PŘÍPADOVÁ STUDIE: zhodoeí příosů projektu KATALOG SLUŽEB MĚSTSKÉHO ÚŘADU SOKOLOV A SYSTÉM ŘÍ)ENÍ RI)IK 1 Identifikace případoé studie 1.1 Idetifikačí údaje projektu Název projektu KATALOG SLUŽEB MĚSTSKÉHO ÚŘADU SOKOLOV A SYSTÉM ŘÍ)ENÍ RIZIK Číslo projektu CZ.1.04/4.1.01/89.00050 Oblast podpory Oblast podpory 4.1 Posilování institucionální kapacity a efektivnosti eřejé sprá )aěřeí projektu )efektiěí řízeí ěstského úřadu Sokolo Cíl projektu Vtořeí Katalogu služe a ipleetae Sstéu řízeí rizik Příjee dotace Město Sokolov Adresa Rokycanova 1929, Sokolov 35601 Projektoý aažer Mgr. Petra Staroszková Partner projektu Bez partnera Výše rozpočtu, % dotace 1 610 320,- Kč; % Termín realizace. kěta 30. ledna 2015 Místo realizace a území Karlovarský kraj dopadu Webová adresa http://www.sokolov.cz/urad/odbory/odbor_rozvoje_mesta/projekty/oplzz---gp-4-1-_-zvyseni-kvality-rizeni--financovani-a-good-governance-vuradech-uzemni-verejne-zpravy---vyzva-89-27746 1.2 Přehled teréího šetřeí Příjee dotace Skupioý řízeý rozhoor.. 2015, Mgr. Petra Staroszková, projektoá aažerka, Haa Reiišová, garantka Katalogu služe, Ing. Valentina Vachatová, garantka Sstéu řízeí rizik) Cílová skupina Idiiduálí řízeý rozhoor.., zástupe íloé skupi edouí praoík ěstského úřadu Sokolo, který si přál zůstat anonymní) Klíčoí aktéři Telefoiký řízeý rozhoor (11. 8. 2015, Ing. Alice Bistrá, zástupce dodaatele Sstéu řízeí rizik, CORTIS Consulting s.r.o. ) 1.3 Shrnutí evaluačího designu Sekundární zdroje dat o projektu Protí zdroje základíh iforaí o projektu a situai před zahájeí realizae projektu l IS Moit+, resp. údaje z projektoé žádosti zaěřeí projektu, íle projektu, aplňoáí oitoroaíh idikátorů, ýhozí situae íloé skupi a astaeí aktivit projektu s ohledem k jednotlivým cílovým skupinám) a monitorovacích zpráv. Tto iforae sloužil k sestaeí teorie zě projektu a l dále upřesě a doplě a základě proedeého teréího šetřeí. 1
Teréí šetřeí Teréí šetřeí zahroalo da hlaí okruh sujektů: příjee dotae projektoá aažerka projektu, garatka Katalogu služe, garatka Sstéu řízeí rizik) zástupi íloé skupi podpořeé oso rámci projektu) zástupe klíčoýh aktérů dodavatelé) Příjece dotace Bl proede idiiduálí řízeý rozhoor se třei klíčoýi zástupi realizačího týu příjee, a to projektoou aažerkou, která zodpoídá za elkoou realizai projektu a garatkai klíčoýh ýstupů. Zástupci cílových skupi a zástupci klíčových aktérů Bl proede idiiduálí řízeý rozhoor se zástupcem cílové skupiny, vedoucím pracovníkem MÚ Sokolo, který si přál zůstat aoí. Osloeý klíčoý aktére l dodaatel Sstéu řízeí rizik, společost CORTIS Cosultig s.r.o. Telefonický rozhoor l ede se zástupkí společostí - Ing. Alicí Bistrou. 2
2 Abstrakt ABSTRAKT: VÝSLEDKY EVALUAČNÍ PŘÍPADOVÉ STUDIE Oblast podpory OP LZZ: 4.1 Posilování institucionální kapacity a efektiosti eřejé sprá PROJEKT: KATALOG SLUŽEB MĚSTSKÉHO ÚŘADU SOKOLOV A SYSTÉM ŘÍ)ENÍ RI)IK Příjee: Město Sokolo Místo: Karlovarský kraj Výše dotae: 610 320 Kč Termín realizace: 1. 5. 2014 30. 5. 2015 CÍL PROJEKTU Cílem projektu KATALOG SLUŽEB MĚSTSKÉHO ÚŘADU SOKOLOV A SYSTÉM ŘÍ)ENÍ RI)IK bylo astaeí Sstéu řízeí rizik, kopeteí a čiostí a ěstské úřadě. Jinak řečeo hlaí íle lo zaedeí Katalogu služe a ipleetae Sstéu řízeí rizik. Dílčími cíli projektu pak bylo: elkoé zapoáí služe a vyko- áaýh proesů, opráěí a odpoědostí a jedotliýh praoíh poziíh a zároeň zpružěí zaáděí aktuálí legislati do proesů řízeí lidskýh zdrojů získání ástroje pro časé zjišťování, pravidelné vyhodnocování, minimalizaci a prevenci zejména fiačíh, proozíh, práíh a jiných rizik, vznikajících v souvislosti s úlohou a posláním ěstského úřadu CO SE V PROJEKTU ODEHRÁLO? V rámci projektu byly realizovány 2 základní aktivity pro cílovou skupinu, které navazovaly a ýše tčeé íle. Těito aktiitai lo: o tořeí Katalogu služe o Implementace Sstéu řízeí rizik CO