Provoz UIS. Univerzitní informační systém. Svazek 18. Vysoká škola podnikání a práva, a.s.

Transkript

1 Univerzitní informační systém Vysoká škola podnikání a práva, a.s. Provoz UIS Svazek 18 Verze: 0.59 Datum: 8. listopadu 2016 Autor: Jitka Šedá, Martin Tyllich

2

3 Obsah Seznam obrázků 5 1 Provozní informace UIS Editace zásadních informací Správa FAQ Správa sekcí vývojového a provozního týmu UIS Licenční informace Základní informace o univerzitě Řízení provozu UIS Přidělování superpráva Změna identity na jiného uživatele (superprávo) Operativní řízení UIS na instalaci Skrývání funkcí a zařazení uživatelů Evidence blokování uživatelů Kvóty a limity Správa poštovních kvót Správa kvót Dokumentového serveru Správa kvót pro obrázky v blozích Správa kvót pro elearning Cache aplikačního clusteru Univerzitní číselníky Evidence pracovišť Evidence externích subjektů Evidence externích zařazení Evidence orgánů školy Evidence typů orgánů Evidence předvoleb telefonů Informace o provozu UIS Statistiky využití UIS Použití superpáva Přehled zaplněného prostoru v databázi Aktuální zátěž databáze Správa osobního managementu Evidence RSS kanálů Správa bulletinů Zakládání diskuzních skupin Správa úložiště dokumentů

4 7 Správa eagendy Správa helpdeskových kanálů Správa formulářů kontaktního centra Správa sekcí kontaktního centra Správa kontaktních center Správa vědy a výzkumu Odstraňování duplicit z externích výzkumníků Rejstřík 57 4

5 Seznam obrázků 1: Editace zásadních informací : Seznam evidovaných zásadních informací : Editace často kladených dotazů : Správa sekcí vývojového a provozního týmu UIS : Přidělování superpráva : Skrývání funkcí a zařazení uživatelů : Blokace uživatele : Správa blokací : Správa skupinových poštovních kvót : Správa individuálních poštovních kvót : Skupinová správa kvót Dokumentového serveru : Individuální správa kvót Dokumentového serveru : Správa kvót pro obrázky v blozích : Individuální přidělení kvóty k evidenci e-objektů : Přidělení projektové kvóty : Přidělení skupinové kvóty : Přidělení kvóty skupinám objektů : Přidělení osobní kvóty skupin e-projektu : Přidělení osobní kvóty skupin uživateli : Evidence typů orgánů : Evidence předvoleb telefonů : Editace nového telefonního čísla : Statistiky využití UIS : Použití superpáva : Evidence RSS kanálů : Správa bulletinů : Zakládání diskuzních skupin : Diskuzní fóra : Typy dokumentů v používané v úložišti : Oprávnění k typům dokumentů : Správa individuálních oprávnění : Založení nového kanálu : Přehled kanálů a historie : Správa formulářů kontaktního centra : Správa sekcí kontaktního centra : Správa kontaktního centra : Odstraňování duplicit z externích výzkumníků

6

7 Vážení uživatelé, osmnáctý svazek dokumentace je příručkou určenou členům provozního týmu UIS, případně systémovým integrátorům. Zahrnuje popisy aplikací souvisejících s provozními informacemi UIS, s kvótami a limity subsystémů, s univerzitními číselníky, s informacemi o provozu UIS, se správou aplikací osobního managementu a vědecko-výzkumného systému. Ing. Jitka Šedá, Ing. Martin Tyllich a kolektiv autorů 7

8

9 1 Provozní informace UIS 1.1 Editace zásadních informací Aplikace Editace zásadních informací slouží k editaci informací, na něž jsou zobrazovány odkazy v úvodu základní stránky informačního systému nebo v úvodu stránky Osobní administrativy. Jedná se o sdělení uživatelům UIS, důležitost zprávy je rozlišena řezem písma. Aplikace je dostupná uživatelům s právem provoz-a, případně provoz-o. Novou informaci lze přidat přes formulář na obrázku 1 nebo kopií dříve zveřejněné informace. Způsob prezentace, cíloví uživatelé, zaslání upozornění apod. je možné řídit položkami formuláře. Jedinou povinnou položkou je Název, použití ostatních položek formuláře je na uživateli a okolnostech zveřejňované zprávy. Význam položek formuláře: Použít HTML editor HTML editor umožňuje základní formátování textu. Pokud je označena možnost Ne, je možné vkládat pouze prostý text. Použití editoru je popsáno ve 14. svazku dokumentace elearning testování a zkoušení. Název informace stručný název informace, který se uživatelům nabízí ve formě odkazu (kliknutím na něj se otevře celý obsah informace). Text informace vlastní text zveřejňované informace. Tvar pole závisí na nastavení položky Použít HTML editor. Typ informace vyjadřuje důležitost informace (informace fatálního nebo nefatálního charakteru, malá oznámení). Umístění informace určuje, kde se bude uživatelům zpráva zobrazovat (základní i osobní část, jen osobní část, jen základní část). V základní části je informace přístupná všem uživatelům, v osobní části pouze přihlášeným uživatelům. Kvalifikátor umožňuje určit obecnou skupinu uživatelů, pro které je informace určena, například studentům prezenční formy studia, učitelům v aktuálním univerzitním období. Přidání zvoleného kvalifikátoru se musí potvrdit tlačítkem Přidat. Parafikátor umožňuje určit skupinu uživatelů upřesněnou jedním parametrem, například studenty dané fakulty, zaměstnanci daného ústavu. Nejprve se zvolí skupina, po stisknutí tlačítka Přidat se zvolí parametr a přidání zvolené skupiny uživatelů se musí opět potvrdit tlačítkem Přidat. Lze zvolit několik skupin uživatelů, kterým se informace bude zobrazovat. Je možné kombinovat skupiny dané kvalifikátorem a parafikátorem. Informace se bude zobrazovat pouze určeným skupinám uživatelů. Odkdy termín, odkdy se bude informace zobrazovat. Dokdy termín, dokdy se bude informace zobrazovat. Odeslat upozornění pokud bude pole označeno, pak se skupinám určených kvalifikátorem a parafikátorem zašle upozorňující na univerzitní adresu jednotlivých uživatelů. Přidávané zásadní informace se řadí v tabulce (obr. 2), jejíž zobrazení lze ovlivnit filtrem Zobrazit. Podle stavu lze ihned rozlišit aktuální, historickou nebo budoucí informaci, její umístění, termín zveřejnění atd. Význam sloupců tabulky: 9

10 1 PROVOZNÍ INFORMACE UIS Obrázek 1 Editace zásadních informací Ozn. pole pro označení příspěvku. Označený příspěvek lze smazat tlačítkem umístěným pod seznamem, operace je nevratná. Akt. ikona vyjadřuje stav informace (aktuální, budoucí, historická). Název název informace zveřejňovaný uživatelům formou odkazu. Typ ikona vyjadřuje důležitost nabízené informace. Umístění ikona vyjadřuje oblast zveřejnění informace (veřejná, neveřejná část). Odkdy termín, odkdy se bude informace zobrazovat. Dokdy termín, dokdy se bude informace zobrazovat. Kopírovat ikona umožňuje sestavit a zveřejnit novou informaci kopií. Kliknutím na ikonu se zobrazí zakládací formulář se stejným nastavením, jako má původní informace. Po úpravě se formulář uloží a podle nastaveného termínu se informace zveřejní. 10

