Osobní management. Univerzitní informační systém. Svazek 11. Mendelova univerzita v Brně

Transkript

1 Univerzitní informační systém Mendelova univerzita v Brně Osobní management Svazek 11 Verze: 1.91 Datum: 11. září 2017 Autor: Jitka Šedá, Martin Tyllich

2

3 Obsah Seznam obrázků 5 1 Diskuzní fóra Nastavení diskuzí Vyhledávání příspěvků v diskuzích Téma diskuze Příspěvky diskuze Dokumentový server Veřejná část Dokumentového serveru Neveřejná část DS Struktura stránky DS Portálové menu Typy složek Typy vkládaných dokumentů Charakteristiky složek DS Strom dokumentů Zobrazení dokumentů ve složce Operace ve složce Nastavení DS Všechny moje složky Zobrazení podsložek Přejít na nadsložku Nové dokumenty Nastavení práv na složku Zobrazení práv Vyhledávání dokumentů v DS Statistika DS Plán absencí Jak vložit nový záznam absence Vyhledání volných kapacit Poštovní schránka Office Poštovní schránka Nová zpráva Hromadné zprávy Kontakty Nastavení pošty Migrace poštovní schránky Systémové zprávy

4 5 Správa úkolů (TODO) Kategorie úkolů Uživatelé a oprávnění Zadávání úkolů Aktuální úkoly Nastavení Historie úkolů Výpůjčky ve školní knihovně 87 7 Vývěska Strom složek s příspěvky Nové příspěvky ve vývěsce Moje příspěvky ve vývěsce Nastavení vývěsky Evidence složek vývěsky Vyhledávání Úložiště dokumentů Dokumenty v úložišti Vkládání dokumentů Rejstřík 101 4

5 Seznam obrázků 1: Nastavení diskuze : Diskuzní fóra : Vyhledávání mezi příspěvky : Témata diskuzního fóra : Příspěvky diskuzního fóra : Dokumentový server : Obsah složky Dokumentového serveru osoby s právem změny : Strom Dokumentového serveru učitele : Strom Dokumentového serveru běžného zaměstnance univerzity : Strom Dokumentového serveru studenta : Příklad dokumentů ve složce uživatele s právem Změna : Vložení nového dokumentu do složky DS : Vložení nového dokumentu odkazem na dokument v DS : Hromadné kopírování dokumentů : Hromadné přesunutí dokumentů : Archiv všech dokumentů ve složce : Zakázání složky a nesledování složky DS : Nastavení Dokumentového serveru : Všechny moje složky : Kopírování složek : Nesledované složky : Moje dokumenty : Zobrazení podsložek : Nové dokumenty v DS : Individuální přidělování práv : Hromadné přidělování práv : Automatická práva : Zděděná práva : Příklad přidělených práv ve složce Základní zobrazení : Příklad přidělených práv ve složce Podrobnosti a vyhledávání : Příklad práv přidělených uživateli : Vyhledávání dokumentů v DS : Formulář pro vložení nové absence : Příklad seznamu evidovaných absencí : Formulář pro vyhledání volné kapacity : Dohledané volné kapacity : Poštovní schránka : Zobrazení ové zprávy : Uložení přílohy do Dokumentového serveru : Seznam příjemců hromadné zprávy : Rozepsaná pošta : Formulář pro sestavení nové individuální zprávy : Formulář pro sestavení nové hromadné zprávy : Seznam skupin příjemců hromadné zprávy : Seznam příjemců, spravované a sdílené seznamy

6 6 46: Celkový přehled skupiny příjemců : Skupiny příjemců : Jednotliví příjemci : Osoby z kontaktů Poštovní schránky : Externí příjemci : Seznam kontaktů : Formulář pro přidání kontaktu : Upozornění při mazání sdíleného kontaktu : Skupiny kontaktů : Očekávaná výročí : Nastavení dalších informací evidovaných u kontaktů : Nastavené typy další evidované informace o kontaktech : Nastavení pošty : Vzdálené čtení pošty : Zasílání upozornění o nově příchozí zprávě : Správa složek : Nastavení přeposílání pošty : Migrace poštovní schránky UIS do služby Office : Příklad bloků v TODO : Kategorie úkolů : Uživatelé a jejich oprávnění v bloku TODO : Vložení nového úkolu : Seznam úkolů v bloku : Uzavření úkolu : Změna stavu úkolu : Komentář k úkolu : Provozní informace k úkolu : Úprava atributů úkolu : Nastavení chování TODO : Historie TODO : Výpůjčky ve školní knihovně : Příklad upozornění na nové zprávy v Osobní administrativě : Strom složek s příspěvky : Vložení nového příspěvku : Hromadné nastavení uživatelů vyvěšujících příspěvky : Individuální nastavení čtenářů složky : Nastavení správce a spolusprávce : Nové příspěvky ve vývěsce : Moje příspěvky ve vývěsce : Nastavení vývěsky : Evidence složek vývěsky : Úložiště dokumentů dokumenty uživatele : Formulář pro vložení dokumentu do úložiště

7 Vážený uživateli Univerzitního informačního systému, jedenáctý svazek dokumentace je zaměřen na aplikace Osobního managementu, které jsou součástí elektronické kanceláře každého moderního uživatele. Jedná se především o Poštovní schránku, která se využívá při univerzitní komunikaci, Dokumentový server pro uchování dokumentů a jejich poskytování dalším uživatelům, Správu úkolů (TODO) při řešení různých projektů a osobních úkolů. Zajímavá je aplikace pro sledování plánů absencí spolupracovníků a zbývajících dnů dovolené, jejíž obsah je denně aktualizován z ekonomického systému SAP. Používání nástrojů elektronické kanceláře jistě usnadní a zefektivní práci a komunikaci se studenty, učiteli a ostatními pracovníky univerzity. Ing. Jitka Šedá, Ing. Martin Tyllich a kolektiv autorů 7

8

9 1 Diskuzní fóra Aplikace Diskuzní fóra poskytuje uživatelům prostor k elektronicky vedeným debatám. Založeno je několik fór v rámci nichž mohou uživatelé zakládat vlastní témata a do nich jednotlivé příspěvky. Některé diskuze jsou zakládány automaticky (například předmětové diskuze, diskuze pro absolventy), jiné zakládá správce aplikace, příklad dostupných diskuzních fór je uveden na obrázku 2. Diskuze jsou tématicky rozděleny, řazeny jsou nejprve diskuze jednotlivých fakult a pracovišť, dále předmětové diskuze, diskuze týkající se studia a nakonec zájmové diskuze. Seznam lze omezit na všechny diskuze, na diskuze jen s příspěvky nebo jen diskuze s novými příspěvky. U každé diskuze je uveden datum posledního příspěvku, počet témat, příspěvků (z toho nových) a počet přispívajících uživatelů, diskuze obsahující příspěvky jsou barevně odlišeny. Pro zobrazení jednotlivých témat vybrané diskuze se klikne na ikonu ve sloupci Vstup (obr. 2). Pokud je za názvem diskuze poznámka uzavřené, znamená to, že do diskuze není možné přidávat nové příspěvky. V diskuzích je možné vyhledávat a nastavovat některé vlastnosti. Obrázek 1 Nastavení diskuze 9

10 1 DISKUZNÍ FÓRA 1.1 Nastavení diskuzí Obrázek 2 Diskuzní fóra Kliknutím na odkaz preferencích uživatele v nápovědném textu nad seznamem diskuzních fór (obr. 2) je možné zobrazit formulář (obr. 1) pro nastavení preferovaných vlastností diskuzí. Nastavení se promítnou do všech diskuzí a jejich témat. Je možné nastavit: Do kolika úrovní zanořovat příspěvky. Počet témat a příspěvků, které budou zobrazeny na stránce. 10

11 1 DISKUZNÍ FÓRA Počet příspěvků, které budou zobrazeny při psaní reakce. Zobrazovat fotografie uživatelů v seznamu témat a příspěvků. Zvýrazňovat vlastní příspěvky. Zasílat em upozornění o nových příspěvcích v uvedených fórech (pro výběr více fór se stiskne klávesa CTRL a fóra se označí myší). 1.2 Vyhledávání příspěvků v diskuzích V diskuzích lze vyhledávat příspěvky podle textu v názvu nebo v příspěvku a podle jména přispívajícího uživatele, případně lze využít kombinaci obou možností (obr. 3). Odkaz pro zobrazení vyhledávacího formuláře je umístěn v nápovědném textu úvodní stránky aplikace Diskuzní fóra. Vyhledané příspěvky jsou roztříděné podle diskuzí, v rámci diskuze pak podle témat a příspěvků. Kliknutím na název příspěvku se zobrazí vlákno s reakcemi uživatelů. Obrázek 3 Vyhledávání mezi příspěvky 1.3 Téma diskuze Příklad seznamu témat diskuze je na obrázku 4, témata lze označovat jako oblíbená nebo ignorovaná, což následně poskytuje možnost seznam omezit na všechna témata, oblíbená a neoznačená, ignorovaná nebo historická témata. Témata s novými příspěvky jsou podbarvena a řadí se dle následujícího pravidla: 11

12 1 DISKUZNÍ FÓRA témata se řadí podle skupin, nejprve oblíbená, neoznačená a nakonec nesledovaná témata; v rámci uvedených skupin se řadí podle toho, zda jsou v tématu nepřečtené příspěvky a dále podle data posledního příspěvku v tématu, počtu diskutujících a počtu všech příspěvků. Obrázek 4 Témata diskuzního fóra 12

13 1 DISKUZNÍ FÓRA Témata nejsou zakládána jako anonymní, ale jejich součástí je jméno, fotografie a role uživatele v UIS. Dále jsou uvedeny údaje o celkovém počtu a počtu nových příspěvků, počet přispívajících uživatelů a další položky, jejichž význam je následující: Název tématu kliknutím na název se zobrazí všechny příspěvky tématu. Jméno uživatele kliknutím na jméno se zobrazí informace o uživateli zveřejněné v osobní stránce aplikace Lidé na MENDELU. Počet příspěvků, počet nových příspěvků kliknutím na odkaz se zobrazí všechny nebo nové příspěvky tématu. Počet přispívajících kliknutím na odkaz se zobrazí výčet uživatelů s jejich identifikací, kteří k tématu přispěli, uveden je počet příspěvků od každého uživatele a ikona pro odeslání u. Oblíbené/odebrat z oblíbených kliknutím na odkaz se téma zařadí mezi oblíbené nebo se z oblíbených odebere. Ignorovat/odebrat z ignorovaných kliknutím na odkaz se téma zařadí mezi ignorované nebo se z ignorovaných odebere. Označit jako přečtené kliknutím na odkaz se všechny příspěvky tématu zařadí mezi přečtené. Informovat em/zrušit informování em kliknutím na odkaz se nastaví nebo zruší nastavení zasílání ového upozornění o novém příspěvku v tématu. Nové příspěvky kliknutím na odkaz se zobrazí seznam nových (nepřečtených) příspěvků. Výpis příspěvků kliknutím na odkaz se zobrazí seznam všech příspěvků. Nové téma diskuze se založí vyplněním formuláře umístěného pod seznamem témat (obr. 4), tj. vyplněním názvu a prvního příspěvku tématu, text lze doplnit emotikony a s využitím HTML editoru je možné jej strukturovat. 1.4 Příspěvky diskuze Příklad seznamu příspěvků zvoleného tématu diskuze je na obrázku 5, zobrazení lze omezit na všechny, příspěvky za posledních 24 hodin, 7 dní nebo 30 dní. Dále je možné zobrazit strom příspěvků nebo pouze nové příspěvky. Nepřečtené příspěvky jsou podbarveny. Jednotlivé příspěvky nejsou anonymní, jejich součástí je fotografie, jméno s identifikací autora příspěvku a další položky, jejichž význam je následující: Reagovat kliknutím na odkaz se otevře formulář pro přidání reakce na zvolený příspěvek. V názvu je vyplněn název původního příspěvku (je možné ho upravit), je možné vložit citaci příspěvku a doplnit ji vlastním textem a označením položky ponechat ostatní příspěvky jako nepřečtené zachovat ostatní příspěvky tématu diskuze jako nepřečtené. Soukromě odpovědět kliknutím na odkaz se otevře stránka pro odeslání ové zprávy autorovi zvoleného příspěvku, kromě adresy je v předmětu vyplněn název tématu a v obsahu vložena citace příspěvku. Odkaz kliknutím na odkaz se otevře stránka pro odeslání ové odpovědi autorovi zvoleného příspěvku, v předmětu zprávy je vyplněna URL adresa zvoleného příspěvku. Vlákno kliknutím na odkaz se zobrazí pouze navazující příspěvky. Skrýt reakce/zobrazit reakce odkaz umožňuje skrýt nebo zobrazit reakce na zvolený příspěvek. Upravit, smazat odkazy se zobrazují pouze autorům, na jejichž příspěvek ještě nereagoval žádný uživatel. Umožňují příspěvek upravit nebo smazat. 13

14 1 DISKUZNÍ FÓRA Nový příspěvek tématu se vloží vyplněním formuláře umístěného pod seznamem příspěvků (obr. 5), tj. vyplněním názvu a obsahu příspěvku, text lze doplnit emotikony a s využitím HTML editoru je možné jej strukturovat. Obrázek 5 Příspěvky diskuzního fóra 14

15 2 Dokumentový server Dokumentový server (dále jen DS) je součástí elektronické kanceláře každého uživatele Univerzitního informačního systému. Slouží k evidenci dokumentů v elektronické podobě a současně umožňuje jejich aktualizaci a údržbu na jednom místě. Poskytuje také možnost zpřístupnění vybraných dokumentů dalším uživatelům. Někteří učitelé jej například využívají ke zveřejňování studijních materiálů studentům, zaměstnanci studijních oddělení k poskytování informací a dokumentů nejen studentům, ale i zaměstnancům, stejně jako další oddělení a ústavy univerzity a fakult. DS je také napojen na aplikaci Tematické vyhledávání, která umožňuje podle zadaného hesla vyhledávat dokumenty umístěné v DS. Stejnou funkci pro vyhledávání dokumentů v DS poskytuje aplikace Vyhledávání, která je součástí portálového menu Dokumentového serveru. Dokumentový server je rozdělen na veřejnou a neveřejnou část. Jejich odlišnost je v přístupnosti uživatelům. Význam a použití jsou uvedeny v následujícím textu. 2.1 Veřejná část Dokumentového serveru Veřejná část DS je zpřístupněna všem uživatelům, tedy i nepřihlášeným do Osobní administrativy. Veřejnými složkami DS jsou složky jednotlivých fakult a rektorátu, celoškolského pracoviště a správy kolejí a menz apod. Setříděny jsou v Dokumentovém serveru abecedně. Každá z těchto složek má dvě základní podsložky aktuality a úřední desku. Tvorba dalších podsložek je na jednotlivých subjektech. Odkaz na Veřejný dokumentový server je i součástí Osobní administrativy v sekci Portál veřejných informací. Veřejnému DS je věnována podkapitola v prvním díle dokumentace Všichni uživatelé. 2.2 Neveřejná část DS Složky a podsložky neveřejné části Dokumentového serveru jsou zobrazovány uživatelům UIS přihlášeným do Osobní administrativy podle přiděleného oprávnění u příslušné složky (více v části týkající se přidělování oprávnění uživatelům na straně 34). Složky a podsložky Dokumentového serveru obsahují dokumenty, jejichž počet je signalizován číslem uvedeným v závorce za názvem složky. Obsahuje-li složka nové zprávy, je jejich počet zobrazen v závorce tučným písmem před celkovým počtem zpráv ve složce. Tučně zobrazený název složky signalizuje nové dokumenty v některé z podsložek. Informace o celkovém počtu nově vložených dokumentů je součástí hlavičky stránek UIS a nachází se vedle ikony. Kliknutím na ikonu se otevře aplikace Nové dokumenty. 2.3 Struktura stránky DS Úvodní stránka Dokumentového serveru (obr. 6) sestává z portálového menu, které je součástí každé stránky DS, hierarchické struktury složek a podsložek označované jako Strom dokumentů, informacích o kvótě a seznamu všech práv používaných v DS. 15

