Public relations DDM Prachatice

FUNKČNÍ STUDIUM 3. ROČNÍK, ŘEDITEL MANAŽER ZÁVĚREČNÁ PRÁCE Public relations DDM Prachatice Autorka: Mgr. Eva Vinciková Vitějovice, březen 2011

Prohlašuji, že tuto předloženou závěrečnou písemnou práci funkčního studia jsem vypracovala zcela samostatně a uvádím v ní veškeré prameny, které jsem použila. 19. 3. 2011 Mgr. Eva Vinciková 2

Obsah: 1. Úvod... 4 2. Cíle a úkoly... 5 3. Praktická část... 6 3.1 Porovnání projektů z minulosti s dnešním stavem... 6 3.1.1 Projekt Vystupujeme společně... 6 3.1.2 Závěrečná práce z 1. ročníku Příprava PR manuálu... 6 3.1.3 Závěrečná práce z 2. ročníku Intranet a správa internetových stránek... 7 3.2 Současný stav PR... 7 3.2.1 PR povinnosti... 14 3.2.2 Intranet a internetové stránky... 16 3.2.3 Dotazník... 18 3.2.3.1 Vyhodnocení dotazníku... 19 3.2.3.1.1 Intranet seznam akcí... 19 3.2.3.1.2 Intranet statistika... 21 3.2.3.1.3 Intranet kroužky... 21 3.2.3.1.4 Intranet kartotéka... 22 3.2.3.1.5 Intranet zaměstnanci... 23 3.2.3.1.6 Intranet dokumenty... 23 3.2.3.1.7 Intranet rezervace... 24 3.2.3.1.8 Správa internetu... 25 3.2.3.2 Závěry dotazníku... 27 4. Závěr... 28 5. Soupis bibliografických citací... 29 6. Přílohy... 30 Příloha A Analýza Příloha B Dotazník 3

1. ÚVOD Dům dětí a mládeže, Prachatice, Ševčíkova 273 je specializované školské zařízení s právní subjektivitou, jehož zřizovatelem je od 1. 6. 2005 Jihočeský kraj. Jsme školské zařízení nabízející v oblasti zájmového vzdělávání širokou škálu aktivit pro děti, mládež a další zájemce z řad veřejnosti. Jsme druhé největší DDM v Jihočeském kraji co do počtu účastníků zájmového vzdělávání v pravidelné činnosti (ZÚ) a největší pracoviště z pohledu plošné působnosti. Svou činností DDM pokrývá oblast bývalého okresu Prachatice. Máme hlavní pracoviště v Prachaticích a čtyři odloučená pracoviště ve městech Vimperk, Netolice, Volary, Prachatice. Dále působíme v pravidelné zájmové činnosti např. ve Lhenicích, Čkyni, Stožci, Zbytinách atd. (Machart, 2008) Původní impuls změny PR nebo lépe řečeno zavedení PR do DDM Prachatice dal ředitel naší organizace Bc. Jiří Machart. Prošli jsme školením Mgr. Petra Vinše, tím jsem postupně prošla ještě dvakrát. Hlavně díky těmto školením jsem začala cítit potřebu s daným problémem něco dělat, ba dokonce mě začala tato problematika zajímat. Proto jsem se v prvním ročníku studia zaobírala právě PR, konkrétně přípravou PR manuálu. Ve druhém ročníku jsem tuto oblast prohloubila o intranet a správu internetu přes redakční systém. Touto prací se bude prolínat celé DDM Prachatice s mým pracovištěm v Netolicích, na kterém působím s kolegyní Mgr. Martinou Martanovou. Za 2 roky společné práce se nám podařilo vytvořit jakýsi PR standard a nastartovat tak některé změny pro celé DDM Prachatice. Chtěli jsme, aby nás lidé vnímali jako aktivní, moderní pracoviště nejen pro děti, což se povedlo, jelikož na naše akce nechodí zdaleka jen děti. Tvořivé dílny pro dospělé se staly součástí tradičních akcí. Určitě se promítlo i studium v projektu Dokážu to? a později Klíče pro život. Začali jsme myslet strategicky, vytvářet společné plány a vize, které se časem začaly vyplňovat. Nyní máme PR manuál, máme funkční webové stránky, kvalitní intranet, na němž se stále pracuje tak, aby co nejvíce vyhovoval nám zaměstnancům DDM. V této práci bych chtěla analýzy, přípravy a plánování v PR tématu za předešlé 3 roky zmapovat a vyhodnotit jejich realizaci. Stručně řečeno, chtěla bych touto prací dát dohromady veškeré výstupy, které se v minulosti osvědčily, a přiblížit je tak mým kolegům v DDM Prachatice. 4

