Uživatelská příručka MWA Modul Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC Český metrologický institut sídlem Okružní 31, 638 00 Brno IČ: 00177016 Verze dokumentu: 1.1 Jazyk dokumentu: český Status: testovací Vytvořeno: Marcela Špičanová Datum: 10. 8. 2015 Aktualizace: Marcela Špičanová Datum: 7.10. 2015
OBSAH 1. Úvod... 2 2. Základní předpoklady používání modulu... 2 3. Základní funkce modulu... 2 4. Práce v modulu... 3 4.1. Požadavek na kalibraci od zákazníka... 3 4.2. Přijetí/Odmítnutí poptávky a založení objednávky na straně ČMI... 4 4.3. Zpracování objednávky na straně ČMI... 5 4.4. Odeslání zásilky z ČMI zákazníkovi... 6 4.5. Přijetí zásilky z ČMI zákazníkem... 7 4.6. Zahájení měření zákazníkem... 8 4.7. Ukončení měření zákazníkem... 9 4.8. Ověření naměřených dat na straně ČMI... 9 4.9. Odeslání zásilky zákazníkem zpět do ČMI... 10 4.10. Vydání certifikátu na straně ČMI... 10 4.11. Fakturace na straně ČMI... 11 4.12. Platba (potvrzení zákazníkem)... 11 4.13. Rekalibrace nastavení intervalu odesílání automatických emailů na straně ČMI... 12 4.14. Dokončení objednávky na straně ČMI... 12 4.15. Vytvoření zákazníka na straně ČMI... 12 5. Přehled stavů objednávky a mailových notifikací... 14 6. Administrátorské nastavení modulu ILAC... 15 6.1. Číselník Dopravci... 15 6.2. Číselník ILAC Konfigurace vzdálených kalibrací... 15 7. Závěr... 16 1
1. Úvod Český metrologický institut (ČMI) zajišťuje kalibraci etalonů a pracovních měřidel v nejvyšší kvalitě pro zákazníky z celé ČR i ze zahraničí a to jak v laboratořích ČMI, tak na místě u zákazníka. Modul MWA - Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC je určen pro zákazníky ČMI, pomocí kterého si zákazníci provádí kalibraci přístroje sám s využitím příslušného kalibračního listu a příslušného návodového dokumentu ILAC Guidalance for Remote Calibration. Zákazník, který má s ČMI uzavřenou smlouvu, si z webu zadá požadavek na kalibraci určitého zařízení. Aplikace mu nabídne příslušný kalibrační list spolu s odpovídajícím návodovým dokumentem ILAC a dalšími k dané certifikaci náležejícími dokumenty. Zákazník bude provádět kalibraci sám, přičemž celý proces kalibrace bude moci být zaznamenáván, např. i webovou kamerou. Na straně serveru ČMI se pro každý takový výkon otevře port, na který bude moci záznamové zařízení posílat data a server ČMI je bude k danému výkonu ukládat. Po skončení kalibrace, tj. po vyplnění dat kalibračního listu, se ukončí kalibrace, zákazník nahraje požadované dokumenty do příslušné databáze ČMI. Většina úkonů pro sledování měřidel je převedena na zákazníka. Strana ČMI vyhodnocuje a validuje data pořízená zákazníkem a zároveň vydává výstupní dokumenty. 2. Základní předpoklady používání modulu Jedná se o webovou aplikaci, takže pro její použití je vyžadován běžný webový prohlížeč a funkční internetové připojení. Modul je přístupný pro uživatele, kteří mají s ČMI uzavřenou smlouvu, na webové adrese: www.cmi.cz Přihlašovací údaje obdrží uživatel během procesu generování smlouvy s ČMI. 3. Základní funkce modulu Základní funkce tohoto modulu odpovídají postupu realizované vzdálené kalibrace. Celý modul vlastně sleduje stav resp. stádia životního cyklu vzdálené kalibrace od požadavku zákazníka na provedení, přes zaslání měřicího přístroje, měření, zpracování naměřených dat, vrácení měřicího přístroje až po fakturaci a platbu provedené kalibrace, kterou cyklus končí: Poptávka Objednávka Zásilka ČMI zákazníkovi Data z měření Potvrzení měření Zásilka zákazníka ČMI Vydání certifikátu (Kalibrační list) Fakturace Platba Žádný z těchto stavů nelze vynechat, poptávka resp. objednávka projde postupně všemi stavy. 2
