Omega podvojné účtovníctvo

Transkript

1 Omega pdvjné účtvníctv Kntrla saldknta Na začiatku účtvnéh bdbia (Otvrenie), pčas rka (napr. mesačne) a hlavne na knci účtvnéh bdbia je ptrebné skntrlvať účty, ktré sledujete saldkntne napr. 311, 314, 321, 324 na: saldknt, prehľad phľadávk/záväzkv a hlavnú knihu. Saldknt slúži na sledvanie ddávateľských a dberateľských faktúr a iných dkladv, ktré ptrebujeme sledvať v členení na predpis a úhradu. Generuje sa pre tie účty z účtvéh rzvrhu, ktré majú nastavený príznak saldknta (phľadávky, záväzky a iné). Párvanie dkladu a jeh úhrady sa vyknáva autmaticky (pri účtvaní pmcu autmatických účtvní) na základe pdmienk v účtvných zápisch: rvnaký partner (musí byť zaevidvaný v číselníku partnerv), rvnaký účet z účtvéh rzvrhu, rvnaké čísl uhradenéh dkladu. Autmatická kntrla saldknta Pri kntrle saldknta vám výrazne zjednduší prácu mdul Odsúhlasenie saldknta. Spustíme h cez menu Prehľady Odsúhlasenie saldknta. Zbrazí sa nasledvný frmulár: S t r a n a 1 7

2 Omega pdvjné účtvníctv V hrnej časti frmulára sa nachádza tlačidl Skntrluj všetk, p stlačení ktréh prgram autmaticky spustí pstupne všetky druhy kntrly saldknta a výsledk zbrazí v stĺpci Výsledk autmatickej kntrly. Zelená fajka znamená, že výsledk danej kntrly je v priadku a prgram nenašiel žiadnu chybu. Červený výkričník znamená, že prgram pri danej kntrle našiel chybu. V čm spčíva chyba zistíte tak, že kliknete na danú kntrlu a stlačíte tlačidl Ďalej. Pri prebiehaní niektréh druhu kntrly je v stĺpci Výsledk autmatickej kntrly zbrazený text Prebieha... Jedntlivé druhy kntrly saldknta môžete spustiť aj manuálne. P výbere druhu kntrly je ptrebné stlačiť tlačidl Ďalej a v nasledujúcm frmulári tlačidl Skntrluj. V tmt mdule je zapracvaných 8 druhv kntrly, ktré autmaticky vyknáva prgram a 1 ručné dsúhlasenie: Kntrla nastavenia účtv v účtvm rzvrhu skntrluje základné nastavenia saldkntných účtv v účtvm rzvrhu, t.j. napr. či účty, ktré majú byť saldkntné (321, 311, 324, 314) majú tent príznak zapnutý a napak, či účty, ktré saldkntné nemajú byť (napr. účty nákladv, výnsv) mylm nemajú tent príznak pridelený. Kntrla rzdielv v zstatkch medzi saldkntm a hlavnu knihu v tvrení prvná pre všetky saldkntné účty za bdbie Otvrenie sumu z saldknta s sumu z hlavnej knihy. Kntrla pužitia saldkntnéh účtu na správnej strane MD/DAL kntrluje, či predpis a úhrada je účtvaná na správnej strane MD/D a s správnym znamienkm. Kntrla nespárvaných úhrad pre nesprávne zadaný variabilný symbl vyhľadá úhrady, ktré nemajú uvedené čísl uhrádzanéh dkladu, prípadne je na nich uvedené čísl neexistujúceh dkladu. Kntrla nespárvaných dkladv pre nesprávne zadaný analytický účet aleb partnera vyhľadá úhrady, ktré majú uvedený iný účet aleb partnera ak je zadaný na uhrádzanm dklade. Kntrla rzdielv v zstatkch medzi saldkntm a hlavnu knihu p mesiacch prvná sumy medzi nevyrvnaným saldkntm a zstatkami v hlavnej knihe p mesiacch. Kntrla správnsti zaúčtvania kurzvých rzdielv vyhľadá dklady, ktré majú v saldknte vyrvnané sumy v tuzemskej mene a nie sú vyrvnané v cudzej mene aleb napak. Kntrla pužitia nesprávnych saldkntných účtv na dkladch vyhľadá dklady v kruhch phľadávk, ktré majú pužitý saldkntný záväzkvý účet, pdbne aj záväzkvé dklady s phľadávkvým účtm. Ručné dsúhlasenie zbrazí frmulár, v ktrm je mžné zadať kritériá a prvnať výsledky pre saldknt a knihu analytickej evidencie. V tmt druhu kntrly ide ručné dsúhlasenie zstatku saldknta a hlavnej knihy. Ručná kntrla saldknta A) Pstup na dsúhlasenie phľadávk/záväzkv k V prvm krku je ptrebné dsúhlasiť, či začiatčné stavy phľadávk a záväzkv k súhlasia s knečnými zstatkami k v hlavnej knihe, v saldknte a prehľade phľadávk a záväzkv. V nižšie uvedenm príklade je ppísaný pstup na dsúhlasenie phľadávk. V bdbí Otvrenie týmt istým spôsbm dkntrlujeme aj záväzky. Pri phľadávkach a záväzkch v cudzej mene je ptrebné krem tuzemskej meny skntrlvať aj zstatky v cudzej mene. 1. Cez menu Prehľady Hlavná kniha skntrlujeme zstatky v hlavnej knihe na účte phľadávk za bdbie Otvrenie - Otvrenie. Hdntu skntrlujeme v stĺpci Zač. zst a prvnáme s knečným zstatkm účtu k S t r a n a 2 7