PROJEKT PŘINESL LIDEM? V rámci projektu byl pro potře edouíh praoíků úřadu toře Katalog služe, který posktuje kopletí přehled o čiosteh a odoreh a ožosti eportu podrobných pracovních náplní pro každého zaěstae, které se přikládají do složk zaěstae a jsou tak podkladem pro jeho vedení. Vedouí ěl ssté pooi i při přijíáí nového pracovíka a určitou praoí pozii, jelikož á k dispozici kopletí přehled čiostí, které se ají a daé ístě koáat. )ároeň je toto příose i pro saotého zaěstae, eoť dostae kokrétí popis sého pracovního místa s jasě ezeýi kopeteei a odpoědosti. Popis také obsahuje zpracovaný přehled použíaýh aplikaí a dotčeýh legislatiíh předpisů. V rámci projektu byla roěž zpraoáa etodika pro užití Katalogu služe četě nastavení jeho implementace do chodu ěstského úřadu a v záěru aktiit proěhl orkshop se zaěstai úřadu s cílem seznámit je s Katalogem a jeho praktickým užití. 3
Workshop ke Katalogu služe V rámci druhé aktivity pak byl implementován Systém řízeí rizik. Jedá se o rizika z olasti zejéa fiačí, ajetkoé proozí, persoálí, iforačí, práí atd. Identifikovaná rizika jsou ohodnocena dle typu rizika praděpodoosti ziku a ír jejih dopadu) a v pravidelných frekvencích (2x ročě jsou přehodooáa. Vtořea la etodika sprá a aktualizae Sstéu řízeí rizik a nastavena jeho implementace do čiosti MěÚ. Systé l zároeň přeese do SW a aázá a dříe tořeý Katalog služe. Uskutečilo se také zkušeí zhodoeí rizik a záěru orkshop pro zaěstae úřadu, a si osvojili práci s identifikací a hodnocením rizik. Ssté řízeí rizik slouží předeší jako iforačí zdroj pro efektií pláoáí a rozhodoáí a úroi edouíh odorů ěstského úřadu, jakožto i a úroi rad ěsta. PŘEKÁŽKY V průěhu realizae projektu se ojeil překážk spojeé předeší s realizaí eřejé zakázk a dodaatele služe. Půodě la zakázka vypsána na zpracování Katalogu služe a Sstéu řízeí rizik dohroad. V průěhu realizae zakázk ale usela ýt část a zpraoáí Katalogu služe zrušea, eoť ela dostatečě popsána technická specifikace v zadávací dokumentaci a hrozilo elké riziko ýěru ekalitího dodaatele, které lo ásledě ožé pouze oezeě kotroloat. Tato část tak usela ýt ásledě psáa saostatě a každou z částí projektu realizoval jiný dodavatel. S ýše uedeý pak souisí zýšeí ároků a součiost oou dodaatelů, která od šeh zúčastěýh žadoala zýšeé úsilí. Katalog služe i Ssté řízeí rizik totiž lo uté propojit tak, aby byly jednotlivé agendy provázány s konkrétními riziky. Další eočekáaou překážkou projektu byl špatý odhad ojeu stupíh dat pro katalog služe, který l začě podeě. Objem práce pro dodavatele i zapojené praoík příjee ýzaě zrostl, eoť ožstí popisoaýh služe i stupích dat ke každé popisoaé služě lo ohe ětší, ež se předpokládalo. Toto si žádalo prodloužeí slou s dodavatelem. Díky časoé rezerě se toto šak eprojeilo na celkové doě realizae projektu. Částečou překážkou realizaci projektu byla pak i složitá legislatia ohledě pisoáí eřejýh zakázek, která zaeala roěž eší časoou prodleu. Workshop k Sstéu řízeí rizik Všeh překážk se příjei podařilo zdárě překoat tak, a el ohrože ýstup projektu a to ai a kalitě, čase či rozpočtu. 4
SHRNUTÍ PŘÍNOSŮ PROJEKTU Naplěí účelosti a užitečosti projektu Systémové dopady Vyřešeí proléů/potře cílové skupiny Vysoký Projekt tořil da ástroje pro efektiější koááí aged ěstského úřadu Sokolo, jakožto i ástroje pro efektiější rozhodoáí edeí ěsta. Prolé a potře íloé skupi byly vyřešey/aplěy (s ohledem k zaěřeí projektu. Víáí užitečosti projektu ze stra ílovýh skupi a klíčovýh aktérů Užitečost projektu ze strany cílových skupin Z větší části užitečý Většia ýstupů projektu íáa jako užitečá a pozitií z hlediska osoí situae účastíka Užitečost projektu ze stray dalšíh klíčovýh aktérů Z větší části užitečý Většia ýstupů projektu íáa jako užitečá a pozitií Účiost a hospodárost projektu Naplěí účiosti Naplěí hospodárosti Udržitelost projektu Udržitelost projektu Idetifikae ejlepší, doré a eosvědčeé prae Dobrá praxe Vysoké )půso zapojeí a užití projektoýh stupů optiálě přispíal k dosažeý ýsledků a příosů pro íloou skupiu. Spíše vysoká Některé ze stupů el zela ezté pro dosažeí ílů, ale přispíal k jejih plěí a elkoéu účelu projektu Spíše vysoká Většia dosažeýh ýsledků la udržea Celkoé zhodoeí projektu ealuátore a základě ultikriteriálí aalýz, která hází z proedeýh šetřeí a zjištěí průěhu zpraoáí případoé studie. 5
