Manažerská informatika Efektivní komunikace a prezentace

VŠE v Praze Manažerská informatika Efektivní komunikace a prezentace Tomáš Kubálek 2017

Obsah 3 Obsah Obsah... 3 Úvod... 10 1 Office 365, OneDrive pro firmy... 11 1.1 Office 365... 11 1.1.1 K čemu slouží Microsoft Office 365... 11 1.1.2 Přehled aplikací Office 365... 13 1.1.3 Portál Office 365... 13 1.1.4 Globální adresář... 15 1.1.5 Profil v Office 365... 16 1.1.6 Instalace desktopových aplikací Office Pro Plus... 17 1.1.7 Office 365 a InSIS... 18 1.2 OneDrive pro firmy... 19 1.2.1 Koncepce OneDrive pro firmy... 19 1.2.2 Word Online... 22 1.2.3 Excel Online... 25 1.2.4 PowerPoint Online... 26 1.2.5 OneNote Online... 26 1.2.6 Forms... 27 1.2.7 Visio Online... 31 1.2.8 Odkazy... 32 1.2.9 Nahrání dokumentů a složek... 32 1.2.10 Náhledy... 33 1.2.11 Sdílení... 33 1.2.12 Synchronizace... 35 2 OneNote... 37 2.1 K čemu slouží aplikace OneNote... 37 2.2 Struktura informací ve OneNote... 38 2.3 Stránka události... 39 2.4 Objekty stránky... 40 2.5 Sdílení poznámkových bloků... 41 2.6 Další stránky... 42 2.7 Desktopová aplikace... 44 2.8 Class Notebook, Staff Notebook... 44 2.9 Office Lens... 45

Obsah 4 3 Access... 47 3.1 Tabulky... 47 3.2 Relace... 49 3.2.1 Relace v dotazu... 49 3.2.2 Relace v databázi... 50 3.3 Dotazy... 53 3.3.1 Výběrové dotazy z jedné tabulky... 54 3.3.2 Výběrové dotazy z více tabulek... 57 3.3.3 Souhrnné dotazy... 58 3.3.4 Křížový dotaz... 59 3.4 Formuláře... 60 3.4.1 Samostatný formulář... 60 3.4.2 Nekonečný formulář... 61 3.4.3 Podformulář... 61 3.5 Sestavy... 62 3.5.1 Jednoduchá sestava... 62 3.5.2 Sestava s podsestavou... 64 3.6 Výchozí formulář... 65 4 PowerPoint, Sway... 67 4.1 PowerPoint... 67 4.1.1 K čemu slouží aplikace PowerPoint... 67 4.1.2 Objekty prezentace... 67 4.1.3 Seznam, odkaz... 69 4.1.4 Obrázek SmartArt... 70 4.1.5 Tabulka... 71 4.1.6 Video, obrázek, obrazec... 72 4.1.7 Motiv, design... 73 4.1.8 Promítání... 73 4.1.9 Animace... 74 4.1.10 Přechody... 74 4.1.11 Poznámky... 74 4.1.12 Sdílení, komentáře... 74 4.1.13 Tisk... 75 4.1.14 Desktopová aplikace... 76 4.2 Sway... 77 4.2.1 Poprvé v aplikaci Sway... 77 4.2.2 Nadpis... 77

Obsah 5 4.2.3 Text... 78 4.2.4 Obrázek... 79 4.2.5 Video... 79 4.2.6 Zvuk... 80 4.2.7 Kód pro vložení... 80 4.2.8 Pozadí... 80 4.2.9 Návrh... 81 4.2.10 Rozložení... 81 4.2.11 Prohlížení... 82 4.2.12 Sdílení... 82 4.2.13 Další možnosti v aplikaci Sway... 82 5 SharePoint... 83 5.1 Kolekce webů... 83 5.2 Založení webu... 84 5.2.1 Vytvoření webu... 84 5.2.2 Ikona webu... 85 5.3 Knihovny... 86 5.3.1 Knihovna dokumentů Dokumenty... 86 5.3.2 Knihovna obrázků Dlaždice... 87 5.4 Seznamy... 87 5.4.1 Úkoly... 87 5.4.2 Kalendář... 88 5.4.3 Oznámení... 89 5.4.4 Propagované odkazy (rozcestník)... 90 5.5 Webová stránka... 91 5.6 Nastavení webu... 95 5.6.1 Navigace... 95 5.6.2 Skupiny a oprávnění... 96 5.6.3 Vzhled webu... 96 5.7 Sledování obsahu... 97 5.7.1 Upozorňování... 97 5.7.2 Sledování webů... 98 6 Power BI... 99 6.1 K čemu slouží Power BI... 99 6.2 Ukázky... 100 6.2.1 Uchazeči o studium na FMV... 100 6.2.2 Zahraniční cesty FMV... 101

Obsah 6 6.2.3 Partnerské školy VŠE... 102 6.2.4 Sportovní aktivity... 102 6.2.5 Vícedruhové záznamy... 103 6.2.6 Analýza průzkumu... 105 6.2.7 Google Analytics... 105 6.3 Nastavení služby Power BI... 106 6.4 Data... 107 6.4.1 Zdroje dat... 107 6.4.2 Datový model... 108 6.4.3 Získání dat... 109 6.5 Sestavy... 109 6.6 Řídící panely... 115 6.7 Aktualizace zdrojů... 116 6.8 Streamovaná data... 117 7 Skype pro firmy... 119 7.1 K čemu slouží aplikace Skype pro firmy... 119 7.2 Instalace aplikace Skype pro firmy... 120 7.3 Nastavení aplikace Skype pro firmy... 121 7.4 Způsoby a formy komunikace... 127 7.5 Rychlé (textové) zprávy chat... 127 7.6 Hlasové volání... 129 7.7 Audiovizuální volání... 130 7.8 Souběžné konverzace... 131 7.9 Běžná schůzka... 132 7.10 Schůzka plánovaná v Outlooku... 134 7.11 Schůzka plánovaná ve webovém plánovači... 136 7.12 Web App Skype... 138 7.13 Obsah prezentace na schůzce... 139 7.13.1 Prezentace PowerPointu... 139 7.13.2 Otázky a odpovědi... 140 7.13.3 Tabule... 141 7.13.4 Hlasování... 142 7.13.5 Sdílení programu a plochy... 143 7.13.6 Správa obsahu... 143 7.14 Záznamy schůzky... 143 7.15 Historie konverzací... 144 7.16 Skype pro firmy na mobilním telefonu... 144

Obsah 7 7.17 Zařízení pro schůzky... 145 8 Outlook... 147 8.1 Seznámení s aplikací Outlook... 147 8.1.1 K čemu slouží Outlook... 147 8.1.2 Nastavení Outlooku... 147 8.2 Pošta... 148 8.2.1 Odesílání zprávy... 148 8.2.2 Přijetí zprávy a reakci na ni... 150 8.2.3 Připojené soubory... 155 8.2.4 Složky... 157 8.2.5 Zpracování pošty... 158 8.2.6 Hledání zprávy... 160 8.2.7 Oznámení o nepřítomnosti... 160 8.2.8 Sdílené schránky... 161 8.3 Kalendář... 161 8.3.1 Koncepce kalendářů... 161 8.3.2 Událost... 163 8.3.3 Opakovaná událost... 164 8.3.4 Schůzka... 165 8.3.5 Sekundární kalendáře... 167 8.3.6 Sdílení kalendáře... 167 8.3.7 Microsoft Bookings... 169 8.4 Lidé... 171 8.5 Úkoly... 172 9 Planner, Groups, Project, Staffhub... 173 9.1 Planner... 173 9.1.1 Založení plánu... 173 9.1.2 Úkoly... 173 9.1.3 Zobrazení plánu... 176 9.2 Skupiny Office 365... 177 9.2.1 Ovládání a nastavení skupiny... 177 9.2.2 Konverzace... 179 9.2.3 Soubory... 180 9.2.4 Kalendář... 180 9.2.5 Web... 181 9.2.6 Konektory... 182 9.3 Project... 182

Obsah 8 9.4 StaffHub... 185 10 Visio, Publisher... 189 10.1 Tvorba výkresu... 189 10.2 Formátování výkresu... 192 10.3 Vizualizace dat... 193 10.4 Kontingenční diagram... 197 10.5 Organizační diagram... 199 10.6 Publisher... 200 11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio... 205 11.1 Dynamics 365... 205 11.1.1 Zkušební tenant... 205 11.1.2 První spuštění Dynamics 365 a nastavení... 206 11.1.3 Prodeje (Sales)... 210 11.1.4 Další aplikace Dynamics 365... 212 11.2 Zoner Photo Studio... 217 11.2.1 K čemu slouží Zoner Photo Studio... 217 11.2.2 Základy ovládání... 217 11.2.3 Metadata... 218 11.2.4 Prohlížení fotografií... 219 11.2.5 Zdroje fotografií pro Zoner Photo Studio... 220 11.2.6 Třídění a přejmenování fotografií... 220 11.2.7 Zoner Photo Studio a mapy... 221 11.2.8 Zonerama... 224 12 G Suite... 227 12.1 Cloudové služby Googlu... 227 12.2 Kalendář (Calendar)... 228 12.3 Disk (Drive)... 229 12.4 Kancelářské aplikace... 229 12.4.1 Dokumenty (Documents)... 229 12.4.2 Tabulky (Sheets)... 230 12.4.3 Prezentace (Slides)... 230 12.5 Formuláře (Forms)... 231 12.6 Fotky... 232 12.7 Mapy (Maps)... 234 12.8 Weby (Sites)... 239 12.8.1 Domovská stránka a struktura webu... 239 12.8.2 Dokumenty Google... 240

Obsah 9 12.8.3 Obrázky... 240 12.8.4 Vložený obsah Google... 240 12.8.5 Publikace a sdílení... 241 12.9 Office 365 a G Suite... 241 12.9.1 Office 365 vs. G Suite... 241 12.9.2 Kalendáře... 242 12.9.3 Teams... 242 12.9.4 Více účtů v prohlížeči Google Chrome... 242 13 Informační zdroje a služby knihovny... 243 13.1 Knihovna... 243 13.2 On-line informační zdroje na VŠE... 246 13.2.1 ProQuest Central... 246 13.2.2 ANOPRESS IT... 248 13.2.3 ASPI... 249 13.3 Seznam použitých zdrojů a citace... 251 13.4 Citační manažer Zotero... 253 13.4.1 Instalace... 253 13.4.2 Zdroje... 254 13.4.3 Citování... 258 13.4.4 Doplněk ZotFile... 260 14 Příloha: Příklady k procvičení... 261 14.1 Office 365, OneDrive pro firmy... 261 14.2 OneNote... 261 14.3 Access... 262 14.4 PowerPoint, Sway... 262 14.5 SharePoint... 263 14.6 Power BI... 264 14.7 Skype pro firmy... 265 14.8 Outlook... 265 14.9 Planner, Groups, Project, Staffhub... 266 14.10 Visio 266 14.11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio... 267 14.12 G Suite... 267 14.13 Knihovna... 268 Rejstřík... 269

Obsah 10 Cílová skupina učebního textu Účel předmětu Cvičení Přednášky 13 kapitol = 13 přednášek Firma Encián Elektronická verze textu a demonstrační soubory Volitelné předměty Záznamy výuky Další učební text Připomínky Úvod Učební text je připraven pro předmět 22F200 Manažerská informatika efektivní komunikace a prezentace, který je povinný pro všechny obory Fakulty mezinárodních vztahů VŠE v Praze na bakalářském studium. Předmět má rozsah 2 hodiny přednášek a 2 hodiny cvičení v semestru o rozsahu 13 týdnů. Účelem předmětu je: poskytnout studentovi nástroje pro zpracování seminárních prací a prezentací v předmětech vyučovaných na VŠE, připravit studenta na využití informačních technologií v budoucím zaměstnání, seznámit studenta s funkcionalitami dostupných kancelářských aplikací. Na cvičeních jsou podrobně probírány: tabulkový program Microsoft Excel (s důrazem na kontingenční tabulky a grafy) a textový procesor Microsoft Word (s důrazem na šablony a styly). Na přednáškách je demonstrována řada aplikacích dostupných v kancelářském balíku Microsoft Office Pro Plus a v Office 365, které jsou pro studenty bezplatně k dispozici. Výklad je doplněn dalšími aplikacemi, které nejsou přímo dostupné ve školním plánu Office 365: Microsoft Dynamics 365, Zoner Photo Studio, Zotero a další. V jedné z kapitol je pro porovnání s Office 365 vyložen obdobný systém G Suite firmy Google. Tento učební text pokrývá výklad na přednáškách. Je uspořádán do 13 kapitol dle výkladu na 13 přednáškách. Ke každé přednášce jsou v kap. 14 uvedeny příklady k procvičení. Jejich vypracování je pro studenty povinné. Výsledný soubor či odkaz na řešení ukládají do odevzdávárny předmětu v Integrovaném studijním informačním systému (InSIS). Obdobně je povinné vypracování příkladů k procvičení z cvičení předmětu. Výklad je veden na příkladu firmy Encián. Fiktivní firma Encián vyvíjí a distribuuje programy zaměřené na podnikové finance zejména pro malé a střední podniky. Jedná se o 6 programů (Bonita, Finanční analýza, Investice, Kauzální analýza, Podnikatel, SAFI). V roce 2025 vytvořila nové verze programů. Firma Encián má 20 zaměstnanců. Ve školním tenantu Office 365 jsou pro účely výuky připraveny pro výklad fiktivní účty vybraných zaměstnanců firmy: Petr Novák ředitel firmy (novak.petr.encian@vse.onmicorosft.com), Marie Sladká asistentka ředitele (sladka.marie.encian@vse.onmicrosoft.com), Eva Kolínská vedoucí oddělení programování (kolinska.eva.encian@vse.onmicrosfot.com). Firma Encián má 6 oddělení. Na základě 101 faktur prodala v prvním pololetí roku 2025 své produkty 69 odběratelům. Elektronická verze učebního textu (včetně možnosti tisku) je na webu Manažerské informatiky (http://min.vse.cz, předmět 22F200, Ke stažení, Efektivní komunikace a prezentace, Učební text k přednáškám). Obsah je ve formě odkazů, které usnadňují skok na začátek kapitoly. Na webu Manažerské informatiky jsou také demonstrační soubory k jednotlivým kapitolám, jejichž názvy jsou uvedeny v margináliích textu se symbolem. Pro zájemce o podrobnější studium jsou učeny volitelné předměty: 2OP482 Manažerská informatika 2 (Project, Visio), 2OP483 Manažerská informatika 3 (Access), 2OP484 Manažerská informatika 4 (Office 365, zejména SharePoint, Dynamics 365). Výuka povinného i volitelných předmětů je zaznamenávána a je dostupná v oline verzi i ve verzi ke stažení na webu http://mediasite.vse.cz. Pro přihlášení se používá uživatelský účet (bez koncovky @vse.cz) a heslo z InSIS. Zájemci o podrobnější (i individuální) studium je k dispozici 10 učebních textů, kterou jsou ke stažení na webu Manažerské informatiky: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Project, Visio, Access, SharePoint, Outlook, Dynamics 365. Za případné připomínky, které slouží k další úpravě učebních textů, jsou autoři vděční např. na adrese kubalek@vse.cz.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 11 1 Office 365, OneDrive pro firmy 1.1 Office 365 Office 365 Cloud Výhody cloudu Datová centra Microsoftu Formy aplikací 1.1.1 K čemu slouží Microsoft Office 365 Office 365 nabízí: nástroje pro týmovou spolupráci: osobní informace: pošta, kalendář, úkoly, úložiště dokumentů, komunikace: chat, hlas, video, sdílený obsah kancelářské nástroje: převážně text: editace textu, prezentace, poznámky, převážně výpočty: výpočty, databáze, analýza dat, optimalizace projektů, kreslení: diagramy. Uvedené nástroje jsou poskytovány prostřednictvím cloudového řešení. Uživatel využívá aplikace i úložiště na serverech Microsoftu. Cloud computing je poskytování služeb či programů servery dostupnými z internetu. Příklady cloudů: Office 365: firemní placené aplikace a služby, firemní úložiště Microsoftu (standardně 1 TB = 1 024 GB na uživatele), live.com: základní webové aplikace a bezplatné soukromé úložiště Microsoftu (5 GB), v placené verzi Premium obsahuje také 5 licenci Office Pro Plus, větší úložiště (1 TB na uživatele) a limitované Skype volání na mobilní a pevné linky, G Suite (dříve Google Apps): firemní aplikace a služby Googlu, placené firemní úložiště bezplatné webové aplikace a bezplatné soukromé úložiště Googlu (15 GB, v placené verzi až 100 GB či 1 TB), mj. youtube.com bezplatné úložiště videí Googlu, rajce.net: bezplatné úložiště fotografií, zonerama.com: bezplatné úložiště fotografií, v placené verzi včetně desktopové aplikace pro třídění, úpravu a publikaci fotografií Zoner Photo Studio, wikiloc.com: bezplatné úložiště tras výletů (lze je zobrazit v Google Earth), insis.cz: mj. ukládání informací a dokumentů studijní a další agendy VŠE. Výhody využití cloudu: dostupnost odkudkoliv: Služby a data můžeme používat kdekoliv, kde je dostupný internet. platba pouze za užití: Aplikace jsou v nejnovější verzi. Počet licencí můžeme přizpůsobovat potřebám firmy. přerozdělení výkonu: Nenakupujeme vlastní servery. Servery v cloudovém centru přerozdělují výkon dle různých špiček zákazníků (špičku mají jindy stavební firmy, e-shopy, daňoví poradci apod.) kvalitní zabezpečení datacenter: Data v datacentru jsou uložena bezpečněji než ve firmě (kontrola vstupu, prevence výpadku proudu). Cloud umožňuje využívat data na různých místech a zařízeních, umožňuje data sdílet mezi uživateli. Data je možné také synchronizovat, tj. provést lokální kopii a udržovat soulad mezi stavem lokální kopie a kopie v cloudu. Uživatel potom může na datech pracovat dočasně lokálně bez připojení k internetu. Microsoft otevřel své první datové centrum v roce 1989. Dostupnost služeb je 99,9 99,95 %. Office 365 pro uživatele z Evropy využívá datová centra v Dublinu (Irsko) a Amsterdamu (Nizozemsko). Datové centrum v Irsku má plochu asi 10 fotbalových hřišť. Aplikace jsou dostupné ve dvou formách: webové aplikace: Aplikaci je možné spouštět z webového prohlížeče, není nutná instalace na počítači. plné desktopové aplikace: Aplikaci je nutné na počítači nainstalovat. Stahuje se z webového portálu Office 365. Nabízí širší okruh funkcionalit než webová aplikace.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 12 Oblasti využití Plány Office 365 Office 365 na VŠE Soukromý účet Aplikace jsou určeny pro dvě oblasti využití: profesní: pro firmy, soukromou (spotřebitelskou): pro domácnosti. Dostupné aplikace a služby a cena jsou dány tzv. plánem Office 365. Ceny firemních plánů jsou diferencovány pro různé organizace: pro malé firmy (do 300 zaměstnanců), pro velké firmy, pro pracovníky v první linii (tzv. first line workforce řešení s omezeným rozsahem funkcí pro dělníky a další pracovníky přímo v provozu) 1, pro státní správu, pro neziskové organizace, pro vzdělávací organizace. Ukázková kalkulace pro malý podnik s 20 uživateli: nástroje sjednocené komunikace (Office 365 Business Essentials) ročně 1 647 * 20 = 32 490 Kč (vč. DPH), nástroje sjednocené komunikace a kancelářský balík Office Pro Plus (Office 365 Business Premium) ročně 4 116 * 60 = 82 320 Kč (vč. DPH). VŠE využívá plán akademický plán Office 365 Education: webové aplikace jsou zdarma dostupné všem zaměstnancům a studentům školy, desktopové aplikace v rámci kancelářského balíku Office Pro Plus si mohu aktivní (nepřerušení) studenti a všichni zaměstnanci zdarma stáhnout až na 5 zařízení a po dobu studia či zaměstnání ve škole využívat 2. Další aplikace může student využívat z plánu Microsoft Imagine 3. Jedná se především o desktopové aplikace Project a Visio. Student si jako podklad pro fungování těchto aplikací stáhnout také operační systém Windows 10. Licence na software z Microsoft Imagine jsou platné pro nekomerční využití a až do reinstalace počítače. (Na rozdíl od aplikací kancelářského balíku Office Pro Plus stažených z Office 365, které přestávají být funkční po skončení studia či jeho přerušení. V době přerušení studia může student využívat pouze webové online aplikace 4.) Každý uživatel může mít několik firemních (pracovních či školních) účtů v různých organizacích. Dále může mít soukromý (osobní) účet či více účtů bezplatně zřízených na serveru live.com. K soukromému účtu si může pořídit Office 365 pro domácnosti. 5 Microsoft umožňuje komunikaci mezi firemními a soukromými účty: V Outlooku je možné zobrazit poštu z libovolného účtu. V Outlooku je možné zobrazit kalendáře z firemního i soukromého účtu a to i kalendáře cizí (např. rodinných příslušníků). Uživatelé se soukromým účtem z live.com mohou být externími uživateli firemních i osobních kolekcí webů SharePointu. Ve Skypu pro firmy je možné dohledat kontakty ze soukromého Skypu. Ovládání firemních a soukromých aplikací se sbližuje. Např. aplikace Sway jsou shodné. 1 Plán Office 365 F1 zahrnuje e-mail se schránkou 2 GB, OneDrive pro firmy s kapacitou 2 GB, Skype pro firmy, aplikace Teams, Yammer, Sway, Stream.Flow, StaffHub. 2 Desktopové aplikace mohou studenti a zaměstnanci používat díky benefitu, který je dostupný školám, které pořídili licence kancelářského balíku Office Pro Plus pro všechny zaměstnance. 3 Aby mohl student využít plánu Microsoft Imagine, musí být zapsán v předmětu, v němž se software využívá. Navíc vyučující katedra musí mít plán předplacen. Katedra obchodního podnikání a komerčních komunikací, která garantuje předmět 22F200, má plán předplacen. Studenti předmětu mohou proto stahovat instalaci software z plánu Microsoft Imagine. 4 Licence Office Pro Plus je platná ještě 2 dny po ztrátě nároku (ukončení studia, začátku přerušení, ukončení smlouvy zaměstnance). Od tohoto okamžiku se počítá 30 dní, kdy jsou aplikace z Microsoft Office Pro Plus plně funkční. Po uplynutí této doby je může uživatel používat v režimu čtení či si zakoupit vlastní licenci Office 365 pro domácnosti. Ostatní licence (pošta, OneDrive pro firmy) jsou platné 120 dní po ztrátě nároku. Tj. po tuto dobu od ukončení studia či od ukončení smlouvy má uživatel přístup k elektronické poště, k dokumentům ve svém OneDrive pro firmy apod. Přístup ke sdíleným dokumentům v SharePointu může být omezen dříve prostřednictvím ztráty zařazení do skupin. 5 Licence Office 365 pro domácnosti umožňuje instalaci kancelářského balíku Office Pro Plus na 5 PC nebo Mac book, 5 tabletech a 5 telefonech. Licence může využít až 5 uživatelů (s různými live soukromými účty), každý má k dispozici úložiště o rozsahu 1 TB. Každý uživatel má k dispozici také 60 minut Skype volání na mobilní telefony a pevné linky. Cena licence Office 365 pro domácnosti činí 269 Kč měsíčně nebo 2 699 Kč ročně.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 13 1.1.2 Přehled aplikací Office 365 Office 365 pokrývá řadu každodenních informatických potřeb uživatele: aplikace účel online desktop kap. VŠE Word texty jinde Excel výpočty jinde PowerPoint prezentace 4 Office Pro OneNote poznámky 2 Plus Outlook pošta, kalendář, kontakty, úkoly 8 v rámci Publisher grafické materiály * (13) Office 365 Access databáze * 3 Skype pro firmy rychlé zprávy, video hovory, sdílení obsahu 7 Project řízení projektu (úkoly, zdroje, kritická cesta) * (9) Microsoft Visio kreslení diagramů * 11 Imagine GigJam sdílení výseků obrazovky (13) Lens osobní skener # (13) OneDrive pro f. osobní úložiště 1 SharePoint firemní úložiště 5 Delve hledání informací (1) Yammer firemní sociální síť (9) Stream firemní videoportál Forms dotazníkové formuláře (1) Sway prezentace příběhu (4) Planner úkoly v plánech 9 Office 365 Teams komunikace v pracovním týmu 9 Project Online správa portfolia firemních projektů (9) Power BI analýza dat a jejich vizualizace 6 Power Apps mobilní aplikace bez programování (1) Flow pracovní postupy mezi aplikacemi (1) Class Notebook sdílené školní materiály - studenti (2) Staff Notebook sdílené školní materiály - učitelé (2) Class Room zadávání úkolů, hodnocení, správa školních akcí (2) StuffHub plánování směn (9) Bookings plánování a správa schůzek se zákazníky (9) zkušební Správce správa tenantu Office 365 (10) tenant Dynamics 365 podnikové procesy a aktivity (ERP a CRM) 10 Vysvětlivky k tabulce: jinde: Výklad v samostatném učebním textu. *: Desktopová aplikace není dostupná pro MacBook. #: Pouze pro mobilní telefony. desktop: Desktopové aplikace obvykle mají rozsáhlejší funkce než desktopové aplikace. Existují však případy, kdy některé funkce jsou naopak navíc dostupné jen ve webové aplikaci. (kap.): Pouze stručná zmínka v příslušné kapitole. zkušební tenant: Zkušební tenant (účet) pro vyzkoušení aplikací lze vytvořit na 30 dnů. 6 1.1.3 Portál Office 365 Aplikace Office 365 poskytují komplexní nástroj pro firemní práci uživatele. Východiskem práce je portál Office 365 výchozí webová stránka. Přihlášení do Office 365 se provádí z webového prohlížeče zadáním některé z adres: http://o365.vse.cz Přímá adresa pro Office 365 na VŠE. 6 Zkušební tenant Dynamics 365 lze bezplatně vytvořit z adresy http://dynamics.com. Klikneme do libovolného odkazu Learn More.V dolní části další stránky klikneme do odkazu Get Started.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 14 Portál Office 365 Jsme přímo přesměrování na přihlašování na VŠE, kde zadáme uživatelské jméno a heslo. V případě práce na počítači ve škole dojde díky jednotnému přihlašování (Single Sign On) k přímému přihlášení do Office 365, aniž jsme žádáni o uživatelské jméno a heslo (přihlásili jsme se již při otevírání Windows). http://portal.office.com nebo http://portal.microsoftonline.com Obecná adresa pro všechny firmy. Vyplníme uživatelské jméno, dle nějž jsme přesměrováni na přihlašování ve firmě Musíme ještě jednou vyplnit uživatelské jméno a zadat heslo. http://insis.vse.cz Můžeme využít, pokud máme v InSIS zadáno, že přijímáme poštu do Office 365. Po přihlášení do InSIS klikneme vlevo nahoře do odkazu Office 365. Jsme přímo přesměrováni na přihlašování na VŠE obdobně jako při použití adresy http://o365.vse.cz. Po přihlášení se zobrazí portál Office 365, který zprostředkovává přístup k jednotlivým aplikacím a nastavením (obr. 1-1). Struktura horního navigačního panelu: Spouštěč aplikací: Zobrazí se nabídka dlaždic aplikací Office 365 v tzv. spouštěči aplikací. Aplikace lze spouštět několika způsoby: ze Spouštěče aplikací: Jeho obsah lze modifikovat:» Z místní nabídky dlaždice (tři tečky v pravém horním rohu po ukázání na dlaždici ukazatelem myši) kliknutím do tlačítka Možnosti a volbou ODEPNOUT Z DOMOVSKÉ STRÁNKY lze aplikaci odepnout. Připnout aplikaci lze provést ze seznamu dostupných aplikací v kartě VŠE.» Pořadí dlaždic lze měnit tažením.» Z místní nabídky lze měnit velikost dlaždice.» Z místní nabídky volbou Další/Připnout k navigačnímu panelu můžeme až tři aplikace (např. OneDrive, Pošta, Lidé) připnout na pravý kraj horního navigačního panelu. kliknutím do tlačítka připnuté aplikace z domovské stránky Office 365, kterou zobrazíme kliknutím do tlačítka Office 365. OBR. 1-1: HORNÍ NAVIGAČNÍ PANEL PORTÁLU OFFICE 365 V horním navigačním panelu jsou dále dostupná tlačítka: Office 365: Domovská stránka Office 365 se seznamem aplikací formou dlaždic. OneDrive (či jiná aktuální aplikace): Domovská stránka spuštěné aplikace. VŠE (obrázek vlastního loga organizace 7 ): Odkaz na významnou adresu, např. na domovskou stránku firemního intranetu (http://firma.sharepoint.com) výchozí stránku firemní kolekce webů. Až tři připnuté aplikace. Oznámení: Oznámení o nové zprávách v poště a dalších novinkách. Nastavení (ozubené kolečko): Různá nastavení v kontextu aktuální aplikace, např. z domovské stránky portálu Office 365: Motiv: Výběr barevného motivu portálu. Vlastní motiv však potlačí zobrazení loga organizace. Je proto vhodné ponechat výchozí motiv organizace. Úvodní stránka: Výběr některé základní aplikace jako výchozí stránky Office 365. Při častém používání týmových webů firmy je vhodné vybrat SharePoint. Oznámení: Filtr zobrazovaných oznámení (Připomenutí, Zvuk připomenutí, Nová pošta, Zvuk oznámení nové pošty). 7 Logo a adresu odkazu může správce Office 365 v organizaci nastavit ve Správě. V navigačním panelu Správy klikneme v sekci NASTAVENÍ do odkazu Profil organizace. V sekci SPRÁVA VLASTNÍCH MOTIVŮ ORGANIZACE klikneme do tlačítka Upravit. Modifikujeme pole Vybrat obrázek vlastního loga a Adresa URL loga, na které jde kliknout.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 15 Heslo: Nastavení hesla, pokud jej zde organizace umožňuje měnit (na VŠE lze heslo měnit pouze prostřednictvím změna hesla v InSIS). Nastavení Vašich aplikací, zejména:» Office 365: V NASTAVENÍ lze kliknout do odkazu Software a instalovat kancelářský balík Office Pro Plus až na 5 zařízení.» Pošta: V levém navigačním podokně je vhodné zkontrolovat nastavení jazyka a časového pásma: V sekci OBECNÉ klikneme do odkazu Oblast a časové pásmo. V poli Jazyk má být nastavena čeština. V poli Aktuální časové pásmo má být nastavena hodnota (UTC +01:00) Praha, Bratislava, Budapešť, Bělehrad, Lublaň. Můžeme nainstalovat desktopové aplikace pro počítač či mobilní zařízení. jméno uživatele základní volby: O mně: Zobrazení profilu uživatele v aplikaci Delve. Kliknutím do tlačítka Aktualizovat profil můžeme některé údaje sami aktualizovat. rekapitulace údaje o uživateli, které mohou prohlížet ostatní uživatelé, v levé navigačním podokně je možné nastavit odkazy na časté aplikace. V pravé části je možno po kliknutí do odkazu upravit přizpůsobit svůj profil, např. zadat klíčová slova do pole Zeptejte se mě na či v kartě KONTAKTNÍ INFORMACE zadat svůj mobilní telefon Odhlásit: Odhlášení z Office 365. K úplnému odhlášení je vhodné zavřít okno prohlížeče. Globální adresář Synchronizace globálního adresáře 1.1.4 Globální adresář Pro vzájemnou spolupráci uživatelů ve firmě je nutný globální adresář uživatelů. Na VŠE se naplňuje globální adresář daty z InSIS, aktualizace probíhá každou noc. V globálním adresáři jsou dostupné různé objekty: Contacts: externí kontakty pro častou komunikaci s vnějším okolím firmy, Distribution Lists: distribuční seznamy pro zasílání pošty: distribuční seznamy nastavené či vygenerované správou Office 365 (na VŠE např. seznamy kateder), distribuční seznamy přebírané ze skupin uživatelů vytvořených jednotlivými uživateli (v aplikacích Pošta, Kalendář či OneDrive pro firmy) slouží k posílání pošty, Groups: pouze skupiny uživatelů vytvořené jednotlivými uživateli (v aplikacích Pošta, Kalendář či OneDrive pro firmy) lze je využít jako skupiny zabezpečení v SharePointu 8, Rooms: místnosti ve firmě, které mohou být rezervovány pro schůzky v kalendáři, Users: uživatelé z firmy. K uživatelům se přenášejí základní osobní informace: Jméno: jméno a příjmení uživatele, Titul: role uživatele: zaměstnanec: učitel či jiný zaměstnanec, student: aktivní student, student-n: student s přerušeným studiem či mimořádný student, Telefon do zaměstnání: (první) telefon zaměstnanců dle InSIS, Umístění: kancelář (popř. kanceláře) zaměstnanců dle InSIS, Oddělení: pro zaměstnance: katedra, fakulta (přenáší se i zařazení do organizační struktury), pro studenty: fakulta, stupeň studia, studijní program, obor, forma studia, semestr studia, plán studia. Globální adresář je synchronizován s lokálním úložištěm Outlooku. Můžeme tak využívat adresy z globálního adresáře i bez připojení k internetu. 9 8 Na VŠE mohou skupiny vytvářet pouze zaměstnanci, nikoliv studenti. 9 Globální adresář je synchronizován jednou denně. Jeho synchronizaci můžeme provést také okamžitě. V Outlooku v kartě SOUBOR klikneme do tlačítka Nastavení účtu a vybereme volbu STÁHNOUT ADRESÁŘ a klikneme do tlačítka OK.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 16 Profil uživatele 1.1.5 Profil v Office 365 Každý uživatel může nastavit svůj profil informace o sobě: V navigačním panelu portálu klikneme do své fotografie a vybereme volbu O mně. Zobrazí se náš profil (viz obr. 1-2). OBR. 1-2: PROFIL UŽIVATELE Část informací je převzata z globálního adresáře uživatelů (kontakty a sekce ORGANIZACE). Stav dnešní zaneprázdněnosti je převzat z kalendáře. Další informace do části O mně můžeme doplnit, když vpravo nahoře klikneme do tlačítka Aktualizovat profil. U některých informací můžeme potlačit jejich zobrazování pro ostatní uživatele (např. Školy a vzdělávání a Zájmy a záliby). 10 Sekce INSIS je do globálního adresáře doplněna na VŠE. Část informací z profilu je zobrazena přímo pod dnešní zaneprázdněností, část se zobrazí až po kliknutí do tlačítka Aktualizovat profil, popř. Zobrazit profil při zobrazení profilu jiného uživatele. Sekce BLOG umožňuje uživateli publikovat osobní blog s příspěvky. 10 Některé informace se v profilu nezobrazují (např. ze sekce ZÁKLADNÍ INFORMACE pole Funkce, Web, Zeptejte se mě na, ze sekce KONTAKTNÍ INFORMACE pole Umístění pracoviště). Informace jsou z profilu do informací o osobách přenášeny s prodlením.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 17 V sekci POSLEDNÍ DOKUMENTY je odkaz na soubory uložené uživatelem v jeho úložišti OneDrive pro firmy. Sekce KLIKNĚTE NA UŽIVATELE A PODÍVEJTE SE, NA ČEM PRACUJE umožňuje prohlédnout profil uživatelů, s nimiž jsme naposledy komunikovali. Sekce PODÍVEJTE SE NA DOKUMENTY OD LIDÍ KOLEM NÁS zobrazí dokumenty do nám přístupných dokumentů jiných uživatelů. Kliknutím na tlačítko Změnit titulní fotku můžeme vybrat jinou fotografii do pozadí profilu. Můžeme zobrazit profil jiného uživatele: Do pole Hledat vlevo nahoře zapíšeme jméno (či jeho část) jiného uživatele z firmy. V sekci LIDÉ se zobrazí uživatelé zadaného jména. 11 Kliknutím do konkrétního uživatele se zobrazí jeho profil. Kliknutím do odkazu Soubory na OneDrivu sdílené se mnou zobrazíme dokumenty a složky nám zpřístupněné na kořeni OneDrivu vybraného uživatele. V kartě Profil zobrazíme profilové informace vyhledaného uživatele. V horní části můžeme kliknutím do odkazu zahájit komunikaci s vyhledaným uživatelem napsat mu e-mailovou zprávu nebo zahájit komunikaci Skype pro firmy. Kliknutím do uživatele v organizační struktuře v pravé části můžeme přejít na profil nadřízeného či některého z podřízených. Instalace Office Pro Plus 1.1.6 Instalace desktopových aplikací Office Pro Plus Díky tomu, že VŠE má nakoupenu aplikaci Office Pro Plus pro zaměstnance a učebny, mohou studenti 12 v rámci Office 365 instalovat desktopové aplikace balíku Office Pro Plus až na 5 vlastních zařízeních: Přihlásíme se k Office 365. V portálu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení (ozubené kolečko) před tlačítkem Nápověda. Klikneme do odkazu Nastavení Vašich aplikací / Office 365. V levém navigačním podokně klikneme do tlačítka Nastavení. Klikneme do odkazu Software. V levém panelu navigace jsou odkazy na dostupný software. Klikneme do odkazu Office. (Pokud není uveden, nejsme oprávněným uživatel aktivním nepřerušeným studentem.) V spodní části stránky klikneme do tlačítka Nainstalovat (viz obr. 1-3). OBR. 1-3: INSTALACE OFFICE PRO PLUS 11 Do pole Hledat můžeme zadat také hledaný text (název dokumentu či jeho část nebo text z dokumentu) a kliknutím do tlačítka Zobrazit všechno vyhledat dokument. 12 Upřesnění uživatelů, kterým je poskytována na VŠE licence Office Pro Plus v rámci Office 365 je uvedeno na webu výpočetního centra na adrese http://vc.vse.cz/office365 v rubrice Principy nasazení na VŠE v odstavci 2. Licence.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 18 Office Pro Plus si může student nainstalovat až na 5 zařízení. Jejich seznam můžeme zobrazit po kliknutí do odkazu Stav instalace horní části stránky. Pomocí odkazu Deaktivovat je možné deaktivovat dříve provedené instalace a zvýšit tak počet dostupných instalací. Student se musí alespoň jednou za měsíc připojit k Internetu. Automaticky se provádí kontrola, zda je aktivním studentem. Přerušení studenti a studenti s ukončeným studiem již nemohou Office Pro Plus využívat zdarma. Distribuční server pošty Přenos událostí Přenos fotografie 1.1.7 Office 365 a InSIS Dodavatel Integrovaného studijního informačního systému (InSIS) VŠE firma IS4U doplnil do InSIS několik užitečných funkcí v rámci integrace InSIS a Office 365. Každý si může změnit distribuční server pro poštu, tj. vybrat, že mu bude pošta chodit do Office 365 a nikoliv do InSISu: Ve webovém prohlížeči zobrazíme Integrovaný studijní informační systém InSIS, tj. zadáme adresu http://insis.vse.cz. V sekci OSOBNÍ ADMINISTRATIVA klikneme do odkazu Přihlášení do osobní administrativy InSIS. Zadáme své uživatelské jméno a heslo. V sekci TECHNOLOGIE A JEJICH SPRÁVA klikneme do odkazu Doručování univerzitní pošty. Vybereme distribuční server office365 a klikneme do tlačítka Nastavit distribuční server. Asi po 30 minutách je nastaveno doručování pošty do Office 365. Klikneme do odkazu Office 365 v horní části stránky vedle jména uživatele. Zadáme uživatelské jméno včetně domény @vse.cz a heslo dle InSIS, tj. všechny nově příchozí zprávy budou v Office 365, starší zprávy zůstávají v InSIS. Zobrazí se Office 365, přesněji aplikace Pošta. Pro nové uživatele je distribuční server Office 365 nastaven automaticky. Můžeme přejímat z InSIS události ze studijní agendy rozvrh hodin, termín zkoušek a učitelé také konzultační hodiny: Přihlásíme se do InSIS. V sekci PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU klikneme do odkazu Konfigurace přenosu událostí do Office 365. Můžeme diferencovaně nastavit přenos událostí: Konzultační hodiny učitele: strukturované termíny konzultačních hodin učitele Termíny studenta: termíny zkoušek zapsané studentem Termíny učitele: termíny běžných zkoušek, které učitel vypsal, a termíny státních zkoušek či obhajob závěrečných prací, v nichž je učitel členem komise Výuka studenta: přenos konání rozvrhových akcí dle zápisů studenta Výuka učitele: přenos konání rozvrhových akcí, v nichž je uveden učitel jako vyučující V rámci výuky jsou přenášeny rozvrhové akce dle konání i bloková výuka kombinované a distanční formy studia. Přenos je prováděn dávkově každý den v časech 3:40, 9:40, 15:40, 21:40 h. Můžeme přenést fotografii uživatele z InSIS do Office 365: Přihlásíme se do InSIS. V sekci PŘIZPŮSOBENÍ INFORMAČNÍHO SYSTÉMU klikneme do odkazu Uživatelská nastavení. Zaškrtneme pole Souhlas s přenosem fotky do Office 365 (změny v Office 365 se projeví nejpozději do 2 dnů). V aplikaci Lidé v InSIS jsou odkazy na profil uživatele a na zahájení komunikace s uživatelem ve Skypu pro firmy: Přihlásíme se do InSIS. V sekci PORTÁL VEŘEJNÝCH INFORMACÍ klikneme do odkazu Lidé na VŠE. Dohledáme uživatele vyplněním jeho jména a příjmení a kliknutím do tlačítka Dohledat. Kliknutím do odkazu v poli SharePoint profil zobrazíme profil uživatele (je nutné přihlášení do Office 365). Kliknutím do odkazu v poli Skype pro firmy otevřeme textovou komunikaci s uživatelem ve Skypu pro firmy.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 19 Skupiny z InSIS Profilovou fotografii můžeme změnit v Office 365 nezávisle na InSIS: V portálu Office 365 vybereme službu Outlook. Klikneme do fotografie uživatele před tlačítkem Nastavení. V horní části pod fotografií klikneme do odkazu Změnit. Klikneme do ikony složky. Dohledáme novou fotografii. Klikneme do tlačítka Uložit. 13 Profilová fotografie se projevuje na několika místech Office 365: V poštovních složkách Outlooku v desktopové i webové aplikaci. V kartě kontaktu v odkazech na osobu v SharePointu a na dalších zobrazeních karty kontaktu v Office 365. V aplikaci Skype pro firmy, pokud ji zde uživatel neskryl. Fotografie se nám budou zobrazovat i pro uživatele, kteří je nezveřejňují, v případech: Uživatele máme v kontaktech Outlooku s fotografií. Uživatel má připojen svůj firemní účet na sociální síť LinkedIn a my máme připojen Office 365 k těmto sociálním sítím. 14 Z InSIS jsou (v noci) generovány distribuční skupiny, které lze využít pro posílání pošty, a skupiny zabezpečení, které lze použít v SharePointu: Pro každou fakultu, katedru a další útvary jsou generovány skupiny: Útvar zaměstnanci: pracovníci na plný či částečný úvazek Útvar dohody: pracovníci na dohody o provedení práce či dohodu o pracovní činnosti Útvar doktorandi: studenti doktorského studia Dle InSIS jsou generovány skupiny orgánů školy či fakulty: Akademický senát Disciplinární komise Ediční komise Kolegium děkana Rozvojová rada Stipendijní komise Vědecká rada Vedení Výběrová komise 1.2 OneDrive pro firmy Kolekce webů Úložiště dat 1.2.1 Koncepce OneDrive pro firmy Firma má v Office 365 rozsáhlé cloudové úložiště. Úložiště je rozděleno na tzv. kolekce webů. Kolekce webů jsou: osobní: Vytváří se automaticky pro každého uživatele. Uživatel využívá především její část knihovnu dokumentů Dokumenty prostřednictvím aplikace OneDrive pro firmy. firemní: Vytváří je správce Office 365 v organizaci. Uživatelé je využívají prostřednictvím SharePointu (viz kap. 5). Uživatel může data ukládat: lokálně, např. na disk počítače či flash disk, na sdílené úložiště, např. doma na sdílené datové úložiště NAS (Network Attached Storage) připojené k místní síti LAN: Data jsou snadno dostupná všem uživatelům domácí sítě. Pro jejich využití mimo LAN síť je nutný provoz NAS a webový přístup k němu. 13 Fotografii můžeme změnit také v desktopové aplikaci Lync. Klikneme do tlačítka Možnosti a vybereme volbu Nástroje a Možnosti. V okně Lync možnosti klikneme do záložky MŮJ OBRÁZEK a do tlačítka Upravit nebo odebrat obrázek. 14 Připojení lze provést z portálu Office 365. Klikneme do tlačítka Nastavení a do odkazu Lidé. V levém podokně klikneme v sekci LIDÉ do odkazu Připojení k sociálním sítím a do odkazu Připojit.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 20 Význam síťového ukládání Osobní kolekce webů OneDrive pro firmy na VŠE na školních serverech:» disk H: (home drive): složka jednotlivého uživatele» disk G: (group drive): složka skupiny uživatelů, např. studentů předmětu Vzdálený přístup na sdílené školní úložiště je možný prostřednictvím adresy http://adweb.vse.cz. v cloudu např. Microsoftu (podobně také Google či icloud):» pracovní nebo školní účet (Work or school account): OneDrive pro firmy SharePoint organizace skupiny Office 365 SharePoint jiné organizace (externí přístup)» soukromý účet Microsoft (Personal account) zřízený na http://live.com: OneDrive Důvody proč využívat síťové ukládání: společný hardware V cloudu je hardware v provozu nepřetržitě. zálohování Data jsou v cloudu zálohována. Pro dokumenty jsou vytvářeny historie. Lze se vrátit k historickým verzím. dostupnost Cloudové úložiště je dostupné všude, kde je přístup k Internetu. Díky synchronizaci dat a desktopovým aplikacím je možná práce na dokumentech i bez připojení k Internetu. Ke cloudu se můžeme připojit různě velkými zařízenými (počítač, notebook, tablet, mobilní telefon). Webové a desktopové aplikace jsou připraveny pro různé platformy,rozsah funkcí však může být pro různé platformy různý (Windows, ios, Android, Windows Phone). sdílení Data je možné sdílet s uživateli ve firmě (s využitím globálního adresáře Active Directory pracovní nebo školní účet) či se známými (soukromý účet). Data je možné sdílet se skupinami uživatelů. Lze nastavit různá úrovně oprávnění (čtení, zápis). Sdílet lze jednotlivé soubory, složky nebo celé týmové weby. Data lze sdílet i s externími uživateli. Data na úrovni souborů či složek sdílet formou odkazů anonymně bez nutnosti přihlášení uživatele. Organizace OneDrive pro firmy v kontextu osobní kolekce webů uživatele Petr Novák a sdílení je znázorněno v obr. 1-4: Uživatel Petr Novák (modrá barva) má k dispozici osobní kolekci webů o velikosti 1 TB 15. Data v osobní kolekci webů jsou prvotně dostupná na úrovni čtení pro všechny uživatele v organizaci (oranžová barva v obrázku). Osobní kolekce webů obsahuje aplikace uložené přímo na kořeni osobní kolekce webů. Uživatel si může vytvořit dílčí weby (vytvořit v nich aplikace) a v dílčím webu vytvořit dílčí web nižší úrovně (počet úrovní není omezen). Vytvoření dílčího webu a aplikací bude popsáno v kap. 5 v rámci výkladu SharePointu. Na kořeni osobní kolekce webů je se založením uživatele vytvořena aplikace Dokumenty. Data v ní jsou prvotně dostupná na rozdíl od osobní kolekce webů jen na úrovni čtení a zápisu pro uživatele (modrá barva v obrázku). Knihovnu Dokumenty ovládá uživatel z aplikace OneDrive pro firmy (dále jen OneDrive). 15 Správce Office 365 v organizaci může zvýšit kapacitu osobní kolekce webů až na 5 TB. Individuální nastavení kapacity pro jednotlivého uživatele je možné pomocí aplikace Powershell. 1 TB je 1 000 GB. 1 TB pojme tolik tištěných informací, na kolik by byl zapotřebí papír vyrobený z asi 50 000 stromů. 1 TB pojme asi 1 000 kopií plného vydání Encyklopedie Britannica. 1 TB pojme kolem 2 000 hodin zvuku nahrané v CD kvalitě. 1 TB si pamatuje asi 8 000 krát více dat než průměrný člověk.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 21 OBR. 1-4: OSOBNÍ KOLEKCE WEBŮ, ONEDRIVE PRO FIRMY A SDÍLENÍ Sdílení Uživatel může do OneDrivu ukládat jednotlivé dokumenty (např. soubor-a, soubor-b v obrázku), vytvářet dílčí složky (např. 1 osobní), v nich ukládat soubory (např. soubor1a, soubor1b, soubor1c), vytvářet dílčí složky nižší úrovně (např. 11 dílčí). Uživatel může nastavit jednotlivým složkám (a dokumentům v nich) či jednotlivým dokumentům oprávnění různé úrovně (čtení, zápis) různým uživatelům, např. Složka 2 týmové bude na úrovni čtení sdílena uživateli Marie Sladká (červená barva), popř. skupině nazvané tým, do níž bude zařazena mj. Marie Sladká. Složka 3 firemní bude na úrovni čtení sdílena se všemi uživateli ve firmě, např. s Evou Kolínskou. Složka 4 externí bude na úrovni čtení sdílena se všemi uživateli ve firmě a navíc také s externími uživateli. Externí uživatelé se musí identifikovat přihlášením firemním či soukromým účtem Microsoftu. Jsou definováni na úrovni kolekce webů, v našem případě na úrovni osobní kolekce webů Petra Nováka. Takto získá přístup k souborům externí uživatel Aleš Fiala (fialová barva). Složka 5 anonymní bude na úrovní čtení prostřednictvím odkazu sdílena s jakýmkoliv uživatelem, který bude znát odkaz na složku. Uživatel např. Anonym (žlutá barva) se nebude muset identifikovat přihlášením.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 22 Nový dokument 1.2.2 Word Online První dokument soubor-a vytvoříme na kořeni OneDrive pro firmy. Bude se jednat o leták firmy Encián. Vytvoříme jej webovou aplikací Word Online: V portálu Office 365 klikneme do spouštěče aplikací a vybereme aplikaci OneDrive. V horním panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nové a vybereme volbu Wordový dokument (viz obr. 1-5). OBR. 1-5: VÝBĚR FORMÁTU NOVÉHO DOKUMENTU Word Online Spustí se webová aplikace Word Online. Na kořeni OneDrivu se vytvořil dokument s názvem Dokument. Přejmenujeme jej. V navigačním panelu klikneme do názvu a přepíšeme jej na soubor-a a odešleme. Do dokumentu napíšeme neformátovaný text Informační materiál (viz obr. 1-6). OBR. 1-6: WORD ONLINE Vrátíme se zpět do OneDrivu kliknutím do jména uživatele. V pravém horním rohu stránky jsou tlačítka pro nastavení zobrazení: Seřadit: nastavení řazení dle typu položky (formátu souboru), názvu, času změny, autora změny, velikosti souboru a to vzestupně či sestupně, zobrazení dokumentů: v seznamu či s náhledy dlaždic, zobrazení informací: zapnutí či vypnut pravého podokna informací, v němž jsou» informace o složce, pokud není vybrán žádný dokument,» informace o dokumentu včetně jeho náhledu, pokud dokument vybereme zaškrtnutím na začátku jeho řádku. Výběrem dokumentu se také modifikuje panel nástrojů. V řádku dokumentu je uveden jeho název, tlačítko pro další akce ( ), čas poslední změny, autor změny, velikost souboru, s kým je souboru sdílen. Kliknutím do názvu sloupce v záhlaví seznamu můžeme seznam dokumentů řadit nebo filtrovat. Kliknutím do tlačítka pro další akce ( ) zobrazíme nabídku dalších akcí (akce jsou dostupné také z panelu nástrojů): OTEVŘÍT: Zobrazí se dílčí nabídka otevření ve Wordu Online či v (desktopovém) Wordu SDÍLET: Zobrazí se dialogové okno pro parametrizaci sdílení.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 23 Historie verzí KOPÍROVAT ODKAZ: Vytvoří se odkaz pro čtení i zápis soubor všemi uživateli (i mimo organizaci) a odkaz se zkopíruje do schránky. STÁHNOUT: Stáhne dokument do lokálního umístění. ODSTRANIT: Odstraní dokument do koše webu 16. PŘESUNOUT DO: Nabídne se struktura OneDrive pro firmy. Můžeme vybrat složku, do níž dokument přesuneme. Na původním místě dokument již nebude. KOPÍROVAT DO: Nabídne se cíl, kam dokument zkopírujeme. Nabízí se OneDrive pro firmy a týmové weby v osobní kolekci webů. V případě OneDrive pro firmy vybereme složku, do níž dokument zkopírujeme. Na původním místě dokument také zůstane. PŘEJMENOVAT: Můžeme upravit název dokumentu. HISTORIE VERZÍ: Zobrazí se dřívější verze dokumentu. Můžeme z nabídky ostatních akcí obnovit dřívější verzi nebo ji otevřít. PODROBNOSTI: Zobrazí podokno informací o dokumentu. Vybereme otevření dokumentu ve Wordu Online. (Kliknutím do názvu dokumentu by se dokument otevřel pouze v režimu prohlížení, nikoliv úprav. Museli bychom ještě v panelu nástrojů vybrat Otevřít a Otevřít ve Wordu Online. Do nového odstavce doplníme větu Firma Encián vyvíjí a distribuuje programy zaměřené na podnikové finance. Kliknutím do jména uživatele se vrátíme do OneDrivu. Klikneme do tlačítka pro další akce ( ) a vybereme volbu HISTORIE VERZÍ. Zobrazí se seznam verzí (viz obr. 1-7). Kliknutím do data a času verze můžeme verzi otevřít ve Wordu. V nabídce dalších akcí ( ) můžeme vybrat volbu OBNOVIT a vrátit se k dřívější verzi formou nové verze zkopírované z obnovené verze. OBR. 1-7: HISTORIE VERZÍ Otevření ve Wordu Word Online nabízí výběr funkcí Wordu. Pokud je na počítači instalována plná (desktopová) aplikace, můžeme: z OneDrivu z nabídky dalších akcí otevřít dokument ve Wordu, z Wordu Online přejít do Wordu kliknutím do tlačítka Upravit ve Wordu napravo od názvů karet. Druhý dokument vytvoříme přímo ve Wordu a uložíme do OneDrivu: Spustíme Word. Vložíme text Informační materiál. Dokument se na rozdíl od Wordu Online neukládá automaticky. V kartě SOUBOR klikneme do volby Uložit jako. V okně Uložit jako se zobrazí nabízená úložiště (viz obr. 1-8). Standardně je to OneDrive ve firmě. Vybereme OneDrive a uložíme dokument pod názvem soubor-b. Můžeme doplnit další účty, např. v jsou doplněny účty: 16 Přístup ke koši. Klikneme do tlačítka Nastavení (ozubené kolečko). Do pole Hledat všechna nastavení zapíšeme text Obsah webu. Klikneme do odkazu Obsah webu. V zobrazení osobní kolekce webů vpravo nahoře klikneme do tlačítka Koš. Vybereme zaškrtnutím dokument. V panelu nástrojů můžeme obnovit dokument kliknutím do tlačítka Obnovit.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 24 OBR. 1-8: DIALOGOVÉ OKNO ULOŽIT JAKO firemní (nabízí se OneDrive a kořenová firemní kolekce webů, v níž by uživatel s dostatečnými právy asi využil aplikaci Dokumenty)» firma Encián soukromé» kubalekt@outlook.cz» kubalek.tomas@hotmail.com Význam dalších cílů: Jiná webová umístění: Pokud využijeme volbu Procházet a zadáme názvu souboru nám dostupnou adresu (včetně https://), můžeme souboru uložit na jiné úložiště (např. server s instalací SharePoint On Premise). Potom se pro příští použití adresa zapamatuje v cíli Jiná webová umístění. Tento počítač: Lokální uložení dokumentu. Přidat místo: Přidání dalšího firemního nebo soukromého úložiště. Procházet: Nabídne se struktura cíle naposledy použitého pro uložení nebo otevření. Účty byly doplněny ve Wordu: V kartě SOUBOR klikneme do volby Účet. Pod seznamem Připojené služby klikneme do tlačítka Přidat službu (viz obr. 1-9). Můžeme přidat: Další úložiště firemní (např. další firmu, v níž máme účet Office 365) nebo soukromé (účet live.com). 17 Pokud jsme přidali soukromý účet, můžeme dále přidat:» Facebook (nabídka online obrázků, která se zobrazí, když v kartě VLOŽENÍ ve skupině ILUSTRACE klikneme do tlačítka Online obrázky),» Flicker (nabídka online obrázků),» YouTube (nabídka online videí, která se zobrazí, když v kartě VLOŽENÍ ve skupině MULTIMÉDIA klikneme do tlačítka Online video). 17 Další úložiště můžeme také přidávat při otevírání nebo ukládání souboru kliknutím do tlačítka Přidat místo.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 25 OBR. 1-9: PŘIPOJENÉ SLUŽBY Nová složka Excel Online 1.2.3 Excel Online Ve OneDrivu vytvoříme novou složku: V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nové a vybereme volbu Složka (viz obr. 1-5). V okně Složka složku nazveme 1 Osobní a klikneme do tlačítka Vytvořit. Vstoupíme do složky kliknutím do jejího názvu. Připravíme nový sešit Excelu: V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nové a vybereme volbu Excelový sešit. V Excelu Online připravíme jednoduchou tabulku s přehledem počtu programů prodaných v lednu (viz obr. 1-10). Dvojitým kliknutím na hranici mezi sloupci A a B optimalizujeme šířku sloupce A. Doplníme součet. V kartě DOMŮ ve skupině ÚPRAVY klikneme do tlačítka Automatické shrnutí a vybereme Součet. Sešit nazveme soubor1a. Kliknutím na jméno uživatele se vrátíme do OneDrivu.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 26 OBR. 1-10: EXCEL ONLINE PowerPoint Online 1.2.4 PowerPoint Online Ve stejné složce připravíme prezentaci PowerPointu: V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nové a vybereme volbu PowerPointová prezentace. V prvním snímku vložíme nadpis Encián a podnadpis Petr Novák. V kartě DOMŮ ve skupině SNÍMKY klikneme do tlačítka Nový snímek. Vybereme rozložení Nadpis a obsah a klikneme do tlačítka Přidat snímek (nebo z úvodního snímku stiskneme kombinaci kláves Ctrl M). Vložíme nadpis snímku Osnova a vložíme text dle obr. 1-11. Kliknutím na rámeček označíme text a zadáme číslování. V kartě DOMŮ ve skupině ODSTAVEC klikneme do tlačítka Číslování. Sešit nazveme soubor1b. Kliknutím na jméno uživatele se vrátíme do OneDrivu. OBR. 1-11: POWERPOINT ONLINE OneNote Online 1.2.5 OneNote Online Ve stejné složce připravíme poznámkový blok OneNotu: V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nové a vybereme volbu Onenotový poznámkový blok. Zadáme název bloku soubor1c a klikneme do tlačítka Vytvořit. Poznámkový blok se skládá z oddílů a oddíly se člení na stránky (viz obr. 1-12). Klikneme pravým tlačítkem do jediného Oddílu bez názvu a z místní nabídky jej přejmenujeme na Úkoly ve firmě. Z místní nabídky můžeme oddíl odstranit, změnit barvu jeho záložky, vytvořit v něm další stránku či vytvořit nový oddíl. Změníme barvu oddílu Úkoly ve firmě na modrou.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 27 První stránku oddílu Úkoly ve firmě přejmenujeme na Aktuální. Název stránky se zapisuje do záhlaví stránky. Za názvem stránky odešleme. Kurzor se umístí do stránky. Doplníme první řádek s textem do 15. 4. 2025 výběr a objednání nábytku. K prvnímu řádku doplníme značku úkolu. V kartě DOMŮ ve skupině ZNAČKY klikneme do tlačítka Značka a vybereme volbu Úkol. Splnění úkolu můžeme signalizovat kliknutím do čtverečku, který se zaškrtne. Kliknutím do tlačítka Umožňuje rozbalit pás karet v pravém dolním rohu karty trvale rozbalíme kartu. Rozbalení můžeme obdobně později zrušit. Doplníme stránky Dlouhodobé a Nákupy. Doplníme další oddíly: Jednání (světle hnědá) Školení (zelená) Úkoly doma (červená) OBR. 1-12: ONENOTE ONLINE Příprava průzkumu 1.2.6 Forms Další dokument budeme připravovat v dílčí složce nižší úrovně: Ve složce 1 Osobní klikneme v panelu nástrojů do tlačítka Nové a vybereme volbu Složka. Novou složku nazveme 11 dílčí. Klikneme do názvu složky. V dílčí složce připravíme průzkum firmy Encián k rekonstrukci zasedací místnosti na školící počítačovou místnost: V panelu nástrojů do tlačítka Nové a vybereme volbu Forms pro Excel. Zadáme název soubor11a a klikneme do tlačítka Vytvořit. Spustila se aplikace Forms, která uloží otázky i výsledky průzkumu do sešitu Excelu. V kartě Otázky zadáme jednotlivé otázky. V kartě Odpovědi budou později uvedeny odpovědi respondentů včetně jejich rychlé analýzy. Vytvoříme první otázku: Klikneme do tlačítka Přidat otázku. Nabízí se čtyři typy otázek: Volba, Text, Hodnocení a Datum. Klikneme do tlačítka Volba. Do otázky zadáme text Vyberte podlahovou krytinu. Jako možnosti odpovědi zadáme šedé linoleum a koberec. Pod otázkou aktivujeme přepínač Povinné. Obdobně zadáme druhou otázku: Klikneme do tlačítka Přidat otázku. Klikneme do tlačítka Volba. Do otázky zadáme text Vyberte barvu koberce. V spodní části využijeme odkazů Přidat možnost a Přidat možnost Jiné. Pod otázkou aktivujeme oba přepínače Více odpovědí i Povinné. Klikneme do tlačítka Další možnosti ( ) a vybereme volbu Podnadpis.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 28 OBR. 1-13: PŘÍPRAVA FORMULÁŘE V APLIKACI FORMS Větvení otázek Pod text otázky doplníme podnadpis Můžete vybrat více barev. Dále zadáme třetí otázku: Klikneme do tlačítka Přidat otázku. Klikneme do tlačítka Text. Do otázky zadáme text Jakou kapacitu účastníků pro školení doporučujete? Pod otázkou aktivujeme přepínač Povinné. Klikneme do tlačítka Další možnosti ( ) a vybereme volby Podnadpis a Omezení. Pod text otázky doplníme podnadpis Zadejte počet účastníků. Do řádku Omezení vybereme Větší nebo rovno a doplníme číslo 5. Druhou otázku chceme přeskočit, když uživatel vybral v první otázce šedé linoleum. Barvu připouštíme volit jen u koberce: V horním navigačním panelu klikneme do tlačítka Další možnosti ( ) a vybereme volbu Větvení. U první otázky zadáme pro šedé linoleum přechod na otázku 3 (viz obr. 1-14 ). Kliknutím do tlačítka Zpět na začátku stránky se vrátíme do návrhu formuláře.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 29 OBR. 1-14: VĚTVENÍ FORMULÁŘE Průběh průzkumu Další možnosti tvorby formuláře: Otázky či jednotlivé varianty odpovědí můžeme odstranit kliknutím do tlačítka Odstranit na úrovní řádku či otázky. Tlačítky Posunout otázku nahoru či Posunout otázku dolů v záhlaví otázky můžeme měnit pořadí otázek. Kliknutí do tlačítka Zkopírovat otázku v záhlaví otázky můžeme vytvořit duplikát otázky, který můžeme upravit. V horním navigačním panelu usnadňují tvorbu tlačítka: Náhled: Zobrazení formuláře v roli respondenta ve variantách pro počítač a pro mobil. Motiv: Výběr z barevného pozadí formuláře či využití vlastního obrázku do pozadí. Nastavíme průběh průzkumu: V navigačním panelu klikneme do poslední tlačítka Další možnosti a vybereme volbu Nastavení. Ponecháme výchozí nastavení (viz obr. 1-15). Mohli bychom např. omezit počáteční a koncové datum pro odpovědi nebo přijímání odpovědí ručně vypnout. Zkopírujeme odkaz pro vyplnění formuláře: V navigačním panelu klikneme do tlačítka Sdílet a do tlačítka Kopírovat. Odkaz je možné také vygenerovat formou QR kódu, vložení kódu do webové stránky nebo vložení odkazu do e-mailové zprávy. Můžeme také vygenerovat odkaz pro úpravy formuláře a prohlížení výsledků pro spoluřešitele průzkumu.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 30 OBR. 1-15: NASTAVENÍ FORMULÁŘE Analýza odpovědí V kartě Odpovědi můžeme průběžně sledovat analýzu odpovědí (viz obr. 1-16): OBR. 1-16: ODPOVĚDI NA PRŮZKUM

1 Office 365, OneDrive pro firmy 31 Kliknutím do tlačítka Zobrazit výsledky zobrazíme odpověď prvního respondenta. V horní části rekapitulace odpovědi můžeme vybrat jakéhokoliv respondenta. Po kliknutí do tlačítka Možnosti ( ) můžeme odpověď vytisknout či odstranit. Kliknutí do tlačítka Otevřít v Excelu se zobrazí sešit Excelu, do nějž se formulář i odpovědi ukládají ve OneDrivu. Kliknutím do odkazu Další podrobnosti u jednotlivé otázky můžeme zobrazit rekapitulaci odpovědí jednotlivých respondentů na jednotlivou otázku. Při pozdějším zobrazení sešitu Excelu je možné zobrazit formulář a odpovědi. V kartě DOMŮ ve skupině TABULKY klikneme do tlačítka Forms a vybereme některou z voleb: Náhled formuláře Upravit formulář Poslat formulář Odstranit formulář Formulář je také uveden v seznamu formulářů, který se zobrazí, když v portálu Office 365 v spouštěči aplikací klikneme do dlaždice Forms. Visio Online 1.2.7 Visio Online V dílčí složce 11 dílčí připravíme diagram synchronizace dat uložených ve OneDrivu pro firmy: V panelu nástrojů do tlačítka Nové a vybereme volbu Výkres Visia. Dokument přejmenujeme na soubor11b. V levém podokně můžeme přidat některé sady obrazců, tj. zásobníky obrazců, které lze ve výkresu využít. Kliknutím do tlačítka Přidat, přidáme sady Základní obrazce a Obrazce šipek. Ze sady Základní obrazce táhneme obrazec Válec. Tažením za úchyt v prostřední pravé hraně jej mírně rozšíříme. Dvojitě klikneme na obrazec a doplníme do něj text OneDrive pro firmy. Za slovem OneDrive stiskneme klávesy Shift Enter a přejdeme tak na nový řádek. Obdobně doplníme další obrazce s texty (po řádcích): mobil, tablet, počítač v organizaci, OneDrive pro firmy, počítač doma, jiný uživatel (viz obr. 1-17). OBR. 1-17: VISIO ONLINE

1 Office 365, OneDrive pro firmy 32 Ze sady obrazců Základní obrazce postupně využijeme obrazce Špičatý ovál, Obdélník s oříznutými rohy, Obdélník, Kruh. Ze sady obrazců Obrazce šipek využijeme obrazec Jednoduchá dvojitá šipka. Při umisťování dalších obrazců využíváme zarovnání na zelená vodítka, která označují umístění dříve vložených obrazců. Velikost a sklon šipek nastavujeme tažením za jejich koncový úchyt. Barvu obrazce Kruh (jiný uživatel) změníme. Kliknutím vybereme obrazec. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Výplň a vybereme červenou barvu. Interpretace výkresu: Pro OneDrive lze nastavit synchronizaci (viz kap. 1.2.12). Uživatel připravuje dokument na počítači v organizaci. Ukládá jej lokálně do synchronizované složky. Office 365 automaticky provádí synchronizaci s OneDrivem pro firmy. Uživatel má nastavenu synchronizaci v práci i doma. Po spuštění domácího počítače dojde automaticky k synchronizaci. Uživatel lokálně otevírá aktualizovaný dokument. Změny provedené doma díky synchronizaci uvidí i v práci. I bez počítače může uživatel prohlížet soubory z webového prostředí či účelové aplikace na mobilních zařízeních (mobilní telefon, tablet) a provádět v nich jednoduché úpravy. Vybraná dokumenty či celé složky může uživatel nasdílet s jinými uživateli (podrobněji viz kap. 1.2.11). Odkazy Nahrání Hnilica-video. mp4 Machkovázvuk.mp3 Schůzka.pdf 1.2.8 Odkazy Do OneDrive můžeme umístit odkazy na dokumenty ve OneDrive i odkazy na webové stránky: Zůstáváme ve složce 11 dílčí. V panelu nástrojů do tlačítka Nové a vybereme volbu Odkaz. V pravém podokně se nabízí poslední otevřené soubory jako cíl odkazu. My zadáme do pole Vytvořit odkaz na adresu odkaz min.vse.cz. Na začátek adresy se doplní http://. Do pole Název souboru zapíšeme soubor11c a klikneme do tlačítka Vytvořit. Kliknutím do názvu odkazu se v nové záložce prohlížeče zobrazí cíl odkazu. 1.2.9 Nahrání dokumentů a složek Do OneDrive můžeme dokumenty či složky zkopírovat nahrát z lokálního uložení: dokumenty Na kořeni OneDrivu připravíme složku 2 týmové (Nové, Složka). V rámci složky 2 týmové v panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nahrát a vybereme volbu Soubory. Dohledáme soubor Hnilica-video.mp4 s vystoupením prorektora prof. Hnilici k Office 365 a klikneme do tlačítka Otevřít. Můžeme najednou ze stejné složky nahrát více souborů jejich výběrem (zaškrtnutím) v seznamu lokálních souborů. Další dva soubory nahrajeme tažením myší. V Průzkumníkovi či jiné aplikaci pro správu souborů vybereme soubory Machková-zvuk.mp3 a Schůzka.pdf a přetáhneme je do stránky OneDrivu pod záhlaví souborů. V záhlaví seznamu souborů klikneme do slova Soubory a zobrazíme tak kořenovou složku OneDrivu. složky Obdobně můžeme nahrát do OneDrive celé složky. Z panelu nástrojů můžeme nahrát jednotlivou složku. Tažením z Průzkumníka můžeme nahrát více složek najednou. Nahrajeme takto složky 3 firemní, 4 externí, 5 anonymní s obsahem:» 3 firemní: tři fotografie VŠE-JH.jpg, VŠE-JM.jpg, VŠE-Žižkov. jpg» 4 externí: Leták.docx, Prezentace.pptx, Prodeje.xslx» 5 anonymní: min.url, Model.vsdx, Prostory.vsdx

1 Office 365, OneDrive pro firmy 33 Prohlížeč dokumentů Dlaždicové náhledy 1.2.10 Náhledy OneDrive má pro řadu formátů souborů prohlížeč: Ve složce 3 firemní klikneme na první fotografii VŠE-JH.jpg. V horním panelu nástrojů jsou k dispozici tlačítka: Sdílet: nastavení sdílení (viz kap. 1.2.11), Kopírovat odkaz: vytvoří odkaz pro sdílení dokumentu (viz kap. 1.2.11), Stáhnout: lokální stažení dokumentu, Odstranit, Předchozí: přechod na předchozí dokument, Další: přechod na další dokument, Zavřít (x): zavření prohlížeče, Podrobnosti (i): otevření/zavření podokna podrobností o dokumentu. Prohlížení jednotlivých formátů je specifické: PowerPoint: Můžeme přecházet mezi jednotlivými snímky, popř. zadat číslo snímku. Prezentaci lze vytisknout kliknutím do tlačítka Tisk v panelu nástrojů. Word a PDF: Můžeme přecházet mezi jednotlivými stránkami nebo skrolovat dokumentem pomocí kolečka myši. video: Video je přehráno. V spodní části můžeme nastavit na časové ose začátek přehrávání, přerušit přehrávání, nastavit hlasitost, zobrazit video na celé obrazovce. Některé formáty nejsou podporovány pro prohlížeč. V případě kliknutí na jejich názvu se zobrazí Online aplikace, např. Excel, Visio, MP3. Když v pravém horním rohu v panelu nástrojů klikneme do tlačítka Náhledy dlaždic, zobrazí se náhledy obsahu vybraných typů dokumentů (viz obr. 1-18). OBR. 1-18: DLAŽDICOVÉ NÁHLEDY Sdílení 1.2.11 Sdílení Dle obr. 1-4 nastavíme sdílení: Vybereme zaškrtnutím složku 2 týmové a v panelu nástrojů klikneme do tlačítka Sdílet. V okně Poslat odkaz vybereme v horní části volbu Určité osoby (viz obr. 1-19). 18 Do pole Zadejte jméno nebo e-mailovou adresu zadáme Marie Sladká. Jméno uživatele (či skupiny) nám Office 365 našeptává z globálního adresáře. Můžeme přidat více uživatelů. V spodní části upřesníme, zda povolíme sdílení pouze na úrovni čtení či také úprav. Klikneme do tlačítka Použít. Odkaz se nastaví. Office 365 nám nabídne poslání odkazů uživatelům, kterým jsme nastavili sdílení: 18 Výchozí hodnotu v horní části může nastavit správce Office 365 v organizaci v Centru pro správu OneDrive v sekci SDÍLENÍ v poli Výchozí odkazy pro sdílení.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 34» Kliknutím do tlačítka Poslat je zaslán odkaz e-mailem.» Kliknutím do tlačítka Kopírovat odkaz se odkaz zobrazí a zkopíruje do schránky.» Kliknutím do tlačítka Další možnosti ( vpravo nahoře) a výběrem volby Spravovat přístup zobrazíme podokno s přehledem oprávnění. V podokně můžeme upravovat stávající oprávnění nebo přidat nová.» Když v podokně Spravovat oprávnění klikneme do odkazu Upřesnit zobrazí se v nové záložce stránka s detailními parametry oprávnění. OBR. 1-19: SDÍLENÍ PRO URČITÉ OSOBY Zobrazení v profilu Sdílené se mnou Ve OneDrive vybereme složku 3 firemní a v panelu nástrojů klikneme do tlačítka Sdílet. V okně Poslat odkaz vybereme v horní části volbu Lidé v organizaci. Klikneme do tlačítka Použit. Můžeme odkaz poslat vybraným uživatelů nebo jej zkopírovat do schránky. Sdílení je realizováno formou odkazu, který můžeme kdykoliv později zkopírovat nebo odstranit v podokně Spravovat oprávnění. Ve OneDrive vybereme složku 4 externí a v panelu nástrojů klikneme do tlačítka Sdílet. Zahrnutí uživatelů z organizace a externích uživatelů bude probíhat jiným způsobem. Nejprve povolíme přístup pro určité osoby, např. Marii Sladkou. V podokně Spravovat zobrazení přidáme uživatele Všichni (nikoliv Všichni kromě externích jiné řešení pro sdílení složky 3 firemní). Ve OneDrive vybereme složku 5 anonymní a v panelu nástrojů klikneme do tlačítka Sdílet. V okně Poslat odkaz vybereme v horní části volbu Všichni uživatelé. Můžeme nastavit koncové datum pro platnost sdílení. Klikneme do tlačítka Použit. Můžeme odkaz poslat vybraným uživatelů nebo jej zkopírovat do schránky. Sdílení je realizováno formou odkazu, který můžeme kdykoliv později zkopírovat nebo odstranit v podokně Spravovat oprávnění. Uživatelé se nemusí pro práci se složkou přihlašovat. (Není ani vhodné, aby byl přihlášen.) Obdobně můžeme nastavit sdílení jednotlivých dokumentů. Aby naše složky byly zobrazeny oprávněným uživatelům v našem profilu (viz kap. 1.1.5), je vhodné diferencovat sdílení již na úrovní složek přímo na kořeni OneDrivu. V případě sdílení celé firmě je vhodnější sdílet uživateli Všichni kromě externích a nikoliv odkazem. Snadno můžeme zobrazit dokumenty a složky sdílené s námi: Ve OneDrivu v levém podokně klikneme do odkazu Sdílené se mnou. Odkazy můžeme řadit dle názvu, data změny nebo uživatele.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 35 Můžeme označit více sdílených objektů a odebrat je ze seznamu sdílených, když v panelu nástrojů klikneme do tlačítka Umožňuje odebrat položku ze seznamu sdílených položek. Synchronizace Aplikace OneDrive pro firmy Zahájení synchronizace 1.2.12 Synchronizace Obsah svého úložiště OneDrive pro firmy (knihovnu dokumentů Dokumenty) či jiné knihovny dokumentů v osobní kolekci webů nebo ve firemních kolekcích webů může uživatel synchronizovat se složkami v rámci lokální knihovny Dokumenty na počítači. Předpokladem synchronizace je instalace aplikace OneDrive pro firmy. Aplikace je: součástí Windows 10, součástí kancelářského balíku Office Pro Plus (pokud není součástí licence Office 365 kancelářský balík Office Pro Plus, je aplikace OneDrive dostupná v seznamu softwaru ke stažení z Office 365 obdobně jako aplikace Skype pro firmy). Synchronizaci knihovny dokumentů s lokální složkou provádíme z Office 365: V portálu Office 365 vybereme službu OneDrive. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Synchronizovat. V dalším okně klikneme do tlačítka Spustit aplikaci Microsoft OneDrive. Jsme vyzváni k přihlášení se k Office 365. V dalším okně jsme informováni o založení lokální synchronizační složky, jejíž umístění můžeme změnit. Klikneme do tlačítka Další. Zobrazí se seznam složek. Synchronizované složky můžeme omezit zrušením jejich zaškrtnutí. Klikneme do tlačítka Další. V posledním okně klikneme do tlačítka Otevřít moji složku OneDrive. V lokální složce uživatele (C:\Users\Jméno uživatele) se vytvořila složka název firmy a v ní složka OneDrive pro firmy název firmy. Při prvotním použití je možné synchronizovat prázdný OneDrive pro firmy a do lokální složky zkopírovat stávající používané soubory např. z flash disku. Synchronizace probíhá již automaticky. Ikona synchronizační aplikace je v pravé části hlavního panelu Windows. Kliknutím do ikony zobrazíme v záhlaví okna stav synchronizace a v okně seznam naposledy synchronizovaných souborů (viz obr. 1-20). OBR. 1-20: INFORMAČNÍ OKNO SYNCHRONIZACE ONEDRIVE Vpravo nahoře jsou k dispozici dvě tlačítka: Průzkumník: Zobrazí lokální synchronizovanou složku v Průzkumníkovi.

1 Office 365, OneDrive pro firmy 36 Nastavení: Zobrazí okno nastavení OneDrive (viz obr. 1-21): OBR. 1-21: NASTAVENÍ ONEDRIVE V kartě Nastavení můžeme potlačit automatické spuštění synchronizační aplikace OneDrive při přihlášení do Windows. V kartě Účet můžeme: přidat do synchronizace další účet Office 365, zrušit připojení počítače k synchronizaci, vybrat složky, které budou synchronizovány (viz obr. 1-22), můžeme tak na počítači s menší kapacitou lokálního úložiště synchronizovat jen vybrané složky OneDrivu. OBR. 1-22: VÝBĚR SYNCHRONIZOVANÝCH SLOŽEK

2 OneNote 37 2 OneNote K čemu slouží OneNote 2.1 K čemu slouží aplikace OneNote Aplikace OneNote slouží k pořizování, třídění a sdílení poznámek. Zdroje poznámek mohou být různé: editace na počítači či na mobilním zařízení, včetně možnosti synchronizace s dalšími zařízeními, zvukový záznam svých slovních poznámek, přednášek a jiných vystoupení kombinovaný s vlastními textovými poznámkami, soubory jiných aplikací, v případě souborů Wordu či ve formátu PDF lze komentovat jejich tzv. snímky kopie ve vlastních poznámkách, snímky webových stránek či jiných aplikací. OneNote lze efektivně použít: v zaměstnání: zápisy z porad, jednání, telefonních rozhovorů, interview s klienty, pracovních debat, poznámky o jednotlivých klientech, poznámky o jednotlivých projektech, připomínky k dokumentům firmy, plány služebních cest, zprávy ze služebních cest, problémy k řešení, jednoduché plánování, shromažďování zdrojů informací, při studiu: záznamy z přednášek, poznámky k prezentacím připraveným v PowerPointu, výpisky a citace z literatury, seznamy úkolů, podklady k projektům, seminárním pracím, shromažďování studijních zdrojů, důležité kontakty, doma: jednoduché plánování dovolené, náměty na výlety, seznamy co nakoupit, co zařídit, postřehy, nápady, recepty, náměty co poslouchat (hudba), co prohlédnout (filmy), užitečné webové odkazy. Poznámkové bloky mohou být uloženy: ve OneDrivu pro firmy (viz kap. 1.2) osobním úložišti, v týmových webech SharePointu (viz kap. 5) firemním úložišti, ve skupinách Office 365 (viz kap. 9.2) firemním úložišti, ve OneDrivu soukromém bezplatném úložišti na serveru live.com. Pro práci s poznámkami můžeme využít aplikace: desktopová aplikace OneNote, webová aplikace OneNote Online, aplikace pro Windows 10, aplikace pro mobilní zařízení (Windows Phone, ios, Android). Dále budeme demonstrovat práci s poznámkami v roli sekretářky Marie Sladké s využitím webové aplikace OneNote. Marie Sladká uloží poznámky do svého OneDrive pro firmy. Část poznámek bude sdílet s ředitelem Petrem Novákem.

2 OneNote 38 Struktura poznámek 2.2 Struktura informací ve OneNote Hierarchie struktury poznámek (viz obr. 2-1): poznámkový blok: soubor v úložišti, oddíl: seznam oddílů a stránek je v levém podokně, které lze sbalit, oddíl má svou barvu, stránka: stránka může být odsazena (např. Průzkum podlahové krytiny a tvořit hierarchii stránek, stránka má svůj nadpis, kontejner: v rámci stránky je jeden či více kontejnerů. OBR. 2-1: STRUKTURA INFORMACÍ VE ONENOTE V roli Marie Sladké vytvoříme dva poznámkové bloky: Ve spouštěči aplikací klikneme do dlaždice OneNote. Pokud jsme využili dlaždici OneNote poprvé, vytvoří se v našem OneDrivu pro firmy složka Poznámkové bloky a v ní se založí poznámkový blok nazvaný ve tvaru Marie @ Zaměstnání (popř. na škole Marie @ Škola). Sem můžeme ukládat osobní poznámky. Pro účely demonstrace vytvoříme ve složce dva poznámkové bloky. Ve spouštěči aplikací klikneme do dlaždice OneDrive. V seznamu Soubory klikneme do složky Poznámkové bloky. Vidíme zde poznámkový blok Marie @ Škola. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nové a vybereme volbu Onenotový poznámkový blok.

2 OneNote 39 Zadáme názve Firma a klikneme do tlačítka Vytvořit. Obdobně v další záložce prohlížeče vytvoříme z OneDrive pro firmy ve složce Poznámkové bloky blok Soukromí. Vytvoříme strukturu obou poznámkových bloků: V záložce poznámkového bloku Firma: V místní nabídce jediného oddílu Oddíl bez názvu vybereme Přejmenovat a zadáme název Porady. Klikneme do tlačítka + Oddíl a přidáme oddíl Návody. Z místní nabídky vybereme pro oddíly barvy:» Porady: Žlutá» Návody: Zelená V oddílu Porady zadáme v záhlaví název stránky Koncepce vybavení. Klikneme do tlačítka + Stránka a doplníme stránku Průzkum podlahové krytiny. Z místní nabídky názvu stránky Průzkum podlahové krytiny vybereme volbu Zvětšit odsazení. Odsazením vystihujeme, že Průzkum podlahové krytiny patří ke Koncepci vybavení. Obdobně v oddílu Návody zadáme název stránky Záznam schůzky ve Skypu. V záložce poznámkového bloku Soukromí: Přejmenujeme výchozí oddíl na Nákupy (modrá barva). Doplníme oddíl Dovolená (červená barva) V oddílu Nákupy připravíme stránky:» Supermarket» Ostatní V oddílu Dovolená připravíme stránky:» Letní dovolená» Zimní dovolená Z místní nabídky stránky Letní dovolená vybereme volbu Nová stránka. Nová stránka se vložila za stránky Letní dovolená. Zadáme jí název Podzimní volno. Stránka k události z kalendáře 2.3 Stránka události Vytvoříme stránku z události v kalendáři. Nejprve v kalendáři událost připravíme: V nové záložce prohlížeče v spouštěči aplikací klikneme do dlaždice Kalendář. V kalendáři přejdeme na úterý 8. 4. 2025. V kalendáři dvojitě klikneme do půlhodiny 10:30 11:00 a zadáme událost s parametry: Název: koncepce vybavení Místo: Praha, Kbelská 44 Doba trvání: 60 minut 11:30 Podrobnosti:» výpočetní technika» audiovizuální technika» podlahová krytina» mobiliář Klikneme do tlačítka Uložit. Vytvoříme stránku k události z kalendáře: V záložce poznámkového bloku Firma v oddílu Porady klikneme do (prázdné) stránky Koncepce vybavení. V kartě DOMŮ v sekci SCHŮZKY klikneme do tlačítka Podrobnosti o schůzce. V pravém podokně klikneme do řádku Dnešní schůzky a v rozbaleném kalendáři vyhledáme úterý 8. 4. 2025. V seznamu událostí vybraného dne klikneme na událost Koncepce vybavení. Na začátek stránky se doplnily parametry události do samostatného kontejneru. 19 19 Pokud by již stránka obsahovala text, vytvořila by se nová stránka s názvem dle názvu události.

