MS Office 2010 Milan Myšák Příručka ke kurzu Milan Myšák
OBECNÉ ZMĚNY V MS OFFICE 2010 Milan Myšák Kurz MS Office 2010 2 Základní vlastnosti MS Office 2010 vylepšené ovládání pomocí pásů karet (ribbon), dělí se na skupiny xml formát souborů (docx, xlsx, pptx) nová karta Soubor (BackStage) s náhledem a nastavením tisku volba mezi 32bit a 64 bit verzí integrace mezi jednotlivými produkty (např. stejná práce s grafickými objekty) nové výchozí typy písma a efekty písma náhled schránky další možnosti vložení Milan Myšák Kurz MS Office 2010 3 2
Prostředí MS Office 2010 Nabídka Soubor, BackStage 3
Hlavní změny proti starším verzím MS Office 2000-2003 ovládací panely formát doc, xls, ppt MS Office 2010 pásy karet (ribbon) formát xml (docx, xlsx) Milan Myšák Kurz MS Office 2010 4 Hlavní změny proti starším verzím MS Office 2007 tlačítko Office konfigurace přes tlačítko Office exporty do základních formátů MS Office 2010 karta Soubor + náhled BackStage konfigurace ve volbě Soubor exporty do více formátů nové možnosti a volby Milan Myšák Kurz MS Office 2010 5 4
Způsoby ovládání Možnosti: výběr tlačítka z ribbonu místní nabídka (pravé tlačítko) s náhledem klasické dialogy (přístupné pomocí šedé šipky v pravém dolním rohu některých skupin) Prakticky se všechny způsoby kombinují dohromady Milan Myšák Kurz MS Office 2010 6 Místní nabídka úpravy textu 5
Klasická nabídka Menu ribbon, pásy karet jednotlivé karty (ribbon) s tlačítky, dělí se na skupiny karty se mohou také dočasně skrývat (např. pomocí CTRL-F1) karta Soubor je odlišná další karty se objevují podle činností standardně v horní části se zobrazuje ještě panel Rychlý přístup je možné ho upravit a přesunout pozor na chybu: společná historie akcí Milan Myšák Kurz MS Office 2010 7 6
Panel Rychlý přístup - nastavení 7
Přehled prvků pro vkládání část prvků lze vkládat do všech produktů MS Office: obrázek klipart obrazce SmartArt Tyto a další vložené prvky mají potom samostatné a stejné ovládací karty v různých produktech Milan Myšák Kurz MS Office 2010 8 Vložení ilustrací 8
Nástroje kreslení - Formát Po výběru grafického prvku se objeví karta Nástroje obrázku Formát: skupina Upravit: základní grafická úprava (jednoduchý grafický editor) skupina Styly obrázků: další efekty včetně ohraničení skupina Uspořádat: pozice, zalamování, seskupování prvků atd. další možnosti se liší podle typu objektu Poznámka: soubor nesmí být v režimu kompatibility Milan Myšák Kurz MS Office 2010 9 Nabídka Nástroje obrázku - Formát 9
Režim kompatibility soubor, vytvořený ve formátu Office 97 2003 se otevře v MS Office 2010 v režimu kompatibility (viz titulkový pás) omezené možnosti úprav některé efekty nefungují, nelze je provést, také chyby pokud to je možné, tak ho převést do nového formátu (Soubor Informace Převést), popřípadě ho ještě uložit po převodu bude ve složce původní i nový formát je vhodné nastavit ve Windows zobrazování přípon (typy souborů) Milan Myšák Kurz MS Office 2010 10 Režim kompatibility a převod 10
