PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Transkript

1 PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ Pkud vaše děti navštěvují naši šklu Villa Luna mateřská škla s.r.., svěřujete nám, jak správci sbních údajů, sbní údaje dětí, a t z th důvdu, abychm jim mhli řádně pskytvat vzdělávání pdle příslušných právních předpisů, a taktéž i prvzvat další činnsti, které s výchvu a vzděláním dětí suvisí. V těcht zásadách chrany sbních údajů zjistíte, jaké sbní údaje shrmažďujeme, prč je shrmažďujeme, a c s nimi děláme. Uvedené infrmace jsu důležité, prt dufáme, že si najdete čas a pečlivě si vše přečtete. Pkud by zde byl něc nesrzumitelné neb byste se rádi dzvěděli další infrmace, můžete nás navštívit v kanceláři naší škly neb nás kntaktvat prstřednictvím e- mailu inf@villaluna.cz. Dále bychm vám rádi známili, že pr blast chrany sbních údajů v naší škle bude jmenván pvěřence pr chranu sbních údajů (dále jen pvěřenec ). Pvěřencem může být v blasti chrany sbních údajů jen dbrně znalá sba, která má například za úkl dhlížet na řádné zacházení s sbními údaji, pradit správci údajů, jak nejlépe ddržvat řádné principy pr chranu sbních údajů a v nepslední řadě se na něj také můžete bracet i vy se svými dtazy neb žádstmi. V naší škle vyknává funkci pvěřence pan JUDr. Ing. et Ing. Rman Ondrýsek, Ph.D., MBA., se sídlem Palackéh 150/8, Prstějv a kntaktvat jej můžete na mb.: , , , pverenec@gdprdskl.cz V prhlášení chraně sbních údajů je například vysvětlen: Jaké infrmace (sbní údaje) shrmažďujeme, z jakéh důvdu a na základě jakéh právníh titulu Jak tyt infrmace využíváme P jaku dbu budeme s těmit infrmacemi nakládat Kd může d sbních údajů nahlížet (tzv. příjemci sbních údajů) Jaká mají děti a jejich záknní zástupci práva vůči správci sbních údajů Snažíme se, aby tent dkument byl přehledný a srzumitelný. Pkud se však stane, že některé výrazy úplně neznáte, nebť se jedná právní pjmy (jak například zpracvatel sbních údajů, pseudnymizace apd.), pak neváhejte a braťte se na nás neb na pvěřence. Rádi vám pdrbnsti vysvětlíme.

2 Infrmace, se kterými nakládáme a dba jejich zpracvání: Správní řízení Pkud se hlásíte k nám d škly, pak nejprve vyplňujete přihlášku k vzdělávání, na jejímž základě se děti zúčastňují přijímacíh řízení. Na knci všeh je pak rzhdnutí ředitele škly (ne)přijetí žáka k vzdělávání. Celý tent prces je tzv. správním řízením, kdy ředitel škly (jak správní rgán) zde rzhduje právech a pvinnstech jmenvitě určené sby.1 Abychm mhli takvé správní řízení knat, ptřebujeme znát následující základní identifikační neb ppisné sbní údaje: dítěte (MŠ): jmén a příjmení, datum narzení, případně rdné čísl, míst trvaléh pbytu neb adresa pr dručvání písemnstí, údaj čkvání (není pvinným údajem) může se také stát, že se budeme dptávat na další infrmace, a t údaj předchzím vzdělávání, zdravtní stav (např. alergie), zvláštní zájmy neb prblémy, zda má žák surzence neb zda je zájem navštěvvání šklní družiny2 - v případě nezbytných infrmací zdravtním stavu se jedná zvláštní kategrii údajů tzv. citlivé údaje u dětí a žáků dále shrmažďujeme údaj zdravtní pjišťvně záknný zástupce: jmén a příjmení, adresa trvaléh pbytu neb adresa pr dručvání písemnstí, ID datvé schránky (pkud byla zpřístupněna), telefnní čísl neb Tyt sbní údaje zpracváváme za účelem plnění právní pvinnsti, a t vedení správníh řízení (řízení rzhdnutí