Projektový manažer 250+ Kariéra projektového manažera začíná u nás! D Útvarové a procesní řízení D9 Realizace projektu Toto téma obsahuje informace o správném postupu realizace projektu tak, aby byl respektován vývoj v rámci projektu i v jeho okolí a projektový tým byl schopen projekt efektivně řídit. Významným podkladem při zpracovávání toho textu je publikace Projektové řízení podle IPMA od nakladatelství GRADA. Předpokládaná časová náročnost zvládnutí tématu je jedna vyučovací hodina. Klíčová slova: kick-off meeting, reporting podávání zpráv o průběhu projektu, analýza dosažené hodnoty, index plnění plánu (SPI), index čerpání nákladů (CPI), metoda milníků, řízení komunikace na projektu Autor: Ing. Jan Doležal, Ph.D. Doporučená literatura DOLEŽAL, J. a kol. Projektový management podle IPMA. Praha: Grada, 2009. GAREIS, R. Happy projects!. Vienna: MANZ Verlag, 2005. Project Management Institute. A Guide to the project management body of knowledge. PMI, 2008.
Zahájení vlastní realizace je vhodné doprovodit tzv. kick-off meetingem. Jedná se o zvláštní typ setkání důležitých zainteresovaných stran, kde je (dle konkrétního pojetí) např. zrekapitulován plán řízení a harmonogram projektu, jsou seznámeni zástupci zúčastněných stran a především je všem oznámeno, že fyzická realizace začíná. V některých případech, zvláště u velkých projektů, je takováto schůzka pojímána spíše jako společenská událost (poklepání základního kamene atp.) a může být i o něco později, než je vlastní fyzické zahájení. V průběhu realizace je třeba projekt sledovat a porovnávat jeho průběh s plánem. Na základě zjištění o odchylkách od plánu, případně v reakci na změny nebo nová zjištění, je třeba provádět korekční opatření, přeplánovávat a v případě potřeby vytvořit nový, upravený základní plán projektu (baseline). Pokud se nám tedy již podařilo dobře naplánovat projekt, je nutné zvolit adekvátní způsob, jakým sledovat průběh projektu, detekovat a následně eliminovat odchylky a vůbec projekt řídit. Základním zdrojem informací bude reporting podávání zpráv o průběhu projektu. V současné době se setkáváme s různým software na podporu řízení projektů, který má reporting a sledování stavu projektu zabudován nějakým mechanismem v sobě. Používání takového programového vybavení je dnes nedílnou součástí řízení projektů. V následujících odstavcích jsou uvedeny principy nejčastěji používaných metod. Souhrnný popis metod sledování projektu Mezi nejzákladnější, nejjednodušší metody patří sledování projektu pomocí procent plnění jednotlivých činností (z hlediska času, čerpání zdrojů, na základě informací manažerů činností). Nevýhodou je nejmenší vypovídající schopnost této metody. Jednou z velmi komplexních metod je metoda analýzy dosažené hodnoty, která se používá u velmi rozsáhlých projektů s tisíci činností. Z různých časových a finančních veličin se několikerým přepočtem dojde ke dvěma indexům (index plnění plánu (SPI) a index čerpání nákladů (CPI). Indexy nabývají hodnoty okolo 1 (neutrální stav) a po vynesení do grafu je možné zjistit aktuální stav projektu, případně trend, jakým se projekt ubírá. Metoda milníků je další z možností jak sledovat projekt. Předpokládá rozdělení projektu do menších částí zakončených milníky. Projekt se pak v podstatě řídí na základě stavu definovaného pro jednotlivé milníky. Vhodné podmínky pro sledování projektu Aby mohlo být zajištěno účinné sledování stavu projektu (někdy se užívá termínu monitorování stavu a průběhu projektu) je nutno zajisti měřitelné hodnocení spotřebovaného času na výkon činností, spotřebovaných nákladů na činnosti, použitého množství zdrojů, měření kvality provedených činností, spotřebovaných surovin apod. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 59
Toto sledování musí být prováděno ve stejných jednotkách, struktuře a intervalech, jak je stanoveno v plánu. Je velmi obtížné porovnávat plán a skutečnost, když je plán projektu strukturován a předepsán jinak, než jak je následně prováděno sledování projektu! Protože se jedná o integrovanou kontrolu a řízení, je potřeba v dokumentaci popsat všechny složky plánu projektu a podle toho zajistit i sledování průběhu projektu, např. i z takových hledisek, jako jsou rizika projektu. Projektový manažer by se měl vyhnout chybám, které se velmi často u kontrolního sledování činností v projektu vyskytují. Zejména uveďme: žádná nebo velmi malá kontrola, přílišná těsnost kontroly (mnoho kontrol, požadování velmi častých zpráv, neustálé zásahy nadřízených), nehospodárnost (náklady na kontrolu jsou vyšší než možný přínos kontroly), nepřesnost (nepřesné, nereprezentativní údaje; srovnávání nesrovnatelného), subjektivnost (nahlašování