MS Word 2007 Hromadná korespondence

Transkript

1 MS Word 2007 Hromadná korespondence Obsah kapitoly Studijní cíle V této kapitole se seznámíme s nástrojem Hromadná korespondence. Použijeme ho vždy, když budeme vytvářet několik stejných dokumentů, např. dopisů, obálek,, u kterých je ale obsah doplněn nějakými jedinečnými, individuálními informacemi (adresa, oslovení v dopise, ) uloženými v nějakém seznamu. Studenti budou umět pracovat s nástrojem hromadná korespondence. Doba potřebná ke studiu 60 minut Pojmy k zapamatování Úvod Výkladová část Zdroj dat Hlavní dokument Seznam (databáze) Slučovací pole Filtrování (výběr) Sloučení dat Záznam Pole Představte si situaci: máme vytvořený seznam kontaktů a nějakých dalších informací o obchodních partnerech. Všem, nebo jen některým z nich, potřebujeme poslat stejnou zprávu lišící se v obsahu jen několika detaily. Tyto detaily ale máme uloženy právě v tom seznamu kontaktů. Potřebujeme tedy vytvořit jednu kopii zprávy pro každého obchodního partnera ze seznamu a doplnit do ní některé jeho individuální informace. A právě to umí nástroj hromadná korespondence. Používá se pro hromadné vytváření dopisů, tisk obálek nebo adresních štítků, pomocí hromadné korespondence můžeme také vytvořit z rozsáhlé databáze seznam menší, s vybranými informacemi. Nástroj bychom mohli použít i pro hromadné rozesílání mailů. Do hromadné korespondence vstupují dva dokumenty: hlavní dokument hromadné korespondence dokument programu MS Word, který obsahuje prvky společné všem finálním

2 dokumentům, a tzv. slučovací pole, místa vyznačená nástroji hromadné korespondence, do kterých potom program doplňuje vybrané konkrétní informace ze seznamu zdroj dat hromadné korespondence seznam, který obsahuje data přenášená do hlavního dokumentu. Může jím být tabulka vytvořená např. v Excelu, Wordu nebo Accessu, informace můžeme vybírat z kontaktů aplikace MS Outlook. Zdroj dat bývá většinou připraven dopředu, můžeme ho ale připravit nebo upravit i během práce s. Při práci s můžeme použít postupně zpřístupňovaná tlačítka karty Korespondence nebo na této kartě rozbalíme nabídku tlačítka Spustit korespondenci a vybereme z ní Podrobný průvodce. Tato volba zobrazí podokno Hromadná korespondence, které nás pomocí průvodce postupně provede jednotlivými kroky. Pokud neznáme dobře funkci jednotlivých tlačítek na kartě Korespondence, je průvodce vhodnější. Použijeme průvodce. Podokno Hromadná korespondence se zobrazí v pravé části okna programu MS Word. Mezi jednotlivými kroky se přepínáme pomocí odkazů Další ev Předchozí v dolní části podokna. Průvodce krok 1 Vybrat typ dokumentu Krok 1: V tomto kroku se určuje typ hlavního dokumentu hromadné korespondence. Výběr je důležitý, podle něj program v dalších krocích nabízí a zpřístupňuje další volby pro zpřesnění nastavení hlavního dokumentu (např. typ obálky, archu štítků apod.) a volba se projeví také ve výsledku celé akce způsobem oddělení jednotlivých kopií původního dokumentu.

3 Průvodce krok 2 Vybrat počáteční dokument Krok 2: V tomto kroku se určuje konkrétní dokument, se kterým se bude dál pracovat, jehož individuálně upravené kopie potřebujeme vytvořit. Pokud je konkrétní dopis (obálka, arch štítků, ) otevřený a aktivní (právě se na něj díváme), zvolíme první volbu Použít aktuální dokument. Pokud máme dokument již připravený a uložený někde v počítači, ale ještě jsme ho neotevřeli, zvolíme třetí z nabízených možností (Začít z existujícího dokumentu). Program otevře klasické dialogové okno pro otevírání dokumentů, v něm najdeme a otevřeme ikonu vzorového dokumentu. Prostřední volbu (Začít ze šablony) vybereme, pokud se dokument chystáme teprve vytvořit a chceme pro jeho vytvoření použít nějakou šablonu. Pokud jsme v prvním kroku vybrali Štítky nebo Obálky, nabídne program trochu jiné možnosti: Změnit rozložení dokumentu (použije aktivní dokument) nebo Začít z existujícího dokumentu (umožní nějaký již nastavený a uložený dokument otevřít). Průvodce krok 3 Vybrat příjemce Pokud ponecháme zvolenou volbu Změnit rozložení dokumentu, musíme použít odkaz Možnosti obálky, ev. Možnosti štítku, abychom mohli nastavit rozměry obálky a vlastnosti písma použitého u obou adres uvedených na obálce (adresát + zpáteční), resp. pro nastavení archu štítků. Krok 3: V tomto kroku se určuje, z jakého souboru bude program doplňovat údaje do hlavního dokumentu určíme tzv. zdroj dat. Máme-li zdroj dat dopředu připravený a uložený na disku, zvolíme variantu Použít existující seznam. Tlačítkem Procházet pak vyvoláme dialogové okno pro nalezení ikony souboru. Program soubor skrytě otevře