11 1 PROVOZNÍ INFORMACE UIS Kvalifikátory ikona umožňuje zobrazit seznam skupin uživatelů, kterým se informace zveřejňuje. Upozornit kliknutím na ikonu se uživatelům zašle upozornění na zvolenou informaci. Upozornění lze zasílat opakovaně. Znovu zobrazit kliknutím na ikonu lze zobrazit zprávu jako novou všem uživatelům, kteří zprávu označili za přečtenou a nechtějí ji dále zobrazovat. Upravit kliknutím na ikonu se zobrazí formulář, ve kterém je možné upravit obsah zobrazované informace, změnit termín zveřejnění, změnit skupiny uživatelů apod. Změnil jméno osoby, která jako poslední editovala informaci. Obrázek 2 Seznam evidovaných zásadních informací 1.2 Správa FAQ Aplikace Správa FAQ slouží ke správě často kladených dotazů, které se zobrazují uživatelům (tzv. FAQ frequently asked questions). Jednotlivé dotazy jsou rozděleny do kategorií a takto rozdělené se zobrazují uživatelům v aplikaci Často kladené otázky ve veřejné i neveřejné části UIS. Aplikace je přístupná uživatelům s právem faq-a ; Nová kategorie se přidá přes formulář na obrázku 3, kde se vyplní název kategorie v mateřském a anglickém jazyce. Nastavením atributu Zahrnout do báze vědomostí je možné kategorii označit jako zdroj vědomostí pro našeptávač používaný v aplikacích Kontaktního centra. Pomocí atributu Zobrazit při vyhledávání v KC je možné nastavit zobrazování sekce a jejich otázek přímo v záložce Hledám řešení v aplikaci Kontaktní centrum. Přes ikonu ve sloupci Upravit je možné upravovat údaje jednotlivých sekcí. Otázky a jejich odpovědi se do kategorií vkládají přes ikonu ve sloupci Vložit otázky (obr. 3). Znění otázky a odpovědi se vloží do připravených polí v mateřském a anglickém jazyce. Text odpovědi je možné za použití HTML editoru formátovat podobně jako při použití běžných textových editorů. Přehled všech otázek a odpovědí zvolené kategorie je zobrazen v tabulce pod formulářem pro přidání nového záznamu. Změny je možné provádět po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit. Mazání se provádí označením otázky ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka Odebrat označené záznamy. Otázky, které nejsou aktuální, není nutné mazat, ale 11

12 1 PROVOZNÍ INFORMACE UIS je možné je deaktivovat kliknutím na ikonu a podle potřeby je stejným způsobem znovu aktivovat. Pořadí kategorií a otázek v kategoriích lze měnit klikáním na ikony a. Obrázek 3 Editace často kladených dotazů 12

13 1.3 Správa sekcí vývojového a provozního týmu UIS 1 PROVOZNÍ INFORMACE UIS V aplikaci Správa sekcí vývojového a provozního týmu UIS se evidují sekce, jako vývojový tým, provozní tým, tým systémových integrátorů a členové jednotlivých týmů. Takto evidované osoby se zobrazují i se svými kontaktními údaji všem uživatelům UIS v aplikaci Vývojový tým, resp. Systémoví integrátoři. Nová sekce se přidá přes formulář na obrázku 4. Členové se přidávají přes formulář pod ikonou ve sloupci Členové, dohledat lze pouze aktivní nebo externí osoby evidované v UIS. V poznámce je vhodné evidovat funkci nebo u integrátorů pracoviště (např. fakultu), pro které funkci vykonávají. Označené členy lze tlačítkem Přesunout označené členy do sekce přesunout do zvolené sekce nebo je smazat tlačítkem Odebrat označené členy. Ve sloupci Podrobnosti lze uložit ovou adresu, ze které budou zasílány zprávy všem členům dané sekce. Obrázek 4 Správa sekcí vývojového a provozního týmu UIS 13

14 1 PROVOZNÍ INFORMACE UIS 1.4 Licenční informace Aplikace Licenční informace zobrazuje údaje, které jsou součástí licence na užívání Univerzitního informačního systému, jako například označení produktu a jeho verze, vývojové pracoviště, kontaktní údaje na vývojový tým, držitele licence s číslem obchodní smlouvy a datem platnosti licence, statistické údaje o provozu. Většinu informací zanáší vývojový tým přes aplikaci Řízení a customizace IS, která je přístupná pouze vybraným vývojářům. 1.5 Základní informace o univerzitě Aplikace Základní informace o univerzitě zobrazuje základní údaje o škole, jako jsou název a oficiální zkratka školy, kontaktní údaje, IČO, DIČ a bankovní spojení. Informace zanáší vývojový tým přes aplikaci Řízení a customizace IS, která je přístupná pouze vybraným vývojářům. 14

15 2 Řízení provozu UIS Kapitola se věnuje provozu řízení jednotlivých instancí UIS, popisuje způsob přidělování superpráva a způsob změny identity na jiného uživatele. 2.1 Přidělování superpráva Superprávo je nástroj umožňující uživateli plně přijmout identitu jiného uživatele. Aplikace Přidělování superpráva umožňuje přidělit superprávo jiné osobě (obr. 5). Právo se přiděluje individuálně a minimálnímu počtu uživatelů na škole, na zvolený subjekt s dělením až na ústavy. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním superpravosprava. Obrázek 5 Přidělování superpráva 2.2 Změna identity na jiného uživatele (superprávo) Aplikace Přepnutí superpráva umožňuje využít přidělené superprávo, tj. přijmout identitu dohledaného uživatele. Přijmout lze identitu uživatele úvazkem nebo studiem na stejném subjektu, k jakému bylo superprávo přiděleno. 15

16 2 ŘÍZENÍ PROVOZU UIS 2.3 Operativní řízení UIS na instalaci Aplikace Operativní řízení UIS na instalaci umožňuje uživatelům s právem devel-a, provoz-z nebo provoz-a operativní změnu nastavení instalace UIS podle aktuálních potřeb. Vynucení zjednodušené textové verze IS parametr umožňuje vynucení používání quick režimu UIS napříč celou instalací. Nastavení parametru je vhodné zejména v období zvýšené zátěže spojené s hromadnými akcemi např. v období registrací a zápisů. 2.4 Skrývání funkcí a zařazení uživatelů Aplikace Skrývání zařazení uživatelů slouží k definování funkcí a personálních zařazení, které nemají být zobrazovány v různých přehledech, např. v aplikaci Lidé na VŠPP. Aplikace je přístupná uživatelům s právem funkce-b. Po vstupu do aplikace je zobrazen formulář pro dohledání osoby, pro kterou mají být funkce a zařazení upraveny. Pod tímto formulářem jsou v přehledové tabulce vypsání všichni uživatelé a jejich zařazení, která jsou evidována jako skrytá. Potřebné záznamy je možné opět zviditelnit jejich označením ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka Označit zařazení jako viditelná. Obrázek 6 Skrývání funkcí a zařazení uživatelů Uživatel, pro kterého je zapotřebí skrýt jeho zařazení se dohledá pomocí připraveného formuláře. Pro zvoleného uživatele je v přehledové tabulce vypsán seznam všech jeho funkcí a zařazení. Skrytí jednotlivých záznamů se provede jejich označením ve sloupci Skryto a stisknutím tlačítka Označit zařazení jako skrytá. Skryté údaje nebudou zobrazovány v různých informacích o osobách, například v aplikaci Lidé na VŠPP. 2.5 Evidence blokování uživatelů Aplikace Evidence blokování uživatelů slouží k ruční evidenci blokací přístupu uživatelů (studentů, zaměstnanců) do aplikací informačního systému. Přístupná je uživatelům s oprávněním blokace-a přidělovaného na subjekt, s jehož uživateli pak mohou pracovat. Uživateli, kterému je zaevidována blokace, je s okamžitou platností zablokován přístup. Je-li před tím přihlášen a klikne do aplikace, je vyzván, aby se znovu přihlásil, ale to už mu systém nedovolí. Blokace mohou být nastavovány automaticky cronem, který se spouští v pravidelných intervalech. Například pokud je v aplikaci pro financování nalezen dluh, přístup je 16

