J E N P R O I N F O R M A C I

Transkript

1 nstrukce Q agistrát města lzně Vydání č.: 1 očet stran: 8 očet příloh: 0 Účinnost od: VZÍ DKUT BUDVY TYLV 36 méno, funkce Datum odpis Zpracovatel Garant Schvalovatel Ladislav Dvořák, správce budovy oman ísař, vedoucí T VTŘ UDr. etr Triner, vedoucí VTŘ

2 nstrukce Q rovozní dokumentace budovy Tylova 36 Vydání č. 1 bsah: 1 ÚČL ŮSBST ZKTKY, Y V DVĚDST S ČSTÍ Klíčový režim ZS ovinnosti osoby odpovědné za otvírání a uzavírání budovy Vstup pracovníků ŽÚ do budovy Vstup veřejnosti do budovy ovinnosti zaměstnanců rovoz výtahu rovoz kotelny Úklid budovy akládání s odpadem rovoz dvora objektu BZ a Havarijní připravenost Hospodaření s energií statní 9 6 ZÁZY SUVSÍÍ DKUT ZÁVĚČÁ USTVÍ ŘÍLHY agistrát města lzně Strana 2 (celkem 10)

3 nstrukce Q rovozní dokumentace budovy Tylova 36 Vydání č. 1 Vydání č. /revize č. Změna č. Strana č. Změnový/revizní list opis změny Datum účinnosti změny Garant (méno, příjmení) 1/1 1 4 Změny spojené se změnou org. struktury oman ísař 1/2 2 1 Změna zpracovatele oman ísař 1/2 3 4 Doplnění Zkratky a pojmy oman ísař 1/2 4 7 Doplnění - Havarijní připravenost oman ísař 1/2 5 8 Doplnění - Související dokumentace oman ísař 1/2 6 8 říloha č. 1 rovozní řád plynové kotelny oman ísař 1/3 1 5 Článek 3 - doplnění SŘ o S 50001: Doplnění článku 5.9 Úklid a údržba budovy 3 8 Doplnění článku 5.10 akládání s odpadem 4 8 Úprava článku Havarijní připravenost oman ísař 1/4 1 7 Úprava článku oman ísař 1/4 2 8 Doplnění článku 5.14 Hospodaření s energií oman ísař Q Datum, podpis garanta agistrát města lzně Strana 3 (celkem 10)

4 nstrukce Q rovozní dokumentace budovy Tylova 36 Vydání č. 1 1 ÚČL Účelem této nstrukce je stanovení pravidel provozu v budově agistrátu města lzně Tylova 36 v rámci SŘ. nstrukce obsahuje souhrn pokynů, které upravují organizaci provozu, dodržovaní pořádku a bezpečnosti v budově a přilehlých prostorách. 2 ŮSBST nstrukce je závazná pro všechny osoby, které se v prostorách objektu nacházejí. 3 ZKTKY, Y agistrát města lzně VTŘ dbor vnitřní správy SŘ - integrovaný systém řízení dle ČS S 900:2009, ČS S 14001:2005 a ČS HSS ČS S 50001:2012 T Technické oddělení ZS lektronický zabezpečovací systém ŽÚ Živnostenský úřad BZ Bezpečnost, ochrana a zdraví při práci ožární ochrana adzemní podlaží - odzemní podlaží SS - Komunikace plynové kotelny SDH - Sbor dobrovolných hasičů ns - systém energetického managementu ČS S 50001: V DVĚDST lnění této nstrukce se ukládá všem zaměstnancům. Kontrolou dodržování jsou pověřeni vedoucí zaměstnanci na všech stupních řízení. nstrukce je vydána v návaznosti na vydané řídící a organizační normy, zejména na QS rovozní řád budov, QS racovní řád, QS ožární ochrana, QS Bezpečnost a ochrana zdraví při práci. 5 S ČSTÍ 5.1 Klíčový režim Klíče od obou zámků hlavního vchodu do budovy (vrata z Tylovy ulice do průjezdu) mají k dispozici: agistrát města lzně Strana 4 (celkem 10)