16 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek 6 Dokumentový server Kliknutím na název složky v Dokumentovém stromu se otevře stránka složky (obr. 7). Ta obsahuje portálové menu, nápovědný text, který uživatele informuje o jeho právu ve složce a správci složky, dále roletkové menu pro řazení dokumentů, seznam všech vložených dokumentů se souborem ovládacích ikon (více na straně 19), sadu ikon, které zobrazují podle přiděleného oprávnění ke složce (více na straně 23). Význam a použití všech částí Dokumentového serveru je součástí následujících podkapitol. 2.4 Portálové menu Každá složka i podsložka DS má portálově řešené ovládací menu, které má usnadnit práci a orientaci v celém Dokumentovém serveru. Podle oprávnění ke složce (více o právech na straně 34) a podle typu aktivní složky se může počet odkazů v menu DS lišit. Nad portálovým menu je zobrazena cesta ke kořenu dokumentového stromu (obr. 7). Ta má posloužit ke snadnější orientaci v systému složek a nadsložek Dokumentového serveru. Pod portálovým menu je v nápovědném textu uvedeno právo k aktuální složce a jméno osoby spravující složku správce složky. Složky Nastavení práv a Zobrazení práv, které jsou zobrazeny jen uživatelům s právem super (více na straně 34), mají svoje další portálové menu, umístěné pod hlavním menu. 16

17 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek Typy složek Obsah složky Dokumentového serveru osoby s právem změny Složka Dokumentového serveru je elektronickou verzí přihrádky pořadače. V něm jsou uloženy další dělící části (v případě DS jsou to podsložky), které zpřehledňují ukládání a zpětně i vyhledávání dokumentů, zpráv atp. Složka Dokumentového serveru obsahuje dokumenty, a ve většině případů i podložky, které mohou obsahovat další a další podsložky a dokumenty. Některé složky však mohou být prázdné a slouží jen k připojení podsložek. K přepínání mezi obsahy složek slouží odkazy portálového menu. Složky DS lze podle způsobu vzniku rozdělit na: Automatické složky vznikají samočinně automaticky, např. složky předmětů, úřední desky fakult, složky kolegia. Práva jsou nastavována automaticky podle předem stanovených pravidel. Předmětové složky jsou zakládány v každém období, pro které je předmět vypsán. Po skončení období jsou složky s dokumenty přemístěny do historie a jsou k dohledání ve složce Historie předměty minulých období. Dokumenty pak není možné měnit ani mazat. Prázdné složky jsou automaticky smazány. 17

18 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Klasické složky zakládá uživatel, který je současně správcem složky, a přiděluje oprávnění ostatním uživatelům. Veřejné jsou speciálními složkami, které tvoří Veřejný dokumentový server. Složky a jejich podsložky jsou zpřístupněné všem (i nepřihlášeným) uživatelům. Právo čtení veřejných složek je předem dáno a běžní uživatelé jej nemohou ovlivňovat. Dokumenty lze mezi složkami kopírovat jednotlivě i hromadně (viz stra- na 24). Rozpadová složka (mezisložka) je složka, která je součástí dokumentového stromu kvůli možnému a logickému rozdělení (rozpadu) složek. Do rozpadové složky nelze umisťovat dokumenty. Složka nemá žádného správce. Příkladem takové složky je složka Předměty, Pracoviště, Historie. Rozpadová složka je zobrazena uživateli s právem na některou z jejích podsložek, aby byl korektně vykreslen strom dokumentů. Složky Veřejného DS jsou ve správě: SIF pracoviště právo, má tedy možnost práva k veřejným složkám přidělovat i jiným uživatelům, vedoucích pracovníků příslušného pracoviště právo. Význam práv je popsán na straně Typy vkládaných dokumentů Do složek Dokumentového serveru lze vkládat dokumenty různých typů, které obsahují texty, tabulky, obrázky, videa, audio nahrávky. Vkládané soubory jsou omezeny jejich velikostí (max. velikost jednoho souboru vloženého běžným uživatelem je 5 MiB) a velikostí kvóty přidělené uživatelům (jiná kvóta je například určena pro studenty a pro učitele). Pro zobrazování dokumentů jsou připraveny ikony, podle kterých uživatelé rozpoznají, o jaký typ souboru se jedná. Mezi nejčastější patří soubory formátu PDF, DOC, PPT, XLS, JPG, ZIP, EXE, TXT atd. Dokumenty vkládané ve formátu DOC jsou v pravidelných intervalech automaticky převáděny do formátu PDF. V aplikaci pro zobrazení dokumentů jsou pak nabízeny obě varianty. Při aktualizaci dokumentu je jeho PDF verze automaticky smazaná a v daném termínu znovu vytvořena. Aplikace Konverze dokumentů umístěná v části Provoz systému umožňuje označit dokumenty, které se nemají převádět. Aplikace je dostupná pouze členům provozního týmu. 2.7 Charakteristiky složek DS Každá složka Dokumentového serveru má svoji charakteristiku, která slouží především k určení implicitního řazení dokumentů ve složce. Způsob řazení zobrazených dokumentů ve složce si může ovlivnit každý uživatel. U složek rozlišujeme čtyři typy charakteristik: 18

19 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Charakteristika nerozlišené použití sklad dokumentů chronologický sklad dokumentů aktuality Způsob implicitního řazení dokumentů podle: data modifikace dokumentu názvu dokumentu data vložení, které může uživatel ovlivnit při vkládání nového dokumentu (obr. 12) data aktualizace Automatické složky mají implicitně určenou charakteristiku, kterou může změnit SIF příslušného pracoviště nebo správce DS. 2.8 Strom dokumentů Záložka Strom dokumentů přehledně zobrazuje všechny složky a podsložky dokumentového serveru. Strom dokumentů je viditelně rozdělen na neveřejnou a veřejnou část. Automatické složky (viz strana 17) neveřejného dokumentového serveru jsou zpřístupněny uživateli podle jeho role v UIS a přiřazení k subjektu, například k fakultě. Pojem role je vysvětlen v prvním díle dokumentace Všichni uživatelé v podkapitole Systém oprávnění v UIS. U názvu složky je v závorce uveden počet dokumentů, které složka obsahuje. Není-li tento počet uveden, nemá uživatel na složku právo (rozpadová složka). Název složky, která obsahuje nové dokumenty, je vypsán tučným písmem. Jsou-li nové dokumenty součástí složky, je jejich počet vypsán tučně za názvem složky. Není-li počet nových dokumentů uveden, nacházejí se dokumenty v některé z podsložek. Podsložky se zobrazí tzv. rozbalováním dokumentového stromu. Rozbalování a zabalování podsložek se provádí kliknutím na ikony a umístěným před názvem rozbalovatelné složky. Tlačítka Rozbalit všechny podsložky a Zabalit všechny podsložky umožňují rychlé rozbalení a sbalení celé struktury Dokumentového serveru. Příklady dokumentových stromů tří typů uživatelů: Učitel má založenu složku univerzity, domovské fakulty, složku Historie a složku Uživatelé (obr. 8). Ve složce fakulty jsou mu automaticky vytvořeny složky Pracoviště a Předměty. Součástí složky Předměty jsou podsložky všech předmětů vyučovaných v aktuálním období, ve kterých figuruje jeho jméno jako garanta, zkoušejícího, přednášejícího, cvičícího nebo administrativy předmětu. Složky předmětů vyučovaných v minulých obdobích jsou přesunuty do složky Historie. Zaměstnanec (je jím myšlena osoba, která není učitelem ani studentem) má zpřístupněnu složku univerzity, historie, uživatelskou a fakulty (pracoiště), v níž je mu zpřístupněna podsložka jeho pracoviště (obr. 9). Student má zobrazenu složku příslušné fakulty, složku univerzity, historie a uživatelskou, jak je vidět na obrázku 10. Ve složce fakulty jsou mu automaticky vytvořeny složky všech předmětů, které má řádně zapsány. 2.9 Zobrazení dokumentů ve složce Kliknutím na složku DS se zobrazí všechny dokumenty složky v přehledné tabulce v záložce Zobrazení dokumentů (obr. 11), ve které jsou pro další práci s dokumenty umístěny 19

20 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek 8 Strom Dokumentového serveru učitele ikonky, jejichž význam je popsán v následujícím výčtu. Význam sloupců tabulky s dokumenty: Zobrazit aplikace zobrazuje vložený komentář, historii změn dokumentu (kdo a kdy změnu provedl) a dále umožňuje dokument: otevřít kliknutím na tlačítko Stáhnout a uložit lze zobrazit obsah dokumentu; uložit kliknutím na tlačítko Stáhnout a uložit lze dokument uložit v počítači; kopírovat do jiné složky kliknutím na ikonu se zobrazí menu pro výběr složky (s právem vyšším než právo Čtení), do které se má dokument zkopírovat. Po zvolení složky se stiskne tlačítko 20

21 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek 9 Strom Dokumentového serveru běžného zaměstnance univerzity Obrázek 10 Strom Dokumentového serveru studenta Kopírovat do jiné složky dokumentového serveru. Dokument zůstane v původní složce zachován. přesunout do jiné složky kliknutím na ikonu se zobrazí menu pro výběr složky (s právem vyšším než právo Čtení), do které se má dokument zkopírovat. Po zvolení složky se stiskne tlačítko Přesunout do jiné složky dokumentového serveru a dokument bude přemístěn do zvolené složky. odeslat em kliknutím na ikonu se zobrazí formulář pro odeslání ové zprávy z Poštovní schránky UIS. Příloha obsahuje zvolený dokument. Upravit aplikaci umožňuje upravit název a popis dokumentu. Statistika aplikace zobrazuje statistické informace o dokumentu. Procentuelně je vyjádřen počet uživatelů, kteří dokument četli. Následně je uveden jejich jmenný seznam a termín, kdy dokument četli, a seznam těch, kteří dokument nečetli. Uživatele lze řadit podle abecedy či data přečtení dokumentu. Příloha kliknutím na ikonu lze zobrazit nebo uložit přílohu dokumentu. Každý typ dokumentu má svoji ikonu. Zkopírovat URL daného dokumentu lze kliknutím pravým tlačítkem 21

22 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek 11 Příklad dokumentů ve složce uživatele s právem Změna myši na ikonu dokumentu a v otevřeném menu výběrem položky kopírovat adresu odkazu. Změnit přílohu kliknutím na ikonu je možné provádět správu příloh dokumentu.seznam všech příloh zvoleného dokumentu je uveden v přehledové tabulce. U každé přílohy dokumentu je uveden název, velikost souborou v MiB, datum vložení a jméno uživatele, který přílohu vložil. Kliknutím na ikonu ve sloupci Soubor lze příslušnou přílohu stáhnout a otevřít nebo uložit na disk počítače. Vybrané přílohy lze smazat jejich označením a stisknutím tlačítka Odebrat označené. Nová příloha se dohledá v počítači přes tlačítko Procházet. Vybraný soubor se přiloží stisknutím tlačítka Přidat. Pokud je označena položka Neoznačit jako nový, nebude mít změna přílohy vliv na stav přečtení dokumentu uživateli v aplikaci Nové dokumenty a nebude jim zaslán o novém dokumentu (vhodné použití zejména u dokumentů s často měněnými přílohami). Označit jako přečtené jsou-li ve složce nepřečtené dokumenty, je pod seznamem dokumentů tlačítko Označit jako přečtené. Jeho stisknutím se označí všechny dokumenty ve složce jako přečtené. Tlačítko se nabízí i v aplikaci Nové dokumenty, která je popsána na straně 33. Smazat dokument po označení dokumentu a stisknutí tlačítka Odebrat označené je dokument smazán bez možnosti jeho obnovení. Modifikace datum udává termín aktualizace dokumentu. 22

23 2.10 Operace ve složce 2 DOKUMENTOVÝ SERVER V následujícím textu jsou uvedeny všechny operace, které lze se složkou Dokumentového serveru provádět. Jejich dostupnost je pro každou složku individuální, závisí na přiděleném oprávnění. Přidání nového dokumentu Nový dokument se do aktuální složky přidává přes formulář na obrázku 12. Přes záložku Přidání jednoho dokumentu lze vložit jeden dokument, více dokumentů lze vložit pomocí záložky Přidání více dokumentů. V závislosti na zvolené záložce se liší podoba přidávacího formuláře. Aby byl vložen dokument do složky Dokumentového serveru, musí být ve formuláři vyplněn minimálně jeho název. Název dokumentu je libovolný. Kromě názvu je možné vyplnit také komentář a datum dokumentu (implicitně je předvyplněno aktuální datum, ale lze jej libovolně měnit), případně URL odkaz na dokument umístěný někde na internetu. URL odkaz na dokument se uživatelům zobrazuje pod ikonou ve sloupci Zobrazit (obr. 11). Komentář dokumentu lze proložit emotikony, lidově řečeno smajlíky. Jejich seznam je umístěn pod polem určeným pro komentář. Pro snazší a cílenější vyhledávání dokumentů je možné dokument doplnit klíčovými slovy, která by měla co nejpřesněji vystihovat obsah dokumentu. Do připravených polí se vepisují slova po jednom. Další pole pro klíčová slova se přidá kliknutím na tlačítko Přidat více klíčových slov. Maximálně lze vložit 15 klíčových slov. Nezbytnou součástí dokumentu je příloha. Příloha se vloží přes pole Přílohy, kde se stisknutím tlačítka Procházet dohledá příslušný soubor umístěný na disku počítače. Další přílohu lze přidat stisknutím tlačítka Přidat další. Velikost přílohy je omezena a je uvedena v aplikaci. Vložení dokumentu se potvrdí tlačítkem Přidat. Pokud nově vložený dokument nemá být označen jako nový a nemá se uživatelům o jeho vložení rozeslat , pak se před jeho uložením označí pole Neoznačit jako nový, neposílat informační . Označením pole Zachovat název a komentář zůstane ve formuláři po uložení dokumentu vyplněn název a komentář dokumentu. Více dokumentů najednou je možné vkládat v záložce Přidání více dokumentů. Formulář pro vložení dokumentu je shodný s formulářem v individuálním vkládání, nepovinné položky jsou však pro urychlení práce skryty (je však možné je u každého dokumentu zobrazit kliknutím na ikonu šipky). Implicitně je zobrazen formulář pro jeden dokument, formuláře pro vkládání dalších dokumentů se zobrazí po stisknutí tlačítka Přidat další dokument. Tlačítkem Odebrat poslední dokument lze v případě více vkladaných dokumentů poslední dokument seznamu odebrat. Po vyplnění formulářů pro jednotlivé dokumenty a připojení všech příloh se hromadné vkládání potvrdí stisknutím tlačítka Uložit dokumenty. Přidání nového dokumentu odkazem Nový dokument lze vložit také jako odkaz na dokument umístěný v některé ze složek Dokumentového serveru. Odkaz se vloží přes formulář (obr. 13), ve kterém se zvolí dokument a složka, kde je umístěn, a kliknutím na talčítko Přidat dokument odkazem se nový dokument vloží. Vkládané dokumenty se řadí v tabulce, která je popsána v předchozím odstavci. Způsob řazení dokumentů ve složce odpovídá její charakteristice a je popsán na straně

24 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek 12 Vložení nového dokumentu do složky DS Hromadné kopírování dokumentů Hromadně kopírovat dokumenty z jedné složky Dokumentového serveru do druhé lze v případě, že má uživatel na složku, do které se soubory kopírují, právo zápisu, změny, zakládání nebo super. Prvním krokem úspěšného hromadného kopírování je otevření složky s dokumenty. Dalším krokem je zobrazení dokumentů i s komentáři kliknutím 24

25 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek 13 Vložení nového dokumentu odkazem na dokument v DS na ikonu. V seznamu se označí kopírované dokumenty (lze je označovat individuálně nebo hromadně tlačítky umístěnými pod seznamem), z menu se zvolí složka, do které se dokumenty mají zkopírovat, a stiskne se tlačítko Kopírovat (obr. 14). Do složek vypsaných světlým písmem nelze kopírovat dokumenty z důvodu nedostatečného oprávnění ke složce. Obrázek 14 Hromadné kopírování dokumentů Hromadné přesunutí dokumentů Hromadně přesunout dokumenty z jedné složky Dokumentového serveru do druhé lze v případě, že má uživatel na složku, do které se dokumenty přesouvají, právo zápisu, změny, zakládání nebo super. Prvním krokem úspěšného hromadného přesunutí je otevření složky s dokumenty. Dalším krokem je zobrazení dokumentů kliknutím na ikonu. V seznamu se označí dokumenty určené k přesunu (lze je označovat individuálně nebo hromadně tlačítky umístěnými pod seznamem), z menu se zvolí složka, do které se 25

