Název projektu: Systém interního lektorství jako nedílná součást komplexního systému rozvoje a vzdělávání zaměstnanců

Transkript

1 I. Základní informace o projektu Název projektu: Systém interního lektorství jako nedílná součást komplexního systému rozvoje a vzdělávání zaměstnanců Firma: Statutární město Hradec Králové Československé armády Hradec Králové Nominace projektu: Mgr. Markéta Bartušová, tajemnice magistrátu města Představení a prezentace projektu: Mgr. Radomíra Nováková, Bc. Markéta Holubová, specialistky pro rozvoj a vzdělávání zaměstnanců (kancelář tajemníka - personální oddělení) tel.: , radomira.novakova@mmhk.cz tel.: , marketa.holubova@mmhk.cz Kategorie: 3. Kategorie - Projekty podávané veřejnými, státními subjekty a neziskovými organizacemi Autor projektu: Ing. Jaroslav Kříž, Ph.D., vedoucí personálního oddělení (kancelář tajemníka) tel.: , jaroslav.kriz@mmhk.cz II. Popis projektu Proč interní lektorství (výchozí situace)? V návaznosti na koncepční řízení lidských zdrojů byl v roce 2009 ve své první fázi spuštěn Systém interního lektorství (dále Systém IL) s následujícími cíli: zefektivnit rozvoj a vzdělávání zaměstnanců v podmínkách magistrátu města (propojení externího a interního vzdělávání), nabídnout zaměstnancům prostřednictvím pozic interních lektorů (dále IL) další rozvoj horizontální odborné kariéry, interní lektoři byli nominováni 1

2 na základě systémového ročního hodnocení zaměstnanců, podporovat předávání informací a sdílení znalostí a dovedností zaměstnanců zařazených do magistrátu města, optimalizovat finanční prostředky v oblasti rozvoje a vzdělávání zaměstnanců (ekonomický faktor nebyl primárním, ale doprovodným důvodem vzniku Systému IL). Na které oblasti je Systém IL zaměřen? Systém interního lektorství je záměrně koncipován na předávání odborných znalostí/hard skills a IT dovedností v návaznosti na pracovní pozici, kompetence a know-how konkrétního lektora. Z tohoto důvodu se Systém interního lektorství nezaměřuje na sociální a komunikační dovednosti/soft skills a jazykové dovednosti. V podmínkách magistrátu města působí IL v následujících sekcích: a) průřezová (např. uživatelské IT dovednosti, právní minimum, veřejné zakázky, nástupní školení, BOZP, PO, bezpečnost informací - ISMS, e-spis), b) specializovaná odborná (např. EIS, specifické IT aplikace), c) odborová (např. metodika útvaru, garant adaptace, webmaster). Interní lektoři jsou využíváni podle definovaných vzdělávacích oblastí, jejich periodického opakování a zejména aktuálních vzdělávacích potřeb, identifikovaných v rámci ročního hodnocení zaměstnanců. Z tohoto pohledu lze konstatovat, že skupinu IL lze dále rozdělit na aktivně/pravidelně školící IL, lektory školící v případě vzniku potřeby vzdělávání, interní metodiky a garanty (realizují převážně individuální konzultace). V rámci Systému IL je zpracováno Portfolio vzdělávacích oblastí, které je průběžně aktualizováno (viz Příloha č. 1). Pro koho je interní lektorství určeno (cílová skupina)? Systém IL je určen pro zaměstnance na různých stupních řízení (management, řadoví zaměstnanci). Jedná se o celkový počet 410 zaměstnanců (stav k ) v rámci 19 odborů. 2

