Metodický pokyn č. 1/2012

Transkript

1 Příloha č. 1 K č.j.: 01112/12-SSHR/OPH Počet listů: 8 Metodický pokyn č. 1/2012 pro uživatele Krizového informačního systému KISKAN SSHR Metodický pokyn doplňuje a konkretizuje pracovní postupy pro práci s Krizovým informačním systémem KISKAN SSHR (dále jen KISKAN SSHR). Předmětem pokynu je realizace úkolů spojených se zavedením KISKAN SSHR do rutinního provozu u SSHR a ochraňovatelů SHR. KISKAN SSHR je hlavním nástrojem informační podpory hospodářských opatření pro krizové stavy v oblasti tvorby a použití státních hmotných rezerv. Nahrazuje doposud používaný aplikační software KIS KD, se kterým je plně datově kompatibilní. Nově umožňuje například využívat funkcionalit pro správu a použití číselníků krizí, funkcionalit pro vyhledávání a přehledy věcných zdrojů a funkcionalit pro správu inventurních skupin, včetně disponibility SHR. Při zahájení rutinního provozu je nezbytné, aby uživatelé ochraňovatelé PZ a ZHP (dále jen ochraňovatelé ) věnovali zvýšenou pozornost instalaci systému, přenosu aktuálních dat z KIS KD do KISKAN SSHR a zvládnutí nových funkcí, které systém přináší. 1. Harmonogram základních opatření: datum / období úkol / opatření poznámka /odkaz do Zprovoznění informačního webu KISKAN SSHR. adresa : Vydání metodického pokynu č.1/ Umístění instalačního software na informační web Souběžný provoz SW KIS KD a KISKAN SSHR. Instalace KISKAN u uživatelů a naplnění dat. Kontrola a úprava/doplnění dat. Zaslání požadavků na základní školení nově určených uživatelů věcnému garantovi Zaslání změn v předurčení obsluh pro obsluhu KISKAN SSHR věcnému garantovi Hlášení o ukončení činností uvedených v těchto metodických pokynech (řádek 8. této tabulky, bod 2., 6.b., 7.c. a 14.) 1 Provozní informace / Instalace Tematické doplňkové školení uživatelů všech uzlů. dle pozvánek Zahájení rutinního provozu KISKAN SSHR. do do do průběžně Do 4. dne v měsíci následujícím po termínu splnění První předání dat ochraňovateli z uzlů na SSHR v prostředí KISKAN SSHR. Vymazání SW KIS KD a informačního webu KIS KD. Zaměření 2012 č.j.: 08750/09 SSHR/OPH se stavem k SSHR/OPH em (SSHR/OPH viz odkaz Kontakty) em na adresu kiskan@sshr.cz

2 2. Instalace KISKAN SSHR Nový systém nainstalovat nejpozději do tak, aby export dat odesílaný na Správu za březen 2012 byl proveden výhradně prostřednictvím KISKAN SSHR. Při instalaci postupovat podle Metodiky používání KISKAN SSHR, od strany 167. Namísto instalačního CD bude použit instalační soubor umístěný na informačního webu KISKAN SSHR. K vlastní instalaci programu je nutno znát heslo k odzipování staženého souboru instalace. Postup ochraňovatele při instalaci KISKAN SSHR: a) Před instalací nového systému v původním programu KIS KD spustit Export dat -> zvolte možnost export celé databáze -> potvrďte volbou Další zadejte název souboru a zvolte možnost Dokončit. b) Z informačního webu z odkazu Provozní informace instalace zkopírujte instalační soubor Instalační SW KISKAN SSHR - verze 6.00 na pevný disk svého počítače do libovolného adresáře a spusťte instalaci. c) KISKAN SSHR nainstalovat do jiného adresáře, než je současně nainstalován KIS KD. d) Spusťte rozbalený soubor Setup.exe. Instalovaný program spustíte pomocí ikony KISKAN, která se vytvoří na ploše. e) V KISKAN SSHR spusťte Import dat se zvoleným vymazáním všech dat a vyhledejte soubor a importujte soubor (celá databáze - viz bod b) a zvolte možnost dokončit. f) Vymažte ikonu KIS KD z plochy počítače tak, aby nedošlo k záměně s KISKAN SSHR. Adresář KIS KD vymazat v termínu dle harmonogramu. 