Kodex chování zaměstnanců společnosti

Transkript

1 Vydání (Revision) Účinnost (Effective as of) 1 07/08 Strana (Page) 1 z 1 Rámcová příručka managementu Popis procesu CG-CC-001 Kodex chování zaměstnanců společnosti TÜV SÜD Code of Ethics Etické jednání vytváří přidanou hodnotu nám a našim zákazníkům Funkce (Unit) Datum (Date) Jméno (Name) Podpis (Signature) Zpracoval (Prepared) Přezkoumal (Reviewed) Schválil (Approved) V-R B.Behm Podepsán Behm V-R B.Behm Podepsán Behm Představenstvo Schváleno na schůzi představenstva (VS 12/08/VIII.2 ze dne TÜV SÜD Group

2 1 TÜV SÜD Code of Ethics Etické jednání vytváří přidanou hodnotu nám a našim zákazníkům I.) Stanovisko představenstva Vážené dámy a pánové, Milé zaměstnankyně a zaměstnanci, etické zásady jsou důležitými součástmi soukromých stejně jako i podnikatelských záležitostí. Jsou podstatnou částí naší podnikatelské politiky a interních zásad vedení. Dobrá pověst TÜV SÜD na veřejnosti, zvláště u našich zákazníků a obchodních partnerů, je jedním z našich nejcennějších statků a má pro náš podnik velký význam. Doprovázíme a certifikujeme podniky a jejich výrobky podle mnoha technických standardů a přispíváme tak zvýšení bezpečnosti a hospodárnosti pro nás i naše zákazníky ve stále komplikovaněji technikou proniknutém světě. Výborné technické know-how však není vším, co poskytujeme našim zákazníkům. Podniky nejsou poměřovány pouze podle jejich ekonomických výkonů. Jsou to společenství založená na uznávání stejného systému hodnot, která jsou i v obchodním životě ve stále větší míře posuzována podle toho, jak a podle kterých principů svých výsledků dosáhla. Jako mezinárodně činný koncern jsme si vědomi, že naše odpovědnost přesahuje čistě technické a ekonomické aspekty. Ekologické, dlouhodobé a férové a sociálně odpovědné jednání nabývá stále většího významu v globalizovaném světě. Proto pracujeme na základě vysokých etických standardů a připojeného kodexu chování TÜV SÜD a chceme tím naše závazky vůči zákazníkům a společnosti spolehlivě plnit. V mnoha případech lze předejít porušení zákona včasným poskytnutím rady. K tomu vedle nadřízených přispívají radou a pomocí i experti našich koncernových odborů i externí systém ombudsmana. Očekáváme, že naši vedoucí pracovníci v etických zásadách stanovených v tomto Kodexu chování TÜV SÜD, které jsou podstatnou součástí Corporate Compliance u TÜV SÜD, aktivně půjdou příkladem a budou je šířit. Každý zaměstnanec je odpovědný za to, že jeho chování v průběhu činnosti odpovídá tomuto Kodexu chování. Porušení nebudeme tolerovat a vyvodíme z nich patřičné důsledky. Ty mohou sahat podle závažnosti narušení až k výpovědi z pracovního poměru. Etické a férové podnikatelské jednání je nezbytnou součástí našeho hodnotového systému. Věnujeme každému z našich zaměstnanců důvěru a očekáváme, že tomuto nároku vyhoví. Mnichov Vaši Dr Axel Stepken (CEO) Dr Manfred Bayerlein (COO) Dr Peter Klein (CFO)