26 2 DOKUMENTOVÝ SERVER dokumenty mají dokumenty, a stiskne se tlačítko Přesunout (obr. 15). Přesunutí nevytváří nové dokumenty, zůstávají tedy zachovány informace o (ne)přečtění dokumentu jednotlivým uživatelům. Do složek vypsaných světlým písmem nelze přesunout dokumenty z důvodu nedostatečného oprávnění ke složce. Obrázek 15 Hromadné přesunutí dokumentů Archiv všech dokumentů Každý uživatel si může provést archivaci dokumentů umístěných ve složkách, ke kterým má alespoň právo čtení. Stisknutím tlačítka Archiv všech dokumentů (obr. 16). se vytvoří zip-archiv se všemi dokumenty. K archivu je připojen soubor s informacemi o dokumentech. Limit na stažení takto vytvořeného souboru je 100 MiB, je-li větší, je uživatel na tuto skutečnost upozorněn chybovým hlášením. Obrázek 16 Archiv všech dokumentů ve složce Možnosti složky Se složkami lze provádět následující operace: Zakázání složky (uživatel dokumenty nesleduje složku v DS nevidí) umožňuje zredukovat zasílání informačních zpráv nesledováním složky nebo zjednodušit strukturu dokumentového stromu označením vybraných složek jako zamítnuté. Má-li odmítnutá složka podsložky, práva na ně zůstanou zachována. Stav zamítnuté složky lze změnit v aplikaci Všechny moje složky Nesledované složky (viz strana 30). 26

27 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Zamítnutá složka je z pohledu uživatele zrušená jsou odebrána práva k jejímu užívání. V Dokumentovém serveru se nezobrazuje, dohledat ji lze pouze ve stromové struktuře na stránce Nesledované složky je vypsána černou barvou a nelze do ní vstoupit. Obrázek 17 Zakázání složky a nesledování složky DS O obnově zamítnutých práv je pro správce složek DS uvedeno více na straně 41. Postup zamítnutí složky je následující: Vstoupí se do příslušné složky, klikne se na ikonu a stiskne se tlačítko Vzdát se práva na tuto složku (obr. 17). Po jeho stisknutí je vznesen dotaz, zda se má právo ke složce opravdu zrušit, takže nemůže dojít k mylnému zrušení práv na složku. Odmítnout lze práva ke složkám, která byla zděděná nebo propagovaná. Práva se nelze vzdát ke složkám: založeným automaticky, kde se práva přidělují automaticky (složky předmětů, pracovišť apod.); veřejného Dokumentového serveru; které si založili sami uživatelé (jsou vedeni jako správce složky). Například student nemůže odmítnout práva ke složce předmětu, který má zapsaný, ale může odmítnout práva k její podsložce, kterou ručně založil správce složky předmětu a studentovi ke složce přidělil právo. Označení složky jako nesledované (uživatel dokumenty nesleduje složku v DS vidí) nesledovaná složka je složka, která má být v dokumentovém stromu zobrazena, ale u které se nemají sledovat nově vložené dokumenty, tj. nemají se zobrazovat v aplikaci Nové dokumenty a nemají se zasílat ové zprávy o jejich vložení. Tlačítkem Nesledovat tuto složku (obr. 17) se složka označí jako nesledovaná. Pokud mají být jako nesledované označeny i všechny její podsložky, označí se položka včetně podsložek ještě před stisknutím tlačítka. Nesledované složky jsou k dohledání pod odkazem portálového menu Všechny moje složky Nesledované složky, kde je možné je opět označit za sledované Nastavení DS Aplikace Nastavení DS umožňuje nastavit vlastnosti Dokumentového serveru (obr. 18): 27

28 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek 18 Nastavení Dokumentového serveru počet dokumentů či podsložek, které se budou zobrazovat na jedné stránce. Doporučuje se cca 20 dokumentů na stránku; zasílání informací o vložení nových dokumentů do složek, ke kterým má uživatel oprávnění. Přeposílání informací o vložení nového dokumentu lze nastavit i v aplikaci Uživatelská nastavení (více o aplikaci v 1. svazku dokumentace Všichni uživatelé); strom od složky, vybrané v menu. Po nastavení se bude vždy strom Dokumentového serveru zobrazovat od této složky Všechny moje složky Odkaz Všechny moje složky umožňuje práci se složkami uživatele jako je vstup do vybrané složky, kopírování složek do jiných, označit složky jako nesledované (sledované) nebo zamítnuté (nezamítnuté) a dále seznam složek, ve kterých jsou uloženy moje dokumenty, i se statistickými údaji. Moje složky Odkaz Moje složky zobrazuje uživateli všechny složky (obr. 19), ve kterých má právo Super (více o právech na straně 34). V tabulce je u každé složky popsána cesta v Dokumentovém serveru a ikona, přes kterou uživatel zobrazí všechny dokumenty složky. Složky předmětů, v nichž je uložen alespoň jeden dokument, jsou po uplynutí studijního období automaticky přemístěny do složky Historie. 28

29 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek 19 Všechny moje složky Obrázek 20 Kopírování složek Kopírování složek Aplikace Kopírování složek umožňuje upravit a zpřehlednit strom dokumentů podle vlastních potřeb pomocí kopírování složek. Kopírovat složky Dokumentového serveru může každý uživatel, který má v kopírovaných složkách přiděleno alespoň právo Čtení, a ve složkách, do kterých se kopíruje, alespoň právo Zakládání (oprávnění v Dokumentovém serveru je věnována podkapitola na straně 34). 29

30 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek 21 Nesledované složky Na stránce umožňující kopírování složek jsou umístěna dvě menu (obr. 20). V prvním se vybere složka, která se má i s obsaženými dokumenty překopírovat jinam (do jiné složky). Ve druhém se vybere složka, do které se celá složka z předchozí roletky překopíruje stane se její podsložkou. Složka je překopírována stisknutím tlačítka Kopírovat složku. Nesledované složky V aplikaci Nesledované složky se zobrazují nesledované a zamítnuté složky (obr. 21). Aplikace umožňuje změnit stav těchto složek na sledované a nezamítnuté. U nesledovaných složek je možné nastavit sledování, resp. nesledování podsložek kliknutím na odkaz Ne, resp. Ano ve sloupci Včetně podsložek. Moje dokumenty Aplikace Moje dokumenty (obr. 22) zobrazuje přehled všech dokumentů, které uživatel do Dokumentového serveru vložil, i s informací, do kterých složek. V tabulce je uveden počet dokumentů, dokumentů s přílohou a celková velikost příloh v jednotlivých slož- 30

31 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek 22 Moje dokumenty kách. Tabulku je možné seřadit kliknutím na název sloupce podle názvu složky, počtu dokumentů, příloh a podle velikosti příloh. Kliknutím na název složky se zobrazí dokumenty uložené ve zvolené složce. V závěru stránky je uveden seznam všech použitých typů příloh Zobrazení podsložek Podsložky jsou zobrazeny pod dokumenty umístěnými ve složce. Pokud má uživatel přiděleno právo Zakládání nebo Super, je pod seznamem umístěn formulář pro založení nové složky (obr. 23). Kliknutím na ikonu v příslušném řádku tabulky se otevře obsah složky dokumenty a podsložky. 31

32 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek 23 Zobrazení podsložek Založení nové složky Pokud má uživatel ve složce přiděleno alespoň právo Zakládání je pod seznamem složek zobrazen formulář pro založení nové složky (obr. 23). Většina uživatelů má právo Zakládání přiděleno alespoň ve složce Uživatelé. Učitelé mají právo pro založení nové složky v předmětových složkách. Každá nově založená složka může mít svoji charakteristiku. Charakteristika složky udává způsob řazení dokumentů ve složce: aktuality podle data modifikace dokumentu; sklad dokumentů podle názvu dokumentu; 32

33 2 DOKUMENTOVÝ SERVER chronologický sklad dokumentů podle data dokumentu od nejpozději vloženého po nejstarší; nerozlišené použití jako ve složce aktuality. Charakteristiku složky lze změnit kliknutím na ikonu. Změnu může provést správce složky, ostatní uživatelé složky ikonu pro úpravu atributů nevidí. Smazání složky Uživatelé, kteří mají ke složce přiděleno alespoň právo Zakládání mohou složku i smazat. Smazaní se provede označením políčka ve sloupci Ozn. u příslušné složky v seznamu a stisknutím tlačítka Odebrat, které je umístěno pod seznamem. Není-li zatrhávací políčko u složky zobrazeno, nemá k této složce uživatel příslušná práva nebo složka není prázdná v takovém případě je nejprve nutné odebrat všechny dokumenty a podsložky ve složce Přejít na nadsložku Odkaz Přejít na nadsložku uvítají hlavně uživatelé rozvětvenějšího stromu Dokumentového serveru. Kliknutím na něj se urychlí přechod z aktuální složky do nadsložky a zobrazení jejího obsahu (dokumenty nebo podsložky). Použije-li se odkaz několikrát po sobě, zobrazí se až hierarchicky nejvýše položená složka. Obrázek 24 Nové dokumenty v DS 2.15 Nové dokumenty Aplikace Nové dokumenty obsahuje seznam nových dokumentů, ke kterým má uživatel přístup a doposud je nepřečetl. Umožňuje jejich rychlé prohlížení, aniž by se muselo vstupovat do jednotlivých složek Dokumentového serveru. Číslo v závorce vedle odkazu poskytuje informaci o počtu nových dokumentů. Stejnou informaci lze získat v hlavičce stránky UIS. Kliknutím na počet nových dokumentů se otevře stránka s novými dokumenty v DS. U každého dokumentu je uveden název složky, ve které je uložen a ve které jej lze později dohledat. Po přečtení se již dokument v záložce Nové dokumenty nebude zobrazovat. Nad seznamem nových dokumentů je umístěn odkaz Aktualizovat dokumenty. 33

34 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Jeho použitím se aktualizuje seznam nových dokumentů. Pod seznamem jsou uvedena dvě tlačítka, jejichž funkce jsou následující: Všechny označit jako přečtené stisknutím se všechny dokumenty zobrazené na této stránce označí jako přečtené a nebudou se zde již zobrazovat. Vybrané označit jako přečtené tlačítko se používá v případě, že některé nové dokumenty mají zůstat mezi novými nepřečtenými dokumenty. Dokumenty, které se již nemají zobrazovat jako nepřečtené, se označí a stiskne se tlačítko Nastavení práv na složku Odkaz Nastavení práv na složku je zpřístupněn uživatelům složky s právem Super. Kliknutím na odkaz Nastavení práv se zobrazí čtyřsložkové menu, které umožňuje: přidělování práv k této složce vybraným osobám (individuálně, příp. hromadně); u automatických složek zobrazit typ automatické složky a sadu přidělených automatických práv; u neautomatické podsložky zobrazit seznam propagovaných práv, jejich uživatele a umístění, a také možnost pozastavit propagaci práv z nadsložky. Význam jednotlivých práv Práva v Dokumentovém serveru jsou kumulativního charakteru. To znamená, že právo obsahuje všechny vlastnosti práva nižšího řádu. Nejvyšším právem v DS je právo Super, které obsahuje všechny vlastnosti ostatních práv v DS. Nejnižším právem je pak právo Čtení. Pro srozumitelnost si před popisem právního systému Dokumentového serveru nejprve představíme a vysvětlíme všechna zde zavedená práva. čtení umožňuje pouze číst dokumenty a prohlížet podsložky. Toto právo má automaticky každý uživatel na složku Veřejný dokumentový server. zápis umožňuje číst, přidávat, upravovat a mazat svoje dokumenty. změna uživatel s tímto právem může navíc upravovat (přehrávat) přílohy všech dokumentů ve složce, a také upravovat dokumenty ve složce, které nezadal sám. zakládání uživatel s tímto právem může navíc zakládat podsložky (může je tedy i upravovat). super uživatel s právem Super může navíc přidělovat práva ostatním uživatelům. Toto právo má automaticky správce složky. Žádný uživatel, který má právo Super a není správcem složky, nemůže mazat ani upravovat správce složky. Dokonce ani on sám se nemůže odstranit nebo změnit! Založením nové podsložky se uživatel stává automaticky jejím správcem má právo Super. Význam přidělení užitých druhů práv: explicitní je přiděleno správcem složky individuálně jednomu uživateli nebo hromadně více uživatelům; implicitní je přiděleno hromadně skupině uživatelů správcem složky pomocí kvalifikátoru; přímé přiděleno ke konkrétní složce; propagované zděděné z některé nadsložky této podsložky. Implicitní, respektive explicitní právo může být přímé nebo propagované. 34

35 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Propagace práv Propagování práva znamená postoupení práva do podsložek aktuální složky. Povolit nebo omezit (pozastavit) propagaci práva může správce složky kdykoliv a kterémukoliv uživateli nebo skupině uživatelů složky. Pozastavení nebo povolení propagace práva se v případě individuálního a hromadného přidělování práv provádí kliknutím na ikonu ve sloupci Omezení prop. (obr. 25). Má-li uživatel propagaci práva pozastavenu, je ve sloupci Omezení prop. umístěna ikona. Kliknutím na ikonu lze omezení propagace zrušit stisknutím tlačítka Zrušit omezení. Uživatelé a jejich práva propagovaná z některé nadsložky aktuální složky jsou zařazeni pod odkazem Zděděná práva. Kliknutím na ikonu ve sloupci Zastav, se propagace práva zastaví. Pro opětovné obnovení práv k aktuální složce je ve sloupci Obnov umístěna ikona. Kliknutím na ni se zděděné právo ke složce obnoví. Propagací práva je umožněno snadné a rychlé přidělení (omezení) práva uživatelům i celým skupinám uživatelů, které má správce složky nadefinované v některé nadsložce aktuální složky. Individuální přidělování práv ke složce Při individuálním přidělování práv jsou oprávnění uživatelů na složku DS vkládána správcem jednotlivě. Osoba, které se má právo přidělit, se dohledá ve vyhledávacím poli. Dohledaný uživatel se ihned zařazen do tabulky, ve které je nutné uživateli ihned udělit právo a případně i další propagaci práva do podsložek. Propagace práva se povolí označením pole ve sloupci Propagovat. Všechny změny se musí uložit stisknutím tlačítka Uložit změny! Práva v DS jsou kumulativní, to znamená, že každému uživateli se přiděluje jen jedno právo z výběru. Platnost práva lze časově omezit vyplněním pole Dokdy. Má-li složka, ke které je uživateli přiděleno právo, vytvořeny další podsložky, může se propagace práva do podsložek pozastavit kliknutím na ikonu ve sloupci Omezení prop. (více o propagaci práv je na straně 35). Příklad ručně definovaných uživatelů a jejich oprávnění je na obrázku 25. Ukládání nastavených práv s propagací trvá déle, protože ihned dochází k rozpadu práv (jejich rozkopírování) do všech podsložek. Hromadné přidělování práv ke složce Hromadné přidělení práv slouží uživatelům s právem prava-ds-a k přidělení práv na složku Dokumentového serveru skupině uživatelů. Skupina uživatelů je definována kritérii, která jsou pro výběr uživatelů dána tzv. kvalifikátory, případně kvalifikátory s parametrem. Kvalifikátory definují určitou skupinu lidí univerzity (např. všichni studenti, externí zaměstnanci, důchodci, děkani, učitelé v aktuálních obdobích). Jejich použití se nehodí pro fakultní využití. Parametrické kvalifikátory, tzv. parafikátory jsou vlastně kvalifikátory s jedním omezujícím parametrem. Příklad výběru osob: děkan dané fakulty (jméno není záměrně specifikováno, protože může dojít ke změně osoby), aktivní externisté daného ústavu, výběr přednášejících, zkoušejících a cvičících jednoho určitého předmětu. 35

36 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek 25 Individuální přidělování práv Příkladem může být skupina Vývojáři UIS (obr. 26). Po vybrání této skupiny uživatelů se musí určit, jaké právo se má této skupině přidělit, zda se právo bude propagovat do podsložek. Aby se přidělené právo stalo aktivním, je nutné provedená nastavení uložit. Po přidělení práva skupině uživatelů je možné zobrazit zařazené osoby. Pro odebrání veškerých práv individuálnímu uživateli nebo skupině uživatelů se označí položka ve sloupci Žádné. Uložením změny budou uživatelé odebráni. 36

37 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek 26 Hromadné přidělování práv Automatická práva Automatická práva jsou přidělována a vedena v automaticky vznikajících složkách podle toho, zda uživatel splňuje podmínku pro vlastnictví práva. Každá složka má podle svého typu přidělenu sadu práv pro různé typy uživatelů. Příkladem jsou automatické složky pracovišť a předmětů, kde jsou práva přidělována následovně. Ke složce pracoviště jsou práva přidělována: právo Super vedoucí ústavu; právo Zápis aktivní zaměstnanci daného ústavu; právo Čtení aktivní externisté daného ústavu. Ke složce předmětu jsou práva přidělována: právo Super garant a administrativa daného předmětu (obr. 27); právo Změna přednášející, cvičící a zkoušející daného předmětu; právo Čtení studenti, kteří mají řádně zapsán daný předmět. Popis automaticky přidělených práv automaticky vzniklé složky je uveden v tabulce na obrázku 27. U každého práva je možné zobrazit jmenný seznam uživatelů s oprávněním. Automatická složka Orgány Orgány se evidují zvlášť pro každou fakultu (kolegium děkana, programová komise, vědecká rada apod.) a zvlášť pro univerzitu (akademický senát, komise rektora, rady 37