4. Práce v modulu Po přihlášení do MWA zákazník zadává požadavek na vzdálenou kalibraci v sekci Vzdálené kalibrace Požadavek na kalibraci 4.1. Požadavek na kalibraci od zákazníka Poptávku resp. požadavek na kalibraci zadává zákazník, požadavek schvaluje/zamítá k provedení pověřený pracovník ČMI. Zákazník vyplní požadované informace o požadavku na kalibraci. Hvězdičkou označená pole jsou povinná. Položky Obor měřidla, Druh měřidla a Regionální inspektorát vybírá uživatel z rozbalovacího menu. Druh měřidla a Regionální inspektorát jsou nepřístupná (šedá) menu, dokud není vybrán Obor měřidla. Pak se i tato menu zpřístupní a nabídka bude odpovídat tomu, jak je nastaven číselník ILAC. Zákazníkovi se zobrazí pouze ty druhy měřidla, kde je možné provést měření vzdálenou kalibrací a stejně tak se mu ve vazbě na obor a druh měřidla zobrazí regionální inspektorát, který požadované měření zajistí. Do pole Poznámka může zákazník uvést volným textem další doplňující informace. Kategorie měřidla se mu nabídne dle textu, který začne v poli psát: 3
Zadaný požadavek zákazník potvrdí tlačítkem Vytvořit. Na obrazovce se objeví informace o přijetí poptávky. Nyní čeká zákazník na potvrzení ze strany ČMI a v modulu může sledovat stav své poptávky. 4.2. Přijetí/Odmítnutí poptávky a založení objednávky na straně ČMI Pověřený pracovník ČMI vidí v MWA v modulu Vzdálené kalibrace přehled poptávek kalibrací. U každé z nich musí posoudit, zda je možné provést vzdálenou kalibraci. V seznamu poptávek lze vyhledávat podle následujících parametrů: Číslo zakázky EAN Výrobní číslo Evidenční číslo Datum Od-Do U vybrané zakázky je možné provádět úpravy přes volbu Akce, kliknutím na obrázek. Následně se objeví detail poptávky se všemi dostupnými informacemi: 4
Pracovník ČMI vyplní Stav. Jsou možné 2 stavy: Objednávka (Poptávka byla přijata, měření je možné) Zrušeno (Odmítnutí poptávky) Pro stav Objednávka zadá pracovník Číslo zakázky, které se přiděluje v externím systému SW zakázek, a Řešitele ČMI ze seznamu možných metrologů. Řešitel ČMI obdrží o přidělení objednávky mailovou zprávu. Zaslání dokumentace a pokynů zákazníkovi, přístup na FTP Následně pracovník ČMI přiřadí k této objednávce přes tlačítko Procházet veškeré nezbytné dokumenty a podklady pro zákazníka. Modul ILAC vygeneruje přístupové údaje na webové rozhraní MWA ILAC vč. přístupu na FTP server MWA, které budou předány zákazníkovi. Vše se potvrdí tlačítkem Uložit. Pokud poptávce pracovník ČMI z nějakého důvodu (lze uvést v poli Poznámka) přiřadí stav Zrušeno, obdrží zákazník mailem zprávu, že jeho poptávka byla odmítnuta. Pro případný kontakt jsou k dispozici Kontaktní informace na zákazníka, detailní informace o měřicím přístroji a také Historie změn. 4.3. Zpracování objednávky na straně ČMI Pověřený pracovník, Řešitel ČMI, vidí v MWA v modulu Vzdálené kalibrace přehled probíhajících kalibrací. V seznamu kalibrací lze vyhledávat podle následujících parametrů: Číslo zakázky Stav EAN Výrobní číslo Evidenční číslo Datum Od-Do 5
U vybrané objednávky je možné provádět úpravy přes volbu Akce, kliknutím na obrázek. Následně se objeví detail objednávky: Řešitel ČMI odsouhlasí se zákazníkem cenu provedeného výkonu, eventuálně domluví další detaily a zašle zákazníkovi měřidlo k provedení metrologického výkonu. 4.4. Odeslání zásilky z ČMI zákazníkovi Pro provedení vzdálené kalibrace zapůjčí ČMI zákazníkovi měřicí přístroj, který mu zašle na předem domluvenou adresu. Řešitel ČMI změní Stav objednávky na Zásilka ČMI klient. 6
Dále se doplní údaje do sekce Odchozí zásilka: Dopravce vybere se z rozbalovacího seznamu dopravce, Číslo zásilky od dopravce. Pomocí těchto dat může pak zákazník sledovat, kdy mu bude doručena zásilka s měřicím přístrojem. Zákazník má k dispozici pro tento účel u každé zásilky odeslané z ČMI tlačítko Přejít na sledování zásilky, které ho přesměruje na trackingový systém příslušného dopravce. (Z pohledu zákazníka je jedná o Příchozí zásilku): Pokud poptávce pracovník ČMI z nějakého důvodu (lze uvést v poli Poznámka) přiřadí stav Zrušeno, obdrží zákazník mailem zprávu, že jeho objednávka byla zrušena. 4.5. Přijetí zásilky z ČMI zákazníkem Přijetí zásilky s měřicím přístrojem zákazník potvrdí v aplikaci změnou stavu u své objednávky. Změní stav na Přijetí zásilky. 7
