PŘÍRUČKA SLEDOVÁNÍ NABÍDKY DALŠÍHO PROFESNÍHO VZDĚLÁVÁNÍ V PLZEŇSKÉM KRAJI Mgr. Lenka Křížková Ing. Pavel Beneš Regionální rozvojová agentura Plzeňského kraje, o.p.s. Riegrova 1, Plzeň červen 2008
Obsah: Úvod... 3 I. Vytváření databáze DPV... 4 1. Vyhledání veřejně dostupných informací o nabídce DPV... 4 2. Vytvoření výchozí databáze DPV... 5 3. Vytvoření pracovní databáze DPV... 5 4. Vytvoření základní databáze a internetové aplikace... 7 5. Navázání kontaktu a doplnění informací od poskytovatelů... 7 6. Zpřístupnění základní databáze poskytovatelům k editaci... 8 7. Verifikace a úpravy základní databáze... 8 II. Prezentace databáze DPV... 10 1. Vytvoření portálu nabídky DPV...10 2. Úpravy portálu nabídky DPV...11 III. Aktualizace databáze DPV... 13 1. Periodická úprava údajů o kurzech a poskytovatelích...13 2. Průběžné úpravy údajů poskytovateli...13 3. Úprava databáze správcem na základě jiných zjištění a podnětů...13 4. Průběžná registrace nových poskytovatelů...13 IV. Další činnosti související se správou databáze... 14 1. PR aktivity...14 2. Sledování právního prostředí DPV v ČR...14 3. Hodnocení využití portálu...14 2
Úvod Příručka Sledování nabídky dalšího profesního vzdělávání v Plzeňském kraji je jedním z výstupů projektu Analýza nabídky a zhodnocení vzdělávacího potenciálu dalšího profesního vzdělávání v Plzeňském kraji, který realizovala Regionální rozvojová agentura Plzeňského kraje, s. r. o. v letech 2006-2008 za finanční podpory Evropského sociálního fondu. Cílem projektu bylo především vyvinout a ověřit metodický nástroj pro průběžnou analýzu nabídky dalšího profesního vzdělávání pro strategické rozhodování a koordinaci rozvoje lidských zdrojů na úrovni kraje. Účelem Příručky je co nejvíce usnadnit činnost správci databáze dalšího profesního vzdělávání v Plzeňském kraji, která je hlavním výstupem projektu. Příručka stručně shrnuje způsob sledování nabídky a její prezentace prostřednictvím portálu NováProfese. Vznikla jako výtah z obsáhlejší Metodiky. Na rozdíl od ní však nevysvětluje důvody postupných kroků, ale stručnou formou je popisuje. Z důvodu postižení návaznosti všech kroků nutných pro tvorbu databáze DPV, její prezentaci a aktualizaci, ale i zajištění souvisejících činností, obsahuje Příručka také úkony, které musí učinit, tzv. poskytovatel, tj. osoba, která prostřednictvím portálu NováProfese prezentuje svoji nabídku. Informace v Příručce jsou strukturovány stejně jako v Metodice, což je výhodné především při dohledávání podrobnějších informací k určité činnosti v Metodice. Popis postupu tvorby a prezentace nabídky dalšího profesního vzdělávání je tedy rozdělen do čtyř základních celků (číslovaných římsky): I. Vytváření databáze DPV II. Prezentace databáze DPV III. Aktualizace databáze DPV IV. Další činnosti související se správou databáze Celky jsou rozděleny na kapitoly (číslované arabsky) podle souboru činností zpravidla s jasným výstupem. Tučně, ale nečíslovaně jsou uvedeny nadpisy jednotlivých činností. Popis je stručný, často s využitím odrážek. Pro větší přehlednost je za nadpisem kapitol, popř. činností uveden v hranatých závorkách kurzívou garant, tj. osoba, která zodpovídá za danou činnost nebo jejich soubor. Jedná se buď o správce, nebo o poskytovatele. Vysvětlení těchto a dalších pojmů není v Příručce, ale je součástí Metodiky. Autoři si dovolují poděkovat partnerům projektu: - Krajskému centru vzdělávání a Jazykové škole s právem státní jazykové zkoušky - Úřadu práce v Plzni a dalším nejmenovaným spolupracovníkům, kteří přispěli k naplnění očekávaných výstupů projektu svými návrhy či připomínkami. Autoři zároveň věří, že výsledky projektu Analýza nabídky a zhodnocení vzdělávacího potenciálu dalšího profesního vzdělávání v Plzeňském kraji přispějí ke zvýšení kvality systému dalšího profesního vzdělávání ve vazbě na regionální trh práce a tím i ke zvyšování zaměstnatelnosti obyvatel regionu. 3