přijetí k (předšklnímu) vzdělávání). Právním titulem pr zacházení s těmit infrmacemi je pdle článku 6 dst. 1 písm. c) GDPR3 plnění právní pvinnsti, a t pdle ust. 34, 34a, 34b a/neb 36, 46 zákna č. 561/2004 Sb., šklský zákn a dále zákn č. 500/2004 Sb., správní řád, jakž i prváděcí právní předpisy k uvedeným záknům. Za účelem vedení správníh řízení sbní údaje shrmažďujeme (archivujeme) p dbu, která je stanvená ve spisvém a skartačním plánu škly. V případě žádstí přijetí k předšklnímu vzdělávání a rzhdnutí tét žádsti se jedná dbu 5 let a rzhdnutí tét žádsti se jedná dbu 10 let. Řízení přijetí k vzdělávání není jediným správním řízením, které se při vzdělávání dětí může knat. Další řízení mhu být např. řízení uknčení individuálníh vzdělávání dítěte ( 34b dst. 5 šklskéh zákna) apd. V rámci tét činnsti se zpracvávají puze údaje nezbytné pr vedení takvéh řízení, tj. údaje, které jsu vyjmenvány výše. U správních rzhdnutí zahájení / uknčení individuálníh vzdělávacíh plánu je dba archivace 10 let. 1 viz 9 zákna č. 500/2004 Sb., správní řád. 2 Tyt údaje shrmažďujeme jen v nezbytném rzsahu, a t pr právněné zájmy škly, kdy za účelem c nejvyšší kvality vzdělávání ptřebujeme znát histrii vzdělávání žáka jakž i další infrmace, které služí pr zajištění jeh vzdělávacích ptřeb. 3 Nařízení Evrpskéh parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 chraně fyzických sb v suvislsti se zpracváním sbních údajů a vlném phybu těcht údajů a zrušení směrnice 95/46/ES (becné nařízení chraně sbních údajů).

3 Matrika dětí, žáků a studentů a statní dkumentace škl Šklský zákn ukládá všem šklám pvinnst, aby vedly určitu dkumentaci své činnsti. Mezi pvinnu dkumentaci patří i vedení tzv. evidence dětí, žáků neb studentů pdle 28 dst. 1 písm. b) šklskéh zákna. Jedná se tzv. šklní matriku. Její náležitsti jsu stanveny v 28 dst. 2 šklskéh zákna. Ve šklní matrice prt musíme vést následující sbní údaje: dítěte, žáka neb studenta: jmén a příjmení, rdné čísl, datum narzení, státní bčanství, míst narzení a míst trvaléh pbytu, ppřípadě míst pbytu na území České republiky pdle druhu pbytu cizince neb míst pbytu v zahraničí nepbývá-li dítě na území ČR, datum zahájení vzdělávání ve škle, údaje průběhu a výsledcích vzdělávání ve škle, vyučvací jazyk, údaje znevýhdnění uvedeném v 16 šklskéh zákna, údaje mimřádném nadání, údaje pskytvaných pdpůrných patřeních, závěry vyšetření uvedených v dpručení šklskéh pradenskéh zařízení, údaje zdravtní způsbilsti ke vzdělávání a zdravtních btížích, které by mhly mít vliv na průběh vzdělávání, datum uknčení vzdělávání ve škle zde se jedná převážně základní identifikační neb ppisné sbní údaje, nicméně v určitém rzsahu se zpracvávají i infrmace zdravtním stavu, které jsu pvažvány za zvláštní kategrii sbních údajů tzv. citlivé údaje záknnéh zástupce: jmén a příjmení záknnéh zástupce, míst trvaléh pbytu neb bydliště, pkud nemá na území České republiky míst trvaléh pbytu, a adresu pr dručvání písemnstí, telefnické spjení zde se jedná základní identifikační neb ppisné sbní údaje Abychm mhli se záknnými zástupci efektivně a rychle kmunikvat, mhu nám záknní zástupci dát dbrvlně svůj . Takvý sbní údaj je pté zpracváván na základě právněnéh zájmu správce sbních údajů pdle článku 6 dst. 1 písm. f) GDPR. Tyt sbní údaje zpracváváme za účelem plnění právní pvinnsti vedení evidence dětí, žáků neb studentů vedení