Informační systém jako nástroj moderního personálního managementu

Transkript

1 Publikováno na Inflow.cz ( Informační systém jako nástroj moderního personálního managementu Iriska Personální management (v angličtině Human Resource Management, zkráceně HRM - řízení lidských zdrojů) je jak akademická teorie, tak i podniková praxe. Je založena na tom, že zaměstnanci jsou především lidé a nemělo by se s nimi tedy zacházet jako se zbožím. Každá společnost je totiž závislá na lidech, protože právě prostřednictvím nich dosahují firmy svých cílů (nejčastěji zisku). Je to také odklon od jednoduchého osobního přístupu k zaměstnancům, čímž se předchází potencionálním problémům. Měl by být také hlavní součástí filozofie firmy. Personální management zajišťuje, aby byl v podniku dostatečný počet kvalifikovaných pracovníků aby existoval systém odměn orientovaných na výkon. Za personální management jsou v podniku zodpovědní linioví představení. Personální oddělení podporuje a radí zodpovědným osobám na linii a vedoucím pracovníkům. Personální management má následující funkce: -nábor pracovníků -vzdělávání a doplňující vzdělávání pracovníků -personální rozvoj -koncepce a prosazování systému odměňování -management externích pracovníků Nástrojem, který umožní splnit náročné požadavky personálního managementu je vhodně zvolený HR informační systém (systém řízení lidských zdrojů) integrovaný s ostatními systémy firmy. Přínosy personálního IS Informační systém pro řízení lidských zdrojů přináší zrychlení a optimalizaci procesů do mnoha oblastí chodu firmy. Primárně usnadní práci personálních pracovníků a pracovníků na vedoucích pozicích, kteří potřebují mít rychlý a komplexní přehled o zaměstnancích. Sekundárně pak zasahuje do mnoha dalších oblastí, kde lze využít výstupy z informací uložených

2 v systému (manažerský informační systém apod.) Využitím systému se podstatně snižuje administrativní zátěž HR oddělení. Díky pravidelné aktualizaci dat má pak možnost management i zaměstnanci získat potřebné informace kdykoli je potřebuji. Empowerment Podobně jako v oblasti poskytovatelů služeb hrají i u zaměstnanců stále větší roli samoobslužné systémy. Součástí personálního IS by proto měla být podpora empowermentu, nový termín v oblasti personalistiky, který zatím nemá odpovídající český překlad. Empowerment přináší zaměstnancům možnost mít přehled o svých údajích a informacích, které firma v systému zpracovává, příležitost rozhodovat se o dalším profesním rozvoji a spolupodílet se na rozhodování o své osobě. Ze strany zaměstnance vyžaduje aktivní přístup při sledování poskytovaných informací a zodpovědnost za udržování aktuálních dat. Empowerment patří mezi důležité strategické metody motivace. Velmi často je však tento koncept v organizacích zaveden neefektivně. Deset základních důvodů, proč tomu tak je, by se dalo shrnou takto: - Manažeři o něm jen mluví, ale nevěří mu. Empowerment je moderní pojem. Nejde však jen o to jej používat, ale skutečně pomoci zaměstnancům rozvíjet jejich dovednosti ku prospěchu celé organizace. Zaměstnanci poznají, co myslíte vážně a co ne. - Manažeři nerozumějí, co znamená empowerment. Mají za to, že stačí založit tým pro řešení otázek morálky a bezpečnosti na pracovišti a ptát se zaměstnanců na poradách na jejich názory. Ve skutečnosti jde ale o celkovou filozofii nebo strategii, která umožní zaměstnancům, aby se sami rozhodovali o své práci. - Manažeři nedokážou vymezit hranice. Je třeba, abyste jasně specifikovali, která rozhodnutí v rámci své denní práce mohou zaměstnanci provádět samostatně. Určete také, o čem mohou rozhodovat, když nebudete přítomni. - Mikromanagament. K této chybě dochází, když manažeři vymezí svou autoritu i hranice pro zaměstnance, ale nedokážou svým lidem věřit natolik, aby je nechali rozhodovat v praxi. Zaměstnanci mohou dělat chyby. Horší ale je, když nemají vaši důvěru. - Manažeři zpětně kontrolují rozhodnutí zaměstnanců. Zaměstnancům můžete pomoci v rozhodování koučováním, školením či poskytováním potřebných informací. Můžete také vytvářet modelové situace pro trénink rozhodování. Pokud však nepůjde o velmi závažnou situaci, neměňte rozhodnutí zaměstnance, kterému jste již dříve dali pravomoc k samostatnému rozhodování. - Manažeři nedokážou poskytnout strategický rámec rozhodování a měřit úspěšnost. Měli by poskytovat možnosti nových výzev a cílů. Zaměstnanci ale při tom potřebují řízení, aby věděli, co mohou dělat. - Manažeři neposkytují potřebné informace a školení pro správné rozhodování. Organizace má odpovědnost za vytváření pracovního prostředí, které podpoří zapojení zaměstnanců. Informace hrají zásadní roli. - Manažeři se vzdávají veškeré odpovědnosti za rozhodování. Když se nedokážete veřejně postavit