3 Omega pdvjné účtvníctv 2. Cez menu Prehľady Saldknt (p plžkách) skntrlujeme zstatk neuhradených faktúr. Najskôr stlačíme tlačidl Vyčisti, bdbie bude Otvrenie - Otvrenie, účet syntetický 311 a len Nevyrvnané. 3. Zstatk neuhradených faktúr je ptrebné skntrlvať aj cez menu Prehľady Prehľad phľadávk. Najskôr stlačíme tlačidl Vyčisti, stav k dátumu Zadať ručne: , len Neuhradené a Preplatené. TIP: Stav k dátumu zadávame z th dôvdu, že s dátumm už môžeme mať vystavené faktúry. V tmt prípade by sa hdnta v prehľade nervnala na saldknt a hlavnú knihu. Hdnta v hlavnej knihe sa musí rvnať hdnte v saldknte a v prehľade phľadávk. S t r a n a 3 7

4 Omega pdvjné účtvníctv B) Odsúhlasenie phľadávk a záväzkv k spätnému dátumu, napr. d bdbia marec 2015 (k ) 1. Cez menu Prehľady Hlavná kniha skntrlujeme zstatky v hlavnej knihe na účte phľadávk za bdbie d Otvrenie d Marec. Hdntu skntrlujeme v stĺpci Knečný zst. účtu. 2. Cez menu Prehľady Saldknt (p plžkách) skntrlujeme zstatk neuhradených faktúr. Najskôr stlačíte tlačidl Vyčisti, bdbie bude d Otvrenie d Marec, účet syntetický 311 a len Nevyrvnané. Hdnta v hlavnej knihe sa musí rvnať hdnte v saldknte. ODPORÚČANIE: Prehľady phľadávk/záväzkv dprúčame kntrlvať až k danéh rka, pretže v týcht zstavách nie je mžné zadať v priebehu rka rvnaké kritériá ak pri saldknte a hlavnej knihe, najmä pri účtvaní faktúr na prelme mesiacv. C) Odsúhlasenie phľadávk a záväzkv na knci rka 2015 Na knci účtvnéh bdbia, p zaúčtvaní všetkých účtvných prípadv je ptrebné skntrlvať stav phľadávk a záväzkv a ich správne saldkntné vyspriadanie. Prgram Omega pri prechde prenáša len dklady, ktré sú saldkntne nevyrvnané, pret je nevyhnutné tút evidenciu na knci rka dkntrlvať na stav účtvný a presvedčiť sa, či sme pri párvaní saldkntných dkladv pstupvali správne. Odprúčaná pstupnsť krkv na dsúhlasenie saldknta je nasledujúca: 1. Cez menu Prehľady Hlavná kniha skntrlujeme zstatky v hlavnej knihe na účte phľadávk za bdbie d Otvrenie d December. Hdntu skntrlujmte v stĺpci Knečný zst. účtu. 2. Cez menu Prehľady Saldknt (p plžkách) skntrlujeme zstatk neuhradených faktúr. Najskôr stlačíme tlačidl Vyčisti, bdbie bude d Otvrenie d December, účet syntetický 311 a len Nevyrvnané. 