Využití aplikace Adobe Acrobat X k vylepšení spolupráce se službou Microsoft SharePoint a systémem Microsoft Office Zrychlete cyklus revize projektů díky integraci pracovních postupů, jež využívají soubory PDF, do platforem SharePoint a Office Obsah 1: Shrnutí 1: Výzvy v oblasti spolupráce 2: Zrychlení pracovních postupů při revizích 3: Řešení Adobe Acrobat X 6: Shrnutí 7: Další informace Tento dokument nabízí přehled přístupů, které zlepšují týmovou spolupráci a zkracují cyklus revize projektů díky využívání softwaru Adobe Acrobat X společně se službou Microsoft SharePoint a systémem Microsoft Office. Aplikace Acrobat X podporuje verze SharePoint 2007, SharePoint 2010, Office 2003, Office 2007 a Office 2010. Zjistěte, jak nová podpora služby SharePoint vestavěná v aplikaci Acrobat X zajišťuje novou úroveň spolupráce v týmech. Shrnutí Týmy na dnešních vysoce konkurenčních a globálních trzích při své práci často překračují hranice organizací i států. Odevzdání projektu vyžaduje vstupy a schválení z několika zdrojů, ve více formátech a v rozptýlených lokalitách. Elektronická spolupráce umožňuje pracovníkům na různých místech okamžitý přístup k projektovým materiálům, urychluje přijímání rozhodnutí i schvalovací cykly. Zkracuje tak dobu potřebnou ke zpracování projektu a zvyšuje týmovou efektivitu. S cílem využít výhody digitální spolupráce naplno implementovala mnohá oddělení IT vedle systému Office službu SharePoint. Díky tomu mohou projektové týmy složené ze zaměstnanců, zákazníků, partnerů a dodavatelů spolupracovat na dokumentech. Možnost efektivně spolupracovat na dokumentech v dalších standardních formátech, jako je například PDF, však byla omezena. Formát PDF představuje osvědčený standard bezpečné výměny dokumentů. Dokumenty ve formátu PDF mohou zahrnovat širokou škálu typů obsahu, zobrazují se s vysokou věrností a díky rozšířenému bezplatnému prohlížeči Adobe Reader jsou přístupné každému. Po uvedení aplikace Acrobat X mohou projektové týmy nově na dokumentech PDF na webech služby SharePoint spolupracovat stejně snadno jako na dokumentech aplikací Office. Spojení aplikace Acrobat X se službou SharePoint a systémem Office nabízí řešení, jak zlepšit spolupráci na dokumentech na podnikové úrovni. Výzvy v oblasti spolupráce Podle nedávné studie společnosti Forrester Consulting Building the Future of Collaboration (Tvorba budoucnosti založené na spolupráci) * více než dvě třetiny znalostních pracovníků ve Spojených státech a v Evropě uvádějí, že pravidelně spolupracují s lidmi z jiných časových pásem či lokalit. I když upřednostňují osobní nebo telefonický kontakt, vzhledem k problémům s časovým rozvrhem často využívají e-mail. Využití e-mailu jako nástroje pro spolupráci však přináší řadu potíží: Formát souborů Předávání dokumentů v podobě příloh v e-mailech vyžaduje, aby všichni příjemci byli schopni ve svých operačních systémech otevřít různé formáty souborů, upravovat je a vkládat do nich komentáře. Nasazení Zásadním faktorem se stává průběžná podpora klientských počítačů a údržba různých aplikací, včetně podpory externích uživatelů. Je třeba spravovat přístup k různým systémům pro správu obsahu ve firmách. Velikost e-mailových příloh je navíc obvykle omezena, protože kopírování objemných souborů rychle spotřebovává prostor dostupný na poštovním serveru. Zabezpečení E-mail není bezpečný, zejména v případě, že se soubor předává mimo prostor chráněný bránou firewall. Podle citlivosti obsahu může být nutné řešit šifrování. * Building the Future of Collaboration (Tvorba budoucnosti založené na spolupráci), Forrester Consulting. Červen 2009, www.futureofcollaboration.com
Sledování připomínek Je třeba ručně sledovat, spravovat a agregovat více zdrojů komentářů. Při spolupráci prostřednictvím e-mailu navíc není k dispozici způsob řízení verzí. Zrychlení pracovních postupů při revizích Aplikace Acrobat X rozšiřuje možnosti spolupráce systému Office a služby SharePoint tím, že poskytuje osvědčený souborový formát, který lze vygenerovat z většiny klientských aplikací a zobrazit a komentovat v aplikaci Acrobat či bezplatném prohlížeči Adobe Reader. Úzká integrace se službou SharePoint Aplikace Acrobat X nabízí řadu nových funkcí, které dobře zapadají do pracovních postupů revizí a značek ve službě SharePoint. Soubory PDF v knihovnách dokumentů služby SharePoint jsou nyní dostupné přímo z aplikace Acrobat prostřednictvím dialogových oken Otevřít a Uložit, obdobně