VYUŽITÍ POČÍTAČŮ V ÚČETNICTVÍ

Transkript

1 SOUKROMÁ VYSOKÁ ŠKOLA EKONOMICKÁ ZNOJMO VYUŽITÍ POČÍTAČŮ V ÚČETNICTVÍ distanční studijní opora Břetislav Andrlík, Jiří Mikulica Soukromá vysoká škola ekonomická Znojmo říjen 2014

2 Využití počítačů v účetnictví Vydala Soukromá vysoká škola ekonomická Znojmo 1. vydání Znojmo, 2014 Břetislav Andrlík, Jiří Mikulica, 2014 ISBN

3 Název Využití počítačů v účetnictví Určení Pro výuku oboru Účetnictví a finanční řízení podniku v kombinované formě studia na Soukromé vysoké škole ekonomické Znojmo 6. semestr Garant/autor Ing. Břetislav Andrlík, Ph.D. Ing. Jiří Mikulica Cíl Vymezení cíle Cílem distanční studijní opory v předmětu Využití počítačů v účetnictví je umožnit posluchačům kombinované formy studia samostudium dané problematiky. Tedy podrobnější zaměření na zpracování účetních informací s využitím výpočetní techniky včetně identifikace historického vývoje v dané oblasti. Cílem je zejména vymezit historické a zejména moderní postupy zpracování účetních informací s využitím nejmodernějších nástrojů informační společnosti. Posluchači také proniknou do postupů výběru vhodného účetního programu a jejich hodnocení v závislosti na konkrétních potřebách daného podnikatelského subjektu. Dovednosti a znalosti získané po studiu textu Moderní nástroje informační společnosti využitelné v účetním prostředí Metodické postupy aplikovatelné při výběru vhodného účetního softwaru pro podnikatelské subjekty Právní regulace zpracování účetnictví s využitím technických prostředků Geneze zpracování účetních informací Výhody a rizika zpracování účetních informací moderními metodami

4 Obsah: 1 ÚČETNÍ INFORMACE SOUČÁST INFORMAČNÍHO SYSTÉMU PODNIKU, MODERNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉMY GENEZE ZPRACOVÁNÍ ÚČETNÍCH INFORMACÍ Přepisovací a propisovací formy Mechanizace účetnictví vedení účetnictví s využitím výpočetní techniky MODERNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉMY Ekonomické a účetní systémy pro malé a střední firmy ERP Enterprise Resource Planning Implementace dodávaných ERP systémů ERP systémy pro segment SME Hodnocení českého trhu ERP systémů TRANSFORMACE EKONOMICKÝCH SYSTÉMŮ A TRENDY 21. STOLETÍ KOMPLEXNOST STANDARDIZACE PROCESNÍ ŘÍZENÍ ELEKTRONICKÉ DOKLADY Moderní způsoby komunikace s úřady v České republice AUTOMATIZACE PROCESŮ VIRTUALIZACE CLOUD Architektura CLOUDu OČEKÁVANÝ VÝVOJ DO BUDOUCNA Mobilita METODICKÉ POSTUPY VÝBĚRU VHODNÉHO EKONOMICKÉHO SOFTWARU VOLBA VHODNÉHO EKONOMICKÉHO SOFTWARU KONEC PESIMISMU A NYNÍ POZITIVNĚJI Definování potřeb a požadavků Identifikace vhodných programů na trhu Stanovení kritérií pro hodnocení ekonomického softwaru a pro hodnocení dodavatele Vlastní výběr ekonomického softwaru Uzavření smlouvy o koupi softwaru a jeho implementaci Implementace ekonomického software VÝHODY A RIZIKA SYSTÉMU ZPRACOVÁNÍ ÚČETNÍCH INFORMACÍ MODERNÍMI POSTUPY PRÁVNÍ RÁMEC VEDENÍ ÚČETNICTVÍ S VYUŽITÍM VÝPOČETNÍ TECHNIKY PRÁVNÍ REGULACE VEDENÍ ÚČETNICTVÍ S VYUŽITÍM VÝPOČETNÍ TECHNIKY USTANOVENÍ ZÁKONA O ÚČETNICTVÍ V SOUVISLOSTI S ELEKTRONIZACÍ ZPRACOVÁNÍ ÚČETNICTVÍ LITERATURA... 70

5 ÚVOD Vážení studenti, dostává se Vám do rukou distanční studijní opora z předmětu Využití počítačů v účetnictví, která si klade za cíl rozšířit Vaše vědomosti ve třech oblastech. První oblastí bude rozšíření a zdokonalení znalostí získaných při tematických přednáškách tohoto předmětu. Druhou oblastí budou možnosti moderní informační společnosti, které mohou být efektivně využívány při zpracování nejenom účetních dat. Třetí oblastí budou obecné postupy a pravidla, jejichž respektování Vám pomůže se vyvarovat chybám při volbě vhodného účetního softwaru pro Vaše účetní jednotky. Věříme, že tento text Vám ve zmíněných oblastech bude nápomocen nejen k úspěšnému zvládnutí daného předmětu, ale také k rozšíření Vašich profesních znalostí a dovedností.

6 1 ÚČETNÍ INFORMACE SOUČÁST INFORMAČNÍHO SYSTÉMU PODNIKU, MODERNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉMY CÍL Cílem kapitoly je seznámit studenta s informačním systémem podniku s důrazem na historický vývoj v dané oblasti a následně uvedením moderních možností zpracování nejenom účetních informací s využitím moderních informačních nástrojů. Dílčí části této kapitoly budou věnovány zejména ekonomickým a účetním systémům pro SME a ERP systémům určeným nejenom pro velké podnikatelské subjekty. Důležité informace již nejsou zaměřeny pouze směrem dovnitř podniku, ale stále více směrem k trhu. K této změně v užití informací v podniku došlo zejména v závěru druhé poloviny 20. století. Vývoj prošel od evidence výsledků hospodaření tedy například formou účetnictví, přes podporu plánování výrobních zdrojů, k porovnávání plánovaných a skutečně dosahovaných výsledků formou controllingu, až k podpoře strategických rozhodnutí formou manažerských informačních systémů. Největší změny v rámci podnikových informačních systémů nastaly v průběhu devadesátých let. Nešlo však jen o technologické změny v dostupnosti HW a SW prostředků. Poslední desetiletí minulého století znamenalo pro podniky celkovou (globální) změnu v optimalizaci a zaměření hlavních podnikových činností z výrobní orientace směrem na prodejní a zákaznickou. V průběhu druhé poloviny dvacátého století zesílil specializační trend, který se prakticky projevil především v rámci IS/IT řešení v podnicích. Současně vzrostla potřeba specializovaných firem, dodávajících HW a SW, ale také firem zajišťujících požadovanou integraci všech důležitých hardwarových a softwarových prostředků tzv. systémových integrátorů. Účetnictví je možno v současné době považovat za součást informačního systému podniku, jehož úkolem je zachytit a uspořádat uskutečněné hospodářské operace z různých hledisek. Takto uspořádané operace jsou zdrojem pro sestavení účetních výkazů, prostřednictvím kterých jsou poskytovány informace o uskutečněné hospodářské činnosti podniku externím i interním uživatelům. Při této činnosti a z důvodu zajištění srovnatelnosti informací 6 S tránka

7 poskytovaných systémem účetnictví v prostoru a čase i pro účely fiskální politiky je nutná regulace systému účetnictví ze strany státu. Účetnictví, které zpracovává převážně numerická data, patřilo mezi první oblasti v podnikové praxi, ve kterých se začalo postupně se zaváděním mechanického a později i automatizovaného zpracování vstupů. 1.1 Geneze zpracování účetních informací Účetní forma představuje vnější podobu účetních knih a jejich vzájemné vazby, techniky a konečný vzhled účetních zápisů, jimiž se konkrétní účetní systém podnikatelského subjektu prakticky realizuje ve všech souvislostech. Ovládání složitějších výpočtů a technik trvalého záznamu účetní informace se odráželo i v podobě účetních knih, jejich počtu, vzájemného propojení a v organizaci vlastních účetních zápisů. Účetní formy se v prvotní fázi dělí na formy přepisovací a propisovací a řeší následující okruhy problémů: jak zachycovat údaje o uskutečněných hospodářských a účetních transakcích, jak vést účetní knihy, v jaké úpravě a s jakými návaznostmi mezi knihami navzájem a jak vyřešit vztah mezi různými stupni agregace účetních zápisů, jak zabudovat do účetnictví kontrolní mechanismy, které by zabezpečovaly, případně testovaly dodržení neopomenutelných vnitřních účetních vazeb neboli jeho integritu, jakým způsobem získávat agregované údaje a jak je prezentovat v účetních výkazech. Důvodem vývoje účetních forem a technik byla snaha o co nejefektivnější realizaci dané účetní soustavy v konkrétních podmínkách dané účetní jednotky. Vývoj účetních technik je proces, při kterém je třeba nalézt vhodný kompromis mezi kvalitou účetnictví, časem potřebným na jeho zpracování a náklady na jeho vedení. Naplnění těchto tří kritérií v jednom okamžiku je zpravidla problematické. Právě snaha o co nejužší skloubení těchto kritérií byla příčinou revolučních změn ve formě a technice vedení účetnictví. Rozpor mezi požadavky na optimální řešení kvality, ceny a časové náročnosti vedení účetnictví narůstal postupně v jednotlivých etapách vývoje. Můžeme dokonce konstatovat, že účetní formy a techniky se vyvíjely metodou pokusů a omylů. Vedení účetnictví prošlo třemi základními fázemi, mezi které patří ruční vedení účetnictví, mechanizace účetnictví a automatizace účetnictví (Mejzlík, 2006). Vlastní členění geneze účetnictví pak můžeme prezentovat v následujícím schématu. 7 S tránka

8 Obrázek 1: Geneze vedení účetnictví Zdroj: autoři Přepisovací a propisovací formy Charakteristickým rysem přepisovací formy je přepisování údajů z jedné vázané účetní knihy do druhé. Přepisovací formy se rozvíjely v jednotlivých státech a měly následující charakteristické znaky. Stará italská forma Starou italskou formu, jejíž používání se datuje od 16. do 18. století, popsal Luca Pacioli. Základem byl memoriál, do kterého se zaznamenávaly informace o uskutečněných hospodářských transakcích. Z memoriálu se údaje účtovaly do účetních knih nejprve dle chronologického hlediska do deníku, dále se stejné transakce účtovaly dle věcného hlediska na účty hlavní knihy. Již v tomto období tedy můžeme identifikovat vznik hlavní knihy a deníku i jejich systému uspořádání dle chronologického a systematického hlediska, které je 8 S tránka

9 uplatňované i v dnešních moderních systémech vedení účetnictví. Problémem však byla především průkaznost účetních zápisů, špatná přehlednost a vysoká pracnost. Nová italská forma Nová italská forma rozšiřuje počet knih staré italské formy o řadu pomocných knih a o pokladní a úvěrní deník. Do pokladního deníku se zapisovaly uskutečněné transakce za hotové peníze, do úvěrního deníku se zaznamenávaly transakce, při kterých vznikaly pohledávky nebo dluhy. Tato forma již vyžaduje doklady uskutečňovaných transakcí, např. faktury, potvrzenky, výpisy. Anglická forma Anglická forma využívá specializované deníky pro konkrétní skupiny účetních operací. Nejprve je transakce zachycena ve specializovaném deníku, potom se data přepisují na příslušný účet hlavní knihy. Přínosem je lepší uspořádání chronologické informace, nevýhodou zůstává pracnost přepisování. Francouzská forma Francouzská forma využívá jak sborníků, tak specializovaných deníků. Transakce se nejdříve zapíše do specializovaného deníku, stejné zápisy se sborníkují v tzv. generálním deníku a po delším čase se zapisují do hlavní knihy. Z hlediska pracnosti byla právě tato forma již tak složitá a neúnosná, že dochází ke vzniku propisovacích forem. Na přepisovací formy tedy navazují propisovací formy. Tento druh účetní formy je charakteristický vedením účetnictví na volných listech jak deníku, tak hlavní knihy. Takový způsob účtování umožňuje uplatnit jak potřebnou dělbu práce, tak i postupně zapojit mechanizační prostředky. Propisovací formy se tak staly určitou předzvěstí vyššího stupně systematičnosti a rychlejšího zpracování účetních informací Mechanizace účetnictví vedení účetnictví s využitím výpočetní techniky Etapa mechanizace účetnictví je charakterizována jako etapa, kdy dochází k zapojování nějakého mechanizačního prostředku do systému zpracování účetních informací. Tuto etapu 9 S tránka

