Provoz UIS. Univerzitní informační systém. Svazek 18. Slovenská zemědělská univerzita v Nitře

Transkript

1 Univerzitní informační systém Slovenská zemědělská univerzita v Nitře Provoz UIS Svazek 18 Verze: 0.58 Datum: 26. června 2015 Autor: Jitka Šedá, Martin Tyllich

2

3 Obsah 1 Provozní informace UIS Editace zásadních informací Správa FAQ Zkrácená URL do informačního systému Správa sekcí vývojového a provozního týmu UIS Licenční informace Základní informace o univerzitě Řízení provozu UIS Přidělování superpráva Změna identity na jiného uživatele (superprávo) Operativní řízení UIS na instalaci Skrývání funkcí a zařazení uživatelů Kvóty a limity Správa poštovních kvót Správa kvót Dokumentového serveru Správa kvót pro obrázky v blozích Správa individuálních kvót pro obrázky v designech Cache aplikačního clusteru Univerzitní číselníky Evidence pracovišť Evidence externích subjektů Evidence externích zařazení Evidence orgánů univerzity Evidence typů orgánů Evidence předvoleb telefonů Evidence kategorií věcí pro výpůjčky Evidence typů vyznamenání Správa číselníků místností Informace o provozu UIS Statistika potvrzení o kontrole Statistiky využití UIS Použití superpáva Přehled zaplněného prostoru v databázi Aktuální zátěž databáze Správa osobního managementu Evidence RSS kanálů Správa bulletinů Zakládání diskuzních skupin

4 7 Správa eagendy Evidence podacích deníků Evidence archivních fondů Správa helpdeskových kanálů Správa vědy a výzkumu Odstraňování duplicit z externích výzkumníků Rejstřík 43 4

5 Seznam obrázků 1: Editace zásadních informací : Seznam evidovaných zásadních informací : Editace často kladených dotazů : Zkrácená URL do informačního systému : Správa sekcí vývojového a provozního týmu UIS : Přidělování superpráva : Skrývání funkcí a zařazení uživatelů : Správa skupinových poštovních kvót : Správa individuálních poštovních kvót : Skupinová správa kvót Dokumentového serveru : Individuální správa kvót Dokumentového serveru : Správa kvót pro obrázky v blozích : Správa individuálních kvót pro obrázky v designech : Evidence typů orgánů : Evidence předvoleb telefonů : Editace nového telefonního čísla : Evidence kategorií věcí pro výpůjčky : Evidence typů vyznamenání : Statistiky využití UIS : Použití superpáva : Evidence RSS kanálů : Správa bulletinů : Zakládání diskuzních skupin : Diskuzní fóra : Založení nového kanálu : Přehled kanálů a historie : Odstraňování duplicit z externích výzkumníků

6

7 Vážení uživatelé, osmnáctý svazek dokumentace je příručkou určenou členům provozního týmu UIS, případně systémovým integrátorům. Zahrnuje popisy aplikací souvisejících s provozními informacemi UIS, s kvótami a limity subsystémů, s univerzitními číselníky, s informacemi o provozu UIS, se správou aplikací osobního managementu a vědecko-výzkumného systému. Ing. Jitka Šedá, Ing. Martin Tyllich a kolektiv autorů 7

8

9 1 Provozní informace UIS 1.1 Editace zásadních informací Aplikace Editace zásadních informací slouží k editaci informací, na něž jsou zobrazovány odkazy v úvodu základní stránky informačního systému nebo v úvodu stránky Osobní administrativy. Jedná se o sdělení uživatelům UIS, důležitost zprávy je rozlišena řezem písma. Aplikace je dostupná uživatelům s právem provoz-a, případně provoz-o. Novou informaci lze přidat přes formulář na obrázku 1 nebo kopií dříve zveřejněné informace. Způsob prezentace, cíloví uživatelé, zaslání upozornění apod. je možné řídit položkami formuláře. Jedinou povinnou položkou je Název, použití ostatních položek formuláře je na uživateli a okolnostech zveřejňované zprávy. Význam položek formuláře: Použít HTML editor HTML editor umožňuje základní formátování textu. Pokud je označena možnost Ne, je možné vkládat pouze prostý text. Použití editoru je popsáno ve 14. svazku dokumentace elearning testování a zkoušení. Název informace stručný název informace, který se uživatelům nabízí ve formě odkazu (kliknutím na něj se otevře celý obsah informace). Text informace vlastní text zveřejňované informace. Tvar pole závisí na nastavení položky Použít HTML editor. Typ informace vyjadřuje důležitost informace (informace fatálního nebo nefatálního charakteru, malá oznámení). Umístění informace určuje, kde se bude uživatelům zpráva zobrazovat (základní i osobní část, jen osobní část, jen základní část). V základní části je informace přístupná všem uživatelům, v osobní části pouze přihlášeným uživatelům. Kvalifikátor umožňuje určit obecnou skupinu uživatelů, pro které je informace určena, například studentům prezenční formy studia, učitelům v aktuálním univerzitním období. Přidání zvoleného kvalifikátoru se musí potvrdit tlačítkem Přidat. Parafikátor umožňuje určit skupinu uživatelů upřesněnou jedním parametrem, například studenty dané fakulty, zaměstnanci daného ústavu. Nejprve se zvolí skupina, po stisknutí tlačítka Přidat se zvolí parametr a přidání zvolené skupiny uživatelů se musí opět potvrdit tlačítkem Přidat. Lze zvolit několik skupin uživatelů, kterým se informace bude zobrazovat. Je možné kombinovat skupiny dané kvalifikátorem a parafikátorem. Informace se bude zobrazovat pouze určeným skupinám uživatelů. Odkdy termín, odkdy se bude informace zobrazovat. Dokdy termín, dokdy se bude informace zobrazovat. Odeslat upozornění pokud bude pole označeno, pak se skupinám určených kvalifikátorem a parafikátorem zašle upozorňující na univerzitní adresu jednotlivých uživatelů. Přidávané zásadní informace se řadí v tabulce (obr. 2), jejíž zobrazení lze ovlivnit filtrem Zobrazit. Podle stavu lze ihned rozlišit aktuální, historickou nebo budoucí informaci, její umístění, termín zveřejnění atd. Význam sloupců tabulky: 9