MS WORD Milan Myšák Kurz MS Office 2010 11 Konfigurace programu Soubor Možnosti velká písmena atd.: Kontrola pravopisu a mluvnice (gramatiky) Možnosti automatických oprav Automatické opravy odkazy: Možnosti automatických oprav Automatické opravy, Automatické úpravy formátu při psaní Zrušení mezer mezi řádky: úprava stylu Normální (pravé tlačítko Změnit, pro nové dokumenty, Formát Odstavec (Odsek) Mezery (Riadkovanie): 0 bodů Milan Myšák Kurz MS Office 2010 12 11
Úprava stylu Normální 12
Informace o dokumentu Soubor Informace (Pomocník), pravý panel Stavový řádek (dolní řádek): standardně stránky, způsob zobrazení a lupa změna (přidání): pravé tlačítko na stavový řádek a Vlastní nastavení stavového řádku Milan Myšák Kurz MS Office 2010 13 Formátování textu vybrat text a místní nabídka nebo ribbon Domů, skupina Písmo nově: přeškrtnutí, horní a dolní index zvětšování / zmenšování, všechna malá / velká textové efekty vymazat formátování (návrat do výchozího stavu) další úpravy ve skupině Odstavec (Odsek) a pomocí stylů místní nabídka ukazuje okamžitý náhled efektu Milan Myšák Kurz MS Office 2010 14 13
Ribbony a formátování textu 14
Pravítko a zarážky Zobrazení pravítka: karta Zobrazení Pravítko Posun textu na řádce: pomocí TAB posouváním pomocí symbolů na okraji pravítka pomocí tlačítek zmenšit/zvětšit odsazení (zarážku) Práce se zarážkami (přenastavení tabulátorů): vybrat typ zarážky umístit na pravítko používat pomocí TAB následně na dalším řádku je odstranit (vytáhnout z pravítka) Milan Myšák Kurz MS Office 2010 15 Detail pravítka a zarážek 15
Formulářové prvky v textu zobrazení karty Vývojář: Soubor Možnosti Přizpůsobit pás karet vybrat kartu Vývojář vkládání formulářových prvků: Poznámka: někdy může stačit vložit symbol: Vložení Symbol, vybrat např. čtverec Vývojář skupina Ovládací prvky používat také Režim návrhu a Vlastnosti pro použití je vhodné zamknout dokument s povolením úprav na vyplňovací formuláře: Revize Omezit úpravy povolit vyplňovací formuláře použít zámek Milan Myšák Kurz MS Office 2010 16 Vkládání formulářových prvků 16
Styly Pro jednotnou úpravu textu delších dokumentů je vhodné používat styly nadpisů, poznámek atd. Přiřazení stylu: vybrat text Domů ve skupině Styly vybrat konkrétní styl Úprava stylu: např. pravé tlač. na styl na kartě Domů Změnit Změna skupin stylů: karta Domů Změnit styly Vytvoření nového stylu: naformátovat text, vybrat ho podle něj vytvořit styl: karta Domů - Styly Uložit výběr jako nový rychlý styl Milan Myšák Kurz MS Office 2010 17 Víceúrovňové číslování nadpisů Změna stylu nadpisů na víceúrovňové číslovaní: přiřadit výchozí styly Nadpis1, Nadpis2, vybrat jeden nadpis Domů Víceúrovňový seznam vybrat 7. v pořadí Poznámka: Pokud se nezobrazuje např. nabídka stylu Nadpis3, přiřaďte styl Nadpis2 některému nadpisu a styl se v nabídce objeví Milan Myšák Kurz MS Office 2010 18 17
Nastavení víceúrovňového číslování Textové tabulky Vložení: Vložení Tabulka, vybrat Úprava pomocí místní nabídky nebo přímo v tabulce z nových karet Nástroje tabulky Návrh, Rozložení Přidání řádků, sloupců: řádek na konec: TAB v poslední buňce řádek nebo sloupec v tabulce: Nástroje tabulky Rozložení skupina Řádky a sloupce Odstranění: karta Rozložení Odstranit Použití tabulky pro umístění textu a grafiky: vybrat tabulku a nastavit ji bez ohraničení Milan Myšák Kurz MS Office 2010 19 18