10 zpracování účetních informací je možno klasifikovat na mechanizaci účetnictví, klasickou automatizaci účetnictví a používání interaktivních systémů. Mechanizace účetnictví Tato etapa začíná v období, kdy fyzické vyhotovení zápisu do účetních knih je provedeno prostřednictvím stroje. Fakturovací a účtovací stroje fungovaly na základě propojení psacího stroje a počítacího zařízení. Později byly nahrazovány děrnoštítkovými stroji, které sice převzaly část zpracování, ale byly zdlouhavější na ruční práce. Data se v takovém případě musela převádět do děrných štítků, jejichž zpracování probíhalo ve výpočetních střediscích. Některá z těchto organizačních opatření se později ukázala jako prospěšná při následném používání počítačů. V počátcích vzniku a vývoje počítačů hovoříme zejména o velkých sálových počítačích a právě tyto sálové počítače se zpočátku využívaly jako vylepšená děrnoštítková technika, způsob zpracování však zůstal stejný. Hlavním omezujícím faktorem základních účtovacích strojů byla skutečnost, že provádění záznamů a zpracování bylo prováděno lidskou obsluhou, která byla úzkým místem při rostoucích požadavcích na rychlost a efektivnost. UPOZORNĚNÍ Ostatně jak si ukážeme později, lidský faktor byl, je a bude vždy nejslabší stránkou celého systému zpracování účetních informací s využitím i nejmodernější výpočetní techniky. Klasická automatizace účetnictví Etapa klasické automatizace účetnictví začíná s nástupem a rozšířením velkých (sálových) počítačů. Tyto počítače byly finančně dostupné pouze pro velké podniky jak z důvodu náročnosti na prostor, tak z důvodu ekonomického. Zpočátku se každá úloha řešila odděleně, izolovaná bez návaznosti na ostatní části informačního systému. Výsledky získané v jedné úloze musely být ručně vloženy jako vstupy do úlohy další. Technická část výpočtů probíhala ve výpočetním středisku, které nemělo přímý kontakt ani s uživateli zadávajícími vstupní údaje ani s organizačními útvary, které využívaly výstupy. Počítače další generace již byly schopné získávat vstupní údaje ze souborů zpracovaných pro jinou agendu. Samotné zpracování pak probíhalo v jednotlivých dávkách, do kterých byly shromážděny vstupní údaje. Výstupy byly ve formě objemných tiskových sestav. Tyto informace již byly zastaralé a pro řízení podniku často nevyužitelné. Od šedesátých let 20. století se postupně 10 Stránka

11 automatizovaly úlohy spojené s evidencí dlouhodobého majetku, zásob materiálu, saldokonta dodavatelů a odběratelů, fakturace a výpočty hrubých mezd. Vzhledem ke komplikovanosti mzdové problematiky se výpočty čistých mezd prováděly i nadále ručně. Používání interaktivních systémů Etapa používání interaktivní systémů začala s rozšířením používání osobních počítačů. Změny ve zpracování účetních informací tak byly vyvolány především vývojem personálních počítačů a počítačových sítí. Zadavatel vstupní informace je současně bezprostředním uživatelem výstupů programu. Používání interaktivních systémů v účetnictví přispělo také k rozvoji některých ze základních funkcí účetnictví, mezi které patří: informační a kontrolní funkce, zdůraznění funkce účetních informací jako nástroje operativního řízení, úprava účetních informací vhodnými metodami a jejich využívání i pro dlouhodobé plánování. V interaktivních systémech se modul účetnictví stal součástí základních prvků celého tohoto systému a interaktivním zpracováním dat poskytuje aktuální a relevantní podklady pro řízení podnikatelského subjektu. Umožňuje tak nejenom operativní řízení činnosti podnikatelského subjektu, ale na základě nějakého časového úseku i provádění velkých investičních rozhodnutí právě s využitím aktuálních účetních informací, jako výsledku zpracování díky kvalitnímu účetnímu systému podniku. SHRNUTÍ Výpočetní technika prošla mnoha vývojovými etapami. Nástup počítačů první generace řešil jednotlivé účetní operace pouze na úrovni dané agendy, například účetnictví a neexistovalo propojení s ostatními složkami informačního systému. Postupným zaváděním automatizace a počítačů druhé generace, docházelo k propojení jednotlivých účetních operací s operativní evidencí, statistikou. Všechny účetní operace a sestavy se mohly zpracovávat pouze na centrálním počítači. Uživatel účetních informací byl však izolován, neboť vstupní data nepořizoval úsek účetnictví, ale byla zadávána ve výpočetním středisku. Teprve pokračující rozvoj minipočítačů a personálních počítačů (PC) umožnil další vývojovou etapu na úrovní lokální decentralizace zpracování. Tento model je výhodnější, neboť zde přímo uživatelé rozhodují o vlastní metodice, organizaci zpracování, personálním zabezpečení, nejsou již 11 S tránka

12 izolování od účetních dokladů. Pracovníci zpracovávající účetnictví si za zpracování ručí během celého postupu a rovnou pořizují příslušné datové sestavy. 1.2 Moderní informační systémy V 90. letech 20. století byly postupně vytvářeny ekonomické informační systémy. V současnosti používané ekonomické informační systémy pracují v rámci operačního systému Microsoft Windows jako komplexní podnikové systémy, s jejichž pomocí lze řešit např. práci s klienty, řízení výroby, řízení nákupu a prodeje zboží a služeb, vedení účetnictví či evidenci majetku. Ale to tvrzení dnes už nemusí platit u všech podnikatelských subjektů, protože jsme svědky prudkého nárůstu počtu zařízení s operačním systémem Android a Apple ios, které jsou celosvětově vedoucími operačním systémy v rámci podnikové mobility. Podnikové informační systémy jsou v podstatě modulárními řešeními, kdy je celá ekonomická a administrativní agenda firmy rozdělena na menší celky. Tyto jsou do určité míry na sobě nezávislé, jsou však vzájemně propojeny. Propojení vychází z možnosti, že z různých modulů lze provádět zápisy do jednotlivých databázových souborů společných pro více modulů. Každý modul může pracovat sám bez ohledu na ostatní nainstalované moduly téhož účetního softwaru. Tato nezávislost zároveň umožňuje postupné dokupování a přidávání modulů, které firma při prvním pořizování softwaru ještě pro svou činnost nepotřebovala. Jednotlivé moduly mají většinou jednotný formát dat, shodné způsoby ovládání, shodné číselníky, design a společně využívají některé databáze. Také dnes je základem informačního systému každého podniku účetní (ekonomický) software. Většina malých a středních podniků si pořídila dostupný ekonomický software a přizpůsobila si jej podle svých potřeb. Z finančních i profesních důvodů se u této kategorie podniků již neuplatňuje vývoj softwaru na zakázku. Předností koupě hotového softwaru proti vývoji na zakázku je také možnost zajištění jeho implementace včetně implementačních či servisních služeb dodávaných specializovanými firmami. Účetní software je software pokrývající zpravidla všechny potřeby účetnictví a daňové evidence. V současnosti je klasický účetní software spíše výjimkou, protože pouze daňová evidence nebo samostatný účetní modul už nepostačují, resp. cena ekonomického softwaru oproti jen účetnímu nehraje žádný vliv. 12 Stránka

13 Ekonomický software obsahuje kromě účetnictví či daňové evidence i další související agendy, které podnikatel pro své podnikání potřebuje. Nejčastěji se jedná o fakturační modul, registr majetku, skladové hospodářství, rozšířené o podporu internetových obchodů a elektronického prodeje, evidenci dokumentů ve vazbě na jednotlivé obchodní partnery, knihu jízd, přijaté a odeslané objednávky a další. Zjednodušeně můžeme do této kategorie zařadit všechny krabicové programy pro vedení účetnictví, protože dodavatelé ekonomických systémů je mají také ve své nabídce. Typickými představiteli jsou programy POHODA, Money S3, Cézar, Účto, Win Duo, Stereo a další. Mnohé programy však mají ambice vyšší - např. POHODA nebo Premier system. V tomto smyslu může být příkladem známý ekonomický systém Pohoda od společnosti Stormware ve verzi E1: POHODA E1 je systémem na pomezí ekonomických a ERP systémů. Nejvyšší řada systému POHODA plně využívá výhod technologie klient-server a databáze SQL. Nabízí nejen větší výkon a bezpečnost systému, zpracování velkého množství dat a souběžnou práci většího počtu uživatelů, ale i rozšiřující funkce z kategorie ERP systémů. Obrázek 2: Ekonomický systém Pohoda Zdroj: STORMWARE (2014) 13 S tránka

14 1.2.1 Ekonomické a účetní systémy pro malé a střední firmy Ekonomické a účetní programy pro malé a střední firmy můžeme rozdělit na kategorii tzv. krabicových softwarů, kdy uživatel si kupuje pouze program bez dalších služeb dodavatele programu. Krabicový software si pak uživatel sám instaluje a provádí také jeho nastavení dle svých potřeb, dodavatel poskytuje pouze telefonickou podporu (nemusí být vždy dostupná). Dodavatel poskytuje také upgrade programů na základě změny legislativy a technických zlepšení programu. Kategorie krabicových programů, jejichž cena pro jeden počítač se pohybuje od 5 do 20 tis. Kč, je vhodná především pro živnostníky nebo malé firmy, ve kterých se zpracovává veškerá agenda na jednom nebo několika počítačích a nemají příliš složitý výrobní či obchodní proces. Pro tyto nejmenší podniky je to nejlevnější řešení a při správném výběru programu může být i plně vyhovující jejich potřebám. Druhou kategorií programů jsou programy, u kterých si uživatel kupuje nejenom vlastní software, ale i další služby, analýzu podnikových procesů, úpravu programu podle potřeb podniku, implementaci programu, konzultace, školení, dodávku hardwaru atd. Krabicové řešení není již vhodné pro podniky střední velikosti, kde zpracování dat probíhá v síťovém provozu a firma má složitější výrobní či obchodní proces. Zde je nutné pořídit program, ke kterému dodavatel poskytuje další služby a program musí umožňovat nastavení parametrů, vstupních formulářů a výstupních sestav podle požadavků firmy. Cena těchto programů je zpravidla vyšší a zákazník většinou platí měsíční nebo roční paušální poplatek za základní služby, které jsou mu poskytovány. UPOZORNĚNÍ Většina programů zejména krabicových je v tzv. licenci start, což znamená, že jsou k dispozici zdarma, avšak omezeny počtem záznamů. Bezplatná varianta bývá k dispozici ke stažení na Internetu a přijde vhod začínajícím podnikatelům a firmám, kteří nechtějí hned investovat do pořízení plné verze programu. Při rozjezdu podnikání lze pracovat s bezplatnou variantou a na plnou verzi přejít, jakmile to bude zapotřebí. Typickými představiteli jsou: Money S3 Start start Nabízí daňovou evidenci i účetnictví, fakturace, sklady, objednávky, mzdy, majetek a řadu nadstandardních rozšiřujících modulů. Patří mezi nejrozšířenější ekonomické programy 14 S tránka

15 v České republice. Použití základní verze programu není omezeno funkčně ani časově, je ovšem stanoven maximální počet záznamů, které lze v Money S3 Start spravovat. ABRA G1 start Ekonomický systém pro živnostníky s daňovou evidencí. Obsahuje moduly jako správa financí a majetku, daňová evidence, DPH, cizí měny, kniha jízd, banka, homebanking, pokladna, majetek, vztahy se zákazníky, adresář, nákup a prodej atd. k dispozici je i ve verzi přes internet. Většina současných ekonomických systémů má tzv. modulární uspořádání. Podstata tohoto řešení spočívá v rozdělení agendy podniku na určité samostatné části s odpovídajícími moduly pro tyto dílčí agendy. Toto řešení má řadu výhod, podnikatel si nemusí kupovat moduly, které nepotřebuje nebo si může případně vybrat z různých variant modulů podle výrobního zaměření organizace. Jednotlivé moduly účetních programů nejsou samozřejmě zcela samostatné. Na ukázku uvádíme modulární možnosti u programu POHODA. 15 S tránka

16 Obrázek 3: Porovnání dostupných variant systému POHODA Zdroj: STORMWARE (2014) Moduly by měly být integrovány v jeden celek a propojeny potřebnými vazbami. Zde se již setkáváme s pojmem integrace, která je jednou z nejdůležitějších vlastností každého programu. V dobře provázaném programu musí platit pravidlo, že uživatel vkládá každý údaj pouze jednou a ten se promítne do všech potřebných evidencí a sestav. Všechny moduly by měly mít stejné nebo podobné ovládání, aby uživatel, který se naučí pracovat s jedním modulem, se nemusel pracně učit ovládat další. 16 S tránka

17 Základními moduly ekonomických systémů jsou obvykle: Pokladna, Banka, Fakturace (Pohledávky a závazky, Dodavatelé a odběratelé), Evidence zásob (Skladové hospodářství, Sklad), Investiční majetek, Mzdy a personalistika, Účetnictví ERP Enterprise Resource Planning ERP (Enterprise Resource Planning) je vyšší forma ekonomického software, která se od krabicových software liší hlavně svou modularitou a především tím, že ERP se neinstaluje, ale implementuje. ERP systémy jsou primárně navrženy pro napomáhání plnění podnikatelských cílů a nikoliv jen pro účetnictví. Vlastní instalaci proto vždy předchází jednání s klientem, analyzují se cíle a potřeby klienta, aby se vhodným způsobem zapracovaly do celého systému. Nevýhodou ERP systémů je vyšší pořizovací cena, složitost a náročnější implementace, avšak správně implementovaný ERP je ve výsledku nesrovnatelný s krabicovým software, a to nejen z hlediska funkčnosti, ale zejména s ohledem na efektivitu provozu systému. Oproti ekonomickému software mohou ERP systémy obsahovat například elektronický pohyb dokladů (workflow), rozpočet a jeho srovnání se skutečností, metody pro sledování členité a komplikované výroby, logistiky a distribuce. UPOZORNĚNÍ ERP se tak maximálně přizpůsobuje potřebám klienta na rozdíl od ekonomických systémů, kdy se klient přizpůsobuje ekonomickému systému. Typickými představiteli jsou programy ABRA, Altus Vario, Helios, Microsoft Dynamics NAV, Money S5, Oracle Financials anebo SAP, přičemž SAP je považován za nejvyspělejší. Počátek ERP systémů sahá do šedesátých let dvacátého století, kdy větší podniky jako Toyota, IBM nebo M & D začaly vyvíjet a nasazovat celopodnikové informační systémy, 17 S tránka

