Ringier Axel Springer Media AG. xflow Web Client Příručka pro ověřovatele

Transkript

1 Ringier Axel Springer Media AG xflow Web Client Příručka pro ověřovatele

2 Verze Autor Datum Popis Draft J. Pavel 17/09/2012 Pracovní verze Verze 1.0 J. Pavel 03/10/2012 Uvolněno Verze 1.1 J. Pavel 13/11/2012 Rozšířena kapitola Zálohová faktura Doplněna příloha Načtení dat z Excelu v části Přiřazení účtu Strana 2 z 29

3 Obsah 1. ÚVOD PROCES OVĚŘENÍ VE ZKRATCE PŘÍSTUP DO APLIKACE Základní údaje Změna hesla ÚVODNÍ OBRAZOVKA Popis obrazovky OVĚŘENÍ FAKTURY Otevření faktury Základní funkce Menu Akce Základní Zálohová faktura Přeposlání Přílohy Údaje k faktuře Přiřazení účtu Data hlavičky Data položky Uživatelská nastavení PŘÍLOHY i. Kniha faktur ii. Načtení dat z Excelu v části Přiřazení účtu iii. Schéma procesu zpracování faktury Strana 3 z 29

4 1. ÚVOD Koncern Ringier Axel Springer používá pro elektronické zpracování dodavatelských faktur systém xflow od firmy WMD. Součástí systému je také komponenta umožňující schvalování faktur v prostředí webového klienta. Způsob schvalování vychází z požadavků interního kontrolního systému (tzv. IKS), kdy každá faktura musí být schválena nejprve objednavatelem (jde o tzv. věcné ověření, že zboží či služba byly v pořádku dodány) a následně vedoucím nákladového střediska. V dalším textu se budou používat termíny ověření/ověřovatel pro věcné ověření faktury a schválil/ schvalovatel pro schválení vedoucím pracovníkem. Tato příručka je určena pro ověřovatele a popisuje způsob, jakým se v prostředí webového klienta faktury ověřují. Schvalovatelé mají k dispozici samostatnou příručku, protože prostředí aplikace při schvalování je trochu odlišné. Strana 4 z 29

5 2. PROCES OVĚŘENÍ VE ZKRATCE Tato příručka popisuje všechny funkce dostupné ve webové aplikaci. Samotné ověření je každopádně velmi jednoduché a lze ho rozdělit do několika základních kroků: Č. Krok Popis 1 Uživatel obdrží automaticky generovaný s informací o faktuře či fakturách čekajících na ověření. 2 Přihlášení do aplikace kapitola Otevření faktury z úvodní obrazovky kapitola Zadání údajů pro účtárnu (typicky nákladové středisko a částka) v části Přiřazení účtu kapitola Ověření faktury kapitola Vedle těchto základních kroků webová aplikace umožňuje řadu dalších funkcí jako je přeposlání faktury na jiného uživatele, vložení přílohy, nastavení zástupu po dobu nepřítomnosti atd. Strana 5 z 29

6 3. PŘÍSTUP DO APLIKACE 3.1. Základní údaje Webová adresa: Podporované prohlížeče: Windows Microsoft Internet Explorer a Chrome Mac OS Safari Aplikace je dostupná pouze z vnitřní sítě. V případě, že budete potřebovat zajistit přístup do aplikace z míst mimo firmu, kontaktujte prosím podporu: Země Organizace Kontakt CZ Vydavatelství podpora.xflow@ringieraxelspringer.cz CZ Tiskárny finanční oddělení SK Vydavatelství podpora.xflow@ringier.sk 3.2. Změna hesla Každý uživatel dostane od správce aplikace přihlašovací jméno a inicializační heslo. Toto je třeba při prvním přihlášení změnit: Na přihlašovací obrazovce zadejte účet, inicializační heslo a klikněte na Nové heslo. Strana 6 z 29