3 Výchozí situace a cíle projektu 3.1 Příjee dotace Příjee dotace Kategorie příjee Předhozí zkušeosti příjee s cílovou skupinou Město Sokolo eřejý sujekt: oeí saospráa a její orgaizačí složka resp. orgaizačí složka, příspěkoá orgaizae či společost založeá či lastěá oeí saospráou Ano Cílovou skupiou li zaěstai příjee. 3.2 Přístup ke zpraoáí žádosti Zapojení externího dodavatele pro Ne zpraoáí žádosti 3.3 Cíle projektu Globální cíl projektu: Hlavním cílem realizovaného projektu bylo zpraoat Katalog služe a ipleetoat Ssté řízeí rizik. Hlavní cíle projektu: o elkoé zapoáí služe a koáaýh proesů, opráěí a odpoědostí a jedotliýh praoíh poziíh a zároeň ke zpružěí zaáděí aktuálí legislati do proesů řízeí lidskýh zdrojů o zisk ástroje pro časé zjišťování, pravidelné vyhodnocování, minimalizaci a prevenci zejéa fiačíh, proozíh, práíh a jiýh rizik, zikajííh souvislosti s úlohou a posláí ěstského úřadu 3.4 Cílová skupina Specifikace cílové skupiny Cílové skupiny (taxonomie) vedouí zaěstai MěÚ zaěstai MěÚ zaěstai eřejé sprá 6
4 Realizace projektu 4.1 Aktivity POPIS AKTIVIT REALIZOVANÝCH V RÁMCI PROJEKTU V úodu projektu l ze zaěstaů MěÚ toře realizačí tý, který ásledě realizoal ýěroá řízeí a dodaatele stěžejíh součástí projektu Vtořeí katalogu služe a Ipleetae Sstéu řízeí rizik. Katalog služe V rái projektu l zpraoáá Katalog služe zahrujíí jedotlié služ a proes spolu s vlastníky těhto služe a kokrétíi zaěstai, koáajííi proes. Vykonávané procesy byly také provázány s legislatiou, kterou se řídí. V rámci projektu byla zpracována metodika pro užití Katalogu služe četě astaeí jeho ipleetae do hodu MěÚ a záěru aktiit proěhl orkshop se zaěstai úřadu s cílem seznámit je s katalogem a jeho praktickým užití. Ssté řízeí rizik Nejdříe proěhla idetifikae kokrétíh rizik olasteh fiačí, ajetkoé provozní, persoálí, iforačí, práí, ad. Rizika byla zhodnocena z hlediska praděpodoosti ýsktu a ír dopadu. Vtořea la etodika sprá a aktualizae Sstéu řízeí rizik a astaea jeho ipleetae do čiosti MěÚ. Ssté l zároeň přeese do SW a aázá a dříe tořeý Katalog služe. Uskutečilo se také zkušeí zhodoeí rizik a záěru orkshop pro zaěstae úřadu, aby si osvojili práci s identifikací a hodnocením rizik. Taxonomie aktivit oderizae iforačíh sstéů rozoj, zaáděí a podpora oýh ástrojů oderizae eřejé sprá aaltiké aktiit, rozoj koeptů a odelů 4.2 Realizace ýěroýh řízeí Počet realizovaýh výěrovýh Celkem 2 řízeí 1) PODLIM a Ssté řízeí rizik + Katalog služe 1 Fiačí oje realizovaýh výěrovýh řízeí VŘ dle výše předpokládaé hodnoty 4.3 Realizačí tý projektu Velikost projektového týmu Úvazky 2) PODLIM a Katalog služe a proesů ěsta Sokolo Celkem 537 394,- Kč 1) 207 394,- Kč 2) 330 000,- Kč Celkem 1 545 833,- Kč 1) 764 841,- Kč 2) 780 992,- Kč 4 osoby 1,2 (přepočteý ěsíčí úazek) po dobu 21 ěsíů Složeí projektoého týu: Projektoý aažer (0,3 úvazku po celé trvání projektu) 1 Půodě lo pláoáo a hlášeo ýěroé řízeí a Ssté řízeí rizik a Katalog služe společě. Jelikož se ale ukázalo, že část ěoaá Katalogu služe je zadáaí dokuetaí edostatečě popsáa a aídk elo ožé releatě hodotit, la tato část zrušea a psáa jako saostaté ýěroé řízeí 7
Fiačí aažer, úazku po elé tráí projektu Odborný garant řízeí rizik, úazku po elé tráí projektu) Odorý garat řízeí kopeteí a čiostí, úazku po celé trvání projektu) 8
