VEDENÍ PROVOZNÍ POKLADNY A PŘEPRAVA PENĚŽNÍ HOTOVOSTI, VEDENÍ OPERATIVNÍ EVIDENCE PROSTŘEDKŮ SVĚŘENÝCH DO ÚSCHOVY

Transkript

1 Sociální služby Vsetín, příspěvková organizace, Záviše Kalandry 1353, Vsetín I SM 23/2015 VEDENÍ PROVOZNÍ POKLADNY A PŘEPRAVA PENĚŽNÍ HOTOVOSTI, VEDENÍ OPERATIVNÍ EVIDENCE PROSTŘEDKŮ SVĚŘENÝCH DO ÚSCHOVY SMĚRNICE Proces Funkce Jméno a příjmení Datum Podpis Zpracování Ekonom Ing. Renata Zejdová Účetní Ing. Věra Slavětínská Přezkoumání manažerka kvality Mgr. B. Kamasová Schválení ředitelka Mgr. M. Pavlůsková Verze 01 Účinnost Platnost dnem vydání Nahrazuje: Směrnici 1004 Vedení pokladny a přeprava peněžní hotovosti, dodatek 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07 k této směrnici; Rozhodnutí ředitelky č.4/2013-bezpečnostní pokyny při převozu hotovosti a cenin; Rozhodnutí ředitelky č.5/2013; Směrnice č.15/2008 pro vedení operativní evidence v pobytových zařízeních Sociálních služeb Vsetín, příspěvkové organizace. Stránka 1 z 14

2 Obsah 1. Účel Rozsah platnosti, závaznost Vymezení pojmů Pravomoci a odpovědnosti Provozní pokladna Bezpečnost při práci s provozní pokladnou Zastupování v provozní pokladně Vedení operativní evidence v organizačních útvarech Věcná depozita Finanční depozita... 8 Příloha č Příloha č Stránka 2 z 14 Verze 01

3 1. Účel Tato směrnice stanoví zásady pro vedení provozní pokladny, jsou zde popsány základní činnosti pokladní, pravidla pro vystavování pokladních dokladů, bezpečnost při práci s pokladnou, při převozu peněžní hotovosti a zastupování. Dále je zde popsáno vedení operativní evidence ve všech organizačních útvarech. 2. Rozsah platnosti, závaznost (1) Směrnice je platná ve všech organizačních útvarech v Sociálních službách Vsetín, příspěvkové organizaci. (2) Směrnicí jsou povinni se řídit všichni zaměstnanci, kteří zasahují do procesu práce s peněžní hotovostí, ceninami a depozity. 3. Vymezení pojmů (1) Pokladní - je pracovní zařazení pro osobu, která zodpovídá za práci s peněžní hotovostí a ceninami. (2) Provozní pokladna peněžní hotovost, která slouží k hotovostním úhradám nákladů souvisejících s provozní činností. (3) Depozitní pokladna - realizuje se příjem a výdej peněžních (limitovaných) prostředků uživatelů. (4) Věcná depozita - vkladní knížky, klenoty, jiné cenné věci. (5) Finanční depozita - peněžní prostředky uživatelů přijaty do úschovy. (6) Pokladní limit je stanovená maximální výše denního zůstatku peněžní hotovosti nebo množství cenin. 4. Pravomoci a odpovědnosti (1) Pravomoci a odpovědnosti jsou uvedeny v textu. 5. Provozní pokladna (1) Základní činnosti pokladní - příjem a výdej peněžní hotovosti, - příjem a výdej cenin, - ukládání a výběr peněžní hotovosti z bankovního účtu. Stránka 3 z 14 Verze 01

