Příručka Vzdělávacího střediska Konero ke kurzu RNDr. Milan Myšák

Transkript

1 MS Excel verze 2010 Příručka Vzdělávacího střediska Konero ke kurzu RNDr. Milan Myšák

2 1. Úvod 1.1 Základní informace 1.2 Popis programu 1.3 Ovládání, zadávání dat, výběry, odstranění Konero, s.r.o Kurz MS Excel Programy pro tabulky a grafy původní název: tabulkový kalkulátor automaticky provádí výpočty v síti sloupců a řádků nejrozšířenější: MS Excel (z MS Office), dále např. Calc (z OpenOffice.org) nástup on-line programů na internetu, bez instalace na počítači Konero, s.r.o Kurz MS Excel

3 1.1 Vývoj MS Excel verze 2002, 2003 klasické ovládání, formát souborů XLS verze 2007, 2010 moderní ovládání, formát souborů XLSX přináší také problémy s kompatibilitou a ovládáním verze 2013, 2016 další vylepšení je to velice silný program s ohromnými možnostmi Konero, s.r.o Kurz MS Excel Rozdíly verzí MS Excel Ovládání: 2002/2003: klasický vzhled, menu a panely s tlačítky 2007 a novější: pásy karet s množstvím tlačítek prakticky stejná funkčnost Formát souborů: 2002/2003:.xls, nezná.xlsx 2007 a novější:.xlsx, zná také.xls Konero, s.r.o. Kurz MS Excel

4 1.1 Rozdíly verzí MS Excel Řešení pro spolupráci: problém pro počítače s různými verzemi MS Office (to je běžná situace) soubory z verzí 2007/2010 ukládat pomocí Uložit jako formát na počítače s verzí 2002/2003 nainstalovat doplněk pro otevírání nových typů souborů (Compatibility Pack, ke stažení zdarma) starší formát je vhodné v nové verzi programu Excel převést na nový formát (Soubor Informace Převést), jinak je otevřený v režimu kompatibility a nejsou k dispozici všechny možnosti úprav Konero, s.r.o. Kurz MS Excel Rozdíly verzí MS Excel Praktické novinky ve verzi 2007/2010: úpravy textu pomocí pravého tlačítka a místní nabídky šablony dokumentů, styly tabulek nové podmíněné formátování a styly buněk jiný způsob tvorby grafů, další možnosti úpravy, minigrafy efektní úprava obrázků a dalších objektů nové druhy písma přímé uložení do formátu PDF Konero, s.r.o. Kurz MS Excel

5 1.2 MS Excel - základy pozor na záměny: O 0 desetinná tečka čárka pokud je v hodnotě písmeno O nebo desetinná tečka, excel ji nevezme jako číslo, ale jako text! časté problémy způsobuje nevhodný formát buňky (většinou se nastaví automaticky) jednoduché tabulky lze tvořit také v MS Word, tam ale prakticky nelze provádět výpočty Konero, s.r.o Kurz MS Excel zobrazení čísel a textu - 4 -

6 1.2 MS Excel - základy Terminologie: dokument, soubor = sešit obsahuje několik listů každý list tvoří síť řádků, sloupců a buněk řádky jsou označené čísly, sloupce písmeny prakticky neomezené množství adresa buňky: řádek sloupec (A1) Spuštění programu MS Excel: nabídka Start pomocí zástupce otevřením souboru Konero, s.r.o Kurz MS Excel obrazovka MS Excel

7 1.2 MS Excel - základy Konfigurace programu: karta Soubor Možnosti nastavení panelů: dále Přizpůsobit pás karet Ovládání: pásy karet s tlačítky a nabídkami karta Soubor panel Rychlý přístup místní nabídka (pravé tlačítko) možnost klasického ovládání: v některých skupinách malé tlačítko vpravo dole (šipka) Konero, s.r.o. Kurz MS Excel Konfigurace MS Excel