3 2 II.) Zásady obchodní etiky TÜV SÜD jedním pohledem Loajalita a integrita vyznačují naše podnikatelské jednání. To se odráží v následujících zásadách: Vyvíjíme činnost po celém světě za respektování uznávaných standardů. Kde se angažujeme, jsou místní i mezinárodní zákony a úpravy dodržovány. Jsme za své jednání odpovědní a máme to na paměti. Zaměstnanci jsou nepřetržitě informováni a proškolováni, aby poznali, jak se eticky stavět k položeným otázkám. Nacházíme se v trvalém procesu zlepšování. Interní prohřešky proti kodexu chování TÜV SÜD oznamují zaměstnanci dále. První kontaktní osobou k tomu je bezprostřední nadřízený. Za jeho podpory se může obrátit na Chief Compliance Officera i na příslušné experty z ústředních odborů koncernu (zvláště z právního, personálního, finančního a účetního). Zaručujeme integritu a vytváříme důvěru. Jestliže by byli zaměstnanci nebo obchodní partneři konfrontování s porušováním kodexu chování TÜV SÜD, mají dále k dispozici také anonymně externí k mlčenlivosti a anonymitě zavázaný systém ombudsmana. Přebíráme odpovědnost za naše zaměstnance. Nikomu nesmí vzniknout z dodržování kodexu chování TÜV SÜD nějaká nevýhoda. Odmítáme nečisté obchodní praktiky. Naše obchody provádíme bez korupce nebo uplácení. III.) Kodex chování TÜV SÜD: Legální a odpovědné jednání 1.) Integrita našich služeb Kvalita a profesionalita, se kterými dosahujeme pro naše zákazníky měřitelné přidané hodnoty, jsou podstatnými znaky našich služeb. - Naše služby provádíme nezávisle a profesionálně se zřetelem na příslušné technické standardy a jejich dodržování a za respektování u TÜV SÜD platných metod, standardů a procesů. - Výsledky naší služby dokumentujeme přesně a úplně. 2.) Integrita našich finančních a podnikových podkladů Transparence směrem ven i dovnitř a orientace na pro podnik kotovaný na burze platné obvyklé standardy jsou měřítkem našeho podnikatelského jednání. - Zaznamenáváme veškeré obchodní případy do knih k tomu určených za použití korektních dokladů. - Uchováváme podklady ve shodě s příslušnými zákonnými předpisy i uvnitř TÜV SÜD platnými interním normami.

4 3 3.) Vyloučení konfliktů zájmů Loajalita vůči podniku a zaměstnancům je podstatnou základnou našeho chápání podnikatelské činnosti. - Vyhýbáme se situacím, ve kterých se personální nebo finanční zájmy dostávají do konfliktu s personálními nebo finančními zájmy TÜV SÜD. To se týká zvláště účasti dodavatelů, zákazníků a konkurence nebo navazování obchodních vztahů (např. smluv o poradenství). - Odmítáme přijímání nebo udělování přímých nebo nepřímých výhod, zvláště zpětných náhrad ( kick-backs ) nebo osobních dárků/pozvání pokud se přitom nejedná o společensky obvyklé dárky/pozvání v rámci v obchodě běžné pohostinnosti o nichž musí být za rozumného posouzení jasné, že mohou ovlivnit obchodní rozhodování nebo transakce. - Upouštíme od vedlejších činností mimo TÜV SÜD bez předchozího schválení nadřízeného. Výše uvedené konflikty zájmů jsou zde uváděny pouze jako příklady. Konflikty zájmů se mohou vyvinout z každé situace, při se které zájmy TÜV SÜD odchylují od osobních zájmů zaměstnanců nebo těch jejich příbuzných nebo osob, se kterými jsou v úzkém osobním kontaktu. Vyhýbáme se každému náznaku střetu zájmů. V případě pochybnosti je třeba je oznámit k vyjasnění nadřízenému. 4.) Úplatky a korupce Největší význam pro dobrou pověst našeho podniku mají neutralita a integrita našich služeb. Oddělujeme soukromou a podnikovou sféru a striktně se zdržujeme v tuzemsku i cizině - takových jednání, která mohou obchodním partnerům nebo úřadům a jejich zaměstnancům nebo jiným třetím osobám obstarat přímé nebo nepřímé výhody (např. nabízení, poskytování peněžních částek nebo osobních výhod). To platí zvláště tehdy, jestliže druh a rozsah těchto výhod jsou vhodné k tomu, aby jednání nebo rozhodování příjemce nepřípustně ovlivňovaly; - zapojování třetích osob (např. poradců, makléřů, sponzorů nebo jiných zprostředkovatelů) bez předchozího zajištění schválení nebo obejití výše uvedené úpravy; - zřizování a zařizování tzv. černých fondů za obcházení a mimo všeobecného koncernového účetnictví; - poskytování darů nebo jiných podpor třetím stranám bez předchozího schválení. Dárky, pohostinnost i pohoštění musí být vždy v souvislosti s obchodními vztahy nebo spojeny s obchodním účelem a pohybovat se v sociálně adekvátním a právně přijatelném rámci. Porušení tohoto nejsou v dobře míněném zájmu podniku, protože vedle osobního trestně právního postihu mohou mít za následek vysoké pokuty, doplatky daně a občanskoprávní nároky na náhradu škody.