4 (2) Pokladní limit Pokladní limit nesmí být překročen. Peněžní hotovost převyšující stanovený pokladní limit musí být na konci pracovního dne odvedena na bankovní účet nebo do provozní pokladny na ředitelství. (3) Pokladní limity ředitelství organizace: - limit provozní pokladny je stanoven ve výši ,- Kč, - limit depozit je stanoven ve výši ,- Kč, - limit FKSP je stanoven ve výši ,- Kč, - limit množství stravenek je stanoven v objemu čtyřměsíční průměrné spotřeby. (4) Pokladní limit peněžního zůstatku provozní pokladny na zařízení: - DZR Pržno je stanoven ve výši ,- Kč, - DS Jasenka, Vsetín je stanoven ve výši ,- Kč, - DS a DZR Seniorpark, Valašské Meziříčí je stanoven ve výši ,- Kč, - DS Karolinka je stanoven ve výši ,- Kč, - DS Rožnov pod Radhoštěm je stanoven ve výši ,- Kč, - Centrum bydlení OZP je stanoven ve výši ,- Kč. (5) Pokladní limit peněžního zůstatku depozitní pokladny: - u sociální služby Chráněné bydlení je stanoven limit ve výši 3 000,- Kč na uživatele - u všech ostatních služeb je stanoven limit zůstatku depozitní pokladny ve výši 1 500,- Kč na uživatele. (6) Limit množství poštovních známek a dalších cenin - na všech zařízeních je stanoven v objemu dvouměsíční průměrné spotřeby. (7) Vystavování pokladních dokladů Za pokladní doklady se považují: - příjmový pokladní doklad, - výdajový pokladní doklad. Příjmové a výdajové pokladní doklady jsou vystavovány průběžně a evidovány elektronicky do pokladní knihy od začátku roku v jedné číselné řadě. Pokladní kniha spolu se všemi pokladními doklady se po uzavření měsíce vytiskne a předá na ředitelství organizace. (8) Náležitosti pokladního dokladu: - označení (příjmový, výdajový), - pořadové číslo, - datum, - částka (číslem i slovy), - účel účetní operace, Stránka 4 z 14 Verze 01

5 - podpis příjemce, pokladní, osoby, která doklad zaúčtovala, správce rozpočtu a vedoucího zařízení nebo ředitele organizace; na zařízeních organizace jsou správci rozpočtu vedoucí zařízení. V případě, že je peněžní hotovost vydávána na základě plné moci, musí výdajový pokladní doklad obsahovat číslo občanského průkazu osoby přebírající peněžní hotovost a originál plné moci k převzetí peněžní hotovosti. (9) Podklad (např. paragon) pro vystavení pokladního dokladu povinně obsahuje: - název (jméno) a adresa vystavitele, - datum, - částka, - specifikace produktu (zboží, služba), - podpis a razítko vystavovatele dokladu (jen v případě ručně vystaveného dokladu), - razítko organizace, jméno a podpis osoby, která nákup zboží nebo služby uskutečnila, - slovy platba v hotovosti v případě, že to není z podkladu jinak zřejmé. Pokladní mají povinnost předepsané náležitosti podkladů a pokladních dokladů kontrolovat. (10) Vystavení pokladního dokladu Pokladní přijme podklad pro vystavení pokladního dokladu. Podkladem je například paragon, potvrzení o platbě, pokladní složenka, výběrní lístek apod. Pokladní zkontroluje, zda podklad obsahuje všechny předepsané náležitosti. Následuje určení kontace a vystavení pokladního dokladu. Prvotní podklad se stane přílohou vystaveného pokladního dokladu. (11) Inventarizace Inventarizace peněžních prostředků a cenin se provádí vždy k příslušného roku. 6. Bezpečnost při práci s provozní pokladnou (1) Peněžní hotovost a ceniny ukládá pokladní do příruční pokladny/trezoru. V průběhu pracovní doby, kdy pokladní nemanipuluje s peněžní hotovostí nebo ceninami, je příruční pokladna/trezor zamčen/a. Pokud pokladní ukládá peněžní hotovost do příruční pokladny, uzamkne příruční pokladnu při odchodu z kanceláře do trezoru. V případě, že je kancelář zabezpečena alarmem, aktivuje jej pokladní po skončení její pracovní doby. Po skončení pracovní doby pokladní odnese klíče od příruční pokladny/trezoru s sebou mimo pracoviště. Pokladní zabezpečují klíče od příruční pokladny/trezoru proti ztrátě a zneužití nepřetržitě. Stránka 5 z 14 Verze 01