8 1.2 Okno programu Řádek vzorců: zobrazuje obsah vybrané buňky políčko v levé části ukazuje souřadnici buňky (pole názvů) Stavový řádek: poskytuje informace o stavu dokumentu Posuvníky vodorovný, svislý k posouvání tabulky vodorovně, svisle Panel Zobrazení obsahuje různé způsoby a nastavení Konero, s.r.o Kurz MS Excel Sešit a listy Sešit: samostatný soubor, obsahuje standardně 3 listy při ukládání ukládáte vše, co jste vykonali v celém sešitě Konero, s.r.o Kurz MS Excel

9 1.2 Sešit a listy List: skládá se ze sloupců a řádků lze s nimi provádět operace (např. pomocí pravého tlačítka na titulek): přejmenování, obarvení odstranění, vložení nového listu přesun, kopie, zamknutí, skrytí kopie listu je vhodný způsob pro zachování formátu tabulky pokud otevřeme více sešitů, lze list jednoduše přesunout do dalšího sešitu Konero, s.r.o Kurz MS Excel vlastnosti listu - 8 -

10 1.2 Buňky Buňka: oblast pro údaj, určení adresou (standardně sloupec řádek, např. A5) Obsah buňky: číslo (může být zobrazeno s různým formátem: měna, procenta, matematický zápis) text (je zapsán v jedné buňce, přestože přechází přes další buňky) vzorce, funkce (zobrazují aktuální výsledek) buňka může zobrazovat něco jiného, než je v ní zadáno! (podle formátu, vzorce a funkce) Konero, s.r.o Kurz MS Excel Pohyb po tabulce a výběry Možnosti pohybu: kliknutí myší do buňky (aktivní buňka - vybraná) pomocí klávesnice šipky klávesa Enter potvrzuje zápis do buňky, funguje také stejně jako šipka dolů klávesa TAB funguje stejně jako šipka vpravo Konero, s.r.o Kurz MS Excel

11 1.3 Pohyb po tabulce a výběry Možnosti výběrů: tažením myši přes buňky označení sloupců (výběr písmen sloupců) a řádků (výběr čísel řádků) nesouvislá oblast (CTRL + výběr myší) od do: SHIFT na první buňku, SHIFT+klik na poslední vše: tlačítko vlevo nahoře celé plochy nebo CTRL + A speciální: CTRL + SHIFT + kurzorové šipky Konero, s.r.o Kurz MS Excel Zadávání dat a editace Možnosti zápisu: klik myší do buňky (zároveň se zápis objeví i v řádku vzorců) do řádku vzorců (nastavit se do příslušné buňky a zápis zapsat do řádku vzorců) Potvrzení zápisu: Enter nebo klik do jiné buňky Stornování zápisu do buňky: ESC (zpět) nebo tlačítko STORNO v řádku vzorců Konero, s.r.o Kurz MS Excel

12 1.3 Úprava a oprava údaje v buňce Přepsání buňky: vybrat buňku a přepsat obsah celé buňky potvrdit (Enter nebo klik do jiné buňky) Úprava obsahu buňky: dvojklik do buňky, umístit textový kurzor na místo, kde chcete psát nebo mazat vybrat buňku a kliknout do řádku vzorců, kde přepíšete obsah (úprava se projeví zároveň v buňce) Odstranění obsahu buňky: výběr buňky, dále Del, Backspace nebo pomocí pravého tlačítka Konero, s.r.o Kurz MS Excel

13 2. Soubory a formáty 2.1 Vytvoření, uložení 2.2 Otevření, převedení, tisk 2.3 Vracení změn Konero, s.r.o Kurz MS Excel Vytvoření, uložení Vytvoření nového sešitu: spuštění MS Excel, karta Soubor - Nový Uložení dokumentu (sešitu): první uložení: nabídka Soubor Uložit, zadat potřebné údaje dále lze ukládat jenom pomocí Uložit uložení v jiném formátu: Soubor Uložit jako, vybrat typ: : pro starší verze MS Excel PDF uložit jako lze využít i pro uložení na jiné místo a pod jiným názvem Konero, s.r.o Kurz MS Excel