38 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek 27 Automatická práva apod.). Zvlášť pro tato pracoviště vzniká i složka Dokumentového serveru Orgány. Její podsložky a názvy podsložek odpovídají orgánům evidovaným na fakultě, resp. univerzitě. Práva složek se automaticky nastavují všem členům orgánů, tj. uživatelům, které do aplikace pro evidenci orgánů vložil systémový integrátor. Přidat práva dalším osobám lze jako u jiných složek Dokumentového serveru. Práva ke složce Orgány a jejich přidělení: právo Super předseda orgánu; právo Zakládání tajemníci orgánu; právo Čtení všichni členové orgánu. Zděděná práva Zděděná práva jsou práva přejatá z některé z nadřazených složek. Aby mohla být práva děděna, musí být při přidělování práv v nadsložce zatržena položka propagovat obr. 26 (více o propagaci na straně 35). Obrázek 28 Zděděná práva 38

39 2 DOKUMENTOVÝ SERVER V tabulce na obrázku 28 je podle důležitosti (od nejvyššího práva Super až po právo Čtení ) uveden výpis všech zděděných práv subjektů, kterým byla přidělena, a název složky, odkud je právo propagováno. Dále je zde sloupec k pozastavení práv Zastav a k obnovení propagace Obnov. Kliknutím na příslušnou ikonu se propagace práv zakáže či povolí. Složku, ve které je pozastavena propagace práva, již uživatel neuvidí. Nezobrazí se mu ani její podsložky. Propagaci práva může správce složky kdykoliv obnovit. Pro lepší představu si uvedeme příklad: Správce složky A přidělí uživatelům Novák a Dvořák právo na její užívání. Současně s přidělením oprávnění zatrhne položku Propagovat. Dále ve složce A vytvoří podsložky B a C, které uživatelé Dvořák a Novák mohou ihned používat, protože do těchto složek jim byla zpropagována stejná práva jako měli přiděleny ve složce A zděděná práva Zobrazení práv Odkaz Zobrazení práv v aktuální složce Dokumentového serveru je zpřístupněn všem uživatelům s právem Super, tedy správcům složky. Ti si mohou zobrazit jména uživatelů a jejich práva ke složce. Aplikace je rozdělena na dvě části, jedna poskytuje stručný seznam uživatelů s přidělenými právy, druhá seznam uživatelů s podrobnostmi o přidělených právech a možnost vyhledání uživatelů vašich složek v DS se seznamem jejich práv a možností obnovení práv zamítnutých uživateli. Obrázek 29 Příklad přidělených práv ve složce Základní zobrazení Základní zobrazení Stránka zobrazuje stručný přehled přidělených práv (obr. 29). Uživatelé jsou seřazeni podle typu oprávnění, u jména je vždy zobrazena ikona přiděleného práva. Pokud jim bylo ke složce přiděleno více práv, je zobrazeno pouze to nejvyšší. 39

40 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek 30 Příklad přidělených práv ve složce Podrobnosti a vyhledávání Podrobnosti a vyhledávání Stránka zobrazuje všechny uživatele s přidělenými právy k aktuální složce a informaci o původu jednotlivých práv. Stránku lze rozdělit na následující části: Vyhledávání připravený formulář slouží k dohledání práv konkrétní osoby, a to: pouze v této složce, v podsložkách a v celém DS (obr. 30). Práva jsou seřazena podle názvů složek DS. Vyhledání probíhá následovně: Do vyhledávacího pole se vepíše 40

41 2 DOKUMENTOVÝ SERVER jméno osoby nebo jeho část, vybere se místo, kde má vyhledávání proběhnout (např. v celém DS), klikne se na tlačítko Dohledat. Je-li dohledáno více osob, jedna z nich se označí a klikne se na tlačítko Vybrat. Výsledkem hledání je seznam složek, ke kterým má vybraná osoba právo. U každé složky je uvedeno právo a druh (jakým způsobem osoba právo nabyla) (obr. 31). Přidělená práva výpis všech přidělených práv k této složce s informací o původu jednotlivých práv (z jakého důvodu je právo přiděleno). Práva jsou seřazena v tabulce od nejvyššího (Super ) k nejnižšímu (čtení ). U každého práva je uveden uživatel, kterému bylo právo přiděleno, a název složky, z které je právo propagováno. Druh vyjadřuje způsob přidělení oprávnění, uživatelé mohou mít právo k jedné složce přiděleno vícekrát, například jednou automaticky při vytvoření složky (explicitní individuálně přiděleno) a podruhé zděděním z nadřazené složky. Odmítnutá práva tabulka obsahuje seznam všech uživatelů, kteří práva k této složce odmítli (viz Zobrazení dokumentů na straně 19), s uvedením typu původního práva. Uživatel si nemůže sám právo obnovit. Na obnově práva na složku se musí dohodnout se správcem složky. Ten obnoví práva tak, že vstoupí do složky, kde uživatel odmítl práva, označí jej a stiskne tlačítko Obnovit obrázek 31. Statistika práv přehled práv přidělených ve složce s informací o počtu jejich přidělení (obr. 31 dole). Obrázek 31 Příklad práv přidělených uživateli 2.18 Vyhledávání dokumentů v DS Obsah Dokumentového serveru je rozsáhlý, zahrnuje spoustu složek a velký objem dokumentů. Téměř každému se jistě stalo, že si v některé složce přečetl důležitý dokument a následně jej nemohl najít. Proto byla vytvořena aplikace Vyhledávání umožňující vyhledávání dokumentů podle několika kritérií, která nabízí formulář na obrázku 32: jméno zadavatele dokumentu jméno osoby, která dokument do složky DS vložila, je nutné je před vyhledáním dokumentu dohledat stisknutím tlačítka Dohledat uživatele ; 41

42 2 DOKUMENTOVÝ SERVER Obrázek 32 Vyhledávání dokumentů v DS část názvu dokumentu jedno nebo více slov, které obsahuje název dokumentu. Slova se oddělují mezerou; datum dokumentu období, ve kterém byl dokument do DS vložen; typ přílohy pokud je znám typ přílohy, zvolí se z menu; hledání v podsložkách je-li známo, ve které podsložce se může dokument nacházet, je vhodné vybrat podsložku urychlí se vyhledávání dokumentu. Vyhledávání v Dokumentovém serveru umožňuje také aplikace Tematické vyhledávání Statistika DS Aplikace Statistika DS zobrazuje nejrůznější statistiky týkající se složek a vložených dokumentů, dostupná je pouze uživatelům s právem devel-a. Představeny jsou také všechny typy příloh, se kterými se lze v Dokumentovém serveru setkat. U každého typu přílohy je uvedena statistika jejich počtu v DS i s celkovou velikostí v kib. Kliknutím na název sloupce se obsah tabulky seřadí podle počtu nebo velikosti jednotlivých typů příloh. 42

43 3 Plán absencí Aplikace Plán absencí je vytvořena pro evidenci plánovaných absencí zaměstnanců a externích pracovníků na jejich pracovišti. Za plánovanou absenci se považuje dovolená, účast na školeních a konferencích apod. Tyto informace jsou uchovány především pro potřeby pracoviště, ale volbou příslušného atributu záznamu při jeho editaci mohou být využity jako informace pro ostatní uživatele UIS v rámci aplikace Lidé na MENDELU. Záznamy absence jednotlivých pracovníků se tedy zobrazují všem zaměstnancům pracoviště. Vedoucí pracoviště může editovat i mazat záznamy svých zaměstnanců. Pracovníci mohou vkládat jen vlastní absence a opravovat nebo odebírat záznamy svých absencí, jejichž termín ještě neproběhl. Aplikace není nijak propojena s evidencí docházky v ekonomickém systému SAP. 3.1 Jak vložit nový záznam absence Nový záznam nepřítomnosti na pracovišti se vloží přes formulář na obrázku 33. Všechny položky formuláře musí být vyplněny, jsou to: odkdy, dokdy vyjadřuje termín plánované nepřítomnosti; důvod nepřítomnosti například dovolená, konference, školení; kontaktní spojení po tuto dobu například telefon, ; zveřejnit v osobní stránce ovlivňuje zveřejnění naplánované absence ostatním uživatelům UIS; ano absence bude zveřejněna ostatním přihlášeným uživatelům prostřednictvím aplikace Lidé na MENDELU, tedy v osobní stránce uživatele; ne absence bude zobrazena jen v aplikaci Plán absencí a budou ji moci sledovat jen zaměstnanci pracoviště. Obrázek 33 Formulář pro vložení nové absence Údaje vyplněné ve formuláři se uloží tlačítkem Přidat, záznam tak bude zařazen do tabulky všech absencí na pracovišti uživatele (obr. 34). Změnu uloženého záznamu lze provést přes ikonu ve sloupci Upravit, ale jen u budoucích záznamů, ne zpětně. Stejná podmínka platí i u odebírání zaznamenaných absencí. Výjimku tvoří osoba vedoucího pracoviště, která může manipulovat se všemi záznamy absencí osob na pracovišti. 43

44 3 PLÁN ABSENCÍ Obrázek 34 Příklad seznamu evidovaných absencí Při prohlížení absencí lze jejich seznam omezit jmenovitě na jednotlivé osoby, nebo všechny zaměstnance pracoviště a dobu absence. Obrázek 35 Formulář pro vyhledání volné kapacity Obrázek 36 Dohledané volné kapacity 3.2 Vyhledání volných kapacit Vyhledání volných kapacit lze využívat například v době prázdnin, kdy musí být na některých pracovištích zajištěna stálá přítomnost několika osob. Podle zjištěných záznamů si pak lze odvodit, kdy je a kdy není vhodné vzít si volno. 44

45 3 PLÁN ABSENCÍ Pod tabulkou absencí je vyhledávací formulář (obr. 35) pro dohledání volných kapacit v zadaných termínech. Zvolit lze některý z nabízených termínů v menu Termín, nebo vyplnit vlastní termín do pole Jiný termín odkdy, dokdy. Přednabízené termíny v menu jsou odvozovány od termínů s již zaznamenanými budoucími absencemi. Pokud má být použit předvolený termín, nesmí být v položce Jiný termín zadána žádná z hodnot ( odkdy nebo dokdy ). Pro vyhledání volných kapacit se klikne na tlačítko Vyhledat volné kapacity. V seznamu všech zaměstnanců pracoviště je graficky vyjádřena jejich naplánovaná absence obr. 36. V menu se nabízejí následující týdny, ve kterých je alespoň jedna evidovaná absence. 45

46

47 4 Poštovní schránka Univerzitní informační systém poskytuje každému uživateli (tj. všem studentům a zaměstnancům Mendelovy univerzity v Brně) poštovní schránku s ovou adresou, která slouží k různým univerzitním účelům (komunikace studenta s učitelem, rozesílání výsledků studia, poskytování informací a studijních materiálů studentům atd.). ová adresa má tvar login@node.mendelu.cz. Současně s touto poštovní schránkou je každému uživateli založena e- mailová adresa UID@node.mendelu.cz, kde UID je identifikační číslo uživatele. Tato schránka zůstane uživateli v omezené míře i při ukončení studia nebo zaměstnání pro budoucí komunikaci s MENDELU. Práce s poskytovanou poštovní schránkou je velmi jednoduchá a základní použití je podobné jiným poštovním klientům. doručený v kódování utf8 je zobrazen v korektním tvaru. Počet nových a nepřečtených zpráv se zobrazuje v hlavičce informačního systému, uživatelé tak mají neustálý přehled o počtu nepřečtených zpráv, aniž by museli vstoupit do aplikace Poštovní schránka. Uživatelům, využívající službu Office 365, je v hlavičce informačního systému místo informace o počtu nepřečtených zpráv zobrazován odkaz na webové rozhraní služby Office 365. Po vstupu do Poštovní schránky je ihned zobrazen obsah schránky Doručené zprávy. V horní části stránky je umístěno portálové menu, které umožňuje snadnou orientaci v poště. Obsah portálového menu postupně představíme v následujících podkapitolách. 4.1 Office 365 Záložka slouží jako odkaz do webového poštovního rozhraní Office 365. Záložka je zobrazována pouze uživatelům, kteří mají distribuční server pošty nastaven na Office 365 ( Nastavení se provádí v aplikaci Doručování univerzitní pošty. Podrobnější informace o změně distribučního serveru naleznete ve svazku 1. Všichni uživatelé. 4.2 Poštovní schránka Aplikace Poštovní schránka (obr. 37) umožňuje čtení, prohlížení a přeposílání doručených zpráv a další operace. Zprávy jsou v každé poštovní složce seřazeny v tabulce podle termínu doručení. Aktuální pozice kurzoru řádek zprávy podbarvuje, což usnadňuje orientaci v seznamu zpráv. Současně s názvem jsou uvedeny základní informace o zprávě, ve sloupci Operace jsou umístěny ikony pro rychlou odpověď, přeposlání a smazání zprávy. Pod seznamem zpráv jsou umístěna tlačítka pro hromadné označení a odznačení zobrazených zpráv, menu pro listování ve zprávách a menu pro hromadnou práci s doručenými y. Označené zprávy, zprávy na stránce nebo všechny zprávy lze hromadně přesunout do jiné složky, vymazat, přeposlat další osobě (příjemci), označit jako přečtené atd. Zvolená akce musí být vždy potvrzena tlačítkem Provést. 47

48 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Za podrobnější zmínku stojí volba označit jako nevyžádanou poštu (tzv. spam). Nevyžádaná pošta (nejrůznější reklamy) obtěžuje uživatele poštovních systémů, proto se používají antispamové systémy, které jsou schopny analyzovat příchozí poštu, rozpoznat nevyžádanou a odstranit ji. Zpráva označená za nevyžádanou se ze schránky uživatele vymaže, ale současně se automaticky zašle do úložiště zpráv, kde jsou tyto zprávy analyzovány antispamovým systémem, což zvyšuje úspěšnost rozpoznávání nevyžádané pošty. Menu pro listování ve zprávách je rozděleno na skupiny podle nastavení počtu zpráv, které se mají na obrazovce zobrazovat. Doplněno je ikonami pro posun o jednu zprávu dopředu a zpět nebo na začátek či konec zpráv ve složce. Počet zpráv zobrazovaných na stránce se definuje pod odkazem Nastavení (viz strana 67). Obrázek 37 Poštovní schránka Akce, které lze individuálně se zprávami provádět: Zobrazení štítků najetím kurzoru myši na ikonu je možné zobrazit štítky přiřazené k dané zprávě. Ikona se zobrazuje pouze, pokud je zpráva štítky označena. Nastavení štítku po kliknutí na ikonu se zobrazí okno pro přidání nového štítku ke zvolené zprávě. Přidat je možné existující štítek (uživatel jej již dříve vytvořil) nebo je možné vytvořit štítek nový zadáním jeho názvu a stisknutím tlačítka Přidej. Odebrání štítků je možné provést v zobrazení zprávy. Zobrazení zprávy obsah zprávy se zobrazí kliknutím na její název. Název nepřečtené zprávy je psán tučným písmem. Po otevření zprávy, u které odesílatel vyžaduje potvrzení o jejím přečtení, se potvrzení automaticky odešle. 48

49 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 38 Zobrazení ové zprávy Kliknutím na jméno odesílatele zprávy se jeho adresa automaticky vloží do Kontaktů Poštovní schránky (viz strana 62). Štítky, kterými si uživetel zprávu označil, jsou zobrazeny v poli Tagy. Nový štítek je možné ke zprávě přidat kliknutím na ikonu. Odebrání štítku zprávy se provede kliknutím na křížek zobrazený u příslušného štítku. Přílohu ve zprávě (obr. 38) lze: otevřít kliknutím na její název; přesunout do Dokumentového serveru. Kliknutím na ikonu umístěnou vedle názvu přílohy se otevře formulář pro její uložení do zvolené složky Dokumentového serveru a klikne se na tlačítko Uložit (obr. 39). Pokud má být příloha uložena do nové složky, která není součástí nabídky, pak lze složku založit vyplněním jejího názvu, zvolením nadsložky a kliknutím na tlačítko Vytvořit složku a uložit. Současně se založením složky je uložena příloha jako její dokument. Prostřednictvím následujících tlačítek lze s otevřenou zprávou provádět další operace. kliknutím na tlačítko se otevře formulář s předvyplněnou původní zprávou a adresátem. Lze do něj doplnit další text, či připojit přílohu a zprávu s odpovědí zaslat zpět. Odpovědět 49