7 Na další obrazovce zadejte nové heslo a potvrďte: Po potvrzení Vás systém vrátí na úvodní obrazovku, kde zadáte změněné heslo. Poznámka: Pokud se při zadání inicializačního hesla objeví chybová hláška Přihlašovací jméno není déle platné, kontaktujte podporu. Strana 7 z 29

8 4. ÚVODNÍ OBRAZOVKA 4.1. Popis obrazovky Po úspěšném přihlášení se objeví úvodní obrazovka aplikace. Jedná se o schránku (Workflow Inbox), kde uživatel vidí přehled faktur, které čekají na ověření: Na úvodní obrazovce jsou k dispozici tyto funkce: Zástup Nastavení zástupu po dobu nepřítomnosti (např. v případě dovolené). Uživatel zde může delegovat svoje schvalovací oprávnění na další osobu pro určené časové období. Upozornění: Kniha faktur Delegace se týká pouze faktur, které byly pořízeny po nastavení zástupu. Faktury pořízené před nastavením, musí zpracovat původní příjemce. Kniha přijatých faktur je reportovací nástroj, který umožňuje pohodlné vyhledávání uživatelem zpracovaných faktur. Např. uživatel si může vyhledat všechny faktury od jednoho dodavatele za určité časové období a v detailu pak vidí naskenovanou fakturu i Strana 8 z 29

9 historii schvalování. Podrobněji je tato funkce popsána v příloze Odhlášení Odhlášení z aplikace Horní panel s nástroji umožňuje tyto funkce: Aktualizace náhledu Nastavení sloupců (určuje, které sloupce budou zobrazeny) Zpracování označených faktur (více viz 5.1) Nastavení výšky dle rozlišení monitoru Přepínání Inbox (faktury ke zpracování) / Outbox (zpracované faktury) Nastavení šířky dle rozlišení monitoru Zapnutí/vypnutí náhledu na fakturu v dolní části obrazovky (viz obrázek níže) umožňující zobrazení naskenovaného dokladu přímo z úvodní obrazovky. Strana 9 z 29

10 5. OVĚŘENÍ FAKTURY 5.1. Otevření faktury Aby bylo možno fakturu ověřit, je třeba ji z úvodní obrazovky nejprve otevřít. Ověření přímo z úvodní obrazovky není možné. Fakturu otevřete tak, že v řádce s fakturou kliknete na ikonu. Faktura se pak otevře v samostatném okně: Upozornění: Pokud má Váš prohlížeč zakázané otevírání vyskakovacích oken, objeví se při prvním pokusu o otevření faktury chybová hláška. Je nutno standardním způsobem pro tuto webovou aplikaci vyskakovací okna povolit. V případě, že máte ke schválení více dokladů, můžete ve schránce nejprve označit všechny faktury přes ikonu (v zobrazené nabídce pak vyberte Označení všech) a poté kliknout na. Výsledkem je, že se standardním způsobem otevře okno s první fakturou, ale po jejím ověření se nevrátíte zpět do schránky, ale automaticky se zobrazí okno s další zpracovávanou fakturou a takto pokračujete až do ověření poslední vybrané faktury. Okno je rozděleno do třech částí: Strana 10 z 29

11 a b c Část [a]obsahuje základní funkce jako je nastavení vzhledu, schválení /zamítnutí či přeposlání. Další část [b] obsahuje informace týkající se konkrétní faktury (důležitý je zejména oddíl Přiřazení účtu) a v poslední části [c] se zobrazuje naskenovaná faktura (tu je možno zobrazit v samostatném okně viz kapitola 5.4) Základní funkce Menu Workflow Inbox Návrat do schránky Nastavení Uživatelské nastavení obrazovky s fakturou viz kapitola 5.4 Aktualizace dokumentu Systém znovu načte obrazovku. Funkce se používá zejména po vytvoření přílohy. Bez aktualizace se nová příloha nezobrazí. Vytvoření přílohy Při ověření je možno k faktuře přiložit soubory. Strana 11 z 29