18 které se staraly především o kontrolu zásob a skladů. Tyto systémy byly vyvíjeny v tehdy rozšířených programovacích jazycích jako COBOL, FORTRAN nebo ALGOL. Dnes největší dodavatelé ERP systémů společnosti SAP 1, Oracle 2 Financials, The Sage Group a Microsoft 3 Dynamics vznikly v sedmdesátých a osmdesátých letech minulého století. V sedmdesátých letech společnost IBM vyvinula systém řešící materiálové plánování výroby MRP I (Material Requirements Planning). V osmdesátých letech byl vyvinut systém MRPII (Manufacturing Resources Planning), který integroval také výrobní činnosti podniku. Na přelomu osmdesátých a devadesátých let se již objevují první komplexní ERP systémy, jak je známe dnes. Postupně zahrnují většinu firemních procesů a mnoho z nich dříve vykonávaných lidmi plně automatizují. Organizace již nevyvíjí tyto systémy pouze pro svou vlastní potřebu, ale začínají je nabízet jako komerční zboží stavěné na zakázku nebo snadno nastavitelné podle potřeb konkrétního podniku. Analýza firemních procesů a zavedení ERP systému přinášely podnikům zefektivnění chodu organizace a konkurenční výhodu a tak trh s ERP systémy spolu se stále klesajícími cenami IT technologií rostl až o desítky procent ročně. Příchodem internetu mohly ERP systémy opustit hranice jediného podniku a komunikovat i se systémy dalších organizací. Mohlo tak dojít například velmi snadno k propojení všech poboček jedné obchodní společnosti prostřednictvím jednoho celopodnikového informačního systému. S rozvojem technologií docházelo ke zkvalitňování uživatelského rozhraní a systém se stává snadno ovladatelným pro čím dál větší počet lidí. UPOZORNĚNÍ Primární klíčovou úlohou ERP je podpora řízení výroby a podnikové logistiky. Druhá výrazná skupina úloh ERP je účetnictví a podpora podnikových financí. Základem je vždy finanční účetnictví, které zahrnuje vedení hlavní účetní knihy, saldokonta dodavatelů a odběratelů, správu investičního majetku, bankovních účtů, controllingu a konsolidační úlohy. Celkový rozsah této funkčnosti v ERP obvykle zahrnuje i řešení vedení účetnictví dle standard IFRS a manažerského účetnictví. 1 V roce 1972 vzniká společnost SAP (Systemanalyse und Programmenentwicklung) odchodem pěti pracovníků z německého IBM. 2 V roce 1977 vzniká Oracle Corporation. 3 Společnost Microsoft vstupuje na trh s ERP systémy na počátku 21. století uvedením systémů Great Plains, Axapta a Navision, dnes integrovaných do Microsoft Dynamics. 18 S tránka

19 Základem systému ERP pro větší až velké firmy bývá aplikační jádro a sada standardních modulů, které využívá prakticky každý typ podniku. Jedná se o funkcionality, které pokrývají zejména tyto oblasti. Ekonomika, jejímž prostřednictvím jsou řešeny účetnictví, faktury přijaté, faktury vydané, pokladna, banka a majetek. Logistika a skladové hospodářství, které řeší problematiku skladu, nákupu a prodeje a zakázek. Lidské zdroje, jejichž úkolem je zejména problematika mezd a personalistiky Dalšími důležitými oblastmi, které musí být ve velkých firmách řízeny prostřednictvím informačního systému, jsou Marketing a CRM (řízení vztahu se zákazníky). Také Manažerské vyhodnocování je jednou z oblastí, bez nichž se firma neobejde. Pro firmy podle typu zaměření jsou pak určeny součásti informačního systému, které pomáhají řídit konkrétní činnost určitého odvětví podnikání, tzv. branžová řešení. Patří sem například modul Výroba, který je určen pro všechny typy výrobních firem. Zahrnuje problematiku výroby od plánování, přes technickou přípravu, kalkulace a řízení výrobních procesů až po ekonomiku výroby a tok nákladů od materiálu až k finálnímu výrobku. Dalším příkladem může být Stavebnictví, které pokrývá celý cyklus výstavby, počínaje sestavením finančního plánu přes nabídkový rozpočet, čerpání rozpočtu a fakturaci, až po vyhodnocení finančních nákladů stavby. Takové řešení může být podpořeno řadou dalších specializovaných modulů. Na ukázku uvádíme BRANŽOVÁ ŘEŠENÍ systému PREMIER. Nabídka modulů informačního systému PREMIER system, kdy systém pokrývá všechny firemní agendy (ekonomické, skladově-obchodní, marketingové, administrativní, personální, výrobnětechnické) a ve spojení s nástavbovými moduly a specializovanými řešeními vytváří kompaktní celek vhodný pro téměř jakýkoliv obor a typ firmy. Svým variabilním a flexibilním prostředím jej lze uživatelsky přizpůsobit individuálním potřebám firmy. 19 S tránka

20 Obrázek 4: Branžová řešení systému Pohoda Zdroj: PREMIER SYSTEM (2014) Mezi tzv. branžová řešení se počítá také státní správa nebo samosprávy měst a obcí, které se v mnohém podobají řízení podniků a kvalitní informační systém je tedy i zde nezbytností Implementace dodávaných ERP systémů Většinu dodávaných ERP informačních systémů, na rozdíl od krabicového softwaru, není možné nainstalovat jako každý jiný software. Je zde vyžadována spolupráce dodavatele ERP systému nebo specializované firmy, která vybraný systém implementuje. Postup zavedení informačního systému se nazývá implementace. Je to nákladný a propracovaný postup. Začíná analýzou a popisem stávajících ekonomických procesů, které se nadefinují do ERP systému tak, aby provádění těchto procesů bylo efektivní, rychlé, jednoduché a provázané s procesy na kterých závisí. Do implementace jsou zapojeni kromě dodavatele také budoucí uživatelé systému, včetně pracovníků účtáren. Implementace a kroky s ní související mají následující strukturu: 20 S tránka

21 1. definice procesů na ekonomické úrovni, 2. naprogramování, případně úprava stávajícího kódu, 3. konfigurace systému, 4. školení uživatelů, 5. otestování, 6. přenos do produkčního prostředí, 7. živý (ostrý) provoz. Obrázek 5: Grafický postup implementace můžeme vidět na příkladu IS Vision Zdroj: IS Vision (2014) V praxi mohou být po provedené implementaci souběžně instalovány tři téměř totožné systémy, je to z toho důvodu, že v produkčním systému nelze vyvíjet či testovat programové úpravy či jiné požadované změny: 21 S tránka

22 1. Vývojový zde pracují programátoři. V případě, že je kód hotový, přenáší se do dalšího systému. 2. Testovací tento systém obsahuje kopii produktivních dat. Zde se testuje kód vytvořený ve vývojovém systému. Jednou za čas se může provést obnovení produktivního systému do testovacího. Uživatelé či konzultanti dodavatelské strany ověřují, zda kód vykonává svou činnost správně a v souladu s ekonomickými procesy. 3. Produkční systém v něm se nacházejí ostrá produkční data. Naprogramované změny se do produkčního prostředí aplikují pouze po jejich důkladném otestování. V tomto systému pracují běžní uživatelé (účetní, fakturanti, skladníci, manažeři atd.) ERP systémy pro segment SME Segment společností označovaných jako SME (Small and Medium Enterprise) je stále velkou příležitostí na trhu ERP systémů po mnoho let. Jde o mnohem početnější skupinu než v případě velkých podniků, které jsou typickými uživateli a také mnohem bonitnější, než jsou malé firmy. Pokud zákazník ze segmentu SME hledá vhodný ERP systém, může se mezi nabídkami setkat jak s levnějšími ekonomickými systémy, tak i s robustními ERP řešeními, jejichž široká funkcionalita a komplexnost často nenajde v menší firmě využití a je spíše přítěží. Je to jak se říká jít s kanónem na vrabce. V segmentu SME najdeme nabídky softwarových firem, dodávajících ekonomické systémy i pro malé podniky nebo také softwarové giganty, jako je SAP. Níže je porovnání dvou těchto přístupů: Příkladem prvního přístupu může být PREMIER systém, představující komplexní ekonomický software (ERP system) pro řízení malých a středních firem. Nabídka modulů PREMIER system pokrývá všechny firemní agendy (ekonomické, obchodní, personální, výrobní technické) a ve spojení s nástavbovými moduly a specializovanými řešeními vytváří kompaktní celek vhodný pro téměř jakýkoliv obor a typ firmy. Během 10 let se Premier system propracoval na špici softwarů pro menší a středně velké firmy. Modularita systému nabízí klientům možnost vybrat si svoji variantu modulů, která nejlépe odpovídá jejím požadavků na informační systém. Stejně jako ostatní systémy je Premier systém charakterizován provázaností všech jeho modulů integrovaných v jeden kompaktní celek, umožňující vzájemnou kontrolu jednotlivých agend, s vazbou mezi souvisejícími doklady. 22 Stránka

23 Charakterizuje jej: moderní koncepce a ergonomie uživatelského prostředí, kompatibilita s aplikacemi Microsoft Oficce (Word, Excel), výhodná cena oproti konkurenci ve stejné kategorii softwaru, nejlepší poměr cena/výkon, netradiční procesní postupy při práci s programem - ergonomická a grafická dokonalost, nadstandardní funkce a široká nabídka doplňujících modulů produktů, exporty do cizích formátů - *.doc, *.pdf, *.html, *. jpg, *. xml, otevřená řešení - oboustranný homebankig (všechny banky v ČR, Faktoring, EDI formát). Obrázek 6: Příklad ERP systému pro řízení malých firem Zdroj: Premier Systém (2014) Na druhé straně Lite ERP systémy představují specifickou nabídku určenou pro trh malých a středně velkých firem od lídrů světového trhu ERP, vyznačující se nižší cenou, ale nejrůznějšími omezeními - např. SAP Business Suite a Oracle E-Business Suite. Tato řešení jsou charakteristická širokým a zároveň detailním pokrytím podnikových procesů, optimálních pro tuto velikost podniků. Značka SAP je ve světě podnikových informačních systémů dlouhodobě vnímána jako drahá a určená pro ty velké. Přitom již několik let je dostupné řešení SAP Business One 23 Stránka

24 zaměřené na nejnižší segment trhu. Informační systém SAP Business One byl vyvinut speciálně pro potřeby malých a středních firem, má technologický základ odlišný od systémů, které používají jádro SAP ERP. SAP Business One je sice systém určený primárně pro SME, při výběrových řízeních v průmyslových podnicích však často konkuruje i řešením, která jsou určena pro větší společnosti. Ceny těchto projektů se obvykle pohybují v rozmezí jednoho až dvou milionů korun za kompletní dodávku, která zahrnuje licence, servisní poplatek za první rok provozu, implementační služby a nezbytnou hardwarovou a softwarovou infrastrukturu. Na druhou stranu mohou malé nebo začínající firmy nyní využít speciální nabídky na SAP Business One Starter Package, kde se celková cena projektu může dostat i pod hranici sto tisíc korun. SAP Business One je dodáván prostřednictvím nepřímého obchodního modelu. V současné době jsou k dispozici následující způsoby pořízení a provozu informačního systému SAP Business One, který nejlépe odpovídá potřebám zákazníka: kompletní pronájem včetně licencí (SaaS) z Cloudu, pronájem infrastruktury s kompletní instalací (PaaS) z Cloudu a nákup nebo nákup licencí do trvalého vlastnictví a instalace na vlastním zařízení (On Premise). Informační systém SAP Business One pro menší a střední společnosti je moderní řešení poskytující komfortní platformu pro řízení všech firemních procesů. Výsledkem neustálé inovace je pružná reakce na rostoucí potřeby stávajících i potenciálních zákazníků SAP Business One ve formě nových nástrojů a funkcionality, jakož i určování nových trendů v oblasti vývoje podnikových řešení. Příkladem mohou být inovativní mobilní scénáře, SAP HANA a především možnosti nasazení podnikového informačního systému podle technologických možností a představ zákazníka. ÚLOHA Na závěr této kapitoly si ještě jednou zopakujte rozdíly mezi následujícími pojmy: Účetní systém Ekonomický systém ERP systém 24 S tránka

