Projekt implementace SAP Business Objects Předmět: 3MA382 Manažerská informatika projektové řízení, distanční Období: ZS 2009/2010 Vypracoval/a: Petr Kuchyňka (xkucp27), Klára Jalůvková (xjalk00, FPH N EM PE 3MP dist [sem 4, E]) Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta podnikohospodářská
Původní představa projektu Projekt, na kterém budeme pracovat, jsme zvolili implementaci aplikace business intelligence od společnosti SAP resp. řešení SAP Business Objects (BOBJ). Tento nástroj budeme implementovat do středně velkého výrobního podniku. Aplikace je určena business analytikům a manažerům. Počítejme tedy, že aplikaci budeme implementovat pro 30 uživatelů. V současné době společnost již provozuje podnikový informační systém (ERP) od společnosti SAP, který používá na řízení výroby, finanční řízení podniku, logistiku a mzdy. Společnost má aktivovaný modul Business warehouse, který konsoliduje data, vytváří OLAP kostky a obsahuje metadata. Proto předpokládáme, že čas potřebný na implementaci bude kratší a tím pádem projekt levnější, než kdyby tento modul nebyl naimplementován a musela se datová základna pro tento nástroj připravit. Bude tedy potřeba naiplementovat řešení BOJB a integrovat jej se stávajícím ERP systémem a posléze jej nastavit dle přání zákazníka, což zahrnuje vytvoření customizovaných profilů pro definované skupiny uživatelů včetně tzv. dashaboradů s reporty. Projekt bude rozdělen na dílčí fáze, které budou sdružovat jednotlivé úkoly. Předpokládejme, že budou 4: Analýza stávajícího stavu Vytvoření koncepce cílového stavu Implementace Kontrola implementace a zaškolení uživatelů Všechny 4 fáze projektu by měly celkem trvat celkem 3 měsíce resp. 70 člověkodní. 5 dní pro analýzu stávajícího stavu, 15 dní na vytvoření cílového konceptu. 45 dní na implementaci, 5 dní na kontrolu a zaškolení. Dále předpokládáme, že pro potřeby pokrytí celé implementace bude potřeba 5 osob Projekt Manager, Solution Architect a 3 konzultanti. Nejvyšší hodinou sazbu by měl mít Project Manažer, dále pak Solution Architekt, dále konzultanti zodpovědní za systém a nejnižší sazbu by měli mít konzultanti, kteří provádí doplňující práce. 1
Předpokládáme, že některé zdroje nebudeme využívat na 100%, jednotlivé fáze na sebe budou navazovat, některé kroky se v rámci těchto fází budou překrývat, kvůli efektivnějšímu využití lidských zdrojů a optimální délce projektu, kterou jsme definovali výše. Náklady projektu by neměly přesáhnout 1 500 000 Kč. Shrnutí Projektu Projekt se jeví po naplánování v MS project jako velmi dobře realizovatelný. Jednotlivé fáze jsou tvořeny řadou úkolů. Některé úkoly jsou naplánovány pouze v závislosti na svém předchůdci, jiné běží paralelně s jiným úkolem např. Analýza součsného stavu IS/IT a Analýza uživatelských požadavků na funkce zajišťované aplikačním software. Dosahujeme tak optimální délky projektu i vytíženosti zdrojů. Velkou pozornost jsme věnovali stanovení kritických úkolů, jelikož tyto úkoly přímo ovlivňují datum dokončení. Jako kritickou označujeme zejména např. fázi přípravy projektu bez které se nelze posunout dále. Náklady projektu jsou tvořeny sazbami danými pro jednotlivé lidské zdroje a pevnými náklady na zahájení projektu. Jiné náklady neuvažujeme. Implementace bude probíhat jednak u zákazníka a jednak u společnosti, která zakázku realizuje (tvorba customizovaných reportů, nastavení SAP BOBJ pomocí vzdáleného přístupu). Náklady na nákup licencí SAP BOJB a potřebného