Vlastnosti dokumentu/stránky Formát stránky papíru pro tisk V záložce Rozložení stránky na pásu karet najdeme vše potřebné pro přípravu dokumentu před tiskem. 1) Záložka Rozložení stránky 2) Změna Orientace papíru na výšku a na šířku 3) Změna velikosti/ formátu stránky (A4, A5 atd.) 4) Dialogové okno Vzhled stránky a. Okraje V této části nastavíme Okraje stránky, nebo jinak řečeno Vzdálenost textu od okraje 69
stránky. Taky v tomto okně nalezneme i zadávání Orientace papíru, tedy na výšku, nebo na šířku b. Papír V této části můžeme definovat formát papíru. Na výběr máme z předdefinovaných hodnot, jako je A3, A4, A5 a mnoho dalších anebo si můžeme zadat rozměry papíru ručně zadáním přesně Šířky a Výšky do příslušných políček. 70
Stránkování dokumentu Určitě všichni známe situaci, kdy potřebujeme, aby určitá část textu vždy začínala na začátku další stránky. Většinou se tento problém řeší tak, že stlačíme klávesu ENTER a držíme ji do doby, než se textový kurzor ocitne na začátku další stránky. Je jasné, že tento postup splní úkol dostatečně, ale z tohoto řešení plyne minimálně jedna veliká nevýhoda. Při vložení dalších řádků textu před takovouto řadou prázdných odstavců, nám text, který původně byl úhledně na začátku stránky, začne odskakovat dál a dál. A při každé změně musíme tuto mezeru upravovat. Řešením je vložení před text, který má začínat na další stránce dokumentu Konec stránky. Dosáhneme toho snad nejjednodušším způsobem, stlačením CTRL+ENTER. Tato klávesová zkratka způsobí vložení konce stránky do dokumentu a problém popsaný víš, se už neobjeví, protože text za tímto koncem stránky bude vždy na nové stránce. Další možnosti jak vložíme konec stránky je samozřejmě přes Pás karet, a sice v záložce Rozložení stránky, kde najdeme tlačítko Vložit konce stránky a oddílu. Toto tlačítko zobrazí celý seznam různých způsobů jak ukončit stránku nebo oddíl, nás bude ale v tomto případě zajímat jen první možnost, tedy vložit konec stránky. Značka, že je v dokumentu konec stránky není normálně vidět, jako je tomu u konce odstavce, proto si musíme pro její zviditelnění zapnout zobrazení netisknutelných znaků vypadá takto:. Značka konce stránky Tato značka se chová jako jeden znak, je ji tedy možné standardním způsobem taky vymazat. Když nastavíme textový kurzor za ní tak ji odstraníme klávesou Backspace, když bude textový kurzor před touto značkou tak pro odstranění stlačíme Delete. 71
Záhlaví a zápatí dokumentu Záhlaví a zápatí jsou úseky na začátku a konci stránky, které budou zobrazeny na každé stránce. Do záhlaví nebo zápatí se umísťuje pomocná informace např. název dokumentu nebo čísla stránek (např. tyto materiály mají v záhlaví umístěnu linku a nad ní název firmy a název dokumentu, v zápatí mají linku a pod ní číslo stránky). Editace záhlaví a zápatí dokumentu Editace těchto prvků dokumentu je oddělená zvlášť. Je to právě z důvodů opakovatelnosti na každé stránce. Nejjednodušší způsob jak se dostat k editaci záhlaví či zápatí je poklepat na oblast mezi prvním řádkem a horním okrajem dokumentu, nebo pro zápatí na oblast mezi posledním řádkem a spodním okrajem dokumentu. (pozn. V tomto případě musíme klikat dostatečně nízko, abychom se trefili mezi poslední možný řádek a okraj dokumentu.) Normální text dokumentu zašedne, na indikaci toho, že teď ho není možné editovat a naopak je nožné editovat jen záhlaví a zápatí. V části záhlaví a zápatí teď můžeme vkládat a upravovat text jako při klasickém dokumentu. Máme k dispozici veškeré nástroje pro práci s textem. Číslování stránek Oblast záhlaví a zápatí se nejčastěji používá pro automatické číslování stránek dokumentu. 1) Na pásu karet vybereme záložku Vložení 2) Tlačítko Číslo stránky 72
