Zápis ze schůze představenstva klubu Pod-O-Lee

Transkript

1 Zápis ze schůze představenstva klubu Pod-O-Lee Datum konání: , od 20:30 hod Místo konání: klubovna kolejního klubu Pod-O-Lee Prezenční listina: Radek Pupák, předseda klubu Pod-O-Lee Michal Sivák, místopředseda klubu POD (odchod 22:58) Martin Záveský, správce prezentace a propagace klubu Jakub Fišer, správce bezpečnosti a news (odchod 22:39) Martin Dzurov, správce sportoviště Jiří Wiesenberg, správce bloku A Zdeněk Maršán, správce bloku B (příchod 21:15) Drahoš Boreček, zplnomocněný zástupce bloku C (má hlas. právo) (příchod 21:21) Jan Harnych, správce bloku E (odchod 22:34) Tomáš Pavelec, zástupce správce bloku F Hosté: Karel Körber, zástupce správce bloku A (odchod 21:30) Josef Stracke, správce tiskáren v PC učebně (odchod 22:11) Omluveni: Veronika Langerová, správkyně bloku F, šéfka KS Jan Šupka, správce bloku C Neomluveni: Robert Vojčík, správce kont a mailu Richard Kuchár, správce IP konektivity Ján Guttek, správce autority - počet lidí s hlasovacím právem: 7

2 Program jednání: 1. Zahájení 2. Činnost správců bloků a služeb 3. Schválení zápisů z minulých schůzí 4. Vyhlášení voleb na správce bloku D 5. Info z parlamentu 6. Výroční zprávy za rok Evidence k účetnictví za rok Čtení konference představenstvo 9. Návrhy do příštího rozpočtu 10. Info o stavu projektů 11. Odstoupen správce server racku 12. Nákupčí 13. Návrh dokumentu o čerpání peněz z rozpočtu 14. Klubové benefity 15. Závěr 1. Zahájení R. Pupák krátce po osmé hodině večerní přivítal přítomné a zahájil schůzi. 2. Činnost správců bloků a služeb R. Pupák požádal představenstvo, aby svou činnost od minulé schůze napsali do wiki. Na wiki se zaznamenává i program schůze. Radek Pupák, předseda KPOD - msndaa - účetnictví - SGS fotosoutěž - účast na schůzi parlamentu SU - účast na KSÚZ Jiří Wiesenberg, správce bloku A - práce na hudebně - nasazování mříže na bloku A - otevírání pokojů - K. Körber postrádá červené krimpovací kleště bloku A

3 Michal Sivák, blok B - o Sudovně a s ní související fotokomoře referovala V. Langerová za kolejní skupinu - vybudování kuchyňky míst fotokomory je zajímavý nápad, ale bude náročný finančně R. Pupák: představenstvo podporuje KS v nápadu udělat z fotokomory kuchyňku. Přítomní souhlasili. Jan Šupka, správce bloku C - běžný provoz Veronika Langerová, správce bloku F - běžný provoz Martin Dzurov, správce sportoviště - rozdělení týdenních úklidových služeb ve sportovišti + samotný úklid - nákup úklidových/čistících prostředků - řešení prasklého skla ve sportovišti - příprava nového rozpočtu - registrace neustále narůstajícího počtu nových členů Robert Vojčík, SKAM - úprava nastavení mailového serveru - příprava virtuálu pro záložní mailserver, DNS server, DHCP server - příprava a zprovoznění monitoringu virtuálu pro jabber - úprava scriptů pro export lidí z ldapu do konferencí - oprava problematického IMAP serveru - zpřístupnění nagiosu všem členů klubu (přihlašování vůči ldapu) Jakub Fišer, SBAN - běžná údržba Martin Záveský, SPAPK - feedback na y od členů do konfery PR - příprava na akce Mezi bloky 2010 a MayDej účast na schůzi parlamentu SU Veronika Langerová, Kolejní skupina - proběhla schůze KS - řešení revize elektrospotřebičů pracovník provádějící revize elektrospotřebičů bude obcházet všechny pokoje, dle dohody na schůzi KS - vzhledem k momentálnímu nevyužívání fotokomory návrh KS: udělat z této místnosti kuchyňku - je nová správkyně praček Lucie Malá

