Grafy se vážou k vozidlu a zvolenému roku podle měsíců. Tato agenda se skládá ze tří grafů: Průměrná spotřeba, Cena za litr PH a Najeté kilometry.

Transkript

1 1. Instalace programu Cesty Kniha jízd 1.1. Instalace databázového serveru Nexus Databázový server může být instalován na libovolném počítači ve firemní síti. Tento počítač musí být v době používání programu Cesty Kniha jízd spuštěn a z toho důvodu je určitě ideální řešení pro instalaci firemní server. Systémové i hardwarové nároky na provoz Nexus serveru jsou minimální a operační systém musí být Windows 2000 a výše. 1. Z nabídky vyberte volbu Síťová instalace server a klikněte na tlačítko Instalovat. 2. V průběhu procházení instalačními kroky nedoporučujeme měnit předvolená nastavení až do fáze pro založení vzorové databáze. V tomto kroku zvolte Založit databázi pro Cesty (Cesty DATABOX). 3. V dalším kroku dokončíte instalaci kliknutím na tlačítko Instalovat. 4. Po instalaci by se měla objevit v pravém dolním rohu na Windows liště u hodin ikona databázového serveru Nexus. 5. Databázový server lze spustit také jako službu. V nastavení serveru po zaškrtnutí volby Pokročilé nastavení se zobrazí tlačítko pro instalaci služby. Databázový server obsahuje také zálohování (viz návod k serveru). V případě, že databázový server je již nainstalován a používá se ve spojení s programem Databox CONTACT Professional, se provede aktualizace DB Serveru a na závěr instalace se zobrazí okno pro převod již existujících profilů Instalace programu Cesty Kniha jízd (Klient) 1. Z nabídky vyberte volbu Instalace modulu Cesty a klikněte na tlačítko Instalovat. 2. V průběhu procházení instalačními kroky nedoporučujeme měnit předvolená nastavení. Pouze pokud nechcete zástupce na ploše zrušte volbu Vytvořit zástupce na ploše. 3. Po dokončení instalace se automaticky spustí hledání dostupných profilů (databázových serverů). Vyberte požadovaný profil a potvrďte tlačítkem Zapsat profily. 4. Na ploše se vytvoří zástupce Cesty. 2. Představení agend v programu Cesty Kniha jízd Cesty tato agenda je ústřední částí programu. Na tomto místě se zakládají jednotlivé cesty a v závislosti na uživatelském nastavení se provádějí veškeré operace týkající se cestovních příkazů. Náhrady slouží pro výpočet náhrad při používání vlastního vozidla. Na základě vybraných cest se vypočítá dle sazeb v obecném nastavení a z parametrů konkrétního vozidla. Tato agenda obsahuje také výstup ve formátu MS Word. Kniha jízd je generována automaticky na základě založených cest služebním nebo soukromým vozidlem za zvolené období. Výstup je ve formátu MS Word (*.doc). Grafy se vážou k vozidlu a zvolenému roku podle měsíců. Tato agenda se skládá ze tří grafů: Průměrná spotřeba, Cena za litr PH a Najeté kilometry. 3. Nastavení programu 3.1. Nastavení uživatele 1. První spuštění programu při prvním spuštění programu je třeba se přihlásit pod jménem Správce a heslo ponechat prázdné. Dále je třeba ověřit, že je vybrán správný profil. 2. V agendě nastavení proveďte požadované úpravy: a) Výběrová nabídka Uživatel slouží pro přepínání se mezi uživateli a tuto možnost má pouze Správce nebo uživatel s administrátorskými právy. b) Tlačítko Nový uživatel slouží pro zadávání dalších uživatelů programu cesty v rámci jednoho profilu. c) Tlačítko Oprava uživatele slouží pro změnu jména nebo hesla.