I. Vytváření databáze DPV 1. Vyhledání veřejně dostupných informací o nabídce DPV [správce] Sběr informací o nabídce DPV z Plzeňského kraje Při vytváření databáze DPV lze při získávání informace vycházet z následujících veřejných zdrojů dat: a) databáze vzdělávacích programů akreditovaných výhradně ministerstvy rekvalifikace Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy ČR http://www.msmt.cz/files/asp/vv/jar.asp rekvalifikace pro nezdravotnický personál Ministerstva zdravotnictví ČR http://www.mzd.cz zvyšování kvalifikace sociálních pracovníků Ministerstva práce a sociálních věcí ČR http://www.mpsv.cz/cs/3493 další vzdělávání pedagogických pracovníků MŠMT http://www.msmt.cz/vzdelavani/akreditace-v-systemu-dvpp další vzdělávání úředníků samosprávy http://www.mvcr.cz/sprava/priprava/akreditace.html b) databáze vzdělávacích programů akreditovaných různými institucemi (ministerstva, profesní organizace apod.) Certifikační sdružení pro personál www.apccz.cz Česká svářečská společnost ANB www.cws-anb.cz Český institut pro akreditaci www.cia.cz případně další organizace a instituce orientované i na specifické vzdělávání, např. Ministerstvo zdravotnictví ČR akredituje programy vzdělávání pro lékařské a nelékařské zdravotnické profese (www.mzd.cz), Česká asociace sester (www.cnna.cz) apod. c) interní materiály úřadů práce a portál DAT CZ přehledy s kontaktními údaji úřadů práce na http://portal.mpsv.cz/sz/local kontakty na oddělení Pracovní rehabilitace a rekvalifikace jednotlivých úřadů práce v Plzeňském kraji: - ÚP Domažlice tel.: 379 739 053 - ÚP Klatovy tel.: 376 349 211 - ÚP Plzeň - město - tel.: 377 411 356 - ÚP Plzeň - jih tel.: 377 411 120 - ÚP Plzeň - sever tel.: 377 411 240 - ÚP Rokycany tel.: 950 158 205 - ÚP Tachov tel.: 374 799 432 www.eu-dat.cz d) internetové portály zaměřené na vzdělávání a související činnosti www.educity.cz www.pilsedu.cz www.aivd.cz www.mujrozvoj.cz www.rekvalifikace.com www.skoleni.cz www.elabyrint.cz www.nidv.cz www.f-autoskoly.cz www.jazykové-skoly.cz 4
e) všeobecné internetové vyhledávače www.seznam.cz www.atlas.cz www.google.cz f) jiné zdroje telefonní seznam 2. Vytvoření výchozí databáze DPV [správce] Vytvoření výchozí tabulky poskytovatelů a výchozí tabulky kurzů Doporučený obsah Výchozí tabulky poskytovatelů, který bude v dalších krocích převeden i do základní databáze a publikován, je: název subjektu (vazebná položka) adresa sídla ulice a číslo adresa sídla pošta adresa sídla PSČ telefon fax e-mailová adresa kontaktní osoba telefonní spojení na kontaktní osobu e-mailové spojení na kontaktní osobu adresa www stránek identifikační číslo (IČ) prvotní zdroj informací poznámky Výhradně pro potřeby správce je účelně zároveň zavést následující položky: poznámky správce (adresy poboček apod.) ověřeno (logická; výsledek ověření právní subjektivity viz dále) historie změn (změny IČ, názvu, sídla dle ARES viz bod 3) Doporučený obsah Výchozí tabulky kurzů bude obsahovat: IČ subjektu název subjektu (vazebná položka dle tabulky o poskytovatelích) název kurzu statut (kým v rámci jakého systému akreditováno) platnost akreditace prvotní zdroj informací poznámky Převod dat do výchozích tabulek Převod dat ze zdrojů (viz bod 1.) do výchozích tabulek o poskytovatelích a kurzech spočívá ve vyplnění položek všemi známými informacemi. Důležité je zachování vazebné položky název subjektu v obou tabulkách. 