šklní matriky. Ve šklní matrice jsu tak sbní údaje zpracvávány na základě plnění právní pvinnsti, která naší škle vyplývá ze šklskéh zákna. Zpracvání takvýcht údajů je prt v suladu s článkem 6 dst. 1 písm. c) GDPR. Šklní matrika se uchvává p dbu, kteru stanvuje zákn archivnictví a spisvé službě4, a t p dbu 50 let, ledaže se jedná archiválie pdle bdu 16 přílhy č. 2 zákna archivnictví a spisvé službě, které se vždy pvinně předkládají státnímu archivu k výběru za archiválie. Šklní matriky nejsu však jediným dkumentem, které má škla pvinnst vypracvávat. Mezi další pvinné dkumenty, kde se bjevují sbní údaje dětí, žáků neb studentů, jsu např. knihy úrazů aj. Účelem zpracvání sbních údajů v takvých dkumentech je pté řádné plnění pedaggické činnsti a plnění právních pvinnstí při pskytvání vzdělávání. Dba uchvání těcht dkumentů je uvedena ve spisvém a skartačním řádu škly a různí se pdle typu dkumentu. Takvé zpracvání je 4 Zákn č. 499/2004 Sb., archivnictví a spisvé službě a změně některých záknů.

4 pět prváděn na základě plnění právních pvinnstí, a tedy v suladu s článkem 6 dst. 1 písm. c) GDPR. Stravvání Abychm mhli dětem a žákům řádně pskytvat stravvací služby, pak i za tímt účelem musíme zpracvávat infrmace, které jsu uváděny nejčastěji v přihláškách ke stravvání. Jedná se následující sbní údaje: dětí: jmén a příjmení, datum narzení neb rdné čísl, státní bčanství, míst trvaléh pbytu neb adresa bydliště (kntaktní adresa), šklní rk, třída, čísl bankvníh účtu, datum zahájení a uknčení stravvacích služeb, údaje zdravtních btížích, které by mhly mít vliv na pskytvané služby (např. alergie na lepek) jedná se převážně základní identifikační neb ppisné sbní údaje, nicméně infrmace zdravtních btížích jsu infrmace zdravtním stavu, které jsu pvažvány za zvláštní kategrii sbních údajů tzv. citlivé údaje záknných zástupců: jmén a příjmení, adresa trvaléh pbytu neb bydliště (kntaktní adresa), telefnické spjení neb , čísl bankvníh účtu Pskytvání stravvacích služeb je uskutečňván na základě přihlášky ke stravvání. Přihláška tak zakládá určitý (právní) vztah, kdy má prvzvatel stravvacíh zařízení pvinnst pskytnut službu a na druhé straně příjemce takvé služby má jiné závazky, typicky pvinnst uhradit cenu takvé služby. Přihláška ke stravvání by se tak dala pvažvat za jakusi smluvu. V takvém případě se zpracvání výše uvedených sbních údajů za účelem pskytván stravvacích služeb děje na základě plnění smluvníh vztahu pdle článku 6 dst. 1 písm. b) GDPR. Prezentace škly a bezpečnst Pr účely prezentace škly využíváme internetvé stránky a naší facebkvu stránku ( neb zveřejňujeme některé důležité zprávy v běžných médiích (např. místní tisk neb reginální TV). Může se tedy stát, že za účelem infrmvání veřejnsti dění v naší škle a pr prezentaci škly zveřejníme jmén a příjmení dítěte, žáka neb studenta a případně i ftgrafii, audi a videzáznam neb výtvarné díl. Nemusíte se ale bát, k takvému zveřejnění vyžadujeme suhlas se zpracváním sbních údajů. Rádi bychm vás upzrnili, že pr některé zveřejňvání ftgrafií neb videzáznamů není suhlas se zpracváním údajů ptřebný. Tak je tmu v případě, kdy na dané ftgrafii neb videzáznamu není knkrétní sba zcela identifikvatelná. Pkud i přest budete žádat, aby takvá ftgrafie neb videzáznam nebyl zveřejněn, pak t chápeme a můžete se s žádstí smazání brátit na výše uvedené kntakty škly neb pvěřence.