Obrázky, kliparty atd. 1 Vložení: karta Vložení skupina ilustrace Po výběru je aktivní nová karta Nástroje obrázku - Formát Pro další úpravy (posun) bývá nutné nastavit zalomení textu: Formát Zalamovat text vybrat např. Obdélník (čtverec) dále je možné ilustraci libovolně posunout Odstranění: vybrat a DEL nebo BackSpace Milan Myšák Kurz MS Office 2010 20 Vlastnosti obrázku a zalomení textu 19
Obrázky, kliparty atd. 2 Další úpravy na nové kartě Nástroje obrázku Formát Vhodné úpravy: Odebrat pozadí (např. pro vytvoření grafiky v prezentaci) Komprese Styly obrázků Ohraničení obrázku Seskupení více objektů do jednoho (vybrat pomocí CTRL, Skupina, Seskupit) Milan Myšák Kurz MS Office 2010 21 20
Rychlé části Vložit Rychlé části: Automatický text (např. oslovení, datum) Vlastnost dokumentu (např. autor, název) Pole: pro vložení různých užitečných informací je vhodné vybrat nejdříve kategorii potom pole vhodné např. pro celkový počet stran, autor dokumentu, název souboru s cestou, datum a čas změny souboru Poznámka: dokument nesmí být v režimu kompatibility Milan Myšák Kurz MS Office 2010 22 Vkládání polí 21
Hromadná korespondence (MailMerge) Do dokumentu lze vkládat položky ze seznamu Může to být i textový seznam, vhodnější je seznam v MS Excel (nesmí být otevřený) Postup: karta Korespondence Vybrat příjemce Použít existující seznam pole vkládat pomocí Vložit slučovací pole nastavit příslušný formát přepínání zobrazení pole a hodnoty: Náhled výsledků, potom listovat šipkami výstup např. na tiskárnu: Dokončit a sloučit Milan Myšák Kurz MS Office 2010 23 Zabezpečení dokumentu a sledování změn Sledování změn (pro zjištění autora a jeho úprav): karta Revize Sledovat změny upřesnění vzhledu: skupina Sledování Zobrazit revize (např. revize v bublinách / v textu) další úpravy se budou zobrazovat jako revize autor je může přijmout nebo odmítnout (skupina Změny) Jak zajistit, aby byly úpravy pouze sledováním změn: Revize Omezit úpravy Omezení úprav pouze Sledované změny zamknout (zaheslovat dokument) Použít zámek (Spustiť presadzovanie zabezpečenia) Milan Myšák Kurz MS Office 2010 24 22
Režim sledování změn Zamknutí dokumentu se sledovanými změnami 23
MS EXCEL Milan Myšák Kurz MS Office 2010 25 24
Nastavení vzhledu Karta Zobrazení Normální (popř. stejné tlačítko vedle lupy) Zobrazení skupina Zobrazit (např. Mřížka) Nastavovat výšku řádku vzorců (pomocí šipek vpravo) Přizpůsobit panel Rychlý přístup Nastavit měřítku (lupa) Skrývat / zobrazovat karty (např. CTRL+F1) Milan Myšák Kurz MS Office 2010 26 Volba zobrazení 25
Typy souborů a kompatibilita základní typy souborů: XLSX: sešit od verze Excel 2007 XLSM: sešit s makry importy z IS v textových formátech (např. CSV) výstupy do různých formátů (Uložit jako, např. PDF) sešit ze starší verze MS Excel (XLS, do 2003) se otevře v režimu kompatibility je vhodné ho převést (Soubor Informace Konvertovat) jinak nelze využít všechny možnosti MS Excel Milan Myšák Kurz MS Office 2010 27 26
Informace o souboru Soubor Informace Stavový řádek (dole): základní informace, průběžně zobrazuje například souhrny za výběry změny konfigurace: pravé tlačítko na stavový řádek - Vlastní nastavení stavového řádku Milan Myšák Kurz MS Office 2010 28 Přizpůsobení stavového řádku 27