5 )hodoeí příosů a úspěšosti projektu účelost, užitečost 5.1 Výchozí situace Potře CS s ohledem k zaěřeí projektu: systémové efekty Prostředití tořeí a ipleetae Katalogu služe a Sstéu řízeí rizik ělo dojít ke zlepšeí práe Města Sokolov a to jak a úroi edouíh praoíků ěstského úřadu, tak edeí ěsta Efektiější řízeí lidskýh zdrojů Vtořeí ueleého přehledu aged koáaýh úřade, četě jejih aázáí a platou legislatiu, orgaizačí strukturu, prograoé aeí a jié Efektiější řízeí rizik, předházeí riziků 9
5.2 Hlavní monitorovací indikátory cílová hodnota dosažeá hodota dosažeá h. % Počet podpořeýh oso - celkem 20 21 105 Počet podpořeýh orgaizaí - celkem 1 1 100 Počet oě tořeýh/iooaýh 2 2 100 produktů Počet úspěšýh asoletů kurzů - celkem 40 41 102,5 5.3 )hodoeí příosů projektu a základě Theory Based Impact Evaluation (TBIE) 5.3.1 Teorie zě Teorie zě ukazuje oěřeé příos projektu, které zahrují očekáaé i eočekáaé dopad zjištěé a základě proedeého teréího šetřeí, případě dalšíh dostupných informací. Iterečí logika la projektoé žádosti doře astaea, tj. l popsá předpokládaé kauzálí az a očekáaé dopad projektu. V rái šetřeí se ásledě potrdilo aplěí očekáaýh dopadů projektu. 10
Teorie zě projektu o.p. 4.1 KATALOG SLUŽEB MĚSTSKÉHO ÚŘADU SOKOLOV A SYSTÉM ŘÍZENÍ RIZIK Vstupy Aktivity Výstupy Krátkodoé dopady Dlouhodoé dopady Rozpočet: 1 610 320 Kč, 100% dotace Odoí realizace: květe 2013 leden 2015 Vytvořeí Katalogu služe Celkem 41 úspěšýh asolvetů kurzů )výšeí odorýh kopeteí )výšeí efektivity a transparentnosti rozhodovaíh proesů ve VS Realizačí tý: 4 osoby (1,2 úvazku Implementace Systéu řízeí rizik Celkem 21 podpořeýh osob )výšeí dostupnosti a rozšířeí iforačí základy pro pláováí a rozhodováí Celkem 2 ově vytvořeé produkty Síla vazy příspěvek projektu: silá vaza ezprostředí příspěvek středě silá vaza částečý příspěvek slaá vaza okrajový příspěvek )aýšleé, ezaýšleé a egativí dopady: )aýšleé dopady Nezaýšleé dopady Negativí dopady Překážky realizae a dosažeí vyššíh dopadů: Složitá realizae výěrovýh řízeí Otížě odhadutelý oje vstupíh dat pro Katalog služe Vysoké ároky a vzájeou součiost dodavatelů
5.3.2 Dosažeé příos Taooie výsledků systémové efekty zefektiěí zdělááí a odoré přípra úředíků eřejé sprá zlepšeí práe spráíh a saospráýh úřadů posílení institucionální kapacity a efektivnosti eřejé sprá a eřejýh služe zkalitěí tor a ipleetai politik zefektiěí čiosti úřadů eřejé sprá a sížeí fiačíh ároků a hod adiistrati aplňoáí strategie Efektií eřejá spráa a přátelské eřejé služ tz. Strategie Sart Administration) 5.3.3 Strukturoaé zhodoeí dopadů (taxonomie) Dopad a kvalifikačí úroveň účastíků vzděláí Nerelevantní Na tuto olast el projekt zaěře. Dopad a zaěstaost účastíků Dopad na zaěstatelost účastíků jiý ež kvalifikačí Nerelevantní Na tuto olast el projekt zaěře. Nerelevantní Na tuto olast el projekt zaěře. Dopad na ekonomickou situaci účastíků Nerelevantní Na tuto olast el projekt zaěře. Dopad a soiálí statut účastíků Dopad a rové příležitosti Dopad a další klíčové aktér Systémové dopady Nerelevantní Na tuto olast el projekt zaěře. Nerelevantní Na tuto olast el projekt zaěře. Nerelevantní Efekt ovlivňujíí příos projektu Potvrzeno / nepotvrzeno Creaming-off Lock-in efekt Alternativní atribuce Substituce Na tuto olast el projekt zaěře. Vysoký Projekt tořil da ástroje pro efektiější koááí aged ěstského úřadu Sokolo, jakožto i ástroje pro efektiější rozhodoáí edeí ěsta. nepotvrzeno nepotvrzeno nepotvrzeno nepotvrzeno Koetář Mrtvá váha 2 částečě Ssté řízeí rizik Město Sokolo 2 Jedá se o efekt ýhradě řešitelý pouze rámci Counterfactual Impact Evaluation. V rái této případoé studie se tak jedá pouze o jádřeí a základě zjištěí z realizoaého šetřeí. 12
