ECCManager. Uživatelská příručka, v.2.07

Transkript

1 ECCManager Uživatelská příručka, v Úvod První spuštění Hlavní okno aplikace Detail uživatele Vytvoření paragonu Seznam paragonů Import paragonů vytvořených SMS bránou Faktury Seznam produktů Aktuální stav produktů Příjemky Import příjemek z ECC Odpisy Objednávky do ECC Inventura Denní report Měsíční report Hodnota skladu Aktualizace Manuál O aplikaci Hlášení chyb a odesílání přípomínek... 17

2 1. Úvod Po domluvě s ECC získáte adresu pro stažení instalátoru ECCManagerInstall.exe. Pustěte instalátor a nainstalujte aplikaci na svůj počítač. Na ploše se zobrazí ikonka programu, kterou budete ECCManager spouštět. Všechny informace o nových verzích a kontakt najdete na stránce: U všech reportů a tisků je možnost zobrazit náhled tisku (tlačítkem náhled tisku) a vybrat tiskárnu, na které se bude report nebo doklad tisknout. Pokud nechcete používat tiskárnu, nastavenou jako implicitní systémem Windows, odškrtněte pole Defaultní tiskárna a pak klikněte na tlačítko Tisk. Zobrazí se dialog pro výběr tiskárny. 2. První spuštění U prvního spuštění je potřeba, aby byl počítač připojený k internetu a nainstalovaly se případné aktualizace. Pokud nebude internet dostupný, program se nepustí. Nejdřív je potřeba vyplnit údaje o poradci šestimístné číslo poradce přidělené ECC a pak fakturační údaje pro tisk paragonů: jméno a příjmení, společnost, adresu (pro ČR není potřeba vyplňovat zemi), IČO a případně DIČ. Pokud jde o plátce DPH, tak zaškrtněte pole v levé spodní části okna. V poli Načítání příjemek od: vyplňte datum, od kterého se mají stahovat doklady z ECC jako příjemky pro ECCManager. Pokud necháte zaškrtnuté pole Pravidelné upozorňování na zálohování, tak bude program po 2 týdnech od posledního vytvoření zálohy upozorňovat, že je potřeba zazálohovat data. Pokud chcete automaticky odesílat tržby do EET, zaškrtněte Používat EET a můžete vyplnit informace potřebné k tomuto odesílání (toto můžete udělat i později v detailu uživatele, je to popsáno v kapitole 4 - Detail uživatele. Všechna povinná pole jsou označena bold fontem. Potvrďte změny tlačítkem Uložit.

3 Po uzavření okna se zobrazí hlavní okno aplikace, které se bude automaticky otevírat od každého následujícího spuštění aplikace. U prvního spuštění se automaticky naimportuje ceník produktů z ECC. 3. Hlavní okno aplikace Po spuštění aplikace se zkontrolují aktualizace programu. Kvůli udržování stabilní verze je potřeba počítač alespoň jednou za měsíc připojit k internetu, aby se zkontrolovaly nabízené aktualizace, jinak program nepůjde spustit. Hlavní okno se skládá ze tří částí horní menu, samotné okno a pak statusbar, kde se zobrazuje číslo posledního vystaveného paragonu a verze aplikace.

4 Z hlavní části obrazovky lze vytvořit nový paragon, zobrazit seznam paragonů, vytvořit fakturu, zobrazit seznam faktur nebo naimportovat ceník a příjemky z ECC. V následujících kapitolách budou popsány jednotlivé funkce programu. 4. Detail uživatele Údaje týkající se poradce se dají editovat po kliknutí na Uživatel v horním menu. Nelze změnit číslo poradce. Pokud používáte registrační pokladnu s úzkým formátem, zaklikněte to v detailu uživatele, tisk paragonů pak nebude formátován na papír o velikosti A4, ale práve na papír do těchto malých tiskáren. Pokud jste zaškrtli Používat EET, zobrazí se druhá záložka, ve které se vyplňují data potřebná k odesílání tržeb do centrální evidence tržeb finančního úřadu. Po zaregistrování u finančního úřadu dostanete přidělené uživatelské jméno a heslo k WWW portálu. Po přihlášení se budete moc vygenerovat certifikát a zadat provozovny, kterým budou přidělena čísla (typicky 11, 21). Toto označení provozovny vyplňte do pole Provozovna. Pole pokladna je předvyplněné číslem poradce. Nastavte certifikát (Soubor s certifikátem) pomocí tlačítka Vybrat soubor a vyplňte jeho heslo. Pokud máte povolené používat zjednodušený režim, zaškrtněte Zjednodušený režim. Společnost ECC nabízí možnost využívat její SMS bránu pro odesílání tržeb k centrální evidenci. Pokud to máte domluvené s ECC a jste u ní zaregistrováni a máte to od nich povolené, zaškrtněte pole Používat SMS bránu ECC. Poté budete mít možnost stahovat paragony vytvořené pomocí SMS brány mimo program ECCManager a tím udržovat aktuální stav skladu.

