Projektové řízení
5 X PRAXE: cyklus přednášek a workshopů pro studenty designu Projektové řízení Úspěšně realizovaný projekt je kvalitní design... ve stanoveném termínu, bez vícenákladů pro klienta a beze ztrát pro designéra Stáňa Nechvílová 27. 3. 2013 16.00 19.30 Fakulta umění a designu UJEP v Ústí nad Labem CZECHDESIGN/CZ Projekt realizuje PROTEBE live / partnery projektu jsou Fakulta umění a designu Univerzity J. E. Purkyně v Ústí nad Labem, CZECHDESIGN.CZ a Asociace užité grafiky a grafického designu Tento projekt je spolufinancován z Evropského sociálního fondu a státního rozpočtu ČR. www.lifenetdesigning.info facebook: life-netdesigning PROTEBE live, o. s. Hájek 27, 363 01 Ostrov kontaktní osoba: Jiří Hanek manažer projektových aktivit, T: 774 232 046, E: jiri@tebe.cz
5 Partnerství pro praxi Sítě pro informace O projektu Life-netdesigning Projekt Life-netdesigning iniciovali absolventi oboru grafický design s cílem obohatit výuku na vysokých uměleckoprůmyslových školách o praktické oblasti, které studenti využijí i po absolutoriu. Projekt také počítá se zapojením studentů do reálné praxe již v průběhu studia a šířením osvěty o oboru grafický design. Primárně se tedy tento projekt snaží dovybavit studenty potřebnými manažerskými, prezentačními a komunikačními dovednostmi, které doplní jejich kreativní vzdělání. Druhou stranu, zadavatele, chce zase seznámit s pracovními postupy grafického designu a užitečností profesionála. Oba subjekty by rád sblížil a navedl k efektivní spolupráci, ke které je důležité vzájemné pochopení, vstřícnost, respekt a partnerství ty jsou zárukou dobré spolupráce vedoucí ke kvalitnímu výsledku. Zkrátka usilujeme o zjednodušení komunikace a spolupráce designérů s jejich klienty a klientů s jejich designéry. Grafický design a vizuální komunikace jsou specializované disciplíny, které se vyučují na vysokých školách. Každoročně tyto školy opustí desítky absolventů, připravených dělat čest těmto oborům. Naším úkolem je dát o tomto kreativním potenciálu vědět podnikatelům a veřejné správě, pro které může být prostředkem k zhodnocení jejich statků v oblasti jak duševního vlastnictví, tak ekonomických hodnot. Design je důležitým stavebním prvkem konkurenceschopnosti firem. Vizuální komunikace umožňuje efektivní a kultivovaný způsob jednání s cílovými skupinami, zákazníky nebo odběrateli služeb. Jde o poměrně novou a v České republice dynamicky se rozvíjející oblast, jejíž potenciál stále ještě nebyl dostatečně zužitkován a doceněn. Proto se projekt kromě mladých designérů snaží zapojit i druhou stanu podnikatele, veřejnou správu, všechny, kteří by mohli grafický design potřebovat a využívat jeho služeb a tvůrčího přínosu. Autoři projektu se rozhodli iniciovat přednášky nejen pro studenty, ale také pro podnikatele i představitele veřejné správy a chystají se vydat i názornou příručku, ve které shrnou témata a postupy související s jednáním designérů se svými klienty a klientů se svými designéry.
