Finanční aspekty akcí Marie Skłodowska Curie 9. dubna 2015, České Budějovice Milena Lojková NCP pro finanční otázky H2020
Základní dokumenty Pravidla účasti v H2020 Modelové grantové dohody Anotovaná modelová grantová dohoda Pracovní programy Výzvy (Průvodce pro žadatele) Odkaz: http://ec.europa.eu/research/participants/portal/desktop/en/funding/reference_docs.html
Finanční pravidla MSC - základní principy Grant EU pokrývá 100%* způsobilých nákladů projektu Příspěvek EU je vyplácen formou jednotkových nákladů Obecná kritéria způsobilosti: Jednotky musí být využity v době trvání projektu Využití jednotek musí být nezbytné pro realizaci projektu Počet využitých jednotek musí být identifikovatelný, ověřitelný a zdokumentovaný Základní rozpočtové kategorie: Náklady učené zaměstnaným/vyslaným pracovníkům Institucionální náklady (tj. náklady hostitelské organizace) * výjimka: COFUND 50% 3
Finanční příspěvek EU Tabulka 1: Výše měsíčních příspěvků vycházející z pracovního programu MSCA 2014-2015 Jednotkové náklady výzkumného Jednotkové náklady instituce pracovníka/personálu (osoba/měsíc, EUR) (osoba/měsíc, EUR) Typ akce MSC Living allowance Mobility allowance Family allowance Top-up allowance Research, training and networking costs Management ITN 3110* 600 500 x 1 800 1200 IF 4650* 600 500 x 800 650 RISE x x x 2 000 1 800 700 COFUND ESR 3710 ER 5250 *upraveno korekčním koeficientem Indirect costs x x x x 650 x
Náklady na výzkumné pracovníky Specifika ITN, IF Příspěvek na mzdu (Living Allowance) Příspěvek představuje hrubou částku v eurech na měsíc na pokrytí mzdy výzkumníka, odvodů (sociální a zdravotní pojištění) a daní (podle národní legislativy). Čistá částka vyplacená výzkumníkovi je nižší s ohledem na výši odvodů a daní. Příspěvek se násobí korekčním koeficientem dané země uvedené v pracovním programu. IF+ITN: v případě vyslání (secondment) do EU MS/AC se korekční koeficient nemění; IF: u out-going fáze GF se aplikuje korekční koeficient třetí země Příspěvek na mobilitu (Mobility Allowance) Kromě příspěvku na mzdu náleží výzkumníkovi také příspěvek na náklady vzniklé v souvislosti s přesuny pracovníka (např. cestovné a ubytování). Výplata ve mzdě nebo alternativně např. oproti dokladům. Příspěvek na rodinu (Family Allowance) Náleží pouze výzkumníkům s rodinnými závazky. Rodina je definována jako osoby spojené s výzkumníkem (i) sňatkem, (ii) vztah s ekvivalentním statusem jako sňatek, (iii) závislé děti, které jsou v péči výzkumníka. Výplata ve mzdě nebo alternativně např. oproti dokladům. 5
Povinnosti příjemce Pracovní podmínky (čl. 32 MGA) - specifika ITN, IF Uzavřít pracovní smlouvu s výzkumným pracovníkem, která plně pokrývá jeho zdravotní a sociální zabezpečení. Výjimka: stipendium s minimálním sociálním zabezpečením (snížení na 50%). Zaměstnat výzkumného pracovníka plný úvazek. Výjimka: může být udělena výhradně na základě rodinných nebo osobních (nikoliv však pracovních) důvodů. Vyplácet výzkumnému pracovníkovi příspěvky na mzdu, mobilitu a rodinu v plné výši. Povinnosti výzkumníka Nepobírat (za aktivity vykonávané v rámci projektu) jiné příjmy než ty, které mu vyplácí příjemce nebo jiný subjekt zmíněný v GA. Věnovat se výhradně projektu. Případné doplňkové aktivity musí být předem naplánovány v GA a nesmí ohrozit realizaci projektu. 6
