Čestné jednání. Cesta správným směrem. Normy pro chování pracovníků společnosti ZF TRW. Vedení Prohlášení o zásadách Online vzdělávání

Transkript

1 Normy pro chování pracovníků společnosti ZF TRW Čestné jednání Vedení Prohlášení o zásadách Online vzdělávání Cesta správným směrem Poselství Franze Kleinera Cesta k splnění našich představ o získání vedoucího postavení mezi výrobci aktivních a pasivních bezpečnostních systémů v celosvětovém měřítku je založena na důvěře důvěře v naše produkty, naše lidi a jejich čestné jednání. Řidiči a cestující se spoléhají každý den na silnicích celého světa na nás a naše produkty, aby lépe ochránili svůj nejcennější majetek životy své a svých rodin. Důvěra v naše produkty jde ruku v ruce s důvěrou v naše lidi. Tato důvěra se rozšiřuje na každého z nás, kdo zastupujeme společnost ZF TRW, a je nutné ji respektovat tak, že sami budeme jednat v souladu s nejpřísnějšími normami zákonného a etického chování. Pověst založená na letech čestného jednání může být zničena jediným nesprávným úsudkem nebo špatným úmyslem. Každý z nás musí v každém okamžiku myslet na to, že je potřeba jednat správně. Správné jednání není samozřejmě vždy jednoduché. Často se obtížně poznává, co je přijatelné a co ne. To je důvod, proč je nutné, abychom všichni měli jistotu, že známe pravidla pro případy vyhraněných situací a v okamžicích, kdy správné jednání může skutečně představovat problém. Tyto normy chování jsou společně s prohlášeními o zásadách, na kterých jsou založeny, směrnicemi pro vedoucí pracovníky, probíhajícími relacemi interaktivního internetového školení a našimi právními zpravodaji určeny k tomu, aby pomohly každému z nás rozpoznat základní etické problémy a řešit je a pomohly zachovat kulturu čestného, poctivého a zodpovědného jednání. Pečlivě si přečtěte tyto normy chování a připojte se k mému závazku podporovat principy, které obsahují. Vždy je nutné: Zkoumat fakta, ptát se, pokud máte pochybnosti, a jednat v souladu s nejpřísnějšími normami zákonného a etického chování. Takto bude možné i nadále zachovat reputaci společnosti ZF TRW jako přední společnosti v oblasti výroby automobilových bezpečnostních systémů a čestného jednání. Franz Kleiner, prezident a generální ředitel společnosti ZF TRW

2 Obsah 1 Přehled... 3 Použitelnost a další směrnice... 3 Linka důvěry pro dodržování etických zásad... 4 Oznámení porušení norem... 4 Neuplatňování represí... 5 Vyšetření... 5 Co musí zaměstnanci a manažeři udělat Čestná obchodní jednání... 7 Poctivé jednání... 7 Střety zájmů... 7 Dárky a další pozornosti... 7 Poctivá soutěž Odpovědnost vůči našim akcionářům... 9 Přesné záznamy... 9 Zveřejňování informací... 9 Nedovolené obchodování s akciemi prováděné zaměstnanci společnosti nebo zasvěcenými osobami Závazky vůči společnosti Důvěrnost a ochrana majetku Elektronické komunikace Podnikové příležitosti Správa záznamů Respekt v pracovním prostředí Pracovní prostředí Ochrana osobních dat Dodržování zákonů a závazků vůči našim komunitám Vládní vyšetřování Soulad se zákony a předpisy pro export a import Protikorupční zákony Zdraví, bezpečnost a ochrana životního prostředí

3 1 PŘEHLED Tyto normy chování, které jsou klíčovou součástí úplného programu společnosti ZF TRW pro zaručení dodržování předpisů, stanoví, že všichni musíme jednat v souladu se všemi zákony a vést naši společnost tak, aby to bylo ve shodě s nejpřísnějšími normami zákonného a etického chování. Tečka. Cokoli méně je nepřijatelné. Dodržování těchto norem znamená, že je nutné nejen jednat v souladu se zákony, ale také pohotově reagovat na zodpovědnost, kterou v sobě skrývá příslušnost k naší společnosti. Zachování souladu s duchem těchto norem vyžaduje vysokou úroveň čestného přístupu při veškerých jednáních se zákazníky, dodavateli, akcionáři, zaměstnanci, místními komunitami, vládními organizacemi na všech úrovních a s širokou veřejností. Tyto normy jsou výslovně určeny k podpoře následujících zásad: Čestné jednání v podnikání Poctivost ve finančních zprávách a sděleních Dodržování všech platných zákonů, pravidel a předpisů Oznamování veškerých podezření na porušení těchto norem Zodpovědné dodržování těchto norem. Použitelnost: Tyto normy platí po celém světě pro všechny funkcionáře a zaměstnance společnosti ZF TRW Automotive Holdings Corp. a jejích poboček a společných podniků, které ovládá (souhrnně společnost ZF TRW ). Uplatnění těchto norem může být ovlivněno pozicí společnosti ZF TRW uvnitř větší organizace, jako například společnosti ZF Friedrichshafen AG a všech jejích dceřiných společností či společných podniků, které řídí (všechny subjekty, které se neřadí k společnosti ZF TRW, jsou v tomto dokumentu souhrnně označovány jako ZF ). Vzhledem k postavení ZF TRW v rámci organizace ZF se zásady pro obchodní partnery společnosti ZF vztahují i na externí poskytovatele služeb a obchodní partnery společnosti ZF TRW při podnikání jménem ZF TRW. Pokud jsou závazné místní zákony nebo zásady soužití v rozporu se zásadami společnosti ZF TRW, budou mít přednost závazné místní zákony. V případě pochybností, zda nedochází ke konfliktu, kontaktujte právní oddělení společnosti ZF TRW. Další směrnice: Někdy jsou odpovědi na právní nebo etické problémy zřejmé. Často však nemusí být řešení jasné. Jestliže máte pochybnosti, zeptejte se. Tyto normy, stejně jako všechny ostatní etické kodexy, obsahují pouze obecné pokyny týkající se toho, jaké chování se očekává od pracovníků společnosti ZF TRW. Nelze předjímat veškeré problémy, se kterými se můžeme setkat, nebo otázky, které mohou vyvstat. Proto jsou k dispozici další zdroje. Zásady: Pokud budete mít otázky týkající se konkrétních témat, je dobré začít hledáním informací v prohlášeních o zásadách platných v naší společnosti a v právních zpravodajích. Jsou k dispozici v několika jazycích na intranetu společnosti ZF TRW v části věnované právu a etice. Odkazy na další informace, ve kterých naleznete další pomoc týkající se témat uvedených v těchto normách, jsou k dispozici na následujících stránkách. Školení: Společnost ZF TRW poskytuje online a osobní školení, která mají zaměstnancům pomoci pochopit a přijmout odpovídající obchodní postupy. Absolvování povinných školení je sledováno ve spojení s každoročním hodnocením všech výkonů manažerů. Mluvte s ostatními: Jestliže budete mít otázky v souvislosti se svými odpovědnostmi založenými na těchto normách nebo jakýchkoli dalších zásadách platných v naší společnosti nebo pokud máte podezření, že došlo k porušení zákonných nebo etických norem, doporučujeme nejprve požádat o radu svého nadřízeného. Pokud se cítíte nesví při komunikaci se svým nadřízeným, promluvte si s jiným vedoucím pracovníkem, zástupcem personálního oddělení nebo členem právního oddělení. Jestliže si nejste jisti tím, jak tyto normy nebo kterékoli další zásady použít v konkrétní situaci, máte vždy možnost kontaktovat právní oddělení společnosti ZF TRW. 3

