Rozvoj CAFM v ČSOB 24.11.2011
Milníky CAFM v ČSOB I. Fáze Realizace BASE 2005-2010 2005 SAP + SAP REM Archibus: 2006 1. etapa Dispečink interface na SAP, ACOM, HP dispečink, stěhování, CAD management plány budov 2007-2. etapa Rezervace. NHQ rezervace aut, rezervace jednacích místností a obj. občerstvení, rezervace parkování a evidence návštěvníků podpora NHQ move 2008 3. etapa Prevence prevence sledování revizí technologií a kontrolování pravidelné údržby, havarijní plány, evidence odpadů 2009 4. etapa Řízení rizik a rollout podpora krizového plánování zavedení Archibus do dcer Efekty: realizace NHQ, Dispečink, rizika ale jen částečné využití potenciálu hlavně pro moderní FM II. Fáze kritická analýza a zapojení uživatelů =>NEXT 2010-2012 Efekty: Podchycení nových trendů FM spaceplaning (Hotdesking) Expertní a kvalifikované řízení FM portfolia objektů Zásadní ale je, že CAFM je nyní integrální součástí facility managementu v ČSOB a jde ruku v ruce s požadavky uživatelů a je součástí rozvoje útvaru FAM (transformace) l 3
Procesy a SW pro CAFM v ČSOB l 4
Controling Zaměstnanci Dodavatelé Kontext CAFM v ČSOB Procesy Procesy CAFM (Archibus + AutoCAD) Budovy Podlaží Místnosti Procesy CAD Procesy Procesy Procesy HR ERP (SAP R/3 + SRM) Nákladová střediska Okruhy Areály Budovy Nájemní jednotky Smlouvy Transakce Faktury Objednávky Procesy l 5
CAFM ERP SAP REM l 6
CAFM ERP SAP REM Co bylo třeba řešit: Provázat nemovité objekty se smlouvami a evidencí majetku, zajistit kontrolu plateb či odpisů. Provázat scany smluv s nemovitostmi i platbami. Zrychlit a zefektivnit schvalování úhrad za nájmy nemovitostí a energií. Jak vyřešeno: Implementace modulu SAP REM, využití standardní funkcionality SAP R/3, vazba mezi moduly SAP: REM-DMS-FI-CO-AM l 7
CAFM ERP SAP REM Použití správných a Co bylo třeba řešit: standardizovaných nástrojů Provázat nemovité objekty se smlouvami a evidencí majetku, zajistit kontrolu plateb či odpisů. Provázat scany smluv s nemovitostmi i platbami. Zrychlit a zefektivnit schvalování úhrad za nájmy nemovitostí a energií. Jednotná a provázaná evidence Jak vyřešeno: Implementace modulu SAP REM, využití standardní funkcionality SAP R/3, vazba mezi moduly SAP: REM-DMS-FI-CO-AM l 8
CAFM technika budovy - portál budovy l 9
CAFM technika budovy - portál budovy Co bylo třeba řešit: Provozní technik má v Archibusu mnoho informací k řízení budovy (pracovní požadavky, stěhování, revize, výkresy, odpady, hav. plány,...), ale při jejich vyhledávání musí projít řadou menu. Jak vyřešeno: Vlastní vývoj nástroje pro provozní techniky inspirovaný manažerským portálem Archibusu s majoritním podílem knowhow FAM (inspirace klientskými bankovními systémy) Implementace portálu pro provozního technika, základní informace pro každodenní práci RSS s nemovitostmi na jedné obrazovce. l 10
CAFM technika budovy - portál budovy Využití netradičních řešení. Co bylo třeba řešit: Provozní technik má v Archibusu mnoho informací k řízení budovy (pracovní požadavky, stěhování, revize, výkresy, odpady, hav. plány,...), ale při jejich vyhledávání musí projít řadou menu. Měníme data na informace Jak vyřešeno: Vlastní vývoj nástroje pro provozní techniky inspirovaný manažerským portálem Archibusu s majoritním podílem knowhow FAM (inspirace klientskými bankovními systémy) Implementace portálu pro provozního technika, základní informace pro každodenní práci RSS s nemovitostmi na jedné obrazovce. l 11
CAFM procesu správy technologií budov l 15
CAFM procesu správy technologií budov Co bylo třeba řešit: Jednoduchá evidence technologií budov, protože robusní, ale uživatelsky komplikované řešení v SAP, se v praxi neosvědčilo. Jak řešeno: Využity standardní nástroje pro evidenci majetku v Archibusu, rozšířené v ČSOB o stromovou strukturu pro zobrazení budov, provázaná evidence dokumentace, vazba na revize, pracovní požadavky, náklady na technologické celky,... Výsledkem jsou exaktní podklady pro efektivní řízení budov a investic do technologie/oprav l 16