5 Změny potvrďte kliknutím na tlačítko Uložit. 5. Vytvoření paragonu Klikněte na tlačítko Vytvořit paragon v hlavním okně nebo Paragony / Vytvořit paragon. Zobrazí se detail nového paragonu s automaticky předvyplněným číslem a datumy. Pro přidání produktů zadejte část jména produktu, tím se vyfiltrují položky v rozbalovacím seznamu produktů a vyberte daný produkt (pokud je na prvním místě seznamu, stačí stisknout Enter). Dále zadejte množství a enterem potvrďte. Produkt se přidá do tabulky. Pokud chcete smazat produkt, označte ho kliknutím v tabulce a stisknete Delete. Celková cena a dph se budou aktualizovat automaticky podle platného ceníku. Po zadání všech produktů klikněte na Uložit. Tím se paragon uzavře a bude možné ho vytisknout tlačítkem Tisk. Ve výjimečných případech, kdy chcete prodat zboží se slevou, je možné nastavit produktům vlastní cenu. Klikněte na tlačítko Sleva a poté vám bude umožněno ručně změnit cenu produktu přímo v tabulce produktů ve sloupečku Cena / 1ks. Pokud používáte EET a máte to zaškrtnuté v detailu uživatele, tržba se automaticky po uložení paragonu odešle serveru finanční správy a paragonu se přidělí FIK, BKP a PKP. V případě jakékoliv chyby bude možné tržbu odeslat ručně tlačítkem Odeslat tržbu (EET). Po spuštění programu se program pokusí vždy automaticky odeslat všechny tržby, které nemohly být z nějakého důvodu odeslané. Pokud je potřeba paragon stornovat, klikněte na tlačítko Stornovat.

6 6. Seznam paragonů Seznam paragonů zobrazíte stejnojmenným tlačítkem v hlavním okně nebo pomocí horního menu kliknutím na Paragony / Seznam paragonů. V tabulce je vidět číslo paragonu, datum a čas vytvoření, stav paragonu (Zpracovaný nebo stornovaný), DPH a celková cena (s DPH) v Kč. Záznamy jsou seřazeny podle čísla paragonu vzestupně, tj. nejnovější paragony jsou nahoře. Pro aktualizaci seznamu (klikněte na tlačítko ). Nový paragon vytvoříte po kliknutí na tlačítko Vytvořit paragon. Pak postupujte podle návodu v kapitole Vytvoření paragonu).

7 7. Import paragonů vytvořených SMS bránou Pokud používáte SMS bránu z ECC, je možné naimportovat paragony vygenerované touto bránou. Po kliknutí na Import paragonů ze SMS brány se naimportují paragony, které byly vytvořené po odeslání SMS s tržbou na SMS bránu. Tyto paragony se projeví i na aktuálním skladě, takže zboží se automaticky odečte ze zásob. 8. Faktury Faktury v ECCManageru fungují na stejném principu jako paragony (s výjimkou odesílání tržeb do EET). V seznamu faktur jsou zobrazeny všechny vytvořené faktury. Po dvojitém kliknutí na vybraný řádek se zobrazí detail faktury. Pokud chcete vytvořit novou fakturu, klikněte na Vytvořit fakturu v seznamu faktur nebo v hlavním okně a postupujte stejně jako u vytváření paragonu. Nastavte sdatum splatnosti a vyplňte údaje odběratele (firmu, jméno a příjmení, adresu, město, PSČ a IČ, přípaně DIČ). Pokud zaškrtnete pole Placeno převodem, automaticky se zaškrtne i Neodesílat tržbu do EET (toto pole lze ale odškrtnout, pokud chcete tržbu odeslat).

8 9. Seznam produktů Po kliknutí na Produkty / Seznam produktů se zobrazí tabulka všech aktivních produktů. Zobrazuje se jejich zkratka, název, název série, cena, dph, a pak jednotlivé složky ceny podle sazby dph. Po kliknutí na hlavičku sloupce se tato tabulka seřadí podle něj (nejdřív vzestupně, poté sestupně).