2 OneNote 40 podlazi-1.png Obrázek Kreslení Číslovaný seznam Odrážkový seznam Zvýraznění Značka Hypertextový odkaz 2.4 Objekty stránky Stránka může obsahovat více kontejnerů. Nový kontejner můžeme vytvořit kliknutím do volného prostoru stránky. My však budeme pokračovat v kontejneru vytvořeném parametry události: Pod nadpis Poznámky vložíme obrázek prvního podlaží: Kurzor umístíme na další řádek. V kartě VLOŽENÍ ve skupině OBRÁZKY klikneme do tlačítka Obrázek. Dohledáme obrázek prvního podlaží budovy firmy Encián. Klikneme do tlačítka Vybrat soubor. Klikneme do tlačítka Vložit. Do stránky se zmenšeném měřítku vložil obrázek. V obrázku vyznačíme rekonstruovanou místnost: V kartě KRESLENÍ ve skupině BARVA klikneme do tlačítka Černá. Výběrem barvy jsme současně aktivovali pero. Orámujeme tažením místnost 18. V kartě KRESLENÍ ve skupině BARVA klikneme do tlačítka Psát. Pod obrázek zapíšeme poznámky z porady: Připravíme číslovaný seznam:» Zkopírujeme seznam ze zprávy s pozvánkou: výpočetní technika, mobiliář.» Vybereme všechny body a nastavíme pro ně tučné písmo.» V kartě DOMŮ ve skupině ZÁKLADNÍ TEXT klikneme do tlačítka Tučné, popř. stiskneme kombinaci kláves Ctrl B.» Nastavíme číslovaný seznam.» V kartě DOMŮ ve skupině ZÁKLADNÍ TEXT klikneme do tlačítka Číslování, popř. stiskneme kombinaci kláves Ctrl Shift O.» Přepíšeme první slova položek seznamu na velká. Pod první bod zapíšeme úkol konzultace včetně adresy:» V kartě DOMŮ ve skupině ZÁKLADNÍ TEXT klikneme do tlačítka Odrážky, popř. stiskneme kombinaci kláves Ctrl.. Zvýšíme odsazení klávesou Tab.» Zapíšeme text Konzultovat licence software» Slova licence software nemají být tučně. Vybereme je a stiskneme kombinaci kláves Ctrl B.» Slovo licence označíme a zvýrazníme. V kartě DOMŮ ve skupině ZÁKLADNÍ TEXT klikneme do tlačítka Barva zvýraznění textu a vybereme žlutou barvu.» Zvýšíme odsazení klávesou Tab.» Zapíšeme název konzultující firmy SoftwareOne.» Doplníme k řádku značku. V kartě DOMŮ ve skupině ZNAČKY klikneme do tlačítka Značka a vybereme značku Adresa.» K názvu firmy vložíme hypertextový odkaz. Vybereme názve firmy. V kartě VLOŽENÍ ve skupině ODKAZY klikneme do tlačítka Odkaz. nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl K. Vložíme adresu https://www.softwareone.com/cs-cz.» Stiskneme kombinaci kláves Shift Enter a napíšeme první část adresy Vyskočilova 1461/2a.» Stiskneme kombinaci kláves Shift Enter a napíšeme druhou část adresy 140 00 Praha 4. Pod druhý bod vložíme text s poznámkou.» Text Upřesnit úhlopříčku plátna nebude tučně. Je s odrážkou a o úroveň dále.» Doplníme značku Otázka. Pod třetí bod vložíme položku seznamu a tabulku:» Text Připravit průzkum nebude tučně. Je s odrážkou a o úroveň dále.» Doplníme značku Projednat s vedoucím.» Na dalším řádku zrušíme odrážku a vložíme tabulku. V kartě VLOŽENÍ ve skupině TABULKY klikneme do tlačítka Tabulka a vybereme rozměr 2 x 7. Doplníme text a formátování dle.

2 OneNote 41 OBR. 2-2: STRÁNKA KONCEPCE VYBAVENÍ i-tabule.jpg Sdílení bloků Zobrazení autorů» K formátování tabulky využijeme kontextovou kartu NÁSTROJE TABULKY/ROZLOŽENÍ: ve skupině STÍNOVÁNÍ tlačítko Stínování tabulky (pro černou barvu nastavíme v kartě DOMŮ ve skupině ZÁKLADNÍ TEXT tlačítkem Barva písma bílou barvu), ve skupině OHRANIČENÍ tlačítko Skrýt ohraničení. Pod čtvrtý bod doplníme dvě položky odrážkového seznamu a obrázek:» První řádek s textem Poptávka po stolech s pojezdem doplníme značkou Nápad.» Na konec druhého řádku Interaktivní tabule vložíme symbol srdce. V kartě VLOŽENÍ ve skupině SYMBOLY klikneme do tlačítka Symbol a vybereme srdce.» Na závěr vložíme obrázek interaktivní tabule. V kartě VLOŽENÍ ve skupině OBRÁZKY klikneme do tlačítka Obrázek. Dohledáme obrázek. 2.5 Sdílení poznámkových bloků Poznámkový blok Firma budeme sdílet s ředitelem Petrem Novákem: V horním navigačním panelu Office 365 klikneme do tlačítka Sdílet. V dialogovém okně Sdílet: Firma v kartě Pozvat ostatní zadáme jméno Petr Novák (ředitel). Ponecháme úroveň oprávnění Může upravit. Klikneme do tlačítka Sdílet. Petr Novák provede úpravu stránky Koncepce vybavení: Petr Novákovi přijde e-mailová zpráva s odkazem na poznámkový blok. Navíc je sdílený poznámkový blok uveden v seznamu poznámkových bloků, který se zobrazí po kliknutí do dlaždice OneNote ve spouštěči aplikací, a to v sekci SDÍLÍ SE SE MNOU. Petr Novák v oddílu Porady na stránce Koncepce vybavení doplníme v bodě 2. Audiovizuální technika slovo promítacího do textu Upřesnit úhlopříčku promítacího plátna. V roli Marie Sladké zobrazíme stránku Koncepce vybavení a zobrazíme autory: V kartě ZOBRAZENÍ v sekci AUTOŘI klikneme do tlačítka Zobrazit autory. Po pravé stráně jsou zobrazeni autoři jednotlivých částí (viz obr. 2-3).

2 OneNote 42 OBR. 2-3: AUTOŘI Verze stránky Průzkum na stránce Výtisk souboru Schůzka.pdf Zvuk Verze stránky se ukládají. Pokud jiný uživatel (nebo my) provede nechtěnou změnu, můžeme se k předchozí verzi vrátit: V kartě ZOBRAZENÍ v sekci VERZE klikneme do tlačítka Verze stránky. V seznamu stránek jsou jako podstránky zobrazeny verze s datem a autorem změn. Kliknutím do verze zobrazíme původní verzi. Kliknutím do horního informačního řádku zobrazíme nabídku: Skrýt verze: Zobrazí aktuální stránku a potlačí zobrazení verzí. Obnovit: Obnoví starší verzi jako další aktuální verzi. Odstranit: Odstraní jednotlivou verzi. Poznámkový blok můžeme sdílet i s externími uživateli na základě jejich účtu v Office 365 nebo soukromého účtu live.com. Marie Sladká takto může sdílet poznámkový blok Soukromí se svými rodinnými příslušníky. 2.6 Další stránky Na stránku Průzkum podlahové krytiny v oddílu Porady umístíme v roli Petra Nováka jím dříve připravený průzkum: Na začátek stránky vložíme text Vyplňte, prosím, následující průzkum. Na první řádek se z nadpisu stránky přesuneme klávesou Enter nebo Tab. Na dalším řádku v kartě VLOŽENÍ v skupině FORMS klikneme do tlačítka Forms. Vpravo se zobrazí podokno Forms pro OneNote. Klikneme do tlačítka Přihlásit se a do tlačítka Povolit. V seznamu průzkumů klikneme do průzkumu soubor11a z kap. 1.2.6 a do tlačítka Vložit. Průzkum lze nyní vyplnit a odeslat přímo na stránce. Na stránku Záznamy schůzky ve Skypu vložíme jako tzv. výtisk dokument ve formátu PDF: Na prvním řádku stránky v kartě VLOŽENÍ ve skupině SOUBORY klikneme do tlačítka Výtisk souboru. Vybereme soubor s návodem Schůzka.pdf. Soubor musí být ve formátu docx nebo pdf. Klikneme do tlačítka Vložit. Soubor se vloží na stránku a pod ikonou souboru se zobrazí obsah souboru jako výtisk. Do výtisku můžeme kreslit, např. zakroužkujeme červeným perem název kapitoly Nahrávání a přehrávání schůzky. V kartě KRESLENÍ ve skupině BARVA klikneme do tlačítka Červená. Nakreslíme ohraničení nadpisu. V kartě KRESLENÍ ve skupině NÁSTROJE klikneme do tlačítka Psát. Soubor můžeme vložit na stránku i bez výtisku. V kartě VLOŽENÍ ve skupině SOUBORY bychom kliknuli do tlačítka Soubor jako přílohu. Pod výtisk vložíme zvukový komentář, např. přečtení části návodu: Klikneme na řádek pod výtisk. V kartě VLOŽENÍ ve skupině NAHRÁVÁNÍ klikneme do tlačítka Nahrát zvuk. Zobrazí se kontextová karta ZVUK. Namluvíme komentář. V kontextové kartě ZVUK ve skupině NAHRÁVÁNÍ klikneme do tlačítka Zastavit.

2 OneNote 43 Nákupní seznam Výřez obrazovky Tisk stránky Odkaz na stránku Zobrazení pro čtení Zvuk můžeme přehrát přímo z ikony zvuku nebo z kontextové karty kliknutím do tlačítka Přehrát. Při přehrávání zvuku můžeme využít táhlo na časové ose nahrávky a tlačítka Dozadu o 15 sekund a Dopředu o 15 sekund. V poznámkovém bloku Soukromí v oddílu Nákupy na stránce Supermarket připravíme nákupní seznam: Za názvem stránky stiskneme klávesu Enter. Zapíšeme první položku Chleba. Doplníme značku Úkol. Obdobné zapíšeme další položky Rohlíky, Jogurty, Máslo a další. Značka typu Úkol lze zaškrtávat. Tím můžeme označit položky nákupního seznamu. (Metodika je tedy opačně než obvykle, kdy zaškrtnutím označujeme splněný úkol 20.) Při nákupu můžeme na mobilním telefonu u nakoupeného zboží zrušit zaškrtnutí u nakoupených položek. Při sdílení je tak možné koordinovat souběžný nákup více osob. V poznámkovém bloku Soukromí v oddílu Dovolená na stránce Letní dovolená připravíme námět letní dovolené (viz obr. 2-1): Za názvem stránky Letní dovolená stiskneme klávesu Enter. Vložíme text Tatry a uplatníme na něj styl Nadpis 1. V kartě DOMŮ ve skupině STYLY klikneme do tlačítka Nadpis 1. Na další řádek vložíme obrázek vyříznutý z map. Zobrazíme např. na webu http://mapy.cz mapu Slovenska. Vyřízneme mapu Slovenska. Vyříznutí lze provést mnoha aplikacemi. Mj. desktopovoou aplikací OneNote. V kartě VLOŽENÍ ve skupině OBRÁZKY klikneme do tlačítka Výřez obrazovky. Tažením vymezíme snímaný obdélník. Obrázek se vloží do OneNote na aktuální polohu kurzoru. Navíc je umístěn do schránky. Výřez vložíme do stránky Letní dovolená kombinací kláves Ctrl V. Na stránce kreslením vyznačíme Vysoké (červená), Západní (zelená) a Nízké (modrá) Tatry. K nakresleným tvarům můžeme doplnit ručně číslice. Pod mapou doplníme legendu formou číslovaného seznamu. Barvu písma jmen hor případně zvolíme dle nakreslených tvarů. Aktuální stránku můžeme vytisknout. Klikneme na záložku karty TISK. V DALŠÍM NASTAVENÍ tisku můžeme potlačit tisk záhlaví a zápatí. K provázání stránek nebo ke sdílení stánek (pokud jsme nastavili oprávnění pro jiné uživatele) můžeme využít odkaz na stránku. Z místní nabídky názvu stránky vybereme volbu Kopírovat odkaz na stránku. Odkaz se zkopíruje do schránky. Můžeme nastavit prohlížení poznámkového bloku bez úprav. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině ZOBRAZENÍ POZNÁMKOVÉHO BLOKU klikneme do tlačítka Zobrazení pro čtení. Zpět k úpravám se lze vrátit, když v panelu nástrojů klikneme do tlačítka Upravit poznámkový blok a vybereme volbu Upravit v prohlížeči. Máme již připraveny 3 poznámkové bloky. Seznam dostupných poznámkových bloků je dostupný po kliknutí do dlaždice OneNote ve spouštěči aplikací Office 365: Poslední: Námi naposledy otevřené poznámkové bloky. Moje poznámkové bloky: Námi vytvořené poznámkové bloky v OneDrive pro firmy, SharePointu či skupinách Office 365. Sdílí se se mnou: Bloky, které s námi sdílejí jiní uživatelé. Poznámkové bloky pro školy: Poznámkové bloky předmětů, do nichž nás zapsali učitelé (jen ve vzdělávacích tenantech, podrobněji viz kap. 2.8). 20 Desktopová aplikace OneNote umí najít značky ve všech poznámkových blocích a zobrazit je např. dle značky. Potom je vhodné pro skutečné úkoly použít jiné zaškrtávací značky, např. Priorita úkolu 1 a Priorita úkolu 2.

2 OneNote 44 Otevření v desktopové aplikaci Rozšířené možnosti desktopové aplikace Class Notebook 2.7 Desktopová aplikace Pokud máme instalován na počítači Office Pro Plus nebo alespoň aplikaci One Note, můžeme k práci s poznámkovými bloky použít desktopovou aplikaci. V řádku karet klikneme do tlačítka Otevřít v aplikaci OneNote. (Také můžeme aplikaci nejdříve otevřít a v ní dohledat poznámkový blok.) Desktopová aplikace obsahuje další funkcionality, např.: zobrazit v navigačním podokně více poznámkových bloků, udržovat lokální synchronizovanou kopii poznámkových bloků, sledovat novinky ve sdílených poznámkových blocích (bloky, oddíly, stránky se změnami zvýrazněny tučně až do prohlédnutí), vytvářet vlastní značky, shrnovat řádky označené značkami ze stránky, oddílu, poznámkového bloku či všech dostupných poznámkových bloků (DOMŮ, ZNAČKY, Značka úkolu), seskupovat více oddílů do skupiny oddílů, zabezpečit prohlížení oddílu heslem (z místní nabídky oddílu volba Chránit tento oddíl heslem), upravovat datum a čas v nadpisu stránky, zobrazit poslední poznámky dle času (HISTORIE, AUTOŘI, Poslední úpravy), pracovat s košem poznámkového bloku (HISTORIE, Odpadkový koš poznámkového bloku), vložit na stránku oline video či video nahrát (VLOŽENÍ, ZÁZNAM, Nahrát video), vkládat do stránky rovnice (VLOŽENÍ, SYMBOLY, Rovnice), provádět na stránce jednoduché výpočty, např. zapsáním vzorce 800*1,21= se po mezeře vypočte výsledek, transformovat ručně napsaný rukopis na text či matematický zápis vzorce (KRESLENÍ, PŘEVÉST, Rukopis na text, Rukopis na matematický text), propojovat poznámky z různých poznámkových bloků (REVIZE, POZNÁMKY, Propojené poznámky), využít šablonu s grafickým pozadím, popř. i s výchozím obsahem stránky, vložit úkol do Outlooku (DOMŮ, ZNAČKY, Úkoly Outlooku). používat doplňky OneNote, např. Onetastic. 2.8 Class Notebook, Staff Notebook Aplikace Class Notebook je nadstavbou OneNote ve vzdělávacích tenantech. Je dostupná pro učitele a prostřednictvím sdílených poznámkových bloků také pro studenty předmětů založených učiteli. Předmět nejprve založí předmět: V spouštěči aplikací Office 365 klikneme v roli učitele do dlaždice Class Notebook (popř. zadáme adresu https://www.onenote.com/classnotebook) Zobrazí se čtyři dlaždice: Vytvořit poznámkový blok předmětu:» Zadáme název předmětu.» Zobrazí se přehled vytvářených poznámkových bloků (viz obr. 2-4): Prostor pro spolupráci: Obsah poznámkového bloku mohou upravovat učitelé i studenti. Knihovna obsahu: Obsah poznámkového bloku mohou upravovat učitelé, studenti jej mohou pouze číst. Poznámkové bloky studentů: Pro každého studenta je vytvořen poznámkový blok. Student může blok upravovat, vidí jen svůj blok. Učitel může studentovi rovněž upravovat obsah.» Zadáme s využitím globálního adresáře další učitele.» Zadáme s využitím globálního adresáře studenty předmětu.» Vytvoříme oddíly, které budou studentům vytvořeny v jejich soukromých poznámkových blocích, např. Poznámky k předmětu, Domácí úkoly, Seminární páce, Kvízy.» Zobrazí se náhled prostoru poznámkového bloku předmětu.

2 OneNote 45 OBR. 2-4: POZNÁMKOVÉ BLOKY APLIKACE CLASS NOTEBOOK Staff Notebook Office Lens» Po kliknutí do tlačítka Vytvořit se připraví poznámkové bloky, nabídne se stažení doplňku Poznámkový blok předmětu pro desktopovou aplikaci OneNote. Přidat nebo odebrat studenty: Umožňuje později upravovat seznam studentů jednotlivých předmětů. Přidat nebo odebrat učitele: Umožňuje později upravovat seznam učitelů jednotlivých předmětů. Spravovat poznámkové bloky: Umožňuje:» přidat skupinu oddílů pro učitele,» zamknout prostor pro spolupráci studentů,» vygenerovat odkaz pro čtení knihovny obsahů (materiály učitele) či poznámkového bloku studenta či všech studentů pro rodiče, Po nastavení jsou dostupné příslušné poznámkové bloky učitelů a studentům po kliknutí do dlaždice OneNote ve spouštěči aplikací Office 365 v sekci Poznámkové bloky pro školy. Správce (zakladatel poznámkového bloku předmětu) má funkce pro správu předmětu v kartě Poznámkový blok předmětu. V každé skupině stránek je automaticky první informační stránka s jednoduchým popisem práce se skupinou (Knihovna obsahu, Prostor pro spolupráci, Jenom učitelé). Učitel vidí a může upravovat skupiny stránek jednotlivých studentů. Poznámkové bloky jsou uloženy ve OneDrive pro firmy správce ve složce Poznámkové bloky pro školy. Class Notebook lze propojit s jinými systémy pro řízení výuky (LMS learning management system), např. Moodle, Google Classroom, Microsoft Classroom (v prostředí desktopové aplikace OneNote správce v kartě POZNÁMKOVÝ BLOK PŘEDMĚTU ve skupině PŘIPOJENÍ tlačítko Připojení). Aplikace Staff Notebook je určena pro spolupráci učitelů. Práci zahajujme z adresy https://www.onenote.com/staffnotebookedu. Práce je analogická je v aplikaci Class Notebook. Neobsahuje skupiny oddílů studentů. 2.9 Office Lens Do poznámek občas chceme vložit informace pořízení mobilním telefonem. Aplikace Office Lens dostupná pro základní platformy (Android, ios, Windows Phone) umí vyfotit vizitku, fotografii, dokument či informační tabuli, oříznout je, vylepšit je a případně transformovat na text. Aplikace umožňuje ukládání do OneNotu nebo na OneDrive. Vyfotografovat a zpracovat můžeme například: náčrt či poznámky na tabuli, zápisky ořízneme a můžeme je sdílet s kolegy, ručně zapsané poznámky na papíru, které vložíme do poznámek ve OneNote, důležité dokumenty, které uložíme do PDF a umístíme do OneDrivu,

2 OneNote 46 návody, které uložíme do dokumentu Wordu a (za pomoci technologie OCR v nich budeme moci hledat, editovat a kopírovat), vizitky, které se přímo transformují do kontaktu v Outlooku, účtenky, které vyfotíme a uložíme jako obrázek do knihovny fotografií. Postup skenování: Spustíme aplikaci Office Lens. V nastavení aplikace (tlačítko vpravo dole a volba Nastavení) připojíme svůj účet ve firemním nebo soukromém Office 365. Zvolíme druh skenovaného dokumentu: vizitku, fotografii, dokument nebo tabuli, čímž usnadníme optimalizaci zpracování pořízené fotografie (viz obr. 2-5 první snímek). Zaměříme kameru na skenovaný objekt a klikneme do displeje nebo do tlačítka kamery. Po chvíli zpracování se zobrazí výsledek. Kliknutím do tlačítka Koš v horním panelu jej můžeme odstranit. Kliknutím do tlačítka Uložit jej uložíme (druhý snímek). Zobrazí se možnosti uložení (třetí snímek). Zaškrtneme OneNote, OneDrive a Galerie. Pro OneNote můžeme vybrat oddíl. Ponecháme výchozí oddíl. Snímek se uloží: do OneNote do výchozího poznámkového bloku (např. Jan @ škola) do oddílu Quick Notes Rychlé poznámky do stránky s datem a časem a textem Office Lens, V případě vizitky obsahuje ikonu pro uložení vizitky ve formátu vcard a případný importu do Outlooku (čtvrtý snímek) do OneDrivu do složky Office Lens. Office Lens provádí optimalizace pro jednotlivé druhy dokumentu (viz další snímky). OBR. 2-5: OFFICE LENS NA MOBILU A VE ONENOTE

3 Access 47 Relační databáze Relace 3 Access Pro zpracování seznamů bývá vhodnější používat databázový systém než tabulkový procesor (Excel). Access je databázový systém pro práci s relační databází. V relační databázi jsou data uložena v tabulkách, které jsou propojené pomocí relací. Tabulka je jeden seznam, v jednom poli sloupci seznamu - jsou data stejného druhu. Řádek seznamu nazýváme záznam. Dvě tabulky můžeme propojit pomocí relace. Relací definujeme, že k záznamu z jedné tabulky patří záznam či záznamy z jiné tabulky, v nichž jsou stejné hodnoty v určených polích. Na obr. 3-1 je znázorněna relace mezi tabulkami Osoby a Faktury. Na schématu je relace mezi tabulkami znázorněna čarou, propojovacím polem je pole Osoba. K záznamu zaměstnance patří záznamy z tabulky Faktury, v nichž je v poli Osoba stejná hodnota, jako v poli Osoba v záznamu zaměstnance v tabulce Osoby. OBR. 3-1: RELACE Osoba Jméno Příjmení Faktura Osoba Datum Částka Adamec.Milos Miloš Adamec 1001 Adamec.Milos 5.1.2024 13800 Benesova.Eva Eva Benešová 1002 Adamec.Milos 6.1.2024 26800 Skoda.Lukas Lukáš Škoda 1003 Benesova.Eva 6.1.2024 3800 1004 Adamec.Milos 7.1.2024 2400 1005 Skoda.Lukas 8.1.2024 6400 1006 Skoda.Lukas 8.1.2024 4000 Databáze1. accdb Nová tabulka Návrhové zobrazení tabulky Vytvoříme novou databázi. Spustíme Access, klikneme do ikony Prázdná databáze, v zobrazeném okně vybereme umístění databáze na disku počítače a zadáme název souboru Enc-10-01, kliknutím do tlačítka Vytvořit vytvoříme prázdnou databázi. Všechny objekty databáze se v Accessu ukládají do jednoho souboru s koncovkou accdb. Ukládají se přímo na disk průběžně při práci. 3.1 Tabulky Data jsou v Accessu ukládána do tabulek. V databázi je připravena nová prázdná tabulka. Do tabulky zapíšeme tři řádky údajů o zaměstnancích dle obr. 3-1. Sloupec ID nevyplňujeme, Access do něj doplňuje čísla. Mezi poli se můžeme přesouvat pomocí kurzorových šipek nebo kliknutím myší. Pole nové tabulky jsou pojmenována Pole1, Pole2, Pole3. Poklepeme na Pole1 a název přepíšeme na Osoba, nový název potvrdíme klávesou Enter. Stejně přejmenujeme druhé pole na Jméno a třetí na Příjmení. Kliknutím na křížek vpravo pod pásem karet zavřeme tabulku, uložíme ji pod názvem Osoby. Na kartě VYTVOŘENÍ klikneme do tlačítka Tabulka a vytvoříme tabulku Faktury podle obr. 3-1. Je-li hodnota stejná jako v předchozím řádku (Osoba ve 2. a 6. záznamu), stiskneme kombinaci kláves Ctrl+. Tabulky jsme vytvořili v zobrazení datového listu, v tomto zobrazení můžeme prohlížet či upravovat data v tabulkách. Strukturu tabulky budeme upravovat v návrhovém zobrazení. Klikneme na název tabulky Osoby pravým tlačítkem myši a vybereme volbu NÁVRHOVÉ ZOBRAZENÍ. V návrhovém zobrazení nejsou zobrazována data, ale názvy a vlastnosti polí tabulky. Kliknutím

3 Access 48 Primární klíč Datový typ Popis Vlastnosti polí krátký text Formátování dlouhého textu Ukládání dat, návrhu tabulky Velikost číselného pole do šedého čtverečku vlevo vedle názvu pole ID označíme celý řádek a klávesou Delete ho odstraníme. Odstranění potvrdíme v zobrazených dialogových oknech. Pole ID bylo primárním klíčem tabulky. Primární klíč je pole nebo kombinace polí, která jednoznačně identifikují záznam. V poli, které je primárním klíčem, nesmí být stejná hodnota ve dvou záznamech, pole musí být vždy vyplněno. Primárním klíčem může být číslo nebo text. Každý zaměstnanec firmy má přidělen svůj účet. Pole Osoba použijeme jako primární klíč tabulky Osoby. Klikneme do řádku pole Osoba a na kartě NÁSTROJE TABULKY: NÁVRH klikneme do tlačítka Primární klíč. Vlevo vedle názvu pole Osoba se zobrazí symbol klíče. Obdobně v tabulce Faktury odstraníme primární klíč ID a povýšíme na primární klíč pole Faktura. Pole v tabulkách mohou být různých datových typů. Datovým typem je omezeno, jaká data lze do pole vkládat. Access rozlišuje tyto datové typy: Krátký text: maximálně 255 libovolných znaků. Dlouhý text: libovolně dlouhý text, může být formátovaný, podle pole nelze řadit. Číslo: podle zvolené velikosti celé či desetinné číslo. Datum a čas: datum a čas, nelze zadat nesmyslné datum. Měna: číslo se znakem měny. Automatické číslo: celé číslo, které Access přidělí automaticky při vytváření nového záznamu. Později ho nelze změnit. Ano/ne: logická hodnota ano (pravda) nebo ne (nepravda). Hypertextový odkaz: skládá se ze 4 částí: zobrazovaný text, adresa, podadresa odkazu a nápovědný text. Objekt OLE: objekt vytvořený jiným programem. Příloha: libovolný soubor. Pro pole v tabulce můžeme zadat Popis. Popis se zobrazuje ve stavovém řádku při vyplňování pole ve formuláři. Další vlastnosti polí můžeme zadávat ve spodní části okna. Pro pole typu krátký text můžeme zadat například tyto vlastnosti: velikost pole je maximální počet znaků, které lze do pole zapsat, formát určuje, jak bude pole zobrazováno, vstupní maska může omezit znaky, které lze do pole zadat, titulek se použije místo názvu pole např. v zobrazení datového listu, výchozí hodnota bude vložena do nově přidávaných záznamů, můžeme ji přepsat, ověřovací pravidlo je podmínka, kterou musí splnit zadávané hodnoty, je nutno zadat znamená, že pole nesmí být nevyplněné, povolením nulové hodnoty dovolíme do pole zapsat prázdnou hodnotu dvoje uvozovky, zmírňujeme tím omezení nastavené vlastností Je nutno zadat. Do tabulky Osoby přidáme nové pole Charakteristika, bude typu Dlouhý text. Pro pole typu dlouhý text můžeme například zadat Formát textu. Vybíráme z voleb Prostý text nebo RTF. Pokud vybereme formát RTF, může být text v poli formátovaný. Kliknutím do tlačítka Zobrazení na kartě NÁVRH se přepneme do zobrazení datového listu, změny provedené v návrhu tabulky uložíme. Do tabulky doplníme charakteristiku některého zaměstnance, text v poli nebo jeho část lze formátovat pomocí tlačítek na kartě DOMŮ ve skupině FORMÁTOVÁNÍ TEXTU. Data, která zapíšeme do tabulky, se automaticky ukládají na disk při přechodu na jiný záznam nebo při zavření tabulky. Změny v návrhu tabulek se ukládají tlačítkem Uložit nebo se Access zeptá, zda je má uložit, při zavírání tabulky nebo přechodu z návrhového zobrazení do datového listu. V zobrazení datového listu je možné měnit šířky sloupců nebo řadit záznamy. Nastavení řazení a šířky sloupců je třeba uložit tlačítkem Uložit nebo potvrdit uložení při zavírání tabulky (změny dat se uloží vždy). V návrhovém zobrazení tabulky Faktury odstraníme pole ID, pole Faktura povýšíme na primární klíč tabulky. Pole Faktura je datového typu Číslo. Pro čísla můžeme vybírat z několika velikostí pole, velikosti se liší počtem desetinných míst a minimální a maximální hodnotou,

3 Access 49 kterou je možné vložit. Liší se proto také velikostí místa na disku, do níž se ukládají. Pro pole Faktura zvolíme velikost pole celé číslo. Pole Částka je datového typu Číslo, zvolíme velikost Jednoduchá přesnost a do vlastnosti Formát vybereme Měna. OBR. 3-2: VELIKOST POLÍ TYPU ČÍSLO název rozsah přesnost velikost Bajt 0; 255 celé číslo 1 byte celé číslo 32 768; 32 767 celé číslo 2 byty dlouhé celé číslo 2 147 483 648; 2 147 483 647 celé číslo 4 byty jednoduchá přesnost 3,4. 10 38 ; 3,4. 10 38 7 platných číslic 4 byty dvojitá přesnost 1,8. 10 308 ; 1,8. 10 308 15 platných číslic 8 byty desetinné číslo 10 28 ; 10^28 až 28 číslic 2 byty Formát čísla Pro pole typu číslo můžeme podobně jako pro pole typu text zadávat další vlastnosti, například formát je možné vybrat z nabízených variant nebo doplnit pomocí kódu podobně, jako se vytváří vlastní formáty pro buňky v Excelu. OBR. 3-3: NÁVRHOVÉ ZOBRAZENÍ TABULKY FAKTURY Datum a čas Pole Datum v tabulce Faktury je typu Datum a čas. Access bude hlídat, abychom nezadali neexistující datum. Vybereme Formát Datum (krátké). Návrh tabulky Faktury zavřeme s uložením změn. 3.2 Relace 3.2.1 Relace v dotazu 01 Faktury se jmény Chceme vypsat informace o fakturách a ke každé faktuře jméno a příjmení zaměstnance, který fakturu vystavil. Chceme-li vypsat data uložená v několika tabulkách, která spolu souvisí, použijeme dotaz. Na kartě VYTVOŘENÍ klikneme do tlačítka Návrh dotazu. V dialogovém okně Zobrazit tabulku poklepeme na tabulku Faktury a poté i na tabulku Osoby, okno zavřeme křížkem nebo tlačítkem Zavřít. Okno Zobrazit tabulku můžeme kdykoli opět zobrazit kliknutím do tlačítka Zobrazit tabulku na kartě NÁSTROJE DOTAZŮ: NÁVRH. V návrhovém zobrazení dotazu je pole

3 Access 50 Návrhová mřížka Odstranění relace Uložení dotazu Osoba z tabulky Faktury spojeno čarou s polem Osoba z tabulky Osoby. Tato čára naznačuje relaci mezi tabulkami. Access ji zobrazil proto, že se pole stejně jmenují, a předpokládá proto, že je chceme použít pro propojení tabulek. Ve spodní části návrhového zobrazení je návrhová mřížka, do ní budeme přidávat pole, která chceme zobrazit ve výsledku dotazu. Název pole můžeme napsat do prvního řádku v návrhové mřížce nebo pole vybereme ze zobrazeného seznamu, můžeme na něj také poklepat v horní části návrhu dotazu. Přidáme pole Faktura, Osoba, Datum a Částka z tabulky Faktury a pole Jméno a Příjmení z tabulky Osoby. Kliknutím do tlačítka Zobrazení na kartě NÁSTROJE DOTAZU: NÁVRH zobrazíme výsledek dotazu. Ve výsledku jsou ke každé faktuře uvedeny nejen informace uložené v tabulce Faktury, ale také jméno a příjmení zaměstnance, který fakturu vystavil. Kliknutím do tlačítka Zobrazit se vrátíme do návrhového zobrazení. Pokud by v návrhu dotazu nebyla relace mezi tabulkami, zobrazily by se ve výsledku všechny kombinace vět z obou tabulek. Každá faktura by byla ve výsledku zobrazena tolikrát, kolik zaměstnanců je v tabulce Osoby. Relaci v návrhu odstraníme: klikneme na čáru, která ji znázorňuje a klávesou Delete ji smažeme. Prohlédneme výsledek. Vrátíme se do návrhového zobrazení a relaci opět vytvoříme. Pole Osoba z jedné tabulky táhneme na pole Osoba v druhé tabulce. Dotaz zavřeme. Při zavírání potvrdíme, že chceme dotaz uložit a zadáme název 01 Faktury se jmény. V databázi se ukládají návrhy dotazů, data nejsou v dotazu uložena, výsledek zobrazí vždy aktuální stav dat v tabulkách. OBR. 3-4: NÁVRH DOTAZU FAKTURY SE JMÉNY Typy relací 3.2.2 Relace v databázi Relace nemusíme vytvářet v každém dotazu zvlášť, můžeme definovat relace, které platí v celé databázi. Mezi tabulkami Osoby a Faktury připravíme relaci. Na kartě DATABÁZOVÉ NÁSTROJE klikneme do tlačítka Relace. V okně Zobrazit tabulku poklepeme postupně na tabulku Faktury i tabulku Osoby. Okno zavřeme křížkem nebo tlačítkem Zavřít. Myší chytneme pole Osoba z tabulky Osoby a táhneme ho na pole Osoba v tabulce Faktury. Jakmile uvolníme tlačítko myši, zobrazí se dialogové okno Upravit relace (viz obr. 3-6). V okně vidíme, které tabulky propojujeme a která pole k tomu používáme. Kliknutím do tlačítka Vytvořit vytvoříme relaci, takto nastavená relace platí v celé databázi. Mezi tabulkami může být několik typů relací: 1:1: K jednomu záznamu v jedné tabulce patří jeden záznam v jiné tabulce. Data by bylo možné uložit do jediné tabulky. Tento typ vazby se používá, když chceme data oddělit například kvůli pohodlnému načtení dat do jedné z tabulek. 1:N: Nejčastější typ vazby znamená, že k jednomu záznamu v jedné tabulce může existovat více záznamů z jiné tabulky. Tento typ vazby jsme použili mezi tabulkami Osoby a Faktury. Jeden zaměstnanec může vystavit více faktur (ale za jednu fakturu je vždy zodpovědný jediný zaměstnanec).

3 Access 51 N:M: K jednomu záznamu z první tabulky může existovat více záznamů ve druhé tabulce a zároveň k jednomu záznamu z druhé tabulky může existovat více záznamů v první tabulce. Například vazba mezi knihami a autory, jednu knihu může napsat více autorů a jeden autor může napsat více knih. Tento typ vazby se v Accessu nevytváří přímo, ale rozdělí se na dvě vazby 1:N s použitím propojovací tabulky. V příkladu knih a autorů by bylo potřeba vytvořit tabulku, v níž by byly kombinace autorů a knih. OBR. 3-5: PŘÍKLAD RELACE N:M Referenční integrita Poklepáním na čáru, která znázorňuje relaci, zobrazíme okno Upravit relace. V okně dole je zobrazen Typ relace 1:N. Access pozná typ relace díky definici primárního klíče v tabulce Osoby (v poli Osoba musí být jedinečné hodnoty, je to tedy strana 1 vazby 1:N). Tabulka Osoby je nazývána primární tabulkou, tabulka Faktury je propojená tabulka. V případě, že typ vazby je 1:N nebo 1:1, můžeme zaškrtnutím příslušného pole Zajistit referenční integritu. To znamená, že do pole propojené tabulky nebude možné zadat hodnotu, která není v primární tabulce. V tomto případě tedy nebude možné zapsat, že fakturu vystavil zaměstnanec, který není uveden v tabulce Osoby. Pole Osoba v tabulce Faktury můžeme nechat nevyplněné. OBR. 3-6: DIALOGOVÉ OKNO UPRAVIT RELACE Kaskádová aktualizace polí Kaskádové odstranění polí Pravidla referenční integrity můžeme zmírnit zaškrtnutím dalších polí: Kaskádová aktualizace souvisejících polí: Zaškrtnutím pole povolíme změnu hodnoty v propojeném poli v primární tabulce. Pokud se hodnota změní, změna se promítne i do všech propojených záznamů v propojené tabulce. Např. při změně osoby Skoda.Lukas v tabulce Osoby se upraví i osoby u obou faktur, které vystavil Lukáš Škoda. Kaskádové odstranění souvisejících polí: Povolujeme odstranění záznamu z primární tabulky, k němuž existují propojené záznamy v související tabulce. Záznamy v propojené tabulce budou odstraněny. Například při smazání záznamu zaměstnance budou odstraněny všechny faktury, které tento zaměstnanec vystavil. Nastavené relace se ukládají do databáze, při vytváření dotazu nemusíme relaci definovat, můžeme ji však pro daný dotaz odstranit (v návrhu dotazu klikneme na čáru relace a klávesou Delete ji smažeme), toto nastavení platí pouze pro upravený dotaz. Relace v databázi můžeme upravit jedině v okně Relace.

3 Access 52 Databáze3. accdb Načtení dat z Excelu Databáze2. xlsx Pro další práci použijeme novou databázi, do níž načteme větší množství dat, která jsou připravená v sešitu Excelu. Vytvoříme novou databázi. Na kartě SOUBOR, vybereme volbu NOVÝ a poklepeme na ikonu Prázdná databáze. Vybereme vhodné umístění souboru na disku počítače a zadáme název databáze Enc-10-03. Křížkem zavřeme tabulku. Data budeme načítat ze seznamů v Excelu. Na kartě EXTERNÍ DATA ve skupině IMPORTOVAT A PŘIPOJIT klikneme do tlačítka Excel. V okně Načíst externí data Tabulka Excel klikneme do tlačítka Procházet a vybereme umístění souboru Databáze2.xlsx, z něhož budeme načítat data. Ponecháme vybranou možnost Importovat zdrojová data do nové tabulky v aktuální databázi a klikneme do tlačítka OK. Spustíme tak průvodce importem tabulky. V prvním okně vybereme volbu Zobrazit listy a vybereme list Osoby. Ve spodní části okna vidíme náhled dat. Klikneme do tlačítka Další. V dalším okně zaškrtneme pole První řádek obsahuje záhlaví sloupců a klikneme do tlačítka Další. V následujícím okně je možné zadat datové typy načítaných polí nebo pro některá pole zaškrtnout políčko Neimportovat a do tabulky je nenačítat. Nebudeme nic upravovat, vše upravíme později v načtené tabulce, klikneme do tlačítka Další. V následujícím okně vybíráme, které pole bude primárním klíčem tabulky. Vybereme volbu Zvolit vlastní primární klíč a ponecháme vybrané pole Osoba. Klikneme do tlačítka Další. V posledním okně průvodce můžeme zadat název tabulky, ponecháme zde název Osoby podle názvu listu v Excelu a klikneme do tlačítka Dokončit. Access se zeptá, zda chceme kroky importu uložit, nezaškrtneme pole Uložit a klikneme do tlačítka Zavřít. V databázi vidíme tabulku Osoby. OBR. 3-7: PRVNÍ OKNO PRŮVODCE IMPORTEM TABULKY Relace Stejně jako jsme načetli tabulku Osoby, načteme ze stejného sešitu Excelu ještě tabulky Oddělení, Faktury a Místnosti, které jsou na stejnojmenných listech. Primárním klíčem je vždy první sloupec tabulky. Mezi tabulkami definujeme relace. Na kartě DATABÁZOVÉ NÁSTROJE klikneme do tlačítka Relace. V okně Zobrazit tabulku (zobrazíme ho kliknutím do tlačítka Zobrazit tabulku na kartě NÁSTROJE PRO RELACE: NÁVRH) poklepeme postupně na všechny tabulky a okno zavřeme. Tabulky

3 Access 53 Úpravy relací ve schématu vhodně umístíme. Posouvat je můžeme tažením myší za název tabulky. Velikost tabulek lze měnit tažením za pravý dolní roh. Mezi tabulkami definujeme relace včetně zajištění referenční integrity s aktualizací polí v kaskádě. Pole Osoba z tabulky Osoby táhneme na pole Osoba v tabulce Faktury. V okně Upravit relace zaškrtneme pole Zajistit referenční integritu a Kaskádová aktualizace souvisejících polí. Stejným postupem definujeme relace mezi tabulkami Osoby a Místnosti a mezi tabulkami Osoby a Oddělení. Hotové relace vidíme na obr. 3-8. Schéma relací zavřeme, při zavírání potvrdíme uložení rozložení relací, tím ukládáme rozmístění tabulek ve schématu relací. Samotné relace jsou ukládány hned při vytváření. Pokud bychom chtěli relace upravit, zobrazíme okno relací. Poklepáním na čáru, která znázorňuje relaci, zobrazíme okno Upravit relace. Kliknutím na čáru, která znázorňuje relaci, relaci označíme a můžeme ji smazat klávesou Delete. OBR. 3-8: RELACE V DATABÁZI ENC-10-03 Výběrové dotazy Dynamická sada Snímek Křížové dotazy 3.3 Dotazy Dotazy jsou objekty v databázi, v nichž nejsou uložena data. Pomocí dotazů vždy pracujeme s daty uloženými v tabulkách. Nejčastěji používaným typem dotazu je tzv. výběrový dotaz. Výběrové dotazy použijeme v těchto případech: Chceme zobrazit jen některá pole (sloupce) z tabulky. Chceme zobrazit pole z několika tabulek. Chceme vybrat některé záznamy (řádky) z tabulky nebo několika tabulek pomocí kritéria. Chceme záznamy seřadit podle jednoho či více kritérií. Chceme spočítat pomocí funkcí nebo výrazů hodnoty, které vycházejí z pole či polí tabulky nebo několika tabulek. Chceme spočítat souhrnné údaje za skupiny záznamů (např. počet zaměstnanců v jednom oddělení). V zobrazení datového listu (výsledek dotazu) některých výběrových dotazů můžeme upravovat data. V takovém případě říkáme, že výsledkem dotazu je dynamická sada. Data upravujeme v tabulkách, nikoli v dotazu samotném. Zapisujeme vždy do konkrétního pole některé z tabulek. Výsledkem některých dotazů je tzv. snímek. V zobrazení datového listu není možné jednoznačně přiřadit pole z datového listu dotazu k poli v některé tabulce (např. u souhrnných dotazů). Do datového listu takových dotazů nelze zapisovat. Data z tabulek můžeme analyzovat také pomocí křížových dotazů. Křížový dotaz zobrazuje data podobně jako kontingenční tabulka v Excelu. Výběrové a křížové dotazy zobrazují data z tabulek, nemění je. Výsledek dotazu můžeme prohlédnout kliknutím do tlačítka Zobrazení na kartě NÁSTROJE DOTAZU: NÁVRH nebo kliknutím do tlačítka Spustit na stejné kartě.

3 Access 54 Akční dotazy Kromě výběrových dotazů můžeme vytvářet také akční dotazy. Tyto dotazy mění data v tabulkách. Akčních dotazů je několik druhů: Vytvářecí dotaz vytvoří novou tabulku s daty z existujících tabulek. Přidávací dotaz přidá do tabulky nové řádky s daty. Aktualizační dotaz upraví data ve vybraném sloupci tabulky. Odstraňovací dotaz smaže vybrané řádky tabulky. Při vytváření akčních dotazů je třeba odlišit použití tlačítka Zobrazení, kterým pouze prohlížíme výsledek dotazu, a použití tlačítka Spustit, kterým měníme data v tabulkách. 3.3.1 Výběrové dotazy z jedné tabulky D01 Jména Řazení Osoby (20 vět) Zobrazit Pomocí výběrového dotazu vypíšeme jména a příjmení všech zaměstnanců seřazená podle příjmení. Na kartě VYTVOŘENÍ klikneme do tlačítka Návrh dotazu. V okně Zobrazit tabulku poklepeme na název tabulky Osoby, čímž tabulku přidáme do návrhu dotazu. Křížkem nebo tlačítkem Zavřít zavřeme okno Zobrazit tabulku. Do návrhové mřížky dotazu přidáme pole Jméno a Příjmení (přidání pole do návrhové mřížky je popsáno v kap. 3.2.1). Klikneme do řádku Řadit návrhové mřížky do sloupce pole Příjmení, z nabídky vybereme Vzestupně. Klikneme do tlačítka Zobrazení nebo Spustit na kartě NÁSTROJE DOTAZŮ: NÁVRH a prohlédneme výsledek. Řádky jsou seřazeny abecedně podle příjmení. Pokud vybereme vzestupné řazení i ve sloupci Jméno, budou řádky seřazeny primárně podle jména a dále podle příjmení, protože pole Jméno je v návrhové mřížce před polem Příjmení. Chceme-li zobrazit nejdříve jméno a potom příjmení, ale řadit primárně podle příjmení a dále podle jména, přidáme pole Jméno do návrhové mřížky ještě jednou. V tomto nově přidaném sloupci vybereme Řadit vzestupně a zrušíme zaškrtnutí pole Zobrazit (viz obr. 3-9). Pole nebude zobrazeno ve výsledku, použije se pouze pro řazení. OBR. 3-9: NÁVRHOVÉ ZOBRAZENÍ DOTAZU D01 JMÉNA Kritéria D02 PRG Osoby (6 vět) Po prohlédnutí výsledku dotaz zavřeme a uložíme pod názvem D01 Jména. V dalším výběrovém dotazu vypíšeme jména a příjmení zaměstnanců z oddělení PRG. Můžeme použít dotaz D01 a upravit ho. V seznamu objektů klikneme na dotaz D01 Jména, kombinací kláves Ctrl+C ho zkopírujeme do schránky, kombinací Ctrl+V vložíme ze schránky, v zobrazeném okně upravíme název nového dotazu na D02 PRG. V seznamu objektů databáze klikneme pravým tlačítkem myši na dotaz D02 PRG a vybereme z místní nabídky volbu

3 Access 55 NÁVRHOVÉ ZOBRAZENÍ. Do návrhové mřížky přidáme pole Oddělení. Do řádku Kritéria pole Oddělení zapíšeme PRG, uvozovky doplní Access automaticky. Prohlédneme výsledek. D03 PRG or ANA Osoby (9 vět) Vypíšeme zaměstnance z oddělení PRG a ANA. Chceme-li kromě zaměstnanců oddělení PRG zobrazit i zaměstnance dalšího oddělení, zapíšeme jeho zkratku do dalšího řádku kritérií. Vytvoříme kopii dotazu D02 PRG, v návrhovém zobrazení pod PRG napíšeme ANA. Prohlédneme výsledek a dotaz zavřeme s uložením změn. Když znovu zobrazíme návrh dotazu, kritérium se zobrazí ve tvaru PRG Or ANA. Oba zápisy mají stejný význam. Při vyhodnocování kritérií Access nerozlišuje malá a velká písmena, je tedy lhostejné, zda zadáme kritérium ANA nebo ana. OBR. 3-10: NÁVRHOVÁ MŘÍŽKA DOTAZU D03 PRG OR ANA D04 Muži z PRG Osoby (3 věty) Vypíšeme muže z oddělení PRG. Kritéria je možné zadávat do několika polí. Vyjdeme z dotazu D02 PRG. Do návrhové mřížky přidáme pole pohlaví. Do kritérií do stejného řádku jako je PRG přidáme do sloupce Pohlaví M. Jestliže jsou podmínky ve stejném řádku, musí platit zároveň, vybíráme tedy pouze muže z oddělení PRG. OBR. 3-11: NÁVRH DOTAZU D04 MUŽI Z PRG Kdybychom hodnotu M zapsali do jiného řádku než je PRG, vyhodnotil by to Access jako další variantu. Ve výsledku dotazu by byli všichni zaměstnanci oddělení PRG (muži i ženy) a všichni muži bez ohledu na pohlaví. (Muži z oddělení PRG by byli ve výsledku jen jednou, přestože splňují obě kritéria.) D05 Kritéria Osoby (7 vět) Do dalších řádků kritérií můžeme zadávat další varianty. Pomocí dotazu D05 Kritéria vypíšeme muže z oddělení PRG, všechny zaměstnance z oddělení ANA a ženy z oddělení KON, vypsané zaměstnance seřadíme podle příjmení. Návrh dotazu vidíme na obr. 3-12. OBR. 3-12: NÁVRH DOTAZU D05 KRITÉRIA D06 Zkrácený úvazek Osoby (3 věty) Vypíšeme všechny zaměstnance, kteří pracují na zkrácený pracovní úvazek, jejich úvazek je tedy nižší než 1. Do kritérií dotazu můžeme zadávat i složitější podmínky, například nerovnosti. V dotazu použijeme tabulku Osoby, návrhovou mřížku dotazu vidíme na obr. 3-13.

3 Access 56 OBR. 3-13: NÁVRH DOTAZU D06 ZKRÁCENÝ ÚVAZEK Funkce Month D07 Výpočty Faktury (13 vět) Tvůrce výrazů Vypišme všechny informace o fakturách a dále měsíc vystavení faktury. Ve výsledku zobrazíme pouze faktury vystavené v lednu. V dotazech můžeme používat výrazy nebo funkce. Použijeme tabulku Faktury. Poklepáním na hvězdičku na začátku seznamu polí v tabulce vložíme do návrhové mřížky výraz Faktury.*. Pomocí něj vypíšeme ve výsledku všechny sloupce tabulky Faktury. Do dalšího sloupce zapíšeme funkci pro zjištění měsíce z data. Výraz bychom mohli zapsat přímo do prvního řádku návrhové mřížky. Pro usnadnění použijeme Tvůrce výrazů, klepneme do nového pole v návrhové mřížce dotazu a poté do tlačítka Tvůrce na kartě NÁSTROJE DOTAZŮ: NÁVRH. V okně Tvůrce výrazů (viz obr. 3-14) v seznamu Prvky výrazu kliknutím na plus rozbalíme položku funkce, klikneme na položku Předdefinované funkce. V seznamu Kategorie výrazů vybereme kategorii Datum a čas, v seznamu Hodnoty výrazu poklepeme na funkci Month. V horní části okna doplníme argument funkce, zápis upravíme do tvaru Month([Datum]) a kliknutím do tlačítka OK výraz zapíšeme do návrhu dotazu a zavřeme tvůrce výrazů. Do návrhové mřížky doplnil Access zápis Výraz1: Month([Datum]), slovo Výraz1 přepíšeme na měsíc. Takto můžeme pojmenovat sloupce ve výsledku dotazu. Hodnoty vypočtené pomocí funkcí a výrazů je možné použít pro řazení či filtrování. Chceme pouze faktury vystavené v lednu, proto do kritérií dopíšeme do sloupce měsíc 1. OBR. 3-14: TVŮRCE VÝRAZŮ Počítání s čísly a daty V dotazech můžeme používat i další výrazy či funkce. Číselná pole můžeme sčítat, odčítat, násobit a dělit. Počítat lze také s daty podobně jako v Excelu. Vypíšeme ke každé faktuře odměnu, kterou vyplatíme zaměstnanci, který ji vystavil, a datum splatnosti faktury. Odměna je 1 % fakturované částky, splatnost je 60 dnů po vystavení faktury. Dotaz D07 Výpočty upravíme. Návrhová mřížka dotazu je na obr. 3-15.

3 Access 57 OBR. 3-15: NÁVRH DOTAZU D07 VÝPOČTY 3.3.2 Výběrové dotazy z více tabulek D08 Osoby s telefony Osoby, Místnosti (19 vět) Vypíšeme všechny informace o zaměstnancích, popis místnosti a původní telefon. Použijeme tentokrát tabulky Místnosti a Osoby. V návrhu dotazu jsou tabulky propojené relací, která se přebírá z nastavení relací v celé databázi. Pokud v dotazu nastavíme relaci jinak než ve schématu relací celé databáze, toto nastavení platí jen pro tento dotaz. V našem dotazu relace nebudeme měnit. Do návrhové mřížky přidáme všechna pole z tabulky Osoby a pole Popis a Původní_telefon z tabulky Místnosti. Ve výsledku dotazu zobrazujeme pole Místnost z tabulky Osoby. Pole Místnost je také v tabulce Místnosti. Budeme-li výsledek dotazu pouze prohlížet, můžeme pole Místnost přidat z kterékoli tabulky. Pokud chceme do výsledku dotazu zapisovat data, je vhodnější přidat pole Místnost z tabulky Osoby. Úpravou pole Místnost v tabulce Místnosti bychom měnili označení místnosti. Úpravou pole Místnost v tabulce Osoby říkáme, že zaměstnanec sedí v jiné kanceláři (musíme zadat místnost, která je v tabulce Místnosti, jinak budou zadávaná data porušovat pravidla referenční integrity). OBR. 3-16: NÁVRH DOTAZU D08 OSOBY S TELEFONY D09 Osoby s nadřízenými Osoby_1, Osoby, Oddělení (20 vět) Vypíšeme jména a příjmení všech zaměstnanců, název oddělení, v němž pracují, jména a příjmení jejich nadřízených. V tomto dotazu použijeme tabulku Osoby dvakrát, jednou jako seznam zaměstnanců a jednou jako seznam možných nadřízených. Tabulku přidáme dvakrát do návrhu dotazu, dále přidáme tabulku Oddělení. Mezi tabulkami Osoby a Osoby_1 musíme vytvořit relaci tažením pole Nadřízený z tabulky Osoby na pole Osoba z tabulky Osoby_1. Vypíšeme pole Oddělení_v, Jméno a Příjmení z tabulky Osoby a Jméno a Příjmení z tabulky Osoby_1.

3 Access 58 Vlastnosti spojení Výraz s textem Prohlédneme výsledek dotazu. Ve výsledku se zobrazuje jen 19 z 20 zaměstnanců firmy. Nezobrazují se zaměstnanci, kteří nemají vyplněno pole Oddělení, nezobrazili by se ani zaměstnanci, kteří nemají vyplněno pole Nadřízený. Upravíme proto typ spojení. Poklepeme na čáru, která znázorňuje relaci mezi tabulkami Osoby a Oddělení. V dialogovém okně Vlastnosti spojení vybereme třetí volbu Zahrnout všechny záznamy z tabulky Osoby. Typ spojení je znázorněn šipkou. Přidáme šipku i ke spojení tabulek Osoby a Osoby_1. I tady vybereme volbu Zahrnout všechny záznamy z tabulky Osoby. Kdybychom typ spojení nenastavili, hlásil by Access při pokusu o zobrazení výsledku dotazu chybu Nejednoznačná vnější spojení. Jméno a příjmení nadřízeného chceme vypsat v jednom poli, použijeme výraz Nadřízený: [Osoby_1].[jméno] & " " & [Osoby_1].[příjmení]. Operátor & spojí textové řetězce do jednoho. Názvy polí z tabulek musíme psát včetně názvů tabulek, protože by jinak nebylo jasné, které pole se má použít. Název tabulky oddělujeme od názvu pole tečkou. OBR. 3-17: NÁVRH DOTAZU D09 OSOBY 3.3.3 Souhrnné dotazy D10 Prodeje zaměstnanců Osoby, Faktury (9 vět) Souhrny ve výsledku dotazu Vypíšeme účet, jméno a příjmení všech zaměstnanců, celkovou fakturovanou částku, počet vystavených faktur a průměrnou částku fakturovanou na jedné faktuře. Všechny požadované informace najdeme v tabulkách Osoby a Faktury, tyto tabulky přidáme do návrhu dotazu. Do návrhové mřížky dáme pole Osoba, Jméno a Příjmení. Pro zjištění požadovaných informací použijeme souhrny, klikneme proto do tlačítka Souhrny na kartě NÁSTROJE DOTAZŮ: NÁVRH. V návrhové mřížce se zobrazil řádek Souhrn, v něm se ke každému poli doplnila hodnoty Seskupit. Celkovou fakturovanou částku spočítáme tak, že seskupíme záznamy každého zaměstnance a sečteme všechny částky. Přidáme proto do návrhové mřížky pole Částka z tabulky Faktury, v řádku souhrn vybereme z nabídky Sum. Sloupec přejmenujeme na Fakturováno. Podobně zjistíme i další požadované údaje. Pro počet vystavených faktur použijeme funkci Count do pole Faktura. Funkce Count spočítá počet neprázdných polí, používáme pole Faktura, která je primárním klíčem tabulky Faktury a musí tedy být vyplněno, zajistíme tak spočítání všech faktur. Průměrnou fakturovanou částku spočítáme pomocí funkce Avg, kterou použijeme pro pole Částka (pole Částka vložíme do návrhové mřížky dvakrát). Do výsledku dotazu můžeme vložit součtový řádek. Zobrazíme výsledek dotazu (datový list) a klikneme do tlačítka Souhrny na kartě DOMŮ. V zobrazeném součtovém řádku vybereme

3 Access 59 pro sloupec Fakturováno funkci Sum (Součet), pro sloupec Počet faktur funkci Count (Počet) a pro sloupec Průměr vybereme funkci Avg (Průměr). Upravíme vlastnosti sloupce Průměrné 21 : Formát: Pevný Počet desetinných míst: 0 OBR. 3-18: NÁVRH DOTAZU D10 PRODEJE ZAMĚSTNANCŮ Do souhrnných dotazů můžeme přidávat kritéria jak pro vypočítaná pole, tak pro seskupovaná pole. D11 Počty zaměstnanců Oddělení, Osoby (4 věty) Vypíšeme všechna oddělení, do nichž jsou zařazeni alespoň 3 zaměstnanci. Ve výsledku zobrazíme zkratku a název oddělení a počet zaměstnanců. 3-19. Použijeme tabulky Oddělení a Osoby. Použijeme souhrn. Návrhová mřížka je na obr. OBR. 3-19: NÁVRH DOTAZU D11 POČTY ZAMĚSTNANCŮ 3.3.4 Křížový dotaz Spočítáme kolik mužů a kolik žen je zařazeno do každého oddělení firmy, zobrazíme názvy oddělení. D12 Křížový dotaz Oddělení, Osoby (6 vět) Do návrhu dotazu přidáme tabulky Osoby a Oddělení. Zadání lze splnit pomocí souhrnného dotazu. Seskupíme podle polí Oddělení_v a Pohlaví, funkci Count použijeme pro pole Osoba. Přehledněji stejný výsledek zobrazíme v křížovém dotazu. Na kartě NÁSTROJE DOTAZŮ: NÁVRH klikneme do tlačítka Křížový, v návrhové mřížce se zobrazí řádek Křížová tabulka. Pro pole Oddělení_v vybereme v tomto řádku volbu Záhlaví řádku, pro pole Pohlaví vybereme Záhlaví sloupce, pro pole Osoba vybereme hodnota. OBR. 3-20: D12 KŘÍŽOVÝ DOTAZ (NÁVRH A VÝSLEDEK) 21 Vlastnosti zobrazíme, když v kartě NÁVRH ve skupině ZOBRAZIT NEBO SKRÝT klikneme do tlačítka Souhrny.

3 Access 60 3.4 Formuláře Pro prohlížení a především zadávání dat do databáze slouží formuláře. Pomocí formuláře zobrazujeme data ze zdroje dat formuláře, tím může být tabulka nebo výběrový dotaz (obecně datová sada). 3.4.1 Samostatný formulář F01 Osoby Rozložení Úprava vlastností Vlastnosti Vytvoříme formulář pro prohlížení a zadávání dat o zaměstnancích. V seznamu objektů v navigačním podokně klikneme na tabulku Osoby. Na kartě VYTVOŘENÍ klikneme do tlačítka Formulář. Access vytvoří formulář, jehož zdrojem dat je tabulka Osoby a zobrazí ho v zobrazení rozložení 22. Formulář obsahuje ovládací prvky typu popisek (konstantní text) a textové pole (hodnota různá v různých větách). Formuláře můžeme zobrazovat třemi způsoby, mezi nimiž se můžeme přepínat pomocí tlačítka Zobrazení na kartě DOMŮ nebo na kartě NÁSTROJE NÁVRHU FORMULÁŘE: NÁVRH: Formulářové zobrazení slouží pro práci s daty, v tomto zobrazení se formulář používá. Návrhové zobrazení slouží pro vytváření a úpravy formuláře, data nejsou zobrazena a není možné je upravovat. Zobrazení rozložení umožňuje některé úpravy formuláře, data jsou zobrazována, ale není možné je upravovat. Toto zobrazení slouží pro úpravy formuláře, které je vhodné provádět s ohledem na data, např. pro úpravy velikostí polí. V návrhové zobrazení klikneme do objektu Tabulka.Faktury s tabulkou faktur jednotlivého zaměstnance. Odstraníme ji kliknutím do tlačítka Delete. Tažením na spodní okraj sekce Podrobnosti zmenšíme sekci. Ve vytvořeném formuláři zmenšíme šířku textového pole Osoba: V kartě NÁVRH ve skupině NÁSTROJE klikneme do tlačítka Seznam vlastností. V podokně vlastností v kartě Formátové do vlastnosti Šířka zapíšeme hodnotu 4,5 cm. 23 Díky použitému tzv. skládanému rozložení se spolu s šířkou pole Osoba upravila na stejnou šířku i šířka ostatních textových polí, úprava výšky pole způsobila posunutí ostatních textových polí tak, aby se nezměnila jejich vzdálenost od pole Osoba. Pokud tažením myší přesuneme některé textové pole, změní se pořadí polí, ale zůstanou uspořádaná. Nastavíme výšku popisků a textových polí formuláře: Klikneme do textového pole Osoba či do jiného textového pole. Kliknutím do křížového tlačítka rozložení v levém horním rohu vybereme všechny ovládací prvky rozložení. V kartě Formátové do vlastnosti Výška zadáme hodnotu 0,6 m. Upravíme formát textového pole Osoba: Klikneme do textového pole. Stiskneme kombinaci kláves Ctrl B. Textové pole je nyní tučné. Na kartě Datové je důležitá vlastnost Zdroj ovládacího prvku. Zdrojem může být pole ze zdroje dat (použijeme název pole z tabulky nebo dotazu) nebo výraz (začíná znakem =) vypočítaný nejčastěji z polí ze zdroje dat. Vzhled formuláře upravíme podle obr. 3-21. Uložíme jej pod názvem F01 Osoby. 22 Pokud máme širokoúhlý displej, umístí se pole a jejich popisky do dvou dvojic sloupců. 23 Šířku můžeme nastavit také tažením za pravý okraj libovolného pole.

3 Access 61 OBR. 3-21: FORMULÁŘ F01 OSOBY 3.4.2 Nekonečný formulář F02 Faktury Vytvoříme formulář, v němž budou všechny údaje o fakturách. V seznamu objektů databáze vybereme tabulku Faktury, na kartě VYTVOŘENÍ ve skupině Formuláře klikneme do tlačítka Další formuláře a vybereme VÍCE POLOŽEK. Ve vytvořeném formuláři upravíme výšku a šířku polí. Díky tabulkovému rozložení, které je použito pro všechna pole, stačí nastavit výšku kteréhokoli pole, při změně šířky se posunou ostatní pole. Ve formulářovém zobrazení se nezobrazuje jediný záznam, jako tomu bylo u předchozího formuláře, ale vidíme tolik záznamů, kolik se jich vejde na obrazovku. Tomuto způsobu zobrazení se říká nekonečný formulář. Způsob zobrazení formuláře ve formulářovém zobrazení můžeme nastavit ve formátových vlastnostech formuláře úpravou vlastnosti Výchozí zobrazení. OBR. 3-22: FORMULÁŘ F02 FAKTURY 3.4.3 Podformulář F03 Hlavní F04 Podformulář Propojení podformuláře Ve formuláři zobrazíme všechny informace o zaměstnancích a ke každému zaměstnanci seznam všech faktur, které vystavil. Vyjdeme z připravených formulářů. Klikneme na formulář F01 Osoby, zkopírujeme ho do schránky kombinací Ctrl+C a kombinací Ctrl+V ho vložíme ze schránky a pojmenujeme F03 Hlavní. Kopii formuláře F02 Faktury pojmenujeme F04 Podformulář. Otevřeme návrhové zobrazení formuláře F03 Hlavní. Formulář F04 Podform táhneme myší ze seznamu objektů do spodní části podrobností formuláře F03 Hlavní. Tím jsme do formuláře vložili podformulář. Klikneme na popisek a klávesou Delete ho smažeme. Tažením za úchyt zvýšíme podformulář. V podformuláři chceme zobrazovat pouze faktury, které vystavil zaměstnanec, který je zobrazován v hlavním formuláři. Zobrazíme podokno Seznam vlastností (např. kliknutím do

3 Access 62 tlačítka Seznam vlastností na kartě NÁSTROJE NÁVRHU FORMULÁŘE: NÁVRH) a kliknutím na podformulář zobrazíme jeho vlastnosti (podformulář můžeme také vybrat v poli se seznamem v horní části podokna Seznam vlastností). Na kartě Datové klikneme do vlastnosti Řídící propojovací pole a kliknutím do tlačítka se třemi tečkami na konci řádku zobrazíme dialogové okno Propojování polí podformulářů. Access odhadl, že chceme pro propojení formuláře s podformulářem použít pole Osoba. Řídící pole je pole z hlavního formuláře, podřízené pole je pole z podformuláře. Díky propojení zobrazíme v podformuláři pouze ty řádky, v nichž je v podřízeném poli stejná hodnota jako v řídícím poli v hlavním formuláři. V tomto případě tedy zobrazíme pouze ty faktury, které vystavil zaměstnanec, jehož záznam je zobrazen. Podřízené pole nemusí být v podformuláři zobrazeno, stačí, když je ve zdroji dat podformuláře. Podformulář můžeme upravovat v návrhovém zobrazení podformuláře nebo v návrhovém zobrazení hlavního formuláře. Pole Osoba smažeme z podformuláře. Hlavní formulář i podformulář uložíme, výsledek prohlédneme např. pro záznam Miloše Adamce (zaměstnanec, který vystavil nějaké faktury). OBR. 3-23: FORMULÁŘ F04 HLAVNÍ S PODFORMULÁŘEM F04 PODFORM 3.5 Sestavy Sestavy slouží zejména pro tisk dat z databáze. Data není možné v sestavách upravovat, můžeme je pouze prohlížet a tisknout. 3.5.1 Jednoduchá sestava S01 Oddělení Vytvoříme sestavu se seznamem všech zaměstnanců rozdělených podle oddělení. V seznamu objektů klikneme do tabulky Osoby a na kartě VYTVOŘENÍ klineme do tlačítka Sestava. Access vytvoří sestavu, jejímž zdrojem dat je tabulka Osoby, a zobrazí ji v zobrazení rozložení.

3 Access 63 Zobrazení sestavy Části sestavy Sestavy můžeme zobrazovat třemi způsoby, mezi nimiž se přepínáme pomocí tlačítka Zobrazení na kartě DOMŮ: Zobrazení sestavy: zobrazujeme data, nezobrazuje se vzhled stránky, není možné upravovat sestavu. Náhled: zobrazujeme, jak bude sestava vytištěna. Náhled sestavy zavřeme tlačítkem Zavřít náhled. Zobrazení rozložení: zobrazují se data, je možné provádět některé změny návrhu sestavy. Návrhové zobrazení: nezobrazují se data, můžeme upravovat návrh sestavy. V zobrazení rozložení tažením za pravý okraj polí upravíme šířku textových polí podle nejdelšího textu. Upravíme nastavení stránky: Na kartě NÁSTROJE ROZLOŽENÍ SESTAVY: VZHLED STRÁNKY ve skupině ROZLOŽENÍ STRÁNKY klikneme do tlačítka Na šířku. Dále klikneme do tlačítka Okraje a vybereme ÚZKÉ 24. Podíváme se do návrhového zobrazení sestavy. V něm vidíme, že sestava má několik částí: Záhlaví sestavy se zobrazuje vždy na začátku sestavy. Access sem umístil nadpis, datum a čas. Datum i čas je vyjádřen pomocí funkce a budou tedy vždy aktuální. Záhlaví stránky se zobrazuje na začátku každé stránky, jsou zde nadpisy sloupců sestavy. Podrobnosti se zobrazí jednou pro každý záznam ze zdroje dat (v tomto případě jednou pro každého zaměstnance). Zápatí stránky se zobrazuje na konci každé stránky. Access sem vložil textové pole se zdrojem ="Stránka " & [Page] & " z " & [Stránky]. Výsledkem pole [Page] je číslo stránky, pole [Stránky] zobrazí počet stránek sestavy. Zápatí sestavy se zobrazí jednou na konci celé sestavy. Access sem vložil textové pole s funkcí =Count(*). Tato funkce spočítá počet záznamů, v tomto případě počet zaměstnanců. Seřadíme zaměstnance podle oddělení a dále podle příjmení. Název oddělení zobrazíme jen jednou nad prvního zaměstnance každého oddělení. Seskupení Řazení Zdroj dat sestavy Formátování polí Použijeme podokno Skupina, řazení a souhrn (zobrazuje se ve spodní části okna v návrhovém zobrazení nebo zobrazení rozložení). Není-li zobrazeno, klikneme do tlačítka Seskupit a seřadit na kartě NÁSTROJE NÁVRHU SESTAVY: NÁVRH. V podokně klikneme do tlačítka Přidat skupinu a vybereme pole Oddělení. Zobrazila se nová část sestavy nazvaná Záhlaví Oddělení. Tato část se zobrazí vždy nad prvním záznamem každého oddělení. Kombinacemi Ctrl+X a Ctrl+V sem přesuneme pole Oddělení z podrobností sestavy. Ze záhlaví stránky smažeme klávesou Delete popisek Oddělení a smažeme i volné místo pro zobrazení oddělení v podrobnostech sestavy. Upravíme výšku části Záhlaví Oddělení. V podokně Skupina, řazení a souhrn klikneme do tlačítka Přidat řazení a vybereme pole Příjmení. Po prohlédnutí výsledku se vrátíme do návrhového zobrazení. Vedle zkratky oddělení, zobrazíme název oddělení. Název oddělení musíme přidat do zdroje dat sestavy. Na kartě NÁSTROJE NÁVRHU SESTAVY: NÁVRH klikneme do tlačítka Přidat existující pole. V podokně Seznam polí klikneme do odkazu Zobrazit všechny tabulky. Kliknutím na symbol + u tabulky Oddělení zobrazíme pole z této tabulky. Pole Oddělení_v přetáhneme myší do části Záhlaví Oddělení a odstraníme jeho popisek. Upravili jsme tak zdroj dat sestavy 25. Podobně jako pole a části ve formulářích mají i pole a části v sestavách své vlastnosti rozdělené do skupin. Ve formátových vlastnostech polí Oddělení a Oddělení_v nastavíme Styl okraje: Průhledná čára a Tloušťka písma: Tučné. 24 Detailní nastavení je možné provádět v dialogovém okně Vzhled stránky, které zobrazíme kliknutím do tlačítka Vzhled stránky. 25 Zdroj dat sestavy můžeme upravit také úpravou vlastnosti Zdroj dat v datových vlastnostech sestavy.

3 Access 64 OBR. 3-24: ZAČÁTEK SESTAVY S01 ODDĚLENÍ 3.5.2 Sestava s podsestavou Připravíme sestavu, v níž budou základní informace o zaměstnancích a seznam všech faktur, které každý zaměstnanec vystavil. S02 Hlavní S03 Faktury Podsestava Možnost zvětšení Čísla stránek Na kartě VYTVOŘENÍ klikneme do tlačítka Návrh sestavy. Na kartě NÁSTROJE NÁVRHU SESTAVY: NÁVRH klikneme do tlačítka Přidat existující pole. Sestava nemá dosud definovaný zdroj dat, zobrazuje se proto seznam všech tabulek z databáze. Rozbalíme kliknutím na symbol + seznam polí z tabulky Osoby. Dvojitě klikneme postupně na pole Osoba, Jméno, Příjmení, Oddělení a Oprávnění. V sestavě není použito žádné uspořádání, pole proto můžeme umístit libovolně. Tažením přesouváme textové pole i popisek, tažením za levý horní roh přesouváme pouze textové pole či pouze popisek. Přetažením polí do sestavy jsme definovali zdroj dat sestavy a zároveň do sestavy umístili pole. Klikneme do tlačítka Přidat řazení v podokně Skupina, řazení a souhrn 26 a vybereme pole Příjmení. Formát a umístění polí upravíme podle obr. 3-25. Sestavu uložíme pod názvem S02 Hlavní. V seznamu objektů klikneme na tabulku Faktury, na kartě VYTVOŘENÍ klikneme do tlačítka Sestava. V zobrazení rozložení upravíme šířky polí v sestavě. V návrhovém zobrazení sestavy smažeme pole Datum a Čas ze záhlaví sestavy. Popisky polí přesuneme kombinací Ctrl+X a Ctrl+V ze záhlaví stránky do záhlaví sestavy. Klikneme pravým tlačítkem na název kterékoli části sestavy a kliknutím na položku ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ STRÁNKY tyto části nezobrazíme. Zmenšíme šířku sestavy. Sestavu uložíme pod názvem S03 faktury a zavřeme ji. Zobrazíme návrh sestavy S02 Hlavní. Sestavu S03 Faktury tažením umístíme do podrobností sestavy S02 Hlavní, tím se stává podsestavou této sestavy. Odstraníme popisek podsestavy. Zobrazíme vlastnosti podsestavy kliknutím do tlačítka Seznam vlastností na KARTĚ NÁSTROJE NÁVRHU SESTAVY: NÁVRH. V datových vlastnostech podsestavy nastavíme Řídící propojovací pole a Podřízená propojovací pole stejně jako při propojování podformuláře: klikneme do tlačítka se třemi tečkami na konci řádku vlastnosti, Access odhadne, že chceme použít pole Osoba, což potvrdíme klinutím do tlačítka OK. Pole Osoba smažeme z podsestavy (zůstává ve zdroji dat). Odstraníme okraj podsestavy. Někteří zaměstnanci vystavili velké množství faktur, jiní nevystavili žádnou. Velikost místa pro zobrazení faktur se musí přizpůsobit počtu vystavených faktur. Podsestava má proto ve formátových vlastnostech nastavenu vlastnost Možnost zvětšení: ano. Nastavíme vlastnost Možnost zmenšení pro podrobnosti sestavy a podsestavu na hodnotu Ano. U zaměstnanců, kteří nevystavili žádnou fakturu, se nezobrazuje mezera. Klikneme do tlačítka Čísla stránek na kartě NÁSTROJE NÁVRHU SESTAVY: NÁVRH a vybereme Formát: Stránka N a Pozici: Dolní okraj stránky (zápatí). Sestavu prohlédneme v zobrazení Náhled. 26 Není-li podokno zobrazeno, klikneme do tlačítka Seřadit a seskupit na kartě NÁSTROJE NÁVRHU SESTAVY: NÁVRH

3 Access 65 OBR. 3-25: ČÁST SESTAVY S02 HLAVNÍ S PODSESTAVOU S03 FAKTURY F05 Menu 3.6 Výchozí formulář K otevírání objektů slouží navigační podokno. Můžeme jej nahradit a zpřehlednit použitím formuláře, v němž budou připraveny odkazy na jednotlivé objekty (viz obr. 3-26): Na kartě VYTVOŘENÍ ve skupině FORMULÁŘE klikneme do tlačítka Návrh formuláře. Access vytvoří formulář bez zdroje dat v návrhovém zobrazení. OBR. 3-26: VÝCHOZÍ FORMULÁŘ

3 Access 66 V kontextové kartě NÁVRH ve skupině OVLÁDACÍ PRVKY klikneme do tlačítka Hypertextový odkaz nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl K. V dialogovém okně Vložit hypertextový odkaz v kartě Objekt v této databázi rozbalíme objekty Dotazy a klikneme do objektu D01 jména (viz obr. 3-27). V poli Zobrazený text ponecháme D01 Jména. OBR. 3-27: DIALOGOVÉ OKNO VLOŽIT HYPERTEXTOVÝ ODKAZ Makro Autoexec F05 Menu Obdobně doplníme odkazy na další objekty. Odkazy se umisťují automaticky níže. Formulář uložíme pod názvem F05 Menu. Zajistíme automatické otevření formuláře při otevření databáze: V kartě SOUBOR klikneme do tlačítka Možnosti. V dialogovém okně Možnosti aplikace Access v kartě Aktuální databáze v první sekci MOŽNOSTI APLIKACE v poli Zobrazit formulář vybereme formulář F05 Menu. Klikneme do tlačítka OK. Při dalším otevření databáze si již otevře automaticky formulář F05 Menu. Další možnosti úvodních akcí poskytují makra. Vytvoříme makro pro zobrazení dialogového okna: Na kartě VYTVOŘENÍ ve skupině MAKRA A KÓD klikneme do tlačítka Makro. Z nabídky akcí vybereme akci OknoSeZprávou. Vyplníme parametry (viz obr. 3-28): Zpráva: Vítejte v databázi Encián. Typ: informační zpráva Titulek: Přivítání Makro uložíme kliknutím do tlačítka Uložit v panelu Rychlé spuštění pod názvem Autoexec. Díky názvu makra se makro při dalším otevření databáze (po otevření formuláře F05 Menu) automaticky spustí. OBR. 3-28: DEFINICE A VÝSLEDEK MAKRA AUTOEXEC

4 PowerPoint, Sway 67 4 PowerPoint, Sway 4.1 PowerPoint K čemu slouží PowerPoint Aplikace PowerPointu Demonstrační prezentace 4.1.1 K čemu slouží aplikace PowerPoint Aplikace PowerPoint slouží k prezentování informací. Prezentace lze promítat a tisknout. Prezentace mohou být uloženy: ve OneDrivu pro firmy (viz kap. 1.2) osobním úložišti, v týmových webech SharePointu (viz kap. 5) firemním úložišti, ve skupinách Office 365 (viz kap. 9.2) firemním úložišti, ve OneDrivu soukromém bezplatném úložišti na serveru live.com. Pro práci s poznámkami můžeme využít aplikace: desktopová aplikace PowerPoint, webová aplikace PowerPoint Online, aplikace pro mobilní zařízení (Windows Phone, ios, Android). Dále budeme demonstrovat přípravu prezentace o firmě Encián v roli ředitele Petra Nováka s využitím webové aplikace PowerPoint Online. Petr Novák uloží prezentaci do svého OneDrive pro firmy. Prezentaci bude sdílet se sekretářkou Marií Sladkou. 4.1.2 Objekty prezentace 4-1). V roli Petra Nováka připravíme prezentaci o firmě Encián (cílový stav je uveden v obr. OBR. 4-1: PREZENTACE FIRMY ENCIÁN

4 PowerPoint, Sway 68 Vytvoření prezentace Prezentace1. pptx Nadpis a obsah Záhlaví části Porovnání Prezentace se skládá z 15 snímků. Snímky obsahují různé druhy objektů: texty, obrázky, videa, tabulky, objekty vizualizace informací obrázky SmartArt. Výchozí uspořádání objektů na snímku je dáno tzv. rozložením. Z 9 rozložení výchozího Motivu Office využijeme: Úvodní snímek: Používá se pro první snímek prezentace. Obsahuje textový nadpis a podnadpis. Záhlaví části: Používá se pro nadpis dílčí kapitoly prezentace. Obsahuje textový nadpis a informační text. Nadpis a obsah: Nejčastěji využívané rozložení. Obsahuje nadpis snímku a volitelný objekt snímku: text, tabulku, SmartArt, obrázek, online obrázek nebo online video. Porovnání: Obsahuje nadpis a dva volitelné objekty, které jsou navíc doplněnými dílčími nadpisy. Prezentaci můžeme vytvořit jako: nový dokument v OneDrivu pro firmy na kořeni či ve složce, přímo ze spouštěče aplikací Office 365. Pro urychlení využijeme druhý způsob: V spouštěči aplikací Office 365 klikneme do dlaždice PowerPoint. V levém podokně se nabízí k otevření naposledy používané prezentace. V hlavní části okna můžeme vybrat šablonu nové prezentace. V šabloně je nastaven motiv. Některé šablony obsahují i výchozí obsah. Klikneme do dlaždice Nová prázdná prezentace. Na kořeni OneDrivu se vytvoří prázdná prezentace nazvaná Prezentace s motivem Motiv Office a vloženým prvním snímkem v rozložení Úvodní snímek. V prvním snímku vyplníme: Nadpis: Encián Podnadpis: Petr Novák Do prezentace doplníme druhý snímek s obsahem dílčích kapitol: V kartě DOMŮ ve skupině SNÍMKY klikneme do tlačítka Nový snímek nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl M. Vloží se snímek v rozložení Nadpis a obsah. Do tzv. zástupného symbolu nadpisu vložíme text Osnova prezentace. Do zástupného symbolu obsahu vložíme seznam. Bude číslovaný. V kartě DOMŮ ve skupině ODSTAVEC klikneme do tlačítka Číslování. Dle obr. 4-1 vložíme názvy 5 dílčích kapitol prezentace. Po odeslání každého řádku se automaticky zvětší první písmeno na velké. Nemusíme proto psát na začátku názvu kapitol velké písmeno. Třetí snímek bude obsahovat název dílčí kapitoly: Stiskneme kombinaci kláves Ctrl M. Změníme rozložení. V kartě DOMŮ ve skupině SNÍMKY klikneme do tlačítka Rozložení. Klikneme do dlaždice Záhlaví části a do tlačítka Změnit rozložení. Do nadpisu vložíme text 1 Stiskneme klávesu Enter, abychom odřádkovali, a dopíšeme text Encián se představuje. Obdobně doplníme další nadpisy dílčích kapitol: Stiskneme kombinaci kláves Ctrl M. Vytvoří se snímek se stejným rozložením. (Výjimkou je pouze vytvoření snímku ze snímku v rozložení Úvodní snímek, po němž se vytvořil snímek v rozložení Nadpis a obsah. Doplníme nadpisy dalších 4 dílčích kapitol dle obr. 4-1. Za snímky v rozvržení Záhlaví části vložíme další snímky v jiných rozvrženích. Pro přehlednost vyplníme jejich nadpisy: za snímek 3 s nadpisem 1 Encián se představuje: snímek 4 v rozložení Nadpis a obsah s nadpisem Charakteristika firmy Encián snímek 5 v rozložení Porovnání s nadpisem Oddělení a programy za snímek 2 Zaměstnanci: snímek 7 v rozložení Nadpis a obsah s nadpisem Oddělení

4 PowerPoint, Sway 69 snímek 8 v rozložení Nadpis a obsah s nadpisem Organizační struktura za snímek 9 s nadpisem 3 Prodej programů: snímek 10 v rozložení Nadpis a obsah s nadpisem Prodej programů snímek 11 v rozložení Nadpis a obsah s nadpisem Stádia vývoje odběratelů za snímek 12 s nadpisem 4 Rekonstrukce zasedací místnosti: snímek 13 v rozložení Nadpis a obsah s nadpisem Úkoly rekonstrukce za snímek 14 s nadpisem 5 Proč zrovna název Encián: snímek 15 v rozložení Nadpis a obsah s nadpisem Galerie Encián Pořadí snímků můžeme měnit tažením v podokně miniatur snímků. Seznam 4.1.3 Seznam, odkaz Vložíme text do snímku 4 Charakteristika firmy Encián: Snímek je připraven na vkládání položky odrážkového seznamu. Zapíšeme text prvních dvou položek odrážkového seznamu dle obr. 4-2. Velká písmena na začátku položky nastavuje aplikace sama, musíme je ručně upravit. (V obr. 4-2 již aplikován jiný motiv. Náš snímek je zatím černobílý bez grafiky.) OBR. 4-2: SNÍMEK 4 CHARAKTERISTIKA FIRMY ENCIÁN Odkaz Text 6 oddělení, 20 zaměstnanců má být více odsazen. V kartě DOMŮ ve skupině Odstavec klikneme do tlačítka Zvýšit úroveň seznamu nebo stiskneme klávesu Tab. Pro snížení úrovně seznamu slouží kombinace kláves Shift Tab. Dopíšeme text dle obr. 4-2. Ke slovu ECDL připojíme odkaz: Vybereme slovo ECDL. V kartě VLOŽENÍ ve skupině ODKAZY klikneme do tlačítka Hypertextový odkaz nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl K. Do pole Adresa zapíšeme hodnotu http://www.ecdl.cz. Klikneme do tlačítka Vložit.

4 PowerPoint, Sway 70 Dále vložíme text do snímku 5 Oddělení, který je v rozložení Porovnání: Levý obsah nadepíšeme Oddělení, pravý obsah Programy. Pro levý obsah nastavíme číslování. Pro pravý obsah ponecháme odrážky. Vložíme text dle obr. 4-1. Tabulka - hierarchie 4.1.4 Obrázek SmartArt SmartArt je nástroj vizualizace obsahu. Budeme jej demonstrovat na čtyřech snímcích: snímek 7 Oddělení V prázdném zástupném symbolu obsahu klikneme do tlačítka Obrázek SmartArt. V kontextovém kartě NÁSTROJE OBSAHU SMARTART/NÁVRH ve skupině ROZLOŽENÍ klikneme do tlačítka Tabulka hierarchie. V kartě NÁSTROJE OBSAHU SMARTART/NÁVRH ve skupině VYTVOŘIT OBRÁZEK klikneme do tlačítka Upravit text nebo přímo klikneme do SmartArtu na snímku. Vizualizovaný obsah se zapisuje formou odrážkového seznamu. Vložíme strukturu:» Ředitelství» Projektování Analýza Programování» Služby zákazníkům Marketing Distribuce Konzultace Klikneme mimo SmarArt, např. do nadpisu snímku. Zobrazí se vizualizovaný obsah. snímek 8 Organizační struktura OBR. 4-3: SNÍMEK 8 ORGANIZAČNÍ STRUKTURA Organizační diagram V prázdném zástupném symbolu obsahu klikneme do tlačítka Obrázek SmartArt. V kontextovém kartě NÁSTROJE OBSAHU SMARTART/NÁVRH ve skupině ROZLOŽENÍ klikneme do tlačítka Organizační diagram. Klikneme do SmartArtu a vložíme organizační strukturu dle obr. 4-3. Za názvy oddělení stiskneme kombinaci kláves Shift Enter, aby zaměstnanec byl vypsán na druhém řádku. Klineme do nadpisu. Tažením za okraj zástupného symbolu posuneme nadpis do levého dolního rohu snímku. Tažením za úchyt zástupného symbolu SmartArtu zvýšíme prostor, v němž se zobrazuje organizační diagram.

4 PowerPoint, Sway 71 Základní klikatý proces Základní proces dvojitá šipka Tabulka snímek 11 Stádia vývoje odběratelů V prázdném zástupném symbolu obsahu klikneme do tlačítka Obrázek SmartArt. V kontextovém kartě NÁSTROJE OBSAHU SMARTART/NÁVRH ve skupině ROZLOŽENÍ klikneme do tlačítka Základní klikatý proces. Vložíme strukturu vizualizovaného obsahu:» Existence 13 odběratelů» Životní styl 18 odběratelů» Růst 18 odběratelů» Zastavený růst 12 odběratelů» Rozvoj 3 odběratelé» Zastavený rozvoj 3 odběratelé» Vyspělost 2 odběratelé snímek 13 Úkoly rekonstrukce V prázdném zástupném symbolu obsahu klikneme do tlačítka Obrázek SmartArt. V kontextovém kartě NÁSTROJE OBSAHU SMARTART/NÁVRH ve skupině ROZLOŽENÍ klikneme do tlačítka Základní proces dvojitá šipka. Vložíme strukturu vizualizovaného obsahu:» 1 Rekonstrukce zasedací místnosti 1.1 příprava rekonstrukce 1.2 vlastní rekonstrukce 1.3 finalizace» 2 Akce uvedení softwaru na trh 2.1 informace a registrace 2.2 realizace uvedení 4.1.5 Tabulka Do snímku 10 Prodej programů vložíme tabulku: V prázdném zástupném symbolu obsahu klikneme do tlačítka Tabulka. V dialogovém okně Vložit tabulku upřesníme parametry tabulky: Počet sloupců: 8 Počet řádků: 8 Vložíme obsah tabulky dle obr. 4-4. Upravíme formátování tabulky: V kontextové kartě NÁSTROJE TABULKY/NÁVRH ve skupině Možnosti stylu tabulky klikneme do tlačítek Řádek souhrnů, První sloupec a Poslední sloupec. Klikneme do libovolného řádku prvního sloupce. V kontextové kartě NÁSTROJE TABULKY/ROZLOŽENÍ ve skupině VELIKOST BUŇKY zadáme do pole Šířka hodnotu 2, aby názvy programů byly v jednom sloupci. Klikneme do libovolného řádku druhého sloupce. V kontextové kartě NÁSTROJE TABULKY/ROZLOŽENÍ ve skupině TABULKA klikneme do tlačítka Vybrat a vybereme volbu Vybrat sloupec. V kontextové kartě NÁSTROJE TABULKY/ROZLOŽENÍ ve skupině ZAROVNÁNÍ klikneme do tlačítka Zarovnat doprava nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl R. Obdobně zarovnáme doprava další sloupce. Tažením za okraj posuneme tabulku doprostřed šířky snímku.