2. CÍLE A ÚKOLY Cílem závěrečné práce je zmapovat dosavadní práci v PR tématu a navrhnout zlepšení PR v DDM Prachatice. Úkoly: 1. Zmapovat stav změny. 2. Vytvořit dotazník na správu internetu a intranetu. 3. Vyhodnotit a zpracovat závěry. 4. Navrhnout případná zlepšení. 5

3. PRAKTICKÁ ČÁST 3.1 Porovnání projektů z minulosti s dnešním stavem 3.1.1 Projekt vystupujeme jednotně V projektu Vystupujeme jednotně při zachování identity (dále Vystupujeme jednotně ) ředitele DDM Prachatice Bc. Jiřího Macharta šlo hlavně o vytvoření manuálu image organizace a vydání propagačního materiálu DDM. Projekt je postaven na vzájemné spolupráci jednotlivých pracovišť a jejich zástupců při vytváření manuálu základních pravidel výstupů z DDM, při zachování identity pracovišť. (Machart 2008) Tento projekt započal změny v tématu Public Relations v DDM Prachatice, čímž byl pro PR aktivity velice důležitý. Dokázal však také naladit pracovníky DDM Prachatice k velkým PR změnám, které byly po projektu Vystupujeme jednotně realizovány. 3.1.2 Závěrečná práce z 1. ročníku PŘÍPRAVA PR MANUÁLU V práci obhájené v lednu 2009 jsem se zaobírala jednak výše zmiňovaným projektem Vystupujeme jednotně a jednak PR činnostmi uskutečňovanými na pracovišti Netolice. Jasně jsme si definovali vizi, jak chceme být vnímáni veřejností, dále jak oslovit konkrétní typy klientů a v neposlední řadě kam dávat naše vizuály, jak velké a komu je zasílat elektronickou poštou. Na jaře 2009 na poradě všech interních pedagogických pracovníků v Netolicích jsme s naší PR strategií seznámili v kostce i ostatní pracoviště. I oni si na poradě zpracovali svoji strategii. Navzájem jsme poté všechny strategie konfrontovali a vyšla nám společná pravidla, kterých bychom se rádi drželi. Tato pravidla byla přepsána do elektronické podoby a poslána na všechna pracoviště. Největším přínosem práce z 1. ročníku bylo zpracování vnitřního auditu PR do přehledné tabulky. Audit shrnul původní a stávající stav jednotlivých nositelů image před projektem Vystupujeme jednotně a po něm. Tabulka se věnovala i návrhům na zlepšení PR. Celé tabulce se věnuji ještě jednou v rozšířené verzi v tabulce č. 1. 6

3.1.3 Závěrečná práce z 2. ročníku INTRANET A SPRÁVA INTERNETOVÝCH STRÁNEK V práci obhájené v březnu 2010 jsem se zabývala hlavně nastartováním a fungováním dosud nezavedeného intranetu a správě internetových stránek přes redakční systém. V práci tedy naleznete harmonogram a více jak roční průběh změny, která zahrnuje jak vizuální stránku intranetu a internetových stránek DDM Prachatice, tak funkčnost jednotlivých sekcí na internetových stránkách, a hlavně funkčnost a propojení internetových stránek s intranetem. Po celou dobu změny se ladil i obsah intranetu a internetových stránek, výsledkem práce z druhého ročníku je více méně dnešní podoba intranetu a webových stránek DDM Prachatice. 3.2 Současný stav PR Po několika letech práce na PR DDM Prachatice jsme se posunuli o spoustu kroků dopředu, i když v některých věcech jsme stále na začátku. V následující tabulce je zpracován audit nositelů image z dnešního pohledu. Tabulka č. 1 Nositelé image Nositelé Původní stav Image (před projektem VJ) rok 2008 Logo - máme, používáme dvoubarevné (žlutočerné nebo žlutomodré) - 4 různé varianty Současný stav rok 2011 -jednotný typ loga odsouhlasen - pravidla používání zakotvené v PR manuálu Návrhy změny Slogan - máme, ale nepoužíváme - na pracovišti - odsouhlasit za celé Kdo si hraje, nezlobí Netolice nový slogan DDM, nebo vymyslet Rozsvítíme volný nové čas - pravidla používání - používá se vložit do PR manuálu v médiích i na - dát sloganu 7