5 nstrukce Q rovozní dokumentace budovy Tylova 36 Vydání č. 1 Správce budovy T VTŘ racovník odpovědný za otevírání a uzavírání budovy T VTŘ Vedoucí ŽÚ ěstská policie lzeň perační oddělení bsluha kotelny áhradní klíče jsou umístěny v zapečetěné obálce ve vrátnici budovy radnice Klíč od horního zámku hlavního vchodu, klíče od vchodu z průjezdu do budovy, klíče od jednotlivých kanceláří a místností určených ke společnému užívání mají k dispozici zaměstnanci ŽÚ dle uvážení vedoucího ŽÚ a obsluha kotelny (s výjimkou klíčů od jednotlivých kanceláří). áhradní klíče od celé budovy jsou uloženy v místnosti č. 315, do které má přístup vedoucí ŽÚ, správce budovy a pracovník odpovědný za otvírání a uzavírání budovy. 5.2 ZS 1. řízemí objektu je vybaveno ZS. Ten je rozdělen do 3 zón: zóna východní křídlo budovy; mimo jiné je zde situován hlavní archiv a místnost slaboproudých rozvodů. zóna B místnosti v západním křídle budovy u hlavního schodiště. zóna hlavní schodiště a přilehlé prostory. 2. Číselný kód pro aktivaci a deaktivaci ZS ve všech zónách má k dispozici osoba odpovědná za otevírání a uzavírání budovy, vedoucí ŽÚ a správce budovy. 3. řidělení číselného kódu pro aktivaci a deaktivaci ZS zaměstnancům ŽÚ povoluje vedoucí VTŘ na základě žádosti vedoucího ŽÚ. 4. Číselnou kombinaci každého kódu si zadává do systému oprávněný pracovník sám. právnění pro zadání kódu do systému přiděluje správce budovy. Každý zaměstnanec je povinen uchovávat svůj kód v tajnosti. 5.3 ovinnosti osoby odpovědné za otvírání a uzavírání budovy 1. Každý pracovní den ráno v 6.00 hod odemknout hlavní vchod do budovy, deaktivovat ZS budovy a uzamknout hlavní vchod na horní zámek. 2. rovést obchůzku celé budovy (včetně archivů) a kontrolovat zejména, zda nedošlo k násilnému vniknutí do budovy či zda nedošlo k poškození majetku ohněm, vodou apod. ři zjištěné závadě neprodleně informovat správce budovy a případně uzavřít hlavní uzávěr té energie, která potíže způsobila. mimořádných událostech provést zápis do provozní knihy, která je umístěna v místnosti č okud žádnou závadu neobjeví, provede do provozní knihy zápis Bez závad. 3. áno při odchodu z budovy uzamknout vchod z průjezdu do budovy, uzamknout hlavní vchod pouze na horní zámek a pojistku elektrické západky přestavit do polohy uzavřeno (dole). 4. Každý pracovní den po ukončení provozní doby úřadu uzavřít hlavní vchod budovy a opět provést obchůzku celé budovy včetně archivů. ři obchůzce zkontrolovat uzavření všech oken, zhasnutí světel, vypnutí všech elektrických spotřebičů, zejména odpojení varných konvic a elektrických vařičů z elektrické sítě. Zkontrolovat, zda je uzamčen výtah, garáže a sklep ve dvoře objektu. Kabinu výtahu zanechat ve 2.. V místnostech, kde je ZS zkontrolovat, zda jsou roztaženy žaluzie. agistrát města lzně Strana 5 (celkem 10)