4 Linka důvěry pro dodržování etických zásad: Pokud by Vám bylo z jakéhokoli důvodu nepříjemné hovořit přímo s pracovníkem společnosti ZF TRW, jak je uvedeno výše, nebo v případě, že byste měli pocit, že Váš problém nikdo neřeší, máte možnost tento problém předložit anonymně prostřednictvím linky důvěry pro dodržování etických zásad zřízené společností ZF TRW 1 : em Telefonicky Poštou integrity.helpline@trw.com nebo bezplatně na čísle (USA), (Německo), (Mexiko) nebo (Velká Británie) ZF TRW Ethics Office Tech Center Drive Livonia, MI USA Faxem Attention: Ethics Office SLEDUJTE VÝSTRAŽNÉ SIGNÁLY Pokud uslyšíte nebo pronesete některý z následujících výroků, pravděpodobně jste porušili předpisy nebo taková situace brzy nastane: Každý to dělá. Nikomu to neublíží. Pro tentokrát Nikdo to nezjistí. Nezáleží na tom, jak, hlavně když to bude. Co z toho budu mít já? NEZAPOMEŇTE: I POKUD JEDNÁTE S ÚMYSLEM POMOCI ZF TRW, NENÍ TO OMLUVA PRO NEETICKÉ JEDNÁNÍ! Oznámení porušení norem: Jako zaměstnanci společnosti ZF TRW jsme všichni zodpovědní za to, že budeme jednat správně, a jsme povinni oznámit nesprávné jednání. Je pochopitelné, že se Vám oznamování o jednání kolegů může příčit. Každý z nás však má povinnost oznámit podezření na porušení zákona, těchto norem chování nebo dalších zásad společnost ZF TRW a plně spolupracovat při vyšetřování právních a etických problémů. Pokud neoznámíte porušení předpisů, porušíte sami tyto normy a zásady společnosti ZF TRW. Podezření na nesprávné jednání oznamte svému nadřízenému (nebo jinému vedoucímu pracovníkovi společnosti ZF TRW) a právníkovi společnosti ZF TRW. Podezření na nesprávné jednání lze oznámit také prostřednictvím linky důvěry pro dodržování etických zásad (pokud budete chtít i anonymně) nebo pokud se Vaše podezření týká účetních či auditních záležitostí, a není Vám příjemné ho oznámit právnímu oddělení nebo prostřednictvím linky důvěry pro dodržování etických zásad, můžete své obavy předložit přímo lince důvěry společnosti ZF na Uveďte úplný popis problému, osobu nebo osoby, kterých se problém týká, datum nebo data výskytu, další osoby, které mohly být svědkem této události, a veškeré další informace, které by mohly být přínosem pro vyšetřování. Jestliže zůstanete při oznámení podezření na nesprávné jednání v anonymitě, mějte prosím na paměti, že pro nás může být těžké příslušnou záležitost vyšetřit, pokud nebudeme znát Vaši identitu. Kromě toho také anonymní vystupování 4

5 znemožní společnosti ZF TRW, aby Vás mohla kontaktovat v případě potřeby zjištění dalších informací. Žádáme Vás, abyste při rozhodování, zda zůstat v anonymitě, tuto skutečnost vzali v úvahu. V některých zemích se v důsledku odlišností v zákonech požadavky na oznamování nesprávného jednání liší. Například ve Francii jednotlivci porušení předpisů oznámit mohou, ale nejsou povinni to udělat. Pokud budete mít nějaké otázky, poraďte se s místním právním oddělením. Neuplatňování represí: Pokud budete oznamovat možné porušení předpisů, nemusíte se bát represí. Společnost ZF TRW přísně zakazuje jakoukoli formu represí vůči zaměstnancům, kteří v dobré víře oznámí možné porušení předpisů. Dobrá víra neznamená, že máte pravdu, ale znamená to, že poskytujete veškeré informace, které máte k dispozici, a že čestně věříte, že je Váš úsudek o situaci, kterou oznamujete, přesný. V případě, že byste měli pocit, že jste byli vystaveni represím v důsledku oznámení možného porušení předpisů nebo spolupráce při vyšetřování, kontaktujte ihned právní oddělení společnosti ZF TRW na lince důvěry pro dodržování etických zásad. 1 Oznámení v jiných jazycích než je angličtina je nejlepší poslat em nebo faxem. Pokud však dáte přednost osobnímu rozhovoru a nemluvíte anglicky, zajistíme překladatele. Otáz ka Jaký je postup před oznámením problému prostřednictvím formálních kanálů? Odp ověď Společnost ZF TRW doporučuje sdělit svoje podezření kolegům, než nastane skutečný problém. Nechceme tím naznačit, že byste měli vést vlastní vyšetřování. Někdy však může být vhodné sdělit svoje podezření přímo příslušné osobě a dát jí příležitost vysvětlit svoje chování, aby nedošlo k nedorozumění. Přesto, pokud je zaměstnancům nepříjemné řešit takovou situaci na vlastní pěst, měli by se poradit s nadřízeným nebo kterýmkoli jiným zdrojem uvedeným v těchto normách. Pokud nebudou zaměstnanci schopni vyřešit tyto problémy pomocí těchto metod, mohou oznámit příslušnou záležitost prostřednictvím linky důvěry pro dodržování etických zásad společnosti. Vyšetřování: Na lince důvěry pro dodržování etických zásad společnosti ZF TRW pracují zaměstnanci právního oddělení společnosti ZF TRW s nižším právnickým vzděláním. Hovory se nikdy nezaznamenávají ani nesledují. Hlasové zprávy jsou shrnuty a smazány. Všechny otázky a obavy jsou brány vážně a je u nich zachovávána důvěrnost. Tvrzení vyžadující vyšetření jsou postoupena dále a vyšetřena příslušnými pracovníky. Vyšetřování probíhá čestně a pečlivě a daná situace je vyřešena v nejkratší možné době. Psané zprávy jsou uloženy pod zámkem a příslušné informace jsou sdělovány pouze v nezbytně nutném rozsahu. Nezapomeňte, že informace linky důvěry pro dodržování etických zásad společnosti ZF TRW jsou důvěrné v co největší možné míře. Tuto důvěrnost pomůžete zachovat tím, že o těchto informacích nebudete diskutovat s kolegy nebo přáteli. Pokud je zjištěno porušení předpisů, bude učiněno odpovídající opatření. Kromě toho může společnost ZF TRW podniknout disciplinární akci, která může vést až k propuštění zaměstnance. Za porušení zákonů mohou být zaměstnanci také vystaveni sankcím v rámci civilního nebo trestního práva. Vzhledem k požadavkům na zachování důvěrnosti nebudeme moci poskytnout podrobné informace osobě, která učinila oznámení, o tom, (i) jak bylo vedeno vyšetřování, (ii) jaké akce byly podniknuty nebo (iii) zda či jak byla osoba, která se dopustila tohoto přestupku, potrestána. Pokud nedostanete odpověď na svoji otázku, neznamená to, že náš mechanismus oznamování těchto skutečností nefunguje. Někdy neexistuje dostatek důkazů pro usvědčení osob z nesprávného jednání. To by Vás však nemělo odradit od oznámení případného porušení předpisů v budoucnu. KAŽDÝ, KDO PORUŠÍ TYTO NORMY CHOVÁNÍ NEBO ZÁSADY SPOLEČNOSTI ZF TRW MŮŽE BÝT VYSTAVEN DISCIPLINÁRNÍMU ŘÍZENÍ, COŽ MŮŽE BÝT VAROVÁNÍ, VÝSTRAHA, PODMÍNEČNÉ PROPUŠTĚNÍ, SNÍŽENÍ MZDY, PŘEVEDENÍ NA MÉNĚ DŮLEŽITOU PRÁCI, DOČASNÉ PROPUŠTĚNÍ NEBO PROPUŠTĚNÍ. 5