RISE Náklady na výzkumné pracovníky - Specifika RISE, COFUND Projekty jsou realizovány výhradně formou vyslání (secondments) Před vysláním musí pracovníci minimálně 6 měsíců pracovat na výzkumných a inovačních aktivitách v prostorách příjemce nebo partnerské organizace. Během vyslání se musí pracovníci věnovat celým svým úvazkem projektu. Příspěvek EU Měsíční výše příspěvku je zakotvena v pracovním programu a pokrývá náklady na cestovné, ubytování a pobyt pracovníka během vyslání. Příjemce je během vyslání povinen pokračovat ve vyplácení mzdy výzkumníkovi v souladu s jeho pracovní smlouvou. COFUND Příspěvek pokrývá 50% mzdy výzkumníka 7
Institucionální náklady příspěvky spravované příjemcem odvíjí se od počtu spotřebovaných jednotek (tj. od počtu měsíců, které výzkumný pracovník skutečně strávil na projektu) Příspěvek na výzkum, školení a networking (ITN, IF, RISE) Pokrývá aktivity přispívající k rozvoji kariéry výzkumného pracovníka a výdaje na výzkum. Příspěvek na management a nepřímé náklady (ITN, IF, RISE) Může být dále přerozdělen mezi partnery dle interní dohody mezi partnery/partnerskými organizacemi Příspěvek na management (COFUND) Pouze náklady související s řízením projektu 8
Specifika institutu vyslání 9
Vyslání pracovníků (Secondments) -ITN, IF, RISE Předpokladem vyslání je uzavření/existence pracovněprávního vztahu - tj. pracovník zůstává zaměstnán vysílající organizací, která mu vyplácí mzdu (a případně další příslušející příspěvky). Aspekty a povinnosti související s vysláním Sociální zabezpečení EU/EHP, Švýcarsko (Formulář A1 a Evropský zdravotní průkaz) Třetí země (bilaterální smlouvy o sociálním zabezpečení) Daň z příjmů Viz smlouvy o zamezení dvojího zdanění Vyplácení cestovních náhrad Zákoník práce Další povinnosti 10
Sestavení rozpočtu 11
Sestavení rozpočtu Kalkulace rozpočtu probíhá automaticky, z údajů uvedených v části A projektového návrhu při podávání návrhu projektu (součet dílčích příspěvků). Pokud bude projekt vybrán pro financování nebude možné dodatečně navýšit příspěvek EU. V okamžiku podávání projektového návrhu věnovat pozornost informacím uvedeným v části A projektového návrhu. Příspěvek na rodinu IF: Příjemce má povinnost zkontrolovat rodinný stav výzkumníka k datu uzávěrky výzvy. ITN: Vzhledem k tomu, že nelze předem s jistotou odhadnout rodinný stav výzkumníka v době přijetí na projekt, používá REA k určení výše financování průměrný výpočet. 12
Příklad výpočtu rozpočtu (IF, European Fellowship) Francouzský výzkumník bez rodiny, který získal titul PhD ve Francii 15. června 2014 podává společně s univerzitou v Německu projektový návrh (24-měsíční stáž). V posledních 3 letech pobýval v výzkumník po dobu 5 měsíců v Německu. V rámci projektu je naplánována 2-měsíční stáž u průmyslové partnerské organizace v Irsku. Výpočet rozpočtu: celková doby trvání projektu (24 měsíců) sídlo hostitelské instituce (Německo) 1) Příspěvek na mzdu: 4,650 x 24 x 98,8% (DE CCC) = 110 260.80 2) Příspěvek na mobilitu: 600 x 24= 14,400 3) Příspěvek na rodinu: N/A 4) Náklady na výzkum, školení a networking: 800 x 24 = 19,200 5) Náklady na management a nepřímé náklady: 650 x 24= 15,600 Maximální příspěvek EU: 110,260.80 + 14,400 + 19,200 + 15,600 = 159,460.80 13
