Měření výkonnosti v procesech MÚ Kopřivnice s podporou systému ATTIS

Transkript

1 Měření výkonnosti v procesech MÚ Kopřivnice s podporou systému ATTIS

2 Česká republika Moravskoslezský kraj 24 tisíc obyvatel Úřad s rozšířenou pravomocí

3 Obsah: 1. Procesní řízení 2. Měření výkonnosti 3. SW podpora kdy je pro ni organizace zralá? 4. Praktické ukázky výstupů

4 Procesní řízení Procesní řízení představuje systémy, postupy, metody a nástroje trvalého zajištění maximální výkonnosti a neustálého zlepšování procesů v organizaci, které vycházejí z jasně definované strategie organizace a jejichž cílem je naplnit stanovené strategické cíle. Můžeme toho dosáhnout v podmínkách městského úřadu?

5 Procesní řízení Odpovězme si na otázky: Chceme snižovat náklady a zvyšovat rychlost a kvalitu? Chceme dosahovat dříve navzájem nekompatibilních cílů? Chceme podporovat týmovou práci? Chceme zlepšovat organizaci práce a informovanost o dosahovaných výsledcích? Chceme dosahovat větší spokojenosti zaměstnanců? Chceme našim klientům/občanům poskytovat vyšší přijatou hodnotu?

6 Procesní řízení Plánování Controlling Rizika Strategický plán Strategické cíle Strategický controlling Řízení rizik Operativní plány Operativní cíle Operativní controlling

7 Procesní řízení Strategie je vytyčením směru,kterým se organizace bude dlouhodobě ubírat.

8 Procesní řízení Máme-li definovány strategické cíle, můžeme sestavit operativní plány. Připravují se na jeden rok a obsahují měřitelné a jasně specifikované cíle. Nejdůležitější části operativních plánů je jasný popis toho, JAK dosáhnout daných cílů.

9 Procesní řízení

10 ALE JAKÝ?

11 SW podpora kdy je pro ni organizace zralá? Právě tehdy, kdy si položíme otázku Jak můžeme využít možností IT a komunikační technologie k tomu, abychom mohli dělat věci, které dosud neděláme zavést nové, vysoce inovativní procesy, umožňující využít neobvyklé možnosti, které se nám otevřely?

12 SW podpora Vycházejte z Vašich reálných současných i budoucích potřeb. Pracujte s jednotnou terminologií. Důležitý význam mají systémy monitorování procesů a hodnocení výkonnosti. Rozvíjejme podporu znalostního managementu. Procesní řízení bez provázání na kompetenční řízení ztrácí efektivitu. Provázání procesů na strategie je nezbytností. Procesy musí mít klíčovou schopnost měnit se.

13 SW podpora BPM zahrnuje 8 širokých schopností: 1. vizualizaci 2. design 3. rozmístění 4. vykonávání 5. vzájemné ovlivňování 6. řízení 7. optimalizaci 8. analýzu procesů

14 Měření výkonnosti Co nemůžeme změřit, nemůžeme řídit! Kapacita procesu Efektivnost Účinnost Pružnost Stabilita

15 Měření výkonnosti Měření na úrovni strategií

16 Měření výkonnosti Měření na úrovni procesů = výkonové ukazatele Požadavky na měření v procesech: Validita měření Úplnost měření Podrobnost měření Frekvence měření Přesnost měření Odhalení mezer výkonnosti Správné načasování Stálost dat v čase Srozumitelnost měření

17 Měření výkonnosti

18 Trvalé zlepšování Vysoký zisk Nízký zisk Doba trvání projektů Cílové hodnoty 1. Detekce chyb 2. Analýza procesů Metody: 3. Analýza příčin 4. Vyvarování se chyb 5. Stanovení nových standardů Cílové hodnoty Metody: Audity Budoucnost Transfer znalostí 1. Současné standardy 2. Regulace procesů 3. Trénink aplikace metod 4. Optimalizace procesů 5. Úprava standardů 1. Proces management 2. Transfer znalostí, trénink 3. Projekty zlepšování 4. Audity Cílové hodnoty Cílové hodnoty Optimalizace Metody: Standardní postupy Paretova analýza Analýza dat, statistické Vývojový diagram monitorování procesů Why-why analýza Prevence chyb (Poka FMEA Yoke), nalézání řešení DOE (plánované experimenty) Stabilizace Stabilní procesy

19 Prostor pro Vaše dotazy

20 Děkuji Vám za pozornost Ing. Petra Plevová manažer kvality