4 PowerPoint, Sway 72 OBR. 4-4: SNÍMEK 10 PRODEJ PROGRAMŮ Video Obrázek Skalnatádolina.gif Obrazec 4.1.6 Video, obrázek, obrazec Do snímku 15 Galerie Encián vložíme několik objektů: video V prázdném zástupném symbolu obsahu klikneme do tlačítka Online Video. V dialogovém okně Vložit video zadáme do pole YouTube text k hledání Poprad 24 Galéria Encián. Klikneme do tlačítka Hledat. Vybereme první nalezené video. Zástupný symbol videa posuneme doleva dolů a zvětšíme. obrázek Napravo od videa vložíme obrázek. Bude to první objekt, který nebyl připraven v rozložení. V kartě VLOŽENÍ ve skupině OBRÁZKY klikneme do tlačítka Obrázek. Dohledáme a vložíme obrázek Skalnatá-dolina.gif. Obrázek zvětšíme a umístíme napravo od videa. ovál V mapě v obrázku zvýrazníme oválem umístění hotelu a galerie Encián u Skalnatého plesa. V kartě VLOŽENÍ ve skupině ILUSTRACE klikneme do tlačítka Obrazce a vybereme Ovál. V kontextové kartě NÁSTROJE KRESLENÍ/FORMÁT ve skupině STYLY OBRAZCŮ klikneme do tlačítka Barevný okraj Oranžová, Zvýraznění 2. V kontextové kartě NÁSTROJE KRESLENÍ/FORMÁT ve skupině STYLY OBRAZCŮ:» klikneme do tlačítka Výplň obrazce a vybereme Bez výplně,» klikneme do tlačítka Obrys obrazce a vybereme Červená,» klikneme do tlačítka Obrys obrazce a vybereme Tloušťka 2,25 b. šipka Do snímku doplníme šipku od videa k Enciánu na mapě. V kartě VLOŽENÍ ve skupině ILUSTRACE klikneme do tlačítka Obrazce a vybereme Šipka. Šipku přemístíme tažením za krajní úchyty tak, aby směrovala od videa k Enciánu v mapě. V kontextové kartě NÁSTROJE KRESLENÍ/FORMÁT ve skupině STYLY OBRAZCŮ:» klikneme do tlačítka Obrys obrazce a vybereme Červená,» klikneme do tlačítka Obrys obrazce a vybereme Tloušťka 2,25 b.

4 PowerPoint, Sway 73 Motiv Design Encián.png Prezentace2. pptx Promítání prezentace 4.1.7 Motiv, design Na vytvořenou prezentaci aplikujeme jiný motiv: V kartě NÁVRH ve skupině MOTIVY klikneme do dlaždice motivu Fazeta. Upravíme design a další parametry některých snímků: snímek 1 s nadpisem Encián Vložíme obrázek. V kartě VLOŽENÍ ve skupině OBRÁZKY klikneme do tlačítka Obrázek. Vyhledáme obrázek Encián.png. Obrázek přesuneme do levé části snímku a zvětšíme. V kartě NÁVRH ve skupině DESIGNER klikneme do tlačítka Návrhy designu. V pravém podokně Návrhy designu klikneme do dlaždice Návrh designu 1. Podokno necháme otevřené. snímek 2 s nadpisem Osnova prezentace Aplikujeme vhodný design. Designy se nabízí různé např. při změně seznamu na Odrážky a Číslování. Vhodný je např. design, který aplikuje SmartArt Seznam oddělený čarami. snímky 3, 6, 9, 12, 14 s nadpisy dílčích kapitol Aplikujeme design Návrh designu 5. (Číslo návrhu se může měnit.) snímek 4 s nadpisem Charakteristika firmy Encián Tažením za horní a dolní úchyt zvětšíme zástupný symbol textu. Velikost písma se přizpůsobí zvětší. snímek 8 s nadpisem Organizační struktura Změníme barvy grafu dle úrovně struktury. Klikneme na organizační diagram. V kontextové kartě NÁSTROJE OBRÁZKU SMARTART ve skupině STYLY OBRAZCŮ SMARTART klikneme do tlačítka Změnit barvu a vybereme Více barev barvy zvýraznění. snímek 11 s nadpisem Stádia vývoje odběratelů Změníme barvy stádií vývoje. Klikneme na SmartArt. V kontextové kartě NÁSTROJE OBRÁZKU SMARTART ve skupině STYLY OBRAZCŮ SMARTART klikneme do tlačítka Změnit barvu a vybereme Více barev barvy zvýraznění. snímek 13 s nadpisem Úkoly rekonstrukce Změníme barvy etap rekonstrukce. Klikneme na SmartArt. V kontextové kartě NÁSTROJE OBRÁZKU SMARTART ve skupině STYLY OBRAZCŮ SMARTART klikneme do tlačítka Změnit barvu a vybereme Rozsah barev barvy zvýraznění 5 až 6. 4.1.8 Promítání Prezentaci můžeme promítat: z PowerPointu Online: K přechodu na prezentování můžeme využít dva způsoby 27 :» V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině SPUSTIT PREZENTACI klikneme do tlačítka Od začátku, popř. Od aktuálního snímku.» Ve stavovém řádku aplikace klikneme do tlačítka Prezentace. V spodní části snímku jsou tlačítka pro přechod na další či předchozí snímek. K přechodu mezi snímky můžeme také použít kláves PgUp a PgDn nebo kurzorové šipky. Promítání ukončíme kliknutím do příslušného tlačítka ve spodní části snímku nebo klávesou Esc. z OneDrivu (popř. SharePointu) Po kliknutí do názvu prezentace se zobrazí první snímek. Pod snímkem jsou tlačítka pro přechod na další či předchozí snímek. Můžeme také přímo napsat číslo snímku. K přechodu mezi snímky můžeme také použít kláves PgUp a PgDn nebo kurzorové šipky. 27 Pokud se nespustí prezentace, použijme prohlížeč Microsoft Edge.

4 PowerPoint, Sway 74 Skrytí snímku Animace Přechody Poznámky Sdílení Jednotlivé snímky můžeme vyřadit z promítání. Vyřadíme snímek 11 s názvem Stádia vývoje odběratelů: V panelu miniatur klikneme do miniatury snímku. V kartě DOMŮ ve skupině SNÍMKY klikneme do tlačítka Skrýt snímek. V panelu miniatur je číslo snímku přeškrtnuté a miniatura je světlejší. Snímek není promítán ani při prohlížení ve OneDrivu či SharePointu. 4.1.9 Animace Zobrazování jednotlivých zástupných symbolů ve snímku můžeme animovat nastavit způsob postupného zobrazení zástupných symbolů. Animujeme zástupné symboly obsahu ve snímku 6 Oddělení a programy: Klikneme do dílčího nadpisu Oddělení. V kartě ANIMACE v sekci ANIMACE klikneme do tlačítka Celé najednou. Obdobně animujeme seznam oddělení, dílčí nadpis Programy a seznam programů. Po kliknutí do tlačítka Možnosti efektu bychom mohli upřesnit způsob animace: Jako jeden objekt (výchozí) Celé najednou Po odstavcích Pořadí zobrazování objektů animacemi můžeme změnit tlačítky v sekci ZMĚNIT POŘADÍ ANIMACE ve skupině ČASOVÁNÍ. Pro animovaný snímek je v panelu miniatur zobrazena pod číslem snímku ikona Přehrání animace. 4.1.10 Přechody Lze nastavit přechod mezi jednotlivými snímky. Nastavíme přechod na snímek 2 s nadpisem Osnova prezentace: V panelu miniatur klikneme do miniatury snímku. V kartě PŘECHODY ve skupině PŘECHOD NA TENTO SNÍMEK klikneme do tlačítka Rozdělení. V kartě PŘECHODY ve skupině PŘECHOD NA TENTO SNÍMEK klikneme do tlačítka Možnosti efektu a vybereme Vodorovně ven. V poli Doba trvání můžeme nastavit dobu trvání přechodového efektu. Pro snímek s přechodem je v panelu miniatur zobrazena pod číslem snímku ikona Přehrání animace. 4.1.11 Poznámky Ke snímkům můžeme doplnit autorské poznámky, které se nezobrazují při promítání. Doplníme poznámky ke dvěma snímkům: snímek 4 s názvem Charakteristika firmy Encián V panelu miniatur klikneme do miniatury snímku. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině ZOBRAZIT klikneme do tlačítka Poznámky, abychom zobrazili pod snímkem podokno poznámek. Do podokna poznámek zapíšeme text Odkaz je na adresu http://www.ecdl.cz. Odkaz je automaticky citlivý na kliknutí. Pokud je text podtržen červenou vlnovkou, vybereme text poznámky a z místní nabídky volíme Nastavit jazyk kontroly pravopisu. Vybereme jazyk Čeština. snímek 10 s názvem Prodej programů Doplníme poznámku Údaje jsou v Kč. 4.1.12 Sdílení, komentáře Soubor prezentace Petr Novák sdílí s Marií Sladkou: V navigačním panelu Office Office 365 klikneme do tlačítka Sdílet. V kartě Pozvat ostatní zadáme jméno Marie Sladká. Office 365 jméno našeptává.

4 PowerPoint, Sway 75 Klikneme do tlačítka Sdílet. Marie Sladká může prezentaci otevřít a upravovat souběžně. Petr Novák je informován o její souběžné práci (viz obr. 4-5): OBR. 4-5: SOUBĚŽNÁ PRÁCE VÍCE UŽIVATELŮ S PREZENTACÍ Chat Komentáře Tisk V pravém horním rohu je uvedeno tlačítko Marie Sladká taky upravuje. Po kliknutí do tlačítka se zobrazí číslo snímku, který Marie Sladká edituje. V panelu miniatur je u snímku ikona souběžné práce. Po umístění ukazatele myši nad ikonu se zobrazí jméno editujícího uživatele. Pokud uživatelé souběžně upravují stejný snímek, zobrazují se změny průběžně. V rohu zástupného symbolu se změnou je uvedena ikona uživatele, který provedl změnu. Při souběžné práci se v pravém horním rohu snímku zobrazí ikona Chat. Po kliknutí do ikony se otevře podokno textového chatu. Opětovným kliknutím do tlačítka potlačíme zobrazení podokna chatu. Chat se po zavření souboru neukládá. Kvalitu prezentace můžeme zvýšit vzájemným prohlédnutím a připomínkami formou komentářů. V roli Marie Sladké doplníme ke snímku 4 s nadpisem Charakteristika firmy Encián komentář: V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině ZOBRAZIT klikneme do tlačítka Zobrazit komentáře a vybereme volbu Podokno Komentáře. V panelu miniatur klikneme do miniatury snímku. V podokně Komentáře klikneme do tlačítka Nový. Zapíšeme text komentář Snímek obsahuje příliš mnoho textu. Petr Novák vidí komentář a může na něj odpovědět. Snímek s komentáři má v levém horním rohu zobrazenu ikonu komentářů. Kliknutím do ikony se zobrazí komentáře. 4.1.13 Tisk Snímky prezentace můžeme vytisknout: V kartě SOUBOR klikneme v kartě Tisk do tlačítka Tisk. Prezentace se převede do formátu PDF a nabídne se její tisk. V dialogovém okně Tisk můžeme v poli Stránky omezit čísla snímků, které se vytisknou.

4 PowerPoint, Sway 76 Prezentace3. pptx Oddíly Odkazy Další objekty Prohlížení Tisk Zobrazení Předlohy 4.1.14 Desktopová aplikace Pokud máme instalován na počítači Office Pro Plus, můžeme k práci s prezentacemi použít desktopovou aplikaci. V řádku karet klikneme do tlačítka Otevřít v aplikaci PowerPoint. (Také můžeme aplikaci nejdříve otevřít a v ní dohledat prezentaci.) Desktopová aplikace obsahuje další funkcionality, např.: oddíly Snímky můžeme dělit do oddílů, např. dle dílčích kapitol. Oddíl založíme z panelu miniatur z místní nabídky volbou Přidat oddíl. Oddíl můžeme z místní nabídky přejmenovat. Pro přehlednost můžeme v podokně miniatur sbalit snímky oddílu. odkazy na snímky prezentace Odkazy mohou být směrovány nejen na webové stránky, ale také na jednotlivé snímky. vložení Do prezentace lze vložit další typy objektů: snímek obrazovky: Snímek vybraného okna Windows. fotoalbum: V nové prezentaci vytvoří z vybraných fotografií snímky. graf: Vloží graf, jehož hodnoty jsou přebírány z tabulky dat. náhled: Pokud jsme uspořádali snímky do oddílů, vytvoří snímek s dlaždicemi prvních snímků oddílů. Při použití souhrnného náhledu se po zobrazení všech snímků oddílu vrátí prohlížení k souhrnnému náhledu. záhlaví a zápatí: Vloží do jednoho snímku či do všech snímků text do zápatí číslo snímku: Vloží do jednoho snímku či do všech snímků číslo snímku. nahrávání obrazovky: Definujeme oblast obrazovky, jejíž akce zaznamenáme formou videa a zvuku včetně polohy ukazatele myši jako objekt videa do snímku. prezentace online prezentace: Načte prezentaci jako obsah schůzky ve Skypu pro firmy. Ke schůzce můžeme pozvat další účastníky. Pokud nemáme instalován Skype pro firmy, můžeme využít zjednodušenou Službu prezentací Office, která však přenáší pouze promítání prezentace bez souběžného přenosu zvuku či videa z místa konání. vlastní prezentace: Účelově vybrané snímky (s případnou změnou pořadí) uložené pod názvem vystihujícím účel prezentace. Vlastních prezentací může být více. zobrazení prezentujícího: Na obrazovce prezentujícího je zmenšený snímek. Vpravo od něj je uvedena miniatura následujícího snímku a poznámky k aktuálnímu snímku. Panel nástrojů pod zmenšeným snímkem je panel nástrojů s užitečnými funkcemi (např. nastavení pera, zobrazení všech snímků, zpět na souhrnný náhled snímku, černý snímek). Do prezentace můžeme v průběhu promítání psát perem, zvýrazňovačem nebo ukazovat tzv. laserovým ukazovátkem z nabídky zobrazené v levém dolním rohu při pohybu myši. Přechod mezi snímky usnadňují klávesy Home a End, popř. číslo snímku a Enter. soubor tisk: Na stránku můžeme vytisknout až 9 zmenšených snímků formou tzv. podkladů. zobrazení formy zobrazení» normální: s panelem miniatur, jehož šířku lze tažením za příčku upravit» řazení snímků: snadná změna pořadí snímků tažením myší (je také možná v panelu miniatur), předloha» snímků: Umožňuje změnit definici umístění, velikosti, barvy jednotlivých rozložení, popř. definovat nová rozložení v dané předloze (šabloně) či definovat vlastní předlohu.» podkladů: Definice obsahu a umístění objektů v tiskových podkladech prezentace.» poznámek: Definice obsahu a umístění objektů v tisku snímků s poznámkami.» Je možné vytvářet své vlastní motivy, např. motiv s využitím firemních barev. Office Mix: Doplněk umožňuje záznam komentáře k prezentaci včetně videa. Video je uloženo jako samostatný objekt ve snímcích. Později je možné upravit video pro jednotlivé snímky.

4 PowerPoint, Sway 77 4.2 Sway Účel aplikace Sway První spuštění aplikace Sway Nadpis 4.2.1 Poprvé v aplikaci Sway Aplikace Sway umožňuje vytvářet webovou prezentaci, tzv. sway (příběh), který může být zpřístupněn ve firmě či veřejně bez přihlášení na jakémkoliv zařízení včetně mobilních. V roli Petra Nováka připravíme jednoduchou prezentaci Vysoké školy ekonomické v Praze zaměřenou na využití možností aplikace Sway. Při prvním spuštění aplikace Sway se zobrazí stručný průvodce: V portálu Office 365 v spouštěči aplikaci klikneme do dlaždice Sway. Zobrazí se okno se třemi kroky úvodního průvodce Vypravujte svůj příběh ve Swayi: stačím vám 3 minuty. V okně Vítá vás Sway! klikneme do tlačítka Začínáme. Příběh může být na různá témata: Prezentace, Zprávy, Výukové kurzy, Bulletiny, Dovolená, Příběhy, Dobrodružství. Do příběhu můžeme přidat webový obsah z jiných aplikací, např. z YouTube. Grafický návrh nám nabídne sama aplikace. Pro inspiraci máme ve svém účtu několik příběhů. V navigaci portálu Office 365 nebo nad seznamem příběhů klikneme do tlačítka Vytvořit nový. Do pole Pojmenujte si svůj sway zapíšeme Vysoká škola ekonomická v Praze. Vybereme jednoduché barevné řešení návrhu. V horní navigaci klikneme do tlačítka Návrh a vybereme černobílý návrh v předposledním řádku třetí (Styl 6, Varianta 3). V horní navigaci klikneme do tlačítka Rozložení a vybereme SVISLÉ POSOUVÁNÍ. Kliknutím do křížku v pravém horním rohu zavřeme podokno Rozložení. Klikneme do tlačítka > Otevření struktury obsahu. Struktura obsahu nyní překrývá náhled příběhu. Dalším kliknutím do tlačítka by se zobrazila pouze struktura obsahu. K aplikaci Sway.com se můžeme hlásit také přímo z adresy http://sway.com. Protože aplikace je součástí i bezplatné soukromé verze lice.com, můžeme pro přihlášení použít bezplatný účet na serveru live.com. V bezplatné verzi je však rozsah příběhu omezen 28. 4.2.2 Nadpis Do prezentace budeme doplňovat různé objekty příběhu formou tzv. karet. Nejprve připravíme strukturu prezentace vložením nadpisů dvou úrovní: V levém dolním rohu prvního vloženého objektu názvu prezentace klikneme do tlačítka Vložit obsah. Nabízí se vybrané karty obsahu Nadpis1, Text, Obrázek, Moje zařízení. Klikneme do tlačítka Další možnosti karet ( ), čímž zobrazíme v levé navigaci všechny dostupné karty. Kliknutím do tlačítka Nadpis 1 (v levé navigaci nebo rozbalením nabídky v levém dolním rohu karty názvu prezentace) přidáme kartu hlavního nadpisu. Vytvořili jsme nový oddíl příběhu. Do pole Přidejte nadpis první úrovně zapíšeme Profil školy. Obdobně přidáme další tři karty s nadpisy: Lokality školy Obory Fakulty mezinárodních vztahů Ze studentského života Dle nadpisu jsou pojmenovány oddíly příběhu, jsou očíslovány 1 4. V kartě Nadpis můžeme k formátování používat tučné písmo (tlačítko Zdůraznit) nebo kurzívu (Zvýraznit). Můžeme vložit také odkaz na webovou stránku (Odkaz). V oddílu 2 přidáme dva nadpisy druhé úrovně kliknutím do tlačítka Nadpis 2 s nadpisy: Mapa Fotografie Dílčí oddíly jsou očíslovány 2.1 a 2.2 28 Omezení v bezplatné (popř. v Office 365) verzi: počet nadpisů 20 (200), odstavců 150 (1 000), obrázků 150 (300), videí 10 (40), zvuků 10 (40), vložení 10 (50), Tweetů 10 (200), celkem položek 200 (1 500).

4 PowerPoint, Sway 78 Text 4.2.3 Text Do oddílu Profil školy za kartu nadpisu doplníme kartu textu: Klikneme na kartu nadpisu a přidáme kartu textu (z levé navigace nebo z levého dolního rohu karty) nebo odešleme v kartě Profil školy za nadpisem. Zapíšeme text dle obr. 4-6 (text můžeme vložit z textového souboru): OBR. 4-6: PŘÍBĚH VŠE POČÁTEČNÍ FÁZE Profil-VŠE.txt Vysoká škola ekonomická v Praze (VŠE) je největší veřejnou vysokou školou ekonomickou v České republice. VŠE se člení na 6 fakult, které zájemcům nabízejí široké spektrum studijních oborů v bakalářském, navazujícím magisterském i doktorském studijním programu. Studium probíhá podle zásad Evropského systému převodu a akumulace kreditů (ECTS). Pražské fakulty: 1. Fakulta financí a účetnictví s odkazem http://ffu.vse.cz 2. Fakulta mezinárodních vztahů s odkazem http://fmv.vse.cz

4 PowerPoint, Sway 79 3. Fakulta podnikohospodářská s odkazem http://fph.vse.cz 4. Fakulta informatiky a statistiky s odkazem http://fis.vse.cz 5. Národohospodářská fakulta s odkazem http://nf.vse.cz Fakulta v Jindřichově Hradci: Fakulta managementu s odkazem http://fm.vse.cz V textu použijeme tlačítka Odrážky a Čísla. Doplníme odkazy na weby fakult. Vybereme název fakulty a klikneme do tlačítka Odkaz. Náhled prezentace můžeme průběžně kontrolovat zavřením struktury obsahu, tj. zmenšením podokna Struktura obsahu, které překrývá podokno Náhled. Obrázek Studenti1.jpg Studenti2.jpg Studenti3.jpg Studenti4.jpg Video 4.2.4 Obrázek Do oddílu Ze studentského života přidáme čtyři obrázky. Obrázky lze vložit jedním ze způsobů: Vybereme obrázek z nabízených tipů:» Klikneme v levé navigaci v skupině MULTIMÉDIA do tlačítka Obrázek a tažením vložíme obrázek do dlaždice Přidání obrázku nebo klikneme do tlačítka Vložit obsah pod kartou nadpisu a vybereme Obrázek.» V levém podokně se zobrazila vyhledaná klíčová slova dle textu příběhu.» Dále můžeme vybrat obsah z lokálního umístění nebo svého OneDrivu.» Kliknutím do klíčového slova se zobrazí nabízené fotografie.» Kliknutím do křížku ve vyhledávacím poli odstraníme hledání a můžeme zapsat vlastní klíčová slova.» Kliknutím do tlačítka lupy se můžeme vrátit k předchozímu seznamu vytipovaných klíčových slov. Obrázek vložíme tažením pod kartu nadpisu. Využijeme druhý způsob a vložíme současně všechny čtyři obrázky. K obrázkům doplníme titulky: Výuka v RB 101 O přestávce Týmová práce V tělocvičně Vybereme všechny čtyři obrázky zaškrtnutím v pravém dolním rohu jejich karty. V záhlaví naposledy vybraného obrázku klikneme do tlačítka Skupina. V levé navigaci postupně vyzkoušíme všechny typy skupiny. Ponecháme typ Automatická. První obrázek chceme zdůraznit zvětšením. Klikneme do karty obrázku a v panelu nástrojů klikneme do tlačítka Střední. Pro ostatní typy by velikost platila pro celou skupinu. Pro typ Štos bychom se mezi obrázky pohybovali kliknutím do obrázku. Po typ Mřížka by byly zobrazeny u obrázků titulky. Pro typ Prezentace bychom se mezi obrázky pohybovali kliknutím do tlačítka na kraji obrázku. Když v kartě Obrázek klikneme v panelu nástrojů do tlačítka Důležité oblasti, můžeme v miniatuře obrázku kliknout na místa, která určitě chceme zobrazit i při automatickém výběru části obrázku pro zobrazování. 4.2.5 Video Za název příběhu vložíme video: Klikneme do karty s názvem příběhu. V horní navigaci klikneme do tlačítka Karty. Zobrazíme tak v levé navigaci dostupné typy karet. Ve skupině MULTIMÉDIA klikneme do tlačítka Video. Vložili jsme kartu Video. V kartě Video klikneme do dlaždice Přidejte video. V levé navigaci se zobrazila nabídka videí nalezených dle našeho textu. Rozbalíme horní nabídku Návrhy s obsahu a vybereme YouTube.

4 PowerPoint, Sway 80 Do vyhledávacího pole zapíšeme text Vysoká škola ekonomická v Praze. V seznamu videí klikneme do videa s logem školy a názvem Vysoká škola ekonomická v Praze oficiální promo video. V panelu nástrojů vkládaného objektu klikneme do tlačítka Přidat. V náhledu příběhu můžeme video kliknutím spustit. K videu můžeme doplnit titulek, obsah videa je však většinou zřejmý z náhledového snímku videa. Video můžeme obdobně jako obrázek přidat také z lokálního zdroje Moje zařízení. Zvuk Gaudeamus. mp3 Kód pro vložení Mapa-Lokality- VŠE.txt VŠE-Žižkov.jpg VŠE-JM.jpg VŠE-JH.jpg Obory-FMV.txt Pozadí 4.2.6 Zvuk Za video vložíme zvuk studentské hymny v podání Cantemus Chor: V levé navigaci ve skupině MULTIMÉDIA klikneme do tlačítka Zvuk. Vložili jsme kartu Zvuk. V kartě Zvuk klikneme do dlaždice Přidejte zvukový soubor. Na rozdíl od obrázků a videa nelze zvukové soubory čerpat z internetu. Dohledáme vhodný zvukový soubor. Příprava zvukového souboru chvíli trvá. Doplníme titul Gaudeamus Igitur. V náhledu příběhu můžeme zvuk kliknutím přehrát. 4.2.7 Kód pro vložení Do oddílu Lokality školy do dílčího oddílu Mapa přidáme formou kódu na mapy Googlu mapu lokalit školy a fotografie tři výukových lokalit: Zobrazíme mapu lokalit VŠE na adrese: https://www.google.com/maps/d/edit?mid=zgxh5qvrtzfy.kmhj0sjn1l1o&usp=sharing Klikneme do tlačítka Sdílet a vybereme volbu VLOŽIT NA MÉ STRÁNKY. Zkopírujeme vybraný kód do schránky. V aplikaci Sway klikneme na kartu Nadpis v dílčím oddílu Mapa. V levé navigaci klikneme v sekci MULTIMÉDIA do tlačítka Kód pro vložení. Klikneme do pole Klepněte sem a ze schránky vložíme kód. Funkčnost zkontrolujeme v náhledu příběhu. Takto je možné vkládat kód z vybraných webů (mj. Microsoft: Forms, OneDrive, Power BI, Office Mix, Stream, LinkedIn: Slide Share, Google: Mapy, Formuláře, Docs, Kalendář, YouTube). Tažením mapy lze měnit její zobrazovaný výsek, kolečkem myši lze měnit její měřítko, kliknutím do tlačítka vpravo nahoře lze mapu zobrazit v další kartě prohlížeče. V panelu nástrojů karty Kód pro vložení klikneme do tlačítka Původní velikost. Karta mapy se zvětší. Přesně rozměry jsou uvedeny ve vloženém kódu. Do dílčího oddílu Fotografie umístíme za mapu ještě tři obrázky výukových lokalit VŠE: Praha Žižkov, Praha Jižní Město a Jindřichův Hradec. Doplníme titulky s názvy lokalit. Obdobně vložíme do oddílu Obory Fakulty mezinárodních vztahů kódy pro zobrazení videí o 3 oborech Fakulty mezinárodních vztahů bez úpravy velikosti. Adresy umístění videí 29 : Cestovní ruch: https://youtu.be/crxvcx8dv6u Mezinárodní politika a diplomacie: https://youtu.be/fofhbqnttpi Podnikání a právo: https://youtu.be/bcykl8ha800 Po vyhledání na YouTube klikneme do tlačítka Sdílet. Kód je v kartě Vložit. K videím doplníme titulky s názvy oborů. 4.2.8 Pozadí K první kartě prezentace a k nadpisům oddílů vložíme obrázky tažením obrázku z disku do dlaždice pozadí. Oddíl Ze studentského života ponecháme bez pozadí. V náhledu prohlédneme výsledek. Nadpisy jsou zobrazeny na vložené fotografii. 29 Videa můžeme vyhledat na YouTube při hledání textu FMV VŠE v Praze.

0-Název.jpg 1-Profil.jpg 2-Lokality.jpg 3-Obory.jpg Zpět Kopie karet Návrh 4 PowerPoint, Sway 81 Pozadí je později možné odstranit kliknutím do tlačítka Koš v pravém horním rohu miniatury pozadí po výběru karty. Obdobně lze odstraňovat jednotlivé karty, skupiny či celé oddíly. Jakoukoliv operaci můžeme vrátit zpět kliknutím do tlačítka Zpět v horní navigaci. Kartu či karty můžeme kopírovat prostřednictvím schránky: Vybereme je zaškrtnutím v poli Výběr karty v pravém dolním rohu karty. Kombinací kláves Ctrl C zkopírujeme kartu či karty do schránky. Klikneme na kartu, za níž chceme kartu či karty vložit. Vložíme je kombinací kláves Ctrl V. Takto můžeme zkopírovat karty i do jiného příběhu. 4.2.9 Návrh Prezentace je připravena s využitím návrhu, který jsme nastavovali po jejím vytvoření. Návrh můžeme později upravit: V horní navigaci klikneme do tlačítka Návrh. V levé navigaci se zobrazí v řádcích 7 stylů návrhu, každá s 50 barevnými variantami. Po výběru varianty stylu můžeme přizpůsobit návrh. Klikneme v horní části levé navigace do tlačítka Upravit. Můžeme upravit barvy, písmo a animaci (viz obr. 4-7). Nabídku palet barev můžeme převzít z některého obrázku prezentace kliknutím do obrázku v sekci BAREVNÉ INSPIRACE. Ovlivňujeme:» barvu písma nadpisů oddílů,» barvu písma běžného textu,» barvu pozadí. Animace se projevuje při přehrávání karet názvů oddílů. OBR. 4-7: NASTAVENÍ NÁVRHU Rozložení 4.2.10 Rozložení Rozložení umožňuje nastavit způsob zobrazování a posunu příběhu: V horní navigaci klikneme do tlačítka Rozložení. Nabízí se tři způsoby: Svislé posouvání: K pohybu v prezentaci používáme svislý posuvník nebo kolečko myši. Vodorovné posouvání: K pohybu používáme tlačítka vpravo dole nebo kolečko myši. Optimalizované pro prezentaci: K pohybu používáme šipky či klávesy PgUp a PgDn. Obrázky a videa jsou v optimalizovaném způsobu zobrazovány na celou obrazovku (s výjimkou videí vložených kódem s velikostí nastavenou dle kódu).

4 PowerPoint, Sway 82 4.2.11 Prohlížení Příběh můžeme prohlédnout: jako autoři v náhledu, jako diváci, když v horním panelu do tlačítka Přehrát, ukončení prohlížení je klávesou Esc. Při přehrávání se vpravo dole zobrazí tři navigační tlačítka: Druhé a třetí tlačítko pro přechod na předchozí a další snímek není zobrazeno, pokud jsme nastavili svislé posouvání. První tlačítko zobrazí miniatury oddílů s prvním obrázkem v oddílu, pokud je v oddílu nalezen obrázek (viz obr. 4-8). Kliknutím do dlaždice rychle přejdeme na vybraný oddíl. OBR. 4-8: NAVIGACE MEZI ODDÍLY Tisk a export Sdílení Příběh můžeme vytisknout či exportovat: Jako autoři či diváci klikneme vpravo nahoře do tlačítka Další možnosti ( ) a vybereme Vytisknout či Exportovat. Export je možný do formátu Word nebo PDF. Tisk se provádí prostřednictvím souboru vygenerovaného do formátu PDF. 4.2.12 Sdílení Aby mohli prohlížet příběh další uživatelé, musíme nastavit sdílení: V horní navigaci klikneme do tlačítka Sdílet. Sway z Office 365 nabízí tři úrovně sdílení (vždy na základě odkazu): s konkrétními osobami, musíme je zadat jmény z globálního adresáře, můžeme diferencovat mezi (spolu)autory a čtenáři, se všemi v organizaci (k dispozici je také kód pro vložení do stránky), každý, kdo má odkaz (k dispozici je také kód pro vložení do stránky a pro sdílení na sociálních sítích Facebook, Twitter, LinkedIn). V případě souběžné editace příběhu je počet dalších aktivních autorů uveden u ikony Sdílet a jejich miniatura v seznamu autorů je zakroužkována. 4.2.13 Další možnosti v aplikaci Sway V horní navigaci jsou k dispozici další tlačítka: Remix!: Vygeneruje nastavení návrhu prezentace (barvy, písmo) náhodně. Tlačítkem Zpět se můžeme vrátit k původnímu řešení. Kurzy: Na další záložce zobrazí kurzy v angličtině k používání Sway. Moje swaye: Zobrazí seznam námi vytvořených prezentací. V seznamu můžeme po kliknutí do tlačítka Další možnosti příběh prohlédnout, sdílet, duplikovat, odstranit. Prezentace jsou seřazeny od nejpozději aktualizované. Do seznamu můžeme přidat novu prezentaci nebo ji importovat z Wordu, PowerPointu či PDF. V rohu dlaždice je uveden počet prohlédnutí. Vytvořit nový: Vytvoří nový příběh. Nastavení pro tento sway: Mj. možnost automatického přehrávání příběhu po otevření s nastaveným intervalem přechodu na další stránku. Demonstrační příběh je veřejně dostupný na adrese https://sway.com/ghgjkuk2buczpbim.

5 SharePoint 83 5 SharePoint Osobní kolekce webů 5.1 Kolekce webů Každý uživatel Office 365 má k dispozici nejen OneDrive pro firmy, ale celou osobní kolekci webů SharePointu. OneDrive pro firmy je jen jednou z tzv. aplikací v osobní kolekci webů (viz obr. 5-1). OBR. 5-1: KOLEKCE WEBŮ SHAREPOINT Weby Osobní kolekce webů uživatele (světle zelený objekt v obrázku) obsahuje dílčí weby (šedé objekty). Dílčí web může obsahovat dílčí weby nižší úrovně (např. dílčí web 22F200 obsahuje weby 1 Výuka a 2 Úkoly) a to v libovolném počtu úrovní.

5 SharePoint 84 Aplikace Oprávnění Firemní kolekce webů V dílčích webech lze vytvářet aplikace pro ukládání dat: knihovny dokumentů: ukládání dokumentů kancelářského balíku Office Pro Plus i jiných dokumentů seznamy: ukládání dat ve formě tabulek seznamů s různým obsahem. Některé aplikace mohou být využity přímo v osobní kolekci webů mimo dílčí weby. Pro týmové weby lze nastavit oprávnění např. na úrovních: čtení: návštěvníci mohou pouze číst dokumenty a seznamy, nemohou je upravovat, přispívání: členové webu mohou upravovat dokumenty a seznamy, nemohou upravovat jejich strukturu, zakládat nové dokumenty a seznamy, správy: vlastníci mohou upravovat dokumenty a seznamy, mohou také upravovat jejich vlastnosti, zakládat nové dokumenty a seznamy, mohou nastavovat oprávnění. Pro úpravu obsahu sdíleného pro celou firmu či skupiny jejich uživatelů jsou k dispozici firemní kolekce webů. Zakládá je správce Office 365 v organizaci. Firemní kolekce webů jsou nezávislé na konkrétním uživateli. Jeho odchodem z firmy se neodstraní s jeho osobní kolekcí webů. Správce Office 365 může nastavit jejich úplné řízení na jiného uživatele či více uživatelů. 5.2 Založení webu Vytvoření webu Dílčí web 5.2.1 Vytvoření webu Za účelem demonstrace práce s SharePointem založíme dílčí web ve své osobní kolekci webů: V portálu Office 365 klikneme do spouštěče aplikací a do dlaždice OneDrive pro firmy. V horní navigaci klikneme do tlačítka Nastavení. Do vyhledávacího pole zapíšeme text Obsah webu a ve vyhledaných odkazech klikneme do odkazu Obsah webu. Zobrazí se seznam aplikací na kořeni kolekce (karta Obsah) a dílčí weby (Podřízené weby). V horní části pod svým jménem klikneme do tlačítka Nové a vybereme volbu Podřízený web. Na stránce s parametry webu zadáme: Nadpis: 22F200 Popis: Manažerská informatika efektivní komunikace a prezentace URL: 22F200 URL doplní adresu naší osobní kolekce webů: https://vse-my.sharepoint.com/personal/novak_petr Výběr šablony: ponecháme Týmový web Vybraná šablona ovlivní mj. domovskou stránku nového webu a založí v něm aplikaci Dokumenty. Uživatelská oprávnění: ponecháme volbu Použít stejné oprávnění jako nadřazený web Osobní kolekce webů je na úrovni čtení dostupná pro všechny uživatele v organizaci. Oprávnění na úrovní úplné řízení máme jen my jako vlastníci osobní kolekce webů. Stejné oprávnění zdědí i vytvořený dílčí web. Navigace: Ano Dědičnost navigace: Ne Z vytvořeného webu vytvoříme dílčí web nižší úrovně: V levé navigaci tzv. panelu Snadné spuštění klikneme do odkazu Obsah webu. V horní části pod jménem webu 22F200 klikneme do tlačítka Nové a vybereme volbu Podřízený web. Na stránce s parametry webu zadáme: Nadpis: 1 Výuka URL: 1vyuka Chcete zobrazit tento web na panelu Snadné spuštění nadřazeného webu: Ne Chcete zobrazit tento web v horním panelu odkazů nadřazeného webu: Ano Chcete použít horní panel odkazů z nadřízeného webu: Ano Ostatní parametry neměníme.

5 SharePoint 85 Horní navigace Domovská stránka Díky parametrům je v horní navigaci dílčího webu 1 Výuka promítnuta navigace z nadřazeného webu obsahující odkazy na dílčí weby 1 Výuka a později 2 Úkoly. Klikneme do odkazu 22F200, čímž se vrátíme na web vyšší úrovně 22F200. Obdobně vytvoříme druhý dílčí web webu 22F200 s parametry: Nadpis: 2 Úkoly URL: 2ukoly Chcete použít horní panel odkazů z nadřízeného webu: Ano Ostatní parametry neměníme. Kliknutím do odkazu 1 Výuka v horním panelu se vrátíme do webu 1 Výuka, v němž provedeme následují kapitoly. Do webu 2 Úkoly později provedeme domácí úkol. 5.2.2 Ikona webu Struktura domovské stránky týmového webu (viz obr. 5-2): OBR. 5-2: DOMOVSKÁ STRÁNKA TÝMOVÉHO WEBU PO JEHO VYTVOŘENÍ První řádek: Procházení: Tlačítkem potlačíme zobrazení karet. Stránka: Zobrazí kartu Stránka se skupinami tlačítek pro práci se zobrazenou stránkou a s knihovnou stránek, do níž je stránka zařazena. Sdílet: Tlačítko zobrazí dialogové okno pro nastavení sdílení webu (záložka Pozvat ostatní), popř. pro rekapitulaci sdílení (záložka Sdílí se s). Sdílení se děje prostřednictvím skupin uživatelů platných pro celou kolekci webů (viz kap. 5.6.2). Sledovat: Kliknutím do tlačítka začneme sledovat web. Web je potom dostupný z naší domovské stránky SharePointu v sekci SLEDOVÁNÍ (viz kap. 5.7.2). Upravit: Kliknutím do tlačítka přejdeme do úprav zobrazené stránky (viz kap. 5.5). Zobrazení na celé stránce: Potlačí zobrazení horní navigace Office 365. levého panelu Snadné spuštění, horní navigace webu a názvu webu. Zvětší se tak prostor pro vlastní stránku. Vlevo nahoře je zobrazeno logo (ikona) webu. Kliknutím na logo zobrazíme odkudkoliv domovskou stránku webu. Vlevo je zobrazen panel Snadné spuštění s odkazy: na vybrané aplikace webu, na zobrazení obsahu webu, tj. seznamu aplikací, na koš webu s nedávno odstraněnými objekty (aplikacemi, soubory, položkami), na úpravu panelu Snadné spuštění (viz kap. 5.6.1). V horní navigaci webu je zobrazena v našem případě navigace nadřazeného webu, tj. odkaz na nadřazený web a jeho dílčí weby. Na konci řádku horní navigace je tlačítko pro vyhledávání v našem týmovém webu.

5 SharePoint 86 Ikona webu Encian.jpg Kliknutím do názvu webu zobrazíme odkudkoliv domovskou stránku webu. V dílčí části webu je odkaz na název nahrazen názvem prohlížené části např. názvem knihovny, za nímž může být ještě odkaz např. na nastavení knihovny. Z nastavení knihovny se potom prvním odkazem můžeme snadno vrátit do zobrazení obsahu knihovny. Domovská stránka má tři zóny: V horní zóně je webová část Začínáme s webem s dlaždicemi pro nejčastější operace s webem:» Sdílejte svůj web: Zobrazí dialogové okno pro nastavení sdílení webu (viz kap. 5.6.2).» Pracujete termínově: Vytvoření seznamů Úkoly a Kalendář a vložení webové části Souhrn projektu (viz kap. 5.4.1).» Přidejte seznamy, knihovny a další: Zobrazení obsahu knihovny a možnost vytvoření knihovny či seznamu (viz kap. 5.4).» Jaký je váš styl: Nastavení barevného řešení webu (viz kap. 5.6.3).» Váš web. Vaše značka: Nastavení názvu, popisu a loga webu (viz dále v toto kapitole). Postupně využijeme většinu dlaždic. Nejprve nastavíme ikonu webu: Ve webové části Začínáme s webem klikneme do dlaždice Váš web. Vaše značka. Na stránce Název, popis a logo v rámci NASTAVENÍ WEBU klikneme v sekci LOGO A POPIS do odkazu Z počítače. Klikneme do tlačítka Vybrat soubor a vyhledáme vhodný soubor, nejlépe obrázek o rozměrech 150 x 150 pixelů. Klikneme do tlačítka OK a ukončíme práci se stránkou Název, popis a logo kliknutím do tlačítka OK. Knihovna dokumentů Leták.docx Prodeje.xlsx Prezentace.pptx Prostory.vsdx 5.3 Knihovny 5.3.1 Knihovna dokumentů Dokumenty V týmovém webu 1 Výuka je připravena knihovna dokumentů Dokumenty. Vložíme do ní čtyři dokumenty zastupující různé druhy dokumentů: dokument Wordu Leták.docx, sešit Excelu Prodeje.xlsx, prezentaci PowerPointu Prezentace.pptx, výkres Visia Prostory.vsdx. Dokumenty táhneme myší ze souborové aplikace (Průzkumník souborů, Total Commander apod.) na domovskou stránku pod název webové části Dokumenty. Díky aplikacím Word Online, Excel Online, PowerPoint Online a Visio Online můžeme prohlížet dokumenty bez plných aplikací Word, Excel, PowerPoint, Visio a můžeme je také upravovat (v případě Visia lze upravovat jen jednodušší výkresy). Prohlédneme si knihovnu: Kliknutím do nadpisu aplikace v panelu Snadné spuštění zobrazíme knihovnu. Kliknutím do tlačítka Podrobnosti (písmeno i v kolečku) v pravém horním rohu zobrazíme podokno detailních informací o obrázku, v němž můžeme přímo editovat vlastnosti dokumentu, když dokument vybereme zaškrtnutím v prvním sloupci. V horním náhledu se můžeme v dokumentu pohybovat (kolečkem myši ve Wordu, výběrem listu v Excelu, kliknutím či kurzorovými šipkami v PowerPointu, výběrem stránky ve Visiu). Kliknutím do tlačítka Všechny dokumenty můžeme dokumenty zobrazit formou dlaždic. Kliknutím do tlačítka Otevřít podokno filtrů můžeme zobrazit filtr pro výběr dokumentů. Vybereme dokument Prodeje.xlsx a připneme jej do horní části zobrazení knihovny kliknutím do tlačítka Více možností a volbou Připnout nahoru v horním panelu nástrojů (viz obr. 5-3, v němž jsou zobrazeny podrobnosti prezentace). Užitečná tlačítka (obdobná jako ve OneDrivu): Otevřít: Otevření dokumentu v aplikace online nebo v úplné aplikaci, Stáhnout: stažení vybraného souboru, Přesunout do: přesunutí vybraného souboru do jiné složky v knihovně,

5 SharePoint 87 Přejmenovat: přejmenování souboru. OBR. 5-3: KNIHOVNA DOKUMENTŮ DOKUMENTY Knihovna obrázků Encián.png Kalendář.png Úkoly.png 5.3.2 Knihovna obrázků Dlaždice Připravíme knihovnu obrázků, obrázky později využijeme jako dlaždice pro vybrané odkazy: Ve webové části Začínáme s webem klikneme do dlaždice Přidejte seznamy, knihovny a další. K vytvoření se nabízí řada aplikací. Nejčastěji používané jsou v sekci STOJÍ ZA POZORNOST. Další aplikace jsou seřazeny sestupně dle data přidání na server organizace. Můžeme je seřadit dle abecedy. Zadáme název aplikace Knihovna obrázků nebo jeho část do vyhledávacího pole Najít aplikaci a odešleme. Klikneme do dlaždice Knihovna obrázků. Do pole Název vyplníme Dlaždice, neboť do knihovny připravíme obrázky, které později využijeme jako dlaždice. Klikneme do tlačítka Vytvořit. V obsahu webu klikneme do aplikace Dlaždice. Obrázky táhneme myší ze souborové aplikace do knihovny Dlaždice. Obrázky jsou zobrazeny formou dlaždic v zobrazení nazvaném Miniatury. Kliknutím do obrázku zobrazíme obrázek ve webovém prohlížeči obrázků. Kliknutím do tlačítka Podrobnosti v pravém horním rohu můžeme zobrazit podokno detailních informací o obrázku, v němž můžeme přímo editovat vlastnosti obrázku. Kliknutím do obrázku se zobrazí obrázek. Mezi obrázky se pohybujeme kliknutím do tlačítek < a > na krajích stránky. Kliknutím do tlačítka s písmenem i v pravém horním rohu zobrazíme vlastnosti obrázku, které můžeme editovat. Při prohlížení obrázku můžeme využít horní panel nástrojů pro sdílení obrázku, pro stáhnutí obrázku a pro odstranění obrázku. Do knihovny obrázků můžeme vložit webový odkaz, když v panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nové a vybereme volbu Odkaz. Tlačítko Rychlé úpravy umožňuje upravovat vlastnosti obrázků v tabulce. 5.4 Seznamy Pracujeme termínově 5.4.1 Úkoly Nejčastější seznamy Úkoly a Kalendář lze přidat snadno najednou: Ve webové části Začínáme s webem klikneme do dlaždice Pracujete termínově?

5 SharePoint 88 Úkoly Zobrazení úkolů Časová osa V dialogovém okně Pracujete termínově? klikneme do tlačítka Přidat. Vytvořili se dva nové seznamy Úkoly a Kalendář včetně odkazů v levém panelu Snadné spuštění. Na domovskou stránku se nahoru doplnila webová část Souhrn projektu. Vložíme tři úkoly: V panelu Snadné spuštění klikneme do odkazu Úkoly. V horní části klikneme do odkazu Nový úkol. Pro první úkol zadáme vlastnosti: Název úkolu: harmonogram rekonstrukce zasedací místnosti Datum zahájení: nevyplněno Termín splnění: před týdnem Přiřazeno: Eva Kolínská Obdobně pro druhý úkol: Název úkolu: rekonstrukce zasedací místnosti Datum zahájení: od začátku následujícího měsíce Termín splnění: do konce následujícího měsíce Přiřazeno: nevyplněno Obdobně pro třetí úkol: Název úkolu: vyklizení místnosti Datum zahájení: od začátku následujícího měsíce Termín splnění: do 7. dne následujícího měsíce Přiřazeno: Marie Sladká Termín splnění, který již uplynul (úkol harmonogram rekonstrukce zasedací místnosti) je vypsán červenou barvou. Upravíme zobrazení úkolů: V panelu nástrojů seznamu Úkoly klikneme do tlačítka pro přizpůsobení seznamu ( ). Vybereme volbu Změnit toto zobrazení. V sekci SLOUPCE zaškrtneme pole Upravit a vybereme mu pořadí 1. Zaškrtneme pole Datum zahájení a vybereme mu pořadí 4. Klikneme do tlačítka OK. Doplníme úkoly do časové osy: Kliknutím do zaškrtávacího tlačítka v prvním sloupci seznamu vybereme všechny úkoly. V kartě ÚKOLY ve skupině AKCE klikneme do tlačítka Přidat na časovou osu. Termíny splnění bez data zahájení jsou zobrazeny jako bodové milníky, ostatní jako pruhy. Aktuální datum je zobrazeno, pokud je v rozsahu konání projektu. Zvýrazníme úkol vyklizení místnosti: Klikneme do pruhu úkolu na časové ose. V kontextové kartě ČASOVÁ OSA v sekci PÍSMO klikneme do tlačítka Barva zvýraznění a vybereme žlutou barvu (viz obr. 5-4). OBR. 5-4: ČASOVÁ OSA Kalendář 5.4.2 Kalendář Jako druhý se vytvořil seznam kalendář. Vložíme dvě události: V panelu Snadné spuštění klikneme do odkazu Kalendář.

5 SharePoint 89 V kartě UDÁLOSTI ve skupině NOVÝ klikneme do tlačítka Nová zvláštní událost a vybereme Událost. Pro první událost zadáme vlastnosti: Nadpis: koncepce vybavení rekonstruované místnosti Místo konání: Encián 31 Čas zahájení: nejbližší úterý 8:00 Čas ukončení: nejbližší úterý 9:00 Kategorie: Schůzka První druhou událost zadáme vlastnosti: Nadpis: porada vedení firmy Místo konání: Encián 31 Opakování: Měsíčně první pondělí pro 1 měsíci (od začátku aktuálního měsíce, ukončit po 3 opakováních) Část zahájení: 9:00 Čas ukončení: 10:00 Kategorie: Porada Události se zobrazí v kalendáři (viz obr. 5-5). V kartě KALENDÁŘ můžeme vybrat obor zobrazení kalendáře (den, týden, měsíc). OBR. 5-5: KALENDÁŘ Zobrazený čas můžeme snadno volit v miniatuře kalendáře v levém horním rohu, v níž můžeme vybrat jiný měsíc, dnešní datum nebo přejít na jiný rok tlačítky nalevo či napravo od letopočtu. Události můžeme upravovat. V případě opakovaných událostí lze upravit celou řadu nebo jednotlivou položku. Oznámení 5.4.3 Oznámení Seznam Oznámení vytvoříme sami: Na domovské stránce webu ve webové části Začínáme s webem klikneme do dlaždice Přidejte seznamy, knihovny a další. Zadáme název aplikace Oznámení nebo jeho část do vyhledávacího pole Najít aplikaci a odešleme. Klikneme do dlaždice Oznámení. Do pole Název vyplníme Vývěska. V obsahu webu klikneme do aplikace Vývěska. Připravíme tři oznámení s vlastnostmi: První oznámení:» Nadpis: Náměty vybavení nové místnosti» Obsah: Podávejte do konce měsíce náměty vybavení nové místnosti.» Konec platnosti: do konce minulého měsíce

5 SharePoint 90 Druhé oznámení:» Nadpis: Návrhy školení» Obsah: Podávejte do konce měsíce návrhy témat školení v nové místnosti.» Konec platnosti: do konce aktuálního měsíce Třetí oznámení:» Nadpis: Rekonstrukce» Obsah: Zasedací místnost 18 je rekonstruována na školící počítačovou místnost.» Konec platnosti: do konce dalšího měsíce Připravíme zobrazení aktuálních položek: V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Více ( ) a vybereme volbu Vytvořit zobrazení. Klikneme do odkazu Všechny položky. Nastavíme vybrané vlastnosti zobrazení: Název zobrazení: Aktuální položky Zrušíme zaškrtnutí pole Změněno. Naopak zaškrtneme pole Upravit a změníme jeho pořadí na 1. Filtr: Konec platnosti je větší než nebo se rovná [Dnes] Klikneme do tlačítka OK. V zobrazení se zobrazí jen aktuální položky. Propagované odkazy 5.4.4 Propagované odkazy (rozcestník) Připravíme rozcestník na již připravené aplikace Kalendář a Úkoly a na budoucí stránku o vzniku názvu firmy Encián formou tzv. propagovaných odkazů. tj. odkazů z obrázkových dlaždic: Na domovské stránce webu ve webové části Začínáme s webem klikneme do dlaždice Přidejte seznamy, knihovny a další. Zadáme název aplikace odkazy nebo jeho část do vyhledávacího pole Najít aplikaci a odešleme. Klikneme do dlaždice Propagované odkazy. Do pole Název vyplníme Rozcestník. V obsahu webu klikneme do aplikace Rozcestník. Seznam je prvotně zobrazen v zobrazení dlaždic. Klikneme do odkazu Všechny propagované odkazy. Připravíme tři odkazy s vlastnostmi: První odkaz:» Nadpis: Kalendář» Umístěné odkazu: Z místní nabídky Kalendáře v panelu Snadné spuštění vybereme Kopírovat odkaz a odkaz vložíme do pole Umístění odkazu.» Pořadí: 1 Druhý odkaz:» Nadpis: Úkoly» Umístěné odkazu: Z místní nabídky Úkolů v panelu Snadné spuštění vybereme Kopírovat odkaz a odkaz vložíme do pole Umístění odkazu.» Pořadí: 2 Třetí odkaz:» Nadpis: Encián» Umístěné odkazu: Z místní nabídky Domovské stránky v panelu Snadné spuštění vybereme Kopírovat odkaz a odkaz vložíme do pole Umístění odkazu.» Pořadí: 3 V panelu nástrojů vybereme zobrazení Dlaždice. Kliknutím do dlaždice se zobrazí odkaz. V kartě SEZNAM ve skupině SPRAVOVAT ZOBRAZENÍ vybereme zobrazení Všechny propagované odkazy. Doplníme do zobrazení sloupec Upravit: V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Více ( ) a vybereme Změnit toto zobrazení.

5 SharePoint 91 Zaškrtneme pole Upravit s pořadím 1. K dlaždicím přiřadíme obrázky, které jsme připravili v Knihovně obrázků. Nejprve vyhledáme odkaz na obrázek. V další kartě prohlížeče znovu zobrazíme náš týmový web: Z místní nabídky odkazu Dlaždice v panelu Snadné spuštění vybereme Otevřít odkaz na nové kartě. Na druhé kartě klikneme do obrázku Kalendář. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Sdílet. V horní části okna vybereme Uživatelé s existujícím přístupem. Klikneme do tlačítka Použit a potom do tlačítka Kopírovat odkaz. V první kartě upravíme položku Kalendář. Ze schránky vložíme odkaz na obrázek do pole Umístění obrázku na pozadí. Obdobně doplníme obrázky ke zbývajícím dvěma odkazům. Rozcestník nyní obsahuje dlaždice s obrázky (viz obr. 5-6). Kliknutím do dlaždice se zobrazí příslušná aplikace či stránka. Odkazy mohou vést i mimo náš týmový web. OBR. 5-6: PROPAGOVANÉ ODKAZY Druhy stránek Stránka webu Události Příspěvky 5.5 Webová stránka V rámci týmového webu můžeme (v knihovně Stránky) připravit stránky tří druhů: Stránka wikiwebu: klasická stránka, jejíž obsah sami podrobně vytváříme, Stránka webové části: klasická stránka s volitelným rozložením webových částí, Stránka webu: moderní stránka se skládá z webových částí, které vybíráme z nabídky. Připravíme moderní webovou stránku o firmě Encián (viz obr. 5-7): V navigačním panelu klikneme do tlačítka Nastavení (ozubené kolečko) a vybereme volbu Přidat stránku. Do pole Pojmenujte svoji stránku zapíšeme text Encián. Klikneme do tlačítka + pod názvem stránky. V sekci ROZLOŽENÍ ODDÍLU klikneme do tlačítka Třetinový levý sloupec. Připravili jsme tak dva dílčí oddíly, do niž vkládáme obsah formou tzv. webových částí. V levé části klikneme do tlačítka + a vybereme webovou část Události. V pravém podokně můžeme parametrizovat události, které budou zobrazeny v kalendáři: Seznam událostí: výběr aplikace, z níž se čerpají události (v našem případě je k dispozici pouze aplikace Kalendář), Kategorie: filtr událostí vybíraných z kalendáře (Vše, Schůzky apod.), Rozsah dat: filtr času události (Všechny nadcházející události, Tento týden, Další dva týdny, Tento měsíc, Toto čtvrtletí). Kliknutím do události může uživatel zobrazit její detaily. Kliknutím do tlačítka Přidat do mého kalendáře se vytvoří ics soubor 30 události. Soubor ics lze po uložení otevřít jako událost, kterou je možné vložit např. do kalendáře Outlooku. Do pravé části vybereme webovou část Příspěvky. Formou webových stránek mohou uživatelé přidávat příspěvky. Příspěvky jsou zobrazeny dechronologicky. V rámci příspěvku je uveden název stránky, úvodní část textu. Pokud je na stránce příspěvku uvedena fotografie, je vložena její miniatura na začátek dlaždice příspěvku. 30 Soubor ics je souborem standardu icalendar pro výměnu kalendářový dat.

5 SharePoint 92 OBR. 5-7: WEBOVÁ STRÁNKA 1. ČÁST Pod kalendář a příspěvky připravíme rozložení Tři sloupce.

5 SharePoint 93 Dokument Mapy Bing Lidé Galerie obrázků Do sloupců vložíme webové části Prohlížeč souborů. Zobrazí se stránka s výběrem dokumentu. V levé části vybereme jako zdroj Web. Klikneme na dlaždici webové části Dokumenty. Vybereme Leták.docx. V spodní části miniatury dokumentu přidáme popis Leták. Obdobně do další dvou částí vybereme Prodeje.xslx s popisem Prodeje. Prezentace.pptx bez popisu. Pod dokumenty připravíme rozložení Dva sloupce. Do levého sloupce vložíme webovou část Mapy Bing. Do mapy zadáme adresu sídla firmy Encián Praha, Kbelská 44. V horní části webové části zadáme do pole Přidat název text Sídlo firmy Encián. Uživatel bude moci mapu tažením myší posouvat a pomocí kolečka myši přibližovat či oddalovat. Do pravého sloupce vložíme webovou části Lidé. Do jména zadáme Petr Novák. Z nabídky vybereme ředitele. Dále vložíme uživatele Eva Kolínská a Marie Sladká. Kliknutím do jména uživatele se zobrazí karta kontaktu s kontaktními údaje a posledními společnými dostupnými soubory. Kliknutím do odkazu Další informace zobrazíme profil uživatele. Do pravého sloupce pod kontakty vložíme ještě webovou část Galerie obrázků. Ze svého OneDrivu ze složky 3 firemní vybereme všechny tři fotografe (VŠE-JM.jpg, VŠE- JH.jpg, VŠE-Žižkov.jpg). Tažením přesuneme fotografii Žižkova na počáteční pozici. Do horní části webová části doplníme název Budovy VŠE. Pod mapu a galerii obrázků připravíme rozložení Třetinový levý sloupec (viz obr. 5-8). OBR. 5-8: WEBOVÁ STRÁNKA 2. ČÁST

5 SharePoint 94 Obrázek Skalnatádolina.gif Text Vložit Rychlé odkazy Úpravy webových částí Publikace Do levého sloupce vložíme webovou část Obrázek. Z lokálního umístění nahrajeme obrázek Skalnatá-dolina.gif. Do pravého sloupce vložíme webovou část Text. Do rámečku webové části vložíme text. K formátování textu můžeme využít minipanel nad webovou částí: Název firmy Encián je odvozen od horského hotelu Encián, který byl vybudován ve výšce 1761 m.n.m. jako součást stanice visuté lanovky Tatranská Lomnica - Skalnaté Pleso. V bývalé stanici lanovky je nyní galerie Encián: Do pravého sloupce pod text vložíme webovou část Vložit. V pravém podokně upřesníme vkládanou adresu, popř. kód pro vložení. V našem případě vložíme adresu https://youtu.be/f7dbthdnlca. Ponecháme zapnutý parametr Změnit velikost podle stránky. Pod obrázek a video připravíme rozložení Jeden sloupec. Vložíme webovou část Rychlé odkazy. Webová část umožňuje vytvořit rozcestník s obrázky a popisy. Klikneme do prvního tlačítka Přidat. V sekci WEB vybereme knihovnu Dlaždice. Zde vybereme a otevřeme obrázek Kalendář. V pravém podokně upřesníme adresu kalendáře: Z místní nabídky položky 1 Výuka horní navigace webu vybereme Otevřít v nové kartě. V panelu Snadné spuštění klikneme do odkazu Kalendář. Z adresního řádku prohlížeče zkopírujeme adrese kalendáře do schránky. Na záložce webové stránky vložíme adresu do pole Odkaz:» Klikneme do tlačítka Změnit.» V sekci Z ODKAZU vložíme adresu ze schránky do pole adresy.» Klikneme do tlačítka Otevřít. Obdobně doplníme obrázek a adresu na aplikaci Úkoly. Tažením tlačítka Kalendáře jej přesuneme na začátek rychlých odkazů. Oddíly i webové části můžeme upravovat pomocí levého panelu nástrojů, který je po levé straně oddílu nebo se zobrazí při výběru webové části: Upravit: Můžeme vybrat jiné rozložení oddílu nebo upravit parametry webové části. Přesunout: Tažením můžeme přemístit oddíl nebo webovou část. Cíl přesunu je zobrazen jako silná zelená čára. Odstranit: Oddíle nebo webovou část můžeme odstranit. Stránku publikujeme ostatním uživatelům kliknutím do tlačítka Publikovat. 31 Adresu stránky zkopírujeme do schránky. Stránku zahrneme do našich navigací: Rozcestník V panelu Snadné spuštění klikneme do odkazu Obsah webu. Klikneme do aplikace Rozcestník. V kartě SEZNAM ve skupině SPRAVOVAT ZOBRAZENÍ vybereme zobrazení Všechny propagované odkazy. Klikneme do tlačítka Upravit v řádku Encián. Adresu webové stránky vložíme ze schránky do pole Umístění odkazu. Snadné spuštění V panelu Snadné spuštění klikneme do odkazu Stránky. V řádku Encián.aspx klikneme do tlačítka Další možnosti ( ) a vybereme Přidat do navigace. 32 31 Pokud bychom stránku pouze uložili a zavřeli, změny stránky by neviděli ostatní uživatelé. Mohli bychom později na stránce pracovat a teprve finální podobu publikovat. 32 Volbou Nastavit jako domovskou stránku bychom mohli povýšit webovou stránku na stránku, která se zobrazí po výběru webu či zadání webové adresy týmového webu.

5 SharePoint 95 5.6 Nastavení webu Levá a horní navigace Úprava Snadného spuštění 5.6.1 Navigace K rychlému přístupu k vybraným aplikacím, webům a dalším odkazům slouží: levá navigace panel Snadné spuštění, horní navigace horní panel odkazů 33. Dříve jsme nastavili dědění horní navigace z nadřazeného webu 22F200, do níž jsme při zakládání webů vložili automaticky odkazy na dílčí webu 1 Výuka a 2 Úkoly (při zakládání jsme ponechali v poli Chcete zobrazit tento web v horním panelu odkazů nadřazeného webu hodnotu Ano. Dále jsme do pole Chcete použít horní panel odkazů z nadřazeného webu vložili hodnotu Ano.) Panel Snadné spuštění můžeme modifikovat dvojím způsobem: v nastavení webu (Nastavení, Nastavení webu, VZHLED A CHOVÁNÍ, Snadné spuštění). v panelu Snadné spuštění kliknutím do tlačítka Upravit odkazy. Upravíme panel z panelu Snadné spuštění: Z panelu Snadné spuštění přejdeme ke stránce Encián nebo do Obsahu webu (abychom využili moderní způsob úpravy, který jinde zatím není dostupný). Pod panelem Snadné spuštění klikneme do tlačítka Upravit. Pod řádkem Kalendář klikneme do tlačítka + a přidáme odkaz na Vývěsku: Adresa: V druhé záložce ji zkopírujeme z týmového webu. Zobrazovaný název: Vývěska V řádku Encián klikneme do tlačítka Další možnosti ( ) a vybereme volbu Vytvořit pododkaz. Odkaz na stránku Encián je tak zařazen pod Stránky a odsazen od kraje. Pod řádkem Encián klikneme do tlačítka + a přidáme externí odkaz: Adresa: http://sp.vse.cz/sites/fak2/office365 Zobrazený text: Informace o Office 365 V řádku Informace o Office 365 klikneme do tlačítka Další možnosti ( ) a vybereme volbu Zvýšit úroveň odkazu. Pořadí odkazů můžeme změnit pomocí voleb Přesunout nahoru a Přesunout dolů. Editace panelu ukončíme kliknutím do tlačítka Uložit. Výsledný vzhled panelu Snadné spuštění je v obr. 5-9. OBR. 5-9: PANEL SNADNÉ SPUŠTĚNÍ 33 Pokud aktivujeme funkci kolekce webů Infrastruktura publikování serveru SharePoint Server jsou slouženy v nastavení webů volby Snadné spuštění a Horní panel odkazů do volby Navigace.

5 SharePoint 96 Poznámkový blok Oprávnění pro dílčí web Zrušení dědění Přidělení práv Skupiny Vzhled webu Kliknutím do odkazu Poznámkový blok otevřeme v aplikaci OneNote Online Poznámkový blok webu 1 Výuka, do nějž můžeme připravit oddíly a do nich stránky. Do týmového webu se vrátíme kliknutím do odkazu 1 Výuka vpravo od názvu aplikace OneNote Online. 5.6.2 Skupiny a oprávnění Dílčí web 1 Výuka zdědil oprávnění z naší osobní kolekce webů, tj.: Všichni uživatelé v organizaci mají přístup na úrovní čtení. My jako vlastníci webu máme přístup na úrovní úplné řízení. Zvýšíme oprávnění učitelům předmětu. Zrušíme dědění oprávnění webu 1 Výuka a doplníme vyšší práva skupině Učitelé 22F200: V navigačním panelu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení a vybereme volbu Nastavení webu. V sekci UŽIVATELÉ A OPRÁVNĚNÍ klikneme do odkazu Oprávnění webů. V kartě OPRÁVNĚNÍ ve skupině DĚDIČNOST klikneme do tlačítka Ukončit dědění oprávnění. Ukončení potvrdíme kliknutím do tlačítka OK. Přijmeme návrh na vytvoření a výchozí naplnění tří nových skupin pro týmový web: Návštěvníci webu 22F200 (oprávnění čtení) Členové webu 22F200 (oprávnění přispívání) Vlastníci webu 22F200 (oprávnění správy) Klikneme do tlačítka OK. Učitelům přidělíme práva na úrovni vlastníků: Na domovské stránce ve webové části Začínáme s webem klikneme do tlačítka Sdílet svůj web. V dialogovém okně Sdílet: 1 Výuka nastavíme sdílení: Do pole Zadejte jména vložíme jména a příjmení všech přednášejících a svého cvičícího. Klikneme do tlačítka Zobrazit možnosti. Zrušíme zaškrtnutí pole Poslat pozvánku e-mailem. Do pole Vybrat úroveň oprávnění vybereme Vlastníci webu 1 Výuka [Úplné řízení]. Klikneme do tlačítka Sdílet. Učitele jsme tak přidali do skupiny Vlastníci webu 1 Výuka. Její členové mají v týmovém webu 1 Výuka oprávnění na úrovni Úplné řízení. Skupiny jsou definovány na úrovni osobní kolekce webů, jsou dostupné ve všech našich webech. 34 5.6.3 Vzhled webu Pro web můžeme vybrat jiné barevné řešení: Na domovské stránce ve webové části Začínáme s webem klikneme do tlačítka Jaký je váš styl?. Vybereme styl Oranžová. Na další stránce můžeme doplnit obrázek webu a upravit barevné řešení a písmo webu. Parametry ponecháme beze změny. Klikneme do tlačítka Vyzkoušet. Po chvíli se zobrazí navrhované nastavení webu. Vpravo nahoře klikneme do tlačítka Ano, uchovat. 34 Skupiny můžeme sami tvořit V horním panelu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení a vybereme volbu Nastavení webu. V sekci UŽIVATELÉ A OPRÁVNĚNÍ klikneme do odkazu Osoby a skupiny. V levém panelu klikneme do odkazu Skupiny. V horním panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nový. Skupinám můžeme přiřadit úroveň oprávnění.

5 SharePoint 97 5.7 Sledování obsahu Upozorňování 5.7.1 Upozorňování V jakémkoliv webu, pro nějž máme alespoň právo čtení můžeme nastavit upozorňování na novinky v knihovně dokumentu či seznamu. V našem webu chceme být upozorňování na novinky ve Vývěsce: V panelu Snadné spuštění klikneme do odkazu Vývěska. V kartě SEZNAM ve skupině SDÍLET A SLEDOVAT klikneme do tlačítka Upozornit a vybereme Nastavit upozornění u tohoto seznamu. Název upozornění je prvotně přejat z názvu aplikace. V ČR lze odesílat upozornění jen na e-mail. Můžeme nastavit upozornění i dalším uživatelům. Můžeme omezit upozornění na přidání nových položek (viz obr. 5-10). OBR. 5-10: PARAMETRIZACE UPOZORŇOVÁNÍ Můžeme omezit upozornění jen na změny, které provedl jiný uživatel. Můžeme nastavit četnost upozornění. Pokud zadáme denní souhrn, upřesníme jeho čas. Pokud zadáme týdenní souhrn, upřesníme den a čas. Kliknutím do tlačítka OK nastavíme upozornění. Jsme o tom informováni e-mailem s odkazem na web a s odkazem na seznam našich upozornění na tomto webu. Při změně v seznamu obdržíme e-mailovou zprávu s rekapitulací změny či více změn a s odkazy na změněnou položku a celý seznam. Zpráva obsahuje také odkaz na nastavení upozorňování, aby je uživatel mohl změnit nebo odstranit. Nastavení upozorňování můžeme změnit také z kteréhokoli seznamu webu: V kartě SEZNAM ve skupině SDÍLET A SLEDOVAT klikneme do tlačítka Upozornit a vybereme Spravovat má upozornění. Zobrazí se seznam všech upozornění v rámci týmového webu. Kliknutím do upozornění můžeme nastavit parametry upozornění. Výběrem upozornění a kliknutím do tlačítka Odstranit vybraná upozornění můžeme upozornění odstranit.

5 SharePoint 98 Vyhledání webu Sledování webu 5.7.2 Sledování webů Ve firmě můžeme čerpat informace z řady týmových webů (z osobních či firemních kolekcí webů). Pro vyhledání informace existuje několik možností: K sdílení webu nás pozve autor či jiný oprávněný uživatel zasláním adresy týmového webu nebo automatickou pozvánkou při sdílení webu (tlačítko Sdílet vpravo nahoře na libovolné stránce webu, které zprostředkovává přidání uživatele do vhodné skupiny webu). Web vyhledáme: V spouštěči aplikací Office 365 klikneme do dlaždice SharePoint nebo v rámci SharePointu klikneme do tlačítka SharePoint v horní navigaci Office 365 a zobrazíme tak výchozí stránku SharePointu. V levém horním rohu zapíšeme do vyhledávacího pole hledaný text. V seznamu vyhledaných stránek vybereme vhodnou stránku. Web je zapojen do systémů vzájemných odkazů webů (např. formou dlaždic propagovaných webů). Východiskem v organizaci může být logo firmy uprostřed horní navigace Office 365. Vybrané weby může správce Office 365 zařadit do tzv. propagovaných webů. Ve výchozí stránce SharePointu jsou propagované weby uvedeny v levé navigaci v sekci VYBRANÉ ODKAZY. Propagované weby mohou být diferencovány podle skupin uživatelů. Abychom nemuseli týmový web opakovaně hledat, můžeme jej přidat mezi sledované weby. Na jakékoliv stránce webu klikneme v pravém horním rohu do tlačítka Sledovat. Sledované weby jsou uvedeny na výchozí stránce SharePointu (viz obr. 5-11) v první sekci SLEDOVÁNÍ. Weby, které jsme do sledovaných přidali naposledy, jsou v seznamu nahoře. V sekci SLEDOVÁNÍ je uvedeno 5 naposledy přidaných webů. Všechny sledované weby zobrazíme kliknutí do odkazu Zobrazit všechno. V seznamu sledovaných webů můžeme potlačit sledování kliknutím do vyplněné hvězdy. Naopak v sekci naposledy zobrazených webů můžeme přidat další weby do sledovaných kliknutím do prázdné hvězdy. OBR. 5-11: SEKCE VÝCHOZÍ STRÁNKY SHAREPOINTU A SLEDOVANÉ WEBY

6 Power BI 99 6 Power BI Co to je Power BI Postup práce s daty 6.1 K čemu slouží Power BI Power BI je firemní analytická služba. Poskytuje přehled o firemních datech prostřednictvím vizuálních prvků. 35 Power BI usnadňuje odhalování příležitostí, plánování a jednání. Sestavy a řídící panely aktualizované v reálném čase pomáhají řešit aktuální problémy a zjistit, kam upřít pozornost. Postup práce s daty v Power BI je uveden v obr. 6-1: OBR. 6-1: PRÁCE S DATY V POWER BI prvotní zdroj dat (růžový sloupec) Zdrojem dat bývá informační systém na VŠE může být zdrojem dat Integrovaný studijní informační systém (InSIS) nebo Ekonomický informační systém (EIS). Data můžeme také sbírat pomocí účelových aplikací, např. vytvořenými aplikací PowerApps pro mobilní zařízení. druhotný zdroj dat (zelený sloupec) Ideálně informační systémy uloží potřebná a zveřejnitelná data do účelového zdroje dat. Většinou je možné z informačních systémů data exportovat do dokumentů Excelu např. prostřednictvím CSV (comma separated value čárkami oddělená čísla). Data tak mohou být připravena formou seznamu v sešitu Excelu. Seznamů může být v jednom sešitu více. Pokud má analýza respektovat vztahy mezi seznamy, je nutné v Excelu doplnit datový model s relacemi. V Excelu je možné doplnit sloupce s vypočtenými daty. Data z tabulek Excelu lze importovat do databáze Accessu, v níž lze snadno vytvořit mezi tabulkami relace a doplnit je výpočty i dotazy spojujícími tabulky. Zdrojem dat mohou být tabulky publikované na webových stránkách. desktopová aplikace Power BI (hnědý sloupec) Zdroj dat můžeme analyzovat ve webové aplikaci Power BI. Rozšířené možnosti nabízí bezplatná desktopová aplikace Power BI Desktop. Data a analýzy ukládá ve formátu pbix. 35 Microsoft je dle analytické společnosti Gartner jedním ze světových lídrů v oblasti Business Inteligence. Další významnými dodavateli jsou např. Tableau a Qlik.

6 Power BI 100 Power BI Desktop Power BI online Mobilní Power BI webové datové zdroje (modrý sloupec) Aby výsledky analýzy byly aktuální, je vhodné datové zdroje uložit do cloudu nebo na servery dostupné v internetu. V cloudu můžeme k uložení datových zdrojů (sešitů Excelu ve formátu xls či soubor desktopové aplikace Power BI ve formátu pbix) využít soukromý One Drive, One Drive pro firmy nebo knihovny dokumentů SharePointu. Zdrojem dat mohou být webové služby, např. Google Analytics. Zdrojová data jsou často uložena do Microsoft SQL serveru. Ten může být instalován ve firmě nebo lze využít instalaci v cloudu Microsoftu v rámci služeb Azure. data v Power BI (žlutý sloupec) Power BI uloží získaná data do datových sad. analýza dat (fialový sloupec) Power BI vytváří z datových sad sestavy obsahující především grafy. Sestavy lze veřejně publikovat formou webové stránky. Sestavy lze vystavit do řídících panelů, které se skládají z vizuálů. Řídící panely lze sdílet s dalšími uživateli ve firmě. Power BI je dostupné v několika formách: Power BI Desktop Desktopová aplikace bezplatně ke stažení. Obsahuje některé speciální funkcionality, např. možnost čerpat data z Accessu. Výsledný soubor ve formátu pbix je možné uložit na dostupné úložiště (např. OneDrive pro firmy) a využít jako zdroj dat pro webovou aplikaci. online služba SaaS (software jako služba) Existují dvě varianty webové aplikace: bezplatná s omezenými funkcemi a omezenou velikostí úložiště, placená služba Power BI PRO mobilní aplikace Power BI Umožňuje prohlížet analýzy připravené ve webové aplikaci. Je možné nastavit upozornění na hodnoty vybraných ukazatelů. Mobilní aplikace je dostupná pro různé platformy: Windows Phone, ios, Android. 6.2 Ukázky Analýza dat z InSIS 6.2.1 Uchazeči o studium na FMV Analýza vychází z dat dostupných v přihláškách na bakalářské studium Fakulty mezinárodních vztahů evidovaných v InSIS. Cílem je informovat vedení fakulty o postupném nárůstu počtu přihlášek a porovnat počet a strukturu přihlášek s minulým rokem (viz obr. 6-2). Data jsou prezentována v řídícím panelu obsahujícím několik tzv. vizuálů: V levé polovině jsou data z aktuálního roku, v pravé polovině data z předchozího roku. V prvním vizuálu je celkový počet podaných přihlášek V druhém vizuálu je formou prstencového grafu znázorněna struktura uchazečů dle pohlaví. V popiscích grafu je pohlaví a procentuální podíl. V třetím vizuální je znázorněn postup náběhu počtu přihlášek. Na ose x je čas, na ose y počte podaných přihlášek. Špička na konci svědčí o podávání přihlášek těsně před uzávěrkou. Ve čtvrtém vizuálu je formou výsečového grafu znázorněna struktura přihlášených dle oboru. Pro každý obor je uvedena zkratka oboru a počet přihlášek. Největší obor MO (mezinárodní obchod) tvoří téměř polovinu přihlášek. V pátém vizuálu je znázorněno v mapě rozdělení přihlášek dle kontaktní adresy (uchazeč ji musí uvádět v ČR nebo SR). Umístěním myši nad kolečko města se zobrazí název města a počet uchazečů (např. v aktuálním roce pro Hlavní město Praha činil 401 uchazečů). V šestém vizuálu je formou mapy stromové struktury znázorněn podíl variant dílčích zkoušek. Největší díl (v aktuálním roce 779 uchazečů) je varianta Matematika (povinná zkouška), Angličtina, Němčina. Následují kombinace jazyků Angličtina a Francouzština, Angličtina a Španělština, Angličtina a Ruština.

6 Power BI 101 OBR. 6-2: UCHAZEČI O STUDIUM NA FMV 6.2.2 Zahraniční cesty FMV OBR. 6-3: ZAHRANIČNÍ CESTY FMV

6 Power BI 102 Analýza dat z SharePointu Analýza dat z Excelu Zaměstnanci fakulty jsou povinni vkládat pomocí formuláře SharePointu do intranetu (týmového webu) zaměstnanců fakulty údaje o absolvovaných služebních cestách. Sestava (viz obr. 6-3) čerpá přímo z dat v intranetu. Zobrazuje cíle služebních cest v mapě. Barevné dílky odlišuji jednotlivé zaměstnance, např. v Kanadě byli ve sledovaných letech 4 zaměstnanci. Ukázáním myší na dílek zobrazíme podrobnosti. Levý graf znázorňuje strukturu počtu služebních cest dle roků výjezdu. Působí jako tzv. řez. Kliknutím do dílku roku se filtrují data zobrazená v mapě. S využitím kláves Ctrl můžeme zobrazit více let najednou. 6.2.3 Partnerské školy VŠE Zdrojem dat je příloha výroční zprávy školy v sešitu Excelu s přehledem partnerských škol VŠE (viz obr. 6-4). Napravo od mapy je několik vizualizačních objektů typu řez, které umožňují omezit zobrazené školy např. na školy s akreditací EPAS či EQUIS. Pokud ve spodním řezu zvolíme kontinent, mapa se přizpůsobí (přiblíží). OBR. 6-4: PARTNERSKÉ ŠKOLY VŠE Analýza dat z PowerApps 6.2.4 Sportovní aktivity Analýza rodinných sportovních aktiv vychází z dat v sešitu Excelu (viz obr. 6-5): V pravém dolním rohu lze vybrat typ aktivity, např. TN je turistická akce pěšky napříč Českou republikou. V levém horním rohu jsou uvedeny ukazatel Počet výletů a Délka výletů. Nad grafem je uveden odkaz na informační sway stránku Napříč Českem. V grafu je formou sloupcového grafu analýza dle měsíců. Nad sloupci jsou popisky s měsíční součtem kilometrů. Velikost bublin v mapě závisí na počtu kilometrů. Výlet je zobrazen v místě, kde začínal. V tabulce je seznam výletů, délka je zobrazena červeně. Kliknutím do výletu v tabulce se výlet vyfiltruje v mapě i dalších vizualizačních objektech. V případě grafu je výlet vyznačen tmavší barvou. Pro správnou lokalizaci obce Křemže, je nutné uvést do závorky okres či stát, aby nebyla zobrazena rakouská Křemže.

6 Power BI 103 OBR. 6-5: SPORTOVNÍ AKTIVITY Evidenci sportovních aktivit lze provádět na mobilu prostřednictvím aplikace PowerApps (viz obr. 6-6). Aplikace ukládá data přímo do sešitu Excelu ve OneDrive pro firmy. OBR. 6-6: MOBILNÍ FORMULÁŘ POWERAPPS Analýza dat z Mediasitu 6.2.5 Vícedruhové záznamy Vybraná výuka na FMV je zaznamenávána záznamníky Mediasite firmy Sonic Foundry ve formě vícedruhových záznamů (video, zvuk, záznam jedné či dvou ploch počítače). V katalogu záznamů je archivována statistika prohlížení, mj. délka prohlížení záznamů, která je východiskem analýzy využívání v jednotlivých předmětech (viz obr. 6-7): První mapa stromové struktury znázorňuje podíl jednotlivých předmětů. Pro ilustraci byl vpravo vybrán operační systém Windows 10. Vidíme, že má asi poloviční zastoupení v prohlížení. Předmětem s nejdelší dobou prohlížení za akademický rok byl fakultně povinný předmět 22F200 Manažerská informatika (celkem 115 018 minut, tj. 1916 h, tj. při zápisu 542 studentů za oba semestry více než 3,5 h na studenta za přednášky i cvičení). Druhá mapa stromové struktury analyzuje předměty kombinované formy studia (filtr vizuálu pro identy předmětů začínající písmeny 2OP8).

6 Power BI 104 Nejdéle byly prohlíženy záznamy ve 20. týdnu roku (polovina května, tj. před závěrečnými testy). Nejvíce byl zastoupen prohlížeč Chrome. OBR. 6-7: SLEDOVÁNÍ ZÁZNAMŮ DLE PŘEDMĚTŮ Na dalším listu sestavy je aplikován filtr vybírající prohlížení pouze přednášek. Doby prohlížení jsou analyzovány dle tématu přednášky (viz obr. 6-8). Mezi nejdéle prohlížené přednášky patřily SharePoint, Zotero a Access. Při prohlížení přednášek byly využita zařízení převážně s operačním systémem Windows 10. OBR. 6-8: DOBA PROHLÍŽENÍ PŘEDNÁŠEK DLE TÉMAT

6 Power BI 105 Analýza dat z průzkumu 6.2.6 Analýza průzkumu Power BI může analyzovat průzkum uložení do OneDrivu pro firmy či SharePointu. V průzkum využití studijních zdrojů studentů 22F200 byla využita stupnice 1 (nikdy) 5 (vždy). Studenti velmi často využívají vícedruhové záznamy a skripta v elektronické podobě (viz obr. 6-9). OBR. 6-9: VYUŽITÍ STUDIJNÍCH ZDROJŮ V PŘEDMĚTU 22F200 Analýza dat z Google Analytics 6.2.7 Google Analytics Zdrojem dat mohou být webové služby. Administrátor webu FMV http://fmv.vse.cz může vytvořit automaticky aktualizovanou sestavu využití webový stránek (viz obr. 6-10): OBR. 6-10: ANALÝZA VYUŽITÍ WEBU FMV Analýza je připravena za posledních 180 dnů (půl roku).

6 Power BI 106 Top stránky: Domovská stránka Pro zájemce o studium: Bakalářské studium Studenti: Bakalářské studium Z grafu je patrný velký nárůst prohlížení stránek 13. 6. 2017 (den pro příjímacích zkouškách na bakalářské studium, kdy uchazeči čekali na zveřejnění minimálních bodových hranic pro přijetí). První spuštění Power BI Nastavení Power BI Cenové plány Stavební bloky Power BI Pracovní sešit Datová sada 6.3 Nastavení služby Power BI Dlaždice Power BI není prvotně zobrazena v Power BI. Postup prvního spuštění: Přihlásíme se k Office 365. V prohlížeči zadáme adresu https://powerbi.microsoft.com. Na úvodní anglické stránce klikneme do tlačítka Sign In. Na stránce Máte u náš účet klikneme do tlačítka Přihlásit se. Potvrdíme svůj účet. Na stránce Už to skoro bude klikneme do tlačítka Spustit. Na stránce Pozvat další lidi klikneme do odkazu Přeskočit. Zobrazí se úvodní stránka Power BI. Po chvíli bude aplikace Power BI k dispozici i ve spouštěči aplikací. Provedeme nastavení Power BI: V panelu navigačním panelu klikneme do tlačítka Nastavení a vybereme volbu Nastavení. V sekci NÁHLED FUNKCÍ zapneme novou navigaci. V sekci ARCGIS MAPS PRO POWER BI zaškrtneme pole Použít mapy ArcGIS pro Power BI. Služba Power BI je dostupná ve třech plánech: bezplatná verze Power BI Umí základní funkce včetně publikování na veřejné stránky a vkládání do stránek na veřejných webech. Omezený prostor pro data (10 GB na uživatele). Méně častá automatická aktualizace (jednou za den). Power BI Pro (8,40 za uživatele za měsíc) Omezený prostor pro data (10 GB na uživatele). Častější automatická aktualizace (jednou za hodinu). Možnost sdílení řídících panelů. Možnost analýzy dat sdílených ve skupinách Office 365. Možnost vytváření balíčků. Power BI Premium (cena dle počtu zaměstnanců a podílu Power BI Pro) Větší prostor pro data (až 100 TB). Licencování na kapacitu, klienti dostávají přiřazeny hardwarové zdroje. Možnost sdílení obsahu ve firmě, aniž by uživatelé/čtenáři museli mít licenci Pro. Uživatel ukládá objekty stavební bloky Power BI: do svého pracovního prostoru nebo do (skupinových) pracovních prostorů aplikací (dostupné pouze v Power BI Pro). Power BI pracuje s objekty: pracovní sešit Do Power BI nahrajeme sešit Excelu. Objekty Excelu (rozsahy, grafy) lze připnout na řídící panel. Sešit nahraný z OneDrivu, OneDrivu pro firmy či SharePointu lze prostřednictvím Excelu Online či desktopového Excelu upravovat přímo z Power BI či provést aktualizaci dle zdroje. datová sada Do Power BI importujeme sešit Excelu. K datové sadě můžeme vytvářet sestavy a řídící panely.