4 a podle typu vybraného souboru zobrazí dialogové okno, ve kterém ještě upřesníme, z jaké tabulky budou data vybírána. U tabulky MS Excel vybíráme ze seznamu listů a názvů oblastí, u databáze MS Access vybíráme ze seznamu tabulek a dotazů. Aby vše proběhlo v pořádku, musí být tabulky MS Excel nebo MS Word tabulkami typu seznam, tj. tabulka musí být souvislá (není rozdělena prázdným řádkem nebo sloupcem), má jen jeden řádek s popisky (názvy) sloupců, v tabulce nejsou slučované buňky. Pokud je tabulka vytvořena ve Wordu, nesmí být nad ní ani pod ní žádné další řádky. V případě, že ještě žádný zdroj dat (tabulku doplňovaných dat) nemáme, zvolíme Zadat nový seznam. Tato volba umožní neexistující seznam okamžitě a poměrně jednoduše vytvořit, ale pozor vytvoří se tabulka databáze MS Access. Protože se v mnohých firmách uchovávají kontakty na obchodní partnery v Kontaktech programu MS Outlook, umožní nám program volbou Vybrat z kontaktů aplikace Outlook nahlédnout do této části aplikace Outlook a potřebné informace vybrat tam. Po výběru zdroje dat program zobrazí data vybrané tabulky v dialogovém okně (Příjemci hromadné korespondence) a nabídne možnost výběru řádků, které mají do procesu hromadné korespondence vstoupit. Výběr provádíme pomocí zaškrtávacích políček u jednotlivých řádků

5 nebo pomocí filtru. Ten si zpřístupníme odkazem Filtr v dolní části dialogového okna, nebo použijeme rozbalovací seznam u názvů sloupců. Rozbalovací seznam v záhlavích jednotlivých sloupců umožní vybrat potřebné řádky stejně, jako automatické filtry v tabulkách programu MS Excel. Tlačítko Filtr vyvolá dialogové okno Filtrovat a seřadit, ve kterém na kartě Výběr záznamů vybíráme názvy polí, podle kterých filtrujeme (Pole:), srovnání (Porovnání:), a do posledního sloupce (Porovnat s) zapisujeme hodnotu pro srovnání. Pokud budeme vybírat více polí, tj. vyplníme více řádků dialogového okna Filtrovat a seřadit, určíme, jestli mají podmínky platit současně, volba A na začátku řádku, nebo stačí splnění jedné z nich, místo A bychom vybrali Nebo. Pokud pracujeme s tabulkou programu MS Excel, ve které byl nastaven a použit filtr, vstoupí do hromadné korespondence jen řádky vybrané filtrem.

6 Pokud chceme ovlivnit pořadí řádků, použijeme v dialogovém okně Filtrovat a seřadit kartu Řazení záznamů, nebo nabídku rozbalovací šipky příslušného pole. Pokud v dolní části dialogového okna Příjemci hromadné korespondence označíme klepnutím zdroj dat, zpřístupní se tlačítko Upravit. Klepnutím na toto tlačítko si otevřeme okno, ve kterém můžeme upravovat jednotlivé položky seznamu, řádky ze seznamu odebírat nebo seznam o další řádky rozšiřovat. Výběr záznamů dialogového okna Příjemci hromadné korespondence potvrdíme. Po výběru souboru a potvrzení příjemců hromadné korespondence se upraví nabídka tohoto kroku tak, abychom svůj původní výběr souboru mohli opravit (volba Vybrat jiný seznam), nebo abychom mohli ještě dodatečně provést nebo upravit výběr záznamů, případně abychom mohli

7 přímo upravit data vybrané tabulky (Upravit seznam příjemců). Průvodce krok 4 Vytvořit dopis (Podle volby v kroku 1 Uspořádat obálku, ) Krok 4: V tomto kroku určíme, které údaje ze seznamu a do kterých míst vytvářeného dokumentu umístíme. Pro vložení potřebných informací nabízí program několik možností. Trochu problematické jsou volby Blok adresy a Řádek s pozdravem. Program vyhledá ve zdroji dat (v našem seznamu) pole (sloupce) se standardními názvy (Jméno, příjmení, firma,.), uspořádá je a vloží jako jeden blok do vytvářeného dokumentu. Volbu polí, zvolených programem, sice můžeme do určité míry ovlivnit, ale i tak je tato volba minimálně kvůli úpravám vzhledu vložených údajů trochu těžkopádná. Pro využití Elektronického razítka bychom si museli stáhnout z webu programovou podporu. My umístíme v textu kurzor tam, kam potřebujeme doplnit nějaký údaj ze seznamu a využijeme volbu Další položky. Otevře se dialogové okno Vložit slučovací pole, ve kterém program zobrazí názvy polí zdroje dat (přesněji to, co najde v prvním řádku tabulky). V něm klepnutím vybereme název toho pole, jehož údaje potřebujeme přidat do textu a klepnutím na Vložit provedeme vložení. Jednodušší a rychlejší je na název pole poklepat). V dokumentu se na místě kurzoru objeví název pole uzavřený do dvojitých skobiček symbol tzv. slučovacího pole.