4.6. Zahájení měření zákazníkem Po přijetí zásilky s měřicím přístrojem zákazník v MWA modulu změní stav své objednávky na Start měření a podle pokynů a zaslané dokumentace může provést měření. Dále také nastaví distribuci měřených dat popř. dalších podpůrných záznamů jako např. videa. 8
4.7. Ukončení měření zákazníkem Po ukončení měření zákazník v MWA modulu změní stav své objednávky na Konec měření a podle pokynů a zaslané dokumentace odešle naměřené hodnoty do ČMI. 4.8. Ověření naměřených dat na straně ČMI Řešitel ČMI obdrží informační mailovou zprávu o ukončení měření. Následně ověří doručená data a rozhodne o ukončení provedení zkoušky (Stav: Ověření dat) popř. nařídí opakování měření (Stav: Start měření). Zákazník obdrží o úspěšném provedení zkoušky informační mailovou zprávu. Tuto zprávu obdrží i v případě, že ČMI nařídí opakování měření. 9
4.9. Odeslání zásilky zákazníkem zpět do ČMI Po úspěšném provedení vzdálené kalibrace zákazník vrací zpět do ČMI zapůjčený měřicí přístroj. Zákazník změní Stav objednávky na Zásilka klient ČMI. Dále zákazník doplní údaje do sekce Odchozí zásilka: Dopravce vybere se z rozbalovacího seznamu dopravce, Číslo zásilky od dopravce. ČMI může sledovat, kdy mu bude doručena zásilka s měřicím přístrojem a to přes tlačítko tlačítko Přejít na sledování zásilky, které ho přesměruje na trackingový systém příslušného dopravce. 4.10. Vydání certifikátu na straně ČMI V MWA modulu pracovník ČMI zadá datum Vydání certifikátu a změní Stav objednávky na Certifikát. ČMI vystaví certifikát o provedené kalibraci a zákazník si ho bude moci stáhnout v pdf formátu buď z FTP serveru nebo přímo z MWA modulu. O vydání certifikátu zákazník obdrží informační mailovou zprávu. Uložený certifikát nebo i další dokumenty nalezne zákazník v sekci Nahrané soubory pod tlačítkem Uložit. K dispozici je zde i celá historie dané objednávky. 10
Zaškrtávacím políčkem lze určit, zda se má/nemá nahraný soubor zobrazovat zákazníkovi. Metrolog tak může mít u dané zakázky uloženy i např. interní dokumenty ČMI nebo daný soubor, může zákazníkovi zobrazit až v určitý okamžik např. připravený certifikát až po provedené platbě. 4.11. Fakturace na straně ČMI Fakturace probíhá mimo MWA modul v EKK. Pracovník ČMI změní Stav objednávky na Fakturace. Vystavenou fakturu ručně nahraje do úložiště dokumentů a zákazník si ji bude moci stáhnout v pdf formátu buď z FTP serveru nebo přímo z MWA modulu. 4.12. Platba (potvrzení zákazníkem) Po obdržení faktury a zadání platby zákazník změní Stav své objednávky na Platba. 11
Při stavu Platba si může také zákazník nastavit datum a termín rekalibrace. Datum rekalibrace zákazníkovi se po vstupu na políčko nabídne kalendář a může zde zadat přesný datum, kdy chce provést další přeměření, rekalibraci. Termín rekalibrace - zákazníkovi se po vstupu na políčko nabídne možnost zadat měsíc/rok pro další přeměření dle interních předpisů zákazníka. Zadaný Termín rekalibrace je pak použit k zaslání automatického emailu zákazníkovi např. 1 měsíc před uplynutím této doby od poslední kalibrace, počítáno od data vystavení certifikátu. 4.13. Rekalibrace nastavení intervalu odesílání automatických emailů na straně ČMI Interval odesílání automatických emailů se nastavuje na úrovni OI. Každý OI si může nastavit tyto intervaly vlastní, dle svých momentálních potřeb. Nastavení pro dané OI provádí pověření uživatel s právem OI administrátor. Lze nastavit maximálně 3 termíny pro zasílání upozornění na událost blížící se termín rekalibrace. Text upozornění je nastaven v sekci Šablony notifikací a zde ho lze také změnit. 