3. Vytvoření pracovní databáze DPV [správce] Ověření právní subjektivity Právní subjektivita bude ověřena na základě údajů v Administrativním registru ekonomických subjektů ARES (http://wwwinfo.mfcr.cz/ares/). Jedná se elektronickou verzi několika rejstříků (např. živnostenského). Registr mimo jiných informací eviduje u všech subjektů identifikační číslo, přesný název a adresu oficiálního sídla. Ve výchozích tabulkách poskytovatelů a kurzů správce na základě registru provede: doplnění, resp. kontrolu IČ (používá se dále jako vazebná položka k tabulce kurzů a působišť) kontrolu, popř. změnu názvu a adresy sídla poskytovatele 5
V případě, že některý z identifikačních údajů o subjektu zjištěný v ARES (IČ, název, adresa) nebude ani po zpětném ověření ve zdroji v souladu s dříve zjištěnými údaji, opraví se dle ARES a tento fakt se uvede do položky Historie změn. V případě názvu subjektu se tak stane nejen v tabulce poskytovatelů, ale i kurzů, které jsou na něj vázány. Původní adresa je následně vepsána do Poznámek a následně je s ní zacházeno jako s adresou pobočky. Ověřené IČ je vyplněno i v tabulkách kurzů do té doby na poskytovatele napojených prostřednictvím názvu subjektu. Od tohoto bodu se hlavní vazebnou položkou relačních tabulek poskytovatelů a kurzů stává IČ. Záznamy, kde se podle registru podařilo ověřit právní subjektivitu poskytovatele, tj. bylo identifikováno IČ, název a adresa, budou označeny v položce Ověřeno A (tzn. ano ověřeno). V případě, že se existenci subjektu nepodařilo v registru ověřit, je v tabulce daného poskytovatele v kolonce Ověřeno zvoleno N (tzn. ne neověřeno). Záznamy o poskytovatelích, jejichž činnost byla dle ARES ukončena, budou přesunuty do tabulek Neaktivní poskytovatelé a Kurzy neaktivních poskytovatelů, a to pouze z důvodu dokladování postupu tvorby databáze DPV a archivace. Vytvoření pracovní tabulky poskytovatelů a pracovní tabulky kurzů Po doplnění údajů v rámci ověření právní subjektivity budou Výchozí tabulka poskytovatelů a Výchozí tabulka kurzů zkopírovány do identických tabulek Pracovní tabulka poskytovatelů a Pracovní tabulka kurzů. Hlavním výsledkem tohoto kroku jsou Pracovní tabulka poskytovatelů a Pracovní tabulka kurzů očištěné od záznamů o neaktivních subjektech. Odstranění duplicit v pracovních tabulkách poskytovatelů a kurzů Po ověření právní subjektivity a základních identifikačních údajů v ARES je možno odstranit opakující se záznamy v pracovní tabulce poskytovatelů i pracovní tabulce kurzů. K tomu je účelné záznamy o poskytovatelích seřadit dle IČ a v tabulce kurzů i podle názvu kurzu. Odstraňuji se jen zcela zřejmé duplicity. Nejasné případy (především u kurzů) budou odstraněny dalším postupem. Zjištění kontaktních údajů Po ověření právní subjektivity a odstranění duplicit je potřeba vyhledat telefonické kontakty subjektů a zaznamenat je do Pracovní tabulky poskytovatelů. Zdrojem jsou: Zlaté stránky v listinné i digitální podobě www stránky (vyhledávače Google, Atlas, Seznam) Albertina firemní monitor Záznamy o subjektech, a jimi nabízených kurzech, u kterých se nepodařilo zjistit žádné kontaktní údaje (tj. telefonní číslo, e-mail nebo adresu), budou vyřazeny z pracovních tabulek poskytovatelů a kurzů do tabulek Nekontaktovaní poskytovatelé a Kurzy nekontaktovaných poskytovatelů. Vytvoření pracovní tabulky poboček Pro zaznamenání informací o dalších místech působení jednotlivých poskytovatelů, než je jejich hlavní sídlo, je vytvořena tabulka poboček s podrobnými kontaktními údaji. Tabulka má doporučený následující obsah: IČ (vazebná položka) adresa pobočky ulice a číslo adresa pobočky pošta adresa pobočky PSČ telefon pobočky fax pobočky e-mailová adresa pobočky kontaktní osoba v pobočce telefonní spojení na kontaktní osobu e-mailové spojení na kontaktní osobu 6