potvrzeno muselo tořit i ez projektu, iéě v eší rozsahu. Katalog služe se nerealizoval. 5.3.4 )hodoeí účelosti projektu a základě TBIE - shrutí elkoé řešeí proléů/potře íloé skupi Prolé a potře íloé skupi l řeše Vřešeí proléů/potře ílové skupiny (celkové dopady projektu) 5.3.5 Nezaýšleé dopad Existence nezaýšleýh Ne pozitivních dopadů projektu Nezaýšleé dopady - 5.3.6 Negativní dopady Eistee egativíh dopadů Ne projektu Negativní dopady - 13
5.4 Užitečost projektu a základě íáí ze stra íloýh skupi a dalšíh klíčoýh aktérů Užitečost projektu ze stra Z ětší části užitečý ětšia ýstupů projektu íáa jako cílových skupin užitečá a pozitií z hlediska osoí situae účastíka Užitečost projektu ze stra dalšíh klíčovýh aktérů Z ětší části užitečý ětšia ýstupů projektu íáa jako užitečá a pozitivní) 5.5 Překážk při realizai projektu a způso jejih řešeí Iterí překážky pro realizaci realizae eřejé zakázk projektu praktiká realizae ěýh e orgaizačíh projektových aktivit Externí překážk pro realizai projektu legislatií podík České repulie Vřešeí překážek a dopad a výsledky projektu Plá řešeí proléů Vřešeí překážek a jejih li a dopad projektu je podroě popsáo tetoé části. Překážk eěl dopad z hlediska aplěí ílů projektu. Hlaí překážk, které ohrožoal realizai projektu, příjee epredikoal. Dokázal je šak řešit ez dopadu na výstupy projektu. 5.6 Faktor oliňujíí dopady (taxonomie) Faktor ovlivňujíí dopad Příjee projektoý tý projektu (pozitivní faktory pro vsoké praoí asazeí zaěstaů příjee dosažeí dopadů projektu Cílové skupiny posktoáí součiosti od edouíh zaěstaů příjee realizačíu týu Jiné faktory doře odedeé práe od oou dodaatelů 5.6.1 Inovativnost projektu Vužití iovovaýh řešeí Ano Ano aplikae ioae ioatií řešeí z hlediska organizace a cílové skupiny). V projektu l užit z hlediska organizace a cílové skupi zela oý ástroj iforačí ssté pro eidei posktoaýh služe a rizik úřadu, který usadňuje edeí zaěstaů i přijíáí strategických rozhodnutí jak na úrovni vedoucích 14
praoíků úřadu, tak a úroi edeí ěsta. Jedá se tak o aplikaci inovace na úrovni organizace. O poěrě ioatií řešeí se jedá i z pohledu celé úzeí eřejé sprá. 5.7 )půso zjišťoáí ýsledků projektu ze stra saotého příjee Cílovou skupinou projektu byli vedoucí zaěstai příjee. Oa hlaí ýstup jsou praidelě aktualizovány a je s nimi pracováno to je dáo iteríi předpis a ařízeíi. Ověřeí příosů projektu u osoí rozhoor či diskuse účastíků ze stra příjee skupioé rozhoor či diskuse Ověřeí příosů projektu příjee u klíčovýh aktérů, kteří se projektu ezúčastili nezjišťoáo 15
I. ZHODNOCENÍ DOPAD ů PÍNOS REůLIZůCE PROJEKTU Projekt lze a základě proedeého šetřeí hodotit jako eli úspěšý, a to z hlediska příosů pro příjee a podpořeé íloé skupi. Dopad a příos realizoaýh aktiit lze souladu s cíli projektu vymezit z těhto hledisek: Dopad pro příjee dotae Dopady pro cílovou skupinu Dopady pro okolí spolupracující subjekty 1) Dopad pro příjee dotae: Aktiit projektu l priárě urče práě příjei projektu a ěl harakter sstéoýh zě v řízeí orgaizae. Projekt se skládal ze dou relatiě saostatýh, ť úze propojeýh, částí, a to: A. Katalogu služe B. Sstéu řízeí rizik Ad A Příos Katalogu služe Došlo k přeséu zapoáí šeh aged, které úřad koáá tí došlo ke zpřehleděí čiosti úřadu. Teto přehled slouží edouí praoíků k efektiějšíu rozhodoáí a strategikéu pláoáí. Ke každé agedě l toře její popis, persoálí potře pro její ýko, určeí kokrétíh praoíh pozi, které za její ýko odpoídají, potřeé prograoé aeí (nároky praoího ísta a softare, přístup k agedoý iforačí sstéů apod., potřeá legislativa apod. Takto tořeé popis pak začě usadňují pláoáí šeh udouíh potřeýh zdrojů, četě pláoáí v olasti lidskýh zdrojů, dáají přehled o to, které aged jsou dotče legislatiíi zěai, jaké ude do udoua potřea prograoé aeí, kd jej ude třea ooit, jaká školeí udou uset zaěstai asoloat či jaká je kokrétí praoí áplň každého zaěstae. Ad B Příos Sstéu řízeí rizik Katalog rizik poskytl ueleý přehled šeh poteiálíh i reálýh rizik, který úřad při ýkonu své čiosti