3. Doplnění, aktualizace a zasílání dat A. Ochraňovatelé ve svých základních uživatelských uzlech a) doplňují účetní stavy zdrojů (státních hmotných rezerv, dále jen SHR ) k aktuálnímu dni podle účetních dokladů a b) provádí změny (úbytky a přírůstky) vždy při jejich vzniku. B. Za změnu účetního stavu (úbytek nebo přírůstek) SHR se považuje a) v běžné situaci (mimo dobu kdy byl vyhlášen krizový stav) předání pořízených SHR ochraňovateli, nákup, prodej, převod, obměny a záměny, nájem, výpůjčka a půjčka, změny vzniklé přirozeným úbytkem, mankem škodou, uvolnění podle Rozhodnutí o nepotřebnosti majetku, úbytek vzniklý výdejem SHR (zařízení, stroje) jinému subjektu k provedení revize nebo opravy na dobu delší než 24 hodin a přírůstek vzniklý po převzetí SHR zpět, v podmínkách ochraňovatelů HZS ČR využití SHR k řešení mimořádné situace ochraňovatelem podle uzavřené dohody mezi MV - GŘ HZS ČR a Správou, 2

3 b) v krizové situaci (po vyhlášení krizového stavu) navíc oproti bodu a) vyskladnění SHR na základě Rozhodnutí o poskytnutí SHR k řešení krizové situace vydané Správou, v podmínkách ochraňovatelů HZS ČR využití SHR k řešení krizové situace Ochraňovatelem podle uzavřené dohody mezi MV - GŘ HZS ČR a Správou, Účetní pohyby se provádějí vždy jen prostřednictvím Příjemky, Výdejky a dále Protokolu o předání a převzetí SHR (pokud je pro daný účetní pohyb stanoveno jej zpracovat) v souladu s Metodikou používání KISKAN, části III. Metodické listy pro vyplňování formulářů. Při výdejích SHR na nulový stav ochraňovatelé ponechávají nulové položky v přehledu SHR a zachovávají historii účetních pohybů. C. Ochraňovatelé pravidelně zasílají do sběrného místa, prostřednictvím informačního webu KISKAN SSHR, aktualizovaná data svých základních uživatelských uzlů exportem nst. souborů a to: a) v běžné situaci (mimo dobu kdy byl vyhlášen krizový stav) vždy do 4. dne v měsíci s aktuálním stavem k poslednímu dni předcházejícího měsíce, b) po vyhlášení krizového stavu (vyhlášeného podle ústavního zákona č. 110/1998 Sb.), jsou všichni ochraňovatelé povinni zaslat data aktualizovaná ke dni vyhlášení krizového stavu, nejpozději do 09:00 hod. následujícího dne, c) v průběhu krizové situace (v době kdy je vyhlášen krizový stav) zasílají ochraňovatelé aktuální data (se zaznamenanými změnami od poslední aktualizace) při každé změně stavu vždy následující kalendářní den do 09:00 hod. Zasílání změn v tomto režimu ukončit až na pokyn Správy (tento termín může být stanoven odlišně od termínu ukončení krizového stavu vzhledem k potřebě aktuálních dat pro dořešení požadavků vznesených v průběhu krize). d) po ukončení krizové situace provést kontrolní inventarizaci všech zásob. 4. Export dat KISKAN SSHR od ochraňovatelů na SSHR Postup pro vytvoření přenosového souboru pro SSHR je uveden v metodice od str ( Export dat, vytvoření nového přenosového souboru Export bez osobních údajů, export majetku SSHR Majetek SSHR bez osobních údajů z vlastního uzlu ) Základní způsob přenosu je prostřednictvím informačního webu KISKAN SSHR. Odesílaný soubor se již nezipuje ani jinak neupravuje. Název přenosového souboru bude vytvářen podle formátu: IDU_XXXX_YY_ZZ.nst, kde IDU je kód uzlu, XXXX rok, YY měsíc a ZZ den vytvoření souboru. Potom bude mít např. tuto podobu : 82U_2012_03_31.nst. Uživatel zkontroluje název souboru připraveného k exportu, který musí obsahovat příponu nst. A. Postup ochraňovatele je následovný: a) Provede přihlášení na informačním webu do datového úložiště KISKAN SSHR. b) Vybere na levé liště nabídku Přenos dat uzlů na SSHR. 3

