Řízení financí MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION

Transkript

1 005894_rizeniFinanciFS.qxd :17 StrÆnka 1 MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION Řízení financí ŘÍZENÍ FINANCÍ Microsoft Business Solutions Navision Řízení financí vám uvolňuje ruce pro vaše podnikání. Hlavní výhody: Přizpůsobení softwaru dle vašich specifických potřeb. Zjišťování příležitostí, které by vám jinak unikly. Motivace pro další práci a vzdělávání. Volné ruce pro podnikání Italský mnich Luca Pacioli v roce 1494 napsal první knihu o účetnictví na světě, jejímž cílem bylo dát kupcům rychlý přehled o majetku a dluzích. Rychlý přístup k ekonomickým informacím je i o pět století později základním předpokladem úspěšného podnikání. Dnešní rychlé tempo obchodních operací potřebu efektivní správy financí ještě znásobuje. To, co dnes potřebujete nejméně, je systém řízení podniku, který by na vaši organizaci kladl nové nároky a zpomaloval vaše procesy. Systém Microsoft Business Solutions Navision má k něčemu takovému daleko. Je navržen tak, že se přizpůsobí vašemu podnikání a vyvíjí se v souladu s ním. Pomůže vám odhalit nové příležitosti a motivuje uživatele, aby odváděli více práce a osvojovali si nové znalosti. Prostor pro růst Když vaše organizace potřebuje změnu, systém Microsoft Business Solutions Navision její zavedení usnadňuje. Přizpůsobuje se a vyvíjí podle způsobu vašeho podnikání. Systém lze přizpůsobit během několika minut. Můžete měnit vzhled formulářů, přidávat další pole a tabulky a vytvářet uživatelské nabídky. Mnoho vašich finančních úloh a operací můžete automatizovat podle svých potřeb. Nastavením obchodních pravidel můžete definovat požadovanou úroveň kontroly. Můžete například zadat platební podmínky a slevy pro jednotlivé zákazníky a dodavatele. Systém také podporuje dodržování zákonných požadavků a měnových předpisů v mezinárodním obchodě včetně obchodování v měně euro. Při obchodování a tvorbě výkazů pro úřady můžete používat měny podle své volby. MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION 1

2 005894_rizeniFinanciFS.qxd :17 StrÆnka 2 Prostor pro znalosti Systém Microsoft Business Solutions Navision usnadňuje přístup k finančním informacím potřebným ke sledování trendů a podrobným analýzám podnikatelských aktivit. Podrobný přehled o fungování firmy vám pomůže odhalit příležitosti, které by jinak mohly zůstat bez povšimnutí. Snadno a rychle můžete prověřovat jednotlivé transakce a informace o konkrétních událostech. Systém umožňuje zobrazit podrobnosti o každé zkoumané částce nebo použít specifické filtrovací kritérium pro vyhledání přesně těch informací, které potřebujete. Pohled ze všech úhlů Funkce dimenzí umožňuje zobrazování informací názornějším způsobem. Položky hlavní knihy a rozpočtu můžete označit dimenzemi, které vycházejí z potřeb vaší firmy a umožňují vám získat z dat více informací. Dimenze můžete použít k následujícím účelům: monitorování výkonu; zkoumání vztahů; využívání trendů. Dimenze vám pomáhají při maximálním využití informací. Jejich možnosti jsou nekonečné. Lze snadno přidávat nové dimenze a jejich počet není omezen. Systém Microsoft Business Solutions-Navision také odstraňuje komplikace spojené se zahraničním obchodem a pomáhá odhalovat příležitosti dostupné na nových trzích. Každý zákazník nebo dodavatel získá takovou úroveň služeb, jakou chcete nabídnout. Můžete přijímat a uskutečňovat platby v libovolné měně bez ohledu na to, jakou měnu při obchodování s určitým zákazníkem nebo dodavatelem standardně používáte. Prostor pro nové možnosti Systém Microsoft Business Solutions Navision nabízí mnohem více než pouhé účetní nástroje. Pomáhá vám porozumět významu čísel a usnadňuje dohledání aktivit, z nichž tato čísla pocházejí. Systém Microsoft Navision podporuje vaši zvídavost a vnáší do vaší práce inspiraci. Práce se pro vás stane zajímavější, protože máte k dispozici všechny požadované informace a přístup k nim je přímočarý. Můžete rychle přecházet k podrobnostem a snadno nastavovat filtry. Systém Microsoft Navision vás motivuje dívat se dále než jen na zůstatky účtů. Účetní schémata vám umožňují používat data z hlavní knihy při řízení firmy. Můžete využít řady předdefinovaných sestav nebo vytvářet vlastní sestavy přizpůsobené podle svých potřeb. Takto vytvořené finanční informace lze zobrazovat ve webovém prohlížeči nebo odesílat em, aby vaši manažeři, zaměstnanci, partneři a investoři byli stále informováni o aktivitách vaší společnosti. Zeptejte se svého partnera Další informace o aplikaci Microsoft Business Solutions Navision Řízení financí vám sdělí váš místní Microsoft partner, který má kvalifikaci potřebnou k návrhu řešení podle konkrétních potřeb vaší firmy. Můžete také navštívit naše webové stránky: Stručně o Microsoft Business Solutions Microsoft Business Solutions, jedna ze sedmi produktových divizí společnosti Microsoft, nabízí širokou škálu integrovaných podnikových aplikací a služeb navržených tak, aby nabídly malým, středním i větším společnostem lepší propojení se zákazníky, zaměstnanci, partnery a dodavateli. Aplikace Microsoft Business Solutions optimalizují strategické podnikové procesy v oblastech řízení financí, manažerských analýz, řízení lidských zdrojů, řízení projektů, CRM, servisu, řízení dodavatelského řetězce (SCM), e-commerce, výroby a řízení maloobchodu. Cílem aplikací je pomáhat zákazníkům na cestě k podnikatelské úspěšnosti. Další informace o divizi Microsoft Business Solutions naleznete na adrese Adresa: Microsoft, s.r.o. Vyskočilova 1461/2a Praha 4 Česká republika Tel.: Fax: MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION 2