2 d) Tlačítko Synchronizovat je určeno pro načtení uživatelů z obchodního systému Databox CONTACT Přístupová práva definují omezení přístupů pro vybraného uživatele na těchto úrovních: a) Modul Cestovní příkazy obecný zákaz k cestám, přihlášený uživatel se nedostane do žádné agendy. b) Cestovní příkazy zamítnut, pro čtení, opravy a přidávání, plná práva. c) Volba pro přístup k cestám pouze k vlastním, ke všem schváleným, ke všem. d) Schvalovat cestovní příkazy schvalování cestovních příkazů je primárně automatické, v obecném nastavení je možno tuto automatiku vypnout. e) Proplácet cestovní příkazy tato volba je určena pro účetní a pokladníky, proplácí se stravné a cestovní náklady. 4. Ostatní a) Výchozí agenda je primárně nastavena na poslední otevřenou, je možnost pevně vybrat některou z nabídky. b) Pro cestu vytvořit událost v diáři uživatele tato volba slouží pro uživatele obchodního systému Databox CONTACT 5. Automaticky se založí aktivita v daném čase. 5. Výchozí hodnoty slouží pro urychlení zadávaní cest a cestovních příkazů. a) Účel cesty nejčastější účel cestování b) Místo odjezdu výchozí adresa, město. Čím přesněji místo odjezdu určíme, tím budou přesnější výpočty vzdáleností (Smetanova, Jičín). c) Země cesty výběrová nabídka zkratek států. d) Způsob dopravy nečastější forma cestování, služební vozidlo, vlastní auto, vlak, autobus. e) Vozidlo k této volbě je třeba se vrátit až potom, co vytvoříme seznam vozidel Obecné nastavení 1. Export do MS Word skládá se ze šablon pro jednoduché a hromadné cestovní příkazy a úložiště vytvářených dokumentů. Název vytvořeného dokumentu lze rozšířit o libovolný řetězec znaků Prefix. Kategorie dokumentu je určená pro obchodní systém Databox CONTACT Kniha jízd cesta k šabloně pro vytváření knihy jízd a úložiště takto vytvořených dokumentů. 3. Náhrady cesta k šabloně pro tvorbu náhrad a úložiště takto vytvořených dokumentů. 4. Tuzemsko volba místních nastavení státu a měny s globálním nastavením místa odjezdu (převezme se napříč všemi uživateli).

3 5. Sazba pro tuzemské stravné jsou sazby dle zákona v aktuálním roce. V základu jsou nastaveny maximální hodnoty sazeb, které se dají libovolně změnit. 6. Cestovní náhrady - jsou sazby dle zákona v aktuálním roce. Měnit sazby se nedoporučuje, pouze s ohledem na zadávání cest do minulosti. 7. Ostatní: a) Cestovní příkaz automaticky schválit z nastavení uživatele lze vybrat schvalovatele, který jednotlivé cesty schvaluje a tím umožňuje zadání průběhu s výpočtem stravného a následného proplacení. b) Evidovat vozidla pro případ, že program Cestovní příkazy neslouží pro evidenci aut, knihy jízd a náhrad za používání vlastního auta. Vypnutím evidence vozidel se program a zadávání průběhů zjednoduší. - Způsob pořízení cest kompletní = o trochu složitější zadávání s výpočtem stravného a náklady na cestu. - Způsob pořízení cest zjednodušené = jednoduchá tabulka pro rychlé zadávání cest služebním nebo soukromým vozidlem a následným výpočtem náhrad a s tiskem knihy jízd. - Upozornění Na servisní prohlídky = kolik km předem má program upozornit uživatele (při otevření programu). - Upozornění Na technické prohlídky = kolik měsíců předem má program upozornit uživatele (při otevření programu) Nastavení tabulek Měnové kurzy tabulka s měnovými kurzy na různé měny, používá se při přepočtu na tuzemskou měnu například u tankování, kapesného, stravného v cizích měnách a dalších. Sazby stravného - jsou sazby dle zákona v aktuálním roce. Tabulka lze libovolně rozšiřovat a její aktualizace musí probíhat ručně. 4. Vozidla Databáze služebních a soukromých vozidel ve firmě. Kromě standardních parametrů jako je například SPZ, palivo nebo spotřeba lze k vozidlu evidovat události o servisních a technických kontrolách.

