kusů vydělit počtem v kartonu a zaokrouhlit na celé kartony. Jeden zákazník si přeje, aby v EDI fakturách byly jeho názvy položek a jeho skladové kódy, zatímco jiní akceptují Vaše kódy a názvy. Objednávky od zákazníka přichází jen s identifikací kódem EAN, bez názvu. Vy potřebujete doplnit do EDI objednávky Váš skladový název položka a Vaše skladové číslo. Jednoduše, potřebujeme nástroj, který do chaosu zavede řád a ten nástroj potřebujete ovládat Vy. V popsaných situacích jde v první řadě vždy o to, že obchodní partner má jinou objednací jednotku, zpravidla i fyzicky odlišně balenou (např. balení Cash and Carry). V popsaných situacích je ale i o případ, kdy jde fyzicky o stejné balení, např. náš skladový karton, ale partner ho identifikuje jiným kódem a třeba i jiným názvem. Proto každé variantě fyzické nebo virtuální objednací jednotky budeme říkat balení a přidělíme jí zvláštní identifikátor. Identifikátor KUSU jsme založili při zakládání Seznamu zboží. Další objednací jednotku nad kusy založíme už pod touto položkou stiskem odkazu NOVÉ BALENÍ. Až nové balení založíte, získá význam tlačítko AKTIVNÍ OPERACE. Tam se dá nastavit, co má počítač
mezi těmito dvěma objednacími jednotkami (kusy a Vaším novým vyšším balením) vlastně dělat. Vysvětlíme si obě nastavení. NOVÉ BALENÍ V políčku TYP BALENÍ vyberete z číselníku HIEARCHII balení. Spotřební balení je nejnižší, prodává se jednotlivě zákazníkovi na pokladně maloobchodu. Obvykle kusy. Tuto úroveň vidíme v celkovém přehledu Seznamu zboží. Obchodní balení je zpravidla rovno Vašemu skladovému (velkoobchodnímu) balení, jako je karton, přepravka, tuctové balení apod. Přepravní balení je to, které se z vašeho skladu fyzicky nakládá do vozidel. Obvykle paleta, vak nebo kontejner.zatrhnete položky, které chcete přiřadit svému obchodnímu partnerovi (zalistované zboží), stisknete tlačítko AKCE a vyberete ZAŘADIT OZNAČENÉ: Do políčka Kód: MUSÍTE uvést Váš interní textový nebo číselný identifikátor varianty balení na stejné úrovni hierarchie. To je právě pro případ, kdy různí zákazníci objednávají třeba Vaše kartony různými identifikátory, nebo máte více opravdu fyzicky odlišných skladových balení jedné položky s různým počtem kusů uvnitř. Příklad takového rozlišení na úrovni kartonu MAKRO CZ nebo 1 nebo s prémií (pro případ, že obsahem balení je třeba kus zdarma). Něco tam musíte napsat i v případě, kdy máte chválabohu jen jediné obchodní a přepravní balení pro všechny Vaše zákazníky. GTIN (Global Trade Identification Number) je políčko pro čárový kód, který je fyzicky na balení. Existují pravidla, jak odvodit čárový kód vyšších balení od čárového kódu kusu. Právě proto, aby lidé nezaváděli do obchodní komunikace chaos tím, že objednávají třeba paletu EAN kódem kusu.
Skladový kód je Váš interní kód, pod kterým tuto objednací jednotku vedete ve Vašem informačním systému. To je jediný pevný kód, který bude platit za všech okolností a na který by mohly vést převodníky z chaosu komunikace s vašimi obchodními partnery. Název zpravidla název pod jakým chcete přijímat objednávky do vašeho informačního systému. Ale pozor, můžete zde napsat i název, s jakým se má položka s tímto skladovým nebo EAN kódem ODESÍLAT ve fakturách a dodacích listech Vašemu obchodnímu partnerovi. To budete moci nastavit právě v další části stránky pod AKTIVNÍ OPERACE. Měrná jednotka Zde můžete z číselníku vybrat jiný kód měrné jednotky obsahu balení ve standardu EDIFACT, pokud se nevystačí s jednotkou KUS nebo KARTON, PALETA. Např. když je v pivovaru obchodní jednotkou SUD o obsahu 50 litrů a objednává se v litrech. Rozměry, hmotnost jsou nepovinné údaje, které ale mohou mít pro Vás význam identifikační, nebo se dají využít při složitějších propočtech vytížení kontejneru. Aktivní operace Když jsem úspěšně zadali data o tom, jaké objednací jednotky se v EDI komunikaci s našimi obchodními partnery mohou vyskytnout, získá náplň i další volba z obrazovky pro nastavení podrobnějších dat položky Seznamu zboží AKTIVNÍ OPERACE. Zde zadáme, co má počítač v elektronických transakcích s našimi obchodními partnery vlastně dělat. Logicentrum Vám s nastavením této části rádo pomůže, ale jak vidíte z obrazovky níže, je to jednoduché a chce to odzkoušet. Níže máme vyplněná data pro situaci, kdy odběratel SPAR objednává zboží v kartonech a dodavatel potřebuje přijmout objednávku s EAN kusu a objednaný počet vynásobený počtem kusů v kartonu.
Postup zavedení do praxe Zavádět do chaosu řád je vždy dobrodružství a tak se určitě nebudete divit, když Vám poradíme po každém nastavení požádat obchodního partnera o testovací EDI transakce a vyhodnocení jejích výsledků. Nejčastějším problémem je, že u dodavatele se časem zapomene, že nastavení řádu do chaosu se dělá od něj na stránkách Logicentra. V Rebešovicích 5.6.2013 Roman ŠTRUNC, jednatel Logicentrum s.r.o.