Záznam o činnostech zpracování Evidence obyvatel Čl. 30 odst. 1 obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) Evidence obyvatel

Transkript

1 Informace o pověřenci pro ochranu osobních údajů podle Obecného nařízení EU 2016/679 o ochraně osobních údajů Subjekty se mohou obracet na jmenovaného pověřence pro ochranu osobních údajů ve všech záležitostech, souvisejících se zpracováním jejich osobních údajů a výkom jejich práv dle nařízení EU 2016/679. Kontakty na pověřence: jitka.steirova@ .cz ID datové schránky: 4uktnz3 Telefon: Záznam o činnostech zpracování Evidence obyvatel Evidence obyvatel zákon 133/2000 Sb., o evidenci obyvatel všechny fyzické osoby včetně dětí, které mají v obci trvalý pobyt jméno a příjmení, bydliště, datum a místo narození, rodné číslo elektronicky PC účetní, listinné dokumenty (správní řízení o rušení TP) v příruční spisovně, kartotéka evidenčních listů obyvatel cca 30 x ročně základní registry MV ČR registr obyvatel odstěhování, úmrtí, dle zákona o archivnictví

2 Záznam o činnostech zpracování Kácení dřevin Vydávání povolení ke kácení dřevin právní povinnost na základě žádosti fyzické osoby fyzické osoby jméno a příjmení, bydliště, datum narození spisy (listinné dokumenty) v příruční spisovně cca 2 x ročně žadatel, správce uplynutím skartační lhůty fyzické zabezpečení-zámky, elektronické zabezpečení dveří-hlásič, PC hesla

3 Záznam o činnostech zpracování Mzdy Mzdy zaměstnanci obce a obecního úřadu, zastupitelé obce, komise, dohody mimo HPP, volby fyzické osoby jméno a příjmení, bydliště, datum narození, rodné číslo, číslo OP, zdravotní pojišťovna, vzdělání, rodinní příslušníci, číslo bankovního účtu, exekuce, zdravotní omezení strukturované zpracování v IS KEO mzdy, listinné dokumenty v šanoch v příruční spisovně měsíčně, dotčeno cca 15 subjektů ročně OSSZ, zdravotní pojišťovny, finanční úřad, exekutoři dle zákona o archivnictví a spisové službě

4 Záznam o činnostech zpracování Ověřování shody opisů a ověřování pravosti podpisů Vidimace a legalizace zákon 21/2006 Sb., o ověřování fyzické osoby, které o ověření požádají jméno a příjmení, bydliště, datum a místo narození, rodné číslo, číslo OP a vydání OP strukturovaná data v IS KEO, kniha ověřování kancelář účetní cca 5x měsíčně žadatel po uplynutí skartační lhůty

5 Záznam o činnostech zpracování Místní poplatky Předpis a správa, vymáhání doplatků na místních poplatcích zákon 565/1990 Sb., o místních poplatcích, zákon 280/2009 Sb., daňový řád fyzické osoby s bydlištěm v obci, majitelé movitostí v katastru obce jméno a příjmení, bydliště, datum a místo narození bo rodné číslo elektronicky strukturovaná data PC účetní, IS KEO, spisy a listiny v šanonu kancelář účetní cca 3x ročně Orgány veřejné moci v rámci poskytované součinnosti OSSZ, Úřad práce, Finanční úřad, banky Ukončení vymáhání, skončení archivační lhůty S5

6 Záznam o činnostech zpracování Pomocná evidence Operativní evidence pro potřeby účetnictví zákon 563/1991 Sb., o účetnictví a související předpisy fyzické osoby, které mají vůči správci závazky a pohledávky vyplývající ze smluvních vztahů jméno a příjmení, bydliště, IČO strukturované zpracování excelové tabulky, listinné dokumenty v šanoch s inventurami majetku, závazků a pohledávek za jednotlivá účetní období v příruční spisovně, kancelář účetní měsíčně, dotčeno cca 80 subjektů správce uplynutím skartační lhůty

7 Záznam o činnostech zpracování Smlouvy Smlouvy o prodeji a koupi movitostí, kupní smlouvy, smlouvy o dílo, nájemní a pachtovní smlouvy, zřízení věcného břeme, právo stavby, smlouva o smlouvě budoucí, darovací smlouvy, dotace zákon 89/2012 Sb., občanský zákoník fyzické osoby, které koupily bo prodaly obci movitý majetek, fyzické osoby, které mají od obce pronajaty pozemky, bytové bo bytové prostory a jiné typy smluvního vztahu jméno a příjmení, bydliště, datum narození bo rodné číslo listiny v šanoch v kanceláři účetní, starosty, v elektronické a textové podobě-aplikace Word v PC starosty, účetní cca 25 dotčených subjektů ročně správce, FO, katastrální úřad skončením smluvního vztahu, dle zákona o archivní a spisové službě

8 Záznam o činnostech zpracování Silniční správní úřad Zařazování a vyřazování místních komunikací, povolování sjezdů právní povinnost Správce, dotčené FO a PO jméno a příjmení, bydliště, případně datum narození kancelář starosty, listinné dokumenty nahodile, zřídka žadatel, obecní úřad, dotčené orgány Uplynutím skartační lhůty fyzické zabezpečení-zámky, elektronické zabezpečení dveří-hlásič

9 Záznam o činnostech zpracování Účetnictví Účetnictví aplikace pokladny, fakturace, poplatky, finanční okruhy, banka zákon 563/1991 Sb., o účetnictví a související předpisy fyzické osoby, které mají vůči správci závazky bo pohledávky, vyplývající ze smluvního vztahu bo z poplatkových důvodů jméno a příjmení, bydliště, případně datum narození elektronické IS KEO, 1 přístup účetní, listiny v označených šanoch v příruční spisovně dotčeno cca 30 subjektů měsíčně nájemník, správce ukončení smluvního vztahu, po uplynutí skartační lhůty, zapisování historie přístupů

10 Záznam o činnostech zpracování Správa bytů Sledování a předpisy nájemného a záloh na služby spojené s užíváním bytů, vyúčtování služeb NOZ fyzické osoby - nájemníci jméno a příjmení, bydliště, datum narození bo rodné číslo strukturovaná data, listinné dokumenty-příruční spisovna účetní 4 byty v majetku obce nájemník, správce po uplynutí skartační lhůty

11 Záznam o činnostech zpracování Jiné správní činnosti Jiné správní činnosti při výkonu přesené působnosti na základě žádosti občana bo právní povinnosti správce právní povinnost, žádost fyzické osoby fyzické osoby, správce, dotčené osoby jméno a příjmení, bydliště, datum a místo narození, rodné číslo, číslo OP dle typu řízení složky umístěné v příruční spisovně nahodile, zřídka žadatel, správce, dotčený orgán veřejné moci uplynutím skartační lhůty fyzické zabezpečení-zámky, elektronické zabezpečení dveří-hlásič, PC hesla

12 Záznam o činnostech zpracování Czech Point Výpisy z rejstříku trestů, obchodního rejstříku, bodové evidence řidičů, výpisy z KN, výpisy z OR, ověřování údajů z ROB, konverze dokumentů právní povinnost na základě žádosti fyzické osoby fyzické osoby-žadatelé, správce jméno a příjmení, bydliště, datum a místo narození, rodné číslo, číslo OP kancelář účetní, elektronicky PC účetní cca 30 x ročně žadatel, obecní úřad uplynutím skartační lhůty fyzické zabezpečení-zámky, elektronické zabezpečení dveří-hlásič, PC hesla