Hromadná korespondence

Transkript

1 Hromadná korespondence Slouží pro vytváření formulářových dopisů, štítků, obálek, pro hromadně distribuované faxy. Využíváme toho, že společnou část dopisů vytvoříme pouze jednou, ostatní vložíme pomocí tzv. slučovacích polí. Je nezbytné mít vytvořený nebo současně vytvořit zdroj dat. při práci postupujeme pomocí průvodce hromadné korespondence. Postup 1) vytvoříme hlavní dokument 2) spustíme průvodce hromadné korespondence 3) postupujeme podle průvodce, současně máme připravený zdroj dat 4) v prvním kroku určíme, zda budeme vytvářet dopisy, y, štítky, obálky, adresář

2 5) ve druhém kroku většinou volíme použití počátečního dokumentu z aktuálního dokumentu

3 6) ve třetím kroku vybereme příjemce, tj. určíme cestu k souboru se zdrojem dat 7) ve čtvrtém kroku vložíme tzv. slučovací pole (blok adresy, řádek s pozdravem, el. razítko, další položky).

4 8) v pátém kroku zobrazíme náhledy dopisů 9) v šestém kroku dokončíme hr. korespondenci sloučením na tiskárnu nebo do nového dokumentu

5 Rekapitulace tvorby sloučeného dokumentu HK prostřednictvím Průvodce hromadnou korespondencí 1) vytvoříme seznam adres nebo zjistíme, kde ho v PC máme uložený 2) spustím MS Word a vytvoříme text dokumentu dopis 3) kurzor nastavíme do dokumentu na místo, kam budeme vkládat slučovací pole (položky ze seznamu adres). Vložená pole můžeme přemisťovat, formátovat, 4) spustíme funkci hromadné korespondence: Nástroje, Dopisy a korespondence a vybereme nabídku průvodce hromadnou korespondencí. 1. krok vybereme druh vytvářeného dokumentu, např. dopisy 2. krok použijeme aktuální dokument nebo možnosti obálek nebo štítků 3. krok použijeme existující seznam adres (vyhledáme ho) 4. krok vytvoříme dopis další položky. Vložíme zvolené položky (názvy sloupců) ze seznamu adres do dokumentu a upravíme je. 5. krok zobrazíme náhled (zkontrolujeme vzhled, můžeme upravit okruh adresátů, kterým opravdu chceme dokument poslat upravit seznam příjemců 6. krok funkcí tisk tiskneme dokument pro všechny vybrané adresáty. Funkci upravit jednotlivé dopisy uložíme vytvořené dokumenty s jednotlivými adresami do nového souboru a můžeme je dále individuálně upravovat

6 Řešený příklad 1. Vytvořte formulářový dopis a vložte daná slučovací pole do levého horního rohu formulářového dopisu (společnost, jméno, příjmení, adresa1, město, PSČ, dluh) 2. K dispozici máte zdroj dat (viz tabulka níže) Zpráva o vašem dluhu a žádost o jeho zaplacení Upozorňujeme Vaší společnost, že jste dosud nezaplatili poslední faktury a naší společnosti Aktimel s. r. o. dlužíte částku Kč. Žádáme proto o urychlené zaplacení této částky. S pozdravem František Koudelka jednatel spol. Aktimel s. r. o. Jméno Příjmení Společnost Adresa1 Město PSČ dluh Václav Voříšek VAVO s. r. Lidická 3 České Budějovice o. Jiří Nedabyle Nero5 V. Volfa 3 České Budějovice Jiří Skalický Htm s. r. o. Pod kopcem Litomyšl Karel Novák Prim s. r. o. U Dubu 457 Borovany Při řešení postupujeme dle návodu, nejdříve sestavíme dopis a máme připravený zdroj dat (tabulka výše) 1) Spustíme průvodce hromadnou korespondencí, vložíme slučovací pole, využijeme zdroj dat, který je uložen v jiném souboru. 2) Kontrola příjemců hr. korespondence