9 První sloupeček v tabulce zobrazuje tzv. viditelnost produktu. Pokud budete prodávat pouze některé produkty, je možné si ostatní odškrtnout, tj. nastavit jako neviditelné, aby nebyly vidět např. u inventury, u vytváření paragonu apod. Produkty, které nechcete vidět, musí mít nulové množství (pokud jsou naskladněny, nejdřív je vyskladněte odpisem), pak je můžete zneviditelnit odškrtnutím v seznamu produktů nebo pokud jde o vlastní produkt, tak i v jeho detailu. ECCManager umožňuje vést i vlastní skladové hospodářství a tudíž přidávat vlastní produkty. Po kliknutí na Přidat produkt se zobrazí okno pro editaci produktu. Zadejte unikátní zkratku, název, celkovou cenu a sazbu DPH. Pokud jde o sadu a produkt obsahuje složky z více sazeb dph, nastavte v seznamu Typ DPH Sada a rozdělte cenu mezi jednotlivé sazby. Po kliknutí na Uložit je předmět přidán do databáze. Pokud chcete zneaktivnit vlastní produkt, odškrtněte pole Aktivní v pravé dolní části obrazovky. Pokud nechcete, aby byl viditelný a zobrazoval se např. v inventurách, odškrtněte pole Viditelný. Přívlastek Aktivní se aktualizuje automaticky po importu ceníku z ECC (pokud se již produkt nedodává a není v ceníku, Aktivní se automaticky odškrtne a u všech s platnou cenou se nastaví jako aktivní). Naopak import neovlivňuje pole Viditelný, které si nastavuje sám uživatel. ECCManager poskytuje možnost nastavit produktu typ Služba. To znamená, že u tohoto produktu se nebude měnit množství na skladě po jeho přidání na doklad, nebude figurovat v aktuálním stavu, nepůjde dát do odpisu nebo vlastní příjemky a nebude se vyskytovat u hodnoty skladu. Tato možnost se dá použít např. u konzultací, poradenství apod. Seznam produktů umožňuje filtrovat jen viditelné produkty (klikněte na Zobrazit jen viditelné produkty), pouze vlastní produkty (zaškrtněte Zobrazit jen vlastní produkty pod tabulkou produktů) nebo zobrazit i již neaktivní produkty (zaškrtněte pole Zobrazit i neaktivní produkty). Po nastavení filtru klikněte na tlačítko. Po dvojím kliknutí na vlastní produkt se zobrazí detail tohoto produktu a je možné editovat jej a poté uložit změny tlačítkem Uložit. Pokud chcete produkt odstranit, klikněte na tlačítko Smazat produkt. Produkt bude nastaven jako neaktivní. Ze seznamu produktů je možné taky importovat aktuální ceník z ECC (viz. kapitola Import příjemek z ECC), a dále vytisknout nebo exportovat ceník do CSV. K tomu slouží tlačítka Tisk ceníku a Export do CSV.

10 10. Aktuální stav produktů Aktuální stav skladu zobrazíte po kliknutí na Produkty / Aktuální stav. Zobrazí se tabulka, kde se zobrazuje zkratka produktu, název, série a pak prodeje za uplynulé tři měsíce pro viditelné produkty. Z nich se vypočte průměrný měsíční prodej a tzv. Index prodeje. V předposledním sloupečku je aktuální množství produktu na skladě a v posledním je možnost nastavit počet kusů, které je potřeba objednat z ECC. Po nastavení čísel u všech produktů, které je potřeba objednat, klikněte na tlačítko Vygenerovat objednávku. Tím se vytvoří objednávka produktů z ECC. V této chvíli je potřeba mít počítač připojený k internetu. Seznam objednávek je možné zobrazit přes Produkty / Objednávky do ECC (viz. kapitola Objednávky do ECC). Do objednávky pro ECC budou zařazeny pouze produkty z ECC, ne vlastní produkty, i kdyby tam bylo číslo ve sloupci Objednat nastavené na nenulové číslo. Ke každému produktu je možné uložit tzv. minimální množství, což je stav, který chcete mít na skladě (např. pokud chcete mít na skladě alespoň 10 ks produktu Joalis AuriDren, nastavte do sloupečku Minimální množství číslo 10). Po nastavení těchto limitů je uložte tlačítkem Uložit minimální množství. Pokud budete chtít vytisknout produkty, kterých stav je nižší než tento ideální stav, klikněte na tlačítko Produkty pod min. Množstvím, vytiskne se seznam všech produktů, kde je stav nižší než uložené číslo:

11 Aplikace umožňuje vytisknout a exportovat aktuální stav do souboru CSV pomocí tlačítek Export do CSV a Tisk seznamu. 11. Příjemky Po kliknutí na Produkty / Seznam příjemek se zobrazí tabulka se všemi příjemkami naimportovanými z ECC. Zobrazuje se unikátní číslo příjemky, číslo dokladu v ECC (pro kontrolu), datum a čas vytvoření dokladu v ECC, datum a čas naimportování, případné datum stornování, stav dokladu (zpracovaný nebo stornovaný) a celková cena v Kč. V dolní části okna je informace o tom, kdy naposledy byly staženy příjemky z ECC. V levé dolní části je tlačítko pro import příjemek z ECC. (viz. kapitola Import příjemek z ECC). Po dvojitém kliknutí na vybraný záznam se zobrazí detail příjemky.