Firemní barvy Firemní písmo Hlavičkové papíry Vizitky Vizuály (plakáty, letáky, přehledy ) nejrůznějších moderovaných akcích - modrá a žlutá - modrožlutá - používání: logo, kombinace na vymalování hlavní budovy plakátech menších v DDM PT akcí - pravidla stanovená v PR manuálu - nebylo definováno - na pracovišti Netolice používání fontu Amerika na plakátech v nadpisech - používány pro výstupy - jsou zpracované pro z vedení všechna pracoviště - nejednotné a nesprávné - správné používání používání zakotvené v PR manuálu - vizitky ředitel DDM PT a - zpracované pracoviště Vimperk jednotné vizitky pro všechna pracoviště - žádná pravidla či povinné - vytvořen prvky jednoduchý vzor plakátů - podmínky, co musí na plakátu být, jsou zakotvené v PR manuálu - jaké velikosti a kde je používat najdou všichni pracovníci v PR manuálu grafickou podobu - stanovit pravidla a povolené fonty na každém pracovišti DDM - dotisk stávajících, nebo vytvoření nových 8

Elektronické - žádná pravidla či povinné - žádná pravidla či - vytvoření šablony pro prvky povinné prvky elektronických vzorů e-maily (design + podpis) Reklamní - realizace: tašky, záložky, - na začátku nového - sbírání návrhů předměty rozvrhy, tužky, bloky, školního roku vždy k další výrobě frisbee nové propagační propagačních s logem nebo internetovou materiály pro materiálů adresou všechny účastníky Architektura - různorodost prostředí - neměnit, důležitost budov jednotlivých pracovišť zachování autentičnosti místa Okolí budov - tři pracoviště mají ve své - zachováváme okolí správě okolí budovy, dvě budov v čistotě a pracoviště mají omezené udržujeme jej možnosti měnit okolí budov (sekání trávníků, (veřejná prostranství) odhrnování sněhu ) Vnitřní - porady na jednotlivých - pravidelný systém komunikační pracovištích i celé DDM porad všech prostředky jednou měsíčně pedagogických zaměstnanců cca jednou za 2 měsíce i na odloučených pracovištích, jednou měsíčně jen vedoucí zaměstnanci - komunikace e- mailem, telefonicky, přes skype, osobně, jasně stanovena struktura organizace a předávání informací, společná školení 9

Komunikace - na začátku měsíce - na začátku měsíce - kontrolovat s médii rozesílání všech akcí za celé rozesílání všech akcí pravidelnost zasílání DDM PT za celé DDM PT zpráv - pracoviště dále provádí - pracoviště Netolice propagaci před i po akci 2x do měsíce obesílá podle svých možností média s pozvánkami na akce - před nebo po velkých akcích spolupracuje se spřízněnými novináři, zasílání fotek, tiskových zpráv, Komunikace - předávání měsíčních - předávání s úřady, se zpráv, informování o VIP měsíčních zpráv, zřizovatelem akcích, zasílání pozvánek, informování o VIP žádostí o zabezpečení akcích, zasílání garanta akce pozvánek, žádostí o zabezpečení garanta akce - pravidelné návštěvy např. na městě Výroční - výroční zpráva vychází zprávy z výročních zpráv jednotlivých pracovišť, je vystavena na webu, zasílaná zřizovateli, spolupracujícím organizacím a zástupcům měst s působností DDM Firemní - jednotlivé ZÚ si - za celé DDM zatím video, film zpracovávají výstupy ze své necítíme potřebu činnosti na digitálních video zpracovávat 10

Telefonování, ohlašování se do telefonu Informační systém a servis pro návštěvníky Využívání reklam, inzerce Monitoring mediálních zpráv a zásahů Prezentace na akcích nosičích - není zpracován žádný manuál, jak komunikovat přes telefon, jsou stanovena základní pravidla, ale nejsou všemi zaměstnanci respektována a dodržována - každé pracoviště má svůj systém předávání informací pro veřejnost vycházející z možností a podmínek daného pracoviště - nejsou nastavena pravidla využívání těchto prostředků - vedena evidence a ukládání zpráv a informací o činnosti DDM, každé pracoviště svůj styl - používání přenosného loga DDM, zpracované informační knihy z činnosti - necítíme potřebu využívat reklamy a inzerci - mzdová účetní má na starosti vystřihování v tištěných periodikách, které DDM odebírá, a předávání článků vedoucím pracovišť - ostatní média si sledují a zakládají pracoviště sama - navíc využívání dataprojektoru, promítání fotek z akcí - vyhotoven DDM stánek ve firemních barvách s velkým - v PR manuálu přesná fráze, jak se představovat do telefonu - zjistit a sepsat do PR manuálu, jak to funguje 11