čelí. Tí získali edouí praoíi, stejě jako edeí ěsta podklad pro řízeí, a jehož základě ohou přijíat příslušá opatřeí. Vtořeí Sstéu řízeí rizik tak přispíá k efektiějšíu řízeí úřadu. Faktory ovlivňujíí dopady projektu: Hlaí pozitií faktore oliňujíí dopad projektu lo zapojeí releatíh edouíh praoíků úřadu do přípra a realizae projektu. Výstup tak zikal jako reflee skutečé potře úřadu a zároeň tí lo garatoáo jejih udouí užíáí v praxi. Na úspěhu projektu pak á ýzaý podíl roěž kalití přípraa projektu, kd zástupi příjee dotae ještě před podáí žádosti kotaktoali jiá ěsta, která již podoé ssté užíají a mapovali, jak tyto fungují v praxi. Díky tomu se podařilo připrait projekt tak, a ěl kokrétí dopad a příos uplatitelé pro efektiější hod úřadu. 16
2) Dopady pro cílovou skupinu: Dopad projektu pro íloou skupiu se do začé ír překrýají s dopad pro příjee dotae, eoť íloou skupiou projektu li práě edouí zaěstai příjee. V prai se jako ejětší příos pro íloou skupiu dle proedeého průzkuu ukazuje tořeí přesýh popisů praoíh áplí jedotliýh zaěstaů úřadu. Tyto popisy vznikly v rámci Katalogu služe. Před realizaí projektu byly pro vedoucí pracovníky k dispozici popisy pracovních náplní pouze ve velmi obecné roiě a elo žd jisté, který zaěstae á koáat přesě jakou část aged a o ude k touto úkolu potřeoat. Ní jsou edouí k dispozici zcela konkrétní popisy pracovních náplní, četě potřeého prograoého aeí pro daého zaěstae či legislatiíh předpisů, kterýi se á při ýkou sé práe řídit. Teto ástroj ýrazě zšuje efektiitu řízeí lidskýh zdrojů a úřadě. )ároeň rámci projektu zikl proesí odel ěkterýh úřade koáaýh aged, které soje uplatěí prai po skočeí projektu příliš eají, a eí s nimi pracováno. Účele zpraoáí odelů ělo ýt ásledé astaoáí paraetrů kalit jedotliýh proesů a služe, které se šak prai ukazuje jako otížě užitelé a íloá skupia s odel dále téěř eprauje. Vužitelost těhto odelů se šak ůže projeit delší časoé horizotu. Ssté řízeí rizik pak edouí praoíků, stejě jako edeí ěsta, přiáší předeší ástroj pro pláoáí potřeýh ápraýh opatřeí, která ají rizika iializoat či eliioat. Příos sstéu řízeí rizik se projeí spíše dlouhodoější horizotu. Faktory ovlivňujíí dopady projektu: Hlaí faktore úspěhu lo zapojeí íloé skupi do realizae projektu e šeh jeho fázíh četě přípraé fáze projektu. Projekt tak reagoal a skutečé potře íloé skupi a jeho výstupy se s alé ětši daří dále užíat praxi. 3) Dopady pro okolí a spolupracující subjekty: Hlaí dopad projektu pro okolí, ted priárě pro oča ěsta, elo ožé rámci této případoé studie oěřit. Oěřoá tak l dopad pro spolupraujíí sujekt dodavatele jedotliýh částí projektu. Hlaí pozitií dopad pro tto sujekt jsou získáí dalšíh zkušeostí s realizaí podoýh zakázek, získáí kladé referee ze stra ěsta a úspěšě dokočeý projekt. Dodaatelé li příjeem dotae hodoei eli kladě, jako jede z hlavních faktorů úspěhu. Faktory ovlivňujíí dopady projektu: Z hlediska dodaatelů lo hlaí faktore úspěhu projektu dle jádřeí příjee předeší jejich nadstandardní pracovní nasazení. Objem vstupních dat pro Katalog služe se ukázal ýt ohe ětší, ež lo zpočátku předpokládáo, ož žadoalo od dodaatele začé zýšení úsilí. Dále dík faktu, že Katalog služe a Ssté řízeí rizik zpraoáali da růzí dodaatelé ač půodě v projektu l zaýšle pouze jede, l klade ětší árok a zájemnou spolupráci a na provázanost obou systémů. Ve spolupráci s příjee dotae a dík sokéu asazeí dodaatelů, se šak podařilo oě části projektu zdárě dokočit takoé podoě, že jsou pro příjee očekáaý příose. 17