25 1.2.5 Hodnocení českého trhu ERP systémů Hodnocení českého ERP trhu provádí Centrum pro výzkum informačních systémů (CVIS) již od roku Nedílnou součástí hodnocení CVIS se již tradičně stala analýza tržních podílů ve sledovaných segmentech. CVIS porovnává hlavní výsledky z aktuálního výzkumu s těmi, které získali během předchozích šesti let. Pokud se zohlední statistická chyba způsobená vícečetnými referencemi, reimplementacemi, chybami respondentů a několika ERP řešeními, u nichž se nedaří systematicky sledovat vývoj zákazníků, pak CVIS konstatuje následující závěry: v posledním sledovaném období, tedy v roce 2011, dosáhl celkový přírůstek trhu 7,6 procenta, v letech 2006 až 2007, tedy období hospodářského boomu, dosahovaly přírůstky trhu více jak 12 procent, v roce 2008, kdy začala hospodářská recese, klesl přírůstek trhu na 6 procent, což zhruba odpovídá situaci v roce 2005, v roce 2009, kdy již bylo patrné mírné oživení ekonomiky, dosáhl přírůstek trhu více jak 8,5 procenta, v roce 2010 trh zaznamenal nejnižší nárůst za posledních šest let, a to ve výši necelých 4 procent. Obrázek 7: Tržní podíly all-in-one ERP systémů v segmentu malých firem podle počtu implementací Zdroj: CVIS (2012) 25 S tránka

26 Hodnoceno 62 all-in-one ERP systémů nasazených v malých organizacích v ČR (od 10 do 49 zaměstnanců) do konce roku Tento segment zahrnuje celkem referencí. (Zdroj: CVIS 2012) Obrázek 8: Tržní podíly all-in-one ERP systémů v segmentu středních firem podle počtu implementací Zdroj: CVIS (2012) Hodnoceno 62 all-in-one ERP systémů nasazených ve středně velkých organizacích v ČR (od 50 do 249 zaměstnanců) do konce roku Tento segment zahrnuje celkem referencí. (Zdroj: CVIS 2012) Obrázek 9: Tržní podíly all-in-one ERP systémů v segmentu firem od 250 do 1000 zaměstnanců počtu implementací Zdroj: CVIS (2012) 26 Stránka

27 Hodnoceno 62 all-in-one ERP systémů nasazených ve velkých organizacích v ČR (od 250 do zaměstnanců) do konce roku Tento segment zahrnuje celkem referencí. (Zdroj: CVIS 2012) Na zrychlení růstu českého ERP trhu se v roce 2011 nejvíce podílely malé a střední podniky. ERP systémy úspěšně pronikají také do malých firem. I když tento segment neměříme, je zřejmé, že právě podniky s počtem zaměstnanců menším jak deset, dávají často přednost modernímu ERP řešení před ekonomickým informačním systémem. V mikrofirmách jsou úspěšné zejména produkty Abra G2, G3, Money S4 a částečně i Money S5. Malé a střední podniky pořizují moderní ERP systémy především proto, že alternativní krabicová řešení stejně jako implementace zastaralých řešení pro ně představují brzdu v dalším rozvoji a posilování konkurenceschopnosti. Jedná se zejména o rozšíření počtu uživatelů a nasazení pro více procesů, než je tomu na počátku pořízení, kdy se primárně pokrývá ekonomická a personální agenda. V rámci svého působení v dodavatelských řetězcích se malé a střední podniky setkávají se sílícími požadavky na dodržování termínů dodávek, automatizaci objednávkového cyklu a zajištění komplexních služeb u produktů s vysokou přidanou hodnotou, zejména v automobilovém či strojírenském průmyslu a také v oblasti velkoobchodu. Z toho pak plynou jejich požadavky na ERP systém, přičemž k těm nejdůležitějším patří podpora řízení procesů v dodavatelském řetězci. Firmy používající několik obchodních modelů pro obsluhu více tržních segmentů pak logicky očekávají rozsáhlou funkčnost integrovaného CRM a napojení kontaktního centra, podpory prodeje, marketingových kampaní a řízení servisních služeb na interní procesy. Nedílnou součástí pak bývá nasazení infrastrukturních aplikací pro řízení pracovních toků a dokumentů. Týká se to jak velkoobchodů nebo organizací zaměřených na služby, tak i výrobních podniků, které provozují rozsáhlejší obchodní síť. SHRNUTÍ V rámci kapitoly jsme podrobně identifikovali teoretické možnosti informačních systémů, které mohou být v současné době využívány k evidenci podnikových procesů včetně zpracování účetních informací pro potřeby jak vnitřního, tak vnějšího prostředí. V závěru kapitoly je uvedena studie, který hodnotí prostředí v České republice z pohledu využívání ERP systémů, u všech typů podnikatelských subjektů. 27 S tránka

28 2 TRANSFORMACE EKONOMICKÝCH SYSTÉMŮ A TRENDY 21. STOLETÍ CÍL Cílem kapitoly je seznámit studenta s novinkami v oblasti informačních systémů v podnikové praxi s důrazem na nové trendy, které se prosazují v 21. století. Přechod do 21. století u podnikových informačních systémů probíhá ve znamení transformace z evidenčních nástrojů na řídící, roste jejich komplexnost, provázená standardizací a automatizací procesů a jejich bezpečností. Jsme svědky těchto trendů: komplexnost, standardizace, procesní řízení, automatizace, elektronické doklady. Integrace jednotlivých informačních systémů přerůstá z podnikového prostředí do prostředí národních ekonomik a nadnárodních informačních systémů. Vnější integrace byla umožněna fenoménem 21. století, kterým se bezesporu stal cloud computing, virtualizace a mobilita, jako dalších trendů doplňujících výše uvedené. 2.1 Komplexnost Ekonomické systémy stále zvětšují svůj záběr a pomalu přibírají oblasti, které dříve stály mimo ně, případně byly řešeny jen rámcově. Účetní software se dnes neobejde bez integrace nákupního systému, systémy péče o zákazníka a dodavatele, workflow, správy dokumentů a pokročilého reportingu. Komplexnost může být vyjádřena pojmem all in one, jak uvidíme dále. Informační systém kategorie ERP je definován, jak bylo zmíněno, jako účinný nástroj, který je schopen pokrýt plánování a řízení hlavních interních podnikových procesů, a to na všech úrovních, od operativní až po strategickou. Za interní proces považujeme takový proces, nad nímž má management podniku plnou kontrolu, je tedy jeho vlastníkem. Ke klíčovým 28 S tránka

29 interním procesům náleží výroba, nákupní, prodejní, výrobní (vnitřní) logistika, řízení lidských zdrojů a řízení ekonomiky. ERP systémy, které dokážou zabezpečit všechny zmíněné interní procesy, pak označujeme jako all-in-one. Do této kategorie spadají také některá univerzální ERP řešení (nejčastěji zahraniční produkce), které ale nepokrývají jeden z klíčových procesů řízení lidských zdrojů (systém mezd). Při implementačních procesech bývá tento proces zabezpečen subdodávkou jiného, tuzemského dodavatele (Elanor, Nugget, KS program, Vema apod.). Do kategorie ERP jsou řazeny také ty informační systémy, které nemusí nutně pokrýt a integrovat všechny interní procesy. Zákazníkovi ale umí poskytnout buď detailní špičkovou funkčnost, nebo jsou orientované výhradně na určité obory podnikání. Tyto tzv. best-ofbreed systémy (nejlepší z chovu, jedinci se špičkovými vlastnostmi) pak v praxi bývají nasazovány buď samostatně (zejména oborové best-of-breed), nebo tvoří součást podnikové ERP koncepce (procesně orientované best-of-breed) společně s jinými informačními systémy. Podniky například volí doplnění k stávajícímu systému pokročilým reportingem od dodavatele, který tyto systémy vyvíjí, např. COGNOS. 2.2 Standardizace Standardizace řeší: organizační normy určující průběh vykonávaných činností, oběh dokladů, schvalovací procesy dle odpovědnosti, působnost jednotlivých organizačních složek, včetně principů kódování a číselníků. Standardizace představuje zjednodušení procesů, vedoucí ke zvýšení rychlosti, omezení chybovosti, usnadnění práce, propojování různých systémů, směrem k elektronické výměně dat nejen se státními institucemi, ale i s okolními IS. Pro uživatele jsou přístupné konfigurované množiny parametrů, spojené s jednoduchostí a intuitivností. S tím je spojena otevřenost systémů, umožňující zákaznické customizace. 2.3 Procesní řízení Schopnost pracovat s informačním systémem vyžaduje dosáhnout sladění tří prvků: možností informačního systému, firemních procesů a lidí, kteří systém používají, procesy tvoří a fungují v jejich rámci. 29 S tránka

30 Základem je nastavení podnikových procesů a tvorba procesních ukazatelů. Procesy je nutné optimalizovat z pohledu jejich průběhu a výsledků a nastavit pro jejich sledování a vyhodnocování vhodné ukazatele. Současným trendem je propojení a sjednocení vrstvy provozní s vrstvou procesní a kontrolní. Procesy se tak pro jejich jednoznačnost, vynutitelnost a kontrolovatelnost stále více uplatňují v provozních systémech a musí být integrovány dostatečně hluboko, aby funkčně přímo ovlivňovaly provozní vrstvu. Procesy se tak pro jejich jednoznačnost, vynutitelnost a kontrolovatelnost stále více uplatňují v provozních systémech. Příkladem může být software ATTIS, který přináší nástroje pro jednodušší a transparentnější procesní řízení společnosti na úrovni strategie, řízení procesů i zaměstnanců, přesný a pravidelný přehled managementu o aktuální výkonnosti a kontrolu nad stavem plnění cílů společnosti, odstranění prostoru pro zkreslování informací o aktuální výkonnosti a přiměřený tlak na odpovědné osoby a zvyšování výkonnosti, významnou pomoc v plnění požadavků procesního řízení firmy a snadnou certifikaci dle norem ISO, snazší a rychlejší provádění organizačních změn, srovnatelné nároky a ohodnocení zaměstnanců na typově shodných nebo podobných pozicích, lepší identifikaci vzdělávacích potřeb a možnost využití e-learningu a blendedlearningu, dokonalou přípravu pro implementaci řešení systémové správy dokumentů společnosti (DMS). 30 S tránka

31 Obrázek 10: Řešení procesního řízení od společnosti Zdroj: ATTIS (2013) Základem systémové integrace je účelně navržená infrastruktura zaměřená na podporu konkrétních procesů. Subsystém může být internetový portál, intranetový portál, úložiště dokumentů, spisová služba, účetní systém, internetový obchod, rezervační systém, platební brána, ERP systém (informační systém organizace) nebo aplikace navržené na míru. Subsystémy mají definovaná rozhraní (interface), díky kterým komunikují buď vzájemně mezi sebou, nebo centrálně s integrační platformou. Systémová integrace se stará právě o propojení jednotlivých subsystémů. 2.4 Elektronické doklady Elektronické doklady prošly za dobu své existence významnou změnou, která je dána nejen technologickými možnostmi dnešních IS, ale také legislativou, která elektronické doklady zrovnoprávňuje s těmi listinnými. Uvedeme si konkrétní příklad, a to na daňových dokladech. Generální Finanční ředitelství Sekce metodiky a výkonu daní vydalo v roce 2013 informaci k pravidlům fakturace ve vztahu k implementaci Směrnice EU/45/2010 do zákona o DPH. 31 S tránka

32 Informace se konkrétně zabývá problematikou daňových dokladů po novele zákona o DPH a to zejména z pohledu zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu, neporušenosti jeho obsahu, jeho čitelnosti a dalších operací s doklady, tj. jejich uchováním a případnou konverzí. Tyto vlastnosti jsou také základním předpokladem pro uznatelnost daňového dokladu jako takového. Daňové doklady vystavované ve smyslu pravidel zakotvených v zákoně o DPH neslouží obvykle pouze a jen pro účely DPH. Jsou zde naopak většinou souvislosti a návaznosti do oblasti ostatních daní a zejména do účetnictví. Daňový doklad může mít listinnou nebo elektronickou podobu. U daňového dokladu v listinné i v elektronické podobě musí být od okamžiku jeho vystavení do konce lhůty stanovené pro jeho uchovávání zajištěna věrohodnost jeho původu, neporušenost jeho obsahu a čitelnost. Daňový doklad má elektronickou podobu tehdy, pokud je vystaven a obdržen elektronicky. Osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje, musí souhlasit s použitím daňového dokladu v elektronické podobě. Tento souhlas je nutný pro veškerá použití daňového dokladu v elektronické podobě, což zahrnuje nejen vystavení daňového dokladu, ale i jeho předání nebo zpřístupnění, včetně jeho uchování po celou zákonem stanovenou dobu. Daňový doklad vystavuje osoba, které povinnost doklad vystavit ukládá zákon. Tato osoba však může k vystavení daňového dokladu zmocnit osobu, pro kterou se plnění uskutečňuje nebo třetí osobu. Zmocnění k vystavení daňového dokladu musí být vždy učiněno písemně. V případě, že je toto zmocnění uděleno elektronicky, musí být opatřeno uznávaným elektronickým podpisem. Tato osoba potom na vystaveném dokladu musí jako náležitost uvést slova: vystaveno zákazníkem Bez ohledu na skutečnost, zda jde o daňový doklad vystavený v listinné nebo elektronické podobě, musí být od okamžiku jeho vystavení do konce lhůty pro jeho uchovávání zajištěna: věrohodnost původu daňového dokladu, neporušenost jeho obsahu, a dále jeho čitelnost ( 34 zákona o DPH). Věrohodnost původu daňového dokladu zaručení autenticity. Vždy musí být zaručena totožnost osoby, která plnění uskutečňuje, nebo totožnost osoby, která daňový doklad oprávněně vystavila. Neporušeností obsahu daňového dokladu se rozumí skutečnost, že obsah daňového dokladu požadovaný podle zákona o DPH nebyl změněn a to v průběhu jeho života, tj. od doby jeho 32 Stránka