10 1 PROVOZNÍ INFORMACE UIS Obr. 1 Editace zásadních informací Ozn. pole pro označení příspěvku. Označený příspěvek lze smazat tlačítkem umístěným pod seznamem, operace je nevratná. Akt. ikona vyjadřuje stav informace (aktuální, budoucí, historická). Název název informace zveřejňovaný uživatelům formou odkazu. Typ ikona vyjadřuje důležitost nabízené informace. Umístění ikona vyjadřuje oblast zveřejnění informace (veřejná, neveřejná část). Odkdy termín, odkdy se bude informace zobrazovat. Dokdy termín, dokdy se bude informace zobrazovat. Kopírovat ikona umožňuje sestavit a zveřejnit novou informaci kopií. Kliknutím na ikonu se zobrazí zakládací formulář se stejným nastavením, jako má původní informace. Po úpravě se formulář uloží a podle nastaveného termínu se informace zveřejní. 10

11 1 PROVOZNÍ INFORMACE UIS Kvalifikátory ikona umožňuje zobrazit seznam skupin uživatelů, kterým se informace zveřejňuje. Upozornit kliknutím na ikonu se uživatelům zašle upozornění na zvolenou informaci. Upozornění lze zasílat opakovaně. Znovu zobrazit kliknutím na ikonu lze zobrazit zprávu jako novou všem uživatelům, kteří zprávu označili za přečtenou a nechtějí ji dále zobrazovat. Upravit kliknutím na ikonu se zobrazí formulář, ve kterém je možné upravit obsah zobrazované informace, změnit termín zveřejnění, změnit skupiny uživatelů apod. Změnil jméno osoby, která jako poslední editovala informaci. Obr. 2 Seznam evidovaných zásadních informací 1.2 Správa FAQ Aplikace Správa FAQ slouží ke správě často kladených dotazů, které se zobrazují uživatelům (tzv. FAQ frequently asked questions). Jednotlivé dotazy jsou rozděleny do kategorií a takto rozdělené se zobrazují uživatelům v aplikaci Často kladené otázky ve veřejné i neveřejné části UIS. Aplikace je přístupná uživatelům s právem faq-a ; Nová kategorie se přidá přes formulář na obrázku 3, kde se vyplní název kategorie v mateřském a anglickém jazyce. Přes ikonu ve sloupci Upravit je možné upravovat údaje jednotlivých sekcí. Otázky a jejich odpovědi se do kategorií vkládají přes ikonu ve sloupci Vložit otázky (obr. 3). Znění otázky a odpovědi se vloží do připravených polí v mateřském a anglickém jazyce. Text odpovědi je možné za použití HTML editoru formátovat podobně jako při použití běžných textových editorů. Přehled všech otázek a odpovědí zvolené kategorie je zobrazen v tabulce pod formulářem pro přidání nového záznamu. Změny je možné provádět po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit. Mazání se provádí označením otázky ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka Odebrat označené záznamy. Otázky, které nejsou aktuální, není nutné mazat, ale je možné je deaktivovat kliknutím na ikonu a podle potřeby je stejným způsobem znovu aktivovat. Pořadí kategorií a otázek v kategoriích lze měnit klikáním na ikony a. 11

12 1 PROVOZNÍ INFORMACE UIS Obr. 3 Editace často kladených dotazů 1.3 Zkrácená URL do informačního systému Aplikace Zkrácená URL do informačního systému umožňuje evidovat zkrácené tvary URL odkazů do UIS, které je možné využít například v propagačních materiálech. Uživatelům se definované zkrácené tvary a způsob jejich použití zobrazuje ve stejnojmenné aplikaci umístěné v úvodní stránce Osobní administrativy. Správu zkrácených URL mohou provádět pouze uživatelé s oprávněním acc-b. 12

13 1 PROVOZNÍ INFORMACE UIS Nový tvar URL se definuje přes formulář (obr. 4), kde se vyplní identifikace URL (například zkratka pracoviště) a skutečná URL adresa (například URL pracoviště dohledaného v aplikaci Pracoviště). Stránka s požadovanými informacemi se uživatelům zobrazí po zadání URL adresy Obr. 4 Zkrácená URL do informačního systému 1.4 Správa sekcí vývojového a provozního týmu UIS V aplikaci Správa sekcí vývojového a provozního týmu UIS se evidují sekce, jako vývojový tým, provozní tým, tým systémových integrátorů a členové jednotlivých týmů. Takto evidované osoby se zobrazují i se svými kontaktními údaji všem uživatelům UIS v aplikaci Vývojový tým, resp. Systémoví integrátoři. Nová sekce se přidá přes formulář na obrázku 5. Členové se přidávají přes formulář pod ikonou ve sloupci Členové, dohledat lze pouze aktivní nebo externí osoby evidované v UIS. V poznámce je vhodné evidovat funkci nebo u integrátorů pracoviště (např. fakultu), pro které funkci vykonávají. Označené členy lze tlačítkem Přesunout označené členy do sekce přesunout do zvolené sekce nebo je smazat tlačítkem Odebrat označené členy. Ve sloupci Podrobnosti lze uložit ovou adresu, ze které budou zasílány zprávy všem členům dané sekce. 1.5 Licenční informace Aplikace Licenční informace zobrazuje údaje, které jsou součástí licence na užívání Univerzitního informačního systému, jako například označení produktu a jeho verze, vývojové pracoviště, kontaktní údaje na vývojový tým, držitele licence s číslem obchodní smlouvy a datem platnosti licence, statistické údaje o provozu. Většinu informací zanáší vývojový tým přes aplikaci Řízení a customizace IS, která je přístupná pouze vybraným vývojářům. 13