4 - nová správkyně kulečníku Helena Talánová - KS zavede černou listnu, na které budou lidi, kteří porušují pravidla, tito lidé budou mít po dobu určitou zakázané všechny společenské místnosti, které má KS na starosti (fotbálek, kulečník, ping-pong, sudovnu, gril, krb, atd.), pokud umyjí pračky, mikrovlnky, trouby nebo budou jinak aktivní, bude možné trest zkrátit Dále uvedení správci nevyplnili svou činnost do wiki, ani jiné mailové konference: blok D, blok E, SIPK, SA. 3. Schválení zápisů z minulých schůzí K dispozici na schůzi byly výtisky třech neschválených zápisů, správci měli taktéž možnost se k zápisům vyjádřit prostřednictvím mailové konference. R. Pupák se zeptal, jestli má někdo výtku k zápisům z data: , a Nikdo žádnou neměl. R. Pupák dal hlasovat o schválení zápisů , a : PRO: 6 hlasů, PROTI: 0 hlasů, ZDRŽEL SE: 1 hlasy Zápisy byly schváleny. 4. Vyhlášení voleb na správce bloku D Jelikož Vojtěch Zehnálek úspěšně dokončil vysokoškolské vzdělání na fakultě strojní ČVUT a odešel z koleje Podolí, nemůže již dále vykonávat svou funkci správce bloku D. Byla navržena volební komise ve složení Karel Körber, Michal Sivák, Jiři Wiesenberg. J. Wiesenberg bude předsedou volební komise. R. Pupák dal hlasovat o vyhlášení voleb na správce bloku D: PRO: 7 hlasů, PROTI: 0 hlasů, ZDRŽEL SE: 0 hlasy Volby byly vyhlášeny. Volební komise bude přidána do konference volby@pod.

5 5. Info z parlamentu, M.Sivák R. Pupák se zúčastnil schůze parlamentu SU společně s M. Sivákem a M. Záveským. Bude zřízen nový klub na Hlávkově koleji (odtržení od Strahova ). Všem klubům bylo schválena výše vybíraných členských příspěvků. Hudebna na Podolí byla určena jako platba za službu, není členským příspěvkem do klubu POD (tedy SU). Uznávají se pouze příspěvky za síť a sportoviště. Hovořilo se i o odpustcích pro aktivní členy schvaluje se vždy odpustek za celou službu nikdy ne jen část. M. Záveský k tomuto dodal, že pokud se rozhodneme zdražit některou ze služeb, musí se to podstoupit SU a ta to bude schvalovat. 6. Výroční zprávy za rok 2009 R. Pupák řekl, že se čas nachýlil a je třeba zpracovat výroční zprávy za rok Tyto výroční zprávy se musí archivovat, neposílají se dále. Byl stanoven deadline pro správce bloků, služeb, pracovních skupin a předsedu dokončení výročních zpráv do Evidence k účetnictví za rok 2009 R. Pupák sdělil, že se musí doplnit evidence věcí, které se koupily v roce 2009, dále upravit, kde se věc nachází a případně stupeň opotřebení věci. Dokument je dostupný na admindocs. Doplnit věci nad hodnotu 500 Kč. Výjimku tvoří PC komponenty, které se vykazují do částky 500 Kč. R. Pupák dal termín do doplnit účetnictví. 8. Čtení konference představenstvo Tomáš Líbenek požádal o čtení mailové konference predstavenstvo. Důvody, které uvedl: nyní je správcem kartového systému na Podolí, bývalý předseda klubu, který se o dění v klubu zajímá a občas podpoří cennou radou nabytou díky letitým zkušenostem. Jelikož se jedná o hlasování o člověku proběhlo tajné hlasování formou hlasovacích lístků. R. Pupák dal hlasovat o povolení pro T. Líbenka číst mailovou konferenci představenstvo: PRO: 6 hlasů, PROTI: 0 hlasů, ZDRŽEL SE: 1 hlasy