6 (2) Držení a úschova klíčů Od příruční pokladny/trezoru existují vždy dva klíče. Jedním z klíčů disponuje osoba, která za danou příruční pokladnu/trezor zodpovídá. Druhý (náhradní) klíč je předán do úschovy protokolárně. Místo úschovy je stanoveno v příslušném Rozhodnutí ředitele. Protokolární předání náhradního klíče do úschovy probíhá za přítomnosti tří osob tak, že je vložen do obálky a v místě, kde byla obálka zalepena, je přes spoj umístěn otisk razítka a podpis každé ze zúčastněných osob, přičemž podpisy nezasahují do razítka. První osobou je držitel klíčů od trezoru. Druhou osobou je ředitel organizace nebo jím pověřená osoba. Třetí osobou je osoba přizvaná druhou osobou. Protokolární převzetí náhradního klíče z úschovy probíhá za přítomnosti tří osob. První osobou je osoba přebírající náhradní klíč z úschovy. Druhou osobou je ředitel organizace nebo jím pověřená osoba. Třetí osobou je osoba přizvaná druhou osobou. Klíč z úschovy lze vyzvednout pouze v mimořádné situaci. Na místě bude o tom sepsán protokol se zdůvodněním. Vzor protokolu je Přílohou č. 2 směrnice. O pořízení duplikátu klíče od příruční pokladny/trezoru rozhoduje výhradně ředitel organizace. Kontrolu držení a úschovy klíčů bude provádět interní auditor ve spolupráci s rozpočtářem jedenkrát za rok. (3) Přeprava peněžní hotovosti Přeprava peněžní hotovosti musí být zajištěna dle všeobecných pojistných podmínek pojištění majetku pro případ odcizení předepsaným způsobem. (4) Předepsaná omezení Dle pojistné smlouvy č Pojištění majetku Zlínského kraje a příspěvkových organizací Zlínského kraje viz Čl.3, část 3.5 odstavec n) strana 11: Limity plnění, které odpovídají uvedenému způsobu zabezpečení peněz nebo cenin v době pojistné události: - Kč ,-, jsou-li přepravovány jednou osobou, přepravované peníze nebo ceniny jsou uloženy v pevné a neprůhledné, řádně uzavřené tašce nebo je má osoba provádějící přepravu u sebe (peněženka, ledvinka), - Kč ,-, jsou-li přepravovány jednou osobou, která je vybavena obranným sprejem a přepravované peníze nebo ceniny jsou uloženy v pevné a neprůhledné, řádně uzavřené tašce, - Kč ,-, jsou-li přepravovány dvěma osobami, které jsou vybaveny obranným sprejem a přepravované peníze nebo ceniny jsou uloženy v pevné a neprůhledné tašce. (5) Přeprava zůstatků důchodů (dále jen kapesného) Přeprava peněžní hotovosti - kapesného se uskutečňuje vždy 15. všedního dne v měsíci. Stránka 6 z 14 Verze 01

7 Pokud připadne 15. den v měsíci na sobotu, je kapesné přepravováno 14. dne v daném měsíci. Pokud připadne 15. den v měsíci na neděli, je kapesné přepravováno 16. dne v daném měsíci. V době přepravy kapesného se přepravující osoby soustředí výhradně na tuto činnost a nevykonávají žádné z jiných běžných pracovních povinností. (6) Řešení krizové situace Při odůvodněném podezření na ohrožení bezpečnosti při přepravě peněžní hotovosti pověřená osoba neprodleně kontaktuje telefonní linku 158. Po navázání spojení s operátorem se představí jménem, názvem organizace, sdělí skutečnost, že přepravuje peněžní hotovost, popíše problém a lokalizuje polohu vozidla. Při přepravě peněžní hotovosti postupuje pověřená osoba při jakémkoli problému rozvážně, přičemž prioritou je ochrana života a zdraví osob přepravujících peněžní hotovost. 7. Zastupování v provozní pokladně Pokladní zastupuje v době její nepřítomnosti k tomu pověřená osoba. Předání pokladny se uskutečňuje na základě předávacího protokolu. Vzor předávacího protokolu je v Příloze č. 1 této směrnice. Zastupující pověřená osoba je seznámena se všemi povinnostmi práce pokladní a je hmotně odpovědná za svěřené prostředky. 8. Vedení operativní evidence v organizačních útvarech (1) V operativní evidenci jsou vedeny záznamy o prostředcích svěřených do úschovy v organizačních útvarech, jimiž jsou peněžní hotovosti, cenné věci a vkladní knížky, které útvar převzal do úschovy od uživatelů nebo v případech omezení ve svéprávnosti od jejich zákonných zástupců při nástupu nebo během pobytu v zařízení. (2) Zařízení převezme do úschovy cenné věci, pokud o to požádá uživatel, zákonný zástupce. (3) Cenné věci převzaté do úschovy musí být řádně označeny, evidovány a zabezpečeny. (4) Operativní evidence je vedena v IS Cygnus samostatně pro peněžní depozita, pro věcná depozita vkladní knížky a pro ostatní věcná depozita. (5) Operativní evidence o depozitech spočívá ve vedení složního listu (Příloha č.3), příjmových a výdajových pokladních dokladů, pokladní knihy peněžních a věcných depozit. Stránka 7 z 14 Verze 01