6 Power BI 107 Sestava Řídící panel Sešit importovaný z OneDrivu, OneDrivu pro firmy či SharePointu lze aktualizovat dle zdroje. sestava K datové sadě můžeme vytvářet sestavy, v nichž analyzujeme číselně nebo graficky data ze zdroje prostřednictvím tzv. vizuálů. Pro sestavu jsou dostupná pole ze zdrojové tabulky nebo více tabulek (pokud jsou provázány relacemi v datovém modelu). Vizuály mají četné parametry polí použitých ve vizuálu i jejich formátování. Vizuály mohou být propojené a filtrovat navzájem zobrazená data. Do sestavy můžeme přidat texty a jednoduché obrazce. Sestava může mít více stránek. Sestavu můžeme» vytisknout,» publikovat na veřejně dostupný web formou odkazu nebo vložení HTML kódu, publikovaná sestava je interaktivní, tj. také v ní lze filtrovat data pomocí řezů či zobrazit detail vizuálu.» exportovat do PowerPointu. řídící panel Sestavu můžeme připnout formou živé dlaždice na řídící panel. V rámci řídící panelu můžeme v řádku Q&A (Otázky a odpovědi) pomocí jednoduchého dotazovacího jazyka v angličtině pokládat otázky k datům z datového sady příslušného řídícího panelu. Výsledek můžeme připnout do řídícího panelu jako samostatný vizuál. Kromě sestav a vizuálů Q&A můžeme do řídícího panelu vložit textová pole, obrázky, videa (např. z YouTube), webový obsah (HTML kód pro vložení). Obsah řídícího panelu lze vytisknout. 6.4 Data 6.4.1 Zdroje dat Zdrojem dat pro Power BI může být: soubor umístěný lokálně v soukromém OneDrive, ve OneDrive pro firmy, v SharePointu. služba, např. SQL server (z vlastního serveru nebo s využitím Microsoft Azure) Google Analytics, Project Online, Dynamics, Bing, Facebook, Weather, Exchange. Zdrojový soubor může mít formát: Excel (včetně externích dat), Access (prostřednictvím desktopové aplikace Power BI Desktop), seznam SharePointu, csv, seznam na webové stránce.

6 Power BI 108 Datový model Enc-06-01.xlsx Enc-06-02.xlsx Tabulka Enc-06-03.xlsx Relace 6.4.2 Datový model V našem případě bude zdrojem dat sešit Excelu umístěný ve OneDrivu pro firmy. Bude obsahovat dva relacemi provázané seznamy. Nejprve doplníme v Excelu do sešitu datový model: Vyjdeme ze sešitu Enc-06-01.xlsx, v němž je pět seznamů v pěti listech v pěti listech: Osoby: 20 zaměstnanců firmy Encián, pro analýzu je důležité, že pro zaměstnance je uvedené Oddělení. Oddělení: 6 oddělení firmy Encián. Místnosti: 40 místností ve firmě Encián. Faktury: 102 faktur firmy Encián za první pololetí roku 2025. Pro každou fakturu je uvedeno:» Faktura: Číslo faktury.» Osoba: Účet zaměstnance, který fakturoval. Můžeme tak zjistit podrobnosti o zaměstnanci v seznamu Osoby. Budeme tak moci analyzovat prodeje dle oddělení.» Datum: Datum fakturace. Budeme tak moci analyzovat prodeje dle měsíců.» Měsíc: Pomocí funkce Měsíc je vypočten měsíc fakturace.» IČ: IČ odběratele, můžeme tak zjistit podrobnosti o odběrateli v seznamu Podniky. Budeme tak moci analyzovat prodeje dle obce či stádia odběratele. Podniky: 69 odběratelů firmy Encián. Pro každý podnik je mj. uvedena Stádium a Obec. Pro každý seznam vytvoříme tabulku: Klikneme do buňky A1. V kartě VLOŽENÍ ve skupině Tabulky klikneme do tlačítka Tabulka. Ponecháme zaškrtnuté pole Tabulka obsahuje záhlaví a klikneme do tlačítka OK. V kartě NÁVRH ve skupině VLASTNOSTI upravíme text v poli Název tabulky na Tab_Osoby. Obdobně připravíme tabulky Tab_Oddělení, Tab_Místnosti, Tab_Faktury, Tab_Podniky. Aby bylo možné v Power BI pracovat s relacemi mezi tabulkami, musíme je v Excelu doplnit do datového modelu: V kartě DATA ve skupině DATOVÉ NÁSTROJE klikneme do tlačítka Relace. (Tlačítko je dostupné, když v sešitu jsou alespoň dvě tabulky.) V dialogovém okně Spravovat relace klikneme do tlačítka Nová. V prvním řádku vybereme tabulku Tab_Faktury a z ní sloupec IČ. Ve druhém řádku vybereme tabulku Tab_Podniky a z ní také sloupec IČ. 36 Klikneme do tlačítka OK. OBR. 6-11: DIAGRAM RELACÍ Připravíme dále relace:» Tab_Faktury (Osoba) Tab_Osoby (Osoba) 36 Relace pomocí více sloupců bohužel Excel neumožňuje. Museli bychom využít Access a analýzu připravit v desktopové aplikaci Power BI.

6 Power BI 109» Tab_Osoby (Oddělení) Tab_Oddělení (Oddělení)» Tab_Osoby (Místnost) Tab_Místnosti (Místnost) Relace jsou seřazeny dle abecedy. V okně Spravovat relace klikneme do tlačítka Zavřít. Zobrazíme relace.» V kartě DATA ve skupině DATOVÉ NÁSTROJE klikneme do tlačítka Spravovat datový model.» V kartě DOMŮ ve skupině ZOBRAZIT klikneme do tlačítka Zobrazení diagramu.» Tažením za spodní hrany zvýšíme tabulky tak, aby byla zobrazena celá jejich struktura. Tažením za jejich název je můžeme přemístit (viz obr. 6-11).» Zavřeme okno relací a sešit uložíme do OneDrivu pro firmy do složky Data pro Power BI. Získání dat Sestava 6.4.3 Získání dat Připravená data importujeme z OneDrive pro firmy do osobního pracovního prostoru Power BI: Ve spodní části navigačního podokna Power BI klikneme do tlačítka Získat data. Nabízí se čtyři zdroje dat: Má organizace: Získání dat, které jsou zveřejněna pro celou organizaci (formou tzv. aplikace, dříve balíčku). Využití dat organizace je možné jen, pokud má uživatel plán Power BI Pro. Služby: Čerpání dat ze služeb poskytujících data, např.:» Google Analytics: Analýza prohlížení veřejných webových stránek, které využívají službu Google Analytics.» Bing: Analýza četnosti vyhledávání zadané klíčového slova ve vyhledávači Bing.» Weather: Analýza dat o počasí, pokud máme účet na serveru Weather obvience. Soubory: Čerpání dat ze souborů Excelu (xlsx), Power BI Desktop (pbix) nebo z textových souborů (csv). Databáze: Připojení k datům v SQL databázi ve službě Microsoft Azure. Klikneme do tlačítka Získat v rámečku Soubory. Nabízí se čtyři zdroje: Místní soubor: Vyhledáváme jej v lokálním umístění. OneDrive firmy: Vyhledáváme jej ve struktuře svého OneDrive pro firmy. OneDrive osobní: Vyhledáváme jej ve struktuře svého soukromého OneDrive (z účtu live.com). SharePoint Týmové weby: Vyhledáváme jej v nám zpřístupněných týmových webech organizace. Klikneme do dlaždice OneDrive firmy. Ve složce Data pro Power BI vybereme soubor Enc-06-03.xlsx. Vpravo nahoře klikneme do tlačítka Připojit. Nabízí se dvě možnosti: Importovat: Import excelových dat do Power BI. Vytvoří se datová sada. Připojit: Připojení, správa a zobrazení Excelu v Power BI. Vytvoří se pracovní sešit. Klikneme do tlačítka Importovat. Vytvořila se datová sada Enc-06-03 a k ní řídící panel Enc-06-03.xlsx. V navigačním podokně rozbalíme svůj pracovní prostor a v sekci DATOVÉ SADY klikneme do sady Enc-06-03. Otevře se sestava. Vpravo jsou dva panely nástrojů: Vizualizace: V horní části nabídka vizuálů. V dolní části parametrizace hodnot a formátů ve vybraném vizuálu. Pole: Seznam tabulek. Po kliknutí do tabulky rozbalíme její pole. 6.5 Sestavy 6-12): Vizuál do sestavy můžeme připravit dvěma způsoby (viz výsledný tvar sestavy obr.

6 Power BI 110 Skládaný sloupcový graf Konstantní čára Mapa Průřezy výběrem polí dat a upřesněním vizuálu nebo výběrem typu vizuálu a upřesněním dat. Využijeme první možnost: Připravíme graf tržeb dle oddělení a stádia. V podokně Pole zaškrtneme: Tab_Faktury: Částka Tab_Osoby: Oddělení Tab_Podniky: Stádium V podokně Vizualizace vybereme vizuál Skládaný sloupcový graf. V spodní části přesuneme tažením Stádium ze sekce OSA do sekce LEGENDA. Upravíme formátování: V kartě FORMÁT rozbalíme sekci OSA Y a do pole Zobrazené jednotky vybereme hodnotu Žádný. Kliknutím do tlačítka vedle nadpisu zapneme sekci POPISKY DAT. Tažením za okraj zvětšíme vizuál asi na dvojnásobnou šířku. V sekci NÁZEV upravíme:» Text nadpisu: Sloupcový skládaný graf.» Barva písma: Černá» Velikost: 11 Doplníme do grafu červenou konstantní čáru: V kartě ANALÝZA rozbalíme sekci KONSTANTNÍ ČÁRA a přidáme čáru s parametry:» Hodnota: 200 000» Barva: červená» Popisek: zapnuto» Barva (popisku): červená Vizuál posuneme do pravého horního rohu stránky. Dvojitě klikneme na název Stránky 1 a přejmenujeme ji na Průřezy. Pro druhý graf využijeme druhou možnost tvorby: Klikneme do bílého pozadí stránky, aby nebyl vybrán žádný vizuál. V podokně Vizualizace klikneme do vizuálu Mapa. V podokně Pole zaškrtneme Tab_Podniky: Obec a v podokně Vizualizace přesuneme Obec ze sekce LEGENDA do sekce UMÍSTĚNÍ. V podokně Pole zaškrtneme: Tab_Faktury: Částka Tab_Podniky: Stádium V mapě jsou znázorněny bublinami tržby v jednotlivých obcích. Barevně dle legendy jsou znázorněny podíly odběratelů v jednotlivých stádiích vývoje. Oba vizuály posuneme do pravé části stránky. Do stránky doplníme tři průřezy: Klikneme do bílého pozadí stránky. V podokně Vizualizace klikneme do vizuálu Průřez. V podokně Pole zaškrtneme Tab_Podniky: Stádium. V kartě Formát změníme vlastnosti: ZÁHLAVÍ / Velikost: 15 POLOŽKY / Velikost: 15 Zmenšíme vizuál a přesuneme jej do levého horního rohu stránky. Obdobně doplníme průřezy 37 : Tab_Osoby: Pohlaví Tab_Oddělení: Oddělení_v 37 Můžeme zkopírovat první průřez do schránky, vložit jej ze schránky a upravit pole tažením jiného pole.

6 Power BI 111 Tabulka Matice Zaškrtnutím hodnoty v průřezu či kombinací hodnot v průřezech filtrujeme data v ostatních vizuálech. Můžeme tak např. zobrazit tržby žen z oddělení distribuce. 38 Vypnutím zaškrtnutí se zobrazí data bez filtru. Na stránku doplníme doprostřed další dva vizuály: vizuál Tabulka Pole / HODNOTY» Tab_Osoby: Oddělení» Tab_Osoby: Pohlaví» Tab_Faktury: Částka Formát / ZÁHLAVÍ SLOUPCŮ / Velikost: 11 Formát / HODNOTY / Velikost: 11 Formát / STYL / Konstantní střídavé řádky vizuál Matice Pole / ŘÁDKY» Tab_Osoby: Oddělení Pole / SLOUPCE» Tab_Osoby: Pohlaví Pole / HODNOTY» Tab_Faktury: Částka Formát / ZÁHLAVÍ SLOUPCŮ / Velikost: 11 Formát / ZÁHLAVÍ ŘÁDKŮ / Velikost: 11 Formát / HODNOTY / Velikost: 11 Formát / STYL / Konstantní střídavé řádky Filtrování:» Kliknutím do nadpisu řádku můžeme aplikovat filtr na oddělení.» Kliknutím do nadpisu sloupce můžeme aplikovat filtr na pohlaví.» Kliknutím do buňky matice můžeme aplikovat filtr současně na oddělení i pohlaví. Sestavu uložíme: V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Soubor a vybereme volbu Uložit. Sestavu nazveme Enc-06-03. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Zobrazit pro čtení a zobrazíme sestavu bez možnosti úprav. Změny potvrdíme kliknutím do tlačítka Uložit. K úpravám sestavy se kdykoliv můžeme vrátit kliknutím do tlačítka Upravit sestavu. OBR. 6-12: SESTAVA PRŮŘEZY 38 Po zaškrtnutí žen se nenabízí oddělení analýza, neboť v něm pracují jen muži. Filtr působí i na průřezy.

6 Power BI 112 Do sestavy můžeme doplnit další vizuály: OBR. 6-13: PLOŠNÉ GRAFY Plošné grafy Spojnicový graf: Ukázkový graf zobrazuje tržby jednotlivých oddělení v jednotlivých měsících. Spojnicový a skládaný sloupcový graf: Ukázkový graf zobrazuje ve sloupcích tržby v jednotlivých měsících za jednotlivé programy (levá osa y) a počty faktur celkem za jednotlivé měsíce (pravá osa y). Plošný graf: Ukázkový graf je analogický jako spojnicový graf. Šipka ukazuje na měsíc květen s nejvyšší tržbami. 39 Skládaný plošný graf: Ukázkový graf je analogický jako plošný, data jsou však kumulována. Měsíc květen s nejvyššími tržbami je patrnější. OBR. 6-14: SPECIÁLNÍ GRAFY 39 Šipka je vložena jako tvar. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Tvary a vybereme volbu Šipka. Vytvořenou šipku můžeme přesouvat, měnit její velikost a upravovat její formát. Obdobně můžeme vložit do sestavy textové pole a zapsat do něj formátovaný text. Objekty v sestavě můžeme přichycovat k mřížce. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Zobrazení a vybereme volbu Zobrazit čáry mřížky a Přichytávat k mřížce.

6 Power BI 113 Speciální grafy Vodopádový graf: Zobrazuje kumulované celkové tržby v jednotlivých měsících. Poslední sloupec rekapituluje celkové tržby za pololetí. (Měsíc je v sekci KATEGORIE.) Bodový graf: Bodový graf znázorňuje tři ukazatele. V ukázkovém grafu je na ose x počet faktur, na ose y počet osob, velikost bubliny je dána fakturovanou částkou, barva zastupuje oddělení (viz legenda). Karta: Karta zobrazuje významnou hodnotu. V ukázkovém vizuálu je zobrazena celková částka fakturovaná ve firmě. Karta s víc řádky: Zobrazuje významnou hodnotu ve struktuře jiného pole. V ukázkovém vizuálu jsou celkové pololetní tržby za jednotlivá oddělení. V do sekce POLE jsou zařazena pole Oddělení a Částka. Klíčový ukazatel výkonu: Jako klíčový ukazatel výkonu jsou vybrány tržby, tj. do sekce INDIKÁTOR je zapsáno pole Částka. V sekci OSA TRENDU je uveden Měsíc, tj. v grafu trendu pod číslem jsou uvedeny tržby (osa y není od nuly, v březnu byly tržby nejnižší). Číslo 190 600 jsou celkové tržby za poslední měsíc, tj. červen. V sekci PLÁNOVANÉ CÍLE by měla být uvedena plánovaná částka. Nemáme ji k dispozici, proto je využita opět Částka. Číslo je zelené, pokud tržby jsou vyšší nebo rovny plánovaným. Jinak je červené. (Barvy lze nastavit v kartě Formát v sekci BAREVNÉ KÓDOVÁNÍ v polích Dobrá barva, Neutrální barva, Špatná barva.) Plán za poslední měsíc včetně procentuálního navýšení skutečnosti je pod velkým číslem. OBR. 6-15: GRAFY STRUKTURY Grafy struktury Výsečový graf: Ukázkový graf zobrazuje podíl jednotlivých oddělení na tržbách. V kartě Formát v sekci POPISKY DAT je v poli Styl popisků uvedena hodnota Všechny popisky podrobností. (K výseči je zobrazen název oddělení, tržby a procentuální podíl.) Mapa stromové struktury: Ukázkový graf opět zobrazuje podíl jednotlivých oddělení na tržbách. Podíl je dán velikostí plochy. Oddělení jsou sestupně seřazena dle tržeb. Graf je vhodný pro zobrazení delších popisků. Neumožňuje však zobrazit hodnotu ani procentuální zastoupení podílů. Trychtýř: V ukázkovém grafu jsou zobrazeny celkové pololetní tržby jednotlivých oddělení. První oddělení DIS dosáhlo tržby 536 000 Kč (100 %). Dle abecedy poslední oddělení REK dosáhlo tržby 82 700 Kč (tj. 15,4 % tržeb prvního oddělení DIS). Prstencový graf: Obdoba výsečového grafu. Měřidlo: V ukázkovém grafu jsou zobrazeny pololetní tržby (HODNOTA: Částka). V kartě Formát v sekci OSA MĚŘIDLA jsou nastaveny hodnoty: Min: 0 (nevyplněna)

6 Power BI 114 Max: 1 050 000 (konec měřidla) Cíl: 1 000 000 (modrá čára za měřidlem) Graf slouží k znázornění míry plnění hlavního cíle. Skládaný sloupcový graf: Obdoba spojnicového a skládaného sloupcového grafu bez spojnice. Ukázkový graf znázorňuje tržby dle jednotlivých stádií vývoje odběratelů dle fakturujících oddělení. Kliknutím do tlačítka na konci legendy můžeme zobrazit další hodnoty legendy. OBR. 6-16: MAPY Mapy Filtry Prezentace sestavy Mapa: Ukázkový graf zobrazuje tržby v jednotlivých obcích v členění dle oddělení. (Oddělení ANA nefakturovalo.) Kartogram: V kartogramu je výše tržeb znázorněna barvou, kterou lze nastavit v kartě Formát v sekci BARVY DAT. Pro minium je nastavena žlutá barva, pro maximum červená barva, Maximum je nastaveno na 10 000. Barva vyplňuje celou geografickou plochu obce. Kartogram je spíše vhodný pro zobrazení dat za státy. Mapy ArcGIS: Pro mapu ArcGIS jsou definovány parametry: UMÍSTĚNÍ: Obec VELIKOST: Částka ČAS: Datum Graf zobrazuje výsledky v jednotlivých časových intervalech. Na ose lze tažením za okraje velikost intervalu upravit. Kliknutím do tlačítka Přehrát se postupně zobrazí hodnoty dosažené v jednotlivých intervalech. Přehrávání můžeme stejným tlačítkem pozastavit. Pro ruční přechod mezi intervaly můžeme použít tlačítka Předchozí a Další. Na úrovni vizuálu, stránky či celé sestavy můžeme v kartě Pole v posledních sekcích definovat filtr, např. zobrazit prodeje za druhé čtvrtletí. Filtry se ukládají se sestavou. Pro prezentaci sestavy využijeme volby dostupné v panelu nástrojů po kliknutí do tlačítka Soubor: Tisk: Vytiskne stránky sestavy. V poli Stránka můžeme omezit tisk na jednotlivou stránku či rozsah stránek. Orientaci asi upravíme Na šířku. Publikovat na webu: V okně Vložit na veřejný web jsme upozornění, že sestava bude veřejně dostupná. Klikneme do tlačítka Vložit kód pro vložení a do tlačítka Publikovat. Vytvoří se: Odkaz na stránku se sestavou.

6 Power BI 115 Podrobnosti vizuálu Správa sestavy Řídící panel Rychlé přehledy Otázky Kód HTML pro vložení do webové stránky. Pomocí HTML kódu můžeme sestavu vložit např. do příběhu aplikace Sway. Názvy stránek jsou zobrazeny jako čísla. 40 Vložit do SharePointu Online (funkční pouze v plánech Pro a Premium): Vygeneruje odkaz, kterým můžeme sestavu vložit na stránky SharePointu. Na stránce SharePointu: V seznamu webových částí vkládaných do stránky klikneme do tlačítka Power BI a do tlačítka Přidat sestavu. Do pole Odkaz na sestavu Power BI vložíme odkaz na sestavu. Do pole Název stránky vybereme jednu ze stránek sestavy. Můžeme také zapnout navigační podokno (se seznamem stránek) a podokno filtrů. Exportovat do PowerPointu: Vytvoří se nová prezentace PowerPointu. Každá stránka sestavy je zastoupena snímkem, v němž jsou formou obrázku vloženy vizuály. V průběhu prohlížení sestavy můžeme zobrazit podrobnosti: V pravém horním rohu vizuálu klikneme do tlačítka Detailní režim. Vizuál se zobrazí na celé stránce. Zpět se vrátíme kliknutím do tlačítka Zpět k sestavě. Kliknutím do tlačítka Další možnosti a výběrem Zobrazit data zobrazíme číselné podklady k vizuálu. Užitečné je tak např. zobrazit data z mapy. Zpět se vrátíme kliknutím do tlačítka Zpět k sestavě. V pravém horním rohu sestavy jsou v zobrazení pro čtení v panelu nástrojů dostupná tlačítka pro správu sestavy: Metriky využití (pouze Power BI Pro): Zobrazí ukazatele využití sestavy. Je možné filtrovat výsledky dle platformy prohlížení (např. mobilní) a dle stránky sestavy. V grafu jsou počty prohlížení a počty různých uživatelů za den. Zobrazit související: Zobrazí objekty související se sestavou (řídící panely, datové sady). Přihlásit k odběru: Po přihlášení k odběru jsme e-mailem informování o změně dat v sestavě (nejčastěji však jednou za den). 6.6 Řídící panely Vizuál či celou stránku sestavy lze připnout na řídící panel: Ze stránky Průřezy v panelu nástrojů klikneme do tlačítka Připnout živou stránku. Při vzniku datové sady se vytvořil stejnojmenný řídící panel. Ponecháme vybrány volby Existující řídící panel a Enc-06-03.xlsx. Klikneme do tlačítka Připnout živě. Zobrazí se okno z informací o připnutí. Kliknutí do tlačítka Přejít na řídící panel nebo výběrem řídícího panelu v navigačním podokně zobrazíme panel. Řídící panel se skládá z dlaždic. Obdobně můžeme připnout jednotlivý vizuál. Kliknutím do dlaždice připnuté stránky či vizuálu zobrazíme sestavu. V řídícím panelu je také zastoupena zdrojová datová sada Enc-06-03.xsls. Kliknutím je dlaždice datové sady se zahájí příprava nové sestavy vycházející z datové sady. Z datové sady vytvoříme rychlé přehledy: Z místní nabídky datové sady Enc-06-03 vybereme volbu Zobrazit přehledy. Po chvíli se automaticky vytvoří řada vizuálů. Jednotlivé přehledy můžeme připnout do řídícího panelu. Dlaždice v řídícím panelu mohou zastupovat otázky: V horním řádku zapíšeme v angličtině jednoduchý dotaz: Sum částka Vytvoří se vizuál typu Karta s celkovou fakturovanou částkou. Našeptává se pokračování dotazu. Doplníme dotaz na tvar: Sum částka by stádium V pravém podokně Vizualizace vybereme vizuál Trychtýř. Vytvořený vizuál připneme do řídícího panelu. V pravém horním rohu klikneme do tlačítka Připnout vizuál (viz obr. 6-17). 40 Kódy pro vložení můžeme přehledně zobrazit a jednotlivé odkazy a kódy odstranit. V navigačním Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení a vybereme volbu Spravovat kódy pro vložení.

6 Power BI 116 OBR. 6-17: OTÁZKA V ŘÍDÍCÍM PANELU Nový řídící panel Oblíbené Výchozí panel Automatická aktualizace Ruční aktualizace Vizuál připneme k existujícímu panelu Enc-06-03.xlsx. Klikneme do tlačítka Připnout. Klikneme do tlačítka Přejít na řídíc panel. Kliknutím do dlaždice otázky můžeme otázku kdykoliv zobrazit a upravit. Upravíme třídění fakturované částky dle Oddělení a vybereme Prstencový graf. Opět připneme vizuál. K jedné datové sadě můžeme vytvářet více řídících panelů, existuje několik postupů: Na konci panelu nástrojů řídícího panelu klikneme do tlačítka Další možnosti a vybereme volbu Duplikovat řídící panel. Můžeme upravit název nového panelu a klikneme do tlačítka Duplikovat. V pravém rohu vizuálu klikneme v panelu nástrojů do tlačítka Otevřít nabídku a klikneme do tlačítka Připnout vizuál. Vytvoříme tak kopii vizuálu v novém řídícím panelu. Klikneme do řádku Pracovní prostor. Zobrazí se seznam našich objektů Power BI. Vpravo nahoře klikneme do tlačítka Vytvořit a vybereme volbu Řídící panel. Takto vytvořený řídící panel nemá návaznost na datovou sadu, neobsahuje proto řádek pro dotazování. Datovou sadu přiřadíme kopií sestavy či vizuálu z jiného řídícího panelu. Práci s řídícími panely usnadňují dva nástroje: V panelu nástrojů řídícího panelu můžeme kliknout do tlačítka Přidat k oblíbeným. Potom je panel v navigačním panelu uvedení v prvním seznamu Oblíbené. V panelu nástrojů řídícího panelu můžeme kliknout do tlačítka Nastavit jako doporučený. Potom se řídící panel otevře při spuštění aplikace Power BI. V plánu Power BI Pro můžeme řídící panely sdílet s jinými uživateli v organizaci. Z místní nabídky panelu klikneme do volby Sdílet. Zobrazí se okno, v němž vybereme sdílející uživatele. Můžeme jim k e-mailové zprávy dopsat vlastní komentář (viz obr. 6-18). Sdílející uživatel musí mít také plán Power BI Pro. Vidí sdílený řídící panel v navigačním panelu v seznamu Sdílí se se mnou. 6.7 Aktualizace zdrojů Power BI aktualizuje dostupná data (tj. nikoliv lokálně uložená) průběžně a to v intervalech: bezplatný plán: jednou denně, Power BI Pro: jednou za hodinu. Aktualizaci můžeme provést kdykoliv ručně: Z místní nabídky datové sady vybereme volbu Aktualizovat hned. Můžeme také zobrazit historii aktualizaci. Z místní nabídky datové sady vybereme volbu Naplánovat aktualizaci a klikneme do odkazu Historie aktualizací. V sestavě v panelu nástrojů klikneme do tlačítka Aktualizovat.

6 Power BI 117 OBR. 6-18: SDÍLENÍ ŘÍDÍCÍHO PANELU Synchronizova ná data Streamovaná datová sada Microsoft Flow Pokud data upravujeme v sešitu v Excelu v lokálním souboru synchronizovaném do OneDrivu nebo do SharePointu, musíme při testech aktualizace počítat s mírnou časovou prodlevou synchronizace. 6.8 Streamovaná data Power BI může využívat průběžně získávaná stremovaná data. Data mohou být generována senzory (IoT Internet of things Internet věcí), popř. přebírána ze serverů, která data shromažďují. Práci se streamovanými daty si budeme demonstrovat na analýze vývoje teploty dle dat o počasí ze serveru MSN (Microsoft Network) Weather: datová sada Power BI V navigačním panelu klikneme do tlačítka (řádku) Pracovní prostor. Vpravo nahoře nad seznamem řídících panelů klikneme do tlačítka Vytvořit a vybereme volbu Datová sada streamování. V prvním okně průvodce klikneme do dlaždice API a do tlačítka Další. V druhém okně průvodce zadáme parametry streamované datové sady:» Název datové sady: Počasí v Praze» Hodnoty ze streamu (názvy musíme dodržet, jsou zavedeny v MSN Waether): čas (DataTime) pole pro ukládání času měření teplota (Číslo) teplota vlhkost (Číslo) vlhkost vzduchu rychlost větru (Číslo) rychlost větru» Analýza historických dat: zapneme Klikneme do tlačíta Vytvořit. V třetím okně průvodce klikneme do tlačítka Hotovo. tok dat v Microsoft Flow Využijeme aplikaci Microsoft Flow pro definici pracovních postupů mezi různými aplikacemi s využitím šablon Office 365. V spouštěči aplikací klikneme do dlaždice Microsoft Flow. V horní části zavřeme kliknutím do tlačítka s křížkem informaci o cookie. V navigačním panelu klikneme do tlačítka Moje toky. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Vytvořit z prázdné. Připravíme první krok toku plán. Plán slouží k pravidelnému opakování toku.» V spodní části stránky klikneme do odkazu Prohledejte stovky konektorů a událostí.» Klikneme do tlačítka Plán.» Ve vyhledaných objektech klikneme do tlačítka Plán.

6 Power BI 118» Ponecháme předvolené parametry opakování: Frekvence: Minuta Interval: 5 Připravíme druhý krok toku získání dat ze serveru MSN Weather.» Pod prvním krokem klikneme do tlačítka Nový krok a do tlačítka Přidat akci.» Do vyhledávacího pole pro konektory a časy zapíšeme slovo počasí.» Klikneme do tlačítka konektoru MSN Počasí.» Klikneme do tlačítka MSN Počasí Získání aktuálního počasí.» Nastavíme parametry hledání počasí: Umístění: Prague Jednotky: Metric (stupně Celsia)» Připravíme třetí krok toku» Pod druhým krokem klikneme do tlačítka Nový krok a do tlačítka Přidat akci.» Do vyhledávacího pole pro konektory a časy zapíšeme slovo Power.» Klikneme do tlačítka konektoru Power BI.» Klikneme do tlačítka Power BI Add to rows to a dataset.» Nastavíme parametry připojení dat do datové sady: Workspace: My Workspace Dataset: Počasí v Praze Table: RealTImeData čas: Poslední aktualizace teplota: Teplota vlhkost: Vlhkost rychlost větru: Rychlost větru» Klikneme do tlačítka Uložit tok. OBR. 6-19: TOK V MICROSOFT FLOW sestava v Power BI V navigačním podokně klikneme do datové sady Počasí v Praze. Otevře se nová sestava. V seznamu polí zaškrtneme čas a teplota. V panelu Vizualizace v kartě Pole otevřeme nabídku pole teplota a vybereme volbu Nevytvářet souhrn. V tabulce jsou uvedeny teploty v různých časech. Obdobně můžeme do sestavy vložit např. spojnicový graf. Pro pole teplota vybereme volbu Průměr.

7 Skype pro firmy 119 7 Skype pro firmy Skype pro firmy Rychlé zprávy Vzdálené porady Vzdálené konference 7.1 K čemu slouží aplikace Skype pro firmy Skype pro firmy je aplikace sjednocené komunikace. Slouží pro zasílání rychlých zpráv, zvukové, audiovizuální hovory a konference se sdílením prezentace, tabule, aplikace, plochy. K dispozici jsou dvě varianty Skypu: Skype pro firmy Skype pro firmy je součástí Office 365 i kancelářského balíku Office Pro Plus a slouží k firemní komunikaci. Skype pro firmy má oproti Skypu rozšířené funkce, např. v něm lze vyhledávat kontakty ve firmě, plánovat schůzky v Outlooku. Maximální počet účastníků schůzky: 250 41. K provozu je vhodná instalace aplikace na počítači 42. Skype Pro soukromé účely slouží Skype (bez přívlastku). Maximální počet účastníků schůzky: 25. Existuje plná aplikace Skype i webová aplikace (https://web.skype.com/cs/). Komunikace uživatelů Skypu pro firmy a uživatelů Skypu navzájem je možná. Na VŠE se Skype pro firmy používá v mnoha případech: rychlé zprávy a zvukové hovory mezi studenty, učiteli, popř. dalšími zaměstnanci a studenty a učiteli navzájem Uživatel může být po spuštění počítače automaticky přihlášen ke Skypu. Potom může zveřejňovat svůj tzv. stav, např. Online. Podle stavu jej může kontaktovat jiný uživatel a formou rychlých zpráv s nim textově komunikovat. Pokud mají komunikující vybaveny počítače mikrofonem a reproduktorem, mohou přejít ke zvukovému rozhovoru. Oproti zasílání e-mailových zpráv umožňují rychlé zprávy rychlejší konverzaci. Zvukové hovory šetří telefonní poplatky, rozhovor prostřednictvím počítače je pohodlnější, není třeba držet sluchátko či mobilní telefon. Navíc umožňují zapojit více účastníků rozhovoru, detaily komunikace poslat rychlou zprávou (např. termíny setkání, méně srozumitelné pojmy). Lze nastavit oznámení o změně stavu vybraného uživatele a pohlídat tak jeho dostupnost ke komunikaci. Ve škole tak lze Skype mj. využít ke konzultaci učitelů a studentů, zejména studentů kombinované a distanční formy studia. vzdálené porady Nepřítomní účastníci (ať z důvodu nemoci či služební cesty) porad se mohou zúčastnit porady na dálku. Stačí, když během porady je spuštěna konverzace či schůzka a účastníci porady akceptují, že jejich hlas je přenášen. Ideální je doplnění porady sdílením prezentace se strukturou porady. Ve firmách s lokálně rozptýlenými pracovišti Skype může uspořit náklady na dopravu i čas účastníků, kteří nemusí jet do místa konání porady. Navíc mají na svém pracoviště k dispozici podklady (nepřevedené do elektronické podoby) a mohou využívat vybavení své kanceláře. vzdálené konference Skype poskytuje prostor pro zprostředkování odborných konferencí s externími i mezinárodními účastníky. Konferenci je možné formo tzv. schůzky ve Skypu dopředu naplánovat v Outlooku. Účastník tak potvrdí účast, která se mu zapíše do kalendáře včetně odkazu na připojení ke konferenci. 41 Aplikace Skype Broadcast Meeting zvyšuje maximální počet účastníků na 10 000. Vytvoří se tak prostor pro veřejné webináře, setkání obyvatel s vedením radnice a podobné scénáře. 42 Online varianta Skypu pro firmy nabízí pouze textový chat. Pro spuštění online Skypu pro firmy je v horním navigačním panelu tlačítko. Online aplikaci je možné spustit také z profilu uživatele zobrazeného např. z pošty.

7 Skype pro firmy 120 Vzdálené obhajoby Virtuální obhajoby Vzdálená výuka Diskuze v učebnách Instalace Skypu Skype pro Apple Mac Skype pro mobilní zařízení Konference je možné obdobně jako jinou zvukovou či audiovizuální konverzaci zaznamenávat a později se k obsahu včetně např. sdílené prezentace vracet. Záznam může být uložen např. v OneDrive po firmy či ve Videu a sdílen s firemními i externími účastníky. vzdálené obhajoby Ve výjimečných případech může student obhajovat např. seminární práci v předmětu na dálku prostřednictvím Skypu. Vedlejší specializaci Manažerská informatika tak např. absolvovala studentka, která byla s partnerem na půlročním studijním pobytu v USA. Výuku prohlížela online či ze záznamu (přenos a záznam pořizován se zařízením Mediasite a dostupný na severu http://mediasite.vse.cz). Seminární práci obhajovala online na výuce, která se v Praze konala od 7:30 (v USA od 1:30 ráno). Při obhajobě přenášela zvuk i video a sdílela komentovanou prezentaci. Online přenos ze Skypu byl ve třídě promítán z počítače dataprojektorem. Po úvodním vystoupení se odehrála diskuze. virtuální obhajoby a instruktáže s uložením ve OneDrive pro firmy Skype umožňuje zaznamenat i schůzku s účastí jednoho účastníka. Uživatel tak může připravit své vystoupení dopředu a zpřístupnit ve sdíleném úložišti OneDrive pro firmy. Takto se odehrávají virtuální obhajoby studentů v předmětech kombinované formy studia či v předmětech prezenční formy studia, kde není časový prostor pro obhajoby na výuce. Obdobně lze připravit instruktážní vystoupení. Formou uložených instruktáží byly připraveny např. video průvodci pro PowerPoint. vzdálená výuka Na FMV probíhala několik semestrů úspěšně výuka učitelky na mateřské dovolené s bydlištěm na Moravě. Vyučující v čase výuky přednášela z domova s přenosem i záznamem ve Skypu. Studenti byli» v jednom předmětu přítomni ve škole (jednotlivá přednáška v rámci řetězové výuky více učitelů), v posluchárně byla přednáška promítána dataprojektorem, připojení ke konferenci provedl v posluchárně kolega z katedry,» v jiném předmětu přítomni doma nebo na kolejí (celý semestr přednášek), studenti se aktivně zapojovali do výuky (formou rychlých zpráv s dotazy či odpověďmi na dotazy učitele v průběhu výkladu i formou svých vstupů svými referáty). diskuze ve velkých posluchárnách Např. při zápisech studentů 1. ročníku FMV mohou studenti klást dotazy formou rychlých zpráv v rámci vyhlášené konference. Učitel vidí dotazy průběžně na svém počítači. Může je utřídit a v blocích na ně odpovídá (obdoba účasti diváků v televizním pořadu Hyde Park). 7.2 Instalace aplikace Skype pro firmy Před instalací Skypu je vhodné zkontrolovat, zda na počítači je správně nastavené datum a čas. Aplikace Skype pro firmy je součástí kancelářského balíku Office Pro Plus, který si studenti VŠE mohou stáhnout a používat po dobu studia zdarma (viz kap.1.1.6). Aplikaci lze zdarma stáhnout a instalovat také v rámci licence Office 365, kterou využívají bezplatně zaměstnanci a studenti VŠE (viz kap. 1.1.6). Pro počítače Apple Mac je nutné nastavení parametrů Skypu: V přihlašovací obrazovce klikneme do tlačítka Advanced. V okně pokročilých nastavení zaškrtneme pole Manual configuration a upřesníme parametry: Internal Server Name: sipdir.online.lync.com:443 External Server Name: sipdir.online.lync.com:443 Skype je možné aplikovat také jako aplikaci: pro Windows 8, 8.1 či 10: Aplikace vhodná pro tablety. Skupiny uživatelů zobrazeny formou dlaždic. Zaměřené na dotykové ovládání. pro chytré telefony (Seznam kontaktů je nutné mít připravený z aplikace na počítači.): pro Windows Phone: Aplikace Skype pro firmy. pro iphone pro Android

7 Skype pro firmy 121 7.3 Nastavení aplikace Skype pro firmy Po prvním spuštění Skypu se zobrazí úvodní okno (viz obr. 7-1). Je vhodné upravit některá nastavení: OBR. 7-1: HLAVNÍ OKNO SKYPU Řádek nabídek zobrazení řádku nabídek Rozbalíme nabídku tlačítka Nastavení (ozubené kolečko) kliknutím do pravé rozbalovací části tlačítka (trojúhelníček). Kliknutím zaškrtneme volbu Zobrazit řádek nabídek.

7 Skype pro firmy 122 Fotografie Umístění Globální adresář Skupiny V druhém řádku okna Skypu se zobrazí řádek nabídek (SOUBOR, SEJÍT SE HNED, NÁSTROJE, NÁPOVĚDA). Přímá volba usnadní mj. zahajování schůzek. fotografie Fotografii musíme nachystat do osobního profilu Office 365. Klikneme do tlačítka Nastavení (ozubené kolečko) nebo z řádku nabídek vybereme volbu NÁSTROJE a dílčí volbu MOŽNOSTI. V okně Možnosti vybereme záložku MŮJ OBRÁZEK. Klikneme do tlačítka Upravit nebo odebrat obrázek. Ve webovém prohlížeči se zobrazí stránka se stávající profilovou fotografií. Klikneme do tlačítka Procházet a dohledáme novou fotografii. Kliknutím do tlačítka Uložit se fotografie uloží do našeho profilu Office 365 a bude zobrazena i na dalších místech Office 365 (Outlook, karta kontaktu, SharePoint viz kap. 1.1.3). 43 umístění Aby ostatní uživatelé viděli, kde zrovna pracujeme na počítači, je vhodné nastavit umístění:» V hlavním okně Skypu v třetím řádku napravo od profilové fotografie klineme do pole Nastavení místa.» Vyplníme své umístění např. ve tvaru VŠE NB 246 a stiskneme klávesu Enter.» Skype si dle sítě zapamatuje naše umístění. Příště je na stejném místě nemusíme zadávat znovu. Pokud se umístění mírně liší a chceme využít stávající název, můžeme již zadaná umístění rozbalit z místní nabídky a znovu vybrat.» Zobrazování umístění můžeme dočasně potlačit z rozbalovací nabídky odškrtnutím volby Zobrazit ostatním mou polohu.» Na různých místech postupně připravená umístění můžeme odstranit z rozbalovací nabídky volbou Odebrat všechny vlastní polohy. karty Skypu: přepínání zobrazovaných informací Kontakty: Kontakty řazené dle různých kritérií.» Číslo na záložce Kontakty oznamuje počet nových kontaktů Konverzace: Seznam našich konverzací včetně zmeškaných. Z místní nabídky můžeme pokračovat v konverzaci nebo konverzaci odstranit.» Číslo na záložce Konverzace oznamuje počet zmeškaných konverzací. Schůzky: Náš denní plán s barevným odlišením schůzek ve Skypu. seznam kontaktů, skupiny V Skypu si můžeme dohledat každého uživatele firmy, tj. na VŠE všechny zaměstnance a studenty. Skype čerpá z globálního adresáře, jehož zdrojem na VŠE je Integrovaný studijní informační systém InSIS (přes 2 000 zaměstnanců a přes 20 000 studentů). Řada uživatelů však bohužel Skype nepoužívá, takže by se nám komunikaci nepodařilo navázat. Nejčastěji komunikujeme s úzkým okruhem uživatelů. Přidáme si je do svých kontaktů. Své kontakty můžeme rozdělit do skupin. Zařazení do kontaktu nám usnadňuje komunikaci:» Snadno zahájíme komunikaci s kontaktem.» Přehledně vidíme stav kontaktů. Nejprve si vytvoříme skupiny kontaktů:» Zpočátku jsou založeny skupiny Oblíbené a Ostatní.» Seznam skupiny je zobrazen v hlavním okně (v režimu zobrazení kontaktů) v kartě Skupiny.» Z místní nabídky libovolné skupiny vybereme volbu Vytvořit novou skupinu. Vytvoří se skupina nazvaná Nová skupina.» Z místní nabídky nové skupiny vybereme volbu Přejmenovat skupinu. 44 43 Profilovou fotografii můžeme nastavit také z webového aplikace Outlook. V portálu Office 365 vybereme službu Outlook. Klikneme do své fotografie a rozbalené nabídce klikneme pod fotografií do odkazu Změnit. Změna fotografie v SharePointu může mít časovou prodlevu. 44 Někdy se zobrazí okno s upozorněním Kontakty nebo skupiny nyní nelze přidat, odebrat ani přesunout. Opakujte akci později. Potom nezbývá než provést akci později.

7 Skype pro firmy 123 Kontakty» Takto vytvoříme několik skupin. Později je můžeme přejmenovat či odstranit nebo přidat nové. Můžeme změnit pořadí skupin tažením názvu skupiny či z místní nabídky názvu skupiny. 45 Přidáme své kontakty z firmy či jiné firmy využívající Office 365:» Do pole Vyhledat uživatele zapíšeme jeho jméno nebo část jména, popř. jméno skupiny.» Místo původní karet se zobrazí karta Kontakty, v níž bude seznam uživatelů dle zadaného vyhledávání 46. V kartě Adresář Skypu můžeme vyhledat kontakt v Skypu pro soukromé účely.» Z místní nabídky hledaného uživatele vybereme volbu Přidat do seznamu kontaktů a vybereme vhodnou skupinu (viz obr. 7-2). OBR. 7-2: PŘIDÁNÍ KONTAKTU Upozornění na změnu stavu» Obdobně přidáme další kontakty.» Nejčastěji používané kontakty přidáme do skupiny Oblíbené, která má výsadní postavení. Stav kontaktů ze skupiny Oblíbené je např. zobrazen v náhledu modulu Lidé v navigaci desktopové aplikace Outlook.» Každá karta v hlavním okně zobrazuje kontakty jinak: Skupiny: Kontakty dle skupin. Stav: Kontakty dle stavu. Vztahy: Kontakty dle úrovně ochrany údajů, kterou můžeme jednotlivým kontaktům přiřadit, standardně se používá úroveň Kolegové. Pro kontakty z úrovně Pracovní skupina umožňujeme kontaktům zobrazit také náš mobilní telefon a podrobnosti o schůzce čerpané z Outlooku. Naopak úrovni Blokované kontakty nezobrazujeme naši osobní zprávu, stav, fotografii, kalendář, umístění. Noví: Uživatelé, kteří si nás přidali do kontaktů, abychom si je mohli také přidat do kontaktů, což může být podmínkou komunikace s externími kontakty. 47 upozornění na změnu stavu Pokud chceme s kontaktem komunikovat, jakmile bude dostupný, je vhodné nastavit mu z jeho místní nabídky parametr Označovat pro upozornění na změnu stavu. Až kontakt změní stav, ozve se zvukový signál a zobrazí se malé okno s jeho fotografií. Přímo z okna můžeme zahájit konverzaci nebo jednorázově ignorovat (tlačítko Ignorovat) jeho změnu stavu či trvale odznačit (tlačítko Odznačit) kontakt, tj. potlačit upozorňování na změnu jeho stavu. 45 Pokud používáme Skype na mobilním telefonu, je vhodné vytvořit skupinu Celkový přehled k zobrazení stavu všech našich kontaktů, neboť mobilní aplikace nemá zobrazení dle stavu, jen dle skupin. 46 V seznamu jsou uvedeni i uživatelé z jiných firem využívajících Office 365, jejichž globální adresář máme díky připojení poštovní účtu synchronizovaný v Outlooku (stav Externí síť či Aktualizuje se), a uživatelé z našich kontraktů v Outlooku (Neznámý stav). Uživatele z dalších externích sítí je nutné zadat plným uživatelským jménem včetně domény, např. novj01@vse.cz. 47 Pokud si nás uživatel přidá do kontaktů, můžeme automatizovat jeho přidání do našich kontaktů. Klikneme do tlačítka Nastavení a v kartě Upozornění zrušíme zaškrtnutí pole Upozorňovat na přidání do seznamu kontaktů.

7 Skype pro firmy 124 Karta kontaktu karta kontaktu Z místní nabídky kontaktu můžeme zahájit různé formy komunikace. Můžeme také zobrazit tzv. kartu kontaktu s dostupným kontaktními údaji (viz obr. 7-3). Kartu kontaktu lze zobrazit i na řadě dalších míst v Office 365. Většinou se karta kontaktu zobrazí po umístění kurzoru nad jméno uživatele (např. ve jménu odesílatele v poště v desktopové aplikaci Outlooku či v SharePointu, ve webové aplikaci Outlook OWA lze z karty kontaktu zobrazit po kliknutí do tlačítka Další akce či přímo kliknutím do jména odesílatele zobrazit profil uživatele). OBR. 7-3: ROZBALENÁ KARTA KONTAKTU Karta kontaktu čerpá data z globálního adresáře a z dalších dostupných zdrojů. Dalším zdrojem je kontakt v Outlooku (popř. nepřímo data ze sociálních sítí SharePoint, LinkedIn, Facebook, pokud je s nimi Outlook propojen). Kartu kontaktu lze posunout tažením za fotografii kontaktu. Kartu můžeme zvětšit tažením úchyt v pravém dolním rohu. V horní části karty kontaktu je zobrazena osobní zpráva uživatele, pokud ji uživatel napsal. Do osobní zprávy se také přebírá případná zpráva o nepřítomnosti (automatická odpověď) nastavená v Outlooku. Pod jménem uživatele je vypsán jeho stav (Online, Neaktivní, Offline). V případě stavu Online je zde vypsáno, zda zařízení uživatele podporuje video a zvuk. Následuje funkce zaměstnance převzatá z globálního adresáře a jeho pracoviště. 48 Kulaté ikony slouží k spuštění Skypu v různých formách komunikace (rychlé zprávy, zvukové volání, audiovizuální volání, zobrazení karty kontaktu, další možnosti). Odkaz Upravit umožňuje upravit informace o uživateli v Outlooku. Pokud zobrazený uživatel není v kontaktech Outlooku, je Upravit modifikováno na Přidat a umožňuje přidat kontakt do Outlooku. Komentář k některým informacím v kartě Kontakt:» Kalendář: Aktuální časové možnosti uživatele jsou čerpané z jeho kalendáře v Outlooku a to s časovou prodlevou aktualizace. Pokud má uživatel aktuálně pracovní dobu, je uvedeno, kdy či do kdy má volno v kalendáři, např. v ukázce má uživatel volno do 19 hodin, kdy mu začíná událost naplánovaná v kalendáři. Odkaz pod časovými 48 Na VŠE je jako funkce uváděno v globálním adresáři postavení zaměstnanec/student. Pracoviště je převzato ze studijního informačního systému. U studentů je jako pracoviště uváděna fakulta, studijní obor, forma studia, semestr a plán studia.

7 Skype pro firmy 125 Stav uživatele Osobní zpráva Oznámení o nepřítomnosti možnostmi umožňuje naplánovat s uživatelem schůzku, tj. spustí se Outlook s vytvořením schůzky s uživatelem. Můžeme doplnit další účastníky. Po odeslání jsou účastníci vyzváni e-mailem k potvrzení účasti. V Outlooku vidíme jejich odpovědi v rámci události v kalendáři.» Aktuální umístění: Lokalizace uživatele, pokud ji uvedl v aplikaci Skype. Přibližnou polohu zveřejní bez naší specifikace dle nastavení časového pásma ve Windows. stav uživatele Pro uživatele je zobrazován jejich stav. Stav se zobrazuje v Skypu i dalších aplikacích Office 365 prostřednictvím karty kontaktu či přímo. Svůj stav můžeme nastavit:» manuálně V hlavním okně klikneme do ikony nabídky stavu v řádku stavu napravo od fotografie a vybereme jeden z nabízených stavů: Online, Zaneprázdněn, Nerušit, Přijdu hned, Mimo kancelář, Zobrazit jako pryč, Obnovit stav (přepnutí do automatického vyhodnocení).» automaticky do stavu Online, pokud je uživatel přihlášen do Skypu nebo pracuje s aplikací OWA online aplikace Outlook a pracuje na počítač, do stavu Neaktivní, pokud počítač uživatele bude neaktivní po dobu 5 minut (Pokud má uživatel instalován Skype na mobilním telefonu, může zde být informace Neaktivní (30 minut) Mobil, z něhož vyplývá, že uživatel nepracoval na počítači či na mobilu 30 minut, ale může komunikovat na mobilu), 49 do stavu Pryč, pokud uživatel bude ve stavu Neaktivní 5 minut, do stavu Zaneprázdněn, pokud dle kalendáře uživatele je účastníkem události, do stavu Telefonuje, pokud provádí uživatel zvukové volání, do stavu Na schůzce, pokud se uživatel účastní schůzky v Skypu nebo ji má naplánovanou v kalendáři Outlooku, do stav Konferenční hovor, pokud se uživatel účastní konferenčního hovoru (improvizovaná schůzka), do stavu Prezentace (Nerušit), pokud uživatel 50 provádí prezentaci v PowerPointu na duplikované ploše, má duplikovánu zobrazovací plochu, prezentuje v konferenci primární monitor. osobní zpráva V horním řádku hlavního okna Skypu můžeme zapsat osobní zprávu. Osobní zpráva se zobrazuje:» v prvním řádku karty kontaktu,» v druhém řádku seznamu našich kontaktů, kde původně bylo umístění kontaktu. Ve druhém řádku seznamu kontaktů tedy může být:» umístění kontaktu na běžných kartách (Skupiny, Stava, Vztahy, Noví), pokud nemá kontakt uveden osobní zprávu,» osobní zpráva na běžných kartách,» prázdný řádek na běžných kartách, pokud kontakt nemá vyplněn stav ani umístění,» pracoviště kontaktu na kartě Jméno při hledání kontaktu. oznámení o nepřítomnosti Pokud nastavíme v Outlooku automatickou odpověď (Mimo kancelář, oznámení o nepřítomnosti), zobrazuje se (po časové prodlevě asi do hodiny) automaticky jako osobní zpráva. Zobrazení zprávy z Outlooku je signalizováno fialovým kolečkem. Malé fialové kolečko je také před jménem v konverzaci (viz obr. 7-5). Obdobně se zobrazí kolečko, pokud máme v kalendáři aktuální událost typu Mimo kancelář. 49 Délku intervalu pro stav Neaktivní i Pryč lze nastavit příkazem NÁSTROJE, MOŽNOSTI v kartě Osobní. 50 Automatické nastavení stavu Nerušit lze upřesnit v možnostech Skypu v kartě Stav.

7 Skype pro firmy 126 Externí komunikace Osobní omezení Osobní zprávu můžeme přepsat, nepřepíšeme tak zprávu v Outlooku, dále se již nebude zobrazovat fialové kolečko. V kontaktech můžeme mít i externí kontakty z jiných firem využívajících Office 365. Správce Office 365 v organizaci může nastavit: 51 úplně vypnout přístup z jiných domén (firem), ponechat přístup jen pro vyjmenované výjimky, přístup pro všechny domény s vyjmenovanými výjimkami (výchozí nastavení). Dále může povolit komunikaci s uživateli Skypu soukromých účtů (výchozím nastavení je povolení). Pokud je na obou stranách povolen přístup k informacím Skypu, stačí uživatele při vyhledávání osoby zapsat její plné uživatelské jméno. Pokud k externí osobě vedeme kontakt v Outlooku s odpovídající adresou dle jejího účtu, zobrazí se v přehledu kontaktů ve Skypu údaje z Outlooku: fotografie, jméno, příjmení, společnost, popř. funkce a oddělení. Jednotlivý uživatel může nastavit komunikaci s externími uživateli: Klikneme do tlačítka Nastavení (ozubené kolečko) nebo z řádku nabídek vybereme volbu NÁSTROJE a dílčí volbu MOŽNOSTI, popř. klikneme do své fotografie. V kartě Upozornění v sekci KONTAKTY, KTERÉ NEPOUŽÍVAJÍ SKYPE PRO FIRMY jsou zaškrtávací možnosti: Blokovat všechny pozvánky a veškerou komunikaci Povolit pozvánky, jinou komunikaci ale blokovat Povolit, že mě může kontaktovat kdokoliv Povolit pozvánky z domén, které správce neověřil (avšak uživatele z cizí domény musíme mít v seznamu kontaktů) I při povolení pouze částečné komunikace nás mohou kontaktovat externí uživatelé z kontaktů. Rozsah dostupných podrobnějších informací o sobě může uživatel nastavit diferencovaně pro jednotlivé kontakty, když z místní nabídky kontaktu zvolí ZMĚNIT VZTAH OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ. Varianty ochrany jsou uvedeny v obr. 7-4. OBR. 7-4: OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ Skupina kontaktů Přátelé a rodina Pracovní skupina Kolegové Externí kontakty Blokované kontakty Osobní zpráva Stav Fotografie Jméno Oddělení Kancelář Zaměstnání (telefon) Mobilní telefon Domů (telefon) E-mail Kalendář Místo Možno vyrušit Podrobnosti o schůzce 51 Ve správě Office 365 klikneme v levé navigaci v sekci SPRÁVCE do odkazu Skype pro firmy. V levé navigaci klikneme o odkazu Organizace. Nastavení je v kartě Externí komunikace.

7 Skype pro firmy 127 V nastaveních Skypu můžeme upravit chování Skypu dle nastavení vztahu ochrany osobních údajů: Klikneme do tlačítka Nastavení (ozubené kolečko) nebo z řádku nabídek vybereme volbu NÁSTROJE a dílčí volbu MOŽNOSTI, popř. klikneme do své fotografie. V kartě Upozornění v sekci KDYŽ MÁM NASTAVENÝ STAV NERUŠIT můžeme vybrat: Nezobrazovat upozornění (na výzvy ke konverzaci, na změnu stavu, na nové uživatele, kteří nás vložili do svých kontaktů) Zobrazovat jenom upozornění na konverzace od lidí, které mám v nastavení úrovně soukromí Pracovní skupina Zobrazovat všechna upozornění, ale upozornění na konverzace jenom od lidí, které mám v nastavení úrovně soukromí Pracovní skupina (výchozí stav) Způsoby komunikace Formy komunikace Rychlé zprávy ze Skypu 7.4 Způsoby a formy komunikace Konverzace mezi uživateli může probíhat dvěma způsoby: konverzace dvojice: Konverzaci zahájíme s jedním kontaktem. Téma konverzace dvojice nelze pojmenovat. Konverzaci lze otevřít z karty kontaktu přijatého e-mailu. Potom je název konverzace přejat z předmětu e-mailové zprávy. schůzka (konverzace skupiny): Schůzku můžeme zahájit pěti cestami: V průběhu konverzace dvojice můžeme přidat další kontakty a povýšit konverzaci na konverzaci skupiny schůzku. Konverzace dvojice se transformuje na schůzku také sdílením libovolného objektu. Schůzku začneme zahájením schůzky. Téma schůzky nelze pojmenovat. Jedná se o improvizovanou schůzku (konferenční hovor). Schůzku naplánujeme v Outlooku formou schůzky ve Skypu. Téma konverzace skupiny zadáváme v Outlooku. Jedná se o plánovanou schůzku. Schůzku naplánujeme pomocí webového plánovače. Konverzace dvojice i konverzace skupiny nabízí několik forem komunikace: rychlé zprávy: textová výměna informací, hlasové volání, tj. akustická komunikace (zavolání): rozhovor, audiovizuální volání (video): rozhovor s přenosem videa, odeslání souboru: přenos souboru. Konverzace skupiny navíc nabízí další formy: prezentace aplikace PowerPoint: promítání prezentace s možností doplňování poznámek do snímků, otázky a odpovědi: účastníci konference kladou prezentujícímu otázky, které je přehledně odpovídá, tabule: psaní, značky, kreslení po bílé ploše, hlasování: hlasování účastníků odpovědí na jednu otázku jednou z nabízených možností, program: sdílení programu s možností předat řízení, plocha: sdílení plochy, popř. vybraného monitoru s možností předat řízení. 7.5 Rychlé (textové) zprávy chat V rámci konverzace dvojice využijeme rychlé zprávy (chat). Rychlé zprávy slouží k textové výměně informací. Psaní rychlé zprávy lze zahájit: ve Skypu dvojitým kliknutím na jméno uživatele ze seznamu kontaktů či po jeho vyhledání, přesunem ukazatele myši na fotografii uživatele v seznamu kontaktů či po jeho vyhledání a kliknutím do kulaté ikony Odeslat rychlou zprávu, z jiných aplikací zobrazením karty kontaktu (stačí nerozbalená) a kliknutím do tlačítka Odeslat rychlou zprávu.

7 Skype pro firmy 128 V roli Petra Nováka dvojitě klikneme na kontakt Marie Sladká. Zobrazí se okno konverzace (viz obr. 7-5), v němž provedeme následující postup: Do spodní oblasti editace zpráv zapíšeme text Dobrý den,. OBR. 7-5: OKNO KONVERZACE Klikneme do tlačítka Pro tuto zprávu nastavit vysokou důležitost. Na počátku textu se po dopsání a odeslání zprávy zobrazí vykřičník. (Označuje význam konkrétní zprávy, nikoliv celé konverzace.) Stiskneme kombinaci kláves Shift Enter, abychom odřádkovali bez odeslání zprávy. Na dalším řádku zapíšeme text prosím o zaslání. Z místní nabídky vybereme volbu PÍSMO. Vybereme červenou barvu a tučné písmo. Dopíšeme slovo prezentace a vrátíme zpět formátování písma. Dopíšeme text o firmě. Děkuji. a zprávu odešleme klávesou Enter. Marii Sladké se zobrazí okno s fotografií Petra Nováka a začátkem jeho zprávy. Klikne do tlačítka Přijmout či kamkoliv do okna. Zahájí tak konverzaci ve dvojici. V titulku konverzačního okna je jméno Petra Nováka. Marie Sladká zapíše do oblasti editace zpráv text Hned ji najdu a pošlu.

7 Skype pro firmy 129 Odeslání souboru Rychlé zprávy z webového prostředí Telefonický hovor Klikne do tlačítka Zvolit smajlík a vybere smajlík s úsměvem. Odešle zprávu kliknutím do tlačítka Odeslat. Marie Sladká připojí ke zprávě prezentaci. Soubor přetáhne myší do oblasti editace zprávy a odešle. Petru Novákovi se zobrazí dlaždice s názvem souboru. Pod dlaždicí je velikost souboru a odkaz na stažení Stáhnout všechno. Klikne do odkazu nebo do dlaždice. Odkaz se změnil na slovo Přijaté. Kliknutím do dlaždice se otevře okno s možností soubor otevřít. Soubor se uložil do složky Přijaté soubory v rámci složky uživatele Dokumenty. Konverzaci bychom mohli ukončit kliknutím do tlačítka Zavřít v pravém horním rohu okna. Ponecháme ji otevřenu. Rychlé zprávy (na rozdíl od hlasového a audiovizuálního volání) lze posílat také z webového prostředí z portálu Office 365: Z aplikace Pošta nebo Lidé klikneme v horním navigačním panelu do tlačítka Skype pro firmy. Zobrazí se podokno konverzace se seznamem všech našich kontaktů ze Skypu pro firmy. V kartě Online můžeme zobrazit naše online kontakty. Pravý panel nástrojů obsahuje tři tlačítka: Prohledat Skype: Můžeme zadat jméno jakéhokoliv kontaktu v organizaci a kontakt dohledat. Kliknutím do vyhledaného kontaktu se otevře konverzace s ním. Kontakty: Zobrazí seznam našich kontaktů s kartami Všechny kontakty a Online. Nový chat: Zobrazí vyhledávací pole a seznam našich kontaktů. Můžeme přidat několik kontaktů do budoucího chatu (textové konverzace). Po potvrzení se otevře konverzace. Kliknutím do tlačítka Přidat kontakty můžeme v průběhu konverzace přidávat další účastníky. Seznam otevřených konverzací je uveden formou kulatých ikon na konci pravého panelu nástrojů. Pokud konverzujeme s jediným uživatelem, je zobrazena jeho fotografie. Webové rychlé zprávy nelze formátovat. Příjemce s webovým rozhraním je nemá zobrazeny s formátem připraveným odesílatelem s desktopovou aplikací. 7.6 Hlasové volání Marie Sladká chce připomínky k prezentaci dohodnout ústně, proto zahájí hlasové volání telefonický hovor: Marie Sladká klikne v založené konverzaci do ikony Zavolat a vybere volbu HOVORY PŘES SKYPE. V případě, že již předchozí konverzaci ukončila, klikne do fotografie Petra Nováka ve svých kontaktech Skypu a klikne do ikony Volat uživateli (ikona telefonního sluchátka). Petru Novákovi se ozve vyzvánění na počítači a pod konverzací se zobrazí tlačítka Přijmout hovor, Možnosti (Odpovědět rychlou zprávou, Nastavit stav Nerušit) a Ignorovat. Po přijetí hovoru mohou oba účastníci hovořit. Dostupná tlačítka: V levém horním rohu:» Otevřít seznam účastníků: V levém podokně otevře seznam účastníků hovoru. V pravém horním rohu» Kvalita připojení: Je graficky znázorněna.» informace o délce hovoru» Pozvat další lidi: Hovor přejde do režimu schůzky. Hovořící účastníci jsou označeni modrým proužkem pod jejich fotografií. Z místní nabídky účastníka je možné: ztlumit účastníka, odebrat účastníka ze schůzky, zobrazit kartu účastníka (volba dostupná i při hovoru dvou uživatelů). V levém dolním rohu:» Rychlé zprávy: V levém podokně otevře sekci KONVERZACE pro rychlé zprávy s účastníky. Dole uprostřed:» Audiovizuální volání: Zobrazení náhledu videa s možností spustit audiovizuální volání.» Ztlumit můj mikrofon: Ztlumí vstup zvuku.» Prezentovat: Přidání obsahu ke schůzce.» Zavěsit: Ukončení hovoru. Další účastníci zůstanou v hovoru, pokud je jich více než jeden. Vpravo dole:

7 Skype pro firmy 130» Ovládací prvky volání: Přidržet: dočasné pozastavení hovoru, Zařízení: výběr zařízení, které je pro hovoru využito (v případě, že je k dispozici více zařízení např. náhlavní souprava kromě mikrofonu počítače), Ztlumení: ztlumení či nastavení hlasitosti reproduktoru.» Další možnosti ( ): SPUSTIT NAHRÁVÁNÍ: Spustí záznam hovoru (podrobněji viz kap. 7.14). SPRAVOVAT NAHRÁVKY: Zobrazí seznam dosavadních záznamů. VELIKOST ZOBRAZOVANÉHO TEXTU RYCHLÉ ZPRÁVY ZMĚNÍ PÍSMA: Změna formátu písma rychlých práv. Kliknutím do tlačítka Zavěsit nebo kombinací kláves Ctrl Enter ukončíme zvukové volání. Konverzace textovou formou zůstane otevřená. Audiovizuální volání 7.7 Audiovizuální volání Petr Novák chce připomínky k prezentaci dohodnout ústně včetně obrazu, proto zahájí audiovizuální volání: Petr Novák klikne do tlačítka Video. Zobrazí se náhled videa. Petr Novák klikne do tlačítka Spustit moje video. Marii Sladké se ozve vyzvánění na počítači a zobrazí žlutý panel nástrojů s tlačítky: Přijmout videohovor Možnosti:» JEN ZVUKOVÁ ODPOVĚĎ: Přidá se pouze hlasové volání.» ODPOVĚĎ RYCHLOU ZPRÁVOU: Marie Sladká odpoví pouze rychlou zprávou.» NASTAVIT NA STAV NERUŠIT: Marie Sladká nepřijme pozvánku a přepne svůj stav na Nerušit. Ignorovat Po přijetí volání se zobrazí video s Petrem Novákem. Přesuneme ukazatel myši nad ikonu Video a klikneme do tlačítka Spustit moje video nebo přímo klikneme do tlačítka Video. Po spuštění videa vidí Marie Sladká v hlavním okně video s obrazem Petra Nováka (viz obr. 7-6). V menším okně vidí své video, které naopak Petr Novák vidí v hlavním okně. OBR. 7-6: AUDIOVIZUÁLNÍ VOLÁNÍ Z POHLEDU MARIE SLADKÉ (BEZ RYCHLÝCH ZPRÁV) ZOBRAZENÍ MLUVČÍHO

7 Skype pro firmy 131 Kliknutím do tlačítka Video může Marie Sladká pozastavit vysílání svého obrazu. Dvojitým kliknutím na video se video zobrazí na celou obrazovku (vhodné kombinovat s uzamčením zobrazení videa). Další tlačítka mají obdobné funkce jako v hlasovém hovoru. V dalších možnostech přibyla volba PŘEPNOUT JENOM NA ZVUK. Pokud je účastníků tři a více: Je modrým pruhem dole v dlaždici videa označen hovořící účastník. Při větším počtu účastníků jsou zobrazeni v galerii větších dlaždic pouze vybraní, ostatní jsou pouze v pásu miniatur. Kliknutím do tlačítka v pravém horním rohu dlaždice Připnout do galerie můžeme účastníka přidat do galerie dlaždic či naopak odebrat z galerie. Kliknutím do tlačítka v pravém horním rohu své dlaždice Minimalizovat mě můžeme minimalizovat své video. Z místní nabídky libovolného účastníka můžeme jeho video uzamknout, tj. zobrazovat jen jeho video (např. pokud někdo z účastníků má připojenu kameru, která snímá obraz zasedací místnosti, a nechceme zobrazovat videa či fotografie jednotlivých účastníků). Kliknutím do tlačítka Zrušit ukotvení galerie videa můžeme galerii oddělit do samostatného okna, které můžeme zvětšit na celou obrazovku. V samostatném okně můžeme kliknutím do tlačítka Vybrat rozložení vybrat rozložení Zobrazení mluvčího, v němž je zobrazeno pouze naše video a video posledního hovořícího účastníka. Pokud klikneme do tlačítka Audiovizuální volání (nazvaného aktuálně Zastavit moje video), zastavíme své video. Video ostatních účastníků bude nadále aktivní. Pokud klikneme do tlačítka Další možnosti a vybereme volbu PŘEPNOUT JENOM NA ZVUK, zastavíme video všech účastníků Kliknutím do tlačítka Zavěsit nebo kombinací kláves Ctrl Enter ukončíme zvukové volání. Zavřeme okno rychlých zpráv. Souběžné konverzace 7.8 Souběžné konverzace Ve Skypu můžeme vést souběžně několik konverzací. Jsou zobrazovány na samostatných kartách (viz obr. 7-7): OBR. 7-7: SOUBĚŽNÉ KONVERZACE Pořadí záložek lze měnit z jejich místní nabídky. Záložky je možné zavírat individuálně. Z místní nabídky skupiny v hlavním okně můžeme otevřít rychlé zprávy pro celou skupinu formou schůzky. V ukázce je schůzka v druhé kartě, samostatná komunikace s Marií Sladkou (která má nastavenu v Outlooku právě událost Mimo kancelář).

7 Skype pro firmy 132 Zahájení schůzky Běžná schůzka 7.9 Běžná schůzka Schůzku je možné zahájit: přizváním třetího účastníka do konverzace dvojice, využitím sdílení obsahu v konverzaci dvojice, zahájením schůzky ve Skypu, naplánováním schůzky v Outlooku, naplánováním schůzky ve webovém plánovači. Předvedeme si tři schůzky: běžnou schůzku zahájení ve Skypu, odbornou konferenci s pozváním v Outlooku a s diferenciací rolí uživatelů, hromadnou informační schůzku naplánovanou ve webovém plánovači. Přímo ve Skypu připravíme první schůzku, na níž pozveme 6 účastníků (včetně organizátora 7 účastníků): V řádku nabídek zadáme příkaz SEJÍT SE HNED. Zobrazí se okno Konverzace. 52 V okně je zatím hlášení Zdá se, že jste jediný(á), kdo volá. V levém horním rohu klikneme do tlačítka Otevřete seznam účastníků. V levé části okna konverzace se zobrazí seznam účastníků, zatím jsme sami. Pod seznamem účastníků klikneme do tlačítka Pozvat další lidi. (Pro pozvání dalších uživatelů můžeme také využít kombinaci kláves Alt V.) Zadáme jméno a příjmení zvaného uživatele nebo celé skupiny z globálního adresáře (na VŠE např. skupina zaměstnanců vybrané katedry) a klikneme do tlačítka OK. Uživatel nebo všichni uživatelé skupiny přihlášení do Skypu jsou pozváni ke konferenčnímu rozhovoru. Pokud pozvání přijmou, zůstanou na seznamu účastníků (viz obr. 7-8) OBR. 7-8: SCHŮZKA SEDMI ÚČASTNÍKŮ 52 Pokud máme ztlumený reproduktor, můžeme v informačním řádku v spodní části okna konverzace kliknout do tlačítka Zrušit ztlumení.

7 Skype pro firmy 133 Role uživatelů na schůzce Komentář k obr. 7-8: V horní části okna je: název schůzky: Konverzace (nazvat lze schůzku plánovanou v Outlooku či ve webovém plánovači), počet účastníků: 7, dosavadní délka schůzky: 35 minut, 16 sekund. Účastníci mají přiděleny role: organizátor: iniciátor schůzky. Má nejvyšší práva. (Organizátorem byl Petr Novák, organizátor je v seznamu mezi prezentujícími.) prezentující: uživatel, od něhož se očekává aktivní prezentace obsahu. Má vyšší práva, roli udělují organizátor nebo prezentující. Nikdo nemůže zbavit organizátora jeho role. účastník: uživatel nemůže prezentovat obsah, může mít slovní komentář nebo textový komentář formou rychlých zpráv. U každého uživatele jsou ikony: rychlé zprávy: Marie Sladká právě píše zprávu, proto je ikona světle modrá. hlasové volání: Marie Sladká právě hovoří, proto je ikona světle modrá. V místní nabídce v seznamu uživatelů mají prezentující možnost ztlumit jiného uživatele nebo zrušit ztlumení. (Dále v místní nabídce mohou zobrazit kartu kontaktu či připnout účastníka do galerie pro případ, že účastníků je více než šest. Maximálně šest uživatelů je v galerii zobrazených se jménem a případným aktivním videem.) audiovizuální volání: Uživatelé v naší schůzce nemají spuštěné video. sdílený obsah: Sdílený obsah (prezentaci PowerPointu) prezentuje Petr Novák (znak aktivity) a sdílejí Eva Kolínská a Marie Sladká (modrá ikona). Tlačítko v horní části se liší podle role: aktivní prezentující: Ukončit prezentaci, ostatní prezentující: Převzít roli prezentujícího, účastníci: žádné tlačítko. Galerie uživatelů: Modře je podtržena fotografie (popř. video) právě mluvícího uživatele (mluvčího). Uživatelé se ztlumeným zvukem jsou odlišeni ikonou v levém horním rohu fotografie (s výjimkou uživatele, který má okno zobrazené Petra Nováka). Kliknutím do tlačítka Vybrat rozložení v horní liště okna můžeme zvolit režim zobrazení fotografií/videa v galerii (nastavuje si každý uživatel dle svého přání):» Zobrazení galerie: Zobrazeno 6 větších fotografií / videí (připnutých) uživatelů, další jsou zastoupeni miniaturou fotografie v druhém řádku.» Zobrazení mluvčího: Zobrazena fotografie / video mluvčího a naše fotografie / video.» Zobrazení obsahu: Zobrazen pouze prezentovaný obsah bez galerie. Okno konverzace můžeme zobrazit na celou obrazovku kliknutím do tlačítka Zobrazit na celé obrazovce v horní liště okna. Návrat zpět je možný klávesou Esc. Kliknutím do tlačítka Zavěsit (červené sluchátko) můžeme přerušit svůj hlas i poslech (odpojit se od hovoru). Naše ikona mikrofonu je potom černá. K hovoru se můžeme znovu připojit pomocí tlačítka Připojit znovu v dolní části okna konverzace. Tlačítko tužky v pravém horním rohu snímku prezentace umožňuje (pouze prezentujícím) ve snímku ukazovat ukazovátkem, psát, kreslit, doplňovat značky. Kliknutím do tlačítek Předchozí a Další může: Aktivně prezentující všem ostatním zobrazit jiný snímek. Ostatní prezentující mohou přejít do soukromého zobrazení jiných snímků. Kliknutím do tlačítka Zpět do zobrazení prezentujícího se opět přizpůsobí aktivnímu prezentujícímu. Kliknutím do tlačítka Převzít roli prezentujícího se stanou aktivními prezentujícími a ostatní uvidí jimi vybraný snímek.

7 Skype pro firmy 134 Účastník nemůže použít soukromé zobrazení. 53 Kliknutím do tlačítka Miniatury zobrazí prezentující miniatury snímků, může je použít k přechodu na jiné snímky při prezentaci či v soukromém zobrazení. Kliknutím do tlačítka Poznámky zobrazí prezentující poznámky k aktuálnímu snímku. 54 Kliknutím do tlačítka Akce účastníka zobrazíme nastavení pro všechny uživatele schůzky: Ztlumit posluchače Zakázat na schůzce rychlé zprávy Blokovat video účastníků (netýká se prezentujících) Skrýt jména (u fotografií a videí účastníků, jména je dále možné zobrazit umístěním ukazatele myši nad dlaždici uživatele, nastavení je dostupné pro každého uživatele) Nastavit všechny jako účastníky (s výjimkou organizátora a uživatele, který tlačítko použil) Pozvat e-mailem: Otevře novou e-mailovou zpráva s odkazem na schůzku na účelem pozvání dalších uživatelů. (Nastavení je dostupné pro každého uživatele.) Pozvánka na schůzku 7.10 Schůzka plánovaná v Outlooku Na druhé schůzce budeme demonstrovat realizaci odborné konference s větším počtem uživatelů. Konference bude probíhat v zasedací místnosti v předem naplánovaném termínu. Pozvánku na schůzku připravíme v roli Petra Nováka v plné aplikaci Outlook: V modulu Kalendář v kartě DOMŮ ve skupině SKYPOVÁ SCHŮZKA klikneme do tlačítka Nová Skypová schůzka. Do pole Komu doplníme pro ilustraci alespoň dva uživatele Eva Kolínská a Marie Sladká (popř. skupinu Encián). Pro jednání vybereme místnosti Encián 27 kliknutím do tlačítka Místnosti a výběrem místnosti ze skupiny All rooms. Do pole Předmět zapíšeme text Nové verze software firmy Encián. Schůzka je plánována na čas 17. 6. 2025 8:00 17. 6. 2025 17:00. V kartě VLOŽENÍ můžeme ve skupině ZAHRNOUT kliknout do tlačítka Připojit soubor a ke schůzce dopředu připravit doprovodné soubory, které budou k dispozici v prezentovaném obsahu. V kartě SCHŮZKA ve skupině SKYPOVÁ SCHŮZKA klikneme do tlačítka Možnosti schůzky a nastavíme parametry schůzky (viz obr. 7-9). OBR. 7-9: MOŽNOSTI SKYPOVÉ SCHŮZKY V OUTLOOKU 53 V možnostech schůzky Skypu lze umožnit soukromé prohlížení i účastníkům. Zobrazení možností: Klikneme do tlačítka Další možnosti a vybereme volbu MOŽNOSTI SCHŮZKY PŘES SKYPE. Nastavíme pole Kdo může samostatně prohlížet obsah? na hodnotu Všichni. 54 V možnostech schůzky Skypu nelze umožnit prohlížení poznámek i účastníkům. Parametr Kdo může používat poznámky v prezentacích PowerPointu? se vztahuje k možnosti doplňovat grafické poznámky do snímků.

7 Skype pro firmy 135 Předsálí Abychom zajistili důvěrnost jednání, uživatele můžeme pozvat do předsálí, z něhož je připouštíme ke schůzce (viz obr. 7-10). OBR. 7-10: ROLE UŽIVATELŮ VE SCHŮZCE Řízení předsálí V poli Tito uživatelé nemusí čekat v předsálí můžeme vybrat: Pouze já, organizátor schůzky, Uživatelé, které pozvu z naší společnosti, Kdokoli z mé organizace, Kdokoli (bez omezení). V našem případě vybereme Pouze já, organizátor schůzky. V poli Kdo je prezentující? vybíráme rozsah prezentujících: Pouze já, organizátor schůzky, Uživatelé, které vyberu, Kdokoli z mé organizace, Kdokoli (bez omezení). V našem případě vybereme Uživatelé, které vyberu. Klikneme do tlačítka Zvolit prezentující a z pozvaných vybereme Evu Kolínskou. Další parametry schůzky ponecháme beze změny a klikneme do tlačítka OK. Odešleme pozvánku na schůzku. Každá schůzka má svou jednoznačnou webovou adresu, která je uvedena v elektronické pozvánce na schůzku. Ke schůzce se můžeme připojit i mimo naplánovaný čas schůzky. Čas schůzky se projeví v kalendáři zvaných uživatelů a případných rezervací místnosti a prostředků. Účast na skypové schůzce uživatelé potvrzují jako obyčejnou schůzku. Kliknutím na odkaz Připojit se ke skypové schůzce se ke schůzce v roli Petr Nováka připojíme. Eva Kolínská potvrdí svou účast kliknutím do tlačítka Přijmout v Outlooku. Klikne do odkazu Připojit se ke skypové schůzce. Odkaz je uveden v e-mailové zprávě i v poznámkách k události v kalendáři. Eva Kolínská je hned přijata do schůzky. Obdobně potvrdí svou účast a pokusí se připojit ke schůzce Marie Sladká. V Skypu se jí zobrazí hlášení: Dobrý den. Jste v našem virtuálním předsálí udělejte si pohodlí. Organizátor vás brzy pozve dál. Petrovi Novákovi se v seznamu účastníků zobrazí na začátku sekce PŘEDSÁLÍ. V řádku Předsálí (1) klikneme do tlačítka Povolit vše (viz obr. 7-11). Marie Sladká se stává účastníkem schůzky.

7 Skype pro firmy 136 OBR. 7-11: POVOLENÍ VSTUPU Z PŘEDSÁLÍ Nastavení schůzky Ukončení schůzky Další možnosti Webový plánovač Petr Novák upřesní nastavení schůzky: V spodním řádku okna schůzky klikneme do tlačítka Další možnosti a vybereme volbu MOŽNOSTI SCHŮZKY PŘES SKYPE. Ponecháme nastavení předsálí a prezentujících dle nastavení v Outlooku. Navíc zaškrtneme pole Oznámit, když se uživatelé připojí nebo odejdou. Klikneme do tlačítka OK. Pokud se uživatel odhlásí ze schůzky (zavřením okna schůzky), musí jeho vstup z předsálí opět povolit organizátor nebo některý prezentující. (Na nové zájemce o účast jsme nyní upozorněni oznámením v žlutém panelu, v němž přímo můžeme kliknout do tlačítka Povolit.) I po zavření okna schůzky organizátorem schůzka zůstává na serveru, je možné se k ní později přihlásit. Úplné ukončení schůzky (včetně odhlášení uživatelů) provádí organizátor nebo jiný prezentující kliknutím do tlačítka Další možnosti a volbou UKONČIT SCHŮZKU. Po kliknutí do tlačítka Další možnosti můžeme využít i další volby: SPUSTIT NAHRÁVÁNÍ: Průběh schůzky můžeme zaznamenávat (podrobněji viz kap. 7.14). SPRAVOVAT NAHRÁVKY: Zobrazí seznam dosavadních nahrávek s možnostmi publikovaní s filtrovaným obsahem (např. bez videa). INFORMACE O PŘÍSTUPU NA SCHŮZKU: Zobrazí webovou adresu schůzky, kterou je možné zaslat dalším uživatelům (jejich účast je možné filtrovat předsálím). MOŽNOSTI SCHŮZKY PŘES SKYPE: Lze nastavit, kdo nemusí čekat v předsálí, kdo je prezentující, kdo může prohlížet poznámky v prezentacích PowerPointu, kdo může využít soukromé zobrazení prezentací. NÁPOVĚDA KE SKYPU PRO FIRMY. 7.11 Schůzka plánovaná ve webovém plánovači Schůzku můžeme připravit i bez Outlooku pomocí webového plánovače: V portálu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení a vybereme volbu NASTAVENÍ OFFICE 365. V sekci SOFTWARE klikneme do odkazu Instalace a správa softwaru. V levé navigaci klikneme do odkazu Skype pro firmy. Na stránce klikneme do odkazu Spustit Skype pro firmy webový plánovač. Zde můžeme zadat parametry schůzky a kliknout do tlačítka Uložit (viz obr. 7-12). V dalším okně se zobrazí adresa schůzky. Okno zavřeme. Schůzka se zobrazí v seznamu schůzek vytvořených plánovačem i jinými způsoby. Schůzky vytvořené v plánovači můžeme upravit či odstranit (viz obr. 7-13).

7 Skype pro firmy 137 OBR. 7-12: NOVÁ SCHŮZKA VE WEBOVÉM PLÁNOVAČI OBR. 7-13: SEZNAM SCHŮZEK VE WEBOVÉM PLÁNOVAČI

7 Skype pro firmy 138 Web App Skype 7.12 Web App Skype Web App Skype je bezplatná webová aplikace, která slouží k připojením ke schůzce bez instalace plné aplikace Skype. Je určena pro uživatele, kteří nemají Skype pro firmy nainstalován nebo vůbec nemají účet Office 365. Přístup na schůzku budeme demonstrovat v roli uživatele Alena Fialová, který nemá účet Office 365: Postup provedeme na počítači s instalovanou plnou aplikací Skype pro firmy, když za adresu pozvánky doplníme?sl=10. Na úvodní obrazovce zadáme jméno uživatele Alena Fialová. Jsme informování o nutnosti instalace plug-in pro Web App Skype. (viz obr. 7-14). OBR. 7-14: ÚVODNÍ STRÁNKA WEB APP SKYPE Klikneme do tlačítka Připojit se ke schůzce. Kliknutím do tlačítka Spustit spustíme nabídnutou (jednorázovou) instalaci, kterou příště již nebudeme muset provádět, a povolíme plug-in kliknutím do tlačítka Povolit. Uživatel bez přihlášení k Office 365 zvaný host je doplněn k uživatelům schůzky. Může zobrazit video. Může být povýšen na prezentujícího, potom může prezentovat obsah včetně prezentací v PowerPointu (viz obr. 7-15). OBR. 7-15: HOST V SEZNAMU ÚČASTNÍKŮ FIRMY Pokud na úvodní stránce klikneme do tlačítka Pokud jste uživatelem Office 365, přihlaste se, jsme vyzváni k přihlášení. V seznamu uživatelů jsme potom vedeni jako běžný uživatel bez přívlastku Host.