14 1 PROVOZNÍ INFORMACE UIS Obr. 5 Správa sekcí vývojového a provozního týmu UIS 1.6 Základní informace o univerzitě Aplikace Základní informace o univerzitě zobrazuje základní údaje o univerzitě, jako jsou název a oficiální zkratka univerzity, kontaktní údaje, IČO, DIČ a bankovní spojení. Informace zanáší vývojový tým přes aplikaci Řízení a customizace IS, která je přístupná pouze vybraným vývojářům. 14

15 2 Řízení provozu UIS Kapitola se věnuje provozu řízení jednotlivých instancí UIS, popisuje způsob přidělování superpráva a způsob změny identity na jiného uživatele. 2.1 Přidělování superpráva Superprávo je nástroj umožňující uživateli plně přijmout identitu jiného uživatele. Aplikace Přidělování superpráva umožňuje přidělit superprávo jiné osobě (obr. 6). Právo se přiděluje individuálně a minimálnímu počtu uživatelů na univerzitě, na zvolený subjekt s dělením až na ústavy a s možností zvolit rodinu aplikací, na kterou se superprávo bude vztahovat. K aplikaci mají přístup uživatelé s právem superpravo-sprava. Obr. 6 Přidělování superpráva 15

16 2 ŘÍZENÍ PROVOZU UIS 2.2 Změna identity na jiného uživatele (superprávo) Aplikace Přepnutí superpráva umožňuje využít přidělené superprávo, tj. přijmout identitu dohledaného uživatele. Přijmout lze identitu uživatele úvazkem nebo studiem na stejném subjektu, k jakému bylo superprávo přiděleno. 2.3 Operativní řízení UIS na instalaci Aplikace Operativní řízení UIS na instalaci umožňuje uživatelům s právem devel-a, provoz-z nebo provoz-a operativní změnu nastavení instalace UIS podle aktuálních potřeb. Vynucení zjednodušené textové verze IS parametr umožňuje vynucení používání quick režimu UIS napříč celou instalací. Nastavení parametru je vhodné zejména v období zvýšené zátěže spojené s hromadnými akcemi např. v období předzápisů a zápisů. 2.4 Skrývání funkcí a zařazení uživatelů Aplikace Skrývání zařazení uživatelů slouží k definování funkcí a personálních zařazení, které nemají být zobrazovány v různých přehledech, např. v aplikaci Lidé na SPU. Aplikace je přístupná uživatelům s právem funkce-b. Po vstupu do aplikace je zobrazen formulář pro dohledání osoby, pro kterou mají být funkce a zařazení upraveny. Pod tímto formulářem jsou v přehledové tabulce vypsání všichni uživatelé a jejich zařazení, která jsou evidována jako skrytá. Potřebné záznamy je možné opět zviditelnit jejich označením ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka Označit zařazení jako viditelná. Obr. 7 Skrývání funkcí a zařazení uživatelů Uživatel, pro kterého je zapotřebí skrýt jeho zařazení se dohledá pomocí připraveného formuláře. Pro zvoleného uživatele je v přehledové tabulce vypsán seznam všech jeho funkcí a zařazení. Skrytí jednotlivých záznamů se provede jejich označením ve sloupci Skryto a stisknutím tlačítka Označit zařazení jako skrytá. Skryté údaje nebudou zobrazovány v různých informacích o osobách, například v aplikaci Lidé na SPU. 16

17 3 Kvóty a limity Kapitola se věnuje nastavení kvót a limitů uživatelům UIS. Nastavení se týká aplikací, jako Poštovní schránka, Dokumentový server, Správa blogů a Vytvořit si vlastní design. Některá nastavení se týkají skupin uživatelů, jiná jednotlivých uživatelů. Po zavedení systému je vhodné, aby prvotní nastavení provedl vývojový tým (nemusí být pravidlem). 3.1 Správa poštovních kvót Aplikace Správa poštovních kvót umožňuje hromadné a individuální nastavení a správu kvót pro příjem poštovních zpráv. Po vyčerpání kvóty není uživatelům umožněn příjem další pošty, výjimku tvoří příjem zpráv generovaných systémem, jejichž doručení je vždy zaručeno. Aplikace je dostupná uživatelům s právem provoz-a, případně provoz-o nebo provoz-z. Obr. 8 Správa skupinových poštovních kvót 17

18 3 KVÓTY A LIMITY Skupinové kvóty Nastavení skupinových kvót je jedna ze základních operací pro umožnění přijímání poštovních zpráv. Nastavení je třeba provést tak, aby postihlo všechny skupiny uživatelů, kteří získali účet do UIS. To je podmínkou pro provoz poštovního systému UIS. Uživatelům, kteří spadají do více skupin, je vždy přidělena nejvyšší kvóta z daných skupin. V záložce Skupinové kvóty (obr. 8) se hromadně nastavují kvóty v MiB pro skupiny příjemců nebo pro skupiny příjemců dané jedním parametrem, který se volí ve druhém kroku výběru. Kvótu lze kdykoliv změnit. Příklad nastavení kvót pro základní skupiny uživatelů je následující: Skupina Kvóta [MiB] Doktorandi (aktivní) 500 Systémoví integrátoři 2000 Učitelé v aktuálním univerzitním období 600 Vedoucí pracovníci univerzity 1000 Všichni aktivní externisti 50 Všichni aktivní studenti univerzity 200 Všichni aktivní zaměstnanci univerzity 500 Všichni nevyřazení studenti univerzity (i přerušení) 50 Všichni nevyřazení zaměstnanci a studenti 50 Všichni uživatelé (bez omezení) 10 Zaměstnanci vedoucí pracovníci 800 Obr. 9 Správa individuálních poštovních kvót 18