Firemní oblečení a jeho využívání Rituály - všichni zaměstnanci mají firemní oblečení (trička, mikiny, vesty), jsou stanovena základní pravidla, kdy se firemní oblečení má používat - přání k narozeninám interních zaměstnanců, blahopřání k narozeninám externistů logem - pořízeno nové firemní oblečení - na velkých akcích mají všichni pořadatelé firemní oblečení - každé pracoviště má své rituály Jednotlivé návrhy na změny jsem dále rozpracovala v následující tabulce, která slouží k lepší orientaci a rychlejšímu a přehlednějšímu zpracování vyplývajících úkolů. Tabulka č. 2 Rozpracování návrhů změn Nositelé image Návrh změny Realizace změny Termín Zodpovídá (Z), podílí se (P), schvaluje (S) Slogan - odsouhlasit - na poradě červen Z - za celé DDM seznámit s tímto 2011 Vinciková nebo vymyslet úmyslem P - všichni nové - navázat na pedagogičtí předešlou práci pracovníci z porady v únoru S - ředitel 2009 - pravidla - pokud se na červen Z - používání poradě podaří 2011 Vinciková vložit do PR sjednotit názor na P - všichni manuálu slogan, vytvořit i pedagogičtí pravidla pracovníci Poznámky - na poradu flipy z porady v únoru 2009 12

používání S - Vinciková - dát sloganu - na další poradu září Z - grafickou zpracovat 2011 Vinciková podobu grafické návrhy P - grafik S - všichni pedagogičtí pracovníci Firemní - stanovit - na poradě červen Z - - na poradu fonty pravidla seznámit s tímto 2011 Vinciková každé a povolené úmyslem P - všichni pracoviště fonty na pedagogičtí s sebou cca 5 každém pracovníci plakátů, letáků, pracovišti S - ředitel DDM Vizitky - dotisk - na poradě červen Z - - s sebou stávajících, seznámit s tímto 2011 Vinciková ukázku starých nebo vytvoření úmyslem P - všichni vizitek nových - hlasovat zda pedagogičtí - obeznámit zachovat či pracovníci pracoviště nechat vypracovat S - ředitel dopředu, aby nové zjistili počty vizitek na pracovištích Elektron. - vytvoření - na poradě červen Z - - s sebou šablony pro elektronických seznámit s tímto 2011 Vinciková ukázky, jak e-maily vzorů (design úmyslem P - všichni vypadá + podpis) pedagogičtí šablona pracovníci S - ředitel Reklamní - sbírání - postupně září Z - - s sebou předměty návrhů k další zapisovat nápady 2011 Vinciková soupis již výrobě P - grafik uskutečněných 13

propagačních S - všichni reklamních materiálů pedagogičtí předmětů pracovníci Ohlašování - v PR - na poradě červen Z - do telefonu manuálu seznámit s tímto 2011 Vinciková přesná fráze, úmyslem P - všichni jak se - vyjmenovat, jak pedagogičtí představovat se kdo pracovníci do telefonu představuje do S - ředitel telefonu Komunikace - kontrolovat - vytvořit si zápis duben Z - s médii pravidelnost v diáři, s každým 2011 Vinciková zasílání zpráv týdenním plánem poslat mail do médií (tzn. jednou za 14 dní) Informační - zjistit a - na poradě červen Z - s sebou na systém pro sepsat do PR seznámit s tímto 2011 Vinciková poradu ukázky návštěvníky manuálu, jak úmyslem P - všichni informačních to funguje - jak mají pedagogičtí systémů informační pracovníci systém S ředitel zpracovaný spolu jednotlivá s vedoucími pracoviště? pracovišť - je informační systém potřeba? 3.2.1 PR povinnosti V práci z druhého ročníku vznikla tabulka odpovědnosti za jednotlivé úseky intranetu a internetových stránek a tabulka s termíny vkládání jednotlivých informací na internet a intranet. Když jsem přemýšlela, jak všechny tyto informace nejsnáze předat 14