6 7 Důležité pojmy Plán Ať vím, co mám dělat já, co klient, co mě všechno čeká, co musím všechno zaplatit. Zahrnuje soubor činností, které musím udělat, včetně časového plánu. Rozpočet, zdroje Ať vím, kolik mě to stojí a co všechno na zakázku/projekt potřebuji (kolegy, zařízení, peníze, kanceláře, materiál). Čas Kdy co budu dělat, za jak dlouho celou zakázku/projekt stihnu, kolik času mi zabere. Budu efektivní? Vyplatí se to? Klient Platí faktury. Pro něj projekt realizuji, nedělám projekt pro sebe. Snažím se rozumět tomu, co opravdu chce. Kontext projektu Okolí, které projekt ovlivňuje. Od legislativy, přes podmínky profesních organizací po aktuální stav ekonomiky, roční období, náladu klienta, módní trendy. Šablony Vytvořte si šablony pro realizaci vašich typických projektů. Dopředu budete vědět, co daný projekt zahrnuje, jaké potřebujete dokumenty, potvrzení, jaké musíte zjistit informace. Šablony průběžně upravujte a vylepšujte dle vašich zkušeností. Postupem času si šablon můžete vytvořit několik na více typově podobných projektů. Cíl Každý projekt by měl mít svůj přesně stanovený cíl. Pak se vám lépe bude realizovat bez zbytečného čerpání sil. Pokud znáte cíl, lépe vyberete cestu, jak se k němu dostat. Toto znáte?: Alenka přichází na křižovatku dvou cest, z nichž každá vede dál, ale opačným směrem. Do cesty se jí postaví kočka Šklíba a Alenka se jí ptá: Kterou cestou se mám vydat? Kočka odpovídá: To záleží na tom, kam chceš jít. Pokud nevíš, kam chceš jít, tak nezáleží na tom, kterou cestou se dáš. Učení, poznámky Zjednodušujte si práci. Učte se od ostatních. Nechávejte se inspirovat. Zaměřte se na tu práci, která vás baví. Aktivita, lenost Je k tomu potřeba komentář?:-) Kontrola, Milník Milníky jsou významné body v projektu, které projekt oddělují do významných celků. Např. schválení briefu, schválení návrhu atp. Slouží pro kontrolu. Zpětná vazba, formuláře Ponaučte se z vlastních i cizích chyb. Snažte se, ať je každá vaše chyba originál. Sledujte, jak dlouho vám která činnost trvá a co vám zabere nejvíce času, zeptejte se klientů i kamarádů, co by vám poradili vylepšit, všímejte si práce kolegů, vytvářejte si manuály, checklisty, formuláře, šablony tím budete snáze předcházet chybám.
8 9 FAQ designéra (nejčastěji kladené otázky) Jaký je rozdíl mezi projektem, projektem a projektem? Projekt obecně je soubor činností s jasným cílem, který je omezen časem, financemi a dalšími zdroji. Jako projekt je možné chápat jakýkoli plán činností. Je to řízený proces změny. Pozor, pro naši potřebu nyní nemáme na mysli tyto projekty : a) projekt jako plán realizace stavby, technický výkres, architektonická dokumentace, b) projekt jako žádost o dotaci projektem se nazývá například sepsání žádosti o dotaci ( připravuji projekt, dělám projekt ) i následná realizace. Jsem designér, ne projektový manažer! Proč by měl designér vědět něco o projektovém řízení? Protože se nemusíte při vydělávání peněz úplně upracovat. Protože je dobré se neustále vzdělávat. Protože je vždy dobré zjistit pár tipů a triků, jak si usnadnit práci. Každý je tak trochu projektovým manažerem i na náš život by sedělo přirovnání k projektu. A manažer? Ten koordinuje činnosti tak, aby dosáhl cíle bez zbytečných ztrát. Co to znamená myslím projektově, mám projektový přístup? Obecně by to mohlo znamenat, že ten, kdo myslí projektově, při realizaci projektů přemýšlí a snaží se dosáhnout cíle projektu bez zbytečného čerpání energie (rozpočtu, času, míry stresu ). Umí si práci rozplánovat, dobře koordinuje jednotlivé činnosti a neopakuje chyby (jak své, tak ostatních). U každého to ale může znamenat něco jiného. Pod pojmy projekt nebo projektové řízení má každý skrytou svou představu, své projekty a své projektové řízení. Proč se stalo projektové řízení populární? Nevím :-) Jen se tak pojmenoval přístup k řešení zakázek (projektů), který by se jinak dal nazvat selským rozumem. Takto je z racionálního přístupu k řešení projektů ucelená nauka, kterou můžete vyučovat, certifikovat, vyžadovat v zaměstnání Jaký je rozdíl mezi projektem a procesem? Projekt je jednorázová akce, soubor činností např. organizace festivalu, realizace zakázky. Pokud organizujeme ten samý festival příští rok znovu, už nikdy není stejný, protože se změnila řada okolností, které