3 Čím byl z hlediska Systému IL rok 2012 významný? V tomto roce byl Systém IL zakomponován jako nedílná součást nově nastaveného systému rozvoje a vzdělávání zaměstnanců zařazených do magistrátu města, jako jeden z 3 pilířů/základních atributů. Jedná se o tyto 3 pilíře: 1) Systém interního lektorství, 2) externí vzdělávání v oblasti odborných znalostí, 3) vzdělávání v oblasti sociálních, komunikačních a manažerských dovedností. Kontinuální rozvoj Systému IL byl v roce 2012 dále zaměřen na: vyhodnocení a zapracování podnětů získaných v rámci pravidelného hodnocení zaměstnanců, věcnou revizi kvalitativních a kvantitativních ukazatelů vyhodnocování činnosti IL, podporu aktivního přístupu IL (rozšíření nabídky témat v návaznosti na analýzu potřeb cílových skupin, nové možnosti prezentací), vytvoření odborné sekce/komunikačního prostředí pro IL na intranetu, včetně praktické příručky pro IL, technickou podporu systému (vytvoření aplikace k registraci na vzdělávací akce). Jaké byly v roce 2012 klíčové aktivity (časový harmonogram projektu)? 1. Začlenění interního lektorství do systému rozvoje a vzdělávání zaměstnanců prostřednictvím směrnice tajemnice magistrátu města (05/2012). 2. Věcná revize kvalitativních a kvantitativních ukazatelů vyhodnocování činnosti IL (05/2012). 3. Vyhodnocení a zapracování podnětů získaných v rámci hodnocení zaměstnanců 2012, analýza potřeb cílových skupin (05/2012). 4. Aktualizace Portfolia vzdělávacích akcí zabezpečované IL (05/2012). 5. Zpracování příručky pro IL - praktický manuál pro činnost IL v rámci magistrátu města (08/2012). 3

4 6. Spuštění nového komunikačního prostředí/odborné sekce pro IL (10/2012). 7. Spuštění nové technické aplikace pro registraci zaměstnanců na vzdělávací akce (10/2012). 8. Komunikační kampaň (průběžně). Jaký je současný stav interního lektorství? počet vzdělávacích oblastí/podoblastí: 7/43 počet IL: 44 (11% z celkového počtu zaměstnanců) počet aktivně školicích IL a metodiků: 30 (ostatní jsou využíváni dle aktuální potřeby) aktuální stav činností ve fázi příprav či realizace: rozšíření technické aplikace o vyhodnocování zpětné vazby na realizované akce a na činnost jednotlivých IL; analýza možností zařazení nových témat; větší využití multimediálních výukových prostředků III. Hodnocení projektu Co podstatného přinesl Magistrátu města Hradec Králové rok 2012 z pohledu interního lektorství? Z dlouhodobého hlediska je nejvýznamnější přidanou hodnotou zásadní kvalitativní změna, kdy Systém IL se v roce 2012 stal integrální součástí uceleného a jednotného systému rozvoje a vzdělávání zaměstnanců, což přináší synergické efekty, např. v další optimalizaci finančních prostředků. Potvrdil se předpoklad, kdy zaměstnanci oceňují možnost absolvovat vzdělávací akce přesně nastavené pro jejich potřeby, pod vedením lektora - kolegy (s možností následných konzultací), v rámci známého prostředí (v sídle magistrátu města či přímo na pracovišti), v kratším časovém úseku (max. 3 hod./akce). Také výstupy z hodnocení zaměstnanců v roce 2012 ukázaly, že Systém IL je z pohledu zaměstnanců přínosný a účelně nastavený, vedle podpory systému poskytli zaměstnanci (v rozsahu 59% z celkového počtu zaměstnanců) konstruktivní připomínky/podněty z hlediska dalšího zkvalitnění nabídky interních vzdělávacích akcí. 4