4 c) Zvolí odkaz Zaslání souboru dat pro ruční uživatelské přihlášení (přístupové uživatelské jméno a heslo je stejné jako do IS KRIZKOM). d) Po zvolení nabídky Přidat nový dokument a zadání cesty pro vložení souboru (exportu dat), potvrdí zadaní souboru možností OK. e) Údaje generované automaticky v tabulce zkontroluje a do pole Uzel KISKAN vybere z nabídky označení svého uzlu. Případné doplňkové informace zadá do řádku zpráva pro příjemce. Pole, která nejsou označena * není potřeba vyplňovat. Po doplnění dat, potvrdí zadané parametry možností Vrátit se změnami. Stavební obnova železnic, a.s. (SOŽ, a.s.) zasílá aktualizaci za své základní uživatelské uzly v souhrnném nst. souboru ( Majetek bez osobních údajů ze všech uzlů ). B. Řešení problémů s odesláním souboru, a) Při problémech (např. neadekvátně dlouhá nečinnost systému/odezva, přerušení přenosu dat) s odesláním *.nst souboru ověřte rychlost vašeho připojení na webu kde před spuštěním testu doplňte okres/obec. b) Pro odesílání souboru je důležitá primárně kvalita a rychlost Uploadu. c) V případě hodnocení horší než dobré je potřeba změnit typ připojení. C. Náhradní způsoby odesílání přenosových souborů V případě, že *.nst soubor není možné odeslat prostřednictvím informačního webu, zašle jej podle rozhodnutí věcného garanta buď em na adresu kiskan@sshr.cz, nebo prostřednictvím veřejného serveru pro úschovu a vyzvedávání dat 5. Komunikace s uživateli Ochraňovatelé využívají pro zasílání dotazů a běžnou komunikaci zejména ovou adresu kiskan@sshr.cz, dále komunikaci dle odkazu informačního webu Kontakty. Pro řešení naléhavých problémů je k dispozici pomoc na adrese hotline-kiskan@sshr.cz. 6. Doplnění základních údajů o věcném prostředku, parametrů a obrázků do Katalogu věcných prostředků A. Ochraňovatelé provádí doplnění základních údajů do Katalogu věcných prostředků a jejich změny podle Metodiky, část III. Metodické listy pro vyplňování formulářů (ML. 08 až ML. 11), kde jsou popsány postupy vyplnění s využitím formulářů a nabídkových menu, a to a) vyplnění základních údajů (podle ML. 08) v rozsahu Typ prostředků, Měrných jednotek (MJ), Název prostředku, kód SKP a JKPOV, kód věcného užití (kód SHR) a jejich změny, b) vyplnění parametrů věcného prostředku pro určitý druh technických prostředků ve skupině (podle ML. 09) v rozsahu výběru názvu Parametru (parametrů) s odpovídající (odpovídajícími) MJ a zadání hodnoty (hodnot) a jejich změny, c) vyplnění údajů o obrázku (podle ML.10) doplněním ostatních dat k vybranému obrázku, 4