19 3 KVÓTY A LIMITY Individuální kvóty V záložce Individuální kvóty (obr. 9) je možné nastavit kvóty jednotlivým uživatelům, kteří z nějakého důvodu potřebují přijímat větší objem poštovních zpráv než běžný uživatel. Dohledané osobě se přidělí velikost kvóty v megabytech. Přidělenou kvótu je možné změnit nebo odebrat. V aplikaci je zobrazen seznam uživatelů, kterým byla individuálně přidělena kvóta, a velikost přidělené kvóty. 3.2 Správa kvót Dokumentového serveru Aplikace Správa kvót Dokumentového serveru umožňuje hromadné a individuální nastavení a správu kvót pro vkládání dokumentů do Dokumentového serveru. Aplikace je dostupná uživatelům s právem provoz-a, případně provoz-o nebo provoz-z. Stav využití přidělené kvódy vidí uživatel v aplikaci Dokumentový server v záložce Strom dokumentů. Na vyčerpání kvóty je uživatel upozorněn při vkládání dokumentu. Obr. 10 Skupinová správa kvót Dokumentového serveru Skupinové kvóty DS Nastavení skupinových kvót je jedno ze základních nastavení Dokumentového serveru. Nastavení je třeba provést tak, aby postihlo všechny skupiny uživatelů, kteří získali účet do UIS. Uživatelům, kteří spadají do více skupin, je vždy přidělena nejvyšší kvóta z daných skupin. V záložce Skupinové kvóty (obr. 10) se hromadně nastavují kvóty pro vkládání dokumentů do Dokumentového serveru. Velikost kvóty odpovídá velikosti všech dokumentů vložených jedním uživatelem dané skupiny. Příklad nastavení kvót pro základní skupiny uživatelů je následující: 19

20 3 KVÓTY A LIMITY Skupina Kvóta [MiB] Doktorandi (aktivní) 100 Systémoví integrátoři 250 Vedoucí pracovníci univerzity 200 Všichni aktivní studenti univerzity 40 Všichni aktivní zaměstnanci univerzity 100 Všichni nevyřazení studenti univerzity (i přerušení) 20 Všichni uživatelé (bez omezení) 5 Zaměstnanci vedoucí pracovníci 150 Individuální kvóty DS V záložce Individuální kvóty (obr. 11) je možné nastavit kvóty jednotlivým uživatelům, kteří z nějakého důvodu potřebují zveřejňovat větší objem dokumentů než běžní uživatelé. Dohledané osobě se přidělí velikost kvóty v megabytech. Přidělenou kvótu je možné změnit nebo odebrat. V aplikaci je zobrazen seznam uživatelů, kterým byla individuálně přidělena kvóta, a velikost přidělené kvóty. Obr. 11 Individuální správa kvót Dokumentového serveru 3.3 Správa kvót pro obrázky v blozích Uživatelé mají hromadně nastavenu určitou kvótu pro vkládání obrázků do blogů. Aplikace Správa kvót pro obrázky v blozích umožňuje nastavit pro jednotlivé uživatele nebo pro celé tematické blogy jinou kvótu (v kib). Aplikace je dostupná uživatelům s právem provoz-a, případně provoz-z. 20

21 3 KVÓTY A LIMITY Obr. 12 Správa kvót pro obrázky v blozích Osobní blog v záložce se kvóta nastavuje jednotlivým osobám, které získají vyšší kapacitu pro zveřejňování obrázků ve svém blogu. Tematické blogy v záložce se kvóta nastavuje pro konkrétní tematický blog. Zobrazen je seznam všech založených blogů a přes ikonu ve sloupci Nastavit kvótu je možné kvótu nastavit (obr. 12). Pokud není nastavena, pak je sloupec Kvóta prázdný a vztahuje se na něj hromadně nastavená kvóta. 3.4 Správa individuálních kvót pro obrázky v designech Aplikace Správa individuálních kvót pro obrázky v designech umožňuje nastavení a správu kvót obrázků pro tvorbu designů UIS. Aplikace je dostupná uživatelům s právem provoza. Dohledané osobě se přidělí velikost kvóty v kilobytech (obr. 13). Přidělenou kvótu je možné změnit nebo odebrat. V aplikaci je zobrazen seznam uživatelů, kterým byla individuálně přidělena kvóta, a velikost přidělené kvóty. Obr. 13 Správa individuálních kvót pro obrázky v designech 21

22 3 KVÓTY A LIMITY 3.5 Cache aplikačního clusteru Aplikace Využití paměťové cache aplikačního clusteru přináší informace o stavu paměťové cache aplikačního clusteru. Aplikace je přístupná uživatelům s právem provoz-a nebo devel-a. Údaje o stavu paměťové cache jsou zobrazeny v přehledové tabulce. V tabulce jsou uvedeny servery, na kterých je cache umístěna. Pro každý server jsou uvedeny informace o celkové kapacitě paměti, aktuálním využití v absolutním i procentuálním vyjádření, počtu držených záznamů, počtu spojení a další informace o přístupech a úspěšnosti přístupů do cache. 22