33 vystavení až do konce lhůty pro jeho uchovávání, změněny, bude takový daňový doklad považován za neporušený. Čitelností obsahu se rozumí skutečnost, že s obsahem daňového dokladu je možno se seznámit přímo nebo prostřednictvím technického zařízení. Čitelnost daňového dokladu je nutné zajistit od okamžiku jeho vystavení až do konce doby jeho uchovávání. Na toto je třeba pamatovat nejen u elektronických dokladů (z pohledu zajištění příslušného softwaru nutného pro zobrazení obsahu v čitelné podobě), ale též u listinných dokladů. Pro zajištění věrohodnosti původu daňového dokladu by tak měla každá účetní jednotka vytvářet spolehlivou auditní stopu tím, že bude uchovávat související účetní záznamy či dokumenty (např. objednávky, doklady o platbách, smlouvy, příjemky popř. výdejky materiálu apod.), a to po celou dobu stanovenou pro uchovávání daňových dokladů. Auditní stopu popsat jako zdokumentovaný tok plnění od zahájení, zdrojového dokumentu, například objednávky, až po ukončení, například konečný záznam v roční účetní závěrce, a naopak, který propojuje různé dokumenty v rámci procesu. Auditní stopa zahrnuje zdrojové dokumenty, zpracovaná plnění a odkazy na propojení mezi nimi. Věrohodnost původu daňového dokladu v elektronické podobě a neporušenost jeho obsahu lze vedle kontrolních mechanismů procesů zajistit také: uznávaným elektronickým podpisem, uznávanou elektronickou značkou, elektronickou výměnou dat (EDI), jestliže dohoda o této výměně stanoví užití postupů zaručujících věrohodnost původu a neporušenost obsahu. Neporušenost obsahu daňového dokladu lze například dále zajistit jeho uložením na médium, jenž má prokazatelně takové vlastnosti, které neumožňují provádět změny jeho obsahu. Věrohodnost původu a neporušenost obsahu daňového dokladu může být dále zajištěna jeho uložením do důvěryhodného úložiště dokumentů, které splňuje požadavky právních předpisů s ohledem na neměnnost či zabezpečením souboru, ve kterém je daňový doklad uložen proti neoprávněným změnám. Věrohodnost původu daňového dokladu a neporušenost jeho obsahu lze zajistit prostřednictvím kontrolních mechanismů procesů, které vytvářejí spolehlivou auditní stopu mezi daňovým dokladem a daným plněním. Daňový doklad nelze považovat za nezávislý 33 S tránka

34 samostatný dokument, váže se k němu celá řada dalších dokladů či záznamů např. objednávky, potvrzené příjemky zboží, bankovní výpisy apod. V praxi to znamená, že vazba mezi daňovým dokladem a uskutečněným plněním bude prokázána pomocí vzájemného párování příslušných podkladů. Jedná se o smlouvy s dodavatelem zboží nebo služeb, konkrétní objednávku, nákladní list, daňový doklad. Auditní stopa není zákonem o DPH vyžadována pouze u elektronických daňových dokladů. Naopak u všech papírových daňových dokladů je třeba auditní stopu prokázat. Auditní stopou se nemyslí stopa technologická, nýbrž je tento pojem chápán jako tok všech souvisejících dokladů a okolností od zahájení transakce, včetně zdrojových dokladů, jako je např. objednávka, až po dokončení transakce, to je např. posledním záznamem v účetní uzávěrce, přičemž vždy musí být zajištěna provázanost mezi všemi různými doklady a kroky v tomto procesu. Čitelnost daňových dokladů v elektronické podobě je splněna, pokud je možné jej na požádání zpřístupnit v přiměřené lhůtě bez zbytečného prodlení, jak je požadováno, a to včetně zpřístupnění po převodu, v podobě okem čitelné a bez dalšího zpracování ihned srozumitelné. Informace z elektronického souboru a informace ze zpřístupněného čitelného souboru musí být totožné s tím, že musí existovat možnost kontroly, že informace nebyly změněny. Pro zajištění čitelnosti by měl být po celou dobu uchovávání daňových dokladů k dispozici vhodný a spolehlivý prohlížeč daňových dokladů v elektronické podobě. Předávání daňových dokladů v elektronické podobě znamená, že daňový doklad byl vystaven pouze v elektronické podobě, byl odeslán a přijat prostředky elektronické komunikace (datový nosič, , datová schránka, internetový přenos EDI WAN), popřípadě včetně prostředků elektronické autorizace a zabezpečení (uznávaný elektronický podpis, doručení datovou schránkou, časové razítko) a byl v této podobě zanesen do účetnictví. Při uchovávání daňových dokladů by měl mít uchovatel vždy na zřeteli, že základní vlastnosti daňových dokladů, tj. jejich věrohodnost jejich původu, neporušenost jejich obsahu a jejich čitelnost, musí být zajištěny po celou dobu jejich života, tedy od doby jejich vystavení až do konce lhůty pro jejich uchovávání, přičemž lhůta pro uchovávání daňových dokladů zůstává zachována. Daňové doklady se budou i nadále uchovávat po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. 34 S tránka

35 Pod pojmem data, která zaručují věrohodnost původu daňových dokladů a neporušenost jejich obsahu, se u daňových dokladů v elektronické podobě rozumí například certifikáty, podpisové certifikáty, klíče nebo jiné šifrovací prostředky, pomocí kterých lze bezpečně zjistit, který subjekt doklad vystavil (věrohodnost původu), a dále že doklad nebyl od doby svého vystavení změněn (neporušenost obsahu). Z důvodu opatrnosti (např. z důvodu případných budoucích občansko-právních řízení) se doporučuje zvážit možnost jejich paralelní uchovávání v původní listinné podobě. Daňové doklady by pro zajištění všech výše uvedených požadovaných vlastností po celou zákonem požadovanou dobu měly být uloženy odpovídajícím způsobem tak, aby nemohlo dojít ke změně požadovaných vlastností daňového dokladu. Pokud uchovatel uchovává daňové doklady prostřednictvím elektronických prostředků zaručujících nepřetržitý dálkový přístup k uchovávaným datům, je povinen zajistit pro správce daně bez zbytečného prodlení přístup k těmto dokladům, možnost stahovat je a používat je. Daňový subjekt může například umožnit správci daně elektronický přístup do svého systému (s různými přístupovými právy), přičemž správce daně s tímto přístupem bude zacházet jako oprávněný uživatel). UPOZORNĚNÍ Z výše uvedeného vyplývá, že kdo chce nějaký dokument, který vyžaduje vlastnoruční podpis, poslat elektronicky, neobejde se bez datové schránky či elektronického podpisu Moderní způsoby komunikace s úřady v České republice Jak je možné komunikovat s úřady: poslat dokument em opatřeným elektronickým podpisem, poslat dokument elektronicky přes datovou schránku - v takovém případě není třeba elektronický podpis, pravost dokumentu zajišťuje samotný systém datových schránek, poslat klasický listinný dokument, nebo dojít na úřad osobně. UPOZORNĚNÍ Nejčastější použití: daně, zdravotní pojišťovny a správa sociálního zabezpečení 35 S tránka

36 Česká správa sociálního zabezpečení měla být první, se kterou by museli lidé komunikovat výhradně elektronicky. Pro rok 2014 bylo nařízení odloženo a bude ještě možné podat přehled o příjmech a výdajích v papírové podobě. V případě žádostí či stížnosti podané e- mailem, u kterých se předpokládá ověření totožnosti, musejí být podepsané uznávaným elektronickým podpisem. To se samozřejmě týká i OSVČ, které pak mohou poslat přehled o příjmech a výdajích prostou ovou zprávou. Finanční správa zatím nevyžaduje, aby poplatníci a plátci daní nebo pojistného, kteří mají zákonem stanovenou povinnost podávat podání Finanční správě elektronicky, vlastnili elektronický podpis. "Elektronicky ale komunikovat lze, a to datovou zprávou prostřednictvím Daňového portálu s uznávaným elektronickým podpisem, datovou zprávou bez uznávaného elektronického podpisu podanou prostřednictvím Daňového portálu podle Generálního finančního ředitelství by měl koncem prvního pololetí roku 2014 přibýt další způsob, a to komunikace datovou zprávou s ověřenou identitou podatele způsobem, kterým se lze přihlásit do datové schránky. Požadované vlastnosti daňového dokladu (věrohodnost původu, neporušenost jeho obsahu a čitelnost) musí daňový doklad splňovat po celou dobu svého životního cyklu, tj. od okamžiku jeho vystavení poskytovatelem plnění do okamžiku konečného zaúčtování příjemcem plnění a ukončení doby uchovávání. To znamená, že uvedené vlastnosti musí být přezkoumatelné po uskutečnění plnění následně po dobu 10 let. Kontrolní mechanismy procesů pro účely DPH v tomto kontextu mají poskytovat ověřitelnou vazbu mezi daňovým dokladem a dodáním zboží nebo poskytnutím služby a zároveň poskytnout důkazy o tom, že k dodání zboží nebo poskytnutí služby skutečně došlo, jak je v dokladu deklarováno. Prostředky, kterými daňový subjekt může prokázat souvislost mezi daňovým dokladem a dodání zboží nebo poskytnutím služeb, jsou ponechány zcela na jeho vůli. 2.5 Automatizace procesů Dnešní ERP systémy pokrývají stále větší množství firemních procesů a zpracovávají čím dál více informací. Data, která je nutné integrovat do ERP systému, nejsou uložena jen v interních aplikacích společností, ale často je nutné vyměňovat data (elektronické doklady) s informačními systémy dodavatelů nebo se systémy a registry státní správy. Součástí implementace ERP systémů jsou často i nutné procesní změny ve sběru dat ze systémů automatické identifikace, a to jak ze starších systémů používajících čárové kódy, tak i z nových systémů využívajících RFID (identifikace na rádiové frekvenci). Práce s čárovými kódy (QR kódy) je dnes již prakticky ve všech ERP řešeních standardně podporována. 36 S tránka

37 U RFID technologií je přímá nativní podpora zatím stále jen v největších celosvětových ERP řešeních. Technologie RFID je nasazována v různých odvětvích průmyslu pro bezkontaktní identifikaci, lokalizaci a sledování zboží, majetku i osob v reálném čase. Nasazení technologie RFID zdaleka není jen záležitostí obchodních firem. Mezi organizace, které zavádí technologie RFID patří především společnosti z oblasti výroby, logistiky, dopravy, obrany i zdravotnictví. Cílem je dosáhnout vysoké úrovně automatizace logistických procesů a vysoké míry přesnosti operací a tím zvýšit efektivitu, snížit provozní náklady a minimalizovat množství chyb způsobených lidským faktorem. První realizace zavádění RFID technologií ve světě ukázaly na přínosy RFID technologií v podobě lepšího přehledu o pohybu zboží díky možnostem jeho sledování od dodavatele až po konečného spotřebitele. 2.6 Virtualizace Pojem virtualizace je fenomén dneška. Mluví se o virtualizaci na úrovni hardware nebo pomocí speciálního software, virtualizují se operační systémy, ale také se virtualizují pouze aplikace. Ať už mluvíme o libovolné virtualizaci, cíle jsou stejné: zjednodušení správy, lepší zhodnocení nakoupeného hardware, flexibilnější podpora provozních systémů a snížení nákladů. Virtualizace je ve světě informačních technologií chápána jako prostředek, který abstrahuje přístup uživatele od softwarových a hardwarových prostředků. Podle úrovně této abstrakce hovoříme o různých úrovních virtualizace, a to na úrovni celého počítače (tzv. virtuální stroj), po jeho jednotlivé hardwarové komponenty (např. virtuální procesory, virtuální paměť, disk, síťové prvky atd.), případně pouze softwarové prostředí (virtualizace operačního systému). Virtualizace je také podmínkou pro fungování cloudu (vysvětlíme dále), tzn. veškeré hardwarové prostředky musí být plně virtualizované, nejen procesor, paměť a diskový prostor, ale také síťová infrastruktura a v neposlední řadě i softwarové technologie. V cloudu jsou pak všechny hardwarové zdroje viditelné jako jeden velký výpočetní výkon, který je díky virtualizaci efektivněji využíván. 2.7 CLOUD Český trh podnikových aplikací je jedním z nejrozvinutějších ve střední Evropě. Je dnes plně zahlcen komerčními sadami podnikových aplikací. Převážná většina nových implementací se uskutečňuje ve sféře firem střední velikosti a klíčové trendy vývoje trhu se soustřeďují na nové dodavatelské modely a evoluční upgrady stávajících systémů. 37 S tránka