5 B. Doplnění a upřesnění Katalogu věcných prostředků zajistí ochraňovatelé po provedené kontrole dat do K tomu lze využít existující provozní dokumentaci a katalogové listy, případně informace získané na webových stránkách výrobců. U materiálních prostředků (mostních komponentů, souprav, speciálního nářadí, suchovodů, zásob řeziva, pražců, svrškového materiálu apod.) lze využít typové podklady. C. Pro vkládání obrázku je stanoveno rozlišení 480 x 640 pixel a formát JPG. Pro každý věcný prostředek zpravidla vložit pouze jeden obrázek, tak aby každý zdroj byl vyobrazen. Vyplnění vyobrazení věcného prostředku podle postupu v ML Doplnění údajů do Zdrojů věcných prostředků A. Po vyplnění Katalogu věcných prostředků provedou ochraňovatelé doplnění údajů do Zdrojů věcných prostředků v rozsahu záložky Parametry zdroje. B. V parametrech zdroje věcných prostředků, které jsou evidovány v jednom kusu (soupravě) ochraňovatelé nadále doplňují specifické údaje, (jako je např.: SPZ, číslo pojistky, VIN, číslo motoru, číslo podvozku, rok výroby, záznam o revizích, o STK a ostatní údaje, které nabídka parametrů uvádí.). K tomu lze využít Metodiku používání KISKAN SSHR, část III. ML. 14. kde je popsán postup vyplnění jednotlivých položek zdrojů věcných prostředků. K doplnění údajů lze využít existující provozní dokumentaci a katalogové listy, účetní doklady, předávací protokoly a ostatní dokumenty prostředkům příslušející. C. Termín pro definitivní doplnění a upřesnění parametrů zdrojů věcných prostředků je do Vyplnění údajů o budově (areálu) Při vyplňování údajů o budově (areálu) je nezbytné ochraňovateli postupovat podle ML. 22. Vzhledem k zjištěným chybám v údajích o budově (areálu) v některých souborech (datech za uzly) předaných Správě od uživatelů, je třeba všemi ochraňovateli překontrolovat v Přehledu budov a areálů správnost vyplnění adres, v rámci přípravy nového aktualizovaného souboru dat do Při zjištění nedostatků: A. upravit nebo doplnit ve formuláři Budovy a areály editační pole Adresa. Zde se uvádí nejdříve název ulice a číslo popisné (tím bude zajištěno, aby v přehledech generovaných systém byla data uváděna ve správném pořadí). a) Zápis v editačním poli Adresa se provádí v jednotlivých případech takto: adresa obsahuje název ulice a název obce je shodný s názvem obce vázající se k PSČ; uvádí se například v této formě: b) adresa obsahuje název ulice, ale název obce je odlišný od názvu obce, který se váže k PSČ; uvádí se například v této formě: c) adresa neobsahuje název ulice; uvádí se například v této formě: 5

6 B. Doplnit vyplnění editačního pole Obec s r. p.. K vyplnění je třeba: a) provést načtení (import) souboru Číselník ORP z informačního webu KISKAN SSHR, který je dostupný na adrese: (odkaz Aktuální číselníky ) do složky kde je instalován KISKAN. K tomu analogicky použít postup G. 1.2 Metodiky používání KIS KD na str. 133 s tím, že načítaný soubor xls je výše uvedený číselník. b) do KISKAN v Přehledu budov a areálů doplnit editační pole Obec s r. p. s využitím rozbalovacího menu (pokud je editační pole již vyplněné, je třeba nejdříve údaj v tomto poli vymazat). 9. Evidence a účtování - inventurní skupiny a evidenční sklady Základním a závazným údajem pro označení jednotlivých položek SHR v KISKAN je jejich identifikace, která je komplementární s IS IRAP (názvosloví i číselné označení). K tomu byl do systému implementován následující číselník inventurních skupin: Název inventurní skupiny Účetní skupina Symbol identifikace zdroje v KISKAN SSHR 01. SHR - Účelové disponibilní u 01.SHR - Účelové disponibilní - u U 02. SHR - Vyčleněné - v 02. SHR - Vyčleněné - v V 03. SHR - Komerční nájmy a výpůjčky mimo krizi d 04. SHR - Výdej na krizi bez rozlišení jednotlivých krizí k 03. SHR - Komerční nájmy a výpůjčky mimo krizi - d 04. SHR - Výdej na krizi bez rozlišení jednotlivých krizí - k D K 05. SHR - Vydané na řešení MU - m 05. SHR - Vydané na řešení MU - m M 06. SHR - Vydané na opravy a údržby, k revizi nebo technickému zhodnocení atp. nad 24 hodin - o 07. Samostatné movité věci a soubor movitých věcí 08. Drobný dlouhodobý hmotný majetek 09. Drobný dlouhodobý nehmotný majetek 06. SHR - Vydané na opravy a údržby, k revizi nebo technickému zhodnocení atp. nad 24 hodin - o MAJ Samostatné movité věci a soubor movitých věcí - s MAJ Drobný dlouhodobý hmotný majetek - h MAJ. 8 - Drobný dlouhodobý nehmotný majetek - n O 10. Pozemky MAJ Pozemky - p 11. Stavby a budovy MAJ Stavby a budovy - b 6

7 A. Inventurní skupiny slouží ke kategorizaci účetních položek a inventur. Vytváří se kombinací vlastního názvu inventurní skupiny spolu s implicitně výše uvedeným číselníkem. Při editování účetních údajů ke zdrojům věcných prostředků se účetní skupiny přiřazují jednotlivým položkám zdrojů. Součástí vyplněných údajů o inventurní skupině je i přiřazení symbolu identifikátoru zdroje, který slouží k rozlišení a správnému zaúčtování zdrojů při jejich vytváření kopírováním. Vyplnění údajů o inventurní skupině se provádí postupem podle Metodické příručky uživatele KISKAN SSHR, ML.16 na straně 285. B. Vyplňování těchto údajů provádět zásadně před vyplňováním účetních položek podle ML.17 uvedeným na straně 291. Vymazání záznamu inventurních skupin je povolen pouze, pokud na ně nejsou navázána účetní data (položky, příjmy, výdeje, inventury). C. Ochraňovatelé, kteří vedou evidenci pohotovostních zásob a zásob pro humanitární pomoc vyplňují pouze inventurní skupiny SHR. Ochraňovatelé, kteří kromě SHR vedou evidenci a účtují o majetku (např. SOŽ,a.s.) zavedou všechny inventurní skupiny (SHR + MAJ) nabízených KISKAN SSHR. D. Pro převod inventurní skupiny účelové na účelové disponibilní a pro provádění převodu mezi účetními skupinami provádět postupem podle Metodické příručky uživatele KISKAN SSHR, ML.24 na straně 335. Po založení inventurních skupin provést kontrolu správnosti účetních položek v inventurních skupinách. Nesrovnalosti v zařazení položek do skupin lze opravit pouze účetními pohyby mezi účetními skupinami. E. Přehled evidenčních skladů všech uzlů vede věcný garant. Pro evidovaný majetek SSHR, který není SHR se vytváří samostatný evidenční sklad. V nově vytvořeném evidenčním skladu v položce druh zásob zvolit typ MAJ. XX, viz tabulka. (Číselné označení je shodné s inventurními výkazy pro OSMI/SSHR). U těchto evidenčních skladů majetku SSHR nebude označeno políčko je SSHR?. U evidenčních skladů, ve kterých jsou evidovány PZ a ZHP musí být políčko je SSHR? označeno. Při neprovedení nebude export příslušné PZ nebo ZHP realizován! 10. Příjemka, Výdejka a Protokol o předání a převzetí A. Při zpracování příjemky věnovat pozornost vyplňování identifikátoru příjmu, nejdříve setřídit přehled příjmů (do řady dle identifikátoru) a provést kontrolu posledního volného čísla. Při zpracování výdejky je nutná pečlivost (omyly a překlepy), po realizaci jsou nevratné. Před zpracováním vyplnit formulář kontakty na odběratele, včetně osob. Editační pole inventurní skupiny příjmu/výdeje vyplnit vždy při vnitřním pohybu. Při příjmu/výdeji externímu dodavateli/odběrateli vyplnit skupinu pouze na straně vlastní organizace. Pro tisk příjemky a výdejky se využívá logo SSHR, které je importováno do systému v rámci instalačního programu, do výdejky/příjemky se vkládá postupem uvedeným