50 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 39 Uložení přílohy do Dokumentového serveru Odpovědět všem tlačítko umožňuje odpovědět všem, kterým byla zpráva původně odeslána. Další funkce jsou stejné, jako u předchozího tlačítka. Přeposlat kliknutím na tlačítko se otevře formulář s předvyplněnou původní zprávou. Lze do něj doplnit další text, či připojit přílohu, vyplnit adresu příjemce a odeslat. Smazat tlačítkem se zpráva smaže a zobrazí se následující zpráva z poštovní schránky. Všechny hlavičky tlačítkem lze zobrazit další podrobnosti o zprávě. spam je označení pro nevyžádanou poštu. Zpráva označená jako spam bude přesunuta do složky Spam a do hromadného úložiště spamů poštovního systému. V úložišti jsou zprávy podrobeny analýze, která slouží k větší úspěšnosti systému při zachycování spamů. Označit jako spam 50

51 Provést Tisk 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA tlačítko je součástí menu pro přemístění zprávy do jiné složky Poštovní schránky, nebo barevné rozlišení zpráv (barevné rozlišení se nastavuje ve složce Nastavení Základní nastavení). tlačítkem je možné zprávu vytisknout. Odpovědět na zprávu kliknutím na ikonu (obr. 37) se zobrazí formulář s předvyplněným původním textem pro sepsání a odeslání odpovědi. Formulář je stejný jako pro vytvoření nové zprávy (více na straně 53). Stisknutím tlačítka Odeslat zprávu je zpráva odeslána na uvedenou ovou adresu. Přeposlání zprávy kliknutím na ikonu se zobrazí formulář pro přeposlání zprávy s možností dopsání vlastního textu. Formulář je stejný jako pro vytvoření nové zprávy (více na straně 53). Stisknutím tlačítka Odeslat zprávu je zpráva odeslána na uvedenou ovou adresu. Smazání zprávy klinutím na ikonu se zpráva smaže, dohledat ji lze ve složce Koš. Kliknutím na ikonu zprávy ve složce Koš definitivně vymažou. Nastavení filtru přes odkaz nastavení filtru lze omezit zobrazení doručených ů pro všechny složky Poštovní schránky, například podle barevného označení, podle předmětu, na zprávy s přílohou nebo bez, či pouze systémové zprávy. Nastavení se zruší kliknutím na odkaz odstranit filtr, který se po nastavení filtru zobrazí vedle odkazu nastavení filtru. Seřazení zpráv způsob řazení se volí z menu nad seznamem zpráv a potvrzuje se tlačítkem Seřadit. Zprávy lze řadit sestupně nebo vzestupně podle data doručení, předmětu a jména odesílatele. Obrázek 40 Seznam příjemců hromadné zprávy Seznam příjemců hromadné zprávy ve složce Odeslaná pošta lze kliknutím na název skupiny ve sloupci Příjemce zobrazit seznam všech příjemců hromadné zprávy. Konkrétního příjemce zprávy je možné dohledat přes vyhledávací pole. Této funkce lze využít pro ověření, zda byla zpráva odeslána konkrétní osobě. 51

52 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Dokončení rozepsané zprávy zprávu, kterou uživatel rozepsal a uložil, může dohledat, dokončit a odeslat ve složce Rozepsaná pošta (obr. 41). Obrázek 41 Rozepsaná pošta Statistika v každé složce Poštovní schránky je neustále zobrazena statistika obsahující celkový počet zpráv, počet nepřečtených zpráv, přidělenou kvótu a využitou kapacitu schránky. Složky poštovní schránky Složka Poštovní schránky je místo, kam jsou ukládány doručené, odeslané a případně smazané ové zprávy. Seznam všech složek schránky je uveden v levé části stránky aplikace Poštovní schránka. Vedle názvu je uveden počet nepřečtených zpráv a celkový počet zpráv ve složce. Kliknutím na název se zobrazí obsah složky. Každý uživatel má založeny základní složky: Doručeno složka obsahuje doručené zprávy. Odesláno složka obsahuje zprávy odeslané z Poštovní schránky UIS. Ukládání odeslaných zpráv se nastavuje v aplikaci Nastavení Základní nastavení (více na straně 68). Koš do složky se přesouvají mazané zprávy. Automatické vysypání koše nebo zakázání mazání do koše se nastavuje v aplikaci Nastavení v záložce Základní nastavení (viz strana 67). Pokud je v poštovním klientu nastaveno mazání stažených zpráv ze serveru, pak jsou zprávy z Poštovní schránky automaticky přesouvány do složky Koš. Spam do složky se automaticky ukládají zprávy, které jsou antispamovým systémem označeny za spam. Tento systém umožňuje filtrovat nevyžádanou poštu. y jsou v této složce uchovány po dobu sedm dní, poté jsou automaticky mazány. Rozepsaná pošta do složky se ukládají individuální zprávy, které uživatel při tvorbě zprávy uložil jako rozepsanou poštu. 52

53 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Další složky s vlastním názvem si mohou uživatelé založit v aplikaci Správa složek, na kterou je odkaz umístěn pod seznamem složek (obr. 37). Přístupná je také z portálového menu v záložce Nastavení (více na straně 71). Zde lze složky zakládat v hierarchické struktuře, mazat nebo jim měnit název, dále lze měnit pořadí složek, v jakém se ve schránce zobrazují. Základní složky a složky, ve kterých je uložena alespoň jedna zpráva, nelze smazat. Zprávy lze mezi složkami přemisťovat přes menu umístěné pod seznamem zpráv v každé složce. Implicitně jsou v Poštovní schránce zobrazovány zprávy z první složky v pořadí. 4.3 Nová zpráva Aplikace Nová zpráva umožňuje sestavit a odeslat individuální nebo hromadnou zprávu. Ve formuláři se typ zprávy volí označením jedné z položek normální nebo hromadnou. Podle volby typu zprávy se mění položky formuláře. Pro urychlení a zpřesnění práce s adresáty je vhodné sestavit adresář osob v záložce Kontakty (viz strana 61), případně seznamy příjemců v záložce Hromadné zprávy. Pak se adresáti volí z menu při psaní zprávy (obr. 42 a 43). Normální zpráva po sepsání zprávy, vyplnění pole Předmět a adresy příjemce v poli Komu se odešle stisknutím tlačítka Odeslat zprávu. ovou adresu lze vepsat, nebo vybrat z menu a vložit kliknutím na Vložit adresu. Je-li v kontaktech osoby uvedeno několik ových adres, pak se po volbě adresáta automaticky nabídne menu pro výběr adresy. Tlačítko Uložit do rozepsaných umožňuje přerušit práci a rozepsanou zprávu uložit do složky Rozepsaná pošta. Text zprávy může být doplněn emotikony (smajlíky), jejichž seznam je pod polem pro vyplnění těla zprávy. Hromadná zpráva volba pro vytvoření a odeslání hromadné zprávy se zpřístupní až po sestavení alespoň jednoho hromadného kontaktu seznamu příjemců v záložce Hromadné zprávy, která je popsána na straně 55. Hromadné zprávy může odesílat každý uživatel UIS, který si musí skupinu příjemců sestavit individuálně. Někteří uživatelé mohou mít přiděleno oprávnění k odesílání hromadných zpráv, což zpřístupňuje hromadný způsob sestavování skupin příjemců. Pokud je v záložce Nastavení Základní nastavení definována signatura (viz strana 70), připojuje se ke zprávě automaticky, je-li signatur více, lze si před odeslání zprávy vybrat. Soubor s přílohou se ke zprávě připojuje kliknutím na tlačítko Procházet, které otevře složky v počítači, z nichž se připojovaný soubor vybere. K jedné zprávě lze připojit až pět příloh, přičemž pro vložení další přílohy je nutné stisknout tlačítko Připojit více příloh. První příloha může mít velikost do 8 MiB, druhá do 5 MiB a ostatní 1,5 MiB. Ještě před odesláním zprávy je možné označit pole: potvrdit přečtení pošty příjemcem jakmile příjemce obdrží zprávu, odešle se odesílateli potvrzení o jejím přečtení; zachovat text a předmět zprávy po odeslání zůstane předmět a text zprávy zachován. Vhodné při rozesílání stejné zprávy více jednotlivým adresátům; 53

54 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 42 Formulář pro sestavení nové individuální zprávy zachovat adresáty po odeslání zůstane pole Komu předvyplněno adresáty z předchozí zprávy. Tělo a předmět zprávy se smaže; uložit odesílanou zprávu do zvolené složky zpráva je po odeslání uložena do zvolené složky, kde lze zprávu zpětně dohledat. Položka je implicitně zatržena, pokud se odznačí, zprávy se nebudou nikam ukládat; přejít do poštovní schránky nebo zobrazit formulář pro sepsání další zprávy po odeslání zprávy bude otevřena zvolená stránka. 54

55 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek Hromadné zprávy Formulář pro sestavení nové hromadné zprávy Aplikace Hromadné zprávy je přístupná všem uživatelům UIS, tedy i studentům, a slouží k sestavení skupin příjemců a následnému odeslání hromadné zprávy. Skupiny příjemců lze uložit a později využívat při odesílání zpráv přes záložku Nová zpráva. Ke každé skupině lze určit dalšího správce nebo uživatele, se kterými má být seznam sdílen. Zaměstnanci děkanátů, kteří mají přiděleno speciální oprávnění, a učitelé mají možnost hromadně oslovovat vybrané skupiny uživatelů UIS, jako například studenty konkrétních předmětů, učitele aktuálního období, zaměstnance Mendelovy univerzity v Brně. 55

56 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Vytvoření seznamu příjemců Seznam skupiny příjemců je možné sestavit z několika okruhů osob ze skupin osob (studentů, zaměstnanců, osob vlastního pracoviště apod.), z jednotlivců evidovaných v UIS, z osob evidovaných v kontaktech a z externích příjemců. Vytvořený seznam lze jednorázově použít k odeslání zprávy nebo jej uložit a používat opakovaně. Obrázek 44 Seznam skupin příjemců hromadné zprávy Při prvním vstupu do aplikace Hromadné zprávy je zobrazeno pouze tlačítko Vytvořit nový seznam příjemců, po sestavení a uložení skupin příjemců je zobrazen jejich přehled (obr. 44) nebo je zobrazen přehled sdílených seznamů (obr. 45). Kliknutím na tlačítko Vytvořit nový seznam příjemců se rozbalí portálové menu aplikace Hromadné zprávy, z něhož se implicitně zobrazuje obsah první záložky Celkový přehled (obr. 46). Po naplnění seznamu příjemců se v přehledu budou zobrazovat jednotliví příjemci a sestavené skupiny příjemců, kteří jsou zahrnuti právě v tomto seznamu. Součástí seznamu příjemců (obr. 44) jsou následující ikony: Poslat zprávu ikona otevře formulář pro sestavení a odeslání hromadné ové zprávy všem příjemcům definovaným v seznamu; Příjemci pod ikonou je umístěn jmenný seznam příjemců s identifikací jejich studia nebo pracovního zařazení, s možností dohledání konkrétního příjemce v seznamu; Upravit ikona otevře formulář pro úpravu názvu a popisu definované skupiny příjemců; Údržba seznamu příjemců ikona otevře formulář pro úpravu obsahu osob v seznamu příjemců (přidání nebo odebrání). Obsahuje část se seznamem příjemců, pro definování skupin příjemců, pro vkládání jednotlivých příjemců, osob z kontaktů nebo externistů. Nabídka jednotlivých záložek je stejná jako ve formuláři pro vytvoření nového seznamu a je doplněna o tlačítka pro odebírání nebo přidávání příjemců. Správci správce je osoba, která není autorem seznamu, ale může se seznamem libovolně manipulovat, nemůže seznam smazat. Nový správce se dohledá a přidá přes vyhledávací pole podle jména, loginu nebo ID. Správce lze kdykoliv odebrat. Uživatelé uživatel seznam může použít k odeslání hromadné zprávy, ale nemůže jej nijak upravovat. Nový uživatel se dohledá přes vyhledávací pole, lze ho kdykoliv odebrat. 56

57 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 45 Seznam příjemců, spravované a sdílené seznamy Neuložený seznam se smaže, pokud má být zachován, je nutné ho uložit tlačítkem Uložit seznam. Příjemci, které je možné vložit do seznamu a kteří se vkládají přes záložky menu hromadných zpráv, jsou následující: Skupiny příjemců podle uživatelské role lze sestavit skupinu příjemců ze studentů, zaměstnanců nebo jiných skupin osob a osob z pracoviště (obr. 47). Skupina studentů se přidá přes formulář, který se otevře kliknutím na tlačítko Přidat studenty. Ve formuláři se nastaví omezující podmínky pro definici požadované skupiny studentů a volba se potvrdí tlačítkem Uložit. Takto definovaná skupina je neustále aktuální, tj. v každém okamžiku se podle zvolených podmínek její obsah osob aktualizuje. Například jsou-li zahrnuty omezujícími podmínky typ studia bakalářský, obor Finance, odhadnutý ročník 1., pak se při každém použití seznamu vyhodnocují zadaná kritéria a ová zpráva je vždy odeslána těm studentům, kteří jsou studenty 1. ročníku bakalářského typu studia, studijního oboru Finance. Skupina zaměstnanců nebo jiná definovatelná skupina osob se vytvoří přes formulář, který se otevře kliknutím na tlačítko Přidat zaměstnance/skupiny osob. Výběr skupiny osob je rozdělen do dvou menu. V prvním menu se volí obecně definovaná skupina osob, která může obsahovat například všechny aktivní zaměstnance nebo učitele Mendelovy univerzity v Brně, volba skupiny osob se potvrdí tlačítkem Přidat. Druhé menu se použije při definici skupiny s jedním parametrem, který skupinu určuje blíže (například všichni vedoucí ústavů 57

58 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 46 Celkový přehled skupiny příjemců z vybrané fakulty). Nejprve se zvolí obecná skupina příjemců a po kliknutí na Přidat. V následujícím menu se zvolí omezující podmínka, stisknutím tlačítka Přidat se volba potvrdí. Osoby z pracoviště uživatele se přidají tlačítkem Přidat osoby z mého pracoviště. V menu, které obsahuje tolik pracovišť, na kolika má uživatel úvazek, se zvolené pracoviště potvrdí tlačítkem Přidat. Jednotlivci do seznamu příjemců umožňuje vložit jednotlivé uživatele evidované v UIS, kterým bude hromadně rozeslaná ová zpráva doručena na jejich univerzitní adresu login@node.mendelu.cz. Kliknutím na tlačítko Přidat osobu se zobrazí okno pro dohledání osoby podle jména, loginu nebo ID (obr. 48). Dohledaná osoba se do seznamu zařadí automaticky, pokud je dohledáno více osob, zvolená osoba se do seznamu zařadí kliknutím na jméno. Osoby z kontaktů osoby evidované v aplikaci Poštovní schránka v záložce Kontakty se do seznamu kontaktů přidají přes formulář, který se zobrazí tlačítkem Přidat příjemce z kontaktů. Zvolený kontakt se potvrdí tlačítkem Přidat (obr. 49). Externí příjemci záložka slouží k ručnímu vložení ové adresy, adresa bude evidována pouze zde. Kliknutím na tlačítko Přidat další externí příjemce se otevře okno pro vepsání kontaktní adresy. Tlačítkem Přidat (obr. 50) je adresa uložena do skupiny kontaktů. 58

59 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 47 Skupiny příjemců 59

60 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 48 Jednotliví příjemci Obrázek 49 Osoby z kontaktů Poštovní schránky Přehled příjemců právě sestavovaného seznamu lze prohlédnout v záložce Celkový přehled (obr. 46). Pod skupinami příjemců je umístěna sada tlačítek, s následujícím významem: Uložit seznam uloží seznam k dalšímu použití. Není-li seznam před opuštěním aplikace Hromadné zprávy uložen, dojde k jeho nenávratné ztrátě. 60

61 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 50 Externí příjemci Prohlížet všechny osoby v seznamu zobrazí jmenný seznam příjemců, který je abecedně seřazen, rozdělen po padesáti položkách a přes vyhledávací pole je v něm možné dohledat jednotlivé osoby. Poslat hromadnou zprávu otevře formulář pro sestavení a následné odeslání ové zprávy všem příjemcům uvedeným v seznamu. Odeslaná zpráva je uložena do složky Odeslaná pošta, kde je možné zpětně dohledat seznam příjemců hromadné zprávy viz strana 51. Hromadné zprávy rozesílané mimo UIS, jsou odesílané se zpožděním, nejpozději však do 5 minut po odeslání. Příjemce hromadné zprávy lze dohledat v odeslané poště. 4.5 Kontakty Aplikace Kontakty slouží ke vkládání nových kontaktů, jejich uchování a další práci s nimi. Je rozdělena do několika záložek. Záložka Osoby nabízí nejen seznam stávajících kontaktů, ale i několik způsobů vložení nového kontaktu. V záložce Skupiny kontaktů je možné vytvořit skupiny osob a jejich kontaktů podle okruhu zájmů. Očekávaná výročí jsou doplňkovou aplikací, která umožňuje sledovat výročí (narozeniny a svátek) jednotlivých osob. Aspekty chování aplikace Kontakty se nastavují přes záložku Nastavení. Evidence ových a dalších kontaktů usnadní, urychlí a zpříjemní práci s Poštovní schránkou. Osoby V záložce jsou evidovány kontakty jednotlivých osob a lze zde vkládat nové kontakty. Seznam kontaktů na obrázku 51 je možné filtrem omezit na všechny kontakty, kontakty 61