4 1. Založení nového vozidla se provede tlačítkem Přidat. 2. Vyplníme základní parametry vozu a potvrdíme tlačítkem Zapsat. - Když se u vozidla nevybere Zaměstnanec, je možné vozidlo přiřadit k více uživatelům. 3. Doplníme datum příští STK tak, že klineme na tlačítko Změnit a doplníme požadovaný časový údaj. Zároveň můžeme zapsat informace o poslední STK, která se uloží do seznamu servisních událostí. 4. Stejně postupujeme při vkládání příští servisní prohlídky, přičemž zadáváme stav najetých kilometrů. 5. Vrátíme se do Nastavení a příslušným uživatelům vybereme zadaná vozidla. Jedno vozidlo může sdílet více uživatelů. Jeden uživatel může mít přednastavené pouze jedno vozidlo. Pro vozidlo bez vyplněného zaměstnance, může kdokoli kdo má nastavený způsob dopravy auto služební zadávat cesty. 5. Tvorba cest Program umožňuje dvojí pohled na agendu cesty. Primárně zvoleným pohledem je jednoduché pořízení ve formě přehledné tabulky. Pro náročnější uživatele, kteří si chtějí automaticky vypočítávat stravné a vedlejší náklady na cestování, je připraveno kompletní pořizování cest (nastavení způsobu pořizování cest je popsáno v sekci b) Jednoduché pořizování cest Zadávací řádek slouží pro založení nové cesty a obsahuje mnoho funkcí, které zjednoduší a urychlí zadávání nové cesty. Řada informací se vyplňuje automaticky nebo se načítá z již zadaných hodnot.

5 1. Datum je datum uskutečněné cesty a automaticky se nabídne aktuální den. 2. Počátek je předvyplněný dle nastavení uživatele (viz b) 3. Místo cesty cílové město, postupným doplňováním se vytváří číselník, ze kterého je možno města vybírat. 4. Účel cesty libovolná textová poznámka, program také umožňuje firmy zakládat a načítat z adresáře firem, tato možnost je určena především pro uživatele obchodního systému Databox CONTACT Soukromé volba zdali se jedná o soukromou cestu (tento sloupec je možné schovat viz. 6.1). 6. Počáteční km stav km před jízdou, plní se automaticky s možností změny. 7. Koncové km stav km po jízdě, program provádí následující výpočty: a) Ruční zadání koncových km, program dopočítá vzdálenost. b) Ruční zadání vzdálenosti (Služební/Soukromé km), program dopočítá koncové km. c) Pokud se opakuje přesné místo cesty v jakémkoli směru, program vypočítá koncové km z tabulky vzdáleností (viz bod 11.) d) Kliknutím na tlačítko Google se zobrazí mapa s plánovanou trasou a počtem kilometrů. 8. Služební km tato hodnota se automaticky zakáže v případě, že je potvrzená volba Soukromé. 9. Soukromé km tato hodnota je zakázána, pokud není zvolená volba Soukromé. 10. Litry počet tankovaných litrů. 11. Cena tankování suma za natankované litry. 12. Měna v jaké měně se tankování platilo. 13. Cena za litr vypočítaná hodnota z litrů a ceny. 14. Tankování CZK přepočet z cizích měn. 15. Tlačítka pro Potvrzení / Zrušení zakládání nového řádku. 16. Tlačítka pro návazné akce: a) Cesta zpět automaticky vyplní Místo cesty, Účel cesty Zpáteční cesta a veškeré kilometry. b) Kopie cesty po výběru řádku (cesty) a kliknutím na toto tlačítko se založí identická cesta s aktuálními stavy kilometrů. c) Pokračování cesty automaticky se vyplní Počátek a nastaví se kilometry. 6. Přizpůsobení tabulky cest Tabulku si každý uživatel může přizpůsobit podle vlastních potřeb. Jedná se především o skrytí sloupců, které nejsou potřeba nebo jejich šířky. 1. Tlačítko Sloupce umožňuje skrytí nežádoucích sloupců. 2. Tlačítko Pohledy slouží k ukládání nastaveného pohledu v tabulce a k přepínání mezi pohledy. 7. Import Import cest je podporován z textového formátu CSV, který podporuje také MS Excel (CSV oddělený středníkem). Není nutné dodržovat přesnou strukturu a názvosloví dle tabulky cest, každopádně pokud si názvy sloupců budou odpovídat, jejich mapování proběhne automaticky. 1. Příprava tabulky do formátu CSV (CSV oddělený středníkem). 2. Spustit import z hlavního menu v programu Cesty Nastavení Import dat z csv. 3. Úvodní krok rovnou přeskočit na Vstupní data, kde je třeba nalistovat csv soubor. Po nalistování se načtou zdrojová data pro kontrolu. 4. Propojení polí proběhne automaticky, pokud se shodují názvy sloupců. V opačném případě provedeme mapování ručně tak, že označíme položku na pravé straně, vybereme odpovídající položku na levé straně a