Ovládací prvky 1 Pásy karet (ribbony): Soubor: operace se soubory Domů: základní činnosti Vložení: vkládání objektů a prvků Rozložení stránky: hlavně vzhled pro tisk Vzorce: funkce a výpočty Data (Údaje): seznamy a datové nástroje Revize (Posúdiť): pravopis, zabezpečení Zobrazit: možnosti zobrazení listu případné další karty (Vývojář, doplňky a automaticky zobrazované karty) Milan Myšák Kurz MS Office 2010 29 Přehled ribbonů 28
Ovládací prvky 2 Panel Rychlý přístup Místní nabídka (pravé tlačítko) Klasické dialogy (šedá šipka v pravém dolním rohu některých skupin) Milan Myšák Kurz MS Office 2010 30 Klasická nabídka Formát buněk 29
Možnosti schránky Data ze schránky (CTRL+C) je možné vložit více způsoby: Domů šipka u Vložit (Prilepiť) nebo CTRL+V a potom vybrat šipku u symbolu (CTRL) Vhodné pro: změnu formátu zachování šířky sloupců vložit jako hodnoty transpozice tabulky ( otočení o 90 ) Milan Myšák Kurz MS Office 2010 31 Různé možnosti vkládání (Prilepiť) 30
Příčky a rozdělení pohledu V delším seznamu je možné ukotvit řádky nebo sloupce: vybrat řádek, sloupec nebo buňku Zobrazení Ukotvit příčky - Ukotvit příčky Pro porovnání záznamů daleko od sebe lze zobrazit seznam dvakrát (rozdělit pohled): vybrat řádek ve středu okna Zobrazení - Rozdělit Milan Myšák Kurz MS Office 2010 32 Nastavení příček 31
Zabezpečení Sešit nebo list (hárok) lze zamknout: karta Revize (Posúdiť) Zamknout list, sešit (Zabezpečiť hárok, zošit) lze upřesnit možnosti, co bude možné provádět heslo raději složitější Povolení přístupu pouze do určité oblasti (vše ostatní bude zamknuté): Revize (Posúdiť) Povolit uživatelům úpravy oblastí Milan Myšák Kurz MS Office 2010 33 32
Zamykání sešitu (hárka) Povolení úprav 33
Formátovat jako tabulku 1 Velice užitečný nástroj pro úpravu seznamu (který umožňuje i např. dynamické změny oblastí) Postup: vybrat seznam Domů Formátovat jako tabulku, vybrat vzhled Potom je k dispozici nová karta Nástroje tabulky Návrh Milan Myšák Kurz MS Office 2010 34 Seznam, formátovaný jako tabulka se souhrny 34
Formátovat jako tabulku 2 Využití: moderní vzhled seznamů s filtrováním a tříděním možnost přidat souhrnné řádky na konec seznamu: Nástroje tabulky Návrh zaškrtnout Řádek souhrnů kliknutím do buňky vybrat typ souhrnné funkce (např. součet nebo průměr (vloží funkci SUBTOTAL) oblasti jsou dynamické a pojmenované, lze je dále využít i např. pro tvorbu grafů Milan Myšák Kurz MS Office 2010 35 35
Podmíněné formátování 1 Vzhled buněk se může měnit podle jejich obsahu (např. podle číselné hodnoty): vybrat oblast Domů Podmíněné formátování vybrat typ a doplnit podmínky a formát nejčastěji první dvě (Pravidla ) lze i složitější podmínky (podle vzorce nebo formátování celých záznamů) Milan Myšák Kurz MS Office 2010 36 Podmíněné formátování buněk 36
Podmíněné formátování Úprava podmínek: vybrat oblast Podmíněné formátování Správa pravidel Odstranění podmínek: vybrat oblast Podmíněné formátování Vymazat pravidla Milan Myšák Kurz MS Office 2010 37 Správa pravidel pro podmíněné formátování 37
Řazení a filtrování Řazení seznamu podle polí: Domů Seřadit a filtrovat Vlastní řazení stejná volba je i na kartě Data (Údaje) vybrat pole a způsob řazení lze i více úrovní Filtrování: přidání filtrovacích šipek: Domů Seřadit a filtrovat Filtr používat filtrovací šipky (lze pomocí nich filtrovat podle kritérií, výběrem hodnot a také řadit) zrušení aktivního filtru: příslušná filtrovací šipka Vymazat filtr Milan Myšák Kurz MS Office 2010 38 Nabídka řazení seznamu podle polí 38