Po vytvoření struktury Pracovní tabulky poboček jsou do ní převedeny adresy možných poboček z poznámek v Pracovní tabulce poskytovatelů (viz bod I.2.), tj. z informací získaných při zjišťování kontaktních údajů, popř. z dalších zdrojů. 4. Vytvoření základní databáze a internetové aplikace [správce] Transformace pracovních tabulek do základní databáze Pracovní tabulky o poskytovatelích, kurzech a pobočkách (zpravidla ve formátu *.xls nebo podobném) je nutno pro prezentaci a aktualizaci dat na internetu transformovat do RDBMS (SQL), tj. do základní databáze. Tato podoba databáze ulehčuje správci další práci a umožňuje interaktivní užívání na internetu. Vazebnou položkou je IČ. Doplnění struktury základní tabulky o kurzech Pro sběr podrobnějších údajů o kurzech je nutno doplnit strukturu Základní tabulky o kurzech do následující podoby: IČ (vazebná položka) název kurzu zaměření statut či druh kurzu obsah kurzu rozsah délka trvání kurzu forma vstupní požadavky na účastníka cena na 1 účastníka termíny konání místo konání doklad o absolvování další informace poznámky Vytvoření internetové aplikace Pro aktualizaci dat a informací o nabídce DPV v Plzeňském kraji (a pro jejich prezentaci) je nutno vytvořit internetovou aplikaci jako součást specializovaného portálu, který přináší zájemcům i další související informace (viz část II.). Databázovým jádrem aplikace jsou: Základní tabulka poskytovatelů Základní tabulka kurzů Základní tabulka poboček K zajištění zabezpečeného a autorizovaného přístupu je nutno nastavit přístupová práva pro různé skupiny uživatelů internetové aplikace. 5. Navázání kontaktu a doplnění informací od poskytovatelů [správce] Navázání kontaktu s poskytovateli Navázání kontaktu s poskytovateli probíhá formou řízeného telefonického rozhovoru (popř. e-mailem nebo poštou) s následujícím obsahem: informace o databázi a možnostech jejího využívání ověření a doplnění informací o poskytovateli ověření základních informací o kurzech výzva ke kontrole a doplnění údajů prostřednictvím internetové aplikace Záznamy o subjektech, a jimi nabízených kurzech, u kterých se nepodařilo zjistit kontaktní údaje, nebo které se nepodařilo kontaktovat (tj. nebyly zastiženy telefonicky ani nereagují na letáky zaslané e-mailem nebo poštou) budou vyřazeny z pracovních tabulek poskytovatelů, kurzů a poboček do tabulek Nekontaktovaní poskytovatelé a Kurzy nekontaktovaných poskytovatelů. 7
Doplnění základních tabulek o poskytovatelích, popř. kurzech a pobočkách Na základě informací získaných od poskytovatelů během navazování kontaktu je možno doplnit základní tabulky o poskytovatelích, popř. kurzech a pobočkách. 