6 Jaké jsou povinnosti všech zaměstnanců Nesmí se podílet na žádném nezákonném, neetickém nebo nedovoleném jednání. Musí mít praktické znalosti zákonných požadavků a zásad společnosti ZF TRW vztahujících se k jejich práci. V případě pochybností musí požádat o radu některý ze zdrojů uvedených v tomto dokumentu. Musí oznámit možná porušení předpisů. Jaké jsou povinnosti všech vedoucích pracovníků Musí podniknout kroky k zajištění toho, aby byli zaměstnanci srozuměni s normami a zásadami a svými odpovědnostmi. Musí implementovat procesy určené k řešení příslušných rizikových oblastí. Musí zajistit odpovídající školení. Musí podpořit čestnou a otevřenou diskuzi o možných porušeních předpisů. Musí pravidelně kontrolovat dodržování předpisů. ROZHODOVACÍ STROM: Zeptejte se sami sebe Jsou moje činy v souladu se zásadami společnosti ZF TRW? Je to čestné? Je to zákonné? Je to správná věc, kterou mám udělat? Co si budou myslet mí spolupracovníci a nadřízený? Jaké to bude mít následky? Co si budou myslet členové mojí rodiny, až se to dozví? Jaký bych z toho měl pocit, kdybych se o tom dočetl ve zprávách? NEZAPOMEŇTE: JESTLIŽE MÁTE POCHYBNOSTI, ZEPTEJTE SE. ODKAZY: Prohlášení o zásadách č. 1 Zákonné a etické chování 6

7 2 ČESTNÁ OBCHODNÍ JEDNÁNÍ Poctivé jednání: Cílem společnosti ZF TRW je založit soutěž na trhu na produktech, technologii, kvalitě, službách, ceně a podobných faktorech konkurence. Společnost ZF TRW nevyhledává neoprávněné výhody založené na manipulaci, zastírání, zneužívání důvěrných informací, zkreslení podstatných skutečností nebo jakýchkoli jiných nečestných postupech při jednání. U každého vyžadujeme, aby jednal se zákazníky, dodavateli, konkurencí a zaměstnanci čestně. Odcizení nebo nezákonné pořizování důvěrných informací, vlastnictví tajných obchodních informací získaných nepatřičným způsobem nebo získávání takovýchto informací od minulých nebo současných zaměstnanců jiných společností je přísně zakázáno. Střety zájmů: Každý z nás se musí vyhnout situaci, která by mohla představovat střet zájmů. Ke střetu zájmů dochází tehdy, když je osobní zájem jednotlivce, zejména ekonomický, jakýmkoli způsobem v rozporu nebo dokonce se jen zdá, že je v rozporu se zájmy společnosti ZF TRW nebo ZF. Střety zájmů mohou narušit správný úsudek při obchodním rozhodování, ohrozit dobré jméno společnosti ZF TRW, ZF a jejích zaměstnanců a vést ke zbytečnému právnímu riziku. I jen pouhá představa, že by se mohlo jednat o střet zájmů, by mohla vést k vzniku pochybností o důvodech Vašeho jednání. Oznamte jakýkoli potenciální střet zájmů svému nadřízenému. Váš nadřízený shromáždí fakta a podle potřeby je probere s právním oddělením ZF TRW. Transakce nebo vztah nebudou považovány za porušení těchto norem nebo zásad společnosti ZF TRW, pokud bude zjištěno, že nepředstavují konflikt. Toto zjištění musí učinit vedení na odpovídající úrovni (nebo v případě vedoucích pracovníků tak musí učinit členové představenstva ZF TRW). SLEDUJTE VÝSTRAŽNÉ SIGNÁLY Některé příklady potenciálních střetů zájmů: Externí práce pro zákazníka, dodavatele, partnera nebo konkurenci společnosti ZF TRW nebo ZF. Finanční investice, které mají vliv na nestrannost. Přijímání dárků, které by mohly ovlivnit obchodní rozhodování. Spolupráce se společnostmi, ve kterých mají protichůdné zájmy členové rodiny (díky vlastnictví nebo řízení společnosti nebo jinak). Investice do majetku, podniku nebo jiných položek zakoupených nebo prodávaných společností ZF TRW nebo ZF. Získávání půjček nebo záruk v podobě osobních závazků od společnosti ZF TRW, ZF nebo jejích zákazníků, dodavatelů či konkurentů. Dárky a další pozornosti: Budování dobrých vztahů se zákazníky a dodavateli je důležité pro úspěch společnosti ZF TRW. Tyto vztahy by však měly být založeny na plnění závazků a nikoli na náklonnosti. Při rozhodování, zda jsou dárek, pozvání do restaurace, pohoštění nebo jiná pozornost vhodné, je nutné používat dobrý úsudek. Nevhodný dárek může zkompromitovat nebo domněle zkompromitovat objektivitu přijímající osoby. Nabídka nevhodného dárku může vrhnout negativní světlo na Vás i na společnost ZF TRW a může poškodit reputaci společnosti ZF TRW nebo ZF. Neměli byste přijmout žádný dárek ani jinou pozornost od dodavatele, pokud by to mohlo být v důsledku povahy tohoto vztahu oprávněně vnímáno jako akt ovlivňující Váš úsudek při jednání s dodavatelem. Jinak lze dárek nebo jinou pozornost obecně nabídnout zákazníkům a přijmout od dodavatelů, pokud budou následující povahy: Obyčejné a běžné Pro bona fide účely spojené s obchodováním Budou odpovídat dané situaci a budou přiměřené a neokázalé Vykázané na příslušném výdajovém účtu a refundovatelné společností ZF TRW (pokud předáváte dárek) a nikoli v rozporu s jakýmkoli platným zákonem nebo předpisem či známými zásadami nebo praktikami zákazníka nebo dodavatele Mezi příklady pohoštění, dárků a dalších pozorností, které by byly obecně přijatelné, patří platba za pohoštění ve spojení s obchodní schůzkou a předání pozorností formální hodnoty, například přívěsků na klíče, hrnečků na kávu, propisek atd. s názvem a logem společnosti. Vedoucí pracovníci společnosti ZF TRW však mohou stanovit přísnější pravidla pro předávání nebo přijímání dárků. Například s omezenými výjimkami nesmí pracovníci oddělení nákupu společnosti ZF TRW přijmout žádný dárek ani formální hodnoty. Pokud obdržíte dárek, který je v rozporu se zásadami společnosti ZF TRW, informujte ihned svého nadřízeného. 7