6 nstrukce Q rovozní dokumentace budovy Tylova 36 Vydání č ři zjištění jakékoliv závady opět provést zápis do provozní knihy a pokud je to v jeho silách, závadu odstranit. V opačném případě neprodleně kontaktovat správce budovy. okud žádnou závadu neobjeví, do provozní knihy provede zápis Bez závad. 6. ři odchodu překlopit pojistku elektrické západky zámku do polohy otevřeno, uzamknout vchod z průjezdu do budovy a aktivovat ZS v celé budově. Uzamknout hlavní vchod do budovy na oba zámky. 5.4 Vstup pracovníků ŽÚ do budovy 1. V úřední hodiny je vstup do budovy otevřen a budova je volně přístupná pro veřejnost i pro zaměstnance. 2. V provozní hodiny je budova uzavřena pomocí elektrického vrátného, pracovníci ŽÚ si mohou hlavní vchod otevřít pomocí platného číselného kódu, který zadají na panelu elektrického vrátného u hlavního vstupu do budovy. o vstupu do budovy vchod opět uzavřou. 3. imo provozní hodiny je hlavní vchod uzamčen na horní zámek. racovníci ŽÚ si při vstupu do budovy i při odchodu z budovy odemknou hlavní vchod a opět jej uzamknou na horní zámek. 4. Vchod z průjezdu do budovy je otevřen v úřední i provozní hodiny, mimo tyto hodiny je vchod uzamčen pracovníci si při vstupu do budovy i při odchodu z budovy vchod odemknou a opět jej uzamknou. 5. Každý pracovník má k dispozici klíč od jemu přidělené kanceláře a dle uvážení vedoucího ŽÚ také od místností určených ke společnému užívání (kuchyňka apod.). Z důvodu zabezpečení ochrany majetku jsou pracovníci povinni při každém opuštění těchto místností je zamykat. 6. demčení hlavního vchodu při zahájení provozních či úředních hodin a jeho opětovné uzamčení při ukončení provozních či úředních hodin zajišťují pracovníci ŽÚ dle interních pokynů vedoucího ŽÚ tak, aby byl dodržen režim vstupu veřejnosti do budovy dle bodu 5.5 této nstrukce. 5.5 Vstup veřejnosti do budovy 1. V úřední hodiny je budova volně přístupná pro veřejnost hlavní vchod budovy i dveře z průjezdu do budovy jsou otevřeny. 2. V provozní hodiny je hlavní vchod odemčen, ale uzavřen pomocí elektrického vrátného. Ten umožňuje otevření hlavního vchodu prostřednictvím telekomunikačního zařízení. 3. imo provozní hodiny je hlavní vchod uzamčen na horní zámek. 5.6 ovinnosti zaměstnanců 1. Zaměstnanci jsou povinni dodržovat QS rovozní řád budov. 2. Zaměstnanci jsou povinni otvírat a uzavírat hlavní vchod do budovy dle bodu V místnostech s ZS jsou zaměstnanci povinni před odchodem z budovy roztáhnout žaluzie. 4. Zaměstnanci ŽÚ nejsou oprávněni manipulovat s pojistkou elektrické západky elektrického vrátného. akákoliv manipulace se západkou je plně v kompetenci osoby odpovědné za otevírání a uzavírání budovy. agistrát města lzně Strana 6 (celkem 10)