hardware neuvažujeme, jelikož projekt se týká pouze samotné implementace resp. společnost, která implementuje nebyla prodejcem licencí. Při přiřazování zdrojů k jednotlivým úkolům jsme zjistili, že pokud chceme alespoň rámcově zachovat určenou délku projektu, zdroje jsou značně přetížené, což bylo způsobeno i tím, že dostupnost potažmo možná vytíženost zdrojů nepřesahovala 100% pracovní doby tedy 8 hodin (Pracovní doba je nastavena standartně, tedy 8 hodin denně) Zdroje byly nadefinovány takto, aby nedocházelo k zbytečnému prodražení projektu navýšením o zahrnutí nákladů na přesčasy administrátorů. Přetížení jsme 2
vyřešili zahrnutím dalšího konzultanta do projektu, jehož náklady jsou nižší než využití administrátorů přesčas. Projektového manažera jsme vzhledem k senioritě ostatních členů implementačního týmu zahrnuli jen do počáteční fáze projektu a do konečné fáze, kdy kontrolujeme stav projektu (úkol: kontrola stávajího stavu) resp. fáze před zahájením produktivního provozu. V plánu projektu je také zohledněna celopodniková dovolená 22.2 26.2.. Časová náročnost projektu byla stanovena v závislosti na zadaných úkolech a času potřebném na jejich splnění, původně bylo počítáno s 3 měsíci, což je splněno. Doba trvání je 57,2 dní přepočítáno na člověkodny (8 hodin denně) 72,2 člověkodne. Hlavním kritériem, které mělo být dodrženo, byl časový rámec, nikoliv pevná peněžní částka. Co se týče nákladů byly stanoveny určité mantinely, s možnými řádově danými odchylkami bylo počítáno. Celkové náklady projektu činí 1 153 460,23 Kč, což je méně, než jsme předpokládali. Pokud srovnáme původní představu s výše uvedeným, je zřejmé, že došlo ke změnám. Tyto změny však nejsou velké. Oproti 4 plánovaným fázím (Analýza stávajícího stavu, Vytvoření koncepce cílového stavu, Implementace, Kontrola implementace a zaškolení uživatelů) jsme vzhledem k lepší přehlednosti i faktickým potřebám projektu stanovili fází 6 (Příprava projektu, Analýza stávajícího stavu, Technická příprava, Realizace, Příprava produktivního provozu, Zahájení produktivního provozu). Rozdíly jsou patrné i v délce jednotlivých fází. Poměr analýzy a realizace je výrazně vyrovnanější. Vzhledem k vytíženosti lidských zdrojů byla potřeba upravit jejich počet. Původně bylo počítáno s Projekt Manažerem, Solution Architektem a třemi konzultanty. K této sestavě přibyl jeden konzultant. Konzultanty jsme dále rozdělili na Administrátory (zodpovědní za hlavní implementaci nového systému a integraci s současnými systémy) a konzultanty, kteří dělají doplňkové (nikoliv méně důležité) práce např. vytváření customizovaných reportů. Co se týče nákladů na tyto zdroje, je zde jediná odchylka a to, že nejvyšší hodinovou sazbu má stanoven Solution Architect nikoliv Projekt Manažer. 3
V další kapitole jsou vyobrazeny důležité grafy, diagramy a tabulky vyexportované z nástroje MS Project, ve kterém byl projekt plánován, dokreslují tak výše zmíněné závěry. Důležité tabulky, diagramy a schémata Zde jsou vyobrazeny některé z důležitých digramů a schémat, které jsme vygenerovali z MS Project, ve kterém je projekt naplánován. Celý zdrojový soubor.mpp je přílohou tohoto dokumentu. Tabulka č. 1 a 2 ukazuje Ganttův diagram projektu, červeně je zobrazena kritická cesta. Diagram č. 3 zobrazuje sestavu kritických úkolů. Diagram č.4 sestavu zdrojů. Graf č. 5 souhrnnou sestavu práce zdrojů, diagram č. 6 sestavu dostupnosti zdrojů a tabulka č. 7 vyobrazuje celkové náklady na projekt rozpočítané na jednotlivé úkoly. Tabulka č.1 Ganttův diagram, část I. 4