62 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 51 Seznam kontaktů nezařazené do žádné skupiny nebo na kontakty některé z konkrétní skupiny založené přes záložku Skupiny kontaktů. Vkládat lze údaje jak o osobách evidovaných v UIS, tak o cizích. Pokud je kontakt sdílen v Záznamníku výzkumníka, jsou veškeré údaje přístupné i dalším uživatelům (v rámci řešeného projektu). Kliknutím na tlačítko Přidat nový kontakt umístěné na konci stránky (obr. 51), se zobrazí formulář (obr. 52) pro přidání dalšího kontaktu. Nabídnuto je několik způsobů přidání nového kontaktu: Ruční vyplnění formuláře formulář na obrázku 52 se vyplní podle známých skutečností. K zaevidování kontaktu je nutné vyplnit minimálně jméno a ovou adresu osoby. Dohledání osoby z evidence UIS kliknutím na tlačítko Dohledat osobu z UIS (obr. 52) se otevře formulář pro dohledání osoby. Po jejím vyhledání je část formuláře pro založení nového kontaktu vyplněna informacemi podle údajů v osobních preferencích dohledané osoby. Je-li dohledáno více osob podobného jména, označením se jedna z nich vybere. Import kontaktu ve formátu vcard tento způsob umožňuje vložení kontaktu exportovaného z jiného klienta do souboru formátu vcard. Stisknutím tlačítka Importovat kontakt se nabídne okno pro dohledání souboru, který je umístěn v počítači. Tlačítkem Procházet se otevře okno pro výběr požadovaného souboru a kliknutím na Importovat se naplní formulář pro vložení nového kontaktu. Další možností vložení kontaktu je kliknutí na jméno odesílatele při čtení u nebo kliknutím na odkaz Import osoby do poštovních kontaktů po dohledání osoby v aplikaci Lidé na MENDELU. Počet polí pro vložení kontaktních ů osoby lze rozšířit tlačítkem Přidat další . Kliknutím na Dohledat svátek je podle obsahu pole Jméno osoby do- 62

63 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 52 Formulář pro přidání kontaktu hledáno a vloženo datum jmenin. Vyplněný formulář se musí vždy uložit tlačítkem Uložit kontakt. Uložené kontakty se řadí v tabulce jako je na obrázku 51. Sloupec Akce obsahuje ikony, jejichž význam je následující: 63

64 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 53 Upozornění při mazání sdíleného kontaktu informuje o ICQ kontaktu evidovaném v podrobnostech kontaktu, má-li uživatel ve svém ICQ klientovi povoleno zobrazovat ve webových aplikacích aktuální stav připojení, vyjadřuje zelená barva stav online a červená offline. obsahuje informace evidované k vybranému kontaktu. pro úpravu údajů evidovaných ve formuláři kontaktu. pro odeslání u zvolené osobě. Otevřen je formulář pro sestavení a odeslání nové zprávy. ikona detekuje stav připojení zvoleného uživatele ke službě Skype. Kliknutím na ikonu se vytočí číslo skype kontaktu, snahou je spojení s uživatelem. Pokud není služba nainstalována, pak se po kliknutí na ikonu nabídne její instalace. K úspěšnému spojení musí být také připojeno sluchátko s mikrofonem. kliknutím na ikonu se exportuje kontakt i se všemi vloženými údaji do poštovního klienta Outlook Express. Označené kontakty lze odebrat kliknutím na tlačítko Smazat označené. Je-li kontakt zařazen ve skupině kontaktů nebo je v portálu Záznamník výzkumníka sdílen s jinými osobami, je před jeho smazáním vypsáno upozorněni (obr. 53) a nabídnuta možnost volby dalšího postupu: zobrazit skupinu, do které je kontakt zařazen; odebrat kontakty (kontakty budou smazány); vrátit se zpět na správu kontaktů (kontakty budou zachovány v evidenci i ve skupině). Kontakty osob evidovaných v UIS lze snadno a rychle doplnit přes aplikaci Lidé na MENDELU, kde se kliknutím na ikonu naplní základní 64

65 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 54 Skupiny kontaktů informace formuláře pro vkládání kontaktů. Formulář pak stačí jen uložit. Skupiny kontaktů Přes odkaz se zakládají zájmové skupiny kontaktů osob pro hromadné zasílání e- mailových zpráv. Skupina kontaktů (obr. 54) se založí vyplněním jejího názvu (např. Kamarádi) a stisknutím tlačítka Přidat novou skupinu. Součástí informací o založené skupině je název, počet kontaktů ve skupině a ikony s následujícím významem: zobrazení přidělených kontaktů; úprava údajů skupiny, tj. ke změně názvu skupiny a přidání nebo odebrání kontaktu ze skupiny; vložení kontaktů do skupiny. Kontakty se zařazují do skupiny přes ikonu, kliknutím na ikonu se zobrazí seznam všech kontaktů uživatele uložených v Poštovní schránce. Označením jmen požadovaných osob a stisknutím tlačítka Přidat do skupiny se kontakty zařadí do skupiny kontaktů. Skupinu lze smazat jejím označením a kliknutím na Zrušit označené. Očekávaná výročí V aplikaci Očekávaná výročí jsou zobrazeny osoby z kontaktů, u kterých je ve zvoleném období očekáváno výročí. Zobrazena mohou být jména osob, v jejichž kontaktu je evido- 65

66 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 55 Očekávaná výročí váno datum narození nebo jmenin. Budoucí výročí lze zobrazit až čtyři týdny předem. U každé osoby vypsáno, jaké výročí (svátek, narozeniny) se očekává, kdy a za kolik dní, a dále je uvedena ikona k odeslání u. V menu nad seznamem (obr. 55) se zvolí předstih (počet týdnů), s jakým se mají údaje o výročí zobrazovat, pokud má být sledováno i výročí osob ve sdílených kontaktech, označí se pole Zahrnout sdílené kontakty. Nastavení se potvrdí tlačítkem Zobrazit. Nastavení dalších informací evidovaných u kontaktů Aplikace Nastavení umožňuje nastavit chování aplikace pro správu kontaktů, resp. zasílání upozornění o výročí a nastavení dalších údajů evidovaných u osobních kontaktů: Upozornění na výročí nastavení zasílání automatického upozornění na výročí osob evidovaných v Poštovní schránce podle dat vyplněných u jednotlivých osob v záložce Osoby položka svátek, narozeniny nebo oboje. Zprávy jsou zasílány na univerzitní ovou adresu. V menu se nastaví počet dní zasílání před datem výročí a způsob zasílání upozorňování: neupozorňovat upozorňující y o výročích nebudou zasílány; upozornit jednou upozorňující bude zaslán pouze jednou, a to vybraný počet dní předem; upozorňovat denně s upozorněním o výročích bude od zvoleného počtu dní zasílán denně. Evidence další informace v kontaktech nastavení další informace, která se nabídne ve formuláři pro vkládání kontaktů osob. Informaci lze evidovat ve tvaru textového řetězce nebo odstavce textu, či výběrové položky se zatrhávacím políč- 66

67 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 56 Nastavení dalších informací evidovaných u kontaktů kem (obr. 57). Pořadí jednotlivých položek je možné upravit kliknutím na ikony nebo. Do pole Název se vloží výstižné označení nového parametru formuláře, zvolí se typ ukládané hodnoty (logická hodnota, odstavec textu, řetězec) a klikne se na tlačítko Uložit. Navolené informace (obr. 56) jsou ve formuláři zařazeny na jeho konec do části Ostatní údaje (obr. 52). 4.6 Nastavení pošty Využitím odkazu Nastavení (obr. 58) si uživatelé mohou nastavit některé vlastnosti a chování svého poštovního systému v UIS. Pro přehlednost je nastavení rozděleno do několika záložek. Jejich obsah a použití je následující: 67

68 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 57 Nastavené typy další evidované informace o kontaktech Základní nastavení v této záložce lze nastavit některé vlastnosti poštovního účtu a chování poštovního systému. Například: Odesílatel umožňuje nastavit adresu, která se bude vkládat do odesílatele zprávy. Menu se zobrazuje v případě, že má uživatel přiděleno více univerzitních poštovních adres. Počet zpráv na stránce zadané číslo určuje počet ových zpráv, které se budou zobrazovat ve složce na jedné stránce. Šířka pole odesílatel/příjemce a předmět zprávy počet zadaných znaků umožňuje nastavit šířku tabulky s příchozí poštou. Formát zobrazení data doručení umožňuje nastavit formát data ve výpisu zpráv. Formát se vybírá z roletkového menu. Zakázat mazání zpráv do koše smazané y se automaticky ukládají a přesouvají do složky Koš, ze které je lze obnovit, nebo definitivně smazat. Zákazem mazání zpráv do Koše se budou y mazat okamžitě a nenávratně. Pokud je pošta stahována přes POP3 a v Poštovní schránce není nastaven zákaz mazání, dochází po stažení pošty k jejímu automatickému přemístění do složky Koš. Vysypat koš automaticky každý den v noci pokud je položka označena, bude se pravidelně každou noc vysypávat složku Koš. Při vysypání koše smazat také spam současně s vysypáním koše se automaticky vymaže i obsah složky Spam. Posílat seznam spamů určených ke smazání umožňuje zasílání seznamů zpráv označených za spam, které jsou určené ke smazání. Nepřeposílat spam spamy doručené do Poštovní schránky nebudou přeposílány s ostatními zprávami. Použít jméno odesílatele bez titulů označením položky se bude vkládat do hlavičky u jméno uživatele schránky bez jeho titulů. Není-li položka označena, vkládá se jméno se všemi tituly. Ukládat odeslanou poštu označením položky se bude veškerá uživatelem odeslaná pošta ukládat do složky Odeslaná pošta. 68

69 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 58 Nastavení pošty 69

70 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Preferovat zobrazení HTML verze zpráv po označení této položky se doručené HTML y budou zobrazovat v HTML formátu. Jinak se budou zobrazovat jako prostý text. Nezobrazovat symbol sponky značící s přílohou po označení této položky se nebude zobrazovat symbol sponky u zpráv s přílohou. Nezobrazovat symbol vykřičníku značící systémovou zprávu po označení této položky se nebude zobrazovat symbol vykřičníku u zpráv, které jsou zasílány systémem automaticky (informace o vypsání nového termínu zkoušky, o vložení dokumentu do Dokumentového serveru, o vložení žádosti v období registrace apod.). Nezobrazovat u zpráv datovou velikost u po označení této položky se nebude v seznamu doručených zpráv zobrazovat velikost zprávy. Nezobrazovat ve výpisu zpráv datum doručení u po označení této položky se nebude v seznamu doručených zpráv zobrazovat datum doručení zprávy. Nezobrazovat smajlíky v ech značky uváděné v ech, které představují emotikony (tzv. smajlíky), nebudou graficky zobrazovány. Barvy pro označování ů a jejich význam prostřednictvím barev je možné rozlišovat význam jednotlivých ů. V menu se zvolí barva a do souvisejícího pole se uvede její význam. Zprávy se označují v jednotlivých složkách záložky Poštovní schránka. Signatura do pole se vepíše text, který je podpisem uživatele a který se automaticky připojí ke každé odesílané zprávě. Je možné vytvořit více signatur, jedna z nich se kliknutím na ikonu ve sloupci Impl. označí jako implicitní, ta je pak ve výběrovém menu formuláře pro sestavení zprávy předvybrána (obr. 42). Zalamovat odchozí poštu po označení této položky se bude text zprávy zalamovat na 76 znaků na řádek, což usnadní čtení zprávy v některých poštovních klientech. Text systémových zpráv se zalamuje automaticky. Veškeré změny na této stránce se musí potvrdit tlačítkem Změnit nastavení. Vzdálené čtení pošty v této záložce lze nastavit stahování pošty poštovním klientem (Mozilla Thunderbird, MS Outlook) z Poštovní schránky UIS pomocí protokolu POP3 nebo IMAP. Uvedeno je i doporučené nastavení poštovního klienta. Pro stahování pošty je nutné povolit zatržením pole Povolit vzdálené čtení pošty a následným kliknutím na tlačítko Povolit vzdálené čtení (obr. 59). Pro server příchozí pošty je nutno nastavit zabezpečené připojení SSL. Certifikát je podepsán certifikační autoritou UIS a pro správné fungování je nezbytné jej přijmout. Rozdíl mezi IMAP a POP3: POP3 stahuje veškerý obsah poštovní schránky ze serveru do poštovního klienta v počítači. IMAP naopak zanechává veškerý obsah poštovní schránky na serveru a umožňuje prohlížení pošty přímo na serveru (ke schránce lze přistupovat z více počítačů, uživatelé ušetří čas i stahovaná data). Zasílání upozornění tato záložka (obr. 60) umožňuje nastavit zasílání informace o nově příchozí zprávě na jiný nebo mobilní telefon. Z menu lze vybrat typ zpráv, na než se má upozornění zasílat: všechny zprávy doručené do schránky, jen systémové zprávy nebo systémové zprávy bez zpráv z Dokumentového serveru a Správy úkolů (TODO). Do pole Cílová adresa se vyplní adresa, na kterou se budou zasílat 70

71 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 59 Vzdálené čtení pošty Obrázek 60 Zasílání upozornění o nově příchozí zprávě upozornění o nových zprávách. Formát adresy pro jednotlivé operátory mobilních sítí jsou: Vodafone login@vodafon .cz; O2 +420xyxyxyxyx@sms.cz.o2.com, +420xxxyyyzzz@sms.eurotel.cz; T-Mobile login@t- .cz (nutná registrace na portálu t-zones.cz). Seznam všech adres, na které má být upozornění zasíláno je zobrazen v přehledové tabulce. Každou nově přidanou adresu je nutné ověřit. Není-li adresa ověřena, nebudou na ni zasílány žádné zprávy. Stav ověření je indikován ikonou ve sloupci Ověřeno. Ověření adresy se provede prostřednictvím odkazu ve sloupci Ověření u. Po kliknutí na tento odkaz je zobrazeno vstupní pole pro vložení ověřovacího řetězce. Ověřovací řetězec Vám byl na danou adresu zaslán při jejím zaevidování do seznamu adres pro zasílání upozornění. Nepotřebné adresy je možné odebrat jejich označením a stisknutím tlačítka Smazat označené adresy. Zasílané zprávy s upozorněním obsahují pouze zásadní informaci o došlé zprávě a to maximálně ve 140 znacích. Příklad textové zprávy: Vaše známka z předmětu Matematika je B. 71

72 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 61 Správa složek Správa složek v záložce je možné vytvářet, přejmenovávat a rušit složky pro ukládání zpráv. Každý uživatel má automaticky založeny složky Doručeno, Odesláno, Koš, Spam a Rozepsaná pošta (více na straně 52). Všechny složky Poštovní schránky jsou seřazeny v tabulce (obr. 61), ve které lze: měnit pořadí složek změna pořadí složek se promítne v nabídce záložky Poštovní schránka. Pořadí lze měnit klikáním na šipky ve sloupci Pořadí, každý klik posune složku o jednu pozici nahoru nebo dolů; upravovat název složek přes ikonu lze změnit název kterékoliv složky; mazat složky smazat lze jen prázdné a přidané složky. Automaticky založené složky mazat nelze. Složka se po označení smaže tlačítkem Odebrat označené složky ; jednorázově seřadit složky abecedně nebo implicitně podle původního systémového nastavení. Seřazení se provede tlačítkem Seřadit složky abecedně, resp. Seřadit složky implicitně ; přidávat složky do pole Přidat novou složku se vepíše název nové složky, pokud je podsložkou, zvolí se z menu její nadsložka a její přidání se potvrdí tlačítkem Přidat. Přeposílání pošty pod tímto odkazem se aktivuje nebo deaktivuje přeposílání pošty na jiný ový účet než univerzitní. Adresa účtu, na který se mají zprávy přeposílat, se vepíše do pole označeného a její vložení se potvrdí tlačítkem Přidat (obr. 62). 72