7 nstrukce Q rovozní dokumentace budovy Tylova 36 Vydání č rovoz výtahu 1. rovoz výtahu zajišťuje VTŘ prostřednictvím smluvního vztahu s dodavatelskou firmou. 2. Výtah slouží především k dopravě imobilních zaměstnanců a klientů ŽÚ. 3. ři běžném provozu jsou otevřeny pouze stanice v 1. a 2. patře, stanice v přízemí (ve dvoře objektu) je otevřena dle uvážení vedoucího ŽÚ. Klíče od výtahu jsou uloženy v sekretariátu vedoucího ŽÚ. 5.8 rovoz kotelny 1. Do plynové kotelny v 1. objektu mají povolen vstup pouze osoby povolané a odborně způsobilé. statním osobám je vstup do kotelny přísně zakázán. 2. bsluhu kotelny zajišťuje osoba k tomu pověřená a zaškolená. Kotelna je vybavena GS komunikátorem, který neprodleně ohlašuje SS zprávou jakoukoliv mimořádnou událost či poruchu, která v kotelně nastane. nformováni jsou správce budovy, osoby pověřené obsluhou a dohledem nad kotelnou a vedoucí T VTŘ Úklid a údržba budovy 1. ravidelný úklid budovy a společných prostor zajišťuje VTŘ prostřednictvím vlastních zaměstnanců a je prováděn zpravidla po úředních hodinách. Kontrolu úklidu provádějí všichni zaměstnanci a případné nedostatky neprodleně hlásí mistrovi úklidu případně správci budov a to telefonicky nebo em. istr úklidu neprodleně zajistí nápravu. 2. Údržbu budov zajišťuje technické oddělení VTŘ. ožadavky na opravy (nebo zjištěné nedostatky) se předávají telefonicky či em správci budovy. Správce budovy je odpovědný za včasné odstraňování nahlášených závad 5.10 akládání s odpadem 1. Svoz komunálního a separovaného odpadu zajišťuje technické oddělení VTŘ prostřednictvím smluvního vztahu s dodavatelskou firmou. dpad z budovy se ukládá do příslušných kontejnerů na komunální a separovaný odpad umístěných ve dvoře budovy. akládání s opadem řeší Q akládání s odpadem produkovaným. Správce budovy odpovídá za kontrolu dodržování instrukce se zaměřením na důsledné provádění separace odpadu, případné nedostatky řeší s odpovědnými pracovníky nebo dodavateli služeb rovoz dvora objektu 1. a dvoře objektu jsou umístěny nádoby na separovaný a komunální odpad. eho odvoz zajišťuje VTŘ prostřednictvím smluvního vztahu s dodavatelskou firmou. 2. a dvoře objektu jsou 3 garážová místa pro parkování služebních vozidel. 3. Soukromá vozidla nemají vjezd do dvora objektu povolen BZ a 1. Zaměstnanci jsou povinni dodržovat interní předpisy BZ a, zejména QS ožární ochrana, Q Zabezpečení požární ochrany v objektech, QS agistrát města lzně Strana 7 (celkem 10)

8 nstrukce Q rovozní dokumentace budovy Tylova 36 Vydání č. 1 Bezpečnost a ochrana zdraví při práci, Q Zajištění bezpečností práce a ochrany zdraví na pracovištích Havarijní připravenost 1. ři poruchách rozvodů energií, požárním poplachu, provozní ekologické nehodě nebo při jiných mimořádných situacích je nutno postupovat podle postupů, které jsou stanoveny ve směrnici QS Havarijní připravenost. Dlouhodobé přerušení dodávky vody: ři dlouhodobém přerušení dodávky vody je správce budovy povinen zajistit náhradní zdroj vody a její následnou distribuci v rámci budovy společně s pracovníky údržby. V součinnosti s Vodárnou lzeň a.s. zajistí přistavení cisterny na vyhrazené parkoviště před budovou Tylova č. 36. Toto opatření platí i v zimním období. Dlouhodobé přerušení dodávky el.energie: ři dlouhodobém přerušení dodávky el.energie je správce budovy povinen zajistit ve spolupráci s KŘ a SDH připojení budovy na náhradní zdroj elektrické energie. S ohledem na výkon náhradního zdroje je správce budovy a pracovník údržby obor elektro povinen: - vymezit a zabezpečit s ohledem na BZ prostor pro umístění náhradního zdroje ve vnitřním dvoře budovy. - odpojit budovu od distribučního zdroje ČZ a vypnout všechny podružné rozvaděče v budově. - zajistit propojení mezi náhradním zdrojem a přípojným místem ve 2. na chodbě budovy ( 32, pětikolík, 400V). - dle pokynu odpovědného vedoucího odboru postupně zajistit dodávku el.energie na pracoviště, která jsou nezbytná pro zajištění chodu úřadu v rozsahu výkonu náhradního zdroje. Bude zajištěn jen nezbytný chod odborů zajišťujících výkon státní správy. - po obnovení dodávek z distribuční soustavy uvést zařízení do standardního stavu. Dlouhodobé přerušení dodávky plynu k vytápění: ři dlouhodobém přerušení dodávky plynu je správce budovy po dohodě s ředitelem ÚS povinen zajistit na vybraných pracovištích nezbytný chod odboru, náhradní zdroj tepla. Vytápění (temperace) bude zajištěno pomocí el.přímotopů, které budou umístěny do místností dle požadavku V, tak aby byl zachován nezbytný chod odboru Hospodaření s energií 1. rovoz hospodaření s energiemi ve svěřených budovách je konkrétně řešen v souladu se směrnicí QS nergetický management a je zajišťován správci a údržbáři budov. Správce budovy je povinen provádět pravidelné odečty jednotlivých měřidel energií a to pravidelně vždy k prvnímu dni příslušného měsíce či jejich výměny a provést o tom elektronicky záznam na lymp V, energ. budova Tylova 36, ns pro daný rok. 2. Za účelem monitorování teploty v referenčních místnostech jsou v budově osazeny informativní měřidla ( teploměry ). ejich vhodné umístění je navrženo správcem budovy a uvedeno v seznamu měřidel v souladu se směrnicí Q etrologický řád. agistrát města lzně Strana 8 (celkem 10)