17 2 ŘÍZENÍ PROVOZU UIS uživateli automaticky zablokován. Odblokování pak probíhá také automaticky, pokud cron zjistí, že uživatel s evidovanou blokací již podmínky pro další blokování nesplňuje, je mu účet opět zpřístupněn. Evidenční aplikace je rozdělena na dvě části: Blokace uživatele zde je možné evidovat individuální blokace a výjimky dohledaného uživatele. Uživatel se dohledá přes vyhledávací pole. Zobrazeny jsou základní údaje identifikují uživatele, jako je například fotografie, ID, rodné číslo, zařazení (zkratka studia nebo pracoviště). Blokace je platná od okamžiku jejího zadání. Ve formuláři se zvolí termín, do, kterého bude blokace přístupu platná, dále důvod blokace a možné je zaznamenat další podrobnosti. Důvodem blokace může být neuhrazení školného, opakovaně neúspěšné přihlášení, jiný důvod, zablokováno. Některé důvody jsou nastavovány pouze automaticky. Pod formulářem je umístěna tabulka s přehledem blokací uživatele, jejíž obsah lze filtrovat podle stavu blokace a důvodu. Záznamy lze seřadit kliknutím na název sloupce podle stavu, termínu od a důvodu blokace. Označené nehistorické záznamy o blokacích je možné zrušit. Pro každou blokaci lze nastavit výjimku, nastavení je možné provést individuálně nebo hromadně. Vždy se zadává termín, do kterého je výjimka platná. Správa blokací zde je zobrazen přehled všech blokací, ke kterým má uživatel podle subjektu právo a může je spravovat. Obsah tabulky lze filtrovat podle stavu a důvodu blokace a seřadit kliknutím na název sloupce podle jména blokovaného uživatele, stavu, termínu odkdy blokace probíhá a podle důvodu. Blokace je možné označeným uživatelům zrušit. Výjimky je možné zadávat individuálně nebo hromadně. 17

18 2 ŘÍZENÍ PROVOZU UIS Obrázek 7 Blokace uživatele 18

19 2 ŘÍZENÍ PROVOZU UIS Obrázek 8 Správa blokací 19

20

21 3 Kvóty a limity Kapitola se věnuje nastavení kvót a limitů uživatelům UIS. Nastavení se týká aplikací, jako Poštovní schránka, Dokumentový server, Správa blogů, elearningové projekty. Některá nastavení se týkají skupin uživatelů, jiná jednotlivých uživatelů. Po zavedení systému je vhodné, aby prvotní nastavení provedl vývojový tým (nemusí být pravidlem). 3.1 Správa poštovních kvót Aplikace Správa poštovních kvót umožňuje hromadné a individuální nastavení a správu kvót pro příjem poštovních zpráv. Po vyčerpání kvóty není uživatelům umožněn příjem další pošty, výjimku tvoří příjem zpráv generovaných systémem, jejichž doručení je vždy zaručeno. Aplikace je dostupná uživatelům s právem provoz-a, případně provoz-o nebo provoz-z. Obrázek 9 Správa skupinových poštovních kvót 21

22 3 KVÓTY A LIMITY Skupinové kvóty Nastavení skupinových kvót je jedna ze základních operací pro umožnění přijímání poštovních zpráv. Nastavení je třeba provést tak, aby postihlo všechny skupiny uživatelů, kteří získali účet do UIS. To je podmínkou pro provoz poštovního systému UIS. Uživatelům, kteří spadají do více skupin, je vždy přidělena nejvyšší kvóta z daných skupin. V záložce Skupinové kvóty (obr. 9) se hromadně nastavují kvóty v MiB pro skupiny příjemců nebo pro skupiny příjemců dané jedním parametrem, který se volí ve druhém kroku výběru. Kvótu lze kdykoliv změnit. Příklad nastavení kvót pro základní skupiny uživatelů je následující: Skupina Kvóta [MiB] Doktorandi (aktivní) 500 Systémoví integrátoři 2000 Učitelé v aktuálním univerzitním období 600 Vedoucí pracovníci univerzity 1000 Všichni aktivní externisti 50 Všichni aktivní studenti univerzity 200 Všichni aktivní zaměstnanci univerzity 500 Všichni nevyřazení studenti univerzity (i přerušení) 50 Všichni nevyřazení zaměstnanci a studenti 50 Všichni uživatelé (bez omezení) 10 Zaměstnanci vedoucí pracovníci 800 Obrázek 10 Správa individuálních poštovních kvót Individuální kvóty V záložce Individuální kvóty (obr. 10) je možné nastavit kvóty jednotlivým uživatelům, kteří z nějakého důvodu potřebují přijímat větší objem poštovních zpráv než běžný 22

23 3 KVÓTY A LIMITY uživatel. Dohledané osobě se přidělí velikost kvóty v megabytech. Přidělenou kvótu je možné změnit nebo odebrat. V aplikaci je zobrazen seznam uživatelů, kterým byla individuálně přidělena kvóta, a velikost přidělené kvóty. 3.2 Správa kvót Dokumentového serveru Aplikace Správa kvót Dokumentového serveru umožňuje hromadné a individuální nastavení a správu kvót pro vkládání dokumentů do Dokumentového serveru. Aplikace je dostupná uživatelům s právem provoz-a, případně provoz-o nebo provoz-z. Stav využití přidělené kvódy vidí uživatel v aplikaci Dokumentový server v záložce Strom dokumentů. Na vyčerpání kvóty je uživatel upozorněn při vkládání dokumentu. Obrázek 11 Skupinová správa kvót Dokumentového serveru Skupinové kvóty DS Nastavení skupinových kvót je jedno ze základních nastavení Dokumentového serveru. Nastavení je třeba provést tak, aby postihlo všechny skupiny uživatelů, kteří získali účet do UIS. Uživatelům, kteří spadají do více skupin, je vždy přidělena nejvyšší kvóta z daných skupin. V záložce Skupinové kvóty (obr. 11) se hromadně nastavují kvóty pro vkládání dokumentů do Dokumentového serveru. Velikost kvóty odpovídá velikosti všech dokumentů vložených jedním uživatelem dané skupiny. Příklad nastavení kvót pro základní skupiny uživatelů je následující: 23

24 3 KVÓTY A LIMITY Skupina Kvóta [MiB] Doktorandi (aktivní) 100 Systémoví integrátoři 250 Vedoucí pracovníci univerzity 200 Všichni aktivní studenti univerzity 40 Všichni aktivní zaměstnanci univerzity 100 Všichni nevyřazení studenti univerzity (i přerušení) 20 Všichni uživatelé (bez omezení) 5 Zaměstnanci vedoucí pracovníci 150 Individuální kvóty DS V záložce Individuální kvóty (obr. 12) je možné nastavit kvóty jednotlivým uživatelům, kteří z nějakého důvodu potřebují zveřejňovat větší objem dokumentů než běžní uživatelé. Dohledané osobě se přidělí velikost kvóty v megabytech. Přidělenou kvótu je možné změnit nebo odebrat. V aplikaci je zobrazen seznam uživatelů, kterým byla individuálně přidělena kvóta, a velikost přidělené kvóty. Obrázek 12 Individuální správa kvót Dokumentového serveru 3.3 Správa kvót pro obrázky v blozích Uživatelé mají hromadně nastavenu určitou kvótu pro vkládání obrázků do blogů. Aplikace Správa kvót pro obrázky v blozích umožňuje nastavit pro jednotlivé uživatele nebo pro celé tematické blogy jinou kvótu (v kib). Aplikace je dostupná uživatelům s právem provoz-a, případně provoz-z. 24