14 ukládání sešitu 2.2 Otevření, převedení, tisk Otevření existujícího dokumentu: karta Soubor Otevřít, dvojklik na soubor ve složce,.. Převedení souboru ze starší do nové verze: starší typ (XLS) se otevře v režimu kompatibility, potom nefungují nové možnosti programu, např. kontingenční tabulka se vytvoří ve starém formátu lze ho převést pomocí Soubor Informace Převést Tisk: Soubor Tisk, včetně náhledu pouze výběr: vybrat oblast, Soubor tisk, Vytisknout výběr Konero, s.r.o Kurz MS Excel

15 převod souboru typu XLS na XLSX

16 2.3 Vracení změn Většinu provedených změn lze vrátit zpět (tlačítko Zpět šipka na panelu Rychlý přístup) Funguje správně u jednoho otevřeného sešitu Pokud je otevřeno více sešitů, je historie změn společná pro všechny (chyba Excelu 2010) Konero, s.r.o Kurz MS Excel

17 3. Formátování tabulky 3.1 Vzhled tabulky 3.2 Formátování obsahu 3.3 Číselné a další formáty 3.4 Skrývání a zobrazování oblastí 3.5 Zamykání 3.6 Podmíněné formátování 3.7 Ověření dat Konero, s.r.o Kurz MS Excel Vzhled tabulky Možnosti: automatické úpravy), využití šablon (Domů Styly, Styly buňky nebo Formátovat jako tabulku) manuální úprava tabulky Formátované tabulky (Formátovat jako tabulku): rychlé naformátování další možnosti formátu - nový panel Nástroje tabulky: vzhled, Se záhlavím, Řádek souhrnů (automatické výpočty) automatické doplnění speciální příčky převod na běžnou tabulku: Převést na rozsah Konero, s.r.o Kurz MS Excel

18 3.1 Vzhled tabulky Výběry: buněk: tažením myší přes buňky řádků, sloupců tažením přes jejich označení, popřípadě s CTRL (nesouvislý výběr) vše (celý list): klik do pole vlevo od A (1. sloupec) vše (celá vyplněná tabulka): CTRL- A postupný výběr přes vyplněné oblasti: CTRL SHIFT šipka dolů, potom šipka vpravo (lze kombinovat) Konero, s.r.o Kurz MS Excel Změna šířky sloupců, výšky řádků Automatická změna výšky řádku, šířky sloupce výška řádku podle velikosti písma nebo dvojklik mezi čísla řádků šířka sloupce podle obsahu: dvojklik mezi písmena sloupců Ruční změna: tažením myši za čáry mezi písmeny sloupců nebo čísly řádků Nastavení pro více sloupců, řádků současně: vybrat sloupce nebo řádky a stejný postup, jako výše Konero, s.r.o Kurz MS Excel

19 3.1 Zalomení textu Umožňuje zarovnání a umístění dlouhého textu do jedné buňky: výběr buňky nebo oblasti buněk, kde je zapsán text karta Domů Zalamovat text častý postup: zalomení textu zarovnání v buňce vodorovně a svisle ručně úprava šířky sloupce a výšky řádku manuální zalomení textu: na místě zalomení: Levý Alt + Enter (je vhodné ještě tažením zvýšit výšku řádku vzorců na min. 2 řádky) Konero, s.r.o Kurz MS Excel text v buňkách bez zalomení zalomený text v buňkách

20 3.1 Slučování buněk Lze sloučit buňky (vodorovně, svisle) v jednu buňku Možnosti sloučení: předem vybrat prázdné buňky nebo buňku, která obsahuje zápis a k ní prázdné buňky karta Domů tlač. Sloučit a zarovnat na střed Sloučení lze i rozdělit pomocí stejného tlačítka Konero, s.r.o Kurz MS Excel klasická nabídka Formát buněk - Zarovnání

21 3.1 Vkládání a odstranění Vkládání řádků a sloupců: klik pravým tlačítkem myší na řádek nebo sloupec, před který chceme vložit nový - Vložit buňky nebo karta Domů Vložit buňky (skupina Buňky) opakování: CTRL + Y (např. pro vložení více řádků) Odstranění obsahu buněk: vybrat buňky, kde chceme vymazat jejich obsah DEL, Backspace nebo pravé tlač. myši - Vymazat obsah Odstranění řádku a sloupce: vybrat sloupce nebo řádky, které chceme odstranit pravým tlačítkem myši - Odstranit Konero, s.r.o Kurz MS Excel vkládání prvků odebírání prvků