5 4 5.) Konkurenční a kartelové právo Hlásíme se k férové a otevřené soutěži ve svobodném tržním hospodářství. Striktně se zdržujeme - nelegálních a/nebo trestně právních závažných praktik (např. nezákonných dohod o nabídkách nebo ceně), které soutěž vylučují, omezují nebo deformují; - výměny informací o konkurenci; - diskriminace konkurentů na základě zneužití pozice dominance na trhu. Porušování předpisů jsou postižitelná tresty nebo citelnými pokutami a mohou mít za následek neplatnost příslušných dohod nebo vést k vyloučení z tendrů nebo postupu přidělování veřejných zakázek. Vedle toho může také dojít na občanskoprávní nároky na náhradu škod ve značném rozsahu. 6.) Utajení a ochrana dat Důvěra zákazníků a důvěra k zaměstnancům je podstatným principem jednání našeho podniku. Dodržujeme - Provozní a obchodní tajemství firmy TÜV SÜD a jejích obchodních partnerů; - Smluvně zakotvené závazky utajení vůči třetím osobám; - Právní ustanovení o ochraně dat. 7.) Ustanovení o embargu a kontrole obchodu Při provádění svých výkonů jsme jako globálně operující podnik vázáni národními a mezinárodními dohodami. Dodržujeme - příslušná národní a mezinárodní omezení obchodu (embarga); - zvláštní ustanovení zákona o vnějších ekonomických vztazích a předpisů EU k zacházení s produkty s dvojím využitím a k potíráni terorismu. 8.) Bezpečnost práce, zařízení a produktů, ochrana zdraví a životního prostředí Ochrana člověka a životního prostředí je pro TÜV SÜD elementární zásadou. To platí jak při plnění našich úkolů pro vlastní podnik tak i v rámci našich služeb zákazníkům a obchodním partnerům. Dodržujeme - Zákony a předpisy k ochraně životního prostředí a ochraně zdraví i - bezpečnosti zařízení, produktu a práce. 9.) Zacházení s majetkem TÜV SÜD a majetkem cizím Odpovědné zacházení s vlastním i cizím majetkem i nehmotnými právními zájmy např. know-how a průmyslovými ochrannými právy (značky, patenty) má u TÜV SÜD vysokou prioritu. Jsme pečliví v zacházení