II. Pínosy projektu z hlediska rovnosti muž a žen Projekt el a tuto proleatiku zaěře a edosáhl tak ai žádýh ýzaýh příosů této oblasti. III. Pekážky pi realizaci projektu a zpsoby jejich ešení 1) Naplěí a překoáí očekávaýh rizik Následující rizika, která byla identifikována při zpracování projektové žádosti. Problematická oblast Špatá koordiae zapojeí šeh aktérů do realizae projektu. Popis a řešeí dopadu Poedlo se řešit pooí astaeí zájeé zastupitelosti jedotliýh čleů projektoého týu a dalšíh klíčoýh osob zapojených do projektu. Dále probíhalo sdílení iforaí čleů týu a praidelýh poradáh. Riziko ýěru nekvalitního dodavatele. Riziko se podařilo eliioat doře připraeý ýěroýh řízeí. Ačkoli část určeá a toru Katalogu služe usela ýt práě pro eliiai tohoto rizika apopré zrušea, eoť tehiký popis řešeí el dostatečý. Po úpraě pak již došlo k ýěru kalitího dodaatele. Nedodržeí teríů, fiačního rámce projektu. Ačkoli průěhu realizace projektu docházelo k prodlužoáí ěkterýh dílčíh čiostí, elý projekt l nakonec realizován v předpokládaé teríu, a to předeší dík zýšeí asazeí zapojeýh sujektů. Rozpočet projektu l dodrže, jelikož z ětší části l toře smluvními cenami, které l soutěže pod částkou předpokládaé hodot, a elo je ožé překročit. Došlo dokonce k ýrazéu edočerpáí rozpočtu. Nezáje zaěstaů úřadu o zapojení se do projektu, kdy je potenciálním rizikem nezájem zejména edouíh zaěstaů o realizaci projektu, neochota spolupracovat s dodavatelem. Riziko se podařilo eliioat dík podpoře edeí úřadu, sětleí sslu a příosu projektu pro hod úřadu, pravidelnému iforoáí o průěhu realizace projektu na itraetu úřadu a motivaci zaěstaů ze stra edeí ěsta. 18
2) Překážk ráíí dosažeí vššíh příosů projektu a jeho udržitelosti V průěhu realizace projektu se objevily překážk spojeé předeší s realizaí eřejé zakázk a dodaatele služe. Půodě la zakázka vypsána na zpracování Katalogu služe a Sstéu řízeí rizik dohromady. V průěhu realizace zakázky ale usela ýt část a zpraoáí Katalogu služe zrušea, eoť ela dostatečě popsáa tehiká speifikae zadávací dokumentaci a hrozilo elké riziko ýěru ekalitího dodaatele, které lo ásledě ožé pouze oezeě kotroloat. Tato část tak usela ýt ásledě psáa saostatě a každou z částí projetu realizoval jiný dodavatel. S ýše uedeý pak souisí zýšeí ároků a součiost oou dodaatelů, která od šeh zúčastěýh žadoala zýšeé úsilí. Katalog služe i Ssté řízeí rizik totiž lo uté propojit tak, aby byly jednotlivé agendy provázány s konkrétními riziky. Další eočekáaou překážkou v projektu l špatý odhad objemu stupíh dat pro katalog služe, který l začě podeě. Oje práe pro dodaatele i zapojeé praoík příjee ýzaě vzrostl, eoť ožstí popisoaýh služe i stupíh dat ke každé popisoaé služě bylo mnohem ětší, ež se předpokládalo. Toto si žádalo prodloužeí slou s dodavatelem. Dík časoé rezerě se toto šak eprojeilo elkoé prodloužeí projektu. Částečou překážkou realizai projektu la pak i složitá legislatia ohledě pisoáí eřejýh zakázek, která zaeala roěž eší časoou prodleu. Všeh překážk se příjei podařilo zdárě překoat tak, a el ohrože ýstup projektu, a to ai a kalitě, čase či rozpočtu. 19
6 )hodoeí projektu dle účiosti, hospodárosti a udržitelosti 6.1 Účiost projektu Naplěí účiosti (taxonomie) Výše podpor a jedu podpořeou osou 3 6.2 Hospodárnost projektu Naplěí hospodárosti (taxonomie) Vysoké způso zapojeí a užití projektoýh stupů optiálě přispíal k dosažeý ýsledků a příosů pro cílovou skupinu 77 tis. Kč Spíše soká ěkteré ze stupů el zela ezté pro dosažeí ílů, ale přispíal k jejih plěí a elkoéu účelu projektu Počet podpořeýh oso a jede úvazek projektového týmu 18 6.3 Udržitelost příosů projektu Udržitelost projektu (taxonomie) Spíše soká - Většia dosažeýh ýsledků la udržea I. Účinnost a hospodárnost projektu Projekt zahroal aktiit, které dle zjištěí jedozačě edl k dosažeí ílů projektu četě ziku příosů pro íloou skupiu. Dosažeí požadovaýh výsledků elo ožé ez realizae hlavních aktivit projektu. Průěrá výše podpor a jedu podpořeou osou elke oso pak dosáhla tis. Kč. Na jede úvazek projektového týu poto připadalo podpořeýh oso. Při iterpretai těhto hodot je třea zohledit, že podpořeýi osoai, se kterýi projekt přío