12 V detailu příjemky je vidět číslo dokladu, jeho stav, označení dokladu v ECC, datum vytvoření dokladu v ECC, datum importu do ECCManageru a celková cena příjemky. V dolní části je tabulka se všemi produkty příjemky (zkratka, název, množství a jednotková cena za produkt). Pokud je potřeba doklad stornovat a zároveň tak vyskladnit produkty, které se příjemkou naskladnily, klikněte na tlačítko Stornovat. ECCManager nabízí možnost vytvořit vlastní příjemku, která obsahuje pouze vlastní produkty. V seznamu příjemek klikněte na Vytvořit příjemku a zadejte produkty a jejich množství stejně jako u vytváření paragonu. Příjemku je možné vytisknout na formát A4 (tlačítko Tisk) nebo Exportovat do CSV (formát pro Microsoft Excel, tlačítko Export do CSV). 12. Import příjemek z ECC Pro import příjemek klikněte na tlačítko Importovat příjemky z ECC na hlavním okně nebo v seznamu příjemek nebo přes menu Produkty / Import příjemek. Po kliknutí proběhne import všech příjemek, které nebyly naskladněny v ECCManagerovi. Proces může chvilku trvat, délka závisí na rychlosti připojení k internetu. Po naskladnění se zobrazí hlášení, že import byl úspěšný. Pro každou naimportovanou příjemku se automaticky naskladní její produkty, takže je můžete používat pro svoje prodeje. 13. Odpisy ECCManager umožňuje odepsat produkty, které byly zničeny nebo jejich doba použitelnosti již expirovala. Po kliknutí na Produkty / Odpisy se zobrazí seznam všech uložených odpisů. Pro vytvoření nového odpisu klikněte na tlačítko Vytvořit odpis v levé dolní části obrazovky. Zobrazí se detail odpisu s vygenerovaným číslem. Stav je až do uložení Vytvořený, poté se změní na Zpracovaný.

13 Stejným způsobem jako u vytváření paragonu vyberte produkty, které chcete odepsat v rozbalovacím seznamu (resp. je můžete vyfiltrovat zadáním řetězce do pole Název) a zvolte množství, které budete odepisovat. Po stisknutí klávesy Enter se záznam přidá do tabulky produktů. Odpis uložte tlačítkem Uložit. Pokud chcete udělat odpis pro vlastní spotřebu, zaškrtněte Odpis pro vlastní spotřebu a budete moct přepsat přímo v seznamu produktů jednotkové ceny jednotlivých produktů (a tím změnit i finální cenu odpisu), jinak se použije nákupní cena produktů. Poté, co odpis uložíte, jej už nejde editovat, pouze stornovat (tlačítkem Stornovat), vytisknout (tlačítkem Tisk) nebo exportovat do formátu CSV pro Microsoft Excel (tlačítkem Export do CSV). Hned po uložení odpisu se zadané produkty odepíšou ze skladu. 14. Objednávky do ECC Objednávky do ECC se generují automaticky z aktuálního skladu kliknutím na tlačítko Vygenerovat objednávku. Do objednávky se vloží pouze produkty, které jsou naimportovány z ECC, ne vlastní produkty. Pokud chcete poslat objednávku do poboček ECC v Brně nebo v Ostravě (místo Strakonic), vyberte tyto pobočky v rozbalovacím seznamu vedle tlačítka Vygenerovat objednávku. Pokud chcete v Brně nebo v Ostravě vyzvednout zboží osobně, zaškrtněte tuto možnost v okně, kde se zadává doručovací adresa. Případné poznámky vyplňte do pole Poznámka a klikněte na tlačítko OK. Kliknutím na Produkty/Objednávky do ECC v horním menu se zobrazí všechny objednávky odeslané do ECC. Po dvojitém kliknutí na vybraný záznam se otevře okno s detailem dané objednávky. Vypisuje se tam číslo objednávky, datum vytvoření, cena objednávky, vybraná pobočka ECC a seznam objednaných produktů.