8 Do něj bude program dosazovat konkrétní údaje z řádků našeho seznamu. Tento postup zopakujeme pro všechna vybíraná pole. Slučovací pole přesouváme, kopírujeme, formátujeme, mažeme stejně jako jakýkoliv jiný text, jen musíme dbát na to, abychom při úpravách nezměnili název pole uzavřený v závorkách. Průvodce krok 5 Zobrazit náhled Krok 5: V předposledním kroku průvodce si můžeme prohlédnout finální dokument tak, jak bude vypadat po vyplnění všech proměnných údajů (slučovacích polí). Program do vložených slučovacích polí dosadí konkrétní údaje z jednoho záznamu databáze, a abychom si mohli prohlédnout údaje i dalších řádků seznamu, zpřístupní v okně navigační šipky (Příjemce: ). Dále se nám v tomto kroku znovu nabízí možnost výběru řádků seznamu volbou Upravit seznam příjemců, nebo vyloučení aktuálního řádku seznamu volbou Vyloučit tohoto příjemce. Průvodce krok 6 Sloučení Krok 6: Posledním krokem hromadné korespondence je tzv. sloučení hlavního dokumentu a zdroje dat. V tomto kroku vytvoří program kopii hlavního dokumentu pro každý vybraný záznam našeho seznamu a dosadí do ní obsah vybraných polí. Před vlastním sloučením se ještě zobrazí dialogové okno s poslední možností upravit rozsah sloučených řádků. Podle typu hlavního dokumentu (výběr v prvním kroku průvodce) se budou nabízet některé z následujících možností: Tisk sloučení přímo na tiskárnu: asi málo vhodné, nemáme možnost další vizuální kontroly a v případě nějakých chyb musíme tisknout znovu Upravit jednotlivé dopisy program vytvoří nový dokument, ve

9 kterém vytvoří příslušný počet kopií hlavního dokumentu s vyplněnými slučovacími poli. Tato volba je vhodnější, protože umožňuje jednotlivé dokumenty před vytištěním ještě individuálně upravit. Podle typu hlavního dokumentu mohou být jednotlivé dokumenty odděleny koncem oddílu. sloučení do mailu vytvořené dokumenty lze odeslat mailem. Důležité Pokud uložíme hlavní dokument, program si napojení na zdroj dat a všechna další nastavení uloží. Při dalším otevření takového souboru se zobrazí informace o propojení na zdroj dat. Po odsouhlasení se soubor otevře a znovu propojí na zdroj dat. Pro případný tisk pak stačí jen klepnout na volbu pro sloučení dokumentů, můžeme ještě před sloučením pomocí filtru upravit seznam příjemců. Vhodné je to např. při tisku štítků nebo obálek, většinou se ve firmách používají stejné typy obálek resp. štítků. Zdroj dat v tomto případě nesmíme přesunout nebo přejmenovat. Ale i tento problém se dá pomocí prostředků nabídnutých programem ošetřit. Pokud jsme dokument nastavili jako hlavní dokument hromadné korespondence a potřebujeme ho převést zpět na normální dokument, klepneme na kartě Korespondence na tlačítko Spustit korespondenci a z rozbalené nabídky vybereme Normální dokument aplikace Word. Rozšiřující text Pokud požíváme Hromadnou korespondenci pro tisk obálek, nebo i v případě, že pomocí programu MS Word tiskneme jednotlivé obálky, můžeme Word naučit naši zpáteční adresu tak, abychom ji nemuseli opakovaně při každém tisku zadávat. Klepnutím na tlačítko Office rozbalíme jeho nabídku, v dolní části nabídky klepneme na tlačítko Možnosti aplikace Word. V levé části otevřeného dialogového okna klepneme na Upřesnit a sjedeme posuvníkem úplně dolů ke skupině voleb Obecné. Najdeme tam textové pole, do kterého svou zpáteční adresu vepíšeme. Pokud máme jako zpáteční adresu obrázek, obsah tohoto pole naopak vymažeme a obrázek (ev. adresu doplněnou logem) uschováme jako

10 automatický text s názvem ObálkyExtra1. Do hlavního dokumentu se kromě slučovacích polí dají vložit i další pole pro nějakou parametrizaci hromadné korespondence. K tomu lze použít tlačítko Pravidla na kartě Korespondence. Tlačítko zobrazí seznam polí vhodných pro korespondenci. Řešený příklad Shrnutí Hromadnou korespondenci bychom měli použít vždy, když potřebujeme vytvořit několik kopií jednoho dokumentu, které se ve svém obsahu budou lišit několika detaily. Kontrolní otázky a úkoly Zadání úkolu Studijní literatura Klíč k úkolům 1. Nováková A., Nulíček V.: Aplikační software 1, 2. Eupress 2008 (skripta). ISBN: Pecinovský J.: Word 2007 podrobný průvodce. Grada ISBN: Pírková K.: MS Word 2007 podrobná uživatelská příručka. Computerpress ISBN: Kontrolní náhled