Prezentace PowerPointu Prezentace.pptx 7 Skype pro firmy 139 7.13 Obsah prezentace na schůzce 7.13.1 Prezentace PowerPointu Prezentující mohou na schůzce prezentovat různé druhy sdíleného obsahu. Nejčastěji to bývá prezentace PowerPointu. Petr Novák komentuje uživatelům prezentaci o firmě Encián: Klikneme do tlačítka Prezentovat a vybereme SOUBORY POWERPOINTU. Dohledáme soubor prezentace a klikneme do tlačítka Otevřít. Prezentace se postupně načte, Skype připraví snímek k promítnutí. Díky nastavení schůzky (MOŽNOSTI SCHŮZKY): Petr Novák a Eva Kolínská v roli prezentujících mohou kliknout v pravém horním rohu prezentace do tlačítka Poznámky. Zobrazí se pravý panel nástrojů shodný s nástroji pro psaní na tabuli (nastavení Kdo může používat poznámky v prezentacích PowerPointu?) Eva Kolínská může přejít díky tlačítku v spodní části stránky na jiné snímky v tzv. soukromém prohlížení prezentace (nastavení Kdo může samostatně prohlížet obsah?). V horní části prezentace se jí zobrazí tlačítka Zpět do zobrazení prezentujícího (návrat na snímek, který má právě zobrazen prezentující) a Převzít roli prezentujícího (snímek zobrazený Evou Kolínskou bude zobrazen ostatním na schůzce). V roli Evy Kolínské klikneme v spodním panelu nástrojů do tlačítka Miniatury. V sloupci miniatur klepneme do miniatury snímku č. 4. Mezi snímky se můžeme pohybovat také tlačítky Předchozí a Další. Návrat do zobrazení předvádějícího je možný tlačítkem Zpět do zobrazení prezentujícího. Kliknutím do tlačítka Poznámky lze zobrazit autorské poznámky k jednotlivým snímkům (např. ke snímku 8). Uživatelé s oprávněním prezentujícího mohou převzít roli předvádějícího kliknutím do tlačítka uprostřed nahoře Převzít roli prezentujícího a dále vybírat předváděné snímky. Eva Kolínská dopíše komentář do snímku 4 doplnit testované moduly se šipkou (v obr. 7-16). OBR. 7-16: KOMENTÁŘE VE SNÍMKU V ROLI PŘEDVÁDĚJÍCÍ EVY KOLÍNSKÉ

7 Skype pro firmy 140 Otázky a odpovědi 7.13.2 Otázky a odpovědi Na konferencích chceme přímým i vzdáleným účastníkům dát prostor pro dotazy. Uživatelé je mohou klást formou rychlých zpráv. Přehlednější je však nástroj Otázky a odpovědi: V roli organizátora nebo prezentujícího klikneme do tlačítka Prezentovat a vybereme DALŠÍ a Otázky a odpovědi. Účastníci se mohou jen ptát. Automaticky se potlačí zobrazení podokna pro rychlé zprávy a vypne se možnost rychlých zpráv. Odpovídat může organizátor a prezentující. Všichni uživatelé mají nyní k dispozici dvě záložky: prezentovaný obsah a OTÁZKY A ODPOVĚDI. Mohou tedy souběžně s prohlížením prezentovaného obsahu klást otázky. První dotaz položíme v roli účastnice Marie Sladké: Musí mít uživatel skypové schůzky nainstalovaný Skype pro firmy? Formulaci dotazu ukončíme odesláním klávesou Enter. Vzhledem k moderované formě mají dotaz zobrazen pouze organizátor a další prezentující, mohou na něj odpovědět. Druhý dotaz položíme v roli prezentující Evy Kolínské: Mohou se schůzky zúčastnit externí uživatelé bez licence Office 365? Na první dotaz odpovíme v roli prezentující Evy Kolínské. Pod formulací dotazu klikneme do odkazu Odpovědět. Zapíšeme odpověď: Nemusí, stačí webový prohlížeč. Odpověď odešleme. Po odeslání vidí otázku i odpověď také účastnice Marie Sladká. (Již při odpovídání se zobrazí text Eva Kolínská odpovídá...) Organizátor a prezentující mohou zúžit seznam otázek na nezodpovězené v kartě NEZODPOVĚZENÉ. (Účastnici mají naopak kartu MOJE OTÁZKA či MOJE OTÁZKY.) Na druhý dotaz odpovíme v roli organizátora Petra Nováka. Zapíšeme odpověď: Schůzky se mohou účastnit i externí uživatelé bez licence Office 365. Při přihlašování se ke schůzce pouze zadají své jméno (viz obr. 7-17). Odpověď odešleme. OBR. 7-17: OTÁZKY A ODPOVĚDI V ROLI ORGANIZÁTORA ČI PREZENTUJÍCÍHO Kliknutí do tlačítka Uložit jako si může každý uživatel otázky a odpovědi uložit do textového souboru. V textovém souboru jsou uloženy včetně autorů a času.

7 Skype pro firmy 141 Tabule 7.13.3 Tabule Petr Novák chce uživatelům komentovat hlavní úkoly projektu rekonstrukce zasedací místnosti. Využijete k tomu tabuli: Klikneme do tlačítka Prezentovat a vybereme DALŠÍ a Tabule. Připravil se dílčí obsah Tabule [1], který je prezentován ostatním. Všichni (organizátor, prezentující, účastníci) mohou přispívat psát na tabuli. Petr Novák klikne do místa začátku a zapíše texty dle obr. 7-18. Odřádkování provádí kombinací kláves Shift Enter. Texty jsou umisťovány do kontejnerů. Kontejnery lze editovat a tažením za horní okraj přesunovat. OBR. 7-18: TABULE PROJEKT REKONSTRUKCE Petr Novák klikne v pravém panelu nástrojů do nabídky tlačítka Značka a vybere šipku. Postupně kliknutím umístí na tabuli tři šipky. Po kliknutí do tlačítka Nástroj pro výběr a text lze měnit polohu šipek tažením. Marie Sladká klikne do rozbalovacího tlačítka Zvolit nástroj značky a vybere Značku Zaškrtnutí. Zaškrtnutí umístí k rozpočtu vybavení místnosti. Obdobně Eva Kolínská vybere Značku X a umístí je k dodání počítačů a dataprojektoru. Organizátor schůzky Petr Novák pracuje v roli prezentujícího. V roli prezentujícího je také Eva Kolínská. Oba mohou tabuli přejmenovat. Marie Sladká v roli účastníka tabuli přejmenovat nemůže. Petr Novák přejmenuje tabuli. Klikne do tlačítka Prezentovat a vybere SPRAVOVAT OBSAH PRO PREZENTACE. V rámci objektu Tabule [1] klikne do tlačítka Další a vybere volbu Přejmenovat. Zadá nový název Projekt rekonstrukce. Můžeme použít rozložení Zobrazení obsahu, které nezobrazuje uživatele a poskytne větší prostor pro obsah. Na tabuli dále můžeme díky tlačítkům v panelu nástrojů: ukazovat ukazovátkem (každému uživateli je přiřazena jiná barva), vybírat objekt nebo psát nový text do nového kontejneru, upravovat jeho formát, vybrat pero, kterým budeme volně kreslit čáru na tabuli, vybrat zvýrazňovač, kterým budeme volně kreslit čáru na tabuli, gumovat na tabuli, vybrat značku, kterou umístíme na tabuli (šipka, zaškrtnutí, X), vybrat obrazec, který umístíme na tabuli (čára, šipka, dvojitá šipka, obdélník, elipsa), vložit obrázek ze souboru, odstranit vybrané či všechny poznámky (objekty) na tabuli, další možnosti (mj. uložit jako obrázek do souboru, odeslat do OneNote).

7 Skype pro firmy 142 Hlasování 7.13.4 Hlasování Ředitel Petr Novák se zajímá o názor uživatelů na barvu nového koberce do rekonstruované místnosti. Přichystá proto hlasování: Klikneme do tlačítka Prezentovat a vybereme DALŠÍ a Hlasování. V dialogovém okně Vytvořit hlasování zadá parametry otázky dle obr. 7-19. OBR. 7-19: DIALOGOVÉ OKNO VYTVOŘIT HLASOVÁNÍ Prezentující mají k dispozici pod variantami odpovědí tlačítko Akce hlasování s volbami: Hlasování je otevřeno (výchozí volba): Otevře pro všechny hlasování. Uzavřít hlasování: Znemožní uživatelům dále hlasovat. Výsledky se účastníkům nezobrazují (výchozí volba): Grafické výsledky hlasování vidí jen prezentující. Výsledky se zobrazují všem: Grafické výsledky hlasování uvidí i účastníci. Upravit hlasovací otázku a možnosti hlasování. Vymazat hlasy všech účastníků: Anuluje výsledky hlasování. Uložit výsledky hlasování: Hlasování je možné uložit jako obrázek (formát png) nebo výchozí soubor pro Excel (formát csv). Příklad výsledků hlasování (Petr Novák, Marie Sladká: modrá, Eva Kolínská: černá) je uveden v obr. 7-20. OBR. 7-20: VÝSLEDKY HLASOVÁNÍ Z POHLEDU PETRA NOVÁKA

7 Skype pro firmy 143 Sdílení programu Předání a uvolnění řízení Sdílení plochy Správa obsahu Záznam schůzky 7.13.5 Sdílení programu a plochy Petr Novák předvede uživatelům veřejnou webovou stránku firmy Microsoft: Nejprve v prohlížeči přichystá webovou stránku http://www.microsoft.cz. Klikneme do tlačítka Prezentovat a vybereme PREZENTOVAT PROGRAMY. V seznamu spuštěných programů zvolíme Oficiální domovská stránka Microsoft. Klikneme do tlačítka Prezentovat. Potvrdíme sdílení tlačítkem OK. Všem uživatelům se zobrazí sdílená obrazovka vybraného programu. 55 Eva Kolínská klikne nahoře uprostřed do tlačítka Požádat o řízení. V horní části obrazovky je Petr Novák požádán o předání řízení. Klikne do tlačítka Ano. 56 Eva Kolínská může nyní ovládat program z jiného počítače, např. kliknout do libovolného odkazu na stránce. Sdílení může ukončit: Eva Kolínská kliknutím do tlačítka nahoře uprostřed Uvolnit řízení. Petr Novák klikne do tlačítka Předat řízení a vybere volbu OPĚT PŘEVZÍT ŘÍZENÍ. Sdílet a předávat řízení je možné také na úrovni celé pracovní plochy, popř. při využití dvou monitorů na úrovni hlavního, druhého či všech monitorů. Sdílet své programy mohou i jiní prezentující, nikoliv však účastníci. Sdílený objekt může být v rámci schůzky pouze jeden. Při výběru dalšího sdílení je předchozí sdílení automaticky ukončeno. 7.13.6 Správa obsahu Správu obsahu může provádět jakýkoliv prezentující: Klikneme do tlačítka Prezentovat a vybereme SPRAVOVAT OBSAH PRO PREZENTACE. S objekty obsahu můžeme provést s nimi různé akce: Prezentovat: Zahájíme prezentaci objektu. Oprávnění: Můžeme nastavit oprávnění stahovat objekt. Nabízí se různé druhy uživatelů: organizátor, prezentující, všichni. Další:» Uložit jako» Odeslat do One Note» Přejmenovat Odebrat Účastníci mají právo pouze zobrazovat obsah, popř. stahovat dle nastaveného oprávnění. 7.14 Záznamy schůzky Schůzku ve Skypu můžeme zaznamenat. Můžeme tak: pořídit záznam diskuze v rámci schůzky k další analýze, otevřít schůzku jen pro sebe a zaznamenat např. obhajobu seminární práce či instruktáže k práci na počítači doprovázenou prezentací v PowerPointu, zaznamenat schůzku, jejímž předmětem je vzdálená výuka. Postup záznamu: Schůzku naplánujeme dopředu v Outlooku nebo přímo zahájíme ve Skypu. Pokud schůzka obsahuje zvuk či video, může uživatel Skypu (nikoliv webové verze Skype Web App) s oprávněním prezentující schůzku zaznamenat. Na konci řádku kulatých tlačítek klikneme do tlačítka Další možnosti a vybereme volbu SPUSTIT NAHRÁVÁNÍ. 55 Používá-li prezentující systém Windows 8 či 8.1, budou části prezentované aplikace překryté jinými okny zastoupeny černými obdélníky. 56 Petr Novák mohl předat řízení bez žádosti kliknutím do tlačítka Předat řízení v samostatném horním panelu a výběrem předvádějící Evy Kolínské.

7 Skype pro firmy 144 Katalog záznamů Vzdálená výuka Historie konverzací Skype na mobilu Na spuštění záznamu jsou upozorněni ostatní uživatelé upozorněním a zobrazením ikony záznamu vedle časové délky záznamu v pravém horním rohu okna. Po přesunutí ukazatele myši nad ikonu se zobrazí jména zaznamenávajících. Zaznamenávající má vedle tlačítka Zavěsit ještě tlačítka Pozastavit nahrávání a Zastavit nahrávání. Po skončení záznamu dochází k jeho zpracování, které může být pro delší záznamy časově náročné. 57 Po skončení zpracování se zobrazí upozornění Nahrávka Skypu je teď dostupná. Záznamy můžeme prohlížet v jejich katalogu: Klikneme do tlačítka Další možnosti a vybereme volbu SPRAVOVAT NAHRÁVKY. Zobrazí se dialogové okno Správce záznamů Skypu pro firmy 58 s možnostmi: Přehrát: Výběrem záznamu a klinutím do tlačítka Přehrát či dvojitým kliknutím do názvu záznamu přehrát záznam. V záznamu jsou uloženy všechny použité složky (zvuk, video prezentujícího, rychlé zprávy, prezentovaný obsah). Výstup je optimalizován, jsou do něj zahrnuty jen aktivně použité složky, např. při prezentaci z PowerPointu doprovázené hlasem jsou zaznamenány snímky PowerPointu a zvuk bez prostoru pro rychlé zprávy a video. Procházet: Zobrazí obsah složky, v níž jsou nahrávky uloženy. Publikovat: Umožňuje znovu uložit záznam s potlačením některé složky a zmenšit tak jeho velikost. Přejmenovat: Přejmenování názvu záznamu. Pokud záznam sdílíme s ostatními např. v OneDrive pro firmy či v týmovém webu SharePointu, je vhodné jeho začátek s nadpisem a konec odstranit např. programem Movie Maker. Při tvorbě záznamu je vhodné zahájit výklad po prodlevě asi 5 s, abychom odstraněním nadpisu nepřišli o část výkladu. Skype pro firmy můžeme využít pro vzdálenou výuku: Učitel může spustit např. z domova či ze služební cesty schůzku, nejlépe dříve naplánovanou v Outlooku. Účast studentů je možné řešit dvěma způsoby: V učebně se někdo ze studentů nebo jiný učitel připojí ve Skypu k schůzce a schůzku promítá dataprojektorem. Studenti se přidají jakou účastníci z kolejí, z domova, odkudkoliv. Učitel či studenti mohou schůzku zaznamenat. Studenti se mohou aktivně účastnit svým dotazy ve formě rychlých zpráv či nástroje Otázky a odpovědi nebo po přidělení role prezentujícího vystoupit se svým referátem, obhajobou. 7.15 Historie konverzací Skype pro firmy spolupracuje s Outlookem: Rychlé zprávy se ukládají v poště Outlooku do složky Historie konverzací. Jako odesílatel jsou uváděni uživatelé konverzace. V předmětu je uvedeno téma konverzace nebo obecný název Konverzace s účastníkem. V případě schůzky je uveden jako předmět Konferenční hovor a v úvodu jsou uvedeny kontakty zúčastněných uživatelů a tlačítko Připojit znovu. Na zprávy v Historii konverzací je možné odpovědět. 7.16 Skype pro firmy na mobilním telefonu Aplikace Skype pro firmy na mobilním zařízení existuje v běžných platformách (Windows Phone, ios, Android). Umožňuje účastnit se textové, hlasové, audiovizuální komunikace i schůzek z mobilního telefonu. Ukázky obrazovek z aplikace pro Windows Phone jsou v obr. 7-21: seznam kontaktů, karta kontaktu, hlasové volání, denní plán schůzek (Skypové schůzky označeny modře). 57 Složku, do níž se záznam ukládá, můžeme změnit v nastavení Skypu (NÁSTROJE, MOŽNOSTI) v kartě UKLÁDÁNÍ SOUBORŮ v poli Přenos souborů. 58 Publikace do formátu wmv je časově náročná, proto je možné, že ve stavu zpracování nalezneme procentuální stav dokončení.

7 Skype pro firmy 145 OBR. 7-21: SKYPE PRO FIRMY VE WINDOWS PHONE Náhlavní souprava 7.17 Zařízení pro schůzky Pro hladký průběh schůzky a zejména pro záznamy je nutná dobrá kvalita zvuku. Řešení kvality zvuku se liší podle situace: Uživatelé schůzky jsou u svých notebooků, každý v oddělené místnosti. Notebooky a mobilní zařízení mají jednoduchý mikrofon s omezenou kvalitou mikrofonu. Je dostatečná pro běžné schůzky, nedostatečná pro záznamy schůzky. Vyšší kvalitu zvuku lze dosáhnout náhlavní soupravou sluchátek a mikrofonu. Renomovanou firmou v oblasti sluchátek pro kontaktní centra, mobilní pracovníky, systémy sjednocené komunikace je Jabra (http://www.jabra.cz). Např. sluchátka Jabra UC Voice MS 750 mají USB kabel s ovládáním hlasitosti a možností přijmout, ztišit a ukončit hovor jsou vhodná pro Skype pro firmy (viz obr. 7-22). Cena asi 1 900 Kč včetně DPH. OBR. 7-22: SLUCHÁTKA JABRA MS 750 OBR. 7-23: SPEAKER PHONE POLYCOM CX 100 Abychom nemuseli použít náhlavní soupravu, je možné využít hlasitý telefon (speaker phone), který kvalitně zaznamenává zvuk v rozsahu asi 1 metru. Pro schůzky v SharePointu je optimalizovaný např. komunikátor Polycom CX 100 (viz obr. 7-23), který lze použít i pro vstup zvuku na malých poradách asi do 5 uživatelů. K notebooku se připojuje USB kabelem. Cena asi 3 200 Kč včetně DPH. Pro menší zasedací místnosti Uživatelé schůzky jsou ve společné zasedací místnosti. Pokud více uživatelů aktivuje mikrofon ve Skypu, vstup zvuku se vzájemně ruší, vzniká ozvěna, neboť hlas jednotlivého uživatele přijímá více notebooků. Pokud mikrofon aktivuje

7 Skype pro firmy 146 Konferenční zařízení jediný uživatel hlas vzdálenějších uživatelů je špatně slyšet. Řešení postupnou aktivací zvuku u vystupujícího je těžkopádné a vhodné jen v případě delších vystoupení jednotlivých uživatelů bez jejich vzájemné komunikace. Vstup zvuku řeší konferenční zařízení, kterým lze přenášet a zaznamenávat porady. Rozšířeným jen např. Polycom CX 3000 (viz obr. 7-24). OBR. 7-24: KOMUNIKÁTOR POLYCOM CX 3000 OBR. 7-25: LOGITECH CONCFERENCECAM BCC950» Pro kvalitní záznam zvuku má dosah v okruhu 5 metrů. V případě podlouhlé zasedací místnosti je vhodné doplnit jej sadou dvou externích mikrofonů.» Polycom CX 3000 musí být zaregistrovaný v počítačové síti (prostřednictvím MAC adresy). Zařízení je datovým kabelem připojeno do zástrčky datové sítě, z níž může být napájeno (popř. je možné napájet z elektrické zásuvky). Ideální je vytvořit pro zařízení vlastní uživatelský účet za účelem samostatného zakládání konferencí.» Zařízení může pracovat ve dvou režimech: bez připojení k počítači: Zařízení obsahuje interní verzi Lyncu/Skype pro firmy. Může samo vytvořit konferenci a pozvat do ní uživatele. K realizaci audiokonference není v místnosti nutný počítač. s připojením k počítači: Zařízení lze připojit USB kabelem k počítači. Potom funguje jako kvalitní mikrofon pro Lync/Skype pro firmy. Konferenci se v tom případě zakládá na počítači. Je možné ji doplnit o video z kamery počítače či jiné kamery připojené prostřednictvím USB. Konferenci je možné doplnit o další obsah např. prezentace v PowerPointu.» Cena asi 28 000 Kč včetně DPH včetně externích mikrofonů. Ze schůzky lze zaznamenávat také video.» Mezi jednodušší zařízení pro přenos videa patří webová kamera Logitech ConferenceCam BCC 950 s dálkovým ovládáním kamery (viz obr. 7-25). Cena asi 6 900 Kč včetně DPH.» Audiovizuální vstup s automaticky směrovanou kamerou umožňuje např. zařízení Polycom CX 5500 (viz obr. 7-26), které je však finančně náročné. Cena asi 165 000 Kč včetně DPH. Točivá kamera sama vyhledává hovořícího uživatele. OBR. 7-26: PANORAMATICKÁ KAMERA POLYCOM CX 5500

8 Outlook 147 8 Outlook 8.1 Seznámení s aplikací Outlook K čemu slouží Outlook Druhy osobních informací Desktopová a webová aplikace Jazyk a časové pásmo Podpis 8.1.1 K čemu slouží Outlook Outlook je aplikace pro správu osobních informací. Osobní informace mohou být uloženy lokálně, zpravidla však bývají uloženy na serveru, odkud jsou dostupné kdekoliv z internetu. Microsoft nabízí pro výměnu (příjem a odesílání) e-mailových zpráv a sdílení zdrojů (kalendáře, kontakty) produkt Microsoft Exchange Server, který je možné instalovat na firemní server nebo využívat hostovaně v cloudu Microsoftu. Uživatelé VŠE využívají v rámci Office 365 ukládání osobních informací v cloudu. Každý uživatel má k dispozici 50 GB pro ukládání firemních osobních informací, především elektronické pošty. Mezi osobní informace patří především: pošta (elektronické zprávy): Outlook plní funkci poštovního klienta. Odesílá a přijímá poštu z jednoho či více poštovních účtů. Elektronickou poštu je možné snadno třídit. kalendář: Outlook eviduje plánované akce či celodenní události, které může s nastaveným předstihem připomínat. Umí zobrazovat více kalendářů. Kalendář je možné sdílet s dalšími uživateli. kontakty: Outlook eviduje osobní kontakty, které lze využít k odesílání elektronické pošty, klasické papírové pošty, telefonování mobilním telefonem či z pevné linky, vyhledávání webových kontaktů. úkoly: Úkolům je možné přidělit termíny, dle nichž se úkoly připomínají. Je možné sledovat plnění úkolů. Pro práci s osobními informacemi jsou k dispozici: desktopová aplikace Outlook: Synchronizuje osobní informace uložené na serveru s lokálním uložením. Nabízí řadu funkcí pro zpracování osobních informací. Je součástí kancelářského balíku Microsoft Office Pro Plus. webová aplikace Outlook (OWA, která zde dále bude vyložena): Přistupuje k osobním informacím uloženým na serveru. Je součástí portálu Office 365. 8.1.2 Nastavení Outlooku Před zahájením práce provedeme přípravné operace: kontrola jazyka a časového pásma V spouštěči aplikaci klikneme do dlaždice Pošta. V navigačním panelu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení a klikneme dole do odkazu Pošta. V sekci OBECNÉ klikneme do odkazu Oblast a časové pásmo. V poli Jazyk nastavíme čeština. V poli Aktuální časové pásmo vybereme (UTC +01:00) Praha, Bratislava, Budapešť, V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Uložit. podpis V nastavení pošty v sekci ROZLOŽENÍ klikneme do odkazu Podpis e-mailu. Vyplníme podpis a zaškrtneme obě pole pro automatické vkládání (viz obr. 8-1). 59 V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Uložit. 59 Ve webové aplikaci OWA je k dispozici pro uživatele jediný podpis. V desktopové aplikaci můžeme používat více nazvaných podpisů, které jsou však ukládány lokálně. Podpis můžeme formátovat, můžeme do něj vložit obrázek i odkazy.

8 Outlook 148 OBR. 8-1: NASTAVENÍ PODPISU Skrytá kopie skrytá kopie (umožníme zasílání kopie zpráv u skrytým uživatelům, které ostatní neuvidí v seznamu adresátů) V nastavení pošty v sekci ROZLOŽENÍ klikneme do odkazu Formát zprávy. Zaškrtneme pole Vždycky zobrazovat pole Skrytá kopie. Nejčastěji používána nastavení jsou rekapitulována v sekci ZÁSTUPCI. Vlevo nahoře klikneme do tlačítka Možnosti a vrátíme se do stránky pošty. 8.2 Pošta Odeslání zprávy 8.2.1 Odesílání zprávy firmy): V roli Marie Sladké (asistentky ředitele firmy) odešleme e-mail Petru Novákovi (řediteli OBR. 8-2: PRVNÍ ODESÍLANÁ ZPRÁVA

8 Outlook 149 Akce zprávy V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nový. Zobrazí se podokno zprávy, v němž: Do pole Komu vyplníme jméno adresáta Petr Novák. Našeptávají se odpovídající jména z globálního adresáře. Zadáme osobu s adresou novak.petr.encian@vse.onmicrosoft.com. Kliknutím do adresáte můžeme zobrazit jeho kartu kontaktu. Dále by se nabízely kontakty z aplikaci lidé a skupiny uživatelů z Office 365 (po kliknutí do odkazu Prohledat adresář). Uživatelé uvedení v poli Kopie budou zobrazeni všem adresátům. Uživatelé uvedení v poli Skrytá kopie nebudou ostatním uživatelům zobrazeni. Do předmětu vložíme stručný název naší zprávy Materiály pro poradu vedení. Pokud jej opomeneme vložit jsem na absenci Předmětu upozorněni při odesílání zprávy a můžeme se do zprávy vrátit. Díky nastavení pošty se automaticky na konec zprávy vložil podpis. Vlastní text zprávy můžeme formátovat s využitím panelu nástrojů pod textem zprávy, mj. můžeme do textu vkládat odkazy a vložit tabulku. Vložíme text dle obr. 8-2. Akce zprávy můžeme zadat pomocí panelu nástrojů v záhlaví zprávy, který je opakován v rozšířené verzi pod zprávou vedle tlačítka Poslat:» Připojit: Připojí soubor z OneDrivu či z počítače (podrobněji viz kap. 8.2.3).» Vložit obrázek do textu: Vloží do formátovaného textu obrázek. Je zobrazen přímo v textu.» Emoji: Vloží do zprávy smajlík. Obrázky lze vybírat ze zobrazené nabídky kategorií nebo dohledat dle zadaného slova (např. dům, auto, autobus, škola, šťastný, smutek, láska).» Sdílet dostupnost: V pravém panelu zobrazí aktuální kalendář uživatele. Kliknutím vybíráme časové úseky (o délce dle nastavení vpravo nahoře), pro něž nabízíme schůzku (podrobněji viz kap. 8.3.4).» Možnosti formátování: Potlačí či zobrazí panel nástrojů s možnostmi formátování v spodní části zprávy.» Uložit koncept: Uloží rozepsanou zprávu do složky Koncepty. V psaní zprávy můžeme pokračovat později.» Vložit podpis: Vloží do zprávy na pozici kurzoru podpis. (Nevyužijeme, pokud jsme dříve nastavili automatické vkládání podpisu do zprávy.)» Zobrazit odesílatele: V záhlaví zprávy zobrazí nad polem Komu pole Od. Pokud jsme připojili další své účty 60, můžeme zde vybrat, ze kterého účtu poštu odesíláme.» Zkontrolovat jména: Formálně zkontroluje adresy zadané v polích Komu, Kopie, Skrytá kopie.» Nastavit důležitost: Pro lepší orientaci adresátů můžeme nastavit důležitost zprávy. Standardně je nastavená na Normální. Můžeme ji zvýšit na Vysokou (!) či snížit na Nízkou ( ). Symbol důležitosti je uveden na konci řádku předmětu.» Přepnout na prostý text: Zprávu můžeme psát s využitím formátování (formát HTML) nebo bez něj (prostý text). Prostý text bez omezení přečtou všichni adresáti. Většina uživatelů již používá aplikace na čtení pošty, které správně zobrazují i formátovaný text. Přepnutím na prostý text se odstraní ze zprávy i stávající formátování.» Zobrazit možnosti zprávy: Zobrazí okno, v němž můžeme nastavit tři parametry zprávy: Utajení: Místo výchozího nastavení Normální můžeme nastavit jiné hodnoty: Osobní, Soukromá, Důvěrná. Vlastnost bude zobrazena v záhlaví zprávy. Nemá žádné důsledky na další možnosti práce se zprávou. Požadovat potvrzení o doručení: Po doručení zprávy na cílový server je odesílateli zasláno potvrzení. Většinou není vzhledem k spolehlivosti serverů třeba používat. 60 K poště můžeme připojit další účty. V nastavení pošty v sekci ÚČTY klikneme do odkazu Připojené účty. Nad seznamem připojených účtu klikneme do tlačítka Nové (+). Jiný účet můžeme ve spodní části stránky můžeme využít jako výchozí adresu pro odpovědí.

8 Outlook 150 Zrušit odeslání Upozornění na příchozí zprávu Požadovat potvrzení o čtení: Potvrzení je zasláno odesílateli po zobrazení zprávy adresátem. 61» Zkontrolovat problémy s přístupností V našem případě klikneme do tlačítka Zobrazit možnosti zprávy a zaškrtneme pole Požadovat potvrzení o přečtení. Kliknutím do tlačítka Poslat zprávu odešleme. Pokud se nám stává, že po si po odeslání zprávy uvědomíme, že jsem zprávu odeslali neúplnou, můžeme nastavit prodlevu odeslání s možnosti zrušení odeslání: V nastavení pošty v sekci AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNÍ klikneme do odkazu Zrušit odeslání. Zaškrtneme pole Povolit mi zrušit zprávy, které jsem poslal(a), do: V následujícím poli zvolíme prodlevu 5 s, 10 s, 15 s nebo 30 s. Klikneme do tlačítka Uložit. Po odeslání zprávy se v pravém horním rohu zprávy před tlačítkem Zpět zobrazí časová osa, na se odpočítává čas od odeslání. Tlačítkem Zpět můžeme odeslání zrušit. Zpráva se neodešle a zobrazí v samostatném okně. 8.2.2 Přijetí zprávy a reakci na ni Pokud má otevřen portál Office 365, je v době doručení zprávy upozorněn na novou zprávu formou upozornění v samostatném okně (viz obr. 8-3). Po kliknutí do okna se zobrazí doručená zpráva. OBR. 8-3: UPOZORNĚNÍ NA PŘÍCHOZÍ ZPRÁVU Adresát vidí přijatou zprávu ve složce Doručená pošta (obr. 8-4): OBR. 8-4: PŘIJATÁ ZPRÁVA V levém podokně jsou zobrazeny základní složky a skupiny Office 365. Další složky můžeme zobrazit kliknutím do odkazu Další. Kliknutím do odkazu Vyhledat můžeme vyhledat další veřejné či dostupné skupiny Office 365 62. Nad seznamem složek je vyhledávací pole pro hledání v poště a aplikaci Lidé. 61 Příjemce nemusí oznámení připustit. V nastavení pošty lze změnit stanovisko k zasílání potvrzení. V sekci AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNí klikneme do odkazu Potvrzení o čtení. Můžeme vybrat jednu z možností: Před odesláním odpovědi se mě zeptat. (V tom případě se v záhlaví zprávy zobrazí adresátovi výzva Odesílatel požadoval potvrzení o přečtení. Pokud chcete potvrzení odeslat, klikněte sem. Vždycky poslat odpověď. Nikdy neposílat odpověď. 62 Skupiny Office 365 umožňují využívat skupinovou poštu formou konverzací, k níž mají přístup všichni členové skupiny.

8 Outlook 151 Archivovat Nevyžádaná pošta Uklidit Pod seznamem složek jsou tlačítka pro rychlý přechod k aplikacím Kalendář, Lidé, Úkoly. Nad seznamem zpráv a zobrazením zprávy je panel nástrojů pro zpracování pošty (podrobněji viz kap. 8.2.5): Nový: Otevře novou zprávu. (Kliknutím do pravého tlačítka Další nové příkazy můžeme vytvořit také novou událost kalendáře či novou skupinu Office 365, pokud k tomu máme oprávnění.) Odstranit: Odstraní aktuální zprávu (či vybrané zprávy) do koše. V koši (složka Odstraněná pošta) je zpráva dalších 30 dnů. Když vybereme odstraněnou zprávu ve složce Odstraněná pošta, můžeme v panelu nástrojů kliknout do tlačítka Obnovit. Zpráva se přesune do složky Doručená pošta. 63 Archivovat: Přesune aktuální zprávu (či vybrané zprávy) do složky Archivovat. Zde budou k dispozici po neomezenou dobu. Nevyžádaná pošta: Zpráva identifikovaná jako možná nevyžádaná pošta se automaticky přesune do složky Nevyžádaná pošta. Nebezpečný obsah (např. odkazy na spustitelný kód se deaktivuje. Také jednotlivé doručené zprávy můžeme přesunout do složky Nevyžádaná pošta. Odesílatel zprávy se přidá do seznamu Blokovaní odesílatelé 64 a jeho zprávy budou dále automaticky přesunuty do složky Nevyžádaná pošta. Dílčí volby:» Nevyžádaná pošta: Přesun do složky Nevyžádaná pošta. Před přesunem se zobrazí dotaz, zda chceme kopii zprávy poslat Microsoftu pro výzkum a zlepšování technologií ochrany e-mailu. 65» Phishing: Phishingová zpráva je formulována tak, aby od uživatele vylákala osobní údaje. Kopii této zprávy můžeme poslat Microsoftu pro výzkum a zlepšování technologií ochrany e-mailu. Uklidit: Zobrazí okno pro úklid zpráv od odesílatele zprávy (viz obr. 8-5). Zprávy můžeme archivovat nebo odstranit. OBR. 8-5: ÚKLID ZPRÁV Přesunout do: Přesune zprávu do vybraného cíle:» Přesunout do další doručené pošty: Prioritní a další pošta vyložena dále.» Vždy přesunout do další doručené pošty: Zprávy odesílatele budou vždy přesunuty do další pošty.» Archivovat: Přesune zprávu do složky Archivovat.» názvy složek: Přesune zprávu do vybrané často využívané složky. Název složky lze vyhledat v horním polí.» Nová složka: Vytvoří novou složku a přesune do ní zprávu.» Přesunout všechny e-maily od odesílatele: Zobrazí obdobné okno jako při úklidu zpráv (viz obr. 8-5). Cíl přesunu můžeme vybrat ve spodní části okna.» Přesunout do jiné složky: Zobrazí úplný seznam složek, vybereme cílovou složku. 63 Odstraněná pošta je nadále zobrazena v seznamu zpráv jako přeškrtnutá. Zobrazení odstraněné pošty můžeme potlačit. V portálu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení a vybereme odkaz Pošta. V sekci ÚČTY klikneme do odkazu Konverzace a zaškrtneme pole Po odstranění položek: Skrytí odstraněné položky. 64 Seznam blokovaných odesílatelů lze upravit v nastavení pošty. V portálu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení a vybereme odkaz Pošta. V sekci ÚČTY klikneme do odkazu Blokování a povolení. 65 Ve složce Nevyžádaná pošta je volba Nevyžádaná pošta nahrazena volbou Není nevyžádaná.

8 Outlook 152 Kategorie Přečtené a nepřečtené Připnutí Příznak Ignorovat Kategorie: Zprávy můžeme zařadit do kategorií. Kategorie jsou v seznamu zpráv znázorněny barevným proužkem. Zpráva může být zařazena do více kategorií. V seznamu zpráv se zobrazují proužky prvních tří kategorií. (Využité kategorie jsou také zobrazeny pod záhlavím zprávy.) Pod seznamem kategorií jsou nástroje pro správu kategorií:» Nová kategorie: Vytvoří novou kategorii.» Vymazat kategorie: Vymaže kategorie ve vybrané zprávě.» Spravovat kategorie: V samostatném okně můžeme odstranit jednotlivé kategorie nebo z místní nabídky kategorie vybrat její barvu.» Použít na všechno od odesílatele: Umožňuje přiřadit kategorii na všechny zprávy daného odesílatele. Pokud zaškrtneme pole To sto stejné dělat i u budoucích zpráv, vytvoří se pravidlo zpracování pošty, které po doručení zprávy daného odesílatele přiřadí kategorii i nové zprávě. Přečtené a nepřečtené zprávy Zpráva je po doručení označena v seznamu zpráv modrým proužkem před zprávou jako nepřečtená. Pokud zprávu vybereme a později přejdeme na jinou zprávu, je automaticky označena jako přečtená. 66» Označit jako nepřečtené: Ruční nastavení zprávy jako nepřečtené.» Označit jako přečtené: Ruční nastavení zprávy jako přečtené. Připnuté zprávy Důležité zprávy můžeme připnout v seznamu zpráv nahoru.» Připnout» Odepnout Příznaky Zprávu, z níž pro nás vyplývá úkol, můžeme označit příznakem (praporkem).» Označit příznakem: Označí příznakem s termínem splnění dnes.» Vymazat příznak: Vymaže příznak.» Označit jako splněné: Úkol vyplývající ze zprávy splněn. Místo praporku se zobrazí odškrtnutí. Po kliknutí pravým tlačítkem myši do příznaku v seznamu zpráv můžeme z místní nabídky upravit termín pro splnění úkolu:» Dnes (výchozí stav)» Zítra» Tento týden (pracovní dny do konce týdne)» Příští týden (pracovní dny v následujícím týdnu)» Žádné datum: Bez určení termínu.» Označit jako splněné: Místo praporku je zobrazeno odškrtnutí.» Vymazat příznak Termín zahájení plnění a termín splnění je zobrazen pod záhlavím zprávy. Úkol s příznakem má v seznamu zpráv oranžové pozadí. Úkol je zobrazen v aplikaci Úkoly v kategorii Položky a úkoly s příznakem. Po kliknutí do úkolu se zobrazí text zprávy. Ignorovat: Odstraní zprávu a všechny zprávy stejné konverzace. Konverzace vychází z prvotní zprávy a zahrnuje všechny odpovědi či postoupené zprávy ke stejnému předmětu. 67 Také další zprávy ve stejné konverzaci budou hned po doručení odstraněny. Z odstraněné zprávy je možné vybrat Přestat ignorovat a vrátit zprávy konverzace do složky Doručená pošta. 66 Okolnosti automatického označení zprávy jako přečtené můžeme změnit v nastavení pošty. V portálu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení a vybereme volbu Pošta. V sekci AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNÍ klikneme do odkazu Označit jako přečtenou. Nabízí se možnosti označování zprávy jako přečtené: Zobrazené položky označovat jako přečtené při jejich výběru. Zobrazené položky označovat jako přečtené se zpožděním po zadaném počtu sekund. Označovat položky jako přečtené, když se změní výběr (výchozí volba) Neoznačovat položky automaticky jako přečtené 67 Seznam zpráv lze zobrazit jako jednotlivé zprávy či formou konverzací. Nad seznamem klikneme do tlačítka Filtr a vybereme volbu Zobrazit jako, která nabízí dílčí volby Zprávy a Konverzace.

8 Outlook 153 Prioritní Zmínka Řazení Vytvořit pravidlo: Vytvoří pravidlo pro zpracování pošty. Pravidlo má svůj název. Při splnění stanované podmínky či podmínek (např. výskyt slova v předmětu) se provede vybraná akce či více akcí (např. přesun zprávy do vybrané složky). K pravidlu může být stanovena výjimka (o pravidlech viz kap. 8.2.5). Vytisknout: Zobrazí náhled tisku zprávy. Kliknutím do tlačítka Vytisknout můžeme zprávu vytisknout na tiskárně. Zobrazit v moderní čtečce: Zobrazí v čtečce pro snadné čtení a zároveň přečte hlasem. Čtečka je určena zejména pro hendikepované uživatele. Přiřadit zásadu: Zásady umožňují odstranění zprávy po zadaném časovém intervalu. Zásady se častěji aplikují na celé složky (viz kap. 8.2.4). Zpět: Vrátí poslední provedený krok. 68 Zprávy jsou rozděleny do dvou karet 69 : Prioritní: Zpráva je zařazena do prioritní dle obsahu (např. strojově generovaná zpráva je zařazena do dalších zpráv) a dle odesílatele (zprávy od častých odesílatelů jsou považovány za prioritní). V panelu nástrojů můžeme využít tlačítko Přesunout do pro ruční přesun mezi Prioritní a Další poštou. Další Kliknutím do tlačítka Filtr zobrazíme filtrovací a další nástroje: Vše: Zobrazí všechny zprávy ve složce (výchozí volba). Nepřečtené: Zobrazí pouze zprávy označené jako nepřečtené. Pro mě: Zobrazí pouze zprávy, které přišli adresně uživateli (tj. nikoliv např. díky zařazení uživatele do skupiny). S příznakem: Zobrazí pouze zprávy s příznakem úkolu. Zmínky: V textu zprávy se můžeme odkázat na jiného uživatele. Do textu napíšeme znak @, za nímž se otevře nabídka uživatelů organizace s našeptáváním jména. Citovaný uživatel je automaticky zařazen do adresátů, můžeme jej ručně odstranit. Uživatel si potom může snadno vyfiltrovat ve složce zprávy, v nichž byl zmíněn. Vedle odesílatele je v případě odkazů na prohlížejícího uživatele znak @. Kliknutím na jméno zmíněného uživatele, se zobrazí jeho karta kontaktu. Seřadit podle: Seřadí zprávy v seznamu dle data (výchozí řazení), odesílatele, adresáta, předmětu, příloh, důležitosti či velikosti. Opakovaným a řazením můžeme změnit směr řazení. Zobrazit jako: Zobrazí zprávy jako jednotlivé zprávy či formou konverzací. Zobrazit prioritní doručenou poštu: Zobrazí či potlačí karty Prioritní a Další. Nad seznamem zpráv je uvedena naše nejbližší další událost v kalendáři. Kliknutím do názvu události se zobrazí v samostatném okně, v němž je tlačítko Upravit pro zobrazení okna všech parametrů události. Kliknutím do tlačítka Otevřít zobrazení agendy zobrazíme seznam událostí dneška a zítřka, v němž je tlačítko Přejít na kalendář. Když přesuneme kurzor nad položku konkrétní zprávy zobrazí se v pravém horním rohu tlačítka pro rychlé akce 70 : Odstranit: Odstraní zprávu. Označit jako přečtené/nepřečtené: Označí zprávu jako přečtenou či nepřečtenou. Označit příznakem: Označí zprávu příznakem úkolu. Připnout: Připne zprávu na začátek seznamu zpráv. 68 V nastavení pošty je možné umožnit také vrácení kroku odeslání zprávy a to do stanoveného času. V portálu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení a vybereme volbu Pošta. V sekci AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNÍ klikneme do odkazu Zrušit odeslání. Můžeme povolit zrušení zprávy až do 30 s po odeslání. 69 Rozdělení zpráv na Prioritní a Další můžeme potlačit vypnutím filtru (tlačítko Filtr na konci řádku s kartami Prioritní a Další) poslední volbou Zobrazit prioritní poštu. 70 Nabízené rychlé akce lze změnit. V portálu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení a vybereme volbu Pošta. V sekci ROZLOŽENÍ klikneme do odkazu Rychlé akce. Kromě výchozích akcí lze vybrat také akce Archivovat a Přesunout do složky.

8 Outlook 154 Jednotlivou zprávu či zprávy můžeme vybrat zaškrtnutím před názvem zprávy. Zaškrtnutím v záhlaví seznamu můžeme vybrat všechny zprávy zobrazené na stránce. Pro každou zprávu je zobrazen odesílatel, předmět zprávy, jednořádkový náhled zprávy a čas odeslání zprávy. 71 Kliknutím do fotografie nebo jména odesílatele či adresátů v kopii (adresáti se skrytou kopií nejsou uvedeni) zobrazíme jejich kartu kontaktu (viz obr. 8-6): OBR. 8-6: KARTA KONTAKTU V horní části karty je fotografie, stav, funkce, oddělení kontaktu. V dalším řádku jsou tlačítka pro poslání zprávy, spuštění textové konverzace s odesílatelem ve Skypu pro firmy a tlačítko Více možností:» Přidat do kontaktů (popř. Upravit kontakt): Přidá odesílatele s jeho dostupnými parametry do našich kontaktů v aplikaci Lidé.» Sdílet kontakt: Vloží informace o odesílateli do nové zprávy, abychom je mohli poslat dalšímu uživateli.» Přejít na profil: Zobrazí profil odesílatele. Dále karta kontaktu obsahuje několik sekcí, které lze kliknutím do názvu sekce otevřít:» KONTAKT: E-mail, Telefon do práce, Mobil, Kancelář, Funkce, Oddělení.» NADŘÍZENÝ: Zařazení odesílatele do organizační struktury firmy.» E-MAILY: Poslední e-mailové zprávy s odesílatelem (doručené i odeslané).» SOUBORY: Soubory, které sdílíme s odesílatelem. Na závěr každé sekce je odkaz na profil odesílatele. Kliknutím na dvojitou šipku rozbalíme/sbalíme seznam adresátů. V rozbaleném seznamu je zobrazena ikona stavu uživatele. Kliknutím do data odeslání sbalíme/rozbalíme zprávu. Vpravo nahoře jsou tři tlačítka pro reakci na zprávu: Líbí se mi: Kliknutím do tlačítka se přidáme k adresátům, kterým se zpráva líbí. Jejich počet je potom zobrazen u ikony. Seznam adresátů, kterým se zpráva líbí ji uveden v záhlaví zprávy. Bez odpovědi tak rychle můžeme vyjádřit souhlas se zprávou. Souhlas se zprávou je navíc odesílatel zobrazen v oznámeních (tlačítko se zvonečkem v navigačním panelu Office 365 v sekci LAJKY). Odpovědět všem: Otevře zprávu s odpovědí pro všechny uživateli uvedené v adresátech a kopiích (nikoliv skrytých kopiích). 71 V nastavení pošty můžeme zobrazené informace změnit. V navigačním panelu portálu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení a klikneme do odkazu Pošta. V sekci ROZLOŽENÍ klikneme do odkazu Seznam zpráv. Jako první můžeme místo odesílatele zobrazovat předmět. Můžeme skrýt náhled textu zprávy. Můžeme potlačit zobrazení nejbližší události nad seznamem zpráv.

8 Outlook 155 Další akce:» Odpovědět: Odpoví jen odesílateli a to bez připojených souborů. Na začátek odpovědi se vloží slovo Re:. Zodpovězená zpráva je v seznamu zpráv doplněna ikonou odpovědi.» Odpovědět všem: Odpoví odesílateli i všem uvedených v adresátech a veřejných kopiích a to bez připojených souborů. Na začátek předmětu odpovědi se vloží slovo Re:» Přeposlat: Postoupí zprávu zadaným adresátům a to s případně připojenými soubory. Na začátek předmětu odpovědi se vloží slovo Fw:. Postoupená zpráva je v seznamu zpráv doplněna ikonou přeposlání.» Změnit výchozí: Změní tlačítko pro odpovídání pošty na Odpovědět či Odpovědět všem (výchozí stav).» Odpovědět všem schůzkou: Připraví pozvánku na schůzku (podrobněji viz kap. 8.3.4). Zobrazí aktuální denní kalendář. Kliknutím můžeme vybrat návrh schůzky. V horní části můžeme upravit délku schůzky či vybrat jiný den. Když v panelu nástrojů klikneme do tlačítka Upravit podrobnosti, můžeme nastavit další parametry schůzky, např. přidat další účastníky či přidat alternativní návrhy času schůzky.» Odpovědět rychlou zprávou: Otevře vpravo podokno pro textovou komunikaci s odesílatelem.» Odpovědět všem rychlou zprávou: Otevře vpravo podokno pro textovou komunikaci s odesílatelem a všemi adresáty včetně veřejných kopií.» Odstranit: Odstraní zprávu.» Odstranit všechny zprávy od uživatele Marie Sladká: Zobrazí okno pro odstranění či archivaci zpráv od odesílatele (viz obr. 8-5).» Označit jako nevyžádanou poštu: viz výklad panelu nástrojů» Označit jako phishing: viz výklad panelu nástrojů» Označit jako nepřečtené: viz výklad panelu nástrojů» Označit příznakem: viz výklad panelu nástrojů» Přiřadit zásadu: viz výklad panelu nástrojů» Vytisknout: viz výklad panelu nástrojů» Zobrazit v moderní čtečce: viz výklad panelu nástrojů» Zobrazit podrobnosti o zprávě: Zobrazí technické detaily (hlavičky) zprávy.» Otevřít v samostatném okně: Zpráva otevře v samostatné okně. Vložení obrázků 8.2.3 Připojené soubory Petr Novák obdržel zprávu od Marie Sladké: Potvrdil přečtení zprávy. Pod záhlavím zprávy kliknul do upozornění: Odesílatel zprávy požadoval potvrzení o přečtení. Pokud chcete potvrzení odeslat, klikněte sem. Upozornění již není zobrazeno. Marii Sladké přišlo oznámení o přečtení zprávy s ikonou potvrzení. Petr Novák klikne do lajkovacího tlačítka, aby vyjádřil souhlas se zprávou. Odpovíme v roli Petra Nováka na zprávu Marie Sladké: Klikneme do tlačítka Odpovědět všem, abychom odpověděli Marii Sladké i Evě Kolínské, která byla uvedena ve veřejné kopii. Pokud jsou zprávy zobrazeny v konverzacích, zobrazí se zpráva v kontextu dřívějších zpráv konverzace. Kliknutím do tlačítka Rozbalit v pravém horním rohu nebo do tlačítka Zobrazit historii zpráv, se rozbalí zpráva tak, jako by nebylo zapnuto zobrazení konverzací. Zapíšeme text dle obr. 8-7. Pod text vložíme obrázek: Napravo od tlačítka Poslat pod textem zprávy klikneme do tlačítka Vložit obrázky do textu. Vložíme současně (zaškrtnutím v rohu miniatury) čtyři obrázky podlaží-1.gif, VŠE-JH.jpg, VŠE-JM.jpg a VŠE-Žižkov.jpg. Z místní nabídky obrázků vybereme malou velikost. Ve zprávě se zobrazí miniatury obrázků, bude je možné prohlížet v plné velikosti. Kliknutím do libovolného obrázku se zobrazí prohlížeč obrázků včetně pravého podokna s textem zprávy. Lze procházet jednotlivé obrázky, zvětšit je na celou obrazovku či stáhnout.

8 Outlook 156 OBR. 8-7: ZPRÁVA S OBRÁZKY A PŘIPOJENÝM SOUBOREM Připojené soubory Ke zprávě připojíme dokument: V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Připojit. Nabízí se několik zdrojů souborů:» OneDrive: Můžeme ke zprávě připojit odkaz na umístění dokumentu v našem OneDrivu. Takto dohledáme ve struktuře OneDrivu a připojíme odkaz na sešit soubor1a.xlsx s analýzou prodeje.» Soubory skupiny: Můžeme připojit odkaz na dokumenty některé skupiny Office 365, jejímiž jsme členy.» Nový soubor Office: Můžeme otevřít nový dokument ve svém OneDrivu a upravovat jej v rámci přípravy zprávy. Připojit jako soubor služby OneDrive: Příjemci uvidí nejnovější změny a mohou spolupracovat při úpravě dokument v reálném čase. Připojit jako kopii: Příjemci dostanou kopii, která se nemění.» Počítač: Můžeme vybrat lokálně umístění dokument. Dále se nabízí dvě možnosti: Nahrát a připojit jako soubor na OneDrivu: Dokument se uloží ve OneDrivu do složky Přílohy e-mailu.

8 Outlook 157 Sdílení připojených souborů Oblíbené složky Výchozí složky Nová složka Oprávnění Připojit jako kopii Aby byl dokument adresátovi dostupný, musí být sdílen. Standardně je nastaveno sdílení tak, že kdokoliv (i mimo organizaci) může dokument upravit. Klikneme do stavu Kdokoliv může upravit. V pravém podokně se zobrazí nabídka: Příjemci můžou upravovat. Příjemci můžou zobrazovat. Všichni v organizaci můžou upravovat. Všichni v organizaci můžou zobrazit. Kdokoliv může upravit. (výchozí stav) Kdokoliv může zobrazit. Vybereme volbu Příjemci můžou zobrazovat. Pokud bychom ke zprávě připojili kopie dokumentů, bylo by možné jejich náhled prohlížet i se zobrazením textu zprávy. Po kliknutí do tlačítka Pokračovat v úpravách by bylo možné připojené soubory upravovat. Adresát může také soubory prohlížet. Po kliknutí do tlačítka Upravit a odpovědět je může v kopii upravovat a napsat odpověď. 8.2.4 Složky Zprávy jsou uspořádány do složek. Některé složky jsou vybrány jako oblíbené. Kliknutím do odkazu Další rozbalení další složky. Za názvem složky je uveden počet nepřečtených zpráv ve složce 72. Po rozbalení složek můžeme po umístění kurzoru na řádek složky na jejím konci nastavit, zda je oblíbená. Po založení uživatele jsou založeny složky: Doručená pošta: Do složky se doručují příchozí zprávy, pokud jsme nevytvořili pravidlo pro jejich směrování do jiné složky (viz kap. 8.2.5). Koncepty: Do složky jsou ukládány rozepsané zprávy. Ke zprávě se můžeme později vrátit a dokončit ji a odeslat. Koncepty jsou ukládány při delší práci (3 minuty) automaticky nebo je můžeme uložit z panelu nástrojů rozepsané zprávy kliknutím do tlačítka Další akce a volbou Uložit koncept. Odeslaná pošta: Do složky se ukládají odeslané zprávy. Odstraněná pošta: Do složky jsou přesunuty odstraněné zprávy. Během 30 dnů je možné je obnovit. Archivovat: Složka, do níž můžeme odložit neaktuální zprávy, které chceme archivovat. V panelu nástrojů nad seznamem pošty klikneme do tlačítka Archivovat nebo stiskneme klávesu E. Nevyžádaná pošta: Do složky se automaticky ukládají vytipované zprávy nebo je sem můžeme přesunout ručně. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nevyžádaná pošta. Historie konverzací: Do složky se automaticky ukládají textové komunikace realizované ve webovém Skypu pro firmy či v desktopovém Skype pro firmy. Vytvoříme novou složku pro odkládání nabídek zasílaných e-shopy a další reklamy: Na konci řádku se jménem uživatele klikneme do tlačítka Vytvořit novou složku (+). V prázdném poli na konci seznamu složek vyplníme název Nabídky. Při dalším používání se složka zařadí dle abecedy. Obdobně vytvoříme složku pro sdílení zpráv s jiným uživatelem nazvanou Sdílené. Z místní nabídky složky můžeme mj. složku přejmenovat, odstranit či vytvořit její dílčí podsložku. Svůj účet pošty a jednotlivé složky můžeme zpřístupnit jiným uživatelům. V roli Petra Nováka zpřístupníme Marii Sladké složku Sdílené: Na straně Petra Nováka provedeme akce: Umožníme Marii Sladké vidět poštovní složku Petra Nováka:» Z místní nabídky názvu účtu Petr Novák vybereme volbu Oprávnění. 72 Kliknutím do tlačítka Označit jako přečtené v panelu nástrojů můžeme označit všechny zprávy ve složce (diferencovaně pro prioritní a další) jako přečtené.

8 Outlook 158» V okně Oprávnění ke složce Petr Novák nad seznamem uživatelů klikneme do tlačítka + a přidáme Marii Sladkou.» Pro Marii Sladkou zaškrtneme v sekci JINÁ pole Viditelná složka.» Klikneme do tlačítka OK. Zpřístupníme Marii Sladké složku Sdílené Petra Nováka:» Z místní nabídky složky Sdílené vybereme volbu Oprávnění.» V okně Oprávnění ke složce Sdílené nad seznamem uživatelů klikneme do tlačítka + a přidáme Marii Sladkou.» Pro Marii Sladkou vybereme úroveň oprávnění Publikující autor. Nastaví se příslušné hodnoty polí.» Marie Sladká nyní může složku prohlížet a přispívat do ní. Na straně Marie Sladké provedeme akce: Z místní nabídky názvu účtu Marie Sladká vybereme volbu Přidat sdílenou složku. V okně Přidat sdílenou složku zadáme jméno Petr Novák, vybereme ředitele a klikneme do tlačítka Přidat. Nyní vidíme z účtu Petr Novák složku Sdílené. Můžeme do ní přesouvat či kopírovat zprávy z jiných složek a sdílet je tak s Petrem Novákem. Obdobně Petr Novák může sdílet zprávy s Marií Sladkou. Nástroje zpracování pošty 8.2.5 Zpracování pošty Poznali jsme četné nástroje na zpracování zpráv (viz obr. 8-8): OBR. 8-8: NÁSTROJE PRO ZPRACOVÁNÍ ZPRÁV Pravidla Zprávy lze umístit do složek, některé z nich jsou povýšeny na oblíbené. Specifické postavení mají složky Archivovat a Nevyžádaná pošta. Zpráva je po doručení označena jako nepřečtená. Počet nepřečtených zpráv je uveden u názvu složky. Pod oblíbenými složkami vidíme úplný seznam složek pro svůj účet, popř. sdílené složky dalších uživatelů. Zprávy jsou automaticky rozděleny na prioritní a další. Přesunem mezi prioritními a dalšími zprávami ovlivníme jejich budoucí klasifikaci. Seznam zpráv můžeme dle různých výběrových kritérií filtrovat. Zprávu můžeme připnout na začátek seznamu zpráv. Zprávy lze zařadit do kategorií, které jsou znázorněny v seznamu zpráv barevnými proužky. Zprávu můžeme povýšit pomocí příznaku zpracování na úkol. O charakteru zprávy a jejím zpracování vypovídají ikony v záhlaví zpráv, např. ikona odpovědi. Konverzace zobrazují související zprávy. Pomocí pravidel můžeme automatizovat akce zpracování zpráv. Vytvoříme např. pravidlo pro přesun nové zprávy od uživatele Alza do složky Nabídky:

8 Outlook 159 Složku Nabídky jsme připravili již dříve. Připravíme si dvě zprávy z Alzy: Nepřihlašujeme se k účtu Alzy. Vybereme libovolný prodávaný produkt. V pravém horním rohu nad popisem produktu klikneme do tlačítka Odeslat příteli. Do pole Komu zapíšeme svou adresu. Do pole Od zapíšeme adresu nabidka@alza.cz. Vzkaz zadáme Stojí za pozornost a klikneme do tlačítka Odeslat. Obdobně pošleme druhou zprávu o jiném produktu. Nastavíme pravidlo: Z místní nabídky zprávy Alzy vybereme Vytvořit pravidlo. Název pravidla ponecháme Přesunout zprávy od uživatele nabidka@alza.cz. Upřesníme podmínku. Kliknutím do tlačítka x na začátku řádku odstraníme druhou a třetí podmínku (viz obr. 8-9). Upřesníme cílovou složku. Klikneme do odkazu Vyberte jednu možnost a vybereme složku Nabídky. Klikneme do tlačítka OK. OBR. 8-9: PRAVIDLO PRO DORUČENOU POŠTU Zásady Otestujeme funkčnost pravidla. Pošleme třetí zprávu z Alzy. Zpráva se již zařadí do složky Nabídky. Přehled pravidel můžeme zobrazit v nastavení pošty. V portálu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení. V sekci AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNÍ klikneme do odkazu Pravidla doručené pošty. Zde můžeme doplnit nová pravidla, upravit je, změnit jejich pořadí či pravidla odstranit. Přesuneme dřívější zprávy: Klikneme do libovolné zprávy Alzy. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Přesunout do a vybereme volbu Přesunout všechny e-maily od odesílatele. Ponecháme vybranou volbu Přesunout zprávy ze složky Doručená pošta. Ve spodní části vybereme složku Nabídky a klikneme do tlačítka Přesunout vše. Nastavíme ještě průběžné odstraňování zpráv ze složky Nabídky: Z místní nabídky složky Nabídky vybereme Přiřadit zásadu. Vybereme zásadu 1 Week Delete. Další nové zprávy ve složce Nabídky už budou mít nastaven popisek (pod záhlavím zprávy): 1 Week Delete (Počet dní: 7). Platnost vyprší: datum a čas. Po týdnu od doručení budou zprávy odstraněny.

8 Outlook 160 Hledání zprávy 8.2.6 Hledání zprávy Ve zprávách můžeme rychle vyhledávat. Vyhledává se v předmětu, textu i v připojených souborech zpráv. Hledané slovo (např. vedení) či slovní spojení (je nutné uvést v uvozovkách, jinak by se hledala všechna slova oddělená mezerou) zapíšeme do vyhledávacího pole v levém horním rohu stránky pošty a klikneme do tlačítka hledání (lupa). Vyhledané zprávy můžeme filtrovat (viz obrázek vlevo): Můžeme vybrat složku či odesílatele. Můžeme omezit výsledky na zprávy s přílohami. Můžeme omezit čas, kdy byly zprávy doručeny. 8.2.7 Oznámení o nepřítomnosti Pokud uživatel delší dobu nebude moci vyřizovat příchozí zprávy, může nastavit oznámení o nepřítomnosti: V portálu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení a do odkazu Pošta. V sekci AUTOMATICKÉ ZPRACOVÁNÍ klikneme do odkazu Automatické odpovědi. Na stránce Automatické odpovědi (viz obr. 8-10) nastavíme parametry: Zaškrtneme pole Posílat automatické odpovědi. OBR. 8-10: STRÁNKA AUTOMATICKÉ ODPOVĚDI Automatická odpověď Abychom nezapomněli zapnout a vypnout oznámení, zaškrtneme pole Posílat automatické odpovědi a upřesníme období, v němž mají být zasílány. Význam dalších polí:» Blokovat můj kalendář pro toto období: Pokud sdílíme kalendář (např. s asistentkou), zamezíme vkládání událostí do období dovolené.» Automaticky odmítat nové pozvánky na události, ke kterým dojde během tohoto období: Pozvánky na jednání zaslané na období dovolené budou automaticky odmítnuty.» Odmítat a rušit moje schůzky během tohoto období: Vypíše dříve dojednané schůzky. Schůzky můžeme automaticky odmítnout zasláním zadaného textu.

8 Outlook 161 Dále vyplníme text, který bude uživatelům z naší organizace zaslán, pokud nám napíšou zprávu. Text se bude zobrazovat na záhlavím zprávy již při editaci zprávy uživateli s automatickou odpovědí (viz obr. 8-11). Po odeslání zprávy uživateli s automatickou odpovědí dostaneme zpět automatickou odpověď. OBR. 8-11: AUTOMATICKÁ ODPOVĚĎ V ADRESÁTECH ZPRÁVY V spodní části stránky můžeme vypnout automatické odpovědi pro osoby mimo organizaci nebo můžeme odpovídat jen svým kontaktům. Sdílená schránka 8.2.8 Sdílené schránky Office 365 umožňuje definice tzv. sdílených schránek. Je to adresa sdílená více uživateli. Vytvořit ji může správce Office 365 v organizaci 73. Schránku může prohlížet a psát z ní zprávy více uživatelů z vybrané distribuční skupiny. V odesílateli zprávy ze sdílené schránky není uveden konkrétní uživatel, ale název sdílené schránky. (V poli Od musíme zvolit sdílenou schránku.) Příkladem takové schránky na VŠE je schránka adresy u3v@vse.cz s více oprávněnými uživateli. Oprávněný uživatel si zobrazí schránku: V navigačním panelu klikneme do svého jména a vybereme volbu Otevřít jinou poštovní schránku. Zadáme název schránky Univerzita třetího věku nebo její adresu u3v@vse.cz. Název schránky je našeptáván. Klikneme do tlačítka Otevřít. Sdílená schránka se otevře v další záložce prohlížeče. Alternativně lze sdílenou schránku otevřít v původním okně: Z místní nabídky názvu svého účtu vybereme Přidat sdílenou složku. Zadáme název schránky nebo její adresu. Klikneme do tlačítka Přidat. V případě alternativního otevření nemůžeme však nastavit správně jako odesílajícího sdílenou schránku. Alternativní způsob je vhodný k prohlížení pošty doručené do sdílené schránky. 8.3 Kalendář Kalendáře 8.3.1 Koncepce kalendářů Každý uživatel má v Office 365 svůj výchozí kalendář nazvaný Kalendář. Může přidávat další kalendáře. Připravené jsou kalendáře: Narozeninový kalendář: narozeniny kontaktů, které mají uvedeno datum narození v aplikaci Lidé, Kalendář svátků: státní svátky vybraného státu. Uživatel může vytvářet své sekundární kalendáře, např. kalendář pro řešený projekt. 73 Na VŠE sdílené schránky zakládá Správa lokální sítě Výpočetního centra.

8 Outlook 162 Sdílení Publikování Cizí kalendáře Pozvánky Místnosti Rezervace Nastavení Svůj primární či sekundární kalendář může uživatel sdílet s dalšími uživateli na různé úrovní sdílení (tři úrovně čtení dle dostupných informaci, úpravy, delegace možnost sjednávat za uživatele schůzky). Některé události v kalendáři může nastavit uživatel jako soukromé, potom ostatní nevidí podrobnosti o nich. Svůj primární či sekundární kalendář můžeme publikovat na internetu na různé úrovni oprávnění (např. jednom dostupnost). Při znalosti adresy publikovaného kalendáře může využít kalendář kdokoliv na internetu i bez přihlášení. Uživatel může také zobrazit: primární kalendář jiného uživatele v organizaci na úrovni, kterou jiný uživatel dovolil, sekundární kalendář jiného uživatele na základě jeho pozvání do kalendáře, kalendáře skupin Office 365, další kalendáře publikované na internetu 74. Kalendáře lze zobrazovat souběžně s barevným odlišením událostí. Každý kalendář může mít svůj symbol. Události lze parametrizovat: Události v kalendáři se mohou periodicky opakovat. Mohou být uživateli připomenuty e-mailovou zprávou. Jednotlivým událostem lze přiřadit symbol. Události lze obdobně jako zprávy zařadit do kategorií. V kalendáři lze naplánovat schůzku a na schůzku pozvat další uživatele, popř. jim nabídnout varianty času schůzky. Po potvrzení účasti se schůzka propíše do kalendáře účastníka a o potvrzení je informován organizátor schůzky. Schůzka může generovat adresu pro Skypovou schůzku. V pozvánkách lze rezervovat také další prostředky, např. jednací místnosti. Rezervace místnosti může být podmíněna odsouhlasením správce místnosti. V aplikaci Microsoft Booking lze vytvořit speciální kalendáře pro rezervaci míst v nabízených službách, např. pro konzultace poskytované na různé téma několika zaměstnanci firmy s přihlédnutím k pracovní době a časovým možnostem konzultantů. Rezervovat poskytován služby si mohou uživatelé bez účtu Office 365. Před zahájením práce s kalendářem provedeme vybraná nastavení. V portálu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení a do odkazu Kalendář. Nastavíme: týdny V sekci INDIVIDUÁLNÍ NASTAVENÍ klikneme do odkazu Vzhled kalendáře. Zaškrtneme pole Zobrazovat čísla týdnů v zobrazení měsíce. V zobrazení kalendáře je uvedeno pořadí týdne v roce. počasí V sekci INDIVIDUÁLNÍ NASTAVENÍ klikneme do odkazu Počasí. Ponecháme zobrazené počasí. Zvolíme stupně Celsia. Vybereme jedno čí více míst, pro něž často zobrazujeme počasí a jedno z nich vybereme. Tlačítkem Hledat můžeme vyhledat aktuální místo. Počasí z vybraného místa se zobrazuje na dalších 5 dnů v kalendáři. Kliknutím do ikony počasí zobrazíme okno počasí, v němž můžeme kliknutím do šipek měnit místo. Kliknutím do tlačítka Upravit místo můžeme upravit seznam míst. Kliknutím do odkazu Foreca zobrazíme podrobnosti o počasí v daném místě na serveru foreca.com. doplněk seznam.cz Do Office 365 můžeme instalovat doplňky. Přidáme doplněk pro zobrazování míst jednání v mapě seznam.cz. V portálu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení a do odkazu Kalendář. V sekci OBECNÉ klikneme do odkazu Spravovat doplňky. Na seznamem doplňků klikneme do tlačítka Přidat a vybereme volbu Přidat z Office Storu. 74 Např. na stránce http://www.ucetnictvi-kvatro.cz/danovy-kalendar-ke-stazeni je k dispozici daňový kalendář.

8 Outlook 163 Na stránce Office Storu zadáme do pole Hledat doplňky pro Outlook text mapy.cz. Klikneme do dlaždice Mapy.cz. Na stránce aplikace Mapy.cz klikneme do tlačítka Přidat. Na další stránce klikneme do tlačítka Nainstalovat a do tlačítka OK. Doplněk využijeme při vytváření události pro zobrazení místa konání v podokně s mapou. Událost 8.3.2 Událost V roli Petra Nováka vložíme do jeho kalendáře první událost: V spouštěči aplikací vybereme Kalendář nebo v aplikaci Pošta klikneme vlevo dole do tlačítka Kalendář. Klikneme na rozbalovací nabídku data kalendáře a vybereme datum 8. dubna 2025. Vpravo nahoře můžeme vybrat zobrazení Den, Pracovní týden, Týden, Měsíc. Klikneme do zobrazení Týden. Klikneme do času 8:30 9:00 v úterý 8. dubna 2025. Zobrazí se stručné okno s novou událostí, v němž můžeme zadat název, místo a čas. Klikneme do odkazu Další podrobnosti. (V kalendáři jsme mohli přímo dvojitě kliknout do času a přímo zobrazit podrobnosti.) Zadáme parametry události (viz obr. 8-12): OBR. 8-12: UDÁLOST PRACOVNÍ DOBA ÚDRŽBÁŘŮ Do pole Přidejte název vložíme název pracovní doba údržbářů. Do pole Přidat místo konání nebo místnost vložíme adresu Praha 9, Kbelská 44.» Pokud adresu vybereme dle našeptání, můžeme kliknutím do adresy zobrazit místo v Bing mapě. Kliknutím do tlačítka se zalomenou šipkou zobrazíme stránku pro plánování trasy do místa jednání.» Pokud jsme instalovali doplněk mapy.cz, můžeme kliknout do tlačítka map v panelu nástrojů nad událostí a zobrazit v pravém podokně místo v českých mapách mapy.cz. Kliknutím do špendlíku místa zobrazíme mapu v samostatné záložce prohlížeče. Do spodního pole poznámek doplníme text dle obr. 8-12.

8 Outlook 164 Další možnosti okna události: horní panel nástrojů Uložit: Uložení a zavření události. Zahodit: Zavření události bez uložení změn. Připojit: Připojení souborů k události obdobně jako se připojují soubory k e-mailové zprávě. Add Skype meeting: Vytvoření Skypu schůzky k události. Po vytvoření je tlačítko nahrazeno tlačítkem Skype meeting se dvěma volbami:» Join Skype meeting: Připojení se ke skypové schůzce prostřednictvím webové aplikace Skype Meetins nebo desktopové aplikace Skype pro firmy.» Skype meeting settings: Rekapitulace nastavení skypové schůzky. Viditelnost: Událost můžeme nastavit jako veřejnou (výchozí nastavení) nebo soukromou. U soukromých schůzek ani ostatní uživatelé s oprávněním čtení nevidí název a podrobnosti události. Symbol: Naší události přiřadíme symbol jedné osoby. Zařadit do kategorie: Událost můžeme zařadit do kategorie. Kategorie jsou společné s kategoriemi zpráv. Kategorii nepřiřadíme, abychom dle barvy později poznali kalendář, do něhož je událost zařazena. upřesnění času Výběrem z kalendáře a nabídky časů můžeme upřesnit začátek a konec události. Při změně začátku se posune i konec. Pod časovými údaji můžeme nastavit jejich časové pásmo. další možnosti Kliknutím do odkazu More options zobrazíme další parametry:» Opakovat: Můžeme zadat opakování události (každý den, vždy ve stejný den v týdnu, vždy v pracovní den, vždy ve stejném dni v měsíc, vždy např. 2. úterý v měsíci, vždy např. 8. duben a další). Při zadání opakování ještě doplníme odkdy dokdy opakování proběhne.» Uložit do kalendáře: Výběr kalendáře, do nějž bude událost uložena.» Připomenutí: Kdy se má připomenout událost před jejím konáním (nikdy, 0 minut 2 týdny).» Zobrazit jako: Druh události (Volno, Pracuju jinde, Nezávazně, Nemám čas výchozí stav, Pryč).» Přidat připomenutí e-mailem: Při zapnutí můžeme nastavit kdy (15 minut 2 týdny), komu (Já, Všichni účastníci) a s jakým textem má být zasláno připomenutí e-mailem. účastníci V sekci LIDÉ můžeme pozvat další uživatele jako povinné či nepovinné účastníky. Po přidání alespoň jednoho účastníka se v pravém horním rohu sekce doplní tlačítko Pomocník pro plánování. Kliknutím do tohoto tlačítka se zobrazí události účastníků vedle sebe (den) nebo v jednom kalendáři (týden), abychom přehledně vybrali společný volný čas. Kliknutím do časového intervalu v kalendáři můžeme vybrat termín schůzky. plán V pravém podokně je náš aktuální denní kalendář s vyznačením plánovaného času události. Kliknutím můžeme volit jiný čas události. V pravém horním rohu můžeme vybrat délku události. V případě pozvání dalších účastníků je v pravém podokně transformována sekce PLÁN na NAVRHOVANÉ ČASY. Ikonou osob se zaškrtnutím jsou znázorněny časové intervaly, v nichž mají volno všichni účastníci. Kliknutím můžeme volit čas společné schůzky. U jednotlivých účastníků se vypisuje jejich stav (např. Volno nebo Nemám čas název události). Událost Pracovní doba údržbářů uložíme. Opakovaná událost 8.3.3 Opakovaná událost V roli Marie Sladké zapíšeme do jejího kalendáře opakující se událost školení Office 365, kterého se účastní každé úterý v dubnu 2025 v čase 13 16 hodin v sídle firmy: V záhlaví kalendáře rozbalíme kalendář a vyhledáme 1. dubna 2025. Dvojitě klikneme na interval úterý 1. 4. 2025 13:00 13:30.

8 Outlook 165 Úprava řady Schůzka Vyplníme parametry události: Název: školení Office 365 Místo: Praha 9, Kbelská 44 Symbol: Jedna osoba Opakovat: Vždy v úterý Do: 30. 4. 2025 Událost uložíme kliknutím do tlačítka Uložit. Později můžeme upravovat celou opakovanou řadu nebo jednotlivou událost: Dvojitým kliknutím otevřeme událost v úterý 8. 4. 2025. V horní části stránky je upozornění Upravujete jeden výskyt opakované řady. Upravit řadu. Pokud chceme upravovat celou řadu: Klikneme do odkazu Upravit řadu nebo klikneme do tlačítka Otevřít řadu v panelu nástrojů. Událost z řady je vyznačena v kalendáři symbolem opakování. 8.3.4 Schůzka Petr Novák bude organizovat schůzku ke koncepci vybavení: V roli Petr Nováka v záhlaví jeho kalendáře rozbalíme kalendář a vyhledáme 8. dubna 2025. Dvojitě klikneme na interval úterý 8. 4. 2025 10:00 10:30. Vyplníme parametry události: Název: koncepce vybavení Místo: Praha 9, Kbelská 44 Konec: 11:00 Symbol: Dvě osoby Lidé: Doplníme Marii Sladkou jako povinnou účastnici. Vzhledem k časovým možnostem nabídneme Marii Sladké alternativní čas: Pod navrhovaným časem klikneme do tlačítka Najít čas. Dále klikneme do tlačítka Přidat jiný čas. Vybereme pro stejné datum úterý 8. 4. 2025 čas od 11:00. Klikneme do tlačítka Přidat. Návrhy můžeme zadávat také kliknutím do časového intervalu v sekci NAVRHOVANÉ ČASY. Alternativní čas je zobrazen i v navrhovaných časech (viz obr. 8-13). OBR. 8-13: NAVRHOVANÉ ČASY

8 Outlook 166 Hlasování o času schůzky V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Odeslat. V kalendáři Petra Nováka jsou obě varianty schůzky uvedeny jako zablokovaný čas. Pokud Pavel Novák zobrazí událost (z libovolné varianty): Může měnit jen některé parametry. V sekci ODPOVĚDI má seznam reakcí účastníků. U každého účastníka je k dispozici odkaz Poslat připomenutí. V panelu nástrojů je k dispozici tlačítko Upravit hlasování. Může vybrat bez ukončení hlasování konečné datum a čas. Marii Sladké přijde formou e-mailová zprávy pozvánka (viz obr. 8-14). OBR. 8-14: VÝBĚR ČASU SCHŮZKY V roli Marii Sladké vybereme zaškrtnutím termínu či kliknutím do varianty události v kalendáři jednu z variant. Pod kalendářem můžeme dopsat komentář. Klikneme do tlačítka Odeslat dostupnost. Výběr na základě hlasování Marie Sladké je již jednoznačný. Schůzka je Marií Sladkou potvrzena. V roli Petr Nováka otevřeme schůzku. V seznamu účastníků vidíme, že Marie Sladká přijala schůzku. Upravíme název schůzky. Odstraníme úvodní text Zablokovaný čas a klikneme do tlačítka Odeslat. Informace o změnu názvu schůzky je zaslána Marii Sladké, která změnu nemusí potvrzovat. V roli Petra Nováka změníme čas schůzky na 10:30 h. Marie Sladká obdrží zprávu. V ní musí kliknutím do tlačítka Přijmout potvrdit změnu schůzky. Má k dispozici také tlačítka Nezávazně, Odmítnout, Navrhnout nový čas. (Obdobná tlačítka by byla v pozvánce bez časových variant.) Po kliknutí do tlačítka Přijmout se nabídnou volby: Před odesláním upravit odpověď: Můžeme doplnit komentář. Odeslat odpověď hned: Souhlas se pošle bez komentáře. Neposlat odpověď: Sice souhlasíme, ale nepošleme souhlas.

8 Outlook 167 Změna místa nevyvolává nutnost opětovného potvrzení. Marie Sladká může však kdykoliv otevřít schůzku ve svém kalendáři a z panelu nástrojů kliknout do tlačítka Odmítnout, čímž také odstraní schůzku ze svého kalendáře. Stanovisko (výsledek hlasování) účastníků vidí účastníci, když schůzku otevřou v kalendáři. Kalendář svátků Vlastní sekundární kalendář Sdílení kalendáře 8.3.5 Sekundární kalendáře Kromě primárního kalendáře uživatel může využívat sekundární kalendáře. V roli Petr Nováka přidáme připravený kalendář a vytvoříme svůj kalendář: připravený kalendář V panelu nástrojů kalendáře klikneme do tlačítka Přidat kalendář a vybereme volbu Kalendář svátků. V pravém podokně upřesníme stát (či státy), jehož státní svátky budou v kalendáři. Vybereme Česká republiku a klikneme do tlačítka Uložit. De seznamu našich kalendářů se doplnil kalendář Svátky České republiky. Z místní nabídky kalendáře vybereme volbu Barva a zelenou barvu. Události sekundárního kalendáře jsou zobrazeny jeho barvou, svátky jsou doplněny jako celodenní události, např. v pátek 18. 4. 2025 je Velký pátek. Kliknutím do názvu kalendáře v seznamu kalendářů můžeme potlačit zobrazení kalendáře či je naopak obnovit. vlastní sekundární kalendář Vytvoříme ještě svůj sekundární kalendář. Vedle nadpisu Vaše kalendáře klikneme do tlačítka Nový kalendář (+). 75 Do volného pole pod názvy kalendářů zapíšeme název Projekt Start. Z místní nabídky názvu přiřadíme novému kalendáři žlutou barvu. Do vlastního kalendáře Projekt Start vložíme celodenní události:» rozpočet vybavení místnosti: 9. 10. 4. 2025,» schválení koncepce a rozpočtu vybavení: 11. 4. 2025. Další kalendáře vzniknou sdílením kalendářů jiných lidí a jiných kalendářů z internetu. 8.3.6 Sdílení kalendáře Svůj primární či sekundární kalendář můžeme sdílet s jinými uživateli ve firmě. V roli Petr Nováka nasdílíme jeho kalendář Marii Sladké: V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Sdílet a vybereme volbu Kalendář. V horní části podokna sdílení kalendáře zadáme jméno kontaktu nebo účet (může to být i externí uživatel Office 365) a vybereme variantu sdílení: Může zobrazovat informace o tom, kdy nemáme čas: Události v kalendáři budou zobrazeny pouze jako Nemám čas. Může zobrazovat názvy a místa konání událostí: Pro události nejsou zobrazeny podrobnosti (komentář). Události s viditelností Soukromá jsou zobrazeny jako událost Soukromá. Může zobrazit všechny podrobnosti: Pro události jsou zobrazeny podrobnosti. Události s viditelností Soukromá jsou zobrazeny jako událost Soukromá. Může upravovat: Sdílející může upravovat naše události s výjimkou soukromých událostí, které má zobrazeny jako událost Soukromá. Delegát: Delegát kromě úpravy událostí může také vytvářet žádosti o schůzky a odpovídat na pozvánky. Dle volby delegujícího může delegát také zobrazovat soukromé události. 76 Nastavíme sdílení (viz obr. 8-15). Marie Sladká: Na úrovni delegáta bez umožnění zobrazit soukromé zprávy. Upřesníme posílání pozvánek a odpovědí: Můj delegát a já. Eva Kolínská: Na úrovni Může zobrazit všechny podrobnosti. 75 Kalendáře lez třídit do skupin. Skupinu vytvoříme z místní nabídky skupiny Vaše kalendáře nebo dalších výchozích skupin Kalendáře lidí a Jiné kalendáře volbou Nová skupina kalendářů. 76 V záhlaví pozvánky je uveden také delegát, např. Marie Sladká jménem Petra Nováka. Delegát není automaticky účastníkem.

8 Outlook 168 Moje organizace: Ponecháme výchozí stav Může zobrazovat informace o tom, kdy nemám čas. OBR. 8-15: SDÍLENÍ KALENDÁŘE PETRA NOVÁKA Sdílení primárního kalendáře Sdílení sekundárního kalendáře Kalendář místnosti Publikace kalendáře V roli Marie Sladké zobrazíme kalendář Petra Nováka: V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Přidat kalendář a vybereme volbu Z adresáře. Do pole Z adresáře napíšeme a vyhledáme uživatele Petr Novák. Klikneme do tlačítka Otevřít. V seznamu kalendářů změníme barvu kalendáře Petra Nováka na modrou. V roli Petra Nováka pošleme pozvánku ke sdílení sekundárního kalendáře Projekt Start, který si bez pozvání Marie Sladká nemůže zobrazit: V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Přidat kalendář a vybereme volbu Projekt Start. Zadáme jméno Marie Sladká a vybereme oprávnění Může upravovat. V řádku Marie Sladké klikneme do tlačítka Sdílet. Marii Sladké přijde pozvánka ke sdílení kalendáře. V pozvánce klikne do tlačítka Přijmout. Barvu kalendáře změní na žlutou. V roli Marie Sladké zobrazíme kalendář rekonstruované místnosti 18: V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Přidat kalendář a vybereme volbu Z adresáře. Do pole Z adresáře napíšeme a vyhledáme místnost Encián 18. Klikneme do tlačítka Otevřít. Barvu kalendáře změníme na fialovou. V roli Marie Sladké publikujeme její kalendář na internet: V portálu Office 365 klikneme do tlačítka Nastavení a klikneme do odkazu Kalendář. V sekci SDÍLENÉ KALENDÁŘE klikneme do odkazu Publikování kalendáře. Ponecháme vybraný Kalendář.

8 Outlook 169 Internetový kalendář Vytvoření rezervačního kalendáře Informace o firmě Zaměstnanci Do pole Vybrat oprávnění zadáme Úplné podrobnosti. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Uložit. Na stránce se vygenerují dva odkazy: HTML: Na adrese je zobrazen náš kalendář. ICS: Umožňuje přidat kalendář do seznamu kalendářů jiných uživatelů jako internetový. V roli Marie Sladké přidáme do kalendářů cizí internetový kalendář: V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Přidat kalendář a vybereme volbu Z internetu, upřesníme parametry: Odkaz na kalendář: http://www.ucetnictvi-kvatro.cz/kalendare/danovy-kalendar.ics 77 Název kalendáře: Daňový kalendář Barvu kalendáře změníme na hnědou 8.3.7 Microsoft Bookings Office 365 umožňuje využít speciální kalendáře pro veřejnou rezervaci služeb či zdrojů prostřednictvím aplikace Microsoft Bookings, která je dostupná na adrese: https://outlook.office.com/owa/?path=/bookings Ve firmě můžeme mít libovolné množství rezervačních kalendářů. Postup vytvoření rezervačního kalendáře: Spustíme Microsoft Bookings. Na uvítací stránce Microsft Bookings klikneme do tlačítka Získat. V okně Zvolit kalendář vybereme některý ze stávajících kalendářů, k němuž máme oprávnění nebo klikneme do tlačítka Přidat kalendář rezervací. V případě, že jsem již aplikaci dříve využili, zobrazí se naposledy využitý rezervací kalendář. Vedle jeho názvu můžeme rozbalit nabídku pro založení nového kalendáře nebo otevření stávajícího kalendáře. Při tvorbě nového kalendáře vyplníme do názvu firmy název rezervačního kalendáře bez háčků a čárek, stane se součástí rezervační adresy. Obor podnikání nemusíme vyplnit. Nejprve nastavíme informace o firmě: V levém navigačním podokně klikneme do tlačítka Informace o firmě. Upřesníme: název firmy název rezervačního kalendáře, nejlépe dohledatelný v mapě, firemní telefon, e-mailová adresa pro odpovědi, firemní webová stránka, firemní logo, pracovní doba: nastavíme jen časy, kde služby budou zaměstnanci standardně poskytovat. Přidáme zaměstnance, mohu být: interní (z globální adresáře firmy), externí (bez návaznosti na globální adresář). Pro zaměstnance upřesníme: jeho telefonní číslo, roli (Externí zaměstnanci mohou mít jen roli host, interní mohou mít také roli Prohlížející uživatel nebo dokonce Správce.), barvu v kalendáři, specifickou pracovní dobu zaměstnance, pokud se neshoduje s firemní. Pro interní zaměstnance můžeme nastavit propisování rezervací do jejich primárního kalendáře a naopak blokování jejich dostupnosti pro rezervace na základě událostí v primárním kalendáři (s výjimkou událostí typu Volno a Práce jinde). 77 Adresa kalendáře převzata ze stránky http://www.ucetnictvi-kvatro.cz/danovy-kalendar-ke-stazeni. Internetový kalendář událostí Fakulty mezinárodních vztahů je dostupný na adrese: https://outlook.office365.com/owa/calendar/b03c143dc7994b7597af691ee79551f3@vse.cz/3f7299bd3f464a2ab 3ce5ea0c93287505402412873984034454/calendar.ics

8 Outlook 170 OBR. 8-16: REZERVAČNÍ STRÁNKA FIRMY ENCIÁN Služby Rezervační stránka Vytvoříme poskytované služby: V navigačním podokně klikneme do tlačítka Služby. Kliknutím můžeme upravit výchozí službu. Můžeme přidat nové služby. Pro každou službu zadáváme: název služby, její popis, výchozí místo poskytování služby, výchozí dobu trvání, text připomenutí pro zákazníka a text připomenutí pro zaměstnance. Službu přiřadíme jednomu či více svým zaměstnancům, kteří jsou kompetentní je poskytovat. Nastavíme rezervační stránku (viz obr. 8-16). V navigačním podokně klikneme do tlačítka Rezervační stránka. Můžeme nastavit barevný motiv, zobrazování loga, jazyk a časové pásmo rezervace. V případě, že služby poskytuje více zaměstnanců, můžeme umožnit zákazníkům výběr libovolného (volného) zaměstnance. Můžeme nastavit časové intervaly, po nichž se nabízí rezervační časy (15, 30 nebo 60 minut), minimální dobu rezervací předem (např. 24 hodin), maximální dobu rezervování předem (např. 365 dnů).