v části H.2.4. (str. 185). Postup pro správce skladových pohybů je uveden v části D. metodiky na straně 91. Vyplnění údajů na příjemce a výdejce se řídí ML.18 a ML.19. B. Protokol o předání a převzetí je formalizovaný doklad, který je souhrnem účetních, technických a adresných údajů. Zpracovává se ve volbě Evidence Předání a převzetí. Zpracovává se podle ML.20. Podmínkou úspěšného generování dat do formuláře a tisk je správné vyplnění základních údajů organizace (ML.02), evidenčního skladu (ML.15) a údajů na příjemce a výdejce. Chybné záznamy ve vygenerovaném protokolu ve formátu WORD neopravovat vždy upravit data zdrojových formulářů. Z právních důvodů je Text za 7

8 položkami ve formuláři povinný. Se zahájením každého roku nastavit identifikátor protokolu na počátek (např ). C. Při přípravě výdejky uvede ochraňovatel identifikaci krizové situace, pro kterou jsou zásoby vyskladňovány, podle Rozhodnutí k poskytnutí SHR, zpracovávaném s využitím IS KRIZKOM. Například - Evidenční název krizové situace Povodeň 2012 a Evidenční číslo krizové situace Přitom postupovat v souladu s Metodikou používání KISKAN SSHR a tímto pokynem, v části 10., 12. a Inventurní seznamy Vzhledem k problémům při otevírání souborů a zobrazování textu, na jednotlivých stránkách Inventurních seznamů uvádět (nastavit) maximálně 15 řádků (nastavení viz Metodika používání KISKAN, část III. ML. 21, odst. 7.). 12. Přehledy pro krizové situace v inventurách A. Inventura podle krizových situací se vytváří v souladu s částí E.2.3. Metodických pokynů pro uživatele KISKAN SSHR. Zahajuje se volbou Evidence Inventury. Pokud nejsou ve formuláři vloženy inventury pro krizovou situaci, vložte pro každou inventurní skupinu jednu inventuru a vyplňte její údaje dle ML.21 (číslo evidenčního skladu a krizové situace nevyplňovat). Volbou Vytvořit dokument inventury krizových situací se vytvoří dokument ve formátu WORD. B. Pro vytvoření inventury pro konkrétní krizovou situaci je nutno vyplnit pole Evid.č.kriz.sit.:. Přehled o položkách vstupujících do této inventury lze získat volbou Příjmy a výdeje za organizaci. Volbou Přehled vydaných a vrácených SHR lze získat přehled vydaných a vrácených věcných prostředků jednotlivých zdrojů. Tuto volbu lze využívat pouze pro skupiny, ze kterých se provádí výdej za krizové situace (tedy nelze použít pro inventurní skupinu 04.SHR - výdej na krizi bez rozlišení pro jednotlivé krize - k). Všechny tyto přehledy mají globální charakter. 13. Číselník Krizové situace Číselník Přehled krizových situací umožňuje podle stanovených pravidel po vzniku krizové situace editovat název a evidenční číslo krize (nezbytné pro a tvorbu dokumentů), které je shodné s údajem v IS KRIZKOM, dále informace o řešiteli a řešení, a nakonec umožňuje zobrazit příjmy a výdeje za krize. V základním stromovém menu se nachází v části Evidence Krizové situace 14. Opravy nedostatků databáze uzlů KISKAN SSHR Odpovědná osoba každého uzlu provádí systémové a organizační kontroly zpracovaných dat po ukončení každé činnosti, zpracování dat a před jejich odesláním na SSHR. Správa prověřuje chyby s využitím programového vybavení (SW KOPR), zjištěné nesrovnalosti se zobrazí v chybových protokolech jednotlivých uzlů. Odstranění nesrovnalostí a související kontroly v KISKAN SSHR provádí ochraňovatelé v databázi uzlů s termínem do dalšího řádného zpracování a odeslání dat na SSHR. 8