23 4 Univerzitní číselníky 4.1 Evidence pracovišť V aplikaci Evidence pracovišť jsou evidována všechna pracoviště univerzity, evidované údaje jsou využívány dalšími aplikacemi UIS. Naplnění a udržování seznamu pracovišť patří mezi zásadní úkoly. Aplikace Evidence pracovišť je přístupná i z Osobní administrativy, její popis je uveden v 10. svazku dokumentace Systémový integrátor báze systému. 4.2 Evidence externích subjektů V aplikaci Evidence externích subjektů jsou evidovány všechny typy externích subjektů univerzity. K subjektu jsou evidovány další údaje, jako možnost interního poměru, možná externí zařazení na subjektu apod. Dohledat lze seznam externistů evidovaných na daném subjektu, zobrazit ukončené poměry. Aplikace Evidence externích subjektů je přístupná i z Osobní administrativy, její popis je uveden v 10. svazku dokumentace Systémový integrátor báze systému. 4.3 Evidence externích zařazení V aplikaci Evidence externích zařazení jsou evidovány všechny typy externích zařazení, která se přidělují jednotlivým typům externích subjektů. Aplikace Evidence externích zařazení je přístupná i z Osobní administrativy, její popis je uveden v 10. svazku dokumentace Systémový integrátor báze systému. Obr. 14 Evidence typů orgánů 23

24 4 UNIVERZITNÍ ČÍSELNÍKY 4.4 Evidence orgánů univerzity V aplikaci Evidence orgánů univerzity jsou evidovány všechny orgány univerzity, které se následně zobrazují v různých veřejných aplikacích UIS. V orgánu jsou seskupeny osoby v roli předsedy, místopředsedy, tajemníka nebo člena. Aplikace Evidence orgánů univerzity je přístupná i z Osobní administrativy, její popis je uveden v 10. svazku dokumentace Systémový integrátor báze systému. 4.5 Evidence typů orgánů V aplikaci Evidence typů orgánů jsou evidovány všechny typy orgánů nabízené v aplikaci Evidence orgánů univerzity. Nový orgán lze založit přes formulář na obrázku 14, ve kterém se vyplní slovenský a anglický název orgánu, vazba na kvalifikační odbor, odbor, pracoviště nebo studijní program, druh orgánu (komise, samosprávný, další) a určí se, zda existují podorgány. Podle druhu jsou orgány rozděleny ve výpisech, například v aplikaci Orgány v portálu veřejných informací. Dokud není typ orgánu použit, lze jej smazat. Obr. 15 Evidence předvoleb telefonů 4.6 Evidence předvoleb telefonů Aplikace Evidence předvoleb telefonů slouží k evidenci předvoleb telefonních čísel v seznamu zobrazovaném v UIS. Předvolby se nabízejí při editaci telefonních čísel v aplikaci 24

25 4 UNIVERZITNÍ ČÍSELNÍKY Portál SIF a OSSA. Nová předvolba se přidá přes formulář na obrázku 15, ve kterém se vyplní předvolba, její název a případně popis. Předvolba musí mít tolik znaků, kolik znaků má celé telefonní číslo v mezinárodním tvaru. Místo, kam se bude dosazovat konkrétní telefonní číslo či klapka je označeno znaky x, například xxx xxx nebo x xxx. V editaci telefonního čísla se pak nabízí menu s předvolbami a pole pro doplnění klapky (obr. 16). Sestavení vhodných předvoleb usnadňuje a zjednodušuje evidenci telefonních čísel a tvorbu telefonního seznamu. Obr. 16 Editace nového telefonního čísla 4.7 Evidence kategorií věcí pro výpůjčky V aplikaci Evidence kategorií věcí pro výpůjčky jsou evidovány možné kategorie věcí nabízené v aplikaci Výpůjčky věcí. K vložení nové kategorie přes formulář na obrázku 17 je nutné mít připravenu ikonu, reprezentující danou kategorii. Ikona se bude zobrazovat společně s názvem kategorie uživatelům výpůjček. Obr. 17 Evidence kategorií věcí pro výpůjčky 25

26 4 UNIVERZITNÍ ČÍSELNÍKY 4.8 Evidence typů vyznamenání V aplikaci Evidence typů vyznamenání jsou evidovány typy vyznamenání udělovaných univerzitou, fakultou nebo pracovištěm na úrovni fakulty. Číselník je využíván v aplikaci Evidence vyznamenání, kde jsou evidovány vyznamenané osoby. Typy vyznamenání se evidují zvlášť pro jednotlivá pracoviště. Smazat lze pouze nepoužité položky. Povinnou položkou zakládacího formuláře je označení vyznamenání, ale je vhodné doplnit i anglický název a popis vyznamenání (směrnice, podle které je udělováno, kdo uděluje, důvody udělení, titul, který bude oceněná osoba využívat, atd.) Obr. 18 Evidence typů vyznamenání 4.9 Správa číselníků místností Aplikace Správa číselníků místností je určena pro správu číselníků používaných v aplikaci Evidence místností pro rozlišení druhu a účelu použití evidovaných místností. Aplikace je přístupná uživatelům s právem provoz-a Účel Záložka Účel je určena pro správu číselníku účelů využivání místností (databázová tabulka RC UCEL MISTNOSTI). Nový záznam se do číselníku přidá vyplněním pole Název a stisknutím tlačítka Přidat. Obsah číselníku je zobrazen v tabulce pod formulářem pro přidání nového záznamu. Jednotlivé záznamy je možné editovat po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit. Nepotřebné záznamy je možné smazat jejich označením a stisknutím tlačítka Odebrat označené záznamy. Pokud u některého záznamu zaškrtávací políčko chybí, znamená to, že je daný záznam již přiřazen k některé místnosti a není možné jej smazat. 26