25 3 KVÓTY A LIMITY Obrázek 13 Správa kvót pro obrázky v blozích Osobní blog v záložce se kvóta nastavuje jednotlivým osobám, které získají vyšší kapacitu pro zveřejňování obrázků ve svém blogu. Tematické blogy v záložce se kvóta nastavuje pro konkrétní tematický blog. Zobrazen je seznam všech založených blogů a přes ikonu ve sloupci Nastavit kvótu je možné kvótu nastavit (obr. 13). Pokud není nastavena, pak je sloupec Kvóta prázdný a vztahuje se na něj hromadně nastavená kvóta. 3.4 Správa kvót pro elearning Aplikace Správa kvót pro elearning umožňuje individuální nebo hromadné nastavení kvót pro tvorbu elektronických projektů, pro vkládání e-objektů apod. Bez nastavení skupinové kvóty a kvóty skupin objektů nemohou uživatelé tvořit elektronické opory a testy ve svých elektronických projektech. Aplikace je dostupná uživatelům s oprávněním elis-a. Více o e-learningu, jenž je součástí UIS, je ve 14. a 15. svazku dokumentace UIS. Individuální kvóty v záložce se nastavuje osobní kvóta představující maximální objem dat, které může daná osoba vložit do osobní knihovny e-objektů. Pro dohledanou osobu se do pole Kvóta vepíše kvóta v kilobytech. Přidělenou kvótu lze později změnit, případně smazat. Projektové kvóty v záložce se nastavuje implicitní kvóta pro všechny projekty a kvóta pro jednotlivé projekty, které si uživatelé založili. Kvóta představuje maximální objem dat, který může být vložen do projektové knihovny e-objektů. Implicitní kvóta pro projekty se nastavuje nebo mění přes odkaz Upravit implicitní kvótu pro projekt (obr. 15). Individuální kvóta se nastavuje pro dohledaný projekt. Přidělenou kvótu lze později změnit, případně smazat. Skupinové kvóty v záložce se hromadně nastavuje kvóta pro tvorbu e-projektů jednotlivým skupinám uživatelů (obr. 16). Při nastavení se využívá kvalifikátorů nebo parafikátorů (parametr se volí až po uložení kvóty). Je možná pozdější změna případně smazání přidělené kvóty. Kvóty skupin objektů v záložce jsou evidovány skupiny objektů a jejich typy. Skupinám se přiděluje kvóta, která určuje, jak velký může být objekt ukládaný 25

26 3 KVÓTY A LIMITY Obrázek 14 Individuální přidělení kvóty k evidenci e-objektů do e-knihovny, například u všech dokumentů může být nastavena maximální velikost 3 MiB. Základní velikost objektů je dána pro všechny uživatele implicitním nastavením systému. Individuálně lze uživatelům v záložce Osobní kvóty skupin přidělit jinou kvótu. Nová skupina se založí přes formulář na obrázku 17 a následně se přes ikonu definují typy objektů, které do skupiny patří. Typy, které ještě nebyly v žádném projektu použity, lze smazat. Kliknutím na ikonu ve sloupci Povoleno lze platnost typu zrušit, pak jej uživatelé e-learningového systému nebudou moci používat. Přes ikonu ve sloupci Přesunout lze daný typ přeřadit do jiné skupiny objektů. Osobní kvóty skupin v záložce je možné zvýšit kvótu zvoleným uživatelům nebo e-projektům pro jednotlivé skupiny objektů oproti kvótě nastavené implicitně. Pro nastavení se nejprve dohledá uživatel nebo e-projekt a v otevřeném formuláři se stanoví kvóty pro jednotlivé skupiny (obr. 19). Vyplňují se pouze pole pro skupiny, pro které má být kvóta nastavena. Tlačítko Doplnit umožňuje naplnit všechna pole podle hodnoty vložené do prvního pole řádku nebo prvního pole sloupce (v případě přidělování kvót pro e-projekt obr. 18). Přidělenou kvótu je možné změnit nebo odebrat. 26

27 3 KVÓTY A LIMITY Obrázek 15 Přidělení projektové kvóty Obrázek Cache aplikačního clusteru Přidělení skupinové kvóty Aplikace Využití paměťové cache aplikačního clusteru přináší informace o stavu paměťové cache aplikačního clusteru. Aplikace je přístupná uživatelům s právem provoz-a nebo 27 devel-a.

28 3 KVÓTY A LIMITY Obrázek 17 Přidělení kvóty skupinám objektů Obrázek 18 Přidělení osobní kvóty skupin e-projektu Údaje o stavu paměťové cache jsou zobrazeny v přehledové tabulce. V tabulce jsou uvedeny servery, na kterých je cache umístěna. Pro každý server jsou uvedeny informace o celkové kapacitě paměti, aktuálním využití v absolutním i procentuálním vyjádření, počtu držených záznamů, počtu spojení a další informace o přístupech a úspěšnosti přístupů do cache. 28

29 3 KVÓTY A LIMITY Obrázek 19 Přidělení osobní kvóty skupin uživateli 29

30

31 4 Univerzitní číselníky 4.1 Evidence pracovišť V aplikaci Evidence pracovišť jsou evidována všechna pracoviště školy, evidované údaje jsou využívány dalšími aplikacemi UIS. Naplnění a udržování seznamu pracovišť patří mezi zásadní úkoly. Aplikace Evidence pracovišť je přístupná i z Osobní administrativy, její popis je uveden v 10. svazku dokumentace Systémový integrátor báze systému. 4.2 Evidence externích subjektů V aplikaci Evidence externích subjektů jsou evidovány všechny typy externích subjektů školy. K subjektu jsou evidovány další údaje, jako možnost interního poměru, možná externí zařazení na subjektu apod. Dohledat lze seznam externistů evidovaných na daném subjektu, zobrazit ukončené poměry. Aplikace Evidence externích subjektů je přístupná i z Osobní administrativy, její popis je uveden v 10. svazku dokumentace Systémový integrátor báze systému. 4.3 Evidence externích zařazení V aplikaci Evidence externích zařazení jsou evidovány všechny typy externích zařazení, která se přidělují jednotlivým typům externích subjektů. Aplikace Evidence externích zařazení je přístupná i z Osobní administrativy, její popis je uveden v 10. svazku dokumentace Systémový integrátor báze systému. 4.4 Evidence orgánů školy V aplikaci Evidence orgánů školy jsou evidovány všechny orgány školy, které se následně zobrazují v různých veřejných aplikacích UIS. V orgánu jsou seskupeny osoby v roli předsedy, místopředsedy, tajemníka nebo člena. Aplikace Evidence orgánů školy je přístupná i z Osobní administrativy, její popis je uveden v 10. svazku dokumentace Systémový integrátor báze systému. 4.5 Evidence typů orgánů V aplikaci Evidence typů orgánů jsou evidovány všechny typy orgánů nabízené v aplikaci Evidence orgánů školy. Nový orgán lze založit přes formulář na obrázku 20, ve kterém se vyplní český a anglický název orgánu, vazba na obor, pracoviště nebo studijní program, druh orgánu (komise, samosprávný, další) a určí se, zda existují podorgány. Podle druhu jsou orgány rozděleny ve výpisech, například v aplikaci Orgány v portálu veřejných informací. Dokud není typ orgánu použit, lze jej smazat. 4.6 Evidence předvoleb telefonů Aplikace Evidence předvoleb telefonů slouží k evidenci předvoleb telefonních čísel v seznamu zobrazovaném v UIS. Předvolby se nabízejí při editaci telefonních čísel v aplikaci 31