12 Při vytvoření přílohy je třeba nejprve vybrat druh dokladu (podporované formáty jsou Word, Excel, PDF a JPG): a poté příslušný soubor. Po kliknutí na Správně se vytvoří příloha. Poté je možno připojit další přílohu. Po ukončení klikněte na tlačítko Zpět Akce Základní Správně Nesprávně Nahradit Kliknutím na tlačítko dojde k ověření faktury a faktura se vrací do účtárny ke kompletaci. Poznámka: Po kompletaci (tj. zadání konečného účtovacího předpisu) faktura pokračuje ke schválení na vedoucí nákladových středisek. Celý proces zpracování faktury je zobrazen v příloze. Zamítnutí. Uživatel musí do poznámky napsat důvod zamítnutí. Po zamítnutí se faktura vrací do účtárny Faktura je poslána na prvního ověřovatele. Funkci lze použít v případě, že dojde k několikanásobnému přeposlání faktury a je třeba bez dalšího hledání vrátit doklad na začátek původnímu ověřovateli. Strana 12 z 29

13 Zálohová faktura Proces ověření zálohové faktury se ve dvou věcech odlišuje od ověření standardní faktury. Prvním rozdílem je to, že uživatel zde nevyplňuje oddíl Přiřazení účtu: Druhým rozdílem je pak nutnost zadat prvního schvalovatele (tj. vedoucího příslušného nákladového střediska) ručně. Pro tento účel je u zálohových faktur k dispozici dodatečná akce Výběr schvalovatele: Po kliknutí na uvedené tlačítko dojde k zobrazení výběrové obrazovky, kde je třeba nejprve nalézt příslušného dodavatele (při výběru lze použít zástupný znak *): Strana 13 z 29

14 Jméno schvalovatele je nejprve nutno označit kliknutím na začátku řádky (vybraný řádek je poté zvýrazněn oranžově) a přes ikonu zkopírovat do dolní části: a potvrdit. Upozornění: Že jde o zálohovou fakturu, uživatel vidí úvodním přehledu faktur ke zpracování: Strana 14 z 29

15 A také v okně s fakturou: Přeposlání Fakturu je možno před ověřením přeposlat libovolnému uživateli systému xflow. Dotyčný adresát může fakturu ověřit, nebo např. pouze připsat poznámky či vytvořit přílohu a fakturu poslat zpět či na dalšího příjemce. Upozornění: Fakturu je možno takto přeposílat bez omezení, jen je třeba si uvědomit, že v případě, že někdo z příjemců fakturu ověří, dojde k ukončení ověřovacího procesu a faktura se přepošle ke kompletaci do účtárny (popis celého procesu viz kapitola 0) Nejprve je nutno přes tlačítko vybrat příjemce. Na další obrazovce najdete v seznamu požadovaného příjemce (jako zástupný znak lze při hledání použít *), označte řádek a klikněte na tlačítko : Strana 15 z 29

16 Jméno se převezme do vyhledávacího pole a pro přeposlání klikněte na tlačítko Správně: Systém při přeposlání vyžaduje, aby ověřovatel vyplnil pole pro poznámku Přílohy V této části jsou zobrazeny všechny přílohy, které k danému dokladu existují. Standardně je u každého dokladu přiložena naskenovaná faktura, ale jak bylo uvedeno, ověřovatel může v případě potřeby připojit další soubory. Aby se zde dodatečná příloha objevila, je nutno po přiložení kliknout na tlačítko Aktualizovat dokument. Vytvoření přílohy je popsáno v kapitole Údaje k faktuře Hlavní část okna je rozdělena do čtyř oddílů: Data hlavičky, Data položky, Přiřazení účtu a Log: Strana 16 z 29