3 005894_rizeniFinanciFS.qxd :17 StrÆnka 3 POLE FLOWFIELDS A LOOKUP TLAČÍTKA Pole FlowFields umožňují získat nejaktuálnější finanční data: Obsah polí FlowFields je systémem průběžně aktualizován a přepočítáván online. U všech částek v polích FlowFields můžete zobrazit podrobnosti o položkách, z nichž byla částka vytvořena. Funkce navigace umožňuje zobrazit shrnutí počtu a typu položek se stejným číslem dokladu, jaké má určitá položka. Filtry pro pole FlowFields a tabulky umožňují určit, jaké informace mají být v okně zobrazeny: Můžete vytvořit tabulkový filtr pro jedno nebo více polí v tabulce. Můžete například určit, že v okně se seznamem zákazníků mají být zobrazeni pouze zákazníci z Německa. U polí FlowFields můžete pomocí filtrů omezit položky používané k výpočtu zobrazených částek nebo množství (tj. například vyřadit z výpočtu položky z určitých oddělení). Lookup tlačítka v mnoha polích umožňují přímý přístup k informacím v tabulce (např. z řádku deníku): Informace stačí zadat správně jednou a poté je můžete opakovaně používat ve všech dalších případech. Zadávání dat je rychlejší, protože odpadá opakované zadávání informací. HLAVNÍ KNIHA Centrální místo pro účetní informace, účtovací specifikace a další základní data společnosti. Hlavní kniha nabízí základní funkce potřebné pro nastavení společnosti a účtování do hlavní knihy: účtovou osnovu, finanční deníky, funkce pro práci s DPH, periodické deníky a kódy původu. Obsahuje také funkce pro interní a externí výkaznictví. Možnost definování účtů v účtové osnově. Pro každý vytvořený účet je k dispozici okno zůstatku a rozpočtu zobrazující skutečné a rozpočtové hodnoty pro celou účtovou osnovu nebo pro jednotlivé účty. Možnost zobrazení neustále aktualizovaných zůstatků a čistých obratů. Před zaúčtováním deníku lze zkontrolovat, jak jeho položky ovlivní likvidní účty. Snadné sledování zaúčtovaných položek hlavní knihy a storno položek zaúčtovaných s nesprávnými informacemi. Zadávání částek ve finančním deníku v libovolné měně. Definování fiskálního roku s libovolným počátečním datem a jeho rozdělení do účetních období. Vytváření rozpočtů v maticovém okně pro období dne, týdne, čtvrtletí, roku nebo libovolné jiné účtovací období. Členění rozpočtů podle středisek, projektů nebo podnikatelských jednotek. DIMENZE ŘÍZENÍ HOTOVOSTI Definování neomezeného počtu dimenzí a jejich hodnot v libovolném čase. Možnost libovolného pojmenování dimenzí, aby neustále odrážely konkrétní potřeby společnosti. Definování hierarchií hodnot dimenzí podle potřeb účtování a tvorby výkazů. Efektivní využívání výchozích dimenzí odstraňuje nutnost ručního zadávání dat a zaručuje, že data jsou vždy zaúčtována s požadovanými dimenzemi. Analytické pohledy umožňují zkoumání vztahů mezi dimenzemi a sledování výkonnosti. Možnost přiřazení neomezeného počtu dimenzí ke každé položce rozpočtu. Export analýz do aplikace Microsoft Excel umožňuje plně využít vizuální a prezentační funkce tabulkového procesoru. Řízení bankovních účtů: Vytváření neomezeného počtu bankovních účtů, změny a odstraňování bankovních účtů, převody mezi bankovními účty, nastavení bankovních karet zákazníků a dodavatelů. Při účtování bankovních transakcí je automaticky aktualizován účet hlavní knihy. MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION 3