Filtrovací možnosti číselného pole PC 39
Grafy a minigrafy (slices, krivky) Vložení grafu: vybrat oblast dat karta Vložení vybrat ze skupiny Grafy další úpravy v nových kartách pro graf Minigrafy (slices, krivky): malé grafy v jediné buňce, ukazující průběh vybrat oblast dat (v řádku) Vložení skupina Minigrafy (Krivky), vybrat typ vybrat buňku pro umístění lze např. protahovat pro další řádky Milan Myšák Kurz MS Office 2010 39 Minigrafy (slices, krivky) 40
Přehled funkcí 1 Základní funkce: Domů (Automatické shrnutí, Automatický súčet) vybrat typ funkce Možnosti vkládání dalších funkcí: karta Vzorce vybrat z knihovny funkcí pomocí symbolu fx v řádku vzorců se otevře klasický dialog pro výběr funkce přímým zápisem do buňky (např. =ISNUMBER), Excel navrhuje doplnění Milan Myšák Kurz MS Office 2010 40 Vkládání základních funkcí 41 Vkládání dalších funkcí
Přehled funkcí 2 Některé užitečné funkce: IF ISNUMBER, ISTEXT, VALUE IFERROR SUMIFS, COUNTIFS, SUBTOTAL, ROUND textové funkce (MID, &, RIGHT, FIND, TRIM) Funkce lze vnořovat: není potom nutný pomocný sloupec většinou je nutný přímý zápis do řádku vzorců, lze si pomoci CTRL+C, VTRL+V příklad: VALUE(RIGHT(H2,4)) Milan Myšák Kurz MS Office 2010 41 Vyhledávací funkce VLOOKUP, HLOOKUP Pro vyhledávání v seznamu s poli ve sloupcích (VLOOKUP) nebo v řádcích (HLOOKUP) Lze vyhledávat přesně nebo v intervalu Ideální pro propojení tabulek v samostatných sešitech přes kód nahrazuje relace Důležité je správně vybrat oblast v napojované tabulce: výběr sloupců (nejlépe) nebo s absolutními odkazy Milan Myšák Kurz MS Office 2010 42 42
Vnořená funkce Funkce VLOOKUP 43
Seznamy a souhrny Pokud obsahuje seznam opakující se kategorie, lze podle nich vytvořit souhrny: seřadit seznam podle příslušné kategorie Data Souhrn (Údaje Medzisúčet) dále se pracuje s novými ovládacími prvky po levé straně Souhrny se vytvoří přímo v datovém listu (nesmí to být naformátovaná tabulka) Odstranění souhrnů: Data Souhrn (Údaje Medzisúčet) Odstranit vše Milan Myšák Kurz MS Office 2010 43 Nastavení souhrnů pro pole PROV 44
Kontingenční tabulky a grafy Z rozsáhlého seznamu lze vytvořit kontingenční tabulku nebo graf vhodné pro další zpracování Může se použít i na četnost výskytů Lze ji vytvořit i z dalších datových zdrojů Rozsáhlé možnosti pro další zpracování Postup tvorby ze seznamu: vybrat oblast Vložit Kontingenční tabulka číselné pole umístit přetažením do oblasti hodnot, filtrovací pole umístit do dalších oblastí Milan Myšák Kurz MS Office 2010 44 Kontingenční tabulka 45
Makra Vhodné pro automatické provádění některých činností Vyžaduje kartu Vývojář Soubor Možnosti Přizpůsobit pás karet Jednodušší záznam makra pomocí záznamníku, další úpravy se znalostí programování Sešit s makry musí být uložen ve formátu XLSM Spuštění makra záleží také na nastavení zabezpečení: Soubor Možnosti Přizpůsobit pás karet Milan Myšák Kurz MS Office 2010 45 Tvorba makra záznamníkem maker 46
Hodně úspěchů při práci s MS Office 2010 Milan Myšák Kurz MS Office 2010 46 47