Návod na použití systému egonis Pracovní verze 0.4 Tento návod je platný k verzi systému egonis 1.3 verze: 1.4 strana 1 (celkem stran 18)
Obsah Přihlášení do systému...3 Ukončení práce s egonis...3 Nastavení prohlížeče Internet Explorer...4 Uživatelské prostředí egonis...5 Přehled projektů...5 Evidence projektů...5 Aktivní projekty...5 Zrušené projekty...5 K vyřízení...5 Uživatelé...6 Stavy projektu...6 Nový projekt...6 K doplnění...6 Ke schválením nositelem...6 Ke schválením sponzorem...6 K posuzení OSF / K doplnění OSF...6 K posuzení UHA / K doplnění UHA...6 K posuzení PMO / K doplnění PMO...6 Ke schválení statutárním zástupcem...6 Schválená KP...7 Zrušený projekt...7 Zamítnutý projekt...7 Statistický přehled...7 Procházení projektů...7 Vyhledávání projektů dle kritérií...8 Vyhledávání projektů tlačítka...11 Karta Projektu KP...11 Lišta tlačítek...11 Práce s Tabulkami...12 Popis projektu...14 Hlavní přínosy projektu...14 Rozpočet Projektu...14 Harmogram projektu...15 Rozpis inicializačních nákladů a finanční místo...15 Stanoviska...15 Přílohy ke kartě projektu...15 Tisk karty projektu...17 verze: 1.4 strana 2 (celkem stran 18)
Přihlášení do systému Pro přihlášení do systému je nutné znát uživatelské jméno a heslo. Systém prozatím funguje pouze v prohlížeči Internet Explorer od verze 6.0 Ukončení práce s egonis Po ukončení práce s egonisem je nutné uzavřít všechna otevřená okna. Systém nepodporuje odhlašování, práce v egonisu se ukončuje zavřením okna prohlížeče Internet Explorer. verze: 1.4 strana 3 (celkem stran 18)
Nastavení prohlížeče Internet Explorer Pokud uživatel zaznamená problém se zobrazením jednotlivých položek v egonis, může to být způsobeno nastavením úrovně bezpečnosti v aplikaci Internet Explorer. Pro hladký průběh práce se systémem je třeba: 1. Povolit automatické vyskakování oken Většinou se v případě problému v okně prohlížeče objeví žluté pole, kde uživatel zaškrtne příslušnou možnost. 2. Povolit automatické dotazování při stahování souboru: V horním menu prohlížeče zvolíte Nástroje z rozbalovacího menu pak Možnosti Internetu, kliknete na záložku Zabezpečení, na této kartě stisknete tlačítko Vlastní úroveň v seznamu, který se pak zobrazí, zaškrtnete možnost Stažení - Automatické dotazováníí při stahování souborů Povolit viz obrázek. verze: 1.4 strana 4 (celkem stran 18)
Uživatelské prostředí egonis Úvodní obrazovka systému je členěna do dvou částí. Levé menu, horní lištu s ikonkami pro zobrazení, a šipky pro listování projekty, příkazový řádek. Levé menu umožňuje listování projekty dle stavu (viz kapitola Stavy projektů). Kliknutím na příslušnou položku menu se zobrazí příslušná skupina projektů. Pro většinu uživatelů je klíčová položka K vyřízení. Přehled projektů Přehled projektů je dělen do několika pohledů, které jsou zobrazeny v závislosti na přístupových právech uživatele Evidence projektů (náhled Administrátora) E vidence všech projektů, zde se zobrazují projekty bez ohledu na stav projektu. Aktivní projekty (mých a podřízených OJ) V přehledu aktivních projektů se zobrazují všechny projekty organizační jednotky, do které je uživatel zařazen, nebo jeho podřízené organizační jednotky, které nejsou zrušené nebo zamítnuté. Aktivní projekty (mých OJ) V přehledu aktivních projektů se zobrazují všechny projekty organizační jednotky, do které je uživatel zařazen,, které nejsou zrušené nebo zamítnuté. Zrušené projekty (mých a podřízených OJ) V tomto přehledu se zobrazují zrušené a zamítnuté projekty, projekty organizační jednotky, do které je uživatel zařazen, nebo jeho podřízené organizační jednotky,. verze: 1.4 strana 5 (celkem stran 18)