Tabulka č. 2 Ganttův diagram, část II. 5
Tabulka č. 3 Tabulka č. 4 6
Tabulka č. 5 Tabulka č. 6 7
Tabulka č. 7 Název úkolu Pevné náklady Načítání nákladů Celkové náklady Implementace SAP Business Object (BOBJ) 0,00 Kč Průběžně 1 153 460,23 Kč Oficiální zahájení projektu 50 000,00 Kč Na konci 150 800,00 Kč Příprava projektu 0,00 Kč Průběžně 36 800,00 Kč Formulaci cílů projektu 0,00 Kč Průběžně 5 400,00 Kč Návrh způsobu řízení projektu 0,00 Kč Průběžně 10 400,00 Kč Specifikace poskytovaných doprovodných služeb dodavatelem 0,00 Kč Průběžně 5 400,00 Kč Specifikace vlivu projektu na organizaci podniku 0,00 Kč Průběžně 5 200,00 Kč Ekonomický rozbor projektu 0,00 Kč Průběžně 10 400,00 Kč Analýza stávajícího stavu 0,00 Kč Průběžně 185 400,00 Kč Analýza současného stavu IS/IT 0,00 Kč Průběžně 48 000,00 Kč Analýza uživatelských požadavků na funkce zajišťované aplikačním software 0,00 Kč Průběžně 64 000,00 Kč Analýza funkčních požadavků uživatelů vzhledem k možnostem ASW 0,00 Kč Průběžně 68 000,00 Kč Rezerva 0,00 Kč Průběžně 0,00 Kč Kontrola stávajícího stavu 0,00 Kč Průběžně 5 400,00 Kč Technická příprava 0,00 Kč Průběžně 76 400,00 Kč Provedení Sizingu dle SAP metodik 0,00 Kč Průběžně 8 000,00 Kč Pořízení nového HW 0,00 Kč Průběžně 20 400,00 Kč HW pro DEV 0,00 Kč Průběžně 6 800,00 Kč HW pro QAS 0,00 Kč Průběžně 6 800,00 Kč HW pro PROD 0,00 Kč Průběžně 6 800,00 Kč Instalace základního SW na nové boxy 0,00 Kč Průběžně 48 000,00 Kč SW pro DEV 0,00 Kč Průběžně 16 000,00 Kč SW pro QAS 0,00 Kč Průběžně 16 000,00 Kč SW pro PROD 0,00 Kč Průběžně 16 000,00 Kč Rezerva 0,00 Kč Průběžně 0,00 Kč Realizace 0,00 Kč Průběžně 262 542,86 Kč Implementace 0,00 Kč Průběžně 161 942,86 Kč Aktivace SAP BW 0,00 Kč Průběžně 32 000,00 Kč Implementace SAP BOBJ 0,00 Kč Průběžně 57 942,86 Kč Propojení SAP ERP a SAP BW 0,00 Kč Průběžně 16 000,00 Kč Aktivace standartních kostek dle požadavků zákazníka 0,00 Kč Průběžně 40 000,00 Kč Propojení SAP BW a SAP BOBJ 0,00 Kč Průběžně 16 000,00 Kč Customizace a vývoj 0,00 Kč Průběžně 95 200,00 Kč Tvorba reportů 0,00 Kč Průběžně 95 200,00 Kč Crystal Reports 0,00 Kč Průběžně 40 800,00 Kč Xcelsius 0,00 Kč Průběžně 27 200,00 Kč 8
Web Intelligence 0,00 Kč Průběžně 27 200,00 Kč Rezerva 0,00 Kč Průběžně 0,00 Kč Kontrola stávajícho stavu 0,00 Kč Průběžně 5 400,00 Kč Příprava produktivního provozu 0,00 Kč Průběžně 258 000,00 Kč Konverze dat 0,00 Kč Průběžně 43 200,00 Kč Zajištění integračních testů 0,00 Kč Průběžně 88 800,00 Kč Testování SAP BW 0,00 Kč Průběžně 32 000,00 Kč Testování integrace SAP ERP a SAP BW 0,00 Kč Průběžně 16 000,00 Kč Testování funkčnosti jednotlivých reportů vytvořených díky SAP BOBJ 0,00 Kč Průběžně 40 800,00 Kč Zajištění školení 0,00 Kč Průběžně 120 800,00 Kč Administrátoři SAP BW 0,00 Kč Průběžně 48 000,00 Kč Administrátoři SAP BOBJ 0,00 Kč Průběžně 32 000,00 Kč Klíčový uživatelé pro vytváření reportů 0,00 Kč Průběžně 40 800,00 Kč Rezerva 0,00 Kč Průběžně 0,00 Kč Kontrola stávajícho stavu 0,00 Kč Průběžně 5 200,00 Kč Zahájení produktivního provozu 0,00 Kč Průběžně 183 517,38 Kč Přechod systému do ostrého (produkčního) provozu Cut Over 0,00 Kč Průběžně 34 260,23 Kč Provádět administraci běhu nového systému 0,00 Kč Průběžně 40 457,14 Kč Intenzivní podpora (hyper care) uživatelů v průběhu počátku ostrého režimu systému 0,00 Kč Průběžně 54 400,00 Kč Realizace běžné podpory koncových uživatelů 0,00 Kč Průběžně 54 400,00 Kč 9