CAFM procesu správy technologií budov Co bylo třeba řešit: Uživatelsky přátelské a jednoduché řešení. Jednoduchá evidence technologií budov, protože robusní, ale uživatelsky komplikované řešení v SAP, se v praxi neosvědčilo. Využívání standardů Jak řešeno: Využity standardní nástroje pro evidenci majetku v Archibusu, rozšířené v ČSOB o stromovou strukturu pro zobrazení budov, provázaná evidence dokumentace, vazba na revize, pracovní požadavky, náklady na technologické celky,... Výsledkem jsou exaktní podklady pro efektivní řízení budov a investic do technologie/oprav l 17
CAFM dislokací - Workplace l 18
CAFM dislokací - Workplace Co bylo třeba řešit: Správa pracovišť v NHQ a AVE - permantní prohledávání výkresů při vyhledávání volného místa Jak řešeno: Aktivace tzv. workplace - standardní funkčnost Archibusu - evidováno každé pracoviště - i když není vybaveno stolem. Přínos - on line reporting kapacit - volné obsazené, možno doplnit další parametry pracoviště (el zásuvky, datová konektivita, osvětlení,...) l 19
CAFM dislokací - Workplace Maximální využívání zdrojů (standardní funkcionality aplikace) pro zvyšování efektivity. Co bylo třeba řešit: Správa pracovišť v NHQ a AVE - permantní prohledávání výkresů při vyhledávání volného místa Jak řešeno: Aktivace tzv. workplace - standardní funkčnost Archibusu - evidováno každé pracoviště - i když není vybaveno stolem. Přínos - on line reporting kapacit - volné obsazené, možno doplnit další parametry pracoviště (el zásuvky, datová konektivita, osvětlení,...) l 20
CAFM pro úklidové služby l 21
CAFM pro úklidové služby Co bylo třeba řešit: Převést excelové tabulky pro tvorbu příloh prováděcích smluv na úklid do on-line formy, využití podkladů z digitalizace - plochy, okna, dveře. Jak řešeno: Využití již smluvně dohodnutých standardů úklidu. Standardizované šablony úklidu přiřazené na konkrétní budovy a místnosti, automatické generování dokumentace. Systém ušetří čas na aktualizaci smluv a umožní snížit náklady na úklid rychlejší reakce na zmenšení uklízených prostor. l 22
CAFM pro úklidové služby Standardizace. Maximální využívání informačních a datových zdrojů Co bylo třeba řešit: Převést excelové tabulky pro tvorbu příloh prováděcích smluv na úklid do on-line formy, využití podkladů z digitalizace - plochy, okna, dveře. Jak řešeno: Využití již smluvně dohodnutých standardů úklidu. Standardizované šablony úklidu přiřazené na konkrétní budovy a místnosti, automatické generování dokumentace. Systém ušetří čas na aktualizaci smluv a umožní snížit náklady na úklid rychlejší reakce na zmenšení uklízených prostor. l 23
CAFM v ČSOB v číslech CAFM systémem ČSOB mj. prošlo od r. 2006 cca 70 000 požadavků na Dispečink 2 500 nájemních a energetických smluv 65 000 rezervací aut 420 000 rezervací místností 2 000 plánů revizí a 6 700 revizních požadavků 310 havarijní plánů budov 50 000 položek stěhování v 4 600 požadavcích 260 hlášení/ročně o produkci odpadů na ORP 16 000 místností v digitalizované podobě v 310 digitalizovaných budovách = cca 330 000m 2 CADizované plochy l 24
CAFM přínosy l 25
CAFM pro lidi CAFM lidem co chtějí mít čas na práci Zpřístupňuje informace pro všechny, dodává správné informace správným lidem Je integrální součástí FAM a umožňuje jeho rozvoj Automatizuje procesy Připravuje manažerské výstupy pro podporu rozhodování Pomáhá udržovat kvalitní pracovní prostředí Šetří zdroje a náklady Pomáhá minimalizovat rutinní práci a zákonné povinnosti Snižuje rizika Podporuje standardizaci V ČSOB je do CAFM průběžně přihlášeno 50-400 uživatelů, pravidelně ho využívá cca 50% pracovníků, občas dalších 45% l 26
CAFM efekty Zajištění provozu NHQ, navýšení kapacity budovy bez dopadu na obyvatele Zajištění expanze obchodní sítě banky (10-15 objektů/rok) při stejném nebo menším počtu lidí v FAM Nominálně stejné náklady na provoz nemovitostí v poledních cca 3 letech i přes nárůst cen Trvale vysoká spokojenost zaměstnanců ČSOB Group se službami FAM (probíhá pravidelné hodnocení) Uvolnění kapacity pracovníků FAM pro zvyšování kvality služeb a podporu inovací l 27
Děkuji za pozornost? l 28