Zrušené projekty (mých OJ) V přehledu aktivních projektů se zobrazují všechny projekty organizační jednotky, do které je uživatel zařazen,, které nejsou zrušené nebo zamítnuté. K vyřízení V tomto přehledu se zobrazují projekty, které jsou přiřazeny k aktuálnímu uživateli, zejména pro vykonání akce doplnění, schválení V případě že máte v projektech nebo Workflow aktivní roli tento pohled Vám zobrazuje projekty, které čekají na Vás. Uživatelé Seznam uživatelů systému. U uživatele jsou zobrazeny kontaktní údaje. Stavy projektu Nový projekt Založením KP je projekt ve stavu Nový projekt, všechna pole KP (mimo Stanovisek) jsou odemčena k editaci zpracovatelem. K doplnění KP projektu byla vrácena k doplnění zpracovateli, všechna pole KP (mimo Stanovisek) jsou odemčena k editaci. Ke schválením nositelem V tomto stavu nositel potvrzujea přebíra odpovědnost za věcnou správnost dat o projektu. Zároveň je KP uzamčena pro úpravy mimo nositele. Projekt je možné vrátit k dopracování zpracovateli. Ke schválením sponzorem V tomto stavu sponzor potvrzuje projektový záměr. Zároveň je KP uzamčena pro úpravy mimo sponzora. Projekt je možné vrátit k dopracování zpracovateli. K posuzení OSF / K doplnění OSF Data v KP jsou uzamčena kompletně. Zástupce OSF může vyplnit Stanovisko OSF. Projekt je možné vrátit k dopracování zpracovateli. K posuzení UHA / K doplnění UHA Data v KP jsou uzamčena kompletně. Zástupce UHA může vyplnit Stanovisko UHA. Projekt je možné vrátit k dopracování zpracovateli a OSF. K posuzení PMO / K doplnění PMO Data v KP jsou uzamčena kompletně. Zástupce PMO může vyplnit Stanovisko PMO. Projekt je možné vrátit k dopracování zpracovateli, OSF a UHA. Ke schválení statutárním zástupcem Data v KP jsou uzamčena kompletně. Statutární zástupce může projekt schválit. Projekt je možné vrátit k dopracování zpracovateli, OSF, UHA a PMO. verze: 1.4 strana 6 (celkem stran 18)
Schválená KP V tomto stavu je projekt schválen a může být realizován. Zrušený projekt Lze zrušit pouze nový projekt, případně ve stavu Schálená KP Zamítnutý projekt Zamítnout projekt může nositel, sponzor a statutární zástupce. Statistický přehled Jedná se o jednoduchý statistický (prozatím dokud nebude ustálena datová základna systému) přehled o předpokládaném čerpání ze SFEU a rozpočtech projektů. Před použitím je nutné na kartě vyplnit uvažovaný kurz Koruny a Eura a stisknout tlačítko Přepočítej. K zobrazení tohoto přehledu je nutné mít zvláštní uživatelská práva. Procházení projektů Projekty jsou zobrazeny ve formě seznamu, seznamem lze listovat pomocí funkčních tlačítek na horní liště vpravo.. Přehled lze přepnout do formy zobrazení Karet projektu pomocí ikonky na horní liště vlevo a zase zpět pomocí stejné ikonky. V zobrazení projektů ve formě Karet lze opět listovat funkčními tlačítky. verze: 1.4 strana 7 (celkem stran 18)
Vyhledávání projektů dle kritérií Vyhledávání je plně funkční pokud jako výchozí využijeme seznam Evidence projektů. Funkci vyhledávání spouští stisknutí ikony dalekohledu, kdy se zobrazí dialogové okno vyhledávání. Vyhledávání je zatím smysluplné pouze pro typ dokumentu: Karta Projektu. Lze zvolit vyhledávání podle jednotlivých položek karty projektu), jako č. proj. záměru, vyřizuje atd (viz obrázek níže) Po zvolení položky zadáme její konkrétní obsah (viz obrázek níže) a klikneme na tlačítko Přidat. Zde uvádíme jako příklad č. proj. záměru 143. Funkce vyhledávání umožňuje zadat různé logické hodnoty (obsahuje, =,>, < atd.). Postup dokumentují obrázky níže: verze: 1.4 strana 8 (celkem stran 18)
verze: 1.4 strana 9 (celkem stran 18)
Pro vyhledávání lze kombinovat několik podmínek pomocí logického operátoru: a zároveň nebo nebo. Přidávání položek do seznamu je analogické, tvorbě jednoduché podmínky, příklady využití vícero podmínek je uvedeno na obrázcích níže. verze: 1.4 strana 10 (celkem stran 18)
Tlačítka - Vyhledávání projektů Výběr spustí funkci vyhledávání a zobrazí seznam projektů omezený dle vybraných pravidel Zpět zavře dialog vyhledávání a vrátí uživatele do základního seznamu Zrušit odstraní označený řádek v seznamu podmínek Zrušit vše odstraní všechny řádky v seznamu podmínek Změnit po kliknutí na příslušný řádek lze upravit jednotlivé položky řádku, uloží se pak tlačítkem Změnit Uložit uloží změny v podmínkách Karta Projektu KP Karta Projektu obsahuje údaje o projektu. Údaje se do ní vkládají přímým zadáním textu, výběrem z číselníku nebo vyplněním tabulky. Lišta tlačítek V hlavičce každé KP se nachází lišta tlačítek verze: 1.4 strana 11 (celkem stran 18)
Uložit uloží aktuální data do karty projektu, tímto se také aktualizují výpočty v KP Historie zobrazí kompletní historii karty projektu Přílohy systém umožňuje přikládat soubory, zde je možné s nimi pracovat Předat nositeli posune KP v rámci workflow ke Schválení Nositelem Zrušit Zruší projekt Změna zpracovatele Změní aktuálního zpracovatele karty projektu na zvoleného ze seznamu uživatelů Práce s Tabulkami Při práci s tabulkami je nejprve potřeba založit nový řádek tlačítkem pod tabulkou a tlačítkem uloží. - Založit nový řádek - uložit označený řádek - smazat označený řádek - posunout označený řádek výše - posunout označený řádek níže, poté se řádek vyplní v poli verze: 1.4 strana 12 (celkem stran 18)