4 005894_rizeniFinanciFS.qxd :17 StrÆnka 4 Vystavování šeků: Automatizace a kontrola celého procesu vystavování šeků, vytváření tištěných šeků s jedinečnými číselnými řadami pro každý bankovní účet, sledování čísel šeků, stornování šeků v případě potřeby, vystavování šeků ve více měnách. Možnost určení, zda platba má být provedena ručně vytvořeným nebo počítačově vytvořeným šekem. Náhled a přímý tisk šeků. Odsouhlasování bankovních účtů s výpisy od banky: Vyrovnání transakcí z bankovního výpisu s položkami bankovních účtů. Účtování dodatečných bankovních transakcí. Řešení chyb na bankovních výpisech. SLEDOVATELNOST Transakce jsou plně dohledatelné z hlediska auditu, i složité obchodní operace jsou transparentní Finanční Žurnály zaznamenávají všechny položky včetně místa a času jejich původu. Možnost zobrazení všech položek hlavní knihy pro všechny účty nebo pro vybrané účty z účtové osnovy, účetních karet atd. Funkce navigace umožňuje vyhledat všechny položky zaúčtované se stejným číslem dokladu a datem účtování. V navigačním okně se zobrazuje typ a počet vytvořených položek a tyto mohou být ze stejného formuláře přímo zobrazeny. To je možné u interních i externích čísel dokladů. Funkce hledání umožňuje hledat informace v každém poli a v každém okně. Můžete například hledat doklady s určitými čísly. Všechny přímé změny v hlavních datech ze strany uživatele jsou zaznamenávány do protokolu změn. Můžete si zobrazit chronologický přehled změn jakéhokoli pole v kterékoli tabulce spolu s informacemi o jejich původcích. ZABEZPEČENÍ A OBCHODNÍ PRAVIDLA Možnost určení, kteří zaměstnanci a které role mohou přistupovat k jakým informacím prostřednictvím zabezpečení na úrovni záznamů: Použití povinných filtrů pro data tabulky umožňuje nastavit, že určité role mají přístup pouze k některým datům. Obchodníci například mohou vidět prodejní výsledky pouze za své oblasti a manažeři rozpočtové částky pouze pro svá oddělení. To je možné pouze v kombinaci s databází Microsoft SQL Server. Automatizace postupů a pravidel v organizaci prostřednictvím obchodních pravidel. Možnost nastavení účtovacích pravidel, zvýšení konzistence zadávání údajů a tím i výstupních dat. Obchodní postupy lze použít pro jednotlivé účty, typy účtů, dimenze, účtování DPH a v řadě dalších oblastí systému Microsoft Navision. FUNKCE VNITROÚČTOVÁNÍ Možnost provádění vnitropodnikových transakcí mezi libovolnými dvěma společnostmi ve skupině kontrolované jedním právním subjektem. Vytváření správných kreditních a debetních položek u více společností s použitím příslušných zprostředkujících účtů. Řízení transakcí s objednávkami, fakturami, dobropisy, vratkami a položkami finančního deníku. Transakce vnitroúčtování mezi společnostmi s různými databázemi; přenos dat prostřednictvím souborů XML umístěných v určené síťové složce nebo odesílaných em na stanovenou adresu s využitím ového klienta odesílajícího uživatele. Sestava transakcí vnitroúčtování dokumentuje všechny vnitropodnikové transakce, zjednodušuje proces vnitropodnikového odsouhlasování a zajišťuje evidenci pro audit. MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION 4