jako soubory v místním počítači. Když uživatel otevírá dokument PDF v knihovně dokumentů služby SharePoint, může si jej rezervovat a pak se vrátit se změnami do služby SharePoint přímo z aplikace Acrobat, právě tak jako u dokumentů systému Office. Vedle funkcí rezervace a vrácení se změnami umožňuje aplikace Acrobat uživatelům přidávat a upravovat verzi knihovny dokumentů služby SharePoint a informace metadat. Obrázek 1. Ve verzi Acrobat X jsou soubory PDF v knihovnách dokumentů služby SharePoint dostupné přímo z aplikace Acrobat. Pohodlný přístup jedním kliknutím ze systému Office Aplikace Acrobat X se bezproblémově integruje s aplikacemi systému Office díky vestavěným doplňkům PDFMaker. Jediným kliknutím tak uživatelé mohou pohotově generovat vysoce kvalitní soubory PDF odpovídající standardům, včetně odkazů pro navigaci, a spustit pracovní postup revize v aplikaci Acrobat, aniž by přitom ukončili práci v aplikaci Office. Doplněk PDFMaker pro aplikaci Microsoft Word například uživatelům umožňuje provádět následující funkce související s digitální spoluprací: Vytvoření souboru PDF z dokumentu aplikace Word tak, aby odpovídal nastavením zabezpečení, optimalizace, označení pro usnadnění přístupu nebo standardům jako je PDF/A pro archivaci či PDF/X pro předtiskovou přípravu. Tyto předvolby může nastavit uživatel nebo mohou být předkonfigurovány oddělením IT tak, aby bylo zajištěno dodržení zásad stanovených v oblasti IT. Vytvoření dokumentu PDF a jeho připojení do přílohy e-mailu. Vytvoření dokumentu PDF a jeho odeslání k revizi. Import komentářů ze souboru PDF zpět do zdrojového dokumentu aplikace Word. Není tedy nutné přepisovat úpravy v textu do dokumentu aplikace Word. Obrázek 2. Doplněk Acrobat PDFMaker pro aplikace systému Office dovoluje uživatelům jediným kliknutím zahájit sdílenou revizi. 2
Snadná a rychlá správa připomínek Aplikace Acrobat X vylepšuje týmovou spolupráci a urychluje elektronické revize díky tomu, že uživatelům umožňuje: Zahájit sdílené revize a shromažďovat komentáře pomocí serveru služby SharePoint. Rozesílat pozvánky k revizi vygenerovaných souborů PDF, které automaticky nabízejí odkaz na daný dokument. Automaticky přijímat a slučovat komentáře recenzentů vše v jednom dokumentu. Umožnit recenzentům zobrazit a navzájem doplňovat své komentáře. Nastavit termín zpracování revizí. Zjistit, kdo odpověděl, a odeslat připomenutí těm, kdo tak dosud neučinili. Řešení Adobe Acrobat X Aplikace Acrobat X rozšiřuje přístup k digitální spolupráci na podnikové úrovni. Doplňuje platformy SharePoint a Office a vytváří s nimi integrované a efektivní řešení pro digitální spolupráci. U pracovního postupu na nejvyšší úrovni existují dva hlavní procesy. Nejprve vlastník dokumentu vytvoří soubor PDF a připraví ho k revizi. Poté vlastník shromažďuje a uspořádává komentáře od recenzentů. Dále uvádíme podrobný popis těchto procesů. Zahájení sdílené revize V rámci přípravy sdílené revize se z aplikace Office vytvoří dokument PDF, který se načte na server služby SharePoint, a recenzenti obdrží pozvánky k jeho okomentování. 1. Uživatel získá nebo si vytvoří zdrojový soubor. Tento příklad ukazuje dokument s marketingovými požadavky vytvořený v aplikaci Word. 2. Uživatel klikne na tlačítko Vytvořit a odeslat k revizi na panelu nástrojů Acrobat X PDFMaker v aplikaci Word. Proběhnou následující akce: Dokument aplikace Word bude převeden do formátu PDF. Soubor PDF se přímo z aplikace Acrobat X nahraje do knihovny dokumentů služby SharePoint. Obrázek 3. Aplikace Acrobat nabízí plně integrované funkce sdílených revizí pro službu SharePoint. Uživatel je vyzván, aby připravil pro recenzenty e-mailové upozornění s odkazem na dokument. 3
Obrázek 4. Aplikace Acrobat provede uživatele postupem nastavení sdílené revize, které je díky tomu velmi snadné. Správa připomínek recenzentů Další kroky se týkají revize dokumentu. 1. Recenzenti vloží do dokumentu PDF značky a komentáře použijí k tomu aplikaci Acrobat nebo bezplatný prohlížeč Adobe Reader (pro sdílené revize ve službě SharePoint je nutná verze 8 nebo novější). 2. Recenzenti publikují své komentáře dokumentu. Komentáře se automaticky shromáždí a uloží v knihovně dokumentů ve službě SharePoint. 3. Recenzenti mohou zobrazit komentáře odeslané ostatními a reagovat na ně. To omezí nadbytečnou práci a zkrátí čas potřebný k revizi. Obrázek 5. Připomínky od všech recenzentů se zahrnou do dokumentu a lze je snadno zobrazit v podokně Komentáře. 4
