IBM Connections Informace o produktu IBM Connections doplňují firemní infrastrukturu o řešení, která umožňují snadnou výměnu informací mezi uživateli, sdílení informací v projektovém týmu i dlouhodové pracovní skupině, vyhledávání, komentování a doporučování informací. IBM Connections jsou určeny pro firmy všech velikostí, díky řadě modulů si firma sama vybere, které jsou pro ni vhodné do začátku a které pro nasazení později, až se lidé se systémem více seznámí. Příklady použití Některé příklady, jak lze IBM Connections využít při každodenní práci. Týmová práce na projektu Práce na běžných projektech se nezřídka organizuje přes e-maily. Zadávají se pomocí nich úkoly, soubory se přeposílají tam a zpět hromadně všem zainteresovaným, sbírají se připomínky, reportuje se aktuální stav. Brzy přestane být jednoduché se v tom vyznat, najít v poště (a na lokálním disku, a na sdíleném disku) všechny relevatní informace a soubory. Když se do projektu zapojí nový člověk, musí se mu ručně vyhledat a naposílat všechny informace znovu.
Nebo lze využít jeden z modulů Connections, Activites, který je určen na takovéto vedení ad hoc projektů. Aktivita je takový virtuální šanon, který sdružuje vše, co se týká dané akce, aktivity či projektu: soubory, e-maily, úkoly, záznamy online chatů, nestrukturovaný i strukturovaný text, komentáře. Záznamy se mohou pro přehlednost řadit do sekcí, mít hierarchii. Velkou výhodou je propojení s klientem IBM Notes formou pluginu do pravého sidebaru, kdy pomocí drag&drop mohu přetáhnout došlý e-mail do Aktivity a tím jej hned zpřístupnit kolegům. Aktivity jsou z principu uzavřené a ten, kdo aktivitu vede, určuje, koho do ní pozve a jaká mu dá práva. Pokud je po čase třeba přizvat dalšího člena do týmu, jednoduše se přidá do Aktivity, e-mailem mu přijde oznámení s odkazem a ihned má před sebou celou historii projektu. Obrázek 1: Ukázka části Aktivity místa, kde se ukládají informace k projektům
Práce se soubory, sdílení Ve firmách si lidé často vyměňují soubory pomocí e-mailu. To nemusí být vždy efektivní: o dokumentu ví pouze odesílatel a příjemce, ostatní pouze tehdy, jsou-li na kopii což pro ně v době poslání e-mailu nemusí být zrovna informačně přínosné a raději by si danou informaci našli sami, až když když ji budou pro svou práci potřebovat. Po odchodu lidí z firmy se jejich pošta většinou archivuje, ale už nedovoluje prohledání archivu kolegy a získat tak informace, které již byly jednou někým vytvořeny. Místo toho mohou lidé sdílet soubory přes Connections stejně efektivně: funguje drag&drop, propojení s poštovním klientem, mohu nastavit, kdo může soubory vidět, koho na ně chci přímo upozornit... Navíc získávám možnost soubory verzovat, vidět k nim metadata, tagovat, sledovat, kdo a kdy si jej stáhnul a jakou verzi, sestavovat do tematických kolekcí a podobně. Obrázek 2: Práce se soubory v IBM Connections přehled souborů, které jsem do systému uložil. Na druhou polovinu roku 2013 se plánuje uvedení modulu (IBM Docs), který umožní editaci kancelářských souborů (text, prezentace, spreadsheet) přímo v prohlížeči, a to i více lidmi současně.
Dlouhodobé pracovní skupiny V Connections je možno pro každou skupinu lidí, u které se předpokládá déletrvající spolupráce, vytvořit tzv. Komunitu. Takovou skupinou lidí může být jedno oddělení, dlouhodobý projekt, profesní skupina a podobně. Komunity mohou být otevřené nebo uzavřené, skryté. Správce komunity (jeden nebo více lidí) určuje, které nástroje pro komunikaci a sdílení informací budou lidé v komunitě používat: knihovnu dokumentů, diskusi, wiki, hlasování, knihovnu médií, odkazy na zajímavé či důležité stránky a podobně. Obrázek 3: Úvodní stránka Komunity, v levé části je vidět seznam nástrojů, které mohou lidé využívat.