ostatním kolegům, napadlo mě tyto dvě tabulky spojit a vytvořit tak základní povinnosti každého pracovníka, který pracuje s intranetem a internetem. Také jsou v následujících tabulkách zpracovány další PR povinnosti všech pracovníků DDM. Tabulka č. 3 Informace na internetu Jirka Vendula Jana Jarka Míra velká Hanka malá Hanka Boža Jitka Vlaďka Evina fa Petr Dvořák garanti akcí Název aktivity Termín plnění Z vzhled internetových stránek dle potřeby Z P P základní informace dle potřeby Z pracoviště PT - O nás dle potřeby Z pracoviště PT - Kontakty dle potřeby P Z P P P pracoviště PT - Akce cca 14 dní před akcí P Z P P P pracoviště PT - Kroužky červen-září + nové ZÚ P Z P P pracoviště PT - Tábory únor Z P P pracoviště PT - Programy MŠ, ZŠ, SŠ dle potřeby (září) Z pracoviště PT - Odkazy dle potřeby P P P P Z pracoviště PT - Fotogalerie co nejdříve po akci Z P P P pracoviště PT - Soutěže MŠMT dle potřeby P Z P P P pracoviště PT - Dokumenty ke stažení dle potřeby Z pracoviště PT - Dopravní hřiště březen Z pracoviště PT - Prázdninový pas červen Z pracoviště PT - Sportovní areál březen - duben Z pracoviště PT - Pedagogická knihovna dle potřeby Z pracoviště Vimperk (všechny záložky) viz pracoviště PT Z pracoviště Netolice (všechny záložky) viz pracoviště PT Z pracoviště Volary (všechny záložky) viz pracoviště PT Z zodpovídá, P podílí se, S schvaluje Tabulka č. 4 Informace na intranetu Jirka Vendula Jana Jarka Míra velká Hanka malá Hanka Boža Jitka Vlaďka Evina fa Petr Dvořák garanti akcí Název aktivity Termín plnění Pk Pk Pk Pk Z seznam akcí (zadávání, kontrola, přihlášení účastníci) min. 7 dní před akcí Z P P P Z Z Z kroužky (zadávání, kontrola, přihlášení účastníci) červen - listopad + noví účastníci Z P P P Z Z Z kartotéka říjen - listopad P P P P Z P P P zaměstnanci dle potřeby P P P P Z P P P P P dokumenty - tábory dle potřeby Z dokumenty - návody dle potřeby Z dokumenty - příkazy ředitele dle potřeby Z dokumenty - směrnice dle potřeby Z Z Z Z Z Z Z dokumenty - týdenní plány pondělí do 7:00 P Z dokumenty - zápisy z porady do 3. prac. dne S P P P Z Z P P P P P P rezervace dle potřeby Z P správa číselníků a složek dle potřeby 15

Tabulka č. 5 PR aktivity spojené s akcemi Jirka Vendula Jana Jarka Míra velká Hanka malá Hanka Boža Jitka Vlaďka Evina fa Petr Dvořák garanti akcí Název aktivity Termín plnění Z výroba plakátů na akci min. 14 dní před akcí Z vyvěsení (roznesení) plakátů min. 7 dní před akcí Z zadání akce na intranet (popř. facebook) min. 7 dní před akcí Z zajistit firemní oblečení min. 7 dní před akcí Z vyvěsit logoplachtu v den akce Z propagace v médiích před akcí min. 7 dní před akcí Z propagace v médiích po akcí co nejdříve po akci Z zajistit fotografa min. 7 dní před akcí Z vyvěsit fotografie na web co nejdříve po akci P P P P P P P P P P P Z podávání informací veřejnosti dle potřeby 3.2.2 Intranet a internetové stránky Jeden z nejvíce sledovaných nosičů image jsou beze sporu internetové stránky. Jejich správě jsem se detailně věnovala v práci z druhého ročníku, ovšem zde práce na stavbě internetu, jak budu někdy v této práci nazývat zkráceně internetové stránky nebo prostředí jejich správy, a intranetu neskončila. Po dvou letech vytváření, stálého zdokonalování a zkoušení nastavených změn není intranet a správa internetových stránek u konce. To je dokonalý jev, jelikož intranet i internet je potřeba neustále přibližovat návštěvníkům webu i pracovníkům DDM podle aktuálních potřeb. Lidé se učí naše stránky navštěvovat čím dál častěji, což je jasně vidět nejen z následující tabulky č. 6, ale i ze zpětné vazby účastníků akcí. Není výjimkou, že se zajímají o termín vložení fotografií do fotogalerie na webu DDM Prachatice. Jako příklad neustálého přizpůsobování může sloužit i připravovaná sekce v záložce pracoviště Prachatice Montessori centrum. Ta by měla přispět k lepší orientaci na webu DDM pro zájemce o tuto tématiku. 16

Tabulka č. 6 Statistika přístupů pro web DDM Prachatice Vysvětlivky: Přístupy veškeré zobrazení jakékoli stránky. Tzn. každé otevření či obnovení stránky je bráno jako nový přístup. Soubory počet otevřených, vyžádaných stažení nebo otevření souboru z webu, např. fotky, dokumenty, pdf formáty. Stránky počet otevřených stránek, např. aktuality, tábory, atd. Návštěvy unikátní návštěvník, tzn. počet lidí, kteří web navštívili. Ti, když si prohlíželi více stránek, utvářeli počet přístupů. Místa - z kolika různých míst, např. zemí na světě nebo doma či ve škole, se lidé připojovali na stránky. Kbyty - kolik dat se stáhlo ze stránek, tzn. každým načtením fotky nebo pdf dokumentu. 17