27 4 UNIVERZITNÍ ČÍSELNÍKY Druh Záložka Druh je určena pro správu číselníku druhů místností (databázová tabulka RC DRUH MISTNOSTI). Nový záznam se do číselníku přidá vyplněním pole Název a stisknutím tlačítka Přidat. Obsah číselníku je zobrazen v tabulce pod formulářem pro přidání nového záznamu. Jednotlivé záznamy je možné editovat po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit. Nepotřebné záznamy je možné smazat jejich označením a stisknutím tlačítka Odebrat označené záznamy. Pokud u některého záznamu zaškrtávací políčko chybí, znamená to, že je daný záznam již přiřazen k některé místnosti a není možné jej smazat. 27

28

29 5 Informace o provozu UIS Kapitola zahrnuje popis aplikací poskytujících statistiky provozu UIS. Popis aplikací Záznam operací uživatelů a Přístupy v posledních minutách je uveden v dokumentaci pro systémové integrátory v 10. svazku Systémový integrátor báze systému. 5.1 Statistika potvrzení o kontrole Aplikace Statistika potvrzení o kontrole zobrazuje statistiku potvrzení správnosti údajů v kontrole osobních údajů za jednotlivá univerzitní období (akademické roky). Uživatelé provádějí potvrzení v aplikaci Kontrola osobních údajů, jež je přístupná v Osobní administrativě UIS. Stejná statistika je přístupná i ostatním uživatelům UIS. Kontrolovat údaje a potvrzovat jejich správnost by uživatelé měli provádět každý akademický rok. Pokud kontrolu ještě neprovedli, zobrazí se výzva v zásadních informacích v úvodu stránky Osobní administrativy. Statistika se zobrazuje vždy pro zvolené období, které odpovídá akademickému roku. Volba se provede kliknutím na ikonu. 5.2 Statistiky využití UIS Aplikace Statistiky využití UIS umožňuje zobrazit různé statistiky počtu zaznamenaných operací využití informačního systému na základě předem zvolených kritérií. Údaje jsou počítány vždy o půlnoci každého dne. Zvolit lze ze tří typů sledovaných veličin: Počty operací statistika poskytuje údaje o celkové zátěži systému za poslední týden, měsíc nebo rok, dále o celkové měsíční zátěži, o průměrném denním přístupu do systému, přehled celkové roční zátěže a další. Možná zobrazení jsou: Celková zátěž informačního systému za posledních 12 měsíců; Celková zátěž informačního systému za poslední měsíc; Celková zátěž informačního systému za poslední týden; Měsíční celková zátěž informačního systému (od doby spuštění UIS); Nejvyšší měsíční počet přístupů k informačnímu systému v jediném dni; Průměrný denní počet přístupů k informačnímu systému během měsíce; Roční celková zátěž informačního systému (po jednotlivých letech); 10 dní s největší zátěží na informační systém. Počty uživatelů statistika poskytuje údaje o počtu uživatelů, kteří v systému pracovali, například denní počet aktivních uživatelů za poslední měsíc, o ročním počtu aktivních uživatelů a další. Možná zobrazení jsou: Denní počet aktivních uživatelů informačního systému za poslední měsíc; Měsíční počet aktivních uživatelů informačního systému; Počet aktivních uživatelů informačního systému za posledních 12 měsíců; Roční počet aktivních uživatelů informačního systému (po jednotlivých letech); 10 dní s nejvyšším počtem uživatelů; 10 měsíců s nejvyšším počtem uživatelů. Tiskové úlohy statistika poskytuje údaje o počtu provedených tiskových operací z UIS: 29

30 5 INFORMACE O PROVOZU UIS Měsíční počet tiskových operací; Roční počet tiskových operací; 10 dní s nejvyšším počtem tiskových operací; 10 měsíců s nejvyšším počtem tiskových operací. Stejná aplikace je přístupná všem uživatelům UIS přihlášeným do Osobní administrativy. Obr. 19 Statistiky využití UIS 5.3 Použití superpáva Aplikace Použití superpáva umožňuje zobrazit seznam vykonaných událostí, které provedli uživatelé UIS s použitím superpráva. Údaje se zobrazují pro zvolené časové období. Z důvodu zkrácení odezvy aplikace je vhodné pro vyhledávání zadávat co nejmenší časový rozsah. Při výběru časového období většího jak jeden týden se jedná o zbytečné zatěžování serveru, protože systém musí vyhodnocovat tisíce záznamů. V seznamu (obr. 20) jsou uvedeni uživatelé, kteří supeprávo použil, a počet použití během zvoleného časového období. Pro každého uživatele lze zobrazit přehled vykonaných událostí, který obsahuje přesný datum a čas, odkud byl uživatel přihlášen, jaká URL byla navštívena, název obsluhujícího serveru a jméno osoby, jejíž identita byla použita. Pro každý záznam lze zobrazit podrobnější informace kliknutím na ikonu ve sloupci Detail. Tlačítky Předchozí operace a Následující operace pak lze postupně detailně prozkoumat všechny předcházející nebo následující události. 30

31 5 INFORMACE O PROVOZU UIS Obr. 20 Použití superpáva 5.4 Přehled zaplněného prostoru v databázi Aplikace Přehled zaplněného prostoru v databázi slouží k monitorování aktuální velikosti databáze a zaplnění jednotlivých databázových schémat. Aplikace je dostupná uživatelům s právem provoz-a. V přehledové tabulce jsou uvedena jednotlivá databázová schémata. U každého schématu jsou uvedený údaje o jeho celkové velikosti, volném a obsazeném místě, největším souvislém bloku a procentuálním obsazení sektoru. U sektorů, jejichž obsazení překročilo 90 % je ve sloupci Stav zobrazena ikona. Pomocí volby Zobrazit speciální schémata je možné určit, zda se v přehledu mají zobrazovat speciální databázová schémata. 31