38 Globální prostředí, neustálý technologický rozvoj a zejména dostupný Internet mění přístup organizací všech velikostí k provozování podnikových informačních systémů směrem k tzv. on-demand řešením poskytovaným formou cloudu. Firmy mají nyní konečně možnost zvolit způsob nasazení a provozování informačního systému, který nejlépe odpovídá jejich technologickým a finančním možnostem. Nejsou již limitovány pouze tradičními způsoby nasazení, které předpokládají výrazné vstupní investice a nutnost provozu vlastní infrastruktury, ale mohou volit dodávku stejného systému od externích poskytovatelů formou služby z tzv. cloudu, jak jsme viděli v možnostech pořízení systému SAP Business One. Centrum pro výzkum informačních systémů hodnotí hlavní trendy na českém ERP trhu již od roku Výše uvedené hodnocení je založeno na výzkumu podnikových aplikací, jehož nedílnou součástí je analýza a recenzování vybraných produktů a příslušných oborových či procesních řešení, která mohou být jejich součástí. Na počátku roku 2014 spatřuje CVIS (Centrum pro výzkum informačních systémů) hlavní trend v cloud computingu, který patří k nejčastěji zmiňovaným trendům v oblasti podnikových informačních systémů. Kromě jiného je tento pojem synonymem pro snižování celkových nákladů na vlastnictví (TCO total costs of ownership) v oblasti IT, a proto zvláště v době hospodářské recese nabývá na významu. Termínem cloud označují dodavatelé ERP vše, od hostování on-premise systému přes privátní či veřejné cloudové sítě až po poskytování softwaru jako služby v single nebo multitenantním prostředí, kdy více vzájemně oddělených zákazníků sdílí stejnou fyzickou infrastrukturu. Řada dodavatelů se také snaží prosazovat vlastní tradiční řešení jako cloudové. To se nijak neliší od on-premise systémů. Pak některé charakteristiky, které by odpovídaly cloudovým řešením, je mnohem těžší naplnit. Jedná se především o škálovatelnost, elasticitu a automatizaci patchování. V současné době představuje cloud computing model poskytování aplikací v podobě služby a rozvíjí obchodní modely o možnosti grid computingu a clusterových řešení. Zahrnuje několik specifických typů služeb: pronájem konkrétní aplikace (SaaS software as a service), infrastruktury (IaaS infrastructure as a service), 38 S tránka

39 nebo celé platformy (platform as a service) pro provoz internetových aplikací včetně vývojového prostředí. Pronájem softwarových aplikací prostřednictvím internetu začal být populární již koncem devadesátých let. Od té doby prošel několika vývojovými fázemi a postupně doplnil dnes stále dominantní obvyklý způsob implementace ERP systémů na vlastní servery a příslušnou infrastrukturu zákazníka (in-house, on-premise). S cloud computingem jsou spojovány následující výhody: jednoduchost získání služeb přes rychlou a navádějící konfiguraci na webu, dynamika počtu uživatelů a výkonu systému v jedné firmě v různém čase, současně s cloudem roste prostor pro sjednání úrovně zabezpečení a kvality služby. Níže uvedený obrázek obsahuje hlavní atributy cloud computingu podle Gartnera: Obrázek 11: Hlavní atributy cloud computingu podle Gartnera Zdroj: Lupa.cz (2014) Cloud computing s sebou přináší komplexní požadavky na správu systémů a standardizaci a v tomto kontextu má obrovský význam vytvoření standardizovaného provozního prostředí (SOE). Standardizované operační prostředí je nezbytný základ pro plné využití všech výhod cloud computingu. Pomáhá při správě a zjednodušení komplexního prostředí, které vzniká při konfiguraci jednotlivých IT systémů. 39 Stránka

40 Datová centra jsou stále více virtualizovaná a v důsledku toho standardní operační prostředí častěji zahrnují i virtuální platformy a jejich aktualizace. Pak lze přidat i další funkce, aby zákazníci mohli vytvořit své vlastní cloudové řešení. Ještě předtím, než firma přijme rozhodnutí přesunout část svého IT do cloudu, musí dobře zmapovat vlastní aktiva, procesy, schopnosti a záměry. Cílem cloudu by neměla být jen úspora nákladů, musí také pomoci splnit obchodní cíle, zejména pak upevnění pozice na trhu Architektura CLOUDu Rozeznáváme tři základní typy CLOUDu: Infrastructure as a service (IaaS) Základní model poskytování fyzického výpočetního prostředí, který obsahuje potřebný hardware včetně jeho konfigurace: fyzické nebo virtuální servery, datová úložiště, síťová infrastruktura. Typickým příkladem na trhu jsou Amazon, HP Cloud Services, Google Storage a řada jiných. Platform as a service (PaaS) Rozšířený model poskytování výpočetní platformy jako služby. Výpočetní platforma typicky obsahuje komponenty pro stavbu aplikace, jako jsou operační systém, databázový systém, webový server nebo jiné aplikace. Typickým příkladem na trhu jsou mezi jinými Amazon, Microsoft Azure, HP Cloud Services. Software as a service (SaaS) Model poskytování aplikačního software jako služby. Uživatel většinou nemá přímý přístup k infrastruktuře ani znalosti o použité infrastruktuře a platformě. Typickým příkladem na trhu jsou poskytovatelé webového hostingu, Google Apps, Microsoft Online, Salesforce a mnoho dalších. 40 S tránka

41 Charakteristika On-premise ERP Hostované ERP poskytované skrze webové rozhraní Cloudové ERP Zprostředkováno přes internet Proprietární síťové technologie (WAN, atp.) Speciální infratruktura jako Citrix, Microsoft Ano, využívá speciálních funkcí klientských zařízení Škálovatelnost a elasticita Fixní, předem daný počet licencí/objemu dat či transakcí, jakákoliv změna možná pouze po novém vyjednávání Flexibilní podmínky ve smlouvě umožňují měnit počet uživatelů/objem transakcí (např. na měsíční bázi) Plná elasticita, neomezená, okamžitě dostupná škálovatelnost Měření využití služeb Fixní poplatek odvislý od počtu registrovaných uživatelů a využívaných modulů Flexibilita omezená předem stanovenými hranicemi počtu uživatelů, využívaných služeb atd. Pay-per-use Sdílení technologií Izolovaný, plně dedikovaný HW, OS, DBMS atd. Sdílení DBMS/společný data pool Plně sdílená aplikační logika, multitenantní prostředí Založeno na službách Běžné vlastnosti produktu Služby s minimální konfigurací, limitované vlastnosti produktu Outsourcing celých procesů, Obrázek 12: Charakteristiky cloudového ERP podle společnosti Gartner Zdroj: Lupa.cz (2014) Rozdíly v modelech podle vlastnictví veřejný cloud (public cloud) služby jsou nabízeny a zároveň sdíleny mezi navzájem nesouvisejícími uživateli, privátní cloud (private cloud) privátní cloud, který je poskytován v rámci jedné organizace a většinou je touto organizací i vlastněn a administrován, hybridní cloud (Hybrid cloud) hybridní cloud je kombinace obou výše uvedených přístupů, například model privátního cloudu propojený s veřejným. Používání softwaru pro poskytování služeb se řídí přesnými licenčními pravidly. Smlouva SPLA (Service Provider License Agreement) Praktické informace k uzavření smlouvy, která umožňuje dodávat softwarové řešení třetím stranám, zákazníkům, kteří je od poskytovatele získávají jako servis, aniž by si museli pořizovat vlastní licence. Výhodou tohoto typu smlouvy je to, že jako jediná umožní využívat stejné softwarové prostředky několika na sobě navzájem nezávislým, nespolupracujícím subjektům, a tak efektivně sdílet hardware, software a služby, které jsou k provozu obojího obvykle nezbytně nutné. O licenčních podmínkách pro hostovaná řešení můžete získat další informace na adrese spla@daquas.cz 41 Stránka

42 V souvislosti s nástupem cloudu vznikají i nové profese, nové služby: Cloud broker je ve své podstatě prostředníkem zjednodušujícím komunikaci mezi cloud providerem a koncovým zákazníkem. Cloud brokeři agregují, integrují a přizpůsobují cloudové služby koncovým zákazníkům efektivněji, než by je mohli zajistit poskytovatelé. Software as a service V posledních letech získává mezi zákazníky stále větší popularitu především využívání aplikací jako služby neboli software as a service (SaaS). Výhodou tohoto způsobu provozování aplikací je především skutečnost, že se zákazník vyhne počáteční nemalé investici za pořízení a implementaci systému a uspoří i na provozních nákladech, hardwaru, školení či lidských zdrojích. Místo jednorázové investice do aplikačního softwarového balíku, která se odepisuje několik let, využívá zákazník softwarovou funkcionalitu na dálku jako službu. Platí jen měsíční paušál, který se pohybuje na úrovni jednotek procent celkových prvotních nákladů, a navíc si pravidelně placené poplatky může odepsat přímo jako provozní náklady, což může být především v dnešních ekonomicky nestabilních podmínkách silným argumentem. K významným výhodám využívání SaaS mimo jiné patří: náklady jsou předem známé a bez neočekávaných navýšení, součástí služby je průběžné vylepšování softwaru a podpora, zákazník se může svobodně rozhodnout přejít k jinému dodavateli, pokud služba nesplňuje očekávané přínosy, krátká doba implementace, daná aplikace je za standardních podmínek dostupná kdekoli a kdykoli. Nespornou výhodou je skutečnost, že formou SaaS zákazník při nízkých nákladech dosáhne i na relativně velký systém. Když po čase firma vyroste, může jej snadno rozšiřovat nebo překlopit k sobě. Přitom zůstanou zachována všechna historická data. To je ostatně jeden z hlavních důvodů, proč má obchodní model software jako služba obrovský potenciál právě v segmentu malých a středních podniků. SME musí čelit rostoucí konkurenci a to z nich dělá ideální kandidáty pro využití SaaS díky tomuto obchodnímu modelu lze totiž zavést 42 Stránka

43 infrastrukturu, která by podporovala růst a podnikání firmy, v extrémně krátkém časovém horizontu. Firmy se tak mohou soustředit na hlavní předmět podnikání a ušetřené prostředky využít v jiné oblasti. Existují následující SaaS architektury, které se liší úrovní vyspělosti. Klíčovými parametry, které je od sebe odlišují, jsou konfigurovatelnost, schopnost provozu pro více nájemců a rozšiřitelnost. Samozřejmě každá úroveň vyžaduje různé schopnosti aplikačního softwaru a odlišné požadavky na přizpůsobení běžných systémů na model SaaS. Řešení na zakázku v tomto případě každý ze zákazníků využívá svoji vlastní verzi hostované aplikace, která běží jako jedna konkrétní instance pro každého z nich separátně na hostovaných serverech. Pro tento typ řešení se tradiční klient/server aplikace nemusí příliš upravovat. Konfigurovatelné řešení - představuje větší flexibilitu softwaru s možností konfigurovatelných metadat, takže více zákazníků může využívat separátní instance se stejným aplikačním kódem. Rizika Pokud se hovoří o rizicích spojených s využíváním SaaS, bývá nejčastěji zmiňována bezpečnost. Je to celkem logické, protože firmy si obvykle chtějí udržet svá data pod pokličkou a s využitím modelu software jako služba je vlastně svěřují do cizích rukou, aniž by věděly, jak s nimi bude naloženo. Strach z bezpečnostních rizik se však v poslední době ukazuje jako neoprávněný, protože ochrana serverů a dat na straně poskytovatele bývá často mnohem vyšší než u interních systémů. Navíc je také známo, že největším nebezpečím pro firmy jsou jejich vlastní zaměstnanci, pokud chce někdo získat cizí data, většinou to provede pomocí neloajálního zaměstnance, který je vynese ven. Cloudová řešení v oblasti ERP jsou nejlépe uplatnitelná při řízení nekritických procesů, tedy tam, kde svou funkčností zajišťují provoz agend, které nemají přímý vliv na generování přidané hodnoty (ve výrobě, nákupní a prodejní logistice atd.). Typicky se využívají například při řízení lidských zdrojů. Jednoznačným lídrem českého trhu v této oblasti je společnost Vema. Zaměřuje se na dodávky stejnojmenného ERP systému, který je specializován (best-of-breed) na automatizaci mzdové agendy, personalistiky, ekonomiky a logistických procesů, a to pro nejrůznější typy organizací bez ohledu na odvětví nebo jejich velikost. Příslušná služba v podobě pronájmu pak nese název V4 Cloud. 43 S tránka