3. Cez menu Prehľady Prehľad phľadávk/záväzkv skntrlujeme zstatk neuhradených faktúr. P stlačení tlačidla Vyčisti zadáme stav k dátumu Zadať ručne: , len Neuhradené a Preplatené. V prípade, že Vám na knci rka prišli dklady s dátumm vyhtvenia už v nvm rku, ktré sú účtvané ešte v databáze 2015 (dátum vzniku daňvej pvinnsti je december) je ptrebné zadať Stav k dátumu napríklad d V prehľade phľadávk prgram dťahuje dklady pdľa dátumu vyhtvenia (pre OF) a dátumu prijatia (pre DF), tzn. nie pdľa dátumu vzniku daňvej pvinnsti. ODPORÚČANIE: Phľadávky a záväzky v cudzej mene dprúčame skntrlvať nielen v tuzemskej, ale aj v cudzej mene v týcht tlačvých zstavách: - Prehľady Kniha analytickej evidencie v tlačvej zstave Kniha analytickej evidencie v bidvch menách, - Prehľady Saldknt (p plžkách) napr. Saldknt p plžkách, - Prehľady Prehľad phľadávk Kniha phľadávk v cudzej mene. Phľadávky a záväzky v cudzej mene je ptrebné dsúhlasiť ešte pred výpčtm kncrčných kurzvých rzdielv. Na základe zstatkv v cudzej mene prgram prepčítava kurzvé rzdiely. P výpčte a zaúčtvaní kncrčných kurzvých rzdielv dprúčame vyknať tt dsúhlasenie ešte raz. S t r a n a 4 7

5 Omega pdvjné účtvníctv Najčastejšie vyskytujúce sa chyby: zstava Saldknt (sumárne aleb p plžkách) je prázdna: d saldknta prgram berie len tie účty z účtvéh rzvrhu, ktré majú zapnutú vľbu Saldknt. Tt nastavenie si skntrlujeme cez menu Číselník Účtvý rzvrh. v dklade úhrade (BV, PD) nebl pužitý rvnaký partner aleb účet (syntetický aj analytický) ak bl uvedený na dslanej aleb dšlej faktúre, dslaná aleb dšlá faktúra, prípadne dklad úhrade má v zálžke Ostatné údaje zapnutú vľbu Dklad nezahrnúť d Saldknta. Stačí, ak jeden z dkladv má tút vľbu zapnutú a saldknt sa nebude zbrazvať správne. v dklade úhrade (BV, PD) v bunke Úhrada resp. Odpčet nie je dplnené interné čísl uhrádzanéh dkladu, saldknt bl vyrvnané na nesprávnm riadku v účtvnm zápise, takát chyba sa väčšinu vyskytuje pri úhrade faktúry preddavkm, Pstup, ak nájsť chybu, ak sa nervná saldknt s hlavnu knihu, resp. s prehľadm phľadávk/záväzkv: Ak sa nervná saldknt napr. za účet a prehľad phľadávk V prehľade phľadávk/záväzkv prgram zbrazuje dklady pdľa OKRUHOV, v ktrých sú zaúčtvané. Napr. d prehľadu phľadávk ťahá zaúčtvanú dslanú faktúru v kruhu OF. Ak phľadávke účtujete cez interný dklad, je ptrebné d prehľadu zapnúť aj vľbu Aj kruh (z)id. Pre prvnanie dprúčame vytlačiť zstavy: saldknt p plžkách za účet , bdbie Otvrenie December a len Nevyrvnané. prehľad phľadávk, stav k dátumu , Neuhradené, Preplatené, pstupne pre Okruh, kde účtujete napr. OF a OD. S t r a n a 5 7