5 Hspdářská činnst a účetnictví Hlavní činnstí naší škly je pskytvání vzdělávání. Abychm mhli plnit naší hlavní činnst řádně a svědmitě, ptřebujeme zajistit běžný chd škly např. zajištění účetnictví, prvz telefnů, IT sítě, ale i třeba běžná údržba budvy. Za tímt účelem uzavíráme různé sukrmprávní smluvy s ddavateli služeb. I v těcht smluvách se bjevují sbní údaje smluvních partnerů. nejčastěji se jedná následující sbní údaje: jmén a příjmení, identifikační čísl pdnikatele, adresa prvzvny neb sídla, adresa trvaléh pbytu neb bydliště (kntaktní adresa), daňvé identifikační čísl, a telefn. S těmit sbními údaji zacházíme převážně za účely plnění uzavřené smluvy, tj. pdle článku 6 dst. 1 písm. b) GDPR, ale zárveň i pr plnění smluvních pvinnstí, tj. pdle článku 6 dst. 1 písm. c) GDPR. Plnění smluvních pvinnstí nastává typicky v případě, kdy na základě uzavřené smluvy musíme evidvat v rámci účetnictví faktury neb jiné daňvé dklady pdle zákna č. 563/1991 Sb., účetnictví. Smluvy se uchvávají nejdéle p dbu 10 let, prtže mhu být předmětem kntrly ze strany zřizvatele a faktury p dbu 5 let. Pučení právech subjektů sbních údajů Každý subjekt sbních údajů má následující práva: pžadvat mezení zpracvání sbních údajů, pžadvat vysvětlení hledně zpracvání sbních údajů, pžadvat infrmaci, jaké sbní údaje jsu na základě suhlasu zpracvávány, vzít suhlas se zpracváním údajů kdykliv zpět, vyžádat si přístup k údajům a nechat je aktualizvat, pravit neb dplnit, pžadvat výmaz sbních údajů, v případě pchybnstí ddržvání pravidel suvisejících se zpracváním sbních údajů se brátit na správce neb se stížnstí na Úřad pr chranu sbních údajů ( Příjemci sbních údajů Svěřeným sbním údajům věnujeme veliku patrnst. T zahrnuje především starat se t, aby k nim měly přístup jen sby, které jsu právněny s takvými infrmacemi nakládat. Při výknu naší činnsti se může stát, že k sbním údajům bude mít přístup i další sba. Tak je tmu typicky v případech rgánu veřejné mci, které prvádí kntrlní činnst, rgánů zřizvatele škly neb sb, které zajišťují pr šklu služby neb jiné činnsti (např. přadatel šklních sutěží, rganizátr akce jak je zájezd neb škla v přírdě). Příjemci sbních údajů získávají puze jen ty sbní údaje, které nezbytně ptřebují pr zajištění a výkn činnsti vůči škle.