6 5 - S vlastním i cizím majetkem; - S vlastním know-how a vlastními ochrannými právy a respektujeme stejným způsobem cizí know-how a cizí ochranná práva. 10.) Praní špinavých peněz Přiměřená úhrada služeb je pro TÜV SÜD jako pro podnik vstupující do konkurence velmi důležitá. - Dodržujeme tuzemské i zahraniční předpisy o praní špinavých peněz. - Zdržujeme se jednání, které slouží výměně nebo přesunu peněz nebo proniknutí jiného investičního majetku do legálního ekonomického oběhu, které bezprostředně nebo zprostředkovaně pocházejí z předchozích trestných činů. 11.) Vzájemný styk zaměstnanců a styk s obchodními partnery TÜV SÜD Vzájemná férovost a respekt i vůči zákazníkům a obchodním partnerům je u TÜV SÜD ústřední součástí podnikové filosofie. Každý zaměstnanec je zároveň vyslancem svého podniku. Chováme se uvnitř i mimo náš podnik - s respektem vůči kolegům a zákazníkům a - zdržujeme se každé diskriminace (např. kvůli pohlaví, věku, postižení, sexuální orientace, etnickému původu nebo náboženskému přesvědčení) nebo mobbingu. IV.) Implementace a sledování Kodexu chování TÜV SÜD 1.) Závazek Kodex chování TÜV SÜD je podstatnou součástí programu TÜV SÜD Corporate Compliance. Kodex chování TÜV SÜD je směrnicí zastávanou představenstvem, grémii i všemi stupni vedení TÜV SÜD, která je pro všechny zaměstnance a zaměstnankyně společností TÜV SÜD, na kterých se TÜV SÜD většinově podílí, v celém světě závazná a je předlohou pro jejich vlastní podnikatelské konání. U společností, na kterých si TÜV SÜD udržuje menšinový podíl, se bude TÜV SÜD zasazovat o odpovídající realizaci svého Kodexu chování. Přihlašujeme se tím zvláště k provádění našich obchodů bez korupce a úplatků. Orientujeme se přitom na Kodex chování od Transparency International, který mimo jiné definuje transparenci, odpovědnost, integritu, solidaritu, občanskou statečnost a státoprávní vědomí jako ústřední základy a hodnoty mezinárodního jednání. Zdržujeme se proto vědomě obchodních vztahů s třetími osobami, o kterých víme, že povolují nebo podporují praxi používání nečistých výhod.

7 6 Jsme jako perspektivně uvažující a trvale činný podnik přesvědčeni o tom, že taková obchodní politika nám umožní ještě úspěšnější zapojení do globální soutěže a není v rozporu se ziskovostí a růstem. 2.) Osobní odpovědnost Jsme všichni osobně odpovědni, aby byl Kodex chování TÜV SÜD dodržován. K tomu dostávají všichni zaměstnanci od svých vedení Kodex chování TÜV SÜD k dispozici pokud je to zapotřebí také ve svém národním jazyce. U přijetí nových pracovníků se postupuje obdobně. Kodex chování TÜV SÜD je kromě toho zveřejňován na Intranetu a Internetu v německém a anglickém jazyce. Všichni vedoucí pracovníci TÜV SÜD jsou povinni dbát striktního dodržování Kodexu chování svými zaměstnanci a jít jim ve svém osobním a pracovním konání aktivním příkladem. Žádnému zaměstnanci nesmí vzniknout z dodržování Kodexu chování TÜV SÜD nějaká nevýhoda. Všichni vedoucí pracovníci nejvyššího stupně řízení jsou mimo to povinni ročně předkládat prohlášení o splnění, ve kterém potvrzují dodržování Kodexu chování TÜV SÜD. Toto prohlášení je zakládáno do osobního spisu. Managementy podniků skupiny TÜV SÜD mají v rámci svého čtvrtletního reportingu rizik také povinnost ohlašovat přestupky proti Kodexu chování TÜV SÜD a z toho vyplývající rizika. Koncernová revize dbá při svých kontrolách na dodržování Kodexu chování TÜV SÜD a užívá jeho zásad jako svých kontrolních kritérií. 3.) Chief Compliance Officer Představenstvo TÜV SÜD použilo k realizaci Kodexu chování a k vyjasnění všech s tím souvisejících otázek osobu Chief Compliance Officer (CCO), který odpovídá nezávisle na příkazech za monitoring a sledování programu TÜV SÜD Corporate Compliance. Odchylky od Kodexu chování TÜV SÜD za základě národních zvláštností je třeba předem odsouhlasit s CCO. CCO koordinuje kromě toho také opatření pro školení a další vzdělávání uvnitř TÜV SÜD. Všichni zaměstanci jsou povinni poskytovat CCO k plnění jeho úkolů rozsáhlé informace. Veškerá hlášení zaměstnanců - pokud se nejedná o použití systému ombudsmana nebo žádosti o schválení se nejprve směrují na bezprostředního nadřízeného, který je v případě potřeby dále předává k vyjasnění CCO. Totéž platí při podezření na porušení Kodexu chování TÜV SÜD nebo podezření na každou nekalou výhodu, která je požadována zaměstnancem nebo je mu nabízena třetí osobou. Nehledě na to, je CCO všem zaměstnancům k dispozici také pro navázání přímého kontaktu, zvláště k vysvětlení otázek, o nichž trvají pochybnosti, nebo v konfliktních situacích. CCO a kontaktní osoby v systému ombudsmana se zabývají každou otázkou a každým podnětem jako s přísně důvěrnou a sledují je podle požadavků jednotlivé záležitosti. Na přání je zaměstnanec také informován, ke kterým opatřením bylo přikročeno na základě jeho ohlášení.