32 4 UNIVERZITNÍ ČÍSELNÍKY Obrázek 20 Evidence typů orgánů Portál SIF a OSSA. Nová předvolba se přidá přes formulář na obrázku 21, ve kterém se vyplní předvolba, její název a případně popis. Předvolba musí mít tolik znaků, kolik znaků má celé telefonní číslo v mezinárodním tvaru. Místo, kam se bude dosazovat konkrétní telefonní číslo či klapka je označeno znaky x, například xxx xxx nebo x xxx. V editaci telefonního čísla se pak nabízí menu s předvolbami a pole pro doplnění klapky (obr. 22). Sestavení vhodných předvoleb usnadňuje a zjednodušuje evidenci telefonních čísel a tvorbu telefonního seznamu. 32

33 4 UNIVERZITNÍ ČÍSELNÍKY Obrázek 21 Evidence předvoleb telefonů Obrázek 22 Editace nového telefonního čísla 33

34

35 5 Informace o provozu UIS Kapitola zahrnuje popis aplikací poskytujících statistiky provozu UIS. Popis aplikací Záznam operací uživatelů a Přístupy v posledních minutách je uveden v dokumentaci pro systémové integrátory v 10. svazku Systémový integrátor báze systému. 5.1 Statistiky využití UIS Aplikace Statistiky využití UIS umožňuje zobrazit různé statistiky počtu zaznamenaných operací využití informačního systému na základě předem zvolených kritérií. Údaje jsou počítány vždy o půlnoci každého dne. Zvolit lze ze tří typů sledovaných veličin: Počty operací statistika poskytuje údaje o celkové zátěži systému za poslední týden, měsíc nebo rok, dále o celkové měsíční zátěži, o průměrném denním přístupu do systému, přehled celkové roční zátěže a další. Možná zobrazení jsou: Celková zátěž informačního systému za posledních 12 měsíců; Celková zátěž informačního systému za poslední měsíc; Celková zátěž informačního systému za poslední týden; Měsíční celková zátěž informačního systému (od doby spuštění UIS); Nejvyšší měsíční počet přístupů k informačnímu systému v jediném dni; Průměrný denní počet přístupů k informačnímu systému během měsíce; Roční celková zátěž informačního systému (po jednotlivých letech); 10 dní s největší zátěží na informační systém. Počty uživatelů statistika poskytuje údaje o počtu uživatelů, kteří v systému pracovali, například denní počet aktivních uživatelů za poslední měsíc, o ročním počtu aktivních uživatelů a další. Možná zobrazení jsou: Denní počet aktivních uživatelů informačního systému za poslední měsíc; Měsíční počet aktivních uživatelů informačního systému; Počet aktivních uživatelů informačního systému za posledních 12 měsíců; Roční počet aktivních uživatelů informačního systému (po jednotlivých letech); 10 dní s nejvyšším počtem uživatelů; 10 měsíců s nejvyšším počtem uživatelů. Tiskové úlohy statistika poskytuje údaje o počtu provedených tiskových operací z UIS: Měsíční počet tiskových operací; Roční počet tiskových operací; 10 dní s nejvyšším počtem tiskových operací; 10 měsíců s nejvyšším počtem tiskových operací. Stejná aplikace je přístupná všem uživatelům UIS přihlášeným do Osobní administrativy. 5.2 Použití superpáva Aplikace Použití superpáva umožňuje zobrazit seznam vykonaných událostí, které provedli uživatelé UIS s použitím superpráva. Údaje se zobrazují pro zvolené časové období. 35

36 5 INFORMACE O PROVOZU UIS Obrázek 23 Statistiky využití UIS Z důvodu zkrácení odezvy aplikace je vhodné pro vyhledávání zadávat co nejmenší časový rozsah. Při výběru časového období většího jak jeden týden se jedná o zbytečné zatěžování serveru, protože systém musí vyhodnocovat tisíce záznamů. V seznamu (obr. 24) jsou uvedeni uživatelé, kteří supeprávo použil, a počet použití během zvoleného časového období. Pro každého uživatele lze zobrazit přehled vykonaných událostí, který obsahuje přesný datum a čas, odkud byl uživatel přihlášen, jaká URL byla navštívena, název obsluhujícího serveru a jméno osoby, jejíž identita byla použita. Pro každý záznam lze zobrazit podrobnější informace kliknutím na ikonu ve sloupci Detail. Tlačítky Předchozí operace a Následující operace pak lze postupně detailně prozkoumat všechny předcházející nebo následující události. 5.3 Přehled zaplněného prostoru v databázi Aplikace Přehled zaplněného prostoru v databázi slouží k monitorování aktuální velikosti databáze a zaplnění jednotlivých databázových schémat. Aplikace je dostupná uživatelům s právem provoz-a. V přehledové tabulce jsou uvedena jednotlivá databázová schémata. U každého schématu jsou uvedený údaje o jeho celkové velikosti, volném a obsazeném místě, největším souvislém bloku a procentuálním obsazení sektoru. U sektorů, jejichž obsazení překročilo 90 % je ve sloupci Stav zobrazena ikona. Pomocí volby Zobrazit speciální schémata je možné určit, zda se v přehledu mají zobrazovat speciální databázová schémata. 36

37 5 INFORMACE O PROVOZU UIS Obrázek Aktuální zátěž databáze Použití superpáva Aplikace Zobrazení aktuální zátěže databáze slouží k sledování aktuální zátěže databáze. Aplikace je přístupná uživatelům s právem provoz-a. V přehledové tabulce jsou zobrazeny aktuální události v databázi. Pro každou událost jsou uvedeny upřesňující informace doplněné o uživatele, který událost provedl a identifikace provádějící aplikace nebo modulu. Ve sloupci W_LOG/INFO je v případě volání události z webového rozhraní UIS zobrazen odkaz do logu operací. 37

38

39 6 Správa osobního managementu 6.1 Evidence RSS kanálů Principem RSS kanálu je poskytovat aktuální zprávy bez nutnosti jejich vyhledávání na serverech. RSS kanály umožňují čtení zpráv z různých zpravodajských i jiných serverů. Aplikace Evidence RSS kanálů umožňuje evidovat RSS kanály, které jsou využívány aplikací Umisťování portletů, jež prostřednictvím portletu nabízí odkazy na nové zprávy zvoleného RSS kanálu. Nový RSS kanál se vkládá přes formulář na konci stránky (obr. 25). Povinný je název kanálu, pod kterým se bude uživatelům UIS nabízet, a celá URL adresa kanálu. Evidovaný RSS kanál lze opravit přes ikonu ve sloupci Upravit. Smazat lze kanály, které nepoužívá ani jeden uživatel. Obrázek 25 Evidence RSS kanálů 6.2 Správa bulletinů Bulletiny jsou složeny z příspěvků vybraných blogů a uživatelům jsou nabízeny v aplikaci Procházet blogy, jež je umístěna v Portálu veřejných informací. Aplikace Správa bulletinů umožňuje sdružování existujících blogů do bulletinů (obr. 26). Nejprve se založí bulletin, pak se přes ikonu ve sloupci Blogy definují blogy, ze kterých bude bulletin tvořen. Požadované blogy se vyhledávají v tematických nebo osobních blozích. 39

40 6 SPRÁVA OSOBNÍHO MANAGEMENTU U každého dohledaného blogu se určí, zda se mají použít všechny rubriky blogu, nebo jen vybrané. Příspěvky jsou v bulletinu zobrazovány dle data vložení. Obrázek 26 Správa bulletinů 40