8 SLEDUJTE VÝSTRAŽNÉ SIGNÁLY Mezi některé příklady dárků nebo jiných pozorností, které nejsou přijatelné, patří: Nabízení nebo přijímání dárků podstatné hodnoty, jako jsou nákladné osobní předměty, dovolené a cestovní nebo hotelové výdaje. Nabízení lístků zaměstnancům zákazníka na místní sportovní akce, pokud v podniku zákazníka platí zásady, které takové dárky zakazují. POZNÁMKA: Někteří automobiloví výrobci mají prakticky zakázáno přijímat dárky od dodavatelů. Za žádných okolností není zaměstnancům povoleno nabízet, slibovat nebo schvalovat přímé nebo nepřímé nabídky s cílem získat nespravedlivé zvýhodnění. Zaměstnanci obdobně nesmí nikdy žádat, nechat si přislíbit nebo přijmout nabídku poskytnutou s cílem získat nespravedlivé zvýhodnění. Přečtěte si část těchto Norem Dodržování zákonů a závazků vůči našim komunitám, kde naleznete pojednání o protikorupčních zásadách společnosti ZF TRW a zajistíte tak, aby vámi zamýšlené akce nebyly chápány jako nepovolený úplatek. Poctivá soutěž: Společnost ZF TRW pevně věří, že jejím zájmům nejlépe slouží trhy s volnou konkurencí stejně jako zájmy společnosti jako celku. Cílem společnosti ZF TRW je energická soutěž v rámci zákona založená na produktech, technologii, kvalitě, službách, ceně a podobných konkurenčních faktorech. Mezi zásady společnosti ZF TRW patří plné dodržování nikoli jen litery, ale také ducha konkurenčních zákonů (známých také jako antimonopolní zákony) ve všech zemích, kde podnikáme. Zastřešující zásadou společnosti ZF TRW je přijímat rozhodnutí jednostranně a nezávisle na konkurenci. Musíme se vyhnout jakýmkoli smlouvám, dohodám a diskuzím s konkurencí v otázkách záležitostí, které jsou citlivé z konkurenčního hlediska. Je potřebné vyhnout se každé výměně informací, která by umožňovala vyvodit závěry o budoucím chování společnosti ZF TRW a/nebo ZF na trhu. SLEDUJTE VÝSTRAŽNÉ SIGNÁLY Mezi některá jednání s jinými společnostmi, která by mohla porušit konkurenční zákony, patří následující: Poskytování informací konkurentům o cenách, nabídkách, prodejních nebo nákupních podmínkách, zákaznících nebo trzích. Oznamování konkurenci, zda se společnost ZF TRW účastní nabídkového řízení. Rozdělování trhů, teritorií nebo zákazníků. Podávání podrobných informací o odmítnutí jednat se zákazníkem nebo dodavatelem. Nařizování minimální maloobchodní ceny produktu. Seskupování produktů do balíčků. ODKAZY: Prohlášení o zásadách č. 1 Zákonné a etické chování Prohlášení o zásadách č. 5 Střety zájmů Prohlášení o zásadách č. 12 Práce v představenstvech obchodních a občanských organizací Prohlášení o zásadách č. 8 Zákazníci a dodavatelé: Pohoštění, dárky a další pozornosti Prohlášení o zásadách č. 23 Antimonopolní zásady vztahující se k jednáním s konkurencí Prohlášení o zásadách č. 24 Přehled antimonopolních zásad 8

9 3 ODPOVĚDNOST VŮČI NAŠIM AKCIONÁŘŮM Přesné záznamy: Společnost ZF pravidelně zveřejňuje finanční a další informace pro veřejnost a své akcionáře v souladu s platnými předpisy a smluvními podmínkami. Přijali jsme závazek, v rámci kterého se snažíme, aby tyto zveřejněné informace byly přesné a úplné. Máme k dispozici metody prověřování a postupy, které nám pomohou dosáhnout tohoto cíle, a je důležité, abychom tyto postupy všichni dodržovali. Kromě toho, protože jsou tyto zprávy založeny na účetních knihách a záznamech společnosti ZF, musí každý z nás pracovat tak, aby byla zachována úplnost účetních knih, záznamů a účetnictví společnosti ZF, včetně účetních knih, záznamů a účetnictví společnosti ZF TRW. Veškeré informace je nutné zaznamenávat poctivě a přesně. To se týká nejen finančních, ale také provozních dat. Důležité je dodržování řádných účetních metod. Když máte pochybnosti, kontaktujte s otázkami týkajícími se správných účetních záznamů finančního ředitele své divize. Zveřejňování informací: Obecně při svých obchodních jednáních se zákazníky, dodavateli a ostatními neveřejné informace společnosti ZF nebo ZF TRW nesdělujeme. Každá žádost o sdělení informací, které nejsou veřejné, musí být schválena prostřednictvím příslušných kanálů. Na všechny takové žádosti upozorněte svého nadřízeného. Nedovolené obchodování s akciemi prováděné zaměstnanci společnosti nebo zasvěcenými osobami: Během naší práce můžeme čas od času získat přístup k informacím o společnosti ZF nebo ZF TRW (nebo o dalších společnostech, se kterými obchodujeme), které nejsou obecně k dispozici pro investory. Tyto informace jsou považovány za neveřejné neboli interní. Veškeré takové neveřejné informace by měly být považovány za důvěrné a použití takových informací by mělo být omezeno na obchodní činnost společnosti ZF TRW. Obecně je nezákonné, aby osoba, která má podstatné neveřejné informace o společnosti, kupovala nebo prodávala cenné papíry (akcie, opce, obligace, atd.) příslušné společnosti nebo předávala tyto informace dál dalším osobám, které by mohly provádět takovou činnost (tedy nezákonné sdělování důvěrných obchodních informací osobám, které jich mohou využít při obchodování s akciemi). Jedná se o nedovolené obchodování s akciemi prováděné zaměstnanci společnosti nebo zasvěcenými osobami, které představuje závažné porušení zákonů o cenných papírech.informace jsou podstatné tehdy, když je za důležité považuje investor. Přesněji lze říct, že informace jsou považovány za podstatné tehdy, když je velmi pravděpodobné, že by je logicky uvažující investor považoval za důležité při přijímání investičního rozhodnutí v konkrétní společnosti nebo pokud by tyto informace významným způsobem změnily celkovou kombinaci informací, které jsou o společnosti k dispozici. Protože obchody budou vyhodnocovány po jejich uskutečnění s výhodou zpětného pohledu, je nutné otázky týkající se toho, do jaké míry jsou informace podstatné, řešit opatrně a zohlednit, že se může jednat o podstatné informace, což představuje důvod pro neuskutečnění příslušného obchodu. ODKAZY: Prohlášení o zásadách č. 6 Zveřejňování informací o společnosti 9