6 Představenstvo schválilo čtení mail. konference T. Líbenkovi. Správce kont a mailu má za úkol přidat T. Líbenka do konference. 9. Návrhy do příštího rozpočtu Jako první představil svůj návrh do rozpočtu správce tiskárny Josef Stracke. V tiskárně, která je umístěna v PC učebně odešla důležitá součástka (hlava), nyní se spíše vyplatí přemýšlet o nákupu nové tiskárny, než investovat do opravy této. Proto přítomným rozdal pár nabídek multifunkčních A3 s velkými zásobníky na papír. Představuje si, že by služba měla být zpoplatněna a řízena nejlépe pomocí čipových karet kde se budou z účtu odečítat peníze. V tiskárně by byl papír a členové klubu by ho již nemuseli přinášet. Nabídky se pohybovaly od 60 tis do 150 tis (poslední částka vč. systému s kartami). 21:15 přišel Zdeněk Maršán - počet lidí s hlasovacím právem: 8 M. Dzurov navrhnul, ať se koupí nová Oki tiskárna a může ji používat jen představenstvo. Klubová tiskárna nyní není a když chtěl tisknout v PC učebně, tak se vždy vyskytl nějaký problém. M. Záveský na toto reagoval, že je k dispozici tiskárna, kterou primárně užívá PR skupina (např. tisk propagačních materiálů apod.). Je samozřejmě k dispozici i ostatním členům představenstva. R. Pupák, řekl, že je třeba se zamyslet nad touto nabídkou, nákup A3 multifunkční tiskárny by nebyl od věci. 21:21 přišel Drahoš Borček, byl zplnomocněn J. Šupkou hlasovací právo - počet lidí s hlasovacím právem: 9 21:30 odešel K. Körber - počet lidí s hlasovacím právem: 9 Výstupem z diskuze bylo, že J. Stracke do příště navrhne možné varianty tiskáren a přinese položkový rozpočet těchto návrhů, aby byla známa konkrétní částka do rozpočtu. Sportoviště M. Dzurov: nejvyšší položku tvoří běžecký trenažer dal by se namísto jednoho ze šlapadel. Novinkou ve sportovišti by mělo být vybavení koutku naproti vchodu do sportoviště a to rohová sedačka, stolek a PC. Další položkou je zajištění úklidu domluvit s firmou, která zajišťuje zaměstnance SÚZu najít vhodného uklízeče/čku, která by uklízela sportoviště - za 2000 Kč/měs. Ve sportovišti u boulderu je třeba dále nakoupit nové boty na lezení - chybí velká čísla. Dále chce M. Dzurov nakoupit

7 nějakou dezinfekci, kterou si návštěvníci dle potřeby aplikují na stroje. Celková navržená částka byla prozatím cca 145 tis. Kč. Správce prezentace a propagace Požadavky do rozpočtu na akce: Mezi Bloky 2010, MayDej 2010, občerstvení na schůze, propagační materiály PR. M. Záveský řekl, že nyní se budou kupovat 2 nové klubové bannery. Dále nevěděl, jaké požadavky budou mít Hry Pod-O-Lee. Jedná s Madonnou, která přispěje na MB 2010 dali si podmínky za jakých proběhne sponzoring, ještě bude projednáno. Požadavek prozatím cca 67 tis. Kč do rozpočtu za SPAPK. R. Pupák nabídnul přítomným, že se mohou účastnit seminář na téma: Získávání peněz pro neziskové studentské organizace. Předseda Splátka půjčky Strahovu, zaplacení telefonů, platba SU, fond předsedy a výjezdní zasedání. Navržená částka cca 340 tis. Kč. Hudebna J. Wiesenberg představil záměr upravit vstupní místnost před hudebnou potřeba zednických prací, poté malta, štuk, barva. Vlhkost v této místnosti již není - po opraveném svodu na terase se situace zlepšila. R. Pupák navrhuje, ať se J. Wiesenberg o tomto pobaví ještě s N. Makulovou spolúčast SÚZu na opravě místnosti. Další položky se týkaly vybavení do hudebny např. držák na kytary, aby zde bylo více místa, dále příslušenství k bicím, elektroakustická kytara, skříně atd. V návrhu byl taktéž úklid ale bude spojeno se sportovištěm, pokud bude sehnán placený člověk na úklid. Předběžný návrh do rozpočtu cca 64 tis. Kč. Krb Z. Maršán bude mít požadavek na stůl ke krbu a rošt ca 5 tis. Kč. 22:11 odešel Josef Stracke - počet lidí s hlasovacím právem: Info o stavu projektů R. Pupák vyzval příslušné vedoucí projeků, aby se k nim vyjádřili (průběh, plnění projektu): Wifi Michal Sivák Stav napsal do ové konference predstavenstvo:

8 Stav testování: to co potřeboval otestovat, bylo otestováno (tj. rozsah pokrytí, rychlost, při umístění zařízení, typu antény atd. ). To co zůstává k dořešení je rozpočet a zabezpečení. Vzhledem k tomu jaká je finanční situace klubu, tak nyní tento projekt nepřipadá v úvahu. Detailněji dvě AP by rozumně pokryly jedno patro, takže zakoupené věci představují přibližně 1/50 celkové sumy potřebné pro pokrytí celé obytné zóny (a to nezapočítává prostředky na zabezpečení zařízení, upgrade switchů, kam by se zařízení připojovala). Umístění těchto zařízení se projedná s HW skupinou a SIPK, ale vypadá to na instalaci do B206. R. Pupák k tomuto řekl, ať M. Sivák sepíše nějakou závěrečnou zprávu výstup k projektu, ať jde vidět jeho práce a řekl, že příště by bylo vhodné průběžně informovat o stavu projektu. Termín na závěrečnou zprávu k projektu Wifi je do Tv Grab Jakub Fišer V prvním týdnu v březnu se chce sejít s klukem, který s ním na projektu spolupracuje. M. Dzurov se zeptal, jak je možné, že stále není skoro nic z projektu, a to i přesto že uběhla dlouhá doba od schvalování rozpočtu na tento projekt, který se stále splácí (o letních prázdninách J. Fišer slíbil, že bude pracovat na projektu). J. Fišer na toto odpověděl, že měl časové problémy a stále má, takže se k tomu prakticky nedostal. R. Pupák k tomuto řekl, že pokud J. Fišer věděl, že má časové problémy, měl tuto práci předelegovat na někoho jiného. Jedná se o projekt s velkou investicí a tohle by se nemělo stát. Do příští schůze tj připraví J. Fišer časový harmonogram, jak to bude dále pokračovat s projektem kdo, kdy, co, jak (nasazení stroje) a popř. vytvoření nového teamu. 22:11 odešel Jan Harnych - počet lidí s hlasovacím právem: 8 Jelikož nemá J. Fišer čas na projekt, tak s tímto souvisí, že neplní i povinnosti SBAN, tak jak by chtěl. Přemýšlel o odstoupení z funkce, ale vzhledem k tomu, že volby na správce jsou v květnu, tak ve funkci ještě setrvá regulérně. R. Pupák mu doporučil, ať předeleguje povinnosti SBAN na jiné osoby. 11. Odstoupení správce server racku M. Franěk odstupuje z funkce server racku napsal do mail. konfery. K doporučení, kdo by mohl tuto funkci vykonávat, určil Tomáše Pavelce. T. Pavelec s tímto souhlasí a chce vykonávat funkci.