73 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Při nastavení přeposílání je nutné vložit korektní adresu, na kterou má být pošta přeposílána. Při zadaní chybné adresy, nebo v případě technických obtíží cílového serveru, dochází po opakovaném pokusu o doručení přeposlané zprávy k automatickému zrušení nastaveného přeposílání. Uživatel si následně musí přeposílání nastavit znovu. Přeposílat lze všechny došlé y nebo jen systémovou poštu, pokud se mají přeposílat všechny doručené zprávy, pak se označí pole Přeposílat všechnu došlou poštu. Obrázek 62 Nastavení přeposílání pošty Pokud se má přeposílaná pošta ukládat v Poštovní schránce, pak se musí označit pole Přeji si přeposílanou poštu ukládat. Po odeslání zprávy lze přeposlaný dohledat ve složce Odeslaná pošta. V úvodní stránce Poštovní schránky je uvedena adresa účtu (obr. 37), kam je pošta přeposílána, kliknutím na ni ji lze změnit. Informace o účtu, na který se pošta přeposílá, může být zveřejněna v osobní stránce uživatele v aplikaci Lidé na MEN- DELU. Zveřejnění se nastavuje v aplikaci Uživatelská nastavení Režim zobrazování údajů, která je umístěna v Osobní administrativě v sekci Přizpůsobení informačního systému. Přeposílání pošty na jiný univerzitní účet se nastavuje přes aplikaci Doručování univerzitní pošty, která je umístěná na úvodní stránce Osobní administrativy v sekci Technologie a jejich správa (popis použití viz 1. svazek dokumentace Všichni uživatelé). 73

74 4 POŠTOVNÍ SCHRÁNKA Obrázek 63 Migrace poštovní schránky UIS do služby Office Migrace poštovní schránky Záložka Migrace poštovní schránky umožňuje uživatelům zkopírovat zprávy z poštovní schránky UIS do jejich schránky Office 365. Záložka je dostupná pouze uživatelům, kteří mají zřízen aktivní účet na službě Office 365. Nový požadavek na kopii zpráv z UIS do služby Office 365 se založí stisknutím tlačítka Založit požadavek na kopii. Tlačítko je zobrazováno pouze v případě, kdy uživatel nemá žádný aktivní požadavek na kopii. Po stisknutím tohoto tlačítka zahájí UIS kopírování poštovní schránky do služby Office 365. O průběhu kopírování je uživatel informován na řádku Stav. Přehled historických požadavků na kopírování schránky je uveden v přehledové tabulce (obr. 63). 4.8 Systémové zprávy Systémové zprávy jsou y, které poskytují uživatelům zásadní informace o nějaké akci a které jsou informačním systémem automaticky zasílány uživatelům do jejich poštovních schránek v UIS. Z tohoto důvodu je každému uživateli současně s účtem do UIS založena i ová adresa. Tak je zaručeno, že každá systémová zpráva je uživatelům doručena. Systémové zprávy jsou doručovány i v případě, že uživatelé překročili datovou kvótu své schránky. Zasílány jsou informace o rušení účtů na serverech, deaktivaci stravovacího účtu, termínech na zkoušku a jejich změně, spuštění anketek (evaluace předmětů), zásadních informacích vkládaných do stránky Osobní administrativy, úpravě sylabu garantem předmětu, vložených žádankách o údržbu, o dokumentaci nebo k zapůjčení automobilu, dále o platbách za přijímací řízení, úkolech v TODO, nových dokumentech v Dokumentovém serveru, studentům a učitelům ze Záznamníku učitele, vědecko-výzkumným pracovníkům ze Záznamníku výzkumníka, atd. Systémové zprávy jsou cílené, tedy zasílané vždy určité skupině uživatelů nebo konkrétní osobě. 74

75 5 Správa úkolů (TODO) Aplikace Správa úkolů (to do z angl. udělat ) je dostupná všem uživatelům UIS. Je určena zejména pro řízení týmové práce při řešení projektů, ale lze ji použít i ve skupině několika málo uživatelů, či jako soukromý úkolníček. Obrázek 64 Příklad bloků v TODO TODO bloky nejvyšším rozlišovacím stupněm aplikace jsou tzv. TODO bloky, což jsou seznamy úkolů nutné k řešení určitého projektu (obr. 64). TODO blok zakládá zpravidla osoba odpovědná za řešení projektu, vlastní blok si může založit kdokoliv. Zobrazení TODO bloků lze omezit filtrem nad jejich seznamem, například na bloky bez úkolů z vědecko-výzkumných projektů, bloky spolu s aktivními z VVIS 75

76 5 SPRÁVA ÚKOLŮ (TODO) (vědecko-výzkumný informační systém). Bloky z VVIS jsou zakládány automaticky, současně s vložením projektu v portálu Záznamník výzkumníka. Vložení TODO bloku nový TODO blok se založí přes formulář na obrázku 64, kde se vyplní Název a Popis TODO bloku, označí se jedna z možností u položek Kontrolovat termíny a Povinné závěry k úkolům a stiskne se tlačítko Přidat. Význam položek: Kontrolovat termíny bude-li položka nastavena na Ano, pak po uplynutí termínu ukončení úkolu bude jeho řešitel každý den prostřednictvím univerzitní pošty upozorňován na nesplnění úkolu až do jeho ukončení. Povinné závěry k úkolům bude-li položka nastavena na Ano, bude řešiteli úkolu při jeho ukončení nabídnut formulář k sepsání závěru úkolu (například k uvedení skutečnosti zda, a jak se povedlo úkol splnit). Vytvořené TODO bloky se řadí v tabulce. Založením bloku se uživatel automaticky stává správcem bloku a může s blokem nakládat podle vlastních potřeb. Označením bloku ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka Zrušit označené bloky se vybraný blok smaže. Ve sloupci Upravit se správci bloku zobrazuje ikona, která u ručně založených TODO bloků umožňuje změnu všech jeho charakteristik, u bloků založených automaticky k vědecko-výzkumným projektům slouží ke změně atributů Kontroly termínů a Povinné závěry k úkolům. Správa bloku TODO vstup do úkolového bloku je realizován přes ikonu ve sloupci Vstup. Zde se definuje skupina osob, které budou se správcem úkolového bloku spolupracovat. Definovaným uživatelům se přidělí k bloku práva. Úkoly bude zadávat tvůrce bloku a spolupracovníci s vhodným oprávněním (více v následujícím odstavci). Zadat úkol formulář pro vložení nového úkolu se otevře kliknutím na ikonu. 5.1 Kategorie úkolů Aplikace Kategorie umožňuje třídit úkoly v úkolovém bloku (obr. 68) podle oblastí, které pracovník řeší, například administrativa, financování, dokumentace, web. Kategorie definuje správce úkolového bloku přes záložku Kategorie, a to pro každý úkolový blok zvlášť. Nová kategorie se zakládá přes formulář na obrázku 65. Kategorie se řadí abecedně v tabulce. Kategorii lze odebrat do doby, než je přiřazena některému úkolu v bloku jejím označením a kliknutím na Odebrat označené kategorie. Název a popis kategorie lze upravit přes ikonu ve sloupci Upravit. Kategorie se přiřazuje při zadávání úkolu (obr. 67), není povinná a může se změnit v editaci úkolu. 5.2 Uživatelé a oprávnění Postavení správce bloku zahrnuje automaticky všechna práva. Správce bloku má právo Super. Správce bloku může přidělit libovolná práva libovolnému počtu uživatelů. Jeden uživatel může být samozřejmě členem více bloků a mít v nich různá práva. Po založení nového úkolového bloku musí správce nejprve určit jeho uživatele a jejich práva v záložce bloku Uživatelé a oprávnění. Uživatelé se vkládají vyhledávací pole Přidat uživatele jménem (obr. 66). Dohledaní uživatelé bloku se řadí v tabulce, kde se jim zatržením příslušných políček a uložením změn přidělí potřebná práva. TODO nabízí sedm typů oprávnění: 76

77 5 SPRÁVA ÚKOLŮ (TODO) Obrázek 65 Kategorie úkolů prohlížení úkolů uživatel může prohlížet úkoly všech uživatelů bloku, úkol nemůže zadat; zakládání úkolů uživatel může vkládat úkoly všem členům úkolového bloku; rušení úkolů uživatel může odebírat úkoly kterémukoliv uživateli bloku; změna základních charakteristik cizích úkolů bez tohoto oprávnění nemůže uživatel provádět změny atributů úkolů; uživatel plnící úkoly uživatel vidí v bloku pouze svoje úkoly, u kterých může měnit jejich stav, vkládat komentáře k plnění úkolu a podat návrh na ukončení; uzavírání úkolů uživatel může uzavírat úkoly (i ostatním členům skupiny); procházení historie uživatel s tímto oprávněním může procházet historii úkolů. Práva v TODO nejsou kumulativní (jako například v DS), pro každou operaci je třeba přidělit (vlastnit) potřebné právo. Pozor na bloky související s vědou a výzkumem. Jsou označeny zkratkou VVIS před jejich názvem a přidělení práv k těmto blokům je nad rámec aplikace Správy úkolů (TODO). Osoby a jejich práva k TODO bloku VVIS jsou závislé na projektu založeném v portálu Záznamník výzkumníka. V Záznamníku výzkumníka definuje garant (administrativa) projektu spolupracovníky a jejich role, podle nichž jsou uživatelům bloku TODO přidělena práva. Zmíněné problematice je věnován 4. svazek dokumentace Věda a výzkum. 77

78 5 SPRÁVA ÚKOLŮ (TODO) Obrázek Zadávání úkolů Uživatelé a jejich oprávnění v bloku TODO Po vložení osob do úkolového bloku a přidělení práv může správce a uživatel s právem zakládání úkolů vkládat úkoly jednotlivým uživatelům bloku. K tomu slouží formulář aplikace Zadávání úkolů, jehož vyplněním a stiskem tlačítka Přidat je vložen nový úkol (obr. 67). Před stisknutím tlačítka je možné určit, kam se aplikace přepne po přidání úkolu na seznam úkolů, zůstane v zadávání úkolů, na zadávání komentářů k tomuto úkolu nebo do aplikace pro nastavení spolupracovníků k tomuto úkolu. Při zakládání úkolu se z menu volí jeho priorita (např. urgentní, spěchá, normální, počká), stav úkolu (u nového úkolu zpravidla nastaven na nepracováno) a osoba, která bude úkol plnit. Vyplněním položky Dokdy musí být úkol splněn se bude termín plnění úkolu automaticky hlídat. Na nesplnění zadaného termínu bude řešitel upozorněn červeným puntíkem (význam značek je popsán na straně 81) a ovou zprávou zaslanou na jeho univerzitní adresu. Nový úkol se uloží tlačítkem Přidat, ještě před stisknutím je možné rozhodnout, jaká stránka se po uložení má otevřít (seznam úkolů, zůstat v zadávání úkolů, přejít na zadávání dalších komentářů k úkolu, přejít na 78

79 5 SPRÁVA ÚKOLŮ (TODO) nastavování spolupracovníků) a zda se má autor úkolu nastavit jako spolupracovníci úkolu. Zasílání upozorňujících ů o nesplněných úkolech je individuální, lze jej nastavit při zakládání TODO bloku atributem Kontrolovat termíny (viz obr. 64). Obrázek 67 Vložení nového úkolu 5.4 Aktuální úkoly Záložka Aktuální úkoly obsahuje všechny aktuální úkoly. Jejich zobrazení lze omezit na osobní a sdílené, jen osobní, jen sdílené, jen řešené po termínu a na úkoly jednotlivých spolupracovníků v úkolovém bloku. Seznam lze dále omezit podle kategorie, jejichž číselník sestavuje správce bloku. Obsah omezujícího menu je závislý na právech, která jsou k celému úkolovému bloku přidělena. Seznam úkolů je řazen v tabulce (obr. 68) v následujícím pořadí: vlastní úkoly, priorita úkolu, termín, dokdy má být úkol splněn, stav úkolu a název úkolu. Každý úkol je charakterizován názvem, prioritou (spěchá, důležité, velmi spěchá atd.), stavem (nepracováno, rozpracováno, problémy atd.), termínem pro splnění a jménem řešitele. V průběhu řešení je k úkolu možné zadávat komentáře o průběhu plnění a další nápady a připomínky. 79

80 5 SPRÁVA ÚKOLŮ (TODO) Pokud řešitel považuje úkol za splněný, kliknutím na ikonu ve sloupci Operace jej označí jako vhodný k uzavření. Současně s ukončením úkolu se u bloků, kde je to vyžadováno, vloží závěr. Vedoucí projektu posoudí splnění úkolu (případně si přečte vložený závěr) a uzná-li za vhodné, může tento úkol uzavřít. Tím jej se všemi komentáři a dalšími informacemi přesune do archívu. Pokud nepovažuje splnění úkolu za dostačující, může úkol kliknutím na tlačítko Vrátit zpět a komentovat vrátit i s příslušným komentářem k přepracování či doplnění. Úkoly, jejichž platnost zanikne v průběhu řešení, může správce smazat bez ukládání do historie. Ke každému úkolu jsou evidovány provozní informace, kde je uložen celý průběh plnění úkolu, resp. operace, které se v průběhu řešení se zadáním úkolu děly. O všech změnách v úkolu (komentáře, charakteristiky, návrhy na ukončení atp.) mohou být zasílány ové zprávy. Více o nastavení zasílání zpráv z TODO bloku je na straně 83. Obrázek 68 Seznam úkolů v bloku Seznam úkolů Pro větší pohodlí a orientaci v seznamech úkolů je možné pracovat s úkoly omezenými podle určitých kritérií (jen moje úkoly, jen aktuální úkoly apod.). Navíc je každý úkol 80

81 5 SPRÁVA ÚKOLŮ (TODO) Obrázek 69 Uzavření úkolu označen barevným příznakem, který říká, zda se jedná o osobní úkol, nesplnění termínu, úkol navržený k uzavření nebo zda byla u úkolu provedena nějaká změna uživatel pak nemusí pátrat v seznamu všech úkolů, kdy a co se změnilo, ale vidí to hned na první pohled. Význam jednotlivých sloupců tabulky seznamu úkolů, jejichž počet a množství povolených operací závisí na oprávněních uživatele v rámci bloku, je následující: Ozn. označením pole a stisknutím tlačítka Odebrat označené úkoly je úkol smazán. Přízn. příznak úkolu je vyjádřen barvou puntíku, sloupec může obsahovat jeden a více příznaků. Význam jednotlivých barev příznaků: zelená označuje osobní úkol, tmavší odstín zelené označuje sdílený úkol; modrá oznamuje změnu v úkolu všem uživatelům bloku. Změnu mohl provést zadavatel nebo řešitel úkolu, případně jiný uživatel bloku, který má k tomuto oprávnění. Nový komentář je označen tmavě modrou barvou, změna charakteristiky úkolu (např. posunutí data, změna charakteristiky) a přidání spolupracovníka světle modrou barvou značky. Příznak se přestane zobrazovat po přečtení změny nebo kliknutím přímo na něj; žlutá značka žluté barvy je provázána s operací Návrh na ukončení úkolu. Je-li úkol navržen na ukončení, zobrazí se v sloupci příznaků žlutá značka. Kliknutím na ni lze v případě nutnosti vzít návrh na ukončení zpět; červená uživatele upozorňuje, že již vypršel termín, do kterého měl být úkol vyřešen. Kdo plní jméno osoby, která má daný úkol řešit, a počet spolupracovníků. Termín je zobrazen, je-li zadavatelem úkolu vložena informace, do kdy má být úkol vyřešen. Priorita je dána zadavatelem při vložení zadání, může jím být později změněna přes ve sloupci Upravit. Význam jednotlivých priorit je uveden pod tabulkou. Obrázek 70 Změna stavu úkolu Stav stručné vyjádření stavu rozpracovanosti úkolu. Řešitel jej může v průběhu práce aktualizovat. Kliknutím na stav, vybráním nového stavu a jeho potvrzením se provede jeho změna (obr. 70). Operace sloupec obsahuje následující aktivní značky (to znamená, že kliknutím na ně se otevře formulář nebo se zobrazí informace): komentář (obr. 71) umožňující komunikaci mezi zadavatelem a zpracovatelem úkolu, případně jinými členy úkolového bloku. Komentář může být dopro- 81

82 5 SPRÁVA ÚKOLŮ (TODO) Obrázek 71 Komentář k úkolu vázen emotikony, jejichž způsob vkládání je uveden pod oknem pro vložení komentáře. Přidání komentáře (nebo jeho změna) je provázáno se zobrazením tmavě modré značky u úkolu a zasláním informativního u. O vloženém komentáři je řešitel a spoluřešitel úkolu informován. Komentáře jsou řazeny od nejstaršího po nejnovější. Kliknutím na slovo Komentář v záhlaví tabulky se komentáře přetřídí od nejnovějšího k nejstaršímu. Opětovným kliknutím se řazení vrátí zpět; provozní informace umožňující prohlížení historie zadání úkolu (veškeré úpravy zadání), změny stavů, přidávání komentářů a vkládání osob spolupracujících na úkolu (obr. 72). Spolupracovníky může k úkolu vkládat řešitel úkolu nebo osoba s právem zadávání či editace úkolu. Spolupracovníkovi se posílají y o průběhu řešení úkolu (má-li nastaveno informovat o osobních úkolech). Spolupracovník nemůže navrhnout úkol na uzavření, to může pouze řešitel úkolu. Pokud jsou u úkolu vloženi spolupracovníci, vypisuje se jejich počet (číslo je klikací a vede na stejné místo, jako když se klikne na ) za jménem řešitele v tabulce s přehledem úkolů; kliknutím na ikonu je podán návrh na ukončení úkolu. Osoba s právem na uzavírání úkolů je o návrhu informována ovou zprávou. Součástí uzavírání úkolu může být požadavek na vložení vyjádření k ukončení úkolu. Návrh na ukončení úkolu lze vzít zpět kliknutím na žlutou značku v prvním sloupci tabulky. 82