32 5 INFORMACE O PROVOZU UIS 5.5 Aktuální zátěž databáze Aplikace Zobrazení aktuální zátěže databáze slouží k sledování aktuální zátěže databáze. Aplikace je přístupná uživatelům s právem provoz-a. V přehledové tabulce jsou zobrazeny aktuální události v databázi. Pro každou událost jsou uvedeny upřesňující informace doplněné o uživatele, který událost provedl a identifikace provádějící aplikace nebo modulu. Ve sloupci W LOG/INFO je v případě volání události z webového rozhraní UIS zobrazen odkaz do logu operací. 32

33 6 Správa osobního managementu 6.1 Evidence RSS kanálů Principem RSS kanálu je poskytovat aktuální zprávy bez nutnosti jejich vyhledávání na serverech. RSS kanály umožňují čtení zpráv z různých zpravodajských i jiných serverů. Aplikace Evidence RSS kanálů umožňuje evidovat RSS kanály, které jsou využívány aplikací Umisťování portletů, jež prostřednictvím portletu nabízí odkazy na nové zprávy zvoleného RSS kanálu. Nový RSS kanál se vkládá přes formulář na konci stránky (obr. 21). Povinný je název kanálu, pod kterým se bude uživatelům UIS nabízet, a celá URL adresa kanálu. Evidovaný RSS kanál lze opravit přes ikonu ve sloupci Upravit. Smazat lze kanály, které nepoužívá ani jeden uživatel. Obr. 21 Evidence RSS kanálů 6.2 Správa bulletinů Bulletiny jsou složeny z příspěvků vybraných blogů a uživatelům jsou nabízeny v aplikaci Procházet blogy, jež je umístěna v Portálu veřejných informací. Aplikace Správa bulletinů umožňuje sdružování existujících blogů do bulletinů (obr. 22). Nejprve se založí bulletin, pak se přes ikonu ve sloupci Blogy definují blogy, ze kterých bude bulletin tvořen. Požadované blogy se vyhledávají v tematických nebo osobních blozích. U každého do- 33

34 6 SPRÁVA OSOBNÍHO MANAGEMENTU hledaného blogu se určí, zda se mají použít všechny rubriky blogu, nebo jen vybrané. Příspěvky jsou v bulletinu zobrazovány dle data vložení. Obr. 22 Správa bulletinů 34

35 6 SPRÁVA OSOBNÍHO MANAGEMENTU 6.3 Zakládání diskuzních skupin Aplikace Zakládání diskuzních skupin slouží k evidenci skupin nabízených v aplikaci Diskuzní fóra. Skupiny jsou určeny pro definovaný okruh uživatelů a dělí se na oficiální, neoficiální, předmětové a diskuze pro elektronické osnovy předmětů. Nová skupina se založí přes formulář na obrázku 23: Název název diskuze je povinný údaj. Je možné vložit i anglický název. Obrázek není povinný, je nutné ho předem připravit. Jako součást názvu se uživatelům zobrazuje v aplikaci Diskuzní fóra. Pro diskuzi pracoviště se vkládá logo pracoviště. Všechny nabízené obrázky jsou uloženy ve vývojářské aplikaci Správa obrázků v kategorii Diskuze. Oficiální umožňuje odlišit tematicky zaměřená diskuzní fóra od fór určených pro pracoviště univerzity. Uživatelům jsou nabízeny nejprve oficiální diskuzní skupiny, pak neoficiální skupiny. Obr. 23 Zakládání diskuzních skupin 35

36 6 SPRÁVA OSOBNÍHO MANAGEMENTU Pořadí skupin je možné ovlivnit klikáním na ikony a. Pro založenou skupinu se musejí definovat uživatelé, kteří budou moci sledovat a vkládat příspěvky. Pod ikonou je umístěn formulář pro hromadné i individuální přidávání uživatelů. K hromadnému přidávání uživatelů se využívají kvalifikátory nebo parafikátory. Individuální přidávání probíhá přes vyhledávací pole. Dostupnost jednotlivých skupin lze ovlivnit kliknutím na ikonu, resp. ve sloupci Otevřít/Zavřít. Zda je skupina otevřená, indikuje ikona ve sloupci Otevřená. Vybranou skupinu lze smazat. Příklad zobrazení aplikace Diskuzní fóra je na obrázku 24. Řádky diskuzních fór s novými příspěvky jsou podbarvené. Obr. 24 Diskuzní fóra 36

37 7 Správa eagendy Sekce obsahuje aplikace zajišťující správu aplikací umístěných v sekci eagenda. 7.1 Evidence podacích deníků Aplikace Evidence deníku zajišťuje evidenci podacích deníků pro potřeby elektronické spisové služby. Podrobnější informace jsou uvedeny v 19. svazku dokumentace Elektronická spisová služba. 7.2 Evidence archivních fondů Aplikace Evidence archivních fondů je číselníkem archivních fondů a je ve správě pracovníků archivu. Podrobnější informace jsou uvedeny v 19. svazku dokumentace Elektronická spisová služba. 7.3 Správa helpdeskových kanálů Aplikace Zakládání kanálů helpdesku umožňuje uživatelům s právem helpdesk-a zakládat nové kanály helpdesku, zobrazovat přehled stávajících kanálů a provádět jejich úpravy. Kanály slouží k zadávání různých požadavků od uživatelů, například UIS, počítačové sítě. Každý kanál má definován okruh uživatelů, kteří do něj mohou přispívat a kteří úkoly řeší nebo nad nimi mají dohled. Založení nového kanálu Nový kanál se založí přes formulář na obrázku 25. Význam jednotlivých položek formuláře je následující: Název stručný název kanálu, podle kterého uživatelé pochopí, pro jaký typ požadavků je kanál určen (provoz UIS, technologie sítí, provoz počítačové sítě apod.). Název kanálu je povinný údaj, je možné vložit i anglický název. Zkratka používá se k identifikaci kanálu v automaticky zasílaných ech. Zkratka se vkládá do předmětu u místo názvu. Jedná se o povinný údaj. Je možné vložit i anglický tvar zkratky. Popis popis kanálu, například způsob využití, pro koho je určen. Povinné URL pokud je nastavena volba Ano, pak je po autorovi požadavku vždy vyžadováno URL odkazující do aplikace, které se požadavek týká. Na tuto povinnost je uživatel upozorněn, ale není omezen, tj. požadavek může zadat i bez URL. Zobrazovat URL udává, zda se má ve formuláři pro zadání nového příspěvku zobrazovat pole pro vložení URL adresy. Je-li nastaveno na ANO, pak se pole ve formuláři zobrazuje. ová adresa, která se vkládá do pole Od (From) v helpdeskem automaticky generovaných ech. 37