I když vizuální podoba internetových stránek je od loňského roku stejná, obsah a funkčnost se neustále dolaďuje a přizpůsobuje našim potřebám. Neustále se zabývám sběrem připomínek od kolegů, které si zapisuji a následně komunikuji s firmou Petra Dvořáka, která nám internetové stránky a na ně navazující intranet vytvořila (viz příloha A). Nakonec se výběr této firmy vyplatil a to nejen finančně, ale hlavně díky přístupu pracovníků firmy. Nejenže jsou ochotni veškeré úpravy dodělávat v rámci původní odměny, ale přicházejí i s vlastními návrhy, jak některé funkce vylepšit. 3.2.3 Dotazník Ačkoli se o intranetu a internetu neustále s kolegy bavíme, stále pouze jen tuším, jaké možnosti intranetu a správy internetu využívají. Proto jsem se rozhodla vytvořit dotazník, jímž získám ucelené informace o používání intranetu a internetu (viz příloha B). V dotazníku jsem použila většinu otázek uzavřených, tzn. otázky, na které jsou připraveny odpovědi. U některých otázek byla možnost odpovědět i otevřeným typem. Tuto možnost jsem volila hlavně kvůli odpovědím, které mě nemusely napadnout a v případě poslední otázky také kvůli novým návrhům na zlepšení funkčnosti intranetu. Otázky v dotazníku jsem se snažila sestavit logicky za sebou. Rozdělila jsem ho na tři části. První část byla informační. Vypovídala o práci a věku dotazovaných. Druhá část se zabývala intranetem a třetí správou internetu. Poslední otázka zastřešovala všechny tři části, jelikož se mohla dotknout jak intranetu, tak správy internetu. Několik otázek jsem doplnila obrázky prostředí stránky, ke které se otázka vztahuje. Největší důvod těchto doplňků byl, pomoci dotazovaným lépe si představit, o čem se v příslušné otázce bavíme. Dotazník vyplňoval ředitel, mzdová účetní a všichni pedagogičtí pracovníci, kteří s intranetem pracují. Nevyplňující byly pouze 2 osoby, jedna z důvodu dlouhodobé nemoci, která trvá po celou dobu zkoušení a realizace systému, druhá z důvodu 5 měsíčního záskoku za nemocenskou. Dotazník jsme vyplňovali na poradě pedagogických pracovníků ve Volarech v únoru 2011. Po zkušenostech a několika konfliktech na téma intranet a internet jsem se obávala ochoty kolegů spolupracovat. Proto jsem je před dotazníkem seznámila, co tímto dotazníkem sleduji a k jakému účelu budou výsledky použity. Nakonec vyplnění dotazníku kolegové přijali pozitivně a během několika minut se mi dotazníky vracely vyplněné. Dokonce se po vyplnění rozpoutala diskuze o zlepšení systému. Padlo několik návrhů, které jsem následně při vyhodnocování v dotazníku ani nenašla. 18

3.2.3.1 Vyhodnocení dotazníku Vyplněný dotazník jsem dostala od dvanácti kolegů, dva z nich jsou ekonomickoadministrační pracovníci a 10 je pedagogů. Prvním pozitivním zjištěním bylo, že intranet a internet používají všichni několikrát v týdnu, někteří (4 pedagogičtí pracovníci) dokonce i téměř každý den. 3.2.3.1.1 Intranet seznam akcí V intranetové části se nejvíce zabývám rozborem otázky č. 4. Tato otázka totiž charakterizuje veškerou práci s intranetem. Tabulka č. 7 Otázka č. 4 Otázka č. 4 V intranetu používám záložky typ pracovníka seznam akcí statistiky kroužky kartotéka zaměstnanci dokumenty rezervace pedagog 10 3 10 8 3 9 9 ekonomickoadministrační 1 1 1 1 2 2 2 suma 11 4 11 9 5 11 11 % 92% 33% 92% 75% 42% 75% 92% intranetu. Z tabulky č. 7 vyplývá následující graf použivatelnosti jednotlivých složek Graf č. 1 19