8 7 Pro všechny zaměstnance TÜV SÜD je CCO dosažitelný poštou, telefonicky, faxem nebo em takto: Chief Compliance Officer Herr Rechtsanwalt (Advokát) Bernhard Behm c/o TÜV SÜD AG Westendstr. 199 D München Tel/Fax: / Mobil: Jako externí ombudsmani resp. interní kontaktní partneři pro také anonymní navázání kontaktu jsou vedle toho k dispozici: Pro zaměstnance regionu Německo/Evropa Herr Rechtsanwalt (Advokát) Dr. Manfred Böck c/o Rechtsanwälte Böck, Oppeler, Hering Lipowskystr. 12 D München Tel.: Mobil: boeck@bohlaw.de Pro zaměstnance regionu NAFTA: Herr Rechtsanwalt (Advokát) Mark Ventola c/o Sheehan, Phinney, Bass + Green, P.A. One Boston Place, 38th Floor Boston, MA Tel.: Fax: mventola@sheehan.com Pro zaměstnance regionu Asie/Pacifik: EthicsPoint Inc SW 68th Parkway, Portland, OR USA Kontakt přednostně online na nebo na pod tomto odkazem komunikující různá národní bezplatná telefonní čísla.

9 8 Jako interní kontaktní partnerka: Frau Ee Lan Kok (Paní) Senior Vice President (HR) TÜV SÜD Asia Pacific Pte. Ltd. 3 Science Park Drive # 04-01/05 The Franklin Singapore Singapore Tel.: Fax: EeLan.Kok@tuv-sud.sg Také třetí osoby, které nenáležejí k TÜV SÜD mohou v případě potřeby získat kontakt na výše jmenované kontaktní partnery. 4.) Compliance Committees (Výbor pro dodržování) Jako podpora CCO byl v každé strategické obchodní oblasti a pro regiony Asie/Pacifik a NAFTA zřízeny Compliance Committees (Výbory pro dodržování). K těm patří současní vedoucí obchodních odborů resp. současný Chief Regional Officer i jejich současný obchodní vedoucí. Ke Compliance Committees (Výborům pro dodržování) je vždy přiřazen zaměstnanec z koncernového odboru práva a Compliance (dodržování), který je v případě potřeby podpoří. Compliance Committees (Výbory pro dodržování) sestavují ročně v prosinci každého hospodářského roku Compliance Report (Zprávu o dodržování) pro CCO, ze které mimo jiného vyplývá způsob a počet v tomto časovém intervalu zjištěných porušení, zahájených opravných opatření a jiných uskutečněných nebo naplánovaných školících /vzdělávacích opatření pro zaměstnance. Na základě jednotlivých Compliance Reports (Zpráv o dodržování), poznatků ze systému ombudsmana a za přihlédnutí ke zjištěním koncernové revize sestavuje CCO Compliance Report (Zprávu o dodržování) za TÜV SÜD pro představenstvo TÜV SÜD AG. Tato Compliance Report (Zpráva o dodržování) za TÜV SÜD je zahrnuta do ročního hlášení představenstva dozorčí radě TÜV SÜD AG.