toho, co chce nadřízený slyšet, nestejný náhled, popírání negativních odchylek), samoúčelnost (kontrolní procesy nebývají využívány k odstranění negativní odchylky, ale prokazování moci nadřízených složek, apod.). Reporting Na různých školeních manažerských dovedností a také v literatuře je možné se dočíst, že jsou tři základní faktory úspěchu: komunikace, komunikace, komunikace. V projektech tento poznatek platí dvojnásob. Řízení projektu je především o toku informací, jejich vyhodnocování a rozhodování se na základě těchto informací. Informace by vždy měly být: včasné, úplné, přesné, srozumitelné, relevantní. Je potřeba vytvořit si plán komunikace, stanovit si, jak se budeme dorozumívat, komu, kdo a co bude sdělovat, jak a kdy to bude sdělovat, zajistit potřebnou techniku, stanovit kdo a jak bude informace archivovat a nakonec, jak budeme kontrolovat dodržování daného plánu. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 60
Pro manažera projektu, který chce řídit projekty úspěšně, platí zlaté pravidlo: Důvěřuj, ale prověřuj. Projektový manažer stojí uprostřed komunikačního systému projektu a je nutné, aby zajistil, že nedojde k nežádoucímu informačnímu toku. V takovém případě by se například mohlo stát, že dvě skupiny v rámci projektu se dohodnou na nějaké změně, ale zbytek účastníků projektu se to nedozví až do doby, kdy je pozdě. Příklad je uveden na obrázku: Subdodavatel 1 Subdodavatel 2 Poskytovatel služeb 2 Manažer projektu Zákazník Poskytovatel služeb 1 PROJEKT Podávání informací o stavu (průběhu) činností aneb reporting je základním zdrojem informací ve fázi realizace projektu. Reporting by měl zajistit informace typu: co bylo, co je a co bude. Již během plánování projektu by mělo být zváženo, jak často mají být informace podávány. Doporučuje se podávat informaci o stavu činnosti přibližně čtyřikrát během její realizace. Nejdříve když činnost začne, pak v první třetině plánovaného času, ve druhé třetině plánovaného času a nakonec při ukončení činnosti. Jen tak lze zajistit včasnou reakci na nepříznivý vývoj. Kariéra projektového manažera začíná u nás! 61
Milestone trend analysis (MTA) milníková metoda K velmi rozšířením způsobům vyhodnocování stavu projektu patří tzv. milníková metoda, označovaná též zkratkou MTA Milestones Trend Analysis (Analýza trendů plnění milníků). Spočívá ve stanovení většího počtu milníků projektu, které se pak postupně v průběhu projektu vyhodnocují. Tato metoda vyžaduje větší počet milníků, než je obvyklý počet. Běžně milníky umisťujeme do časové osy k termínům, kde očekáváme ukončení určité významné události z hlediska průběhu projektu (např. při softwarovém projektu: ukončení sběru požadavků uživatelů, zpracování návrhu architektury programového produktu, ukončení analýzy potřebných algoritmů, ukončení návrhu programového systému na úrovni modulů, ukončení programového návrhu a programových testů, ukončení integračních a akceptačních testů tedy 6 milníků). Při milníkové metodě by byl počet milníků asi dvojnásobný. Při milníkové metodě musíme také jako součást milníku naplánovat přípravu zprávy na kontrolní den a kontrolní den. Pro vyhodnocení stavu projektu v milníku nestačí jen konstatovat dosažené hodnoty, ale většinou se vyžaduje zpracování příslušné zprávy (používají se různé názvy Situační zpráva, Summary Report, Current Status Report, Progress Report, apod.). Ta se zpracovává na základě hlášení o průběhu činností a zprávách o případných problémech při jejich průběhu (ti, kteří zajišťují provádění činností, musí však vždy hlásit zahájení a ukončení činnosti bezprostředně). Zpráva obvykle obsahuje: Konstatování posunu projektu proti poslední kontrole stav ve srovnání s plánem Sumární přehled plnění činností Výčet hlavních problémů Návrhy na opatření a konkrétní úkoly Jiné skutečnosti, na které je potřeba upozornit s ohledem na projekt V praxi je běžné, že zpráva obsahuje i předpověď dalšího vývoje projektu spolu s výhledem na ukončení projektu. Kontrolní den vyžaduje obvykle věnovat vyhodnocení projektu opravdu celodenní poradu, takže je potřeba ho naplánovat jako každou jinou činnost projektu. To je také určitá odchylka od běžného chápání milníku, který obvykle představuje jen událost v projektu, nezatíženou spotřebou času ani náklady a nevyžadující přidělení zdrojů. Earned Value Management (EVM) - metoda řízení dosažené hodnoty http://en.wikipedia.org/wiki/earned_value_management CVIČNÝ ÚKOL Jakým způsobem jsou ve Vaší organizaci projekty sledovány? Blíží se Váš způsob některé z popsaných metod? Jaké jsou nedostatky Vašeho způsobu sledování a jaké jsou jeho přednosti? Co by bylo vhodné změnit? Kariéra projektového manažera začíná u nás! 62