10 4 ZÁVAZKY VŮČI SPOLEČNOSTI Důvěrnost a ochrana majetku: Každý z nás odpovídá za ochranu majetku společnosti ZF TRW a zajištění jeho řádného používání pro účely podnikání společnosti ZF TRW a v souladu se zásadami této společnosti. Krádeže, ztráta, zneužití a poškození majetku a plýtvání majetkem mají přímý dopad na naši ziskovost. Informace o majetku společnosti ZF TRW jsou cenné a je nutné je chránit. Termín majetkové informace označuje veškeré důvěrné informace, duševní vlastnictví a další data nebo informace, které by v případě jejich zničení nebo zveřejnění mimo společnost ZF TRW tuto společnost poškodily. Mezi příklady důvěrných informací patří informace o cenách, výrobních metodách, finanční data a marketingové a prodejní plány. Duševním vlastnictvím se označují mimo jiné vynálezy, design, know-how, ochranné známky, patenty a obchodní tajemství. Při naší každodenní práci používáme informace všech typů a forem. Pokud se nám nepodaří řádně ochránit informace o majetku, může to vést k neoprávněnému prozrazení informací. Neoprávněné prozrazení informací o majetku může mít ve společnosti ZF TRW a/nebo ZF za následek finanční ztrátu, snížení konkurenceschopnosti nebo znehodnocení obchodních operací. Vzhledem k širokému využití počítačů a množství komunikačních zařízení, která jsou nyní k dispozici, je důležitá zejména ochrana informací v elektronickém formátu. I po odchodu ze zaměstnaneckého poměru ve společnosti ZF TRW zůstávají v platnosti závazky týkající se důvěrnosti a žádné důvěrné informace nelze sdělovat dalším osobám. Elektronické komunikace: Počítače a elektronické informace hrají ve vedení našeho podniku stále důležitější roli. Společnost ZF TRW poskytuje hardware a systémy, které umožňují každému z nás plně využít médií pro elektronickou komunikaci, včetně ů, intranetu společnosti ZF TRW a internetu, pro další obchodní účely společnosti TRW. Mezi zásady společnosti ZF TRW patří efektivní, profesionální, zákonné a etické používání systémů elektronické komunikace. Každý z nás, kdo má přístup k takovým systémům, musí zajistit, aby byly tyto technologie využívány pro řádné podnikové účely a způsobem, který neohrozí důvěrnost informací. Například bychom nikomu neměli odesílat ani od nikoho přijímat (stahovat) materiály chráněné autorským zákonem, obchodní tajemství, majetkové finanční informace a podobné materiály, které vlastní jiné subjekty, nebo odesílat informace o společnosti ZF TRW, ZF nebo jejich produktech či službách bez předchozího získání řádného oprávnění. Nikdo by neměl posílat informace o technických datech, technologiích nebo důvěrné informace společnosti ZF TRW nebo ZF, aniž by nejprve podnikl odpovídající kroky k ochraně příslušných materiálů tak, jak vyžadují bezpečnostní pokyny společnosti ZF TRW (a pokyny Vaší konkrétní skupiny). Kromě toho se na elektronické zprávy společnosti ZF TRW obsahující určité typy technických dat mohou vztahovat exportní předpisy. V takových případech mohou pro sdílení těchto technických dat s osobami v zahraničí nebo jejich odesílání do zahraničí, včetně míst, kde sídlí společnost ZF TRW nebo ZF, platit omezení (termín zahraniční v tomto případě označuje země, které jsou jiné než země původu). Před odesláním technických dat kontaktujte zástupce rady společnosti ZF TRW pro zajištění souladu s obchodními zákony. Kromě toho, protože elektronické zprávy představují obchodní záznamy, měly by být přesné, věcné a úplné a měly by být sestavovány stejně pečlivě jako jakýkoli jiný obchodní dokument. Při komunikaci používejte jasný obchodní jazyk. Vyhněte se zveličování, sarkasmům a dalším formulacím, které by při vytržení z kontextu mohly předávat nepřesné informace nebo jinak vrhat negativní světlo na odesílatele nebo společnost ZF TRW. Nikdo z nás by neměl sestavovat, odesílat, přijímat nebo stahovat žádné zprávy nebo materiály s neuctivým, sexuálním, urážlivým, diskriminačním, zastrašujícím, pohoršujícím nebo šikanujícím obsahem či obsahem, který je jakýmkoli jiným způsobem v nesouladu se zásadami společnosti ZF TRW. Zatímco společnost ZF TRW bude postupovat v souladu s platnými místními zákony, neměli byste Vy, co se týká používání ů, intranetu společnosti ZF TRW, internetu a počítačů této společnosti, očekávat žádnou ochranu osobních údajů nad rámec těchto místních zákonů. V rozsahu povoleném platnými zákony a předpisy může společnost ZF TRW sledovat použití všech forem systémů elektronické komunikace. SLEDUJTE VÝSTRAŽNÉ SIGNÁLY Mezi nepovolené použití elektronických komunikačních systémů společnosti ZF TRW patří například: Použití jiných než podnikových aplikací vysílajících datové mediální proudy. Přetěžování systému nevyžádanou poštou nebo řetězovými dopisy. Stahování materiálů chráněných autorskými zákony nebo jiných důvěrných informací. 10

11 Odesílání kontrolovaných technických dat osobám nebo na místa v zahraničí (a to i zaměstnancům nebo sídlům společnosti ZF TRW) bez předchozího získání všech požadovaných licencí. Zobrazování materiálů se sexuálním obsahem. Zveřejňování důvěrných informací na vývěskách v internetu nebo diskuze o takových informacích v online diskuzích. Podnikové příležitosti: Povinností každého z nás je prosazovat oprávněné zájmy společnosti ZF TRW, pokud nastane taková situace. Čas od času se můžeme díky své pozici ve společnosti ZF TRW nebo v souvislosti s použitím důvěrných informací společnosti ZF TRW dozvědět o příležitosti k investici nebo získání obchodu, které by mohly společnost ZF TRW zajímat. Je zakázáno takové situace využít pro náš osobní prospěch (včetně prospěchu pro členy rodiny nebo přátele). Na takovou příležitost upozorněte svého nadřízeného, aby společnost ZF TRW mohla vyhodnotit, zda ji má sledovat. Podobně je také zakázáno používat majetek společnosti ZF TRW, informace nebo pozici pro osobní zisk a konkurenční boj se společností ZF TRW, což představuje střet zájmů. Správa záznamů: Aby mohla společnost ZF TRW úspěšně fungovat, vyžaduje, aby byly správně vytvářeny a spravovány záznamy. Spoléhá tedy na každého z nás, že bude vytvářet, udržovat a likvidovat záznamy řádným způsobem. Zásady společnosti ZF TRW stanoví, že mají být záznamy spravovány v souladu se správnými obchodními, zákonnými a etickými postupy. Záznamy mají být uchovány po takovou dobu, jako vyžadují zákonné a regulační požadavky, zásady pro správu záznamů a obchodní potřeby. Veškeré záznamy společnosti ZF TRW mají být uchovány a likvidovány systematicky, včas, nenákladně a v souladu se zákonem. Termín záznam může označovat cokoli od formální zprávy po poznámky ze schůzky nebo dokonce telefonní záznamy a osobní plánovače. Požadavky na záznamy se vztahují na veškerá média používaná k vytváření a uchování záznamů, včetně papíru, elektronických pásek a disků, mikrofilmů a mikrofiší a optických disků. Platí také pro všechny záznamy společnosti ZF TRW bez ohledu na jejich umístění (včetně těch, které jsou uloženy mimo sídlo, v osobních elektronických zařízeních nebo dokonce v našich domácích počítačích). Každý z nás by se měl seznámit s příručkou pro správu záznamů (Record Management Manual) a plánem uchovávání záznamů (Record Retention Schedule), které se vztahují na záznamy společnosti ZF TRW, jež používáme při své práci. Naleznete je na intranetu společnosti ZF TRW po kliknutí na odkazy na konci části věnované správě záznamů. Čas od času mohou zaměstnanci, kterých se to bude týkat, dostat z právního nebo finančního oddělení pokyn na pozastavení procesu správy určitých záznamů. Tyto pokyny k pozastavení procesu správy záznamů se používají tehdy, když hrozí nebo probíhá soudní proces nebo vládní vyšetřování. Pokyn k pozastavení procesu správy pozastavuje plán uchování záznamů (Record Retention Schedule) a požaduje uchování relevantních dokumentů. Je třeba počítat s tím, že vydaný pokyn k pozastavení procesu správy záznamů zůstane v platnosti, dokud neobdržíte oznámení z právního nebo finančního oddělení, že již nadále není v platnosti. RADY Z PRAXE Mezi správné postupy správy záznamů patří: Vytváření přesných záznamů, které správně dokumentují popsané činnosti. Vyřazování konceptů po finalizaci dokumentu. Ukládání záznamů tak, aby je bylo možné účinně načíst. Dodržování postupů v příručce pro správu záznamů (Record Management Manual), aby nevznikaly zbytečné náklady v souvislosti s ukládáním záznamů, u kterých již vypršela doba uchování, představují zbytečné duplikáty nebo je není nutné ukládat. Postoupení odpovědnosti za záznamy jiné osobě, pokud se změní Vaše pracovní přiřazení, nebo když opustíte společnost ZF TRW. Pravidelná (nejméně jednou ročně) kontrola záznamů, jejichž likvidace spadá pod Vaši pravomoc v souladu se zásadami společnosti ZF TRW a souvisejícími postupy. ODKAZY: Prohlášení o zásadách č. 2 Informace o ochraně majetku Právní zpravodaj s informacemi o ochraně/autorských právech pro počítačové softwary Zásady/pravidla pro ochranu počítačů a sítě (které jsou k dispozici na intranetu ZF TRW v sekci [ Normy a zásady ]) Prohlášení o zásadách č. 6 Zveřejňování informací o společnosti Prohlášení o zásadách č. 3 Soulad se zákony a předpisy pro export a import 11