5 Jaká je role personálního oddělení (HR oddělení)? Personální oddělení zajišťuje metodickou podporu, včetně průběžného vyhodnocování lektorské činnosti v rovině kvalitativních ukazatelů (přínos realizovaných akcí, aktivita IL, kvalita lektorských dovedností atd.) a kvantitativních ukazatelů (evidence počtu realizovaných akcí, počet účastníků, náklady na externí vzdělávání IL). Vyhodnocení probíhá v následujících úrovních/fázích: 1) průběžné kontroly/náslechy na akcích, 2) komunikace na úrovni personálního oddělení, vedoucích zaměstnanců, IL a účastníků vzdělávacích akcí, 3) manažerské konzultace tajemnice magistrátu města s vedoucími odborů. Zpětná vazba a její vyhodnocování je významná ze dvou důvodů, jednak v nastavení koncepčních cílů pro následující období, ale také pro stanovení priorit v oblasti individuálního rozvoje interních lektorů. Závěrem několik vybraných ukazatelů za rok 2012 (implementace nového systému rozvoje a vzdělávání zaměstnanců) a 2009 (1. fáze Systému IL) Rok Počet seminářů realizovaných interním lektorem (IL) Počet proškolených osob IL Počet proškolených osob IL z celkového počtu proškolených osob v % Uspořené finanční prostředky Finanční úspora v návaznosti na rozpočet v % , Uspořené finanční prostředky byly jednak investovány do rozvoje zaměstnanců v oblasti soft skills, zároveň bylo možné efektivně snížit rozpočtové náklady magistrátu města. Seznam příloh: Příloha č. 1: Portfolio vzdělávacích oblastí zabezpečované interními lektory Příloha č. 2: SWOT analýza projektu 5

6 Příloha č. 1 Portfolio vzdělávacích oblastí zabezpečované interními lektory* Oblasti IS Agendio 1. Ekonomika Rozpočet Bezpečnost informací Matrika Památková péče Poskytování příspěvků, dotací Požární ochrana Právní minimum Přestupkové řízení Vnitřní kontrolní systém Vyřizování petic a stížností Veřejné zakázky Spisový a skartační řád 2. Legislativa Správní řád všeobecně (SŘ) SŘ ve vazbě na matriku SŘ ve vazbě na přestupky SŘ ve vazbě na rušení trvalého pobytu Stavební zákon Stavební řízení Územní rozhodování Vodní zákon Volby Zákon o ochraně utajovaných skutečností Zákony č. 133/2000, 328/1999 a 329/1999 Sb. BOZP 3. Personální záležitosti Personální procesy v rámci magistrátu města Portál PIS VEMA 6

7 ASPI CzechPoint Geoinformatika 4. Specifické IT aplikace Intranet, Extranet Nástěnka Spisová služba Projekční programy Usnesení RM, ZM 5. Školení řidičů referentů Školení řidičů referentů Organizace jízd, informace před jízdou MS Word, MS Excel, MS Outlook 6. Uživatelské IT dovednosti Obecné IT dovednosti Vyšší uživatelské IT dovednosti Základní pravidla práce s IT 7. Veřejná správa a samospráva Firemní kultura Veřejná správa a samospráva * Poznámka: Portfolio neobsahuje nabídku oblastí garantovanou a realizovanou odborovými metodiky - interními lektory. 7

8 Příloha č. 2 SWOT analýza: Systém interního lektorství Magistrátu města Hradec Králové Silné stránky: podpora CEO leadership představitele HR návaznost na další personální procesy předávání/sdílení know how využití potenciálu talentů pozitivní zpětná vazba od zaměstnanců v rámci hodnocení/2012 kvalitní technické zázemí Slabé stránky: nižší aktivita určité části (i když minoritní) IL slabší propustnost informací po vertikální linii absence části IL z důvodu odchodu na MD/RD ve specifických případech přesvědčení, že externího lektora nemůže IL nahradit Příležitosti: rozvoj horizontální odborné kariéry talentů další optimalizace finančních prostředků rozvoj a vzdělávání zaměstnanců dle potřeb, ne dle přání prostor realizovat progresivní HR trendy z privátního sektoru v podmínkách veřejné správy výběr nových zaměstnanců s lektorskými dovednostmi Hrozby: konec podpory CEO konec leadershipu představitele HR omezení lektorské činnosti v souvislosti s rozsahem pracovní agendy IL zvyšování legislativní náročnosti a nepřehlednosti nesystémové zásahy do fungování organizace 8