38 7 SPRÁVA EAGENDY Obr. 25 Založení nového kanálu Nastavení kanálu Uživatel, který založí nový kanál, se automaticky stává jeho správcem. Aby kanál helpdesku splňoval požadované funkce, musí se provést nutná nastavení zadat řešitele, jejich role, eskalace požadavků atd. Natavení se provádí v aplikaci Helpdesk, která je dostupná v Osobní administrativě. Zde se nastaví: Řešitelé a dohled seznam uživatelů, kteří zadané problémy řeší nebo hlídají jejich řešení. Přidávají se hromadně přes kvalifikátory a parafikátory nebo individuálně přes vyhledávací pole. Skupině uživatelů nebo jednotlivcům se přidělují role, podle kterých budou oprávněni vykonávat v helpdesku určenou činnost. Kategorie příspěvků seznam kategorií, které přiděluje uživatel nebo správce kanálu. Jsou přidělovány pro snadnější orientaci mezi ostatními příspěvky kanálu. Důvody odmítnutí seznam důvodů, proč byl příspěvek odmítnut a dále nebude řešen. Eskalace příspěvků definuje hierarchii osob, které budou sledovat, zda byl úkol přidělen řešiteli. Těmto osobám je em automaticky zasíláno upozornění. 38

39 7 SPRÁVA EAGENDY Podrobněji o nastavení helpdeskového kanálu v 9. svazku dokumentace UIS Ostatní portálové aplikace. Přehled kanálů a historie V záložce Přehled je zobrazen seznam všech založených a nezrušených helpdeskových kanálů (obr. 26). Je možné je upravit (viz zakládací formulář) nebo zrušit. Zrušené kanály jsou přeřazeny do záložky Historie. Příspěvky historického kanálu již nelze zobrazit. Obr. 26 Přehled kanálů a historie 39

40

41 8 Správa vědy a výzkumu Sekce Správa vědy a výzkumu zahrnuje aplikace týkající se správy vědecko-výzkumného informačního systému, jež je součástí UIS. Funkce a použití většiny aplikací zařazených do této sekce jsou popsány ve 4. svazku dokumentace UIS Věda a výzkum. 8.1 Odstraňování duplicit z externích výzkumníků Externí výzkumníci jsou vkládáni uživateli při zakládání publikací ve vědecko-výzkumném systému a importem z knihovnického systému. Protože při vkládání někdy vznikají duplicity, je třeba provést sjednocení duplicitních jmen. Aplikace Odstraňování duplicit z externích výzkumníků umožňuje odstranit duplicity v evidenci externích výzkumníků slučováním vybraných osob stejného jména. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním provoz-a nebo provoz-o. Seznam výzkumníků je zobrazován dle abecedy. U každého je uveden počet výskytů opakování jména. Kliknutím na jméno se zobrazí přehled duplicit. Pro každý výskyt stejného jména mohou být uloženy různé informace (tituly, státní příslušnost, ), proto lze při slučování určit řádek, jehož záznam má zůstat zachován. Příslušný záznam je možné upravit prostřednictvím ikony ve sloupci Správa. Jména, která se mají sloučit, se označí ve sloupci Sloučit, označí se řádek, jehož údaje se mají zachovat, a klikne se na tlačítko Sloučit označené externí výzkumníky. Při slučování je potřeba postupovat uvážlivě, tzn. u jmen, kde nejsou zadána celá křestní jména, využít doplňujících informací k identifikaci osob. Dále je třeba zvážit sloučení totožných externích výzkumníků, ale vložených různými uživateli UIS, protože sloučením osob ztratí uživatelé práva na jimi vloženou osobu. 41

42 8 SPRÁVA VĚDY A VÝZKUMU Obr. 27 Odstraňování duplicit z externích výzkumníků 42

43 Rejstřík B bulletiny, 33 C cache aplikačního clusteru, 22 D diskuzní skupiny, 35 E evidence deniku, 37 externí výzkumníci odstranění duplicit, 41 F FAQ, 11 funkce uživatelů skrytí, 16 H helpdesk, 37 založení kanálu, 37 K kvóty blogu, 20 dokumentového serveru, 19 poštovní schránky, 17 v designech, 21 L licenční informace, 13 O operativní řízení, 16 P Pasportizace číselník, 26 druh, 27 účel, 26 provoz operativní řízení, 16 provozní informace, 9 R RSS kanály, 33 S sekce vývojového týmu, 13 správa archivních fondů, 37 statistika počtu operací v UIS, 29 potvrzení o kontrole, 29 superprávo použití, 30 přidělení, 15 změna identity, 16 systémové informace aplikační cache, 22 prostor v databázi, 31 zátěž databáze, 32 Z základní informace o univerzitě, 14 zařazení uživatelů skrytí, 16 zásadní informace, 9 zkrácená URL, 12 změna identity, 16 43

44