8 8.1. Věcná depozita (1) Při převzetí věcného depozita vyhotoví pověřený pracovník složní list ve dvojím vyhotovení (každý výtisk má hodnotu originálu). Jeden složní list se uloží v evidenci depozit, druhý obdrží uživatel, popřípadě opatrovník. Složní list zůstává založen až do vydání depozita. (2) Složní listy se číslují souvislou řadou. Vystavené složní listy se zapisují do rejstříku, který musí obsahovat číslo složního listu, datum jeho vyhotovení, jméno uživatele a datum vydání depozita. (3) Vkladní knížky se kromě složního listu evidují v operativní evidenci. Pohyb na vkladních knížkách se zachycuje rovněž na podkladě příjmových a výdajových pokladních dokladů v pokladní knize věcných depozit. Svěřené vkladní knížky uživatelů musí být uloženy v trezoru zařízení. (4) Vydání věcného depozita potvrdí příjemce na jednom výtisku složního listu a současně druhý výtisk vrátí. V případě převzetí vkladní knížky uživatelem je možné toto převzetí potvrdit na výdajovém pokladním dokladu. První výtisk složního listu podepíše pracovník odpovědný za evidenci depozit, vedoucí zařízení, popřípadě svědek. Výdej depozita dále zaznamená v rejstříku složních listů a v pokladní knize věcných depozit. (Věcná depozita se v pokladní knize evidují s finanční hodnotou 1,- Kč za jedno depozitum, vkladní knížky se evidují ve skutečně uložené částce Finanční depozita (1) Peněžní depozita jsou vedena pro jednotlivé uživatele a přijímají se a vydávají na základě příjmových a výdajových pokladních dokladů evidovaných v pokladní knize v IS Cygnus. (2) S peněžními depozity svěřenými do úschovy uživatelů omezených ve svéprávnosti může nakládat jen opatrovník (zákonný zástupce). Pro zajištění nákupů předmětů denní potřeby pro uživatele, které zabezpečují pověření pracovníci, musí být získán předchozí písemný souhlas opatrovníků. Veškeré nákupy musí být doloženy řádnými doklady, podepsanými dvěma svědky. (3) Pověřená pracovnice vedením depozit vydá pracovníkovi oprávněnému nakupovat pro uživatele zálohu na nákup, kterou oprávněný pracovník musí po provedení nákupu ihned vyúčtovat. Bez zúčtování předešlé zálohy, určené pro nákupy uživatelům, nelze poskytnout novou zálohu pro téhož uživatele. (4) Požádá-li zákonný zástupce uživatele o výdej finančních prostředků (nebo věcných depozit), kdy se nejedná o běžnou záležitost, popřípadě žádá o vydání všech prostředků uživatele je pověřený pracovník zodpovědný za vedení depozit povinen nahlásit písemně tuto skutečnost opatrovnickému oddělení příslušného soudu. Stránka 8 z 14 Verze 01