7 3) Vložení slučovacích polí 4) Sloučení do jednoho dokumentu (ukázka 1 dopisu) Příklady na procvičení 1. Nejprve vytvořte databázi 5 klientů (například v Excelu) a uložte ji pod názvem korespondence ve své složce. Databáze bude obsahovat následující položky: a) jméno b) příjmení c) bydliště d) PSČ e) termín návštěvy f) hodina 2. Otevřete textový editor Word a v něm vytvořte následující dopis klientům. Databázové prvky vložíte pomocí průvodce hromadnou korespondencí (Nástroje Hromadná korespondence):

8 Klinika Na Výsluní Na Výsluní Beroun ordinace MUDr. Jarmily Novákové <<jméno>><<příjmení>> <<bydliště>> <<PSČ>> Vážená paní, vážený pane, zjistili jsme, že termín Vašeho přeočkování na tetanus vypršel, proto Vás zveme na přeočkování proti tetanu <<termín návštěvy>> v <<hodina>> hod. do ordinace MUDr. Novákové. Vezměte si s sebou průkaz pojištěnce. S pozdravem MUDr. Jarmila Nováková V Berouně dne Dopis výhercům Vytvořte dopis výhercům formou hromadné korespondence podle předlohy. Výherci dostanou informaci o tom, jakou částku vyhráli. V dopise se pak bude měnit adresa příjemce výhry a částka, kterou výherce získal. Bude se jednat o údaje: jméno, příjmení, ulice, město, psč a částku výhry. Tyto údaje poskytne tabulka výherců, která slouží zároveň jako zdroj dat. Po vytvoření dopisu hromadné korespondence vygenerujte jednotlivé dopisy. Alespoň jeden vygenerovaný dopis vytiskněte na tiskárně. Soubor se šablonou dopisu hromadné korespondence uložte do stejného adresáře, ve kterém je umístěn soubor se zdrojovými daty. Tabulka zdroje dat: Jméno Příjmení Ulice Město PSČ Výhra Karel Novák Svobodova 1 Olomouc Lenka Malá Karlova 1580 Praha Vlastimil Brzobohatý E. Beneše 154 Brno Magda Dusilová Vícov 150 Vícov Leoš Bareš Mrazíkova 5 Sněžné Hory Martina Neumanová Skácelova 14 Poprad Eva Pospíšilová Mlýnská 55 Karlovy Vary Petr Svozil Olomoucká 125 Trutnov Vlastimil Malík Světlá 54 Černé Hory Petra Skácelová Vysočanská 1 Liberec Karel Malíček Kotlářská 51 Lipno Adéla Pluskalová Sněžná 4561/5 Ostrava Martin Dokončil U Vinice 1 Znojmo Markéta Maláčová U Vodárny 168 Brno

9 Šablona bude vypadat zhruba takto: Výherce: <<Jméno>> <<Příjmení>> <<Ulice>> <<PSČ>> <<Adresa>> Vážená paní, vážený pane, Sdělujeme Vám, že jste v naší soutěži vyhrál(a) částku <<částka>> Kč. Informujeme Vás, že peníze poukážeme na Vaší adresu udanou na slosovacím lístku. Pokud adresa nesouhlasí, neprodleně nám to prosím oznamte. V případě jakýchkoliv dotazů se nám neváhejte ozvat na telefonním čísle Děkuji a jsem s pozdravem, Karel Štědrý Vedoucí oddělení promo akcí P vygenerování dopisů bude každý z nich vypadat zhruba takto: Výherce: Karel Novák Svobodova Olomouc Vážená paní, vážený pane, Sdělujeme Vám, že jste v naší soutěži vyhrál(a) částku Kč. Informujeme Vás, že peníze poukážeme na Vaší adresu udanou na slosovacím lístku. Pokud adresa nesouhlasí, neprodleně nám to prosím oznamte. V případě jakýchkoliv dotazů se nám neváhejte ozvat na telefonním čísle Děkuji a jsem s pozdravem, Karel Štědrý Vedoucí oddělení promo akcí