projekt ovlivňují a nejdou použít úplně stejné, již popsané, postupy. Procesem rozumíme danou posloupnost kroků, které je potřeba provést k realizaci cíle (např. vytvoření výrobku, zpracování přihlášky na vysokou školu), a tuto posloupnost opakujeme vždy shodně (např. při výrobě 2. kusu výrobku, zpracování 2. přihlášky). Proces je opakující se činnost. Co znamená zprocesovat něco? Nejčastěji to znamená zautomatizovat (sjednotit, definovat postup) nějakou činnost, která vždy probíhá shodně např. soubor činností, které je ve firmě potřeba provést, když přijme nového pracovníka, nebo při přijímání přihlášek do soutěže apod. Proč to dělat? Šetří to čas a energii a omezuje možnost chyb. Také to umožňuje přenositelnost činností a zjednodušuje delegování úkolů. Co je to vlastně řízení? Řízení je usměrňování činností tak, aby bylo dosaženo cíle. Oddělují se pojmy řízení a management, ten je považován za měkčí přístup, týkající se spíše práce s lidmi. Řízení je více technické. Nicméně oba pojmy vyjadřují téměř to samé. Malá pomůcka: Zařízení lze řídit. Lidé musí být vedeni. Ross Perot, americký podnikatel, zakladatel EDS, kandidát na prezidenta USA 1992 Jaká vstupní data potřebuji, aby bylo možné dobře postavit projekt? Jak a podle čeho co nejlépe odhadnout rozsah práce, a tedy i rozpočet? Nutné je znát celkový rozsah prací s důrazem na činnosti, které jsou náročné, a na detaily (často je pro klienta detail něco, co je pro vás několik hodin práce navíc), které mohou znamenat výrazné prodloužení nebo zdražení projektu. Odhady se nejlépe dělají dle zkušeností s obdobnými projekty pak lépe odhadnete klienty i sebe a kolegy. Je potřeba vědět, jak dlouho vám může která činnost trvat. Proto je třeba to začít sledovat. U pár prvních projektů si klidně zapisujte, kolik hodin strávíte jakou činností. Ze začátku vám hodně práce zabere obecná administrativa, později si na toto zavedete svůj systém ( zprocesujete to ) a dost času ušetříte. Když svou práci sledujete, ze závěrů se můžete poučit při plánování dalšího obdobného projektu. Díky tomu se vám také zpřesní odhad.
10 11 Je dobré do projektů doplňovat rezervy, ale v rozumné míře! Čím přesněji si specifikujete požadavky a povinnosti obou stran, tím lépe se vám bude plán připravovat. Může být projektové řízení mojí oporou při jednání s klientem? Pokud ano, v čem? Jsou nějaké údaje, výstupy, informace, díky nimž je snazší při jednání s klientem argumentovat náklady, časový rozsah apod.? Spíše ne. Je to pomůcka hlavně pro vás. Každý si pod projektovým řízením představuje něco jiného, někdo to vůbec nezná. Můžete klienta nechtěně urazit (dáte mu najevo, že on něco tak samozřejmého nezná) nebo zbytečně stočíte diskuzi k teorii projektového řízení místo řešení toho podstatného což je obsah zakázky. Pro vás je nejdůležitější od klienta zjistit zadání, schvalovat výstupy, podepsat smlouvu, zaplatit fakturu, dát reference. Na to se soustřeďte. Dá se ale říci, že pokud vaše jednání s klientem jeví známky řízení a kontroly, je to pro něj známka vaší profesionality. Klíčová slova projekt řízení projektů management zainteresované strany úspěšnost projektu činnost návaznost činností PS: Připadá mi lepší a srozumitelnější používat termín řízení projektů než projektové řízení. I správný překlad z angličtiny by tomu odpovídal. (SN)
12 13 Důležité odkazy Literatura: Začněte u sebe: L. Babauta Zen to done Řešte to podstatné: E. Goldratt Kritický řetěz, Cíl Pomůcky (softwarové nástroje): Excel Google documents Evernote Basecamp Easy Project Buďte trochu pankáči: J. Fried, D. Heinemeier Restart Inspirujte se v přírodě a u odborníků s přesahem: J. Plamínek Synergický management (teorie vitality) Dalajlama, L. Muyzenberg Cesta pravého vůdce F. Assländer, A. Grün Řízení jako duchovní úkol Kdybyste chtěli opravdovou teorii: Doležal & spol. Projektové řízení podle IPMA Jednodušší teorie: Bendová, Štefánek & spol. Projektové řízení pro začátečníky Stravitelnější teorie staršího data: M. Rosenau Řízení projektů
14 Ing. Stáňa Nechvílová Je spoluautorkou několika knih o projektovém řízení. Projektové řízení učí i své studenty. Pracuje ve společnosti EasySoftware, která je předním českým dodavatelem webových aplikací a e-commerce řešení a vývojářem i implementátorem systému na řízení projektů Easy Project.