8 Outlook 171 Zákazníci Kalendář Rezervace na akci Zdroje kontaktů Vybraní lidé Připravenou rezervační stránku musíme publikovat kliknutím do tlačítka Uložit a publikovat. Stránku můžeme také prostřednictvím HTML kódu vložit do jiné stránky (tlačítko Vložit). Rezervaci můžeme publikovat formou tlačítka či odkazu na facebookovou stránku. Uživatelé rezervují poskytnutí služeb prostřednictvím rezervační stránky. V e-mailové zprávě získají odkaz pro úpravu či zrušení rezervace. Údaje o zákaznicích jsou dostupné po kliknutí do tlačítka Zákazníci v navigačním podokně. Zákazníky můžeme odstraňovat, upravovat, přidávat, importovat. Po kliknutí do tlačítka Kalendář v navigačním podokně se zobrazí přehled rezervací s barevným odlišením zaměstnanců, kteří poskytují služby. V kalendáři můžeme upravovat, popř. rušit rezervace, můžeme přidávat také ruční rezervace bez nutnosti rezervace zákazníkem. Otevřeme rezervační kalendář jako sekundární kalendář: V navigačním panelu Office 365 klikneme do tlačítka Přidat kalendář a vybereme Z adresáře. Do pole Z adresáře zapíšeme název rezervačního kalendáře, popř. ještě klikneme do tlačítka Prohledat kalendář. Klikneme do tlačítka Otevřít. Dle role může uživatel otevřít kalendář rezervací: Host nemá přístup ke kalendáři. Prohlížející uživatel může kalendář otevřít a zobrazí se mu rezervace jeho služeb. Správce může kalendář otevřít a provádět v něm změny. V panelu nástrojů jsou k dispozici tlačítka Volno, Správa zaměstnanců, Správa služeb, Informace o firmě, Nastavení publikování (Rezervační stránka), Vytisknout. Aplikace Microsoft Booking nemá možnost zvýšit kapacitu rezervovaného termínu pro více zákazníků. Můžeme však definovat více hostových účtů zaměstnanců se shodnou pracovní dobou. Můžeme tak využít aplikaci např. pro rezervaci účastníků na akci včetně hlídání kapacity počtu účastníků. 78 8.4 Lidé Aplikace Lidé slouží k evidenci a vyhledávání kontaktů. Kontakty se čerpají ze tří zdrojů: vlastní kontakty (VAŠE KONTAKTY) Do vlastních kontaktů můžeme doplnit kontakt vložením či přidáním z globální adresáře. Kromě kontaktů aplikace Lidé můžeme využít také Kontakty Skypu pro firmy, popř. ze sociální sítě LinkedIn. Vlastní kontakty můžeme zařadit do seznamů pro snadné posílání e-mailové zprávy skupině. Pro vlastní kontakty můžeme vpravo nahoře nastavit řazení (např. podle příjmení), můžeme nastavit pořadí zobrazení (např. příjmení, jméno) a filtrovat zobrazení (např. pouze na lidé). globální adresář (ADRESÁŘ) Zobrazí všichni uživatelé a skupiny Office 365 v organizaci. Po kliknutí do uživatele se zobrazí jeho profil, z něhož můžeme» poslat zprávu,» zahájit rychlé zprávy ve Skypu pro firmy,» pozvat uživatele ne schůzku. V profilu jsou také zobrazeny skupiny, do nichž je uživatel zařazen. Dále se zobrazují e- mailové zprávy, soubory a události, které máme s uživatelem společné. skupiny Office 365 (SKUPINY) Zobrazí se skupiny, jejichž jsme členy. Kliknutím do tlačítka Vyhledat můžeme vyhledat další skupinu v organizaci. V případě dostatečného oprávnění můžeme vytvořit novou skupinu. Po otevření aplikace jsou zobrazeni VYBRANÍ LIDÉ v rozdělení na čtyři zobrazení: Lidé, které často kontaktuji: Vybírá Office 365 dle četnosti práce s uživateli. 78 Rezervaci více účastníků na akci umožňuje systém http://supersaas.cz, který je do 50 aktuálních rezervací zdarma.

8 Outlook 172 Hledání v lidech Připnutí zobrazení Úkoly V kalendáři: Lidé, s nimž máme v aktuální den schůzku. Oblíbené kontakty: Do oblíbených kontaktů můžeme (tlačítkem Upravit oblíbené položky z panelu nástrojů) přidat libovolného uživatele z globálního adresáře. Pro zpracování: Lidé, kteří nám zaslali e-mailovu zprávu, která je označena příznakem ke zpracování. Práci s kontakty usnadňuje hledání: Do pole Hledat lidi v levém horním rohu můžeme zapsat jméno. Po kliknutí do tlačítka s lupou se zobrazí uživatelé z globálního i vlastního adresáře. Kliknutím do jména se zobrazí karta kontaktu. Kliknutím do tlačítka Další informace se v nové kartě prohlížeče zobrazí úplný profil. Výsledky hledání můžeme filtrovat (Vše, Vaše kontakty, Adresář), nemusíme zahrnout distribuční seznamy a skupiny Office 365. Nejčastěji budeme používat asi oblíbené kontakty. V panelu nástrojů pro ně klikneme do tlačítka Připnout toto zobrazení. Po spuštění aplikace Lidé se rovnou otevřou. 8.5 Úkoly V aplikaci Úkoly jsou zobrazeny: zprávy s příznakem zpracování, samostatné úkoly. V roli Petra Nováka vytvoříme úkol přípravy rozpočtu rekonstrukce: V spouštěči aplikací vybereme Úkoly nebo v aplikaci Pošta, Kalendář či Lidé klikneme vlevo dole do tlačítka Úkoly. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nový. Vyplníme základní parametry (viz obr. 8-17): Předmět: příprava rozpočtu rekonstrukce Termín: 8. 4. 2025 Kliknutím do tlačítka Zobrazit více podrobností můžeme rozbalit další parametry úkolu. Klikneme do tlačítka Uložit. Úkol můžeme zařadit do kategorie, můžeme mu přiřadit symbol. OBR. 8-17: ÚKOL TYPU ÚLOHA Stav plnění úkolu nastavíme kliknutím do příznaku (praporku): Kliknutím levým tlačítkem přepínáme stav mezi nedokončeným a dokončeným. Stav Dokončeno můžeme nastavit také kliknutím do tlačítka Dokončit v panelu nástrojů. Kliknutím pravým tlačítkem myši můžeme nastavit termín splnění. (Přesněji můžeme termín nastavit při úpravě úkolu.) V záhlaví seznamu úkolů můžeme rozbalit seznam: filtrů: Všechno, Aktivní (bez dokončených úkolů), Zpožděné (po termínu splnění), Dokončené řazení: Termín splnění, Počáteční datum, Stav, Předmět, Přílohy, Priorita, Typ (zprávy a úlohy) pořadí úkolů: Nejstarší nahoře, Nejnovější dole.

9 Planner, Groups, Project, Staffhub 173 9 Planner, Groups, Project, Staffhub 9.1 Planner K čemu slouží Planner Založení plánu Ikona plánu Start.png Struktura úkolu 9.1.1 Založení plánu Jednotlivé úkoly v desktopové aplikaci Outlook lze přiřadit jinému uživateli či více uživatelům a sledovat jejich plnění. Přehlednější evidenci úkolů, jejich třídění a sledování plnění umožňuje aplikace Planner. Planner (Plánovač) ukládá data o úkolech do moderních skupin Office 365. Planner nazývá skupinu plán. Pro vytvoření plánu musí mít uživatel dostatečné oprávnění, které může potlačit správce Office 365 v organizaci 79. V roli Petra Nováka vytvoříme úkoly projektu rekonstrukce zasedací místnosti firmy Encián na počítačovou učebnu. Nejprve založíme plán Encián: V spouštěči aplikací klikneme do dlaždice Planner. V navigačním podokně klikneme do tlačítka Nový plán. V dialogovém okně Vytvořit nový plán zadáme: Název plánu: Start (název projektoru rekonstrukce) Kdo může tento plán zobrazit: Moje organizace Klikneme do tlačítka Vytvořit plán. Zakladatel plánu je automaticky správcem plánu. Roli správce může přiřadit i dalším uživatelům. Do plánu lze přidat další členy dvojím způsobem: V pravém panelu nástrojů klikneme do tlačítka Členové a na začátek seznamu doplníme další jméno uživatele. Office 365 nám jméno našeptává. Každý, komu přiřadíme úkol, se stane členem plánu. Přidáme uživatele Marie Sladká a Eva Kolínská Nastavíme plánu vhodnou ikonu: Plán je skupinou Office 365, do níž přejdeme. V levém panelu nástrojů klikneme do tlačítka Další ( ) a vybereme volbu Konverzace. Konverzace skupiny se zobrazí v samostatné záložce prohlížeče. Klikneme do loga skupiny a v pravém podokně do tlačítka s tužkou Změnit fotku. Dohledáme vhodný obrázek. Klikneme do tlačítka Otevřít. V panelu nástrojů pravého podokna klikneme do tlačítka Uložit. Zavřeme záložku skupiny Office 365. 9.1.2 Úkoly Planner využívá čtyři úrovně struktury úkolů: plán: Uživatel plní většinou úkoly ve více plánech. Planner dokáže uživateli zobrazit všechny jeho úkoly v různých plánech. kontejner: Věcné seskupení úkolů v rámci plánu. úkol: Úkol je přiřazen jednomu či více uživatelům, může mít svůj datum zahájení a termín splnění, doprovodné přílohy formou souborů. K úkolu může být doplněn popis a lze k němu diskutovat formou komentářů. kontrolní seznam dílčích úkolů: Úkol může obsahovat dílčí úkoly formou tzv. kontrolního seznamu. Lze poznačit splnění dílčích úkolů, nelze jim však přidělit individuální termíny a řešitele odlišné od řešitelů úkolu. Úkoly lze dále rozdělit až do 6 barevných kategorií, tzv. popisků. Jeden úkol může být zařazen do více kategorií. 79 Na VŠE nemohou skupiny Office 365 (plány) zakládat studenti. Ve výuce využijeme proto skupinu 22F200-20XXWS, kde XX je rok, W je zimní či letní semestr.

9 Planner, Groups, Project, Staffhub 174 Kontejnery První úkol Upřesníme kontejnery: V prvním kontejneru budeme řešit vlastní rekonstrukci, ve druhém kontejneru vytvoříme úkoly akce uvedení nových verzí našeho softwaru na trh v rekonstruované školící místnosti. Plán má po vytvoření založen kontejner Úkoly. Ten přejmenujeme na 1 rekonstrukce zasedací místnosti kliknutím do názvu a úpravou názvu. Klikneme do odkazu Přidat nový kontejner. Druhý kontejner nazveme 2 akce uvedení softwaru na trh. 80 V prvním kontejneru vytvoříme první úkol 1.1 příprava rekonstrukce: Klikneme do tlačítka Přidat úkol (+). Vyplníme základní parametry úkolu: Zadejte název úkolu: 1.1 příprava rekonstrukce Nastavit termín splnění: 23.04.2025 (Pro jednoduchost můžeme zadat aktuální datum. Po přidání úkolu bude možné snadněji vybírat ve sbaleném úkolu datum i z dalších let.) Přiřadit: Ze seznamu nepřiřazených členů přidáme uživatele Petr Novák, Marie Sladká a Eva Kolínská. Klikneme do tlačítka Přidat úkol. Upřesníme další parametry úkolu: Klikneme do názvu úkolu. Zobrazí se okno s parametry úkolu (viz obr. 9-1). OBR. 9-1 PODROBNÉ PARAMETRY ÚKOLU 80 Ve výuce studenti využijí připravený plán (skupinu) Encián a v ní vytvoří kontejner s názvem ve tvaru Novák Jan 1 rekonstrukce zasedací místnosti a Novák Jan 2 akce uvedení softwaru na trh.

9 Planner, Groups, Project, Staffhub 175 Další úkoly podlazi-1.png Do Popisu zapíšeme Úkol obsahuje několik dílčích úkolů se společnými řešiteli a termínem splnění. Upřesníme Datum zahájení: 07.04.2025. (Datum můžeme zapsat, nemusíme jej vybírat z kalendáře.) Vyplníme první řádek Kontrolního seznamu názvem dílčího úkolu a obdobně doplníme další položky seznamu: 1.1.1 koncepce vybavení místnosti 1.1.2 rozpočet vybavení místnosti 1.1.3 schválení koncepce a rozpočtu vybavení 1.1.4 výběr a objednání počítačů Napravo od seznamu dílčích úkolů zaškrtneme pole Zobrazit na kartě. Seznam dílčích úkolů tak bude zobrazen na kartě úkolu. Na pravém okraji okna klikneme do fialové záložky a upřesníme popisek interní úkoly. Kliknutím do barevné záložky vybereme barevnou kategorii. Úkol je možné odstranit z nabídky Více ( ) volbou Odstranit. Obdobně doplníme další úkoly: v kontejneru 1 rekonstrukce zasedací místnosti 1.2 vlastní rekonstrukce» Termín splnění: 10.04.2025» Popis: spoluúčast: zedníci, údržbáři, malíři Zobrazit na kartě: zaškrtnout» Kontrolní seznam: 1.2.1 dodání počítačů a dataprojektoru 1.2.2 zazdění dveří 1.2.3 podhled 1.2.4 elektroinstalace 1.2.5 vymalování 1.2.6 položení koberce 1.2.7 dodání a montáž nábytku» Červená záložka: externí úkoly 1.3 finalizace» Řešitel: Eva Kolínská» Termín splnění: 16.05.2025» Kontrolní seznam (zobrazit na kartě): 1.3.1 vyvětrání 1.3.2 instalace sítě 1.3.3 instalace počítačů 1.3.4 příprava rezervačního software 1.3.5 zahájení provozu místnosti» Fialová záložka v kontejneru 2 akce uvedení softwaru na trh 2.1 informace a registrace» Řešitel: Eva Kolínská» Termín splnění: 31. 3. předchozího roku (abychom vyzkoušeli nesplnění termínu)» Kontrolní seznam (zobrazit na kartě) 2.1.1 webová prezentace uvedení 2.1.2 přihlašování na uvedení» Fialová záložka 2.2 realizace uvedení» Řešitelé: Petr Novák, Eva Kolínská, Marie Sladká» Termín splnění: nevyplněn» Přidat přílohu: obrázek 1. podlaží Zobrazit na kartě: zaškrtnout

9 Planner, Groups, Project, Staffhub 176 Pořadí úkolů Oblíbený plán Simulujeme dokončení úkolu 1.1 příprava rekonstrukce: Postupně zaškrtneme na začátku řádku dílčí úkoly. Splněné dílčí úkoly již nejsou zobrazeny na kartě. Na konci řádku s názvem úkolu klikneme do tlačítka Dokončit úkol. Dokončené úkoly jsou skryty v dolní části kontejneru. Můžeme je rozbalit, popř. znovu aktivovat úkol kliknutím do tlačítka pro dokončení úkolu. Tažením karty úkolu upravíme pořadí úkolů: v kontejneru 1 rekonstrukce zasedací místnosti: 1.2, 1.3 (1.1 je na závěr jako splněný), v kontejneru 2 akce uvedení softwaru na trh: 2.1, 2.2. Plán povýšíme na oblíbený: V levém panelu nástrojů klikneme do tlačítka DALŠÍ a vybereme volbu Přidat k oblíbeným. Výsledný stav plánu Start je v obr. 9-2. OBR. 9-2: PLÁN START V ZOBRAZENÍ PANEL 9.1.3 Zobrazení plánu Dosud jsme používali v projektu Start zobrazení Panel. Počty úkolů v jednotlivých stavech a dle řešitelů vidíme v zobrazení Grafy (viz obr. 9-3). V levém panelu nástrojů klikneme do tlačítka Grafy: V sekci STAV je formou prstencového grafu znázorněn počet úkolů dle jejich stavů. Počty jsou zobrazeny pod grafem. Můžeme je také zobrazit v bublině po umístění ukazatele myši na výseč grafu. V sekci ČLENOVÉ je formou skládaného grafu znázorněn počet úkolů dle jejich řešitelů. Počty můžeme zobrazit v bublině po umístění ukazatele myši nad dílek grafu. V sekci ÚKOLY jsou pod sebou kontejnery úkolů. I tomto zobrazení můžeme přidávat či upravovat úkoly. Jednotlivé kontejnery můžeme sbalit. Kliknutím do dílku skládaného grafu řešitele můžeme v sekci ÚKOLY vyfiltrovat úkoly jednotlivého řešitele. Úkoly můžeme v sekci ÚKOLY výběrem v pravém panelu seskupit dle kontejnerů, přiřazení (řešitelům), průběhu (stavu) či termínu splnění (Zpožděno, Budoucnost, Žádné datum).

9 Planner, Groups, Project, Staffhub 177 OBR. 9-3: PLÁN START V ZOBRAZENÍ GRAFY Centrum Planneru Moje úkoly Sledování plánu Navigační podokno nabízí možnosti rekapitulace úkolů: Centrum Planneru: Zobrazí v prstencových grafech podíl úkolů dle průběhu v oblíbených plánech a seznam dalších plánů. Kliknutím do plánu zobrazíme jeho podrobnosti. Moje úkoly: V sekcích NEZAHÁJENÉ, PROBÍHAJÍCÍ a DOKONČENÉ zobrazí úkoly přihlášeného uživatele ve všech plánech. Novinky v jednotlivých plánech si můžeme nechat posílat e-mailem: V levém panelu nástrojů plánu klikneme do tlačítka Další a vybereme volbu Sledovat v doručené poště. 9.2 Skupiny Office 365 Založení skupiny Panely nástrojů 9.2.1 Ovládání a nastavení skupiny Planner je jedna z částí skupin Office 365. Skupinu (pokud k tomu máme oprávnění) můžeme založit: jako plán Planneru nebo jako novou skupinu např. z aplikace Lidé. Využijeme stávající plán Start a přejdeme do skupiny. V levém panelu nástrojů klikneme do tlačítka Další a vybereme volbu Konverzace. V prostředí webové aplikace Pošta (Outlook) jsou k dispozici dva panely nástrojů: levý panel nástrojů s nabídkou modulů skupin: Konverzace: Skupina má svou poštovní schránku, kterou mohou číst, odpovídat z ní, odstraňovat zprávy všichni členové. Významnou zprávu můžeme zaslat v kopii i do pošty členů, kteří neodebírají kopii příspěvků do své pošty, když v spodním panelu nástrojů klikneme do tlačítka Poslat skupinové vysílání. Soubory: Sdílené soubory skupiny, které jsou uloženy do knihovny dokumentů. Každá skupina má svůj týmový web SharePointu.

9 Planner, Groups, Project, Staffhub 178 Nastavení skupiny Kalendář: Událost umístěná do skupinového kalendáře se zobrazí jako nezávazná ostatním členům skupiny v jejich kalendáři. Událost má formu pozvánky. Po potvrzení účasti je uveden uživatel v seznamu účastníků. Poznámkový blok: Otevření poznámkového bloku skupiny ve OneNote online. Více/Plánovač: Přechod do Planneru. Více/Web: Týmový web skupiny v prostředí SharePointu. pravý panel Veřejná skupina: Informace, že do skupiny se může přidat kdokoliv z organizace. Člen skupiny» Přihlásit se k odběru této skupiny prostřednictvím e-mailu» Opustit skupinu Seznam prvních členů: Kliknutím do osoby se zobrazí karta kontaktu. Počet členů: Kliknutím zobrazíme seznam členů skupiny s možností přidávat další členy (včetně hostů mimo organizaci na základě účtu Microsoftu). Další akce skupiny» Členové: Zobrazí seznam členů.» Přidat k oblíbeným/odebrat z oblíbených: Zařazení skupiny do svých oblíbených skupin.» Konektory: Nastavení konektoru pro příjem externích informací do skupiny.» Pozvat ostatní: Odkaz pro přihlášení dalších členů skupiny. V případě soukromé skupiny je musí ještě schválit vlastník skupiny. Kliknutím do ikony skupiny může její správce nastavit: Ikonu skupiny Název skupiny Popis Vybrat, zda skupina je: Veřejná: To co skupina obsahuje, vidí všichni Soukromá: To co skupina obsahuje, vidí jen schválení členové Jazyk oznámení související se skupinou Umožnit lidem mimo organizaci posílat e-maily skupině (zaškrtávací pole) Zaškrtnout, aby se kopie všech konverzačních zpráv a události ve skupině posílali do doručené pošty nových členů skupiny. Členové mohou upřesnit systém zasílání kopií. Odstranit skupinu Kliknutím do názvu skupiny zobrazíme kartu skupiny s tlačítky pro běžné operace se skupinou. Je zde také zobrazena e-mailová adresa skupiny (viz obr. 9-4). OBR. 9-4: KARTA SKUPINY

9 Planner, Groups, Project, Staffhub 179 Příspěvek podlazi-1.png Odpověď 9.2.2 Konverzace V roli Petra Nováka zahájíme konverzaci (viz obr. 9-5): V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nový. V poli Komu ponecháme adresáta Start. Do předmětu zprávy zapíšeme Rekonstrukce zasedací místnosti. Do textu zprávy zapíšeme Připravujeme projekt Start rekonstrukce zasedací místnosti na školící počítačovou místnost. Náměty na vybavení vítány. Připojíme ke zprávě soubor. V panelu nástrojů pod zprávou klikneme do tlačítka Připojit. Ve zdrojích souboru zvolíme Počítač a dohledáme místní umístění souboru. Ze způsobů připojení souboru vybereme Nahrát k souborům skupiny. Soubor se zkopíroval do týmového webu skupiny do knihovny Dokumenty do složky Přílohy e-mailu. Jeho pozdější aktualizaci by viděli členové skupiny v konverzaci. Zpráva bude zaslána do skupiny. Členové se zapnutým sledováním v doručené poště ji obdrží také poštou. Chceme, aby ji obdrželi poštou všichni členové. Klikneme v spodním panelu nástrojů do tlačítka Poslat skupinové vysílání. Do textu se vloží zmínka @all. Klikneme do tlačítka Poslat. V roli Marie Sladké reagujeme na konverzaci: Pod konverzací klikneme do tlačítka Odpovědět všem. Odpovídá se skupině i autorovi zprávy. Do textu zprávy zapíšeme Doporučuji do místnosti jako podlahovou krytinu linoleum. Klikneme do tlačítka Poslat. OBR. 9-5: KONVERZACE SKUPINY Složka skupiny Odstraňování Konverzace je tedy realizována jako zasílání běžných zpráv. Vždy jsou zobrazeny formou konverzací. Nabídka akcí v panelech nástrojů je omezena. Uživatel ji vidí ve složce Skupiny, popř. kopii ve své složce Doručená pošta. Při smazání v doručené poště zůstane původní zpráva ve složce Skupiny. 81 Nemusíme tak zpracovávat doručenou poštu skupiny pomocí složek či kategorií. Odstranit celou konverzaci k tématu může jen vlastník skupiny nebo výchozí autor konverzace. Běžný člen skupiny může odstranit jen své odpovědi. Odstraňování se provádí z panelu nástrojů rozbaleného tlačítkem vpravo nahoře nad zprávou či nad konverzací. 81 Nastavení sledování v doručené poště se provádí v kartě skupiny. Klikneme do názvu skupiny a v kartě zaškrtneme pole Sledovat v doručené poště.

9 Planner, Groups, Project, Staffhub 180 Adresa skupiny Soubory skupiny Kalendář skupiny Do konverzace lze přispívat i e-mailem na adresu ve tvaru start@vse.onmicrosoft.com. Z konverzační skupiny můžeme psát kromě (v adresátech neodstranitelné) této skupiny také do dalších skupin a jednotlivým uživatelům. Příjemce vidí adresu skupiny v její kartě kontaktu. Jednotlivou konverzaci můžeme zmínit v e-mailové zprávě. Z rozbaleného panelu nástrojů konverzace vybereme volbu Kopírovat odkaz na tuto konverzaci. 9.2.3 Soubory Po kliknutí do tlačítka Soubory v levém panelu nástrojů skupiny se zobrazí všechny soubory dostupné skupině, mezi něž patří: soubory přímo uložené do skupiny, soubory připojené v konverzacích, soubory sdílené jinými uživateli z jejich OneDrivu pro firmy či z týmových webů SharePointu. První dva druhy jsou ukládány do týmového webu skupiny do knihovny Dokumenty: přímo uložené skupiny do kořene knihovny dokumentů, soubory připojené v konverzacích do složky Přílohy e-mailu. Knihovnu Dokumenty můžeme zobrazit v nové záložce prohlížeče, když v pravém panelu nástrojů seznamu souborů klikneme do tlačítka Procházet knihovnu: Odstraňovat lze soubory pouze z knihovny Dokumenty. Soubory mohou odstraňovat všichni členové skupiny. Soubory z knihovny Dokumenty můžeme sdílet obdobně jako soubory ze OneDrive pro firmy či SharePointu. Skupinovou knihovnu dokumentů můžeme synchronizovat s lokálním uložením obdobně jako OneDrive pro firmy. 9.2.4 Kalendář Pro skupinu je možné vkládat skupinové události. Událost se vloží do kalendáře skupiny a volitelně jako pozvánka do kalendářů členů. V roli Petra Nováka vložíme dvě události: pozvánka členům skupiny V levém panelu nástrojů klikneme do tlačítka Kalendář. Z místní nabídky nastavíme barvy zobrazených kalendářů:» Kalendář (Petr Nováka): modrá» Start: žlutá Dvojitě klikneme na nejbližší pátek na čas 13 h a vyplníme parametry události:» Název: školení Novinky Office 365» Místo: Praha, Kbelská 44» Doba trvání: 2 hodiny 15:00» More options: Uložit do kalendáře: Start» LIDÉ/Poslat pozvánku skupině: ponechat zaškrtnuté Klikneme do tlačítka Uložit. Událost se uloží:» autorovi do jeho osobního kalendáře jako přijatá pozvánka,» ostatním členům do jejich osobních kalendářů jako pozvánka k vyjádření (tj. zatím jako Nezávazně),» do kalendáře skupiny. informativní událost do kalendáře skupiny Dvojitě klikneme na nejbližší pátek na čas 16 h a vyplníme parametry události:» Název: firemní procházka s dětmi» Místo: Praha, Stromovka» Doba trvání: 2 hodiny 18:00» More options: Uložit do kalendáře: Start» LIDÉ/Poslat pozvánku skupině: zrušit zaškrtnutí Klikneme do tlačítka Uložit.

9 Planner, Groups, Project, Staffhub 181 Událost se uloží pouze:» do kalendáře skupiny. Klikneme do události ve skupinovém kalendáři. V kartě události (viz obr. 9-6) můžeme kliknout do tlačítka Přidat do mého kalendáře. Událost se zkopíruje do našeho osobního kalendáře, jsme doplnění do seznamu účastníků. OBR. 9-6: OSOBNÍ A SKUPINOVÝ KALENDÁŘ PETRA NOVÁKA Další operace s událostí ve skupinovém kalendáři: Všichni uživatelé (vlastníci i ostatní) mohou schůzku ve skupinovém kalendáři upravit. Úpravu ukončují kliknutím do tlačítka Poslat. Změna se pošle všem účastníkům schůzky. Uvidí ji ve skupinovém i osobním kalendáři. Takto lze schůzku také zrušit. Stanovisko uživatelů k události (přijato, nezávazně, odmítnout) je zobrazeno v okně události, které otevřeme dvojitým kliknutím na událost. Vpravo nahoře lze měnit obor kalendáře: Den, Pracovní týden, Týden, Měsíc. Pro Den lze zobrazení kalendářů rozdělit do sloupců jednotlivých kalendářů či sloučit jako prolínající se kalendáře. Pro delší časové úseky lze kalendáře zobrazit pouze jako sloučené. Skupinová událost se může konat v místnosti s žádostí o rezervaci jako běžná událost. Události lze třídit do barevně odlišených kategorií. Událost může později její autor odmítnout, událost zůstane ve skupinovém kalendáři. Skupinový kalendář vyžaduje disciplinovaný přístup všech členů skupiny. Na rozdíl od konverzace může skupinovou událost zrušit či modifikovat každý člen skupiny. Ostatní jsou o zrušení či modifikaci informováni e-mailem, ve skupinové konverzaci i v jejich kalendáři. Web skupiny 9.2.5 Web Pro každou skupinu je automaticky vytvořen týmový web. Otevřeme jej z levého panelu nástrojů skupiny kliknutím do tlačítka Více/Web. Web se otevře v samostatné záložce. Týmový web skupiny obsahuje: knihovnu dokumentů Dokumenty, do níž se ukládají sdílené soubory a soubory připojené ke zprávám v konverzacích, V knihovně Prostředky webu je Poznámkový blok webu. Na domovské stránce je možné přidávat příspěvky, což jsou samostatné stránky webu. Do webu je možné přidávat seznamy, knihovny dokumentů a další aplikace. Z týmového webu se můžeme vrátit do konverzací kliknutím do tlačítka Skupinové konverzace v pravém horním rohu.

9 Planner, Groups, Project, Staffhub 182 Konektory Plány Projectu Založení projektu 9.2.6 Konektory Konektory umožňují čerpat do skupiny obsah z jiných služeb. Do skupiny Start přidáme konektor na RSS kanál Živě.cz: Na konci pravého panelu nástrojů skupiny klikneme do tlačítka Další akce skupiny a vybereme volbu Konektory. Zobrazí se seznam všech konektorů. Vlevo vybereme sekci ZPRÁVY A SOCIÁLNÍ SÍTĚ. V řádku konektoru RSS klikneme do tlačítka Přidat. Zadáme parametry RSS kanálu: Zadejte název svého připojení RSS: Živě Adresa pro informační kanál RSS: http://www.zive.cz/rss/sc-47/ Četnost zasílání příspěvků: Týdně Klikneme do tlačítka Uložit. Každý týden přijde do skupiny Start informační e-mailová zpráva s novinkami ze světa počítačů ze serveru Živě.cz. Každý článek je zastoupen: nadpisem s odkazem na plné znění článku, anotací článku. Parametrizovaný konektor je nyní v sekci NAKONFIGUROVÁNO: Klikneme do konektoru RSS. Klikneme do tlačítka Spravovat v řádku Živě. Můžeme upravit parametry konektoru. 9.3 Project Planner zajišťuje evidenci, sledování a sdílení úkolů v rámci plánu. Plán je jednoduchý projekt. Pro řízení složitějších projektů je určena aplikace Microsoft Project. Není součástí kancelářského balíku Office Pro Plus. V rámci Office 365 je nutné pořídit ji zvlášť. V Office 365 jsou k dispozici tři plány: Project Online Professional: desktopová aplikace pro manažery projektů, cena je asi 820 Kč za uživatele za měsíc včetně DPH, 82 Project Online Premium: desktopová aplikace a licence pro využívání služby Project Web App 83 pro podniky koordinující více projektů, cena je asi 1 515 Kč za uživatele za měsíc včetně DPH, Project Online Essentials: doplňkový modul pro členy projektového týmu ve firmách, které používají Project Online Professional nebo Project Online Premium, umožňuje aktualizaci úkolů, neumožňuje plánování projektů, cena je asi 192 Kč za uživatele za měsíc včetně DPH. Project na rozdíl od Planneru nabízí mj. navíc: plánování práce dle kalendářů, dodržení návaznosti úkolů, dodržení kapacity zdrojů, vyhodnocování nákladů projektu, sledování plnění projektu. Základní funkce Projectu budeme demonstrovat na projektu Start: Spustíme desktopovou aplikaci Project. V nabídce šablon projektů klikneme do dlaždice Prázdný projekt. Budeme chtít, aby Project přepočítával data zahájení úkolů dle jejich návazností. V dolním řádku Projectu proto klikneme do tlačítka Nové úkoly a vybereme volbu Automaticky naplánované. 82 Studenti a učitelé VŠE mohou aplikaci Project Online Professional stáhnout v rámci programu Microsoft Imagine. 83 Project Web App (Project Online) není zjednodušenou podobou desktopové aplikace Project. Project Online: Umožňuje sledovat dostupnost a vytížení zdrojů v organizaci zapojených do více projektů. K projektům je možné v jejich webech doplnit dokumentaci, např. doplnit podrobnosti projektu, vyhodnotit rizika a problémy jednotlivých projektů. Z portfolia projektů je možné vybrat nejvhodnější projekty k realizaci.

9 Planner, Groups, Project, Staffhub 183 Úkoly budeme automaticky číslovat dle osnovy. V kontextové kartě FORMÁT ve skupině ZOBRAZIT NEBO SKRÝT zaškrtneme pole Číslo osnovy. Nastavíme zahájení projektu. V kartě PROJEKT ve skupině PLÁN klikneme do tlačítka Informace o projektu. Do pole Datum zahájení vložíme hodnotu 7.4.2025. Do tabulky vložíme postupně úkoly dle obr. 9-7: OBR. 9-7: ÚKOLY PROJEKTU START Název úkolu Doba trvání Předchůdci Názvy zdrojů 1 1 rekonstrukce zasedací místnosti 2 1.1 příprava rekonstrukce 3 1.1.1 koncepce vybavení místnosti 1 týden Petr Novák; 4 1.1.2 rozpočet vybavení místnosti 2 dny 3 Eva Kolínská; 5 1.1.3 schválení koncepce a rozpočtu vybavení 1 den 4 Marie Sladká 6 1.1.4 výběr a objednání počítačů 3 dny 5 Eva Kolínská 7 1.2 vlastní rekonstrukce 8 1.2.1 dodání počítačů a dataprojektoru 1 den 6 9 1.2.2 zazdění dveří 2 dny 5 10 1.2.3 podhled 2 dny 9 11 1.2.4 elektroinstalace 1 den 10 12 1.2.5 vymalování 1 den 11 13 1.2.6 položení koberce 1 den 12 14 1.2.7 dodání a montáž nábytku 1 den 13 15 1.3 finalizace 16 1.3.1 vyvětrání 5 upl. dny 14 17 1.3.2 instalace sítě 1 den 16 18 1.3.3 instalace počítačů 5 dny 17 19 1.3.4 příprava rezervačního softwaru 19 dnů 4 Eva Kolínská 20 1.3.5 zahájení provozu místnosti 0 dny 18 21 2 akce uvedení softwaru na trh 22 2.1 informace a registrace 23 2.1.1 webová prezentace uvedení 2 dny 19;20 Eva Kolínská 24 2.1.2 přihlašování na uvedení 15 upl. dny 23 25 2.2 realizace uvedení 1 den 24 Uložení projektu Start1.mpp Návaznosti úkolů Vkládáme zatím jen názvy úkolu (bez číslování) a doby trvání. Zařazení názvu na nižší úroveň osnovy provádíme kombinací kláves Alt Shift Doprava. Doby trvání zapisujeme jen na nejnižší úrovni osnovy. Vyšší úrovně se dopočtou. Jednotku lze vložit prvními písmeny (t, d, ud). Uplynulé dny umožňují provádět práci i v nepracovní dny. Sloupec Název úkolu rozšíříme dvojitým kliknutím na hranici mezi sloupci Název úkolu a Doba trvání. Příčku mezi tabulkou a grafem posuneme tažením myší doprava tak, aby byl zobrazen sloupec Názvy zdrojů. Projekt uložíme: V kartě SOUBOR v dílčí kartě Uložit jako klikneme do tlačítka Tento počítač. Dohledáme vhodné lokální umístění. První fázi tvorby projektu uložíme pod názvem Start1. Některé úkoly na sebe navazují. Návaznost můžeme doplnit dvěma způsoby: V grafickém podokně táhneme jeden úkol (např. z řádku 3) a táhneme jej na druhý úkol (např. z řádku 4), který na první úkol navazuje. V tabulkovém podokně zapíšeme do řádku navazujícího úkolu číslo řádku předchůdce. Doplníme návaznosti dle obr. 9-7.

9 Planner, Groups, Project, Staffhub 184 Zdroje Start2.mpp Doba zahájení navazujících úkolů se automaticky přepočetla. V našem projektu vycházíme z data zahájení projektu. Např. úkol 1.3.4 příprava rezervačního software navazuje na úkol 1.1.2 rozpočet vybavení místnosti. Proto začíná až 16. 4. 2025. Úkoly plní jednotlivé zdroje, čímž je vyčerpávána jejich kapacita. Doplníme zdroje k úkolům dle obr. 9-7: Více zdrojů oddělujeme středníky. Zdroj či více zdrojů můžeme kopírovat ve sloupci Názvy zdrojů prostřednictvím schránky. Projekt s návaznostmi a zdroji uložíme pod názvem Start2. Zobrazíme zdroje: V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině ZOBRAZENÍ ZDROJŮ klikneme do tlačítka Seznam zdrojů. Eva Kolínská je vypisována červeně, je přetížená. Projekt končí 30. 5. 2025. V kartě ZOBRAZENÍ ve skupině ZOBRAZENÍ ÚKOLŮ klikneme do tlačítka Ganttův diagram. Úkoly s přetíženými zdroji mají zobrazenu v informačním sloupci červenou postavu (viz obr. 9-8). OBR. 9-8: PROJEKT START V PROJECTU Vyrovnání zdrojů Kalendáře Náklady Sledování projektu Napravíme přetížení zdroje Eva Kolínská automatickým přesunutím jejich úkolů: V kartě ZDROJ ve skupině VYROVNÁNÍ klikneme do tlačítka Vyrovnat vše. Eva Kolínská již není přetížena. Např. úkol 1.3.4 příprava rezervačního software začíná 17. 4. 2025. Projekt končí 2. 6. 2025. Project dále umožňuje: práci s kalendáři Kalendáře omezují čas realizace projektu, jednotlivých úkolů či čas dostupnosti zdrojů využitých pro úkoly. V kalendáři projektu mohou být definovány státní svátky. V kalendáři zdrojů mohou být naplánovány dovolené zdrojů. vyhodnocení nákladů Náklady se rozdělují na náklady na souhrnné úkoly (např. 1 či 1.1) a náklady na dílčí úkoly (např. 1.1.1). sledování projektu Před zahájením sledování ukládáme plánované hodnoty ve formě nastavení tzv. směrného plánu. Směrných plánů můžeme mít celkem 11. První (výchozí plán) je ukládán jako Směrný plán, další úpravy jsou číslovány jako Směrný plán 1, 2 až 10.

9 Planner, Groups, Project, Staffhub 185 ukládání projektu do seznamu úkolů SharePointu Úkoly mohou potom upravovat uživatelé Office 365 bez licence Projectu. Mohou např. informovat o stavu realizace úkolů. K čemu slouží StaffHub Spuštění aplikace Vytvoření týmu Tým Skupiny Důvody nepřítomnosti 9.4 StaffHub StaffHub je webová aplikace pro: plánování směn zaměstnanců včetně bilance využitého času, sdílení souborů mezi zaměstnanci, jednoduchou vzájemnou komunikaci zaměstnanců 84. V roli Petra Nováka spustíme aplikaci: StafHub zatím není v spouštěči aplikací a je pouze v angličtině. Nejprve se přihlásíme do Office 365. Aplikaci spustíme z adresy http://staffhub.ms. Vpravo nahoře klikneme do tlačítka Sign In. Přihlásíme se účtem Office 365. Další postup se liší dle předchozí práce v aplikaci: Pokud jsme zatím nebyli členy žádného plánovacího týmu, jsme vyzváni vytvořit jej. Pokud jsme členy jediného plánovacího týmu, zobrazí se jeho kalendář. 85 Pokud jsme členy více plánovacích týmů, zobrazí se jejich nabídka. Vytvoříme nový plánovací tým: Klikneme do tlačítka Begin setup. Do pole Team name zadáme název týmu Encian-skoleni. (Název jsme napsali bez diakritiky kvůli adrese skupiny Office 365, která se vytvoří při sdílení souborů v plánovacím týmu.) Potvrdíme časové pásmo a město plánování. Tyto parametry nelze později změnit. Klikneme do tlačítka Continue. Můžeme zadat své mobilní telefonní číslo, na nějž přijde pozvání k mobilní aplikaci. Klikneme do tlačítka Skip for now. Můžeme přidat další členy týmu. Klikneme do tlačítka Finish setup. Přeskočíme prohlídku aplikace. Klikneme do tlačítka Skip tour. Zobrazil se týdenní kalendář týmu. Doplníme členy týmu: V navigačním panelu klikneme do tlačítka Team. Nad seznamem členů klikneme do tlačítka Add a team member. Doplníme členy Marie Sladká, Eva Kolínská a Jana Klímová. Office 365 nám našeptává jména z globálního adresáře. Nezadáváme jejich telefonní čísla, ani jim nepřiřazujeme roli správce. Přidáme ještě Učebnu 18 a Učebnu 28. Když nejsou nalezeny v globálním adresáři, zobrazí se tlačítka Add new user. Klikneme do něj a do pole First zapíšeme Učebna, do pole Last zapíšeme 18, popř. 28. Vrátíme se do kalendáře, v němž připravíme skupiny v týmu: V navigačním panelu klikneme do tlačítka Schedule. V záhlaví první skupiny klikneme do pole Add group name a vyplníme jméno Školitelé Do první skupiny doplníme tři členy. Klikneme do odkazu Add Member. Do křestního jména začneme psát Jana. Našeptávač doplní Jana Klímová. Klikneme do tlačítka Add. Obdobně doplníme Evu Kolínskou a Marii Sladkou. Na konci jména Petr Novák rozbalíme kliknutím do úzkého tlačítka nabídku a vybereme Remove from group. Klikneme do tlačítka Remove. Obdobně vytvoříme skupinu Učebny se členy Učebna 18 a Učebna 28. Nastavíme důvody nepřítomnosti zaměstnanců: V navigačním panelu klikneme do tlačítka Settings. V sekci REQUESTS upravíme názvy důvodů nepřítomnosti: Off: Neznámý důvod 84 Aplikaci mohou využívat i zaměstnanci s plánem Office 365 F1 (firstline workforce) za asi 110 Kč měsíčně vč. DPH. 85 Můžeme vytvořit další plánovací tým. Klikneme vpravo nahoře do svého jména a vybereme volbu Create team.

9 Planner, Groups, Project, Staffhub 186 Kalendář Volné dny Vacation: Dovolená Sick Day: Nemoc Parental Leave: Rodina Unpaid: Neplacené volno A doplníme další důvody: Pracovní důvody Nepracovní den Přejdeme na kalendář plánovaných dnů. V navigačním panelu klikneme do tlačítka Schedule. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Go to. Vybereme 7. 4. 2025. K jednotlivým dnům doplníme poznámky: Do rámečku pod dnem doplníme: Monday 07: pondělí 7. 4. 2025. Sunday 13: neděle 13. 4. 2025 Zadáme volné dny (viz obr. 9-9): V řádku Jany Klímové klikneme do buňky ve sloupci sobota 12. 4. 2025. Kliknutím do úzkého tlačítka na konci buňky zobrazíme nabídku a vybereme More, Add Time off. Důvod změníme z Neznámý důvod na Nepracovní den. Klikneme do tlačítka Save. Buňku zkopírujeme do schránky. Schránku vložíme do sobot a nedělí všech členů obou skupin. Pro Marii Sladkou nastavíme pro celý den čtvrtek 10. 4. 2025 nedostupnost z pracovních důvodů. OBR. 9-9: KALENDÁŘ TÝMU

9 Planner, Groups, Project, Staffhub 187 Směny Zadáme školící směny Marie Sladké: Dvojitě klikneme na buňku Marie Sladké v pondělí 7. 4. 2025. V dialogovém okně zadáme: Shift starts: 1:00 PM Shift ends: 8:00 PM Color: Green Notes: školení Klikneme do tlačítka Save. Zkopírujeme směny Marie Sladké do úterý, středy a pátku. Obdobně zadáme směny pro školení Evy Kolínské (modrá): pondělí, středa: 8am 1pm úterý, čtvrtek, pátek: 1pm 6pm Pro učebny zadáme čas provozu (bez popisu): Učebna 18 (žlutá): pondělí pátek 8am 2pm, 3pm 8pm (přidání druhého intervalu ve dni z nabídky buňky More, Add Shift) Učebna 28 (červená): pondělí pátek 7am 1pm, 2pm 7pm Plán směn dosud podřízení nevidí. Uvidí jej teprve po publikaci: V pravém panelu nástrojů klikneme do tlačítka Publish. V kalendáři ponecháme vyznačený plánovaný týden a klikneme do tlačítka Publish. Události v kalendáři správce již nejsou šrafované a vidí je členové týmu. Jakékoliv další změny v kalendáři budou oznámeny členům týmu e-mailem. V kalendáři jsou zobrazeny časy pracovního vytížení zdrojů: v řádcích zdrojů, např. Marie Sladká 28 hodin, v nadpisu skupin, např. školitelé 53 hodin, v záhlaví dnů, např. pondělí 34 hodin, za celý tým vlevo nahoře 163 hodin. Možnosti zobrazení kalendáře v levém panelu nástrojů: Manage/Overview: Manage: zobrazení dle zdrojů, Overview: zobrazení počtu členů v jednotlivých směnách, Day: zobrazení detailu dne, vodorovně je čas, Week: zobrazení týdne, které jsme dosud používali, Month: zobrazení měsíce, volné dny zastoupeny ikonami, Today: přechod na aktuální datum, Go to: přechod na vybrané datum, Upngroup/Group: Group: zobrazení dle skupin, Ungroup: zobrazení bez ohledu na skupiny. Funkce tlačítek v pravém horním rohu nad kalendářem: Copy last schedule: Zkopíruje kalendář z předchozího období. (Délka a zahájení období je definováno v nastavení, tj. po kliknutí do tlačítka Settings.) Export: Export dat o směnách do sešitu Excelu (listy Schedule a Totals). Print to PDF: Export do PDF formátu za účelem tisku či postoupení. Členové týmu využívají k prohlížení a úpravám bezplatnou aplikaci pro Android (viz obr. 9-10). V roli Marie Sladké prohlédneme aplikaci: My Shifts (Mé směny): Přehled nejbližších směn (1. snímek). Kliknutím do tlačítka kalendáře v pravém horním rohu aplikace můžeme zobrazit kalendář a vybrat konkrétní den. V něm je zobrazen přehled směn dne uživatele i členů týmu (2. snímek). Requests (Požadavky): Marie Sladká požádala o dvě úpravy svého plánu. V rámci požadavků kliknula do přidávacího tlačítka (+). Zobrazily se jí dvě možnosti:

9 Planner, Groups, Project, Staffhub 188 Swap or Offer Shift (Výměna nebo nabídka směny): Marie Sladká požádala Evu Kolínskou o výměnu směny v pondělí 1pm 8pm za směnu 8am 1pm (3. snímek) Request Time Off (Požadavek na uvolnění): Marie Sladká požádal o uvolnění z rodinných důvodů (výměna občanského průkazu) v pátek 8am 12pm Požadavky musí schválit k výměně vyzvaný člen týmu a správce týmu. Marie Sladká si může kdykoliv zobrazit seznam požadavků (4. snímek). Správce týmu může schválit požadavek v kalendáři na počítači (5. snímek). Messages (Zprávy): Chat mezi členy týmu. Files (Soubory): V týmu sdílené soubory (prostřednictvím skupiny Office 365). OBR. 9-10: APLIKACE STAFFHUB PRO ANDROID Kliknutím do nabídkového tlačítka vlevo od názvu Staffhub zobrazíme nabídku: Team Members: Seznam členů s možností zobrazení jejich kalendáře. Switch Team: Výběr týmu, s jehož pláne chceme pracovat. Settings: Nastavení, kdy nerušit (při práci nebo naopak mimo práci). Nastavení upozornění (např. 1 hodinu před směnou).

10 Visio, Publisher 189 10 Visio, Publisher K čemu slouží Visio Verze Spuštění Visia 10.1 Tvorba výkresu Microsoft Visio je program pro vytváření diagramů. Diagramy jsou kresleny do tzv. výkresů, které mohou čerpat data z databází (např. ze seznamu Excelu či z tabulky či dotazu Accessu). Visio tak umožňuje přehledně prezentovat diagramy reality a vytvářet dokumentaci v mnoha oblastech života. Visio je dodáváno ve třech cenově odlišných verzích Visio Standard 2016, Visio Professional 2016, Visio Pro for Office 365. Verze se liší rozsahem nabídky funkcí a počtem dodávaných obrazců použitelných pro tvorbu diagramů a šablon. Po spuštění programu se otevře úvodní obrazovka s nabídkou šablon (viz obr. 10-1) pro založení nového výkresu. Obrazovku můžeme kdykoliv později otevřít v kartě SOUBOR (tj. v tzv. zobrazení Backstage) v dílčí kartě Nový. OBR. 10-1: ÚVODNÍ OKNO VISIA Zde volíme šablonu výkresu. Šablona obsahuje výchozí vzorníky obrazců. Do výkresu budeme umisťovat předlohy obrazců (např. elipsu), které budeme dále modifikovat (např. měnit barvu jejich výplně, velikost). Předloh obrazců je více než 3000, proto jsou sdružovány do více než 160 vzorníků. V každé šabloně jsou zpočátku nabízeny výchozí vzorníky, další můžeme přidat. Šablony jsou uspořádány do kategorií (karta Kategorie). V obrazovce Nový vybíráme šablonu z karty Kategorie či z nabídky na kartě Doporučené. Můžeme vyjít také z prázdného výkresu (bez výběru šablony). Po kliknutí do zvolené šablony se zobrazí její popis, tlačítkem Vytvořit vytvoříme nový výkres. V kategorii Obecné vybereme šablonu Základní diagram. Otevře se okno Visia (viz obr. 10-2), v němž je pro ukázku cílový diagram VŠE. Pod pásem karet je zobrazen výkres: V levé části je zobrazeno okno Obrazce. V něm jsou vzorníky obsahující předlohy obrazců. Předlohy tažením umisťujeme do okna výkresu a zde je můžeme modifikovat.

10 Visio, Publisher 190 Podokna úloh Výkres může mít více stránek, každá stránka je zastoupena záložkou. Některé stránky mohou působit jako pozadí pro jiné stránky, jejich názvy jsou vypisovány kurzívou (např. stránka Pozadí_aplikace_Visio). Na konci záložek stránek je tlačítko Vložit stránku pro vytvoření nové prázdné stránky. Práci s výkresem mohou usnadňovat podokna úloh. Pro práci budou zajímavé údaje z okna Velikost a umístění, ve kterém se zobrazují a editují vlastnosti objektu vybraného ve výkresu tj. šířka, výška, pozice na ose X a Y. Zobrazíme ho kliknutím do tlačítka Podokna úloh na kartě ZOBRAZENÍ, výběrem volby VELIKOST A UMÍSTĚNÍ. OBR. 10-2: OKNO VISIA Okno obrazců Enc-10-01 Po výběru šablony a po kliknutí do tlačítka Vytvořit se otevřel prázdný výkres s jednou prázdnou stránkou. V levé části je okno obrazců. Předlohy obrazců jsou rozděleny do vzorníků. Zvláštním vzorníkem je redukovaný vzorník Rychlé obrazce. Obsahuje nejčastější předlohy obrazců (ve vzorníku nad čarou) ze všech otevřených vzorníků. Připravíme jednoduché schéma fakult VŠE. Diagram budeme chystat na připravenou volnou stránku formátu A4. O velikosti stránky v použité šabloně Základní diagram se přesvědčíme, když v kartě NÁVRH klikneme ve skupině VZHLED STRÁNKY do spouštěče dialogového okna. V kartě Nastavení tisku vidíme, že je předvolen papír formátu A4 na šířku, v kartě Velikost stránky vidíme, že díky zaškrtnutí pole Visio může podle potřeby stránku rozšířit je velikost celého diagramu shodná s velikostí papíru tiskárny, tj. A4 86. Lze zadat i měřítko na kartě Měřítko výkresu. Na kartě Vlastnosti stránky vidíme, že měrné jednotky pro zobrazení ve výkresu jsou nastaveny v mm, stránka je stránkou typu popředí a nemá připojenu stránku pozadí. Její název změníme na VŠE. 86 Velikost stránky (stránka výkresu) a nastavení tisku (papír tiskárny) nemusí být shodné. Mohli bychom např. připravovat diagram velikosti A3 na šířku a tisknout je na papíry formátu A4 na výšku. Potom by se diagram tisknul na 3 stránky A4, neboť Visio počítá s nepotisknutelnými okraji papíru a s pruhem na slepení stránek. Obdobně bychom mohli připravovat schéma velikost A3 na výšku a tisknout je na 3 papíry formátu A4 na šířku. Podrobněji viz kap. 6.

10 Visio, Publisher 191 Lupa Úchyty a body v obrazci Ukazatel Spojnice Text Před umístěním prvního obrazce změníme lupu zobrazení na 100 %. Ve stavovém řádku klikneme do tlačítka Úroveň přiblížení a v dialogovém okně Lupa vybereme 100 %. Detailní mřížka je nyní nastavena po 5 mm. (Není-li mřížka zobrazená, na kartě ZOBRAZENÍ ve skupině ZOBRAZIT zaškrtneme pole Mřížka). Vložíme do výkresu první obrazec. Táhneme předlohu obrazce Elipsa ze vzorníku Základní obrazce kamkoliv do výkresu. Díky přichycování můžeme elipsu umístit pouze tak, aby její střed byl v mřížce. Elipsa má dle předlohy obrazce prvotní šířku 6 cm, výšku 4 cm. Elipsa je po umístění vybraná (označená). Elipsu můžeme kdykoliv později vybrat kliknutím do elipsy. V režimu Ukazatel (karta DOMŮ, skupina NÁSTROJE) jsou formou čtverečků zobrazeny úchyty obrazce a otáčecí úchyt. Tažením za úchyty můžeme měnit velikost elipsy. Zmenšíme její výšku ze 40 na 20 mm a šířku z 60 na 40 mm. Elipsu umístíme tak, aby střed byl na pozici vodorovně (X) 150 mm a svisle (Y) 160 mm. Velikost a pozici obrazce můžeme také nastavit přesně v okně Velikost a umístění. Spojnice spojuje obrazce. Doplníme do výkresu obrazec Obdélník (opět tažením předlohy). Umístíme ho pod elipsu. Zelené pomocné čáry nám názorně ukazují možnosti zarovnání se stávajícím objektem. Šířku ponecháme 40 mm, výšku zmenšíme na 20 mm. Upravíme pozici obdélníku na 150;100. Obrazce spojíme spojnicí: V kartě DOMŮ ve skupině NÁSTROJE klikneme do tlačítka Spojnice. Ukazatel myši umístíme kamkoliv do elipsy. Zobrazí se spojovací body. Po přesunutí ukazatele myši na spojovací bod (včetně středu obrazce) je spojovací bod zeleně orámován. Pokud přesuneme ukazatel do elipsy mimo spojovací body (a mimo střed obrazce) je orámována celá elipsa. Pokud bychom táhli spojnici z orámované elipsy, byla by spojnice připevněna dynamicky, tj. k elipse jako celku. Vedení spojnice by se přizpůsobilo pozici elipsy, spojnice by nevedla trvale do jediného spojovacího bodu. V našem případě spojnici táhneme ze spodního spojovacího bodu elipsy do horního spojovacího bodu obdélníka. Všimněme si, že při výběru spojnice je počátek označen zeleně, konec bílo-zeleně. Spojnice má na konci prvotně hrot šipky, který později potlačíme. Přepneme se na nástroj Ukazatel. Nyní do elipsy chceme zapsat text. Text se zapisuje do bloku textu prostřednictvím textového rámečku, který otevřeme: výběrem obrazce a zapisováním textu nebo poklepáním na obrazec nebo kliknutím do tlačítka Text ve skupině NÁSTROJE v kartě DOMŮ a kliknutím na obrazec. Poklepeme na obrazec elipsy a zapíšeme text VŠE. Text se zapisuje písmem Calibri a to velikostí 10 bodů (viz obr. 10-3) 87. Text zapisujeme do textového rámečku, který je ohraničen přerušovanou čarou. Pokud vybereme část textu, je pro jeho formátování k dispozici minipanel (viz obr. 10-3). Editaci textu ukončíme klávesou Esc nebo kliknutím mimo textový rámeček. Obdobně doplníme do obdélníku text Fakulta mezinárodních vztahů. OBR. 10-3: TEXTOVÝ RÁMEČEK S PRAVÍTKEM A MINIPANELEM Blok textu Velikost a natočení textového bloku můžeme upravit. V kartě DOMŮ ve skupině NÁSTROJE klikneme do tlačítka Blok textu. Kolem textového bloku se zobrazí úchyty výběru a 87 1 bod = 1/72 palce = 25,4/72 mm = 0,3528 mm, 8 bodů = 8 * 0,3528 = 2,82 mm

10 Visio, Publisher 192 otáčecí úchyt (viz obr. 10-4). Textový blok můžeme otáčecím úchytem naklonit. Editace textu se vždy provádí v textovém rámečku, který je trvale vodorovně. Práci s blokem textu ukončíme kliknutím do tlačítka Ukazatel ve skupině NÁSTROJE v kartě DOMŮ. OBR. 10-4: BLOK TEXTU Uložení výkresu Enc-10-01 Písmo Enc-10-02 Výplň Čára Kopie formátu Enc-10-03 Dosud jsme vytvářeli výkres pouze ve vnitřní paměti. Uložme nyní výkres jako soubor. V panelu nástrojů Rychlý přístup klikneme do tlačítka Uložit nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl S. Protože jsme výkres dosud neuložili, jsme nejprve dotázáni na název výkresu. Vybereme vhodnou složku a upravíme název výkresu z Výkres1 (či jiné číslo, pokud jsme rozpracovali více výkresů) na Encian. Vytvoří se soubor s příponou vsdx (Visio document). 10.2 Formátování výkresu Nejprve naformátujeme text elipsy VŠE. Na kartě DOMŮ ve skupině PÍSMO najdeme tlačítka základních příkazů pro výběr formátu písma. Úplný rozsah příkazů je dostupný v dialogovém okně Text. Kliknutím vybereme elipsu a klikneme do spouštěče dialogového okna ve skupině PÍSMO. Zobrazí se dialogové okno Text. V kartě Písmo provedeme dvě úpravy formátu: v poli Styl nastavíme Tučné, v poli Velikost vybereme velikost 24 b. Základní formáty můžeme zadat také kliknutím do příslušného tlačítka ve skupině Písmo karty DOMŮ (v našem případě do tlačítka Velikost písma a Tučné). Elipsu VŠE chceme vyplnit barvou. Ponecháme elipsu vybranou. V kartě DOMŮ ve skupině STYLY OBRAZCŮ klikneme do pravé části tlačítka Výplň. Zobrazí se panel pro výběr výplně. Vybereme z barev motivu barvu Zvýraznění 1, velmi tmavou 25 %. Dále chceme zvětšit tloušťku čáry elipsy. Vybereme elipsu VŠE a klikneme do pravé části tlačítka Čára. Zobrazí se panel pro výběr čáry, kde ze standardních barev zvolíme barvu Zvýraznění 1, velmi tmavá 50 %. Tloušťku čáry nastavíme na 1,5 bodu. (Pokud by obrazec měl být bez ohraničení, zvolíme volbu Bez čáry.) Nastavený formát chceme aplikovat z elipsy i na obdélník. Kliknutím vybereme elipsu VŠE. V kartě DOMŮ ve skupině SCHRÁNKA poklikáme do tlačítka Kopírovat formát. Ukazatel myši je doprovázen ikonou štětce. Klikneme do obdélníku Fakulty mezinárodních vztahů. Zkopírovala se velikost písma a tloušťka čáry. Klikneme do spojnice elipsy a obdélníku. Zkopírovala se tloušťka čáry, na čáře není šipka. Pokud bychom zpočátku pouze kliknuli (nikoliv poklikali) do tlačítka Kopírovat formát, nebyl by ukazatel myši již doprovázen ikonou štětce, kopírování formátu by bylo aktivní jen pro první obrazec. Kopírování formátu ukončíme kliknutím do tlačítka Kopírovat formát nebo klávesou Esc. Text obdélníku je příliš velký, zmenšíme velikost na 16 bodů. Do diagramu doplníme další obdélníky s názvy fakult tak, aby byly vedle sebe. Takového uspořádání nejsnáze zajistíme pomocí vodítek.

10 Visio, Publisher 193 Vodítko Vodítka jsou netisknutelné čáry, které mohou být umístěny kdekoli na stránce. Jsou-li obrazce připevněné k vodítku, můžeme přesunout všechny obrazce současně přesunutím vodítka. Pomocí vodítek můžeme přesně umístit obrazce nebo několik obrazců zarovnat. Vodítko umístíme na stránku výkresu přetažením z vodorovného nebo svislého pravítka a uvolněním tlačítka myši na požadovaném místě. Vodítka skryjete kliknutím na příkaz Vodítka v kartě ZOBRAZENÍ. Chceme-li vodítko odstranit, vybereme jej a stiskneme klávesu Del. Přetažením vodorovného pravítka umístíme vodítko na střed obdélníku, tj. na pozici 100 (jde o pozici na ose Y). Obdélník není k vodítku připevněn. Posuneme obdélníkem a zase ho vrátíme na původní místo. Tím dojde k jeho připevnění k vodítku. Připevnění je signalizováno zelenými úchyty obrazce. Dokončíme diagram: Kliknutím vybereme obdélník Fakulta mezinárodních vztahů. Vytvoříme duplikát obdélníku kombinací kláves Ctrl D nebo kliknutím do volby Duplikovat ve spodní části tlačítka Vložit ve skupině SCHRÁNKA v kartě DOMŮ. Vytvoříme další čtyři duplikáty kombinací kláves Ctrl D. Umístíme je na vodítko s mezerou mezi nimi o velikosti 5 mm (tj. jeden čtvereček na pravítku). Obdélníky se nevejdou na šířku původní velikosti výkresu, proto je rozšířen do strany o další stránku. Tažením myší přes všechny obdélníky je označíme a posunem tak, aby se vešli na jednu stránku. Každý z obdélníků pak následně opět připevníme k vodítku (posunem a vrácením na původní místo). Do nově vytvořených obdélníků zapíšeme názvy fakult v tomto pořadí: Fakulta financí a účetnictví, Fakulta mezinárodních vztahů, Fakulta podnikohospodářská (rozdělíme pomlčkou na dvě části), Fakulta informatiky a statistiky, Národohospodářská fakulta (opět rozdělíme pomlčkou), Fakulta managementu. Spojíme obdélníky s elipsou. Na kartě DOMŮ ve skupině NÁSTROJE zvolíme nástroj Spojnice a tažením z úchytu ze středu horní hrany obdélníků do úchytu na středu spodní hrany elipsy zakreslíme jednotlivé spojnice. Spojnice jsou pravoúhlé. Sjednotíme výšku zalomení spojnic na jednotnou (tažením za středový úchyt spojnice) tak, jak je na obr. obr. 10-5. OBR. 10-5: UPRAVENÉ SCHÉMA Enc-10-04. accdb 10.3 Vizualizace dat K jednotlivým obrazcům lze doplnit data a na obrazcích je vizualizovat. Jednou z možností je editovat data přímo v diagramu, potom využíváme okno dat obrazce (v kartě DATA ve skupině ZOBRAZIT NEBO SKRÝT zaškrtnutím pole Okno dat obrazce). Aby bylo možné vkládat data k obrazcům ve stejné struktuře, je k dispozici sada dat obrazce. Druhou možností je načíst údaje z externích dat. Data k obrazcům našeho diagramu jsou připravena k v databázi Accessu Enc-10-04.accdb v tabulce Fakulty (viz obr. 10-6), kde je uveden název fakulty, její číslo a počet studentů (v roce 2016, zdrojem dat je Výroční zpráva o činnosti Vysoké školy ekonomické v Praze za rok 2016).

10 Visio, Publisher 194 OBR. 10-6: TABULKA FAKULTY Enc-10-05 Chceme data importovat do výkresu a připojit k obrazcům: V kartě DATA ve skupině EXTERNÍ DATA klikneme do tlačítka Vlastní import. V dialogovém okně Výběr dat vybíráme typ zdroje dat vybereme databázi Access. V dalším okně upřesníme umístění databáze Accessu tlačítkem Procházet. Při dalším připojování dat ze stejné databáze budeme moci databázi vybrat z ikony nabídky. Ve stejném okně vybereme tabulku či dotaz, z něho budeme importovat data. V našem případě vybereme tabulku Fakulty. V dalším okně můžeme vybrat sloupce (pole) a řádky (věty) tabulky či dotazu, které budou importovány do výkresu. Ponecháme všechny sloupce a všechny řádky. V posledním okně klikneme do tlačítka Dokončit. Do okna výkresu se doplnilo okno Externí data (viz obr. 10-7). OBR. 10-7: OKNO EXTERNÍ DATA Automaticky propojit Aktualizovat Tažením řádku Fakulta podnikohospodářská ze zdroje dat na obdélník Fakulta podnikohospodářská propojíme data externího zdroje s obrazcem. V prvním nenadepsaném sloupci zdroje dat se zobrazí ikona propojení. K obdélníku se ve výkresu formou datového symbolu vypsala vybraná propojená data. Obdobně chceme doplnit data pro další fakulty automaticky: V kartě DATA ve skupině ROZŠÍŘENÁ DATOVÁ PROPOJENÍ klikneme do tlačítka Propojit data. V okně Automaticky propojit se nabídnou dvě možnosti rozsahu propojení: Vybrané obrazce (pokud jsme před provedením příkazu měli některé obrazce vybrány), Všechny obrazce na této stránce. Vybereme volbu Všechny obrazce na této stránce. V dalším okně upřesňujeme kritéria propojení. Ponecháme nabídnuté kritérium Fakulta rovná se Text obrazce. V posledním okně klikneme do tlačítka Dokončit. Všechny obdélníky (jejichž data jsou dostupná v externích datech) se úspěšně propojily s externími daty. U obrazců jsou vypsány hodnoty polí Fakulta a Počet_studentů. V okně Externí data jsou ikony propojení u vět kromě Národohospodářská fakulta, kde jsme v obrazci slovo pomlčkou rozdělili. Doplníme zde propojení tažením řádku fakulty na její obrazec. Data se načetla do výkresu a jsou nezávislá na databázi, která nadále nemusí být k dispozici. Pokud se v databázi změní hodnoty dat, nepromítají se do dat obrazců. Externí data načtená do výkresu můžeme aktualizovat. V kartě DATA ve skupině EXTERNÍ DATA klikneme do spodní části tlačítka Aktualizovat vše.

10 Visio, Publisher 195 Datový symbol Datové symboly umožňují prezentovat data k obrazcům textově nebo vizuálně ve výkresu. Takto se zatím textově vypisují dvě textové vlastnosti napravo od jejich obrazců. Formát datových symbolů lze měnit: Ve výkresu vybereme obdélník první fakulty. V kartě DATA ve skupině ROZŠÍŘENÁ DATOVÁ PROPOJENÍ klikneme do tlačítka Rozšířené datové symboly. Zobrazí se galerie datových symbolů (viz obr. 10-8). OBR. 10-8: GALERIE DATOVÝCH SYMBOLŮ Orámován je datový symbol použitý pro označený obrazec. V galerii je k dispozici dalších 5 datových symbolů, které prezentují data obrazce jiným formátem. Když podržíme ukazatel myši nad datovým symbolem, zobrazí se jeho název. Z místní nabídky datového symbolu můžeme symbol upravit, přejmenovat, duplikovat, odstranit či vybrat obrazce používající tento symbol. Nám nevyhovuje žádný z připravených datových symbolů, proto klikneme do volby Vytvořit nový datový symbol. Chceme vytvořit nový datový symbol, který se nepodobá žádnému výchozímu: Zobrazí se dialogové okno Nový datový symbol, při pozdějších úpravách datového symbolu bude nazváno Upravit datový symbol (viz obr. 10-9). Datový symbol se skládá z jedné či více položek. Položky můžeme přidávat (tlačítko Nová položka), upravovat (Upravit položku) či odstraňovat (Odstranit). Pomocí šipek můžeme měnit pořadí položek, které ovlivňuje postup zobrazování položek a jejich případné překrývání. V sekci VÝCHOZÍ POZICE je určena výchozí pozice položek, kterou můžeme pro jednotlivé položky převzít či upravit. Kolem položek s převzatou výchozí pozicí můžeme zobrazit ohraničení s výplní. Aby položky nepřekrývaly text v rámečku, zejména pokud obsahují stejný text, můžeme při použití datového symbolu skrýt text obrazců. V našem případě vytvoříme datový obrazec Fakulta se dvěma položkami: vlastnost Číslo_fakulty bude prezentována jako text kruhový bublinový popisek, vlastnost Počet_studentů bude prezentována datovým pruhem typu teploměr.

10 Visio, Publisher 196 OBR. 10-9: DIALOGOVÉ OKNO NOVÝ DATOVÝ SYMBOL Sada ikon Datový pruh Nejprve definujeme položku pro zobrazení vlastnosti Číslo_fakulty: Klikneme do tlačítka Nová položka, zobrazí se dialogové okno Nová položka. V poli Datové pole vybereme datovou vlastnost Číslo_fakulty, kterou budeme zobrazovat. V poli Zobrazeno jako vybereme způsob zobrazení Text. Styl bude Kruhový bublinový popisek. V sekci UMÍSTĚNÍ upřesňujeme, kde v obrazci bude ikona zobrazena. V našem případě nepoužijeme výchozí pozici a změníme ji na pozici vlevo doprostřed. Tlačítkem OK ukončíme práci s dialogovým oknem Nová položka. Kdykoliv se do něj po výběru položky můžeme z okna Nový datový symbol vrátit tlačítkem Upravit položku. Tlačítkem Odstranit můžeme vytvořenou položku odstranit. Definujeme další položku pro stejný datový symbol pro zobrazení Počtu_studentů: Klikneme do tlačítka Nová položka. Zobrazí se dialogové okno Nová položka (viz obr. 10-10). V poli Datové pole vybereme Počet_studentů. V poli Zobrazeno jako vybereme způsob zobrazení Datový pruh. V poli Styl se nabízí 13 variant datového pruhu. Vybereme Teploměr. Zrušíme zaškrtnutí výchozí pozice a zadáme pozici popisku Pravá hrana, Doprostřed. Upravíme hodnotu pole Maximální hodnota na 4000. Měřítko naplňování teploměru tak upravíme na maximum 4000 dle maximálního počtu podniků v jednotlivém stadiu. Zobrazení číselné hodnoty zvolíme dole pod teploměrem (pole Pozice hodnoty). Do pole Umístění popisků vybereme Nezobrazeno, neboť popisek s názvem vlastnosti nepotřebujeme k teploměru doplňovat. Tlačítkem OK ukončíme práci s dialogovým oknem Nová položka. Tlačítkem OK ukončíme práci s dialogovým oknem Nový datový symbol. Pokud jsme před zahájením definice nového datového symbolu vybrali jeden či více obrazců, odmítneme možnost aplikace datového symbolu na vybrané obrazce. V kartě DATA ve skupině ROZŠÍŘENÁ DATOVÁ PŘIPOJENÍ klikneme do tlačítka Rozšířené datové symboly. Z místní nabídky nového datového symbolu v galerii datových symbolů vybereme volbu přejmenovat a zadáme název Fakulta. Datový symbol aplikujeme na obdélníky fakult. Označíme je a kliknutím symbol vybereme.

10 Visio, Publisher 197 OBR. 10-10: DIALOGOVÉ OKNO NOVÁ POLOŽKA DATOVÝ PRUH OBR. 10-11: HOTOVÉ SCHÉMA 10.4 Kontingenční diagram Jak jsme již viděli, je možné připojit data k připravenému diagramu. Visio může vygenerovat diagram z dat jiných programů. Datová řešení jsou součástí šablon nebo je lze vytvořit kliknutím do tlačítek, které je však nejprve nutné umístit do pásu karet. K dispozici jsou následující datová řešení: Kontingenční diagram: Zobrazí souhrny dat (např. součty) v kontingenčním diagramu. Vstupem může být především tabulka z Excelu či z Accessu. Pro tvorbu je v kategorii Obchodní určena šablona Kontingenční diagram. Organizační diagram: Vytvoří organizační diagram firmy. Vstupem může být především tabulka zaměstnanců z Excelu či z Accessu. Pro tvorbu jsou v kategorii Obchodní určena šablona Organizační diagram a Průvodce organizačním diagramem. Kalendář: Zobrazí události kalendáře z Outlooku. Pro tvorbu je v kategorii Plán určena šablona Kalendář. Časová osa: Zobrazí časovou osu projektu. Vstupem je projekt z Projectu. Pro tvorbu je v kategorii Plán určena šablona Časová osa.

10 Visio, Publisher 198 Kontingenční diagram Ganttův diagram: Zobrazí tabulkovou i grafickou část projektu. Vstupem je projekt z Projectu. Pro tvorbu je v kategorii Plán určena šablona Ganttův diagram. V novém souboru chceme přehledně zobrazit počet studentů jednotlivých fakult a celkový počet studentů školy (viz obr. 10-12), jak máme připraveno v dříve použité databázi Enc-11-05.accdb v tabulce Fakulty. OBR. 10-12: KONTINGENČNÍ DIAGRAM Enc-10-06 Postup vložení kontingenčního diagramu: Na kartě SOUBOR zvolíme NOVÝ. V seznamu kategorií zvolíme kategorii Obchodní a tam Kontingenční diagram. Klikneme Vytvořit. Zobrazí se průvodce. V prvním okně zvolíme zdroj dat Databáze aplikace Microsoft Access. V dalším okně vybereme databázi Enc-10-04.accdb a v rámci ní tabulku Fakulty. V dalším okně ponecháme výběr všech sloupců a všech řádků. V posledním okně klikneme do tlačítka Dokončit. Do výkresu se vložil obrazec Uzel kontingenčního diagramu. Jedná se o běžný obrazec obdélníkového tvaru, který má dva textové datové symboly (nadpis Celkový součet přebíraný z vlastnosti Člen s využitím popisku Nadpis 1 a součet ID s využitím Textového popisku). Vlevo se pod okno Obrazce doplnilo okno Kontingenční diagram (viz obr. 10-13). OBR. 10-13: OKNO KONTINGENČNÍ DIAGRAM V části Přidat součet je prvotně zaškrtnuto ID(Součet). Zrušíme zaškrtnutí, a naopak zaškrtneme Počet_studentů(Součet). V obrazci Celkový součet je nyní uveden celkový počet studentů (za rok 2016).

10 Visio, Publisher 199 Datový symbol Další úpravy Organizační diagram Enc-10-07 Změna pozice Chceme zobrazit i počty studentů jednotlivých fakult. Máme označený uzel Celkový součet. V podokně kontingenčního diagramu v části Přidat kategorii klikneme do pole Fakulta. Tím se do schématu zařadí obrazce fakult i s počtem studentů. Název vlastnosti Počet_studetnů je převzat z tabulky Accessu. Slovo Počet_studentů nahradíme kratším slovem Studentů. Klikneme v části Přidat součet do ikony nabídky v řádku Počet_studentů(Součet) a vybereme KONFIGUROVAT SLOUPEC. V dialogovém okně Konfigurovat sloupec upravíme v poli Název hodnotu na Studentů. V obrazci Celkový součet bude uveden pouze počet studentů. Je proto zbytečné, aby byl oddělen od další části obrazce vodorovnou čarou. Formát upravíme v datovém symbolu: Vybereme obrazec Celkový součet. V kartě DATA ve skupině ROZŠÍŘENÁ DATOVÁ PROPOJENÍ klikneme do tlačítka Rozšířené datové symboly. Z místní nabídky označeného datového symbolu vybereme UPRAVIT. V seznamu dvou položek poklikáme na položku Studentů. V dialogovém okně Upravit položku v poli Typ ohraničení vybereme Žádné. Počty již nejsou v celkovém součtu odděleny vodorovnou čarou. Upravíme pořadí fakult na kartě KONTINGENČNÍ DIAGRAM ve skupině USPOŘÁDAT tlačítky pro přesun Přesunout doleva a nahoru. Na této kartě lze rovněž upravovat obrazce diagramu, jeho směr a zarovnání pro jednotlivé úrovně, sbalit či sloučit části diagramu. 10.5 Organizační diagram Druhé datové řešení, kterému se budeme věnovat, je sestavení organizačního diagramu. V něm budeme prezentovat základní strukturu Vysoké školy ekonomické (dle schématu z webových stránek školy). Data pro diagram máme připravená v dříve použité databázi Enc-10-04.accdb, tentokrát v tabulce Organizace. Organizační diagram připravíme do nového souboru. Pro nový výkres použijeme z kategorie Obchodní šablonu Průvodce organizačním diagramem. 88 V prvním okně ponecháme vybranou volbu Informace již uložené v souboru nebo databázi. V druhém případě bychom data vytvořili např. v Excelu v průběhu průvodce. V druhém okně vybereme Zdroj data kompatibilní se standardem ODBC. Ve třetím okně vybereme zdroj dat MS Access Database a dohledáme umístění souboru. Opět vyjdeme z databáze Enc-10-04.accdb, v níž je tabulka Organizace s údaji o prvcích struktury a nadřízeném. Ve čtvrtém okně vybereme z databáze tabulku Organizace. V pátém okně do pole Jméno vybereme z tabulky Organizace pole Jednotka. V poli Nadřízený zvolíme pole Vedoucí. V šestém okně vybíráme pole, která budou v jednotlivých obrazcích pro jednotlivé jednotky vypisována v obrazcích. Zvolené je pole Jednotka. V sedmém okně přidáme datová pole (vlastnosti) obrazce, která budou importována z databáze. Přidáme pole Vedoucí. V osmém okně zvolíme Propojit záznamy databáze s obrazci. Na rozdíl od kopírování tak bude možné později aktualizovat data v obou směrech z databáze do výkresu i z výkresu do databáze. V devátém okně nebudeme do diagramu zahrnovat obrázky. Na závěr ponecháme výchozí nastavení a kliknutím do tlačítka Dokončit ukončíme průvodce. Do výkresu se nakreslil organizační diagram, který upravíme: Nejprve budou zařazené fakulty a poté až další organizační jednotky. Fakulty budou řazené dle čísla fakulty. Použijeme na kartě ORGANIZAČNÍ DIAGRAM tlačítka Přesunout doleva a nahoru a Přesunout doprava a dolů ze skupiny USPOŘÁDAT. 88 Šablona Průvodce organizačním diagramem na rozdíl od šablony Organizační diagram nejen otevře výkres s vhodnými vzorníky a dalšími parametry, ale také přímo spustí Průvodce organizačním diagramem.

10 Visio, Publisher 200 Další úpravy diagramu Abychom vyzkoušeli i jiné uspořádání diagramu, zvolíme pro prorektory a kvestora pozici asistenta, obrazce asistentů jsou uspořádané přímo pod vedoucím. Vybereme obrazec prorektorů (a později i kvestora). V kartě ORGANIZAČNÍ DIAGRAM ve skupině OBRAZCE klikneme do tlačítka Změnit typ pozice. Vybereme pozici Asistent. V kartě ORGANIZAČNÍ DIAGRAM ve skupině ROZLOŽENÍ klikneme do tlačítka Znovu rozložit. Obrazce jsou široké, 3x klikneme do tlačítka Zmenšit šířku ve skupině OBRAZCE a tím je zúžíme. Zmenšíme i mezery mezi obrazci kliknutím do tlačítka Zmenšit mezery ve skupině USPOŘÁDAT. Znovu v kartě ORGANIZAČNÍ DIAGRAM ve skupině ROZLOŽENÍ klikneme do tlačítka Znovu rozložit. Další úpravy diagramu: Jednotlivým obrazcům by bylo vhodné doplnit obrázky tlačítko Vložit ve skupině OBRÁZEK. Také tvar použitých obrazců lze zvolit jiný výběrem ve skupině OBRAZCE. Další údaje bychom mohli zobrazit vhodně připraveným datovým symbolem. Tvar celého organizačního diagramu ovlivňuje jeho rozložení vodorovné, svislé či vedle sebe (podrobnější možnosti vidíme v dialogovém okně po kliknutí do spouštěče dialogového okna ve skupině ROZLOŽENÍ). Tlačítkem Importovat ze skupiny DATA ORGANIZACE můžeme vytvořit na nové stránce další organizační diagram. Pro další organizační diagram se znovu spustí Průvodce organizačním diagramem. Tlačítkem Exportovat ze skupiny DATA ORGANIZACE můžeme exportovat data obrazců zaměstnanců z organizačního diagramu do sešitu Excelu (popř. do textového formátu či formátu csv). Každý zaměstnanec je potom zastoupen jedním řádkem. Tlačítkem Porovnat ze skupiny DATA ORGANIZACE můžeme porovnat dva organizační diagramy (hodnoty vlastností obrazců) a formou webové stránky vypsat sestavu rozdílů dvou diagramů. Do organizačního diagramu můžeme ručně přidávat další obrazce ze vzorníku Obrazce organizačního diagramu. Barvy organizačního diagramu ovlivníme změnou motivu na kartě NÁVRH ve skupině MOTIVY. Zvolíme např. motiv Lineární. Výsledný vzhled diagramu je na obr. 10-14. OBR. 10-14: ORGANIZAČNÍ DIAGRAM Publisher 10.6 Publisher Krátce se ještě zmiňme o programu Publisher. Je součástí balíku Microsoft Office. Jedná se o textový a grafický editor, pomocí kterého můžeme vytvářet profesionální publikace, které obsahují působivá pozadí, textové efekty a obrázky. Efektivně lze Publisher využít pro tvorbu přání, ročenek, katalogů či bulletinů. Při tvorbě publikace vycházíme ze šablony. Volit je můžeme z karty Doporučené (kde najdeme letáčky, přání, kupóny, cedule atd.), Předdefinované (kalendáře, katalogy, nabídky, pohlednice, štítky atd.) nebo šablony dohledáme na internetu (zadáním klíčového slovo nahoře v okně v poli pro hledání).

10 Visio, Publisher 201 OBR. 10-15: ŠABLONY PUBLISHERU Brožura Chceme připravit brožuru, která bude skládaná na tři části. Zvolíme šablonu za kategorie Předdefinované nazvanou Brožury. Ty jsou dále rozdělené na: informační, ceník, událost, dobročinná akce, prázdné. Z kategorie Informační zvolíme Barevný proužek. V pravé části okna lze blíže učit, jaké chceme barevné schéma, sadu písem a typ formuláře. Ponecháme předchystané parametry a klikneme do tlačítka Vytvořit. Soubor je v titulkovém pruhu nazván Publikace1. Obsahuje dvě stránky, jejich miniatury vidíme v levém podokně. OBR. 10-16: BROŽURA

10 Visio, Publisher 202 Enc-10-08 Karta Domů Karta Návrh stránky Karta Korespondence Karta Revize Předloha Šablonu vyplníme údaji o programech firmy Encián. Na první stránce vyplníme hlavičku ve třetím sloupci. Na druhé stránce budou informace o programech. (Vycházet můžeme z textu letáčku o firmě Encián připravovaného v rámci výkladu skript Microsoft Wordu.) Pole pro adresu je na straně 1 i na straně 2. Vyplníme-li adresu na straně 1, propíše se i na stranu 2. Textová pole vyplníme vlastními texty, obrázky zaměníme za své či ponecháme. K formátování textu lze využít styly (na kartě DOMŮ ve skupině STYLY) či možnosti skupiny PÍSMO a ODSTAVEC. Další prvky přidáme do stránky výběrem objektu (na kartě Domů ve skupině OBJEKTY). Můžeme doplnit další textové pole, obrázek, tabulku nebo obrazce. Další nastavení, např. barevná schémata, pozadí stránky, velikost okrajů můžeme změnit na kartě NÁVRH STRÁNKY. I Publisher, stejně jako Word, nabízí hromadnou korespondenci. Její nastavení zadáme na kartě KORESPONDENCE. Příprava hromadné korespondence v Publisheru je shodná s přípravou ve Wordu. Připravíme obecnou publikaci, např. letáček, brožuru apod. a umístíme do ní např. adresy zákazníků, kterým budeme letáček posílat. Adresy můžeme čerpat např. z databáze adres (např. z Accessu) nebo z Outlooku. Kontrolu pravopisu či nastavení jazyka najdeme na kartě REVIZE. Uspořádání stránky do tří sloupců lze upravit v rámci úpravy předlohy. Stránku předlohy zobrazíme klinutím do tlačítka Stránka předlohy na kartě ZOBRAZENÍ ve skupině ZOBRAZENÍ. Upravit můžeme šířku sloupce, záhlaví a zápatí. Připravit lze i další předlohy a použít je na konkrétní stránky publikace. OBR. 10-17: STRÁNKA PŘEDLOHY Karta Vložení Do publikace je možné přidávat i další prvky, nabízené jsou na kartě VLOŽENÍ. Stejně jako na kartě DOMŮ se nabízí textové pole, obrázek, tabulka či obrazce. Dále vložení ozdobného textové pole WordArt, datumu a času, jiného objektu, hypertextového odkazu či úprava obsahu záhlaví a zápatí. Zajímavé možnosti nabízí skupina STAVEBNÍ BLOKY. Části stránky obsahují pole pro citáty, nadpisy, poznámky v textu či texty. Kalendáře tohoto či příštího měsíce, volba Další kalendáře nám umožní vybrat konkrétní měsíc a rok. Ohraničení a zvýraznění nabízí pásy, rámečky nebo zdůraznění. Zvolený okraj umístíme nahoru či dolů na stránku. Velikost upravíme dle potřeby. Grafika okraje se např. rozšířením na celou šířku stránky nedeformuje. Tlačítkem Inzerce vložíme do stránky různé druhy kupónů, poutačů či reklam.

10 Visio, Publisher 203 Formáty uložení Na první stránku do prvního sloupce (po složení půjde o poslední stránku brožury) umístíme pozvánku na akci uvedení nového softwaru na trh. Bude se konat 24.6.2025. Zadáme nadpis a krátký text. Pole pro zápis textu je zbytečně vysoké, tažením za úchyt jej zmenšíme. Pod text vložíme kalendář s označeným datem akce. Na kartě VLOŽENÍ ve skupině STAVEBNÍ BLOKY klikneme do tlačítka Kalendáře a vybereme dole možnost Další kalendáře. Zvolíme styl a měsíc červen roku 2025. Velikost upravíme tak, aby se kalendář vešel do prvního sloupce. V kalendáři označíme datum konání akce označíme datum 24.6.2025 a z miniaturního panelu nástrojů zvolím vhodnou výplň, ohraničení a tučné písmo. Zvýrazníme i datum ukončení přihlašování na akci světlou výplní 12.6.2025. Finální vzhled brožury ukazuje obr. 10-18. Soubor uložíme jako soubor aplikace Publisher. Má příponu pub. Další formáty: Formátem vhodným pro distribuci publikace je pdf či xps. Publikaci lze uložit ve formátu webové stránky (webová stránka tvořená jedním souborem nebo webová stránka ve zjednodušeném formátu). V nabídce je rovněž uložení souboru jako dokumentu Wordu. Soubor je převeden a ztratí část formátování. Případě do formátu obrázku (jpg, bmp, gif a jiné).