3) Vybereme možnost Formát číslování stránek Vybereme formát číslování stránek 4) Potvrdíme tlačítkem OK Další a pohodlnější možností je výběr číslování stránek z jednoho z automatických, přednastavených formátů. Ze stejného tlačítka Číslo stránky jen vybereme možnost buď Horní okraj stránky, nebo Dolní okraj stránky a z nabízených formátů si vybereme číslování stránky. Změna se provede okamžitě. Výhodou tohoto řešení je, že zde najdeme i graficky velice vydařené způsoby číslování stránek. 73
Náhled a tisk dokumentu Většina dokumentů vytvořených v aplikaci Word je určena k vytisknutí. Před samotným tiskem je ale vhodné použít náhled tisku. Důvodů je několik. První je úspora času. Tisk dokumentu někdy zabere poměrně hodně času a zjistit, že je něco špatně až po vytisknutí celého dokumentu nás může stát hodně času. A jak víme, čas jsou peníze. A to je druhý důvod. Náhled před tiskem nám může ušetřit všechny prostředky spojené s tiskem, jako je tiskový toner, papír a další náklady. Navíc je tu ekologické hledisko. Kdo tiskne míň, chrání lesy, takže čím méně vytisknutého zbytečného papíru, tím lépe. Předcházet zbytečnému tisku můžeme poměrně účinně zobrazením náhledu dokumentu před tiskem. Aplikace Word nám v tomto režimu zobrazení ukáže, jak bude tisk skutečně vypadat na námi zvoleném formátu papíru. Můžeme si zkontrolovat okraje tisku, jestli se dobře zobrazí záhlaví a zápatí stránky a další detaily, které při běžné editaci textu nejsou patrné. Nejrychlejší způsob jak se přepnout do náhledu dokumentu před tiskem je klávesová zkratka CTRL+ALT+I. Je to ale poněkud složitější způsob na zapamatování, proto je tu možnost Náhledu před tiskem přímo u tiskových funkcí pod tlačítkem Office - Tisk. V této části menu máme tři možnosti: 1) Tisk před samotným tiskem budeme mít možnost změnit nastavení tiskárny a upravit počet kopií tisku 74
2) Rychlý tisk použijeme v případě jedné kopie tisku na předvolenou tiskárnu v systému 3) Náhled zobrazí dokument, jak bude vypadat na papíře. V režimu náhledu není možné provádět úpravy textu, ale můžeme upravovat vlastnosti dokumentu. 1) Nástroje pro tisk. a. Tisk vytiskne dokument 2) Vzhled stránky a. Okraje nastavení okrajů stránky stejně jako v kapitole kde jsme nastavovali okraje stránek b. Orientace nastavuje orientaci stránek (na výšku, nebo na šířku) c. Velikost nastavuje formát stránek (A4, A5, ) 3) Zavřít náhled protože náhled neumožňuje editaci textu, tak pro návrat použijeme tlačítko Zavřít náhled Možnosti tisku Když budeme potřebovat před tiskem upravit možnosti tisku, jako je počet stránek, nebo vybrat přesně učenou tiskárnu, na kterou se bude dokument tisknout, budeme muset tisknout přes volbu Tlačítko Office Tisk Tisk a zobrazí následující dialogové okno, ve kterém můžeme těsně před tiskem upřesnit nastavení tisku. 75
1) Rozbalovací seznam s dostupnými tiskárnami v operačním systému. Zde vybereme tiskárnu, na kterou budeme tisknout dokument 2) Rozsah stránek často se stává, že nepotřebujeme tisknout celý dokument, ale jen konkrétní stránku, nebo rozsah stránek. Způsob zadávání rozsahu stránek najdeme v krátké nápovědě hned pod možností Stránky, kde do políčka zadáme, co konkrétně chceme vytisknout. Pozor, aktuální stránka není ta, na kterou se v dokumentu zrovna díváme, ale ta na které máme umístnění textový kurzor. Samozřejmě že textový kurzor může být umístněn i na stránce na kterou se díváme, ale je to častá chybná interpretace Pojmu Aktuální stránka, proto na to upozorňujeme. 3) Kopie Zde zadáme počet kopií, které se vytisknou. 4) Lupa toto je měřítko tisku (ne zobrazení) dokumentu. Tuto volbu doporučujeme používat v případě, že potřebujeme něco vytisknout jen tak. Touto volbou totiž můžeme výrazně ušetřit jak náklady, tak ulevit životnímu prostředí. Princip je v tom, že za cenu zmenšení textu vytiskneme např. Dvě stránky na jednu, čímž zredukujeme spotřebu papíru na polovinu. Zvažte tedy před každým tiskem, na co budeme vytisknutý dokument používat a zda nebude stačit zredukovaný tisk. 5) Všechny změny potvrdíme tlačítkem OK a dokument bude okamžitě vytisknut. 76