22 3.2 Formátování obsahu buněk Vždy: nejdříve vybrat oblast, potom akce Zarovnání obsahu: karta Domů tlačítka ve skupině Zarovnání další upřesnění: šipka (Formát buněk Zarovnání), např. také odsazení Formátování písma a barevná výplň buněk: tlačítka na panelu Domů Písmo nebo pomocí místní nabídky Konero, s.r.o Kurz MS Excel Formátování obsahu buněk Ohraničení tabulky bez nastavení ohraničení se netiskne mřížka tabulky buňky lze ohraničit pomocí různých druhů čar Postup: vybrat oblast panel Domů Písmo, vybrat ohraničení u složitějších tabulek postupně různé výběry a ohraničení Zrušení zobrazení mřížky: Zobrazení - Mřížka Konero, s.r.o Kurz MS Excel

23 výběr ohraničení

24 3.3 Číselné a další formáty V buňce je číslo, vzhled se určí formátem (Kč, %, $,, desetinná místa atd.) Formátování číselných hodnot: zapsat hodnoty bez formátu výběr buněk karta Domů skupina Číslo, popř. pravé tlač. Formát buněk Číslo Poznámky: číselný formát lze vložit předem do prázdných buněk nebo po napsání hodnot nastavený formát zůstává i po odstranění číselných hodnot Konero, s.r.o Kurz MS Excel Číselné a další formáty Základní: Domů skupina číslo Kompletní: např. pravé tlač. - Formát buněk - Číslo Je vhodné formát nastavit před zápisem hodnot Pro další požadavky lze použít vlastní formát: Formát buněk Číslo Vlastní, využít připravené Konero, s.r.o Kurz MS Excel

25 číselné a další formáty

26 3.3 Číselné a další formáty Různé problémy: excel automaticky přiřazuje např. datumový nebo časový formát podle odhadu obsahu používat správné zápisy hodnot: např pro speciální zápisy lze použít formát Text nebo Vlastní výjimka: procenta zapisovat přímo (20%) pokud je formát text, neprovádějí se výpočty nestačí vymazat obsah buněk, je nutné ještě změnit formát, např. na Obecný problémy způsobuje především číslo, uložené jako text Konero, s.r.o Kurz MS Excel klasická nabídka Formát buněk - číslo

27 3.4 Skrývání a zobrazování Lze skrýt a zobrazit také celý list pomocí pravého tlačítka na název listu Skrytí řádků a sloupců: vybrat řádky nebo sloupce, které chceme skrýt pravé tlačítko - Skrýt Opětovné zobrazení řádků a sloupců: označit oblast přesahující skryté řádky či sloupce pravé tlač. Zobrazit další možnost - zobrazení všech skrytých sloupců nebo řádků: nejdříve vybrat celý list, pravé tlač. na libolovolné číslo řádku (písmeno sloupce) - Zobrazit Konero, s.r.o Kurz MS Excel skrytí vybraných řádků

28 3.5 Zamykání Zabrání změnám hodnot i vzorců v buňkách Nastavení: všechny buňky mají předem nastaveno své zamknutí, které se projeví ale až po zamknutí list nebo sešitu, vhodné ochránit heslem pro odemknutí vybrat buňky, kde chceme nechat odemknuté Formát buněk - Zámek (zrušit zámek) karta Revize - Zamknout list (sešit) alternativa: Revize Povolit uživatelům úpravy oblastí (více možností), potom zamknout zrušení zámku: Revize - Odemknout list (sešit) Konero, s.r.o Kurz MS Excel zamknutí listu s povolením úprav ve vybrané oblasti