44 In memory computing Na pronájem podnikových aplikací do určité míry navazuje další, avšak mnohem mladší trend, který se skrývá pod pojmem in-memory computing. Jestliže úkolem cloudových řešení je minimalizovat celkové náklady na vlastnictví ERP systému a odsunout starosti s jeho správou a údržbou na specializovaného poskytovatele, pak in-memory computing přináší výrazné zvýšení výkonnosti při zpracování transakčních a především analytických dat. Jde tedy opět o snižování nákladů, tentokrát v podobě mnohonásobného zkrácení času na zajištění údajů potřebných v rozhodovacích procesech. V oblasti in-memory computingu se velmi rychle začala angažovat většina předních světových IT společností. Nalezly zde obrovský tržní potenciál a prostor pro dosud netušené inovace. In memory computing má však i svoje nevýhody, k nim patří nutnost restrukturalizace softwaru i hardwaru. Lze však očekávat, že v příštích letech se tyto technologie stanou standardní součástí ERP systémů. Společně s cloud computingem změní in-memory computing do značné míry způsob analýzy, vývoje a architektury podnikových aplikací tak, jak je známe dnes. 2.8 Očekávaný vývoj do budoucna Pořídit ucelené řešení obsahující vše v jednom je již řadu let častou prioritou při výběrových řízeních na ERP systém a jeho dodavatele, a také jednoznačným trendem českého ERP trhu. Doposud na ni uměli velmi dobře reagovat především dodavatelé obsluhující široký segment trhu bez ohledu na odvětví a velikost organizací. Ti nejúspěšnější, jako jsou Asseco Solutions, J.K.R. nebo DC Concept, dokázali navíc nabídnout příslušné oborové nebo procesní řešení a tím výrazně zvýšit přidanou hodnotu svého systému pro uživatelskou firmu. Proto také produkty značky Helios, Byznys ERP a QI patří v posledních pěti letech k těm, které získávají velmi rychle nové zákazníky nejrůznějších velikostí i zaměření. Původně úspěšnou koncepci all-in-one nyní bude s vysokou pravděpodobností obohacovat inmemory computing, a to o nové možnosti online zpracování velkých objemů dat. Cloud computing pak poskytne stále ještě neobvyklý obchodní model dodávky, provozu a inovace ERP systému, který umožní rozložit náklady v dlouhodobém časovém horizontu a uvolní 44 S tránka

45 kapacity organizací tak, aby mohly být lépe využity pro vlastní podnikání. V průmyslových podnicích se však bude prosazovat obtížněji, neboť komplexní cloudová one-to-one řešení jsou teprve na začátku svého životního cyklu a ani do budoucna neočekáváme, že by mohla v tomto segmentu široce konkurovat in-house implementacím vyspělých ERP systémů s příslušným oborovým nebo procesním řešením. Cloudová řešení založená na víceklientské architektuře najdou uplatnění všude tam, kde bude poptávka po standardizovaném pokrytí podpůrných procesů. Z predikce CVIS vyplývá, že orientace na cloudová řešení zaujímá přední místo v rozhodování firem při pořizování či obnově IS. Jak jsme již zmínili, nejmladším trendem v cloud computingu je in-memory computing, především jeho nové možnosti zpracovat online velké objemy dat. PŘÍKLAD Příkladem může být nejnovější nabídka společnosti SAP. Platforma SAP HANA Cloud představuje základ komplexních cloudových podnikových aplikací SAP. Kombinuje jednoduchost platformy SAP HANA Cloud Platform a rozsáhlou funkčnost podnikových aplikací SAP. Platforma SAP HANA Cloud Platform bude sloužit jako základ komplexního portfolia cloudových řešení společnosti SAP. Tento integrovaný přístup umožní organizacím všech velikostí získat flexibilitu, možnost výběru aplikací a současně snížit náklady na inovace a přechod k technologiím cloud computingu. Portfolio cloudových aplikací společnost SAP je navrženo tak, aby zákazníkům umožňovalo maximální flexibilitu a současně i nízké náklady na vlastnictví (TCO) a využití dosavadních investic do IT. Zákazníci mají rozsáhlé možnosti vybrat si způsob, jakým chtějí aplikace nasadit např. ve vlastním datovém centru, ve veřejném cloudu, v řízením cloudu nebo v hybridním prostředí. Portfolio řešení společnosti SAP pro cloud computing zákazníkům umožňuje provádět analýzy a reagovat na probíhající události v reálném čase. Platforma SAP HANA Cloud Platform zahrnuje databáze, prostředí pro vývoj aplikací, integrační a analytické služby. Jde současně o prostředí pro veškeré portfolio cloudových řešení společnosti SAP i o nedílnou součást SAP HANA Enterprise Cloud. Zákazníci a partneři společnosti SAP mohou tímto způsobem integrovat cloud s řešeními provozovanými na vlastní infrastruktuře (on premise). SAP HANA je revoluční aplikační a databázová platforma firmy SAP, která umožňuje rychlé 45 S tránka

46 zpracování velkých objemů dat v reálném čase a zároveň jejich okamžitou analýzu (tzv. real time analytics ). Platforma SAP HANA Cloud: Obrázek 13: Platforma SAP HANA Cloud Zdroj: SAP HANA (2014) Charakteristika platformy SAP HANA Cloud: real-time analýzy - možnost rychle analyzovat velké objemy dat v reálném čase a to až na maximální dostupný detail, víceúčelová in-memory technologie - dává možnost okamžitě zkoumat a analyzovat všechny transakční a analytické údaje v reálném čase z libovolného zdroje dat, žádné předvýběry a off-line zpracování - veškeré analýzy je možné provádět nad aktuálními daty a to bez ovlivnění performance zdrojových aplikací, adaptabilní, výkonné analytické modely - které díky vytváření flexibilních pohledů, zobrazují analytické informace rychlostí myšlenky, otevřený přístup k datovým zdrojům - do analytických modelů lze zahrnout jakákoliv externí non-sap zdrojová data zahrnout data, otevřený přístup k front-end nástrojům - pro vlastní analýzu a zobrazení informací lze použít nástroje SAP Business Object, MS Excel ale i další business inteligence frontend nástroje. Toto zeštíhlené workflow pro modelování podporuje přímý přístup k detailním řádkovým položkám, ale i analytické modely pro složitější analytické zpracování. 46 S tránka

47 UPOZORNĚNÍ Cloud computing v dnešní podobě se již dotýká každého z nás jednotlivě, aniž si to plně uvědomujeme. Příkladem dostupných cloudových služeb je sada aplikací Google. Google spojujeme především s ovou komunikací. Jsou to však i kancelářské nástroje, na kterých lze nejlépe demonstrovat výhody cloudových služeb oproti tzv. on-premise řešením. O službách Google Apps viz dále. Google Apps spojuje nejdůležitější služby, které vám mohou usnadnit práci. Jde o hostovanou službu, která umožňuje firmám, školám a institucím používat řadu služeb Google včetně u, Dokumentů Google, Kalendáře Google a služby Google Talk ve vlastní doméně. Pokud například vlastníte doménu např. example.com a zaregistrujete se do služby Google Apps, všechny osoby v organizaci získají: vlastní ovou adresu (uzivatel@example.com), editor textových dokumentů, editor tabulek a prezentací, sdílený kalendářový systém, nástroje na tvorbu firemních webových stránek a webů, přístup k pružnému systému intranetu a mnoho dalších funkcí. Obrázek 14: Nabízené služby Google Apps Zdroj: Google Apps (2014) 47 S tránka

48 Pomocí služby Google Apps lze y posílat, ať pracujete kdekoli a navíc Gmail funguje v jakémkoli počítači nebo mobilním zařízení s datovým připojením a podpora režimu offline vám umožní pracovat i v době, kdy jste odpojeni. Ať již jste ve své kanceláři, na schůzce nebo v letadle, vaše y jsou stále s vámi. Gmail je zaměřen na zvýšení vaší produktivity. Díky 30GB úložišti sdílenému napříč službou Google Apps s možností kdykoli koupit další prostor už nikdy nemusíte nic mazat. Díky výkonnému vyhledávání vše snadno najdete a štítky a filtry vám pomohou udržet všechno v pořádku. UPOZORNĚNÍ Služba Google Apps může pomoci zjednodušit každodenní úkoly, jako je fakturace, rozpočtování, plánování a další. Na Disku Google můžete vytvořit šablonu faktury, udržovat rozpočet sdílením jediné tabulky nebo v Kalendáři Google navrhnout čas pro týmovou schůzku. Google Apps vám pomůže s těmito drobnými úkoly, které zabírají zbytečně mnoho času, a umožní vám tak udělat si čas na práci, na které opravdu záleží. Jiným příkladem je kalendář, který vám synchronizuje všechny vaše schůzky a jednání: Obrázek 15: Služby Google Apps kalendář Zdroj: Google Apps (2014) 48 S tránka

49 Mezi nesporné výhody patří dostupnost služeb, jejich spolehlivost, a hlavně finanční dostupnost, tyto služby pořídit dokonce zdarma Mobilita Mobilní technologie se staly nedílnou součástí našeho života. S pomocí tabletu nebo smartphonu se dostaneme i ke svým bankovním účtům. Mobilita jako jeden ze základních trendů v oblasti podnikových informačních systémů přináší nové možnosti, ale IT manažerům také nové povinnosti. Obrázek 16: Služba SmartBanking ČSOB Zdroj: CSOB (2014) Spojení Cloud computingu s mobilními aplikacemi Příkladem spojení cloudu a mobilních zařízení je aplikace idoklad od společnosti Cigler Česká internetová služba. Aplikace idoklad.cz umožňuje vystavování a evidenci faktur, včetně automatického vystavování pravidelných faktur nebo podpora importu faktur z konkurenčních řešení. Prozatím lze faktury importovat z ekonomického softwaru Pohoda nebo z internetové služby SuperFaktura.cz. V brzké době by mělo být možné přenést si dřívější faktury také z ekonomického systému Kros či služby Fakturoid.cz. Ukázka aplikace idoklad viz níže. 49 S tránka

50 Obrázek 17: Mobilní řešení fakturace od společnosti Cígler Software Zdroj: Cígler Software (2014) Obrázek 18: idoklad služba firmy Cígler Zdroj: Cígler Software (2014) QR kódy moderní způsob úhrady faktur Moderním způsobem úhrady faktur je v poslední době platba pomocí QR kódů, které se staly součástí nabídky mobilních akcí několika bank. Zákazníci jednoduše načtou, pomocí 50 S tránka

51 chytrého telefonu (tabletu) s nainstalovanou mobilní bankovní aplikací platební údaje dodavatele a odešlou je k proplacení. Celý proces platby je pak otázka několika sekund. Odběratelům tak tento způsob přináší jednoznačné výhody v podobě zrychlení procesu platby či autorizace přijatých faktur, dodavatelům zase o něco spolehlivější úhrady vydaných faktur. V neposlední řadě to ocení pak koncoví zákazníci těch společností, kteří si nevedou počítačovou evidenci přijatých faktur, a upřednostní rychloplatbu pomocí QR kódu před složitější úhradou jiným způsobem. QR kód v Premier system V současné době je možné faktury s QR kódem možné rovněž vystavovat i v ekonomickém informačním systému Premier System. Tuto funkci je možné si nyní navolit na kartě Tisk faktur, a to na řádku Tisknout včetně QR kódu (pro platbu telefonem). Obrázek 19: QR kódy na faktuře Zdroj: PREMIER SYSTEM (2014) Tím končí přepisování platebních údajů z faktur, stačí zaznamenat QR kód z faktury chytrým telefonem a platební příkaz v bankovní aplikaci se vyplní automaticky. 51 S tránka

52 Funkci je možné volitelně zapnout či vypnout, například pro určité série tisků, ale i při tisku jednotlivých faktur. QR kód s platebními údaji se pak zobrazí v pravém dolním rohu. Rizika mobility Mobilita sama o sobě nepředstavuje zásadně nové nebezpečí, například v samotné ztrátě nebo odcizení mobilního zařízení. Skutečný problém mobility z pohledu IT rizik je, že výše uvedené rizikové faktory jsou znásobeny fenoménem BYOD. Tento akronym (z angl. Bring Your Own Device) popisuje jev, kdy pracovníci používají pro práci s firemními daty a systémy svá vlastní mobilní zařízení. Pro eliminaci rizik jakéhokoli druhu je vhodné omezit na nejnižší možnou míru diverzitu prostředí a mít nad ním plnou kontrolu. V případě koncových zařízení by byl ideální stav, kdy pracovníci používají od každého typu zařízení jedno jeho konkrétní provedení a kdy je možné tato zařízení centrálně spravovat, což je v moderních organizacích nereálné. Ukazuje se, že trend BYOD je v principu nezadržitelný a nezbývá, než využívat jeho předností a minimalizovat negativní dopady. Stále platí, že největším bezpečnostním rizikem pro firmu je vlastní zaměstnanec. UPOZORNĚNÍ Bezpečností opatření pro mobilitu IT manažeři v organizacích, kde pracovníci přistupují k datům a systémům z mobilních zařízení, musí přijmout odpovídající opatření k zajištění bezpečnosti před počítačovými hrozbami k dosažení souladu s případnými regulatorními požadavky pro dané odvětví nebo druh byznysu. Mezi tato opatření patří: ustavení politiky přístupových hesel a vynucení jejího dodržování (jde především o nastavení minimální požadované složitosti hesla a pravidel pro jeho povinné změny), vzdálené mazání nebo znepřístupnění obsahu bez možnosti obnovy, lokální šifrování dat, odpovídající autentizace, nasazení nástrojů k monitoringu stavu zařízení a manipulaci s uloženými daty, certifikace, nasazení firewallů, nastavení mobilních VPN. 52 S tránka