10 Visio, Publisher 204 OBR. 10-18: DOKONČENÁ BROŽURA

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 205 11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 11.1 Dynamics 365 Zkušební tenant Přidání služby Dynamics 365 11.1.1 Zkušební tenant Aplikace Dynamics 365 propojuje CRM 89 a ERP 90 systémy s dalšími online aplikacemi. Není součástí plánu Office 365 Education. Pro demonstraci nastavení Office 365 a aplikace Dynamics 365 vytvoříme proto zkušební tenant: V prohlížeči zadáme adresu http://www.microsoft.cz V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Produkty a vybereme Software a služby/office. Klikneme do tlačítka Pro firmy. Klikneme do tlačítka Podívejte se na plány a ceny. Vlevo klikneme do odkazu Zobrazit možnosti pro podniky. Ve spodní části stránky klikneme do odkazu Další podrobnosti. Ve sloupci Office 365/Enterprise E5 klikneme dole do tlačítka Vyzkoušet zdarma. V prvním okně průvodce zadáme své jméno, příjmení, školní e-mail, mobilní telefon 420123456789, název společnosti VŠE v Praze, velikost organizace 50 249 lidí. Klikneme do tlačítka Další. V druhém okně vytvoříme zkušební účet: Uživatelské jméno: Naše příjemní bez háčků a čárek, např. novak Doména: Ve tvaru vsenovakjan1 (.onmicrosoft.com je již nastavena) Heslo: Encian2025 Klikneme do tlačítka Vytvořit můj účet. Ve třetím okně zapíšeme mobilní telefon, na nějž nám bude zaslána ověřovací zpráva. Klikneme do tlačítka Poslat mi SMS. Ve čtvrtém okně vyplníme šesticiferný ověřovací kód z SMS a klikneme do tlačítka Další. Na další stránce jsou zrekapitulovány: přihlašovací stránka https://portal.office.com uživatelské jméno, např. novak@vsenovakjan1.onmicrosoft.com Klikneme do tlačítka Jste připraveni začít. Zobrazí se portál Office 365. Některé aplikace se ještě připravují. Jejich dlaždice budou aktivní po chvíli. Nastavený plán Office 365 můžeme využívat 30 dnů. 91 Do testovacího tenantu doplníme službu Dynamics 365: V spouštěči aplikací klikneme do dlaždice Správce. V navigačním panelu rozbalíme sekci FAKTURACE a klikneme do odkazu Koupit služby. V sekci Sada Dynamics 365 ukážeme ukazatelem myši na tlačítko Další informace plánu Dynamics 365, edice EnterPrise, Plán 1. V rozbalené nabídce klikneme do tlačítka Spustit bezplatnou zkušební verzi. Na stránce Pokladna klikneme do tlačítka Vyzkoušet. Na stránce Příjem objednávky klikneme do tlačítka Pokračovat. Licenci na přidanou službu přiřadíme sobě: V navigačním panelu Správce v sekci UŽIVATELÉ klikneme do odkazu Aktivní uživatelé. V seznamu uživatelů klikneme na své jméno. V okně informací o nás klikneme v řádku Licence na produkty do tlačítka Upravit. 89 CRM: Customer relationship management (řízení vztahů se zákazníky) 90 ERP: Enterprise Resource Planning (řízení podnikových zdrojů) 91 Zkontrolujeme, zda je nastaveno časové pásmo. V navigačním panelu klikneme do tlačítka Nastavení a do odkazu Pošta. V sekci OBECNÉ klikneme do odkazu Oblast a časové pásmo. Nastavíme pole Aktuální časové pásmo na hodnotu (UTC +01:00) Praha,

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 206 Přidání uživatelů Uživatel.csv V okně Licence na produkty klikneme v řádku Dynamics 365 Plán 1 Enterprise Edition do tlačítka Vypnuto. 92 Ponecháme zapnuty všechny položky licence a klineme do tlačítka Uložit. Klikneme do tlačítka Zavřít. Zavřeme profil svého uživatele kliknutím do zavíracího tlačítka vpravo nahoře. Dokončíme instalaci: V navigačním panelu Správce ve sekci CENTRA PRO SPRÁVU klikneme do odkazu Dynamics 365. Zaškrtneme žluto dlaždici Ukázat všechno. (V horní části ponecháme vybraný jazyk Čeština.) Klikneme do tlačítka Dokončit instalaci. Otevře se výchozí stránka aplikace Prodej. 93 Ve zkušebním tenantu můžeme využít 25 uživatelů. Přidáme 20 zaměstnanců firmy Encián: Uživatele přidáme ze souboru. Demonstrační soubor Uživatelé.csv je připraven pro tenant encian.onmicrosoft.com. Upravíme obsah souboru nahrazením tenantu encian za náš tenant ve tvaru vsenovakjan1. V navigačním panelu Správce v sekci UŽIVATELÉ klikneme do odkazu Aktivní uživatelé. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Další a vybereme volbu Importovat více uživatelů. V prvním okně průvodce Importovat více uživatelů klikneme do tlačítka Procházet a dohledáme soubor Uživatelé.csv. Klikneme do tlačítka Další. V druhém okně průvodce přidáme uživatelům licence Office 365 E5 i Dynamics 365 Plan 1. Klikneme do tlačítka Další. Ve třetím okně zrušíme zaškrtnutí pole Poslat soubory a klikneme do tlačítka Zavřít bez odeslání. V seznamu uživatelů přibylo 20 uživatelů z firmy Encián. 11.1.2 První spuštění Dynamics 365 a nastavení Spustíme Dynamics 365: V spouštěči aplikací klikneme do dlaždice Dynamics 365. Dynamics 365 se otevře v nové záložce. Po krátké přípravě se zobrazí úvodní stránka Nové místo pro všechny vaše obchodní aplikace. 94 Dlaždice zastupují jednotlivé aplikace 95. Klikneme do dlaždice Dynamics 365 custom (viz obr. 11-1). OBR. 11-1: DLAŽDICE APLIKACÍ DYNAMICS 365 92 Součástí plánu Dynamics 365, edice EnterPrise, Plán 1 je také desktopová aplikace Project. Je dostupná v nastavení Office 365 v softwaru v sekci PROJECT. 93 Stránka je také přímo dostupná z adresy https://vsenovakjan1.crm4.dynamics.com. 94 Stránka je také přímo dostupná z adresy http://home.dynamics.com. 95 Pokud nejsou zobrazeny jednotlivé aplikace,

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 207 Pokud nejsou zobrazeny jednotlivé aplikace postupujeme dále jednou z variant: Vpravo nahoře klikneme do tlačítka Synchronizace. V navigačním panelu Office 365 rozbalíme Dynamics 365 a klikneme do tlačítka Moje aplikace. Počkáme do 30 minut. Zatím zadáme adresu https://vsenovakjan1.crm4.dynamics.com. Před demonstrací dílčích aplikací Dynamics 365 provedeme nastavení základních parametrů firmy Encián pro zdroje a produkty. Nejprve nastavíme zdroje: Uživatele rozdělíme do organizačních jednotek (oddělení firmy Encián): Ředitelství, Projektování Služby zákazníkům. Připravíme organizační jednotky: Ředitelství V horní liště klikneme do tlačítka Prodej a vybereme oblast Nastavení (viz obr. 11-2). OBR. 11-2: SEKCE A TLAČÍTKA OBLASTI NASTAVENÍ Role zabezpečení V sekci SYSTÉM klikneme do tlačítka Zabezpečení. Na stránce Zabezpečení klikneme do tlačítka Organizační jednotky. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nový. V dialogovém okně Organizační jednotka vyplníme název Ředitelství. Ponecháme nadřazenou organizaci. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Uložit a zavřít. Obdobně přidáme organizační jednotky Projektování a Služby zákazníkům. Pokud bychom omylem přidali organizační jednotku navíc, museli bychom ji nejprve deaktivovat a teprve potom odstranit: Klikneme název jednotky. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Další akce a vybereme volbu ZAKÁZAT. Potvrdíme deaktivaci tlačítkem Deaktivovat. Zavřeme okno organizační jednotky. V prvním sloupci seznamu označíme jednotku a v panelu nástrojů klikneme do tlačítka Odstranit. Potvrdíme odstranění kliknutím do tlačítka Odstranit. Uživatele přiřadíme do organizačních jednotek současně s rolemi zabezpečení. Role zabezpečení vymezují práva uživatele. Uživatelům přiřadíme role zabezpečení: Rozbalíme nabídku tlačítka Nastavení. V sekci SYSTÉM klikneme do tlačítka Zabezpečení a klikneme do tlačítka Uživatelé. Z rozbalovací nabídky zobrazení Povolení uživatelé vybereme zobrazení Uživatelé bez přiřazených rolí zabezpečení. Dále přiřadíme uživatelům jejich organizační jednotky a role zabezpečení 96 : Vybereme všechny uživatele kliknutím do zaškrtávacího pole před záhlavím sloupce Celé jméno. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Spravovat role. Zaškrtneme roli Správce systému a klikneme do tlačítka OK. Zobrazení Uživatelé bez přiřazených rolí zabezpečení je již prázdné. 96 Přiřazením organizační jednotky se odstraní uživateli role zabezpečení. Musíme proto nejprve přiřadit organizační jednotku.

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 208 Odebrání ukázkových dat Produkty Dále nastavíme produkty. Nejdříve připravíme jednotky. Upravíme výchozí skupinu jednotek, která je prvotně dostupná v Dynamics 365: V horní liště klikneme do rozbalovací nabídky tlačítka Nastavení. V sekci FIRMA klikneme do tlačítka Katalog produktů. Na stránce Katalog produktů klikneme do tlačítka Skupiny jednotek. Pokud jsou v seznamu aktivních jednotek je zobrazena ukázková jednotka, potlačíme je: V druhé kartě prohlížeče otevřeme Dynamics 365. V horní liště klikneme do rozbalovací nabídky tlačítka Nastavení. V sekci SYSTÉM klikneme do tlačítka Správa dat. Na stránce Správa dat klikneme do tlačítka Ukázková data. V dialogovém okně Ukázková data klikneme do tlačítka Odebrat ukázková data. Zavřeme dialogové okno Ukázková data. Ukázková data můžeme kdykoliv později přidat. Vrátíme se do první karty prohlížeče. Případné odebrání dat chvíli trvá. Můžeme zatím pokračovat v nastavení skupiny jednotek. Klikneme do názvu Výchozí jednotka. V dialogovém okně Skupina jednotek upravíme v poli Název text Výchozí jednotka na počet a uložíme kliknutím do tlačítka Uložit. V levém navigačním podokně v kategorii VŠEOBECNÉ klikneme do odkazu Jednotky. Klikneme do názvu Primární jednotka. V okně Jednotka změníme název z Primární jednotka na ks. Pro primární jednotku není možné upravit pole Množství a Základní jednotka. Práci s oknem Jednotka ukončíme kliknutím do tlačítka Uložit a zavřít. Do seznamu produktů připravíme dva produkty firmy Encián: V horní liště klikneme do tlačítka Katalog produktů. Na stránce Katalog produktů klikneme do tlačítka Řady a produkty. Nejprve musíme do formuláře produktu doplnit nová pole: V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Přidat produkt. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Editor formulářů. V pravém podokně Průzkumník polí tažením přidáme do sekce SOUHRN ve střední části okna pod pole Počet desetinných míst nová pole (viz obr. 11-3): OBR. 11-3: EDITOR FORMULÁŘŮ» Ceníková cena

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 209» Standardní cena» Aktuální cena V kartě DOMŮ ve skupině ULOŽIT klikneme do tlačítka Uložit potom do tlačítka Publikovat. Zavřeme okno editoru formuláře. Zaktualizujeme stránku nového produktu. V panelu nástrojů opakovaně klikneme do tlačítka Přidat produkt a vložíme záznamy s obsahy polí dle obr. 11-4. 97 Každý produkt musíme publikovat, tj. po zadání jeho parametrů v panelu nástrojů kliknout do tlačítka Publikovat. OBR. 11-4: ZÁZNAMY SEZNAMU PRODUKTY Název ID produktu Skupina jednotek Výchozí jednotka Počet des. míst Ceníková cena Standardní cena Aktuální cena Bonita BON 3 800 Kč 3 400 Kč 3 000 Kč počet ks 0 Kauzální analýza KAU 10 000 Kč 9 000 Kč 8 000 Kč Ceníky Ceníky umožní poskytovat různé typy slev či naopak navýšení ceny. Každý ceník bude obsahovat jednotlivé produkty. Ve firmě Encián nachystáme tři ceníky: V horní liště klikneme do rozbalovací nabídky tlačítka Prodej. V sekci FIRMA klikneme do tlačítka Katalog produktů. Na stránce Katalog produktů klikneme do tlačítka Ceníky. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nová. Postupně zadáme tři ceny s parametry dle obr. 11-5. OBR. 11-5: CENÍKY Ceník Způsob ocenění Procento Zásady zaokrouhlení Možnost zaokrouhlení Částka zaokrouhlení 1 Procento ceníkové ceny Procento ceníkové ceny 100 Zaokrouhlit dolů Násobek 100 Kč 2 Přirážka k standardním nákladům Procento přirážky 10 Zaokrouhlit dolů Násobek 100 Kč standardní cena 3 Přirážka k aktuálním nákladům Procento přirážky aktuální náklady 10 Zaokrouhlit dolů Násobek 100 Kč Postup pro první ceník: Na stránce Ceník vyplníme hodnoty polí:» Název: 1 Procento ceníkové ceny» Měna: česká koruna (ponecháme) V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Uložit. Vedle názvu ceník v záhlaví klikneme do tlačítka Sekce formuláře a vybereme volbu Položky ceníku. V záhlaví sekce POLOŽKY CENÍKU klikneme do tlačítka +. V dialogovém okně Položka ceníku vyplníme pole:» Produkt: Bonita 98» Jednotka: ks» Měna: česká koruna» v sekci OCENĚNÍ Způsob ocenění: Procento ceníkové ceny Procento: 100» v sekci ZAOKROUHLENÍ 97 Ceníková cena (List Price) je nabízena zákazníkům v ceníku s případnou procentuální úpravou. Standardní cena (Standard Cost) obvyklé náklady, za něž výrobek pořizujeme. Aktuální cena (Current Cost) aktuální náklady, za něž výrobek pořizujeme. Pokud je nižší než standardní cena, můžeme ji vybraným zákazníkům nabídnout. K standardní a aktuální ceně přičítáme přirážku nebo marži. Obvykle platí Ceníková cena > Standardní cena > Aktuální cena. 98 V případě, že nelze dohledat produkt, zapomněli jsme jej aktivovat.

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 210 Zásady zaokrouhlení: Zaokrouhlit dolů Možnost zaokrouhlení: Násobek Částka zaokrouhlení: 100 Kč Kliknutím do tlačítka Zavřít zavřeme okno ceníku 1 Procento ceníkové ceny. Obdobně doplníme další 2 ceníky. Prodejní cyklus 11.1.3 Prodeje (Sales) Aplikace Prodeje je zaměřena na prodejní cyklus od zájemce o naše produkty, navázání obchodního vztahu přes evidování příležitosti, upřesnění nabídky, k objednávce a faktuře. Návaznost jednotlivých entit (tabulek s daty) je znázorněna v obr. 11-6. OBR. 11-6: SOUVISLOSTI MEZI ZÁKLADNÍ ENTITAMI V APLIKACÍCH PRODEJ, MARKETING A SLUŽBY Obchodní vztah Objednávka Prodejní cyklus budeme demonstrovat ve zjednodušené podobě: Vytvoříme obchodní vztah (odběratele) firmu Richard. Firma Richard projevila zájem o 1 kus našeho produktu Bonita 1 kus produktu Kauzální analýza. Abychom firmě Richard usnadnili objednávku, připravíme ji z našich dat a necháme pouze potvrdit. Vyjdeme z ceníku 2 Přirážka k standardním nákladům. Na základě potvrzené objednávky připravíme fakturu. Obchodní vztah může vzniknout převedením zájemce (např. z prezentace našich výrobků na veletrhu). V našem případě vytvoříme přímo obchodní vztah: V horní liště klikneme do tlačítka aktuální oblasti, např. Projektové služby a vybereme oblast Prodej. V sekci ZÁKAZNÍCI klikneme do tlačítka Obchodní vztahy. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nová. Vyplníme prozatím jediné povinné pole Název obchodního vztahu. Zapíšeme do něj název podniku Richard. Záznam uložíme kliknutím do tlačítka Uložit a zavřít. Připravíme objednávku (viz obr. 11-7): V horní liště rozbalíme dlaždici Prodej. V sekci DOPROVODNÉ MATERIÁLY klikneme do tlačítka Objednávky.

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 211 OBR. 11-7: FORMULÁŘ OBJEDNÁVKY Faktura V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Nová. Do nové objednávky vyplníme pole: Název: Objednávka firmy Richard Ceník: 2 Přirážka k standardním nákladům Potenciální zákazník (v pravé sekci INFORMACE O PRODEJI): Richard» Klikneme do tlačítka Vyberte hodnotu. Vybereme obchodní vztah Richard.» V okně Vyhledat záznam klikneme do tlačítka Přidat. Objednávku uložíme kliknutím do tlačítka Uložit. (Teprve po uložení se rozšíří nabídka panelu nástrojů a sekcí stránky.) V záhlaví sekce PRODUKTY klikneme do tlačítka + a z nabídky vybereme EXISTUJÍCÍ PRODUKT. V prvním řádku sekce PRODUKTY klikneme do vyhledávacího tlačítka a vybereme Kauzální analýzu. Do sloupce Množství vložíme hodnotu 2. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Přepočítat. Ve sloupci Celkem za položku se zobrazí cena 19 800. Východiskem byla cena 9 000 Kč za kus navýšená o 10 %, tj. 9 900 Kč, za 2 kusy 19 800 Kč. Obdobně doplníme 1 kus produktu Bonita. Cena bude 3 400 + 340 (10 %) zaokrouhleno na stovky dolů, tj. 3 700 Kč. Celková částka objednávky činí 19 800 + 3 700 = 23 500 Kč. Objednávku zavřeme kliknutím do tlačítka Zavřít. Odběratel potvrdí objednávku. Z objednávky vytvoříme fakturu: V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Vytvořit fakturu. Vytvoří se nový vyplněný záznam v entitě Faktury, která je dostupná v oblasti Prodej v sekci DOPROVODNÉ MATERIÁLY kliknutím do tlačítka Faktury. V oblasti Prodej můžeme dále mj.: doplnit další skupiny jednotek, doplnit další produkty, produkty lze seskupovat do řad (v našem případě např. Programy), produkty sdružit do balíčků, definovat pro produkty množstevní a jiné slevy, importovat data, např. o zájemcích, ze souborů ve formátu csv (čárkami oddělené hodnoty), převádět zájemce na kontakty, obchodní vztahy, příležitosti, vytvářet jiná zobrazení sloupce zobrazené v tabulce záznamů entity, zobrazovat data v připravených či dodefinovaných grafech, tisknout záznamy, např. objednávky či faktury, formou sestav, na základě metrik (ukazatelů), např. výnosů, definovat cíle a vyhodnocovat jejich plnění včetně grafického znázornění, např. v obr. 11-8: Plánovaný cíl tržeb 300 000 Kč je v sledovaném období splněn realizovanou fakturou 3 800 Kč a dojednávanými příležitostmi ve výši 164 000 Kč. Z plánovaného počtu nových zájemců 10 je získán 1 a dalších 9 je v jednání.

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 212 OBR. 11-8: VYHODNOCENÍ PLNĚNÍ CÍLŮ Služby 11.1.4 Další aplikace Dynamics 365 Služby (Customer Service) Zákaznický servis (CRM) Dynamics 365 umožňuje řešit dva druhy služeb: služba realizovaná případy (od smlouvy po realizaci) Ilustrační příklad:» Firma Encián nabízí konzultace aplikací Microsoftu.» V šabloně smlouvy Konzultace software jsou uvedeny hodiny, v nichž Encián poskytuje konzultace.» Smlouva Konzultace aplikací Microsoftu vytvořené na základě šablony obsahuje jednotlivé řádky, např. Project, Visio. Smlouva obsahuje např. dojednanou celkovou délku konzultací v minutách.» Smlouva je realizovaná případy, např. případem Úvodní konzultace.» Případ se skládá z jednotlivých aktivit či úkolů, např. Konzultace kalendářů v Projectu.» Po uzavření případu je evidován spotřebovaný čas, který je konfrontován s dojednanou délkou konzultací. služba realizovaná využitím zdrojů Ilustrační příklad:» Firma Encián poskytuje službu Školení Access pro ECDL v rozsahu 5 hodin. Školení realizuje 1 zdroj ze skupiny zdrojů Certifikovaní školitelé a 1 zdroj ze skupiny Školící počítačové místnosti. Oba vybrané zdroje musí být ze stejného pracoviště (Školení Praha nebo Školení Šumava).» Jednotlivým zdrojům můžeme definovat dostupnou dobu provozu, např.» Na základě dostupnosti zdrojů a časových představ zákazníka aplikace navrhne časy školení (viz obr. 11-9).» Po výběru času školení je školení zapsáno do kalendáře zdrojů, které potom již nejsou dostupné pro další služby.

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 213 OBR. 11-9: KALENDÁŘ SLUŽEB Plánování zdrojů Služby u zákazníků Plánování zdrojů Pomocný modul, který je východiskem pro další moduly. Zajišťuje evidenci zdrojů, jejich kapacit a rezervací. Služby u zákazníků (Field Service) Servis v terénu (CRM) Určeno pro firmy, které poskytují servisní služby zákazníkům v terénu. Pravidelné servisy, jednorázové instalace a opravy. Další pravidelné či jednorázové služby, např. úklidové služby, pečovatelské služby, služby osobních poradců. OBR. 11-10: SLUŽBY U ZÁKAZNÍKŮ NA MOBILNÍM ZAŘÍZENÍ VČETNĚ PODPISU ZÁKAZNÍKA

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 214 Posílení práce dispečerů a informovanosti o vybavenosti pracovníků v terénu. Cílem je kvalitní servis, vyšší produktivita, spokojenost a loajalita zákazníků. Podporuje využití mobilních zařízení a podpis přebírajícího zákazníka (viz obr. 11-10). Ukázka plánu cesty konzultanta z firmy Encián je obr. 11-11. OBR. 11-11: MAPA CESTY KONZULTANTA FIRMY ENCIÁN V MODULU SLUŽBY U ZÁKAZNÍKŮ Projektové služby Podnikové procesy Projektové služby (Project Service Automation) Projektové řízení (CRM) Efektivní vedení projektů. Pomáhá řídit alokaci lidí pracujících na projektech, řeší vykazování času na jednotlivých činnostech, jejich fakturaci zákazníkům a to i pro externí pracovníky. Sjednocení přidělování zdrojů a plánování zakázek. Manažeři přiřadí nejvhodnější konzultanty ke každému projektu na základě jejich dovedností, dostupnosti a zájmu. Podává podrobné informace o pracovnících, jejich přiřazení k zákazníkům. Umožňuje schvalování práce a aktualizace stavu projektu. Snadná spolupráce mezi obchodními a projektovými manažery při vytváření odhadů pro automatizaci profesionálních služeb Modul propojen s aplikací Microsoft Project. Operace (Finance and Operations) Podnikové procesy (ERP): Výroba, Maloobchod, Finance, IT Obsahuje ERP: Správa dodavatelsko-odběratelského řetězce

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 215» Správa nákladů» Řízení zásob» Logistika (Správa přepravy, Řízení skladu)» Plánování» Řízení informací o produktech» Správa objednávek (Zásobování a zdroje, Prodej a marketing Finance» Závazky» Pohledávky» Rozpočtování» Pokladna a banka» Shoda s předpisy» Nákladové účetnictví» Dlouhodobý majetek» Hlavní kniha» Správa projektu» Veřejný sektor» Funkce týkající se místních předpisů V obr. 11-12 je zobrazen navigační panel modulu a výběr řízení zásob. OBR. 11-12: ŘÍZENÍ ZÁSOB V MODULU PODNIKOVÉ PROCESY Maloobchod Talent Retail Nabízí podporu pro provoz řady obchodních procesů: možnosti nákupu, skladů a správu prodejních kanálů. Lze využít pro kamenné obchody, online obchody nebo kontaktní střediska. Pro zákazníky umožňuje vytvářet personalizovaná oznámení a nabídky. Pomáhá zákazníkům rozpoznat před zakoupením produkty a služby, které odpovídají jejich potřebám. Monitoruje vývoj prodejů a marží v reálném čase. Talent Modul podporuje personální řízení v organizaci. Zaměřuje se na procesy:» udržení zaměstnanců,

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 216 Marketing Finance» správa odměňování,» školení,» kontrola výkonnosti. Modul lze využít pro úkony:» správa organizačních struktur,» udržování komplexních informací o pracovníkovi,» definování a správa zaměstnaneckých výhod,» vytvoření a sledování zásad absence,» generování informací o mzdách pro export do mzdového systému,» správa kompetencí pracovníka,» hodnocení výkonu a realizace cílů pracovníka,» nastavení, poskytování a analýza školení,» shromáždění informací pomocí dotazníku. Marketing Marketing Poskytuje komplexní marketingové aktivity pro oslovení a získání zákazníků a posílení jejich povědomí o značce, službách a produktech. Přináší sjednocenou a správnou zákaznickou profilaci jako základ pro integrovanou, vícekanálovou marketingovou komunikaci. Umožňuje vytvářet kampaně, které jsou osobní, kontextové a obsahově bohaté s cílem maximalizace loajality a celkové hodnoty zákazníků. Umožňuje koordinaci kampaní napříč všemi kanály a plošné měření návratnosti investic. Finance (Finance and Operations) Finance (ERP) Jednoduché řízení obchodu a financí pro malé a středně velké organizace. Pokrývá procesy objednávek, prodeje, fakturace a reportingu. Obsahuje účetnictví, faktury, výkazy. Microsoft Dynamics 365 je dodáván ve dvou edicích: Enterprise Optimální pro podnik s více než 250 zaměstnanci. K dispozici plány:» Plán zapojení zákazníků (115 $ za osobu a měsíc) Obsahuje moduly Prodej, Služby, Služby u zákazníků, Projektové služby.» Plán jednotného provozu (190 $ za osobu a měsíc) Obsahuje moduly Podnikové procesy, Maloobchod, Talent.» Dynamics 365 plán (210 $ za osobu a měsíc) Obsahuje moduly Prodej, Služby, Služby u zákazníků, Projektové služby, Podnikové procesy, Maloobchod, Talent.» Team Member (8 $ za osobu a měsíc) Pro uživatele s přístupem ke všem datům s možností jen čtení (např. pracovník ve skladu). Koupit lze i jednotlivé moduly (40 170 $ za osobu a měsíc). Business Optimální pro podnik s 10 250 zaměstnanci. K dispozici plány» Plný uživatel (40 $ za osobu a měsíc) Obsahuje moduly Prodej, Finance.» Team Member (5 $ za osobu a měsíc) Pro uživatele s přístupem ke všem datům s možností jen čtení.

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 217 11.2 Zoner Photo Studio Aplikace ZPS Funkce ZPS Pořízení ZPS Podokna ZPS Navigátor 11.2.1 K čemu slouží Zoner Photo Studio Zpracování a prezentaci fotografií usnadňuje aplikace Zoner Photo Studio brněnské firmy Zoner. Můžeme využít: desktopovou aplikaci Zoner Photo Studio (ZPS), webovou bezplatnou aplikaci Zonerama pro publikaci fotografií a to i bez licence desktopové aplikace. Funkce aplikace Zoner Photo Studio: správa a archivace digitálních fotografií doplnění metadat k fotografiím třídění fotografií doplnění GPS souřadnic a zobrazení v mapě vyhledávání fotografií úpravy a vylepšování digitálních fotografií odstranění vad grafické efekty tvorba panorámat sdílení a prezentace digitálních fotografií prezentace a tisk fotografií sdílení a prezentace na internetu pomocí aplikace Zonerama V dalším výkladu se zaměříme na správu a archivaci digitálních fotografií a na prezentaci fotografií na internetu. Jak pořídit aplikaci Zoner Photo Studio: Aplikaci je možné bezplatně na 30 dnů stáhnout z webové stránky: Do prohlížeče zadáme adresu http://zoner.cz. V pravém horním rohu stránky klikneme do odkazu Stáhnout. Licence, které je možné koupit: pro nové zákazníky: pořídit lze roční licenci pro jednoho uživatele za 1 188 Kč (tj. 99 Kč za měsíc), licence je pro libovolný počet počítačů, pro neziskové organizace: roční licenci za 799 Kč pro jednoho uživatele, rodinné rozšíření pro členy domácnosti (společně hradí životní náklady): roční licenci za 1 656 Kč, multilicenci pro školy či firmy, podmínky používání a ceny jsou uvedeny na adrese https://multilicence.zoner.cz. 11.2.2 Základy ovládání Pro snadné zpracování a prohlížení fotografií obsahuje okno aplikace Zoner Photo Studio několik podoken (viz obr. 11-13): navigátor (vypnutí či zapnutí klávesou F6) V navigátoru jsou zobrazeny zdroje pro zobrazování fotografií: Oblíbené: Jakýkoliv níže uvedený zdroj můžeme přidat k oblíbeným. Katalog: Zástupci fotografií z lokální složky či dalších doplněných složek. Lze je zobrazit dle času pořízení (Časová osa), klíčových slov nebo místa pořízení (Lokace). Zonerama: K účtu ZPS je automaticky vytvořen neomezený prostor v Zoneramě, na nějž je možné publikovat fotografie Zonerama může být zobrazena přímo v ZPS. Při zobrazení dvou průzkumníků je možné data publikovat ze ZPS na Zoneramu tažením myší. Mobilní fotky: Fotografie nahrané z mobilního telefonu pomocí aplikace Zoner Photo Studio pro Android. Facebook: Fotografie v profilu Facebooku. (Je nutné se k Facebooku přihlásit.) OneDrive Personal: Fotografie v osobním OneDrivu. OneDrive název firmy: Fotografie ve OneDrivu pro firmy či více firemních účtech.

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 218 Tento počítač: Lokální složky počítače (např. disk C:) Síť: Fotografie na ostatních počítačích připojených k síti. OBR. 11-13: PODOKNA APLIKACE ZONER PHOTO STUDIO průzkumník (vypnutí či zapnutí klávesami Ctrl F6) V průzkumníku můžeme zobrazit fotografie třemi zobrazeními: Průzkumník (Ctrl F6): Zobrazí miniatury fotografií ve složce. Velikost miniatur lze nastavit v panelu nástrojů nad podoknem. Náhled (Ctrl F8): Zobrazí náhled fotografie. Kolečkem myši můžeme měnit detail zobrazení a tažením myší můžeme vybírat zobrazenou část fotografie. Mapa (Ctrl F9): Fotografie jsou zobrazeny v mapě. Pro náhled a mapu lze ve spodní části zobrazit filmový pás. V něm je modře orámována fotografie zobrazená v náhledu či více fotografií vybraných v mapě. Naopak kliknutím do filmového pásu můžeme zobrazit jednu či více fotografií v náhledu (maximálně 4 fotografie) či v mapě. U místa fotografie je počet fotografií z daného místa. Modře je vyznačeno místo, z něhož je fotografie vybraná ve filmovém pásu. Kliknutím do špendlíku v mapě můžeme modře orámovat fotografie z daného místa ve filmovém pásu. Pokud je ve složce fotografií jeden či více souborů s fotografickou trasou ve formátu gpx, jsou trasy zobrazeny červenými čarami v mapě (podrobněji viz kap. 11.2.7). filmový pás (F9): V zobrazení náhledu či mapy umožňuje rychlý výběr fotografie či více fotografií zobrazených v náhledu či mapě. informace (F8): V kartě Správce zobrazí informace o snímku a užitečná tlačítka. Dále budeme komentovat jen sekce, které souvisí s doplněním metadat vlastností fotografie (podrobněji viz kap. 11.2.3): POPIS: Rychlé zadání metadat Hodnocení, Značka, Název, Popis, Klíčová slova. GPS: Ruční zadání zeměpisné šířky a zeměpisné délky. Po jejích zadání se místo pořízení fotografie zobrazí formou špendlíku v miniatuře mapy. Z internetových zdrojů se doplní odhad polí Místo, Město, Kraj, Země, Kód země. Metadata 11.2.3 Metadata Metadata jsou informace o fotografii. Ukládají se přímo do souboru fotografie do tzv. exif (Exchangeable image file format) části souboru fotografie ve formátu jpg nebo tiff. Část metadat ukládá do souboru fotografie většina současných fotoaparátů: značku a model fotoaparátu,

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 219 Veřejné VŠ Klíčová slova, hodnocení, značka datum a čas pořízení snímku, nastavení fotoaparátu: citlivost, clona, expoziční čas, ohnisková vzdálenost, informace o použití blesku, někdy informace o pořízení snímku formou GPS souřadnic (pokud fotoaparát umí zjistit GPS souřadnice nebo pokud zdrojem fotografie je mobilní telefon). Další část metadat doplňujeme vhodnou aplikací pro zpracování fotografií, např. ZPS: název, popis, klíčová slova pro snadné vyhledávání fotografií, GPS (podrobněji viz kap. 11.2.7). Pro demonstraci využijeme fotografii budov rektorátů veřejných vysokých škol, pro něž firma Encián provádí školení Office 365. V ukázkových souborech je připraveno 26 fotografií českých veřejných vysokých škol včetně metadat ve formátu jpg a trasa jízdy mezi vysokými školami z Českých Budějovic do Opavy ve formátu gpx. Název fotografie je dán zkratkou školy, jsou doplněna metadata: Název: plný název veřejné vysoké školy, Popis: PSČ, město a adresa rektorátu vysoké školy, Klíčová slova: zaměření vysoké školy (filozofické, humanitní, lékařské, pedagogické, právnické, přírodovědné, umělecké, technické), Hodnocení (1 5): Velikost vysoké školy (1 nejmenší, 5 největší), Značka: české školy červená, moravské školy bílá, Copyright: webová adresa, z níž je fotografie stažena. 11.2.4 Prohlížení fotografií Fotografie můžeme prohlížet z jakéhokoliv zobrazení. Po stisknutí klávesy F3 se zobrazí aktuální fotografie v prohlížeči (viz obr. 11-14). V spodním panelu nástrojů můžeme parametrizovat prohlížení: Kliknutím do tlačítka Nastavení můžeme zobrazit a nastavit zobrazování záhlaví s informacemi o souboru (rámeček s bílým pozadím) a interval při automatickém promítání snímků. Kliknutím do tlačítka Spustit promítání nebo do mezerníku spustíme automatické promítání. OBR. 11-14: PROHLÍŽEČ FOTOGRAFIÍ

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 220 OneDrive Facebook Katalog Složky Jména souborů 11.2.5 Zdroje fotografií pro Zoner Photo Studio V navigátoru jsou uvedeny zdroje fotografií. V případě OneDrive pro firmy a soukromého OneDrivu jsou složky automaticky čerpány ze synchronizované kopie OneDrive na lokálním disku. V případě Zoneramy a Facebooku jsou data zobrazována z internetu. K účtu Facebooku se musíme při prvním využití přihlásit. Katalog obsahuje odkazy na fotografie z daných umístění na lokálním disku. Scénář využití: Umístíme všechny fotografie do jedné složky v synchronizovaném OneDrivu (soukromém či firemním). V navigátoru klikneme do tlačítka Nastavení (ozubené kolečko) v řádku Katalog. Přidáme složku fotografií z OneDrivu do seznamu složek katalogu. Můžeme odebrat osobní složku obrázků, která je prvotně do katalogu zařazena. Ve složce Časová osa jsou automaticky řazeny fotografie dle data pořízení. V katalogu nejsou kopie fotografií, pouze zástupci odkazující se na umístění fotografie a náhled fotografie, pokud by do katalogu byly zahrnuty např. externí disky, které nemusí být vždy připojeny. Ve složce Klíčová slova jsou fotografie roztříděny dle klíčových slov. Ve složce Lokace jsou fotografie roztříděny dle místa jejích pořízení a to dle státu (první úroveň), dle kraje (druhá úroveň), dle obce (třetí úroveň) a dle místa (čtvrtá úroveň). 11.2.6 Třídění a přejmenování fotografií Vyhledávání ve velkém množství fotografií usnadňují četné nástroje ZPS: složky Fotografie umístíme do složky ve OneDrive pro firmy, která je synchronizována. Snadno je tak můžeme sdílet v Office 365. Složku můžeme rozdělit tematicky např. dle okruhu sdílených osob, nebo dle roků a jednotlivých akcí. Vytvoření složky můžeme v ZPS provést klávesou F7. Vybrané složky můžeme přidat k oblíbeným. V navigátoru vybereme z místní nabídky složky volbu Přidat k oblíbeným a klikneme do tlačítka OK. Oblíbené složky jsou v navigátoru v sekci OBLÍBENÉ. Tažením můžeme měnit jejich pořadí. jména souborů Soubory můžeme systematicky nazývat, např. fotografie událostí můžeme nazvat RRRR- MMDD-PP, kde RRRR je rok, MM je měsíc, DD je den a PP je pořadí fotografie ve dni. Soubory můžeme hromadně přejmenovat:» Vybereme soubory ve složce. Klikneme do prvního. Ostatní přidáme kliknutím s držením klávesy Ctrl (nesouvislý výběr) či s klávesou Shift (souvislý výběr). OBR. 11-15: HROMADNÉ PŘEJMENOVÁNÍ

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 221 Metadata Místo pořízení fotografie» V menu zadáme ORGANIZOVAT, HROMADNÉ PŘEJMENOVÁNÍ nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl Shift Q. Zobrazí se podokno Hromadné přejmenování (viz obr. 11-15). 99» Jméno souboru můžeme poskládat s využitím zástupných symbolů. Jejich nabídka se zobrazí po kliknutí do tlačítka Upravit formátovací řetězec na pravém konci řádku jména souboru. Formátovací řetězec může být např. {Y}_{M}{D}_{C}, kdy Y je rok, M je měsíc, D je den, C je pořadí ve dni. V spodní části můžeme upřesnit konstrukci počítala C (začátek, krok a počet číslic). metadata Metadata vkládáme v podokně Informace. Hodnocení a značku zadáváme kliknutím v horní části sekce POPIS. Další informace o obrázku (např. Copyright) zadáme, když v menu vybereme INFORMACE, INFORMACE O OBRÁZKU nebo stiskneme kombinaci kláves Shift Enter. Informace se zadávají v samostatném okně s kartami Textové informace, Fotografické informace, Klíčová slova, Původ, Uživatelské informace, Práci s metadaty dále usnadňují volby nabídky INFORMACE:» STATISTIKY: Graficky zobrazí pro vybrané fotografie statistiku vybraného pole metadat, např. Hodnocení.» HROMADNÉ PŘIŘAZENÍ INFORMACÍ (Ctrl K): Umožňuje hromadně zadat hodnotu jakéhokoliv pole či více polí metadat. Umožňuje posunout čas pořízení fotografie či více fotografií o stanovený rozdíl.» NAJDI A NAHRAĎ (Ctrl Shift K): Umožňuje ve vybraných polích metadat najít či nahradit text. 11.2.7 Zoner Photo Studio a mapy Místo pořízení fotografie lze do metadat (v exif části souboru fotografie) uložit několika způsoby: uložení při pořízení Mobilní telefony, GPS outdoorové navigace a některé fotoaparáty ukládají GPS souřadnice místa pořízení snímku do fotografie. ruční vložení v ZPS Místo pořízení fotografie můžeme nastavit» tažením fotografie z filmového pásu do mapy,» zadáním GPS souřadnic do informací o fotografii. synchronizace se záznamem trasy Používáme-li fotoaparát bez ukládání polohy pořízení fotografií a souběžně outdoorovou navigaci, můžeme načíst místo pořízení snímků ze záznamu trasy: Do stejné složky uložíme fotografie a záznam trasy (soubor s příponou gpx). Zobrazíme mapu. V panelu nástrojů mapy klikneme do tlačítka Přizpůsobit pohled všem souborům ve složce. V okně přiřazení informací ZPS odhadne časový posun přiřazení odlišnost časového pásma oproti základnímu časovému pásmu kolem nultého poledníku (Greenwich v Londýně). Diference je v ČR v období zimního času +1:00 h, v období letního času +2:00 h (viz obr. 11-16). Význam dalších tlačítek v panelu nástrojů okna s mapou:» Mapy: Nabízí se podkladové mapy: Google: Základní, Terénní, Satelitní, Kombinovaná Mapy.cz: Základní, Turistická, Zimní, Letecká OpenStreetMap: Základní» Domácí pohled: Kliknutím do volby Uložit domácí pohled, uložíme zobrazení mapy na často používaný pohled, např. okolí východiska výletů. Kliknutím do tlačítka zobrazíme mapu v domácím pohledu. 99 Můžeme nastavit trvalé zobrazení nabídky menu v horním řádku okna ZPS. Vlevo nahoře klineme do tlačítka Menu. Zadáme volbu ZOBRAZIT, MENU.

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 222 OBR. 11-16: PŘIŘAZENÍ GPS ÚDAJŮ DO FOTOGRAFIÍ Z TRASY Zobrazení trasy Zobrazení více tras Hledání v mapě» Přizpůsobit pohled vybraným souborům: Pohled na mapu přiblíží fotografiím vybraným ve filmovém pásu. Zaškrtnutím pole Sledovat výběr můžeme pohled automaticky přizpůsobit poloze vybraných fotografií.» Zobrazovat pouze vybrané: V mapě zobrazí pouze vybrané značky. Fotografie s dosud nepřiřazenou polohou jsou zobrazeny šedým špendlíkem. Po přiřazení polohy kliknutím do tlačítka Přiřadit v okně přiřazení polohy je barva špendlíku:» modrá pro fotografie vybrané ve filmovém pásu,» červená pro fotografie nevybrané ve filmovém pásu. Špendlík sdružuje zobrazení fotografií ze stejného místa či dle měřítka mapy z blízkého okolí. V špendlíku je uveden počet sdružených fotografií či kolečko v případě samostatné fotografie. Pokud jsme dříve uložili polohu pořízení fotografií a ve složce je soubor se záznamem tras, zobrazí se v mapě trasa (viz obr. 11-17): Pokud se myší ukážeme na špendlík s jednotlivou fotografií, zobrazí se v mapě miniatura fotografie (např. Univerzita Tomáše Bati ve Zlíně). Poloha fotografie vybraná ve filmovém pásu je v mapě znázorněna modrým špendlíkem či modrou částí špendlíku (např. Vysoká škola ekonomická v Praze. Kliknutím do fotografie v mapě se fotografie či více fotografií vybere ve filmovém pásu. Pokud je ve složce fotografií více záznamů tras, zobrazí se všechny v mapě (viz obr. 11-18). Pomocí panelu tras můžeme: Umístěním myši nad tlačítko trasy a kliknutím do tlačítka Změnit barvu tracklogu nastavit barvu trasy. Kliknutím do tlačítka trasy potlačit zobrazení trasy v mapě. Kliknutím do posledního tlačítka Načíst tracklog z jiné složky můžeme načíst jiný záznam v souboru gpx z jiné vybrané složky. Vyplněním adresy či jiného zadání místa do pole Zadejte vyhledávací dotaz můžeme v mapě vyhledat konkrétní místo. Mapu můžeme přibližovat kolečkem myši a posouvat tažením myší.

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 223 OBR. 11-17: ZOBRAZENÍ ZÁZNAMU TRASY V MAPĚ FOTOGRAFIÍ OBR. 11-18: VÍCE TRAS VE STEJNÉ SLOŽCE

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 224 Vytvoření účtu Navigační panel Složka Album 11.2.8 Zonerama Zonerama je bezplatná webová aplikace pro publikování fotografií. Může, ale nemusí být propojena s účtem pro ZPS. Vytvoříme bezplatný účet: Do prohlížeče zadáme adresu http://www.zonerama.com. V navigačním panelu Zoneramy klikneme do tlačítka Vytvořit účet. Zadáme e-mail, pomocí něhož se ke službě budeme přihlašovat, např. školní adresu ve formátu novj01@vse.cz. Klikneme do tlačítka Vytvořit účet. V poště potvrdíme e-mailovou zprávu kliknutím do aktivačního odkazu. Na stránce Už jen jeden krok: Zadáme jméno galerie, např. své jméno a příjmení. Doplníme webovou adresu galerie, např. novakjan.zonerama.com. Nastavíme heslo pro přístup do galerie. Klikneme do tlačítka Vytvořit galerii. Na výchozí stránce jsou po přihlášení dostupná v navigačním panelu tlačítka: Nástěnka: Obsahuje dvě karty: Aktivity» Dlaždicové odkazy na fotografie oceněné redakcí.» Dlaždicové odkazy na příspěvky na blogu milujemefotografii.cz. Oblíbené» Alba či fotografie, která jsme zařadili do oblíbených.» Uživatelé, které sledujeme. Prozkoumat: Hledání dle připravených karet Výběr redakce, Nejnovější alba a Nejlepší uživatelé. Do pole Hledej můžeme zadat text a zobrazí se výsledky v sekcích UŽIVATELÉ, ALBA, FOTKY. 100 Moje fotky: Zobrazení vlastních složek, alb a fotografií. Možnost jejich úprav a doplnění. Upozornění: Upozornění na uživatele, kteří sledují naši aktivitu. Upozornění na novinky námi sledovaných uživatelů. Ikona uživatele: Mj. nastavení Zoneramy a nastavení Zoner účtu 101. Nahrát fotky: Umožňuje přímo nahrát fotky. Fotografie jsou ukládány do Zoneramy v úrovních: složka, album, fotografie. Prvotně jsou připraveny složky Veřejná alba a Skrytá alba. Vytvoříme novou složku Veřejné VŠ: V panelu složek klikneme do tlačítka Přidat složku. V okně Přidat složku: Vyplníme jméno složky Veřejné VŠ. Nezaškrtneme pole Skrýt ze seznamu. Nezaškrtneme pole Vyžadovat heslo. V případě zaškrtnutí bychom zadali heslo a nepovinně nápovědný text návštěvníkům. Klikneme do tlačítka Uložit. Ve složce Veřejné VŠ vytvoříme dvě alba: Klikneme na záložku složky Veřejné VŠ. (Kliknutím do tužky můžeme upravit název složky, změnit její zabezpečení, pořadí či složku smazat.) Klikneme do tlačítka Nahrát fotky na konci navigačního panelu. Tažením myší umístíme do okna Nahrát fotky fotografie 15 vysokých škol z Čech. V náhledu se zobrazí miniatury nahrávaných fotek. Fotografii můžeme odstranit kliknutím do tlačítka Smazat v jejím dolním pravém rohu. Vpravo nahoře doplníme k názvu složky název nového alba Čechy (viz obr. 11-19). Vpravo dole můžeme změnit zabezpečení alba: zabránit stahování fotografií, přístup do alba podmínit heslem nebo vložit do všech fotografií vodoznak. 100 Ukázkové fotografie jsou na adrese uživatele Encián: https://www.zonerama.com/encian 101 V rámci nastavení účtu můžeme kliknutím do názvu účtu vpravo nahoře a výběrem volby Nastavení nastavit avatara (obrázek účtu), změnit heslo, připojit účet Facebooku, Googlu, sloučit účet s jiným nebo zrušit účet.

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 225 OBR. 11-19: NAHRÁVÁNÍ FOTOGRAFIÍ Obálka alba Úvodní fotografie Pořadí složek a alb Klikneme do tlačítka Uložit. Vybereme obálku alba a úvodní fotky účtu. První z fotografií je nastavena jako obálka alba. Klikneme do tlačítka Další možnosti v pravém horním rohu fotografie VŠE a vybereme volbu Nastavit jako obálku alba. Obálka alba je indikována obrázkem obálky v levém horním rohu fotografie. Čtyři největší VŠ v Čechách vybereme jako úvodní fotografie svého účtu. Klikneme pro ČVUT v do tlačítka Další možnosti a vybereme volbu Přidat mezi úvodní fotky. Obdobně přidáme ČZU, VŠE a UK. Pod navigačním panelem klikneme na tlačítko se šipkou vlevo před názvem alba. Tím se vrátíme na svou osobní stránku Zoneramy. Jako úvodní fotografie se promítají naposledy vložené fotografie. Klikneme do tlačítka Změnit úvodní fotky a vybereme volbu Vybrané a Menší. Obálka alba je zobrazena jako první a větší v dlaždice alba. Obdobně vytvoříme ve složce Veřejné VŠ album Morava a Slezsko s fotografiemi 11 moravských a slezských vysokých škol. Na obálce alba bude fotografie Masarykovy univerzity (MUNI). Do úvodních fotografií zařadíme Masarykovu univerzitu (MUNI), Vysokou školu báňskou (VSB) a VUT v Brně (VUT). Změníme pořadí objektů: alba ve složce V rámci zobrazení alb složky Veřejné VŠ klikneme v pravém horním rohu libovolného alba do tlačítka Další možnosti a vybereme postupně volby Seřadit dle názvu alba a Vzestupně. složky Na konci seznamu složek klikneme do tlačítka Další možnosti a vybereme volbu Změna pořadí. Tažením myší přesuneme pořadí složky Veřejné VŠ na začátek. Klikneme do tlačítka Uložit.

11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio 226 Prohlížeč fotografií fotografie v albu Obdobně bychom mohli měnit pořadí fotografií v albu. Po zobrazení alba klikneme na konci řádku názvu alba do tlačítka Další možnosti a vybereme volbu Seřadit dle názvu fotografií a Vzestupně. Kliknutím do fotografie fotografii zobrazíme v okně (viz ukázka v levém dolním rohu v obr. 11-20): Vlevo dole je název alba. Po kliknutí se vrátíme do alba. Kliknutím do odkazu V místě pod názvem a popisem zobrazíme v další záložce prohlížeče mapu s vyznačením místa pořízení fotografie. Vpravo dole je panel nástrojů s tlačítky: Sdílet: Možnost odeslání odkazu a miniatury fotografie dalším uživatelům e-mailem. Ve spodní části je možné vygenerovat HTML kód pro vložení alba do stránky včetně nastavení automatického přehrání. Popis: Můžeme editovat název a popis fotografie. Informace o fotce: Zobrazení pravého podokna informací včetně mapy s vyznačením místa pořízení fotografie. Kliknutím do miniatury mapy se mapa zobrazí v samostatné záložce. Další možnosti/přehrát automaticky: Zobrazí postupně jednotlivé fotografie. Další možnosti/klávesové zkratky: V horním okraji zobrazí použitelné klávesové zkratky. Pohyb mezi fotografiemi je možný také kliknutím do tlačítek Přechozí a Následující na krajích okna fotografie. OBR. 11-20: SLOŽKY, ALBA A FOTOGRAFIE V ZONERAMĚ Odkaz na album Každé album má svou adresu, kterou je možné postoupit dalším sdílejícím uživatelům. Ostatní uživatelé nemají oprávnění upravovat složky, alba, fotografie. Mohou sledovat novinky autora, mohou si zapamatovat album či fotografii jakou oblíbené. Mohou si fotografie stáhnout, pokud možnost stažení autor nezablokoval.

12 G Suite 227 12 G Suite Plány G Suite Zkušební účet Bezplatné plány Bezplatný účet Aplikace Weby 12.1 Cloudové služby Googlu Podobně jako Microsoft nabízí cloudové služby Office 365, nabízí Google G Suite (dříve Google Apps for Work, často zkracovaný na Google Apps). G Suite (https://gsuite.google.com) je pro firmy k dispozici ve třech plánech: Basic: cloudové úložiště 30 GB na uživatele. základní funkce:» firemní e-mail prostřednictvím Gmailu,» videokonference a telefonování,» sdílené kalendáře,» dokumenty, tabulky a prezentace,» firemní správa, cena: asi 106 Kč měsíčně vč. DPH za uživatele. Business: neomezené cloudové úložiště, základní i vylepšené funkce:» vyhledávání ve firemních zdrojích službou Cloud Search,» archivace e-mailů a chatů dle firemních zásad,» kontrolní přehledy uživatelských aktivit,» analýza protokolů Gmailu v nástroji BigQuery (nástroj pro analýzu big dat), cena: asi 213 Kč měsíčně vč. DPH za uživatele. Enterprise: neomezené cloudové úložiště, základní, vylepšené a pokročilé možnosti:» ochrana před únikem informací (např. čísla platebních karet),» podpora zasílání digitálně podepsaných a zašifrovaných zpráv,» zpřísněné přístupy (např. s využitím bezpečnostního klíče), cena: asi 612 Kč měsíčně vč. DPH za uživatele. Bezplatný zkušební účet pro uvedené plány lze vytvořit na 14 dnů (u Microsoftu na 30 dnů). Obdobně jako Microsoft nabízí bezplatné plány pro vzdělávání a pro neziskové organizace. Obdobně jako Microsoft poskytuje bezplatný účet na serveru live.com s velikostí úložiště 5 GB, Google nabízí bezplatné služby s velikostí úložiště pro všechny služby 15 GB. Pro uživatele G Suite pro vzdělávání je dostupných 11 základních aplikací, tzv. Core Services, pro které Google zajišťuje nepřetržitou zákaznickou podporu 24 hodin denně 7 dní v týdnu a které uživatelé ze školy mohou využívat společně. Kromě základních aplikací je také k dispozici mnoho dalších aplikací Googlu. O jejich využívání však rozhoduje administrátor G Suite, který může zakázat využívání i vybraných základních aplikací. Pro účely výuky je Googlem schválen G Suite na doméně encianpraha.cz. G Suite je založen na webových aplikacích. Neobsahuje desktopové aplikace. Umí zobrazovat formáty základních desktopových aplikací Microsoftu Word, Excel, PowerPoint. Jejích plnohodnotná úprava je však vhodná jen v aplikacích Microsoftu. V G Suite jsou problematické některé skupinové operace, např. správa prostředků (zasedacích místností a dalších) v kalendářích. G Suite nepodporuje práci se složitějšími databázemi ani složitější projektování (chybí obdoba Projectu, Projectu Online). G Suite má aplikaci pro tvorbu webů nazvaný Weby, weby mohou být dostupné i bez přihlášení jako veřejné. Aplikace SharePoint v Office 365 neumožňuje zveřejnit weby jako anonymní, má však výrazně širší nabídku objektů (seznamů, knihoven a dalších aplikací).

12 G Suite 228 Aplikace Microsoftu a Googlu V tabulce v obr. 12-1 jsou přiřazeny k základním aplikacím Microsoftu obdobné aplikace Googlu. OBR. 12-1: OBDOBNÉ APLIKACE MICROSOFTU, GOOGLU A APPLU aplikace Microsoft Google Apple pošta Outlook/Pošta Pošta (Gmail) Mail kalendář Outlook/Kalendář Kalendář (Calendar) Kalendář kontakty Outlook/Kontakty Kontakty (Contacts) Kontakty úkoly Outlook/Úkoly v rámci Pošta a Kalendář Připomínky komunikace Skype pro firmy Hangouts/Meet imessage úložiště OneDrive pro firmy Disk (Drive) icloud Drive fotografie OneDrive Fotky (Photos) Fotky textový program Word Dokumenty (Docs) Pages tabulkový procesor Excel Tabulky (Sheets) Numbers prezentační program PowerPoint Prezentace (Slides) Keynote poznámky OneNote Keep Poznámky diagramy Visio Nákresy (Drawings) aplikace pro školy Class Notebook Classroom formuláře Forms Formuláře (Forms) sociální síť Yammer Google+ (icloud.net) skupiny Groups Skupiny weby SharePoint Weby (Sites) video Video, Stream YouTube itunes mapy Bing mapy Maps Apple Mapy prohlížeč Explorer, Edge Chrome Safari Cloudové služby Googlu převažují v spotřebitelské oblasti (bezplatné soukromé účty). Mezi důvody rozšíření patří mobilní platforma Google Android a široká paleta aplikací. Cloudové služby Microsoftu převažují ve firemní oblasti. I ve firemní oblasti jsou však případy, kdy se využívají služby Google, např. kvalitní mapové aplikace či aplikace na vyplňování formulářů. Petr Novák bude připravovat veřejný web firmy Encián s využitím G Suite. Weby lze vytvářet i v bezplatné verzi služeb Googlu. Nejprve si připraví materiály pro veřejný web dokumenty, kalendáře, mapy. Kalendář 12.2 Kalendář (Calendar) V roli Petra Nováka se nejprve přihlásíme do služeb Googlu: Do prohlížeče zapíšeme adresu http://www.google.cz Vpravo nahoře klikneme do tlačítka Přihlásit se. Vpravo nahoře klikneme do spouštěče aplikací. Připravíme nový kalendář s názvem Encián: V seznamu aplikací klikneme do tlačítka Kalendář. Rozbalíme nabídku vedle nadpisu sekce MOJE KALENDÁŘE a vybereme Vytvořit nový kalendář. Na stránce Vytvořit nový kalendář zadáme: Název kalendáře: Encián Učinit tento kalendář veřejným: zaškrtneme Klikneme do tlačítka Vytvořit kalendář. Potvrdíme zveřejnění kalendáře. Vložíme do kalendáře událost: Zobrazíme pouze kalendář Encián. V sekci MOJE KALENDÁŘE z rozbalené nabídky kalendáře Encián vybereme volbu Zobrazit pouze tento kalendář. V minikalendáři vyhledáme úterý 24. 6. 2025 a klikneme do data. 102 102 Pohyb v kalendáři může usnadnit zapnutí funkcí Zobrazení roku a Přejít na datum v nastaveních kalendáře. V nastavení je vhodné také nastavit Formát data, Formát času a Týden začíná dnem: pondělí.

12 G Suite 229 V kalendáři dvojitě klikneme na čas 8:00. Upravíme parametry události: Název: slavnostní uvedení nového software Až (do): 16:00 (8 hodin) Kde: Kbelská 44, Praha 9» Kliknutím do odkazu Mapa zobrazíme polohu v mapách Googlu. Klikneme do tlačítka Uložit. V pravém panelu nástrojů klikneme do tlačítka Týden zobrazíme celý týden, v němž je naplánována událost. Kliknutím do názvu kalendáře můžeme zobrazit další kalendář či skrýt jeho zobrazení. Disk 12.3 Disk (Drive) Do úložiště vložíme několik souborů. Nejprve vytvoříme složku: V seznamu aplikací klikneme do tlačítka Disk. Vlevo nahoře klikneme do tlačítka Přidat a vybereme volbu Složka. Zadáme název Encián a klikneme do tlačítka Vytvořit. V levém panelu rozbalíme Můj disk a zobrazíme složku Encián. Tažením zkopírujeme do složky tři soubory Leták.docx, Prezentace.pptx a Prodeje.xlsx z kap. 1 (složka 4 externí). V informačním oknu 3 nahrávání dokončena se zobrazí seznam 3 nahraných souborů. Dokumenty základních aplikací Office 365 Pro Plus je možné v Disku prohlížet, jejich editací se však může změnit formátování dokumentu. 12.4 Kancelářské aplikace Dokumenty Leták2 12.4.1 Dokumenty (Documents) V Disku připravíme ve složce Encián dokument pomocí aplikace Google: Vlevo nahoře klikneme do tlačítka Přidat a vybereme volbu Dokumenty Google. V nadpisu nad nabídkou (menu) zadáme název dokumentu Leták2. Zapíšeme text dle obr. 12-2: OBR. 12-2: ZJEDNODUŠENÝ LETÁK FIRMY ENCIÁN Pro první řádek je použit styl Název. Pro druhý odstavec je použit styl Podnadpis. Třetí odstavec je zarovnán do bloku a první řádek je odsazen 1,22 cm zleva.

12 G Suite 230 Dokument je sdílen s Marií Sladkou, která souběžně upravuje text. Má vybrán nadpis Encián. Dokumenty můžeme zobrazit v aplikaci Disk nebo v aplikaci Dokumenty, v níž vidíme dokumenty bez ohledu na umístění ve složkách a v níž vidíme také dokumenty sdílené jinými uživateli. Tabulky Prodeje2 12.4.2 Tabulky (Sheets) V Disku připravíme ve složce Encián tabulku pomocí aplikace Google: Vlevo nahoře klikneme do tlačítka Přidat a vybereme volbu Tabulky Google. V nadpisu nad nabídkou (menu) zadáme název dokumentu Prodeje2. Vložíme tabulku dle obr. 12-3: OBR. 12-3: ZJEDNODUŠENÁ TABULKA POČTU PRODANÝCH PROGRAMŮ Ve sloupci K a v řádku 10 jsou vzorce (SUMA). První a poslední řádek a poslední sloupec tabulky jsou tučně (Ctrl B). Šířky sloupců jsou upraveny dle obsahu (tažením za příčku mezi sloupci). Buňky A10:D10 jsou sloučeny (FORMÁT, SLOUČIT BUŇKY). Prezentace Prezentace2 12.4.3 Prezentace (Slides) V Disku připravíme ve složce Encián prezentaci pomocí aplikace Google: Vlevo nahoře klikneme do tlačítka Přidat a vybereme volbu Prezentace Google. V nadpisu nad nabídkou (menu) zadáme název dokumentu Prezentace2. Vložíme prezentaci dle obr. 12-4 se třemi snímky: První snímek v rozvržení Titulní snímek (výchozí rozvržení po vytvoření prezentace)» Nadpis: Encián» Podnapis: Petr Novák Druhý snímek v rozvržení Nadpis a hlavní část (výchozí rozvržení druhého snímku, nový snímek je možné vložit kombinací kláves Ctrl M).» Nadpis: Osnova prezentace» Text seznam s odrážkami (tlačítko Seznam s odrážkami v panelu nástrojů nebo kombinace kláves Ctrl Shift 8): Encián se představuje (odkaz na třetí snímek) Zaměstnanci Prodej programů Rekonstrukce zasedací místnosti Proč zrovna název Encián» Třetí snímek v rozvržení Záhlaví sekce Nadpis: 1 Encián se představuje

12 G Suite 231 OBR. 12-4: ZJEDNODUŠENÁ PREZENTACE FIRMY ENCIÁN Vybereme motiv prezentace (SNÍMEK, ZMĚNIT MOTIV) Ohnisko. Promítání prezentace spustíme: příkazem ZOBRAZIT, SPUSTIT nebo kombinací kláves Ctrl F5. Můžeme modifikovat definici rozvržení v předloze (ZOBRAZIT, PŘEDLOHA). Poznámky řečníka můžeme zadávat hlasově (NÁSTROJE, HLASOVÉ ZADÁVÁNÍ POZNÁMEK ŘEČNÍKA). Aplikace transformuje zvuk do textu. Formuláře Rekonstrukce2 12.5 Formuláře (Forms) V Disku připravíme ve složce Encián prezentaci pomocí aplikace Google: Vlevo nahoře klikneme do tlačítka Přidat a vybereme volbu Více/Formuláře Google. V nadpisu nad nabídkou (menu) zadáme název formuláře Rekonstrukce2. Vložíme formulář dle obr. 12-5 se třemi otázkami: V Google Forms je možné větvení jen odkazem na sekci. Proto jsou otázky rozděleny do tří sekci. (Klikneme na otázku a v pravém panelu nástrojů klikneme do tlačítka Přidat oddíl). Větvení se definuje přímo v otázce. Pokud vybere respondent šedé linoleum, pokračuje vyplňování sekcí Další otázky, jinak sekcí Koberec. Do záhlaví sekce či otázky lze přidat obrázek či video. Typy otázek:» Stručná odpověď» Odstavec» Jedna odpověď (1. a 2. ukázková otázka)» Více odpovědí» Rozbalovací nabídka» Nahrání souborů: umožňuje respondentům nahrát na Google Disk vlastníka soubor či soubory.» Lineární stupnice (3. ukázková otázka)» Mřížka s více možnostmi (obdoba Likertovy škály ve formulářích Microsoftu)» Mřížka zaškrtávacích políček (možnost více odpovědí v jednom řádku)» Datum (výběr z kalendáře)» Čas V nastavení formuláře je možné: vyžadovat přihlášení ve firemní doméně a případně také omezit na 1 odpověď, umožnit respondentům upravovat odpovědi i po odeslání, umožnit respondentům zobrazit souhrnné grafy a textové odpovědi.

12 G Suite 232 OBR. 12-5: FORMULÁŘ REKONSTRUKCE V kartě Odpovědi je možné: pozastavit přijímání odpovědí, vložit výsledky do tabulky, nastavit zasílání e-mailu o nových odpovědích, smazat všechny odpovědi. Fotky 12.6 Fotky Do Google Disku můžeme uložit fotografie. Prohlížet lze i sférické fotografie. Využijeme fotografie z kap. 11.2 a vytvoříme dvě alba fotografií Čechy a Morava a Slezsko: V seznamu aplikací klikneme do tlačítka Fotky. Tažením nahrajeme 15 fotografií vysokých škol ze složky Čechy. V okně 15 složek bylo nahráno klikneme do tlačítka Přidat do alba. V okně Přidat do klikneme do tlačítka Nové album. Album nazveme Čechy. Fotografie jsou v albu seřazené dle data pořízení a názvu. Klikneme do první fotografie. Pokud v pravém podokně nejsou zobrazeny informace o fotografii, klikneme do tlačítka Informace.

12 G Suite 233 V okně podokně informací jsou zobrazeny dostupné informace, včetně mapy se špendlíkem místa pořízení fotografie (viz obr. 12-6). Název a datum můžeme editovat. OBR. 12-6: FOTOGRAFIE TECHNICKÉ UNIVERZITY V LIBERCI Po umístění ukazatele myši na levý či pravý kraj fotografie se zobrazí tlačítko pro přechod na předchozí či další fotografii. Kliknutím do tlačítka Další možnosti a volbou Prezentace spustíme prezentaci fotografií, v níž se můžeme pohybovat kurzorovými šipkami. Prezentaci ukončíme klávesou Esc. V albu klikneme do fotografie VŠE. Klikneme do tlačítka Další možnosti a vybereme volbu Použít jako titulní fotku alba. Miniatura titulní fotografie je zobrazena na dlaždici alba v seznamu alb. Obdobně vytvoříme album Morava a Slezsko s 11 fotografiemi ze složky Morava a Slezsko. Kliknutím do šipky v levém horním rohu se z alba vrátíme do aplikace Fotky. Funkce tlačítek v levém panelu nástrojů: Asistent: Umožňuje vytvořit» nové album z vybraných snímků,» nové sdílené album z vybraných snímků,» koláž (více fotografií v jednom obrázku)» animaci (střídající se snímky) Fotky: zobrazí všechny fotografie seskupené dle data pořízení Alba: zobrazí alba, na dlaždici je titulní fotografie, Sdílené: vytvoří z vybraných fotografií s vybranými uživateli sdílené album.

12 G Suite 234 Mapy 12.7 Mapy (Maps) Firma Encián pořádá informatická školení pro veřejné vysoké školy. Vytvoříme mapu umístění škol včetně jejich fotografií, první místo vložíme ručně. V seznamu aplikací klikneme do tlačítka Mapy. Vlevo nahoře klikneme do tlačítka Nabídka a vybereme volbu Vaše místa. V panelu nástrojů klikneme v kartě Mapy do odkazu Zobrazit Vaše mapy (popř. Vytvořit mapu). V seznamu map klikneme nahoře do tlačítka Vytvořit novou mapu. Mapu přejmenujeme. Klikneme do názvu Mapa bez názvu a přepíšeme název na Veřejné VŠ. Klikneme do tlačítka Uložit. Do mapy umístíme první špendlík VŠE: Do vyhledávacího pole napíšeme VŠE v Praze. Vybereme místo v Praze 3. V okně Vysoká škola ekonomická v Praze klikneme do tlačítka Přidat do mapy. V panelu nástrojů ve spodní části okna Vysoká škola ekonomická v Praze klikneme do tlačítka Upravit. Do popisu pod názvem vyplníme VŠE má 6 fakult. Klikneme do tlačítka Uložit. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Styl. Ve spodní části klikneme do tlačítka Další ikony. Do pole Filtr zapíšeme univerzita, odešleme a klikneme do jediné vybrané ikony Univerzita a do tlačítka OK. V horní části okna ikon klikneme do zelené barvy. V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Přidat obrázek nebo video. V kartě Vaše fotky otevřeme album Čechy a vybereme fotografii VŠE. Pod fotografií klikneme do tlačítka Přidat (+). V horním panelu nástrojů klikneme do tlačítka Více a vybereme volbu Vyhledání na YouTube. Do vyhledávacího pole zapíšeme text Vysoká škola ekonomická v Praze a vybereme oficiální promo video. Klikneme do tlačítka Vybrat. Kliknutím do tlačítka Uložit uložíme seznam všech obrázků a videí k dané fotografii. Případné hypertextové odkazy v popisu či podrobnostech z map Google jsou po výběru místa (kliknutím do špendlíku či položky v seznamu míst) v kartě místa citlivé (viz obr. 12-7). OBR. 12-7: KARTA MÍSTA Vrstvy Místo bychom také mohli vybrat kliknutím do tlačítka Přidat značku (špendlík) v horním panelu nástrojů a výběrem v mapě. Místo je automaticky v první vrstvě zatím bez názvu vrstvy.

12 G Suite 235 VŠ.kmz Sdílení mapy Klikneme do tlačítka Možnosti vrstvy (na konci řádku názvu vrstvy) a vybereme volbu Přejmenovat tuto vrstvu. Vrstvu nazveme Ručně vložená místa. Klikneme do tlačítka Uložit. Další místa importujeme ze souboru: V panelu nástrojů v navigačním podokně klikneme do tlačítka Přidat vrstvu. Ve vrstvě klikneme do tlačítka Import. Do okna přetáhneme soubor uložených míst VŠ.kmz. Součástí souboru ve formátu kmz jsou vrstvy, místa a trasa jízdy autem mezi vybraným vysokými školami vytvořená v Google mapách. 103 V jedné mapě může být maximálně 10 vrstev. Pořadí místa i trasy můžeme tažením měnit. Tažením můžeme místo nebo trasu přesunout do jiné vrstvy. Odškrtnutím můžeme dočasně potlačit zobrazení vrstvy v mapě. Mapa je dostupná zatím pouze nám. Zveřejníme ji: V panelu nástrojů klikneme do tlačítka Sdílet. V dialogovém okně Nastavení sdílení klikneme v řádku Soukromé do tlačítka Změnit (viz obr. 12-8). V okně můžeme také zadat individuální oprávnění, např. sdílení pro Marii Sladkou na úrovni Může upravovat. OBR. 12-8: NASTAVENÍ SDÍLENÍ V dialogovém okně Sdílení odkazů vybereme volbu Zapnuto veřejné na webu (viz obr. 12-9). Úroveň sdílení Veřejné na webu umožňuje vygenerovat HTML kód s odkazem na mapu, který můžeme vložit např. do příběhu aplikace Sway. Napravo od nadpisu mapy Veřejné VŠ klikneme do tlačítka Možnosti a vybereme volbu Vložit na mé stránky. HTML kód je vybrán pro zkopírování do schránky kombinací kláves Ctrl C. Další možností je vytvořenou mapu exportovat volbou Exportovat do souboru KML. 103 Soubor s příponou.kml (Keyhole Markup Language) je obvykle soubor ve formátu xml, který slouží k distribuci geografických dat bodů, ploch, spojnic, apod. Soubor s příponou.kmz je rozšířením formátu.kml. Na rozdíl od kml, které je ve formátu xml, je tento soubor komprimován pomocí zip komprese. Navíc může obsahovat další soubory, především obrázky (textury v jpeg formátu).

12 G Suite 236 OBR. 12-9: SDÍLENÍ ODKAZŮ Jsme v autorském zobrazení. Kliknutím v panelu nástrojů do tlačítka Náhled zobrazíme mapu v režimu Pouze zobrazení: Kliknutím do odkazu Sdílet může čtenář mj. sdílet odkaz na mapu e-mailem nebo vygenerovat HTML kód pro vložení do stránky. Čtenář může potlačit či zobrazit vybranou vrstvu. Kliknutím do místa v navigačním panelu či v mapě se v navigačním panelu zobrazí informace o místě s možností vyhledat trasu cesty do místa (tlačítko vpravo nahoře) nebo zobrazení fotografií a videí vložených o místě i dalších fotografií místa z webu. Kliknutím do šipky vlevo v levém horním rohu se vrátíme do seznamu míst (viz obr. 12-10). OBR. 12-10: NAVIGAČNÍ PANEL MAPY Kliknutím do tlačítka Možnosti a volbou Kopírovat mapu může čtenář zkopírovat mapu do svých map.

12 G Suite 237 Podkladová mapa Mapy.cz V autorském režimu můžeme pod seznamem vrstev nastavit podkladovou mapu (Běžná mapa, Satelitní, Terénní, Světlá politická, Černobílá s městy, Jednoduchá atlasová, Světlá zemská, Tmavá zemská, Bílá voda). V režimu Pouze zobrazení můžeme přepínat mezi autorem nastavenou mapou a satelitní mapou. Kvalitní české a slovenské mapy jsou dostupné na serveru http://mapy.cz. Výhodou je dostupnost turistických map včetně hledání turistických tras. Najdeme turistickou trasu např. z Malšice do Dobronic u Bechyně (viz obr. 12-11): Vlevo nahoře klikneme do tlačítka Změnit mapu a do dlaždice Turistická. V pravém podokně v kartě Plánování zadáme do pole Start text Malšice. Vybereme místo Malšice v okrese Tábor. Do cíle zapíšeme Dobronice a vybereme Dobronice u Tábora. Pro úsek vybereme pěší dopravu. Klikneme do tlačítka Zobrazit výškový profil trasy. Kliknutím do tlačítka Sdílet v horním panelu nástrojů můžeme vygenerovat odkaz pro zobrazení trasy. Kliknutím do tlačítka Exportovat můžeme exportovat trasu do formátu GPX nebo KML. OBR. 12-11: PLÁNOVÁNÍ TRASY NA SERVERU MAPY.CZ Wikiloc Existují bezplatné servery, na nichž můžeme zveřejňovat své sportovní aktivity často včetně fotografií z trasy. Můžeme také čerpat inspiraci z cizích tras. V je např. uvedena trasa Lysá Polana Polský hrebeň Starý Smokovec ve Vysokých Tatrách na serveru Wikilock.com (z profilu https://www.wikiloc.com/wikiloc/user.do?id=2512418).

12 G Suite 238 OBR. 12-12: SPORTOVNÍ AKTIVITA NA SERVERU WIKILOCK.COM Garmin Geocaching Mapu sportovní aktivity lze vložit na jinou stránku. Vpravo nahoře nad mapou klikneme do tlačítka Share a klikneme do tlačítka Embed to your website. Vygeneruje se HTML kód pro vložení do webové stránky. Sportovní aktivity lze publikovat na server také přímo z náramků či hodinek, např. Garmin pro své produkty (náramky, hodinky, outdoorové navigace) nabízí bezplatně účet na serveru http://connect.garmin.com. Aktivity (běh, turistiku a další) lze sdílet s dalšími uživateli. Outdoorové navigace Garmin podporují také hru geocaching, kterou lze hrát i jinými navigacemi či s mobilním telefonem. Hledají se v ní poklady cache (kešky), které jsou ukryty v přírodě i ve městě. V rámci kešky jsou obvykle i drobné věci na výměnu. Nalezení kešky se zapisuje do logbooku a také na serveru http://geocaching.com, na němž je možné mít bezplatný či placený účet. Některé kešky a funkce serveru jsou dostupné jen platícím uživatelům. V je ukázková mapa kešek v okolí VŠE v Praze. OBR. 12-13: KEŠKY HRY GEOCACHING V OKOLÍ ŠKOLY

12 G Suite 239 12.8 Weby (Sites) Weby Logo webu Encián.png Textové pole Oddělovač 12.8.1 Domovská stránka a struktura webu Z dříve připravených objektů připravíme veřejný web firmy Encián: V seznamu aplikací vyhledáme aplikaci Weby (Sites). Pokud není zobrazena v nabídce, klikneme do odkazu Další a do odkazu Ještě více od Googlu. Google přechází postupně od tzv. klasických k novým webům. Pokud nejsou zobrazeny nové weby klikneme vlevo do odkazu Nové weby Google. Vytvoříme nový web. V pravém dolním rohu klikneme do tlačítka Vytvořit nový web (+). Vytvoří se nový web. Vlevo nahoře přepíšeme text Web bez názvu textem Encián. Také do názvu domovské stránky napíšeme text Encián. Do webu doplníme logo: Přesuneme ukazatel myši pod název webu a klikneme do tlačítka Přidat logo. Klikneme do tlačítka Nahrát a nahrajeme logo Encián.png z kap. 5.2.2. Vybereme zelenou barvu pro motiv. Přesuneme ukazatel myši do spodní části záhlaví stránky, k dispozici jsou tlačítka: Změnit obrázek: Můžeme nahrát nebo vybrat z Google Disku obrázek či z webu, který bude použit pro horní banner. Typ záhlaví (Velký Banner, Banner nebo Pouze nadpis): Vybereme výšku záhlaví stránky. Na domovskou stránku zapíšeme dva jednoduché texty oddělené čarou: V pravém podokně v kartě VLOŽIT klikneme do tlačítka Textové pole. Na stránku jsem tak přidali první část obsahu typu Textové pole. Do textového pole zapíšeme text Fiktivní firma využívaná k výuce předmětů Manažerská informatika na VŠE v Praze. Pomocí panelu nástrojů nad textem vycentrujeme text a vybereme pro něj styl Podnadpis. V kartě VLOŽIT v sekci SOUČÁSTI vybereme část Oddělovač. V kartě VLOŽIT klikneme do tlačítka Textové pole. Zapíšeme text Informace o předmětech Manažerská informatika jsou na webu. Pomocí panelu nástrojů nad textem vycentrujeme text a vybereme pro něj styl Podnadpis. Vybereme text webu a v panelu nástrojů klikneme do tlačítka Vložit odkaz nebo stiskneme kombinaci kláves Ctrl K. Zadáme odkaz na stránku http://min.vse.cz. Náš web má zatím jedinou Domovskou stránku. Připravíme strukturu dalších stránek: V kartě STRÁNKY klikneme do tlačítka Přidat stránku. Stránku nazveme Materiály o firmě. Klikneme do tlačítka Hotovo nebo stiskneme klávesu Enter. Obdobně přidáme stránky Spolupracující VŠ a O firmě. Ke stránkám můžeme doplnit jednu nižší úroveň podstránek: Na konci řádku Materiály o firmě klikneme do tlačítka Možnosti a zvolíme Vytvořit podstránku. Podstránku nazveme Leták. Klikneme do tlačítka Hotovo. Obdobně přidáme další podstránky stránky Materiály o firmě: Prodeje, Prezentace, Proč zrovna Encián. Obdobně přidáme podstránky stránky Spolupracující VŠ: Fotografie, Mapa. Obdobně přidáme podstránky stránky O firmě: Kde nás najdete, Firemní kalendář. Změníme motiv webu: V kartě MOTIVY vybereme motiv Aristoteles. Pod názvem motivu vybereme druhou barvu Modrá. Styl písma ponecháme Moderní. Struktura stránek je patrná v kartě Stránky. Stránky lze vybírat v záhlaví stránky z navigace webu (viz obr. 12-14).

12 G Suite 240 OBR. 12-14: STRUKTURA STRÁNEK WEBU Dokumenty Google Obrázky YouTube Kalendář 12.8.2 Dokumenty Google Na první tři podstránky stránky Materiály o firmě vložíme dokumenty: Otevřeme podstránku Leták. V kartě VLOŽIT v sekci DOKUMENTY GOOGLE klikneme do tlačítka Dokumenty. Vybereme dokument Leták2. Obdobně vložíme do podstránky Prodeje tabulku Prodeje2. Obdobně vložíme do podstránky Prezentace prezentaci Prezentace2. 12.8.3 Obrázky Na podstránku stránky Spolupracující VŠ vložíme fotografie: Otevřeme podstránku Fotografie. V kartě VLOŽIT klikneme do tlačítka Obrázky. V kartě Vaše alba klikneme do dlaždice alba Čechy. V levém horním rohu zaškrtneme všechny fotografie. Pořadí zaškrtnutí ovlivní pořadí zobrazení fotografií. Klikneme do tlačítka Vybrat. Obdobně doplníme na stejnou podstránku fotografie škol z alba Morava a Slezsko. Fotografie se umístili po dvou do dílčích vodorovných sekcí podstránky. V panelu nástrojů můžeme: fotografii oříznout, přidat odkaz na stránku našeho webu (lze využít pro tvorbu obrázkové navigace např. na domovské stránce webu), doplnit popisek k fotografii. 12.8.4 Vložený obsah Google Na podstránku stránky Materiály o firmě vložíme video: Otevřeme podstránku Proč zrovna Encián. V kartě VLOŽIT v sekci VLOŽENÝ OBSAH GOOGLE klikneme do tlačítka YouTube. Do vyhledávacího pole zapíšeme text Poprad 24 Galéria Encián a klikneme do tlačítka Vyhledávání. Vybereme video Poprad 24 Galéria Encián na Skalnatom Plese a klikneme do tlačítka Vybrat. Tažením za rohový úchyt video zvětšíme. Na podstránku stránky O firmě vložíme firemní kalendář: Otevřeme podstránku Firemní kalendář. V kartě VLOŽIT v sekci VLOŽENÝ OBSAH GOOGLE klikneme do tlačítka Kalendář.

12 G Suite 241 Mapa Publikace V seznamu kalendářů Petra Nováka vybereme veřejně sdílený kalendář Encián a klikneme do tlačítka Vložit. V panelu nástrojů nad kalendářem klikneme do tlačítka Nastavení. V poli Režim zobrazení vybereme Týden a klikneme do tlačítka Hotovo. Tažením za rohový úchyt kalendář rozšíříme a zvýšíme asi na dvojnásobek. Zobrazíme stránku v náhledu čtenáře. V horním panelu nástrojů webu klikneme do tlačítka Náhled. V náhledu stránky zobrazíme týden od 23. 6. 2025. V panelu nástrojů v pravém dolním rohu klikneme do tlačítka Zavřít náhled. Na podstránku stránky O firmě vložíme mapu umístění firmy: Otevřeme podstránku Kde nás najdete. V kartě VLOŽIT v sekci VLOŽENÝ OBSAH GOOGLE klikneme do tlačítka Mapa. Do pole Zadejte polohu zapíšeme adresu Praha, Kbelská 44. Vybereme našeptávanou adresu Kbelská 44, Hloubětín, Praha, Česko. Klikneme do tlačítka Vybrat. Na podstránku stránky Spolupracující VŠ vložíme dříve připravenou mapu veřejných vysokých škol: Otevřeme podstránku Mapa. V kartě VLOŽIT v sekci VLOŽENÝ OBSAH GOOGLE klikneme do tlačítka Mapa. V kartě MOJE MAPY vybereme mapu Veřejné VŠ. Klikneme do tlačítka Vybrat. Tažením za rohový úchyt mapu rozšíříme a zvýšíme asi na dvojnásobek. 12.8.5 Publikace a sdílení Web a změny webu zatím nejsou zveřejněny. Publikujeme web: V panelu nástrojů webu klikneme do tlačítka Publikovat. V okně Publikujte svůj web zadáme umístění webu. Doplníme výchozí adresu o slovo encian. V spodní části vybereme volbu Všichni na webu, aby web byl dostupný i mimo firmu Encián. Klikneme do tlačítka Publikovat. K nastavení publikování se můžeme vrátit. Rozbalíme nabídku tlačítka Publikovat a vybereme volbu Nastavení publikování. Doplníme Marii Sladkou k seznamu uživatelů, kteří mohou upravovat web: V panelu nástrojů webu klikneme do tlačítka Přidat uživatele s oprávněním upravovat. V poli Pozvat uživatele zadáme účet Marie Sladké sladka.marie@encianpraha.cz. Klikneme do tlačítka Odeslat. Marie Sladká je přidána do seznamu. Klikneme do tlačítka Hotovo. Pozdější úpravy webu musíme znovu publikovat. Kliknutím do tlačítka Domovská stránka webů v levém horním rohu zobrazíme seznam našich a nám sdílených webů. 12.9 Office 365 a G Suite Podíl na trhu Výhody Office 365 12.9.1 Office 365 vs. G Suite Office 365 převažuje ve firemním prostředí. Podle průzkumů z konce roku 2016 má Office 365 asi dvojnásobný podíl na firemním trhu oproti G Suite. Tržní podíl Office 365 se zvyšuje. Služby Google jsou však využívány více ve spotřebitelském prostředí. Některé výhody Office 365: snadná offline práce bez připojení k internetu, bohatá funkcionalita v desktopových aplikacích, zejména v Excelu, lepší kompatibilita, formáty souborů pro Excel a Word se staly standardem pro výměnu informací, ve OneDrive není nutné převádět dokumenty do googlovských formátů,

12 G Suite 242 Výhody G Suite Synchronizace kalendářů Microsoftu a Googlu Teams Správa uživatelů prohlížeče pokročilá spolupráce díky globálnímu adresáři firmy (Active Directory). Některé výhody G Suite: snadné sdílení dokumentů s externími uživateli, účet Microsoftu má méně uživatelů, bohatá funkcionalita ve webových online aplikacích, intuitivní spolupráce více uživatelů na sdílených dokumentech, fungování (jen) v prohlížeči je nezávislé na operačním systému, hlasová editace dokumentů. Existují i další řešení: Open365 (s komponentami Libre Office, Seafile, KDE Kontact), Zoho Office, WPS Office, OfficeSuite Professional (Amazon), iwork pro icloud. Uživatelé aplikací Google jsou často věrní až konzervativní. Tlak firemního prostředí na využití Office 365 je pro ně nepříjemný, existují nástroje pro spolupráci Microsoft a Google. Ve stručnosti dále uvedeme alespoň dva. 12.9.2 Kalendáře Z adresy https://outlookgooglecalendarsync.codeplex.com je možné stáhnout aplikaci Outlook Google Calendar Sync. V kartě Settings lze nastavit synchronizaci: Outlook: výběr kalendáře Microsoftu (zpravidla Default Calendar), popř. nastavení filtru synchronizace dle kategorie událostí, Google: výběr kalendáře Googlu Sync Options: nastavení směru synchronizace, rozsahu dat synchronizace (např. 1 den dozadu a 60 dnů dopředu) a synchronizovaných vlastností (popis události, pozvánky, upozornění), Application Behaviour: chování aplikace (např. automatická synchronizace po přihlášení se k účtu Windows). V kartě Sync můžeme synchronizaci spustit ručně kliknutím do tlačítka Start Sync. 12.9.3 Teams Aplikace Teams v Office 365 je centrem pro týmovou práci: V spouštěči aplikací klikneme do dlaždice Teams. (K dispozici je také desktopová aplikace.) Funkce jednotlivých záložek: Aktivita: Zmínky, odpovědi a jiná oznámení. Chat: Soukromý chat s jednotlivými uživatelem či více uživateli včetně posílání souborů. Týmy: Týmy jsou založeny na Skupinách Office 365. Při přidávání nového týmu (tlačítko Přidat tým pod seznamem týmů) můžeme (po kliknutí do tlačítka Vytvořit tým a dlaždice Všechny) přidat tým do existující skupiny Office 365 (odkaz ve spodní části okna). V rámci týmu můžeme v jednotlivých kanálech vést konverzace, sdílet soubory (každý kanál mou svou složku v knihovně dokumentů skupiny Office 365, můžeme také přidat vybranou knihovnu dokumentů SharePoint nebo složku z Google Drive), popř. přidat karty dalších aplikací (např. Wiki či OneNote). Schůzky: Seznam našich aktuálních událostí v kalendáři. Soubory: Kliknutím do tlačítka Přidání cloudu můžeme přidat svůj Google Drive. 12.9.4 Více účtů v prohlížeči Google Chrome Google Chrome umožňuje snadné nastavení a přepínání uživatelů s různými účty Googlu či Microsoftu: Na konci adresní řádku klikneme do tlačítka Přizpůsobit a ovládat Google Chrome a vybereme volbu Nastavení. V sekci LIDÉ vybereme volbu Spravovat ostatní uživatele. Přímo v sekci můžeme přepnout uživatele. Při zakládání uživatele můžeme vložit na plochu zástupce uživatele. K uživateli můžeme přiřadit účet přihlášením. V různých spuštěních Google Chrome (z ikony, která převezme fotografii uživatele) můžeme pracovat s různými účty.