4.14. Dokončení objednávky na straně ČMI Pokud je od zákazníka změněn Stav objednávky na Platba, může ČMI objednávku následně ukončit a to tak, že změní Stav objednávky na Dokončeno. Tím je sledování objednávky ukončeno. 4.15. Vytvoření zákazníka na straně ČMI Pokud je možné po standardně provedené kalibraci přístroje u zákazníka pro příští měření použít vzdálenou kalibraci, má metrolog možnost zřídit zákazníkovi účet vč. zadání informací o jeho přístroji identifikační údaje o zákazníkovi, typ přístroje, způsob měření apod. 12
Metrolog vyplní požadované informace o požadavku na kalibraci. Hvězdičkou označená pole jsou povinná. Položky Obor měřidla, Druh měřidla a Regionální inspektorát vybírá metrolog z rozbalovacího menu. Druh měřidla a Regionální inspektorát jsou nepřístupná (šedá) menu, dokud není vybrán Obor měřidla. Pak se i tato menu zpřístupní a nabídka bude odpovídat tomu, jak je nastaven číselník ILAC. Zobrazí se pouze ty druhy měřidla, kde je možné provést měření vzdálenou kalibrací a stejně tak se ve vazbě na obor a druh měřidla zobrazí regionální inspektorát, který požadované měření zajistí. Do pole Poznámka může metrolog uvést volným textem další doplňující informace. Dokončení účtu je nutné potvrdit tlačítkem Vytvořit. Po založení účtu zašle metrolog zákazníkovi pomocí tlačítka Info zákazníkovi ze systému automatický informační mail. 13
5. Přehled stavů objednávky a mailových notifikací Následuje kompletní přehled stavů, kterými každá zakázka projde. Zároveň je zde uvedeno, kdo je majitelem tohoto stavu, kdo ho může změnit. U některých stavů zasílá systém informační mailové zprávy o změně stavu. Zde je také přehled, kdy a komu je mailová notifikace zasílána. Stav Mění - kdo Notifikační mailová zpráva zákazníkovi Notifikační mailová zpráva pro ČMI Poptávka Zákazník Objednávka ČMI Ano Zásilka ČMI klient ČMI Ano Přijetí zásilky Zákazník Start měření Zákazník Ano Konec měření Zákazník Ano Ověření dat ČMI Ano Zásilka klient ČMI Zákazník Ano Certifikát ČMI Ano Fakturace ČMI Ano Platba Zákazník Rekalibrace přístroje ČMI Ano Vytvoření uživatelského účtu ČMI Ano Dokončeno ČMI 14
6. Administrátorské nastavení modulu ILAC Pro modul ILAC je nutné nastavit některé číselníky a ty pak lze upravovat podle momentální potřeby ČMI. Pověřený pracovník ČMI se přihlásí do MWA jako speciální uživatel: Uživatel: Heslo: mwaroot ***** (bude předáno kompetentní osobě) 6.1. Číselník Dopravci Administrátor vytvoří pro každého zadaného dopravce v tomto číselníku vazbu na URL, která bude obsahovat zástupný znak pro číslo zásilky - {packagenumber}. Pak je možné automaticky generovat URL pro sledování odeslané zásilky zákazníkovi. Jakmile pracovník ČMI vyplní ke kalibraci číslo zásilky, dojde k dosazení tohoto čísla do URL a vznikne řetězec, pomocí kterého může zákazník sledovat stav svojí zásilky přímo na stránkách vybraného dopravce. V číselníku je možné zadané dopravce Smazat a nebo Přidat dopravce nového. 6.2. Číselník ILAC Konfigurace vzdálených kalibrací Jako vzdálenou kalibraci nelze měřit každé měřidlo daného oboru. U některých oborů nelze vzdálenou kalibraci provést vůbec. 15
V tomto číselníku se nastavují vazby Oblastní inspektorát Obor měřidla Druh měřidla. Jsou zde podle oboru a příslušnosti k OI zadána ta měřidla, která lze vzdáleně kalibrovat. Zákazníkovi se potom v nabídce zobrazují pouze tato. V podmenu Detail u každého OI, je seznam zadaných měřidel, které daný OI nabízí ke vzdálené kalibraci. Administrátor může měřidla přidávat nebo mazat podle momentální potřeby ČMI. S rozbalovacího menu se vybere Obor měřidla a Druh měřidla a vše se uloží tlačítkem Vytvořit. 7. Závěr Přejeme Vám příjemnou práci s modulem Podpora vzdálených kalibrací dle ILAC a v případě problémů kontaktujte support MATERNA Communications a.s. 16