9 (5) Při úmrtí uživatele se depozita uzavřou. Další čerpání depozit není možné, pouze v případě, že uživatel dal již dříve písemný souhlas. Výše peněžních a věcných depozit je oznámena notáři k pozůstalostnímu řízení. Po ukončení pozůstalostního řízení je s těmito depozity naloženo podle sdělení příslušného notáře. Při vydání depozita je ukončeno vedení depozitního účtu uživatele. Majetek zemřelého může být vydán pozůstalým jen na pokyn soudu, po doručení usnesení soudu o ukončení dědického řízení pozůstalým, (tj. oznámení, že usnesení o ukončení dědického řízení nabylo právní moci), kde soud přesně stanoví, komu bude pozůstalost vydána. Jakékoliv vydání majetku zemřelého uživatele, byť nepatrné ceny, je před ukončením dědického řízení v rozporu se zákonem a pracovník, který tak činí, koná na vlastní odpovědnost a zároveň porušuje své pracovní povinnosti. (6) Peněžní depozita je možno ponechat v depozitní pokladně maximálně do výše 3000,- Kč na jednoho uživatele u služeb Chráněná bydlení a do výše 1500,- Kč u ostatních sociálních služeb. Násobek této částky a počtu uživatel tvoří denní pokladní limit depozitní pokladny. Hotovost nad tento limit je nutno uložit na vkladní knížky nebo na účet cizích prostředků u banky. Stanovený limit je možno překročit pouze v den rozvozu zůstatků důchodů uživatel. Související dokumenty: I-RŘ-04/2010 Systém úschovy náhradních klíčů od příručních pokladen a trezorů Stránka 9 z 14 Verze 01

10 Příloha č. 1 Datum předání pokladny: Čas předání pokladny: Předávací protokol Jméno osoby předávající pokladnu: Jméno osoby přebírající pokladnu: Účetní stav pokladny v Kč: Fyzický stav pokladny v Kč: Číslo posledního pokladního dokladu: Výčetka Počet kusů Hodnota bankovky Celkem korun českých Úhrnem 5.000, , ,- 500,- 200,- 100,- 50,- Hodnota mince 50,- 20,- 10,- 5,- 2,- 1,- Druh ceniny Hodnota Počet kusů Celkem Kč Jméno a podpis Jméno a podpis Jméno a podpis osoby předávající osoby přebírající vedoucího pracovníka Stránka 10 z 14 Verze 01

11 Příloha č. 2 Protokol o vyzvednutí náhradního klíče z úschovy v mimořádné situaci Datum sepsání protokolu: Místo úschovy náhradního klíče: Osoba přebírající klíč z úschovy Jméno, příjmení, funkce: Osoba předávající klíč z úschovy Jméno, příjmení, funkce: Svědek vyzvednutí klíče z úschovy Jméno, příjmení, funkce: Popis mimořádné události: Podpisy zúčastněných osob Podpis osoby přebírající Podpis osoby předávající Podpis svědka vyzvednutí klíč z úschovy klíč z úschovy klíče z úschovy Stránka 11 z 14 Verze 01

12 Příloha č. 3 Zařízení: SLOŽNÍ LIST Č. Příjmení a jméno vlastníka č. OP rodné číslo Datum převzetí Druh a počet předmětů ( druh VK ) Popis předmětu (u VK a bankovních účtů číslo a peněžní ústav) Hodnota předmětu datum vydání depozita Podpis vlastníka (opatrovníka) sociální pracovnice podpis pracovníka pověřeného vedením evidence depozit podpisy svědků Stránka 12 z 14 Verze 01

13 SEZNAM REVIZÍ Datum Popis revize Jméno a příjmení Podpis S platností od se mění v bodě 5. Provozní pokladna v odstavci (3) a (4) pokladní limity S platností od se mění pojmosloví (zbavení způsobilosti k právním úkonům nahrazeno termínem omezení ve svéprávnosti). Změna pokladního limitu peněžního zůstatku depozitní pokladny u sociální služby Chráněné bydlení S platností od se mění limit provozní pokladny ředitelství z Kč na Kč, limit depozitní pokladny z Kč na Kč a limit FKSP z Kč na Kč V kapitole 5, bodu 9 u páté odrážky se mění text. Ing. Renata Zejdová Ing. Renata Zejdová Ing. Renata Zejdová Ing. Renata Zejdová ZÁZNAM O SEZNÁMENÍ ZAMĚSTNANCŮ S DOKUMENTEM Svým podpisem potvrzuji, že jsem se s dokumentem seznámil/a, obsahově rozumím popsanému procesu a povinnostem, které mi z dokumentu vyplývají. Datum Jméno a příjmení Pracovní pozice Podpis Stránka 13 z 14 Verze 01

14 Stránka 14 z 14 Verze 01