6 Omega pdvjné účtvníctv V prípade, ak máme veľa neuhradených phľadávk, môžeme si prvnať zstatky na zstavách sumárne. Prehľad phľadávk p partnerch celkm, Saldknt sumárne pdľa partnerv. Ak nájdete rzdiel v sume za partnera, môžeme si vytlačiť zstavy p plžkách za knkrétneh partnera. Ak sa nervná saldknt napr. za účet a hlavná kniha: 1.krk: Cez menu Prehľady Odsúhlasenie saldknta spustíme ručne kntrlu č. 9. Frmulár spája dve zstavy a t saldknt p plžkách a knihu analytickej evidencie. Zadáme si účet len Nevyrvnané za bdbie Otvrenie December, a prvnáme zstatky týcht dvch evidencií. Ak sa nervná, začneme kntrlvať zstavy p mesiacch. Ak nájdeme rzdiel v knkrétnm mesiaci pstupujeme nasledvne. 2.krk: Ak rzdiel vznikl, napr. v bdbí nvember a my máme v tmt bdbí veľa dkladv, ptrebujeme zistiť za ktréh partnera nám tent rzdiel vznikl, vytlačíme si zstavy nasledvne: Saldknt sumárne pdľa partnerv za účet , za bdbie Otvrenie Nvember a vľbu Nevyrvnané. Knihu analytickej evidencie s medzisúčtami, za účet , a bdbie Otvrenie Nvember. Medzisúčty je ptrebné, v zálžke Nastavenie, nastaviť za Partnera. Prvnaním zstáv zistíme, za ktréh partnera sa nám účtvný stav nervná na saldknt. 3.krk: Za knkrétneh partnera, na ktrm nám vznikli rzdiely, si vytlačíme nasledujúce zstavy a prvnáme, či sa každý účtvný zápis z knihy analytickej evidencie nachádza aj v saldknte. Saldknt p plžkách za vybranéh partnera - účet , bdbie Nvember Nvember a vľbu Všetky. Kniha analytickej evidencie za vybranéh partnera účet , bdbie Nvember Nvember. Takt nájdeme aj knkrétny dklad, ktrý spôsbuje t, že saldknt sa nám nervná na účtvníctv. D) Odsúhlasenie phľadávk a záväzkv na začiatku rka 2016 P prechde d rku 2016 je ptrebné skntrlvať: Cez menu Prehľady Hlavná kniha skntrlujeme zstatky v hlavnej knihe na účte phľadávk za bdbie d Otvrenie d December. Hdntu skntrlujeme v stĺpci Knečný zst. účtu. Cez menu Prehľady Saldknt (p plžkách) skntrlujeme zstatk neuhradených faktúr. Najskôr stlačíte tlačidl Vyčisti, bdbie bude d Otvrenie d December, účet syntetický 311 a len Nevyrvnané. Cez menu Prehľady Prehľad phľadávk/záväzkv skntrlujeme zstatk neuhradených faktúr. P stlačení tlačidla Vyčisti zadáme stav k dátumu Zadať ručne: , len Neuhradené a Preplatené. S t r a n a 6 7

7 Omega pdvjné účtvníctv E) Zbrazvanie správneh a nesprávneh saldknta v zstavách uhradená faktúra Správne saldkntne spárvané faktúry: stĺpec Rzdiel je prázdny, zaúčtvanie faktúry a jej úhrady je na jednéh partnera a je pužitý jeden saldkntný účet Nesprávne saldkntne spárvané faktúry: v stĺpci Rzdiel je raz plusvá a raz mínusvá hdnta, pri úhrade faktúry bl pužitý iný analytický účet ak pri zaúčtvaní faktúry. Prgram v tmt prípade prenesie d nvéh rka bidva dklady (faktúru aj úhradu), pretže dklady nebli správne saldkntne spárvané. OMK-5/2015 S t r a n a 7 7