Moduly IBM Connections se nespecializují pouze na jeden typ komunikace (např. wiki, diskuse, knihovny dokumentů, sdílení statusů,...), ale pokrývají je všechny. Je jenom na firmě, a na její strategii, jestli umožní zaměstnacům použít vše najednou, nebo se začnou moduly postupně nasazovat tak, aby si na ně uživatelé zvykali. Obrázek 4: Moduly IBM Connections
Přístup odkudkoliv Aby lidé jakýkoliv nástroj efektivně používali, musí se jim s ním dobře pracovat. IBM Connections se umí pomocí tzv. pluginů připojit do kancelářských programů, které lidé denné používají: Poštovní klienti IBM Notes a Microsoft Outlook Editační balíky Microsoft Office a IBM Symphony Komunikační sofware IBM Sametime Windows Explorer (Průzkumník) Lišty do Firefoxu a Interner Exploreru Microsoft Sharepoint Díky programovému rozhraní (API) je možno k datům přistupovat i na systémové úrovni a například tak některé informace z Connections zobrazovat na firemním Intranetu nebo veřejném firemním webu. Mobilita Bez dalších licenčních poplatků mohou lidé přistupovat k datům i ze svých mobilních telefonů či tabletů (nativní klienti pro ios, Android, BlackBerry, pro ostatní telefony je speciální mobilní webové uživatelské rozhraní). Správci systému mohou nastavit bezpečnostní pravidla takového přístupu, včetně například možnost smazání na dálku souborů dočasně uložených v mobilním zařízení. Obrázek 5: Přístup k obsahu v IBM Connections z mobilního zařízení (tablet ipad).
Výhody pro firmu Mezi důležité výhody, které IBM Connections firmě přináší, patří: Poskytnutí bezpečného nástroje uživatelům. Skupiny lidí či projektové týmy nezřídka volí (kvůli neexistenci podobných interních nástrojů) veřejné internetové služby, které jsou schopny pokrýt jejich okamžité potřeby. Obsah, které pomocí nich sdílejí, však opouští firmu a nedá se zaručit jeho dostatečná ochrana. Uchování znalostí. Tím, že lidé využívají tento systém pro výměnu informací, tyto v něm zůstávají i tehdy, když původní autoři přejdou do jiného oddělení, na jinou pozici, do jiného města, odejdou na rodičovskou dovolenou nebo opustí firmu. Ostatní kolegové mohou i potom využívat toho, co autoři vytvořili, a není nutno opakovaně vynalézat kolo. Hledání expertízy. Každý zaměstnance může snadno v systému vyhledat potřebný soubor, článek, projekt, komunitu či experta na danou oblast. Navíc informace jsou mezi sebou propojeny, a tak se může od souboru, dostat přes jeho autora až ke komunitě, kde se dozví více informací o hledaném tématu. Tomuto říkáme informal learning.
Další kroky a informace Zaregistrujte si (sám nebo se svými kolegy) časově neomezený účet zdarma na http://greenhouse.lotus.com a sami si vyzkoušejte, jak se pracuje s nejnovější verzí IBM Connections. Můžete si vytvořit uzavřenou komunitu, sdílet soubory, diskutovat, objevovat informace, které uložili druzí. Na Greenhouse fungují i pluginy, takže si můžete tento server propojit se svými IBM Lotus Notes nebo Outlookem, Windows Průzkumníkem, Microsoft Office. Pro svůj mobilní smartphone si stáhněte zdarma mobilního klienta pro Connections a připojte se ke Greenhouse budete tak mít přístup k informacím odkudkoliv. Chcete-li si o Connections popovídat podrobněji, nechat si je předvést naživo, probrat výhody, které to může firmě přinést kontaktujte svého obchodního partnera pro produkty IBM Collaboration Solutions (smarszalek@tcl-digitrade.com), nebo přímo IBM ČR (petr_kunc@cz.ibm.com). Odkazy na další zdroje Oficiální produktová stránka: http://www-03.ibm.com/software/products/us/en/conn/ Úvodní prezentace, v češtině: http://connections.sutol.cz/files/app/file/fcdd8380-08f4-477d-8d24-787b8d1d071a Prezentace pokrývající téma více do šířky, v češtině: http://connections.sutol.cz/files/app/file/7bf03a06-e710-4dd0-9778- 126d1328605e Rozcestníková stránka, kterou průběžně aktualizujeme a přidáváme zajímavé odkazy: http://connections.jdem.cz Krátká videa, která ukazují praktické použití IBM Connections: http://www- 10.lotus.com/ldd/lcwiki.nsf/xpViewCategories.xsp?lookupName=Video%20Gallery&sor t=bydate&vprod=connections%204&ver=all