Příklad výpočtu rozpočtu (IF, Global Fellowship) Čínský výzkumník získal titul PhD v květnu 2008 ve Francii a od 16. května 2008 byl zaměstnán na plný úvazek polskou univerzitou. Výzkumník žádá o GF s 24-měsíční výjezdovou fází na univerzitě v USA a s 12-měsíční povinnou návratovou fází ve Španělsku. Během návratové fáze je naplánována 3-měsíční stáž u MSP v Portugalsku. Výzkumník má rodinu. Celková doba trvání projektu: 36 měsíců Výjezdová fáze (outgoing phase) = 24 měsíců v USA Návratová fáze (return phase) = 12 měsíců ve Španělsku 1) Příspěvek na mzdu: (4,650 x 24 x US CCC) + (4,650 x 12 x ES CCC) = (4,650 x 24 x 99.4%) + (4,650 x 12 x 97.6%) = 165,391.2 2) Příspěvek na mobilitu: 600 x 36= 21,600 3) Příspěvek na rodinu: 500 x 36= 18,000 4) Náklady na výzkum, školení a networking: 800 x 36= 28,800 5) Náklady na management a nepřímé náklady: 650 x 36= 23,400 Maximální příspěvek EU = 165,391.2 + 21,600 + 18,000 + 28,800 + 23,400 = 257,191.2 14
Platby v projektech 15
Zálohová platba (pre-financing) Vyplacena příjemci/koordinátorovi do 30 dnů od vstupu GA v platnost Výše zálohové platby je stanovena v GA 5% celkového příspěvku EU je automaticky odvedeno do Garančního fondu Průběžné platby (interim payments) Na konci každého vykazovaného období REA vyhodnotí a schválí průběžnou zprávu (vč. finančního výkazu) a během 90 dní od jejího přijetí vyplatí odpovídající částku. Celková výše průběžných plateb sečtená se zálohovou platbou bude omezena do výše 90 % maximálního příspěvku EU: 10 % zádržné Platba zůstatku (payment of balance) Odpovídající částka za poslední vykazované období plus všechna potřebná vyrovnání 16
Směnný kurz Pro účely finančního vykazování Průměr denních kurzů ECB za dané vykazované období K výpočtu mohou příjemci využít on-line nástroj dostupný na stránkách ECB: http://www.ecb.europa.eu/stats/exchange/eurofxref/html/index.en.html V pracovní smlouvě s výzkumným pracovníkem Za účelem snadnější implementace a eliminace kurzových ztrát je možné v pracovní smlouvě stanovit konzervativnější směnný kurz a na konci vykazovaného provést korektivní platbu, tak aby nevznikly nedoplatky vůči výzkumníkovi. 17
Kontroly a audity 18
Audit prvního stupně Na co myslet při auditech/kontrolách Osvědčení o finančních výkazech (CFS) se v projektech MSCA nepředkládá (vzhledem k formě nákladů) Audit druhého stupně příjemce musí být v případě auditu schopen doložit, že správně vykázal počet člověko-měsíců a že výzkumníkovi plně vyplatil příspěvky, které mu náleží. Kontrolované dokumenty Pracovní smlouva či její ekvivalent Dokumenty stvrzující zkušenosti a tudíž i způsobilost výzkumného pracovníka (např. CV, kopie diplomů) Záznamy potvrzující zapojení do projektu (např. laboratorní deníky, vědecké články a publikace) Dokumenty prokazující soulad s čl. 32 MGA (pracovní podmínky) Výplatní pásky zaměstnance, doklady o zaplaceném sociálním a zdravotním pojištění, apod. Archivace dokumentů: minimálně 5 let od vyplacení zůstatku (pro granty do 60 000 EUR 3 roky) 19
www.tc.cz www.fp7.cz www.h2020.cz Finanční dotazy: lojkova@tc.cz; matouskova@tc.cz Právní dotazy: kotoucek@tc.cz