Na grafu č.1 jasně vidíme, že mezi nejpoužívanější složky intranetu patří správa akcí, kroužků, dokumentů a rezervací. Vyplývá to i z původního záměru při tvorbě intranetu, jelikož sekci statistiky by měl používat nejvíce zástupce ředitele s ředitelem a vedoucí pracovišť. Kartotéka je hlavně sezónní záležitost. Nejvíce se využije na začátku školního roku při zadávání nových účastníků a při kontrole do systému účastníků již vložených. Sekci zaměstnanci by zase nejvíce měla používat mzdová účetní a vedoucí pracovišť. V následující tabulce můžeme sledovat otázky 5-8, které se týkají jedné z nejpoužívanějších oblastí intranetu, což je seznam akcí. Tabulka č. 8 Otázky č. 5-8 Otázka č. 5-8 Do seznamu akcí u každé nové akce u většiny nových akcí přibližně k jedné z deseti několikrát jsem tuto možnost použil(a) nikdy zadávám informace našeho pracoviště/oddělení 9 1 0 1 1 doplňuji počty účastníků na již proběhlých akcích 9 0 1 1 1 vkládám materiály (dokumenty) týkající se akce na intranet v seznamu akcí 0 6 0 4 2 vkládám materiály (dokumenty) týkající se akce na internet v seznamu akcí 0 6 3 1 2 suma 18 13 4 7 6 sloučené kategorie 42 6 % 88% 13% V tabulce č. 8 můžeme vyčíst počty odpovědí na jednotlivé otázky. V předposledním řádku jsem použila možnost sloučené kategorie. Pokud totiž vezmeme v úvahu základní cíl dotazníku, kterým se snažíme zjistit použivatelnost jednotlivých složek intranetu a internetu, nemusí nás v tuto chvíli zajímat, zda se zmíněná aktivita děje jen několikrát nebo pravidelně u každé nové akce. Z čehož nám plyne 88 % využitelnost práce se seznamem akcí. Pro lepší představu si můžeme prohlédnout následující graf. Nazelenalé výseče ukazují určitou aktivitu, kdežto šedivá výseč ukazuje aktivitu nulovou. Jde o sečtená data ze všech aktivit v seznamu akcí mimo kontrolu akcí, tedy otázku č. 9. Ta ve výsledku jasně ukazuje, že všichni, kteří se seznamem akcí pracují, ho také používají ke kontrole akcí na svěřeném úseku. 20

Graf č. 2 3.2.3.1.2 Intranet statistika Otázka č. 10 se ptala, jak často používají dotazovaní statistiku. Z předchozích údajů víme, že statistiku používá 33 % respondentů. Z nich 1 využije ke své práci statistiku několikrát do měsíce a 5 dotazovaných občas. 3.2.3.1.3 Intranet kroužky V otázce zabývající se kroužky zjišťujeme, co přesně se v této sekci používá. Kolegové mohli v této otázce zaškrtnout i několik odpovědí a poprvé mohli svou odpověď doplnit také do kolonky jiné. A to v případě, že by používali sekci kroužky mimo vypsané aktivity i na aktivity nezmíněné. Což se také stalo, proto v následujícím grafu přibyla oproti dotazníku nová možnost. 21

Graf č. 3 Z předcházejícího grafu vyplývá, že zadávání nových kroužků přes intranet používá 92 % všech dotazovaných kolegů, při běžné práci používá záložku kroužky 58 % stejně jako u kontroly plateb účastníků v kroužcích. Více než 33 % respondentů přes sekci kroužky tiskne údaje o účastnících. Procentuálně nevyčíslujeme získávání počtů účastníků, a to z toho důvodu, že by to mohla být zkreslená informace, jelikož tato možnost byla doplněna jedním dotazovaným, tudíž se k této možnosti nemohli ostatní vyjádřit. 3.2.3.1.4 Intranet kartotéka Sekci kartotéka podle následujícího grafu hojně využíváme, procentuelně vyčísleno z 92 % při zadávání nových účastníků, z 83 % při aktualizaci osobních údajů účastníků a 67 % z nás přes kartotéku hledá iniciály účastníků. Graf č. 4 22

3.2.3.1.5 Intranet zaměstnanci Sekce zaměstnanci je prioritně určena pro snazší komunikaci mezi mzdovou účetní a vedoucími pracovišť. V této otázce byla podruhé využita možnost doplnit jinou variantu používání této záložky. Graf č. 5 Ze 42 % využíváme záložku zaměstnanci při zadávání nových externistů do systému, 33 % dotázaných v zaměstnancích hledá iniciály internistů nebo externistů, 25 % komunikuje přes zaměstnance s velkou Hankou 1. Dalších 8 % využívá sekci zaměstnanci k aktualizaci osobních údajů našich zaměstnanců. Ačkoliv se zdají být procenta využitelnosti záložky nízká, nesmíme zapomínat, že nebyla vytvořena pro všechny. Zaměstnanci pracoviště Prachatice mají mzdovou účetní v budově, proto ve většině případů využívají osobní komunikaci. 3.2.3.1.6 Intranet dokumenty Záložka dokumenty je obsahově složitější. Dělí se na poskupiny Letní tábory platby, Návody, Ostatní, Příkazy, Směrnice, Týdenní plány a Zápisy. Podskupina Letní tábory platby obsahuje tabulky platících na tábory, ty jsou rozděleny podle pracovišť a jednotlivých táborů. V Návodech najdeme manuály k nejrůznějším podpůrným programům, např. zmenšování fotek, nahrávání fotek na web, atd. 1 Velká Hanka říkáme naší mzdové účetní, čímž ji odlišujeme od pokladní. Stejně je pojmenována i v dotazníku, což ho mělo odlehčit a přiblížit kolegům. 23