41 6 SPRÁVA OSOBNÍHO MANAGEMENTU 6.3 Zakládání diskuzních skupin Aplikace Zakládání diskuzních skupin slouží k evidenci skupin nabízených v aplikaci Diskuzní fóra. Skupiny jsou určeny pro definovaný okruh uživatelů a dělí se na oficiální, neoficiální, předmětové a diskuze pro elektronické osnovy předmětů. Nová skupina se založí přes formulář na obrázku 27: Název název diskuze je povinný údaj. Je možné vložit i anglický název. Obrázek není povinný, je nutné ho předem připravit. Jako součást názvu se uživatelům zobrazuje v aplikaci Diskuzní fóra. Pro diskuzi pracoviště se vkládá logo pracoviště. Všechny nabízené obrázky jsou uloženy ve vývojářské aplikaci Správa obrázků v kategorii Diskuze. Oficiální umožňuje odlišit tematicky zaměřená diskuzní fóra od fór určených pro pracoviště školy. Uživatelům jsou nabízeny nejprve oficiální diskuzní skupiny, pak neoficiální skupiny. Obrázek 27 Zakládání diskuzních skupin 41

42 6 SPRÁVA OSOBNÍHO MANAGEMENTU Pořadí skupin je možné ovlivnit klikáním na ikony a. Pro založenou skupinu se musejí definovat uživatelé, kteří budou moci sledovat a vkládat příspěvky. Pod ikonou je umístěn formulář pro hromadné i individuální přidávání uživatelů. K hromadnému přidávání uživatelů se využívají kvalifikátory nebo parafikátory. Individuální přidávání probíhá přes vyhledávací pole. Dostupnost jednotlivých skupin lze ovlivnit kliknutím na ikonu, resp. ve sloupci Otevřít/Zavřít. Zda je skupina otevřená, indikuje ikona ve sloupci Otevřená. Vybranou skupinu lze smazat. Příklad zobrazení aplikace Diskuzní fóra je na obrázku 28. Řádky diskuzních fór s novými příspěvky jsou podbarvené. Obrázek 28 Diskuzní fóra 6.4 Správa úložiště dokumentů Aplikace Správa úložiště dokumentů je určena správci elektronického úložiště a umožňuje zejména řízení přístupu skupin uživatelů a jednotlivců k jednotlivým typům dokumentů ukládaných do úložiště. Aplikace je přístupná uživatelům s právem uloziste-a. V aplikacích elektronického úložiště dokumentů jsou často používány následující pojmy: Typ dokumentu představuje jednotlivé druhy dokumentů generované informačním systémem. Pro každý typ dokumentu je v systému nastaveno jeho chování a možnosti zpracování v úložišti. Jedná se hlavně o nastavení složky, do které se má dokument v úložišti řadit, režimu přidávání nebo přepisu, případně možnosti, zda může být dokument do úložiště vložen ručně uživatelem. Správu dokumentů zajišťuje vývojový tým UIS. Typ osoby typy osob odpovídají rolím, které uživatel získává automaticky na základě svého postavení v systému. Rozlišovány jsou role: uchazeč je automaticky přidělována uchazečům o studiu pro práci s dokumenty v elektornické přihlášce, po zápise do studia je změněna na roli uživatel; 42

43 6 SPRÁVA OSOBNÍHO MANAGEMENTU uživatel implicitní role přidělovaná automaticky všem uživatelům UIS, díky níž mohou přistupovat ke svému úložišti dokumentů a v něm uloženým dokumentům; studijní oddělení přísluší studijním referentkám pro práci s dokumenty jednotlivých studentů a uchazečů. Tato role není přidělována automaticky a je nutné ji studijním referentkám nastavit manuálně v záložce Správa individuálních oprávnění. Seznam rolí je definován vývojovým týmem UIS. Obrázek 29 Typy dokumentů v používané v úložišti Typy dokumentů Záložka Typy dokumentů poskytuje seznam jednotlivých typů dokumentů, které jsou propojeny se systémem elektronického úložiště a které je možné v úložišti využívat. Seznam dokumentů je uveden v přehledové tabulce. Pro každý typ dokumentu jsou uvedeny základní informace jako je název dokumentu a jeho systémový identifikátor. Další informace je možné zobrazit pomocí odkazů umístěných nad tabulkou. Mezi významné atributy patří: Složka/podložka učuje, do jaké složky, případně podsložky bude příslušný typ dokumentu v úložišti zařazen; Režim přepisu určuje operaci, která bude pro daný typ dokumentu provedena v případě, kdy se v úložišti osoby totožný typ dokumentu již nachází. Možnosti jsou: přidat novější dokument bude přidán do úložiště, starší verze dokumentu zůstane v úložišti zachována; přepsat starší verze dokumentu bude nahrazena verzí novější; Externí typy dokumentů, u kterých je tento atribut nastaven mohou vznikat i mimo UIS a uživatelé je mohou do systému vkládat ručně prostřednictvím příslušného formuláře v aplikaci Úložiště dokumentů. Aby však mohl uživatel daný typ dokumentu do úložiště vložit, musí mít pro tento typ dokumentu nastaveno právo modifikace (viz strana 45). Oprávnění k typům dokumentů Záložka Oprávnění k typům dokumentů umožňuje nastavovat oprávnění pro manipulaci s jednotlivými typy dokumentů pro jednotlivé typy uživatelů (role). Záložka poskytuje 43

44 6 SPRÁVA OSOBNÍHO MANAGEMENTU nastavení pro jednotlivé typy osob (role), individuální správu oprávnění jednotlivých uživatelů lze provádět v záložce Správa individuálních oprávnění. Nový záznam se přidá pomocí formuláře v úvodu stránky. V nabídce Typ dokumentu se zvolí dokument, pro který se má přístup nastavit. Následně se v poli Typ osoby vybere skupina uživatelů. Nakonec se pomocí přepínačů nastaví možnosti manipulace vybraného typu osob se zvoleným typem dokumentu. Jinými slovy, zda zvolená skupina osob může daný typ dokumentu v úložišti pouze prohlížet, nebo jej dokonce modifikovat. Nastavení se uloží stisknutím tlačítka Přidat. Obrázek 30 Oprávnění k typům dokumentů Všechny typy dokumentů a oprávnění jednotlivých typů osob na manipulaci s nimi jsou zobrazeny v přehledové tabulce. Pomocí filtru nad tabulkou je možné seznam omezit podle typu dokumentu nebo typu osoby. Jednotlivé záznamy je možné editovat po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit, nepotřebné je možné smazat jejich označením ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka Odebrat na konci stránky. 44