6. Zpřístupnění základní databáze poskytovatelům k editaci Registrace na portálu [poskytovatel] Před zahájením editace údajů o sobě a své nabídce DPV (tj. před prvním vstupem do internetové aplikace) se musí každý poskytovatel nejdříve registrovat. Za poskytovatele oslovené v rámci prvotního zakládání databáze registraci provede správce a zašle jim informace o přiděleném hesle, které může být následně měněno. Schválení registrace [správce] Na základě registrace je každému poskytovateli správcem přiděleno přístupové jméno, kterým je zvolená e-mailová adresa. Správce informuje poskytovatele o tom, že registrace správně proběhla a že se může následně přihlásit. Přihlášení poskytovatele [poskytovatel] S použitím přístupového jména a hesla se může každý poskytovatel přihlásit do internetové aplikace s právem editovat jemu příslušející záznamy (informace o poskytovateli, jeho kurzech, popř. o jeho pobočkách). Kontrola již dříve vyplněných údajů [poskytovatel] Po prvním přihlášení na portál by měl poskytovatel nejdříve zkontrolovat všechny údaje, které již byly vyplněny na základě dosavadního postupu přípravy databáze, popř. je opravit. Všechny změny jsou automaticky označeny. Změněné záznamy a všechny navazující informace se do jejich verifikace (viz bod 7) nezobrazují v prezentační podobě základní databáze (tj. v podobě, která je přístupná uživatelům portálu bez přihlášení) a jsou otevřené pouze správci nebo poskytovateli k dalším úpravám. Doplnění podrobných informací o nabízených kurzech [poskytovatel] Hlavním cílem zpřístupnění údajů v databázi poskytovateli k editaci je doplnění podrobných údajů o kurzech poskytovatelem, neboť z jiných zdrojů tak detailní informace nelze získat. Doplněné informace o kurzech se do jejich verifikace správcem nezobrazují v prezentační podobě základní databáze a jsou přístupné pouze správci nebo poskytovateli k dalším úpravám. Preferovaným způsobem sběru podrobných informací o kurzech je přímé zadávání údajů poskytovatelem prostřednictvím internetové aplikace. V případě, že poskytovatel nemá vhodný přístup k internetu nebo není ochoten k samostatnému vyplnění elektronických formulářů, provede vyplnění správce na základě: telefonického rozhovoru formuláře v papírové podobě vyplněného poskytovatelem osobní návštěvy poskytovatele Podobný postup lze uplatni i v případě kontroly již vyplněných údajů. 7. Verifikace a úpravy základní databáze Ověření dat o poskytovatelích, kurzech a pobočkách [správce] Pro vytvoření prezentační podoby základní databáze, která je zveřejněná na portálu prostřednictvím internetové aplikace, musí správce provést ověření dat aktualizovaných či doplněných poskytovatelem. U Základní tabulky o poskytovatelích je provedena kontrola změněných či doplněných záznamů minimálně v následujícím rozsahu: IČ (dle ARES) název (dle ARES) adresa (dle ARES) telefonní a faxové číslo (praktické ověření) 8
e-mail (praktické ověření) internetová adresa (praktické ověření) U Základní tabulky o kurzech je provedena kontrola změněných či doplněných záznamů minimálně v následujícím rozsahu: existence instituce, která vydává pověření (akreditaci, apod.) k poskytování daného kurzu platnost statutu (existence akreditačního systému) doba platnosti akreditace název vzdělávacího programu s danou akreditací existence a platnost dokladu o absolvování U Základní tabulky o pobočkách je provedena kontrola změněných či doplněných záznamů minimálně v následujícím rozsahu: adresa (praktické ověření) telefonní a faxové číslo (praktické ověření) e-mail (praktické ověření) internetová adresa (praktické ověření) Záznamy, ve kterých nebyly zjištěny nesrovnalosti, zpřístupní správce pro prezentační podobu základní databáze. Vyhodnocení nesrovnalostí na základě verifikace [správce] Na základě ověření dat správce rozdělí zjištěné nesrovnalosti na nezávažné a závažné a dále postupuje podle následujících bodů. Úprava nezávažných nesrovnalostí [správce] Úpravy nezávažných nesrovnalostí, např. změna