17 Každý oddíl lze rozbalit/sbalit přes tlačítko na pravé straně lišty Přiřazení účtu Přiřazení účtu je nejdůležitějším oddílem pro ověřovatele a slouží pro zadání informace potřebné pro další zpracování faktury v účtárně. Ověřovatel musí povinně zadat nákladové středisko či zakázku a částku. Vedle toho je možno vyplnit text, číslo účtu hlavní knihy a další údaje, ale tyto údaje jsou nepovinné. Nejprve je nutno pomocí ikony vložit nový řádek. To, že je řádek aktivován indikuje oranžové zarámování. Nyní je možno do řádku vyplnit příslušné údaje: Strana 17 z 29

18 Jestliže např. číslo nákladového střediska znáte, tak ho do pole samozřejmě můžete napsat přímo. Systém umožňuje u polí, kde je ikona vyhledat příslušnou hodnotu přímo v systému SAP. Po kliknutí na ikonu se objeví obrazovka pro vyhledávání. Jako zástupný znak slouží *. Zde je příklad vyhledání nákladových středisek, která v názvu obsahují části slov blesk a mark : Vybrané středisko označte kliknutím do čtverce na začátku řádky (označí se oranžově): a vybranou hodnotu zkopírujte přes tlačítko do Přiřazení účtu: Po doplnění hodnot klikněte na tlačítko. Systém zkontroluje zadané hodnoty (např. zda existuje ručně zadané nákladové středisko v SAP, přepočte pole Zůstatek atd.). Výsledná hláška o výsledku kontroly se objeví v záhlaví: Strana 18 z 29

19 V poli Zůstatek vidíte rozdíl mezi zadanou částkou ve sloupci s hodnotou proti celkové částce dokladu. Přehled akcí v oddílu Přiřazení účtu:. Přidat řádek. Smazat řádek Nahrání položek ze souboru Excel (podrobný popis funkce - viz příloha) Zkopírování údajů z části Data položky do Přiřazení účtu Kontrola zadaných údajů. Hláška s výsledkem kontroly se objeví v záhlaví (nad části Data hlavičky) Upozornění: Pro změnu hodnot v zadané řádce (popř. smazání celé řádky) je nutno danou řádku nejprve označit kliknutím na ikonu na začátku řádky. Tím dojde k aktivaci řádky a pak lze provádět další úpravy. Při ověření je možno fakturu zablokovat proti platbě zakliknutím pole Blokace platby: Strana 19 z 29

20 Po ukončení procesu schvalování dostane uživatel, který blokaci platby nastavil, fakturu zpět ke zpracování, tj. k odblokování platby a je na něm, kdy takto s ohledem na okolnosti obchodního případu učiní. V části Přiřazení účtu je také možno napsat libovolnou textovou poznámku: Text je také možno vložit z nadefinované šablony přes tlačítko Text ID. Šablonu může založit správce systému. Další tři oddíly v okně s fakturou jsou: Data hlavičky Zobrazení základních údajů z hlavičky faktury Strana 20 z 29

21 Data položky Pokud účtárna před zasláním faktury k ověření připraví předběžný účtovací předpis, tento se ověřovateli zobrazí zde Uživatelská nastavení Jak bylo krátce zmíněno v kapitole 5.2.1, uživatel má možnost přizpůsobit si vhled okna přes funkci. Zde je podrobný popis jednotlivých voleb: Zobrazit sken v samostatném okně Zobrazit sken pouze jednou Naskenovaná faktura se otevře v samostatném okně Naskenovaná faktura se objeví pouze jednou. Tato funkce se hodí Strana 21 z 29

22 např. v případě, že uživatel zadává více řádek v Přiřazení účtu. Systém při každé kontrole zadaných údajů totiž znovu načítá celou fakturu včetně skenu a to může (zejména při zobrazení skenu v samostatném okně) zdržovat. Zobrazit sken jen na vyžádání Při otevření okna s fakturou se vůbec neobjeví naskenovaná faktura. Její zobrazení pak lze udělat kliknutím na přílohu s fakturou v části Přílohy. Šířka pracovní plochy Přizpůsobení šířky pro konkrétní typ monitoru uživatele Aplikaci spouštět Při otevření se okno s fakturou zobrazí v maximální velikosti. v maximalizovaném okně. Rozbalení oddílu při spuštění Zaškrtnutý box u jednotlivých oddílů (tj. Data hlavičky, Data položky, Přiřazení účtu a Log) způsobí, že se tento při otevření automaticky rozbalí a naopak nezaškrtnutý box způsobí minimalizaci oddílu do lišty. Pro lepší přehlednost lze doporučit zaškrtnout pouze box u oddílu Přiřazení účtu a ostatní ponechat nezaškrtnuté: Strana 22 z 29