45 6 SPRÁVA OSOBNÍHO MANAGEMENTU Správa individuálních oprávnění Oprávnění v rámci úložiště jsou řízena především typem osoby (rolemi), ale prostřednictvím záložky Správa individuálních oprávnění možné spravovat oprávnění osoby i individuálně. Nejprve je zapotřebí pomocí vyhledávacího políčka dohledat příslušného uživatele. Pokud úložiště daného uživatele nebylo aktivováno, aplikace na tuto skutečnost upozorní. Aktivaci úložiště uživateli je možné provést stisknutím tlačítka Založit osobu. Úložiště je uživateli aktivováno při jeho prvním použití tj. při prvním vstupu uživatele do úložiště přes aplikaci Úložiště dokumentů. Stejným způsobem může provést aktivaci například i studijni referentka nebo systémový integrátor. Pro uživatele s aktivním účtem v úložišti je možné provádět správu přidělených rolí (typy osob), individuálně upravovat práva k jednotlivým typům dokumentů a prohlížet výsledný přehled přidělených oprávnění pro práci s úložištěm. Aplikace je rozdělena do několika částí: Role uživatele v systému zobrazuje přehled všech rolí (typů osob), které jsou uživateli přiděleny. Implicitně je každému uživateli UIS přidělena role uživatel, kterou nelze odebrat. Tato role zajišťuje uživateli přístup do vlastního úložiště prostřednictvím aplikace Úložiště dokumentů, která je umístěna v Osobní administrativě. Další role je možné uživateli přidat výběrem z nabídky Typ osoby a stisknutím tlačítka Přidat. Není-li nabídka zobrazena, má již uživatel přiděleny všechny dostupné role. Role (mimo implicitní) je možné odebrat jejich označením ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka Odebrat. Individuálně přidělená oprávnění primárně jsou všechna oprávnění uživatele pro přístup k dokumentům nastavována v závislosti na přidělených rolích. Tato část aplikace však umožňuje řídit uživatelům přístup přímo po jednotlivých dokumentech. Oprávnění přidělená uživateli individuálně mají vždy přednost před právy získanými z přidělených rolí. Díky tomu je možné přístup uživatele k danému dokumentu oproti právům získaným na základě role přidávat nebo naopak odebírat. Individuální nastavení se provede výběrem typu dokumentu z nabídky a nastavení přepínačů Čtení a Modifikace na příslušné hodnoty. Volba se potvrdí stisknutím tlačítka Přidat. Seznam všech individuálních nastavení je zobrazen v přehledové tabulce pod formulářem. Nežádoucí záznamy je možné odebrat jejich označením ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka Odebrat. Výsledná oprávnění osoby přehledová tabulka v této části aplikace (obr. 31) zobrazuje výslednou podobu oprávnění přístupu zvoleného uživatele k jednotlivým typům dokumentů po aplikaci všech přidělených rolí a individuálně přidělených oprávnění. 45

46 6 SPRÁVA OSOBNÍHO MANAGEMENTU Obrázek 31 Správa individuálních oprávnění 46

47 7 Správa eagendy Sekce obsahuje aplikace zajišťující správu aplikací umístěných v sekci eagenda. 7.1 Správa helpdeskových kanálů Aplikace Zakládání kanálů helpdesku umožňuje uživatelům s právem helpdesk-a zakládat nové kanály helpdesku, zobrazovat přehled stávajících kanálů a provádět jejich úpravy. Kanály slouží k zadávání různých požadavků od uživatelů, například UIS, počítačové sítě. Každý kanál má definován okruh uživatelů, kteří do něj mohou přispívat a kteří úkoly řeší nebo nad nimi mají dohled. Založení nového kanálu Nový kanál se založí přes formulář na obrázku 32. Význam jednotlivých položek formuláře je následující: Název stručný název kanálu, podle kterého uživatelé pochopí, pro jaký typ požadavků je kanál určen (provoz UIS, technologie sítí, provoz počítačové sítě apod.). Název kanálu je povinný údaj, je možné vložit i anglický název. Zkratka používá se k identifikaci kanálu v automaticky zasílaných ech. Zkratka se vkládá do předmětu u místo názvu. Jedná se o povinný údaj. Je možné vložit i anglický tvar zkratky. Popis popis kanálu, například způsob využití, pro koho je určen. Povinné URL pokud je nastavena volba Ano, pak je po autorovi požadavku vždy vyžadováno URL odkazující do aplikace, které se požadavek týká. Na tuto povinnost je uživatel upozorněn, ale není omezen, tj. požadavek může zadat i bez URL. Zobrazovat URL udává, zda se má ve formuláři pro zadání nového příspěvku zobrazovat pole pro vložení URL adresy. Je-li nastaveno na ANO, pak se pole ve formuláři zobrazuje. ová adresa, která se vkládá do pole Od (From) v helpdeskem automaticky generovaných ech. Nastavení kanálu Uživatel, který založí nový kanál, se automaticky stává jeho správcem. Aby kanál helpdesku splňoval požadované funkce, musí se provést nutná nastavení zadat řešitele, jejich role, eskalace požadavků atd. Natavení se provádí v aplikaci Helpdesk, která je dostupná v Osobní administrativě. Zde se nastaví: Řešitelé a dohled seznam uživatelů, kteří zadané problémy řeší nebo hlídají jejich řešení. Přidávají se hromadně přes kvalifikátory a parafikátory nebo individuálně přes vyhledávací pole. Skupině uživatelů nebo jednotlivcům se přidělují role, podle kterých budou oprávněni vykonávat v helpdesku určenou činnost. Kategorie příspěvků seznam kategorií, které přiděluje uživatel nebo správce kanálu. Jsou přidělovány pro snadnější orientaci mezi ostatními příspěvky kanálu. Důvody odmítnutí seznam důvodů, proč byl příspěvek odmítnut a dále nebude řešen. 47

48 7 SPRÁVA EAGENDY Obrázek 32 Založení nového kanálu Eskalace příspěvků definuje hierarchii osob, které budou sledovat, zda byl úkol přidělen řešiteli. Těmto osobám je em automaticky zasíláno upozornění. Podrobněji o nastavení helpdeskového kanálu v 9. svazku dokumentace UIS Ostatní portálové aplikace. Přehled kanálů a historie V záložce Přehled je zobrazen seznam všech založených a nezrušených helpdeskových kanálů (obr. 33). Je možné je upravit (viz zakládací formulář) nebo zrušit. Zrušené kanály jsou přeřazeny do záložky Historie. Příspěvky historického kanálu již nelze zobrazit. 7.2 Správa formulářů kontaktního centra Správa formulářů kontaktního centra je aplikace sloužící k vytváření podoby kontaktních formulářů pro použití v kontaktních centrech. Aplikace zobrazuje přehled všech založených kontaktních formulářů a umožňuje vytvářen formuláře nové. Aplikace je dostupná uživatelům s přiděleným oprávněním kc-formulare. 48

49 7 SPRÁVA EAGENDY Obrázek 33 Přehled kanálů a historie Nový kontaktní formulář je možné založit po vyplnění jeho názvu a zkratky v českém, případně anglickém jazyce. Zadané údaje je třeba potvrdit stisknutím tlačítka Přidat. U nového kontaktního formuláře je při založení automaticky nastaven stav na připravovaný. Stav ovlivňuje dostupnost daného kontaktního formuláře v kontaktních centrech. Pouze kontaktní formuláře ve stavu aktivní lze přiřazovat do sekcí kontaktních center (viz strana 50) a do konkrétních kontaktních center (viz strana 52). Stav a označení kontaktního formuláře je možné změnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit. Kontaktní formulář je možné smazat jeho označením a stisknutím tlačítka Odebrat. Odebrat lze pouze kontaktní formuláře, které nebyly použity v kontaktních centrech. Má-li kontaktní formulář definovanou strukturu otázek, je nutné smazat nejprve tuto strukturu. Pro zamezení použití příslušného kontaktního formuláře v kontaktních centrech je možné nastavit stav kontaktního formuláře na zrušený. Struktura kontaktního formuláře se definuje po kliknutí na ikonu ve sloupci Otázky. Otázky se zadávají přes připravený formulář, do kterého se zadá text otázky, vybere se typ otázky a odpovědi a určí se povinnost zodpovězení otázky respondentem. Otázky se řadí v tabulce, ve které je možné pomocí šipek a měnit jejich pořadí v kontaktní formuláři. Přes ikonu ve sloupci Možnosti se k otázce vkládají možné odpovědi. Ikona je dostupná jen u otázek s výběrem z více možností. Otázku, která má definovánu alespoň jednu odpověď, nelze smazat. Rovněž není možné smazat otázku použitou v dotazu uživatele. Pro tvorbu formuláře je možné použít následující typy otázek: desetiřádkové zadávací pole pole o deseti řádcích pro vložení textové odpovědi; jednořádkové zadávací pole pole o jednom řádku pro vložení textové odpovědi; výběr jedné možnosti z více nabízených možnost výběru jedné z nabízených odpovědí. Možné odpovědi se vytváří pomocí formuláře dostupného po kliknutí na ikonu ve sloupci Možnosti. Pořadí odpovědí lze měnit pomocí šipek a ; výběr více možností z více nabízených otázky se sestavují stejným způsobem jako v případě otázky typu výběr jedné možnosti z více nabízených, respondent však má možnost označení jedné nebo několika z nabízených odpovědí. 49