verze: 1.4 strana 13 (celkem stran 18)
Popis projektu Zde zadejte krátký textový popis projektu v rozsahu cca 4 řádek. Hlavní přínosy projektu Zde se uvádí 3-4 hlavní přínosy projektu v bodech, např.: zjednodušení komunikace úředníka a občana, zdroj dat pro Základní Registry Jedná se o tabulku, nejprve je potřeba založit nový řádek tlačítkem pod tabulkou a tlačítkem uloží., poté se řádek vyplní v poli Rozpočet Projektu Jedná se souhrný rozpočet projektu, který je členěn na část národního kofinancování, financování ze SF EU a případné jiné zdroje (Norské fondy, Švýcarské fondy, granty a podobně, prosíme tyto zdroje blíže specifikujte v popisu projektu). Pokud nám rozpočet byl z předchozích zjišťování znám, je předvyplněn. Celková částka rozpočtu se automaticky vypočte po uložení celé Karty Projektu tlačítkem Uložit. Spolufinancování ze státního rozpočtu: textové pole, do kterého je možné přímo zapsat. Spolufinancování ze SF EU: Položka automaticky počítaná z tabulky (tato tabulka má stejné ovládáni jako Přínosy projektu; jednotlivé řádky se abecedně řadí dle sloupce OP) Nejprve je potřeba založit nový řádek tlačítkem, v poli pod tabulkou tlačítkem vybrat Operační program a poté řádek vyplnit a tlačítkem uložit. Náklady na iniciační fázi jsou dle Metodiky iniciačních nákladů, je nutné je blíže rozvést později na kartě projektu verze: 1.4 strana 14 (celkem stran 18)
Harmogram projektu V harmonogramu projektu uveďte důležité fáze a klíčové milníky projektu, např.: výběrová řízení, pilotní provoz, vložení projektu do Benefitu, ukončení projektu a monitorovací zpráva V harmogramu naleznete předvyplněné dva klíčové milníky a to Zahájení projektu a Vložení do Benefitu, v případě že u projektu počítáte s realizací, prosíme doplňte datum uskutečněného nebo předpokládaného vložení a finalizace projektu v Benefitu. Tato tabulka má stejné ovládáni jako Přínosy projektu a rozpočet projektu. Nejprve je potřeba založit nový řádek tlačítkem, poté název milníku (fáze) vyplní v poli pod tabulkou, tlačítky zvolí datum začátku a ukončení a na závěr tlačítkem uloží. Prosíme, zadávejte obě data, tabulka harmonogramu se automaticky podle obou seřadí Rozpis inicializačních nákladů a finanční místo U tohoto přehledu inicializačních nákladů postupujte v souladu se scvhálenou metodikou inicializačních nákladů. Stanoviska K vyplnění těchto polí je nutné, aby dokument byl ve stavu, který vyplnění umožňuje a zároveň uživatel měl práva dokument upravit. Přílohy ke kartě projektu Ke kartě projektu je možné připojit přílohy, ve formě souborů (např. detailnější rozpočet, rozpracovaný záměr, atd.) Kliknutí na tlačítko Přílohy vyvolá přehled příloh s možností uložení souboru verze: 1.4 strana 15 (celkem stran 18)
Kliknutím na tlačítko Nový uživatel vloží nový soubor. Tlačítkem Vymazat vymaže označený soubor. Systém podporuje verzování souborů. Novou verzi téhož souboru lze vložit s pomocí tlačítka Vložit novou verzi. Po kliknutí na tlačítko Nový dojde k otevření dialogového okna pro výběr souboru z počítače uživatele. Tlačítkem Zpět je možno vrátit se bez nahrání souboru. Tlačítko Procházet otevře stromovou strukturu souborů uložených na pevném disku uživatele. Po vybrání příslušného souboru je nutné potvrdit, jeho vložení tlačítkem Vložit soubor. Tímto se zahájí nahrávání souboru na server, může dojít k prodlevě, než bude dokončeno nahrávání souboru. verze: 1.4 strana 16 (celkem stran 18)
Tisk karty projektu Kartu projektu lze exportovat do souboru ve formátu pdf. Tisk karty umožňuje ikonka s obrázkem tiskárny Po kliknutí na ikonku se zobrazí dialog, ve kterém je třeba vybrat volbu Karta projektu. Když skončí proces exportu (několik vteřin), zobrazí se dialog pro otevření, či uložení souboru pdf. Postup zobrazuje série obrázků níže. Tisk projektové karty 1 Tisk projektové karty 2. verze: 1.4 strana 17 (celkem stran 18)
Tisk projektové karty 3 verze: 1.4 strana 18 (celkem stran 18)