6 Zabezpečení sbních údajů Víme, že chrana sukrmí dětí, žáků a studentů, ale i statních kategrií subjektů sbních údajů je důležitu sučástí naší činnsti a nepdceňujeme ji. Prt se vždy snažíme zajistit dstatečná patření, abychm zpracvávaným infrmacím dpřály dpvídající úrveň důvěrnsti. Pr řádné ddržvání chrany sbních údajů prt využíváme například následující bezpečnstní prvky: zaměstnanci škly jsu vázáni mlčenlivstí skutečnstech, nichž se dzvěděli při výknu své práce sbní údaje jsu ukládány d uzamykatelných prstrů, kam má přístup puze mezený pčet zaměstnanců škly. v případě uchvávání sbních údajů v digitálním prstředí jsu výpčetní prstředky náležitě zabezpečeny jak fyzicky (prti dcizení neb zničení), tak i prgramvě (prti škdlivým sftwarům, nastavením elektrnickéh zabezpečení přístupu jen právněným sbám neb v nepslední řadě také využíváním bezpečných kmunikačních kanálů, které využívají prvky šifrvání pkud předáváme sbní údaje některým příjemcům (viz výše), vždy se ujišťujeme že se jedná sby, které jsu právněny s údaji nakládat že nezískávají ty sbní údaje, které nezbytně neptřebují pr výkn své činnsti že takvá sba s sbními údaji zachází s náležitu péči a patrnstí že příjemce bude ddržvat stejnu mlčenlivst, jaku jsu vázáni zaměstnanci škly při zveřejňvání výsledků z přijímacíh řízení využíváme tzv. pseudnymizaci, kdy výsledky dětí nejsu zveřejňvány pd jejich jménem, ale pd určitým identifikátrem (např. čísl přihlášky k vzdělávání) k sbním údajům mají v rámci rganizace přístup jen ti zaměstnanci, kteří jsu právněni s sbními údaji nakládat zabezpečení údajů je průběžně kntrlván a aktualizván s hledem na způsby jakým se s sbními údaji zachází Závěr V naší škle se snažíme zacházet jen těmi sbními údaji, které nezbytně ptřebujeme pr výkn svěřené činnsti, tj. pskytvání vzdělávání. Ve většině případů s infrmacemi zacházíme prt, že plníme určitu záknnu pvinnst v tét blasti jsu stěžejní zejm. předpisy upravující šklství. Dalšími právními tituly pr zacházení s sbními údaji je zpracvání nezbytné pr plnění smluvy neb pr právněné zájmy správce. Těcht sbních údajů však zpracváváme malý rzsah. Ve

7 výjimečných případech se může stát, že pr určité zpracvání neb pr určité sbní údaje si musíme vyžádat suhlas se zpracváním. Takvý suhlas máte práv například dvlat. V každém případě s sbními údaji zacházíme jen na nezbytně nutnu dbu, kteru nám nejčastěji ukládá některý právní předpis (typicky zákn archivnictví a spisvé službě, zákn účetnictví atd.) neb dba plyne z deklarvanéh účelu, za jakým jsu údaje zpracvávány. Sukrmí všech subjektů sbních údajů bereme vážně. Prt se staráme t, aby veškeré infrmace byly ukládány na bezpečném místě a aby k nim měly přístup jen ty sby, které jsu právněny s infrmacemi nakládat. Když předáváme sbní údaje příjemcům, pak je t jen pr výkn činnstí rgánů veřejné mci (zejm. prvádění kntrl a inspekcí) neb pr subjekty zajišťující služby neb činnsti, které suvisí se vzděláváním. Vždy však dbáme na t, aby takvé předání trval jen mezenu dbu, aby příjemce ddržval stejné standardy chrany sbních údajů jak škla a v nepslední řadě, aby zacházel puze s sbními údaji, které pravdu nezbytně ptřebuje. Transparentní zacházení s infrmacemi je v tét blasti důležitá, prt máte-li nějaké dtazy, napište nám třeba na náš mail inf@villaluna.cz neb využijte výše uvedených kntaktů.