50 7 SPRÁVA EAGENDY Obrázek Správa sekcí kontaktního centra Správa formulářů kontaktního centra Aplikace Správa sekcí kontaktního centra umožňuje správu struktury nabídkových sekcí v aplikaci Kontaktní centrum a rovněž správu kontaktních formulářů, použitelných v těchto sekcích. Aplikace je přístupná uživatelům s právem kc-sprava. Nová sekce se založí zadáním názvu v mateřském a anglickém jazyce do příslušných polí a stisknutím tlačítka Přidat. Má-li být sekce zanořena, je zapotřebí v poli Nadřízená sekce vybrat sekci, pod kterou se má přidávaná sekce zařadit. Seznam všech evidovaných sekcí je zobrazen v přehledové tabulce, kde je možné prostřednictvím šipek a měnit pořadí, ve kterém se sekce budou nabízet uživatelům v kontaktním centru. Údaje o sekci je možné změnit po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit. Logická hodnota ve sloupci Zrušená udává dostupnost dané sekce v aplikaci Kontaktní centrum, přičemž sekce označené za zrušené se uživatelům v aplikaci nenabízejí. Pomocí ikony ve sloupci Formulář lze do jednotlivých sekcí zařazovat kontaktní formuláře nebo je ze sekcí odebírat. 50

51 7 SPRÁVA EAGENDY Obrázek 35 Správa sekcí kontaktního centra Vedle přiřazení kontaktního formuláře do některé z definovaných sekcí musí existovat i kontaktní centrum, které tento formulář využívá. Správu dostupných kontaktních formulářů zajišťuje aplikace Správa formulářů kontaktního centra (viz strana 48). Sekce bez přiřazených kontaktních formulářů je možné odebrat jejich označením ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka Odebrat. 7.4 Správa kontaktních center Správa kontaktních center umožňuje vytvářet nová kontaktní centra, provádět jejich správu a přiřazovat řešitele a formuláře k centrům. Aplikace je přístupná uživatelům s právem kc-sprava. Seznam center Záložka Seznam center slouží k zakládání nových kontaktních center a jejich správě. Kontaktním centrem může být studijní oddělení, pracoviště výroby karet apod. Každé pracoviště může mít přiřazeno několik kontaktních center (například studijní oddělení může mít kontaktní centra pro stipendia, studijní agendu, zahraniční záležitosti). Nové kontaktní centrum se založí pomocí formuláře v úvodu stránky, kde je zapotřebí vyplnit název kontaktního centra a jeho přiřazení k pracovišti. 51

52 7 SPRÁVA EAGENDY Seznam všech evidovaných kontaktních center je zobrazen v přehledové tabulce. Pro každé centrum je zobrazen jeho název, pracoviště a seznam řešitelů a správců, kteří mají k danému centru přístup a jejich role. Základní údaje o centru je možné editovat po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit. Kontaktní centrum je možné zrušit jeho označením a stisknutím tlačítka Odebrat. Obrázek 36 Správa kontaktního centra Kliknutím na ikonu ve sloupci Správa lze nastavovat řešitele a správce daného centra. Seznam všech uživatelů přiřazených k centru a jejich rolí je zobrazen v přehledové tabulce. Pouze tito uživatelé mohou pracovat s dotazy zvoleného centra. Nového uživatele je možné přidat pomocí formuláře v úvodu stránky. Položka Role udává, jakou roli v daném centru má mít uživatel přidělenu. Rozlišují se role: přiděluje uživatel s touto rolí přiděluje nově zadané dotazy jednotlivým řešitelům; řešitel řeší dotazy, které mu byly přiděleny. Odebrat roli řešiteli ze seznamu lze pouze v případě, kdy uživatel není v příslušném kontaktním centru řešitelem u žádného neuzavřeného dotazu. Ikona ve sloupci Formuláře slouží k přiřazování kontaktních formulářů ke konkrétnímu kontaktnímu centru. Nové formuláře je možné vytvářet prostřednictvím aplikace Správa formulářů kontaktního centra (viz strana 48). Nový formulář se ke kontaktnímu centru přiřadí výběrem z nabídky a stisknutím příslušného tlačítka. Seznam všech kontaktních formulářů přiřazených k centru je zobrazen v přehledové tabulce. Pouze tyto formuláře mohou uživatelé v aplikaci Kontaktní centrum na zvolené kontaktní centrum zasílat. Nepotřebný formulář je možné odebrat jeho označením a stisknutím tlačítka Odebrat označené. Aby mohli uživatelé kontaktního centra pomocí daného formuláře vkládat svoje dotazy, musí vedle přiřazení kontaktního formuláře k centru existovat i sekce, do které je formulář zařazen. 52

53 7 SPRÁVA EAGENDY Uživatel v centrech Prostřednictvím záložky Uživatel v centrech je možné hromadně prohlížet a spravovat přístup konkrétního uživatele k jednotlivým kontaktním centrům. Nejprve je nutné za pomocí vyhledávacího pole dohledat příslušného uživatele. Jakmile je uživatel vybrán, zobrazí se seznam kontaktních center, ke kterým má uživatel přístup včetně přidělených rolí. Zatržením políčka ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka Odebrat je možné odebrat uživateli přidělené role v jednotlivých centrech a tím případně i přístup do centra. Roli řešitele nelze uživateli odebrat, pokud je tento uživatel veden jako řešitel u některého neuzavřeného dotazu. Je tedy nutné vyčkat na uzavření dotazu, nebo jej předat jinému řešiteli. 53

54

55 8 Správa vědy a výzkumu Sekce Správa vědy a výzkumu zahrnuje aplikace týkající se správy vědecko-výzkumného informačního systému, jež je součástí UIS. Funkce a použití většiny aplikací zařazených do této sekce jsou popsány ve 4. svazku dokumentace UIS Věda a výzkum. 8.1 Odstraňování duplicit z externích výzkumníků Externí výzkumníci jsou vkládáni uživateli při zakládání publikací ve vědeckovýzkumném systému a importem z knihovnického systému. Protože při vkládání někdy vznikají duplicity, je třeba provést sjednocení duplicitních jmen. Aplikace Odstraňování duplicit z externích výzkumníků umožňuje odstranit duplicity v evidenci externích výzkumníků slučováním vybraných osob stejného jména. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním provoz-a nebo provoz-o. Seznam výzkumníků je zobrazován dle abecedy. U každého je uveden počet výskytů opakování jména. Kliknutím na jméno se zobrazí přehled duplicit. Pro každý výskyt stejného jména mohou být uloženy různé informace (tituly, státní příslušnost, ), proto lze při slučování určit řádek, jehož záznam má zůstat zachován. Příslušný záznam je možné upravit prostřednictvím ikony ve sloupci Správa. Jména, která se mají sloučit, se označí ve sloupci Sloučit, označí se řádek, jehož údaje se mají zachovat, a klikne se na tlačítko Sloučit označené externí výzkumníky. Při slučování je potřeba postupovat uvážlivě, tzn. u jmen, kde nejsou zadána celá křestní jména, využít doplňujících informací k identifikaci osob. Dále je třeba zvážit sloučení totožných externích výzkumníků, ale vložených různými uživateli UIS, protože sloučením osob ztratí uživatelé práva na jimi vloženou osobu. 55

56 8 SPRÁVA VĚDY A VÝZKUMU Obrázek 37 Odstraňování duplicit z externích výzkumníků 56