3 za rozhodnutí svých lidí, nemá vaše počínání se zapojením zaměstnanců nic společného. - Manažeři neodstraní překážky bránící zaměstnancům v rozhodování. Může jít o překážky časové, dostupné nástroje, školení, přístup k poradám a týmům, finanční zdroje, podporu od dalších zaměstnanců nebo koučování. - Zaměstnanci se cítí nedostatečně ohodnocení a uznávaní. Zaměstnanci chtějí vlastní odpovědnost, neměli by se však díky ní cítit, jako by je firma zneužívala. Očekávané odpovědnosti by měly odpovídat popisu dané práce. Zabezpečení Důležitou součástí personálních informačních systémů je zabezpečení shromažďovaných informací. Tato povinnost plyne ze zákona a také ve chvíli, kdy systém obsahuje všechna data se stává velmi citlivý na únik informací, ať už z pohledu zaměstnance, ale v oblasti souhrnných reportů i pro firmu samotnou. Když ponecháme stranou otázku zabezpečení přístupu k samotnému hardware, jedná se hlavně o zajištění přístupu do informačního systému pouze pro oprávněné osoby. Výběr vhodného IS V úvodní fázi výběru vhodného informačního systému je třeba určit, které ze zmíněných oblastí potřebuje firma řešit. Prvotní analýza stávajících procesů a postupů personálního oddělení, které má, kromě specifikace požadavků na výběr systémů, využití i v pozdější analytické fázi nasazení systému. Zmapování procesu nám umožňuje identifikovat i rizika a nedostatky stávajících procesů. Po zmapování procesu následuje sběr požadavků na změny a vylepšení pro cílový požadovaný stav. Kromě technické náročnosti na nasazení jsou také důležitým faktorem pro výběr náklady následujícího provozu a možnosti uživatelské modifikace systému. Nasazení Žádný ze systémů nebude bez úpravy a konfigurace vyhovovat plně všem požadavkům specifikovaných v úvodní analýze. Tyto požadavky vstupují do analytické fáze nasazení IS, která musí určit nastavení systému tak, aby podporoval požadované procesy. V této fázi probíhá i zmíněná specifikace rolí uživatelů systému a jejich mapování na skutečné role zaměstnance firmy. Součástí přípravy systému je i specifikace struktury uchovávaných informací v závislosti na rozsahu a propojení jednotlivých modulů (evidence zaměstnanců, vzdělávání, profesní růst). Také v případě požadavků na integraci personálního informačního systému s některou ze stávajících firemních aplikací je třeba provést detailní specifikaci způsobu výměny dat. V souvislosti se samoobslužným systémem se pro zaměstnance nabízí propojení s intranetovým portálem. Vlastní postup instalace systému po jeho nastavení je již spjat s konkrétním produktem. Přijetí systému zaměstnanci

4 Pro plné využití systému je třeba při nasazení nepodcenit školení a propagaci systému jeho budoucím uživatelům. Motivace zaměstnanců a zdůraznění výhod, které ze zavedení systému plynou přímo pro ně, je klíčová pro životaschopnost informačního systému v praxi. Snadné uživatelské ovládání v nejčastěji používaných vstupech do systému je předpokladem pro dobrou odezvu při každodenním požívání. Zdůraznění oblasti empowermentu, dostupnosti informací, podpora profesního rozvoje a zlepšování plánování zdrojů může pomoci k pozitivnímu přijetí IS. V opačném případě se může výsledek celého úsilí při výběru a nasazení personálního informačního systému přeměnit na pasivní uložení dat. Měření HR: Z pohledu Top managementu firma získává měřením v oblasti HR přehled o tom, kolik vlastně stojí zaměstnanci, což nebývá zas tak jednoduché zjistit. Teprve poté můžeme hovořit o skutečném řízení lidských zdrojů, neboť víme, co vlastně řídíme. Největší přínos spočívá v možnosti odpovědět si na otázku, jak efektivně vynakládáme prostředky na zajištění lidských zdrojů. Pro měření je nutné definovat ty HR činnosti, které jsou významné pro strategické cíle společnosti. Pro jednotlivé činnosti je nutné definovat měřítka, která umožní postižení jejich efektivity a zejména přínosu. Zautomatizovat měření a vyhodnocování klasických personalistických činností a zaměřit se na to co je pro firmu klíčové. Využití personálních informačních systémů v knihovnách: V knihovnách je využití IS v personálním managementu je stejné jako v jakékoli jiné firmě. Má tedy za úkol zajišťovat nábor nových pracovníků, jejich hodnocení, rozmísťování, propouštění a penzionování, vzdělávání Tím, že se personální informační systém zavede v knihovnách zefektivní se celkový chod knihovny. IS je skutečně moderním nástrojem personálního managementu, pokud se nezanedbají žádné z výše uvedených kroků při jeho výběru i samotném nasazení. Použité zdroje: Empowerment v deseti krocích. Podnikinfo [online] [cit ]. Dostupný z WWW: < ČERVINKA, Vít. Informační systém jako nástroj moderního personálního managementu. Archív konference Systémová integrace [online] [cit ]. Dostupný z WWW: < NÁHLOVSKÝ, Pavel. HR jako strategický partner managementu. Moderní řízení. 2006, roč. XLI, č. 4, s Personální management. Wikipedie : Otevřená encyklopedie [online] [cit ]. Dostupný z

5 SOKOLOWSKY, Peter. Organizace a management podnikového zpracování informací : Informační management vyd. Praha : Karolinum, s. ISBN Systemonline : Zpravodajský portál časopisu IT Systems [online] [cit ]. Dostupný z WWW: < ISSN X.