zařazení kurzu podle zaměření či překlepy, provede správce na základě verifikace. Zároveň odešle e-mailem poskytovateli informaci o provedených úpravách. Kontrola úprav nezávažných nesrovnalostí [poskytovatel] Poskytovatel má možnost se vyjádřit k nezávažným úpravám do jednoho týdne, jinak jsou změny považovány za odsouhlasené a správce zpřístupní záznamy do prezentační podoby základní databáze. Upozornění na závažné nesrovnalosti [správce] V případě závažných nesrovnalostí (např. vypršení platnosti akreditace kurzu) upozorní správce poskytovatele na zjištěné nesrovnalosti e-mailem nebo telefonicky a požádá ho o změnu nebo vysvětlení. Odstranění závažných nesrovnalostí [poskytovatel] Poskytovatel odstraní závažnější nesrovnalosti prostřednictvím přímého přístupu popř. jiným způsobem (viz bod 7) nebo je vysvětlí správci telefonicky nebo e-mailem. Ověření úprav závažných nesrovnalostí provedených poskytovatelem [správce] Správce zkontroluje provedené změny se svými podklady. Po dosažení dohody mezi správcem a poskytovatelem zpřístupní správce záznamy pro prezentační podobu základní databáze. 9
II. Prezentace databáze DPV 1. Vytvoření portálu nabídky DPV [správce] Portál DPV by měl umožňovat minimálně následující činnosti: Statistický přehled aktuální nabídky Na úvodní stránku portálu je vhodné umístit stručný statistický přehled aktuální nabídky DPV v Plzeňském kraji. Rychlé vyhledávání podle kurzů Vzhledem k tomu, že hlavní funkcí portálu je usnadnit orientaci v nabídce DPV zájemcům, umožňuje hned na úvodní stránce rychlé vyhledávání podle kurzů. Výběrovými položkami mohou být: název statut zaměření (oblast) místo Registrovaný přístup pro poskytovatele Důležitým odkazem na úvodní stránce pro vzdělavatele je především Přístup pro poskytovatele, který jim umožní vstoupit do databáze a editovat data o svém subjektu a kurzech. Jedná se odkaz, jehož prostřednictvím se mohou neregistrovaní poskytovatelé registrovat. Po schválení registrace správcem může registrovaný poskytovatel do aplikace kdykoliv vstupovat a editovat svá data. O projektu Na horní liště úvodní stránky je možno zvolit přechod na stánku O projektu, která stručně shrnuje základní informace o realizaci projektu, v jehož rámci portál vznikl. Dále musí obsahovat alespoň Příručku sledování nabídky dalšího profesního vzdělávání v Plzeňském kraji a Manuál pro uživatele, a to registrované i neregistrované. Kontakty Dalším odkazem volitelným na liště úvodní stránky jsou Kontakty, které obsahuje kontakt na správce, popř. další důležité kontakty kromě těch uvedených v odkazech. Přehled poskytovatelů K vyhledávání informací na portálu je určený odkaz Poskytovatelé, který nabízí především rychlý přístup k celkovému přehledu poskytovatelů a jejich datům. Přehled obsahuje následující informace: název poskytovatele IČ www V rámci celkového přehledu poskytovatelů je možno v jejich kontech vyhledávat podle: názvu poskytovatele nebo jeho části místa (sídla subjektu, jeho poboček i místa konání jeho akcí) Po vyhledání žádaného poskytovatele a zvolení jeho konta se zobrazí stránka s následujícími informacemi o poskytovateli: název poskytovatele www IČ kontaktní údaje sídla a poboček (ulice, město, PSČ, telefon, e-mail, kontaktní osoba) Stejně tak je na stejné stránce zpřístupněn i přehled jeho kurzů v následující podobě: název kurzu zaměření statut 10