14 Tlačítkem Tisk můžete vytisknout doklad k objednávce. 15. Inventura V ECCManageru je možnost vytvářet inventury. Klikněte na Produkty / Inventury, zobrazí se seznam všech uložených inventur. Pokud chcete vytvořit inventuru, klikněte na Vytvořit inventuru. Zobrazí se detail nové inventury. V ní je seznam všech aktivních produktů na skladě. Vypisuje se jejich zkratka, název, jednotková cena, množství spočtené programem a ve sloupečku Skutečné množství je potřeba zapsat nové množství produktu spočtené u inventury. Po zadání nového množství se automaticky spočítá rozdíl. U inventury se používá nákupní cena produktů. Pro uložení změn klikněte na tlačítko Uložit. Potvrďte, že chcete opravdu provést změny. Nová množství se uloží do databáze a projeví se v aktuálním stavu. Inventuru si můžete vytisknout tlačítkem Tisk nebo uložit do CSV formátu (který lze otevřít např. v Microsoft Excel) pomocí tlačítka Export do CSV. Seznam inventur aktualizujte kliknutím na tlačítko. Zobrazí se v něm i nově přidaná inventura. Po dvojím kliknutí na vybraný záznam se zobrazí read-only detail dané inventury. 16. Denní report Pro tisk denního reportu otevřete okno pro Tisk a export reportů přes horní menu položka Reporty.

15 Nastavte datum, pro který chcete tisknout report a vyberte, zda půjde o tisk nebo export do csv a podle toho klikněte na příslušné tlačítko. 17. Měsíční report Pro tisk měsíčního reportu otevřete okno pro Tisk a export reportů přes horní menu položka Reporty. Nastavte měsíc, pro který chcete tisknout report a vyberte, zda půjde o tisk nebo export do csv a podle toho klikněte na příslušné tlačítko. 18. Hodnota skladu Pro tisk aktuální hodnoty skladu otevřete okno pro Tisk a export reportů přes horní menu položka Reporty a klikněte na Export do CSV nebo Tisk u položky Hodnota skladu. Zobrazí se celkový počet produktů a jejich hodnota vypočtená z nákupní ceny produktů. 19. Aktualizace ECCManager se sám pokouší aktualizovat u každého spuštění. Pokud je počítač připojený k internetu a k dispozici je nová verze, program se aktualizuje sám ještě před zobrazením hlavního okna. Pokud chcete aktualizovat verzi ručně, klikněte na Nápověda/Aktualizovat. Nová verze ECCManageru se stáhne ze serveru ECC a poté se znovu spustí ECCManager. Po aktualizaci se zvýší verze programu, která je zobrazena v hlavním okně aplikace vpravo dole. U hlášení závad vždy uvádějte číslo této verze.

16 20. Manuál Manuál si můžete zobrazit přímo z aplikace přes Nápověda/Manuál. Otevře se okno, ve kterém je zobrazený manuál pro ECCManager (je nutné mít nainstalovaný prohlížeč pdf souborů). Pokud si chcete aktualizovat manuál na nejnovější verzi, klikněte na Help / Aktualizovat manuál. Tento manuál je také ke stažení na adrese Pokud si chcete manuál vytisknout, tak využijte možnost otevřít soubor Manual.pdf, který se nachází ve složce, kde je nainstalován ECCManager. 21. Zálohování a obnova dat ze zálohy Doporučujeme dělat pravidelně zálohy a data si uchovávat mimo Váš počítač, abyste o ně nepřišli v případě, že by se něco stalo buď s hardwarem nebo softwarem Vašeho počítače. Klikněte na Nápověda / Zálohování a vyberte způsob vytvoření zálohy. Buď do souboru nebo na WWW server. Naopak pro načtění zálohového souboru zvolte Obnovit ze souboru (případně Obnovit ze serveru, pokud jste si předtím nahráli zálohu na server). Pokud vedete skladové hospodářství na více počítačích (např. na jednom vystavujete doklady a na druhém všechno ostatní), je možné si data předávat přes server když končíte s prací na jednom počítači, odešlete data na server pomocí tlačítka Zálohovat na server a následně po spuštění ECCManagera na druhém počítači zvolte možnost Obnovit ze souboru, aby se tam aktualizovala data.

17 22. O aplikaci Informace o aktuální verzi aplikace nájdete v okně, které se zobrazí po kliknutí na Nápověda/O aplikaci. 23. Hlášení chyb a odesílání přípomínek Hlášení závad probíhá na stránce kam se dá dostat z hlavní stránky programu ECCManager: U hlášení všech závad uvádějte číslo verze. Ta se zobrazuje v pravém dolním rohu hlavního okna aplikace nebo v okně O aplikaci, viz. kapitola O aplikaci.