6 klikneme na ikonu první středovou ikonu (spojený řetěz). Pro odmapování stačí označit položku na pravé straně a kliknout na druhé tlačítko (rozpojený řetěz). 5. Vybereme požadované vozidlo a přejdeme na další. 6. Souhrnné informace zobrazují průběh importu a konečný výsledek. Pokud se některá cesta nenaimportuje, uloží se do vedlejšího souboru a pomocí tlačítka Otevřít je možné tyto řádky zkontrolovat, opravit a znovu naimportovat. POZOR: Ve zdrojové CSV tabulce při importu zkontrolujte, že u částek za tankování není uvedena měna. 8. Kompletní pořizování cest V této agendě se primárně cesty zobrazují v seznamu. Pokud chceme cestu zadat nebo doplnit dvojitým kliknutím se přepneme do detailu cesty. Cestovní příkazy mají po zadání několik statusů vyjádřených v barvách: Červená = neschválený cestovní příkaz Bílá = schválený cestovní příkaz Modrá = kompletní a správně zadaný průběh cesty, připraven k vyúčtování Světle zelená = vyúčtovaný cestovní příkaz Tmavě zelená = proplacený cestovní příkaz 1. Založíme cestovní příkaz a) Kliknutím na tlačítko Přidat v horní tlačítkové liště programu založíme nový cestovní příkaz. b) Vyplníme datum cesty od do včetně časového rozsahu, přičemž můžeme použít tlačítko Trvání pro urychlení zadávání. Validace na konci řádku zobrazuje správnost zadání. c) Pokud máme správně nastavený program, v druhé sekci se veškeré hodnoty předvyplní. Navíc můžeme doplnit poznámku k účelu, popřípadě změnit ikonu nebo přidat spolucestujícího.

7 d) Poslední sekce se vztahuje k destinacím. Opět jsou předvyplněné hodnoty z nastavení uživatele a ke správnému dokončení operace zbývá doplnit cílové město. Je možné cestu rozdělit na dva směry a k tomu slouží tlačítko a zpět. e) Prostřednictvím tlačítka Cíle můžeme definovat více destinací v rámci jednoho cestovního příkazu. Program také umožňuje firmy zakládat a načítat z adresáře firem, tato možnost je určena především pro uživatele obchodního systému Databox CONTACT 5. f) Operaci potvrdíme kliknutím na tlačítko Zapsat v horní tlačítkové liště programu. 2. Schválení cestovního příkazu vychází z obecného nastavení programu a v případě, že je schvalování zapnuté (ruční) musí se před zadáním průběhu cesty tento příkaz schválit schvalovatelem (viz a). 3. Průběh cesty jsou přesně definované cesty v rámci cestovního příkazu. Každá jednotlivá cesta má vlastní parametry a program postupně nabízí destinace definované v hlavičce cestovního příkazu. Po správném dokončení průběhu se hlavička cestovního příkazu obarví modrou barvou. a) Kliknutím na tlačítko Přidat v horní tlačítkové liště programu založíme nový průběh cesty. b) Datum, Doprava, Odjezd a další se předvyplní z hlavičky cestovního příkazu. c) Vybereme místo příjezdu, program nabídne vždy pouze současné místo a první následující cílové město z destinací v hlavičce cestovního příkazu. Pokud je jedná o zahraniční cestu, nabídne se také mezidestinace Hraniční přechod. Zahraniční cesty musíme rozdělit na čas strávený v tuzemsku a cizině.

8 d) Jednání je volitelná funkce, která kliknutím na tlačítko Vytvořit založí událost v diáři Databox CONTACT Professional. e) Další povinné položky jsou čas odjezdu a příjezdu. Čas odjezdu se převezme, ale čas příjezdu se musí zadat a tím se příznak validace přepne na zelenou fajfku, v opačném případě je některé z polí vyplněno špatně. f) Stav tachometru, Tankování, Příjmy tyto položky se zobrazují při nastavené dopravě služebním nebo soukromým vozidlem (tyto položky je možné schovat v nastavení b). g) Náklady na cestu jsou peněžní položky vztahující se ke konkrétnímu průběhu cesty. - Postupně přidáváme další průběhy (směry) služební cesty až po finální destinaci, kterou je většinou zpáteční cesta. - Správnost celého průběhu ověříme tím, že se lišta v hlavičce cestovního příkazu obarví na modrou. 4. Vyúčtování cestovního příkazu na záložce Vyúčtování je seznam dnů strávených na služební cestě a ke každému dnu se vztahuje počet hodin s odpovídající sazbou stravného. K tomu jsou připočítány veškeré vedlejší náklady na cestu.