23 PŘÍLOHY i. Kniha faktur Na úvodní obrazovce je dostupná funkce Kniha faktur, která uživateli umožní vyhledat požadované faktury a zobrazit k nim podrobné údaje. Po zvolení funkce se zobrazí úvodní obrazovka pro zadání vyhledávacích parametrů: Strana 23 z 29

24 Nejdůležitější parametry jsou následující: Předb.poř.dokument Předběžně pořízené dokumenty = Faktury, které jsou v procesu schvalování (tj. ověření, kompletace nebo schválení) Zaúčtované dokumenty Kód společnosti Zaúčtované dokumenty = Schválené faktury CZ01 vydavatelství CZ CZ02 tiskárny CZ SK01 vydavatelství SK Dodavatel Protizápisy Výběr dodavatele Zaškrtnutím této volby dojde k zobrazení jednotlivých položek na faktuře. Workflow Zaškrtnutím této volby dojde k zobrazení údajů o aktuálních schvalovatelích. Po zadání vyhledávacích kritérií klikněte na dokladů, které vyhovují zadaným kritériím:. Dojde k zobrazení seznamu Ikona slouží pro zobrazení naskenované faktury a ikona pro zobrazení detailních údajů o schválení (kdo a kdy schválil, vložené poznámky a přiřazení účtu). Upozornění: V knize faktur každý uživatel vidí pouze svoje doklady, tj. doklady, které ověřoval. Informace o workflow Jak bylo uvedeno, zaškrtnutím boxu Workflow dojde k zobrazení podrobných údajů o schvalování, tj. u koho faktura čeká na zpracování (viz sloupec Poslední agent): Strana 24 z 29

25 V případě, že agentů (tj. aktuálních zpracovatelů) je více, lze je zobrazit přes ikonu : Upozornění: Informace o aktuálních zpracovatelích je dostupná pouze u dokladů v procesu zpracování (tj. volba Předběžně pořízené dokumenty na úvodní obrazovce). Jakmile je faktura schválená (viz volba Zaúčtované dokumenty), k dispozici je protokol s protokolem o schvalování dostupný přes ikonu : Strana 25 z 29

26 ii. Načtení dat z Excelu v části Přiřazení účtu Jak bylo uvedeno v kapitole 5.3.1, ověřovatel nemusí data v části Přiřazení účtu zadávat pouze ručně, ale může je přes tlačítko větší množství dat. načíst z Excelu, což může být výhodné, zejména pokud je třeba vyplnit Nejprve je třeba připravit vstupní soubor v Excelu. Soubor musí mít stejnou strukturu sloupců jako se uživateli zobrazuje v části Přiřazení účtu (pozor: každá organizace může mít vlastní definici sloupců) a první řádka je určena pro záhlaví. Jestliže sloupce v části Přiřazení účtu mají např. tuto strukturu: Tak účet hlavní knihy je v tomto případě na druhé pozici, nákladové středisko na třetí atd. Zdrojový soubor v Excelu pak může vypadat takto: Připravený soubor je třeba uložit ve formátu CSV: Strana 26 z 29

27 Pro načtení takto připraveného souboru v Přiřazení účtu použijte tlačítko ze souboru): (Načtení účetních dat V dalším okně vyberte soubor: Strana 27 z 29

28 Po potvrzení tlačítkem dojde k načtení dat: Strana 28 z 29

29 iii. Schéma procesu zpracování faktury Strana 29 z 29