9 nstrukce Q rovozní dokumentace budovy Tylova 36 Vydání č ravidelné odečítání teplot v referenčních místnostech provádí pracovníci údržby v intervalu 1 x týdně a to vždy v úterý. výsledku měření je proveden záznam. 4. nalýza měsíčních spotřeb energie je zajišťována správci budov a pravidelně vyhodnocována společně s energetikem. řípadné neshody včetně návrhu nápravných opatření a následné vyhodnocení jsou zaznamenávány elektronicky na lymp V, energ. budova Tylova 36, ns pro daný rok, poznámky statní 1. V celém objektu platí zákaz kouření. Kouření je povoleno pouze ve dvoře objektu a na pavlačích ve 2. a ZÁZY Tabulka záznamů vyplývajících z činností definovaných v této nstrukci: dentifikace ázev Zpracovává místo 7 SUVSÍÍ DKUT QS rovozní řád budov QS racovní řád QS ožární ochrana Q Zabezpečení požární ochrany v objektech QS Bezpečnost práce a ochrana zdraví při práci Q Zajištění bezpečnosti práce a ochrany zdraví na pracovištích Q akládání s odpadem produkovaným S Havarijní připravenost QS Systém ns QS etrologický řád ČS S 9001:2009 ČS S 14001:2005 ČS HSS 18001:2009 ČS S 50001:2012 Statut města lzně Uložení kniha požární kniha správce správce stále kniha provozní kniha ZS servis ústředna stále doba kniha provozní kniha kotelny obsluha kotelna topná sezóna kniha revizní kniha výtahu servis servis stále Záznamový list monitorování teplot v budově správce budovy správce budovy 1 rok agistrát města lzně Strana 9 (celkem 10)

10 nstrukce Q rovozní dokumentace budovy Tylova 36 Vydání č. 1 Kolektivní smlouva Zákon 352/2001Sb ve znění pozdějších předpisů 8 ZÁVĚČÁ USTVÍ Tato nstrukce nabývá účinnosti dne V případě individuálního pořízení kopie dokumentu na počítači je dokument označen při tisku podtitulem, v případě kopírování dokumentu je úvodní strana označena razítkem či nápisem s tímtéž textem. Uživatel si musí být vědom, že aktuálnost takovéto kopie je pouze v okamžiku jejího pořízení. 9 ŘÍLHY 1. rovozní řád plynové kotelny rovozní řád plynové kotelny agistrát města lzně Strana 10 (celkem 10)