9 - Každý den v sezamu stravného obsahuje detailní informace. - Na tento detail se přepnete buď tlačítkem Detail nebo dvojitým kliknutím na řádek. - V detailu stravného můžeme provádět další operace jako například krácení stravného, kapesné a definici sazeb pro zahraniční cesty. - Při použití soukromého vozidla se zobrazí záložka Náhrady, kde je výpočet cestovních náhrad. - Celkové vyúčtování nám zobrazuje koncovou částku v různých měnách. - Celkové vyúčtování také obsahuje volby pro nastavení statusu cest -> Vyúčtováno a Proplaceno. - K vyúčtování má přístup pouze účetní a tato volba vychází z nastavení uživatele. 5. Tisk cestovního příkazu v hlavičce cestovního příkazu je panel s tlačítky pro tvorbu dokumentu. - Vytvořit dokument je možné pouze u cesty s kompletním průběhem (modrá barva). - Dokumenty jsou ve formátu MS Word Dokumenty se ukládají na předdefinovanou cestu v obecném nastavení programu. - Hromadný tisk cestovních příkazů provedete ze seznamu cest tak, že potřebné cesty zaškrtnete (první sloupec na každém řádku) a z horní lišty kliknete na tlačítko Hromadný příkaz. 9. Přizpůsobení tabulek Tabulku si každý uživatel může přizpůsobit podle vlastních potřeb. Jedná se především o skrytí sloupců, které nejsou potřeba nebo jejich šířky. 1. Tlačítko pro výběr sloupců umožňuje skrytí nežádoucích sloupců. 2. Tlačítko Pohled slouží k ukládání nastaveného pohledu v tabulce a k přepínání mezi pohledy. 10. Náhrady Proto, abyste mohli využít agendu náhrad, musíte mít založenou alespoň jednu cestu s využitím soukromého vozidla. Postup pro vytváření je následující: 1. Kliknutím na tlačítko Přidat, založíte nový záznam o náhradách. 2. Vyberete zaměstnance, vozidlo, období a způsob výpočtu (pevný dáno zákonem / skutečný dáno účtenkami). 3. Potvrdíte tlačítkem z horní lišty Zapsat.

10 4. Cestovní příkazy můžete hromadně vytisknout (MS Word) pomocí tlačítka v horní liště Cestovní příkaz. 5. Tlačítko Proplatit náhrady nastaví příznak a zajistí, že cesty v tomto seznamu se již nikdy nebudou účtovat. 11. Kniha jízd Knihu jízd využijete v případě, že jste uživatelem soukromého nebo služebního vozidla. Funkce knihy jízd jsou následující: - Zobrazení knihy jízd dle vybraného časového intervalu a vozidla. - Tisk knihy prostřednictvím MS Word tlačítkem v horní liště Vytvořit knihu jízd. - Statistické informace na dolní liště o provozních nákladech, spotřebě a najetých kilometrech. 12. Grafy Zobrazují se ke zvolenému vozidlu a roku podle měsíců. Tato agenda se skládá ze tří grafů: Průměrná spotřeba, Cena za litr PH a Najeté kilometry. K tomu, aby se grafy zobrazily, musejí existovat cesty v průběhu minimálně dvou měsíců.

11 13. Tabulka vzdáleností Slouží k ukládání vzdáleností v kilometrech, mezi místy, do kterých byly plánovány cesty v cestovních příkazech. Na každém řádku je kromě vzdálenosti a cestovního času v minutách, také počet absolvovaných cest. Tuto funkcí spustíte: Hlavní menu Nastavení Vzdálenosti. Nárok na poradenskou službu mají pouze firmy, které produkt řádně zakoupili. 1. máje 59, Liberec 1, Česká Republika Tel./fax: Hotline: hotline@systegra.cz Internet: Copyright 2011 SYSTEGRA s.r.o. Všechna práva vyhrazena.