12 Prohlášení o zásadách č. 4 Elektronická komunikace Prohlášení o zásadách č. 5 Střety zájmů Prohlášení o zásadách č. 15 Správa záznamů Prohlášení o zásadách č. 19 Pracovní oblasti a materiály pro zaměstnance 12

13 5 RESPEKT V PRACOVNÍM PROSTŘEDÍ Pracovní prostředí: Jedním z nejcennějších zdrojů společnosti ZF TRW jsou její zaměstnanci. Zásady společnosti ZF TRW slouží k tomu, aby bylo možné udržovat příznivé a produktivní pracovní prostředí pro všechny zaměstnance. Čestné zacházení se zaměstnanci není jen věcí dodržování souladu se zákony, ale také podporování prostředí vzájemného respektu. Mezi zásady společnosti ZF TRW patří zaměstnávání, školení, odměňování, podpora a zjišťování dalších podmínek pro zaměstnání osob bez ohledu na jejich rasu, barvu pleti, náboženství, národnost, pohlaví, věk, handicap, zařazení mezi veterány, občanství, genetické informace, sexuální orientaci nebo jiný stav, které chrání platné zákony. Tyto principy rovnosti příležitostí v zaměstnání platí pro společnost ZF TRW po celém světě a podléhají platným zákonům, zvykům a postupům v jednotlivých zemích. Kromě toho má každý z nás nárok na pracovní prostředí prosté obtěžování. Společnost ZF TRW netoleruje sexuální obtěžování nebo šikanu, která se zakládá na rase, barvě pleti, náboženství, národnosti, pohlaví, věku, fyzickém nebo duševním handicapu, zařazení mezi veterány, sexuální orientaci a dalších vlastnostech chráněných platnými zákony. Taková šikana může mít mnoho podob, včetně hanlivých poznámek nebo pomluv, ponižujících obrázků a etnických vtipů. Tyto principy platí pro všechny zaměstnance po celém světě a podléhají platným zákonům, zvykům a postupům v jednotlivých zemích. Očekává se, že nikdo z nás nebude tolerovat žádné zakázané obtěžování jakoukoli osobou na pracovišti nebo v rámci činnosti společnosti ZF TRW ani ZF. Tyto principy platí pro všechny akce sponzorované společností ZF TRW a ZF v jejích sídlech nebo mimo ně (jako jsou například schůzky nebo společné akce pořádané podnikem) a během služebních cest. Chování pracovníků by se nemělo změnit jen proto, že se může jednat o prostředí méně formální než je typické pracoviště. Nezapomeňte, že u každého obtěžování nezáleží na úmyslu, ale spíše na tom, jak je vnímáno. Někdo, u koho může vzniknout dojem, že takové chování přijímá (tím, že mlčí nebo se dokonce příslušného rozhovoru zúčastní) nemusí nezbytně chtít, aby k takovému chování docházelo. Kromě toho, jenom proto, že se nikdo proti takovému chování neohradil, neznamená to, že by se mělo opakovat. Měli bychom se všichni snažit jednat s ostatními s takovým respektem, jaký očekáváme od ostatních při jednání s námi. Ochrana osobních údajů: Společnost ZF TRW respektuje důvěrnost osobních informací, které shromažďuje a používá ve spojení s vedením a správou vztahů v době před zaměstnaneckým poměrem, během něj a po něm. Mnoho zemí reguluje shromažďování a použití osobních informací jednotlivců. Společnost ZF TRW přijala závazek, že bude dodržovat všechny platné předpisy, které se vztahují na shromažďování, použití a přenos osobních informací, které se týkají potenciálních, současných a bývalých zaměstnanců a členů jejich rodin. Každý z nás, kdo má přístup k osobním informacím, musí také přijmout přiměřená opatření k ochraně osobních informací před ztrátou nebo zneužitím a před neautorizovaným přístupem, prozrazením, změnami a zničením. ROZHODOVACÍ STROM: Než začnete shromažďovat nebo sdělovat osobní informace, zeptejte se sami sebe: Omezují některé zákony nebo smluvní podmínky sběr, použití nebo prozrazení těchto informací? Zakazují zásady ochrany osobních dat společnosti ZF TRW to, co chci udělat? Má k tomu osoba, která požaduje tyto informace, zákonné obchodní důvody? ODKAZY: Prohlášení o zásadách č. 16 Rovnost příležitostí v zaměstnání Prohlášení o zásadách č. 17 Zakázané obtěžování Právní zpravodaj s informacemi k zakázanému obtěžování Právní zpravodaj s informacemi k sexuálnímu obtěžování Prohlášení o zásadách č. 20 Ochrana osobních údajů zaměstnanců 13