29 3.5 Zamykání listu a sešitu Revize Zamknout list: zamkne aktuální list, lze upřesnit, co bude povoleno při zamykání je možné upřesnit způsoby zamknutí (lze např. zakázat výběry zamčených buněk nebo povolit filtrování) vhodné je použít heslo, minimálně 6 znaků Revize Zamknout sešit: pozor: pouze zabrání přidat / odebrat list, v listech lze nadále provádět úpravy zamknutí více listů (také všech): pouze zamykat postupně jednotlivé listy Konero, s.r.o Kurz MS Excel klasické nastavení zámku buňky, které se projeví až po zamknutí celého listu nebo sešitu

30 3.6 Podmíněné formátování umožňuje vzhledem barevně odlišit buňky splňující zadanou podmínku předem označit oblast, na kterou se má formát aplikovat (lze i před vyplněním daty) pro úpravu podmínek (nebo přidání) je lepší nejdříve přesně vybrat příslušnou oblast Konero, s.r.o Kurz MS Excel Podmíněné formátování Domů - Podmíněné formátování: Zvýraznit pravidla buněk: vybrat kritérium a způsob zobrazení, lze aplikovat i postupně (>30, >50), lze nastavit i vlastní formát Pravidla pro nejvyšší či nejnižší hodnoty - obdobně Datové pruhy, barevné škály, sady ikon: vybrat typ úprava pravidla: Podmíněné formátování Správa pravidel odstranění pravidla: Podmíněné formátování Vymazat pravidla Konero, s.r.o Kurz MS Excel

31 podmíněné formátování pravidla pro buňky podmíněné formátování další možnosti, vzhled buněk vlevo

32 3.6 Podmíněné formátování Složitější možnosti: Podmíněné formátování Nové pravidlo a vybrat typ pravidla Složitější podmínky: pravidlo Podle vzorce Lze podmíněně formátovat nejenom buňky, ale i celé záznamy Lze využít také v kontingenčních tabulkách Konero, s.r.o Kurz MS Excel další možnosti podmíněného formátování buněk včetně volby Prvních

33 následný dialog pro volbu Prvních 10 podmínění formátování záznamů záznamy s podmíněným formátováním

34 3.7 Ověření dat Lze nastavit omezení dat v buňkách Pro další vkládání dat nebo jako kontrola vložených dat Prakticky lze použít pouze jednoduchá omezení, úplně to nezabrání vložení jiných dat Lze omezit na datové typy (např. délka textového řetězce) nebo na seznam hodnot Konero, s.r.o Kurz MS Excel Ověření dat Postup: Vybrat oblast dat Data Ověření dat Ověření dat Na kartě Nastavení lze vybrat kritéria Seznam hodnot může být umístěn vedle (zdroj) nebo lze do pole Zdroj zadat povolené hodnoty (oddělit středníkem) lze zadat i zprávu při zadávání a chybové hlášení nastavení lze protáhnout do dalších buněk (kopírování formátu) Konero, s.r.o Kurz MS Excel

35 výběr buněk pro ověřovací seznam zadávání dat ze seznamu

36 4. Vzhled a tisk 4.1 Vzhled tabulek 4.2 Tisk 4.3 Ukotvení příčky 4.4 Opakování řádků 4.5 Rozdělení okna 4.6 Záhlaví a zápatí 4.7 Komentáře Konero, s.r.o Kurz MS Excel Vzhled stránky a náhled Umístění tabulky na stránce má smysl hlavně pro tisk karta Rozložení stránky část Vzhled stránky (Orientace, Okraje, Oblast tisku, Pozadí) upřesnění: vlastnosti skupiny Vzhled stránky např. vycentrování tabulky: Okraje - Vycentrovat na stránce Náhled jak bude vypadat tabulka při vytištění v náhledu nejde upravovat obsah tabulky dále automaticky zobrazuje hranice stránek Konero, s.r.o Kurz MS Excel

37 4.1 Vzhled tabulky Skrytí čar mimo tabulku (skrytí mřížky) Podmínka: nastavení čar a ohraničení v tabulce karta Zobrazení zrušit zaškrtnutí Mřížka Obrázky v tabulce Tabulka nemusí začínat přímo v buňce A1, mimo tabulku nebo v ní může být obrázek: Vložení Obrázek Pozadí listu: Rozložení stránky Pozadí, vybrat grafický prvek Konero, s.r.o Kurz MS Excel možnosti nastavení vzhledu stránky na kartě Rozložení alternativní možnost (klasická volba) pro vzhled stránky