53 Firmy by měly ve vlastním zájmu myslet na zabezpečení nové technologie ještě předtím, než dojde k jejímu nasazení: Bezpečnostní rizika v nasazování nových technologií platí obecně a to i v případě bezpečnosti cloudů. Podle některých expertů dojde v letošním roce k nastartování procesu implementace firemních strategií pro hybridní cloud. Pokud se tato předpověď ukáže být pravdivou, pak se do popředí zájmu musí dostat požadavek na zabezpečení těchto cloudů. Mnozí analytici a bezpečnostní odborníci otevřeně přiznávají, že na zajištění bezpečnosti hybridních cloudů neexistuje jednoduchý recept. S bezpečností hybridních cloudů je totiž spojeno příliš mnoho aspektů. Je třeba vyřešit zabezpečení dat uložených u několika různých poskytovatelů a dat uložených v datových centrech na pracovišti, ochranu virtualizované substruktury veřejných i privátních cloudů, a v neposlední řadě je nutné myslet na zabezpečení mobilních zařízení propojených s cloudovou infrastrukturou. Velký problém představuje také fakt, že pro hybridní cloud neexistuje jednotná definice. SHRNUTÍ Kapitola se věnovala trendům v 21. století, které mají přímý dopad do podnikových informačních systémů a práce s daty v podnikové praxi, včetně práce s účetním doklady v moderních ERP systémech. V rámci kapitoly byly podrobně rozebrány jednotlivé směry současného vývoje v podnikových informačních systémech, kdy nejvýznamnější část kapitoly byla věnována CLOUDu jako novému nástroji pro práci s firemními daty přes vzdálený přístup. Závěrem kapitoly jsou diskutovány možné směry dalšího vývoje v ekonomických systémů v tržním prostředí. 53 S tránka

54 3 METODICKÉ POSTUPY VÝBĚRU VHODNÉHO EKONOMICKÉHO SOFTWARU CÍL Cílem kapitoly je vést polemiku nad postupy výběru ekonomického softwaru a doporučit vhodný, nikoliv však jediný možný, způsob výběru vhodného ekonomického softwaru pro podnikatelské subjekty vedoucí jak účetnictví, tak daňovou evidenci. 3.1 Volba vhodného ekonomického softwaru Vybrat vhodný ekonomický software může být komplikovanou záležitostí. Pokud se podíváte na velmi rozsáhlou nabídku ekonomických software v různých odborných časopisech nebo na internetu, zjistíte, že v současné době je možno pro zpracování účetnictví využít několik desítek programů, a to v různých podobách jak bylo uvedeno výše. Na první pohled se zdá, že nabídka ekonomických software na našem trhu je bohatá a každý si může najít pro něj vhodný software pro zpracování účetnictví (či daňové evidence). OTÁZKY K ZAMYŠLENÍ Základní otázkou ovšem stále zůstává: Jak najít ten nejvhodnější ekonomický software, aby maximálně vyhovoval mým konkrétním potřebám a požadavkům? Této volbě je nutné věnovat značnou pozornost, protože výběr vhodného ekonomického softwaru je významné investiční rozhodnutí pro každý podnikatelský subjekt. Podnikatelské subjekty z oblasti malých a středních firem při volbě vhodného ekonomického software mohou často tápat. Prvními problémy, se kterými se řada podnikatelských subjektů setkává, je nedostatečná znalost z oblasti výpočetní techniky a nedostatek finančních prostředků, které by umožnily zafinancovat náklady na odborníky z oblasti IT. V neposlední řadě jsou to také mnohdy omezené finančních prostředky na vlastní pořízení ekonomického softwaru. I přes tyto nejčastější omezující faktory lze vhodným způsobem eliminovat rizika chybného výběru a vyhnout se tak následným škodám či komplikacím, které by nevhodně zvolený ekonomický software mohl způsobit. Nejtragičtější situací je postup, kdy podnikatelský subjekt koupí ekonomický software na základě reklamy, v lepším případě na základě doporučení známých a nakonec teprve zjišťuje, co vlastně daný software umí, a jak může být pro daný podnikatelský subjekt užitečný. Takto opravdu NE! Správný postup musí být samozřejmě opačný. 54 S tránka

55 UPOZORNĚNÍ Každý výrobce či prodejce ekonomického softwaru bude vždy při svých prezentacích, například formou reklamy či formou firemní prezentace, tvrdit: Náš ekonomický software je nejlepší, finančně nejvýhodnější, nemá žádné nedostatky a pouze spoustu výhod právě pro vás. Při vlastních prezentacích ekonomických softwarů prodejcem se tak nikdy nemůžete dozvědět o nedostatcích a v některých případech i o hrubých chybách, které v sobě prezentovaný produkt skrývá. Z tohoto pohledu se také ovšem nedá ani plně spolehnout na profesionální recenze ekonomického softwaru v různých odborných časopisech. Slabostí těchto recenzí může být například jejich zadavatel, kterým může být právě výrobce ekonomického softwaru. Častějším problémem recenzí ovšem bývá problém s nemožností postihnout veškeré složitosti ekonomických softwarů ekonomický software se samozřejmě chová jinak za situace účtování menšího počtu účetních dokladů na jednom počítači, a jinak při účtování stovek či tisíců účetních případů v počítačové síti. V konečné fázi je pak nutné zdůraznit, že každá recenze hodnotí ekonomický software obecně a nemůže zohlednit jeho vhodnost nebo nevhodnost pro konkrétní podnikatelský subjekt. 3.2 Konec pesimismu a nyní pozitivněji CÍL PODKAPITOLY Cílem podkapitoly Konec pesimismu a nyní pozitivněji je vymezit obecné postupy a základní kritéria správného výběru ekonomického softwaru Definování potřeb a požadavků Sebelepší ekonomický software, který má stovky spokojených uživatelů, může být pro daný podnikatelský subjekt naprosto chybná investice, jestliže nebude splňovat základní potřeby podnikatelského subjektu. Požadavky na ekonomický software se budou odvíjet od předmětu činnosti účetní jednotky, velikosti podniku, členění podnikatelského subjektu na jednotlivé vnitropodnikové jednotky atd. Podnikatelský subjekt musí jasně definovat základní požadavky, které musí ekonomický software splňovat. Definování modulů ekonomického softwaru (modul mzdy, modul faktury, modul banka, modul pokladna, ) jež podnikatelský subjekt bude pro zpracování účetnictví potřebovat a co od nich bude vyžadovat. Definice 55 S tránka

56 konkrétních potřeb jako je například ovládání softwaru, provoz na jednom počítači či v síti, podporovaný operační systém, systém nápověd Identifikace vhodných programů na trhu Budoucí uživatel ekonomického softwaru provede předvýběr ekonomického softwaru, kdy zpravidla využije informačních zdrojů zmíněných výše inzeráty, recenze, doporučení známých a firemní prezentace. V této fázi vhodně využije výše definovaných požadavků a potřeb. Komunikace s výrobcem či prodejcem se tedy již neodehrává v režii prodejce, ale v režii kupujícího s předem definovanými dotazy Stanovení kritérií pro hodnocení ekonomického softwaru a pro hodnocení dodavatele Uživatel ekonomického softwaru by již v této fázi měl mít k posouzení pouze několik ekonomických softwarů, mezi nimiž bude právě ten nejvhodnější. Jednotlivé ekonomického software by měl následně podrobit detailnějšímu hodnocení obsahující například tato kritéria: srozumitelné a jednoduché ovládání programu, nápověda programu, požadavky na hardware, operační systém, pod kterým program pracuje, možnosti přizpůsobení programu požadavkům firmy, počet uživatelů programu a možnosti zpracovávání více účetních jednotek, jak dlouho je program na trhu, reference současných uživatelů programu, cena programu, služby obsažené v ceně programu (např. úvodní zaškolení, aktualizace programu, hotline). 56 S tránka

57 Další fází hodnocení ekonomického softwaru jako celku je zaměření se na vlastního dodavatele výrobce ekonomického softwaru, kde by měl zvažovat zejména následující: rok založení dodavatele, velikost dodavatele (počet zaměstnanců, počet poboček, ) vzdálenost k sídlu nebo nejbližší pobočce dodavatele, garance provozu a aktualizace programu (délka záruky, za jakých podmínek jsou dodávány aktualizace, rychlost servisního zásahu), služby dodavatele a jejich cena (instalace programu, školení, poradenství, úprava programu dle požadavků uživatele) Vlastní výběr ekonomického softwaru Podnikatelský subjekt musí na základě vytvořeného seznamu požadavků na jednotlivé moduly programu stanovit jejich priority, což znamená určit, které požadavky jsou nejdůležitější, a od kterých podnikatelský subjekt nemůže ustoupit, a které požadavky jsou méně významné a za určitých okolností nemusí být splněny. Z výsledků hodnocení ekonomického softwaru a hodnocení dodavatele by se počet potenciálních ekonomických software měl značně zredukovat. Tyto ekonomické softwary již v základních rysech vyhovují konkrétním požadavkům (dle výše nastavených priorit) a v této fázi nastává pravý čas na podrobné seznámení se s demoverzemi programů (dostupné zpravidla na webových stránkách výrobce) či prezentace softwaru přímo u zákazníka. Demoverze programu jsou často distribuovány v tzv. licenci START (jak bylo zmíněno výše). Jedná se o licenci, která je svým způsobem ojedinělá, a která je plně funkční verzí ekonomického softwaru. Jediným omezením je pouze počet záznamů do jednotlivých modulů daného ekonomického softwaru. Důležitým informačním zdrojem v této fázi jsou reference od uživatelů daného softwaru, kde je nutné se zejména zaměřit na reference od těch uživatelů, kteří mají stejné nebo podobné výrobní či obchodní zaměření jako naše firma a hlavně má obdobný počet účetních dokladů. Faktorem vlastního výběru ekonomického softwaru bezesporu zůstává oblast poskytovaných služeb softwarovou firmou a jejich cena. Z tohoto důvodu je doporučováno všem ověřit funkčnost servisu, hot-linu a dalších služeb u jiných uživatelů nebo vlastní iniciativou. V České republice se stalo téměř standardem, že všichni výrobci softwaru tvrdí, že součástí programu je poskytování hot-linu, kde je rychlá pomoc při nesnázích s ekonomickým 57 S tránka

58 softwarem. Skutečnost je ovšem někdy zcela jiná. Posouzení fungování hot-linu, který je několik hodin obsazený nebo v horším případě i celé dny, již nechám na Vás. Tyto služby je nutno také řádně posoudit z hlediska jejich ceny. Dobrý dodavatel ekonomického softwaru zpravidla po určitou dobu zajišťuje poskytování těchto služeb jako součást základní ceny softwaru. Může se také stát, že již během krátkého provozu se základní cena ekonomického softwaru značně zvýší právě díky vysokým hodinovým sazbám výrobce programu. Posledním a zpravidla nejdůležitějším faktorem u menších podnikatelských subjektů je vlastní základní cena softwaru. Je nutné mít na paměti, že cena, tak jako je tomu v jiných oblastech, jednoznačně nesouvisí s kvalitou ekonomického softwaru. Na českém trhu existují velmi dobré ekonomické software za dostupnou cenu a také zcela nevhodné programy za cenu několikanásobně vyšší. UPOZORNĚNÍ Heslo Čím dražší, tím lepší v tomto případě rozhodně neplatí Uzavření smlouvy o koupi softwaru a jeho implementaci Výsledkem výše uvedeného obecného postupu kvalifikovaného výběru je konkrétní ekonomický software vyhovující základním požadavkům na něj kladeným. Nákup softwaru, pokud se nejedná o nákup opravdu těch nejlevnějších, kde si zákazník kupuje pouze vlastní program, je spojen s uzavřením smlouvy s dodavatelem. Smlouva by měla obsahovat zejména jasnou definici odpovědnosti za chyby programu na straně dodavatele a jejich odstranění na jeho náklady. Definování kupní ceny a jasnou specifikaci služeb, které tato cena zahrnuje (školení, pozáruční servis, ). Nedílnou součástí je vymezení po jakou dobu bude zajištěn bezplatný upgrade ekonomického softwaru, zejména k vysoké frekvenci změn právních předpisů v našich podmínkách Implementace ekonomického software Poslední fází vlastního výběru softwaru je vlastní implementace u podnikatelského subjektu spočívající v instalaci, odzkoušení a zaškolení zaměstnanců pro práci s daným ekonomickým softwarem. 58 S tránka

59 Obrázek 20: Smlouva a implementace v podniku Zdroj: autoři OTÁZKY K ZAMYŠLENÍ Ještě stále se domníváte, že cena softwaru by měla hrát rozhodující roli při rozhodování podnikatelského subjektu o výběru ekonomického softwaru? 3.3 Výhody a rizika systému zpracování účetních informací moderními postupy V současné době zpracování účetnictví v jiné podobě než s využitím nějaké formy elektronického nástroje zpravidla počítače s nainstalovaným ekonomickým softwarem je téměř nepředstavitelné. Volbě vlastního ekonomického systému správnému výběru jsme se věnovali v předešlé kapitole. Nyní je však nutné uvést, že i správná volba ekonomického softwaru ještě neznamená, že vše bude bez problémů a v požadované kvalitě. Co je však jisté, že využívání informačních systémů pro zpracování účetních informací dnes mnohem lépe 59 S tránka