14 6 DODRŽOVÁNÍ ZÁKONŮ A ZÁVAZKŮ VŮČI NAŠIM KOMUNITÁM Vládní vyšetřování: Mezi zásady společnosti ZF TRW patří spolupráce s vládními úřady na řádném vykonávání jejich funkcí během vyšetřování vedeného ve společnosti ZF TRW nebo třetími stranami nebo při shromažďování informací během rozhodování, zda zahájit vyšetřování. Pro tyto účely označuje termín vyšetřování jakékoli jiné než běžné pátrání týkající se možného porušení zákona, včetně všech jiných než běžných auditů, kontrol nebo pátrání, které mají zjistit dodržování souladu s předpisy, a to i tehdy, když je úřady neoznačí jako vyšetřování. Je důležité, aby všechny takové záležitosti byly řádně koordinovány v rámci společnosti ZF TRW a aby veškerá další pátrání ve spojení s vyšetřováním byla vedena řádným způsobem. Jakýkoli kontakt z kteréhokoli vládního úřadu byste ihned měli oznámit právnímu oddělení společnosti ZF TRW. Soulad se zákony a předpisy pro export a import: Společnost ZF TRW provozuje svoji činnost v mnoha zemích po celém světě. V těchto zemích existuje množství vládních předpisů, které se vztahují na import a export zboží, služeb a technologií do a ze zahraniční. Společnost ZF TRW se zavázala, že bude dodržovat všechny takové předpisy. Export: Příkladem exportu je přeprava fyzického zboží, informací (technických dat nebo technologií) nebo počítačových programů z jedné země do jiné. Patří sem také zpřístupňování technických dat a softwaru přes internet nebo prostřednictvím ů. Poskytnutí kontrolovaného zboží nebo informací osobě ze zahraničí (termín zahraničí v tomto případě označuje země, které jsou jiné než země původu), a to i osobě, která se nachází ve stejné zemi, nebo osobě, která je zaměstnancem společnosti ZF TRW nebo ZF, by mohlo být také považováno za export. Obvykle, pokud je činnost řízená v rámci exportních předpisů, je nutná licence nebo jiné schválení exportu od příslušného vládního úřadu, pokud se na danou situaci nevztahuje výjimka. Mezi obecné kategorie zboží, které bude pravděpodobně kontrolováno, patří: Položky, které byly speciálně navrženy nebo upraveny pro použití v armádě (což může zahrnovat vozidla), a jejich součásti a položky s dvojím využitím (pro civilní i vojenské účely), které splňují určité technické standardy a jejich součásti a související technologie a software, i tehdy, pokud jsou určeny jen pro civilní použití Dosah některých orgánů kontrolujících export v některých jurisdikcích (například v USA), které dohlížejí na dodávky produktů a technických dat do míst v zahraničí nebo osobám ze zahraničí, je velmi široký. Platí to i pro přenos informací nebo přepravu produktů do zařízení společnosti ZF TRW v jiných zemích. Před jakýmkoli exportem je nutné zjistit, jaké licence potřebujete, a získat je. Kromě toho různé země, včetně USA a Evropské unie a jejích členských států, omezují obchod s některými zeměmi a konkrétními jednotlivci, skupinami nebo organizacemi, které jsou definovány na vládních seznamech uvádějících subjekty, které se podílí na terorismu, praní peněz nebo jiných kriminálních činnostech. Transakce a obchodní partnery bychom měli pečlivě zvážit v souvislosti se všemi platnými předpisy a vládními seznamy sledovaných subjektů. Import: Pro import komerčně dostupných položek obvykle není nutná licence. Je však potřeba předložit vstupní dokumentaci příslušnému vládnímu orgánu a na zboží se může vztahovat clo. I když stále méně často zastaví celní úřady dodávku při jejím příchodu, často vyžadují, aby dovozce následně předložil dokumenty a odpověděl na určité otázky. Společnost ZF TRW se zavázala, že bude s přiměřenou pečlivostí provádět činnosti související s dovozem, mezi které patří klasifikace a vyhodnocení zboží, vyplnění a uchování dovozních dokladů a platba příslušných cel, poplatků a daní z přidané hodnoty. Protibojkotové zákony: Společnost ZF TRW se neúčastní žádných bojkotů obchodování, které neschválí oficiálně vláda USA, jako je například bojkot Izraele Ligou arabských států. Proti bojkotové zákony USA platí pro všechny pobočky společnosti ZF TRW v USA i dalších zemích s ohledem na jejich činnost v mezinárodním obchodu. Informace týkající se bojkotu se mohou objevit v různých obchodních dokumentech, včetně nákupních objednávek, akreditivů a nákladních listů. Předpisy platné v USA nejen některé bojkotní akce zakazují, ale také vyžadují, aby každý, kdo obdrží žádost o neschválený bojkot, a to i tehdy, pokud tato žádost bude odmítnuta, tuto skutečnost oznámil vládě USA. 14

15 SLEDUJTE VÝSTRAŽNÉ SIGNÁLY Mezi příklady potenciálních problémů s dodržením exportních a importních předpisů patří: Odesílání kontrolovaných technických dat osobám ze zahraničí nebo do míst v zahraničí (i pokud se jedná o zaměstnance nebo sídla společnosti ZF TRW nebo ZF) bez předchozího získání všech požadovaných licencí. Použití označení importu, které neodpovídá přesně danému zboží. Deklarace jiné hodnoty importovaného zboží, než je ta, která je řádně zdokumentována v účetních knihách a záznamech společnosti ZF TRW. Použití programů nižších daňových sazeb (například NAFTA, GSP, EU-KOR, apod.) bez podpůrné dokumentace. Vyhýbavé nebo neúplné odpovědi zákazníků na otázky týkající se místa doručení, koncového použití nebo koncové ho uživatele. Informace týkající se bojkotu v jakýchkoli obchodních dokladech. Protikorupční zásady: Jako společnost, která plní svoje povinnosti vůči korporaci, se ZF TRW snaží, aby správně plnila závazky vyplývající ze zákonů, kterými se řídí její činnost, a aby podnikala v souladu s nejpřísnějšími normami zákonného a etického chování. Mezi tyto zákony patří Zákon o zahraničních korupčních praktikách (U.S. Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) a britský Zákon o uplácení (U.K. Bribery Act 2010 (UKBA)), německý trestní zákonník (StGB) a zákony dalších zemí zakazující uplácení. Dokonce i země, kde se zdá, že jsou platby vládním úředníkům či jiným osobám normální součástí podnikání, budou mít pravděpodobně zákony zakazující takové uplácení a časem se tyto zákony obecně zpřísní. Společnost ZF TRW netoleruje žádné uplácení veřejných či soukromých osob. Také neposkytujeme ani nepřijímáme nevhodné dary. Viz část Čestná obchodní jednání těchto Norem, kde naleznete další pojednání o zásadách společnost ZF TRW týkajících se předávání a přijímání darů. Protože úplatek nemusí být nutně finanční hotovost, nikdo nesmí nabízet žádnou cennou věc, včetně peněz, dárků, pohoštění,cestování nebo jakýchkoli finančních či jiných výhod ve prospěch nebo pro: jakéhokoli státního úředníka za účelem buď ovlivnění této osoby v jejím úředním rozhodování nebo zajištění nečestné výhody, za účelem získání nebo udržení obchodu nebo výhody týkající se obchodu nebo jakoukoli jinou osobu, která by přiměla nebo odměnila takovou osobu za nesprávné plnění jejích pracovních povinností. Kromě toho nesmí nikdo, jednající jménem společnosti ZF TRW, požadovat ani přijímat cokoli cenného, pokud by v důsledku toho mohla být odpovědnost takové osoby vůči společnosti ZF TRW nesprávně uplatňována nebo by mohlo být přijetí bráno jako odměna za takovéto nesprávné uplatňování. Pokud to umožňují psané místní zákony, je možné vládním úředníkům a osobám zaměstnaným u obchodních partnerů společnosti ZF TRW v jiných zemích než USA věnovat za jistých omezených okolností propagační předměty a dárky společnosti ZF TRW malé hodnoty (jiné než peníze) a neokázalé občerstvení či pohoštění. Kromě toho může společnost ZF TRW zaplatit výdaje, včetně neokázalého občerstvení či pohoštění za takovéto osoby z jiných zemí než USA, pokud se jedná o výdaje rozumné, přiměřené, poskytnuté v dobré víře a jsou přímo spojené s propagací, předvedením nebo vysvětlením produktů nebo obchodů společnosti ZF TRW či realizací nebo plněním smlouvy, a pokud nejsou nabídnuty nebo předány s úmyslem zajistit nějakou nečestnou výhodu. Společnost ZF TRW nesmí platit vládním úředníkům z jiných zemí než USA žádné platby k usnadnění. Platby k usnadnění řízení jsou platby vládním úředníkům, které nejsou vyžadovány zákonem, s cílem urychlit vyřízení anebo vyřídit nějakou záležitost, na kterou ze zákona existuje nárok. Na základě protikorupčních zákonů může být společnost ZF TRW činěna odpovědnou za nevhodné platby provedené prostřednictvím prostředníků a dalších přidružených osob. Z toho důvodu je nutné při výběru partnerů pro společné podnikání, distributorů, agentů a dalších poskytovatelů služeb provést u příslušné strany přiměřené zjišťování týkající se předpokladů, odbornosti, bezúhonnosti a vztahů s vládními úředníky. Je také nutné zvážit odůvodněnost a transparentnost účtovaných poplatků a výdajů. Zkoumání by mělo zahrnovat vhodné hloubkové kontroly a vhodná smluvní ustanovení s třetí stranou. Informace o příslušných smluvních ustanoveních získáte na právním oddělení. Dále je nutné vést přesné záznamy, které řádně odrážejí veškeré provedené transakce a platby. Pokud byste neměli mít dobrý pocit při zaznamenání detailů určité transakce, měli byste se takovému jednání vyhnout. 15