38 4.2 Tisk Možnosti tisku: karta Soubor - Tisk (výběr tiskárny, vlastnosti), k dispozici je i náhled, lze vytisknout celý sešit nebo list Volba tiskové oblasti: umožňuje vytisknou určitou oblast tabulky označit oblast, kterou chceme tisknout Rozložení stránky - Oblast tisku - Nastavit oblast tisku (nebo přímo Soubor Tisk, Vytisknout výběr) Zrušení tiskové oblasti: Rozložení stránky - Oblast tisku - Vymazat oblast tisku Konero, s.r.o Kurz MS Excel Tisk Přizpůsobení tisku stránce měřítko: pokud je rozsah pro tisk o něco větší, než stránka, lze oblast vytisknout jako zmenšenou na velikost stránky karta Soubor Tisk a místo volby Bez měřítka vybrat Přizpůsobit Alternativně: karta Rozložení stránky tlačítko Vzhled stránky karta Stránka měřítko Další možnosti pro tisk např.: vybrat oblast, Soubor Tisk Nastavení vybrat Vytisknout výběr skrýt sloupce, potom výběr a tisk výběru Konero, s.r.o Kurz MS Excel

39 4.3 Pomůcky pro zobrazování - příčky Účel: umožňuje upevnění krajních řádků, sloupců nebo obou, aby při rolování tabulkou zůstávaly na obrazovce vhodné pro větší tabulky a pouze pro zobrazení Nastavení příček: vybrat řádek nebo sloupec nebo další buňku, tyto a další řádky (sloupce) se budou podsouvat karta Zobrazení - Ukotvit příčky, vybrat ukotvení Zrušení příček: karta Zobrazení - Ukotvit příčky Uvolnit příčky Konero, s.r.o Kurz MS Excel nastavení ukotvení příček

40 Účel: 4.4 Pomůcky pro zobrazování rozdělení okna umožňuje zobrazit tabulku ve více oknech a porovnat tak např. řádky na začátku a na konci seznamu, listovat lze potom samostatně v oknech Postup: vybrat buňku, karta Zobrazení Rozdělit alternativa pouze pro rozdělení řádků: stáhnout dolů tlačítko nad pravým posuvníkem Zrušení rozdělení: obdobně jako jeho nastavení Konero, s.r.o Kurz MS Excel Účel použití: 4.5 Pomůcky pro tisk opakování řádků a sloupců vybrané řádky nebo sloupce se opakují na každé stránce při tisku (obdoba záhlaví ve Wordu) Nastavení: karta Rozložení stránky vlastnosti Vzhledu stránky List - Nahoře opakovat řádky / Vlevo opakovat sloupce vybrat řádky nebo sloupce, které chceme aby se opakovaly Zrušení opakování: zrušit výše uvedený výběr Konero, s.r.o Kurz MS Excel

41 nastavení opakování řádků při tisku

42 4.6 Záhlaví a zápatí stránky Účel: Volný prostor na horním a dolním okraji stránek, kam můžeme napsat text, který se bude opakovat na všech stránkách při tisku do záhlaví se vkládá např. nadpis tabulky, autor do zápatí číslování stránek, datum, čas tisku, název Nastavení: karta Vložení - Záhlaví a zápatí (změní se vzhled na Rozložení stránky) zadat, popř. využít novou kartu Nástroje záhlaví a zápatí Konero, s.r.o Kurz MS Excel Komentář k buňkám Komentář (poznámka) může být přidán ke každé buňce (symbol - červený roh v buňce) Nastavení komentáře: vybrat buňku, kam chceme vložit komentář nabídka Vložit komentář Možnosti komentáře: pravým tlač. do buňky, kde je komentář: zobrazit, upravit, odstranit komentář lze měnit jeho velikost a používat běžné formátování textu Konero, s.r.o Kurz MS Excel

43 prostředí editoru VBA