13 Informační zdroje a služby knihovny 243 Knihovny Služby CIKS Registrace Výpůjční lhůta 13 Informační zdroje a služby knihovny Pro zajištění informačních zdrojů potřebných pro studium, zpracování seminárních prací i vědeckou práci slouží na VŠE Centrum informačních a knihovnických služeb (dále jen CIKS). CIKS zabezpečuje pro studenty, zaměstnance, ale i další registrované uživatele, informační zdroje všech druhů od klasických tištěných materiálů jako jsou knihy či časopisy po elektronické informační zdroje, k nimž lze přistupovat prostřednictvím internetu. CIKS spravuje tři veřejně přístupné knihovny a studovny: Knihovna VŠE Žižkov je centrální knihovnou celé sítě. Poskytuje všechny druhy služeb, zejména absenční a prezenční výpůjčky. Najdete ji ve Staré budově v areálu VŠE na Žižkově. Studijní knihovna Jižní Město se nachází v budově VŠE na Jižním Městě. Zaměřuje se zejména na služby pro studenty prvního ročníku a na podporu jazykové a počítačové výuky. Knihovna Fakulty managementu v Jindřichově Hradci je součástí Fakulty managementu v Jindřichově Hradci a poskytuje služby především studentům a pedagogům této fakulty. Některé informační zdroje jsou součástí knihoven na jednotlivých katedrách a dalších pracovištích VŠE. CIKS poskytuje uživatelům následující služby: Prezenční výpůjčky knih, časopisů a dalších materiálů ve studovnách. Součástí v knihovny na Žižkově je i Mediotéka multimediální studovna. Absenční výpůjčky knih a dalších materiálů. Souborný katalog VŠE, který obsahuje materiály knihoven. Prostřednictvím katalogu je možné vyhledávat, objednávat a rezervovat literaturu, prodlužovat výpůjční dobu, kontrolovat stav výpůjček. Virtuální ekonomická knihovna zprostředkovává přístup do elektronických informačních zdrojů. Pracovníci CIKS poskytnou poradenství k poskytovaným databázím a informačním zdrojům. Pracovníci CIKS pořádají semináře a školení k informačním službám a práci s nimi. Ve studovnách i knihovnách je umožněno samoobslužné kopírování. Podrobné informace o poskytovaných informačních zdrojích, ale i o citování a postupech citování najdete na stránkách Centra informačních a knihovnických služeb VŠE (http://ciks.vse.cz). 13.1 Knihovna Knihovna VŠE umožňuje registrovaným uživatelům absenční (domů) a prezenční (ve studovně) výpůjčky. Uživatelem se mohou stát nejen studenti a zaměstnanci VŠE, ale i každá osoba starší 15 let po předložení platných dokladů. Student VŠE použije pro registraci v knihovně svou multifunkční identifikační kartu. Zaregistruje se na pobočce knihovny, kde předloží kromě identifikační karty také platný doklad totožnosti a podepíše prohlášení, v němž se zavazuje dodržovat pravidla knihovny. Registrace je platná 1 akademický rok, poté je nutné registraci obnovit. Roční obnovení registrace stojí studenty 20 Kč. Se zaregistrovanou kartou je možné navštěvovat studovny a půjčit si absenčně maximálně 20 titulů. Výpůjční lhůta je závislá na tzv. statusu jednotky (druhu půjčovaného titulu) a statusu uživatele. V případě interních uživatelů (studenti a zaměstnanci VŠE) platí status jednotky. V knihovně najdeme jednotky se čtyřmi druhy statusů: na 1 měsíc: výpůjční doba je 35 dnů, je možná ji 2x prodloužit v případě, že titul nemá rezervován jiný uživatel. Tento status má většina odborných knih. na 1 semestr: Výpůjční doba pro interní uživatele je 5 měsíců, nelze ji prodloužit. Uživatel si může titul půjčit opakovaně, pokud ho nemá rezervován jiný uživatel. Tento status platí většinou pro skripta VŠE. krátkodobá: Výpůjční doba je 1 týden, lze ji 2x prodloužit. prezenční: Titul je k dispozici ve studovně. Ve výjimečných případech lze titul vypůjčit tzv. přes noc, tj. vypůjčit knihu před uzavřením knihovny a vrátit ji do 10:00 hodin následujícího dne.

13 Informační zdroje a služby knihovny 244 Prodloužení výpůjčky Vrácení knihy Vyhledání titulu Vyhledávání Operátory AND a OR Prodloužení výpůjčky je možné jen v případě, že kniha není rezervována pro dalšího uživatele. Provádí se on-line v katalogu knihovny, telefonicky (224 095 581), emailem na adresu prodluz@vse.cz nebo osobně u výpůjčního pultu. Prodloužení je nutné provádět vždy alespoň jeden den před uplynutím výpůjční doby. Knihy je možné vracet přímo u výpůjčního pultu knihovny nebo do Biblioboxu, který je umístěn v prvním patře staré budovy na Žižkově u vchodu do učebny 127. Do biblioboxu lze vracet knihy vypůjčené v knihovně na Žižkově i v knihovně na Jižním městě (není možné vracet knihy vypůjčené v knihovně v Jindřichově Hradci). Kniha je z účtu čtenáře odepsána následující pracovní den po vložení do biblioboxu. Za pozdní vrácení knihy jsou účtovány poplatky z prodlení. Má-li uživatel závazky vůči knihovně (nezaplacené poplatky nebo nevrácené knihy po lhůtě vrácení), nemůže využívat služeb knihovny. Tituly, které si chce uživatel vypůjčit, musí vyhledat v katalogu knihovny a objednat. Titul pak bude připraven k vypůjčení u pultu knihovny. Katalog knihovny najdeme na internetové adrese https://library.vse.cz (do prohlížeče lze zadat i adresu knihovna.vse.cz, uživatel bude přesměrován). V katalogu lze vyhledávat i bez přihlášení, pro objednání a zobrazení uživatelského konta je potřeba se přihlásit kliknutím na volbu PŘIHLÁŠENÍ - INSIS. V zobrazeném okně zadáme uživatelské jméno (např. nova01) a heslo platné do InSISu a školní počítačové sítě. V horní části okna se zobrazuje nabídka systému Aleph, pomocí něhož přistupujeme do katalogu knihovny. Pro vyhledávání titulů v katalogu knihovny můžeme použít několik druhů vyhledávání. Nejčastěji použijeme základní vyhledávání, proto se v okně webové stránky zobrazuje nejdříve formulář pro základní vyhledávání (zobrazíme ho také kliknutím do nabídky HLEDÁNÍ A REJSTŘÍKY). Chceme-li vyhledat titul z knihovny, zadáme do pole označeného Zadejte slovo nebo slovní spojení hledané slovo nebo slova. Pokud zapíšeme několik slov, budou vyhledány všechny záznamy, v nichž jsou všechny uvedená slova. Chceme-li, aby zadaná slova byla uvedena vedle sebe, použijeme volbu Ano v nabídce Blízkost slov?. V tom případě při zadání business intelligence vyhledáme jen záznamy, kde je slovo business vedle slova intelligence. Při zadávání hledaných slov nezáleží na tom, zda použijeme malá nebo velká písmena. Při zadávání hledaných slov můžeme používat operátory AND nebo OR. Spojíme-li slova slůvkem AND, znamená to, že požadujeme, aby byly vyhledány záznamy, u nichž jsou všechna slova. Zadáme-li mezi slova OR, požadujeme alespoň jedno z uvedených slov. Oba operátory můžeme použít v jednom dotazu a doplnit závorkami. Můžeme například zadat dotaz: business AND (intelligence OR inteligence) a najít tak záznamy s anglickou i českou verzí slova inteligence. Pomocí základního vyhledávání hledáme zadané slovo či slova ve všech polích záznamu o knize. Prohledáváme tedy název, jména autorů, místo vydání, nakladatele, rok vydání i klíčová slova. Jestliže chceme hledat jen v některém poli (např. podle jména autora), vybereme pole ze seznamu Pole pro vyhledávání. V poli Báze pro vyhledávání můžeme vybrat knihovnu, v jejímž katalogu vyhledáváme. Informace o bázích najdeme po kliknutí do odkazu Databáze v horní části okna. Standardně vyhledáváme ve všech databázích. Vyhledávání můžeme omezit výběrem jazyka (čeština, angličtina, němčina, francouzština), formátu druhu titulu (knihy, elektronické zdroje, seriály = periodika...) nebo roku vydání.

13 Informační zdroje a služby knihovny 245 OBR. 13-1: VYHLEDÁVACÍ FORMULÁŘ PRO ZÁKLADNÍ VYHLEDÁVÁNÍ V KATALOGU KNIHOVNY Výsledky dotazu Vyhledávání z různých polí Předchozí dotazy Objednání knihy Rezervace knihy Po kliknutí do tlačítka OK zobrazíme seznam vyhledaných titulů, které odpovídají zadanému dotazu (výsledek hledání zobrazíme také klepnutím do nabídky VÝSLEDKY DOTAZU). Výsledky se zobrazují na stránkách (standardně po 20 titulech). Nad seznamem je uveden počet nalezených záznamů. U každého záznamu najdeme název, nakladatele, autora, rok vydání a dostupnost. Titul může být dostupný ve fyzické podobě, pak najdeme ve sloupci jednotky označení knihovny (popř. knihoven), v níž je k dispozici a počet kusů lomeno počet aktuálně vypůjčených kusů. Je-li titul k dispozici v elektronické podobě nebo je v elektronické podobě k dispozici např. obsah knihy, najdeme ve sloupci Digitální objekt odkaz na elektronickou podobu. Chceme-li hledat v několika různých polích katalogu, použijeme v nabídce HLEDÁNÍ a rejstříky odkaz Vyhledávání z různých polí (v horní části okna pod nabídkou). Zde můžeme vybrat pole, v nichž budeme vyhledávat a zadat klíčová slova stejně jako při základním vyhledávání. Po kliknutí do tlačítka OK se zobrazí počet vyhledaných záznamů pro každé dílčí kritérium (řádek) a celkový počet vyhledaných záznamů, které splňují všechna kritéria. Kliknutím do čísla (počtu záznamů) zobrazíme výsledek dotazu. S výsledkem můžeme pracovat stejně jako s výsledkem základního vyhledávání. Zadání dotazu, pomocí něhož jsme tituly vyhledali, můžeme zobrazit a případně upravit kliknutím do nabídky Hledání a rejstříky. Výsledek aktuálního dotazu zobrazíme kliknutím do volby VÝSLEDKY DOTAZU. Jestliže postupně zadáme několik dotazů, můžeme všechny zobrazit včetně počtu nalezených záznamů kliknutím do volby PŘEDCHOZÍ DOTAZY. Dotaz označíme kliknutím do čtverečku vedle něj a kliknutím do volby ZOBRAZIT nad seznamem dotazů zobrazíme výsledek hledání. Jestliže si chceme knihu vypůjčit v knihovně, klikneme v seznamu výsledků do názvu knihovny, z níž chceme knihu vypůjčit. Zobrazíme tak seznam výtisků dané knihy s informací o dostupnosti výtisku. Ve sloupci dostupnost najdeme předpokládané datum vrácení výtisku nebo na místě, což znamená, že je kniha ve skladu knihovny. Kliknutím na volbu Požadavek v řádku výtisku objednáme vypůjčení knihy. Je-li kniha na místě, bude připravena k vyzvednutí v knihovně do hodiny od objednání. Jakmile bude kniha připravena k vyzvednutí, systém odešle email na adresu uvedenou v registračních údajích uživatele (u studentů zpravidla na školní emailovou adresu). Knihu uživatel vyzvedne v knihovně. Jestliže kniha není na místě, můžeme ji rezervovat. V systému bude zaznamenán požadavek na vypůjčení knihy. Jakmile bude kniha vrácena do knihovny, systém nás informuje emailem. Po obdržení emailu musíme potvrdit, že o knihu máme stále zájem, a kniha bude připravena k vyzvednutí.

13 Informační zdroje a služby knihovny 246 OBR. 13-2: VÝSLEDEK HLEDÁNÍ V KATALOGU KNIHOVNY OBR. 13-3: SEZNAM VÝTISKŮ VYBRANÉ KNIHY VE SKLADU KNIHOVNY VŠE Nápověda Pokud si s vyhledáváním nevíte rady, pomůže nápověda. Nápovědu zobrazíme kliknutím na volbu NÁPOVĚDA v horní části okna. S objednávkou knihy pomohou pracovnice knihovny, ty ale nemohou pomoci s hledáním vhodného titulu, je tedy potřeba vědět, jakou knihu požadujeme. 13.2 On-line informační zdroje na VŠE Na VŠE jsou všem studentům i učitelům zdarma k dispozici elektronické informační zdroje pro vyhledávání odborných článků, hledání odborných knih, prohledávání aktuálního i staršího zpravodajství nebo hledání zákonů ČR. Seznam těchto informačních zdrojů a návody na jejich používání lze najít na webové stránce www.vse.cz/zdroje. Většina zdrojů je po přihlášení dostupná i z počítačů mimo VŠE. Některé jsou dostupné pouze z počítačů školní sítě, např. systém Aspi. 13.2.1 ProQuest Central ProQuest Central je databáze, která umožňuje prohledávání: článků z cca 20 000 časopisů, z toho cca 15 000 s plnými zněními textů, plných textů 74 000 dizertačních prací, 9 000 tržních zpráv, 46 000 profilů firem,

13 Informační zdroje a služby knihovny 247 Přístup Návod 800 titulů novin. Texty jsou z humanitních a společenských oborů, obchodu, medicíny, aplikovaných přírodních věd, výpočetní a telekomunikační techniky. Databáze je přístupná na adrese www.vse.cz/zdroje/proquest. Pro přístup do databáze z počítačů mimo síť VŠE je třeba zadat uživatelské jméno a heslo platné do ISIS. Podrobný návod k použití databáze je přístupný v pdf formátu na stránce www.vse.cz/zdroje. OBR. 13-4: ÚVODNÍ OBRAZOVKA PROQUEST Jednoduché vyhledávání Advanced Search Publication Search Výsledky hledání Po zobrazení webové stránky se zobrazí formulář pro jednoduché vyhledávání (Basic search). Po zadání klíčového slova klikneme na ikonku s lupou. Zobrazí se seznam výsledků. Kromě jednoduchého vyhledávání můžeme použít také tzv. Advanced Search. V něm je možné zadávat složitější kritéria vyhledávání s použitím operátorů a znaků: AND: musí se vyskytovat obě slova oddělená operátorem and. OR: musí se vyskytovat alespoň jedno z uvedených slov. NOT: slovo za not se nesmí vyskytovat. text : text uvedený v uvozovkách musí být přesně v uvedeném tvaru.?: Znak? nahrazuje jeden libovolný znak. *: Znak * nahrazuje libovolný počet libovolných znaků. Vyhledávat můžeme pomocí tzv. Publication Search. Budeme prohledávat názvy knih a časopisů, které jsou dostupné v databázích. V seznamu výsledků hledání je pomocí ikon označen formát, v němž je vyhledaný titul dostupný: abstrakt, plný text, plný text v PDF. Vedle výsledků vpravo se zobrazuje nabídka dalších kritérií, pomocí nichž můžeme zúžit výsledek hledání. Můžeme např. omezit typ dokumentů, které chceme prohledávat (Scholarly Journals, Magazines, Trade Journals, Dissertations & Theses). Můžeme výsledky omezit pouze na recenzované publikace. Nad vyhledanými výsledky se zobrazí rámeček Suggested subject, kde se nabízí příbuzná témata. V seznamu výsledků hledání označíme záznamy, s nimiž chceme dále pracovat, kliknutím do čtverečku. Vybrané vyhledané články je možné vytisknout, poslat emailem nebo uložit do souboru. Zadání dotazu je možné uložit kliknutím na Create alert. V zadaném časovém intervalu pak bude systém automaticky odesílat emailem odkazy na články, které odpovídají uloženému dotazu.

13 Informační zdroje a služby knihovny 248 Dotaz základní 13.2.2 ANOPRESS IT Anopress IT je databáze, která obsahuje plné texty novinových a časopiseckých článků, přepisy televizních a rozhlasových relací, informace z vybraných českých i zahraničních zpravodajských internetových serverů. Informace v databázi jsou aktualizovány každý den v 7 hodin ráno. Kompletní seznam všech sledovaných médií zobrazíme po přihlášení do databáze pomocí odkazu Sledovaná média. V databázi je možné vyhledávat články podle klíčových slov a datumu vydání nebo procházet jednotlivé zdroje. Odpovídá tedy na dotazy typu, co se psalo v zadané době o zadaném tématu nebo na dotazy typu, co psaly zadané noviny v zadaný den. Databáze je přístupná z počítačů v síti VŠE a po přihlášení i z počítačů mimo síť VŠE. Pro použití databáze použijeme internetový prohlížeč. Na stránce www.vse.cz/zdroje klikneme do odkazu Anopress IT. Nyní můžeme zadat klíčová slova, je-li klíčových slov více, můžeme použít operátory např. AND (požadujeme obě klíčová slova), OR (požadujeme jedno ze zadaných slov), NOT (slovo nesmí být uvedeno). V pravé části můžeme zaškrtnutím vybrat jazyk. V další části formuláře omezíme období, ze kterého mají být vyhledané články. Můžeme omezit i zdroje, které mají být prohledávány. Zdroje vybíráme ze seznamu. Podobně v seznamu můžeme zaškrtnout témata, která chceme prohlížet. Po vytvoření dotazu klikneme do tlačítka Vyhledat. OBR. 13-5: VYHLEDÁVACÍ FORMULÁŘ V SYSTÉMU ANOPRESS IT Dotaz formulářový Záložka dotaz formulářový slouží k položení strukturovaného dotazu, který může být tvořen současně až čtyřmi poli. Podmínky zadané v jednotlivých polích mohou platit zároveň, když vybereme Operátor mezi řádky AND, nebo jsou to varianty, když vybereme operátor OR. Můžeme vyplnit tyto řádky: Všechna tato slova: jednotlivá slova, oddělená čárkou, která se musí ve vyhledaných článcích vyskytovat všechna. Alespoň jedno slovo: jednotlivá slova, oddělená čárkou, z nichž se alespoň jedno musí vyhledaných článcích vyskytovat. Žádné z těchto slov: jednotlivá slova, oddělená čárkou, z nichž se žádné nesmí vyhledaných článcích vyskytovat. Přesná fráze: fráze nebo věta, která se musí ve vyhledaných článcích vyskytovat. Další části formuláře vyplníme stejně jako u základního dotazu.

13 Informační zdroje a služby knihovny 249 Výsledek Celé zdroje Nápověda Spuštění ASPI Vyhledání předpisu Všechny články, které odpovídají zadaným kritériím, se zobrazí pomocí v seznamu. Články můžeme seřadit podle data publikování, zdroje, nadpisu či dalších kritérií. Ve výchozím nastavení jsou seřazeny podle skóre, které je přidělováno například podle počtu výskytů klíčových slov. Kliknutím na název článku zobrazíme plné znění textu vyhledaného článku. Článek lze označit a označené články vyexportovat. Pomocí Anopress můžeme zobrazit články z vybrané rubriky či stránky vybraného zdroje. Tato funkce je k dispozici pro texty vydané v posledních 14 dnech. Pro vyhledání článků použijeme záložku Celé zdroje. Zde vybereme postupně skupinu zdrojů (např. celostátní tisk), oblast (např. celostátní deníky), zdroj (MF Dnes), datum a rubriku či stránku. Ve výsledku zobrazíme seznam článků ve stejném rozložení jako při hledání podle klíčových slov. Vpravo dole v systému najdeme odkazy na podrobnou nápovědu k systému i k tvorbě dotazů v systému. 13.2.3 ASPI Systém ASPI slouží pro vyhledávání veškerých právních předpisů ČR a SR v nových i starších zněních. Obsahuje také judikaturu (rozhodnutí soudů a dalších orgánů), výklady, vzory smluv a dalších právních dokumentů, anotaci související literatury či komentáře a další doplňující informace. V systému jsou uloženy všechny právní předpisy od roku 1945 a vybrané předpisy od roku 1811. Právní a ekonomické časopisy jsou ukládány od roku 1990. Systém je aktualizován jednou týdně. Systém ASPI je pro studenty dostupný na počítačích v počítačových učebnách. Na ploše poklepeme na ikonu PROGRAMY, dále na MENU, vybereme INFORMAČNÍ ZDROJE a z nich vybereme ASPI PRO WIN. Není-li ikona Programy zobrazena, najdeme Menu na disku Y ve složce W32. Po spuštění programu se zobrazí úvodní obrazovka, na níž jsou zobrazeny novinky v systému ASPI. Chceme vyhledat právní předpis. Klikneme do tlačítka Předpisy. V zobrazeném dialogovém okně zadáme, jaký předpis chceme vyhledat. Předpisy je možné vyhledávat podle mnoha různých kritérií, například: číslo předpisu, druh předpisu (zákon, vyhláška), autor předpisu (kliknutím na tlačítko zobrazíme seznam možných autorů předpisů), název předpisu, oblast úpravy (kliknutím do tlačítka zobrazíme nabídku různých oblastí úpravy), datum schválení, nabytí účinnosti nebo zrušení předpisu. Vyhledávat můžeme také fulltextově v textech předpisů. Kritéria v jednotlivých polích můžeme pochopitelně kombinovat.

13 Informační zdroje a služby knihovny 250 OBR. 13-6: DIALOGOVÉ OKNO PRO VYHLEDÁVÁNÍ PRÁVNÍCH PŘEDPISŮ Po zadání kritérií klikneme do tlačítka Hledání nebo stiskneme klávesu Enter. Zobrazíme seznam všech předpisů, které odpovídají zadaným kritériím. V seznamu jsou červeně zobrazeny zrušené předpisy. Kliknutím na předpis a poté na tlačítko Informace o záznamu vlevo nad seznamem zobrazíme základní informace o předpisu (typ předpisu, autor, oblast či oblasti úpravy, datum schválení, platnosti a účinnosti). OBR. 13-7: SEZNAM PŘEDPISŮ, KTERÉ ODPOVÍDAJÍ ZADANÝM KRITÉRIÍM Poklepáním na položku seznamu zobrazíme text vybraného předpisu. V hodní části okna je osnova předpisu, v dolní části plný text předpisu. Pomocí pole Zn. v panelu nástrojů můžeme vybrat různé varianty znění předpisu podle doby platnosti varianty (pokud existuje více variant). Pomocí dalších tlačítek na panelu nástrojů lze zobrazit nadřazené a související předpisy, prováděcí vyhlášky, předpisy EU, vyhlášky vlády, literaturu apod. Tlačítkem Odkaz na stejnopis částky zobrazíme seznam částek (sešitů) sbírky zákonů s datem vydání a seznamem zákonů publikovaných v každé částce. Kliknutím na odkaz lze zobrazit text vybrané částky v pdf formátu.

13 Informační zdroje a služby knihovny 251 OBR. 13-8: OBČANSKÝ ZÁKONÍK V ASPI Bibliografické informace Kniha Příspěvek ve sborníku 13.3 Seznam použitých zdrojů a citace 104 Informace uváděné v seminárních, bakalářských i diplomových pracích musí být podloženy seriózními informačními zdroji. Platí, že u každého údaje, který není předpokládaným čtenářům obecně známý, by měl být uveden zdroj. V případě seminární práce by zdroje měly být uvedeny u všech informací, které nejsou obecně známé studentům předmětu, pro který je práce zpracovávána. Zdroj by také měl být uveden u všech informací, které jsou klíčové pro seminární práci. Zdroj uvedeme i tam, kde na daný problém existuje více odborných názorů. Pro účely tohoto textu budeme odlišovat citace a seznam zdrojů (pramenů). Pod pojmem citace v tomto textu rozumíme označení místa v textu, kde je použit zdroj. Zpravidla na konci dokumentu bývá uveden seznam zdrojů (bibliografie). Někdy se pojmem citace označuje jedna položka v seznamu zdrojů, v tomto textu budeme používat pojem zdroj. Způsob uvádění zdrojů upravuje norma ISO 690. U každého zdroje je potřeba uvádět jméno autora, název článku či knihy případně původní název a jeho překlad, vydavatele a datum vydání či zveřejnění, název edice, číslo časopisu, standardní identifikátor jako např. ISBN u knih. U elektronických zdrojů se uvádí typ nosiče (např. CD nebo online), dostupnost (např. url adresa), u zdrojů z internetu uvádíme datum aktualizace a datum citování. Datum citování se uvádí do hranatých závorek za zkratku vid. (viděno) nebo cit. (citováno). U knihy nebo jiného samostatného dokumentu bude tedy uvedeno Jméno tvůrce či tvůrců, název dokumentu (knihy) [typ nosiče u elektronických zdrojů, např. online]. Vydání. Místo. Nakladatel. Datum publikování. Datum aktualizace. [u elektronických zdrojů z internetu uvedeme vid. = viděno a datum, kdy byla informace na webu]. Název a číslo edice. Standardní identifikátor (např. ISBN). U on-line zdrojů dostupnost (url adresa). Tj. například: ECO, Umberto. Jak napsat diplomovou práci. Přeložil Ivan Seidl. Olomouc: Votobia, 1997. Velká řada, sv. 27. ISBN 80-7198-173-7. RUBINSTEIN, Ariel. Economic fables [e-kniha]. Cambridge (UK): Open Book Publishers, 2012 [vid. 2013-10-25]. ISBN 978-1-906924-79-9. Dostupné z: http://www.openbookpublishers.com/reader/136. Pro příspěvek ve sborníku či knize je třeba uvádět také tvůrce a název sborníku. Za název příspěvku se uvede In: jméno tvůrce sborníku. Název sborníku. Za informace o vydání sborníku se uvede rozsah stran, na nich je konkrétní uváděný příspěvek. KRÁMSKÁ, L. Zjišťování premorbidního intelektu v psychologii. In: KRÁMSKÝ, D., ed. Kognitivní věda dnes a zítra. Liberec: Bor, 2009, CogniSci, s. 127 138. ISBN 978-80-86807-55- 3. 104 Tato kapitola byla zpracována s využitím informací na stránkách http://ciks.vse.cz/citace/. Na těchto stránkách najdete další podrobnější informace.

13 Informační zdroje a služby knihovny 252 Článek v časopise Článek v elektronické m časopise Elektronické zdroje Webová stránka Web Citace Přímá citace Parafráze Převzaté hodnoty Harvardský styl Číselný odkaz Chceme-li jako zdroj použít článek v časopise, uvádíme jméno autora, název článku, název časopisu, datum vydání, ročník a číslo časopisu, stránky časopisu, na kterých byl článek publikován a ISSN časopisu (standardní číslo, které jednoznačně identifikuje časopis). MENKHOFF, Lukas a TAYLOR, Mark P. The Obstinate passion of foreign exchange professionals: technical analysis. Journal of Economic Literature. December 2007, vol. 45, no. 4, s. 936-972. ISSN 0022-0515. Je-li časopis dostupný na webu, přidáme za název [online] a doplníme datum citování a url adresu, na níž je článek publikován. DUFKA, Jiří. StaréMapy.cz - zkušenosti z pilotního provozu. Ikaros [online]. 2013, roč. 17, č. 7 [vid. 2013-10-31]. ISSN 1212-5075. Dostupný z: http://ikaros.cz/node/7984 I u on-line zdrojů je potřeba uvádět všechny požadované údaje. Není-li údaj na webu k dispozici, není vhodné tento zdroj používat, protože není věrohodný. Citovat je možné příspěvek na webu. Uvádíme autora, název příspěvku i název webu, na němž byl příspěvek publikován, dále datum publikování (aktualizace) a datum citování v hranatých závorkách za zkratkou vid. (viděno) nebo cit. (citováno). Autorem údajů může být např. firma, v tom případě se uvede jako autor název firmy. KLIMÁNKOVÁ, Gabriela. Pojištění chat a chalup: které je nejlevnější?. In: Měšec: váš průvodce finančním světem [online]. 29.10.2013 [vid. 2013-10-29]. ISSN 1213-4414. Dostupné z: http://www.mesec.cz/clanky/pojisteni-chat-a-chalup-ktere-je-nejlevnejsi/. Zdrojem může být webová stránka, v tom případě uvádíme jméno či název tvůrce stránky, její název, název webu [online], vydavatel a datum vydání, datum citování a url adresu stránky (nikoli adresu celého webu). Vydavatelem je ten, kdo je zodpovědný za obsah webu, zjistíme to nejčastěji z kontaktních informací na webu. CZECHINVEST. Business angels. CzechInvest [online]. Praha: CzechInvest, 1994 2012 [vid. 2012-10-23]. Dostupný z: http://www.czechinvest.org/business-angels Osobnosti hospodářských dějin. Euroekonom.cz [online]. [vid. 2012-10-30]. Dostupné z: http://www.euroekonom.cz/osobnosti.php Jsou-li data čerpána z celého webu, uvedeme název webu, datum aktualizace, datum citování a url adresu webu. Rada pro výzkum, vývoj a inovace [on-line]. Praha: Rada pro výzkum, vývoj a inovace, 2012. Poslední změna 31.10.2013 14.56 [vid. 2013-11-01]. Dostupné z: http://www.vyzkum.cz/. Zdroj propojíme s textem pomocí citace. V odborném textu můžeme používat několik druhů citací: Přímá citace znamená, že ze zdroje doslovně přebíráme text. Převzatý text je potřeba odlišit od vlastního textu. Většinou se uvádí v uvozovkách a často bývá formátován kurzívou. Většinou se uvádí, že by přímé citace neměly tvořit více než 10 % celého textu. Pochopitelně záleží na typu publikace, např. v recenzi může být přímých citací více. Citací je i parafráze. Jestliže myšlenky publikované v některém zdroji popisujeme vlastními slovy, musíme vždy uvádět citaci. Ze zdrojů můžeme přebírat hodnoty, grafy či obrázky. I v tomto případě uvádíme citaci. Jestliže uvádíme jakákoli čísla, musí být zřejmé, odkud jsou převzata. Citace v textu mohou být uváděny několika způsoby: Harvardský styl používá zjednodušený odkaz v kulatých závorkách v textu. Do kulatých závorek se uvede příjmení autora, rok vydání citované publikace a čísla stránek, z nichž je citováno, např. (Novák 2013, s. 52). Při použití tohoto způsobu citací se na konci práce uvádí seznam zdrojů abecedně podle jména autora bez číslování. Číselný odkaz: Při použití tohoto způsobu má každý použitý informační zdroj svoje jedinečné číslo v celé práci. Toto číslo je mu přiděleno při prvním použití. Zdroje jsou tedy číslovány postupně podle místa první citace. V textu se uvádí číslo zdroje, popř. citovaná strana v závorkách. Můžeme používat kulaté nebo hranaté závorky. Citace bude mít tento tvar (1 s. 46). Jestliže použijeme stejný zdroj několikrát, bude na všech místech označen stejným číslem.

13 Informační zdroje a služby knihovny 253 Poznámky pod čarou Zotero Instalace Zotera Instalace rozšíření Doplněk do Wordu Doplnění stylu Při použití tohoto způsobu citací je na konci práce uveden seznam zdrojů s čísly. Poznámky pod čarou: Citace jsou uváděny pomocí poznámek pod čarou nebo vysvětlivek, které jsou vloženy na konci každé stránky nebo na konci každé kapitoly či celého textu. První citace každého zdroje by měla obsahovat všechny bibliografické informace o zdroji a případně číslo stránky, z níž čerpáme. Jestliže stejný zdroj citujeme později znovu, je možné citaci zkrátit. Můžeme uvést příjmení autora, zkratku ref. a číslo poznámky pod čarou, v níž je uvedena kompletní informace (např. Novák, ref. 2, s. 45) nebo příjmení autora, název citovaného zdroje a číslo stránky (Řebíček a kol.: Měření podnikové výkonnosti). Seznam použitých zdrojů je uveden v abecedním pořadí, nečísluje se. 13.4 Citační manažer Zotero Citační manažer umožňuje ukládat bibliografické záznamy knih, časopisů a dalších dokumentů do databáze, nabízí organizování těchto záznamů, jejich citování, snadné vyhledávání a případně spolupráci při vkládání odkazů na citovanou literaturu s textovým editorem. Knihovna VŠE doporučuje používat pro citování ve správném formátu citačním manažer Zotero. Tento manažer je celosvětově používaný, podporovaný a je zdarma dostupný pro Max, Windows i Linux. Stáhnout ho můžeme z adresy www.zotero.org. Na hlavní stránce klikneme do odkazu Download Now. Nabízí se stažení programu a rozšíření do prohlížeče. Rozšíření jsou k dispozici pro Chrome, FireFox, Safari a Operu. 13.4.1 Instalace Instalace programu: Na stránce www.zotero.org/download je levá část věnovaná stažení programu Zotero 5.0 for Windows. Klikneme do tlačítka Download. Stáhne se exe soubor. Poklikáním na něj spustíme instalaci. Zobrazí se průvodce instalací. První okno je informační, tlačítkem Next pokračujeme. Zvolíme, zda chceme obvyklé nastavení instalace (Standard) či zda budeme parametry při instalaci modifikovat dle svých požadavků (Custom). Rozdíl je v možnosti volby složky pro instalaci, která je standardně na disk C: do složky Program Files a zde do složky Zotero. A dále je možné volit, zda chceme vytvořit ikonu Zotera na ploše a v menu. Můžeme ponechat parametry, jak jsou nastavené, a tudíž zvolit Standard instalaci. V dalším okně spustíme instalaci tlačítkem Install. Po dokončení instalace klikneme do tlačítka Finish. Zotero se spustí. V prohlížeči se zobrazí stránka nabízející instalaci rozšíření do přohlížeče. Instalace rozšíření: Spustíme prohlížeč, do kterého chceme rozšíření instalovat, v našem případě Chrome. Na stránce www.zotero.org/download klikneme do tlačítka Install Chrome Connector. V okně se zobrazí dotaz Přidat rozšíření Zotero Connector? Klikneme do tlačítka Přidat rozšíření. V okně se zobrazí informace, že rozšíření bylo přidáno. Vpravo nahoře pak vidíme ikonu Safe to Zotero. Instalací programu Zotero se automaticky aktivuje i doplněk do Wordu, který umožní citovat zdroje ze Zotera a vložit do dokumentu seznam použitých zdrojů, a to dle zvolené normy. Doplněk je řešen makrem, ve Wordu ho najdeme v seznamu doplňků v MOŽNOSTECH (SOUBOR, MOŽNOSTI, DOPLŇKY). Při spuštění Wordu se (dle nastavení) může zobrazit dotaz na povolení makra, v tom případě je třeba ho povolit. Program Zotero nabízí různé styly citování, které použije pro formát odkazů na citované zdroje a pro formát seznamu použitých zdrojů. Dostupné styly najdeme po kliknutí v menu Zotera do volby ÚPRAVY a tam do volby PŘEDVOLBY. V okně Nastavení aplikace Zotero přejdeme na kartu Citování. Ve sekci SPRÁVCE STYLŮ lze nepotřebné styly tlačítkem (mínus) odebrat, naopak tlačítkem + lze styly přidat (v případě, že máme soubor stylu). Nové styly získáme z webových stránek Zotera. Klikneme do odkazu Získat další styly. Zobrazí se okno se

13 Informační zdroje a služby knihovny 254 seznamem nabízených stylů. Vzhledem k tomu, že je jich velké množství, využijeme vyhledávání. Do pole pro hledání zapíšeme např. czech. Ze stylů pak zvolíme požadovaný styl. Ukázáním na název stylu zobrazíme jeho vzhled. Pro naše účely je vhodný styl ISO-690 (authordate, Czech). Styl se doplní do seznamu. OBR. 13-9: ZOTERO PO INSTALACI Přidání zdroje Přidání zdroje z databáze knihovny 13.4.2 Zdroje Po instalaci Zotera je připravena prázdná knihovna. Kolekce či uložená vyhledávání vidíme v levé části, ve střední části budou uložené zdroje a v pravé části detaily o zdroji. Práci zahájíme vložením zdrojů do Zotera. Chceme-li do Zotera doplnit konkrétní zdroj dle ISBN či DOI, klikneme v panelu nástrojů do tlačítka Přidat položku podle identifikátoru. Zadáme např. ISBN: 978-80-7261-167-6 a klávesou Enter potvrdíme. Kniha se vloží do seznamu, její identifikační údaje vidíme vpravo v okně Informace. Pokud by některá z informací nebyla vyplněna či byla nepřesná, můžeme informace editovat, stačí do dané informace kliknout (což platí u jakéhokoli typu zdroje). Chceme-li do seznamu přidat např. článek z časopisu, z novin či jiný typ zdroje, klikneme v panelu nástrojů do tlačítka Nová položka a zvolíme typ zdroje. Dle zvoleného typu se vpravo v okně Informace připraví položky k vyplnění, kde zadáme maximum údajů, které o zdroji víme. Zdroj do Zotera lze snadno přidat z databáze knihovny. Program Zotero musí být spuštěný a použijeme ten prohlížeč, do kterého jsme nainstalovali rozšíření. Např. na stránce library.vse.cz dohledáme požadovanou knihu. Tlačítko rozšíření je nyní popsáno Safe to Zotero (Library Catalog). Kliknutím do něj se bibliografické údaje uloží do seznamu Zotera.

13 Informační zdroje a služby knihovny 255 OBR. 13-10: UKLÁDÁNÍ ZDROJE Z KATALOGU KNIHOVNY Přidání zdroje z el. zdrojů Stejným způsobem lze snadno vložit i údaje o elektronickém zdroji. Na stránce www.vse.cz/zdroje/ zvolíme např. ProQuest. Dohledáme požadovaný zdroj a tlačítkem Safe to Zotero (ProQuest) uložíme do seznamu. Uloží se bibliografické údaje, včetně abstraktu. OBR. 13-11: UKLÁDÁNÍ ZDROJE Z KATALOGU KNIHOVNY Zdroj včetně PDF Zdroj včetně snímku webové stránky Ještě zajímavější je ukládání zdroje, pokud v ProQuestu je plný text včetně PDF formy. V tom případě zobrazíme PDF a tlačítkem Safe to Zotero (ProQuest) uložíme do seznamu. Kromě obvyklých údajů se do Zotera uloží i PDF soubor. Rozbalíme nabídku záznamu kliknutím do značky před záznamem. Poklikáním na odkaz Full Text PDF se PDF soubor otevřeme. Plný text tam máme kdykoli k dispozici, aniž bychom ho museli znovu dohledávat v ProQuestu. PDF se ukládá díky nastavení klikneme do volby ÚPRAVY a tam do volby PŘEDVOLBY. V okně Nastavení aplikace Zotero na kartě Obecné je zaškrtnutá volba Automaticky připojit propojené PDF a ostatní soubory při ukládání položek. V nastavení můžeme zaškrtnout i volbu Automaticky udělat snímek při vytváření položky z internetových stránek. Chceme-li do zdrojů uložit webovou stránku, použijeme opět tlačítko Safe to Zotero (Web page). Uloží se údaje o stránce včetně snímku dané webové stránky. Rozbalíme nabídku záznamu a vidíme odkaz na snímek stránky. Poklikáním se načte do

13 Informační zdroje a služby knihovny 256 prohlížeče. Máme tak údaje z webové stránky kdykoli k dispozici, a to i v případě, že nejsme připojeni k internetu nebo že se obsah stránky změnil. Zdroje se ukládají do databáze. Zatím nejsou strukturované. Zdroje lze třídit do kolekcí. Novou kolekci vytvoříme kliknutím do tlačítka Nová kolekce. Kolekci nazveme a tlačítkem OK potvrdíme. Při ukládání dalších záznamů se automaticky vkládaní do označené kolekce. OBR. 13-12: UKLÁDÁNÍ ZDROJE Z KATALOGU KNIHOVNY Úprava seznamu Vyhledávání Dříve uložené záznamy lze do kolekce přesunout tažením myší. Naopak pro vyřazení záznamu z kolekce klikneme do záznamu pravým tlačítkem myši a z místní nabídky zvolíme ODEBRAT POLOŽKU Z KOLEKCE. V seznamu zdrojů vidíme název zdroje, tvůrce, přílohu. Posledním tlačítkem v záhlaví můžeme do seznamu přidat i další sloupce s údaje, které nás zajímají. Můžeme přidat např. rok, pokud chceme vidět, ze kterých let zdroje jsou. Kliknutím do záhlaví lze seznam setřídit vzestupně či sestupně. Konkrétní zdroj lze dohledat. V horní části okna je pole pro hledání. Zapíšeme hledaný text. Záznamy se hledají v kolekci, ve které jsme, pokud chceme hledat v celém seznamu, označíme vlevo volbu Moje knihovna. Hledáním vytváříme dynamickou kolekci. Hledání lze uložit. Na volbě Moje knihovna vyvoláme místní nabídku a z ní zvolíme volbu NOVÉ ULOŽENÉ HLEDÁNÍ. Hledání pojmenujeme a zadáme parametry hledání. OBR. 13-13: NOVÉ ULOŽENÉ HLEDÁNÍ Poznámka ke zdroji Štítky Uložené hledání se zobrazí pod seznamem kolekcí. Ikona obsahuje značku lupy. Kliknutím do uloženého hledání se zobrazí aktuální vyhovující záznamy. K záznamu si můžeme doplnit poznámku. Na záznam klikneme pravým tlačítkem myši a z místní nabídky zvolíme PŘIDAT POZNÁMKU. Vpravo zapíšeme poznámku, první řádek textu se použije pro název poznámky. Pro snadné vyhledávání zdrojů lze využít štítky. Zdroje, které vložíme automatizovaně, mohou již štítky obsahovat. Štítky přiřazené zdroji vidíme vpravo na kartě Štítky. Tlačítkem

13 Informační zdroje a služby knihovny 257 Přidat lze ke zdroji přidat některý z již existujících štítků či zadat nový štítek. Tlačítkem mínus vedle štítku ho můžeme odebrat. Všechny štítky dané knihovny jsou vlevo dole pod oknem knihovny. Štítků zde může být větší množství. Důležitým štítkům nastavíme barvu. Klikneme do štítku pravým tlačítkem myši a vybereme volbu NASTAVIT BARVU. Určíme barvu a pozici štítku. Tyto štítky jsou řazené jako první, a proto snadno dostupné. Kliknutím do štítku vyfiltrujeme zdroje s tímto štítkem. Zvolená barva je současně zobrazena barevnou ikonou před zdrojem v seznamu. OBR. 13-14: ŠTÍTKY Příloha Odstranění zdroje Nastavení Časová přímka K záznamu lze doplnit i další přílohy, např. odkaz na webovou stránku, na soubor, volbou z místní nabídky PŘIDAT PŘÍLOHU. Zdroj ze seznamu odebereme tak, že do něj klikneme pravým tlačítkem myši a z místní nabídky vybereme volbu PŘESUNOUT POLOŽKU DO KOŠE (z koše se maže po 30 dnech). Nastavení Zotera lze prohlédnout či změnit v okně Nastavení aplikace Zotero na kartě Obecné po kliknutí do volby ÚPRAVY a tam do volby PŘEDVOLBY. Lze zvolit rozvržení, velikost písma i co se bude ukládat. Volbou NÁSTROJE, VYTVOŘIT ČASOVOU PŘÍMKU můžeme sestavit přehled zdrojů v knihovně či v kolekci (dle toho, co označíme). Zdroje jsou uspořádané dle datumu na přehledné časové ose. Nastavení osy lze měnit v dolní části okna, kde je také možné skočit na konkrétní rok.

13 Informační zdroje a služby knihovny 258 OBR. 13-15: ČASOVÁ PŘÍMKA Synchronizace Word Zatím máme data uložena lokálně na disku. Adresář, kde se data ukládají, najdeme v okně Nastavení aplikace Zotero na kartě Pokročilé a zde na kartě Soubory a složky. Lze ho změnit. Výhodnější ovšem bude data synchronizovat. Tím je budeme mít dostupná na libovolném počítači, kde je instalované Zotero a kde zadáme přihlašovací údaje. Současně jsou zde zdroje zálohované. Synchronizaci zadáme na kartě Sync. Bezplatný účet vytvoříme na stránce www.zotero.org. Umožňuje synchronizovat na server Zotera 300 MB dat, větší úložiště je placené. Přihlašovací údaje zadáme na kartě Sync. Knihovna se synchronizuje na server. Přihlásíme-li se na webu Zotera, můžeme si zdroje prohlédnout kdykoli, i když nemáme k dispozici počítač s instalovaným Zoterem. Synchronizace probíhá automaticky. Zelená ikona synchronizace je v okně Zotera vpravo nahoře. Ukázáním na ni vidíme, kdy proběhla poslední synchronizace. Kliknutím synchronizaci spustíme. 13.4.3 Citování Máme-li připravené zdroje, použijeme je pro citování. Po instalaci a povolení doplňku Wordu je v menu Wordu přidaná karta ZOTERO. OBR. 13-16: KARTA ZOTERO VE WORDU Citace Klikneme do tlačítka Document Preferences. Zde zvolíme požadovaný citační styl, často to bude styl ISO-690 (author-date, Czech). Citaci v dokumentu zadáme kliknutím do tlačítka Add/Edit Citation. V červeném poli můžeme zapsat část názvu zdroje, zdroj se dohledá.

13 Informační zdroje a služby knihovny 259 OBR. 13-17: VLOŽENÍ CITACE Případně lze kliknout do ikony nabídky vedle červeného Z a zvolit STANDARDNÍ ZOBRAZENÍ. V okně Přidat/Upravit citaci lze zdroj dohledat a zvolit i další parametry citace. Vhodné je zadat přesnou stranu, ze které citujeme v poli Stránka. OBR. 13-18: STANDARDNÍ ZOBRAZENÍ Upřesňující parametry je možné zadat i prvním případě výběrem zdroje a poklikáním na jeho citaci. OBR. 13-19: UPŘESNĚNÍ CITACE

13 Informační zdroje a služby knihovny 260 Literatura ZotFile Extrakce poznámek Vzhled citace je pak následující: (Jelen 2013, s. 2). Pokud uvádíme autora v textu, není třeba ho opakovat v rámci citace. Např.: Jak zmiňuje Jelen (2013, s. 2) Na závěr vložíme do dokumentu seznam citované literatury. Na kartě Zotero klikneme do tlačítka Add/Edit Bibliography. Jak citace, tak seznam literatury lze editovat, když je označíme a znovu klikneme do tlačítka Add/Edit Citation či Add/Edit Bibliopraphy. Pokud by např. v seznamu literatury nebyl některý z parametrů přesně zadaný, vrátíme se do Zotera a v okně Informací údaje o zdroji opravíme. Citace v dokumentu Wordu pak aktualizujeme tlačítkem Refresh na kartě ZOTERO. Propojení citací v dokumentu na Zotero lze zrušit tlačítkem Unlink Citations. 13.4.4 Doplněk ZotFile Funkce Zotera je možné rozšířit pomocí doplňků. Na stránce www.zotfile.com lze stáhnout doplněk ZotFile. Je to doplněk pro správu příloh: automaticky přejmenuje, přesune a připojuje soubory PDF (nebo jiné soubory) do položek Zotero, synchronizuje soubory PDF z knihovny Zotera do čtečky PDF (např. ipad, tablet Android apod.) a extrahuje poznámky ze souborů PDF. Pro stažení klikneme na stránce www.zotfile.com do odkazu Download. Doplněk má příponu XPI. V Zoteru klikneme v menu do volby NÁSTROJE, DOPLŇKY. V kartě Extensions klikneme do ozubeného kolečka a zvolíme INSTALL ADD-ON FROM FILE. Vybereme stažený soubor s příponou XPI. Tlačítkem Install Now instalujeme. Po instalaci je třeba restartovat Zotero. Z možností ZotFile vyzkoušejme extrakci poznámek z PDF souborů. Máme-li v Zoteru uložený plný text zdroje v PDF formátu, můžeme tento PDF soubor otevřít v externí aplikaci (často Adobe Acrobat Reader) a opoznámkovat ho přidat lístek s poznámkou, zvýraznit části textu. Takto upravený dokument uložíme (na to samé místo pod stejným názvem aby Zotero vědělo, kde soubor najít). Z místní nabídky PDF souboru v Zoteru zvolíme volbu MANAGE ATTACHMENTS, EXTRACT ANNOTATIONS. Ke zdroji se vytvoří nová poznámka nazvaná Extracted Annotations, která obsahuje námi doplněné poznámky k PDF souboru. OBR. 13-20: EXTRAKCE POZNÁMEK Nastavení doplňku lze změnit či prohlédnout ve volbě NÁSTROJE, ZOTFILE PREFERENCES. Na kartě Tablet Settings můžeme nastavit synchronizaci PDF souborů na tablet a zpátky do Zotera (např. po doplnění poznámek k přečteným souborům).

14 Příloha: Příklady k procvičení 261 14 Příloha: Příklady k procvičení Příloha obsahuje zadání příkladů k procvičení. Po pročtení jednotlivých kapitol je možné prohloubit si získané poznatky vypracováním příkladů. Zadání příkladů je strukturováno dle jednotlivých dílčích kapitol. Vypracování příkladů k webovým aplikacím provádějte na webu Office 365. Navíc informujte o provedení příkladů jednoduchým sdělením formou souboru ve Wordu, např. Úkoly z 1. týdne v Office 365 dokončeny. 1.1. Office 365 1.2 OneDrive pro firmy 2 OneNote 14.1 Office 365, OneDrive pro firmy Upřesněte svůj profil na Office 365: do pole O mně libovolný text o sobě, do pole Zeptejte se mně na alespoň 2 pojmy, do pole Školy název a adresu své střední školy do pole Dovednosti alespoň dvě své dovednosti. Nastavte v Office 365: Jako výchozí aplikaci si nastavte Pošta. K navigačnímu panelu připněte tři aplikace, např. OneDrive, SharePoint, Lidé. V InSIS nastavte přenos výuky a termínů studenta do Office 365. Z Office 365 nebo InSIS doplňte v Office 365 svou profilovou fotografii. Pokud nemáte, založte soukromý účet na webu Live.com. Ve svém osobním OneDrive pro firmy založte složku 22F200 Manažerská informatika. Do složky vložte svou fotografii s názvem Novák-Jan s Vaším příjmením a jménem Do složky dále vložte dokument Wordu nazvaný Microsoft, který obsahuje Vaše uživatelské jméno na portálu Live.com. Nastavte sdílení na úrovni čtení složky 22F200 se svým přednášejícím a cvičícím. Připravte ve složce 22F200 Manažerské informatika průzkum MIN v aplikaci Forms s otázkami: Přednáška (Volba z dostupných rozvrhových akcí) Cvičení (Volba z dostupných rozvrhových akcí) Místo narození (Text) Datum maturity (Datum) Požádejte o vyplnění alespoň 3 své spolužáky. Sami vyplňte také. Do dokumentu Wordu Úkoly zapište větu Úkoly z první přednášky splněny a vložte odkaz na svůj OneDrive pro firmy tak, aby se kliknutím zobrazila stránka Vašeho OneDrive pro firmy. Odkaz má tvar https://vse-my.sharepoint.com/personal/novj01_vse_cz, kde novj01 je Váš školní účet. Dokument vložte do odevzdávárny. 14.2 OneNote Připravte poznámkový blok nazvaný VŠE, v něm oddíl nazvaný MIN a v něm 2 stránky: Stránku nazvanou 22F200, která bude obsahovat odrážkový seznam seznam témat na přednášek. Druhá stránka bude nazvaná Náměty a bude obsahovat alespoň 3 náměty na témata, která byste uvítali v rámci tohoto předmětu. Může jít o aplikace, další podklady pro zpracování BP, zajímavé zdroje pro vzdělávání. Připravte druhý oddíl nazvaný Osobní, který bude obsahovat stránku s obsahem dle vašeho výběru náměty na výlety, knihy, filmy, recepty, apod. Ve výše uvedených stránkách použijte alespoň 2 značky jednu úkolovou a druhou libovolnou (vhodně doplňte text či značku umístěte dle uvážení). Poznámkový blok MIN sdílejte se všemi uživateli.

14 Příloha: Příklady k procvičení 262 Do dokumentu Wordu Úkoly zapište větu Úkoly z druhé přednášky splněny a vložte odkaz na svůj sdílený poznámkový blok tak, aby se kliknutím zobrazil. Dokument vložte do odevzdávárny. 3.1 Tabulky 3.2 Relace 3.3 Dotazy 3.4 Formuláře 3.5 Sestavy 3.6 Výchozí formulář 4.1 PowerPoint 4.2 Sway 14.3 Access Do databáze Databáze3.accdb z přednášek importujte ze sešitu Databáze2.xlsx tabulku Podniky (klíčové pole IČ Identifikační číslo organizace). Doplňte tabulku Podniky do relací včetně referenční integrity s kaskádovou aktualizaci souvisejících polí. Připravte dotaz D51 Růst a rozvoj, který vypíše IČ, název a stádium podniku pro podniky ve stádiích růst a rozvoj v řazení dle názvu podniku. V dotazu D52 Tržby od odběratelů vypočtěte pro jednotlivé podniky (odběratele) Tržby (součet částek z faktur) a Počet faktur. Seřaďte sestupně dle tržeb. V křížové tabulce D53 Obce a stádia uveďte v řádcích obce, ve sloupcích stádia, v tabulce počty podniků. Připravte formulář F51 Podniky s daty o podniku obsahující podfomulář F52 Faktury s daty o fakturách (kopie formuláře F02 Faktury). Odstraňte z hlavního formuláře tabulku Faktury, nahraďte ji podformulářem F02 Faktury. V podformuláři F52 Faktury odstraňte sloupec Faktura. Výšku polí v hlavním formuláři nastavte na 0,6 cm. Připravte sestavu S51 Podniky s daty o podniku obsahující podsestavu S52 Faktury s daty o fakturách (kopie sestavy S03 Faktury). V hlavní sestavě neuvádějte žádné NACE, výšku polí nastavte na 0,6 cm. V podsestavě odstraňte sloupec Faktura. Připravte formulář F53 Menu bez dat s odkazy na dotazy D51, D52, D53, formulář F51 a sestavu S51. Formulář F53 Menu nastavte jako formulář zobrazený po otevření databáze. Databázi Databáze3.accdb odevzdejte do odevzdávárny. 14.4 PowerPoint, Sway Připravte prezentaci Bakalářská práce v aplikaci PowerPoint, která bude obsahovat (viz obr. 14-1): snímek v rozložení Úvodní snímek s názvem uvažovaného tématu Vaší bakalářské práce, Vaše jméno (s odkazem na příběh v aplikaci Sway viz níže), školní účet, snímek s obecnou osnovou prezentace k obhajobě práce, snímek nadepsaný Představení tématu v rozložení Dva obsahy obsahující krátké úvodní slovo a obrázek, snímek s nadpisem Závěry práce, snímek s nadpisem Otázky z posudků, snímek s poděkováním za pozornost. V prezentaci použijte vhodný motiv a barevnou paletu. Vytvořte příběh v aplikaci Sway o městě, v němž bydlíte, nebo o své střední škole s obsahem: Vhodný obrázek na úvodní stránce. Alespoň 3 oddíly. Text s odrážkami. Alespoň 3 obrázky. Video z aplikace Sway nebo vložené vloženým kódem z Youtube. Mapa vložená z Google Map. Sdílejte příběh veřejně formou odkazu. Příběh nasdílejte a odkaz na něj dejte na první snímek výše připravené prezentace. Prezentaci (obsahující odkaz na příběh) odevzdejte přímo do odevzdávárny.

14 Příloha: Příklady k procvičení 263 OBR. 14-1: PREZENTACE BAKALÁŘSKÁ PRÁCE 5.2.2 Ikona webu 5.3 Knihovny 5. 4 Seznamy 5.5 Webová stránka 14.5 SharePoint Využijte na přednášce založený týmový web 2 Úkoly. Jedná se o týmový web předmětu 22F200. Jako ikonu webu využijte soubor Předměty.png (demonstrační soubory kap. 14.5). Do popisu webu zapište Týmový web předmětu 22F200 Manažerská informatika efektivní komunikace a prezentace. Do knihovny Dokumenty vložte z webu Manažerské informatiky (http://min.vse.cz) úvodní prezentaci ke cvičením předmětu. Vytvořte knihovnu obrázků Dlaždice a vložte do ní obrázky Kalendář.png a Úkoly.png. Vytvořte seznam Úkoly a Kalendáře. Do seznamu Úkoly vložte úkoly: Domácí úkoly z přednášek a cvičení s datem zahájení v 1. týdnu výuky a termínem splnění v posledním týdnu výuky. Seminární práce s termínem splnění do 3. týdnu zkouškového období. Do seznamu Kalendář vložte události: opakovaná událost Přednáška, opakovaná událost Cvičení, jednorázová událost Obhajoba seminární práce. Vytvořte seznam oznámení Vývěska a vložte do něj oznámení: Nadpis: Záznamy přednášek a cvičení Obsah: Záznamy výuky jsou k dispozici na webu http://mediasite.vse.cz. Konec platnosti: do konce semestru Pro Vývěsku vytvořte zobrazení Aktuální položky, v němž neuvádějte sloupec Změněno, doplňte na začátek sloupec Upravit, uplatněte filtr, který zobrazí jen platná oznámení. Vytvořte seznam propagovaných odkazů Rozcestník s dlaždicemi Kalendář a Úkoly odkazující se na dříve připravené seznamy s využitím obrázků z knihovny obrázků Dlaždice. Připravte (moderní) webovou stránku Osobní kolekce webů a osobní informace. První sekce stránky je v rozložení Třetinový levý sloupec. Do levé části zapište text Osobní kolekce webů je k dispozici každému uživateli Office 365. Má kapacitu 1 TB. Její součástí je OneDrive pro firmy. Do dalšího odstavce napište text Další informace o Office 365: Veřejný web Office 365 s odkazem na adresu: http://sp.vse.cz/sites/fak2/office365

14 Příloha: Příklady k procvičení 264 5.6 Nastavení webu Do levé části umístěte obrázek Osobní-kolekce-webů.png. Druhá sekce stránky je v rozložení Třetinový levý sloupec. Do levé části umístěte nadcházející události z Kalendáře. Do pravé části umístěte webovou část Příspěvky. Třetí sekce stránky je v rozložení Třetinový pravý sloupec. Do levé části umístěte Bing mapu s adresou Praha 3, náměstí Winstona Churchilla 3. Do pravé části umístěte odkaz na profily lidí z firmy:» Vy.» Váš cvičící. Čtvrtá sekce stránky v rozložení Jeden sloupec. Obsahuje příběh (sway) o Vašem městě (vytvořený v úkolu ke kap. 4). Stránku uložte a publikujte (viz obr. 14-2). Upravte navigaci Snadné spuštění. Odkaz na seznam Kalendář bude před odkazem na seznam Úkoly. Následovat bude odkaz na seznam Vývěska. Odstraňte odkazy Nejnovější. Doplňte před odkaz Obsah webu odkaz FMV na adresu http://fmv.vse.cz. Pro vzhled webu vyberte zelený vzhled, v němž vyberte osmé barevné řešení využívající fialovou barvu. OBR. 14-2: STRÁNKA OSOBNÍ KOLEKCE WEBŮ A OSOBNÍ INFORMACE 5.7 Sledování webu 6 Power BI Nastavte si upozorňování na novinky v seznamu Vývěska a to každý týden v pátek ve 20 hodin. Do dokumentu Wordu Úkoly zapište větu Úkoly z přednášky o SharePointu splněny a vložte odkaz na týmový web 2 Úkoly tak, aby se kliknutím zobrazila domovská stránka týmového webu. Dokument vložte do odevzdávárny. 14.6 Power BI V PowerBI zpracujte analýzu struktury počtu studentů Fakulty mezinárodních vztahů na základě dat v sešitu Excelu FMV Studenti (soubory ke kap. 14.6). Připravte sestavu dle obr. 14-3.

14 Příloha: Příklady k procvičení 265 OBR. 14-3: ANALÝZA STRUKTURY POČTU STUDENTŮ FMV Sestavu publikujte na webu. Do dokumentu Wordu Úkoly zapište větu Úkoly z přednášky o Power BI splněny a vložte odkaz na zveřejněnou sestavu, aby se kliknutím zobrazila. Dokument vložte do odevzdávárny. 7 Skype pro firmy 8.2 Pošta 14.7 Skype pro firmy Připravte skupiny Učitelé MIN a Studenti MIN. Do skupiny Učitelé MIN zařaďte alespoň svého učitele, do skupiny Studenti MIN alespoň 5 svých spolužáků. Pořiďte snímek hlavního okna se skupinami uživatelů a uložte jej do obrázku Skype1. Zahajte s některým ze spolužáků konverzaci rychlými zprávami. Pošlete si alespoň jeden soubor. Pořiďte snímek okna konverzace a uložte jej do obrázku Skype2. Zahajte s některým ze spolužáků hlasové a později audiovizuální volání a pořiďte jejich záznam do souboru Skype3.mp4. Naplánujte v Outlooku schůzku s alespoň 2 spolužáky nazvanou Skype4. V rámci schůzky připravte obsah tabule s tématem ECDL. Přichystejte vhodné hlasování o ECDL. Nechte spolužáky odpovědět. Schůzku zaznamenejte do souboru Skype4.mp4. Soubory Skype1.png, Skype2.png, Skype3.mp4 a Skype4.mp4 vložte do odevzdávárny (postupně bez zipování). Pokud jejich celková velikost přesahuje 5 MB, uložte soubor Skype4.mp4, popř. i Skype3.mp4 do OneDrive pro firmy do složky 22F200 Manažerská informatika a do odevzdávárny přidejte dokument Wordu Úkoly. Zapište do něj větu Úkoly z druhé přednášky splněny a vložte odkaz na svůj OneDrive pro firmy tak, aby se kliknutím zobrazila stránka Vašeho OneDrive pro firmy. Odkaz má tvar https://vsemy.sharepoint.com/personal/novj01_vse_cz, kde novj01 je Váš školní účet. 14.8 Outlook Vytvořte svůj podpis s udáním oboru a studovaného ročníku a s libovolným obrázkem. Pořiďte snímek podpisu do souboru 1podpis.png. Vytvořte složku Dočasné informace. Vytvořte pravidlo, které přesune zprávy s předmětem obsahující text Dočasné informace do stejnojmenné složky. Pořiďte snímek okna Pravidlo pro doporučenou poštu do souboru 2pravidlo.png.

14 Příloha: Příklady k procvičení 266 8.3 Kalendář Aplikujte na složku Dočasné informace zásadu, která odstraní zprávy ve složce po 1 týdnu. Pošlete si dvě zprávy s předměty Dočasné informace 1 a Dočasné informace 2. Zkontrolujte, zda se přesunuly do složky Dočasné informace. Po týdnu zkontrolujte, zda se zprávy odstranily. Potom můžete odstranit složku Dočasné informace. Zapište do svého kalendáře následujícího týdne alespoň 2 události. Připravte publikování kalendáře na web. Zobrazte kalendář v publikovaném HTML formát a uložte snímek kalendáře do souboru 3kalendar.png. Dojednejte s alespoň 2 svými spolužáky Fiktivní schůzku s hlasováním o času schůzky. Snímek události s variantami času schůzky uložte do obrázku 4schuzka.png. Dále do odevzdávárny doplňte dokument Wordu nazvaný Úkoly. Zapište do něj větu Úkoly z přednášky o Outlooku splněny a vložte odkaz na HTML stránku Vašeho kalendáře tak, aby se kliknutím zobrazil. Čtyři vytvořené obrázky a textový dokument vložte do odevzdávárny. Nainstalujte si desktopovou aplikaci Microsoft Project pro přednášku v 9. týdnu. 9.1 Planner 9.2 Skupiny Office 365 9.3 Project Úkol ke kap. 9.3 není v ZS 2017/18 povinný. 14.9 Planner, Groups, Project, Staffhub Připravte V testovém v Planneru tenantu v založte plánu nový 22F200-RRRRXS, plán nazvaný kde 22F200. RRRR Vložte je rok, kontejnery X letní či 1 zimní přednáška semestr, a v kontejneru 2 cvičení. 1. či 2. přednáška vlastní úkol nazvaný dle Vašeho účtu + název úkolu. Úkol Do přiřaďte kontejneru sobě. 1 přednáška vložte úkol 1.9 projektování s položkami Průběh 1.1.1 nastavte úkol k Planneru, na stav Probíhá. Stanovte 1.1.2 instalace vhodný termín Visia. splnění. K úkolu Úkol přiřaďte přidejte sobě další a vhodné Petru Novákovi. podrobnosti Průběh popis, nastavte na stav Probíhá. Stanovte kontrolní vhodný seznam termín s alespoň splnění. 3 položkami, Doplňte soubor. k úkolu soubor s vhodným obrázkem. Prvotně zobrazte kontrolní seznam. Pořiďte Červenou snímek záložku tohoto nazvěte úkolu Instalace s názvem a 1úkol.png. záložku použijte pro úkol 1 přednáška. Do Pořiďte konverzace snímek skupiny tohoto 22F200-RRRRXS úkolu s názvem vložte 1úkol.png nový včetně příspěvek červené s názvem: záložky. Zajímavost ze světa informatiky. Do konverzace V textu skupiny uveďte 22F200 jednou vložte větou, nový jako zajímavost příspěvek jste s názvem: na internetu Zajímavost našli a ze odkaz světa na webovou informatiky. stránku V textu s podrobnými uveďte jednou informacemi. větou, jako zajímavost Pořiďte snímek jste na internetu odeslaného našli příspěvku a odkaz s názvem na webovou 2konverzace.png. stránku s podrobnými informacemi. Pořiďte snímek odeslaného příspěvku Odpovězte s názvem alespoň 2konverzace.png. na jeden příspěvek jiného spolužáka. V Projectu připravte jednoduchý projekt Střecha rekonstrukce střechy v rekreačním a školícím středisku firmy Encián s automaticky plánovaným úkoly: 1 koncepce rekonstrukce střechy s dobou trvání 2 dny, přiřazen zdroji Eva Kolínská 2 rozpočet rekonstrukce střechy s dobou trvání 2 dny, přiřazen zdroji Eva Kolínská, navazuje na úkol 1 koncepce rekonstrukce střechy. 3 příprava dohody s firmou Petronius s dobou trvání 2 dny, přiřazen zdroji Eva Kolínská, bez návaznosti. Projekt zahajte v první pracovní den následujícího měsíce. Vyrovnejte přetížení zdrojů. Soubor projektu uložte do souboru 3projekt.mpp. Soubory 1úkol.png, 2konverzace.png, 3projekt.mpp vložte do odevzdávárny. Nainstalujte si desktopovou aplikaci Microsoft Visio pro přednášku v 10. týdnu. 10 Visio 10.6 Publisher 14.10 Visio Připravte ve Visiu plánek svého pokoje, který bude obsahovat minimálně okno, dveře, postel, stůl, skříně či úložné prostory dále dle reality. Do plánku vložte vhodný obrazec, který bude symbolizovat osobu a popište ji vašim jménem. Připravte v Publisheru reklamní letáček na některý z programů firmy Encián nebo pozvánku na firemní akci firmy Encián nebo diplom (rozdávaný firmou Encián např. zaměstnancům).

14 Příloha: Příklady k procvičení 267 11.1 Dynamics 365 11.2 Zoner Photo Studio 12 G Suite 14.11 Dynamics 365, Zoner Photo Studio Zaveďte skupinu jednotek testovací celek, jednotku balíček testování a multibalíček (balíček pro 10 uživatelů ze stejného podniku). Do seznamu produktů firmy Encián doplňte balíčky testování ECDL: Start s ceníkovou cenou 1 778 Kč za balíček Komplet s ceníkovou cenou 2 856 Kč balíček Připravte ceník T1 Standardní testování s položkami Start a Komplet se způsobem ocenění Procento ceníkové ceny s procentem 100 %. Připravte ceník T2 Zvýhodněné testování s položkami Start a Komplet se způsobem ocenění Procento ceníkové ceny s procentem 73 % se zaokrouhlením vyplnit dolů, končí na 9. Připravte objednávku firmy Richard nazvanou Objednávka ECDL na nákup 5 balíčků Komplet s ceníkem T2 Zvýhodněné testování. Vytvořte si svou soukromou galerii na serveru Zonerama. Doplňte do galerie vhodný profilový obrázek, např. Vaši fotografii. Vytvořte v galerii složku MIN. Ve složce MIN založte alespoň dvě alba, např. fotografie ze studentského života Studentský život, fotografie Vašeho města bydliště Moje bydliště. Do každého alba vložte alespoň 4 fotografie. Vyberte pro každé album vhodnou úvodní fotografii. K fotografiím doplňte popisky a (nepovinně) GPS souřadnice. Do dokumentu Wordu Úkoly zapište větu Úkoly z přednášky o Dynamics splněny a vložte odkaz na aplikaci Dynamics CRM ve Vašem tenantu tak, aby se kliknutím zobrazila výchozí stránka Dynamics 365 (tj. ve tvaru https://vseprijmenijmeno1.crm4.dynamics.com). Pod odkaz napište své uživatelské jméno ve zkušebním tenantu a na další řádek heslo Encian2025. Dále do dokumentu Úkoly zapište větu Úkoly z přednášky o ZPS splněny a vložte odkaz na Váš profil Zoner Photo Studia. Dokument vložte do odevzdávárny. 14.12 G Suite Vytvořte nový veřejný web VŠE v Praze ve svém soukromém účtu Googlu. Domovskou stránku nazvěte Vysoká škola ekonomická v Praze. Na domovskou stránku dopište vycentrovaný text Cvičný web vytvořený v rámci úkolů předmětu 22F200 Manažerská informatika efektivní komunikace a prezentace. Po oddělovači napište vycentrovaný text Podrobnosti viz web Manažerské informatiky s odkazem na http://min.vse.cz. Formát obou textů upravte použitím stylu Podnadpis. Aplikujte na web motiv Dojem. Na domovskou stránku doplňte logo VŠE (modré hranaté transparentní logo z adresy http://pr.vse.cz/ke-stazeni/logo-vse/). Použijete barvu loga pro motiv webu. Ponechte za logem průhledné pozadí. Do webu doplňte stránky: Objekty VŠE» Fotografie: fotografie budovy na Žižkově, Jižním Městě a v Jindřichově Hradci včetně popisků» Mapa: mapa objektů VŠE O škole» Kde nás najdete: odkaz na adresu školy Praha 3, nám. W. Churchilla 4» Promo video: video o škole z YouTube» Kalendář MIN: kalendář s opakovanou událostí přednášek a Vašich cvičení v zobrazení týdne Web publikujte jako veřejný (viz obr. 14-4).

14 Příloha: Příklady k procvičení 268 OBR. 14-4: VEŘEJNÝ WEB VŠE V PRAZE Do odevzdávárny přidejte dokument Wordu Úkoly. Zapište do něj větu Úkoly splněny a vložte odkaz na veřejný web Googlu tak, aby se kliknutím zobrazil. 13 4 Citační manažer Zotero 14.13 Knihovna Nainstalujte si program Zotero. V něm vytvořte dvě kolekce: kolekci nazvanou Knihovna a kolekci nazvanou ProQuest. Do kolekce Knihovna vložte minimálně 5 zdrojů dohledaných v souborném katalogu knihovny. Do kolekce ProQuest vložte minimálně 5 zdrojů dohledaných v ProQuest Central. Alespoň 1 zdroj musí být s plným PDF textem. Ke zdroji s plným PDF textem přidejte poznámku s vhodným textem. Ke zvoleným dvěma zdrojům přidejte štítek nazvaný Důležité štítku přiřaďte barvu. Vše uspořádejte a zdroje rozbalte tak, aby splnění úkolů bylo viditelné. Pořiďte snímek okna Zotera do souboru zotero.png. Připravte dokument Wordu nazvaný zdroje.docx. V něm zapište libovolný krátký text (stačí jeden odstavec), ve kterém budete citovat alespoň 4 zdroje. Pod text vložte obrázek zotero.png. Pod obrázek vložte seznam citované literatury. Použijte ISO 690 autora a datum. Dokument Wordu vložte do odevzdávárny.

Rejstřík 269 Rejstřík Access číselné pole, 48 čísla stránek, 64 datový typ, 48 datum a čas, 49 dotaz akční, 54 křížový, 53 uložení, 50 výběrový, 53 dynamická sada, 53 formát čísla, 49 formátování dlouhého textu, 48 funkce Month, 56 kaskádová aktualizace polí, 51 kaskádové odstranění polí, 51 načtení dat z Excelu, 52 návrhová mřížka, 50 nová tabulka, 47 počítání s čísly a datumy, 56 podsestava, 64 možnost zvětšení, 64 pole formátování, 63 popis, 48 primární klíč, 48 propojení podformuláře, 61 referenční integrita, 51 relace, 47, 52 odstranění, 50 typy, 50 úpravy, 53 relační databáze, 47 rozložení, 60 řazení, 54 seskupení, 63 sestava části, 63 zdroj dat, 63 zobrazení, 63 snímek, 53 souhrny ve výsledku dotazu, 58 tabulka návrhové zobrazení, 47 tvůrce výrazů, 56 ukládání dat, 48 vlastnosti, 60 vlastnosti polí, 48 vlastnosti spojení, 58 výraz s textem, 58 zobrazit, 54 Anopress IT celé zdroje, 251 dotaz formulářový, 250 základní, 250 nápověda, 251 výsledek, 250 ASPI, 251 vyhledání předpisu, 251 Bookings informace o firmě, 169 kalendář, 171 rezervace na akci, 171 rezervační stránka, 170 služby, 170 zákazníci, 171 zaměstnanci, 169 CIKS knihovny, 245 služby, 245 citace, 254 bibliografické informace, 253 číselný odkaz, 254 článek v časopise, 254 článek v elektronickém časopise, 254 elektronické zdroje, 254 Harvardský styl, 254 kniha, 253 parafráze, 254 poznámky pod čarou, 255 převzaté hodnoty, 254 přímá citace, 254 příspěvek ve sborníku, 253 web, 254 webová stránka, 254 Class Notebook, 44 Dynamics 365 ceníky, 211 faktura, 213 Finance, 218 Maloobchod, 217 Marketing, 218 obchodní vztah, 212 objednávka, 212 odebrání ukázkových dat, 210 Plánování zdrojů, 215 Podnikové procesy, 216 prodejní cyklus, 212 produkty, 210 Projektové služby, 216 přidání služby Dynamics 365, 207 přidání uživatelů, 208 role zabezpečení, 209 Služby, 214 Služby u zákazníků, 215 Talent, 217 zkušební tenant, 207 Excel Online, 25 Flow, 117 Forms analýza odpovědí, 30 průběh průzkumu, 29 příprava průzkumu, 27 větvení otázek, 28 G Suite aplikace, 229 aplikace Googlu, 230 bezplatné plány, 229 bezplatný účet, 229 disk, 231 dokumenty, 231 dokumenty Google, 242 formuláře, 233 fotky, 234 kalednář, 242 kalendář, 230 logo webu, 241 mapa, 243 obrázky, 242 oddělovač, 241 plány, 229 podíl na trhu, 243 prezentace, 232 publikace, 243 synchronizace kalendářů Microsoftu a Googlu, 244 tabulky, 232 Teams, 244 textové pole, 241 výhody G Suite, 244 weby, 241 Weby, 229 YouTube, 242 zkušební účet, 229 Google Chrome správa uživatelů prohlížeče, 244 knihovna nápověda, 248 objednání knihy, 247 operátory AND a OR, 246 prodloužení výpůjčky, 246 předchozí dotazy, 247 registrace, 245 rezervace knihy, 247 vrácení knihy, 246 vyhledání titulu, 246 vyhledávání, 246 vyhledávání z různých polí, 247 výpůjční lhůta, 245 výsledky dotazu, 247 Lens, 45 mapy, 236 Garmin, 240 geocaching, 240 mapy.cz, 239 podkladová mapa, 239 Wikiloc, 239 Office 365 cloud, 11 datová centra, 11 distribuční server pošty, 18 formy aplikací, 11 globální adresář, 15 oblasti využití, 12 Office 365, 11 Office 365 na VŠE, 12 plány Office 365, 12 portál, 14 profil uživatele, 16 přenos fotografie, 18 přenos událostí, 18 skupiny z InSIS, 19 soukromý účet, 12 synchronizace globálního adresáře, 15 výhody cloudu, 11 výhody Office 365, 243 Office Pro Plus instalace, 17 OneDrive pro firmy, 20 aplikace OneDrive pro firmy, 35 dlaždicové náhledy, 33 historie verzí, 23 kolekce webů, 19 nahrání, 32 nová složka, 25 nový dokument, 22 odkazy, 32 osobní kolekce webů, 20 otevření ve Wordu, 23 prohlížeč dokumentů, 33 Sdílené se mnou, 34 sdílení, 21, 33 synchronizace, 35 úložiště dat, 19 význam síťového ukládání, 20 zahájení synchronizace, 35 zobrazení v profilu, 34 OneNote číslovaný seznam, 40 hypertextový odkaz, 40 k čemu slouží, 37 kreslení, 40 nákupní seznam, 43 obrázek, 40 odkaz na stránku, 43 odrážkový seznam, 40 otevření v desktopové aplikaci, 44 průzkum, 42

Rejstřík 270 rozšířené možnosti desktopové aplikace, 44 sdílení bloků, 41 stránka k události z kalendáře, 39 struktura poznámek, 38 tisk stránky, 43 verze stránky, 42 výřez obrazovky, 43 výtisk souboru, 42 značka, 40 zobrazení autorů, 41 zobrazení pro čtení, 43 zvuk, 42 zvýraznění, 40 OneNote Online, 26 Outlook akce zprávy, 149 archivovat, 151 automatická odpověď, 160 cizí kalendáře, 162 druhy osobních informací, 147 hlasování o času schůzky, 166 hledání v lidech, 172 hledání zprávy, 160 ignorovat, 152 internetový kalendář, 169 jazyk a časové pásmo, 147 kalendář místnosti, 168 kalendář svátků, 167 kalendáře, 161 kategorie, 151 klientská a webová aplikace, 147 místnosti, 162 nástroje zpracování pošty, 158 nevyžádaná pošta, 151 nová složka, 157 oblíbené složky, 157 odeslání zprávy, 148 opakovaná událost, 164 oprávnění, 157 podpis, 147 pozvánky, 162 pravidla, 158 prioritní, 153 přečtené a nepřečtené, 152 přepnutí zobrazení, 172 připnutí, 152 připojené soubory, 156 příznak, 152 publikace kalendáře, 168 publikování, 162 rezervace, 162 řazení, 153 sdílená schránka, 161 sdílení, 162 sdílení kalendáře, 167 sdílení primárního kalendáře, 168 sdílení připojených souborů, 157 sdílení sekundárního kalendáře, 168 schůzka, 165 skrytá kopie, 148 událost, 163 uklidit, 151 úkoly, 172 upozornění na příchozí zprávu, 150 úprava řady, 165 vlastní sekundární kalendář, 167 vložení obrázků, 155 vybraní lidé, 171 výchozí složky, 157 zásady, 159 zdroje kontaktů, 171 zmínka, 153 zrušit odeslání, 150 Planner centrum Planneru, 177 další úkoly, 175 ikona plánu, 173 k čemu slouží, 173 kontejnery, 174 moje úkoly, 177 oblížený plán, 176 pořadí úkolů, 176 první úkol, 174 skturktura úkolu, 173 sledování plánu, 177 založení plánu, 173 Power BI analýza dat z Excelu, 102 analýza dat z Google Analytics, 105 analýza dat z InSIS, 100 analýza dat z Mediasitu, 103 analýza dat z PowerApps, 102 analýza dat z průzkumu, 105 analýza dat z SharePointu, 102 automatická aktualizace, 116 cenové plány, 106 co to je, 99 datová sada, 106 datový model, 108 desktop, 100 filtry, 114 grafy struktury, 113 konstatní čára, 110 mapa, 110 mapy, 114 matice, 111 mobilní Power BI, 100 nový řídící panel, 116 oblíbené, 116 online, 100 otázky, 115 plošné grafy, 112 podrobnosti vizuálu, 115 postup práce s daty, 99 pracovní sešit, 106 prezentace sestavy, 114 průřezy, 110 první spuštění, 106 ruční aktualizace, 116 rychlé přehledy, 115 řídící panel, 107, 115 sestava, 107, 109 skládaný sloupcový graf, 110 speciální grafy, 113 správa sestavy, 115 stavební bloky Power BI, 106 streamovaná datová sada, 117 synchronizovaná data, 117 tabulka, 111 výchozí panel, 116 PowerPoint animace, 74 aplikace PowerPointu, 67 další objekty, 76 demonstrační prezentace, 67 design, 73 chat, 75 k čemu slouží PowerPoint k čemu slouží, 67 komentáře, 75 motiv, 73 nadpis a obsah, 68 obrázek, 72 oddíly, 76 odkaz, 69 odkazy, 76 organizační diagram, 70 porovnání, 68 poznámky, 74 prohlížení, 76 promítání prezentace, 73 předlohy, 76 přechody, 74 sdílení, 74 seznam, 69 skrytí snímku, 74 tabulka, 71 tabulka - hierarchie, 70 tisk, 75, 76 video, 72 vytvoření prezentace, 68 záhlaví části, 68 základní klikatý proces, 71 základní proces, 71 zobrazení, 76 PowerPoint Online, 26 Project kalendáře, 184 náklady, 184 návaznosti úkolů, 183 plány Projectu, 182 sledování projektu, 184 uložení projektu, 183 vyrovnání zdrojů, 184 založení projektu, 182 zdroje, 184 Proquest Central hledání výsledky, 249 advanced search, 249 přístup, 249 publication search, 249 vyhledávání jednoduché, 249 Publisher, 202 brožura, 203 formáty uložení, 205 karta Domů, 204 karta Korespondence, 204 karta Návrh stránky, 204 karta Revize, 204 karta Vložení, 204 předloha, 204 SharePoint aplikace, 84 časová osa, 88 dílčí web, 84 dokument, 93 domovská stránka, 85 druhy stránek, 91 firemní kolekce webů, 84 galerie obrázků, 93 horní navigace, 85 ikona webu, 86 kalendář, 88 knihovna dokumentů, 86 knihovna obrázků, 87 levá a horní navigace, 95 lidé, 93 Microsoft Bing, 93 obrázek, 94 oprávnění, 84 oprávnění pro dílčí web, 96 osobní kolekce webů, 83 oznámení, 89 poznámkový blok, 96 pracujeme termínově, 87 propagované odkazy, 90 přidělení práv, 96 příspěvky, 91

Rejstřík 271 publikace, 94 rychlé odkazy, 94 skupiny, 96 sledování webu, 98 stránka webu, 91 text, 94 události, 91 úkoly, 88 upozorňování, 97 úprava Snadného spuštění, 95 úpravy webových částí, 94 vložit, 94 vyhledání webu, 98 vytvoření webu, 84 vzhled webu, 96 weby, 83 zobrazení úkolů, 88 zrušení dědění, 96 Skupiny - Groups adresa skupiny, 180 kalendář, 180 konektory, 182 nastavení skupiny, 178 Odpověď, 179 odstraňování, 179 panely nástrojů, 177 příspěvek, 179 složka skupiny, 179 soubory skupiny, 180 web skupiny, 181 založení skupiny, 177 Skype pro firmy, 119 Apple Mac, 120 audiovizuální volání, 130 běžná schůzka, 132 další možnosti, 136 diskuze na učebnách, 120 externí komunikace, 126 formy komunikace, 127 fotografie, 122 globální adresář, 122 historie konverzací, 144 hlasování, 142 instalace Skypu, 120 karta kontaktu, 124 katalog záznamů, 144 konferenční zařízení, 146 kontakty, 123 na mobilu, 144 náhlavní souprava, 145 nastavení schůzky, 136 odeslání souboru, 129 osobní omezení, 126 osobní zpráva, 125 otázky a odpovědi, 140 oznámení o nepřítomnosti, 125 pozvánka na schůzku, 134 prezentace PowerPointu, 139 pro mobilní zařízení, 120 předání a uvolnění řízení, 143 předsálí, 135 role uživatelů na schůzce, 133 rychlé zprávy, 119, 127 z OWA, 129 řádek nabídek, 121 řízení předsálí, 135 sdílení plochy, 143 sdílení programu, 143 skupiny, 122 souběžné konverzace, 131 správa obsahu, 143 stav uživatele, 125 tabule, 141 telefonický hovor, 129 ukončení schůzky, 136 umístění, 122 upozornění na změnu stavu, 123 virtuální obhajoby, 120 vzdálená konference, 119 vzdálená obhajoba, 120 vzdálená porady, 119 vzdálená výuka, 120, 144 Web App Skype, 138 webový plánovač, 136 zahájení schůzky, 132 záznam schůzky, 143 způsoby komunikace, 127 Staff Notebook, 45 StaffHub důvody nepřítomnosti, 185 k čemu slouží, 185 kalendář, 186 skupiny, 185 směny, 187 spuštění aplikace, 185 tým, 185 volné dny, 186 vytvoření týmu, 185 Sway kód pro vložení, 80 nadpis, 77 návrh, 81 obrázek, 79 pozadí, 80 první spuštění, 77 rozložení, 81 sdílení, 82 text, 78 tisk a export, 82 účel aplikace, 77 video, 79 zpět, 81 zvuk, 80 Visio aktualizovat, 196 automaticky propojit, 196 blok textu, 193 čára, 194 datový pruh, 198 datový symbol, 197, 201 k čemu slouží, 191 kontingenční diagram, 200 další úpravy, 201 kopie formátu, 194 lupa, 193 okno obrazců, 192 organizační diagram, 201 další úpravy, 202 písmo, 194 podokna úloh, 192 sada ikon, 198 spojnice, 193 spuštění, 191 text, 193 úchyty a body v obrazci, 193 ukazatel, 193 uložení výkresu, 194 vodítko, 194 výplň, 194 změna pozice, 201 Visio Online, 31 Word Online, 22 Zoner Photo Studio aplikace ZPS, 219 Facebook, 222 funkce ZPS, 219 hledání v mapě, 224 jména souborů, 222 katalog, 222 klíčová slova, 221 metadata, 220, 223 místo pořízení fotografie, 223 navigátor, 219 OneDrive, 222 podokna ZPS, 219 pořízení ZPS, 219 složky, 222 zobrazení trasy, 224 zobrazení více tras, 224 Zonerama album, 226 navigační panel, 226 obálka alba, 227 odkaz na album, 228 pořadí složek a alb, 227 prohlížeč fotografií, 228 složka, 226 úvodní fotografie, 227 vytvoření účtu, 226 Zotero, 255 citace, 260 časová přímka, 259 doplněk do Wordu, 255 doplnění stylu, 255 instalace, 255 literatura, 262 nastavení, 259 rozšíření, 255 synchronizace, 260 štítky, 258 Word, 260 zdroj odstranění, 259 poznámka, 258 přidání, 256 příloha, 259 seznam, 258 včetně PDF, 257 včetně snímku webu, 257 vyhledávání, 258 z databáze knihovny, 256 z el. zdrojů, 257 ZotFile, 262 extrakce poznámek, 262

Rejstřík 272