V podskupině Ostatní najdeme především tabulky se vzděláváním, kdo se kde a na co školí. Také zde najdeme plán termínů porad na daný školní rok. V Příkazech a směrnicích najdeme veškeré aktuální vnitřní dokumenty. Týdenní plány jsou dále rozděleny na všechna pracoviště a oddělení, každý vedoucí zde ukládá svůj týdenní plán s akcemi jeho pracoviště či oddělení na daný týden. Poslední podskupina Zápisy je nejmladší a nalezneme zde přepsané zápisy z porad DDM Prachatice. Graf č. 6 Sekci dokumenty jsme očekávali po seznamu akcí jako druhou největší, co se použitelnosti týče. To se také procentuelně vyplnilo. Nejvíce se používá na hledání nejrůznějších dokumentů tj. 83 % dotázaných, 75 % vkládá týdenní plány, 58 % z dotázaných kontroluje úkoly z porad a 33 % hledá v dokumentech návody. Kontrolu a vkládání dokumentů opět do procentuálního vyjádření nezahrnujeme, jelikož tyto možnosti byly doplněny respondenty. 3.2.3.1.7 Intranet rezervace V otázce týkající se rezervací byly nabídnuty 2 možnosti odpovědí. Jednak používání při zadávání rezervací aut a sportovních pomůcek a také využití přehledů rezervací na měsíc, týden nebo den. První možnost zvolilo 11 dotázaných tzn. 92 %, druhou 3 kolegové což je 25 %. 24

3.2.3.1.8 Správa internetu Internet, jak nazýváme prostředí správy internetových stránek, používáme na tzv. stránky statické, tzn. že nejsou propojeny s daty vkládanými přes intranet. Zjednodušeně můžeme říci, že stránky statické jsou takové záložky a sekce, které nemusí být spravovány týden co týden a data v nich jsou stálejšího charakteru, např. kontaky, školní vzdělávací program, atd. Internet spravujeme přes dvě základní složky Obsah a Má nastavení. Z otázky č. 16 vyplývá, že přes obsah spravuje internet 10 kolegů, z toho jeden ekonomicko administrační pracovník, 2 nepoužívají správu internetu vůbec, jeden z nich je také ekonomicko administrační pracovník a nikdo nepoužívá Má nastavení. Přes obsah se tedy může spravovat text ve veškerých záložkách na internetových stránkách dlouhodobější povahy. Tabulka č. 9 Otázka č. 17 Otázka č. 17 Obsah stránky používám ke správě aktualit mého typ pracovníka pracoviště o nás kontaktů akcí kroužků táborů VP pro MŠ, ZŠ, SŠ fotogalerie dokumentů ke stažení pedagog 9 3 3 9 7 8 2 4 2 2 ekonomicko administrační 1 1 1 0 0 0 0 1 0 1 suma 11 4 4 9 7 8 2 5 2 3 % 92% 33% 33% 75% 58% 67% 17% 42% 17% 25% odkazů Pro lepší představu přikládáme následující graf. 25

Graf č. 7 Z grafu jasně vyplývá, že nejpoužívanější jsou aktuality jednotlivých pracovišť, což potvrzuje i otázka č. 18. Text do aktualit vkládá 10 pracovníků, což je 100 % z těch, co obsah stránky používá, a interaktivní odkaz vkládá 5 dotazovaných kolegů. Další otázka ukázala, že vkládání fotografií na web přes internet 2 využívají 4 respondenti a 2 dotazovaní zobrazují díky fotogalerii na internetu výchozí fotky alb na webu. Předposlední, tedy 20. otázkou byla správa souborů nebo obrázků, díky kterým vkládá interaktivní dokumenty 5 respondentů a jeden dotazovaný ji používá jako úschovnu dokumentů, které potřebuje mít stále u sebe. 2 Další možností jak vkládat fotografie do interentové galerie je použití programu Total Commander. 26