kalkuloal, li pouze vedoucí praoíi úřadu. Projekt šak reálě podporuje i ostatí zaěstae úřadu. Z hlediska hospodárosti lze kostatoat, že alá ětšia aktiit realizoaýh rámci projektu byla příosá, s kýžeýi dopad a íloou skupiu. Jako výjimku z tohoto pak lze do jisté ír ozačit zpraoáí proesíh odelů ěkterýh raýh aged, které se prai dosud eužíají. Realizae této aktiit šak eěla praktik žádý dopad a aýšeí rozpočtu, který l dík příziý sluí eá zešlý z ýěroýh řízeí akoe ýrazě edočerpá čerpáo pouze a % rozpočtu. Půodí rozpočet tak lze poažoat za adhodoeý. Projektoý tý sestáal ze čleů, s elkoý přepočteý úazke pouze,, ož je ožé hodotit jako přiěřeé áročosti a ýstupů projektu. 3 K iterpretai líže iz tet íže. 20
II. Udržitelnost pínos projektu Udržitelost projektu je io jié zajištěa iterí ařízeí, které ukládá edouí praoíků příjee s tořeýi ssté praoat. Katalog služe je užíá takřka a deí ázi, Systém řízeí rizik je praidelě aktualizoá a jeho ýstup slouží io jié jako podklad pro rozhodoáí rad ěsta. 21
7 Souhré zhodoeí a poučeí z realizace 7.1 Idetifikae ejlepší, doré a eosědčeé praxe Existence dobré praxe (taxonomie) Dobrá praxe Bodové hodnocení a základě 89 (ze 100) multikriteriální analýzy Hodnocení jednotlivých kritérií v rámci multikriteriální analýzy Kritérium Bodové hodnocení účelost projektu (váha 35%) 100 užitečost projektu ze stray ílovýh skupi (váha 5 %) 75 užitečost projektu ze stray dalšíh klíčovýh aktérů (váha 5 %) 75 účiost projektu (váha 15 %) 100 hospodárnost projektu (váha 15 %) 100 udržitelost projektu (váha 20 %) 70 iovativost řešeí (váha 5 %) 50 I. Identifikace nejlepší, dobré a neosvědčené praxe Celý projekt je z hlediska sého zaěřeí, aktiit a tořeýh ýstupů hodý příklade pro ostatí projekt. Hlaí deízou projektu je zapojeí íloé skupi do jeho přípra i řešeí, číž bylo zabezpečeo, že projekt odpoídal její skutečý potřeá a jeho ýstup udou adále v prai užíá. Jako epříliš osědčeou prai pak lze ozačit edostatečě zapoaý oje stupíh dat do katalogu služe a poěrě začé adhodoeí rozpočtu které šak ple z e zešlýh z ýěroýh řízeí, jež jsou otížě predikoatelé. II. Doporučení dle faktor úspěchu a pekážek pi realizaci projektu V rái projektu se osědčilo a pro odoě zaěřeé projekt lze doporučit: )apovat již dokočeé projekt s odoý zaěřeí a ispirovat se Specifikace: Pro udouí realizai odoýh projektů lze doporučit zapoáí již dokočeýh projektů, zda ěkde již praxi funguje to, co chce potenciální realizátor projekte doílit a sezáit se důkladě s títo řešeí. Toto zástupi příjee před podáí žádosti učiili, kdž se sezáili s prooze odoýh ýstupů a jiýh ěstskýh úřadeh a lo to pro astaeí projektu i uplatitelost jeho ýstupů ezpohitelý příose. )apojit ílovou skupiu již do příprav a ásledě do průěhu elé realizae projektu Specifikace: Díky zapojení cílové skupiny již do přípra a ásledě do průěhu elé realizae projektu odpoídalo astaeí skutečý potřeá íloé skupi a la zajištěa udržitelost jeho ýstupů. Překážk pro dosažeí ššíh příosů a egatií faktor, které lo třea při realizai projektu řešit/překoat: 22
III. Náročé zpraoáí eřejé zakázk, která la psáa a zpraoáí Katalogu služe a Sstéu řízeí rizik dohroad, ale ela dostatečě popsáa tehiká speifikae pro Katalog služe zadáaí dokuetai a hrozilo elké riziko ýěru ekalitího dodaatele. Velké árok a součiost jedotliýh dodaatelů projektu. Podeěí ojeu stupíh dat pro Katalog služe edouí k většíu ároku a praoík příjee i dodaatele. Složitá legislatia ohledě pisoáí eřejýh zakázek, která edla k časoé prodleě v realizai eřejýh zakázek. Potenciál šíení dobré praxe / aplikovatelnosti projektu Aplikovatelnost a potenciál pro šířeí doré prae jsou u tohoto projektu soké z hlediska posktoáí služe reagujííh a přede přesě zjištěé potře íloé skupi a seznámení se s fugoáí podoýh řešeí prai u jiýh sujektů. Projekt lze doporučit jako příklad pro šířeí dobré praxe. 23