Přehled kurzů Na portálu je v rámci odkazu Kurzy publikován celkový přehled kurzů poskytovatelů. Ten po přímém vstupu nabízí následující informace: vzdělávací program zaměření poskytovatel statut V rámci celkového přehledu kurzů je možno vyhledávat podle: názvu kurzu nebo jeho části zaměření statutu místa (oficiálního sídla subjektu, jeho poboček i místa konání jeho akcí) Po vyhledání žádaného kurzu a zvolení jeho konta se zobrazí stránka s následujícími informacemi: název poskytovatele www poskytovatele IČ poskytovatele (vazebná položka) název kurzu zaměření statut platnost akreditace (od, do) obsah rozsah forma vstupní požadavky cena doklad o absolvování poznámky termín a místo konání Odkazy Součástí lišty úvodní stránky jsou taktéž Odkazy, které obsahují užitečné odkazy na subjekty, portály apod. tematicky související s DPV. Další informace Na stránce Další informace, do které je možno vstoupit opět prostřednictvím lišty na Úvodní stránce, mohou být umístěny např.: související právní předpisy statistická vyhodnocení informací na portále a jejich vývoj apod. Diskusní fórum Doporučujeme na portálu vytvořit diskusní fórum, které umožní výměnu informací a názorů mezi všemi aktéry, tj. mezi správcem, registrovanými uživateli a neregistrovanými uživateli. 2. Úpravy portálu nabídky DPV [správce] Podněty k úpravám portálu Podněty k úpravám prezentace dat a portálu jako celku mohou vyplynout ze strany: poskytovatelů uživatelů zájemců o vzdělávání subjektů zabývajících se oblastí DPV správce ve snaze o zlepšení popř. rozšíření služeb Podněty správce může získat z diskusního fóra nebo i přímo e-mailem či telefonicky (viz Kontakty). Správce všechny podněty vyhodnotí, posoudí možnosti a přínos případných změn. 11
Úprava portálu Na základě vyhodnocení podnětů může správce přistoupit k úpravě či doplnění portálu nebo způsobu prezentace dat. 12
III. Aktualizace databáze DPV 1. Periodická úprava údajů o kurzech a poskytovatelích [správce] Pravidelné vyhodnocení změn ve zdrojových databázích V souvislosti s aktualizováním elektronických verzí zdrojových databází je nezbytné nejméně 1krát ročně provést vyhodnocení změn v použitých zdrojových databázích (viz I.1.). Jeho výstupem je přehled změn ve zdrojových databázích podle poskytovatelů, který slouží jako podklad pro výzvu poskytovatelům k aktualizaci (viz další bod). Výzva vybraným poskytovatelům k aktualizaci základní databáze Správce na základě zjištěných změn vyzve poskytovatele k aktualizaci základní databáze. Mohou nastat dva případy: poskytovatel je již v databázi DPV registrovaný správce telefonicky vyzve poskytovatele k aktualizaci údajů dle e-mailem zaslaného seznamu, tj. přiměřeně použije postup od bodu I.5. jedná se o nového poskytovatele - správce postupuje stejným způsobem jako při vytváření databáze, tj. přiměřeně použije postup od bodu I.2. Udržení kontaktu s poskytovateli a aktuálnosti dat Nejméně 1krát ročně kontaktuje správce všechny poskytovatele uvedené v základní databázi e-mailem, poštou nebo telefonicky s cílem obnovit kontakty a upozornit na potřebu aktualizovat informace o nabídce kurzů, kontaktech apod. Na základě tohoto upozornění provede poskytovatel aktualizaci údajů, tj. přiměřeně použije postup od bodu I.6. 2. Průběžné úpravy údajů poskytovateli [poskytovatel] Aktualizace údajů v databázi V rámci aktivního užívání portálu jako prezentačního nástroje může poskytovatel kdykoliv data vztahující se ke své osobě přetvářet a aktualizovat. V takovém případě postupuje způsobem viz I.6. a následující. 