83 5 SPRÁVA ÚKOLŮ (TODO) Obrázek 72 Provozní informace k úkolu zobrazí se osobě oprávněné uzavírat úkoly. Kliknutím na ikonu bude úkol ukončen. Upravit upravovat atributy úkolu (název, priorita, stav, termín, kdo plní) může jen správce bloku a uživatel s právem změny základních charakteristik cizích úkolů (obr. 73). Tisk zobrazených úkolů tlačítko umožňuje vytisknout seznam zobrazených úkolů i s jejich základními informacemi. Výtisk je možný s legendou i bez. 5.5 Nastavení Přes záložku Nastavení je možné nastavit zasílání informací o změnách v úkolech vložených do bloků TODO. O nových komentářích, o změnách charakteristik úkolů, o prošlém termínu a uzavření úkolu je zasílána informace na univerzitní ovou adresu. Podle nastavení mohou být zasílány informace o změnách ve všech úkolech nebo jen ve svých úkolech, zasílání informací lze také zcela odmítnout. Nastavení se provádí 83

84 5 SPRÁVA ÚKOLŮ (TODO) Obrázek 73 Úprava atributů úkolu zvlášť pro aktuální úkolový blok (první roletka) a pro všechny bloky aplikace TODO hromadně (druhá roletka). Volba se musí potvrdit tlačítkem Uložit změny (obr. 74). Obrázek 74 Nastavení chování TODO Příchozí má v Předmětu zprávy informaci o tom, jaká změna v TODO proběhla (např. nový úkol, přidání komentáře), jméno úkolované osoby a název úkolu. Na tento se neodpovídá, odpověď se vepíše jako komentář k úkolu v aplikaci Správa úkolů (TODO). Informace v u obsahuje: název bloku a úkolu, ve kterém ke změně došlo; termín splnění úkolu; prioritu úkolu; stav úkolu; jméno zadavatele, případně i spolupracovníků; kdy byl úkol zadán; komentář k úkolu; aktivní odkaz do aplikace TODO. Obsahuje-li TODO blok úkol s nedodrženým termínem ukončení úkolu (v příznaku úkolu je červený puntík), je každý den řešiteli zaslán informační upozorňující na tento nedořešený úkol. Vedoucí úkolu očekává reakci řešitele, tj. vysvětlení proč, úkol není splněn, a případně návrh termínu, do kterého bude úkol splněn. Vedoucí pak má možnost posunout termín dořešení úkolu. 84

85 5 SPRÁVA ÚKOLŮ (TODO) 5.6 Historie úkolů Obrázek 75 Historie TODO Aplikace Historie zobrazuje historické úkoly pracovníka (obr. 75). Historický úkol je ten, který byl jeho uzavřením přeřazen do historie. Charakteristiky úkolů jsou dostupné pod ikonou ve sloupci Prohlížet. Podrobné informace o průběhu řešení a provozní informace jsou k nahlédnutí pod ikonou a ve sloupci Operace. 85

86

87 6 Výpůjčky ve školní knihovně Aplikace Výpůjčky ve školní knihovně zobrazuje výpůjčky uživatele ve školních knihovnách Mendelovy univerzity v Brně s kontaktními údaji na danou knihovnu název knihovny, příslušnost k pracovišti a jméno, a telefonní číslo na knihovníka. Uživatelům je poskytnut nástroj pro kontrolu vlastních výpůjček a termínů jejich vrácení. V aplikaci je zaznamenána každá výpůjčka publikace s jejím názvem a přiřazeným číslem, termínem, dokdy má být vrácena, označením knihovny, ze které byla zapůjčena (obr. 76). Je-li u výpůjčky překročen termín, je výpůjčka označena červenou značkou. Informace o výpůjčkách se stahují z knihovnického systému Mendelovy univerzity v Brně. Obrázek 76 Výpůjčky ve školní knihovně 87

88

89 7 Vývěska Vývěska je aplikace sloužící k zobrazování a zveřejňování zpráv různého typu a to bez přílohy nebo s přílohou, například upozornění studijního oddělení, aktualit, inzerátů. Jednotlivé zprávy jsou umisťovány do složek, podobně jako dokumenty v Dokumentovém serveru. Upozornění na nové zprávy ve vývěsce se uživatelům zobrazuje v úvodní stránce Osobní administrativy (obr. 77). Počet zobrazovaných upozornění si nastavuje každý uživatel v aplikaci Uživatelská nastavení v záložce Vzhled informačního systému. Kliknutím na název zprávy se zobrazí její obsah. Kliknutím na ikonu se zpráva označí jako přečtená. Součástí názvu je i cesta ke složce, kde je zpráva uložena. Kliknutím na kteroukoliv její část se zobrazí všechny zprávy umístěné do zvolené složky. Přístup do aplikace Vývěska má každý přihlášený uživatel UIS. Většina uživatelů může příspěvky číst a vkládat, omezená skupina uživatelů může spravovat strom složek, zakládat nové složky a přidělovat ke složkám práva. Obrázek 77 Příklad upozornění na nové zprávy v Osobní administrativě 7.1 Strom složek s příspěvky Aplikace Strom příspěvků zobrazuje hierarchickou strukturu složek vývěsky, do kterých uživatelé vkládají své příspěvky, a ke kterým má uživatel přiděleno alespoň právo čtení (obr. 78). Přidělené oprávnění je u každé složky ztvárněno ikonou, význam je uveden v legendě. Součástí názvu složky je počet vložených příspěvků. Pro zachování struktury stromu jsou zobrazeny i složky označené jako nesledované, avšak počet příspěvků u nich není uveden. Složky lze sbalit nebo rozbalit kliknutím na ikonu, resp. umístěnou před názvem nadsložky. Kliknutím na název se zobrazí příspěvky umístěné do složky a nabídne se možnost přidat nový příspěvek. 89

90 7 VÝVĚSKA Příspěvky V záložce Příspěvky je uveden seznam všech vložených příspěvků, kterým neskončil termín pro jejich zobrazení. Kliknutím na ikonu ve sloupci Zobrazit, se zobrazí obsah příspěvku. U každého příspěvku je vyznačena důležitost informace. Pod seznamem jsou umístěna dvě tlačítka: Ignorovat stisknutím tlačítka se nastaví nesledování složky. Ve stromu složek se nebude u dané složky zobrazovat počet příspěvků. Ignorovat vč. podsložek stisknutím tlačítka se nastaví nesledování složky včetně všech jejích podsložek. Hromadné nastavení sledovanosti složek lze provést v aplikaci Nastavení (viz strana 94). Obrázek 78 Strom složek s příspěvky Vložení nového příspěvku Nový příspěvek do zvolené složky může vložit uživatel, který má k této složce přiděleno oprávnění pro přidávání příspěvků nebo je jejím správcem. Jaké má uživatel oprávnění ke složce, je zobrazeno u každého názvu složky v záložce Strom složek (obr. 78). 90

91 7 VÝVĚSKA Příspěvek se vloží přes formulář aplikace Přidat příspěvek (obr. 79). Pokud má být vkládaná informace strukturovaná, pak je možné použít HTML editor. Pole Expirace je pole pro vložení data, do kterého se má uživatelům informace nabízet. V textu nad formulářem je uveden maximální počet dní expirace nastavený pro aktuální složku, tj. počet dní, po které se bude uživatelům informace nabízet. Změnou data v poli Expirace je možné dobu zobrazování příspěvku zkrátit. Vedle pole je uvedeno maximální datum expirace. Obrázek 79 Vložení nového příspěvku Čtenáři a vyvěšující složky V záložkách Čtenáři a Vyvěšující lze individuálně nebo hromadně nastavit uživatele, kteří mohou ve zvolené složce číst, resp. vyvěšovat příspěvky. Je možné také nastavit propagaci práva do podsložek a v případě potřeby je možné propagaci zrušit kliknutím na ikonu ve sloupci Propagovat (obr. 80 nebo 81). Tato nastavení mohou provádět pouze správci nebo spolusprávci složky. Nejčastěji se využívá hromadné nastavení čtenářů nebo vyvěšujících (obr. 80) buď pomocí kvalifikátoru (obecná skupina, například studenti prezenční formy, aktivní zaměstnanci nebo učitelé) nebo parafikátoru (skupina daná jedním parametrem, například studenti dané fakulty, zaměstnanci daného ústavu). Při individuálním nastavování čtenářů (obr. 81), resp. vyvěšujících se uživatel dohledá dle jména nebo ID a určí se, zda se má toto právo propagovat i do podsložek. 91

92 7 VÝVĚSKA Obrázek 80 Hromadné nastavení uživatelů vyvěšujících příspěvky Obrázek 81 Individuální nastavení čtenářů složky Správci složky V záložce Správci lze nastavit správce a spolusprávce složky, je možné, aby obě role zastávala jedna osoba. Dohledaný uživatel bude nastaven jako správce složky, pokud pole Nastavit jako doplňujícího správce zůstane neoznačené. Pokud bude označeno, bude uživatel nastaven jako spolusprávce. Má-li být správcovství složky propagováno 92

93 7 VÝVĚSKA do podsložek, označí se pole Nastavit i u všech podsložek. Každou volbu správce nebo spolusprávce je nutné potvrdit tlačítkem Uložit. Přehled správců a spolusprávců jednotlivých složek je k dohledání v záložce Evidence složek (obr. 86). Obrázek 82 Nastavení správce a spolusprávce 7.2 Nové příspěvky ve vývěsce Aplikace Nové příspěvky zobrazuje nové příspěvky vložené do vývěsky (obr. 83) a umožňuje jejich zobrazení (přečtení). Počet příspěvků na stránce lze nastavit v záložce Nastavení (viz strana 94). Pokud je příspěvků více, lze mezi stránkami listovat. Přečtený příspěvek se zde již nezobrazuje, lze ho dohledat v příslušné složce v záložce Strom složek. Obsah seznamu lze aktualizovat kliknutím na odkaz Aktualizovat příspěvky. Význam sloupců seznamu příspěvků je: Ozn. zvolené příspěvky lze tlačítkem Vybrané označit jako přečtené označit jako přečtené. Pokud se všechny příspěvky mají označit jako přečtené, nemusí se označit, ale stačí stisknout tlačítko Všechny označit jako přečtené. Důležitost všechny příspěvky mají vyznačenou důležitost, význam značek je uveden v legendě. Příspěvky název příspěvku, jeho součástí je i cesta k dohledání příspěvku. Kliknutím na název složky v cestě se otevře její obsah. Vložil osoba, která je autorem příspěvku. Kliknutím na jméno se otevře osobní stránka v aplikaci Lidé na MENDELU. Vloženo datum vložení příspěvku. Zobrazit obsah příspěvku se zobrazí kliknutím na ikonu ve sloupci Zobrazit. 93

94 7 VÝVĚSKA Obrázek 83 Nové příspěvky ve vývěsce 7.3 Moje příspěvky ve vývěsce Aplikace Moje příspěvky slouží k prohlížení a editaci vlastních příspěvků. V nabídce jsou příspěvky, kterým ještě neskončil termín pro jejich nabízení (expirace). Kromě úpravy je možné k příspěvku přiložit elektronický dokument přes ikonu. 7.4 Nastavení vývěsky Aplikace Nastavení vývěsky umožňuje: Nastavení vývěsky zvolit počet zpráv, které se budou ve složkách zobrazovat mohou se zobrazovat všechny nebo jen určitý počet zvolený z menu. Nastavení složek hromadné nastavení sledování nebo nesledování jednotlivých složek stromu vývěsky a zasílání ů o nově vložených příspěvcích do požadovaných složek. Složky, jejichž příspěvky se mají nabízet v upozorňovátku v úvodu Osobní administrativy (obr. 77), mají označen checkbox ve sloupci Sledovat (obr. 85). Implicitně je nastaveno sledování všech složek. Informační y se budou zasílat pouze pro složky s označeným checkboxem ve sloupci Zasílat y. Pokud má uživatel nastaveno nesledování složky, pak její nově založená podsložka je automaticky nastavená na nesledovaná. 94

95 7 VÝVĚSKA Obrázek 84 Moje příspěvky ve vývěsce Obrázek Evidence složek vývěsky Nastavení vývěsky Aplikace Evidence složek umožňuje zakládání a správu složek vývěsky. Do aplikace mají přístup správci složek, doplňující správci složek a uživatelé s oprávněním vyveska-s, kteří mohou manipulovat se všemi složkami vývěsky. Správci a doplňující správci vidí 95

96 7 VÝVĚSKA a mohou editovat pouze své složky. Nová složka se založí přes formulář na obrázku 86. Význam položek: Název název složky, pod kterým se bude zobrazovat ve stromu složek, proto je vhodné optimalizovat jeho délku. Je povinnou položkou. Vložit lze i anglický název. Zkratka a zkratka anglicky zkratka názvu složky. Popis popis obsahu složky. Nadřízená složka složka, pod kterou se nová složka hierarchicky zařadí, je povinnou položkou. Max. počet dní expirace doba, za kterou se příspěvek přestane zobrazovat, je povinnou položkou. Správce správce složky, je povinnou položkou. Obrázek 86 Evidence složek vývěsky Doplňující správce další správce složky, je povinnou položkou. Správce a spolusprávce složky lze nastavit nebo změnit v záložce Správce (viz strana 92). 96

97 7 VÝVĚSKA Práva uživatelů položky umožňují nastavit čtenáře, a dále korektní zobrazení stromu složek. čtou všichni slouží pro nastavení všech uživatelů jako čtenářů dané složky; vidí všichni slouží pro korektní zobrazení stromu, pokud uživatelé nemají právo danou složku číst, ale mají právo na některou z jejích podsložek. 7.6 Vyhledávání Záložka Vyhledávání je odkazem do aplikace Fulltextové vyhledávání Fulltextové vyhledávání umístěné v Osobní administrativě v sekci Portál veřejných informací. Zde je možné dohledávat příspěvky umístěné ve vývěsce. V aplikaci je umístěn návod pro rozšířené vyhledávání. 97

98

99 8 Úložiště dokumentů Aplikace Úložiště dokumentů poskytuje uživateli přístup k jeho elektronickému úložišti dokumentů. Dokumenty vkládá do úložiště zpravidla studijní oddělení. V závislosti na nastavení systému může vybrané dokumenty vkládat i uživatel a předávat je tak na studijní oddělení ke zpracování. Rozsah přípustných operací, které může uživatel s dokumenty provádět závisí na přidělených oprávnění pro jednotlivé typy dokumentů v úložišti. Vkládání je pak závislé na nastavení jednotlivých typů dokumentů. Nastavení práv jednotlivých uživatelů provádí správce úložiště prostřednictvím aplikace Správa úložiště dokumentů, jejíž popis je uveden v 18. svazku dokumentace Provoz. Obrázek 87 Úložiště dokumentů dokumenty uživatele 8.1 Dokumenty v úložišti Po vstupu do aplikace je v horní části zobrazeno menu, které umožňuje navigaci mezi jednotlivými složkami dokumentů v úložišti. Po kliknutí na záložku je zobrazen obsah vybrané složky dokumentů. Dokumenty do úložiště vkládá zpravidla studijní oddělení nebo systémový integrátor. O vložení nového dokumentu je uživatel, do jehož úložiště je dokument vkládán informován prostřednictvím ové zprávy. Seznam všech dokumentů ve vybrané složce je zobrazen v přehledové tabulce. U každého dokumentu je zobrazen jeho název, jméno přiloženého souboru a jeho velikost, datum vytvoření a jméno uživatele, který dokument vytvořil. Kliknutím na ikonu ve sloupci Stáhnout je možné soubor stáhnout a zobrazit. Dokumenty označené ikonou nelze stáhnout z důvodu nedostatečných oprávnění uživatele k takovému dokumentu. Nastavení práv provádí správce úložiště. 8.2 Vkládání dokumentů Jak již bylo zmíněno, vkládání dokumentů do úložiště provádí zpravidla studijní oddělení. V závislosti na nastavení systému provedených správcem úložiště mohou některé 99