5 005894_rizeniFinanciFS.qxd :17 StrÆnka 5 Možnost používání různých měn a různých účtových osnov u transakcí vnitroúčtování mezi partnery z různých zemí. POHLEDÁVKY A ZÁVAZKY Definování flexibilních platebních podmínek, období slev a způsobů platby. Definování flexibilních zásad vyrovnávání plateb včetně částek odchylek plateb, období skont a zaokrouhlovacích limitů při vyrovnání mezi různými měnami. Definování neomezeného počtu podmínek upomínek a penále. Storno nesprávných vyrovnání. Storno zákaznických a dodavatelských transakcí ručně zaúčtovaných do deníků včetně všech souvisejících položek hlavní knihy, účtů DPH a bankovních účtů. Definování výchozí měny pro zákazníky a dodavatele; fakturace a příjem plateb v neomezeném počtu měn. Zobrazování statistik zákazníků a dodavatelů podle měn, podrobná historie transakcí, sestavy závazků a pohledávek. Automatické navrhování plateb dodavatelům podle dat splatnosti, hodnot dimenzí, priority dodavatelů a dostupnosti slev. Upozorňování v případech, že zákazník překročil svůj kredit limit, byl zablokován pro další transakce nebo má závazky po splatnosti. Odesílání upomínek zákazníkům se závazky po lhůtě splatnosti. DPH A PRODEJNÍ DAŇ Účtoskupiny DPH pro automatický výpočet DPH u zákazníků a dodavatelů. Stanovení, kdy mají jednotkové ceny na prodejních a nákupních dokladech obsahovat DPH. Kontrola, zda daňová registrační čísla splňují standardy zemí a zda jsou u zákazníků a dodavatelů v databázi jedinečná. Možnost ručního zadávání DPH pro zajištění konzistence mezi externími dokumenty a interním účetnictvím. Pokud se například DPH na externím dokumentu liší od daně vypočítané v programu, může být vhodné zadat částku DPH vypočtenou dodavatelem. Použití systému Microsoft Navision pro hlášení informací ohledně DPH daňovým úřadům. DLOUHODOBÝ MAJETEK Definování informací o dlouhodobém majetku a skupinách majetku. Definování neomezeného počtu odpisových knih pro každý dlouhodobý majetek a popis požadovaných způsobů odepisování. Volba z několika standardních metod odepisování: lineární, degresivní a zrychlené odepisování. Definování informací o údržbě a záznam operací údržby dlouhodobého majetku. Zobrazování statistik v každé odpisové knize. Monitorování pojistného krytí dlouhodobého majetku a ročních pojistných prémií. Systémové požadavky PRO PRÁCI SE VŠEMI FUNKCEMI POPISOVANÝMI V TOMTO PROSPEKTU JSOU POTŘEBNÉ NÁSLEDUJÍCÍ MODULY A TECHNOLOGIE: Finance základ (Basic General Ledger) Finanční rozpočty (Budgets) Základní dimenze (Basic Dimensions) Rozšířené dimenze (Advanced Dimensions) Účetní schémata (Account Schedules) Konsolidace (Consolidation) Více měn (Multiple Currencies) Rozdělení (Allocations) Protokol změn (Change Log) MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION 5

6 005894_rizeniFinanciFS.qxd :17 StrÆnka 6 XBRL základ (Basic XBRL) Vnitroúčtování (Intercompany Postings) Vystavování šeků (Check Writing) Odsouhlasení banky (Bank Reconciliation) Dlouhodobý majetek základ (Basic Fixed Assets) Pojištění dlouhodobého majetku (Fixed Assets Insurance) Údržba dlouhodobého majetku (Fixed Assets Maintenance) Prodejní daň (Sales Tax) Pohledávky základ (Basic Receivables) Závazky základ (Basic Payables) Prodejní fakturace (Sales Invoicing) Nákupní fakturace (Purchase invoicing) 2004 Microsoft Business Solutions ApS, Dánsko. Všechna práva vyhrazena. Microsoft, Great Plains, Navision, Visual Studio a Windows sou registrované ochranné známky nebo ochranné známky společnosti Microsoft Corporation, Great Plains Software, Inc., FRx Software Corporation nebo Microsoft Business Solutions ApS, případně jejich přidružených společností ve Spojených státech amerických a v dalších zemích. Great Plains Software, Inc., FRx Software Corporation a Microsoft Business Solutions ApS jsou přidružené firmy společnosti Microsoft Corporation. Uvedené názvy skutečných společností a produktů mohou být ochrannými známkami svých vlastníků. Názvy společností, organizací, produktů a domén, ové adresy, loga, osoby a události použité v ukázkách jsou smyšlené. Nemůže být vyvozováno žádné jejich spojení se skutečnou společností, organizací, produktem, doménou, ovou adresou, logem, osobou nebo událostí. MICROSOFT BUSINESS SOLUTIONS NAVISION 6