9 R. Pupák dal hlasovat o jmenování T. Pavelce do funkce správce server racku: Návrh byl schválen. PRO: 8 hlasů, PROTI: 0 hlasů, ZDRŽEL SE: 0 hlasy 12. Nákupčí - navržení bodu: M. Záveský M. Záveský upozornil na to, že nákupčí (M. Šilar a R. Tarageľ) nejsou poslední dobou k zastižení, pravděpodobně jsou časově zaneprázdněni. R. Pupák řekl, ať M. Záveský sepíše a pošle do konference klub@pod, že se hledají noví nákupčí. 22:39 odešel Jakub Fišer - počet lidí s hlasovacím právem: Návrh dokumentu o čerpání peněz z rozpočtu - navržení bodu: R. Vojčík R. Vojčík poslal návrh/nástin dokumentu buď IP nebo nařízení předsedy O čerpání z rozpočtu. Reaguje tak na situaci s projekty, kdy není vykonána práce v určitých termínech a není vykazováno, jak si na tom projekt za nějakou dobu stojí. Bylo by zde obsáhnuté co projekt musí před schválením obsahovat, co musí obsahovat časový harmonogram a náklady projektu. Navrhnul to pro projekty, které přesahují určitý finanční limit rozpočtu schválený představenstvem (nad částky cca 70 tis. Kč). Časový harmonogram, který si vedoucí projektu určí nesmí překročit více jak dvojnásobek celkového času bez viditelných výsledků pro členy klubu. Pokud časový harmonogram překročí časový limit, tak představenstvo může projekt zrušit a vyhlásit do klubu výběrové řízení na projekt, který nahradí původním s využitím investovaných prostředků. Tento návrh nemohl obhájit, protože se R. Vojčík se nedostavil na schůzi. R. Pupák ale přinesl svůj vlastní návrh kontroly projektů tzv. List projektu. Jde o papír, kde se vypíší všechny náležitosti (v podstatě návrh R. Vojčíka) a časový harmonogram projektu. Tento List projektu by byl online a předseda by do něj psal vždy aktuální změny. J. Wiesenberg s konceptem v některých bodech nesouhlasil, taktéž M. Dzurov když chce někdo nějaký projekt opravdu udělat, čas si na něj najde a dá do toho vše, ale je pravda že se musí nějak reagovat na situaci např. s TV grabem. R. Pupák toto navrhnul jako koncept řešení a nechává představenstvu ještě čas na rozmyšlení, jestli bude List projektu potřeba. 22:58 odešel Michal Sivák - počet lidí s hlasovacím právem: 7

10 14. Klubové benefity - navržení bodu: J. Wiesenberg R. Pupák vysvětlil historii klubových telefonů dříve se kvůli klubovým záležitostem volalo na své náklady a v rozpočtu pak byly návrhu na přidělení kreditu (dobíjecí karty různé částky). Poté byly zavedeny klubové telefony stejný tarif má SH za 250Kč a VPN za 1 Kč. Bylo rozděleno celkem 6 telefonů a je vždy určeno, kdo telefon momentálně nejvíce používá jako příklad může sloužit poskytnutí telefonů při zařizování na akci Mezi bloky. J. Wiesenberg není pro ti telefonům, ale bere to jako bonus pro lidi, kteří volají. On tento telefon nechce má výhodné volání. Ale myslí si, že by bylo spravedlivé, kdyby bylo zaplacení parkovného v areálu uděláno jako benefit pro správce - on také používá auto ke klubovým účelům. R. Pupák na toto reagoval, že když J. Wiesenberg, když potřeboval telefon kvůli zařizování hudebny, mohl o telefon požádat a řekl mu, ať telefon vnímá ne jako benefit, ale pracovní nástroj, který je využíván jen ke klubovým záležitostem. Parkování nemůže být benefitem, když auto není 100% využíváno ke klubovým záležitostem a být kdykoliv k dipozici. R. Pupák se o tom může ještě pobavit se zástupci SÚZ. 15. Závěr Schůze byla ukončena ve 23:29. Zapsala: Lenka Zuská V Praze Schválil: Radek Pupák Předseda klubu