3. Úprava databáze správcem na základě jiných zjištění a podnětů [správce] Sběr informací o nedostatcích v databázi Hlavním komunikačním nástrojem mezi správcem a uživateli portálu je Diskusní fórum. Jeho prostřednictvím, ale i telefonicky či e-mailem, správce sbírá informace o nedostatcích dat prezentovaných na portálu. Tyto podněty vyhodnocuje, ověřuje na jejich základě aktuálnost poskytovaných informací a posuzuje relevantnost případných změn. Aktualizace údajů v databázi V případě, že se správce rozhodne na základě zjištěných podnětů ke změnám informací o poskytovatelích, jejich kurzech či pobočkách, vyzve daného poskytovatele k aktualizaci základní databáze (viz III.1). 4. Průběžná registrace nových poskytovatelů [poskytovatel] Aktualizace údajů v databázi novými poskytovateli V tomto případě aktualizují databázi (tj. rozšiřují ji o údaje o dosud nezapojených subjektech) sami poskytovatelé. Děje se tak prostřednictvím portálu po registraci a přihlášení. Postupováno je stejným způsobem jako při vytváření databáze, tj. přiměřeně se použije postup od bodu I.2. 13
IV. Další činnosti související se správou databáze 1. PR aktivity [správce] Sledování trhu Východiskem k PR aktivitám je monitorování činnosti: velkých vzdělavatelských subjektů v Plzeňském kraji správců databází DPV v ostatních krajích republiky subjektů kariérového poradenství v rámci mezinárodní a zahraniční projektů Na něj navazuje průběžné hodnocení vlastních aktivit v souvislosti s poznatky o činnosti jiných subjektů. Výsledkem je návrh vhodných PR a marketingových aktivit, vč. harmonogramu. Cílené PR aktivity Jednou z nejdůležitějších činností správce související se sledováním nabídky DPV jsou intenzivní PR aktivity směřované na vybrané cílové skupiny. Kromě samotného portálu může k PR sloužit např.: pravidelné informování poskytovatelů o novinkách na portálu (např. 2krát ročně emailem) informování zájemců o zaměstnání o portálu prostřednictvím úřadů práce (průběžné) letáková a emailová kampaň s informacemi o obsahu, využitelnosti a možnostech databáze vůči klíčovým zaměstnavatelům v Plzeňském kraji (1krát ročně) vytvoření přehledu hlavních uživatelů databáze (podniků a personálních agentur) a jejich pravidelné informování o novinkách (maximálně 1krát ročně emailem) Další marketingové aktivity Součástí PR by měly být také šířeji pojaté marketingové aktivity, jejichž cílem je podchytit další klienty portálu, tj. především zájemce o DPV. Může se jednat o: mediální kampaně (spoty v rozhlase apod.) letáky (např. v dopravních prostředcích) tiskové zprávy o portálu a jeho využitelnosti (průběžně) prezentace portálu správcem na konferencích a jiných akcí DPV umístění odkazů na portál na dalších serverech (Krajský úřad, KHK, KCVJŠ, PilsEdu apod.) 2. Sledování právního prostředí DPV v ČR [správce] Monitorování právních předpisů týkajících se DPV Správce průběžně sleduje vývoj právního prostředí DPV, vč. souvisejících právních předpisů (např. pracovní právo), a hodnotí jeho možné dopady na stav a vývoj DPV v Plzeňském kraji. Jedním z výstupů je přehled legislativy na portálu (viz bod II.1.). 3. Hodnocení využití portálu [správce] Statistické zpracování informací zveřejňovaných na portálu Pro hodnocení využití portálu správce jednou ročně provádí statistické zpracování informací zveřejňovaných na portálu. Cílem je analyzovat nabídku DPV v Plzeňském kraji. Sběr informací o využití portálu formou dotazníků Pro sledování využití portálu z hlediska poptávky po DPV je možno doporučit kromě diskusního fóra sbírání informací formou dotazníků od zaměstnavatelů a personálních agentur za účelem získání podnětů k úpravě vzdělávací nabídky. Nezbytné kontakty jsou shromážděny v rámci PR aktivit (viz bod IV.1.) 14