Obrázek 6. Nástroj Sledování v aplikaci Acrobat zobrazí stav revize a dále informaci o tom, kteří recenzenti odpověděli a kteří nikoli. 4. Díky nástroji Sledování v aplikaci Acrobat má uživatel, který revizi zahájil, možnost: Odeslat recenzentům zprávu e-mailem. Přidat k aktuální sdílené revizi další recenzenty. Zahájit novou revizi se stejnými recenzenty, ať už u nového souboru, nebo u nové verze stávajícího souboru. Změnit termín zpracování revizí. Otevřít soubor PDF se sdílenou revizí a zobrazit poslední komentáře. Ukončit revizi, takže recenzenti již nebudou moci odesílat komentáře. 5. Jakmile období revize skončí, její iniciátor může využít doplněk PDFMaker v aplikaci Word a importovat všechny nebo některé komentáře z revidovaného dokumentu PDF. 6. Dokument PDF obsahující komentáře jednotlivých recenzentů opatřené časovým razítkem lze uchovat pro účely archivace nebo zajištění shody s předpisy. 7. Konečnou verzi dokumentu v aplikaci Word lze poté převést do souboru PDF a nastavit ochranu heslem, která zabrání dalším úpravám. Pokud je nutné připojit doprovodné dokumenty se souvisejícím obsahem, může uživatel před rozesláním informací schvalovatelům či dalším zainteresovaným osobám tyto soubory sloučit do portfolia PDF. 8. Konečnou verzi dokumentu PDF nebo portfolia PDF lze rovněž archivovat ve službě SharePoint pro budoucí využití. Chcete-li umožnit vyhledávání v textu souborů PDF uložených ve službě SharePoint, může správce služby SharePoint nainstalovat bezplatný nástroj Adobe PDF ifilter, který lze stáhnout z webu www.adobe.com/support/downloads/product.jsp?product=1&platform=windows. 5
Obrázek 7. Díky portfoliu PDF příjemci lépe pochopí kontext a mohou snáze procházet několika souvisejícími dokumenty. Shrnutí Aplikace Acrobat X doplňuje architekturu služby SharePoint a systému Office a umožňuje tak organizacím rychle a efektivně implementovat flexibilní a lépe zabezpečené řešení digitální spolupráce. 1. Formát souborů Aplikace Acrobat nabízí nejspolehlivější způsob, jak vytvářet soubory PDF v široké škále aplikací. PDF představuje univerzální formát, který umožňuje zobrazení digitálního obsahu prakticky všem uživatelům, a to přesně podle záměru autora, bez ohledu na použitou softwarovou či hardwarovou platformu. V aplikaci Acrobat mohou uživatelé do souborů PDF vkládat rovněž zvukové soubory, video kompatibilní s přehrávačem Adobe Flash Player a interaktivní média, jež mohou online nebo offline zobrazit všichni uživatelé aplikace Acrobat nebo bezplatného prohlížeče Adobe Reader. 2. Nasazení Postup sdílené revize v aplikaci Acrobat snižuje nároky na podporu stolních počítačů v rámci firmy i mimo ni a také na údržbu několika aplikací. Šířka pásma a úložný prostor na poštovním serveru jsou optimalizovány, protože proces sdílené revize odkazuje na dokumenty uložené ve službě SharePoint. 3. Zabezpečení Služba SharePoint zajišťuje zabezpečení přístupu k dokumentům, aplikace Acrobat pak pomáhá dále ochránit soubory poté, co opustí úložiště serveru SharePoint. Díky ochraně heslem a výkonné 256bitové šifrovací technologii AES pomáhá aplikace Acrobat řídit přístup a předcházet neoprávněným úpravám, tisku nebo kopírování obsahu. Aplikace Acrobat X navíc obsahuje vylepšené nástroje pro ozdravení a redigování, které pomáhají z dokumentů před dalším sdílením odebrat citlivé informace, včetně skrytých metadat, anotací, příloh, formulářových polí, vrstev a záložek. 4. Sledování zpětné vazby Aplikace Acrobat X poskytuje iniciátorovi revize možnost sledovat reakce jednotlivých recenzentů a udržovat o nich záznamy. To zajišťuje auditní záznam pro případ vzniku pochybností o obsahu konečné verze dokumentu. Během revize lze jednotlivým komentářům přiřadit stav, který recenzentům poskytuje zpětnou vazbu v reálném čase. Aplikace Acrobat X v kombinaci se službou SharePoint a systémem Office představuje efektivní a lépe zabezpečené řešení digitální spolupráce se snadným nasazením, včetně převodu dokumentů, upozornění pro recenzenty, sledování reakcí, agregování komentářů a možností archivace. 6
Další informace naleznete na adrese www.adobe.com/go/acrobat_cz Adobe Systems s.r.o. Radlická 714/113a 158 00 Praha 5 Česká republika www.adobe.com, www.adobe.cz Adobe, the Adobe logo, and Acrobat are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners. 2011 Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in Czech Republic. 91048768 03/11 7