16 Tyto zákony jsou stále důrazněji vynucovány a ve stále rostoucí míře probíhá spolupráce mezi vládními úřady různých zemí při vyšetřování takových aktivit. Kromě vzniku rizika poškození dobrého jména společnosti ZF TRW a ZF mohou být porušení těchto zákonů také potrestána vysokými peněžními pokutami (což dokazuje mnoho zpráv z nedávné doby) a v některých zemích dokonce vězením. ROZHODOVACÍ STROM: Než předáte dárky vládnímu úředníkovi nebo představiteli obchodního partnera z jiné země než USA, zeptejte se sami sebe: Mají moje dárky malou hodnotu? Dávám dárky zřídka? Dávám je otevřeně a nikoli tajně? Mám v úmyslu zajistit nečestnou výhodu? Zdraví, bezpečnost a životní prostředí: Společnost ZF TRW usiluje o udržitelnost v rámci produktů, designů a technických postupů, výroby a dokonce svých administrativních operací. Udržitelnost ve všech aspektech podnikání představuje základ pro trvalý úspěch podniku. Společnost ZF TRW se ji snaží zabezpečit prostřednictvím svého úsilí zaměřeného na dosažení co nejlepších výsledků souvisejících se zdravím, bezpečností a životním prostředím (program HS&E Excellence), v rámci kterého integruje program HS&E do všech aspektů svého podnikání. Jednoduše řečeno, udržitelnost znamená novátorský design produktů, zdravou pracovní sílu a výrobní proces, který snižuje množství použitých přírodních prostředků a minimalizuje vznik odpadů. Vizí společnosti ZF TRW je, že systém a výkon v rámci programu HS&E bude našimi zaměstnanci, zákazníky a komunitami, ve kterých provádíme svou činnost, uznáván jako program, který chrání naše zaměstnance a komunitu a současně přidává hodnotu našemu podnikání. Aby bylo možné tuto vizi realizovat, musí společnost ZF TRW řídit program HS&E tak, aby bylo možné splnit následující požadavky: Zajistit soulad se všemi předpisy programu HS&E a požadavky zákazníků. Snížit dopad na zdraví a bezpečnost zaměstnanců v práci. Snížit negativní dopady na životní prostředí. Dosáhnout provozních podmínek, které snižují náklady a rizika programu HS&E. Snížit dopad programu HS&E na celý hodnotový řetězec. Zvážit při návrhu produktů dopad programu HS&E v rámci životního cyklu. Zajistit nákup a použití energií v souladu s postupy pro zachování udržitelnosti. Neustále zdokonalovat a měřit systémy ZF TRW používající program HS&E a jejich výkon. Zachovávat bezpečnost zaměstnanců a zařízení. Aby bylo možné tyto závazky dodržet, je povinností každého z nás, aby chápal, jaký dopad má naše práce na zdraví, bezpečnost a životní prostředí. Všichni musíme nést osobní odpovědnost za ochranu zdraví a bezpečnost při práci. Všichni vedoucí pracovníci musí sledovat záležitosti související se zdravím, bezpečím a životním prostředím. RADY Z PRAXE Tipy pro nastavení správných postupů v rámci programu HS&E: Považujte program HS&E na pracovišti za zásadní hodnotu. Vždy dodržujte všechny postupy platné v rámci programu HS&E. Jednejte v souladu se svými znalostmi, kompetencemi a pravomocemi. Identifikujte příležitosti, jak eliminovat nebo snížit množství odpadů a minimalizovat rizika týkající se zdraví, bezpečnosti a životního prostředí. Oznamte veškeré nepovolené úniky, rizika a nebezpečné postupy v souvislosti se životním prostředím. Plánujte a připravujte bezpečné řízení změn na pracovišti. Sdělujte očekávání v souvislosti s programem HS&E zřetelně a účinně. 16

17 ODKAZY: Prohlášení o zásadách č. 7 Vládní vyšetřování Prohlášení o zásadách č. 3 Soulad se zákony a předpisy pro export a import Právní zpravodaj s informacemi o dodržování exportních předpisů platných v USA osoby ze zahraničí Prohlášení o zásadách č. 21 Protikorupční zásady, zásady ochrany zdraví, bezpečnosti a životního prostředí ve společnosti ZF TRW Právní zpravodaj s informacemi o zdraví, bezpečnosti a životním prostředí Zásady nakládání s energiemi ve společnosti ZF TRW Všichni ve společnosti ZF TRW musíme zachovávat kulturu čestného, poctivého a zodpovědného jednání. Vždy je nutné: Zkoumat fakta, ptát se v případě pochybností a jednat v souladu s nejpřísnějšími normami zákonného a etického jednání. ** Tyto normy chování a podpůrné zásady a zpravodaje, na které odkazuje tento dokument, se mohou čas od času měnit. Odpovídáte za to, že znáte a dodržujete aktuální právní předpisy, normy, zásady a postupy platné pro Vaši práci. Nejnovější verzi tohoto dokumentu naleznete na intranetu společnosti ZF TRW v části věnované právu a etice. Nic v tomto dokumentu nelze považovat za smlouvu nebo záruku na zaměstnání, plat nebo odměňování ani za změnu podmínek zaměstnaneckého vztahu mezi společností ZF TRW (nebo kterékoli její pobočky) a kteréhokoli z jejích zaměstnanců. ** Verze: září